合同档案管理规范篇（1）

随着社会经济的发展，农村生产结构也在逐渐发生变化，土地作为生产资料在遵循家庭承包经营为基础、统分结合的双层经营体制的情况下也随之发生自由承包或流转以解放生产力优化资源配置。因此，农村土地流转合同档案管理务必以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《档案法实施办法》为基础和指导，根据当地的实际情况寻找一种合法、合情的档案管理办法。

一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化

土地是我国农村重要的生产资料，随着经济结构的变化，农村土地流转现象越来越多，城乡建设频繁征占用农户承包地，农户土地承包状况时常发生变动，这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要，一方面关系到切实维护农民的正当权益，另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻，事关农民土地承包权益的维护保障。

调查显示，由于种种原因，当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化，保护措施疲软，诸如：有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档，可能导致信息遗失；还有工作人员变动时对档案资料交接不到位，也容易造成信息遗漏和档案损失；再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐，不符合《档案法》的规定，更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖，甚至带来实际的消极影响，给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。

二、如何完善农村土地流转档案管理工作

各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性，在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式，加强责任意识和忧患防范意识，以期确保档案的完整与安全，为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。

1.普及档案管理法制知识，提升管理能力

档案管理必须全面依循国家的档案管理法制，要注意宣传法制知识。首先，要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训，加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识，促进各单位依法开展档案工作。其次，要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核，考核合格后领取《法制培训合格证》，然后才能参加档案管理工作，这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容，在综合培训中加强法律知识的培训，以增强全员的法律意识。

2.明确管理责任，严格依法归档

各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任，明确管理权限和责任是规范管理的基础，只有这样才能落实依法归档，才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如，签订五年或五年以上土地流转合同的，必须一式五份，县、乡、村、当事人各存一份，还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外，土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管，不得遗失。

一般来说，目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存；土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料，由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座，责任由归，防止管理上越俎代庖造成混乱，杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。

3.严审档案质量，规范收集整理

传统的档案大多是手写体，其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中，土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效，要求数据准确、字迹工整、图谱易读，落款、日期及公章签字等清晰明确，具有可标识性和合法性；纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写，纸张及装订要严格按照档案保护的要求，不易损坏和失散。

及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度，责任到人，及时将合同信息及相关材料进行收集整理，完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询，合同整理归档后，应编制目录以备查询。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和档案的原始材料一般都是纸质媒介，如果遇到潮湿、水浸、燃烧等就会完全损坏，所以档案管理要切实做好安全工作，具体做法如下：（1）土地流转档案管理设置专橱，分专人负责，防止人为损坏、遗失；（2）做好各种防范措施，切实做好防虫、防火、防水、防化学药品、防污染等工作，防止非人为的破坏和损失；（3）不具有保管权限的档案盒材料应及时交由相关法定部门进行保管，不具备保管条件的单位，应及时完善条件或暂交由上级部门协助保管。比如，县、乡（镇）两级档案须依法在保管一定期限后及时、完整地向县级国家综合档案馆移交。

以上是笔者对农村土地流转合同档案规范化管理必要性的认识及策略要点。笔者认为档案管理除了科学、合法的管理制度以外，我们还要建立健全监督检查机制，尤其要加大对乡（镇）和村级档案工作的指导督查力度，防止土地承包档案损毁和丢失。对档案管理不善和违规反纪行为要依法追究民事或刑事责任。

参考文献：

[1]南京市档案局.加强土地承包经营权流转合同档案管理[J].兰台世界，2010（09）.

合同档案管理规范篇（2）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

合同档案管理规范篇（3）

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时，也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求，实现规范化标准化，必须正视问题，细化措施，强化领导，从注重文书处理入手，扎扎实实的改进档案工作，全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1.档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全，档案工作渠道要畅通，要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，档号编制科学、规范，定期检查档案。

2.档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章，定期组织档案人员进行《档案法》的学习，建立档案工作管理网络，促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记，及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，都具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿看，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们要强化系统思维意识，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

合同档案管理规范篇（4）

在思想上要提高认识，明确档案管理规范化的流程，根据本单位实际情况，对档案管理工作进行科学合理规划。并严格遵循各项制度措施，努力提升档案管理工作水平。

（一）明确目标。单位领导要加强联系，密切配合，根据本单位实际，结合档案管理和档案资料使用需要，制定明确的档案管理目标。例如，明确管理人员的工作目标，明确管理制度目标和档案数字化处理所要达到的目标。并在这些目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度得到有效落实。进而有效约束管理人员各项工作，让他们更好履行职责，促进档案管理规范化。

（二）做好规划。根据档案管理目标，以实现档案规范化管理为目标，做好规划工作。举办各种形式的宣传交流活动，增强档案管理意识，增加资金投入，注重信息技术应用。并制定档案管理的长期和远期规划，对完成较好的单位和个人采取奖励措施，对没有达到管理目标的采取惩罚措施。

二、健全档案规范化管理措施

以推动档案管理制度化和流程化为目标，制定健全完善的管理措施，严格规范档案管理各项活动，避免工作上出现疏忽，让档案管理活动有序进行。

（一）完善制度。以实现档案规范化管理为目标，制定健全完善的制度措施，确保各项制度有效落实。同时还要严格遵守和执行各项规定，让相关制度有效落实，更好约束和规范各项工作流程，提高档案管理水平。

（二）明确责任。建立并落实责任制，明确档案管理人员职责，让他们在职责范围内开展工作。并且管理人员要增强责任意识，遵循《档案法》和档案管理规章制度，做好职责内的每一项工作，有效提升档案管理水平。

（三）奖惩激励。建立奖惩激励制度，让管理人员有效遵循管理制度，增强他们的责任感，提高他们的管理水平。例如，对档案管理到位、水平高的单位和和个人实施奖励，对没有遵循制度措施、管理工作不到位的采取惩罚措施。

三、注重提高管理人员素质

?C合采取有效措施，促进档案管理人员素质提高，健全管理培训措施，让他们有效遵循管理流程和制度措施，为档案管理水平提升贡献自己的力量。

（一）引进人才。充分发挥优秀人才的作用，相关单位要结合档案管理需要，以实现档案规范化管理为目标，引进专业知识扎实、管理技能强的工作人员。进而充实档案管理队伍，为有效开展档案管理的各项活动奠定基础，储备优秀的人才资源。

（二）加强培训。以提升档案管理人员素质为目标，构建完善的管理培训措施，明确管理培训目标，更好约束和规范管理人员。加强培训工作，采用讲座、专题学习、课堂授课、参观学习等形式，让档案管理人员深化对理论知识的学习，努力提高管理工作水平，不断积累经验，适合档案管理需要。另外还要加强学习，提高法律意识、责任意识、道德水平，增强对管理工作的适应性，促进档案管理规范化。

四、加强档案管理监督巡视

相关领导要提高思想重视程度，严格落实各项制度，加强巡视和检查监督，及时发现并改进存在的不足，有效规范档案管理各项工作。

（一）健全制度。以提升档案管理规范化水平，有效约束和规范档案管理工作为目标，健全监督巡视制度。合理配备工作人员，明确工作人员职责，让他们有效规范管理活动。根据规章制度和管理规范流程，严格执行和落实巡视监督制度，定期和不定期对档案管理工作开展巡视。要让管理人员明确职责，加强管理，严格遵循相关制度措施。对可能出现的问题，应该及时采取完善措施，从而弥补可能存在的不足，让管理流程更加规范化，管理措施更为有效地执行和落实。同时还要建立有效的巡视监督汇报制度，让负责人汇报自己的工作，做好整改工作，防止档案管理过程出现疏忽，推动档案管理工作水平有效提升。

合同档案管理规范篇（5）

2010年，国家档案局、民政部共同的《殡葬服务单位业务档案管理办法》规定，殡葬档案是指殡葬服务单位业务档案，是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位，在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。殡葬档案工作是殡葬事业的基础性工作，加强殡葬档案规范管理意义重大。本文就如何加强殡葬档案规范管理提出粗浅建议。

一、殡葬档案基本内容

强化殡葬档案规范化管理，首先要弄清殡葬档案的基本情况。科学与合理划分殡葬服务单位殡葬档案分类，科学制定殡葬档案是加强殡葬档案规范化管理的首要环节。

（一）科学合理划分殡葬档案分类。殡葬档案主要包括遗体火化档案、遗体安葬档案和骨灰安葬档案三种。

（二）科学制定殡葬档案归档范围。俗话说巧妇难于无米之炊，没有殡葬档案收集归档，强化殡葬档案规范化管理等于零。相反，对殡葬文件材料的过度收集，会增加殡葬档案工作量，造成人力、物力、财力等资源的浪费。同时还影响殡葬档案的有效利用。因此，要认真研究殡葬工作中形成的文件材料的利用价值及利用规律，科学合理界定哪些是长期利用，哪些是短期利用，哪些是无用的。通过多年的工作实践，方正县殡葬服务部门在县档案局的业务指导下，制定了较为科学合理的《方正县殡葬服务单位档案归档范围》。《归档范围》规定：（1）遗体火化档案包括死亡证明原件或者复印件、火化证明存根、丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明、丧事承办人的有效身份证件复印件及其他相关材料。（2）遗体安葬档案的归档范围主要是指提供土葬服务的公墓在遗体安葬过程中形成的文件材料，主要包括死亡证明原件或者复印件；遗体安葬合同、丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等；丧事承办人的有效身份证件复印件；补充签订的合同或者协议以及其他应当归档的材料等。这里要说明的是随着殡葬事务的改革，土葬属于特殊事例，因此，文件材料和档案形成的少，在此本文不作为重点赘述。（3）骨灰安放（葬）档案包括死亡证明或者火化证明的复印件、骨灰安放（葬）合同、丧事承办人签名的骨灰安放（葬）处理表、业务流程单等、丧事承办人的有效身份证件复印件、补充签订的合同或者协议等及其他应当归档的材料。

二、对殡葬档案科学合理鉴定

殡葬档案的鉴定目的就是让殡葬档案去伪存真,有效管理档案的过程。根据国家档案局、民政部共同的（2010）164号文件《殡葬服务单位业务档案管理办法》规定，殡葬档案在殡葬服务单位保存年限是50年。但是随着社会发展，作为逝者在人生历程中最后的信息记载殡葬档案，在社会实践中起着非常重要的作用，而且利用率也越来越频繁。科学对殡葬档案鉴定,更为科学合理划分档案保管期限,让殡葬档案在合理的时间内发挥最大的有效价值,是实现殡葬档案规范化管理的最终目的。

（一）殡葬档案保管期限划分。在殡葬档案管理实践中，笔者认为在制定殡葬档案保管馆期限时应从逝者的身份、社会地位和对社会的影响与贡献等诸多社会因素综合考量.（1）殡葬档案永久保管。主要是指各个历史时期已故党和国家领导人以及在国际上有重大影响的已故国际风云人物。由于他们为党和国家革命事业做出巨大贡献和取得的伟大丰功伟绩，可谓彪炳史册，值得历代人民怀念敬仰，其殡葬档案保管期限应为永久期限保管。（2）殡葬档案定期保管。主要包括已故的在各个历史时期已经盖棺定论的在政治、军事、经济、文化、科技等诸多领域有一定社会影响力的名人等和已故的社会百姓。在制定殡葬档案定期保管范围时，要科学细化。要具体问题具体分析，也要按照贡献大小,对社会影响力的大小等政治因素考量,做好定期殡葬档案保管期限的科学划分。

（二）殡葬档案鉴定常态化。档案的鉴定在档案规范化管理中是一种常态化化的过程。鉴定是实现殡葬档案规范化管理的基础。殡葬档案的鉴定要在深入研究殡葬服务工作的职能和内在规律，科学有序地开展鉴定工作，才能更好地服务于殡葬事业的发展需要。殡葬档案鉴定工作，主要包括以下方面内容，一是对永久保存价值的殡葬档案进行鉴定，通过鉴定，有的永久保存价值的殡葬档案也许会降到定期保管的范围内。二是对定期保存价值的殡葬档案进行鉴定，通过鉴定，有的定期保存的殡葬档案也会晋升到永久保存的范围内。三是对超期保存的殡葬档案进行鉴定，对已经超期管存的殡葬档案采取两种措施：一是继续延长保存期限，二是实施有效的销毁。殡葬档案在进入销毁环节一定要慎重，程序要合法。实施销毁中，殡葬部门要组成殡葬档案鉴定销毁组织机构，对拟要销毁的殡葬档案进行登记造册，要实施两人以上现场监销。对销毁的殡葬档案清册列入永久保管范围。

三、殡葬档案管理现代化

档案管理的现代化，是档案规范化必由之路，是新时期对档案管理以便更好地为社会提供利用的基本要求。实现殡葬档案现代化对于殡葬事业的改革与发展具有重要意义。殡葬档案工作的现代化主要包括二个方面。

（一）殡葬档案管理现代化。主要是指殡葬档案管理手段实现现代化。一是档案室管理要现代化。档案管理所需要的温度、安全防盗、防火等方面环境设施设备要运用现代化设施设备，运用现代化技术手段，实现人与现代化技术融合，做到实时技术监管。二是档案本身形成要实现数字化和网络化。在保留传统纸质档案的前提下，对需要归档的文件材料实现电子数据化，要建立并形成纸质与电子档案并行机制。

（二）殡葬档案利用网络化。根据国家颁布的《殡葬服务单位业务档案管理办法》的规定，殡葬档案主要供殡葬服务单位使用。火化证明或者安放（葬）证明的持有人凭本人有效身份证件，可以查询、利用相关的殡葬档案。但是殡仪馆、火化场、墓地管理等殡葬服务单位不在一起，而且相隔甚远，给利用者带来诸多不便。如果殡葬档案在利用方面实现殡葬档案信息有效整合，实现利用网络化，通过网络异地查询档案，找到逝者信息，根据逝者的信息由档案室为家属开具加盖殡葬档案室印章的查询材料。这样既方便利用者，减少重复出具证明材料的现象，达到殡葬档案利用高效快捷目的。最重要的是遵循法律相关规定，杜绝由重复出具火化证明而引发的法律纠纷和社会矛盾。

合同档案管理规范篇（6）

随着我国城市化进程不断深入发展，企业人事管理的重要性日益凸显，笔者在结合自身多年实践的基础上，从以下几个角度对于干部档案规范化管理相关问题进行探讨，以期能够提升我国人事管理水平。

一、提升干部档案规范化宣传水平

干部档案的规范化管理在企业的整体人事工作当中意义重大，而干部档案规范化管理首先需要从宣传人手，各个单位应当认识到干部档案规范化宣传的重要性，提升工作人员的档案意识。将干部的档案规范化管理作为日常重点行政工作推行，为干部的档案相关工作提供合理的制度支撑、人力保障和资金支撑。与此同时，也应当重视档案管理相关人员的责任意识培养，提升其服务意识，进而进行干部档案规范化的相关宣传。提升干部档案规范化的宣传，应当将干部档案管理与人才培养模式形结合，两者共同推动企业的人事工作顺畅发展。近年来，由于人事改革的深入推动，干部档案的管理意识所有下降，因此应当通过提升干部档案规范化的渠道，深入进行干部档案的规范化管理。

二、建立健全干部档案规范化管理制度

干部档案管理工作，是一项长期并且复杂的工作，涉及到企业的人事制度、行政制度以及员工管理原则等等，主要包括干部档案的收集、整理以及保存和查阅等工作。想要提升干部档案管理的规范性，就应当建立健全干部档案的规范化管理，建立管理制度的基础应当是我国的《档案法》，进而进行工作相关条例的细化和适用性研究，保障工作有法可依、有法必依，进行规范化的管理。通过建立责任制度、人员安排制度、考勤制度、奖惩制度等一系列制度，推动档案管理效率的提升，进而保障干部档案的规范化管理。

三、严格保障干部档案的真实性

干部档案的真实性是保障干部档案规范化的管理的重要环节，这首先需要从材料准入人手，认真鉴别干部材料的真伪，在进行干部档案收集后，应当在组织相关专业人员对于材料的真实性进行鉴别，保障汇报内容的真实性和准确性。一旦发现错误信息立即进行登记汇报，保障干部档案的真实性。

除此以外，还应当认识到材料审查的价值，工作人员进行初步材料真实性审查后，还应当根据材料的不同用途对于材料进行分类整理，对于过度重复或者已经过期的资料进行清理，保障档案的有效性和真实性。保障材料的完整性，在进行干部的档案筛选的过程中，往往比较容易出现材料缺失的问题，需要工作人员进行仔细核对，及时查漏补缺，发现材料中的问题，及时通知干部本人或者相关单位将真实的材料补充完整。

四、科学进行干部档案排序分类工作

干部档案的真实性得到保障以后，干部档案规范化管理的重点就在于对干部档案进行科学分类排序工作，保障干部当你管理的条理性和整体性。一方面，需要重视干部档案的排序工作，需要将干部档案进行精确分类，根据入职年份、部门、党派等项目进行分类保管，进行规范化保存保障在借阅时能够快速准确的得到相关材料；另一方面，对于干部档案进行合理的排序，合理排序对于工作效率有着很好的提升，通常而言，干部档案的排序可以通过时间顺序、重要程度顺序、更新材料时间顺序等等方式进行排序，无论排序的方式如何，都需要对于项目进行明晰目录的编写，尤其对于材料内容比较繁杂的档案，更需要进行目录的撰写以提升材料查询借阅的效率，进而提升人事工作的效率。

五、谨慎进行干部档案规范化核对后入库

在进行档案的归档排序后，进行企业相关人员的档案进一步整理，需要反复核对材料的数量、准确程度和相关联系方式，确认信息准确无误后将其根据相关的目录的进行装订，装订完成后，在档案的封面上进行信息的编辑，负责人姓名、档案号码以及联系方式，进而完成整个干部档案规范化管理工作。推动我国干部档案规范化借阅模式管理，需要建立起借阅实名登记制度，严格进行借阅制度的落实，审核借阅人的身份和借阅目的，执行合理的借阅手续，保障档案档案和个人信息的准确性和机密性。

合同档案管理规范篇（7）

1.进一步提高对档案管理规范化认识促进档案管理工作现代化

（1）档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，。我们要在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中，公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案，是使档案工作达到规范化，标准化的有效途径。

（2）做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

（3）档案管理规范化工作是档案现代化管理的重要组成部分，是衡量档案管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案规范化工作，对于总结档案工作经验，探索、掌握档案工作规律，提高档案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我们要充分认识做好档案工作的重要性，立足于档案管理长远发展大计，紧紧围绕档案管理为中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，并同步布置、检查、总结、验收档案工作。

2.加强档案管理规范化工作必要措施分析

2.1实施正确的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

（1）相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

（2）在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好二个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

2.2公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.3加强档案工作的组织领导是推进档案工作规范化、标准化的必要举措

首先，为进一步加强对档案工作的领导，单位要成立校档案工作委员会。档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时成立档案室，是档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其次，加强档案工作队伍建设。要建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

2.4提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

合同档案管理规范篇（8）

《会计法》明确规定：“国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位），须依照本法办理会计事务。”各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。会计机构、会计人员依照本法规定进行会计核算、实行会计监督。会计机构、会计人员依法真实、完整地办理了会计事务，也就是说，会计人员生产出合格“产品”了。那么，如何把这一合格“产品”—即会计档案保管好、使用好，是各单位普遍存在的问题。本文就拟把会计档案管理规范化和管理专业化结合统一方面进行探讨。

财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知，自1999年1月1日起执行，对会计档案管理有了明确规定。但是目前的状况是：有的单位会计档案管理比较规范，有的单位会计档案管理的随意性比较大，有的单位在会计核算年度终了，把会计档案往库里一堆了事。没有专职档案人员进行管理，也没有配备兼职人员进行管理，谁需要资料谁都可以查找，严重违反了会计档案管理办法。

随着我国社会主义市场经济的发展，会计工作越来越重要。会计记录的经济活动信息都归集在会计档案中。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各级政府经济信息统计基础性资料，是微观和宏观经济规划的重要依据，也是单位负责人是否廉洁施政的重要证据，会计档案是经济活动综合的反映。

1.会计档案管理的专业化

会计档案管理的专业化，包括两个层面的含义：既包括了会计档案管理需要有专业化的队伍承担管理工作，有包括了管理会计档案的工作人员的专业化工作水平。

县团级以上企事业单位，会计业务量大的，应配备专职会计档案管理人员。事业单位会计档案管理人员应给出编制。国有大型企业配备专职会计档案管理人员，应从会计人员选拔产生。县团级以上企事业单位，会计业务量比较小的，应当在会计机构内部指定专人保管。只有专业化，才能规范化。专业化是会计档案管理规范化的前提和基础。只有专业化和规范化有机结合，才能达到会计档案管理规范的有序统一。

一个单位内部，有不同的会计主体：即一级法人单位，还有二级会计核算单位（即非法人分支机构或二级报账制单位）。不论什么样的会计主体，都有大量的会计档案需归档。单位内部还有不同的行业，会计核算、会计监督对象也不同，客观上也要求会计档案管理的规范化和专业化。不能简单地把会计档案一归档就了事。造成经济信息资源永久沉淀，得不到及时开发和利用。

无论是上述何种会计档案的管理方式，都需要对从业人员进行专业化知识的培训，提高管理人员的档案管理水平。需要做到以下几个方面：首先，从领导层面上要增强对会计档案管理工作的重要性认识，意识会计档案对于本单位开展工作的重要意义和潜在的经济利益；第二，给予一定的物质、经济支持，会计档案的收藏与保管需要一定的物理场地，保证会计档案的安全完整也是提高会计档案馆里专业化水平的重要指标之一；第三，对档案管理人员提供培训的支持，目前很多从事会计档案管理的人员对档案管理知识较为缺乏，或者是对专业性质较强的会计档案的管理缺乏一定的认识，所以对管理人员进行专业化的培训，既有利于提高会计档案的信息质量和保存价值，又有利于提高对会计档案中蕴藏的信息的开发与使用。

2.会计档案管理的规范化

《会计档案管理办法》明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严禁毁损，散失和泄密。”明确了会计档案保管期限和目的，就是要及时对会计档案信息资源有效开发利用。一定时期经济信息资源及时采集利用，可能会对经济社会有极大地推动作用和促进作用；过了保管期限，随着经济的发展，经济和社会工作中的新情况、新问题不断出现，原经济信息资源开发利用价值也就随之终结。及时开发利用会计档案信息资源是关键，把握时代脉搏，需要不断学习型人才，才能有效开发利用会计档案经济信息资源。从开发利用角度看，也需要会计档案管理规范化和专业化。

会计档案管理的规范化需要从制度上进行建设。《会计档案管理办法》是各个单位对会计档案管理制度建设的基本原则，在此基础上对会计档案的立案归档、管理利用、编纂开发和鉴定销毁形成规章制度。实施的细则需要包括以下的几个方面：第一，要建立制度保证会计档案的安全完整，这是会计档案发挥作用的基本前提；第二，要建立档案制度的保管制度，会计档案的主要作用就是为了日后的对于账目的清查鉴定的作用，因此需要建立制度对会计档案的归档期限、范围、种类和使用人员的范围有明确的制度规定；第三，要建立会计档案的鉴定与销毁制度，虽然建立会计档案是为了防止财会人员，但是会计档案还是存在着一定保管规律，要对会计档案的要建立完整的鉴定制度，及时对超过保管期限的档案进行销毁，同时也要对销毁档案的流程和方法进行制度建设，即建立起销毁制度。

合同档案管理规范篇（9）

[摘要]作为医院人力资源管理中的重要组成部分，人事档案管理工作的好坏直接决定着医院人力资源管理的水平，而人力资源对于提升医院医疗服务水平又有着至关重要的作用。因此，加强医院人事档案的管理，已成为当前医院档案管理工作的重中之重。本文从当前医院人事档案管理工作存在的常态问题出发，重点探讨了优化医院人事档案规范化管理的途径，以期为医院档案管理者提供有益参考。

[

关键词 ]医院；人事档案；管理

引言

医院人事档案作为医院人才开发的重要信息资源，能够真实反映医院医护人员的基本情况、专业技能、工作业绩等信息。因此，做好医院人事档案管理工作，对于提高人力管理水平、保障医院的工作正常开展具有重要的作用。但当前，医院人事档案管理工作仍旧存在着许多的问题，如人事档案管理不够规范、信息化推进迟缓、队伍专业素养待强化等。在新时期下，如何迎接新挑战，开创新局面，是摆在档案管理人员面前的重要课题。

一、当前医院人事档案管理工作存在的常态问题

1.人事档案管理制度不够规范

档案管理制度是档案管理的依据，规范化管理是提升档案管理水平的有效保障。但就目前医院人事档案管理现状来看，很多医院实行的人事档案管理制度并未参照规范化、科学化的管理理念，对于如何管理医院人事档案，又或是如何应对管理过程中已出现的失误等问题，都没有设定明确、清晰的规范标准。例如，因缺乏规范化的档案管理制度，导致部分医院在人事档案管理中长期存在分工不明确，遇到责任相互推诿的负面事件；同时，也正由于制度的不规范，使得部分档案管理人员漠视管理工作的保密性，出现医院人事档案泄露等问题。

2.人事档案管理的信息化推进迟缓

目前，人事档案已经进入了一个新的阶段，不仅建成了现今的信息管理系统，而且在个人基本资料方面也逐步取代了纸质档案。但是系统的智能化程度毕竟有限，所以在某些方面还有待开发，比如说对人员年龄的阶段分布、教育程度、所学专业等方面，系统只会做简单检索和制表。在面对诸如所聘职工筛查、统计报告等领域则显得无能为力，不能够较为科学地为人事管理工作服务。除此之外，在最基本的资料汇集和使用上还存在较大缺陷，容易在资料更新时造成遗漏，不能保证档案管理部门接收到第一手信息。

3.队伍专业素养待强化

医院人事档案管理信息化水平的不断提高，既为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。医院人事档案工作较为复杂、繁琐，要求档案管理人员专业、细致，且有较强的信息技术水平和保密意识。但当前，受多重因素的影响，愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训或者素质较低，而无法适应人事档案管理工作的发展进程。信息时代下，对于档案信息化的建设不仅要求从业人员要具备传统档案管理知识，还需要能熟练运用信息库处理技术。然而，实践中很多医院人事档案管理人员对信息技术的掌握程度，远远不能满足医院电子档案管理标准与需求。

二、优化医院人事档案规范化管理的有效途径

1.更新人事档案规范管理理念

更新人事档案规范管理理念，是提高医院人事档案管理水平的前提和基础，也能够使员工规范自身行为，维护医院良好形象。对此，医院应通过广泛的宣传，如开展座谈会议等活动来增强医院人员对于人事档案管理工作重要性的认识。特别是医院管理层应不断更新人事档案规范管理理念，通过示范带头来端正医院全体员工对人事档案管理的认知。同时，档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度，藉以不断强化专业技能，提高工作效率，树立对本职工作的荣誉感和自豪感。更新人事档案规范管理理念，提升管理意识，不仅能够有效促进人事档案管理制度的完善，而且可以疏通和拓宽材料收集的渠道，加快档案建设走向规范化、信息化和科学化。

2.完善人事档案管理规范制度

档案规范化管理是医院人事档案管理工作开展的重中之重，所以对其管理制度的制定必须严格审视，参照实际情况与需求可能性，不断完善医院的人事档案管理制度，其主要包括人事档案查阅制度、人事档案材料送交归档制度、人事档案转递制度等。同时，应建立组织核查认定制度，以避免部分干部档案填写不实的弊端。在档案管理过程中，档案人员可依据原有档案及有关材料，采取组织核实、认定的方法，对干部的简况重新登记造册，建立干部档案卡片，并在干部档案中予以说明，以此作为组织掌握的档案的补充材料，为干部档案管理工作提供真实、可信的依据。同时应对归入档案的材料实行组织核实认定制度，由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查，确认无误后再归入个人档案，从根本上解决档案材料的有效性问题。

3.提升全员管理业务素质水平

当前医院的档案管理工作主要还是依靠人力，档案管理工作人员的综合素质大大影响着档案管理工作的实效性。在新时期，档案管理信息化进程是必然趋势，因此，档案管理员不仅要掌握档案学的基本原理和档案管理过程中的各种实际操作方法，还要熟练运用计算机的操作、网络的查询技术，最大限度地利用信息资源为医院人事管理工作服务；及时了解和掌握人事工作的政策和法规，把握人事档案工作的特点和规律；还要了解人事档案产生的条件和作用，正确理解档案内容，鉴别真伪，准确判断档案的价值，综合分析问题，管好用好人事档案。此外，我们应该加强档案管理人员的综合素质培养，使其适应新时期档案管理工作的新情况，更好地促进医院人事档案管理工作。

4.推动人事档案的信息化管理

身处信息化时代的每一行业都在积极推行信息化建设，由此，人事档案信息化管理同样也是医院信息化建设的方向之一。信息化的人事档案管理，不仅使得档案更便于相关人员的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。对此，医院应吸取先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，根据医院实际情况与经济实力，合理适度地引入相关先进设备，对以往的纸质档案以电子文档形式收编归档，同步设置电子检索功能。但在全面推广信息化管理的同时，须知道发达的信息技术也是利弊同在的，在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，必须严防电子档案遭受网络攻击或恶意窃取等技术漏洞的出现。

结语

人事档案管理水平是医院综合管理能力的重要方面，也是医院综合实力的重要体现。在新形势下，医院人事档案管理机遇与挑战并存，医院管理层要抓住时机，不断创新，使医院人事档案管理工作更为规范、更为高效。

参考文献

合同档案管理规范篇（10）

一、教学档案研究的现状

目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。

二、教学档案管理研究的方法

本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。

三、教学档案管理系统研究的结论与对策

（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。

参考文献：