人事管理系统合同管理篇（1）

一、网络在人事信息管理中的应用

根据网络在人事信息管理中的应用我们可以将其分为三个阶段。

（一）初步应用

网络开始应用于企业人事信息管理始于20世纪60年代末期，但是由于当时计算机网络技术的发展还处于低级的阶段，因此，许多技术条件还都不成熟，这就限制了网络在人事信息管理中的应用，当时计算机网络在这方面的应用还仅仅局限于员工工资的结算、人事信息的统计等非常简单的环节中，因此我们将这一时期网络在人事信息管理系统中的应用称为初步应用。

（二）面向事务处理阶段

到了20世纪70年代以后，计算机网络技术得到了较大的发展，尤其是数据库技术的发展，使计算机网络技术在人事管理方面的应用有了新的发展，在数据库技术的支持下，人事信息管理系统出现，它除了能够进行工资结算和信息统计以外，还能够对员工的基本信息进行管理，之所以称其为面向事务的处理阶段，是因为这一时期最大的进步是人事管理人员可以通过计算机网络对本单位员工的信息进行维护、统计和查询等事务性的工作。

（三）面向决策阶段

1990年代以来，人事信息管理系统产生了革命性的变革，这主要是由于这一时期网络技术、数据库技术和人力资源管理理论的进一步发展和完善而导致的。在这一阶段内，人事信息管理系统的功能更加升级，逐渐转向人力资源规划、员工的招聘和培训以及绩效管理等方面。因为这一时期网络化的企业人事信息管理系统主要是为企业的决策提供支持，因此我们称之为面向决策的阶段。

（四）逐渐成熟

进入本世纪之后，我们对网络化的企业人事信息管理系统的要求更加高了，不仅要支持人事管理工作的整个过程，还要求加强上下级之间的纵向配合和不同部门之间的横向配合，同时更加强调对员工实行动态管理，提高管理的效率，能够更加全面的开发人力资源。

二、网络化企业人事信息管理系统设计

当前网络化企业人事信息管理系统的设计应当坚持开放、自动、安全、可靠、高效、共享等原则，能够及时更新数据，为企业人事部门的决策提供一定的帮助和依据，同时要进一步实现企业人事管理的规范化和标准化。

（一）系统的可行性研究

对人事信息管理系统进行可行性研究主要应从以下几个方面进行：首先，经济的可行性，人事信息管理系统需要一定的经济支出，因此，企业应当事先进行一定的调查，确定具体的投入金额，考虑是否值得进行系统的开发和研究；其二是技术可行性，当前网络技术的进一步发展、数据库技术的日益成熟和进步，以及人力资源管理理论的日趋丰富都为系统提供了技术上的可行性；其三则是管理和运营上的可行性，是指人事信息管理系统对企业现存的人事管理是否会造成影响，这种改变能否被企业员工所认可，同时管理人员对这一系统的态度如何，是否同意实施这一系统，如果不能得到员工和管理人员的支持，那么这一系统不管设计的多完善，被闲职的可能性都很大，因此企业在开发和研究网络化的人事信息管理系统前应对其可行性惊醒分析和研究。

（二）系统应用结构的设计

在对企业人事信息管理系统进行设计时，要利用现有的技术和软件来构件平台，使其具有开发简单、成本低、共享性强、分布性强、维护和升级方式简单的优势，能够适应企业对信息系统的各种要求，同时因为其不需要开发客户端软件，可以跨平台操作，任何一台装有www浏览器的计算机都可以访问系统，又具有良好的开放性和可扩充性，还采用防火墙技术对系统的安全性进行保障，因此是当前企业进行人事信息管理的最好选择。

（三）信息管理流程的设计

当前网络化的信息管理系统应包括企业人事管理的各个流程，从员工的招聘到员工的辞退和离职都会产生许多的人事信息，网络化下的企业人事信息管理应当对这些信息进行动态化的管理，提高信息的时效性和有用性。当员工通过招聘进入企业后，人事管理系统应当对其个人信息进行录入，包括其婚姻状况、身份证号码、毕业院校、所在岗位、职位、学历、专业等等，对其基本信息进行采集，方便以后对信息进行搜集和分类；同时对员工进入企业后的工作和表现也要记录，如何时参加何种培训，定时对考勤信息进行汇总，还有对其的奖励和处罚，在企业内部职位的升降都要进行信息的录入，这些信息都是企业在进行人力资源管理时的依据。同时应当将员工的招聘、升降、离职这些变动与人事信息管理系统结合在一起，例如，当员工的试用期满正式签订合同时需要先在人事信息管理系统上进行申请，填个人信息，同样，当其辞职时也需要先在人事信息系统上申请后才能正式离职，通过这些能够更好地对员工的人事信息进行管理。

（四）系统功能模块的设计

人事信息管理系统应当包含以下三个模块：其一是人事信息管理模块，包括员工的基本信息、学习的情况、工作的简历信息以及进入企业后的职位调动、奖惩情况等等，这些数据应当是动态的，在客户端能够进行修改、添加和导出等；其二是劳动合同管理模块，主要是对员工的劳动合同信息进行管理，能够进行劳动合同的查询，并提醒即将到期的劳动合同；第三个模块是系统管理模块，主要是由系统管理员对人事信息管理系统进行管理，包括权限的设置、数据的还原与备份等等，通过这些管理来加强人事信息管理系统的安全性。

三、小结

本文所研究的网络化的企业人事信息管理系统包含的范围非常广，涉及到员工的基本信息、劳动合同信息及系统的管理等多方面，实现了对企业员工信息的动态化整合，使企业能够更加高效快捷地开展工作，为企业在人事管理中做决策提供了可靠、准确的依据，对于提高企业的管理水平具有重要的意义。

人事管理系统合同管理篇（2）

二、合同管理信息化可以实现工程项目合同管理处于实时监控状态。

传统合同管理模式往往仅关注事前审查程序是否完善，合同签订前的法律风险，对合同履行过程中、后的管理无人跟踪和监控。建立合同管理信息化系统，可为项目实现事前、事中、事后，全面、动态监管合同，例如事前审批职能明确，固化各环节审查风险点，对合同中涉及法律问题的如工期、价款及支付方式、违约金、履约保证金、争议管辖法院的选择等，都有明确的约定和要求。“事中”实时监控合同履行状态，合同额是合约人员填入，通过开发设计使系统自动提醒每一合同履行节点，实时自动收集进入系统的合同资料、完善合同资料归档工作，“事后”与诉讼、仲裁等专项法律事务系统衔接、实现联运管理。

三、合同管理信息化，可以实现开发、成本、施工、材料、财务等业务系统的联动管理。

传统合同管理模式由于只注重事前合同文本审批，缺乏多角度业务审查以及事中与事后监管手段，导致项目实际成本与计划成本，资金支出与收入，货物的入库与出库等履行情况未能及时反映到相应业务系统。而合同管理信息化系统可以成为其他业务系统的主要互联通道，如投资管理系统与招投标管理系统，两者作为合同管理的前端管理流程，与合同管理系统紧密结合，从投资和招标立项、合同审批到合同正式成立、履行，全流程监控企业投资、招标行为的法律风险，同时为项目成本、财务、生产等业务系统联动。通过每个合同履行节点，分析出项目计划成本的实际成本情况，成本的对比也可通过系统实时进行，随时查看项目成本的控制情况。每个合同的财务数据也可直接采集，并复核产生的财务凭证，使业务数据、库存数据与财务数据保持一致，达到财务数据的高度统一，每个合同应付款及账款可以迅速地反应出来，企业债权、债务更明晰，及早发现资金缺口，及时应对，这样我们可以避免许多不必要的经济纠纷。

四、合同管理信息化可以提高合同审查、审批效率，节约管理成本。

传统合同管理模式中一个合同从审批到签订，最少都要二、三天时间，项目合同如今虽然也可通过网络邮件传输，消除了物理距离的限制，但在合同审批中各职能部门的风险审查难以沟通，一些合同中发现的问题重复提出。而进行了合同管理信息化后，这些问题都可以解决，合同信息化利用信息网络实现远程办公，不仅提高了传输速度，有效节约时间，同时，文本实现网络共享，实现了部门联动，减少了部门审查核对时间，提高了工作效率。通过信息系统，相关业务人员可以从大量的信息收集、文件制作、资料整理等事务中解放出来，将大部分时间投入到专业分析等业务工作中，将进一步优化管理，节约管理成本，提高经济效益。

五、合同管理信息化能够科学高效管理合同数据，及时反映项目经营状况。

传统合同管理模式中由于缺少一个系统的信息化管理手段的支持，很难及时真实反馈相关数据，也无法通过数据反映企业经营管理中一些真实状况。通过合同管理信息化系统，可以科学高效地管理合同信息数据。项目合同中每个系统都要有预警数据线，项目成本超出报警、项目超付款报警、项目欠付款数额达一定比例报警等等，这些信息数据多角度反映项目合同管理情况，从而及时发现和预警法律风险，能预知风险，及早制定对策，出现纠纷时尽早介入，努力化解矛盾。从而使合同管理信息化在防范经营风险中发挥着重大的作用。

人事管理系统合同管理篇（3）

（一）初步应用

网络开始应用于企业人事信息管理始于20世纪60年代末期，但是由于当时计算机网络技术的发展还处于低级的阶段，因此，许多技术条件还都不成熟，这就限制了网络在人事信息管理中的应用，当时计算机网络在这方面的应用还仅仅局限于员工工资的结算、人事信息的统计等非常简单的环节中，因此我们将这一时期网络在人事信息管理系统中的应用称为初步应用。

（二）面向事务处理阶段

到了20世纪70年代以后，计算机网络技术得到了较大的发展，尤其是数据库技术的发展，使计算机网络技术在人事管理方面的应用有了新的发展，在数据库技术的支持下，人事信息管理系统出现，它除了能够进行工资结算和信息统计以外，还能够对员工的基本信息进行管理，之所以称其为面向事务的处理阶段，是因为这一时期最大的进步是人事管理人员可以通过计算机网络对本单位员工的信息进行维护、统计和查询等事务性的工作。

（三）面向决策阶段

1990年代以来，人事信息管理系统产生了革命性的变革，这主要是由于这一时期网络技术、数据库技术和人力资源管理理论的进一步发展和完善而导致的。在这一阶段内，人事信息管理系统的功能更加升级，逐渐转向人力资源规划、员工的招聘和培训以及绩效管理等方面。因为这一时期网络化的企业人事信息管理系统主要是为企业的决策提供支持，因此我们称之为面向决策的阶段。

（四）逐渐成熟

进入本世纪之后，我们对网络化的企业人事信息管理系统的要求更加高了，不仅要支持人事管理工作的整个过程，还要求加强上下级之间的纵向配合和不同部门之间的横向配合，同时更加强调对员工实行动态管理，提高管理的效率，能够更加全面的开发人力资源。

二、网络化企业人事信息管理系统设计

当前网络化企业人事信息管理系统的设计应当坚持开放、自动、安全、可靠、高效、共享等原则，能够及时更新数据，为企业人事部门的决策提供一定的帮助和依据，同时要进一步实现企业人事管理的规范化和标准化。

（一）系统的可行性研究

对人事信息管理系统进行可行性研究主要应从以下几个方面进行：首先，经济的可行性，人事信息管理系统需要一定的经济支出，因此，企业应当事先进行一定的调查，确定具体的投入金额，考虑是否值得进行系统的开发和研究；其二是技术可行性，当前网络技术的进一步发展、数据库技术的日益成熟和进步，以及人力资源管理理论的日趋丰富都为系统提供了技术上的可行性；其三则是管理和运营上的可行性，是指人事信息管理系统对企业现存的人事管理是否会造成影响，这种改变能否被企业员工所认可，同时管理人员对这一系统的态度如何，是否同意实施这一系统，如果不能得到员工和管理人员的支持，那么这一系统不管设计的多完善，被闲职的可能性都很大，因此企业在开发和研究网络化的人事信息管理系统前应对其可行性惊醒分析和研究。

（二）系统应用结构的设计

在对企业人事信息管理系统进行设计时，要利用现有的技术和软件来构件平台，使其具有开发简单、成本低、共享性强、分布性强、维护和升级方式简单的优势，能够适应企业对信息系统的各种要求，同时因为其不需要开发客户端软件，可以跨平台操作，任何一台装有www浏览器的计算机都可以访问系统，又具有良好的开放性和可扩充性，还采用防火墙技术对系统的安全性进行保障，因此是当前企业进行人事信息管理的最好选择。

（三）信息管理流程的设计

当前网络化的信息管理系统应包括企业人事管理的各个流程，从员工的招聘到员工的辞退和离职都会产生许多的人事信息，网络化下的企业人事信息管理应当对这些信息进行动态化的管理，提高信息的时效性和有用性。当员工通过招聘进入企业后，人事管理系统应当对其个人信息进行录入，包括其婚姻状况、身份证号码、毕业院校、所在岗位、职位、学历、专业等等，对其基本信息进行采集，方便以后对信息进行搜集和分类；同时对员工进入企业后的工作和表现也要记录，如何时参加何种培训，定时对考勤信息进行汇总，还有对其的奖励和处罚，在企业内部职位的升降都要进行信息的录入，这些信息都是企业在进行人力资源管理时的依据。同时应当将员工的招聘、升降、离职这些变动与人事信息管理系统结合在一起，例如，当员工的试用期满正式签订合同时需要先在人事信息管理系统上进行申请，填??个人信息，同样，当其辞职时也需要先在人事信息系统上申请后才能正式离职，通过这些能够更好地对员工的人事信息进行管理。

（四）系统功能模块的设计

人事管理系统合同管理篇（4）

在为超市开发人事管理信息系统的过程中发现，超市的人事管理同普通企业的人事管理有很大的不同，最大的不同点在于超市的促销员管理。超市的促销员具有队伍庞大、流动性大、合同周期短等特点，这些原因为促销员的管理带来了很大的困难，对于这些问题，可以通过开发一套信息系统来解决，利用专门的数据库和人事管理软件对促销员进行科学、统一的管理，可以大大简化人事部的人工劳动。

一、需求分析

（一）促销员人事管理分析。根据对超市促销员管理情况的实际调查，超市人力资源管理中最为繁琐的一部分就是对于促销员的管理。促销员与普通员工有很多不同点。首先超市促销员工作流动性强，由于不同产品企业的营销策略不同，不同的时期进驻超市的促销员数量、工作任务以及薪酬都是不同的，大量的人事信息处于不断变化之中，给人事的管理带来了极大的不便。其次就是促销员上岗和离职频繁，因为超市的促销经常会集中在节日前后，促销人员也就是集中到超市人事部报到或者在完成任务之后注销。最后，促销员的劳动合同带有复杂性，因为促销员的劳动合同期通常比较短，而有的促销员还需要多次续约，使得劳动合同的签订以及保险和福利的发放很难管理。

（二）系统需求分析。为了解决促销员人事管理中的问题开发的面向促销员的人事管理系统，需要解决以下四个问题：

首先，系统应该能够解决促销员到超市报到注册时遇到的问题。

其次，是解决促销员的基本信息录入问题。促销员报到时就需要多次手工填写基本信息表，再交给各个相关部门，最后还是需要由人事部门将信息输入数据库，这种信息的输入过程十分繁琐，所以必须解决该问题。

再次，应解决促销员的劳动合同及相关问题。促销员的劳动合同较短，在较短的周期后就需要续约，又因为促销员的人数较多，且合同到期的时间不一致，使得人力资源部门在管理促销员的劳动合同时遇到了很大的困难。需要系统提供合同到期提醒功能，提醒促销员和人力资源管理部门及时完成续签或解除劳动合同。与劳动合同问题类似的问题还有薪酬、保险和福利发放等问题。

最后，促销员的绩效考核问题。由于促销员的绩效考核有着自身的特点，而且人员流动性大要求对于促销员的绩效考核更具有时效性。因此面向促销员的信息系统就需要采用促销员特定的绩效考核方法以及更加频繁和及时的考评作业。

二、系统设计原则

（一）系统设计针对服务对象。该系统专门为促销员以及促销员的管理者而设计开发。对于促销员，系统可以提供促销员进入超市时所需要的超市基本信息查询以及促销员面试录用基本流程的查询，方便促销员到各个部门进行面试并办理各种手续。

（二）软、硬件结构简单原则。由于该系统的主要服务对象很有针对性，应用的范围较少，在同一时间最大访问量不会超过20人，因此系统的软件和硬件结果都应该较为简单，既方便系统的维护，又可以让系统更加稳定和安全地工作，进而及时、可靠地提供服务。

（三）操作方便、提示清晰原则。此原则主要针对于促销员的使用来讲，因为促销员的流动性强，而且公司概况查询功能也主要为促销员初次了解超市提供信息服务，所以大部分使用该系统的人是没有使用经验的。这就要求该系统在设计时充分考虑到操作的简易性，同时在每一项操作都应该配有适当的文字说明，为操作者提供参考，避免因使用信息系统而带来更多的麻烦。

三、系统设计

该系统包含公司概况查询子系统、促销员档案管理子系统、绩效考核子系统、薪金管理子系统等五个子系统

（一）概况查询子系统。该系统主要为促销员第一次进入超市提供帮助，由于促销员流动性强的特点，该部分十分重要，如果系统能够为促销员提供准确的信息服务，可以大大减少新促销员报到时人事部门的工作量以及促销员对于概况和业务流程不熟悉所产生的问题。

该子系统的公司概况介绍功能，为促销员提供最基本的超市信息；公司地图指示使促销员能准确的找到所属的部门以及人事部门的位置；面试流程介绍功能将面试的流程以及每个流程设计的部门、人员、地点以及要注意的问题汇总到系统中，提供给促销员进行查询。

（二）招聘培训子系统。招聘培训子系统主要的功能就是辅助人事部门进行工作，而具体的招聘、面试以及培训活动还是由人工完成，信息系统只是提供信息服务。促销员参加面试前，将个人信息填入信息系统，而后面试官进行调用，并将面试结果输入到信息系统当中汇总。培训工作同招聘工作相似。

（三）档案管理子系统。档案管理子系统是提高促销员人事管理效率的重要一环。促销员初次来到超市，将个人信息填入信息系统，存入人事部的数据库服务器中。人事部在经过面试后将录用的员工转为正式的员工档案，删除被淘汰的员工，并建立相应的合同档案。之后档案管理转入日常更新阶段，对于每个员工的培训、奖惩等记录进行存贮，形成完整的电子档案体系。对于合同档案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。

（四）绩效考核子系统。绩效考核制度可以督促员工的工作效率，提高员工的积极性。该子系统主要分为两个部分。一部分是考勤部分，由系统直接在指纹考勤机的数据库中调取，并进行统计分析。另以部分是360度绩效反馈考核系统，它可以对促销员进行全方位的考评，得出科学的绩效考核结果，并将结果传递给薪酬管理子系统。

（五）薪酬管理子系统。向该系统输入考勤以及绩效考核的数据后，系统会自动根据促销员的基本情况，按照不同的参数设置计算出促销员的个人薪酬，并且将工资报表传送给财务部。由于促销员的劳动合同变化情况复杂，在实际工作中不同的促销员发放工资的时间是不同的，因此该子系统提供了薪酬发放提醒功能，系统按照劳动合同信息计算出每个促销员发放薪酬的时间，并在薪酬计划发放的日期前五天、前一天分别提醒，保证促销员薪酬的及时发放。

参考文献：

[1]李萱.人力资源信息管理网站的设计[J].计算机与数字工程,2007,8:108-111

人事管理系统合同管理篇（5）

通过理论联系实际，巩固所学的知识，提高处理实际问题的能力，了解设计专题的主要内容，为毕业设计的顺利进行做好充分的准备，并为自己能顺利与社会环境接轨做准备。

[实习任务]

对计算机在人事管理方面的应用进行归纳总结，并查阅资料为毕业设计作准备.

[实习内容]

计算机在人事管理中的应用

随着社会的发展，科技的进步，作为信息载体的计算机日益显露出其举足轻重的地位。当今社会已步入了信息社会，知识经济将成为新世纪的主导产业。伴随计算机的逐步推广和使用，计算机已在科研、生产、商业、服务等许多方面创造了提高效率的途径，与此同时，单位技术成本也逐年有了明显的下降，然而办公室里的人事费用却不断增加。在国外，花费在专业、管理和行政人员上的成本占了办公室总成本的2/3—4/5，这一现象使人们对办公室自动化的要求与日俱增。我们必须在进行机构改革的同时，尽快使用现代化管理设备、管理手段、管理方法。

计算机在人事部门的广泛使用，改进了统计手段，改革了统计方法，提高了统计工计算机在人事部门的广泛应用，将为我国的人事管理工作，提供现代化的管理手段和科学的管理方法，并将为开创人事管理工作的新局面创造条件。

目前，计算机在我国的人事管理工作中，主要可用来进行报表处理，档案管理，文书编辑，信息查询，综合分析。干部统计作为人事管理的一个重要组成部分，是通过对干部情况的调查，整理和分析，了解干部队伍的发展趋势，为各级领导机关制定干部工作的方针，政策，加强干部管理，改革干部制度提供准确数字的依据。其工作除涉及到干部的基本情况统计之外，还包括干部的工资统计，干部编制情况统计，干部奖惩情况统计，军转干部安置情况统计，老干部情况统计等方面，其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行干部的统计工作，大致要经过干部统计调查，干部统计资料的整理，干部统计分析三个过程，但这种手工统计过程，存在着几个明显的问题，比如说统计资料缺乏准确性，及时性，需要花费大量的人力，物力，财力等。

手工方法所表现出来的种种劣势，使人们慢慢意识到管理现代化已成为当代社会发展的一股不可抗拒的洪流。在管理现代化的浪潮中，人事管理现代化也势在必行。实现人事管理现代化是一个复杂的系统工程，需要采取科学的管理方法和先进的科技手段。科学的管理方法在管理中一般是指数学方法、系统方法、信息方法、控制论方法、社会学方法、心理学方法等科学方法，而先进的科技手段主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机来为人事管理现代化服务。

电子计算机作为数据处理系统，已逐渐成为人事管理现代化的重要工具，在人事管理中正在发挥着重要的作用。在我国，已经开始运用电子计算机进行人员工资管理、人事统计和查询、干部考评和人事档案管理以及人才预测和规划等。

管理现代化是汉代社会发展的一股不可抗拒的洪流。近几十年来社会化大生产的发展规模越来越大，综合性越来越强，生产专业化分工越来越细，行业有部门之间的相互联系、相互依存和相互作用更不密切。组织管理日趋复杂;而现代化科学技术也正以史无前例的速度不断分化，不断综合，全方位地向高又立体的微观、宏观方向进军。这些，要求管理工作对实际问题的反映和决策必须迅速及时，对信息系统的完善程度越来越高，传统的手工业式的管理理论、方法、体制已远远不能适应当代社会的发展和四化建设的需要。改革、创新，实现管理现代化势在必行。

现代化管理的内容很多，关系很复杂，它包括人、资金、物质、信息和时间等诸要素，其中起关键作用的要素是人。人既是管理者，又是被管理者，在管理中处于双重地位，且具有巨大的能动性。可见人是现代管理中最重要的因素。因此，管理人力资源开发与利用的人事管理在整个复杂的管理大系统中的重要地位是不言而喻的。牵一发而动全身，抓好了人事管理就为其他管理的优化得到根本的保证。

管理改革必须配套进行，现代化管理的实施也需要协调发展，人事管理既然在管理系统中占有如此突出的重要地位，在管理现代化的浪潮中，人事管理现代化也需同步进行，才能使现代化管理在社会化大生产和当代科学技术发展中起到放大和增产的作用。总而言之，人事管理现代化是管理现代化不可缺少的重要一环，它是把现代化管理的理论、方法和手段运用到人事工作中，使人事管理达到最大限度地提高工作效率的目的，以适应社会和科学技术的发展。实现人事管理现代化，使从事管理工作由原来凭个人或少数人的经验作决策，逐步上升到按事物的内在规律的科学高度办事，做到物质与精神相结合，抽象与具体相结合，定性与定量结合，静态与动态相结合，现状和未来相结合，个体与群体相结合。至于先进的科技手段，除科学地运用原有的生物、化学、物理、机械等手段外主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机来为人事管理现代化服务。概括地说，人事管理现代化的内容是包括人事管理思想的现代化、人事管理、组织的现代化、人事管理手段的现代化。通过这四个方面的现代化来实现人事管理的计划、组织、指挥、协调、控制的现代化和从事人事管理工作者自身的现代化。

人事来之不易系统化，是人事管理现代化的一个重点。研究人事管理，必须研究这个系统所处的环境，即研究政治系统，经济系统，法律、科技和文教系统，人物系统和大管理系统对人事管理系统的影响以及人事管理系统的反影响。离开周围的事物，去研究人事管理现代化，是注定要失败的。

人事管理系统合同管理篇（6）

人事档案关系职工的切身利益，供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步，特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求，供电企业加强了人力资源管控系统和erp系统的建设，传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节，尤其是在动态管理方面，建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。

一、传统人事档案管理存在的问题

1.人事档案的分类变化

供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理，沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理，即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出善的人事档案管理办法，现有的管理模式显然已经不适应现在的形势，存在脱节现象。

2.人事档案材料尺寸标准变化

《干部人事档案管理办法》及相关标准规定，人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步，公文的尺寸都有了很大的改变，一般的文件、申报材料等都改用了a4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订，造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性，又大大增加了人事档案整理的工作量。

3.人事档案材料审核标准变化

传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整，有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面，现大多数学校报名均采用网络报名的方式，在学籍档案材料中不存放考生报名登记表，同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化，学籍材料也随之有了变化，如网络教育、自学考试等，而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。

4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配

随着科技的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和erp系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而erp系统没有维护到位、erp系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象，动态管理工作水平有待于进一步提高。

5.员工对人事档案认识程度变化

1998年以前，供电企业员工的离退休管理由电力系统办理，从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况，一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后，离退休人员的审批由地方养老保险中心办理，所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低，其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高，但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念，认为人事档案没有什么用处，抱着侥幸的态度，心存靠企业吃企业的思想，没有真正认识到人事档案的重要性。

二、加强人事档案动态管理的措施

1.改变人事档案的分类管理

结合供电企业管理现状，在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前，笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范，归为领导干部（科级及以上）类、一般员工类。二是分为三类，即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行，其他人员人事档案管理参照执行。

2.规范人事档案入档材料的尺寸

从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发，笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理：按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求（十六开）进行处理材料，新建人事档案可以按照a4尺寸进行整理和规范。

3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理

供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和erp系统，两个系统均采集了人员的基础信息，要做到纸质档案同电子档案同步管理，必须从完善人力资源制度和流程管理出发，处理好人事档案管理各个环节的关系，加强过程管理。

（1）完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位，人资管控系统和erp系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致，必须建立完善的制度和流程，明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割，从中起到纽带的作用，否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息，规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息，同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息，同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。

（2）收集纸质档案和erp系统信息维护互为促进。及时收集材料是使档案内容常新的必要手段，erp系统信息及时维护是保证基础信息分析质量的关键。人事档案材料的形成来源，可以是一级组织，一个部门或者一个人。收集鉴别就是去芜存真，保证材料完整性、真实性的重要过程。将两个环节紧密结合，收集纸质档案材料的同时确认erp系统是否维护信息，确保不出现有材料系统没有维护的现象。erp系统维护信息的同时要依据材料准确维护，严禁空穴来风，发生没有纸质材料却有电子信息的情况。两者相互制约，相互促进，才能真正实现同步。

（3）人事档案管理环节和erp信息系统紧密联系。人事档案整理同erp信息核查联系。整理归档是材料有规律结合转化为档案的过程。对收集鉴别后的材料和档案，按统一规格要求和方法步骤进行加工整理，按标准进行分类。这不仅是每本档案内容完整、条理化的过程，也是每一类档案实用、系统化的过程，同时是对erp系统信息的再一次核查过程，为人事档案的动态管理和信息系统的及时更新奠定基础。

人事档案利用同erp系统人员变化联系。人事档案在规范管理的基础上要能及时准确地提供利用，避免利用工作中档案的损坏与流失，随时保持档案管理与erp信息系统人数相一致。随着企业人员的配置流动及自然增减（死亡、退休等）要及时转递转移档案。包括做好转递原因的登记与保管，如：新分配人员的名册表、调动人员的调令等；还要包括健全的转递手续，如：转递证明、回执签字、审核登记、死亡与解除档案的登记等，确保转递档案的安全与到位。确保做到有人就有档，erp系统信息有据可查。

人事档案规章制度同erp系统管理制度联系。人事档案管理要进一步健全包括查阅、借阅、收集、鉴别、校对、利用、转递、保管、保密等一系列管理规章制度。制定人事档案各项规章制度时要同erp系统管理制度紧密结合，用制度认真规范人事档案和erp系统信息维护管理环节的工作，保证落实与实施更加科学的管理。

人事管理系统合同管理篇（7）

1引言

绩效工资管理工作是地方高校人事管理工作的核心之一，随着地方高校建设的蓬勃发展，职工规模快速壮大，人员结构日趋复杂，伴随着国家薪酬制度不断更新，绩效工资管理工作变得日益复杂[1-3]。其次，在当前数字化校园建设的大环境下，现代化管理理念和计算机信息技术相结合的信息化管理模式在高校各个管理环节都取得了前所未有的发展[4]。然而，部分地方高校的绩效工资管理工作仍停留在传统的手工管理阶段，主要还是依靠Excel表格来处理日常事务性工作，随着复杂度大、重复计算的工作增多，浪费了大量的人力、物力资源，传统管理手段的弊端日益明显。

2发展现状

通过对地方高校绩效工资信息管理系统文献研究发现，我国地方高校绩效工资信息管理系统大致分三种模式。（1）单机信息管理模式。目前，部分地方高校使用的绩效工资信息管理系统是个孤立的计算机系统，仅仅是管理员在各自独立的计算机上完成工资调整等相关业务，无法进行信息共享和数据交换，学校内部各部门之间或者人事处内部各科室之间信息不共享，这种情况导致各部门之间系统共性数据常常会出现不一致的情况，形成一个信息孤岛，发挥不了网络信息技术的优势。（2）局域网信息管理模式。局域网管理模式是基于高校人事处内部局域网构建起的信息化管理系统，此种信息管理模式，把数据集中在部门服务器中，实现了本部门不同科室之间数据共享，在一定程度上减少了人事部门内部重复工作，保证了数据的相对准确，提高了人事部门工作效率，对本部门内部管理起到一定促进作用。然而，这种管理模式同样存在着一些缺点和不足，人事信息数据储存在局域网内的服务器上，实现了小范围的数据储存和共享，人事信息共享范围窄，使用率不高，无法满足数字化校园的全校信息资源的流通、共享和整合。（3）基于校园网的信息管理模式。目前，国内大部分高校都在进行数字化校园建设，从全校布局，综合运用绩效工资管理系统，并将此系统信息和功能融入数字化校园网络中管理，实现学校内部各部门之间数据互通互联，除满足本部门日常管理工作外，还可以实现教务、科技等部门之间的数据共享，为全校的教职工提供相应的信息服务。

3现实意义

地方高校运用信息管理系统对绩效工资进行管理，实现了信息化管理手段代替传统手工管理手段的目标，可以充分发挥信息化管理手段的优越性，提高了相关工作人员的工作效率，促进了绩效工资管理的创新和改革。另外，信息管理系统界面友好，操作快捷，学习和使用都非常轻松，给相关工作人员营造了轻松的工作环境。提高了人事薪酬管理工作规范化、条理化、自动化水平。其次，对地方高校绩效工资信息管理系统进行深入研究，对构建科学、系统、高效的人事管理系统有着重要作用，有助于地方高校人事管理工作的发展和创新。最后，绩效工资信息管理系统能够合理地融入到数字化校园整体建设中，对优化学校资源的配置与发展起到推进作用，使学校的信息化建设更加完善。

4需求分析

根据绩效工资业务流程分析整个系统需要解决的问题和想要实现的业务目标，直接关系到整个信息管理系统项目的成败，也是整个信息管理系统设计的前提。根据信息管理网络化、智能化、价值化、人本化、集成化等特征，结合地方高校数字化校园建设的实际情况，绩效工资信息管理系统需要具备以下几个方面的要求：（1）系统性能需求分析。操作简单，容易上手；系统数据要保证准确、快速；系统要安全、可靠；系统要具备扩展性和可维护性；系统要有友好的操作界面。总的来说，该系统要具备系统安全、可靠，功能齐全，操作方便，界面友好，易于维护和扩展等基本性能要求。（2）系统业务需求分析。地方高校绩效工资管理工作由人事处负责，同时涉及教务处、科技处、财务处等部门，从日常工作需求出发，综合考虑地方高校绩效工资业务特殊性，该系统应该满足以下几个方面的业务需求：①绩效工资管理需求。此系统要能满足人事薪酬管理过程中因职务职称变动、学历学位变动、政策性工资标准变动等因素带来的相应工资调整的功能，这是此系统的核心业务功能。②人事信息管理需求。此系统要能实现人事基本信息管理功能，能与人事档案管理信息系统中的基本信息共享。③考核考勤管理需求。考核考勤工作是绩效工资的前提，此系统要能根据不同权限设置，实现网上考核考勤相关业务功能。④奖励性绩效管理需求。地方高校绩效工资重中之重工作就是奖励性绩效工资的发放，此系统要能根据学校每年不同财政情况，管理和发放全校教职工奖励性绩效工资。⑤报表统计需求。地方高校在不同时期都会申报各种报表，此系统要能自动生成符合上级主管部门要求的相关报表，同时，也要能给学校内部管理提供相关报表数据参考。⑥查询需求。此系统既要满足管理者查询不同时期不同类型人员相关数据的需求，还要能保证教职工查询自己相关数据的需求。

5系统设计

5.1设计原则

为了满足地方高校在绩效工资管理过程中的工作需求，在遵守国际相关行业标准情况下，系统设计应包含以下原则：（1）系统实用、先进的原则；（2）系统运行稳定、安全的原则；（3）系统易操作、易维护的原则。

5.2功能模块设计

人事管理系统合同管理篇（8）

1.前言

对于任何企业而言，人事档案都与职工的切身利益息息相关，供电企业也不列外。随着社会的发展进步，尤其是我国社会主义体制日益完善以及人事制度的进一步改革，传统陈旧的规章制度无法解决新时代出现的新问题，落后的管理方式难以满足新形势下供电企业人事档案管理的需要。目前我国供电企业人事档案管理比较混乱，也存在着许多亟待解决的突出问题。为实现人力资源管理中集约化管理的目标，各供电企业正加快建设人力资源管控系统与ERP系统，以往的人事档案管理模式与现代企业人事档案管理存在部分脱节的情况，特别是在人事档案的动态管理方面，因此尽快探索出现代人事档案管理的管理体制是企业的当务之急[1]。

2.传统人事档案管理缺陷

2.1人事档案的分类不合理

我国供电企业目前采用的人事档案管理体制正处在新旧制度交替的特殊时期，人事档案管理工作大部分沿袭传统方法，但其中一部分也有冲破旧体制的倾向。从中组部制定的《干部人事档案管理办法》来看，目前的档案管理实质就是身份管理，将人事档案分为干部人事档案与职工人事档案。而供电企业已经将档案管理从身份管理改为岗位管理，即按照岗位管理和非岗位管理进行分类划分。国家暂时没有为此制定出台相关政策来完善人事档案管理制度，传统的管理模式已经不能满足新形势下人事档案的管理，存在着许多脱节情况。

2.2人事档案材料审核标准单一

由于传统的人事档案审核标准已多年未经调整修改，许多标准无法满足新时代的要求。例如函授成人教育这方面，目前大部分学校均采用网上报名方式，在学籍档案中不保存学生的报名表格，与以往人工报名方式存在较大不同。此外，学习形式也变得多样化，学籍材料也随着改变，例如自学考试、远程教育等，而以往单一的人事档案审核标准已不能满足现代人事档案管理的需求。

2.3纸质档案与电子人事档案信息不符

随着计算机的迅速普及，现代企业管理包括供电企业在内的各项管理工作均由计算机辅助进行，在人力资源管理方面目前推广使用ERP系统与人力资源管控系统，这两个系统内储存了大量人员的基本信息。但是存在着部分人员电子信息与纸质档案材料不符的情况，例如纸质档案材料完整而ERP系统却存在维护问题，或者是ERP系统存在人员相关信息而纸质档案材料不全，因此供电企业人事档案动态管理水平需要进一步提高。

3.完善人事档案动态管理的方法

3.1人事档案合理分类

由于国家暂时并未出台人事档案管理相关标准，笔者结合供电企业人事档案管理现状，暂且考虑采用以下两种方法开展人事档案管理工作。第一，供电企业可以按照中组部以往出台的规定，将人事档案按照领导干部类、普通员工类进行划分；第二，可按照领导干部类、普通管理岗位类、非管理岗位分为三类，其中领导干部的人事档案管理按照中组部出台的《干部人事档案管理办法》执行，其他人员的人事档案参考执行[2]。

3.2提高纸质档案与电子档案管理同步性

我国供电企业人事档案管理目前大多使用ERP系统和人力资源管控系统，这两个系统均储存有大量人员的基本信息，要提高纸质档案与电子档案管理同步性，必须从管理制度和程序出发，协调处理好档案管理中各环节关系。

①做好纸质档案收集工作，与ERP系统信息维护更新相互促进。及时收集纸质材料是保证档案内容齐全时效性强的前提，也是ERP系统信息快速更新维护的基础。供电企业人事档案材料的来源可以是个人和组织，或者一个部门。负责收集资料的工作人员任务就是对资料进行鉴别，去伪存真，保证材料真实完整。将这两个步骤适当结合，纸质档案收集整理好以后立即确认ERP系统上的信息是否维护更新，同样在ERP系统进行信息维护的时候要核对纸质档案材料，确保两者信息同步、真实。两者互相监督制约，相互促进，才能提高纸质档案与电子档案管理的同步性。

②供电企业人事档案管理流程同ERP信息系统存在着紧密联系，在ERP信息核查方面关系尤为密切。已归纳入档的档案是档案整理过程的直接成果，将收集来的档案材料鉴别以后，按照规定要求和方法予以加工整理，进行分类保存，不但是对档案内容进行梳理和系统化的过程，也是对ERP系统的信息进行再一次审核的过程，为供电企业人事动态管理及信息系统及时更新维护创造条件。人事档案和ERP系统在人员变化上也有着一定联系。人事档案管理不但要符合有关规定，还应为工作需要及时准确提供相关人事信息，同时防止档案的丢失与损坏，确保档案管理和ERP信息系统的档案信息保持一致。当企业人员出现自然增减（退休或者死亡等）和配置流动时，应及时转移和转递个人档案。对转递原因进行登记和保管，比如：调动人员的调令、新分配人员的花名册等；健全转递手续，比如：转递证明、审核登记、死亡人员解除档案登记等，保证转递档案工作安全到位。保证在ERP系统上可以随时查询人事档案信息。供电企业人事档案管理规定与ERP系统的管理制度紧密相连。供电企业人事档案管理过程还应进一步完善查询、收集鉴别、核查、保管保密等一系列管理制度办法[3]。

3.3宣传人事档案重要性

人事管理系统合同管理篇（9）

人事档案信息化是在组织人事部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用，做好人才信息基础保障工作，是运用现代信息技术管理人事档案的过程。对高校干部人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，以实现高校干部人事档案纸质与数据格式的并存，根据需要实现纸质与屏幕的人事档案查阅，进而完全实现高校干部人事档案管理的科学化、信息化和网络化。

在人事档案信息化发展过程中，大致经历了以下几个阶段：

第一阶段是单机检索。20世纪80年代，一些企业和事业单位开始利用计算机管理本部门的职工信息，建立起一个个以单机为处理工具的人事档案信息检索系统。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等语言作为编程工具，在DOS操作系统下运行。这一时期的信息管理系统管理的数据简单，没有统一的格式，检索内容单一，数据处理能力有限，通用性差，但推进人事档案管理软件的普及应用积累了宝贵的经验。

第二阶段是20世纪末期，单机与局域网相结合的管理系统。系统开发工具主要有Visul Foxpro、PowerBuilder和大型数据库管理系统Oracle、Sybase等，操作系统平台为Windows、Unix、Linux等，并建立了统一的数据格式标准和其它技术标准，为后来人事档案信息数据的交换和管理软件的共享奠定了坚实的基础。由于网络技术的推广，推动了人事档案信息管理系统服务范围和服务水平的提高。

第三阶段是20世纪末至今。由于档案信息化的推动，各单位和机构开始开发和应用人事档案信息管理系统来管理人事档案。从当前主要应用来看，人事档案信息管理系统，采用基于B/S模式的全文数据库居多，这使得人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技术进行CA认证并提供远程服务以及人事档案信息管理系统的共享方面还有大量工作要做。

纵观近年来国内应用较多的人事档案信息管理系统，越来越符合当代人事档案信息化管理的需求，其功能也越来越完善，这不仅提高了管理效率，而且优化了人力资源配置。

二、人事档案信息管理中需要协调的几组关系

改善干部人事档案管理的方式，主要应从两个方面入手，一是针对干部人事档案管理的流程进行重新的界定，以确保干部人事档案管理的流程化、制度化；另一方面则是针对干部人事档案管理，应将先进的管理技术引入到其中，以提高干部人事档案管理的效率。人事档案信息化为人事档案管理提供了新的途径和方法，对提高人事档案管理效率大有裨益。当然，信息化过程对人事档案管理也存在着潜在的风险。如何将现代化的信息技术应用于人事档案管理，必须协调好以下几对关系：

1.实用性与规范性

实用性是指在人事档案管理信息化过程中注重切实解决客观存在的问题，并能在实践中产生积极效果。一方面要在引入信息管理系统后，人事档案的管理效率得以大大提高，另一方面要保证人事档案信息的安全性，考虑到人事档案的隐私权。人事档案信息系统设计要在实用性基础上，引进IT行业的人才和技术，结合本单位财力与技术基础，采取合作开发或引进方式，避免低水平重复建设。

规范性是指人事档案信息化建设所建立的系统需要符合行业规范。以《全国组织干部人事管理信息系统》、《信息结构体系》为例，它是为实现干部信息的规范化及全国范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。在信息化过程中，文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T，8894-2002）所规定的格式，以减少转换与重新制定的难度，同时也是人事档案信息化规范性的客观要求。

2.安全性与开放性

为了防止将人事档案信息泄露给无关用户，必然要对人事档案中的隐私信息加以严密保护。在信息化过程中，加强对人事档案方面的电子文件的管理与审核，通过技术手段来达到保密的目的。同时，还要确保网络的安全性，做到人事档案信息管理系统与互联网对公共信息网实行物理隔离，涉密及隐私档案信息不能存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能储存在公共信息网的服务器上，能够建立人事档案专网则是最理想的选择。

建立人事档案信息管理系统，很大程度上是为了科学管理和优质服务，这就决定了人事档案信息开放的必然性。长期以来，人们一直习惯地认为人事档案属于保密内容，除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外，其他人包括档案当事人是不能接触到人事档案的。在当代条件下，人事劳动关系由行政隶属关系转变为平等的契约关系，人事档案的管理权、处置权也从完全交给用人单位转变为用人单位和个人共同管理。

人事档案作为当事人“德、能、勤、绩、廉”的客观记录，部分信息也变得公开透明，信息开放已成为时代的必然趋势，尤其是对高校专业技术人员而言，他们在专业上的学术水平、学术成就、个人简介等基本信息都已完全公开，对用人单位和各级部门做到“知人善任”起到了至关重要的作用。当然，这种档案信息的开放并不是对所有人都无限制的开放，是在保证当事人隐私不被泄露的条件下的有限开放。

三、人事档案信息管理系统的需求分析与设计

1.需求分析

人事档案信息管理系统功能需求是指人事档案管理系统在面向实际应用时所应具备的各种功能。开发一套人事档案管理系统并非一朝一夕之事，如果功能设计存在缺陷，将浪费大量人力、物力和财力。因此，和其它软件产品一样，人事档案管理系统的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系统的核心，也是解决用户客观问题的关键。人事管理系统的功能一般分为基本功能和拓展功能，基本功能是人事档案管理系统中必备的功能，拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中，根据实际需要添加的功能，以辅助人事档案信息的管理。

2.功能设计

一般而言，定制开发一套人事档案管理系统的初衷是基于互联网平台，将学校的日常管理、人员管理、人员考核、信息统计等工作集于一体，将教职工人事档案中的基本信息、工作履历、职称评审、职务晋升、年度考核、奖惩管理等信息进行电子化，并上传到网络管理系统，避免每次查询纸质人事档案这种低级重复的体力劳动，这将极大地提高管理部门服务师生的效率。设计的系统一般应有两种不同权限的用户，分别为管理员和普通用户。管理员（人事部门工作人员）具有全局信息审核和修改的权限，普通用户（教职工）只具有修改个人信息的权限。系统所有用户都从统一界面登录，普通用户可以用个人身份证号码作为用户名，初始密码由系统统一设置为身份证号码最后六位，首次登录后要求自行修改初始密码。如图1所示：

人事管理系统合同管理篇（10）

中图分类号：G275.9 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）017-000-01

随着当前经济形势的变化和近年来事业单位的改革，纪检、监察、审计加大了事业单位经济活动的检查。事业单位对自身经济活动的管理显得尤其重要。合同支出即是事业单位较大资金支出的有效依据，利用信息系统把控住合同关键环节，控制好合同支出，就是较大层度上管理好事业单位经济活动。本文将分析事业单位支出合同存在的风险，并引入信息系统，有针对性地提出解决措施。

一、事业单位支出合同存在的风险

事业单位应当加强合同管理，建立健全合同管理内控制度，合理设立合同管理岗位，形成财务部门和合同管理部门沟通协调机制，实现合同管理和预算管理、收支管理相结合。目前，事业单位主要存在以下三方面的风险：

（一）事业单位对合同对方的资格审查不严，对方是否具有能力和资格未审查，可能造成对方违约，引起经济损失。

（二）经济合同管理没有专门的审批程序，专门的人员管理、未归口专门的部门统筹。目前，事业单位涉及到的支出合同往往是相关部门和单位负责人直接沟通，就签订了合同，未履行相应的审查程序和后续管理，无财务、专业技术人员、法律人员等参与。

（三）合同签订后，没有对应合同台帐登记，付款的金额没有仔细核对，存在多付款的风险。付款完毕的合同，没有妥善保管合同档案，存在合同原件遗失的风险。

二、引入信息系统，加强事业单位支出合同管理

（一）领导重视，设立相应合同制度

事业单位领导的重视层度直接和单位业务流程的操作流程紧密相关，单位负责人应意识到合同管理、财务审计检查，就是支出合同过程检查、档案检查，应该大力加强合同制度化的建设。设立合同经办人制度、合同审核审批制度、合同建党存档制度、合同履行考核制度、合同内容保密制度等相应的规章制度，让合同签订前和签订后的流程有章可循、责任到人。

（二）合同签订前，形成五级审核的信息系统

合同签订前，需要经办人员进行合同的调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，专业性强的合同，需要专业技术人员的审核，同时需要法律、财务部门的一同会审，再由领导审批。

引入信息系统，形成五级审核流程（见下图），把这个流程衔接进入日常办公系统，上一流程完成后，才能进入下一流程，不能跳级完成，有效避免了无资格审查，无财务、专业技术、法律人员等参与的情况。

五级审核信息系统流程图：

【办人员调查和明确合同的关键内容 ⒓际踝ㄒ等嗽鄙蠛思际醴矫婀丶内容 7律专业人员审核法律方面关键条款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犊罘矫嫣跫 チ斓几据权限审批签订合同。

合同签订前的五级控制是整个支出合同关键环节控制的重中之重，把握住合同签订的“前口”，就把握住合同风险控制的“咽喉”。

（三）合同履行阶段，引入信息系统二级复核台帐把关

合同签订后，财务部门根据合同内容的付款条件，照章办事。按照已付款、未付款等情况，对每个合同进行编号，设立台帐管理，登记审核每个合同每次付款情况和金额。引入信息系统（见下图），形成财务内部二级复核、财务和业务双方对账复核的台帐管理制度。信息系统的二级复核，财务和业务部门未完成2个步骤将不能作为财务支付的依据，有效避免付款条件的未核实和未监督的情况、对合同付款金额数据进行严格把关。

二级复核信息系统流程图：

〔莆衲诓慷级复核：

合同履行阶段，出现需要变更和解除合同的情况，需要按照合同签订的五级审核、二级复核信息系统进行重新签订，完成付款流程。

（四）合同执行完毕后，规范档案管理和后续管理

设立专门的部门对合同进行管理存档，引入信息系统，将合同进行编号、统计、分类、归档，同时登记合同执行、变更等情况并形成电子档案。对签订前的询价、招投标等资料连同合同原价，按照档案管理办法进行档案管理。财务部门还应对经济活动涉及的合同，视同账务处理的依据，按照财务凭证保管年限进行存档管理。

合同后续管理还应包括二方面工作。一是对合同信息安全保密工作，要求工作人员不能随意泄漏国家、商业和工作秘密；二是对合同关键环节控制人员、信息系统人员进行绩效考核，涉及签订合同的经办人员和付款人员，造成单位经济利益受损的情况应扣除相应绩效工资。

三、结语

引入信息系统对“签订合同、合同付款”等流程进行了程序化管理，信息系统的开发需根据每个单位的实际情况，结合“内部控制”的要求进行设计。设计信息系统合同管理的流程就是理顺单位费用支出的流程。把控住事业单位费用支出信息化建设，就能建立健全合同管理的内部控制制度，把控住执行合同的规章制度，实现合同环节的全过程管理，有效防范经济合同存在的风险，促进事业单位经济稳定发展。

参考文献：

[1]财政部会计资格评价中心.2014年度全国会计专业技术资格考试用书（高级会计实务）[M].经济科学出版，2014.