企业档案分类管理方法篇（1）

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).

［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).

企业档案分类管理方法篇（2）

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

企业档案分类管理方法篇（3）

档案，作为电力企业发展历程的真实写照，包含着丰富的知识信息和资源，是电力企业发展过程中一笔宝贵的财富。电力企业管理工作在当下要紧跟时代和电力企业的发展步迈，要以管理创新、知识服务为主要工作目标，严格和规范档案整理方法，提高管理效益，并切实加强档案信息化建设，不断拓展企业档案工作新领域，从而为电力企业经济发展提供有力的信息保障，促进电力企业经济的快速发展。

一、电厂企业档案管理的整体原则

随着信息社会的到来，企业的档案工作也面临着复杂的局面。而由于电力企业作为国民生活和经济发展的基础性，其档案管理就尤为显得重要而艰巨。电厂的档案管理工作，首先应从档案的基本概念和基本规律入手，要求档案管理工作人员具备这些基本的理论素养。对归档的材料遵循最基本的整理原则，电厂档案材料整理的基本原则是：寻找材料之间的形成规律，探索和保持材料之间紧密而有机的联系，对文件材料做不同的价值区分，以便于保管和利用。同时，对声像档案进行严格管理。在时间上，应在摄录工作完成后的一个月内归档。在材质上，必须是原版、原件，照片和其相应的底片应一并归档，应没有污迹、水斑、磨损和未发生变质。

二、电厂企业对档案文件的整理方法

在多年的实践中，笔者所在企业摸索出一套符合企业自身发展的档案整理方法。即以“件”为单位的、分别进行分类、排列、编号、编目等过程，并使之形成有序的联系，以达到档案管理的要求。

分类是档案管理的基础和关键。笔者所在企业的对档案分类的主要要求是：对归档的材料根据年份、问题（主题、机构）、保存时间等几个方面进行分类，一个全宗内（企业给立档单位编制的代号）应采用统一、稳定的分类方案。在这个总体分类要求下，具体再进行细分。比如，凡企业内比较齐全、职责固定的机构，均采用“年度―机构―保管期限”的分类方法；企业里，简单或职能交叉不便分类的机构，采用“年度―问题―保管期限”的分类方法；产生档案文件数量少的、内设机构规模较小的，可采用“年度―保管期限”分类法等。

此外，笔者所在企业对档案的保存期限做了划分。凡是反映企业历史面貌和重要职能活动的档案文件以及对企业和国家建设有影响和长久利用价值的档案材料，需要进行永久保存；记录企业一般的生产活动，在一定长度时间内有参考价值的档案文件，进行30年的定期保存和管理；在一定时间内对企业有一定参考和利用价值的档案文件，划为10年的定期保管。

从机构规模和时间性需求两个方面对档案文件进行厘定，解决文件的保存和主次等问题。一般来说，经过装订、分类等处理之后，归档章表现出一个规范、条理的面貌，其具体内容包括：全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等。在此分类原则下，再对归档文件进行逐件编目。对归档的文件目录设置件号（填写归档文件的排列顺序号）、责任者（制发文件的组织或个人）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题）、日期、页数等项目。此外，归档文件目录要制作和编制目录索引，索引的主要内容包括：保管期限、所在页数、起止件号、备注等项目。最后，归档文件整理完毕，企业要求档案管理人员按照年度分别填写年度归档文件的整理说明。在这些说明中，企业档案管理人员要说明年度归档文件的总数量，注明该年度归档文件补充、修改、移出等情况。此外，档案管理人员还要注明归档材料的负责人。

需要注意的是，笔者所在企业对声像档案的分类基本按照“年度―问题”分类法，比如，“1行政管理”“2经营管理”“3生产业务”等。声像档案按载体形式分别分为：照片、影片胶片、录音磁带、录像磁带、计算机光盘等。其中后四种载体的声像材料的母胶片或原带、原盘与其拷贝片或复制带、拷贝盘不分别设类、以相同编号的正、副本方式区别之。同时要求在录音、录像带分类时要把永久性和周转性的分开，机密性的和一般性的分开，不同版本（原版、复制版、播出版）分开。

经过这样一个有序化的档案整理过程，档案呈现出有序、富有逻辑、可资利用的信息架构，从而让档案成为企业建设和发展过程中重要的依据和不可或缺的一部分。

三、电厂企业档案数字化处理

在今天的大数据时代，档案数字化是企业档案管理和建设中的一个终极指向。档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库”。笔者所在企业在档案管理、整理方法上所做的大量工作均为档案的数字化做了富有“技术含量”和富有“逻辑成效”的工作。主要如下内容：印刷品档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化、实物档案的数字化等。同时要求，如果对室藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

对档案数字化设计了一系列的环节，主要包括：数据转换、数据处理、数据存储、数据挂接、数据验收、成果管理等。在档案管理模式的基础上，笔者所在企业对档案数字化做了进一步严谨的要求，以确保档案数字化质量。比如，强调和规范档案里面的相关目录内容；在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物等。

一个基于良好方法论和数字化逻辑的档案信息系统，是一个现代化的电力企业不可缺少的一环，也是电厂企业在信息化建设中的追求目标之一。电厂企业对档案管理模式和数字化高度重视，并不断探索，以努力适应和满足企业制度和信息现代化的要求，助推电力企业更好更快地发展。

参考文献：

[1]王雅琴.电力企业档案管理：问题、成因与对策[J].现代企业教育，2011（9）

企业档案分类管理方法篇（4）

【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。

企业档案分类管理方法篇（5）

一、充分认识国有改制、破产企业档案管理与处置工作的重要性

国有改制、破产企业档案真实地记录了国有企业从成立、成长和发展的全部过程，是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是国家清理资产、资产评估、清算债权债务、安置职工、解决各种纠纷的重要依据。管理与处置好国有改制破产企业档案，具有十分重要的历史意义和现实意义。要站在“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，充分认识做好该项工作的重要性，要增强责任感和紧迫感，加强领导,把管理处置国有改制、破产企业档案作为一项重要工作抓好抓实。

二、国有改制破产企业档案的管理

国有改制破产企业档案必须做到收集齐全、分类准确、整理规范。

（一）正在进行改制破产中的国有企业，其档案的收集、分类与整理等项工作，在该企业主管局的指导、监督下，由改制破产企业自行完成。

（二）已完成改制、破产的国有企业，该项工作由其主管局负责完成。

（三）国有改制、破产企业在改制破产过程中形成的档案，由各县（市区）政府改制办公室（指挥部）负责收集与整理。

无论是国有改制、破产企业自身还是其主管局收集、整理的企业档案，在企业完成改制破产前，须经当地档案行政管理部门的指导与验收，否则，该企业的改制破产程序不予批准。

三、国有改制、破产企业档案的归属与流向

（一）国有破产企业档案的归属和流向。（1）破产后进行资产重组的企业，除人事档案、基建档案、设备仪器档案随新组建企业留存外，其它门类的档案按要求移交同级地方国家档案馆保存。（2）破产后施行租赁、出售等形式的企业，除人事档案按照有关政策移交给接收方或当地劳动部门或人事部门或企业主管部门外，其它门类的档案按要求移交同级地方国家档案馆保存。

（二）国有改制企业档案的归属与流向。原则上将文书档案（党群工作类、行政管理类、生产技术类、经营管理类）、声像档案等按规定要求移交同级地方国家档案馆保存；对于人事档案、会计档案、基建档案、设备仪器档案、产品档案、科研档案等可随企业实体，也可移交上级主管部门。如果以上档案存在无单位接收或者上级主管部门不具备档案安全保管条件的，必须移交所在地地方国家档案馆。

（三）国有改制破产企业改制过程中形成的档案，须移交所在地地方国家档案馆。

四、国有改制破产企业档案保管与处置费用

（一）在国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、编目等项工作所需费用，由原企业或接收单位支付，破产企业从破产费用中支付。对已改制完毕无留存档案整理经费的企业，所需档案整理费用应由其主管部门承担。如果主管部门也无力解决，应由同级政府财政支付。

企业档案分类管理方法篇（6）

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）23009902

企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1 档案分类

企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1 职能分类

职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2 载体分类

随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

1.3 来源分类

企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。

2 利用现状

企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 利用类别存在失衡

尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。

利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。

2.2 档案分类不够科学

尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。

一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。

一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。

2.3 档案管理人员素质良莠不齐

在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。

除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。

2.4 与现行业务相脱节

集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。

随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。

3 几点建议

3.1 完善档案分类管理标准

档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。

3.2 定期对档案进行清理

《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。

3.3 加强编研工作

对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。

3.4 强化档案管理培训

目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。

除此之外，企业档案部门可以对所属二级公司开展多种形式的档案管理培训，如建立实时通讯联系方式，对所遇到的档案管理问题进行及时沟通和解答；制定轮岗培训机制，提高档案管理的实践操作水平；不定期开展档案现场互评工作，交流档案管理先进经验等，促进企业各级部门档案管理水平的整体提高。

3.5 重视利用效果反馈

企业档案利用效果是评估企业档案机构、人员业务水平和工作实效的重要依据。收集和研究的档案的利用效果是企业档案管理的真实反应，对提高企业档案管理水平至关重要。建立健全档案借阅制度，对所查、借阅档案及相关信息进行详细登记，是开展档案利用效果反馈的基础。要将所查、借阅档案信息的利用情况进行实时跟踪，收集档案在相关事务中所发挥的作用，档案管理在哪些方面需要改进等信息，并将其整理汇总后妥善保管。需要改进的信息，要进行深入研究，不断完善管理模式，提高档案管理水平。而从所收集的档案利用案例中追踪出比较典型的档案利用事例，要将其利用过程详细地记录后，形成典型事例选编，宣传档案工作在企业各项管理工作中彰显的重要作用，有助于提高企业对档案工作的重视程度，让档案更好、更有效地为企业各项事业的发展服务。

参考文献

[1]和宝荣.档案分类的特点与档案种类的划分[J].档案学通讯，1988，（1）：2632.

[2]夏飒飒.浅谈成品油销售企业档案工作[J].办公室业务，2014，（5）：5152.

企业档案分类管理方法篇（7）

【原刊页号】26～27

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】对入世后企业档案工作若干问题的探讨

【标题注释】（本文受国家社科基金项目《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》资助）

【 作 者】宗培岭

【作者简介】宗培岭　上海大学文学院

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

加入世贸组织对企业档案工作的影响并不是一时的结果，而是一个长期作用的过程。入世意味着我国的经济将全面与世界经济接轨，处于市场经济体制下的企业在资本所有制形态、技术形态与管理形态上亦会发生深刻的变革。在这一背景下企业档案工作在管理体制、管理模式、服务机制上会面临一系列挑战，对此我们不能站在计划经济体制的角度来研究对策，应结合国情在参照企业档案工作传统经验的基础上，借鉴国外企业档案工作的实践，探讨市场经济体制下企业档案工作的新路。

一、企业档案工作的管理体制及其运行机制

所谓管理体制主要是指管理机构的设置与权限的划分。企业档案工作管理体制包含两方面的含义，一是国家档案行政管理部门对企业档案工作的宏观管理体制，我国目前正处于所有制多元化的阶段，入世后既有相当一批国有与国有控股企业，又有日益增多的民营企业与合资企业，它们在建立健全档案工作上需要有一个过程，为了加强对国家与社会有保存价值档案的监控，并对企业档案工作进行有效指导，国家档案行政管理部门在企业档案工作管理上仍存在完善宏观管理体制的问题。二是企业内部企业档案工作的微观管理体制。在计划经济体制下，一方面多数企业规模较小，形态较为简单，国家档案行政管理部门对企业档案工作实行的是大一统的管理模式，很少研究企业内部档案工作的微观管理体制。另一方面是企业所有制形式单一，很少探讨适合自身的档案管理体制。在市场经济体制下面对企业形态的变化，应当从宏观与微观两个层面上创新企业档案工作的管理体制。

（一）企业档案管理工作体制

创新企业档案工作管理体制的原则是灵活、有效、自主。灵活是指宏观管理体制与微观管理形式要灵活。宏观管理体制要适应企业档案工作多元化发展的需要，微观管理形式应因企而定，不能千企一面，对不同规模、不同资本所有制形态、不同技术形态与管理形态的企业应区别对待。有效指管理效果，宏观上以档案行政管理部门对国家与社会有保存价值的档案不失去控制为限，微观上以能满足企业自我需要为限。自主指宏观管理的目的重在推动企业档案工作依法自主运行。

在这一思想指导下，企业档案工作的管理体制可以表述为：在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理，实行以法人为单位的集中统一管理的管理体制。这一管理体制的具体含义为：

在统一领导、分级（属地）管理原则指导下按类管理。统一领导主要指国家档案局对企业档案工作的领导，分级（属地）管理主要指地方档案行政管理部门对所属地区企业档案工作的管理，这一限定是和我们国家的管理体制相一致的。按类管理是指将企业按资本所有制、规模、或管理形态等划分为若干类型，不同地区的档案行政管理部门对不同类型企业实施不同的管理形式，使企业档案工作管理体制呈现多元化。例如国有或国有控股企业的档案属国有档案，档案行政管理部门应依法进行管理，对民营企业除对国家和社会有保存价值的档案实行依法监督外，在管理方式上主要应以引导、服务为主。

以法人为单位实行集中统一管理。企业档案微观管理体制的核心是集中统一管理。应该说对档案是否实行集中统一管理与企业的所有制间没有必然的联系，问题是要研究集中统一管理的形式与程度。例如大型企业集团是以资产为纽带，以母子公司为主体，多法人的经济联合体，具有多层次的组织结构，在其内部可实行以法人为单位的多级集中统一管理体制。即总公司一级集中统一管理母公司及控股、参股企业有关资产运作的档案，各子公司的档案由法人独自管理。各法人单位在职权范围内对自有档案实行集中统一管理，符合企业法人的地位，也有利于维护企业的权益。至于一般中小型企业，均应以法人为单位实行集中统一管理。

（二）企业档案工作运行机制

管理体制一旦确定，应进一步研究推动体制运行的机制。推动企业档案工作运行的内在动力，主要是企业自身，与档案意识和自身努力程度有关；其外在动力是档案行政管理部门依法行政的能力。下面主要从宏观层面上分析一下推动企业档案工作管理体制运行的机制。

执法监督：在市场经济体制下推动企业档案工作运行的主要手段是执法检查。执法检查的重点一是加强对国家和社会有保存价值档案的监控，二是检查集中统一管理原则的落实。档案行政管理部门在以往执法检查中普遍感到力不从心，执法难具有普遍性。其原因固然是多方面的，例如社会法制观念与企业档案意识不强等，但与执法检查的指导思想也有关，建议增强执法检查的针对性，把重点放在法定档案的范围内，不要指望靠执法检查能解决对所有单位档案的管理问题，希望过大反而会落空。

服务引导：档案行政管理部门的职责主要是执法监督、依法行政和提供公共服务，提供服务本身就是管理的一种形式。目前在企业档案工作宏观管理上存在的普遍问题是，档案行政管理部门的行政管理色彩较浓，服务、引导不足。企业档案工作说到底属企业行为，档案行政管理部门对具体业务不能插手过深，要从习惯“指手划脚”转向通过提供法规服务、标准服务、中介服务、教育服务、典型服务、技术服务等公共服务导向企业档案工作，尤其是对民营企业更应如此，把企业档案工作引导到依法自主运行的轨道上来。

抓大导小：据2001年统计全国有4.68万户国有企业，有203万户私营企业；据2002年2月统计，上海原国有企业实行股份制或其他形式的有61971户，实行股份合作制的有12523户。面对数量众多，类型多样的企业，档案行政管理部门不可能面面俱到地予以一一管理，事实上过去也从未做到过。唯一可行的选择是实行抓大导小的策略。抓大首先要抓住大型企业集团，它们是国民经济的主体，也应该是全国或本地区企业档案工作的主体。其次应抓大型科研活动、重大工程项目、重大经济领域的建档工作。有所失，才有所得，什么都抓结果什么也抓不住，抓住了主体不仅解决了主要矛盾，还能对中小企业起到示范、引导的作用。

行业自律：在市场经济体制下行业协会的作用将会逐渐突出，建国前企业发展的历史也证明了这一点，例如旧上海的同业公会。档案行政管理部门应依托行业协会这一中介组织，通过行业协会去约束、引导企业档案工作，例如在行业内部可根据市场竞争或反倾销的需要统一提出归档范围、管理制度等。

从上述企业档案工作管理体制，可以看见它与传统企业档案工作管理体制的异同。相同点都强调实行统一领导、分级管理的原则，强调集中统一管理的原则。其区别在于：在管理手段上，这一体制改变了以往行政管理为主的做法，强调执法监督为主。在管理形式上，市场经济体制下更强调按属地分类管理、抓大导小的宏观调控职能。在管理方式上，淡化了按专业统一管理，强调行业自律，突出企业的法人地位，以法人为集中统一管理的基础。在管理观念上，改变了以往大一统的管理观念，允许企业档案管理体制的多元化，突出强调服务引导，一般不涉及企业的具体档案业务。

二、企业内部档案管理模式

未来企业档案工作管理模式要与企业形态相适应、与企业需求相适应。

企业档案管理模式与企业形态相适应，主要体现在：一是档案管理机构的设置应与企业规模形态相适应。在企业产权重组中，国家有意识地组建了若干大型企业集团。由于其规模大，组织机构复杂，可实行以法人为基础的多级管理。至于规模一般、结构简单的中小型企业可实行单级管理。二是档案管理形态应与企业技术形态相适应。当前企业档案管理形态有实体管理、信息管理、知识化管理等形态，从全局上看，企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征，其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。三是档案管理的重点应与企业经营管理形态相适应。企业档案中除文书、科技、人事等档案外，以资本运作为主的企业应加强与资本经营相关档案的收集，以生产经营为主的企业应加强经营、知识产权等档案的收集。

为使企业档案管理模式与企业需求相适应，关键是档案部门要转变观念、与时俱进：

其一，档案管理范围应与企业长远需求相适应。在市场经济体制下，一方面从经济效益角度考虑，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大。另一方面企业需要大量有关市场、产品、销售等资料信息。在这一情况下企业档案工作陷入了两难的境地，一是人员安排上难以应付档案工作的需求；二是传统档案中缺乏企业急需的信息。为此企业档案工作应转变观念，正确理解集中统一管理的精神与做法。

企业档案分类管理方法篇（8）

在我国经济飞速发展的今天，人们的维权意识也随之不断的提高，合同作为人们维权的重要依据，也被越来越多的人重视与运用。企业合同的定义是，在一个企业为了实现某一经济项目的目的，通过相关法律条例，由公司法人或相关负责人与其平等的民事个体之间的共同设立的及可变更也可以终止的民事的权力与义务之间关系的书面合同。在企业之中合同档案是企业的经济项目活动中产生的，记录这一项企业的经济活动内容的重要凭据就是企业合同，也是企业维护自己权益的关键凭证，其档案的归类管理的重要性不言而喻。

一、合同档案管理的特点以及其内容

近几年，我国经济飞速发展，其涉及的经济项目活动也越来越多，加上企业维权意识的加强，所产生的合同也日渐增多，要想管理这些合同就要合理化的进行归类存档，为其能更好的为审阅者更方便快捷的查阅这些资料，收集和整理合同材料就是其重要的一个前提条件，与此同时其归类整理也是其重中之重。就目前而言，合同档案所采用的方法是在整个档案库中归类到文书档案与科技档案之中的分散式管理归类法，这使得查阅有些困难。档案的管理基本要求按照企业运行情况和其管理方式来制定合同的内容。

我国最早的法律依据，在现如今更是市场权益保护的法律凭据的重要组成方式，它是具有法律效益的，有明显的法律特征，有很强的制约性。在合同进行的内容里面都是根据相关法律来进行的，否则将会受到制裁，正因为这种法律制约力使其有有力的凭证。[1]对于合同的甲乙双方，合同是重要的法律凭证，使得其在形式之前是受到法律保护的。规范的合同是运用书面的形式进行内容拟定，实行的合同技术资源的系统和真实可行的证据，其中包括：鉴定报告、责任书、技术合约等一系列操作来完成的，再按照当事人的要求进行拟定。

二、企业合同档案中出现的问题

（一）不利于的合同档案统计

现如今还有一些企业，在经济合同制定的过程中，往往忽视对对方的严格审查，轻信一些“熟”人的口头承诺，仅仅只凭借对方一个通知单就进行物品的交易，这样以来对方一旦失信，就会引起纠纷，从而影响公司的利益。另外一些企业虽然拟定的合同，具有一定规范性，但是其合同内容可能会使用模棱两可的话，这样很可能陷入诈骗当中。其中关键的就是，这样口头和不规范的合同收集起来相当困难，企业合同文件过于分散，经常会出现查找不清楚和丢失的问题，造成严重的后果，从而使得公司利益受到损害。

（二）企业合同过于分散

企业在合同签订之后，没有进行合理的档案规划和监控措施，导致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表现就是对要进行变更的合同文件没有及时处理，合同文件没有及时传送，使得整个合同档案管理出现了混乱，归档没有进行分类等一系列相关的问题，从而使得其造成不必要的损失。无论是档案管理部门或是相关责任人都没有在进行关注，企业合同的效率不高，其查找困难，有一部分原因是合同的档案管理没有进行系统的收集和排查，这也正是工作效率不高造成的，这也是其中必要解决的问题。

（三）企业合同档案不重视

档案管理除了在合同的有效期内进行能对合同双方进行制约和行事权力以外，其重要的一点就是对企业经济项目有效档案证明，其能在企业疏通管理流程制定计划等一系列的行动中为其提供帮助，企业之间的合同非常有必要的，同时劳务合同还能起到抑制员工流失的作用，和维护员工的劳动价值的重要作用。[2]但是就实际来说，企业合同在根本上没有起到其相关的作用，无论是员工或是领导都对其不是很重视忽略了其本身的意义，使得合同的查阅力不高，因为其不重视所以合同档案的管理一直没有被整改，还存在着很大的不完整性。

三、企业合同档案的归类管理的必要性解决方案

随着经济的发展，社会的进步，合同越发的重视起来，企业合同档案的归类管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企业都是采用分散管理文书档案中的方法，这就给日常整理文件带来了非常大的不变，下面是提出相应的策略：

（一）合同规范化

合同的相应负责人应了解正常的合同程序，规范合同的形式，必须起到合同材料搜集的齐全并保管和移交给档案部门，从合同的特点可以清楚的知道，合同必须有全面的关联材料，不可随意拟定，应该按照标准的合同规范走，这样可以减少企业与相关主体的纠纷情况。档案部门也要随时进行合同档案的整理与归纳，确保合同的完整性。公司要制定相关的规定，每年在规定时间内进行合同的审查以避免可能发生的情况。[3]

（二）合同的归类原则

企业正常的档案管理，是将其分散到档案管理的两大类型当中，因此我们应该进行改革与创新，根据每一个企业的不同特点进行合同分类管理，其中包括在每一个档案分类中对合同进行单独分类，建立单独的归档处理，打破以往过于分散的合同归档，也可以按照《合同法》合同种类的相关规定进行合同归档管理，这样档案就清楚明确了。

（三）建立合同意识

各个部门的相关负责人对合同必须重视起来，建立合同确立意识。档案管理人员也必须要有严谨的工作态度，认知到合同是公司企业发展关键，也是企业发展的记录者。其应该对合同进行精细规划，可以对合同进行统一的编号处理，每一份合同都有自己唯一的标号，方便查找与保管。

四、总结

企业合同档案的归类管理是企业档案管理中的重中之重，必须要严谨的进行合理的规划和终结，找出其中的问题，进行相应的处理，才能更好的为企业提供最佳的法律凭证，从基础的材料收集入手，对其加强管理，对每一个小的环节的精细把控和合理的运用都是为了企业的更好发展，然而企业在经济飞速发展的今天立于不败之地。

参考文献：

企业档案分类管理方法篇（9）

文章编号：16723198（2015）23009902

企业档案是企业在生产经营和管理活动过程中形成的有保存价值的各种门类和载体的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。对企业档案进行科学、系统的分门别类，不仅影响着档案保管质量，更影响着档案的利用效果。

1 档案分类

企业档案的分类，一般指企业根据一定的标准，按照档案对象的来源、时间、内容和形式等多种属性的异同点，有层次地进行归类，并最终形成具有内在联系的有机整体的过程。

1.1 职能分类

职能分类是企业档案分类中最普遍的一种分类方式。根据1991年国家档案局出台的《工业企业档案分类规则（试行）》要求，工业企业的档案从职能上整体分为了党群工作类、行政管理类、经营管理类等10个一级类目和若干基本二级类目，并允许企业在此基础上结合实际需要对类目进行增减，这对企业档案分类的规范性具有指导意义。作为综合型能源公司的下游板块，石油销售企业的业务范围比较有限，主要集中在区域内成品油的批发和零售，以及加油（气）站和油库的网络开发建设，故相应的档案类别数目涉及也较少，主要包括行政管理类档案（又称文书档案）、建设项目类档案、会计类档案、职工类档案等四大类。

1.2 载体分类

随着文件来源的多元化，档案分类对象的载体形式也各不相同，可因此从档案实体的管理和档案目录中情报信息两方面进行具体划分。实体档案，是传统条件下存在的档案形式，主要体现在纸质类、实物类两种。其中，纸质类档案是以纸质的形式保管的各级各类档案资料，而实物类档案则主要包括荣誉、纪念品类、印信类等具有保存价值的档案。而档案目录中情报信息的分类，通常指档案管理系统中对档案数据的分类存储以及在电脑等电子存储设备中自行录入的档案条目信息。以电子形式存在的档案，是对传统实体档案的一种补充和完善。通过电子系统的搜索功能，利用者能够方便、快捷地查询到所需要的实体档案资料。同时，以声像形式存在的档案资料也可以通过电子存储系统进行保管，有助于提高企业档案资源的品质。

1.3 来源分类

企业档案记录着企业在各种发展时期的全方位的历史资料，以与经营生产活动同时产生的原始档案为主。随着企业规模的不断扩大，企业档案的内容也随之丰富，编研资料成为了既原始档案之后，企业档案的另一种来源途径。相关业务部门或专门档案部门通过对原始资料进行收集、考证、加工、编排后所形成的编研资料，是对原始资料的精炼，可以使档案利用更加科学、系统和方便。以石油销售企业为例，常见的编研资料包括利用文书档案撰写的《组织史及沿革》、《企业年鉴》，《大事记》，以及业务部门年度专项工作的资料综合等。

2 利用现状

企业根据具体情况对本单位浩瀚的档案进行分类，不仅有利于档案的科学管理，增强档案资源的整合程度，更能有效提高档案的利用效率。以石油销售企业为例，档案管理将所涉及的档案进行分类、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在档案的分类与利用过程中实现了档案电子目录与实体档案的有机结合。利用者根据档案的不同分类属性进行查、借阅，为企业的各项业务开展提供了可靠的历史依据。但是，档案的分类利用仍存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 利用类别存在失衡

尽管企业档案馆（室）馆藏档案资料能够根据实际进行分类保管，但是不同类别的档案在利用情况上却不尽相同。以某厅局级石油销售企业2011年-2014年档案利用情况为例，从职能范围看，行政管理类档案查、借阅数量占查、借阅总数的约66%；从载体形式来看，查、借阅的档案91%约为纸质类档案；从来源来看，所有利用的档案中，原始档案占到了94%，而对于编研材料的利用则只占约6%。由此可见，该企业在档案利用类别上存在失衡，档案的利用集中体现在对纸质行政管理类原始文件的查、借阅。

利用类别的失衡，一方面反映出企业行政管理类原始档案的重要性，但另一方面，也反映出企业档案管理开发的不协调性。除了会计类档案和职工类档案需要单独业务部门进行专门归档外，在制度设置和实际操作上，电子公文系统中流转文件的归档分类也已形成了较为规范、固定的流程：各业务部门定期将本部门涉及的有价值的文件材料移交至档案部门，档案部门再根据文件形成的时间、归档部门分类存放于排架。而其他较为零散的文件，如业务部门的汇编材料、不定期召开的具有保存价值的会议材料、荣誉证书、声像材料等，由于其事件发生涉及面广，且具有非固定性和非规律性，档案部门对其难以进行统计，这些文件大多就需要依靠相关部门自觉进行归档移交。一些领导和业务部门因为档案管理意识不强，可能把本该需要归档的文件材料进行自行销毁或者自行保管，造成了企业档案资料在进行集中保管时内容不够完整的尴尬，降低了档案的查全率、查准率。

2.2 档案分类不够科学

尽管根据《工业企业档案分类规则（试行）》和集团公司2014年档案管理手册的相关要求，石油销售企业对本单位的档案进行了较为系统的分类，但是在实际的分类操作中，仍然存在分类不够科学的现象。

一些文件材料在进行归档时，可能不只归属于一个类别而形成交叉档案，在保管时造成分类重合。这种交叉档案，可能是荣誉证书等实物类与纸质类的载体形式的交叉，可能是文书档案与人事档案的交叉、会计档案与文书档案的交叉等职能属性的交叉，也可能是会议材料与相关公文流转文件中部分资料的交叉。这种档案分类的交叉，实质上是档案在类别的设置、辨别、归档与档案管理的系统、完整、齐全、内在联系等要求上的协调问题。为了防止档案的遗漏，档案部门往往宁可将交叉档案进行重复归档，增加了保管成本。

一些档案在实物与电子档案目录中的分类不一致，也是档案分类不够科学的一种表现。由于历史原因，早期的历史档案目录多为人工记录。人工记录工作量大，且记录带有明显的“主观色彩”，在记录过程中难免会存在偏差。而在近几年进行信息化补录的过程中，现任档案管理人员又对当时档案的管理不够了解，造成了一些实物档案可能在电子档案目录中没有记录，或者电子档案中有记录但实物档案却遗失的情况，给档案的信息化建设带来障碍。另外，档案管理系统与实物档案的分类管理要求不同，使得如废弃印章等档案没有建立电子化的统一管理台账，利用者在利用时，只能对实物档案进行反复查找，大大降低了利用效率。

2.3 档案管理人员素质良莠不齐

在石油销售企业的机构设置中，档案部门多以档案室的形式存在，且隶属于办公室的管辖范围。由于档案管理在石油销售企业中处于较为薄弱环节，档案管理人员队伍素质也呈现出良莠不齐的状态。以某厅局级石油销售企业为例，机关及下属的地市公司共有27个档案部门，其中设置专门档案岗位的有8个。从事档案工作人员中，本科毕业占58.7%，专科毕业占37.3%，高中毕业占4%，平均年龄为38岁，平均从事档案部门岗位6.1年。年龄结构的老龄化、学历层级的较低以及岗位的调动频繁，使得档案管理人员对档案的相关经验较弱，对档案分类等理论的掌握不够透彻。不仅如此，在所调查的27名档案管理人员中，尽管有8名为专职档案人员，但是多数档案人员在工作中身兼数职，无暇对档案管理进行深入研究。

除了档案部门人员外，石油销售企业业务部门的文书管理人员素质也不尽如人意。按照档案管理系统的相关要求，石油销售企业的各业务部门都设定了文书管理岗位，主要职责之一就是专门负责对流转公文进行归档。但是在文件流转归档过程中，一些部门的归档文件不够规范、完整，且移交手续不够齐全。受业务管理地位、人员数量等原因限制，档案部门无法对其进行考核，使得移交归档的文件漏、缺的现象较为突出。

2.4 与现行业务相脱节

集团公司档案行政管理部门参照国家档案管理的相关管理规章制度，对所属企事业单位档案管理工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各单位档案行政管理部门负责对本单位的档案进行具体管理，并结合本单位特点进行组织协调。这种管理体制指导下的档案分类，更加注重对已归档文件的规范化、统一化管理，而忽视了与石油销售企业经营特点相联系的分类特殊性，使得企业档案重保存而轻利用。

随着企业地不断发展，企业的查考需要逐渐从对历史档案的分散查询到对历史、现行相关联资料的综合查询。如果企业档案没有将现行文件纳入分类对象，电子文件在形成时的背景信息就很有可能因为以不同格式散存于不同系统或员工个人电脑中而在短期消失，造成了历史档案的无法更新和补充。不完整的档案将会丧失其保存完整历史资料的基本功能，也就很难起到为企业发展提供决策参考的作用。

3 几点建议

3.1 完善档案分类管理标准

档案设置的分类不应是不可更改的。在档案分类利用管理中，档案管理人员要根据企业档案的发展情况，利用信息化的手段，对档案的管理进行不断调整和完善。如对交叉档案实现目录互显。档案实体归类并编制档号装盒之后，在另一方的目录中显示与之配套的档案，利用时分别索取，这样既节约存储成本，也方便省事。而对实体与电子目录不一致的档案，则需建立动态的搜索台账，达到实物与电子目录的相对应关系，真正使档案成为企业利用的“活的资产”。

3.2 定期对档案进行清理

《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定中指出，销毁的档案主要是保管期满或被鉴定为无续存利用价值的档案实体。根据档案的重要程度，石油销售企业档案的保管年限通常为10年，30年和永久保存三种。档案部门应定期组织相关人员对需清理的档案进行鉴定，对无继续保存价值的文件和档案进行逐份造册登记，履行审批销毁程序后，按规定进行销毁，对涉密文件销毁应符合保密要求。定期清理室藏档案，是档案动态管理的重要途径，在档案资源的优化、档案资源的安全等方面发挥着积极的作用。

3.3 加强编研工作

对企业档案馆（室）馆藏档案不同类型、不同密级、不同载体的档案建立有计划、有目的地编研开发，不仅可以对档案是否齐全完整进行检查，更能提高档案资源组织化程度。如在石油销售企业中，企业发展以经营工作为主业，经营数据可以反映企业的生存现状。根据相关业务部门提供的数据，将历年企业管理经营情况进行统计，以数据的形式汇编成册，能够为公司决策制定提供有力的佐证。另外，对现行和废弃印章进行比对所形成的资料，可以从侧面反映企业的发展变革；通过对室存实物档案摸底，筛选出一些有代表性、有特色的实物档案，或者将企业重大活动资料整合，而形成的企业宣传画册、光盘等，能够完整再现历史真相，提升档案知识的认识价值。

3.4 强化档案管理培训

目前，石油销售企业的档案利用者多为档案管理人员，其他业务部门的文书管理人员则只负责对需归档的文件进行归档移交。换言之，档案的查询利用则全部由档案管理人员完成，这加大了档案管理人员的工作量。不仅如此，受主客观条件限制，档案管理人员对所查询档案的指向性、精确性可能不及专门的业务部门，造成了档案查漏率的可能性增加，影响了档案的利用价值。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：要充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进档案的资源共享，开展远程利用。因此，要扩大档案的影响深度和广度，就要加强对其他业务部门文书管理人员的培训指导力度，帮助其熟悉企业档案的分类设置及档案管理系统的查询，从而形成阶梯型的档案利用层次。

企业档案分类管理方法篇（10）

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。