智能化档案建设篇（1）

杭州市房产档案馆成立于2003年，2008年搬入新馆后，在新库房管理中率先采用了智能电动密集架和库房温湿度自动控制两大新技术，极大的减轻了工作人员的劳动强度和库房的日常性管理工作，但随着近几年房地产市场房产交易的日益火爆，房产档案量急剧增加，目前馆藏各类房屋权属档案已近400余万卷（册），原有的库房管理方式已不能满足日益增长的档案入库需要，给档案管控工作带来了不少压力。同时作为“民生档案，服务民生”的查档服务窗口，档案的利用接待量也呈几何倍数增长。随着“互联网+”时代到来，大数据、云计算、物联网、移动互联网、智能制造业等信息技术培训的发展与运用，深刻影响到档案的特性和档案管理工作的边界。

1 面临问题

1、房产档案的增容面临档案管控手段单一的问题

2005年，杭州市房产档案馆主城区全年房产档案入库量为14万卷，到了2015年入库量为41万卷，十年间增加了2.88倍，截止2016年11月15日，杭州市房产档案馆当年度已接收主城区各类房产档案350447卷，随着住房保障类档案的接收入库，预计2016年度档案接收量将突破45万卷。大量档案的接收入库，对档案接收的上下架、位置管理、库房的巡检及盘点、档案统计、利用调阅等带来不少困难，而目前的档案管控手段相对单一，工作效率较低，已不能满足日益增长的档案管理需要。

2、实体档案调阅利用需要提质增效的问题

杭州市房产档案馆作为“民生档案，服务民生”的查档服务窗口，查档接待任务日益繁重。据《房管时迅》数说房管有关数据统计，2005年，杭州市房产档案馆房产档案查询接待量为0.9万人次，到2015年房产档案查询接待量达42.3万人次，十年间房产档案查询接待量增加了45倍。截止2016年11月15日，杭州市房产档案馆当年度窗口累计接待11.4万人次，出具查档记录41万份，电子档案10.8万页，核查61.5万人次。档案管理部门如何在如此大接待量的情况下，及时高效的提高调阅实体档案的速度，降低百姓的调档等待时间，提质增效是当前的主要问题。

2 功能实现

1、档案智能密集架控制系统

在此次库房改造中，我们采用了智能电动密集架，其架体控制系统采用了目前最先进的工业级、宽电压、可靠性高、抗干扰能力强的PLC集成控制系统，规避了智能电动密集架单片机控制系统所存在的功能单一，无法升级等弊端，并与手持PDA、工作电脑等进行了工作联网，并实现了以下功能：

⑴、智能电机配备24V无刷电机基础上加配了5A电磁离合器，使架体在开闭合过程中更加安全、更加高效，架体移动声音轻盈，无噪音。且手动、电动可自动切换。

⑵、架体左右功能：具备左动、右动及左右架体功能，当固定列在中间时，支持左右两侧架体同时进行打开操作，满足两人进入同一区域固定列两侧同时调阅档案的需求。

⑶、一键式操作功能：通过一个触控导向按钮完成架体的开启、停止、关灯等所有操作，|控开关上配有LED导向指定灯。

⑷、应急助推功能：当调档目标列出现电机故障，无法打开架体时，架体控制系统能智能识别故障位置，并自动指示故障列相邻架体将故障列推动，故障列打开后，该助推列自动复位。

⑸、架体通风功能：架体控制系统上自带温湿度控制系统，能实时检测架体内温湿度值，该架体环境温湿度能人工设定，当架体环境温湿度值达到设定值时，系统能自动打开每列架体来实现通风和闭架，也可直接在固定列上通过触摸屏上进行手动操作，实现开架通风，使架体内的温湿度达到恒温恒湿。

⑹、自动安全保障功能：架体除有防倾倒、防鼠、防尘、防光等基本功能基础上，架体内立柱、底盘和入口处分别安装了红外保护装置，脚踢杆等应急保护装置，当有人在架体开启通道内或有异物进入移动架体通道时，架体立即启动自锁保护功能，同时系统进入安全保护状态，只有当人员离开通道或异物清除，架体才能启动，确保人身安全。

⑺、架体自照明功能：架体自带照明系统，该系统采用无紫外线LED灯具，能随架体开启或人员进入架体通道而自动激活，当架体系统闲置或无人时，3分钟后照明系统自动关闭。

⑻、电路保护功能：架体电力回路、操作回路各有专用的断路器，当漏电或马达超负荷时，密集架立即停止，回路切断，即过载保护。

2、档案实体管理系统

在此次库房改造中，我们将8个标准化库房全部通过VPN实现了WIFI无线网络的全覆盖，通过手持PDA，在库区内就可实现档案的入库、借阅、归还、批量上架、批量位置管理等工作。档案借阅或调档时可以通过调档指令，利用PDA可远程开启相应的电动密集架，实现高效、精准，大大提高了调档等待时间，尤其在窗口服务中，调档时间由原先约30分钟缩短至5分钟左右，为服务群众赢得了时间。

3、档案库房智能环境监控系统

库房的恒温恒湿对档案的保管至关重要，在此次库房增容改造中，我们将除湿器，空调、空气净化器、加湿器等设备进行有机组合，并利用新技术，将库房内各区域安装的温湿度监控点进行统一联网，形成档案库房智能环境监控系统。根据预先设定的温湿度值，在一定内范围达到异常告警、自动调节、实时采集、快速响应、定时上传数据到指定服务器等，实现了对库房内温度、湿度、PM2.5、CO2等进行全天候智能监测、控制和治理。在确保库房达到恒温恒湿基础上，有效净化微尘、细菌、尘螨、微生物和各种气态污染物，消除空气中的异味，在保护档案本身安全的同时确保从业人员的身体健康，同时将除湿器的排水进行了集中排放，避免了人工倒水的问题。

4、档案库房安全管控系统

档案库房安全管控系统中我们采用了库房磁卡门禁系统、重点库房加装了双指纹门禁系统、库房进出红外线监测系统，库区内视频监控系统，其中门禁系统使用的磁卡需经专门授权，方可使用，实现对进入库房人员全方位的实时监控和管理，库房进出红外线监测系统和库区内视频监控系统则与大楼的物业管理监控室进行有序对接，使得库房24小时都能实现全方位的管控，达到了人防、技防、物防的三位一体的库房安全防范体系，确保了档案库房的安全。

5、主控系统

以上各项系统都通过一套库房管理主控系统来集中进行管理，与馆的档案综合管理系统和档案综合业务系统通过端口进行对接，互联互通，与大楼安保系统进行进行对接，实现库房一体化智能管控，大大提高了工作效率。

3 结语

随着“互联网+”时代的到来，创新档案日常管理模式，创建立体档案馆库管理办法，档案馆库的智能化建设必将是发展趋势，本文只根据了本馆情况对智能化馆库建设进行了初步的实践与探索，对智能化馆库管理提出了一些思路和方法，供其他单位档案管理工作者借鉴与参考。

参考文献

智能化档案建设篇（2）

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点，因此，人事档案既要机密的保管又要便于使用。所以，建立健全的管理制度是至关重要。随着社会经济和技术的发展人才的流动也日益频繁，传统的人事档案管理方法跟不上当代的形式需求，为了顺应发展必须开创新模式，应用数字化和互联网技术。

一、人事档案管理的应用数字化的可行性

（一）提高工作效率

过去人事档案资料都是纸质版，用人单位的档案资料堆砌成山，无论是整理还是查找都极其困难，需要使用时想要准确锁定需要的信息更是难上加难，浪费人力也浪费时间，计算机可以实现在海量信息中通过检索快速锁定，这刚好是人事档案管理工作中急需的，应用计算机，互联网，实现人事档案管理数字化，可以有效地提高人事档案信息更新与传输的速度，快速检索、资源共享，同时也可以节约时间成本，减少人事档案管理人员的工作量。

（二）增加信息安全性和可信度

人事档案的管理工作一般都是需要专人负责的，档案室必须备有专业的防火，防潮器材，设有严禁吸烟、保持清洁、关好门窗、不得随意出入等相关条例，需要定期的进行检查与核对，确保人事档案的完整和安全，而且纸质版的档案不仅占用的空间较大，而且时间长了难免会出现字迹模糊或者纸张破损等情况。如果实现人事档案管理数字化就可以很好的解决上述问题，而且通过互联网平台可以有很大的储存空间，延长保存时间。而且应用计算机技术，可以快速的更新和维护档案信息。纸质版的档案在交接过程中也会出现问题，导致时间较长的档案信息不准确，所以，数字化可以解决档案保存过程中的很多麻烦，保证人事档案的安全和可信度。

（三）实现信息系统化管理

应用电子信息技术实现数字化，可以建立一个资源共享的网络平台，收集、更新、保存、检索都可以快速完成，而且应用计算机人事档案自己就不在只局限于文字，而且图片也更加的清晰，还可以充分利用多媒体实现视频和音的保存形式，使人事档案更加的立体，增强了人事档案的记录和显示功能。

二、人事档案数字化的阻碍

（一）对档案管理人员要求提高

人事档案管理数字化，就必须通过计算机应用互联网来保存，简单说就是都保存在电脑上，录入，更新、检索等都需要用电脑操作来完成，这就要求档案管理员必须会传统的档案管理方式还要可以熟练的使用计算机，掌握网络化技术，这就要求档案管理人员，既可以使用计算机懂网络，又可以精通档案业务，如果工作人员在存在一些个人因素比如粗心大意，没有责任心，导致操作不规范，这些个人因素也会导致人事档案信息受到威胁。

（二）质疑网络风险

网络确实给我们的生活带来了翻天覆地的变化，但同时也存在一定的弊端，在网络世界里，电脑病毒横行，越来越多的高端网络人才在网络上进行诈骗，通过入侵他人电脑获取机密信息，破坏信息管理系统，所以人事档案数字化管理之后，就对保证网络安全这一点提出了高要求。

三、人事档案管理实现数字化的对策

（一）制定总体规划

人事档案数字化建设是一个庞大的工程，需要多方配合，整体把握。必须要有领导、有步骤、有组织、有目的、有重点的分步进行，不能一蹴而就。同时制定规划就要有标准模式，不能随心所欲，在计算机上的存储格式，存储结构，信息检索，操作页面都要实行标准化、规范化，这样才能长远使用，不能只顾眼前。

（二）加大力度，培养人才

人事档案管理工作值得重视，尤其是在目前各单位的人事档案已经移交专业的单位在管理，其中涉及到机关事业单位工作人员个人信息，是组织对干部任免、调配、考察、审查的主要依据，是领导决策干部人事工作的可靠凭证，人事档案资料等同于国家机密，一旦泄露，损坏都会造成损失，为此建立安全的管理制度势在必行，人事档案的管理工作不是简单随便的，会涉及到很多方面的知识，这就要求我们必须慎重选择管理人员不能随意，要给予一定的时间深入的渗透，下功夫，综合运用信息管理技能，电子信息技术、和互联网技术投身于人事档案管理工作。

四、结论

完成人事档案信息化、数字化、标准化、规范化是人事档案工作的新目标，以数字化的模式面向社会服务需要一定的过程和时间，人事档案管理工作在我国有悠久的历史，哪怕时展带现在，人事档案作为反映和记述个人经历的资料，真实的记录了自然人参与社会活动的情况，是事业单位衡量人不可或缺的佐证，是社会管理体系不可缺少的重要组成，因此必须完整安全的保存管理。

参考文献：

智能化档案建设篇（3）

“智慧城市”理念问世以来，国内外相关企业、研究机构和专家，纷纷对其进行了定义和研究。归纳起来，主要有以下三点：第一，智慧城市建设必然以信息技术应用为主线。智慧城市可以被认为是城市信息化的高级阶段，必然涉及信息技术的创新应用，而信息技术是以物联网、云计算、移动互联和大数据等新兴热点技术为核心和代表。第二，智慧城市是一个复杂的、相互作用的系统。在这个系统中，信息技术与其他资源要素优化配置并共同发生作用，促使城市更加智慧地运行。第三，智慧城市是城市发展的新兴模式。智慧城市的服务对象面向城市主体――政府、企业和个人，它的结果是城市生产、生活方式的变革、提升和完善，终极表现为人类拥有更美好的城市生活。[1]

1.2 实践经验。我国在进入智慧化发展阶段后，各地方政府普遍重视智慧城市建设工作。2012年，住建部公布首批国家智慧城市试点名单，共有90个城市入选；2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个。[2]

近两年，许多东部沿海城市或一线城市都在摸索智慧城市的建设，纷纷启动“智慧城市”战略，意在抢占先发优势。这些城市的相关规划、项目和活动渐次推出，进入了我国智慧城市的第一梯队。以深圳为例，在2010年2月4日的全市科技工贸和信息化工作会议暨工矿商贸企业安全生产工作会议上，出炉了两个关于深圳未来走向的最新名词――“智慧深圳”、“低碳工业城市”！代市长王荣更是指明深圳要抓住城市竞争能力要害，“不能工业上比不过内地、服务业又不如香港，那么城市将变得不伦不类，没有特点”。[3]因此，深圳一方面打造以无线城市为载体的“智慧深圳”；另一方面，转变发展模式，建设低碳生态城市。当深圳在科技、人文和生态方面都达到“智慧城市”的标准时，一个洋溢着文化气息的“智慧深圳”就诞生了。

2 档案信息资源开发在智慧城市建设中的地位

就我国智慧城市建设的现状而言，基础设施建设已取得一定成果，如智慧交通、智慧安居、智慧物流、智慧贸易、智慧健康保障体系等方面的服务和项目都卓有成效。[4]但相对而言，智慧城市的软实力还较为薄弱，城市的信息资源能否满足人们利用，城市的文化价值能否传承，城市的社会记忆能否延续，关系到城市精神、理念、特色、发展战略等竞争力要素。

一个城市，只有硬件发展是不够的。要走向“智慧城市”就不能忽略城市信息资源、文化资源对于社会进步和城市发展起到的重要推动作用。长期以来，我们把档案资源开发孤立化，没有提升到城市建设的层面。其实，档案资源建设与智慧城市建设紧密相关。将档案信息资源作为智慧城市建设的重要内容来抓，既是对智慧城市建设提出更高的要求，同时也让智慧城市的文化价值得以通过档案的文化价值来实现；近年来反响热烈的数字档案馆，也是建设智慧城市的大本营，是信息化过程中产生各类信息资源的开发、处理、存储、利用中心，在智慧城市建设中发挥承上启下的关键作用。因此，必须强化档案资源建设为智慧城市服务的理念，扩大档案信息资源开发的影响力。

3 档案信息资源开发要强化为智慧城市建设服务的观念

3.1 领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发。档案资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，一个城市的市政府，特别是市档案局（馆）长及其下级分管档案信息资源开发的领导，这些领导者的档案资源开发观念，直接影响到智慧城市建设中的档案资源的运作，特别是领导层对档案信息资源开发的要求，将最终决定档案信息资源开发为智慧城市建设服务的决策。[5]因此，不仅要从外部营造有利于开发档案信息资源，服务智慧城市建设的良好氛围，更要从内部主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。

一般来说，档案局（馆）除了档案信息资源开发工作的分管领导外，其他部门对档案信息化的了解不多，认识和敏感程度不高，以至于忽略了档案是可以为智慧城市建设服务的宝贵信息资源。从管理学的角度讲，对智慧城市建设中具有独特作用的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者浪费。所以，档案局（馆）领导者，尤其是分管档案信息资源开发工作的领导，其观念必须转变为“资源宝贵，必须开发”，[6]而不是“且用且开发”的消极态度。对档案工作者的期望值也要提高，不能要求其只应付日常的保管和利用工作就行，必须认识到档案信息资源是智慧城市建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，[7]必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发。

3.2 利用主体的观念转变：解决问题，需要开发。长期以来，档案馆（室）的工作不被社会大众所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说开发档案资源，或提供深层次的档案信息产品了。

社会大众作为档案信息提供服务和利用的主体，却看不到档案对于智慧城市建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息资源开发的建议，长此以往，无疑是有百害而无一利的。随着档案信息化程度的提高，政府信息公开力度的加大，档案部门必须强化公众的档案意识，帮助利用者转变观念，使之正视档案馆（室）的使命和职能。鼓励他们从解决智慧城市建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。[8]

3.3 档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发。近年来，智慧城市建设已经在许多城市如火如荼地开展，但仍有一些偏远地区的档案工作还很落后，档案信息资源开发的观念陈旧，导致档案馆（室）在智慧城市建设中时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为智慧城市建设有所作为。这种缺位导致了：一是智慧城市建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了智慧城市建设的重复和浪费现象严重；二是使档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为智慧城市建设服务的机会，也失去了自身发展的机会。智慧城市建设是一个影响到城市生活质量、城市未来发展的大事，档案信息资源开发又对智慧城市建设有着独特作用。因此，档案工作者必须树立这样的观念：在智慧城市建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务智慧城市建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用智慧城市建设平台带给档案工作发展机遇，提升档案工作水平。

4 建立为智慧城市建设服务的档案信息资源开发机制

目前很多国家综合档案馆为智慧城市建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务智慧城市建设工作，必须建立为智慧城市建设服务的开发机制。[9]

4.1 将档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴。档案信息资源开发工作本身就是智慧城市建设工作的组成部分，是城市文化积淀的保存、整理、选择和利用，实际上是依据已有城市信息资源整合出新的信息内容和形式。档案工作具有的存储和传递信息的功能，是智慧城市尤其是城市的规章制度、行为规范、精神文明形成的重要渠道。因此，档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴，是智慧城市建设的重要保障。

政府在制定智慧城市建设考核评估办法时，应将开发档案信息资源作为重要的考核内容。在制定、落实智慧城市建设的规划、计划时，应兼收开发和利用档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在智慧城市建设中以各种方式开发档案信息资源。

4.2 将服务智慧城市建设的要求纳入档案信息资源开发工作范畴。要充分发挥档案信息资源开发在智慧城市建设中的作用，把服务智慧城市建设作为档案信息资源开发工作的重要使命，关键在于围绕智慧城市的各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作服务智慧城市建设的最好途径就是根据智慧城市建设的需要，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作，如果不纳入为智慧城市建设服务的规范要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住智慧城市发展的契机，同时，智慧城市建设也不可避免地丧失了重要的信息资源和文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务智慧城市建设的要求，一要根据智慧城市建设的实际需要开发档案信息产品。档案馆（室）要与外界保持联系，以获取智慧城市建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解智慧城市建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在智慧城市建设中的效用，为下一轮档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用。三要推行档案信息资源开发等级评定活动，制定出符合实际的具体实施办法，将服务智慧城市建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入档案信息资源开发工作等级评定评估指标体系之中。[10]

智能化档案建设篇（4）

物联网、云计算及相关技术的迅速发展推动着全球智慧地球和智慧城市的出现，智慧城市的发展以其独有的魅力为我们展现了一个智能化的动态世界。技术的革新催生了智慧的进步，智慧城市将会给档案馆发展带来新的契机和深远影响，转型发展中的档案馆开始走向智能化，智慧型档案馆的探索将成为档案馆创新发展、可持续发展的新理念和新实践。

一、智慧城市的内涵

（一）智慧与智慧城市

智慧（Smart），顾名思义就是聪明，对事物能迅速、灵活、正确地理解和处理的能力。智慧城市（Smart City）则是以物联网为技术基础，实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来的在全球开展的未来城市的新实践。

2008年11月，IBM公司正式提出“智慧地球”理念，2009年1月“智慧地球”成为美国国家战略的一部分。2009年8月，总理在无锡视察，表示要在无锡建立中国的“感知中国”中心。2009年，迪比克市与IBM合作，建立美国第一个智慧城市。2010年，IBM正式提出了“智慧的城市”愿景，城市由关系到城市主要功能的不同类型的网络、基础设施和环境六个核心系统组织（人）、业务/政务、交通、通讯、水和能源组成，并以一种协作的方式相互衔接。在中国“无线城市智慧生活”论坛上，国家信息中心信息化研究部首席工程师单志广讲述了我国智慧城市发展现状以及所面临的问题：据统计，截止到2012年2月底，我国提出智慧城市建设的总数量已经达到了154个，计划投资规模超过11万亿元，直辖市中北京、上海、天津均提出了智慧城市建设。

（二）智慧城市的特点与构成

智慧城市定义为“是新一代信息技术支撑、知识社会创新环境下的城市形态，智慧城市通过物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。伴随网络帝国的崛起、移动技术的融合发展以及创新的民主化进程，知识社会环境下的智慧城市是继数字城市之后信息化城市发展的高级形态”。从定义上看，21世纪的“智慧城市”，能够充分运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对于包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能的响应，为人类创造更美好的城市生活。概括来讲，智慧城市包含三个方面的特点：

首先，无处不在的网络环境。任何时间、任何地点、任何人、任何设施、任何内容的信息获取，互联网作为智慧城市的“神经网络”，极大增强了智慧城市信息实时获取、实时反馈以及智能服务的能力。

其次，无所不包的海量数据环境与共享。整合城市的所有数据资源，统一管理，融合服务，数据来源于各管理部门的业务实体，并能通过智能融合技术实现对海量数据的存储、计算与分析，提升决策能力，充分实现信息共享。

最后，无所不容的业务管理和服务模式。通过系统接口，把城市所有的系统管理、服务平台、信息查询等系统模块进行兼容，实现一站式管理与服务，智慧城市利用各类随时随地地感知设备和智能化系统，继而实现与外部世界互相交流，互相感知，促进城市各个关键系统高效地运行。

智慧城市包含着智慧技术、智慧产业、智慧（应用）项目、智慧服务、智慧治理、智慧人文、智慧生活等内容。对智慧城市建设而言，智慧技术的创新和应用是手段和驱动力，智慧产业和智慧（应用）项目是载体，智慧服务、智慧治理、智慧人文和智慧生活是目标。具体说来，智慧（应用）项目体现在：公共服务、社会管理、安居服务、文化教育、健康保障、信息综合管理等诸多方面。

智慧城市建设对档案部门的发展是一次极好的机遇，同时也是一种前所未有的挑战，档案馆应顺势而为，建设智慧型档案馆成为未来档案馆的必然趋势。

二、智慧型档案馆的探索

（一）智慧型档案馆的提出

在智慧城市发展中，图书馆学界已经开始了“智慧图书馆”的研究，多从建筑、技术、模式等角度进行探讨。在档案领域，实践先行。2011年，南京档案馆提出了“智慧档案，快乐档案”理念，以服务创新科学发展，青岛市档案馆则提出了智慧型数字档案馆的建设，另外还有档案馆提出“智慧宝库”的说法。纵观关于智慧型档案馆的实践主要围绕技术、服务等领域，反映了国内档案馆对此领域的关注和前瞻性，但同时看到目前智慧型档案馆尚处在理念提出阶段，档案学界也仅限于云计算、物联网等技术领域的关注，因此智慧型档案馆无论是理论还是实践层面有待于探索。

笔者认为，智慧型档案馆（smarterarchives）就是以服务城市建设、服务社会、服务大众为方向，以深化应用、优化服务为核心，以资源整合、业务协同、信息共享为主线，打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台为重点，在前期数字化档案馆建设和发展的基础上，以技术为依托，全面提升信息化应用和服务水平。具体来说，智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。它以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。也就是说，一个档案馆既注重信息技术的应用，重视档案信息资源的智能管理，又关注用户的信息与互动服务，同时兼顾对历史公共文化传播的社会担当，并综合以上要素来共同推动档案馆的可持续发展就可以称其为智慧型档案馆。

具体来说，智慧型档案馆具有以下特点：

第一，沟通感知智慧化。物联网是智慧型档案馆的技术基础，互联则是其核心要素。利用物联网实现内部及外部信息交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统。通过物联网实现档案工作人员与档案、档案与用户、档案与馆舍、档案与设备、工作人员与用户、用户与用户无所不在、无时不在的沟通与感知，从而实现用户、档案、设备等之间快速、便捷、无障碍对接，利用物联网技术实现更大范围的信息资源共享，实现用户最大范围的信息获取。

第二，资源管理智能化。资源是档案馆的生命，档案资源不仅包括纸质文档，还包括数据库、多媒体等电子形式，以数字资源为基础的智慧档案馆可以将所有的档案资源进行智能化控制、组织和管理，并对档案信息资源进行共享和。同时在后台建立起跨系统的应用集成，以此实现跨部门的信息共享、跨库网的互通、跨馆际的服务与管理。

第三，建筑设施智慧化。环保、安全、绿色、智能等要素构成智慧型档案馆馆舍的发展目标，也是要对档案馆内部的各种设备实行智慧化管理，构成智慧化系统，对阅览设备、视听设备、视频会议等进行动态调度分配，对消防系统、温湿度控制、照明等各方面自动调节，智慧系统能使档案馆各种设备运行、保养、维护趋于智慧化，优化人力和物质资源的配置，降低成本，有了数字化、网络化、智能化的基础设施，无论是物理空间还是网络空间会为用户带来更多的方便。

第四，服务创新智慧化。以人为本，高效服务是智慧型档案馆的灵魂。通过物联网进行信息交换和资源共享，构建一个具有分析事物、处理事务、管理和决策能力的智慧服务系统。在泛在的感知与互联前提下，智慧型档案馆会以全新的智能馆舍与设备，无论是传统纸质文件还是数字信息，无论是检索还是编研成品，无论是文字还是多媒体，无论是传统的查借阅、信息咨询还是用户业务分析，都可以通过手机、互联网及微博互动等信息手段，开展不受时空限制的检索、咨询、信息获取等服务，智慧型档案馆给用户带来丰富多彩的新途径和新境地，构成了服务与管理的新形态。

（二）智慧档案馆与数字档案馆的区别和联系

档案部门早期开展的信息化管理，从最初由用计算机进行编制档案目录到单机版档案管理软件的开发，到网络版的档案管理系统，再到资源数字化、管理电子化、人员智能化以及整体数字档案馆的建设，都是档案部门的有益尝试与探索，大大扩展了档案馆的内涵和服务性。但简单通过将档案实体信息数字化而构建的数字档案馆存在着服务程度不高、数字系统智能不够等缺陷，无法满足全方位提供智能化综合档案信息服务的要求。

数字档案馆具有“馆藏数字化，传输网络化，管理自动化，资源共享化”的特征，而数字档案馆建设基础上加上具有全面感知、可靠传递、智能处理等特征的物联网就是智慧档案馆的雏形。二者都具有数字化、网络化的特征，智慧型档案馆是数字档案馆发展延续和升华。智慧型档案馆聚焦于信息技术的支持，更注重高品质管理和优良的服务，并提升管理与服务的智慧，从数字信息切入到可持续发展的管理和以人为本的服务，这也是其智慧发展的根本转变。

1.更迅速互联：这种互联是档案馆馆舍、设备的互联，是单个档案资源间的互联，是工作人员、读者的互联，是馆际间的互联，是物理空间的互联，是网络空间的互联，是人与物的互联，人与人、物与物的互联。

2.更智能全面：应用物联网技术，把档案信息孤岛与工作人员、用户个体互联，建立其间全面的智能连接，并从全局角度分析数据解决问题，改变整个档案馆运作方式。从档案资料、数据资源到运行状态、用户需求等任何信息，都可以迅速获取并迅速采取应对措施。

3.更个性主动：智慧型档案馆是服务质量、形式、内容更具品质，智能化程度、个性化服务以及与用户互动更为积极主动的档案馆，微博、网站、电话、短信、导航站、预约等借助于智能化的技术的利用形式更赋予了个性化服务新的内涵。智慧就意味着以用户为中心组织信息与服务，从内容、方式、界面等提供“按需定制”的更优良个性化服务。

三、智慧型档案馆的建设

随着技术的发展，数字城市已经开始过渡到智慧城市的新型阶段，档案馆应抓住智慧城市建设的契机，加大智慧型档案馆建设的实践探索，使档案信息化、数字化水平不断提高。

（一）提高智慧型档案馆建设意识，加强宣传力度

档案部门要加大宣传力度，提高领导的智慧型档案馆建设意识，争取领导对档案工作的重视和支持，主动地向领导宣传智慧型档案馆建设的意义，并汇报智慧型档案馆建设工作的进程，要使智慧型档案馆建设与智慧城市建设的整体发展同步进行，使智慧型档案馆的机构设置、库房建设、人员配备及现代化所需的经费、技术、装备等落到实处。同时，借助媒体主动宣传，以“智慧档案”为理念，以民生为本，以智慧服务为新的时代内涵，开启“智慧城市记忆之门”，打造文化精品，营造档案文化教育氛围，重点编研精品工程，深入基层，提升档案事业的教育文化功能，增强爱国主义情怀的服务场所，延展档案公益性宣传展览服务，让档案资政育人的影响力传播到千家万户。

（二）建立完善的智慧型档案馆建设的标准和规范

标准和规范是智慧型档案馆建设的重要基础工作之一。档案管理系统与其它信息系统的对接，档案信息资源的有序组织和共建共享，关键在于标准化的建设。面对智慧城市的发展，面对数字资源的差异性，相关技术不断发展、变化的特点，档案馆要结合建设内容，发挥自己作为档案资料利用中心和政府公开信息查阅中心的作用，在充分调研的基础上，根据国际标准和通用标准，推出具有操作性的实施细则，并形成本部门智慧型档案馆建设的标准规范体系。

标准规范的制定应能够做到在智慧型档案馆建设中少走弯路，节约成本。智慧型档案馆建设的标准规范必须与智慧城市建设标准相一致，以保证信息资源的畅通，跨库查询的实现及馆际交流和合作。标准规范包括管理、业务和技术三个层面，其中最重要的是制定技术性标准规范和业务性标准规范。技术性标准包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、网络数据传输规范等。业务性标准规范最主要是电子文件管理规范、电子文件元数据标准、电子文件鉴定标准等以及电子邮件公文管理规范等。

（三）加强智慧型档案馆建设人才体系构建

人才是社会发展最重要的资源，是最宝贵、最有决定意义的资本。作为档案馆，首先要积极适应智慧型城市发展的新变化，树立科学发展新理念，围绕“大档案、大服务、大安全”的宗旨，将智慧型档案馆建设与档案部门的制度改革管理理念紧密结合，使档案部门建立起适应本部门发展的管理理念、管理机制、工作流程和组织结构，创建有利于优秀人才脱颖而出的体制机制。

作为档案工作人员，要积极主动适应智慧型档案馆建设的要求，除了具有过硬的政治素质外，必须具有较强的业务素质和时代意识。所谓的业务素质就是档案人员履行工作职责应该具有的知识水平和实践能力。它要求档案人员不仅掌握档案理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术以及档案记载内容有关的背景知识。所谓的时代意识就是档案人员应具备与时展相一致的思想观念，包括信息意识、服务意识、现代化意识等。

智慧型档案馆的建设，需要大量“专”与“博”相结合的新型人才。这种“专”是跨学科的“多专”，而不是以前的“一专”。这种“博”是随着智慧城市发展的“动态广博”。档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者，档案工作人员必须由管理型向知识型、技术型转变。

（四）加强智慧型档案馆建设过程中的交流和合作

档案部门要密切关注智慧城市建设进程，适时向负责智慧城市建设的领导提出自己的业务需求，同时要深入到各业务部门进行调研，听取各部门对智慧型档案馆建设工作的意见和建议，以用户需求为导向，对档案业务进行全方位的整合与集成，发挥整体功能，丰富业务需求的内容。

另外，档案馆际之间也要加强业务交流。结合智慧城市建设对智慧型档案馆建设共同探讨提出可行性的建议。档案部门要打破档案利用上的空间概念，改变过去那种“事不关己，高高挂起”埋头业务的形象，致力于搭建档案信息共享平台建设，在馆际档案馆、专业档案馆及社会上的信息服务机构之间建立联系与协作，实现更大范围、更多种类的信息资源共享，在心理上树立交流和合作意识，以敏锐的职业洞察力和前瞻性目光把业务建设工作向前推进。

如果说智慧城市可以带给我们更美好、便利的生活，更快速发展的经济和可持续发展的和谐的自然、社会环境，那智慧型档案馆带来的则是更优质的服务、更高效的管理，更具文化内涵的熏陶，智慧型档案馆模式也必将推动着档案馆在新的技术环境中催生出新的附加值，新的服务形态和多元化的系统机制。

参考文献：

[1]宗平，朱洪波，黄刚，许建真.智慧城市设计方法的研究[J].南京邮电大学学报，2010，30（4）：14-19.

智能化档案建设篇（5）

二、国有企业档案管理现状

目前，国有企业在档案管理方面还存在一定的不足，档案管理各个流程还存在薄弱之处，与“全球领先的通信支撑一体化服务提供商”还存在不少差距。剖析深层次原因，主要体现在以下几个方面。1.维护成本及用工成本较高。国有企业档案总量小而分散，不利于管理，且不能满足档案增长需求。随着档案总量的不断增加，场地使用成本及维护成本很高，相应地人工成本也较高。2.档案库房建设不标准。国有企业档案总量逐年递增，库房容量全面告急，现有库房建设标准不达标，亟须整改。库房建设不符合使用标准，绝大多数并不满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，档案管理的风险高。3.档案电子化、数字化水平低。档案集中管理有利于减少库房和人员占用，并让档案得到更专业、更安全的管理，同时能够减少资源的重复投入。推动档案的电子化、数字化、信息化进程，也有助于实现档案信息的共建共享。目前，国有企业的档案电子化、数字化水平较低，需要逐步推进档案的数字化、智慧化进程。

三、实现智慧档案产品与服务所面临的困难

档案管理行业所面向的客户群体较大，市场空间与产值足够大，优质的服务与解决方案必然会带来很大的回报。因此，档案保管行业，尤其是具有战略价值的档案保管服务，越来越受到资本的青睐。而目前，国内档案管理业务市场尚处于初级阶段，各类企业规模不一、标准不一；档案寄存业务方面，很多大型寄存中心一般使用货架形式保存档案，并未做到恒温恒湿和远程监控等；同时，在档案运输、保管、整理、数字化等方面，管理人员的上岗要求未形成业界认可的模式。所以，此时介入档案保管市场，时机比较成熟[2]。1.缺乏集约化管理。档案服务企业要想取得长远发展，就必须实现集约化管理，包括各企业主体自身的集约化管理和档案服务行业的集约化管理两个方面。而建设档案馆，则是档案服务行业集约化管理最为有效的途径之一。智慧档案管理的第一要素是感知，换言之，就是明确档案智慧管理的要求，通过一系列技术手段和管理流程，形成智慧档案管理体系，将档案的实体文件和档案中的内容以及档案管理过程中的信息进行有效结合，完成对档案内容信息的感知和对档案实体文件的感知以及对档案管理各个环节所有信息的感知。档案智慧管理需要更加先进的信息技术支持，比如通过RFID技术实现对档案出库入库的感知，用智能化的芯片实现对档案的全方位跟踪监控和管理。在感知档案内容方面，采用当前主流的图像扫描以及识别技术，将纸质化的数据转变成为数字化的档案信息存储在系统中。在档案管理状态感知方面，可以通过库房的智能化监控系统实现对档案的综合状态感知管理。2.缺乏智能化管理系统。在智慧档案产品与服务实现的过程中，缺乏智能化的管理系统来支撑智慧档案感知层的建设。智能化档案管理系统主要依赖物联网技术，而基于物联网建设的智能化管理系统需要耗费比较多的硬件（RFID电子标签）。如果国有企业按照档案管理的标准化要求对建筑物进行改建，并赋予智能化的措施，就可以打造一个基于物联网技术的智慧档案园。这一过程中，国有企业需要对其库存的数以万计的实体档案进行物联网技术加工。而仅凭这一点，智慧档案园的建设需要一笔较大的投入。因此，智慧档案园的建设不仅需要智能化的管理系统和先进的物联网技术，还需要大量的资金来支持。3.缺乏专业档案人才。智慧档案产品与服务的实现以及运营，需要专业化的档案管理人才。这些专业化的档案管理人才，既要熟悉传统档案管理要求，又要精通信息管理系统，具备一定的运维管理经验。目前，档案管理人员队伍中，科班出身的专业档案管理人员相对充足；但精通信息系统管理的人才比较缺乏。更何况，不少企业的档案管理人员逐步出现老龄化的情况，甚至一些企业在使用退休返聘人员。因此，若要建设智慧档案园，专业人才队伍的建设和培养将成为档案管理发展的重要瓶颈之一。

四、智慧档案产品与服务的实现路径

智慧档案产品与服务实现是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理服务水平和档案园运行效率[3]。1.构建智慧档案产品与服务管理机制。智慧档案产品与服务的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。任何对档案信息利用的需求，都将经过详细的分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智慧化的技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为公司决策提供相应的参考依据。构建智慧档案园的管理机制，离不开现代化的档案库房和楼宇管理系统。将两个信息系统进行有效的结合，可以为档案管理者提供相应的数据研判依据，还可以提供可视化的数据，实现档案实体、档案数量以及档案库房环境交互式的管理。2.建设智能化档案管理技术体系。要实现智慧档案产品与服务，不仅需要完善的管理体系，还需要相应的技术系统和智能化档案管理技术体系。开发相应的信息管理系统，可以使广大用户通过互联网申请查询档案的保管状态。对档案实体文件的感知，主要通过物联网的视频识别技术来实现，为每个档案安装基于物联网技术的智能识别定位芯片，用于跟踪档案实体文件的状态，也可利用信息技术对档案的实体内容进行转化和数据挖掘。3.培养智慧档案管理人才队伍。要实现智慧档案产品与服务，必须培养和打造一支能力过强、素质过硬的智慧档案管理人才队伍。公司在加强档案管理人才队伍建设的同时，要注重档案管理人员培养体系的建立。在培养的过程中，要加强档案日常管理知识和信息系统运维管理能力的培养，及时从社会上引进复合型人才。要构建档案管理员长远发展的目标，建立专门的人才培养和管理团队，引导高层次的人才带领整个管理队伍，提升队伍每位成员的知识和技能水平，改善其自身的知识结构；也可以从社会上聘请档案管理领域内的专家作为顾问，派遣学习能力较强的人员参加学习交流，促进智慧档案产品与服务管理队伍中所有成员的服务理念转变，创新智慧档案产品和服务的形式。综上所述，国有企业可以聚焦市场需求，深化智慧档案产品与服务的建设研究，以公司档案管理业务为切入点，全力打造智慧化档案产品，实现档案管理的智慧化。打造智慧档案产品与服务，可以有效实现国有企业高质量发展规划的落地，又可以为深入落实党中央关于粤港澳大湾区发展规划纲要贡献自己的力量。

参考文献

[1]杨爽.谈推进智慧档案建设[J].兰台内外，2020（10）.

智能化档案建设篇（6）

前言：近年来，科学技术不断进步，催生了智慧城市的出现，智慧城市，以信息技术为依托，从城市整体发展角度出发，是现代人们对未来城市发展的一种美好期待，是一种效果更加的城市形态。在智慧城市背景下，档案馆也面临新的发展机遇，档案馆可以依靠科学信息技术，提高档案工作的信息化，进而促进城市的发展，更好的为城市居民服务。

1智慧城市对档案信息化的影响

1.1涌现大量数据

？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。

1.2增加了信息技术处理的难度

“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。

1.3服务方式转变

推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。

2智慧城市中的n案馆创新措施

2.1增强档案信息协同性

进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。

2.2提高服务水平

受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。

2.3注重以人为本

人本理念，是智慧城市发展中的重要理念，也是智慧城市中，档案馆工作的重要指导思想。在智慧城市档案馆的发展与建设过程中，要将做好服务工作作为档案馆的工作宗旨，将整个城市的建设发展，以及城市中的所有居民作为自己的服务对象，在展开档案信息化工作的过程中，要将以人为本和服务理念放在重要位置，贯彻落实国家档案局制定的工作方针，遵守档案局对档案馆提出的相关要求，档案馆的工作，从档案资源的开发，档案信息的收集，档案信息的处理，以及档案馆服务体系的构建，都应该充分考虑城市发展的需要，并结合城市居民对档案信息的需求，将以人为本理念贯穿档案工作的始终[3]。

总结：综上所述，本文首先分析了智慧城市对档案馆档案信息的影响，然后，论述了智慧城市中档案馆的创新。智慧城市是我国城市未来发展的主要趋势，是人们对城市形态的美好设想与期待。智慧城市中，档案馆档案信息工作，要通过创新，加快信息信息化步伐，增强档案信息的协同性，将以人为本作为服务理念，进一步提高档案馆的服务质量和服务水平。这需要档案馆的相关工作人员，能够立足工作实践，不断创新工作方法，运用现代科学技术，经过长期的实践，方可实现。

参考文献：

智能化档案建设篇（7）

物联网与高校档案管理

需要说明的是，在物联网时代，几乎万事万物都处于物联网的智能状态下，可以智能相通。这里讨论档案管理的物联网，实质是说物联网中关于高校档案管理的部分，讨论如何让高校档案管理赶上和紧随物联网热潮，早日实现智能化管理。高校档案管理是一项极其繁琐的工作，从档案的收集、整理，到鉴定保管、著录，整个过程纷繁复杂。单从档案收集来看，一所高校每年在教学、科研、党政管理、外事、财务等方面都有大量的文字材料、图像、音频和实物，要将这数万件文档、材料、实物收集分类，其工作量是可想而知的，而目前高校档案管理工作虽然应用了计算机等较为先进的设备或技术，大大提高了工作效率，但绝大多数工作还是以人工为主，管理方式相对来说远远落后于实际需求。加上各种各样的需求，不同的档案查询、检索，使得以人工管理为主的整个档案管理工作更为繁杂和棘手。一种智能化、自动化的管理方式是档案管理长期以来的需求，物联网正是提供这种智能化系统的网络，同时也是一种基础设施。正像创造智能交通、智能能源、智能城市一样，发展和应用物联网构建“智能档案”是必要而且必需的，基于物联网实现高校档案管理智能化是高校档案管理的迫切要求。事实上，物联网是抽象出来的概念，它的具体业务形态已经存在于我们的生活中，并且初步实现了智能化，如ZigBee路灯控制系统、智能交通系统（ITS）、上海浦东国际机场防入侵系统等。我们可以从现有的互联网及其他信息科技中找到物联网的基础，体察到基于物联网的高校档案管理智能化的前景。

从2009年无锡国家传感信息中心试点以来，一个物联网大发展的社会环境和科技环境在中国迅速形成：国家发改委在物联网应用示范试点方面，科技部在863计划等重大专项方面，工业与信息化部在物联网的技术标准和产业政策引导方面出台了针对性宏观举措；2010年6月23日，工信部通信发展司司长张峰在上海“2010中国国际物联网大会”上表示，物联网被正式列为国家重点发展的五大战略性新兴产业之一，将成为全球信息通信行业的万亿元级新兴产业，到2020年之前，全球接入物联网的终端将达到500亿个；在政府的重视与大力推动下，信息产业商家首先在物联网建设上倾注精力，中国移动、中国联通等与政府协议合作，在传感器技术、传感网络技术等方面推进建设；清华大学、北京邮电大学、东南大学等高校研究机构也成立了传感网研究中心；上海、北京等城市也相继成立了一系列颇具规模的物联网中心，将物联网作为一大产业全力推进，在物联网器件、芯片、材料、软件、服务等方面逐渐起步；传感系统和3G技术快速发展……借此之势，“智能档案”的物联网建设：一方面有社会环境，另一方面有科技基础，将物联网在信息产业的成果转接到档案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物联网是高校档案管理工作智能化建设的一大契机。

基于物联网的高校档案管理智能系统构建

高校档案管理物联网是一个基于物联网的高校档案管理智能系统，是利用各种感知技术获取档案信息，通过数据分析技术自动对这些信息进行鉴定、分类，并使之得到有效利用。可见，这一智能系统的基础是档案智能识别子系统、档案保存子系统、档案查询子系统，除此之外，还有系统维护和安全保证两部分。档案智能识别系统能够自动扫描出需要存盘的文件，并赋予这些文件统一的电子标识；借助M2M的联网通信技术，这些文件的电子标识会传送到数据子系统中进行分析，根据上一环节电子标识的区别而分类出不同的档案，并得出保存建议；在人工协助作出相应保存处理后，系统将保存处理数据和前期整理有效数据提取到查询子系统中，满足档案查询者的多种查询需求。在这个系统中，档案管理工作是由各个相互关联的子系统自动完成的，人只是做辅工作，或采纳与不采纳系统建议的决定工作。这样，通过机器与机器之间的信息交换和联通，档案管理的各环节工作在人脑之外自动关联起来，按照人预设的命令一步一步进行下去，并自动进行系统维护，提供安全保证。这就是基于物联网实现高校档案管理智能化的目标———智能档案。在智能档案的“照应”下，繁琐的高校档案管理工作不再牵制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到随时从各个部门收集有保存价值的材料、档案，随时为各个部门提供“万能”的档案查询，为高校的其他各项工作做好“后勤”工作。

智能化档案建设篇（8）

一、高校智库档案管理工作的重要性

随着社会经济的不断发展，当前的高校智库涉及范围较广，为了适应社会发展的实际需要，将逐步扩大高校的智库比例。如今发达国家纷纷注重高校的智库建设，并得到了社会的广泛认可。我国在高校智库建设过程中，根据高校发展的实际情况对高校智库建设的条件进行分析，并将社会上优秀的专家资源以及社科力量有效地集中在高校的智库建设中。高校智库档案管理工作一定程度上有利于为决策咨询行业的健康发展奠定基础，通过在高校成立智库的形式成为当前社会关注的重点。同时，在高校智库建设的环节中，可以有效地促进社会经济的健康发展，为现实的战略研究工作提供理论依据，对社会舆论进行积极的引导。在实际的操作过程中，高校智库档案管理工作的重要性已经得到了社会的广泛关注。当前工作的重点是要根据社会发展的实际情况出发，逐步完善高校的智库组织形式，注重建设高智库结构的合理性；在此建设过程中，注重发挥创新性思维，从而有效实现高校智库的全方位发展。高校智库建设的关键是人才的培养，当前高校智库建设对相关学者的专业知识技能水平要求较高，在高校智库建设的前期准备阶段，要制定长期的人才培养计划，为建立专业的人才咨政研究团队奠定基础。在实际的高校智库建设环节中，要安排相关的专家学者及时学习先进的高校智库建设经验，并将高校智库建设的核心进行科学的分析，一定程度上能够提升高校智库整体建设水平。

二、高校智库建设中档案管理的交互式服务理念研究

注重高校智库建设中档案管理的交互式服务理念的研究力度。交互式服务理念是根据不同用户的实际需求，在交互的环节中，依托相关服务平台的优势与用户进行及时的交互，有利于为不同的用户提供个性化的需要。当前的高校智库建设中的档案管理的交互式服务理念，要始终坚持以用户的需求为出发点，根据用户的真实需求加强与用户之间的交流，用户在交互环节中可以针对在实际交互中存在的问题进行及时的反馈，有利于管理人员准确地对用户反馈结果进行修护。注重拉近与用户的距离，在交互式服务时，坚持公平互信的原则，有利于建设健康舒适的交互式服务环境，一定程度上推动了高校智库建设步伐。为了适应社会发展的实际需要，教育部对《计划》进行及时的完善，在《计划》中，对高校智库建设目标进行规划，并逐步优化档案管理机构的职责权限，在实际的高校智库建设过程中，注重尊重用户的个性化差异，使用户的实际需求与交互式服务理念有效地融合。例如：山西省将完善交互式服务理念作为高校智库建设中档案管理工作的重点，并根据交互式服务的总体建设思路注重挖掘高校智库建设研究项目，安排相关的管理人员及时做好市场调查工作，充分发挥社会优秀信息资源的优势，助推高校智库建设步伐。当前的高校数据信息资源较为丰富，不同学科背景对高校智库研究工作的影响不同，在实际的设计过程中，通过构建专题数据库的形式进行高校智库数据库成果的，并及时与相关的用户进行沟通、接受反馈，从而实现交互服务的功能优势。

三、高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程

完善高校智库建设中档案管理的交互式服务设计流程是高校智库建设顺利进行的关键。在高校智库实际建设中，档案管理的交互式服务设计环节要注重交交互式服务核心设计，并对相关的协同信息模块进行及时的优化，整合有效大数据资源，将大数据信息资源有效地运用在高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程中。同时，要对不同模块的主题形式进行选择，注重主题数据信息的采集过程，加强对高校智库成果的研究工作，对研究成果与用户进行反馈处理后将其研究成果及时，从而实现研究成果的实时性。在规划高校智库建设中的档案管理交互式服务设计流程时，要充分发挥构建专题数据库的优势，及时做好主题的数据采集工作，注重主题的分析工作，将其他信息源通过信息协同进行完善，优化档案信息系统与高校智库信息系统之间的关系，及时与信息协同相连接。同时，将信息协同中的相关数据信息有效地整合到专题数据库中，由专题数据库对其智库的研究成果进行，一定程度上为教学科研以及政府咨询工作的顺利进行奠定基础[1]。

四、高校智库建设中档案管理的交互式服务研究

（一）档案管理交互式服务的基础是信息协同

信息协同是高校智库建设中档案管理交互式服务研究的基础。随着我国《计划》的逐渐完善，在实际的档案管理工作过程中，要逐步对档案管理服务理念进行完善，将信息协同理念有效地融入其中。为了有效实现高校智库管理的综合性发展，要从高校智库建设的全局性进行研究，充分发挥信息协同的基础性作用。同时，高校档案智库建设中档案管理的交互式服务研究涉及的范围较广，要保证数据信息资源的有效性及完整性，并对高校智库建设中涉及的信息资源进行整合，注重完善档案信息系统，根据高校智库信息系统运行的实际情况对不同类型的数据信息资源进行收集、研究。档案管理交互式服务研究以专题数据库为中心，逐步实现多种学科的有效整合，建立健全完善的协作机制，并对不同类型的学科进行有效的融合、互补，从而有效保证专题数据库提供数据的准确性。例如：山西在高校智库建设过程中，信息协同可以将相关的大数据进行集成处理，在此环节中，注重建立健全监督管理机制，在实际的高校智库管理环节中，对交互式服务的各个环节进行及时监管，保证后续研究工作的顺利进行。高校智库建设中档案管理的交互式服务的具体内容涉及的范围较广，为了保证研究成果的完整性，注重对数据的加工过程、数据的分析过程、数据的过程的信息处理力度。在实际的数据集成环节中，将对不同类型学科进行有效的信息共享，逐步实现档案数据资源的系统化管理。构建学科数据管理体系，及时对相关的数据信息进行更新，注重对学术信息的整理以及储存工作，一定程度上有利于实现高校智库数据资源的共享[2]。

（二）档案管理交互式服务的核心是专题数据库

随着《计划》的逐步完善，高校智库建设中档案管理的交互式服务的核心作用越来越明显。为了实现高校智库研究的创新性，要注重社科专题数据库的建设工作，并根据当前高校智库建设的实际情况制定完善的实验室建设计划，逐步对高校智库研究手法进行完善。专题数据库的建设是从当前社会发展的实际情况出发，实时做好市场调查以及统计分析工作，对主题数据库的顺利发展奠定基础。在此环节中，要充分发挥现代化科学信息技术的优势，将理论知识与实践经验充分地结合在一起，通过构建模拟试验的方式对实验计算的结果进行研究，为后续建立社科实验室提供理论依据。为了保证高校智库建设的顺利进行，要充分发挥高校智库建设中档案管理的交互服务中专题数据库的核心作用，加强档案管理者对完善专题数据库工作重要性的认识，及时对信息协同模块进行优化处理；在主题数据信息的采集过程中，对大数据的主题类型进行分类处理，一定程度上有利于实现专题数据库的信息的完善，从而有效地丰富专题数据库的数据信息资源储备。在此环节中，充分将现代化科学信息技术的优势发挥出来，根据当前高校智库发展的实际情况对不同种类的数据专题进行完善，并将专题特色有效的展示出来。随着社会经济的不断发展，当前的专题特色数据库的类型具有多样性，要对不同的学科数据资源进行有效的整合，并将相关的关键数据信息进行有效的研究，从而助推专题数据库信息资源的挖掘，提升数据信息资源的利用率，保证高效智库建设的顺利进行[3]。

（三）档案管理交互式服务的升华是智库成果的

智能化档案建设篇（9）

档案库房是存储档案的重要场地，在科学技术水平不断提高的现如今，应积极推进档案库房的智能化管理，有效提升档案库房管理的效率、质量及安全性。

一、档案库房管理的相关概述

档案库房内收藏着大量的有参考价值和保存价值的珍贵文献资料，其内部空间的环境直接影响着企业档案文件的质量及保管的安全性。档案库房管理工作主要是维护秩序与保护实体两个基本方面，是档案实体保管工作的主要体现形式，是将已整理好的档案资料存入库房，并按照相应的类别进行分类上架排放，对库房现存档案资料进行日常性的维护、利用、保护等管理性工作。在新时期，应构建智能化的管理系统，高效控制库房内部因素及各种管理要素，实现安全、高效管理档案库房的目的，有效提高档案资源的开发利用及保护水平。

二、档案库房智能化管理系统的设计及实践

（一）档案库房智能化管理系统的设计。档案库房智能化管理系统的构建要更新升级档案管理信息系统，增设智能库房管理模块，包括库房基本信息的定义及具体情况展示、实体出入库管理、温湿度及门禁采集信息等几大模块（详见图1），通过集成智能密集架、温湿度信息采集设备、门禁及RFID等设备，实时监控和管理库房内部情况，将库房转变为在线展示的“透明”库房，进而提高档案库房管理的实时性及高效性。1.智能密集架的建设。智能密集架是指通过计算机控制密集架的打开及关闭等，主要的工作原理是通过档案管理信息系统对相应的档案实体信息进行检索，利用计算机结合已存储密集架的位置信息自动打开密集架，架上显示屏会及时显示档案资料的具置及所需的数量，取出后自动关闭。归还档案时对档案条形码进行扫描，将案卷在计算机系统内归还入库，同时再次打开密集架将案卷放到规定的位置上。2.温湿度自动控制系统。档案库房内温湿度的变化情况通过设置自动温湿度信息采集设备来实现实时、自动采集与监控，一旦温湿度超出指定范围，温湿度自动控制系统会自动启动或关闭温湿度控制设备，实时调节库房内温湿度。通过集成温湿度自动控制系统与管理信息系统，将采集到的温湿度数据传送管理信息系统中并自动保存，同时制成温湿度变化曲线图，有利于后期的数据分析与利用。3.门禁控制设备。档案库房通常使用的是钢制防盗门锁，在此基础上加装接触式磁卡电子门禁系统，提高库房的安全性。档案库房管理工作人员持有专门授权的磁卡，在进入档案库房时通过读卡器自动识别持卡人身份，确认有效后才可开启门锁，门禁控制系统会自动记录磁卡身份及出入库时间等信息并传送至管理信息系统中，形成库房的巡查记录报表、异常情况报警等。4.物联网RFID技术。物联网RFID技术的利用主要是通过二维条码标签及监控设备实时监控库房内档案实置的变化情况。通过对档案管理信息系统的更新升级，打印档案盒及档案资料的实体标签的唯一二维条形码，通过扫描二维条形码自动登记借阅、归还及上下架信息。在使用档案时可以通过系统检索直接打开对应的密集架；自动记录经出库扫描后的档案出库信息；归还档案资料时需再次对标签信息进行扫描，自动入库和上架。另外，监控设备在监测到未经系统登记的档案出库信息时会自动记录和报警，从而有效控制档案的安全。

图1 库房智能化管理系统功能模块示意图

（二）档案库房智能化管理系统的实践。结合企业档案库房的实际情况，制定库房固定区域、密集架信息等实际布局的虚拟展现方案，通过智能化的管理系统将不同类别的档案使用不同的展示模板展示出来，企业档案库房密集架的启闭则由智能化模块利用智能密集架设备直接控制。另外，集成档案管理信息系统与库房智能化管理系统，以有效实现档案的电子上下架等，同时还能够灵活定义自动排架规则，根据排架情况动态统计馆藏档案强开及时预警提示馆藏能力。还有就是实体档案的借阅、归还的在线监控，通过定位二维码标签来实现，通过3D模拟库房内部设置，在线模拟出入库房操作，进而提高档案库房的透明度。

三、结束语

总之，科学技术的进步使得各种新技术、新设备层出不穷，为了进一步提高各种技术和设备的利用效率，降低库房管理人员的工作强度，应结合企业档案库房管理的基本要求及具体特点，引进现代化的管理设备及技术，构建企业档案库房智能化管理系统，实现高效、安全的档案库房管理。

【参考文献】

智能化档案建设篇（10）

档案是一种不可再生资源，其唯一性决定了档案的珍贵性。作为档案存放和保护的基础设施，档案库房建设必须要从档案安全的角度进行系统规划和论证。随着信息技术的进步，传统档案馆通过信息化转型、模式创新，在与智能化技术结合后逐步形成了智能档案馆。以物联网为代表的智能化技术应用为智能档案馆的安全防护提供了新的思路，但是也带来了网络信息安全隐患，需要在建设过程中进行全面系统思考。

1物联网环境下智能档案馆的安全防护

物联网技术，顾名思义是将信息感知设备与被监测对象关联，并实时采集获取监测对象的信息，并通过网络实现信息的传输交互，从而实现监测对象的识别、定位、跟踪、监管等。正是物联网技术的发展与进步，在数字档案馆的建设基础上，传统档案馆与物联网技术紧密结合，构建了智能档案馆，使档案馆具有智能感知与处置档案信息的能力并提供档案信息泛在化服务，进而实现档案智慧化的管理和服务；同时物联网技术对智能档案馆的安全防护有了极大的促进作用，主要体现在以下两个方面。（1）实现了档案库房安全和温湿度智能控制。系统可通过部署在智能档案馆内部的传感探测及控制单元，包括环境温湿度传感器、空调控制器、漏水检测传感器、视频监控、门禁、红外、烟感等，形成一套数字化、智能化的库房环境综合监控系统，满足档案库房环境监测与安全管理防护的需要[1]。（2）实现了内部档案的安全保管。系统可在智能密集架上集成红外传感器，从而判定人员是否违规进入档案存储功能区域；同时可对实体档案关联RFID标签，从而实现档案管理、利用过程中的路径监控；一旦出现档案安全问题，将触发系统报警，通过视频联动记录人员及档案路径信息，同时启动档案库房内部门禁自锁功能，从而实现档案的安全保管。因此，物联网技术的发展催生了智能档案馆的出现和应用，并对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用，改变了以往管理人员进行离线巡检、核查确认的工作状态，提高了安全防护的时效性。

2物联网环境下智能档案馆的信息安全隐患

智慧档案馆同样是物联网技术的重要产物，其不可避免也存在信息安全隐患，主要包括以下几个方面：（1）档案库房安全和温湿度智能控制网络存在安全威胁。智能档案馆内部通常集成有库房环境综合监控系统，其有效地解决了库房环境的远程监测、控制和传输问题。但是我国尚未掌握物联网的核心技术，目前大部分底层硬件和传感单元还只能依赖国外。但是该系统的物联网终端、物联网感知节点、物联网传输通路一旦受到攻击破坏，则势必导致监控系统功能错乱，严重情况下会对档案资源的防护造成不可挽救的损失[2]。（2）档案信息有泄露或者破坏隐患。智能档案馆内部通常集成无线射频档案管理系统，用于档案的架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。由于系统运行靠的是标签扫描，且标签中隐含着与档案存储以及利用直接相关的关键信息，在使用过程中扫描器与RF的个人隐私泄露可能会对个人造成伤害，严重的甚至会危害社会的稳定和国家的安全。甚至，恶意攻击者很可能会对射频扫描设备进行破坏，对标签进行篡改、伪造等，这些都可能导致档案信息破坏[3]。（3）物联网在传输层和应用层同样存在安全隐患。由于物联网在传输层和应用层之间的信息交互大部分依赖于互联网，因此将面临现有互联网的所有安全问题，同时还因为物联网数据存在着多源异构、格式繁多以及规模海量的特点，这将增加信息交互的风险。

3物联网环境下智能档案馆的信息安全对策

虽然物联网环境下智能档案馆存在一定的信息安全隐患，但是不能忽视物联网技术对档案库房以及档案管理运行模式带来本质的提升，进而因噎废食，故步自封[4]。（1）加强智能档案馆及内部管理人员的物联网安全意识，传授他们免遭窥探和数据泄露的有效方法。（2）加强国家层面的监管落实，从安全框架体系、安全测评、风险评估、安全防范、安全处置方案等方面推动标准规范制订和落地[5]。（3）注重智能档案馆系统顶层安全性设计，设计安全性是物联网安全的最基本方法，一旦被普遍采用，它有可能成为游戏规则的改变者。如果硬件和软件工程师大幅提高从硬件和固件到通信协议和应用程序等各个级别的安全性，这将导致网络攻击的成功率急剧下降。

4对物联网环境下智能档案馆信息安全管理的建议

4.1优化网络安全技术

为了使智能档案馆信息安全系数能够得到全面的提高，在实际工作中需要加强对网络安全技术的合理利用，为后续工作提供重要的基础。首先可以利用防火墙技术来有效防止病毒黑客入侵，在大数据环境下，网络防火墙技术在不断地优化和提升，可以配合着云计算技术，建筑安全加密的方法，不断地完善防火墙的应用模式。随着我国计算机技术的不断发展，防火墙应用范围要不断地扩大，以此来提高最终的防范等级，最大程度地保证用户使用网络的安全性。其次在后续工作中也可以使用防病毒技术，主要是在计算机网络中增加安全屏障，在新时期下各种各样的公司开发的病毒防范软件，能够通过检测手段及时的发现在系统中所存在的安全病毒，例如，木马病毒等等，用户可以启动软件中的杀毒功能进行全面的清理，防止对后续使用造成一定的影响。防病毒技术主要是通过检测和清除功能来提高网络安全的系数，用户可以定期地进行计算机的检测和清理，以此来保证计算机使用是非常安全的，提高后续的工作效果。

4.2完善网络安全管理体系

在大数据背景下，档案信息朝着多元化的趋势而不断地发展，因此在档案信息安全管理工作中，需要完善相应的管理模式，为用户提供安全文明的信息环境，优化网络安全管理体系。例如，需要熟悉网络安全管理工作的内容，并且加强对高素质人员的融入，档案管理部门要定期开展统一性的网络安全防护体系，不断加强对网络安全的治理。

5结语

传统档案馆在数字化基础上，与智能化技术形成了智能档案馆，其以物联网为代表，可有效实现档案库房安全和温湿度智能控制、内部档案的安全保管，对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用；尽管如此，物联网环境下智能档案馆也存在着一定程度的信息安全隐患，需要结合物联网信息安全分析情况，根据智能档案馆的功能特点和软硬件组成，从人员安全意识宣传、国家监管标准法规制定以及系统顶层安全性设计方面进行多途径解决。

【参考文献】

[1]刘如龙.让馆藏档案资源“活”起来：智慧时代背景下智慧档案馆建设的应用研究[J].云南档案，2021（1）：50-52.

[2]林峥.浅谈新形势下高质量推动国有企业办公室工作信息化、数字化建设[J].经济管理文摘，2020（23）：28-29.

[3]张春风，徐卫红.基于区块链技术的民生档案跨馆利用模式的探讨研究：以沈阳市民生档案跨馆利用平台建设为例[J].中国档案，2020（7）：39-41.