档案规范化管理篇（1）

一、档案管理规范化建设的重要性

1．对企事业单位的重要性。档案管理工作是信息产业的重要组成部分，档案资料的收集、归档以及档案的数字化管理都成为单位进行档案管理规范化建设的具体实施步骤。规范化的档案管理工作给单位的信息收集做出了巨大贡献，重要的科研资料、关键的经营策略大部分都出自于档案资料之中，档案资料成为企事业单位发展、建设的无形资产。

2．是企事业单位的信息来源。在信息时代的带动下，档案管理工作逐步受到社会各界的重视。档案作为一项重要的信息资源，在无形中给予企事业单位各种决策依据。档案的规范化建设才能最大化的发挥档案的重要作用。档案管理过程中，资料收集、整理以及归档等工作都为日后档案资料的查找提供了便利，档案管理规范化建设成为企事业单位信息来源的动力。

二、档案管理规范化建设存在的问题

1．档案管理观念落后。传统的档案管理工作主要以手工管理档案为主，对于现代化的档案管理处于抵触的状态之中。档案管理工作没有引起领导的高度重视，没有充分的认识到档案发挥的重要作用，对于档案的收集整理工作都处于消极的状态，落后的观念意识严重地影响到了档案管理工作，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。

2．档案管理人员素质低下。我国的档案管理人员多数不具备专业的素质，单位对于档案管理工作的不重视，导致对于档案管理人员的安排十分松散。档案管理工作对于专业素质的要求十分高，需要档案管理人员具有一定的责任心，要保持严谨、细心的工作态度。但是，我国的档案管理工作十分艰辛，普遍薪资待遇不高，不能留住科班出身的档案管理人员，导致档案管理系统人员不断流失，档案管理规范化建设难以进一步发展。

3．档案管理体系不完善。首先，我国的档案管理制度不健全。档案管理各项工作没有统一的规章制度作为约束，大多数企事业单位的档案管理工作成为一种自发行为，档案管理工作缺乏时效性、规范性，档案带来的信息资源不能得到很好的利用，从而使档案管理工作失去了实际的意义。其次，我国的档案管理体系落后。我国的档案管理工作起步晚，受到经济、文化的制约，档案管理工作仍然滞留在改革开放初期。缺乏专业的管理人才，档案管理的观念意识十分落后，档案管理体系落后。

三、档案管理规范化建设对策

1．提高档案管理人员素质。首先，要培养档案管理人员的专业素质。定期对档案管理人员进行培训，丰富档案管理人员的专业素质，提高其业务水平。档案管理工作具有时代性，需要档案管理人员不断提高自身的素质，从而进一步完善档案管理的规范化建设，以更好地完成档案管理工作。其次，提高档案管理人员的道德水平。档案管理工作因其自身的特点十分的枯燥乏味，需要档案管理人员具备良好的道德素质，树立崇高的职业道德，在工作中树立责任心，认真负责地做好档案管理的每一项工作。

2．完善档案管理规范。完善档案管理规范，有效提高档案管理规范化建设的效率。首先，建立档案管理规则。档案管理工作应该建立相应的管理规则，完善的规则有效地提高了档案管理的工作效率，增加档案管理的有序性。采取合理有效的档案管理方式，利用最小的人力、物力、财力将档案室管理得井井有条，节约档案管理时间的同时提高档案管理工作的效率。其次，完善档案管理人员交接工作规定。档案管理人员在离职后档案的交接工作十分重要，事业单位由于档案交接没有完整的规章制度，造成工作的交接不完善、不彻底，许多具有十分重要价值的档案严重地损坏，不能很好地利用，会造成严重的损失。这就需要档案管理人员在离职时做好全面的交接工作，建立完善的交接工作规定，严格按照规章制度交接工作，减少交接带来的档案管理问题。

3．实现档案管理信息化建设。信息化时代的到来，要求档案管理工作也逐步实现现代化、信息化建设，档案管理的信息化更加有利于档案管理的规范化建设。首先，投入大量的资金，加强档案室的硬件设备建设，引进先进的档案管理的设备和程序。培养专业的档案管理人才，掌握档案信息化管理工作，完善档案室的信息化建设。其次，完善档案管理向信息化转变。档案管理通过实现信息化，进一步完善规范化，需要档案管理工作不断从传统的管理方式向信息化转变。改变从前的纸质档案管理，利用先进的信息管理设备，节约档案管理的费用，提高档案管理的效率。

参考文献：

档案规范化管理篇（2）

2.标准化体系生产管理与企业档案管理之间的关系

规范化的档案管理是实行企业标准化体系生产管理的基础，标准化体系的生产管理是企业档案管理规范化的前提条件。企业的日常生产管理体系越标准、越规范，它形成的各项记录资料就越真实有效；而它作为企业档案内容的信息来源也就更完善更有说明力，档案管理工作做起来也更科学更合理。反之，档案管理工作又是企业实行标准化体系生产管理的重要保证；档案资料作为企业各项活动的历史积累和真实记忆，科学、合理、规范的档案管理能快速、准确、及时地为企业的日常生产管理提供有力的凭据和参考价值，必要时还能起到指导作用。因此，规范化的企业档案管理与标准化体系生产管理之间是相辅相成、相互促进、辩证统一的。离开科学、合理、规范化的档案管理，企业的标准化生产管理就无据可依，无凭可证。而离开了标准化体系的生产管理，所谓的规范化档案管理也就成了无本之木，无源之水。

3.标准化生产管理及规范化档案管理的初步实践

3.1生产记录表格的规范针对企业当前生产管理现场各类记录表格杂乱无章的现象，笔者因持有标准化体系内审员资格证书且具有多年内审及基层技术管理经验，有幸被领导委以重任——在一个月内将各个部门正在使用的所有表格收集起来并加以整合优化。在此工作过程中，笔者发现本公司虽然也推行标准化质量、环境体系，但是却没有真正落到实处，导致各个部门各自为政，同是一份“异常处理单”，三个部门就使用了三个不同版本的表格，更有甚者，同一部门使用的“xx生产统计表”现用的表格和以前的居然也不相同。为了将所有表格达到格式统一，笔者严格参照标准化体系程序文件及作业文件的具体要求，在与各个部门负责人协商、取得一致的基础上，以方便于生产管理为原则，对内容与生产脱节、多余的表格加以删除，对内容表述不详的表格加以完善，并将其按标准要求一一编号，并尽量做到一表多用，以减少版面印刷费且方便管理，仅直接使用于生产管理的表格就整合了52份。公司上下通过使用标准化格式的表格后，生产管理现场已然规范了许多。当然，生产管理的标准化不仅是记录表格的规范，还包括产品生产、质量保证、质量控制、质量检验、质量监督等全过程制定并严格贯彻一系列相关标准，才能有效地保证产品质量的稳定和提高。可见，全面推行规范的标准化体系的生产管理刻不容缓。3.2“高起点、高要求、高标准”三高档案室的建立笔者所在的企业为一家新能源公司，因历史遗留问题，加之领导层更换交迭，企业至2011年11月前都没有建立档案库，许多珍贵的资料等到需要查找借鉴的时候才发现已无踪影（譬如大型设备出了故障，连一本说明书及操作手册都找寻不着，令维修人员无从下手，只得请厂家派技术人员前来维修），造成了许多不必要的浪费；整个公司办公区随处可见有用或无用的文件资料……以总公司为首的高层领导痛心之余，决定以本公司为“档案管理”的新试点成立档案室，而且以最快的速度建立起了约52平方米的档案密集柜库房及24平方米左右的档案管理办公室，同时还配置了专用电脑、打印/复印一体机、扫描仪、碎纸机等一系列档案管理的专用设备。软件方面：对档案室提出了“高起点、高要求、高标准”的三高标准，并要求所有部门对档案管理人员给予工作上的全力支持与配合。笔者因为有着丰富的档案管理经验而“临危受命”，在查阅了大量相关技术资料的前提下，又走访了某“人才市场档案馆”，学习其先进的档案管理经验，随后编写出了适合本单位的《档案管理标准》、《档案室管理制度》等一系列建设性档案管理文件及《档案移交接收清册》《档案查（借）阅审批表》等日常管理文件。仅至2011年底，便已成功接收科技档案共计506册；文书档案共计1969册；销售档案共计573份；财务档案共计249册；人事档案共计1437份；行政档案共计426册。且档案室自2012年四月初正式实行“档案借阅”制度以来，已先后为工程、研发、财务、人资、生产等提供了上百人次的档案借阅工作，对各类生产管理提供了极为重要的参考资源。本企业档案室在短短一年的时间内就充分发挥出了其档案管理的重要作用，由此看来，企业档案作为继承、保护与开发事业，对企业科技的发展占有举足轻重的地位。因此，档案管理的规范化是企业档案事业发展的必然要求。

4.全面推行标准化体系生产管理，实现企业档案管理的规范化

笔者从事了多年的基层技术管理工作，对制造型企业的生产流程、国际标准化体系的生产管理，规范、现代化的档案管理了然于心。并深切感受到企业要发展、要壮大，除了要有过硬的技术攻坚力量、雄厚的经济实力外，实行规范、标准化体系的企业管理是企业取得成功的法宝，而生产管理和档案管理既是企业管理不可分割的组成部分，又是企业赖以生存的基石。因此，全面推行标准化体系的生产管理，实现企业档案管理的规范化刻不容缓。要想最终达成这一目标，可以从如下几个方面着手：（1）公司高层领导者应本着高度重视企业标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作为立场，在取得现有成果的基础上，进一步赋予标准化管理人员和档案管理人员行使职能的充分权力，并制定相关激励机制，把标准化体系的生产管理和规范化的档案管理工作放在人才队伍建设的高度上来，提高相关人员的工作积极性，以便形成一股后进之力，推动标准化生产管理和规范化档案管理的进程。（2）企业标准化工作是一项重要的基础管理工作，它既是长期工作，也是日常工作。因此，领导者应更新观念，将标准化体系执行人员从兼职的状态中脱离出来，以便加大对全员标准化体系知识的培训宣传力度，使全体员工切实理解企业推进标准化体系生产管理的方向和决心。同时，企业标准化体系执行人员要将标准化体系生产管理的概念具体化、书面化、格式化，让每个员工触手可及、触目可望，并对企业标准体系的实施进行认真的策划，对实施的结果进行检验、分析和改进，通过评审采取有效的措施，推动企业标准化体系的持续改进，真正做到生产现场的标准化管理。（3）企业的档案资料是保证企业可持续发展的重要保障，档案管理又是企业整体管理体系的重要组成部分。企业应注重抓好档案管理人员的业务技能培训，更新观念，力求创新，不断提高档案管理人员的业务素质和工作魄力。档案行政管理部门与各主管部门应密切配合，进一步加强规范化管理的检查指导，以此带动整个企业对档案工作的认识，真正把档案管理工作作为基础性工作抓紧抓好。档案管理人员自身要坚持与时俱进，除认真按国家《档案法》及已制订的有关档案管理的各项规章制度进行程序化操作外，还必须认真学习文化知识和计算机信息技术，适时实现计算机智能化、网络化管理，将档案管理融采集、处理、存储和传播为一体，促进公司档案管理工作的标准化、规范化、科学化管理，以便提高档案工作效率，更好地为公司的发展提供全面、高效、优质的服务。（4）管理层适时监督、各部门负责人积极配合，做好标准化体系生产管理及规范化企业档案管理的反馈工作。标准化体系执行小组及专职档案管理人员要及时将日常生产管理的反馈信息进行处理，以便不断加以修正。

档案规范化管理篇（3）

技术落后造成资料缺损。传统音像档案以模拟信号存储在录像带上，使用寿命一般在20年左右，对保存环境的温湿条件要求极高。由于重视程度、资金等因素的限制，很多广电机构缺少必要的音像档案存储设备，没有防磁防潮设施；仓储库房里温湿度不能有效调控，造成磁带和录像变质、变色、发霉，导致音像档案声音、画面模糊，有些已无法使用。此外，音像档案资料在使用过程中，由于机器的接触磨损会造成信号不断衰减，使声音失真变形、图像抖动、有雪花波纹，视听质量大大下降。

制度欠缺造成管理失范。目前国内音像档案的管理方式多种多样。很多广电机构的节目在播出后就存入库房，成为档案资料。有些广电机构设置专门档案资料室集中管理，随时形成随时入库；有些机构则是各下属频道频率每年度移交一次；还有一些机构的音像档案是由频道和个人分散保管。目前，国内仍有相当数量的广电机构音像档案未能进行集中统一管理，甚至没有制订基本的管理制度，对于收集的音像资料，一些机构缺少专业的编号、编目工作，这给音像档案的日常保管和后续使用造成很大麻烦。

人才不足制约工作开展。与管理制度落后相对应的是音像档案管理专业人才的缺乏。广电机构的人事工作，只注重编导、记者、主持人等业务骨干的引进，而忽视了对音像档案管理专业人才的招录培养。有的基层广电机构没有专门的档案管理岗位；有的机构音像档案管理作为二线岗位，主要人员由一线采编人员转岗担任，很少进行上岗培训，因而缺少音像档案编辑、研究、开发所必需的技术和素质。这些做法直接导致音像档案管理、开发人才的稀缺，制约音像档案管理工作的有效开展。

加强音像档案的规范化管理

广电机构加强音像档案规范化管理，既要重视存储介质、库房改造等硬件设备建设，又要建立专门的规章制度，改善软环境，缺一不可。

强化硬件：数字化存储+网络化传输。与传统介质相比，数字化技术简化了音像资料的存储、检索和使用，它把音像档案以数据信号的形态存储在媒介中，具有存储量大、安全性高、格式统一等优点，用户可以通过互联网随时随地调用档案信息。广电机构可以将节目管理作为建立统一管理平台的切入点，整合出节目流转的最佳工作流程方式，并由此实现资源共享，逐步实现数字化管理。

对于广播电视机构的生产运营来说，音像档案的信息化功能不能仅局限于资料的存储，更重要的是为电视节目的生产服务。电视媒体档案管理系统必须是一个能与节目制作网相关联、全面的网络管理体系。在节目的采编过程中，一方面可以在媒体音像档案管理系统上直接查阅音像档案，进行直观的节目采编；另一方面可以利用原有的计算机软件管理系统检索、调用所需数字节目素材。数字化存储和网络化传输，能提高业务部门的工作效率，有利于实现音像档案的价值增值。如英国 BBC 电视台在购买纪录片《故宫》后，将片中画面打散，按“门窗”“房柱”“庭院”等不同的主题分门别类，放在“艺术画廊”网站上销售，价格比成品节目高出数倍。

优化软件：制度建设+规范管理。当前，我国社会处于重大转型时期，音像档案管理工作也面临着法制化、规范化改革，因此，广电机构档案管理方式，必须尽快转变到以依法管理为主的轨道上来。2001年12月25日国务院了修改后的《音像制品管理条约》，这是建国以来专门针对音像制品制定的管理条约，是广电机构进行音像档案管理的法律依据。

各级广电机构必须从音像资料的收集整理、归档保管、统计鉴定等方面，建立严格的制度，防止珍贵档案遗失。档案管理部门要对音像档案的拍摄、收集、归档、保管、利用等制订统一的规范标准，根据实际情况，制订音像档案管理使用工作框架，使音像档案工作有规可依，对不按规定移交的单位和个人做出必要的处罚。

创新音像档案管理机制

建立动态管理机制。传统音像档案管理以储存为基本功能诉求，扮演的是仓库的角色。音像档案资料在各个台和频道分散管理，导致高额管理成本，并限制了珍贵资料的流动使用，难以达到资源共享，影响广播影视事业产业的长期发展。

随着“云”计算、视频流等新媒体技术发展，广播电视档案的多种经济价值、社会价值和战略资源价值越来越受到广电机构的重视。中央电视台原台长赵化勇认为“录像资料是取之不尽的金山，看你怎样去开发它”。怎样管理和使用好海量音像档案，建立以生产性、效益性为指导的动态管理机制，深入发掘音像档案资料的内在价值，形成广电媒体新的收益增长点，是广电机构档案管理部门工作的根本出发点。

建立科学管理机制。音像档案的科学化管理建立在统一的数字存储和网络平台之上。在软环境上，需要建设统一的编目标准和科学高效的管理规范，建立一整套完备的音像档案管理系统。

对于国内的广电机构来说，音像档案科学化管理不仅局限于资料存储，更重要的是为集团日常生产经营提供资源支撑，是内容生产的一个重要环节。音像档案管理系统跟全台网无缝连通，形成与节目制作网络相匹配的网络体系，理顺档案存储和使用流程，实现档案资料边际效益最大化。美国CNN新闻网就对拥有版权的音像资料进行科学化管理，实现了音像资料存储、管理、访问的数字网络化，音像档案资料的社会价值和经济价值被深入发掘。

建立集约管理机制。目前，社会化大生产已经成为广播影视产业发展的主要模式。随着产业分工不断深入，广电机构必须改革原本分散的档案管理模式，遵循音像档案管理的规律，完善音像档案管理体制机制。必须建立健全音像档案管理的长效机制，完善音像资料的收集、整理、编目、查询、使用等制度，确保音像档案完整收存、科学管理、合理利用，减少不必要的非生产性损失。采用统一平台、统一标准进行规范管理，优化音像资源配置，实现集约化管理。

实现音像档案资料的集约化管理，还要建立一支适应产业发展的高水平、专业化的管理人员梯队。广电机构设置专门的音像档案管理部门和岗位，通过上岗培训和继续教育，提高管理人员的业务水准，建立完善的招录、培训、上岗、考核机制，并通过多种方式提高档案管理人员素质。

（作者单位：杭州文广集团）

栏目责编：黎　莉

参考文献：

1.徐卫红：《对广播电视档案信息化建设的思考》，《上海档案》，2010（11）。

档案规范化管理篇（4）

我局顺利晋升为省档案工作规范化管理省三级单位后，我局加强了对档案工作的领导，成立了以局长为第一责任人，各科站长为第二责任人的档案管理领导小组。并将责任层层落实到科（站）、室，由办公室落实专人负责具体工作，年终进行全面考核，根据考核结果，对管理人员实施奖惩，调动了档案管理人员的工作积极性，推动了我局档案管理工作的顺利开展。

二、档案工作规范化管理

结合工作实际，我局设有专门的档案室1间，并按要求配备了排风扇，温湿度计、消防器材、照相机、计算机等设施，档案柜数量基本能满足需要，能适应档案工作的发展，落实了防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫等措施，周围无安全隐患。档案管理工作严格按照《档案法》和《实施办法》的要求进行，文书档案及时立卷归档，无积存；无破损、变质；无拒不向档案室移交应立卷归档的文件材料；无拒不向档案馆移交应当接收进馆的档案；应立卷归档的文件材料收集齐全完整。不断完善档案的管理、借阅、登记制度，既保证了档案不丢失、不损坏，有效地保护了密级档案，又保证了档案为我局的各项工作服务。至2013年，我局没有出现私自带走、留存、转移、销毁档案等违法乱纪现象。

三、档案管理水平提高

按照区档案局的要求，我局参加了区档案局主办的档案继续教育培训，认真学习贯彻档案法律法规、文书与档案管理、档案工作规范化管理、档案编研等工作；每季度利用政治学习时间组织全局职工学习档案法有关内容，以板报、会议、局内文件、订阅档案书刊等形式对全局职工进行宣传教育，提高了全局职工对档案管理的法规意识和重要性的认识，提高了档案管理人员的业务素质。

档案规范化管理篇（5）

2014年9月25日，云南省地震局综合档案室通过了“云南省企业事业单位档案工作规范化管理示范单位”认定。本次认定工作从开始准备到结束历时5个月，时间紧促，人手紧张，任务繁重，能够顺利通过认定实属不易。笔者回顾整个认定过程，对于如何做好档案规范化管理认定工作，简要谈一些工作体会。

一、领导重视、经费落实到位

防震减灾工作基本围绕地震监测预报、震灾预防、紧急救援及科学技术“3+1”工作体系进行，而档案工作渗透到“3+1”体系的各个方面。档案室所保存的历史地震观测图纸及震害资料等，是攻克地震预报难关、开展地震科学研究的基本依据，是防震减灾事业可持续发展的重要战略资源。云南省地震局向来重视档案工作，每年都会将档案工作列入单位年度工作计划及年度目标责任考核，有档案工作专项经费；单位领导经常向档案人员了解工作和生活情况，支持并鼓励档案人员积极参加中国地震局及云南省档案局举办的各类档案专业培训，及时解决档案工作中存在的问题和困难。

在档案工作规范化管理认定过程中，信息中心将档案工作规范化管理认定作为2014年度中心重点工作任务进行安排和部署，并划拨了专项经费。主管档案工作的局领导、局办公室领导以及中心领导全程参与认定工作，详细了解工作的进展，及时协调解决工作中面临的困难与问题，为档案达标工作的顺利进行提供了大力支持。

二、对照标准自查自检，摸清家底

《云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准》是档案规范化管理认定的依据和内容，也是评审计分的基本标准。所以我们的首要任务就是认真学习和分析评审标准，把握好每一项的评审内容，并对照本单位的档案工作情况进行自检并打分。

做好自查自检工作，摸清了自己的家底，找到了得分点与扣分点，也就找到了单位档案工作的优势与不足。之后，就需要对优势进行保持和发扬，并将其作为自己的亮点；同时重点分析和总结扣分原因，进行完善和整改。整改过程中，必须特别注意评审标准中带“*”的标注为必须达到的项目。

三、查缺补漏，收集整理认定材料

（一）建立健全组织制度

1.调整档案管理网络领导小组

1995年，云南省地震局建立了以分管档案工作的一名副局长为组长、主管局档案工作的办公室主任及负责档案工作的防灾所副所长为副组长、各部门专兼职档案员为成员的档案工作网络，并进行了职责分工。随着机构、人员的调整，原有的档案工作网络已不能适应目前的工作需要。2014年，云南省地震局办公室对档案管理网络工作小组进行了调整，由分管档案工作的局领导担任组长，分管档案工作的局办公室领导及信息中心领导担任副组长，负责全局档案管理工作；信息中心情报信息部专职档案员负责档案的资源管理、对兼职档案员进行档案专业技术技能的指导以及档案日常业务工作的监督；兼职档案员负责所在单位的档案收集、整理、立卷、移交工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全。

我局此次档案管理规范化认定工作的顺利完成，也得益于这样一个完善的档案工作网络，在认定工作中，我们得到了工作小组所有人员的大力支持和帮助。大家的共同努力，是我局顺利通过认定的推进力。

2.编制云南省地震局档案管理工作制度汇编

由于地震部门档案工作的特殊性，我局以前均参照中国地震局印发的《机关文件材料归档范围》和《机关文书档案保管期限的规定》进行文书档案的归档工作。2014年，按照评审标准的要求，为正确界定云南省地震局各级机关文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，结合我局实际情况，我们编制了云南省地震局《机关文件材料归档范围》及《文书档案保管期限的规定》。同时，重新修订了档案工作收集、整理、鉴定、利用、库房管理等各项规章制度及云南省地震局档案管理细则，使其更符合新形势下档案工作的需要。

（二）开展文书档案鉴定工作

2014年，我局调整了原有的档案鉴定工作领导小组，并对室藏到期文书档案进行了鉴定。鉴定小组本着就高不就低的原则，按照《云南省地震局档案鉴定与销毁制度》对1999-2003年的10年期文书档案逐份、逐页进行了审查，共清理失去保存价值的文件1661份，并编制了档案鉴定工作报告和档案销毁清册，对销毁的档案和抽出重组的文件做了详细说明，有效的优化了库藏结构。

（三）更换档案装具

云南省地震局档案室保存了1964年至今的文书、科技档案，时间跨度较长，有相当一部分档案盒为塑料制品，盒上装有大量铁扣，极易腐蚀损坏盒内的档案文件，并不符合现在的档案管理规定。加上历经数次档案库房的搬迁，致使大量的档案盒、卷在搬迁中在严重破损，急待更新。我局充分利用此次认定工作的契机，订购符合档案管理规定的无酸纸档案盒，对原有档案装具进行更换和完善。

5月份，档案室全体人员全力以赴，对3000余卷档案旧盒进行更换。在更换过程中，不断强化档案管理人员的岗位职责意识、安全意识和保密意识，全面提高了大家的工作积极性和主动性，增强了对档案规范化管理工作重要性的认识。

通过更换档案装具，实现了我局档案的整理规范化，延长了档案的使用寿命，为逐步实现档案工作标准化、规范化管理，不断提高档案管理工作水平奠定了基础。

（四）档案信息化建设

2014年，中国地震局办公室组织开发了“中国地震局文书档案管理系统”，旨在推进文书档案信息化工作，提高文书档案管理和利用效率，实现地震系统文书档案的统一归档、分权限查询。我局积极配合中国地震局推进此项工作，档案室根据工作需要提交了档案数字化建设方案，并申请了专项资金用于设备购置及档案数字化整理及加工，力争在2016年完成云南省地震局档案管理系统建设。

同时，我局积极配合云南省档案局进行数字档案馆系统建设工作，按要求落实相关设备和辅助软件，及时做好“电子文件归档管理系统”的安装实施工作。

四、认真准备评审会议

档案规范化管理篇（6）

（一）对档案管理不重视

目前卫生院档案管理工作人员大部分不是专业的管理人才，领导对档案管理工作也没有足够的重视，所以部分档案管理工作人员的工作热情降低，对管理工作的态度也以应付居多，没有足够的耐心和责任心，很多人认为档案管理就是抄抄写写，保管等事物性的工作，不能给单位创造经济效益，只要档案不丢失，不泄密，能应付检查就行了，档案管理没有什么重要的事情要做。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在卫生院管理中的重要性和必要性。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理体制不够健全，致使档案管理工作不够规范

目前绝大多数卫生院都制定了较为健全的院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的档案管理模式。由于管理制度不完善造成档案制度不健全，在的各项管理中，卫生院制定了医疗、药品、预防保健、行政后勤等各种管理制度，而涉及到档案管理的却很少，在各级的目标管理中，一般也未将档案管理纳入考核中。对档案缺少科学的分类管理，管理模式和手段比较落后，部分档案资料缺失现象严重，应该形成的重要档案没有形成，为今后的提供利用留下缺憾。档案收集效率不高：在卫生院管理中，各级卫生院制定了适用于本院的、较为健全的医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。造成档案收集效率不高，档案不齐全。

（三）缺少专业的高素质档案管理人员

由于较多的卫生院对档案管理工作不重视，因此，在很多的院中没有设立专职的档案管理人员，主要是通过招聘兼职人员进行简单的管理。兼职人员流动性较强，不仅给工作交接带来麻烦，也不利于档案管理水平的提升。出于各种原因，卫生院通常会为医疗技术人员提供大量的机会来提高自身的素质和进行继续教育，却很少组织档案管理人员进行培训、学习，这就使得档案管理人员缺少专业的、系统的档案管理知识，他们的思想观念、管理水平都停滞不前，无法更上社会和卫生院的前进步伐，自然无法满足卫生院发展的需求。

二、提高档案管理水平的措施

（一）思想上重视档案管理

档案管理工作是卫生院工作不可分割的一部分。随着社会的发展，在新时期下，传统的档案管理工作已不能满足人们的需求，这就需要我们紧跟时代的脚步，改进和完善档案管理工作中存在的问题，进一步推进档案管理工作的水平，为卫生院的发展添砖加瓦，使档案工作更上一层楼。因此，卫生院应该定期组织人员进行对档案管理重要性学习，在平时也要注意对档案管理重要性的宣传，提高整体的档案管理意识。另外，院领导要把档案管理纳入卫生院发展和管理的重要内容来抓，与业务建设同步规划、同步发展；要大力宣传卫生院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与卫生院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（二）健全档案管理体系

档案是卫生院发展的见证，它从各方面客观、全面地反映卫生院了在不同时期、不同背景下发生的重大事件以及重要工作，同时档案对于卫生院的发展起着保驾护航的作用，如在卫生院的改革、建设文明行业，提高医疗质量方面都扮演着不可替代的角色。因此，我们要制定合理的档案管理制度。卫生院首先要制定相对可靠和完善的档案管理制度，并要求相关的管理人员对制度的内容做到熟记在心，以此来改变档案人员随意、懒散的工作作风；有关领导要认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作给予支持。另外，还要将档案管理纳入卫生院发展规划。档案信息化管理应紧密联系卫生院的发展战略，领导要充分认识到，只有领导足够重视和支持，把档案管理纳入发展规划，才能把卫生院综合档案管信息化落到实处。

（三）提高档案管理人员素质

档案规范化管理篇（7）

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

档案规范化管理篇（8）

0 引言

伴随着无偿献血事业的发展和前进，国家对采供血机构管理也变得越来越规范，强化血站档案管理工作对推动血站的发展尤为重要。当然管理好血站档案，利用档案带动无偿献血事业的规范化，提升整体社会效益，提高血站的工作质量，带动血站今后可持续发展和决策正确性。

1 现阶段血站档案管理中的问题

1.1 血站档案规范化设备缺乏

在整个血站档案管理规范化建设过程中，先进的科学设备是确保规范化建设的关键和重要手段，具备了先进的血站规范化设备，才能更好地对血站档案信息资源进行收集和整理。所以在血站进行档案管理规范化设备购买时，也需要血站采购部门做好采购前的准确工作，同时要全面了解和熟悉血站选购的设备。但目前血站档案信息设备采购中还存在较多的不足，一方面是血站采购人员对购买的设备不熟悉，影响了采购设备的整体质量。另一方面就是由于设备的价格较高，而血站内部为采购设备预留的资金较少，影响了采购工作的开展，也就造成目前我国血站采购设备质量落后的问题。

1.2 缺乏对血站档案规范化建设的认识

当前我国大部分血站管理对血站档案规范化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在血站档案规范化建设上面，对档案规范化建设也没有加大资金的投入，这样造成血站档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍。另外，由于领导的关注度不够也使得血站没有对信息管理系统的各项功能进行开发和运行，造成血站档案规范化水平降低。

1.3 血站档案管理人员法律意识缺乏

如果血站档案管理人员在管理过程中只在乎采血的过程忽视采血的记录工作，如，献血人员在登记表过程中只记录基本信息，导致身份证号码出现漏填或者误填的状况，这样就是大大增加了回访的难度。一是献血员工的登记表在多处都需要献血人员的签名，但是由于血站工作人员在献血人员进行表格登记时没有进行明确的指导，经常会出现漏填或错添的状况，造成记录不够真实也不完整的情况。另外就是部分血站工作人员没有树立正确的时间观念，造成献血人员信息提前或者延迟的状况，为医疗事故的出现埋下了深深的隐患。

1.4 血站对采血人员管理较为松散

目前我国大部分血站在对采血人员管理过程中，没有建立完善和严谨的体系，也就出现了档案记录人员身兼数职的情况，岗位划分不明确，加上血站档案管理体系的不够完善和系统，也都影响了血站档案管理工作顺利开展，所以选用一个规范化的档案管理模式，能够为血站的发展提供便利。

2 血站档案规范化管理的有效措施

2.1 提高对血站档案管理工作的重视程度

血站内部工作人员要全面提升对血站档案管理工作的认识，并了解到血站档案管理工作对血站生存发展产生的重要意义。强化和提升血站档案管理人员的重要性，增强血站员工的责任意识，明确档案管理工作是血站领导员工的重要责任。从血站领导层面来讲，提升血站档案管理工作的重视，做到思想的解放，与时俱进，提升血站档案管理工作的效率，用现代化的技术手段和管理方式提升档案服务工作质量，构建一个完善的血站档案管理体系。

2.2 加强对血站硬件的投入，确保其信息化

血站档案管理工作本身涉及的内容较多，所以不能够将血站档案管理工作同普通的档案管理相等同，伴随着采供血业务的增多，血站档案管理也需要更多的库房和先进的信息化设备，以及更加专业的档案管理人员。需要当地政府能够提升对血站档案部门的资金投入，让血站档案的建设工作能够做到与时俱进，采供血业务发展步伐也能够加快，逐步提升血站档案管理部门的业务处理效率和质量。

2.3 优化现有血站人员配置，提高专业性

在血站招聘档案工作人员过程中，要充分考虑到档案部门工作实际状况，招聘一些专业能力强的档案管理人员，当然也要对这些档案管理人员做好培训工作。专业能力强的档案管理人员是确保血站档案管理质量的关键和基础。也是因为专业能力强的人员配置，能够严格的按照档案管理的规律，在血站档案管理工作现有的基础上，做好血站档案的归档、分类和交接工作，大大地提升血站档案管理的质量和整体价值。

2.4 实现血站档案管理工作检查考核规范化

血站档案管理的规范检查和考核，是确保血站档案管理工作顺利开展的手段，在血站档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视。但有效的档案管理能够帮助我们避免工作的差错，并结合我国档案管理的需求，制定出一个适合血站的档案管理标准。对这些标准应该做好细致的考虑，对档案库房的标准以及档案存放和保管的标准都做出详细的解释。当然也需要完善血站档案管理检查和考评制度，做好档案专业部门检查和考评工作以及血站内部管理工作的考评。

3 小结

血站档案是在血站自身发展过程中建立起来的，档案馆本身保存的文字、图表和声像等本身就具备长期的保存价值。大部分档案资料都是来源于血站的日常工作积累，这些积累的资料在全面了解血站发展，强化血站管理，提升血站工作质量的基础上都发挥着重要的作用，完善血站档案管理工作，能够推动血站事业的全方位发展，为企业领导的工作决策提供可靠的依据。所以完善血站档案管理工作是当前血站档案工作人员重要的责任和义务。

参考文献：

档案规范化管理篇（9）

档案资料真实地记录了历史进程中的点点滴滴，深刻反映了社会发展各阶段的整体面貌，是历史留给我们的宝贵财富。加强档案管理不仅可以避免档案资料的丢失、损坏，使其可以继续长期保存下去，并且可以使其更加方便利用，为我们今后的工作以及社会、历史研究等提供宝贵的，甚至是唯一的参考信息资料，提供各方面的历史经验和指导。档案管理的内容很多，包括对各种类型档案资料的收集、鉴定、整理、保管以及统计、利用等各项工作内容。随着社会的发展和改革开放的不断深入，档案管理的重要性也日益显现，我们必须要顺应信息化时展，不断更新管理观念和管理方式，使档案管理工作与时俱进，才能不断提高档案管理的科学化水平，使档案管理更加标准化、规范化、现代化，更好地适应新时期档案管理的新形势。

一、当前档案管理工作中存在的不足

（一）管理观念落后，重视程度不够。很多档案工作者对档案的重要价值和管理的重要性认识不足，使得其管理观念跟不上，管理重视程度也有所不足。一些档案管理者认为自己就是一个“资料保管员”，只负责各种档案资料的收集和保管，确保其不丢失、不损坏就算完成任务，管理工作总是处于一种被动的、安于现状的状态，缺乏现代化的创新管理理念，使得档案的利用程度也不高，发挥的作用也很有限。一些领导也缺乏对档案工作足够的重视和投入，档案工作的环境条件很差，人员待遇不高，在繁杂琐碎的管理工作中，使一些管理者也认为自己的工作可有可无，并丧失了工作的积极性。

（二）管理设备陈旧，技术手段落后。由于领导重视程度不足，使得档案管理方面的财力、物力投入也很有限，管理设备设施缺乏更新，一些档案馆的建设不够标准、规范，达不到使用要求；一些档案部门的管理技术手段也较为落后，甚至还停留在手工工作的方式中，计算机技术的应用和档案管理信息化建设明显滞后。有些档案部门虽然配备了计算机等先进的硬件设备，但利用程度也不高，缺乏实际的操作应用，造成了设备的闲置浪费。

（三）档案管理人员综合素质有待提高。档案工作繁杂琐碎，要求严格，需要管理人员具备很强的责任心和细致严谨的工作态度，对人员的专业知识和知识面要求也较高，并且随着档案管理信息化的发展，新时期档案工作对人员的综合素质和业务能力有了更高的要求。但目前不少档案部门现有的人员结构中年龄偏大的人员居多，人员综合素质偏低，很多人员虽然懂得档案管理方面的知识，但对于信息技术却知之甚少，一些现代化的管理技术和管理设备不会使用，操作不熟练，档案管理规范化建设止步不前。

二、新时期提高档案管理科学化水平的对策

（一）完善制度建设，促进档案管理规范化。管理制度建设是促进档案管理规范化的基础，只有在统一的管理制度和规范标准约束下，才能使管理工作有章可循、有据可依，使档案管理工作在统一的标准要求下有条不紊地开展。首先建立起领导主管，档案人员分管的管理责任制，明确各自管理职责，形成一级抓一级，一人管一摊的管理格局；同时要进一步完善档案管理的归档制度，借阅保密制度，库房管理制度，档案安全制度等各项规章，严格执行，并在实践中不断改进完善，以制度化来推进档案管理的规范化。

（二）不断提高档案人员综合素质，促进档案管理科学化。档案人员的综合素质直接决定了档案管理工作的质量，因此，提高档案管理科学化水平就必须要狠抓人员素质建设。首先档案人员必须要掌握档案管理的专业知识，鼓励他们参加各种培训活动，努力提高其专业素质；加强人员制度学习，使他们明确档案管理的各项制度和规范要求，工作中严格按制度管理，按规范操作；同时档案人员还要不断学习科学的、先进的管理技术和方法，熟练操作计算机和相关管理软件，不断提高自己的档案信息化管理能力，努力成为一名既懂档案专业知识，又懂信息化管理的新型复合型档案管理人才，从而不断推进新时期档案管理的科学化。

（三）加强档案信息化建设，促进档案管理现代化。新的社会发展形势下，社会信息化程度越来越高，并成为未来各行各业发展的趋势，档案管理部门也必须紧跟时展，努力提高档案工作的信息化水平，从而促进档案管理的现代化。首先，应加大相关设备设施等管理硬件的投入，增加、改建、扩建符合标准的，符合档案安全管理要求的现代化档案馆所；增加档案室的硬件配套设备，引进国内和学习国内外先进的档案管理设备和操作程序，实现档案管理由手工方式向信息化方式的转变，档案资料由纸质档案向电子档案的转变，从而便于档案的收集、管理和查阅、利用，充分发挥档案管理服务社会，服务历史研究的重要作用。

三、结语

新的时期，面对档案工作新的要求，我们必须改变过去对档案管理的错误理念，加大管理投入，加强对档案人员的教育培训，逐步完善管理制度体系，不断提高档案管理信息化水平，才能使档案管理真正走上科学化、规范化管理的道路。

作者:韩彦超 单位:晋冀鲁豫烈士陵园管理处

参考文献:

档案规范化管理篇（10）

农机监理业务档案按照保管方式分为纸质档案和电子档案。按照业务种类分为农业机械档案和农机驾驶人档案。档案具体内容应当严格按照农业部“两个规定、两个规范”相关规定首存保管。内蒙古呼伦贝尔市自2008年在全市范围内开展业务规范化提升建设工作，经过十余年的努力全市农机监理业务规范化水平长足发展，取得实绩。目前呼伦贝尔市共有农业机械档案14.98万份，农机驾驶人档案13.13万份。全部实行网络信息化管理，信息化和规范化水平不断提高。但我们也看到，在档案管理规范化水平不断提高的同时，农机监理工作出现了很多新形势、新变化，导致基层工作仍然存在着很多不足和困难。

二、存在问题和困难

1.业务档案管理人员素养偏低、知识更新较慢

2018年新规定规范实施以来该市农机监理业务及档案管理工作移交旗市区（县级）农机监理机构，基层档案管理工作由此起步，档案管理人员多为业务人员兼职、档案知识匮乏。加之原有的档案管理标准不断提升，档案管理形式和内容逐渐复杂，特别是实现数字化平台管理以来，很多原有档案管理人员知识老化，不能有效掌握和推进农机档案管理数字化发展，亟待知识更新和本领提高。

2.档案管理设施不足、装备落后

基层农机监理业务机构存在“重业务、轻档案管理”的思想，认为档案管理工作无足轻重、“难见成绩”，导致档案管理工作资金、装备投入不足，档案管理设备陈旧、条件简陋，不足以达到档案管理标准化要求。实现业务档案管理数字化平台管理以后，由于缺少电子档案所需的设备，对电子档案安全造成一定隐患，同时造成档案管理数字化平台不能充分发挥效能。

3.存在业务档案不规范情况

农机监理业务办理过程中，存在未达到相关要求，以致业务档案出现瑕疵、缺漏，虽然数量较少，但严重影响后期档案使用中的效率，甚至造成严重的错误。

三、解决办法和建议

1.加强监理业务规范化，推进档案管理建设工作

严格按照农业部“两个规定、两个规范”的要求建立、收存、管理档案资料，坚决杜绝监理业务办理过程中资料缺失、手续不全等现象造成的原始档案资料不规范。要以农机监理业务高度规范化确保档案管理资料完整、合规。各级农机监理业务部门，特别是基层农机监理业务机构，要充分重视农机监理业务档案管理工作对农机监理工作的基础和重要作用。将档案管理工作与业务工作相结合，使业务档案管理工作“前置化”，以档案管理的高标准要求反推农机监理业务规范化工作提升，以档案管理工作的高标准要求催生农机监理部门责任落实和业务规范“内动力”，进而提升农机安全监管整体水平。

2.提升档案管理人员素质

对档案管理人员进行档案管理知识、数字化管理知识和业务知识的培训，全面提升档案管理人员特别是基层人员综合素养，培养一批业务素质过硬、技术本领高超，具有高度责任感的农机监理档案管理专门人才。对业务档案管理工作开展常态化考评，建立工作机制，对档案管理工作实行责任制管理。

3.提高档案管理硬件设备水平