单位档案管理基本情况篇（1）

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

单位档案管理基本情况篇（2）

1.为加强国家安全生产监督管理总局(以下简称总局)及直属行政机构、事业单位基本建设(以下简称基建)项目档案管理工作，确保基建项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建项目档案在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)、《重大建设项目档案验收办法》(档发[20xx]2号)等有关规定，制定本办法。

2.本办法适用于总局管理的全部基建项目档案管理工作。

3.基建项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。

二、基建项目档案的管理

4.基建项目档案实行集中统一管理，基建项目主管部门、总局档案馆负责监督、检查和指导基建项目的档案工作。总局档案馆负责接收和管理由总局直接管理的总局及所属在京事业单位的基建项目形成的基建项目档案;各省级煤矿安全监察机构负责接收辖区内由其负责的所有基建项目档案;煤矿安全监察分局的基建项目档案，应在项目竣工后三个月内，向省级煤矿安全监察局档案机构移交，煤矿安全监察分局保存复制件或复本;总局所属京外事业单位负责接收管理由其负责的所有基建项目档案。

5.基建项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作;项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

6.项目建设过程中，各单位要落实建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目监理单位明确一位负责人分管档案工作，并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员及库房、设备，制定档案管理制度，在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。

三、基建项目文件材料的收集

7.基建项目各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

8.建设单位各机构负责收集、整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务结束后向建设单位移交完整、准确的设计基础材料和设计文件。

9.建设项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目范围内文件材料的收集、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的文件材料，交建设单位汇总、整理;项目监理单位负责收集、整理项目监理文件，基建项目实体完成后向建设单位移交，统一归档。

10.实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位移交完整、准确的项目档案。

四、基建项目文件材料的整理

11.归档的文件材料要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备;需永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

12.录音、录像文件应保证载体的有效性;长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

13.基建项目档案的保管期限分为：永久、长期(15-50年)、短期三种，其实际保管期限不得短于建设项目的实际存在(使用)年限。基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表见附件。

五、基建项目档案验收

14.基建项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。验收主管单位应当通知有关档案管理部门派员参加基建项目竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

15.总局档案馆参加总局投资管理的总局及所属在京事业单位的基建项目档案验收。其他单位的档案管理机构参加本单位负责接收的基建项目档案验收。

16.基建项目档案验收应成立以基建项目主管部门、档案管理部门及专业技术人员共同组成的项目档案验收组，并以召集验收会议的形式进行。项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理(或使用)单位的有关人员列席会议。

17.项目档案验收会议的主要议程包括：

⑴项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

⑵监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

⑶项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;

⑷项目档案验收组对项目档案质量综合评价;

⑸项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

18.项目档案验收组检查项目档案时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

19.项目档案验收内容主要包括检查项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。

⑴项目档案的基础管理工作包括项目建设单位(法人)建立健全项目档案管理各项制度、工作程序及执行情况;项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导情况;管理项目档案的部门、人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况;项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和信息化管理情况。

⑵项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况;项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-20xx)及《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-20xx)。

⑶项目档案的安全检查包括档案库房的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施及库房与阅览、办公用房分开情况;档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具是否符合标准;归档文件材料的制成材料是否符合耐久性要求;是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。

20.项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

21.项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

22.项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

六、基建项目档案的移交

23.基建项目所形成的全部项目文件在归档前应按档案管理的要求，由文件形成单位进行分类、组卷、装订、编目等整理工作;由建设单位负责进行或组织汇总整理。

24.除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。

25.基建项目档案验收合格后，建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内向本单位档案管理机构移交。

26.建设单位应将移交的基建项目档案按要求排列顺序号并编制两份案卷移交目录，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等;交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。

七、附则

单位档案管理基本情况篇（3）

本次调查的对象重点是105个县直单位和20个乡（镇）档案员（125人），还有部分单位分管副职、股长及40个农村干部;调查内容包括档案员基本情况、档案室基本情况、企业与重大项目建设档案工作情况、乡镇与村级建档情况等四大方面;调查方式是实地统计查看、填写统计报表和座谈三结合。调查情况统计分析如下：

1.1 档案员基本情况。调查结果显示，125个单位档案员（125人）基本情况如下：①性别情况：男性档案员12人，占9.6%;女性档案员113人，占90.4%。②专兼职情况：专职档案员73人，占58.4%;兼职档案员52人，占41.6%。③年龄情况：125个档案员当中，最大的43岁，最小的20岁，平均年龄35岁。④专业培训情况：125个档案员中，经过县档案局专业培训并有结业证书的58人，占46.4%;另外67人没有经过专业培训，占53.6%。⑤从事档案工作年限情况：从事档案工作5年以上的12人，占9.6%;从事档案工作3至5年的34人，占27.2%;从事档案工作3年以下者79人，占63.2%。⑥专业技术职务情况：具有专业技术职务者9人，占7.2%;无专业技术职务者116人，占92.8%。

1.2 档案室基本情况。调查结果显示，125个单位档案室基本情况如下：①档案室建设情况：108个单位建有专门档案室，占86.4%;17个单位没有档案室，占13.6%。②室存档案情况：125个单位室存档案共计121387卷、61517件，总排架长度为380米。其中文书档案 42332卷、27997件，分别占室存档案总卷数、总件数的34.87%和45.51%;科技档案108卷，占室存档案总卷数的0.09%;专业档案78947卷、33520件，分别占室存档案总卷数、总件数的65.04%和54.49%。另有底图146 张，照片档案32盒（册）。③室存资料情况：125个单位，室存资料共计 20043 册。④每年接收档案情况：以2013年度为例，125个单位档案室共整理接收档案 846 卷（主要是指县直各部门的专业档案，乡镇没有）、10432件（指接收整理的2012年度的文书档案）。⑤民生档案管理情况：调查中笔者发现，部分单位的涉及民生的专业档案没有实行集中统一管理，而是分散保存于各个业务股室，多头管理。如，人社局档案室只有文书档案和部分会计档案，而劳动就业、小额贷款、工伤鉴定、劳动仲裁、养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、职称、调配、工资档案等各种专业档案均保存在产生该种档案的业务股室中。因为这些档案没有经过系统整理，所以没有具体数字，粗略估计，仅人社局一个单位就有上万卷（件）之多。⑥档案信息化建设情况：20个乡镇档案室，有3个配备了电脑，占乡镇比例的15%;县直105个档案室，42个单位配备了电脑，占县直单位的40%。所有配备了电脑的档案员基本上都能以EXCEL的形式输入案卷级目录、文件级目录和归档文件目录，但有管理软件的单位不多，不能达到信息化建设真正意义上的链接。⑦其他情况：调查中发现，基层档案工作偏重于文书档案的收集、整理，对各种专业档案、科技档案、声像档案、电子档案的收集、整理不力;档案员对本单位业务股室的指导不到位;室存资料偏少;对损毁的档案资料没有修复、抢救的意识;利用没有严格按规定去办。

1.3 企业与重大项目建设档案工作情况。①企业档案工作情况：据调查，濮阳县现在没有一家国有工业企业，多为股份制企业，除个别几家档案工作开展得较好外，大多没有很好地开展档案工作。例如，国安化工集团，原为濮阳县化肥厂，属于国有企业，2008年改制为股份企业，国有控股不超过10%，属于股份制企业，档案工作开展良好;再如力诺集团股份有限公司，属于私企，多年来，在档案部门的指导下，已于2006年被认证为省部级先进档案室，是我县私企档案工作的标兵;又如濮耐股份公司，档案工作已开展，但档案部门没有介入指导。其余近几年引进的私营企业、外资企业等，通过这次调研得知，档案资料保存完好，基本上都散存在各产生的科室，没有系统整理，可以说没有开展档案工作。②破产企业档案工作情况：据调查，濮阳县破产企业除个别向县档案馆移交部分档案外，大多数破产企业档案没有移交进馆。这次笔者重点对濮阳县原中原石油化工厂、八都酒厂、纺织厂、热电厂四家规模较大的破产企业进行了调查，调查结果是：四厂均已宣布破产多年，只有中原石油化工厂已将部分档案移交进馆，其种类和数量是文书档案885卷、会计档案1007卷，还有部分档案没有移交;其余三家破产企业，破产工作小组还没有过问档案一事，实地查看发现，这三家破产企业均有大量的文书、专业和科技档案尘封在潮湿的档案库房里，且多年无人问津，形似仓库。③重大项目建设档案工作情况：笔者从濮阳县发改委的重大项目建设名单中得知，2011年2个，2012年3个，2013年2个，但作为县级档案行政管理部门，没有介入进去，项目建设档案是否完全归档，以及档案的最终流向，均不得而知。

1.4 乡镇与村级建档情况。①乡镇建档情况：据笔者调查，濮阳县20个乡镇卫生院、粮所、电管站、工商所、信用社、供销社、劳动保障所、司法所、派出所、财政所、水利站、计划生育指导站等12个站、所的建档情况大同小异，如出一辙，具体情况是：计生站、水利站属于乡镇政府管理，其形成的档案均整理在乡镇政府全宗中;财政所2010年前归乡镇政府管理，其财会档案也在乡镇政府档案室保存，近几年没有整理;其余卫生院等9个单位，基本没有开展档案工作。②村级建档情况：经笔者与村干部座谈并实地查看得知，1999年的时候，档案部门曾突击指导农村整理建档，但没有后续，经岁月变迁，人员更替，再也找不到以前整理过的任何痕迹;2010年基于档案事业综合评估的需要，在县档案局业务人员指导下，濮阳县992个行政村中仅有12个村整理建档，但没有专房保管，只有一个柜子保存在村室。

2 若干思考

2.1 基层档案员存在“两多两少一短一适中”问题，加强专业培训，稳定人员队伍，提升整体素质，已刻不容缓。从“1.1 档案员基本情况”的调查分析结果不难看出，档案员存在“两多两少一短一适中”问题，即女性多，兼职多;受过专业培训者少，有专业技术职务者少;从事档案工作时间短;年龄适中。“女性多”且“年龄适中”本来对从事档案工作是好事，但从另一方面来看，这些女性档案员年龄大多在35岁左右，正处于上有老、下有小的时候，加上“兼职多”，不可能不对档案工作造成一定的影响。“受过专业培训者少”、“有专业技术职务者少”说明档案员档案专业业务能力和业务素质不高，虽然从理论上讲可以通过县档案局举办专业培训班和派业务人员现场指导努力加以逐步解决，但由于“从事档案工作时间短”背后反映出的“档案员队伍不稳定”问题不是县档案局的“努力”所能解决的。结果造成“好不容易通过培训和指导培养的档案员刚刚进入状态又换新人啦”的现象频频出现，致使档案员整体素质提升缓慢。如何解决基层档案员队伍“兼职多”、“更换频繁”问题，已成为当前亟待解决而又十分棘手的大问题。

单位档案管理基本情况篇（4）

随着水利行业安全生产标准化建设工作的持续开展，安全生产档案在安全生产工作中的重要性也日益凸显，逐渐引起了人们的重视。然而，水利工程管理单位的安全生产档案管理工作还未走向成熟和平衡，有些单位安全生产档案的管理很不规范，未按要求设置单独的档案库房或档案专柜，管理人员往往认为只要把档案材料收集起来，集中放进档案盒中保管，丢不了就可以了，没有进行规范的分类、整理和存放。这样以来，无论是在档案的利用、还是在档案的保管保护方面都存在着一定的问题，所以建立健全安全生产档案的收集、整理、归档、保管制度是很有必要的。

 

1 水利工程管理单位安全生产档案的作用

 

1.安全生产档案是水利工程管理单位安全管理的基础

 

水利工程管理单位的安全生产档案详实记录了本单位安全生产制度建设、安全文化建设;人员的管理、培训;所辖水利工程的运行、监测、维修、安全养护等方面最基础、最原始的资料，是水利工程管理单位开展安全生产工作、落实安全生产主体责任的基础。

 

2安全生产档案是分析事故原因的原始资料

 

事故的发生虽然有突发性和特点，但大部分事故与当事人思想麻痹和工作疏忽有关。对每次事故发生时间和导致事故发生的原因做出详细的调查和完整的纪录，就有可能将他们和其他档案资料综合在一起，找出事故发生的共性原因，发现隐藏在事故背后一些规律性的东西。这样做可以抓住安全工作的关键点，着重做好事故多发时间和多发部位的防范工作，使安全生产工作更有针对性，起到事半功倍的效果。

 

3.安全生产档案是职能部门安全监管监察的重要手段

 

安全生产档案，便于检查人员查阅安全生产资料，有重点地勘察水利工程现场，有效地了解和掌握水利工程管理单位在自身管理过程中全员、全过程、全方位安全管理的状况，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导水利安全生产管理工作。

 

2 水利工程管理单位安全生产档案的主要内容

 

水利工程管理单位安全生产档案的内容主要有以下几个方面

 

1.本单位安全生产组织机构、安全生产规章制度

 

安全生产组织机构成立和职责分工情况;本单位制定的安全生产规章制度(包括安全生产责任制度、安全生产管理制度、安全操作规程、危险源管理制度等)。

 

2.安全生产工作文件

 

包括国家和各级政府所颁发的有关安全生产的法律、法规和条例;上级下发关于安全生产工作的文件及本单位贯彻执行的文件;单位拟定的安全生产管理目标与工作计划、执行情况及年度总结;本单位第一责任人和直接责任人主持会议的记录;单位讨论重大问题的会议纪要;安全生产例会制度执行情况。

 

3.安全生产经费投入材料

 

安全生产措施费落实情况(安全隐患项目的整改、安全防护、消防器材购置等情况;劳动保护用品购置及使用情况;管理人员及从业人员安全生产培训等费用情况;安全生产经费的实施情况(包括经费计划安排、使用台账等材料)。

 

3.安全生产责任书、考核及奖惩材料

 

本单位与安全生产责任人签订的责任书;对安全生产责任人年度考核材料;对安全生产先进单位和个人表彰奖励;对违反安全生产责任人的处罚材料。

 

4.安全生产检查材料

 

本单位安全生产(包括现场安全设施设备、劳动保护用品发放、危险品管理、安全操作、安全保卫及防范、安全防火等)检查记录;本单位第一责任人和直接责任人检查安全生产工作记录;建立事故隐患台账，组织开展安全隐患排查治理、督促落实隐患整改、报送隐患排查治理情况;重大危险源登记建档、治理情况。

 

5.安全生产学习教育培训材料

 

组织安全生产学习、会议的情况(包括学习、会议的内容、参加人员、记录、照片等);本单位制定的安全教育培训计划，开展安全生产方面的宣传、教育及培训评估改进情况;在职职工参加安全生产知识的培训，及对特种作业人员、新参加工作人员上岗前培训、三级教育情况。

 

6.应急机构、预案及演练材料

 

应急组织机构和应急队伍建设情况;制定完善安全事故应急预案、加强演练情况(包括生产安全事故应急预案、防洪度汛预案及演练情况等)。

 

3 加强水利工程管理单位安全生产档案管理工作的方法

 

1.加强对安全生产档案管理工作的领导

 

水利工程管理单位的各级领导，要把安全生产档案管理工作作为档案事业的重要组成部分和单位建设的重要内容来抓。要切实加强对安全生产档案管理工作的领导，把单位的安全生产档案管理纳入单位工作计划，与其他各项工作同步安排，同步部署。

 

2.规范安全生产档案管理工作，完善安全生产制度

 

制度建设是规范安全生产档案管理工作的根本保证。水利工程管理单位要结合水利实际，逐步建立、健全安全生产档案的收集、鉴别、归档及保管保护等制度，明确档案人员的职责，并将档案管理和工作人员岗位责任制落实情况纳入考核内容，做到职责明确，规范管理。安全生产档案管理，往往涉及到单位各个部门，需要各部门协调解决。因此各部门要齐抓共管，密切联合，建立起科学系统的档案管理网络。安全生产档案管理工作者还要深入到可能产生安全生产档案的各单位，了解和掌握实际情况，为收集整理工作打下坚实基础。

 

3.加强队伍建设，提高管理人员素质

 

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。安全生产档案管理人员应熟悉档案专业理论知识，熟悉安全生产管理业务，忠于职守，遵守纪律，具有履行职责必需的文化知识和专业技能。要定期接受相应培训，不断学习档案管理的新知识和新技术，以适应档案管理科学化进程的需要。此外，档案管理工作连续性强，档案管理人员要较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。

 

4.实现安全生产档案的科学化、现代化管理

 

安全生产档案管理部门应根据本单位实际情况，对归档文件进行科学系统地分类、排列、编目和保管，采用先进技术和管理方法，推动文档一体化进程，实现档案管理现代化。

 

档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方法要不断改革。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。

 

单位档案管理基本情况篇（5）

人事档案是指对单位工作人员的身份、学历、经历、社会经验、社会劳动保障等进行详细的集中记录，从而形成一种工作人员基本信息的资料。事业单位可以通过人事档案的资料了解员工的工作能力的真实情况，从而帮助事业单位对员工的挑选，并且借此促进员工的工作积极性，鼓励员工进行工作。对于事业单位的人事档案的具体用途有什么，本文就此进行分析研究。

一、事业单位人事档案的特点

1、全面性

由于事业单位的人事档案详细的记录了员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的内容，形成了具体、全面的员工工作档案，是一种员工个人信息记录的资料库，因此，事业单位了以通过人事档案对员工的具体情况进行了解。

2、现实性

员工的人事档案资料记录了员工的业绩能力等方面的内容，通过人事档案的具体情况，工作单位可提供给员工适宜的工作岗位，并据此对员工发放薪资，因此事业单位的人事档案具有现实性。

3、真实性

由于事业单位的人事档案记录着员工的基本信息以及工作资料等内容，因此，对员工的人事档案进行客观的真实评价是人事档案的一个基本条件，这样才能够保证事业单位领导合理的用人为事业单位的发展创造条件。

4、动态性

事业单位的人事档案具有一定的动态性。人事档案伴随着员工的工作一直存在，是对员工的具体的工作能力以及业绩情况的具体记录，会随着员工的工作状况而进行修改。因此，在事业单位的人事档案的管理过程中，需要有专业的人员对人事档案进行动态管理，将员工的实际情况详细的记录到人事档案中，以便对人事档案的具体管理。

5、流动性

事业单位的人事档案会随着员工的工作变动而流动，具有一定的流动性。在事业单位发展过程中管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来充分发挥人事档案的作用。

6、机密性

事业单位的人事档案是我国档案的重要组成部分，受我国法律的保护。而且人事档案中记载了员工的个人信息以及员工在工作单位的具体表现，不得擅自泄露人事档案信息，具有机密性。根据我国的相关法律的规定，擅自透露他人的人事档案信息属于违法行为。

二、事业单位人事档案的作用

1、人事档案对事业单位的作用

事业单位人事档案是我国的档案以及事业单位的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。对于事业单位，人事档案能够为单位的人事部门提供大量员工的个人情况的具体记录，单位可通过人事档案对员工的个人资料以及以往的就业信息进行详细的了解，有助于单位领导对员工进行全面的了解。对于已在单位工作的员工的人事档案，单位领导可根据员工的人事档案对员工进行全方位的了解，便于对员工进行合理的岗位安排，从而能够对单位人员进行良好的管理，避免管理不当导致的人才流失等现象的出现。因此，在现今的事业单位聘用员工的工作过程中，首先需要对员工的认识档案进行了解，将人事档案的作用更加全面的发挥出来。

2、人事档案对个人的作用

人事档案对个人而言，同样占有十分重要的地位。人事档案是评价个人的真实工作能力的十分客观、有效的资料，通过人事档案可以帮助单位合理的安排员工的工作岗位，并且有助于个人寻找合适的工作。人事档案具有一定的法律效力，具有真实性与原始性的特点，是其他资料所无法代替的，是单位用人的主要依据，因此人事档案对个人就业有十分重要的影响。另外，人事档案在一些个人手续办理过程中也占有十分重要的作用。

三、提高对事业单位的人事档案管理

1、提高档案管理人员的综合素质

人事档案作为人力资源管理部门对人员管理重要凭证、依据，在人力资源管理中占有十分重要的地位。而且随着信息化时代的不断推进，对于人事档案管理的需求越来越高，因此加强对事业单位的人事档案管理十分重要。加强对事业单位的人事档案管理首先要提高档案管理人员的基本素质，加强对人事档案管理人员的管理。高素质、高技能的人才能够在档案管理工作中发挥十分重要的作用，能够为档案管理工作做出更多的贡献。其次，通过对档案管理人员的素质的提高，有助于加强对各个部门之间的联系，及时的补充人事档案信息，而且在档案整理的工作中，有助于向各部门人员普及档案管理在知识以及档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。

2、建立健全合理的人事档案管理制度

在人力资源管理的发展趋势下，我国人事档案管理必须遵循制度化、规范化的两大基本原则，并且要做到真实性、保密性，只有这样在面对时代潮流冲击时，更加有生命力。面对我国人事档案管理的新的趋势，事业单位应当对档案内容进行更加合理的整理分类工作，同时对档案的内容进行及时的更新、优化，以保证人事档案的时效性。在对待人事档案的查阅、传阅，应当在保证正常的服务工作同时制定相关规则，以防档案的丢失、泄露。

3、加快人事档案工作现代化进程

随着我国社会经济的不断发展，以及信息化进程的不断加快，对我国事业单位人事档案的管理有了更高的要求，建立健全人事档案信息化管理系统是时代潮流的必然要求。建立信息化人事档案管理系统应当首先以员工的个人认识信息为基础，在此基础之上，通过互联网微机终端以及互联网络对个人信息进行录入、管理，从而更加便于对人事档案信息的检索、查阅，最大效益地为育才、用才、提供服务更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

四、结语

事业单位人事档案管理工作对事业单位的发展以及个人的发展都有十分重要的作用，加强对事业单位人事档案的应用与管理工作的进行，有助于我国档案管理发展。在我国现金的社会背景下，只有不断改革创新，形成新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

单位档案管理基本情况篇（6）

以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。

近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性；档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救；一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭；档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。

经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交；②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续；③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接；④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续；⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续；⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题；⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续；⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。

二、规范基层单位档案工作交接的具体建议

造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。

（一）转换思路，从加强制度保障入手

工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。

由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。

目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。

（二）明确职责，建立良性运行的工作机制

第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。

第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。

第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。

移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。

接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。

当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。

第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。

（三）细化手续，加强监督和检查

国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。

交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。

各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。

（四）有效引导，编发简明学习材料

单位档案管理基本情况篇（7）

1 调研背景

1.1 中国民用航空系统简介。中国民用航空局（以下简称“民航局”）是隶属于交通运输部的行政机关。实行三级管理体系，二级机构由7个地区管理局和部分直属企事业单位构成，三级机构由38个地区安全监督管理局（以下简称“监管局”）构成。本文所指中国民用航空（以下简称民航）系统是指民航局各地区管理局、监管局及直属企事业单位，不包括航空公司等单位。

1.2 调研目的。民航局依照中共中央、国务院《关于深化行政管理体制改革的意见》要求，对民航系统的人员编制、机构设置、岗位职责进行了深入细致的改革，使民航档案工作监督指导的范围、方式发生了一定改变，致使档案管理中出现许多亟待解决的新问题。为摸清民航系统档案管理现状，发现档案工作中存在的问题及困难，以便采取有针对性的措施，笔者跟随调研组对民航系统部分单位“十一五”期间档案工作情况进行了调研。

1.3 样本选取。此次调研，选取民航局所属7个地区管理局、6个局直属单位和5个监管局，样本选取力求涵盖不同层级、不同行业类型。从样本层级看，所选单位中13个单位为行业二级机构，5个单位为行业三级机构，涵盖民航局中层和基层单位；从样本类型看，涉及3种行业类型,包含12个行政单位，4个科研事业单位，2个国有企业。以此确保调研结果能体现本系统不同层级、类型档案部门的工作情况。

1.4 调研内容与方式。此次主要对各单位档案工作的组织领导体系、规章制度建设、信息化建设、基本业务、档案开发利用现状、人员培训情况等6个方面进行调研。

调研主要运用问卷调查与实地调研相结合的方法。其中，调查问卷以开放式题目为主，设置了6道大题，内含21道小题，辅以封闭式评估登记表。

2 被调研单位档案工作现状与问题分析

2.1 档案工作组织领导情况。18个单位档案工作均实行统一领导、分级管理的模式。档案工作均纳入了单位年度工作计划，并有专、兼职人员管理档案。多数单位对档案工作实行目标化管理。

2.2 档案规章制度建设及业务监督指导情况

2.2.1 规章制度。作为各项工作的准则，各被调研单位根据工作实际制定了一系列规章制度，内容基本覆盖了档案工作的每个环节。但调研中发现，随着机构改革的深入，还需要对已有的规章制度进行完善，或者制定新的制度。如对机场建设项目档案的管理上缺乏必要的行业规定；部分单位建议在档案数字化、库房建设标准、数字档案的公开鉴定以及绩效考核等方面能够出台相应的规定；还有单位在档案管理中采取的创新性做法缺乏制度支持。

2.2.2 业务监督指导。调查的13个二级单位一方面需接受上级单位的监督指导，同时，要对本单位其他部门或下属单位档案工作行使同样的职责。5个三级单位则以接受上级监督指导为主。调查结果显示，各单位的业务监督方式主要有三种：①定期工作考评；②阶段性自查、互查；③不定期抽查。业务指导的方式主要有两种：①组织人员参加本单位或外单位的业务培训；②接受业务咨询。

2.3 档案基础管理情况

2.3.1 档案安保方面

由表1可知，在防火、防霉、防尘上各单位较为重视，能定期对库房进行打扫并检查。调研中发现大部分单位以泡沫灭火器为主，个别单位配备了气体灭火设备，多数单位安装有喷淋灭火设备，对纸张安全有一定隐患。有2个单位档案库房建在地下，由于室内湿度较大，对档案的长期保管极为不利。防虫、防盗方面不合格单位较多，主要表现为档案柜内未放置杀虫剂或杀虫剂更新不及时，窗户未加装防盗设施等。部分三级单位受经费不足，库房建设上缺乏硬性规定，档案人员安全保管意识薄弱等因素影响，库房安全设施的配备有待提高。

2.3.2 档案收集方面

2.3.2.1 收集档案种类。目前，各单位库存10类左右的档案，具体情况见下图。

从图中可以看出，档案室库存总体上以文书档案、会计档案、基建档案为主，实物档案、照片档案、专业档案所占库存比例不大，今后需加大收集力度。设备档案、科研档案、保卫公安档案的产生受单位性质影响，所占比重也不大。

2.3.2.2 档案收集模式。模式1：部门预立卷后移交档案室归档。17个单位应用该模式。实行该模式便于保证档案的齐全、完整，但由于部分部门档案人员档案意识薄弱、业务能力不强，存在文件预立卷的质量不高、收集不及时、内容不完整等问题。

模式2：分室管理。仅1个三级单位采取该模式。由于该单位人员紧缺、办公用房不足而暂时采取这一模式。该模式因缺乏统一规范的管理，容易导致文件丢失、整理不规范等问题。

单位档案管理基本情况篇（8）

【点评】档案机构的合理设置，是档案工作的组织基础，它直接关系到档案工作的质量和效率。中小企业一定要考虑自身特点，根据需要建立适宜的档案工作机构。在此，笔者针对现实中存在的问题，结合工作实际，就中小企业档案管理，从中小企业建立档案机构的职责、中小企业档案工作的管理体制、中小企业选择档案分类的方法、中小企业档案管理要符合基本程序等四个方面进行探索。

一、中小企业建立档案机构的职责

企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。

二、中小企业档案工作的管理体制

从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。

三、中小企业选择档案分类的方法

由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。

1.年度分类法

一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。

2.组织机构分类法

此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位

3.问题分类法

采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。

单位档案管理基本情况篇（9）

此次档案行政执法检查时间为9月3日－6日，检查分两组进行，城区组由梁国栋、李建忠、黄志勇3人组成，对县交通局、县建材公司、县统计局、县发展和改革局、__移动公司、县食品药品监管局、县经作中心、县一中等8个单位的档案管理进行检查；乡镇组由林如耀、卢芳固、郑占静3人组成，检查广平镇、二中、上京镇、东风农场、湖美乡、文江乡、太华镇7个单位的档案管理情况。

检查组深入受检单位，采取“听、看、查、议”的方法开展检查，认真对照《福建省档案行政执法检查细则》内容逐项考评，听取受检单位领导汇报档案工作，查阅各个单位贯彻实施档案法律、法规的有关依据性文件材料，查看实情，及时向受检单位反馈检查情况。

二、主要成效

1、领导重视支持档案工作，努力改善档案保管条件。

部分受检单位，如太华镇、县交通局、县一中、县发展和改革局、县食品药品监管局重视档案管理和档案行政执法检查工作，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入议事日程，建立健全各项档案管理规章制度，配备专（兼）职档案员，认真解决档案工作的问题。如县交通局专题研究档案工作，今年增加公路工程建设项目档案管理人员1人，拨出经费0.6万元购置8组档案柜和标准工程档案盒，对已竣工的农村公路建设项目材料立卷归档；同时组织人力、集中时间，对部分分散的文书材料统一整理，解决了历史遗留的问题。县一中长期重视档案工作，配有专职档案员统一管理各门类档案，20__年拨出经费1万多元安装了档案密集柜、配置档案保管设备。

2、提高档案管理水平，为经济社会发展服务。

县发展和改革局领导对今后配合县档案局加强对本县内的重点建设项目单位档案资料的收集整理、保管工作的监导和检查工作明确表示支持。县食品药品监管局领导在认真听取检查组的反馈意见后，指定专人负责档案管理日常工作，及时整改，档案管理工作有明显进步。县一中的档案管理工作在校史馆的建设和学籍档案的利用中，发挥了重要的作用，今后将在档案目录电子数据化方面进一步提高学校档案管理的整体水平。

三、存在问题

1、档案法律法规意识淡薄，缺乏档案法制观念。

部分受检单位有法不依、违规操作的现象仍然存在。突出表现在：一是不按规定立卷归档、立卷归档不及时的情况较多。如__移动公司、县经作中心等单位有多年的文件材料未立卷归档，县统计局已归档装订的文件材料没有抄写卷内目录等检索工具；个别单位，如东风农场，档案工作基本上是一片空白。二是归档文件收集不够齐全。部分单位只注意收集“红头”文件，单位工作中形成的其它“白头”文件，如党组织和行政办公会议记录，党员、干部花名册、介绍信、统计表，各种会议材料以及重大政治、经济活动和突发事件形成的文件材料常被忽略，归档缺口还比较大。三是档案整理不规范，在文件保管期限的划分上“一刀切”，没有真正按照文件的价值去确定保管期限；档案案卷文件题名只注明文种，没有标注内容，标引不符合规范要求，给文件检索带来难度。四是部分受检单位档案管理人员未参加持证上岗培训，业务不熟悉，责任心不强，档案收集整理不及时，档案立卷归档不规范，造成了档案管理混乱；特别是乡镇的档案员一般由办公室工作人员兼任，由于人员岗位变动频繁，往往缺乏做好档案工作的责任心，甚至个别乡镇档案人员长期处于兼而不管的状况，档案工作无法正常开展。五是乡镇专门档案未能定期移交县档案馆，如湖美乡的土地延包档案未进馆，广平镇、文江乡婚姻登记档案还有多年度缺失，影响了农业和农村档案的管理和利用。

2、“档案集中统一管理”的观念有待树立，档案数字化工作基础薄弱。

多数受检单位未建立综合

档案室，所建立的档案工作制度流于形式，各门类档案未能集中统一管理，只重视纸质的文书档案，忽视会计、声像（照片、录音、录像）、科技（基建、设备）、电子文件、磁介质等各门类和载体档案的立卷归档；不少单位只注重本办公室档案工作，忽视了对其它科室或下属单位档案工作的监督和指导，造成档案门类不全、与下属单位档案工作脱钩的现象；职能部门的有关人员对档案法规不清楚，不愿将在工作中积累的有档案价值的资料送交档案室归档保管，有些珍贵资料仍散存在部门或个人手中，造成了部分档案资源流失。根据《福建省档案条例》和省政府制定的《福建省档案登记暂行办法》的规定，各立档单位应向同级档案行政管理机构办理档案登记。但从档案登记管理情况看，大部分单位并没有建立起包括会计、基建、声像、人事、电子、业务（专门）等各门类档案的统计台帐，这既不便于对档案工作的监管，也不便于档案的开发与利用。

由于档案工作的不规范，档案数字化工作基础薄弱，计算机文件著录工作进度仍需加快步伐。目前，大多数单位尚未使用符合国家和本省规范标准的档案管理软件，没有建立电子文件与电子档案的管理制度，对电子文件的形成、归档、保管和利用工作疏忽管理；各单位档案文件级目录的著录工作，基本没有开展，无法向县档案馆报送本单位保存的档案资料的电子目录数据，势必影响我县在分布式档案数据库建设上的进度与质量。

3、档案保管条件亟待改善

档案实体没有集中统一管理，保管条件落后的现状还普遍存在。如县统计局没有专门的档案室，档案分散存放在各科室，存在明显的安全隐患。二是档案保管设施陈旧、库房面积不足、装具不规范的问题比较/！/突出。档案室长期以来处于一个脏、乱、差的状况，档案装具破旧，档案室常常兼作储藏室，用电线路老化、缺乏必要的“八防”措施（防潮、防火、防盗、防尘、防光、防鼠、防虫蛀、防有害生物），档案发生霉变、虫蛀，存在重大安全隐患，严重危及档案的安全保管和档案的寿命。如文江乡政府档案室的情况就比较突出。

单位档案管理基本情况篇（10）

一、档案人员交接时的交接的步骤与内容

基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是由主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，提出交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发生，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体日期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]

前任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归还的档案需要注明情况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。

继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电子档案和机读目录是否可读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的具体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]

二、基层单位档案交接工作中存在的问题

（一）领导对监督档案交接工作重视不够

不少基层单位的领导对待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先要解决的是人员的安置问题，而对档案工作关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该有监管，领导控制，但实际党政领导重视不够，没有分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本要求。三是忽视档案交接工作的重要内容。

（二）缺乏制度保障

档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但有时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没有明确的档案交接制度。[5]

（三）缺乏必要的专业能力

基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室一般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的档案人员接任，很可能把多年的宝贵材料当作废物处理，给单位造成不可弥补的损失。因此，在交接岗位时需督促前任把规定的工作做完，否则不予以调岗。

（四）离任档案人员的责任心不强

在档案交接过程中，由于即将离任的档案人员责任心不强，或者只是匆匆看看档案室，抑或只是简单地移交了钥匙，使继任档案人员对档案的种类，检索工具，数量，状态，储存方位都不明确，导致对未来工作的错误引导。此外，一些即将离任的档案人员带着情绪离开或转岗，仓促交接，急于“甩包袱”，致使继任档案人员对单位档案工作的情况不清，造成工作无法衔接。

三、基层单位档案交接工作的对策

改变基层单位档案交接工作中存在的问题，切实做好档案交接工作，这不仅需要基层单位的领导者在思想上认识到做好基层单位档案工作的重要性，更要尊重档案工作的专业性，给予档案工作足够的重视。具体对策及措施如下：

（一）严格管理，规范档案交接程序

对于前任档案人员来说，进行移交工作前应主要做好以下几项工作：一是全面清查所有档案，做到账物相符合；二是分类存放未整理的零散文件材料，做到系统有序；三是及时催还借出的档案，对于未能归还的档案，要在借据上注明未及时归还的原因；四是按档案移交要求编制档案移交表；五是编写档案移交说明并签字。对于继任档案人员来说在接收之前要做好几项工作：一要了解档案管理的基本理论知识；二要了解档案移交准备工作情况；三要向前任档案人员了解目前档案工作的情况；四要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。

值得注意的是，在前任档案管理人员调离档案管理岗位前，要预留一定的时间，使继任档案人员充分适应目前的岗位，并在交接结束后评价前任工作人员在交接工作上是否认真负责，将结果告知前任档案人员并在人事档案中注明，使其意识到交接工作表现将对其未来择业产生直接影响。

（二）先培训后上岗

继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。[6]

（三）提高档案人员的事业心和工作责任感

一些基层单位对档案工作者缺乏应有的重视和关怀，对档案工作人员权利的忽视，影响了档案人员的工作热情。因此，基层单位的领导要主动关心档案人员的工作和生活，帮助他们解决待遇、职称、在职培训和继续教育等诸多实际问题。或者是基层单位领导大力提拔档案管理人员，使其成为单位的中层领导。此举措既提高了档案管理人员的工作积极性，又体现了档案人员的工作价值，还能为单位的档案工作添砖加瓦，保持档案人员队伍的稳定性，提高档案人员的工作责任心，有效开展档案交接工作，确保基层档案工作的连续性。[7]此外，基层单位领导还要做好思想教育工作，这是增强事业心和责任感的一种重要方法，通过档案移交工作，明确岗位职责，并将档案工作列入部门年终考核中，让档案人员意识到责任感和使命感。