档案管理概述篇（1）

DOI:10.14051/ki.xdyy.2015.24.180

1镇巴县退耕还林基本概况

退耕还林工程从1999年10月启动实施，到2014年底，累计完成退耕还林34187hm2，其中惠民工程退耕地还林还草14793hm2，荒山荒地造林12633hm2、封山育林1800hm2、补植补造4960hm2，任务完成率100%、成活率99%、保存率100%。2003年，正式被列为全国退耕还林工程试点示范县，退耕还林工程在全县21个乡镇、222个行政村、54000多户农户中实施。县乡镇都建有退耕还林档案室，均有专人管理。退耕还林工程实施15年来，县级档案室共形成退耕还林工程营造林作业设计档案45卷：其中退耕地退耕还林还草作业设计档案9卷、宜林地荒山荒地造林作业设计档案15卷、封山育林作业设计8卷、补植补造实施方案、作业设计共计13卷。退耕还林到户作业设计表册共计68卷，累计完成兑现资料原政策和完善政策400多卷。

2退耕还林档案管理的重要性

退耕还林工程是一项参建单位多、涉及面广、群众参与面广、建设周期长、政策性强、兑现时间长和操作难度大的社会系统工程，工程实施过程中形成大量的文件材料，工程规划、实施方案、各镇作业设计、检查验收报告、面积计算表、验收表、分户建卡花名册等相关资料繁多，因此，退耕还林工程档案管理工作是退耕还林工程建设中一项十分重要的基础工作。退耕还林档案是退耕还还林工程管理的重要内容，是在退耕还林工程建设实施中形成的各种原始资料，它是工程检查验收和国家兑现的直接依据，是工程式管理工作有序开展的基础，也是工程建设项目取得的直接成果。

3退耕还林档案的分类

3.1综合类

（1）政策性文件。包括退耕还林工程启动，实施过程中形成的文件材料，上级下达任务计划通知、报告，批复等。（2）会议文件。包括领导讲话材料、决议、纪要、通知、报告、重要影像资料等。（3）检查材料。包括上级领导检查工作时形成的材料、阶段性验收材料、自查材料等。

3.2工程建设类

上级任务指标下达文件；工程计划实施方案、作业设计、报告、批复；作业设计形成的镇村林地规划地图和表册；林地工程建设要求的附属设施；林地规划类的公告、看管协议等宣传资料、重要的影像资料等；工程实施所形成的招投标文件材料、苗木采购资料、资金调配等；实施、检查、验收等形成的文件材料。

3.3惠民工程类

上级资金下达文件；各镇所形成的兑现文件材料、兑现表册资料、变更情况报告。

3.4纠纷调处类

群众来信来访材料；纠纷调处记录；纠纷调处意见，调查、取证、协议、结果；上级部门批转的纠纷材料。

4退耕还林档案的管理

4.1建章立制

制定退耕还林档案的收集，保管和利用的规范化制度，建立健全库房管理制度、档案查阅制度以及管理人员工作职责等一系列规章制度，做到管好人、办好事，为档案的永久保存和利用提供有效的制度保障机制。

4.2规范退耕还林工程中建设工程卷的收集和整理

退耕还林工程卷按程序收集和整理持续时间较长，从计划下达、规划、实施方案、作业设计、工程施工、竣工检查验收、后期管护等程序需2～3年才能完成。建立退耕还林工程档案，需使用符合国家标准的档案盒，以工程项目为单位分开整理，按工程专卷编制案卷目录。

4.3完善设施设备

档案作为重要的历史依据，对档案管理必须严要求，建立专用档案库房和专用档案柜，采取各种防范措施来做好防火、防潮、防污染、防鼠、防虫、防高温、防盗等工作，确保退耕还林档案的安全。

4.4档案的社会服务

档案管理作为原始依据为人们的生产、生活服务。档案借阅要对借阅人员身份证明认真核实登记，并对归还的退耕还林档案在借阅者面前进行认真查验，发现案卷有被拆，卷内文件有被抽取、涂改、勾划、污损的应及时向上级汇报，追究借阅者的法律责任。

档案管理概述篇（2）

近些年，医院管控病历及其他患者档案的实践在进展，与电子类别病历关联的信息工作，也应当与医院档案管控联系在一起。在这样的状态下，以多媒体属性的构造平台作为支持，搭建了电子病历的现实约束系统。这样的消息主导性体系，落实了医院内的信息构建任务，也发挥了信息在管控医院内档案方面的中心价值。要进一步延展电子类别病历的运用层次，强调这一医院内体系的开放属性，服务于查阅电子类病历的那些患者。

一、信息管控的新模式

（一）医院内的信息架构

医院内含有的信息体系，指的是采纳微机和关联的通讯类设施，为院内的特定部门，供应患者在治疗层面的数据、财务类别的运算信息、整体性院内管理的消息、决策层次的消息等。这种新模式的院内体系，具备了搜集、存留、提炼和归纳病历类消息的效用，可以向有着授权的应用者，提供多重的病历类别查找服务。

医院内含有的消息管控体系，由信息属性的约束体系、诊断及治疗的消息体系，以及医疗种类的服务架构组成。

信息属性的医院内约束体系，涵盖了医疗决定、医务类别的数据约束，以及惯常性的事务约束。例如：针对查询、院内挂号、住院之前的有关登记、财务类别统计、院内后勤等类型事宜的安排，就归属于这一体系。

诊断及治疗的消息体系，涵盖了专家的消息体系、新类别药物体系、放射属性的医疗体系、查验药物所用体系、存留和传递医疗影像的体系、虚拟状态的手术体系、组织解析的数值体系等。

医疗种类的服务架构，拓展了接受本院医疗类别服务的患者范围，不局限在直接来到门诊的那些客户。随着联网类技巧的有序进步，医疗的关联服务，就会朝向多重的层次扩展，从而塑造了新模式的医疗类别服务架构。

（二）新模式的院内病历

电子类别的患者病历，归属于微机做成的患者记录，是微机化了的传统模式病历。采纳电子的策略，来存留、管控和传递数字状态的患者消息，代替了医生亲手书写的那种纸质病历。病历归属于完整性质的诊断数据，涵盖了病程的录入、查验获取到的数值、手术及后续性的养护流程、关联的医嘱等分支。

在这些构造内，有着程式化的患者记载，也有图形状态的记载；电子类别的病历，可以浓缩进全部的纸质病历消息。从存留患者消息的视角看，电子模式的新病历，归属于录入的全新方法和存留介质。

（三）电子类别病历的现实价值

电子属性的病历，构成患者消息的中心性记录环节，贯穿在总括性的就诊程序以内。由此可见，这样的病历，不仅表征着电子属性的存留手段，也表征着医疗流程的更新。发展新模式的电子类型病历，不仅为了代替惯常用到的纸质病历，更是为了构造起临床属性的微机体系，建立诊疗的实效化模式。

二、新管控体系的搭建

（一）归档的构造

在归档的流程内，要采纳自动属性的归档对策，来约束电子类病历。这样的归档，要依照索引的指向表来具体构建。当记录了新病历的第一页以后，要更新一次关联的索引字段。例如：关系着诊断时间点的字段，在自动予以归档的流程中，会依照预设的索引来替换。

自动属性的归档，经由定时的运用程序来触动；在每一次的触动之内，要检索每类索引内的病历产出时间、找到转换存留的病历、更新现有的索引，并划分类型再次存留。解析这些关联的动作，可以知道：这是经由归档状态的索引目录，增添新的存留区域，或者刷新旧有的病历数值。

采纳触发器的关联手段，可以搭建以上的存留架构。在预设的索引目录之内，安排一个用来更新数值的触发设施；在每一次录入终结后，新采纳的患者消息，会自动触碰这样的触发设施，从而刷新电子类别病历内涵。

（二）查阅的构造

电子属性的病历体系，供应的对象涵盖院内医护人员、管理者及就诊的那些患者。按照这一效用，可划分出查阅的两大类别。

第一种类别，依照指标的称呼来供应查询，索引对象含有患者、就诊时段、病患的类别等。例如：要依照病患的名称来寻找数值，那么给定病历的编号及患者姓名，得出病历内的包含消息。第二种类别，依照病历内含有的数值特性来查找，就是依据现存的图形、生理属性信号等，找出特定的就诊病人。

比对起来，第一种的实现难度还是较小的，而第二种则归属于内涵层次的检索，关涉到图形的修整、语音类别消息调整、模式的辨认、视觉类别调整等对策，还在摸索的进程中。

（三）互换的构造

如果特定的医院，要获取存留在另一院内的患者消息，则首先请求本地的档案管控机构，经由认证的流程后，在存留着数值的机构内，找出吻合的那种索引；通过录入字段内的有关医院编码，可查到这一病历的现存地点。如果两个医院采纳了同一的电子类别病历体系，那么可以在服务器之内，增添一个中转属性的构件；集成另一医院含有的患者数据，再发送到本院内的消息体系中。

三、结语

研发医院内含有的档案管控平台，有助于整合存留的档案资源，符合了多样患者的切实需求，也是病历管控工作与信息模式相吻合的重要对策。规划及现实构建这一类的病历体系，具备了提升本院综合属性信息实力的价值。要安排专用属性的电力类别病历资金，结合院内档案构建的阶段属性规划，来协调构建电子类别病历的近期性和长久性活动。可以针对院内的档案特性，开发那种自主性质的电子类别档案管控系统。

参考文献：

档案管理概述篇（3）

长期以来，在中等职业学校从领导到档案管理人员一直都没有重视档案管理。所有人的观念都是存放档案，而不是管理档案。把档案管理当作是一种不需要创新和归类整理的一种简单的保管工作。这样不仅仅会使档案管理效率低下，资料混乱、信息利用率低下。本身档案管理的目的就是为了更好的进行档案资料的查询，能够为以后的学校发展提供更好的条件，这样的简单保管不仅不能达到这个目的，反而浪费人力、物力，违背初衷。

（二）档案管理人员素质不高

由于第一条中所叙述的原因，即领导的不重视，这样就导致了领导委任档案管理人员时的随意性。很多中等职业学校的档案管理工作人员并非专业出身，而且也没有经过必要的培训。这样的工作人员根本不能有效的进行档案管理，无法胜任工作，对档案的分类整理、信息收集、保管利用等业务就更不能落到实处。科技含量高的数字化档案信息系统的开发就更加是难上加难了。

（三）档案管理手段非现代化

一般学校的档案管理手段还处于传统阶段，即手工操作的纸质档案为主的分散管理模式。这样的手段不仅效率低下，查询时候的速度低工作量大，而且在多个学校的档案资料共享过程中，不能够通过现代化技术进行数字化的改革。

（四）档案管理制度贯彻不彻底

根据我国《档案法》的要求，规范各类型的档案管理。但是由于学校领导的不重视，档案管理人员的素质不够高，对《档案法》中的要求不能贯彻到底，这就容易出现相关的档案资料不能上交，或者根本就没有上交的情况。职业学校单位也没有根据自身的实际情况制定出合适自己的《档案管理制度》，以便学校内部的档案管理工作落到实处，更有利于学校自身的发展。

（五）档案资料不完整，设施落后

中等职业学校时常因为经费的缺少，不能给予档案资料管理相应的基础设施。没有跟得上现在发展情况的档案管理设备和相应的空间就不能满足档案管理的要求。这样就会造成档案管理的缺失，资料的不完整和资料丢失的现象。

二、为解决上述问题应该采取的相应对策

为解决以上在中等职业学校档案管理中所存在问题，首先在领导层面就要加强对档案管理的认识，转变传统的思想观念，这样调整这个学校对于档案管理的看法，组织制定一个档案管理的工作小组，专门负责对档案管理人员配备与工作的指导。思想上观念的提高是基础，有了这样的基础，在其他方面的改革就会变得积极主动了。其次是选择专业的档案管理人员进行学校档案管理的工作。配备人员的素质提高了，工作的效率也会相应提高，业务熟练程度也同样会相应提升。同时学校还应该定期对档案管理人员进行档案管理方法和业务能力的培训，只有参加过培训且合格的人才能在档案管理岗位上进行工作。不合格的人员及时进行再培训或淘汰。以上都是对于人员上的建议，随着现代科技的不断进步，各类信息化程度的提高，网络的普及，档案管理也需要从传统的一面转化为现代化的管理。只有适应现代化的管理才能够有助于学校的发展与建设。将传统的管理系统进行革新必不可少的就是要加大有关档案管理的人力物力的投入，更新设备是不可或缺的。结合现代的信息技术，通过计算机进行档案的分类管理。除了纸质档案的保管与管理，还可以建立电子档案数据管理体系，有助于各个学校的资源共享与档案查询。

档案管理概述篇（4）

体现在人事档案保管的硬件条件不能完全符合人事档案安全保管的要求，如档案库房多是普通的办公用房，没有配置档案保管所需的“八防”设施，与档案安全保管差距甚大。

（二）人员配备不足，素质不高

档案室很少设有专职的档案管理人员；从事档案工作的人员多数没有经过档案专业知识和技术培训的，且变更比较频繁；兼职人员无法保证有充足的时间和精力对人事档案进行管理，从而导致学校人事档案管理建设滞后，档案管理工作只能在低水平的层面上进行。

二、改进中小学校人事档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，建立健全各项制度

制度建设是做好工作的前提和保障。要充分认识到人事档案在学校管理工作中的作用，从档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密和利用等各个方面都要得到各级领导和具体工作人员的重视，形成上上下下都有档案意识的工作氛围。当然，这必须进一步完善各项管理制度，并在落实上下功夫。因此，要建立健全学校人事档案的收集补充制度、转递制度、移交制度、检查核对制度、保管保密制度、查(借）阅制度、档案人员管理职责等。做到制度造册上墙，簿册与日常管理工作同步，人事档案工作做到有法可依，有章可循，台账清楚，责任分明。

（二）加强队伍建设，提高档案人员素质

做好中小学校的人事档案管理工作必须要有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案工作队伍。首先，要有较高的政治素质。要重视和加强理论学习，特别是要重视对新《条例》的学习。要通过学习使自身有较高的综合素质，有严格的组织纪律，有良好的职业道德。同时要求淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次，要有较强的业务能力。要加大对人事档案管理人员的培训力度，满足人事工作的需要。在培训形式上采取集中培训与以会代训相结合，也可安排外出参观学习，拓宽视野，增长见识。第三，要有较强的服务观念。人事档案工作的宗旨就是服从和服务于学校的人事管理工作，因此说人事档案工作服务性较强。这就要求人事档案的工作人员树立服务意识，增强服务观念，时刻从大局出发，为全校的管理工作做好服务。

（三）加大经费投入，改善档案保管条件

档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案库房的维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算，各个学校要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、防光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的学校还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备及档案管理系统软件，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

档案管理概述篇（5）

一、电子病历档案的规范管理

针对目前电子病历档案管理的状况，阐述了病历档案管理规范和开发利用的必要性，提出了病历档案管理模式和开发利用工作，为医院病案管理工作、提高病历质量和医疗质量起到很好的促进作用。

病历档案的规范管理与监控是病历管理中最重要的一环，它能及时发现和纠正医疗运行中环节病历存在的问题，最大限度地减少医疗缺陷的发生，提高医疗安全。医院质控部门应按《执业医师法》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗事故处理条例》、《病历书写规范》等相关法律中，规定的三级查房制度、术前讨论制度、疑难病例和死亡病例讨论记录、手术分级管理制度等去审核和抽查各科在院病人的环节病历质量。检查病历书写的及时性、准确性、医疗质量、上级医师审检病历等情况。发现有医疗缺陷的病历及时纠正，有效地提高了医疗安全，保证病历质量。

病历是医务人员对病人诊治过程结束后的归档病历，使病历质量监控由事后检查向事前预防的方向转化。终末病历质量监控是对归档病历认真履行职责，严把入库关工作。对病历中存在的缺陷，及时给科室反馈信息，对所发现的病历书写缺陷，必须在不影响病历资料的原始性、真实性的情况下进行选择性的补充和完善。监控措施分两步：①各科室主任全面负责本科室已完成归档前的电子病历的质检、评分、签署等质量管理。②归档后由医院病案统计室的质控部门对终末病历分病案首页、病历记录、病程记录和其他四个方面，按《病历书写规范》和各种法规进行全面质检，对于病历存在不足之处督促书写人及时整改，并将在病历中反映出的医疗或管理中的缺陷及时反馈给科室，提高临床医生“记录所做的事，做所记录的事”的意识，提高各种记录的有效价值；杜绝和预防丙级病历的存在。

病历书写及时性的规范管理是病历质量符合客观、真实、准确的要求。住院、入院记录应当于病人入院后24小时内完成；首次病程记录应当在病人入院8小时内完成；抢救记录，抢救结束后6小时内完成；手术记录术后24小时内完成；出院记录，患者出院后24小时内完成；死亡记录应当在病人死亡后24小时内完成；出院病历档案72小时内完成和归档等；这些对病历书写时限的具体规定是病历书写时必须遵守的。但在临床医疗过程中，由于受繁琐的医疗工作和教学任务的冲击，有些医务人员也重治疗而没有及时书写病历，事后凭印象去补写，有可能造成记忆的遗漏或混淆，影响其真实性和可信度；病历书写按时限完成是保证病历质量的重要一举。

二、电子病历档案的开发利用

设计医院电子病历（EMR）与病案统计模块进行数据交换的网络接口，从EMR提取病历档案信息内容到病案统计系统，病历内容就是医院业务统计重要的原始资料，是医疗业务活动数量和质量统计的可靠依据。经过编辑、整理、分析的病历档案资料：①可为医院管理和上级部门提供报表服务；为临床业务开展、专科的建设、病床的分布、人员的安排等制订切实可行的工作计划，改善管理方式，提高工作效率提供依据。②与医院信息管理系统衔接，可在医院的局域网内查询到医疗动态、临床经验、病人诊疗过程及病人基本情况等资料，为医院管理和临床诊疗提供了必要的内容。③据病历资料可筛选病种输出至Excel表中进行量化后，入SPSS中分析某疾病的发生发展、变化趋势、密切关系、危险因素的相关关系、设计某疾病的诊疗模型和鉴别诊断服务于临床。

在临床教学中，需要利用大量病历档案作为生动的示范教材，通过各种形式的病例讨论如疑难病例、术前病例、死亡病例讨论等，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。特别是对典型病例或罕见病例的讨论，一份科学的、完整的病历档案往往起着教科书无法替代的作用。

电子病历档案是病人接受医疗诊治过程中的详细记载，它不仅是病人住院期间疾病诊疗的真实反映，还是确立疾病诊断和拟定治疗方案必不可少的依据。尤其对再次入院病人的诊治，病情的追踪，更要参考以往的病历档案。它还可成为诊断疑难病症、抢救危重病症的重要参考资料。也是临床实践最直接的记录，通过分析、总结，对提高医疗质量和技术水平，评价医疗业务能力、发展医疗卫生事业起到极其重要的作用。有些在治疗过程中还可发现某些特殊的规律，从而提示医务人员及时修正治疗方案，使治疗更趋正确、合理，缩短病程，提高治愈率，为医学研究提供可靠依据，推动医学的发展。

随着社会医疗保障体制改革的深化，法律制度的不断完善和人民法律意识的增强，病历档案的使用范围日益扩大，社会化的利用比例日趋上升。在解决医疗纠纷中，病历档案作为真实有效的凭证和判定责任的重要依据，处理各类肇事、事故、伤残等刑事、民事案件，司法机构往往是根据病历档案的原始记录来处理或判明责任。随着人们思想观念的改变和医疗制度改革的深化，大病保险和其他商业性的疾病保险，病历档案为医疗保险、保险公司补偿或理赔提供真实信息。故病案档案还是一份具有法律效用的原始材料或作为证明案件真实情况的证据和重要依据。

参考文献：

[1]王进.论病历档案的依法管理与利用[J].中国医学伦理学，2004，17（1）：39.

[2]方晓俭.浅谈数字化档案的技术及应用[J].计算机时代，2002（6）：19.

档案管理概述篇（6）

1．1电子档案的真实性问题

由于电子档案与纸质档案载体性质的不同，电子档案可以删减，可以不留痕迹地反复修改，不能通过字体和印章鉴别，导致无法辨别真伪，使其不具有法律效力和依据。

1．2电子档案的安全性问题

电子档案与纸质档案由于载体不同，容易被外界环境影响，消磁或者无法读取；还容易被网络黑客通过特殊程序截取或被计算机病毒入侵，使信息丢失。

1．3电子档案对生存的技术环境过分依赖问题

企业的电子档案形式多样，有文档、图形、视频、音频等，而这些档案无法直接阅读，人和电子档案之间有一道数字屏障，计算机成为必须工具。而计算机技术和软件的更新速度极快，使电子档案也同时需要不断的更新才能被读取和利用，导致电子档案对计算机的依赖性极大，也极易丢失信息。

1．4电子档案的增殖速度极快，存储密度增高

企业在生产和经营中产生的电子档案越来越多，而且组成结构复杂，每年都在成倍的增长，这就要求存储的载体空间和密度不断加大。自1957年硬盘诞生以来，存储密度提高了5000万倍。而存储密度越高，导致安全问题就越多。

1．5档案数字化对档案人员也提出了更高的要求

做好档案数字化工作要求企业的档案管理人员不仅懂得纸质档案的整理、编研，还要能够熟练地使用计算机、扫描仪、相应的档案管理系统软件等，能够熟练进行计算机软件和电子档案更新、升级等后期维护工作。

2针对企业档案数字化管理出现问题应采取的措施

2．1企业应该加强数字档案的安全性管理

对归档电子文件做到全程管理，即对电子文件的形成、收集、归档以及电子档案的保管、利用、统计、销毁等实行全过程管理与监控。可以采取身份识别、权限控制、电子签名等技术手段维护电子档案的真实可靠性。

2．2企业要根据实际情况建立完整的电子档案归档和保存制度

电子文件归档一式三份，一份封存保管，一份借阅使用，一份异地保存。归档的电子文件尽量转换成通用格式，如不能转换就在同一载体中同时保存其应用软件，以防止若干年后无法读取。要选择专门的档案光盘，其寿命大于20年，合理安排存储结构，科学保存。每4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，发现问题及时解决。

2．3在档案数字化转换过程中要遵循规范性、安全性、真实性、效益性的原则

制定出符合本企业实际情况的、合理的、最优化的档案转化方案。

2．4做好电子档案的保存和维护工作，尽可能的延长使用寿命

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，但是由于电子文件形成的时间短，缺乏实际存储的经验，所以要求电子档案的保存环境高于纸质档案，要恒温、恒湿、防尘、防磁、防震、防光、防有害气体。

2．5重要档案还是要双套制保存

有的大型企业有很多珍贵或机密的档案，它们可能是有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，要双套制保存。既有电子档案也有纸制档案，以防止电子档案出意外导致无法挽回的损失。

2．6有条件的企业可根据具体情况开发专门的档案管理系统

用专业档案管理软件收集、整理、编研电子档案；把纸质档案数字化之后挂接到档案管理数据库，系统定期自动备份数据，防止丢失，全面实现计算机管理。

档案管理概述篇（7）

当今时代是信息时代，日新月异的信息技术使经济社会发生了天翻地覆的变化，引发了各行各业的“信息革命”。对于供电企业档案管理来说，如何适应信息化的发展需要，借助信息化手段进行有效管理和充分利用是必然趋势，是当务之急，所以供电企业档案管理工作必须坚持信息化的原则，这样既可以增加档案储备的信息量，又可以扩展档案服务的利用领域。供电企业档案管理人员必须把自己锻造成适应信息化需求的人才，同时增配计算机、微缩机等软、硬件设施，并结合企业实际情况开发并引进档案管理信息化系统。

2.供电企业档案管理工作必须坚持“制度化”的原则

供电企业的档案一般包括文书档案、实物档案、科技档案、声像档案、电子档案等，而人事档案、会计档案、固定资产档案有的由职能部门管理，而有的则由档案室统一管理。供电企业档案管理的基本要求：首先必须通过科学、规范、有序的档案管理，使档案的收集更为完整、准确；其次档案资料的存放要合理、安全，档案的查阅更加方便、快速，以全面、细致、系统的文字、图像、数据为企业生产、经营、管理、精神文明建设提供确凿、全面的基础资料和数据资料，从而实现档案管理经济效益最大化。基于此，坚持科学化、标准化、制度化，正是供电企业档案管理的必由之路。档案管理工作的工作重点是：应该建立健全一套完善的、系统的、行之有效的规章制度，如收集、移交（录入）、审核、分类管理（待立卷）、立卷、归档、保管、借阅、归还、鉴定销毁、统计等规章制度，明确档案管理的范围、工作流程及各类档案管理的具体要求。

二、供电企业档案管理工作必须破除的“三个误区”

1.供电企业档案管理工作必须破除“辅工作”的误区

往往有的人只看到企业的生产、运行、科技、经营等部门直接创造经济效益，而片面、武断的把档案管理部门归类到只花钱并不赚钱的后勤部门，认为档案管理工作只能做些辅的工作。其实，这是一种完全错误的观念。只有现代化的企业管理制度，才能使企业永葆青春，经得起市场经济大潮的无情冲击，才能为企业健康、可持续发展、取得良好的经济效益而推波助澜。企业档案管理是企业管理整个链条上不可或缺的重要环节，一流的企业必须有一流的企业管理，而一流的企业管理必须有一流的档案管理，特别是在市场经济具有知识经济、信息经济、法制经济特征的时代，企业档案管理所发挥的独特作用是决不容低估的。供电企业在任何时候、任何情况下，都要把档案管理纳入企业管理的重要组成部分，其中最为重要的是建立健全档案管理组织机构，由供电企业分管负责人任组长、牵头部门（一般为办公室）负责人任副组长，相关职能部门负责人任组员的档案管理领导小组，确定档案管理的归口部门（一般为办公室），并设立专（兼）职档案管理人员，特别是相关职能部门要设立兼职档案管理人员，总之要形成覆盖整个企业的档案管理网络。

2.供电企业档案管理工作必须破除“神秘化色彩”的误区

长期以来，特别是在计划经济时代，企业的档案管理披上了一层神秘化的色彩，成为一般员工不能涉猎的，而只局限在少之又少的特殊人群中，甚至在“以阶级斗争为纲”的那个年代里，公文档案被断章取义，人事档案被利用为人身攻击的工具，即使是科技档案也被贴上“机密”的标签，利用者寥寥无几，唯恐被扣上“泄密”的帽子。自改革开放以来，这种状况得到了根本扭转，但是档案管理“神秘化”的色彩并未完全破除，究其根本原因在于不能辨别保守商业机密与大力利用档案的界限。档案依据重要程度可以分为绝密、机密和秘密等级别。绝密档案、机密档案和秘密档案分别是指涉及国家最核心机密内容、比较重要机密内容和重要机密内容的档案，一旦泄露会使国家利益受到严重损害、比较严重的损害和损害。但是企业档案一般不会涉及到绝密和机密的级别，充其量是秘密级，或者是具有商业价值的不得外传的内部资料，而档案信息资料日益成为企业乃至社会共享信息资料的一部分，如发电量、装机容量等在很长的时期是不得泄露的机密，而现在已经屡屡见诸报端，如果再被档案管理的“神秘化色彩”所迷惑，那就成为时代的落伍者了。

3.供电企业档案管理工作必须破除“重管轻用”的误区

企业档案管理是一项繁琐、复杂的系统工程，绝不是把档案放在档案室里即可，保管仅仅是企业档案管理的一个承上启下的环节，其上游环节为收集、整理分类编目，其下游环节为鉴定、利用，而统计则伴随各个环节。固然供电企业一般按照国家二级档案管理单位的要求，建立有利于档案保管的场所，档案库房面积充裕，设施完善，但是衡量一个供电企业的档案管理水平，上述的各项条件能够达到国家二级档案管理单位的验收要求仅仅是其中之一，最为重要的是要采取有效的方法和途径，充分开发利用供电企业的档案信息资源，以企业的需求为目标，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为电网建设、经营管理、教育培训和精神文明建设等方面服务，开创出以“保管”为基础，以“利用”为目的的“管、用并举”的局面。

三、供电企业档案管理工作必须做好的“三项工作”

1.供电企业档案管理工作必须做好“文件资料归档”的工作

文件材料的归档是档案管理的关键环节，如果放松了该项工作，档案管理就很可能成为无源之水、无木之林。实际上该项工作也是供电企业档案管理普遍存在的问题，特别是技术文件材料归档时间往往延迟，甚至有的工程已经进入运行阶段，但是文件材料却迟迟未能归档，所以供电企业应该依据不同档案的类别，确定文件材料的归档要求和制度。如文书档案的归档要求是：文件资料必须准确地反映本单位党群、生产、基建、经营、培训、科研等各项活动的真实内容和历史全过程，在规定的时间（或一年、或半年、或一季），由各部门兼职档案员移交给档案部门，由档案管理员核实整理后立卷归档。再如会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务档案归口部门归档保存。

2.供电企业档案管理工作必须做好“拓宽利用领域”的工作

如上所述，供电企业档案管理必须坚持为企业的中心工作服务，克服“重管轻用”的倾向。拓宽档案利用领域为档案管理工作者提供施展身手的平台。档案管理工作是有着职称评定的技术管理岗位，但为企业的各项活动提供参考、借鉴、学习的档案资料并非易事。近年来，有的供电企业开辟了档案查询网站，定期或不定期出版档案信息资料；还有的供电企业建立了档案触摸屏查询系统，这些都是拓宽利用领域的举措。

档案管理概述篇（8）

一般我们所说的文书档案就是团体机关、企事业单位以及一些其他的组织在领导和行政管理的工作中产生的一些文件。这些文件都需要归档保存，而这些工作都是文书档案管理部门的工作。所以说文档资料的可靠性、完整性和安全性与文书档案管理者工作的能力和水平有着很大的关系。只有让文书档案管理工作与时代共同进步，不断地改进和完善文书档案管理工作中存在问题，才能更好地将文书档案管理系统不断地创新，与整个工作单位的运转保持在一个步伐上。

一、文书档案管理工作现存的问题

（一）文书工作与档案管理工作出现脱节现象。文书档案管理工作是档案管理工作的基础内容。文书管理工作与档案管理工作虽然有着密切的联系，但是两者之间存在着一定的区别，有统一性也有独立性。在工作的衔接上两者配合形成一个管理体系。但是很多工作单位都存在着文书管理工作和档案管理工作之间的脱节情况。目前的情况是，文书档案管理人员的档案意识相对薄弱，而档案管理人员对于文书管理工作的涉及又很少。这就导致了文书管理工作和档案管理工作出现了脱节，从而造成了一些文书方案的遗漏和文种使用不规范的现象。这对文书档案管理部门后续工作的展开有着很大的隐患。

（二）各部门不配合文书档案管理工作。在很多工作单位中都有着其他部门不配合文书档案管理部门的工作的现象。这方面也制约着文书档案管理工作的开展，文书档案的归档需要收集整理各个部门的文件和资料。但是有些部门为了以后方便查找资料，图自己方便不愿将自己部门的资料交给文书档案管理部门归档统一管理。这一问题在文书档案管理工作中普遍地存在。

（三）领导对文书档案管理部门的重视不够。文书档案管理工作在各个工作单位中属于特别冷门的部门，不受单位领导的重视。一些领导虽然明白文书档案管理工作有着一定的重要性，但是并没有过多地去关注文书档案管理工作的内容和管理的情况。在日常工作当中，只要求员工把文书档案资料收好即可，并没有过多地给予意见和肯定，导致文书档案管理人员工作的热情不高，旧的文书档案管理模式停滞不前，也没有对文书档案管理的模式进行改进和创新。

二、文书档案管理工作改进的方法

（一）做好文书管理工作和档案管理工作的衔接。所谓的档案其实就是日常工作中，工作人员及领导要处理的文件。这些文件质量的优劣对于工作单位的档案管理有着重要的影响。要想做好文书档案管理工作必须要把文书管理工作和档案管理的衔接工作做好。想要将两者有效地连接，首先文书管理工作人员要有较强的档案保护意识，并且要做好文书资料的立卷归档。其次是在处理文件时，要时刻记着文书管理和档案管理的关系，实现两者的一体化。当文书管理工作人员把文书工作做好，档案管理的工作才可以顺利地展开。

（二）各个部门配合文书档案管理工作。加强文书档案管理工作需要各部门的配合。所以在日常工作中，其它部门要配合文书档案管理部门，及时将文件资料等交给文书档案管理部门统一归档管理。

（三）领导要加强对文书档案管理工作的重视。在一定程度上来讲，一个部门的工作态度和工作热情，取决于领导对这个部门的重视程度。所以说想要改进文书档案管理工作中存在的问题，完善文书档案管理工作，领导应该对文书档案管理工作重视起来，对其存在的问题提出意见并找到解决办法。通过更为智能化和科学化的方式来管理文书和档案。当然，文书档案管理工作是否能正常而有效地运行，还需要通过员工自己的努力使领导对文书档案管理部门重视起来。除了领导的重视外，文书档案管理工作人员自己也要对工作重视起来，对于档案的借出与归档制定一个清晰明了的流程（如图1），所有的工作人员按照这个流程借出和归还档案。

三、结束语

文书档案的管理工作是一个很细致的工作，代表了一个工作单位的各项工作运转的情况。将文书档案管理模式与现代化的科学研究成果相结合，实现更为科学化和智能化的文书档案管理模式。与此同时，对文书档案管理人员做出标准化的培训，以便更好地管理文书档案工作。

【参考文献】

[1]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014（04）:157.

档案管理概述篇（9）

随着科学技术的不断发展，计算机科学有了突飞猛进的发展，与之相关的信息化技术也正不断发展和完善。为了研究在当今医院环境中将医院档案管理信息化的重要意义及相关措施，本文结合中外文献进行阐述，现报告如下。

档案管理信息化建设的意义

促进档案的服务信息化的提高：在目前社会中，各个工作及环节都在逐渐朝着信息化方向发展，特别是一些与医疗活动有关的工作，如社会保险、科学研究等，信息化程度逐渐加大，这就要求与之相匹配的医疗档案的管理工作应逐渐信息化[1]，只有这样，才能够与这些与医疗工作有关的部门及工作相契合，才能够有效促进医院管理水平的提高，促进整个卫生事业的健康、可持续发展。有力提高档案管理工作的效率：在既往传统的医疗档案管理工作中，绝大部分的工作环节需要大量的人工操作才能完成，其完成情况受工作人员数量、熟练程度等因素的影响较多，并且在需要进行各部门间的协同工作时，其配合程度较差，这大大降低了工作的效率。信息化建设的发展，不仅使医疗档案的书写、保存更加便捷，也大大提高了对这些档案的管理和利用的效率，有效提高了检索速度，方便了各部门间的协同工作。对档案进行信息化管理，可以减少支出：通过对医院档案进行信息化管理，能减少需要人为操作的工作量，降低人力成本，并且，对档案进行信息化管理后，能够更好地保护医疗档案，降低其破损和丢失，减少维护成本。

医院档案信息化管理现状探讨

档案管理制度不规范：在目前的医疗环境中，医院往往只重视临床技术及科研能力的发展，将大量的资金及医疗资源放在发展临床技能及科研上，常忽视医院的档案管理工作，甚至一些医院尚没有设置档案科，在一些设置了档案科的医院中，由于缺乏重视及有效的监督，也缺乏相应的管理规范，使得对医疗档案的管理较为混乱，并且医院对整个档案管理系统的资源投入严重不足[2]，使得在档案管理中使用的设备陈旧，管理方法落后，具有相应背景知识的人才缺乏，这都严重阻碍了档案管理部门的可持续发展。档案管理部门工作人员综合素质较低：由于多数医院对档案管理工作缺乏足够的重视，除了对其资金等的投入欠缺外，也极少针对档案管理引进专业的技术人才。目前，工作在档案管理科中的往往是一些年龄较大的人，他们多数来自于护理及其他一些非档案管理专业的人员，这些人员可能在护理等工作中具有较好的工作经验，但对于档案管理工作缺乏足够的专业知识，其工作能力参差不齐。由于他们年龄普遍偏大，对档案管理信息化过程的接受能力也较差，导致档案管理工作不能适应信息化、网络化的发展[3]。档案工作人员对综合档案管理认识度不够：由于目前工作在档案管理一线的人员中，具有专业档案管理背景知识的人数极少，多数是一些非专业的工作人员，他们对档案管理工作的重要性认识不够，在工作中就缺乏足够的主动性和创造性，使得一些本该保存的文件及文档不能被妥善保存等。档案管理设备、手段原始、落后：目前，随着整个医疗环境信息化程度的不断加深，档案管理也逐渐走向信息化发展的道路。但由于医院对档案管理方面的资金投入不足，缺乏相应的设备及管理软件的支持，导致不方便资源共享，也不方便对资料的查找，制约了档案管理的科学化[4]。

现代化医院档案工作的筹备措施

一体化管理模式：医院要整合档案信息和其他的管理信息资源，实现一体化管理和资源共享，这样更节省财力、物力及人力，能够实现有效的资源利用，提供更有益的信息。重视临床档案资源的开发及利用：医院档案的主要价值就是服务于患者及为医疗工作人员的培训、教育及科研提供参考资料，从而不断提高临床技术水平和科研能力，而使档案管理信息化就是要使其价值发挥得更加方便和高效。所以，在整个医院发展不断现代化和信息化的今天，对医院的档案管理工作的预期安排也应该与这个目标相契合，使其规划和设计紧紧围绕临床工作来进行[5]。为了达到更好地服务于临床工作人员的目的，在整体医院的信息化发展及档案管理的信息化过程中，都需要开发、设计人员多多走入一线的临床工作人员中，进行详细的调查及探索，了解他们需要一个怎样的信息化系统，才能实现更便捷的对医疗文书及档案的记录、检索、查阅及保存等，开发出实用、高效、安全的信息产品。同时，卫生行政部门也要加大工作的力度，加快卫生体制改革的步伐，做好档案信息的顶层设计，及早完成以电子病历为基础的全国卫生信息系统的标准化建设。

参考文献

[1]高彦波,王晓华,刘晨阳,等.医院远程医学信息网建设应用探讨[J].中国医院管理,2012,28(6):42.

[2]龙萍.医院档案管理信息化的几点思考[J].山东档案,2008,3(4):33.

[3]沈海霞.加强医院档案管理促进医院持续发展[J].中华现代医院管理杂志,2004,2(12):11-13.

档案管理概述篇（10）

档案的定义，在《中华人民共和国档案法》中是这样表述的：“本法所称的档案。是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而文物，按《文物保护法》第二条规定，受国家保护的具有历史、艺术、科学价值的文物包括：古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺、石刻；具有重要意义的建筑物、遗址、纪念物；历史上各时代的珍贵艺术品、工艺美术品；反映各时代社会制度、生产、生活的代表性实物；重要的革命文献资料，具有科学、历史、艺术价值的手稿。古旧图书资料等。由以上可以看出，档案与文物是两个既有区别又有联系的概念。

“实物档案”的讨论，涉及如何认识和对待现有的档案概念。什么是档案?有人认为档案是信息载体，由于实物本身作为信息的载体存在，可以成为档案。他们不同意档案是信息记录，是实物的转化形态。他们还认为，档案具有凭证参考作用，因此具有相同作用的实物可归于档案范畴。笔者认为，这是分歧的根本所在。有人提出，“实物档案”的出现，是对档案“传统观念”的冲击，它表明目前人们对档案的认识尚不成熟，要经历一个发展过程，由此怀疑现有档案概念的合理性，并要以一个新的概念取而代之。那么现有档案概念是否具有合理性。是否需要修改或舍弃?笔者认为现有的档案概念是多年来理论研究的成果，并得到档案法的确认。它对档案本质属性、构成要素及范围界定等方面的表述，理论上立得住，实践上可行，基本方面是正确的，还应继续延用。

“实物档案”的讨论。涉及实物是否属于档案家族的新成员。有人认为，“实物档案”是档案家族中很有发展前途的一个类别，至少它是档案，这是确定无疑的。肯定某个事物，莫过于给它一个确切的表述。据我们看到的材料，是有人对“实物档案”做过表述。如具有保管价值的直观物件之类，但都是含混不清。而要做到明确、令人信服是难以办到的。这正如上述，因为它的内涵无法正确揭示，它的外延也无法准确界定。由此可以说。没有明确范围和界限的概念和事物是立不住的。这样不能不使人怀疑，所要肯定的事物是否存在。再有，作为信息之一的档案具有可以广泛交流的特性。但“实物档案致命的弱点是不便于交流。它虽然可以世代相传或转让，但基本上是单线的延伸，而不能像文献资料那样可以摆脱时空限制，实现多方位传播。”那么它靠什么进行交流呢，“必须转化为照片、录像或文字描述等材料”，“必须配有一定的说明和解说词”。这些看法恰好说明“实物档案”仍然是实物，而不是档案，因为它不具有档案可以广泛交流的特性。因为档案是凭借记录在不同载体上的内容和形式特征，起到凭证参考作用和进行交流传播的，它不用靠附加的因素。与之相反，需要人们加以说明、考证、研究，才能起到依据、凭证作用的，正是文物或纪念品。而其转化形式如照片、文字描述材料、说明等才是档案。

“实物档案”的讨论，涉及如何发展档案概念的问题。笔者赞成“当实践发展了，概念也应该发展。否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践”的观点。当我们对实际问题进行研究时，可以根据工作发展，不固守于概念的框架，大胆提出新的见解，形成新的概念。但这里的关键是沿着什么样的思路和方向。笔者认为。档案概念必须是科学的、合理的、可行的，即在理论上合乎档案发展规律和特点，在实践上准确适当，界限明确，易于操作。例如声像档案，作为一种新的门类，以其声像原始记录方式丰富了档案的内涵。又以其照片、影片、录音带和录像带等形态扩大了档案的外延，因而得到确认，成为共识。相反，“实物档案”是如何发展的呢，它在内涵揭示上混淆了实物的自身和它的转化记录形态的界限，没有充实新的内容。在外延扩展上，也混淆了作为文献形式存在的档案。与作为实体存在的文物、纪念物的不同，含混不清。因此。严格说来，它没有前进一步，不是发展而是混淆了概念。

“实物档案”的讨论，涉及对其实践后果的评价问题。如果承认“实物档案”存在，应当提倡收藏和管理，那么实行起来会出现什么情景呢?笔者认为，会偏离档案工作的正常运行轨道，至少有两方面值得重视。

第一，档案概念包容了“有保管价值的实物”，就使档案管理的范围扩大了。长此下去。很难想像不会去管理诸如飞机、汽车、机床、楼房……等实物。它们若都是档案，也就湮没了真正的档案。什么都是档案，遍地皆是，处处都有，也就没有必要把档案单列出来，形成档案管理体系。如此这般，不是发展档案工作，而只能导致档案工作的消亡和解体。

第二，倡导管理“实物档案”，把属于文物、纪念品的实物都扩充到我们的门下，扩大职权，实行起来，岂不是档案馆与博物馆、纪念馆的合一吗?混淆职能分工只能引起混乱，遭到反对。我们国家有档案系统，也有文物系统。两个系统在职责、任务上是有明确分工的。我们档案部门的职责是管理档案，我们再有能力也不能以管理文物、纪念品为己任。

有人会提出，既然现在的某些实物就是将来的文物，那么积累保护某些实物的重任为什么不能由文物工作者承担呢?当然这也是可以的。但是应该看到，档案工作已经深入到社会的每个角落，可以说是每个基层单位都有，而文物馆、博物馆就很少，如果在某些基层单位建立文物工作，至少是目前还不可能。同时我们还应看到。现今一家一户的实物，让任何一家文物馆(博物馆)去收集、保管，都是难以做到的。这样，根据社会分工的效能原则，就是不谈实物的档案性质，只从积累、保护文物出发，档案部门承担这一任务也是必要的，光荣的。

二、结论

1、实物与档案各属不同的范畴。人类文明的载体有两种，一是实物，一是文字符号、图表、声像之类。实物是客观存在的实体。它可以直接传递信息，如其形状、颜色、味道、方位、构造等，属直接信息，不便于传播交流。而档案，应当说也是一种实物，因为档案都要依附于一定物质载体而存在。但由于其中必须有以文字、图表、符号、声像形式记录的信息，而使它从实物中分离出来，成为一种文献形态，属于间接信息，既可以存贮，又可输出，广泛交流。

2、不能任意扩大档案馆(室)管理的实物范围。目前看档案部门管理的实物主要有两类。一是与档案有密切联系的，一同随档案接收保管的。二是受委托加以保管的。现在被称为“实物档案”的，其中有的如奖状、证书之类，可归于档案，其余则不是，而是纪念品，或未来的文物，不应列入档案家族之中。对已保管的实物，姑且称之为“实物档案”，应将其转化成照片、文字记录形式的档案，同时保管起来为好。

3、档案与文物的区别在于：档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。把握住这三个方面，并进行综合分析，档案与文物就不难区别了。

4、由档案馆(室)保管的，不一定都是档案，除档案外，还有资料、图书，以及少量实物。不具有档案属性的，尽管在档案馆(室)保管，也不能称其为档案。