档案分等级管理篇（1）

一、医院等级评审工作中档案管理的问题

1.档案管理制度不健全

医院在现代化建设中，对于档案管理工作往往没有予以足够重视，没有有效、系统的规章制度。医院档案种类繁多，诸如人事档案、会计档案、病历档案、科研档案及影像档案等，在实际工作中，往往由各职能部门留存，缺乏有效、有序的统一管理，没有系统成文的档案管理办法或者管理办法过于笼统，没有厘清各分管部门职责，形成各部门存有各类档案的情况，档案留存混杂，不仅不利于档案管理，设置还会发生档案丢失现象，影响日后档案利用及医院等级评审工作。

2.档案管理意识欠缺

在现代医院的发展中，技能人才往往会比管理人才更受青睐，医院会着重培养医技、护理人员，忽视管理人才的选用。这种情况的形成，一方面是相关领导不重视档案管理工作，管理意识欠缺。另一方面，档案管理工作一般会由临时人员或兼职人员负责，工作人员水平参差不齐，无法以高标准从事管理工作，达不到相关要求，造成档案管理工作失位。

3.档案管理设施不足

随着技术水平的日益精进，医院在发展中会不断更新医疗设备，从而将更精湛的医技运用到平时医护工作中，为病人提供更为周到的服务，但是往往会忽视档案管理水平的革新，大多医院还停留在较早的档案管理方式，没有专门的档案管理设施，没有数字化的运转系统，更多的依靠人力加以归档管理，降低了管理水平，形成档案管理的混乱、无章。

二、PDCA在医院等级评审工作中提升档案管理的作用

1.制定工作方针，完善制度

P即计划，档案管理工作的有序开展，切实可行的计划不可或缺。依据医院等级评审工作要求，制定合理的工作方针，补充完善既有的档案管理制度。实行三级管理体制，首先明确分管领导，由专门任命的领导直接负责医院档案管理工作，然后将工作具体到档案管理部门，明确部门职能、责任，最后落实工作人员岗位责任制，专人专项，杜绝混乱无章的“人人都管”现象。

2.提升人员素质，加强执行力度

D即执行，完善的制度需要高效、有力的执行，才会发挥制度应有的规制作用。在落实相应人员责任后，需要按照规章制度有条理的工作，分门别类做好档案的归档整理工作。基础资料的收集工作，是其他环节的基础，也是整个工作的重要环节。医院应当通过吸收优秀人才、继续教育等多种方式，提升档案管理人员素质，提升工作人员的执行力，保障工作的顺利开展。具备足够素质后，相关人员才可以第一时间为医院等级评审人员提供准确完整资料。

3.落实岗位责任，优化管理意识

C即检查，对于整理入册的档案，要有专门人员进行核实工作，对工作中存在的疏忽、缺失档案，及时调整、补充完整，确保工作的完整性。通过检查工作，应当强化各职能部门人员的档案管理意识，从思想上予以高度重视，不可因为基础、繁杂的工作性质，而对档案管理工作掉以轻心，要做到档案资料的真实完整，从而方便医院等级评审工作人员对相关档案资料的抽查、核实。

4.做好总结工作

档案分等级管理篇（2）

《**壮族自治区特级档案室等级标准》适用于中央驻桂单位和**区内县直以上机关、团体、事业单位的档案室。

二、考评内容及测评方法

特级档案室设档案室机构与人员、基本设备与装具、业务建设三个大项考评内容。

特级档案室考核以百分制进行测评。测评的方法是将一百分分解到各项内容中，逐项测评，然后累计算分；各单项分数的得分均占本项分数的百分之九十以上，总分达九十五分者即为达标。

三、定级程序

（一）各单位档案室达到一级满二年的，根据特级档案室等级标准自检评分，评分达到特级标准时，向上级主管部门或当地档案行政管理部门提交书面申请报告，并附自检评分表。

（二）申请单位的上级主管部门或当地档案行政管理部门根据其申请报告组成考评组，按标准逐项进行考核测评。自治区级（或相当该级）机构的档案室由自治区档案行政管理部门组织考核评定；市级（或相当该级）机构的档案室由自治区、市档案行政管理部门联合组织考核评定，二层以下机构的档案室由其上级主管部门会同自治区或市档案行政管理部门考核评定；县级（或相当该级）机构的档案室由市、县档案行政管理部门会同其上级主管部门组织考核评定。

四、等级证书的颁发、效力和奖励

单位档案室通过测评后，报经自治区档案局批准后，统一由自治区档案局颁发《**壮族自治区特级档案室》证书。等级证书是单位档案工作综合管理水平的标志，是评价档案室工作的主要依据。

对获得特级的档案室，本单位应根据《中华人民共和国档案法》、《**壮族自治区档案管理条例》的有关规定，给予一定的精神和物质奖励，同级档案行政管理部门或上级主管部门应按分级负责的原则给予奖励。

五、考评组的组织

（一）考评组由5人组成，考评组成员必须具备中级以上专业技术职称，其中3人必须具备高级专业技术职称。

（二）评审员的条件

1、能够正确理解并执行国家及自治区关于档案工作的方针、政策、法规和标准。

2、能够熟练掌握特级档案室标准，精通档案业务，工作认真负责，秉公办事。

3、应具有大专以上学历并有五年以上档案业务指导或机关档案管理工作经验。

（三）评审员的聘任

特级档案室定级评审员由县以上档案行政管理部门推荐，报自治区档案局审批发证，持证上岗。

六、监督检查要求

开展创建特级档案室工作，是我区机关档案事业管理与时俱进，开拓创新的一项重要举措。目的在于鼓励引导我区的各级档案室在新形势下向档案管理现代化和信息化的标准迈进。这项工作涉及面广、持续时间长，各级档案行政管理部门和各专业主管机关应密切合作，高标准、严要求搞好分类指导和监督检查。特级档案室每三年复查一次，发现实际水平达不到标准时，应责成其限期整改；到期仍不达标者，吊销其证书。

自治区档案局每年公布一次授予特级档案室等级证书的档案室名单。

七、附则

档案分等级管理篇（3）

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）05（a）-0196-01

等级医院评审是改善医院管理规范化、加快医院发展的有效手段之一，而档案管理合理应用对于等级评审具有十分重要的意义。但是，在应用档案管理进行等级医院评审中经常存在问题，影响等级医院评审的进程。基于此，本文对于档案管理在等级医院评审中应用的研究不仅具有一定的理论指导意义，也具有一定的实际应用价值。

1 档案管理在等级医院评审中应用现状及意义

目前，档案管理在等级医院评审中的应用越来越普遍，档案管理的规范化、科学化以及标准化能够促进医院的规章制度、工作记录以及病历资料的严格检查以及审验工作，使得等级医院评审的相关资料都能够满足标准以及要求，顺利的实现等级医院评审。

档案管理的应用对于等级医院评审具有十分重要的意义，首先，能够健全医院组织，对于等级医院评审中的工作进行明确分工，促进评审过程中相关资料的收集、整理、完善，能够进行指导和监督，保证等级医院评审中档案资料符合要求；其次，能够加强医院相关部门的档案管理意识，避免出现不完整档案资料，影响等级医院评审所需的材料的真实性以及完整性；再次，档案管理工作的规范化以及科学化管理，对于以后医院开展工作也具有十分重要的意义，在进行等级医院评审过程中，需要准备大量资料，为了确保资料的内容详实、准确可靠，这就需要医院注重档案管理工作，极大促进医院档案管理工作的进展；第四，对档案资料科学的分类以及合理的归档，能够为以后的工作提供有力的条件，奠定坚实的基础。

2 档案管理在等级医院评审中应用存在的问题

随着档案管理在医院工作开展中的应用逐渐增多，在在等级医院评审中应用档案管理也存在不少问题，主要有以下几个方面：

2.1 档案编研力度有待加强

医院等级评审对于专项指标的要求一般超过三年或者更长的时间，需要建立的档案必须连续并且完整，要求医院要加强档案的编研力度。在以前传统的档案编研过程中比较侧重人事档案以及年度报表等方面，在以后的档案编研中可以增加医疗保健质量管理、专科医师培训以及妇幼保健基层指导等专题方面，这样更有利于等级医院评审中资料整理的完整以及规范。

2.2 档案归档的范围需要逐步进行调整

等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作，但却并不在原有的归档范围之列，如院领导的工作日程安排、健康教育课程的全部课件资料等，特别是一些声像资料的归档，如年度“三基”操作考试、医疗保健专项讨论会议等，也是归档范围的遗漏项目，应该及时纳入归档范围，使医院的档案不仅完整而且丰富。要求档案管理不仅要注重前期资料的收集，更要对个别归档后的资料进行及时的补充和完善，根据实际工作及时、灵活地调整归档范围。

2.3 部门档案收集意识有待逐步提高

等级医院评审证明且强化了档案工作在医院管理中的重要作用，也暴露了部门档案收集意识的相对薄弱。由于办公自动化的普及，电子文档的收集成为薄弱环节，在当前这一过渡摸索阶段，对这类档案的界定还比较模糊，给其收集归档工作带来一定难度。因此，加强各部门兼职档案员的归档意识和档案业务素质是控制档案源头质量、保证档案完整性和系统性的重要保障。

3 采取措施以及建议

在等级医院评审的工作过程中，能够很好的检验医院档案管理工作的实现情况，针对上述档案管理存在的相关问题，医院必须做到对档案管理的足够重视，建立科学完善的档案管理制度，促进医院档案管理工作的科学化、制度化以及规范化进程，通常情况下，可以从以下几个方面采取相应的措施。

3.1 建立完善的档案管理队伍

参与医院的档案管理工作人员要具备档案管理专业的理论知识，还应具备一定程度的医疗专业知识、医院人文科学知识以及相关信息管理知识等综合性的知识结构。因此，档案管理人员要加强理论学习，提高自身整体素质，积极开展培训业务，更好的适应医院的档案管理工作。

3.2 在医院工作开展中，要做到加强宣传，提高整体的档案意识

加强医院工作人员的档案知识的宣传以及学习，利用医院等级评审这一平台，宣传档案管理的重要性，使得领导以及职工都具有较高的档案管理意识，有利于以后医院的管理工作顺利开展。

3.3 规范档案原始资料的管理工作，保证医院档案管理资料的完整性

在进行等级医院评审中，各部门以及各科室开展大量工作，但没有及时进行档案记录，或者资料分散，不能形成完整的档案资料，影响评审资料的真实性以及完整性。因此，对原始资料的规范管理，及时、完整的收集显得尤为重要。

3.4 重视档案管理的现代化发展

在医院档案管理工作开展过程中，要改变传统的方式，利用计算机技术以及网络技术进行档案的整理以及相关工作，实现档案管理工作的科技一体化管理，建立电子档案，实现档案实体和档案信息的分离，能够为更多的用户提供服务工作。建立完善的数据库档案系统，在确保安全保密的基础之上，实现电子化统一管理，能够促进医院档案工作的发以及完善。

3.5 加强档案的利用与开发

档案管理多的最终的目的是利用档案方便开展工作。医院档案作为历史的真实记录，其最终目的是作为信息资源在医院的建设中发挥作用。医院档案工作人员要科学的进行档案信息的二次开发以及加工，提供深层次以及多方面的应用信息。

4 结语

综上所述，医院等级评审极大的医院医疗、管理、服务等多方面的水平，医院档案管理部门应该以医院为核心，紧密结合等级医院评审中的资料的整理、收集以及分析工作，是医院的管理更加规范化、科学化以及合理化，确保医院合格通过等级医院评审，为整体医疗事业的发展以及完善做出贡献。

参考文献

档案分等级管理篇（4）

医院档案是医院建设和发展的真实写照和原始记录，做好医院档案管理工作是贯彻国家卫生医疗政策，保障人民健康的需要。它是医院一项重要的基础工作，不但反映医院的发展、建设情况，而且对于保证医院工作的连续性和以后的开发利用有十分重要的作用。

一、县级医院档案管理工作的现状

县级医院由于档案意识淡薄，一般管理体制不够健全，致使档案管理工作不够规范。它们往往缺少专业的高素质档案管理人员，对档案缺少科学的分类管理，管理模式和手段比较落后，部分档案资料缺失现象严重，应该形成的重要档案没有形成，为今后的提供利用留下缺憾。

二、如何做好县级医院的档案管理工作

1．培养高素质的档案管理人员，县级医院档案的规范化和科学化，是关系到见证医院发展、提升医疗服务质量，充分发挥技术人才优势的重要环节，因此培养高素质的档案管理人员是做好县级医院档案工作的关键。要做好县级医院的档案管理工作，档案必须专人管理，强化档案意识，档案管理人员要充分认识自己工作的重要性，热爱档案工作，以做为一名档案工作人员而骄傲。档案工作的目的是把经验与知识当作财富收集、整理、归档、保存起来以便更好地利用，作为一名档案工作者平时要多注意收集、整理、保管，当别人要用时，能在最短的时间内完整地提供出来。因此，县级医院的档案管理员必须慎重选择、培养，即要懂档案管理知识，又要懂医疗知识，即要会分类管理，又要会综合利用，即要懂传统纸质档案的整理，又要懂现代化的信息技术，搞好电子档案（如卫生人事信息系统、电子病历、网上无纸化办公、信息化机读档案管理等）的保管使用。

2．对收集的档案资料进行科学分类

县级医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。

（1）文书档案包括：文件档案（可以按管理指导的级别分为部级文件、省级文件、市级文件、县级文件；卫生部文件、省卫生厅文件、市卫生局文件、县卫生局文件、本医院文件），通过这些档案可以准确地了解国家、省地市各级的方针政策；人事档案（是对医院人员个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的依据），通过人事档案可以明确地反映出县级医院技术人才的分布情况，最大限度地服务于临床；合同、会议纪录、信息档案（包括县级医院与社会各界签订的各种合同，院委会、支部会、全院会等医院重大会议的会议记录、医院发展的信息建设情况及新闻宣传等）；大事记（重点记述本单位重要活动及主要成绩，上级领导视察、机构更迭、重点项目建设、科技创新、重大案件、自然灾害等）。

（2）业务档案包括：县级医院的医疗教学档案（引进上级医疗机构先进的技术、经验，作为乡镇级医院培训基地培训而制定的教学培训计划、大纲、考试管理、实习、见习资料等）；业务学习档案（本院为提高服务质量，增强竞争能力而开展的全员业务学习，培养人才梯队等方面的档案）；科研档案（包括本院技术人才开展的各项科学研究成果档案，在国家、省、地、市各级刊物上发表的科研论文档案等）；医疗过程中形成的各种影像图文档案（如核磁共振、CT、CR、X线胶片、超声声影像、心电图、病理切片等档案）。

（3）科技档案包括：县级医院财务档案；基建档案；医疗设备档案；药品目录档案。

（4）医疗法定文书档案包括：县级医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。

（5）声像、电子、实物档案包括：县级医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。

（6）特殊档案包括：县级医院作为保障全县人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。如在全国人民抗击“非典”的特殊时期，县级医院作为“防非”的第一线，通过实践应对突发事件而形成的“非典”时期的专门档案，建立“非典”和“疑似非典”病例档案，对期间的经验、成果等内容进行了统一的收集、整理和归档；禽流感期间，积极介入，做好禽流感档案的收集整理工作，为日后的防疫及治疗研究等工作提供参考和依据。其它还有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。

3．明确县级医院档案的收集范围和方式方法

（1）收集范围

凡是反映县级医院发展的重大活动与事项，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片、电子文档等资料均属于归档范围。凡归档的各种文字资料必须钢笔书写，字迹工整，所有打印文档，一律用A4纸打印，传真纸一律用A4纸复印后存档，所有图片、声像制品要求清晰明了；凡归档电子文档必须以年为单位，分门别类建立文件夹，便于整理检索使用。

（2）方式方法

①平时收集。档案管理人员应根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后及时收集、整理，如医疗文书档案。

②定期收集。对平时收集有困难的文件材料，应根据其形的实际定期适时收集，以防散失。如工作周报、月报、总结计划、大事记、业务学习、专题讲座、职代会、全院职工大会等。

③年终总汇。每年年终时要将各科室、各领导手中当年的文件资料统一清查、收集、整理，以保证归档文件材料齐全、完整。

县级医院档案收集要本着及时、齐全、完整的原则，做为档案管理工作人员要确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏，要随时关注医院大事，及时归档，妥善保管，随时为利用的人提供，做到“收得来，查得到”，“进得来，借得出”。发挥档案的最大效用。

三、新形势下做好县级医院档案工作应注意的问题

1.要增强服务意识，更新服务观念，深化服务内容，优化服务方式，提高本医院各种档案的利用率。

档案分等级管理篇（5）

（一）加强档案清查工作

档案管理中对档案室收集的文件资料，必须进行严格分类，整理、著录、归档这些程序，才能实现档案标准化、规范化管理。

（二）统一档案分类号

应用现代化进行档案管理能够方便人们对档案资料的快速查找需要。因此，对企业档案室的档案进行统一分类号是非常必要的。遵循国档发[1991]20号《工业企业档案分类试行规则》（企业档案十大类分类法）的要求，以本企业全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，作出科学的、统一的档案分类号，制定了本企业《档案分类细则》，从而保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用，共设置十个一级类目，采用0—9标识。例如：党群工作类一分类编号“0”、基本建设类—分类编号“6”等。结合各大类档案形成的不同的特点，可以设置二级类目、三级类目。如：地形—分类编号“6.11.13”。

（三）规范使用题名提高检索准确率

首先要保证档案题名与档案内容相符；一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]号”，有副标题的文件，如果正题名能够反应文件内容时，则无需抄录副提名。其次独立性强的文件附件，可在正提名后抄录副提名，外加“（）号”，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定（附：市民公约）”。最后，需要根据用户检索需求，正确填写档案内容。如：“关于聘任李玉等2名同志专业技术职务的通知（质计部：李玉，生产部：王东）。”利用计算机一次输入多次输出的功能将人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

档案基础工作数据量非常的大，因此需要采用科学的、规范的工作流程才能够最大限度的提高档案现代化信息管理进程。

（一）抓重点，循序渐进进行整理

档案管理的工作重心是提高档案的利用率，因此在档案基础工作整理中，要抓住档案内容重点，满足实际需要，快速建立起与实际应用的沟通机制。在对档案进行综合整理过程中，首先，对应用价值高、利用率高的档案进行优先整理，其次，对开放性的核心档案进行加工整理，再次，对不开放的档案进行整理，最后对利用率低的档案进行整理。档案整理不可盲目性和随意性，要严格按照整理历程循序渐进进行。

（二）分等级、分层次著录

在进行档案著录过程中可以根据档案的等级进行分层次著录。在对档案进行分级时，大体可以分为四个等级，第一等级是利用率高的重要文件；第二等级是利用率高的一般文件；第三等级是利用率低的重要文件；第四等级是利用率低的一般文件。在分级的档案中又可对其进行分层次著录，可以分为三个层次，即：文件级著录、组合级著录和案卷级著录。文件级著录是档案包含内容庞杂，理论点多的文件；组合级著录是档案涉及文件多但内容相同或者相关；案卷级著录是档案反应问题单一的文件。分等级、分层次著录能够区分出档案的内容和特征，同时又可以在整理中有序进行省时省力。

档案分等级管理篇（6）

1.院系教学档案管理存在的问题

1.1 档案材料不齐全。普通高校系级档案管理工作起步较晚，制度不建全，对教学档案管理的意识较为薄弱，对这项工作的重要性还没有一个完整的认识。相当一部分教学档案材料没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全，不完整。如每学期都有青年教师培养部署，却没有具体实施过程中的文字记载，没有培养计划和总结。为了迎接教育评估，补充档案材料的缺口，需要花费很多物力、财力和人力来进行，这不仅造成了巨大的浪费，并且在很大程度上影响了正常教学工作的秩序，同时也影响了档案材料的真实性。

1.2 档案材料不规范。系级教学档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少归类统计：如实验室向学生开放统计；学生使用教材使用率及优秀教材统计等。有部分档案材料原始记录书写用圆珠笔铅笔或复印件代替，纸张大小不一，长短不齐。有些教学档案记录"有头无尾，有终无始"，如重点课程建设，有审报表，缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料。

随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展，对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，探讨在信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务的作用，主动适应21世纪高等教育改革发展的需要，已成为当前高校院系级教学档案管理工作面临的重要课题。

2.高校院系级教学档案信息化管理对策

2.1 教学档案信息化的含义和内容。教学档案信息化是指根据信息利用规律实现其利用价值，在院系级教学档案管理工作中全面应用现代信息技术，对教学档案资源进行有效的管理并提供后续服务。信息化的主要目的就是促使院系级教学档案管理模式从传统的以教学档案实体保管为重点向利用教学档案为教学工作服务的方向逐渐过渡和转换，充分体现高校办学的最大服务效益。

高校院系级教学档案信息化主要包括四个方面的内容：教学档案资源收集信息化，教学档案资源管理信息化，教学档案资源利用信息化，教学档案资源共享信息化。院系级教学档案信息化将使院系广泛使用的纸质档案向磁盘、光盘、网络等信息化介质转变，使院系级教学档案文件的收集、管理和利用方式发生根本性的变化，有利于院系级档案信息的长期保存和教学档案资源的开发、利用，必将大大提高院系级档案管理的质量。

2.2 院系级教学档案信息化的对策。围绕做好高校院系级教学档案信息化工作，结合院系级教学档案管理的特点和存在的不足，在管理信息化建设过程中，应着重做好以下几个方面的工作：

2.2.1 做好院系级教学原始信息收集工作。建立健全系级教学档案管理工作规章制度是教学档案管理规范化、制度化、科学化的根本保证。为此，各院系应依据《档案法》、《高校档案工作规范》等相关档案管理规范，根据学校的要求，结合本院系的实际情况，制定出适合院系级档案管理工作的规章制度，统一院系级教学资料分类标准和管理方法，以便于实现院系级教学资料档案的信息化储存、检索和利用。用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系级教学档案工作，使教学档案建设和教学管理工作有章可循，促进院系级教学档案管理工作规范化、制度化、科学化。

2.2.2 提高院系级教学档案资源的利用率。院系级教学档案这一信息资源的科学管理和开发利用与其管理手段有着密切联系，既要不断挖掘传统管理手段的潜力，更应着眼于强化现代化管理手段，改善档案管理方法，使教学档案实现科学、规范管理，提高其利用率更好地为教学这个中心工作服务。借助于信息化管理手段，除了可对院系级教学档案进行有效管理，实现检索综合查询外，还可尝试通过信息手段对院系各教学年度的历史档案资料进行综合分析，寻找出教学发展的规律，进而预测教学前景，找出教学发展与努力的方向，实现更加快捷的管理和利用的目的。

档案分等级管理篇（7）

2区级环境站环境监测档案的收集与整理

收集工作作为监测档案管理工作的基础环节，在实施资料收集工作前，第一要做好归档范围的确定，区级环境监测档案作为对所在区域内的水、空气质量、土壤、生物物种等内容的监测，以及对所在区域污染源、污染程度等所构建的环境保护档案，区级环境监测站归档的范围主要是：环境监测的计划、环境监测月报、环境监测年报、环境监测所使用的技术、环境监测结果的总结等等。区级环境监测档案收集的过程中，需要各个工作人员与档案人员的有效配合，以此来提升区级环境站环境监测的档案管理效果。

3提升区级环境站监测档案管理与利用效果的策略

3.1做好区级环境站环境监测档案的有效分析

区级环境站档案的分类，指的是按照环境监测档案的内容或者形式的差异，根据一定的分类方法，使用环境监测档案的分类标准，对区级环境监测的档案做出详细、系统的分类。对区级环境监测档案的分类，及时提升档案认识的一种方法，也是提升环境监测档案管理有效性的手段，并且档案分类是区级环境站档案管理的有效工具。所以，在进行档案分类的时候，需要严格按照档案价值、档案类型进行规定和实施。

3.2做好区级环境监测站档案的组卷

区级环境监测站作为环境监测的组织管理部门，其所收集和整理的档案文件，是通过集合体的形式，即我们所讲的组卷，常用的组卷方法有：按照结构组卷、按照子项组卷、按照工序或者监测的阶段组卷等等。当前区级环境监测档案常用的方法是按时间和问题组卷。例如：在同一年里面的进行的噪声监测记录，监测报表等构成一个档案保管的单位。对于相同的环境监测评价可以作为一个单位进行保管。

档案分等级管理篇（8）

0 引言

随着高等教育体制改革的不断深化，我校办学规模的不断扩大。二级学院档案管理工作也呈现了不少问题，本文根据我校二级学院档案管理中的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。

1 二级学院档案工作中存在的主要问题

1.1 对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失严重。二级学院般都是在原有系的基础上建立起来的，长期处在教学的第一线，对档案的认识水平低水平，直接导致档案管理水平普遍偏低。不管领导，还是普通教职员工往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的收集、整理，错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，把档案管理看作自己的额外工作，只有在上级机关检查时才临时突击，应付了事。部分教师甚至对档案的归档持抵触态度，有些人认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应上交档案部门，有些人则为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不归档，给档案材料的收集增加了难度。有些二级学院档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担着许多其它工作，难以抽出时间为由，把此项工作往后排，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过了收集时间，导致档案的收集不全。

1.2 二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一个明确的概念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。

1.3 缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较晚，所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。①界限不清。二级学院产生的文件材料有的已列入学校档案室的收归档范围，有的则没有，因此，许多有保存价值的文件材料都处于散乱状态，被随意堆放，没有集中统一管理。②管理不细。对于已经收集起来的档案材料的管理混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在处，不仅不便于查找利用，并且容易造成档案的丢失。③职责不明。二级学院虽都已配了档案管理员，但档案管理工的职责不明确。

1.4 二级学院档案管理人员索质不高。由于二级学院人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虑设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的热悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员仅有极其微弱的比例，复合型的档案答人才极其贫乏。这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了二级学院档案管理和建设工作顺利、有序进行。

2 二级学院档案管理的措施

2.1 采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和二级学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过internet供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的internet网络，把形成的档案信息，如博硕论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。

2.2 提高档案意识、强化规范制度管理。加强对《档案法》的宣传和学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，提高档案管理人员的业务水平，举办档案业务专题讲座，不断提二级学院领导和教职工整体的档案意识。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。要加强对二级学院档案工作人员的监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案工作的规范化，从源头就把好关。。学院档案的现代化管理应纳入二级学院办公技术现代化的统一规划，通过计算机网络对学院档案实现完整、准确和动态、立体的管理。

2.3 充分发挥二级学院档案管理特色。在档案管理方面，二级学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。首先，大量反映二级学院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定了二级学院在档案管理上也存在着差异性。

2.4 提高管理人员索质，搞好二级学院档案工作。建立一支结构合理、索质精良的专兼职档案管理队伍是前提。领导要重视高校二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更自观的认识，这可以提高二级学院档案员的立卷和归档工作的专业化水平。

参考文献：

[1]涂丛英.以校园网为依托.推进高校档案数字化建设[j].档案学研究.2005.(2).

档案分等级管理篇（9）

近年来，随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。

一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战

1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求

教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策，使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万，我国高等教育出现了规模的大发展，成为世界上在学学生规模最大的国家，这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加，必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增，教学档案管理难度也随之加大，对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。

2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战

随着高校优化合并和规模化的发展，很多大学形成“一校多区”的办学格局，二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态，使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前，伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制，学生的自主选择空间日益扩大，更大程度地发挥“因材施教”，引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课，允许学生提前毕业、延期毕业，这也对教学档案管理提出了更高的要求，尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面，面临着更高的要求。

3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性

随着高校内部管理体制的改革，高校开始推行院系二级管理，二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大，因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化，以笔者所在单位广东药学院为例，一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成，原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理，如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等，因此，二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。

二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚，处于实践探索阶段，制度不够健全合理，缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前，相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室，也没有配备专职或兼职的档案员，导致教学档案没有专人管理，职责不明确，教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。

2.重视程度不够，档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务，特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下，从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在评估检查时，往往临时突击，应付差事，草率整理。

3.管理手段落后，缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段，学校档案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门，对各二级学院的监督指导不到位，不及时。另外，由于大多数高校采取高度集中的管理体制，各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥，统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。

三、完善高校二级院系教学档案管理的措施

1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理，以提高工作效率，适应改革需求

随着高校改革的不断深入，在办公自动化技术取得突破性进展的背景下，二级院系教学档案应当实现网络化管理，借助互联网、校园网及网络版档案管理软件，建立教学档案信息平台，实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接，档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通，完成教学档案信息的上传下达，使二级学院教学档案管理工作向纵深发展，形成高效、安全、智能化的网络模式。

2.根据自身实际，逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度，使档案管理有规可循

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者，根据实际情况，结合学校档案馆(室)的业务要求，充分发挥主观能动性和创新精神，制定教学档案管理的各项规章制度，在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下，使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性，让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度，包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

3.转变思想，加强宣传，重视教学档案的建设，增强档案意识

从二级院系领导到档案管理员，都要转变以往“档案与我无关”的观念，提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任，利用各种宣传媒体、内部刊物等，宣传教学档案的价值和巨大作用，使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益，通过思想境界的提升和价值观的调整，切实提高全体教职工的档案意识。

4.提高档案管理人员素质，搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用，重视二级院系档案人才队伍建设，有条件的可以安排专职的档案工作人员，加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导，由学校档案馆(室)的专职档案工作人员，结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩，激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感，从而提高二级院系教学档案工作水平。

参考文献

档案分等级管理篇（10）

中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①

1 高职院校二级学院档案管理的范围

高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。

1.1 党务行政资料的归档

包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。

1.2 教学常规资料的归档

包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。

1.3 师资队伍资料的归档

包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。

1.4 实验实训资料的归档

包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。

1.5 学生管理资料的归档

包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。

2 高职院校二级学院档案管理的重要性

随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。

3 高职院校二级学院档案管理存在的问题

（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。

（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。

（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。

（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。

4 高职院校二级学院档案管理的建议

（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。

（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。

（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。

（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。

（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。

（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。

5 余论

随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。

注释