档案文献管理篇（1）

当前献血者档案管理中存在的不足

一是对档案管理重视不够，设施较为简陋。

部分领导对献血者档案管理工作的认识还存在着一些误区，认为献血者档案工作就是保管的事务性工作，不是单位中心工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查阅就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，或认为直接是专(兼)职档案管理人员的事。因此，往往未把献血者档案管理工作纳入到议事日程，不够重视献血者档案管理工作，档案室建设设计不标准、不规范，六防设备不配套，易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。

二是档案管理人员管理水平还有待进一步提高。

由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，加之管档专业知识培训较少，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时喜欢采用原始的手工操作方式，信息化程度不高。有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，不利于档案管理效率的提高，还造成一定的资源浪费，甚至直接影响到献血者档案的完整与安全，如反复调阅纸张变脆、字迹褪色。

档案文献管理篇（2）

众所周知，学校档案管理工作与学校发展息息相关。进入新世纪以来，我国学校档案管理越来越受到重视，它的管理质量直接影响到校园文化建设水平。高效的档案管理工作能够提升学生的发展水平，同时也能够为教师创建良好的教学环境，调动他们的工作积极性，从而提升学校的教学质量。学校档案管理作为校园文化的重要载体，它可以为校园文化各项工作提供档案信息保障，将校园中的制度文化逐渐变为历史精神文化，并且能够以物质的形态保存下来，从而不断丰富学校的校园文化。因此在今后的发展中，学校管理者需要重视档案管理工作，充分发挥档案管理对校园文化建设的重要作用，最终达到档案管理目标。

一、学校档案管理在校园文化建设中存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足

在学校管理中，人们一般会忽视档案管理工作的重要性，这样就导致学校档案管理质量较差，不能够满足校园文化发展的需求。甚至在一些规模较小的学校，他们没有建立相应的档案室，没有将学校的文件和档案进行规范整理，还有一些学校虽然建立相应的档案管理室，但是建设水平较低，管理环境较差，不能够达到对档案管理的要求，容易导致档案的丢失或损坏。对档案工作认识不足是造成这些情况发生的主要原因，工作人员应该认识到自己工作的价值，不是仅仅把资料整理好而已，更重要是认识到这些资料的价值所在。

（二）档案管理制度不完善

学校在进行档案管理时需要有比较完善的管理制度进行支撑，规范管理人员的各项工作，这样才能够达到档案管理目标。但是在实际的管理工作中，许多学校的档案管理制度不够完善，没有对档案管理的各项工作流程做出明确规定，同时也没有对档案管理的环境做出要求，使得学校档案管理制度形同虚设，没有真正发挥相应的作用。领导对档案管理工作的不重视，在制定管理制度的时候，只是为了制定而制定，没有切合实际情况。在制定管理制度中，缺乏档案管理流程、管理环境的规定，这样工作人员在执行时随心所欲，不能好好保护档案资料。

（三）档案管理人员专业素质较低

当前我国许多学校的档案管理人员专业素质比较低，他们大多数是兼职人员，而且负责的任务较繁杂，这样他们不能够将精力全身心投入到档案管理工作中来，从而会降低学校档案管理的质量，也就不利于校园文化的建设。除此之外，这些档案管理人员他们大部分没有经过系统的管理培训，在归档时容易出现问题，最终会降低其为教师和学生的档案管理服务的水平。档案管理工作在学校里，就像是一个边缘化的工作，没人愿意去做，因为工作多而且看不出成效。学校对于档案管理也抱着一种可有可无的态度，没有加强领导和监督，也没有给予必要的重视。档案管理工作人员的素质低，档案管理工作不能到位，档案资源不能有效利用，造成了档案资料的浪费。

二、提升学校档案管理水平的对策

（一）转变思想，提升校园文化认知

在进行校园文化建设过程中学校要对档案管理进行强化，要通过档案资源对校园文化体系进行丰富，由该资源结构构建全方位服务结构，从而保障校园文化建设工作能够顺利开展。

1.首先要转变思想，加强对档案管理的认识。转变思想，充分了解档案管理内容，将档案管理资源应用到校园文化建设的各个过程中。在日常工作中，要树立“用档”的观念，而不是仅仅管理档案。提高人们对档案的认识，使学校里的档案资源得到充分的利用。学校要树立正确的档案管理理念，要从领导层形成正确的档案管理认识，充分挖掘档案管理工作在校园文化建设中的作用，从该资源出发构建对应文化建设体系。要强化自身档案交流，加大档案管理人力、物力的投入，对该资源进行充分利用，形成有序化管理，丰富校园文化建设层次。

2.提升自身认识，充分认识到档案管理的文化作用，提升自身工作的主动性。当前校园文化建设在很大程度上受到档案管理的影响，档案管理内容不完善直接造成校园文化建设不到位，严重影响了学校发展和学生发展。因此，档案管理人员要深入挖掘档案管理内容与校园文化建设之间的联系，要对档案管理的服务功能进行全面拓展，形成积极、主动地做好档案管理建设工作，营造和谐校园服务体系，传播高品位校园文化活动。

（二）完善机制，优化档案管理制度

档案管理是校园文化建设中不可或缺的关键内容，其服务质量和服务效益决定着校园文化体系的构建水平。在对档案管理工作落实时学校要加大档案管理机制建设，要依照档案管理需求形成全方位督导评估体系，将制度内容与档案管理真正融合在一起，从本质上优化管理效益。

在对管理制度进行构建时学校先要把握好档案日常管理制度、档案监督制度、档案评价制度等内容，要依照档案管理工作要素及档案管理工作注意事项形成对应制度体系，将制度内容渗透到日常工作的方方面面，从而保证档案管理过程中人员能够有章可循、有据可依，实现管理工作的全方位完善。尤其是在档案管理制度开发方面，学校要加大开发力度，要依照信息化校园需求对制度机制不断革新，为校园文化建设开发新的资源，从而真正提升管理制度协调效果。其次，要树立档案管理典型及榜样，通过档案管理优秀案例形成促进作用，对自身档案管理体系进行督促和激励，让档案管理工作能够全面、高效地落实。

（三）提升素质，改善组织管理结构

档案管理人员素质直接影响着档案管理工作质量，是校园文化环境优化的基础。只有形成高素质、高水平的档案管理组织，档案管理氛围才能够得到本质上的提升，校园文化环境才能够得到根本上的转变。

学校要加大档案管理人员培训，依照学校档案管理需求对人员技术水平及能力素质进行提升，确保人员能够真正符合学校档案管理需求，能够高质量、高效益地服务于校园文化环境建设。技术培训过程中要对档案管理基础知识、文化知识、计算机知识、管理及文史知识等进行全面渗透，要在培训过程中提升人员上述知识认知，让管理人员业务水平能够得到全方位改善。素质培训主要包括服务态度、管理态度、责任心等，要提升人员对档案管理的主观能动性，改善档案管理氛围。与此同时，学校还要依照具体档案管理需求适当引入新型人才，改善档案管理人员结构，提升管理工作的协调性和有效性，有针对性地为人员安排外出调研及学习，丰富学校档案管理工作内容。

（四）利用网络，提高信息管理水平

在传统的档案管理中，大部分采用人工管理的方式，这样的管理不仅费时费力，而且管理质量也不尽如人意。因此学校在今后的档案管理中需要提升其信息化水平，充分利用网络技术，实现档案的信息化管理，完善学生和教师的档案信息，从而为他们提供更加便捷的服务，为学校校园文化的发展提供档案支持，提升学校的人文水平，最终达到校园文化建设目标。学校还要积极完善档案数据库，积极开发和利用校园档案信息资源，实现文化建设和档案管理的一体化发展。通过这样的网络信息建设，相关人员能够及时档案信息，让学生和教师了解自身的状况，调动他们学习和工作的积极性，为校园文化建设提供更好的档案资源支持。

综上所述，学校档案管理工作与校园文化建设紧密相连，档案管理人员在今后的管理中需要积极转变自身的理念，学习更加科学的管理方案，制定完善的管理制度，这样才能够达到管理目标，为校园文化建设提供资源保障。除此之外，学校也要提升档案信息化管理水平，增强档案管理效率，保证档案管理服务质量，从而提高学校档案管理工作水平。

参考文献：

[1]潘昕，李名家. 高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角[J]. 华中农业大学学报（社会科学版），2013，02：133-136.

档案文献管理篇（3）

客观上，长期以来我国档案文献遗产保护十分重视保护技术的开发，形成了以技术研发为主导的基本特征，却忽视了如何组织实施技术的研究。当代文献遗产保护及其研究工作也暴露出一些缺陷，诸如对文献遗产的结构与分布研究不够、对保护基础工作的重视不够、部门各自为政、部门间保护工作失衡、专指性保护法律缺位、专门性教育匱乏、技术研究项目重复、科研机构设置不合理等。这些方面都或多或少地影响到档案文献遗产保护技术推进的成效。如何科学地认识档案文献保护技术推进过程中组织管理的地位和作用，并在实践过程中通过组织管理的优化使得档案文献遗产保护技术推进的成效最大化，这是一个需要深入研究的问题。

1.对组织管理在档案文献遗产保护技术推进中作用的正确理解

“组织”含有多种含义：是社会实体；有明确的目标；有精心设计的结构和协调的活动系统；与外部环境相联系。管理是存在于社会中的一种目标责任活动过程，它以人为中心，以决策为基础，通过计划、组织、领导、控制等手段协调组织活动中的各项关系和工作，以期达到预期的目标。可见，组织与管理的含义是不同的。组织管理，相对于档案文献保护的技术层面而言，是影响技术推进的各种因素的总称，是档案文献遗产技术性保护以外的各种因素的统称。以档案文献遗产保护标准为例，不论是国际标准还是国家标准、行业标准，它们本身并不是技术，但直接影响档案文献遗产保护技术的实施，故将其归纳到组织管理层面。

《保护世界文化与自然遗产公约》第4条规定，遗产保护需要各国竭尽全力，最大限度地利用本国资源，必要时利用所能获得的国际援助和合作，特别是财政、艺术、科学及技术方面的援助和合作。这体现了联合国教科文组织保护遗产的总体思路和基本框架是技术层面与组织管理层面的有机结合。国家文物局单霁翔局长指出，要用十七大精神推动当前的文物保护工作，一是要积极结合文化遗产保护实际开展调査研究，着力思考研究各项工作面临的新情况新矛盾，以科学发展观为指导，研讨新思路新举措，力争取得一批富有成效的调研成果。二是要抓住文物保护法修订颁布五周年的时机，大力开展宣传贯彻文物保护法活动。三是要推进第三次全国文物普査工作。目前各地都积极启动普查工作，但是工作进度还不平衡。调査研究是推动文物保护工作的基础，而法律宣传、组织以及人财物的保障，都是文物保护技术房面之外的部分，归属于文物保护的组织管理层面。

可见，保护遗产并非只是“技术“一枝独秀，需要百花齐放，多方合作。在档案文献遗产保护过程中，技术的应用是硬性的，技术应用过程中的组织管理是软性的。只有硬性和软性的有机结合，即技术的应用及其组织管理紧密结合起来，档案文献遗产保护技术推进才会产生成效。也就是说，在档案文献遗产保护技术推进的过程中，技术性保护的优先使用具有必然性，而树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，才能取得档案文献遗产保护技术推进成效的最大化。

2.组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用从定量的方面进行研究

为了定量分析组织管理各个因素在档案文献遗产保护技术推进中的作用，有必要对影响档案文献遗产保护的因素进行剖析。

因素是构成事物本质的成分，决定事物成败的原因或条件。在档案文献保护漫长的发展历程中，必然存在各种复杂的因素影响着档案文献遗产保护的成效。按照视角的不同，这些影响因素既有社会方面的，也有机构方面和个人方面的；既有行政管理方面的，也有业务工作方面的；还可以分为人、财、物方面的，物质的、能量的和信息的，国内和国外的，保护系统内部的和外部的等。对这些因素进行深入分析，有助于全面地考察与档案文献遗产保护技术推进相关的各种因素，从中发现组织管理所起的作用。

一般认为，影响保护档案文献成效的因素可以分为外因和内因两个方面。内因方面，与之相关的因素包括管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、保护法律法规建设、保护物质条件与经费投人等。内因是事物变化发展的内在根据，事物存在的基础，是一事物区别于他事物的内在本质，是事物运动的源泉和动力，它规定着事物运动和发展的基本趋势，直关档案文献保护的效果。外因方面，档案文献保护系统与外界有着密切的相互联系。相互联系的实质是系统各要素之间以及系统与环境之间发生着广泛的物质、能量和信息交换。这些外界因素不仅包括宗教、政治体制、经济实力和技术条件等社会环境因素，也包含人为因素，毕竟不同的人具有不同的遗产保护意识和行为。因此，社会保护意识的强弱、

相关法律法规是否健全、遗产保护信息传播通畅与否、经费保障是否得力等都直接决定着档案文献遗产保护的发展步伐，影响着档案文献遗产保护的未来。由此可见，不少因素直接或间接地影响和制约着档案文献遗产保护的水平和速度。其中，组织管理方面的因素是不可忽视的重要方面。因此，在实施档案文献遗产保护技术过程中，需要加强组织管理方面的工作。

3.组织管理与档案文献遗产保护技术推进之间的定量关系

用层次分析法进行过量化研究。层次分析法由美国著名运筹学家萨蒂创建，是对问题所涉及的因素进行分类，然后构成一个各因素之间相互连接的层次结构图。因此，对于因素的分析与判断是层次分析法的重要步骤之一，也是其基本要求和逻辑起点。

在实际应用方面，层次分析法是"在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深人分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法。正是由于能够将复杂问题中各种因素通过划分成相互联系的有序层次并使之条理化，它不仅在旅游资源评价方面有突出的应用，而且被广泛地应用于经济管理规划、能源开发利用与资源分析、城市产业规划、人才预测、交通运输、水资源分析利用等多个方面。应用层次分析法时，需要将各种有关因素分为目标、准则和措施三个层次。其中，目标是档案文献遗产保护希望达到的目的；准则是衡量目标能否实现的标准；措施是实行目标的方案、方法、手段等。

参考文献

档案文献管理篇（4）

随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，满足不了为经济建设服务，适应不了时展的要求。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体，随着知识经济时代的到来，对档案信息的利用要求量与日俱增，要将信息工作纳入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，利用科技手段快速获取档案信息，档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理，是档案现代化管理的重要环节。

档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

这样，档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。

2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

其次，大力开发档案信息资源。

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平。

2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：(1)依赖性和不可识别性；(2)技术更新快，寿命短，体积小；(3)载体稳定性；(4)载体形式多样性；(5)信息易控制、可变性与易丢性；(6)信息共享性与无原件概念；(7)动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。 再次，强化对档案的信息管理。

1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。

3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。

4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，做到传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。

最后，档案的电子文献化管理。

档案文献管理篇（5）

随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，满足不了为经济建设服务，适应不了时展的要求。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体，随着知识经济时代的到来，对档案信息的利用要求量与日俱增，要将信息工作纳入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，利用科技手段快速获取档案信息，档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理，是档案现代化管理的重要环节。

档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

这样，档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。

2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

其次，大力开发档案信息资源。

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平。

2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：

(1)依赖性和不可识别性；

(2)技术更新快，寿命短，体积小；

(3)载体稳定性；

(4)载体形式多样性；

(5)信息易控制、可变性与易丢性；

(6)信息共享性与无原件概念；

(7)动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。

再次，强化对档案的信息管理。

1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。

3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。

4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，做到传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。

最后，档案的电子文献化管理。

档案的电子文献化管理首先要把纸质档案转化为电子文献档案，并能在信息网上流通。使用计算机进行处理后，具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点。

1.电子文献档案的利用。对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：

(1)提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；

(2)可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；

档案文献管理篇（6）

“档案文献遗产保护资源”是指包括保护规范、保护信息、技术研究、资金投入、人才建设等在内的各种资源的统称。做好保护资源的共享建设，既能帮助实现资源的优化配置，有效避免因信息流通不畅产生的资源浪费现象；又可以形成珍贵的信息资源，服务于今后的档案保护与抢救工作，促进档案保护工作水平的提升。然而，我国文献遗产的保护资源存在着分散管理、缺乏有效沟通、重复建设等问题。因此，实现保护资源的共享，推动文献遗产抢救项目合作，将有限的保护资源投入海量的文献遗产抢救工作中，是当前需要关注的重要问题。

1 档案文献遗产保护资源的现状

目前，我国已经开展了众多档案文献遗产保护的实践探索和理论研究，取得了一定的成果。但总体看来，全国档案文献保护资源仍处于分散状态，并未得到科学整合和有效共享，主要表现在：

1.1 保护政策零散，技术标准尚未统一。关于档案文献遗产保护的专门法律尚未建立，有关的保护政策较为分散，如，国务院颁发了《关于进一步加强古籍保护工作的意见》（〔2007〕6号）；国家档案局于2000年制定了《中国档案文献遗产工程总计划》（讨论稿），2006年，并实施了《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》；国家图书馆相继起草了古籍特藏破损定级标准（WH/T 22—2006）等。这一系列政策无疑推动了我国档案文献遗产保护工作的发展。同时，档案系统、图书系统和文物系统分别围绕各自的工作建立了相应的保护技术标准。如何选择一个科学合理的保护规范标准体系来指导广泛分散的实践，是档案文献遗产保护工作面临的首要难题。

1.2 保护项目陆续开展，相关项目彼此缺乏经验借鉴。目前，有关档案文献遗产保护的项目主要集中在图书和档案两个行业。2000年，国家档案局开展“中国档案文献遗产工程”，2006年，开始实施“国家重点档案抢救工作”；与此同时，国家图书馆于2002年启动“中华再造善本工程”，2007年，实施“中华古籍保护计划”，2011年，又推出“民国时期文献保护计划”和“中国记忆”项目。上述项目大多限于行业内，行业间共同承担的项目少，缺乏必要的经验借鉴。

1.3 科研成果分散，应用率低下。随着保护工作的推进，档案文献遗产保护理论研究也不断取得新成果。笔者通过分析近年来文献保护科技成果发现，目前，单位来源是以档案馆为主，同时，广泛分布在企业、高校和一些专业系统当中。我国尚未建立档案文献遗产保护科研资源的共享机制，造成成果转化率低，出现资源重复建设现象。

1.4 档案文献遗产保护资源建设不足。伴随着档案信息化建设加快，档案管理系统和档案网站已经在档案部门普遍建立。但是，档案文献遗产的保护资源既没有独立的管理系统，也没有作为系统模块嵌入到档案管理系统当中。截至目前，档案部门却没有建立档案文献遗产的门户网站，也没有建立档案保护的专门网站[1]。保护资源是各行业信息共享的最佳形式，数字资源建设不足将直接影响保护资源的共享开发。

1.5 教育分散，缺乏人才教育共享。目前，我国从事古籍修复的专业人员不足千人。在我国众多亟待抢救和保护的档案文献遗产面前，我国保护工作人员已经严重匮乏。同时，全国的保护人才的教育工作也是分散展开的，高校的保护课程也分别设在不同的专业之下，缺乏统一规划和有效整合。

究其原因，我国档案文献保护隶属于档案、图书、文物等不同的部门管理，部门内都设置了保护技术机构，形成了不同的保护管理体系。由于缺乏集中统一的管理，档案文献保护的力量广泛地分散在不同的体系中。同时，与档案文献保护相关的部门缺乏共享意识，对不同部门之间的合作缺乏探讨。此外，实现档案保护资源的共享，需要有一定的经济和技术进行保障，这也是阻碍档案保护共享的不可忽略的原因。

2 加强档案文献遗产保护资源共享的主要方面

在档案文献保护资源的建设中，既要加强行业间的沟通，全面整合并优化配置国家保护资源；又要强化行业内的组织管理，推动保护资源共享。

2.1 促进行业间合作，制定全局性的档案文献遗产保护共享规划。我国存世的档案文献遗产数量巨大，保护资源相对匮乏，并且，处于分散无序的状态，尽快制定一个全面系统的保护规划则显得十分紧迫。目前，重点需要做好以下方面的工作：

第一，建立一套标准体系，统一行业间的保护标准。充分考虑行业间共性，对档案、图书、文博等行业的保护标准进行整合，促使全国档案文献遗产工作在统一标准下有序进行。

第二，统筹安排全国档案文献遗产的保护工作，正确处理好抢救性保护和预防性保护的关系，并同步推进实体保护和数字化保护两项工作。

第三，搭建档案文献遗产保护资源共享平台，整合各类科研成果和教育资源。收录档案文献遗产保护科研信息，为其他保护项目和学术研究提供借鉴，避免资源重复建设；集中开展保护专业教育，科学规划高校教学和在职培训，并创建保护工作专家智慧库，帮助指导工作实践。

2.2 加强保护管理，推动行业内保护资源的共建共享。全国的档案文献遗产虽然分散各处，但大部分都集中保存于各级各地的档案部门。因而，做好档案部门的文献遗产保护资源共享工作是重中之重。

第一，重视保护资源价值，加强保护资源管理。档案部门应当重新审视保护资源的珍贵价值，提升保护资源的共享意识，并将保护资源管理纳入档案文献遗产保护的日常工作当中。

第二，增派专项资金，支持保护资源共享开发。通过增加资金投入提升共享意识，推动档案部门加强保护资源的管理和开发，为共享工作提供基本的物质保障。

第三，加强数字资源建设，促进保护资源的增值开发。档案部门应当加强档案保护资源的集成管理，整合保护管理信息；建立内容丰富、界面友好的门户网站，共享保护资源，提供利用服务。

3 促进档案文献遗产保护资源共享的重点

针对我国档案文献遗产保护资源共享的主要方面，笔者认为，当务之急，是从管理组织、资源保障和统一平台构建三个方面进行重点建设。

3.1 管理组织建设。借鉴国外“共同保护”的路线，联合档案馆、图书馆、博物馆的力量，建立专业的保护组织机构，共同开展全国的文献遗产保护工作[2]。我国是一个档案文献遗产大国，更需要融合各领域的保护资源，建立一个联合文献保护、档案保护、文物保护的中心[3]。该中心的主要任务是统筹安排全国档案文献遗产保护工作，集中进行保护技术研究，制定标准，联合攻关保护项目等。

3.2 信息资源保障。保护资源共享建设需要从档案文献遗产保护的技术层面和非技术层面两个维度出发，共同做好资源保障。一方面，各个馆藏机构应当建立保护工作档案，动态记录每项档案文献遗产的保护信息，对保护前的档案文献原貌，保护中采用的工艺技术和材料，保护后的日常维护进行详细的记录，保证档案文献遗产的原始凭证性，便于养护性修复[4]。另一方面，相关管理机构需要构建保护资源数据库，对保护技术、保护环境、保护投入及保护人才等信息资源进行系统整理，并在此基础上，构建保护工作专家智慧库，为保护工作提供保障。

3.3 共享平台建设。针对分散的保护资源，构建统一平台进行管理。该平台应当以部级档案文献遗产保护中心为管理主体。在该中心的协调下，保管机构及个人负责反馈本单位的保护资源，作为管理平台的信息来源；同时，保管机构及个人也是管理平台的主要服务对象。根据用户权限的设置，社会组织及个人可以利用管理平台的部分资源，见图1。

图1 档案文献遗产保护资源管理平台

上述管理平台的核心是保护资源管理系统，主要由保护政策、科研项目、教育资源、保护信息和系统维护五个部分构成，其下可根据内容细分，见图2。

图2 档案文献遗产保护资源管理系统

档案文献遗产保护资源的共享是当前我国档案文献保护工作的任务之一，也是保证档案文献保护事业可持续发展的必然要求。现阶段，亟须建立统一的领导协调机构，构建开发与共享平台，联合图书、档案、文博等相关文化事业单位的保护力量，共同推进我国档案文献遗产的抢救与保护工作。

注：本文为教育部人文社会科学重点研究基地重大项目《面向公众需求的档案资源建设与服务研究》（项目批号2009JJD870001）成果之一。

参考文献：

[1]黄广琴，颜川梅.档案保护信息分布的网络调查[J].档案与建设，2010（8）：36.

[2]肖文建，戚红岩.当前档案文献保护工作面临的严峻挑战与发展机遇[J].档案学通讯，2011（6）：67.

档案文献管理篇（7）

一、血站电子化档案信息建设中标准化档案管理的应用

血站档案是统计献血情况、制定献血计划的可靠依据。通过对档案资料的统计分析，及时了解采血量及献血者分布等客观情况，及时准确的为采供血工作决策者制定下一步的采供血工作计划，加强采供血工作的科学管理提供重要依据，为临床输血、筛查、医学统计等血液研究奠定坚实的基础。血站档案管理有利于无偿献血制度的推广，自1998年《中华人民共和国献血法》实施以来，各地为鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血，均制定了有关献血者免费用血的政策。青海省制定的免费用血政策为：自献血当日起，献血者本人五年内可享受献血量的三倍量免费用血，五年至终生为等量用血；献血者直系亲属凭借有效关系等证明五年内可享受等量免费用血。献血档案是对献血者献血日期、献血量及参加献血单位的直接资料，是实施上述政策基本依据，是保证无偿献血工作顺利开展的坚实基础。规范化档案管理是衡量采供血管理工作水平的重要标准之一。血站电子化档案信息建设可以有效为管理者提供预测、决策、分析等重要的原始依据，为临床输血、筛查、医学统计等提供有价值的资料，尤其对公共卫生等领域有非常重要的意义。档案的收集是否齐全完整，管理是否有章可循，归档是否科学有序已成为衡量采供血规范化管理的重要标准之一。血站档案管理是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法律依据。1998年《中华人民共和国献血法》颁布实施，标志着我国无偿献血事业走上法制化轨道，随着法律诉讼中举证倒置的实施，以及输血医疗纠纷案件的增多，采供血业务档案必将成为分辨各方责任的重要依据。采供血的记录，是在采供血操作过程中产生的真实原始记载，既可反映献血者个人情况及其所献血液的全部信息，又可提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明，从采集到临床使用过程的记录，所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中，采供血业务工作记录就是证实自己严格依法执业，为采供血业务工作提供无过错的证据。另外，当紧急用血时，通过查询血站业务档案可迅速找到血源信息，保证在最短时间内向临床用血单位提供优质服务，从而赢得宝贵的抢救时间。还可通过查阅献血者的原始资料，对其进行献血后的跟踪服务和后续回访护理，保证献血者一旦出现偶发的延迟献血反应时血站工作人员能迅速获取献血者的详细资料，并给予及时、正确以及全面的护理服务，从而保证献血者的安全。同时，当血液库存量偏低或偏型时，可根据献血者留下的信息实施有效的招募工作。

二、血站电子化档案信息建设现状调查

本文作者根据青海省血液中心档案管理的特点，自制了涵盖档案基础建设、档案管理人员素质、专题培训、档案相关管理制度及目前对档案的开发利用等方面内容的调查表，通过在对基层血站进行督导检查时的实地走访调查及和血站负责人的沟通了解，收集了青海省血液中心和青海省八个基层血站（海东血站、海西血站、海北血站、海南血站、黄南血站、格尔木血站、果洛血站及玉树血站）档案管理的现状。

（一）基础建设

目前，青海省血液中心及下属八个基层血站均设有专设的档案室，一般都在一个科室设立；省血液中心为综合档案室，档案包括业务档案、行政档案、财务档案及基建档案等，下属血站以业务档案室为主，业务、行政、财务等档案均未建立或相关科室负责保管；省血液中心为档案室配备了计算机、档案装订仪器等设备。

（二）档案管理人员及专题培训

省血液中心及八个血站的档案管理员均由血站工作人员兼职，截止目前，还没有引进档案专业人员负责档案的管理工作；44%的档案管理人员参加过档案管理的相应培训，基层血站人员主要参加本州县档案局专题培训，由于条件限制，一般只参加过一次，甚至部分血站档案管理人员未能参加专业培训，省血液中心通过“外送培养”的方式，目前有高级、中级及初级档案馆员各一名，并且，省血液中心每年会组织全体职工进行1―2次档案管理的专题培训。

（三）制度建设

经调查，青海省包括血液中心在内的九个血站78%建立了档案管理相应制度，如档案交接制度、档案查阅制度、档案借阅制度、档案复制制度及档案保密制度等，其中省血液中心将档案管理作为专题写入中心质量体系文件，中心所有档案事宜均需遵照质量体系文件进行管理。包括省血液中心在内的九个血站，33%的档案管理人员熟知档案管理制度，在交接制度执行的过程中，严格遵照“为中心质量负责”的原则，进行严格审核，对于达不到档案管理要求的档案退回相关科室，进行进一步整改，高标准、严要求对待中心档案管理工作，67%的血站档案管理人员统一在档案室对档案进行集中保管，并未进行严格的审核。

（四）档案的电子化进程及开发利用

目前，包括省血液中心在内的九个血站，78%的血站只保存纸质档案，22%的在保存纸质档案的基础上，进行了电子版档案的保存，但由于电子信息技术未能达到先进水平，电子档案的保存仅为部分科室，并不能做到所有档案均进行电子版备份。

三、血站电子化档案信息建设滞后性原因分析

由于全国血站建立时间较医院晚，加之青海省血站成立时间较全国更晚，因此，青海省血站还处于摸索发展阶段，各项业务正在逐步开展，档案的管理起步相对更晚，因此发展突出了起点低、发展缓慢的特点。由于编制的限制，各血站普遍存在人员紧张的现象，因此各血站都缺乏档案专业技术人才，目前档案管理人员均由血站工作人员兼职，工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应该承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，同时，由血站组织的档案专题培训较少，档案管理人员并没有更多的机会加强档案专业知识的提升和能力的建设，因此也阻碍了档案规范化管理的进程。归档管理制度及体系不健全。多数血站的记录档案由业务或者行政人员兼管，由于缺乏档案管理的专业知识，所以在归档时很难准确的整理立卷，影响记录的完整性、准确性。血站业务工作的特殊性决定了血站工作记录的独特性，由于国家行政尚无统一的规范标准，使血站对记录的范围、书写、质控、收集整理、归档等工作很难做到电子化建设的规范化和标准化。青海省由于其地域因素及经济发展因素影响，普遍发展落后于全国其他地区。计算机电子化发展水平很大程度上受整体发展水平影响，并不先进，这一定程度上造成血站电子化档案信息建设的滞后性。

四、加强血站电子化档案信息建设的对策与建议

一是加强档案的统一集中管理。档案的集中统一管理是维护档案的完整、准确、系统和安全的有力保障，是充分发挥档案整体效益的根本保证，是扩大档案利用幅面，实现档案信息有效利用和资源共享的有效途径。

二是强化档案管理人员的综合素质。在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的集体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。加强档案宣传工作的力度。档案管理工作者应通过典型事例宣传等形式，大力宣传原始档案在法律上的证据意义和档案管理工作的必要性，提高血站工作人员对档案价值的充分认识，自觉参与档案管理工作，从而促进血站整体档案管理意识的形成和提高。

三是加强质量意识教育，规范书写要求。加强质量意识教育，把献血资料书写的规范化要求作为血站的大事来抓，让职工明确献血资料不仅是献血信息查询，血液质量追溯和数据统计的依据，而且可能面临的输血纠纷中担负着举证倒置的责任，从而提到自我保护意识的高度来认识。

四是建立健全档案管理制度。档案管理制度是开展档案工作的行为准则和依据。档案部门应建立健全符合本部门实际并与之相适应的管理制度，对档案的归档流程、时限和各部门的职责，应予以明确，从而确保从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都做到有章可循、有案可查，实现档案管理的规范化。

五是建立档案工作管理网络。建立有效的血站档案管理网络，成立档案管理领导小组，制定一系列管理制度和措施；强调业务档案管理在采供血工作中的重要性，对各部门、各科室提出明确的要求，形成人人重视，齐抓共管，保证了业务档案的完整归档，安全管理，有效地提供利用。两套资料同步收集，加快软件电子进程。实现档案管理的现代化，充分发挥计算机在管理中的作用，并开发与引进先进的计算机管理软件。同时对献血资料实行“两套制度”管理，即软件资料备份与纸质资料立卷归档同步进行，严格按卫生部《血站基本标准》及科技档案的管理要求执行，既方便查阅，又便于长期保存备查。

六是增强服务意识，做好档案的开发利用工作，提高档案工作效益。档案管理工作的最终目的在于档案信息资源的开发利用。只有将档案信息提供给各方面利用时，才能使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用，从而更进一步地了解档案真正的价值所在，增强利用者的档案意识，这就要求：首先要增强服务意识，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变。其次要制定服务措施，提高服务功能，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务。

五、结语

血站电子化档案管理的先进程度反映出血站综合管理水平的高低，同时也影响着档案的开发利用、科研研究的水平，因此，血站档案的规范化管理对血站的长足发展有着深远的影响，加快青海省血站档案规范化管理迫在眉睫。采供血档案的规范化管理，对于采供血工作机构在涉血医疗纠纷中有着重要的证据意义，在提高采供血工作质量和社会效益、促进采供血工作的可持续发展中起着不可估量的作用。加强采供血档案的规范化管理不仅是时展的需要，更是档案管理人员的职责所在。

参考文献：

[1]丰玲莉. 档案管理在采供血工作中的应用[J].实用医技杂志 2007.9

档案文献管理篇（8）

0 引言

“十一五”初期，国家档案馆向全国的各个档案部门发行的“全国档案信息化建设”中明确指出，国家档案馆的主要任务是：统筹规划，统一标准，分级建设，在保证安全和保密的前提下，加快档案信息基础设施建设，加强电子文件归档与管理，推动数字馆藏和数据库文件的建设。力争到“十二五”初期，全国各省，治区，直辖市人民政府及各事业单位的档案部门要努力建设并投入运行的一些内部信息资源局域网，使得文献记录管理和办公自动化等的现代化管理功能基本实现，依托当地电子政务建设项目，创建一个文献目录信息中心，依托公共信息网络，建立档案网站，逐步构建全国档案信息网络。

档案信息资源的数字化和网络建设的最终目标是建立和共享信息资源的文件。为了实现这一目标，首先要档案信息资源在各级的重新整合，使非数字化档案信息资源能够满足网络文件建设的需要。较高学术层次的高校档案馆作为国家档案系统的一个子系统，也面临着信息集成文件的问题，文件信息的网络问题。这需要思考如何构建大学档案馆馆藏文献大纲，如何实现文件信息服务，如何规范文件服务功能，如何更好的整合与利用现有资源，如何更加充分地体现文献价值，如何更好的落实国家档案政策的要求。然而，就目前来看，高校信息的收集和管理任务还远远大于国家所规定的要求。主要有以下几个方面：

（1）文件处呈现更分散的管理状态，档案信息管理相对落后，大多是纸质文件，没有以数字形式或电子形式归存，并没有形成网络化和科学化的管理。

（2）仍在使用单一文件管理，服务手段依旧落后。由于尚未构建文件管理的信息网络，依然在等待使用方上门，采取被动式服务的模式，管理与服务还处于传统的手工操作阶段。

（3）重要文件信息的缺乏，广大教师和学生只了解一点点档案知识。有相当一部分人不知道什么信息资源，更不知道如何有效地利用档案资源，甚至不知道如何处理查询，如何利用有效查询来分析整理档案中的数据，严重制约了档案信息资源的归档效率。

档案信息资源的归档大多以文件的形式或文件中的数据统计分析的形式，深加工的文件对档案信息归档提出了更高的要求。也就是说，高校档案信息资源的科学高效的利用还有很长的路要走。如何解决这些问题，如何尽快实现高校档案信息网络化管理和服务，我们可以从以下几个方面来论述：

1 加强网络建设，促进档案信息资源的整合

目前，中国的电子商务网络工程已开始全面的覆盖各个行业领域，标志着社会信息化，互联网业务，家庭网络三个项目进入良性循环和有机互动的过程。我们将以此为契机，进一步加强高校校园网络建设， 在现有的网络办公系统，网络教学系统服务平台的基础上， 构建校院文件档案信息管理平台，加大投入软硬件设施，促进高校与IT产业的技术合作，开发与之兼容的管理软件，将档案信息内容按照文件数据标准和文件数据规范进行科学管理， 系统管理。对于文献资源整合中的大学而言，加强源文件规范的数据数字化进程管理，改善档案信息资源整合的基本条件，可以采取以下步骤来实施。

（1）文献档案管理应加强与高校其他行政管理部门的沟通与交流，保证各种信息文档，处于一个完整的存档接收范围。

（2）加强研究各种特殊的文献信息，我们要掌握其共性的方面，还要注意控制数据和信息的储备，制定和完善各种文献档案信息的管理制度。

（3）根据研究的类别，将各种文献档案信息相关联的文字，声音，图像，视频等其它信息有机的结合，编辑整理成各种需求形式的信息资源。

（4）管理和教学方面，数码照片，幻灯片，光盘，录像带，录音带等媒体文件，可以通过译多媒体文件来实现信息资源的整合。

（5）建立完善编译团队，基于文件信息网络管理标准基础上编译档案文件，既提高了文献管理效率，又方便管理人员有效地开展网络服务。

根据上述几种措施进行实施，高校档案管理部门接收的文献信息可以逐步实现数字化电子化，图书馆等其他文献信息部门可以借用成熟的网络搜索技术，建立自己的网上档案信息检索系统，政府网，企业网，家庭网通过互联网接入校园网。电子商务服务将起到越来越重要的作用，用户可以方便地访问到自己所需要的各类档案文献信息。 2 统一管理规范， 实现高校档案信息的标准化

信息系统的统一和技术标准的规范，是完成文献系统之间的共享的必备条件。因此，文献管理的现代化和网络化前提是实现标准化，整合信息资源也是在标准化的基础上进行实施。国家“档案编目规则”等标准的出台是对档案信息资源的整合提供技术支持， 以确保使用标准化质量体系来管理系统数据。文件数据结构的标准和数据库的结构标准是一致的，确保了数字化信息资源的合理共享。目前，国内的各种文献信息管理类软件没有统一的平台和文件数据库的结构标准， 建议进行统一协调与规范。

3 加强技术合作， 促进文献档案网络建设的发展

高校文献档案网络是一个将已经完成了网络上的电子文件集合的数字档案馆， 以某种方式，使用户可以通过网络服务，来实现档案信息资源的有效利用， 充分利用网络传输功能来实现档案信息整合的在线服务。网络传输已经改变了传统的文献信息收集与归档，通过校园网中相应的系统软件履行必要的手续就可以将需要的存档文件转移。每一个部门或个人的电脑都可以成为数字化档案馆的“用户终端”，使用这种终端，可以快速轻松地访问相关目录和文件的全文本索引。便捷的网络打破了传统档案管理服务时间的限制和约束， 保证了服务工作的连续性，在任何时间，任何地方，你可以利用整个网络的数字档案信息资源，这就是潜在的优势，也就是说它超越了时间和空间的限制。高校档案信息资源网络的构建是一个复杂的过程。首先于各种纸质媒介的资料信息需要进行数字化处理，分类和检索，然后编辑，创建一个综合文献信息数据库。关于数据库的建设，还应考虑到用户的需求，集中人力，物力和财力，保障数据库文件信息资源丰富，功能齐全，如文献目录数据库，全文数据库，多媒体数据库等等。此外，您还可以发挥各相关职能部门的特点，建立具备不同特色的资源库，如教师数据库，学生数据库，影像数据库，专利数据库，各类科技成果考试数据库等等。另外，还可以有序的开展电子档案编研工作，加强网络系统维护与系统评价，各类用户的培训等工作。

4 科学合理规划， 把握档案信息资源整合的特点与方向

档案信息资源的有效整合是档案管理网络一体化发展的方向。目前，档案信息资源管理是依靠数字技术将文献档案，文字图像和声音转化为电子存储媒介，以数字化的形式进行传输和处理，实现信息资源和文件管理的数字化采集功能。档案信息的网络化管理应采用国际标准和国际规范实现与互联网互通共享，实现自动化、网络化、数字化的现代化管理模式。高校档案部门需要组建符合国家，省，市档案部门要求的兼容信息数据库， 保证各系统之间的相互匹配性和兼容性，真正意义上实现网络环境下档案信息资源建设，促进信息资源的共享，防止了不同建设的分化。在文献共享和信息资源整合方面，高校档案部门都有自己的定位和特点，在文献资源的共享中扮演不同的角色，承担相应的责任和义务。为了适应当前新的形势，高校档案管理部门必须抓住机遇，加大力度调整内部组织结构和人员，找准自身发展的定位，突出业务重点，坚持实用性，经济性和共建共享的指导原则，找出各类文献资源整合的融合点， 构建一体化信息网络建设。为此，高校档案管理部门应加快结构调整与资源整合，建立专业定位的文献信息资源数据库，提高文献信息资源的综合利用率，充分发挥自身优势和特点，推动文献信息资源的网络化建设工作的快速发展。

【参考文献】

[1]志云.档案信息资源的整合趋势及整合措施浅议[J].档案学研究，2005（1）.

[2]何振才，李广都.浅析高校档案信息资源的构成与管理[J].山西档案， 2012 （2 ）

[3]杨丽娟，孙海燕.论高校档案信息资源的管理模式[J].济南大学学报（社科版）， 2012.

[4]李春兰.浅谈高校档案信息资源的开发与利用[J].攀登，2011.

档案文献管理篇（9）

民营企业档案是指民营企业在生产、经营、科研、基建及各项管理活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录[1]。近些年来，随着经济体制的改革，民营企业的发展势不可挡，而作为其发展一部分的档案工作也逐渐得到重视，关于民营企业档案的研究文献也日益增多。本文主要对近年来相关文献进行统计分析，了解目前的研究现状，旨在对其今后的研究与发展有所启发与帮助。

一、文献统计分析

笔者通过对CNKI（http：///）的中国学术期刊网络出版总库、特色期刊、优秀硕士学位论文全文、重要会议论文全文数据库进行检索与统计，以“民营企业档案”为关键词，共获得文献342条记录（1989—2013），删去具有新闻报道性质等非学术性文献以及重复发文等，共获得有效文献203条。笔者分别从期刊种类、发文时间、作者机构等方面进行了统计分析。

（一）期刊种类及分布

通过统计发现，与“民营企业档案”相关的文献主要发表在52种期刊上，其中与档案相关的有26种（159篇，占78.33%），大学学报9种（9篇，占4.43%），其他17种（35篇，占17.24%），反映了有关民营企业档案的研究主要集中在档案学界，而其他领域的专家学者对这方面的研究与关注度比较低。与此同时，在26种与档案相关的期刊中，核心期刊10种，共发文67篇，这说明了有关民营企业档案的论文水平一般，研究层次较浅，质量不高。

（二）时间分布

从CNKI检索情况来看，有关民营企业档案的论文研究最早始于1996年，共有相关论文2篇，分别是陈嫔发表在《四川档案》的《浅谈民营企业档案管理工作》以及发表在《档案与建设》的《亟待加强的民营企业档案管理》。具体发文情况详见图1。

由此可以看出，从1996年之后，随着年份的增长，有关民营企业档案的文献不断增加，特别是2005至2007年，数量达到最高值。这与2005年出台《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》等鼓励民营企业发展的政策有关，同时也说明了随着社会经济的发展，市场体制的改革，民营企业发展迅速，而有关民营企业的关注与研究也随之增多。

（三）作者机构分布

笔者对文献作者的单位进行统计，发现来自学校的研究者有29名（占19%），来自档案局馆的研究者93名（占60%），有关公司企业的研究者14名（占9%），其他20名（占12%），这从侧面反映了有关民营企业档案研究的主要集中在档案学界，公司企业等社会组织对此方面的研究比较少。

（四）地域分布

同样，通过对文献作者的工作单位所在地域进行分析，发现：有关民营企业档案研究主要集中在东部城市，西部以及中部研究较少，这可能与东部经济发达、政策水平较高、人们思想意识较为开放有关，东部的民营企业发展也高于中西部，也可以反映出东部地区对档案重视程度高于中西部。

二、研究的主要内容

（一）民营企业档案的特点

关于民营企业档案的特点，可以总结为四点：综合性、现实性、知识性、经济属性。综合性是指它从整体上反映了企业从生产到经营整个管理活动的全貌，记载了企业的过去，预示着企业的未来；现实性是指它伴随着企业生产活动的进行而产生、积累、发展，同时又为企业发展提供利用，此外，还体现着企业的现实利益；知识性指民营企业档案包括了企业活动的方方面面，蕴藏着从企业创建者到企业员工的各种见解、智慧结晶，蕴含着丰富的信息与知识；从民营企业项目活动的开始，就伴随着销售、效益测算、贷款资金等一系列的经济活动，这就使其档案呈现出经济属性，此外，它的经济属性还体现在民营企业档案是以有形资产存在，是企业特殊的资产[2]。

（二）民营企业档案管理模式

档案文献管理篇（10）

随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，满足不了为经济建设服务，适应不了时展的要求。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体，随着知识经济时代的到来，对档案信息的利用要求量与日俱增，要将信息工作纳入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，利用科技手段快速获取档案信息，档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理，是档案现代化管理的重要环节。

档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，

这样，档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。

2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。

3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

其次，大力开发档案信息资源。

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。

2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。

再次，强化对档案的信息管理。

1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。

3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。

4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，做到传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。