早期传统思想的束缚使得学校的领导人员认识不到财务档案管理信息化的重要性，这就使得学校档案内部管理的信息化程度过于低下。因为学校领导人员对财务档案管理的浅显的认识造成了对于财务档案管理的不重视，在财务档案管理方面投入的资金与人力资源又是少之又少，所以学校财务档案信息化管理方面一直得不到学校领导的大力支持，财务管理信息化水平一直不能提升，学校档案管理工作不能有序进行。
（二）财务档案管理信息化标准不够完整
财务档案管理信息化不是最近提出来的理念，而是提出的很长时间里一直不能被人很好的重视，至今许多学校并未建立起与财务档案管理工作相当的体系与制度，财务档案管理信息化虽然属于新事物，但在实施财务档案管理信息化的过程中在标准中还有两大问题致使信息化管理工作不能开展，第一点就是他们不能将平常的工作与信息化管理相结合，将“理念”与“实际”相互隔离，第二点在财务管理信息化方面学校没有针对这些制定规定的标准，财务管理人员就没有设定的限制，使得财务档案信息化管理工作的路程困难重重。
（三）财务档案管理人员素质不高
由于一年年的积累，不仅学校领导人员对这项工作的不重视，而且从事于财政管理信息化工作的人员也对这项工作产生轻视之感，再加上科技蓬勃的发展影响了财务档案管理的技术手段，年纪过大的一些人员与新生的技术产生了抵抗，他们无论怎样努力始终不能很好地运用这项技术；除了这些因素之外，还有的就是从事财务档案管理工作的人员本身并不具备这些方面的素质，学校领导的不重视使得他们没有系统性的信息化管理的培训，种种原因加在一起将财务档案管理人员整体工作能力大大下降。我们不难发现，大多数学校都缺少这样技术好专业素质过硬的综合型人才。
二、学校财务档案管理信息化对策应该得到加强
（一）建设好财务档案网站
开展财务的档案管理信息化入口就是建设好财务档案网站，由于学校是为国家培养人才的基地，大众有义务监督学校面对事件的态度以及决定，所以建立网站是大众履行义务的重要渠道。因此建立财务档案网站的地位是重中之重，我们要在建立网站时要重点表现网站具有档案管理功能，则要注意以下几点：一是财务档案网站是向公众自由开放的网站，建立网站时一定要便于公众进行查询，公众可以方便快捷的查询自己需要资料，避免浪费公众多余时间；二是开放网站并不只是方便公众查询资料，还有让网站本身具备宣传能力，以此来扩大学校影响力和提升学校声誉，同时让浏览者了解档案的重要性；三是建立财务档案网站时必须在一个显眼位置设定浏览者交流区，浏览者可以在交流区域内发表自己的见解与档案管理中存在的不足，网站管理者在定期查看网站时可以浏览到这些看法，将它整理、上报，为财务档案管理工作的下一步工作提供了条件，在原有的基础上完善了原有的财务管理水平。
（二）改善相应的基础设施建设
档案基础设施建设也是提高财务档案管理工作的重要环节，在其他条件不变的条件下基础设施与财务档案管理水平成正比的关系。档案基础设施包括有计算机、服务器等，档案信息化基础设施就是把档案信息变为信息化的平台，要求必须建设好财务管理系统。大脑是人身体里不可缺少的一部分，而系统就相当于人的大脑，只有系统建设的完善，财务档案管理信息化才会建立的越来越好。财务系统包括应用软件和系统软件这两部分，应用软件的作用就是管理档案、分析财务等，系统软件是来负责档案管理的安全，负责监控系统档案、数据库软件等。
（三）提升管理人员的专业素质
不仅财务档案管理网站管理的很好、档案管理设施是最先进的，我们的财务档案管理人员也必须具备一定专业素质。如果财务档案管理人没有过硬的文化素质，财务档案管理信息化只会是一个遥不可及的梦，所以财务档案管理人员的文化素质在学校财务档案信息化中起着决定性的作用。财务档案管理工作要求管理人员拥有较高的思想道德素质以及专业素养，在充分了解我国有关财务上法律的同时也要掌握现代化的信息技术，这样才能适应新时代下我国对于学校财务档案管理信息化的要求。财政档案人员除了学习这些固有知识外还要在工作中不断总结经验，从失败中获得教训，依据时展完善自己财政档案方面的工作内容与工作要求，这样才能有利于学校开展财务档案信息化管理工作。只有财政人员的不断努力与创新，学校的财务档案管理信息化水平才会有所提升。
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。
中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合erp业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档案的电子化管理还需要进一步改进和规范。
二、会计档案管理现状
中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成erp系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因erp系统、加油站管理系统、资金管理平台与fmis财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2 821号,虽然经过改进erp销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4 028号降至1 811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅“其他货币资金”这一科目就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。
在实际工作中,由于原始单据与erp系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。
三、信息化下会计档案管理新特点
信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案论文联盟,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。
信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。
由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到“档”尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。
四、信息化下会计档案电子化管理的改进
中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:
(一)完善信息化会计档案管理制度
公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行)》,明确了加油站的会计档案管理流程和管理方法,对于会计档案的管理流程(从凭证、账簿、报表的打印到档案的装订、保管、查阅等),虽然在《财务管理实施细则》中进行了一定程度的规范,但还缺少具体的操作层面的制度规范。因此,应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定,完善公司会计信息化档案管理制度,包括归档制度、保管制度、借阅制度等,这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。
(二)加强会计档案信息网络设施建设
以前会计档案室里从未配备过网络设备,导致财务查账时,只能采用传统方式,先在财务系统中调出账务,找到所需凭证号,再到档案室调取相关凭证资料,这在档案室与财务办公地点距离较远的情况下,十分不便,大大影响工作效率。因此,加强硬件设施建设,及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备,将财务系统与档案存放地点有机结合,可以更加高效快捷的使用会计电子档案。另外,基于档案保管地点与财务人员查询地点的空间性,为便于档案查询,在档案管理室配备相应硬件设备的同时,如果能开发出与中石油财务管理系统数据对接的会计电子档案查询系统,财务人员就可以脱离档案管理人员直接更快地调阅原始档案,提高档案的利用率。
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(三)加快数据集成,精简财务档案
目前,fmis系统已经实现了通过erp进行销售数据的自动集成,随着应用的进一步拓展和深入,还将有更多的系统通过数据接口向fmis集成数据。当前,我们必须对各业务操作系统的流程进行再造和细化,使之与实际业务流程尽量完全匹配,确保各业务系统生成的数据达到集成要求。对自动集成到fmis中的数据,只要能直接在相应的信息系统中查询到的,就没有必要再附加原始凭证,只需在凭证摘要或记账说明中注明数据出处,逐步实现原始凭证的电子化,达到精简凭证数量,提高工作效率的目的。
(四)建立会计档案管理信息平台
根据中石油财务纸质档案管理规范,基于现有业务财务信息系统数据和信息单据管理,为了解决当前各个系统单据关联弱、连贯性不强、管理不规范等问题,应建立符合管理人员操作的档案立体、可视、动态、连贯、安全、完整的财务电子档案管理信息平台。通过这个平台,电子档案管理操作简单易学,单据传递可视连贯,信息数据安全保密,权限分配合理规范,会计电子档案完全融于公司经营管理业务之中,同时会计电子档案管理又高度集中,由于直接采用各种电子单据,减少了各类业务的纸质单据。目前公司业务系统与财务系统已经融合,身份认证系统已经部署推广应用,签名与公章全部电子化,这为我们建立和完善会计电子档案的信息化管理打下了基础。
(五)建立有效的风险防范体系,保障电子档案信息安全
通过设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节防止不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下,档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将档案处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的档案信息统一管理,所以公司必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系,采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全,同时配备专人负责日常的维护管理。
(六)引入会计电子文件管理系统
为更好地实现档案信息网络化建设,会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整,还必须向前端的会计文件工作扩张,这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题,然而在网络环境下其重要性日益彰显,公司如果有条件,可以引入会计档案电子文件管理系统。
这里设想的系统是办公自动化系统与会计档案管理信息系统合二为一的管理软件,这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件,从会计电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化为会计电子档案,到会计电子档案的管理与提供利用,到对会计电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录会计电子文件的元数据和各种背景信息,能够对会计电子文件和会计电子档案进行管理与提供利用,能够保证会计电子文件与会计电子档案的行政有效性和法律证据性,同时这种系统也能够汇入会计纸质文件等的管理信息并对其进行管理。
改革开放以来，随着我国经济发展的不断推进，企业财务档案管理工作进入了一个新的历史时期，新的组织形式、新的工作领域以及新的工作内容与传统财务管理不同，都对企业财务档案管理工作提出了新的要求。因此，需要正确认识和把握新时期财务档案管理工作，要建立新形势下的财务档案管理机制、创新财务管理工作思路，使财务管理工作能够更好地服务企业的大局，成为当前企业财务工作的着力点。
1．企业财务档案管理的重要意义
企业财务档案真实地记录了企业在生产活动中的成本开支和销售收益，是企业生产过程活动的客观反映。企业财务档案管理工作作为企业生产的重要组成部分，是其有效开展各项生产活动的基础，对企业的生产起着举足轻重的作用。第一，对企业而言，在日常的社会活动中必然会形成各种形式的财务档案，包括日常的原料购入、产品利润和企业开支等。企业的财务档案管理人员，通过对这些信息的收集与整理，并在此基础上做出科学、合理的分析，将对企业进一步发展和改善提供有利的参考；企业在生产中要做出重大决策，就必须充分依靠企业财务档案所反映出的各种信息，保障企业向着正确方向发展。第二，企业财务档案是企业生产的重要财务凭证，在生产过程中时刻反应生产成本和销售的效益。虽然财务档案不能对企业直接产生经济效益。但企业财务档案能够以其内容及外形特征客观反映过去所发生的生产成本和利润的事实，作为证明产品产生效益和亏损的书面文件。第三，企业财务档案是企业生产的重要财务凭证，在生产过程中时刻反应生产成本和销售的效益。虽然财务档案不能对企业直接产生经济效益，但在关键时刻能够发挥重要的凭证价值。企业财务档案能够以其内容及外形特征客观反映过去所发生的生产成本和利润的事实，作为证明某项产品产生效益和亏损的书面文件。由上述分析可知，财务档案管理与企业的发展是关联的，是相互促进的，因此，企业财务档案管理在企业发展和市场经济的发展中起着不可替代的作用。从以上三条可以看出，企业财务档案管理的重要现实意义和深远的历史意义。
2.财务档案管理中存在的主要问题
近年来，随着我国社会经济的飞速发展，较之于传统的财务档案管理状况而言，无论是在管理制度还是在管理方法上都有了显著的进步。即便有了这样的喜人成果，但从实践情况来看，企业财务档案管理工作中依然存在着一些问题，主要表现在以下几个方面：
2.1企业财务档案的重视程度亟待提高
对企业而言，企业财务档案是其社会经济活动的客观反映，是日后企业生产中如果出现亏损和利润理由的凭证；同时，它也是监督管理、打击违法犯罪活动的有力证据。然而，就目前这一领域的建设情况来看，有些企业的财务管理人员甚至企业的董事长，对企业财务档案管理工作并不重视。受传统观念的影响，认为企业财务信息是非常保密的东西，需要采取保密管理措施，于是就将票据和账簿一起封存起来，根本不建立档案并进行管理；有些企业的财务管理更是只停留在传统的管理层次，对企业财务信息根本不分类记录、建档，只是一股脑地捆扎在一起，放在一处不去理会；虽然有的企业已初步建立了财务信息档案，但仍是分类不清、混杂交错。以上现象充分体现了企业的相关人员对建立财务档案的重视程度不够，最终造成了企业财务档案管理工作的诸多问题。
2.2相关法律法规缺乏对财务档案管理的要求
目前来看，《档案法》和《会计档案管理办法》已经颁布并实施了多年，实践证明许多企业财务工作人员乃至领导对其认识和遵守的自觉性还比较差，这就必然导致执行不积极。有些企业的决策层还是在认为财务工作就是简单的记账和转账、算算成本和效益，给员工发钱和生产结算而已，有的甚至不知道财务档案建设是法律法规要求必须做的事情，因此严重阻碍了企业财务档案管理工作的有效开展；同时我们必须看到，虽然国家立法部门已经为企业财务档案管理制定了相应的法律法规，但大都是宏观上的规定，多流于形式而已。具体到实际的财务档案管理上，至今尚无统一的管理标准，这就导致了企业在财务档案管理上各自为战、五花八门；虽然有的企业在财务档案管理上已经有了一些创造性的建设，但整体上来看，仍然以粗放型的管理为主，形式非常混乱。由于对相关法律法规的执行不积极，缺乏统一的财务管理标准，必然造成企业财务档案管理工作的滞后，进而影响企业工作的顺利开展。除上述问题外，企业财务档案管理人员的自身素质偏低也是制约财务档案管理工作的不利因素，提高工作人员的素质是一个亟待解决的问题。
3.企业财务档案管理工作的建议
3.1制定统一的企业财务档案管理标准
企业财务档案管理工作，就要对企业财务档案管理工作制定具体的、统一的行为标准和制度要求，其具体内容应包括财务信息的立卷与归档、利用及保密、管理和保护、转移与销毁等。在具体规章制度中，要将这些标准予以细化和限定，每一项企业财务的收支都应照章立档、照章管理。
3.2加强领导重视企业财务档案管理队伍建设
在企业财务档案管理工作中，首先要加强企业决策层的重视，这是保障该项工作持续、有效开展的关键；同时还要加企业强财务档案管理队伍的建设，目前来看，真正掌握企业财务档案管理的现有工作人员并不多，对该项工作的本质内涵和具体应然流程还没有真正掌握。因此，加强企业财务档案管理队伍建设，培养一支技术过硬、素质较高的企业专业管理队伍是目前迫切需要解决的问题。
3.3建立信息化的财务档案管理体制
随着社会经济的不断发展，企业财务档案信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升企业财务档案管理工作为社会服务的必然选择。办公自动化和财务信息无纸化记载技术，使企业财务档案管理工作逐渐摆脱了传统管理模式的束缚。同时还要加强企业财务档案管理信息化建设，建立网络档案系统，加强对电子文件的归档管理，提高财务档案信息化管理的水平，使管理方式由传统的管理转向现代化管理。
4.结语
在新的历史时期，只有正确认识和把握企业财务档案管理工作的性质和内涵，从实际出发，充分发挥主观能动性，积极创新企业财务档案管理工作思路与方法，才能为企业的生产和效益保驾护航。
【参考文献】
一、财务档案管理信息化的特点
在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录处理；对凭证的制作、审核、汇总、登帐、确认均由计算机自动完成打印输出，借贷平衡等工作也由计算机自动完成，同时可以根据需要生成各种会计报表，提高了财务人员的工作效率，也避免了计算加总等工作出现的错误。在保存方式上，保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空问，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。
二、企业财务档案管理中的现状
企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。
三、企业财务档案管理信息化问题的对策建议
1.提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件。
2.强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。
3.规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。
4.搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。
6.搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。
四、结论
总之，企业财务档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在财务档案管理工作当中，企业应该不断完善财务档案管理制度，并严格贯彻到管理实践当中，不断提高信息化水平，真正发挥其在企业经营管理中的重要作用。
在以往的会计档案工作中，专业的一些材料和凭证都是以专门的材料进行记载的，这些材料在平衡性和时效性上都有着很高的要求，但是在当前的财务信息档案工作中也越来越需要现代化管理理念和管理手段的参与，这就需要有信息化技术的支撑，只有这样财务档案信息的管理质量和管理效率才能进一步得到提升。本文主要分析了财务档案信息化管理建设，希望能够给有关人员提供一定的经验和借鉴。
一、会计档案信息化的主要内容
（一）建立、整理剂挖掘数据
档案信息化是档案工作的一个十分重要的环节，在传统的会计档案工作中通常都是以纸张的形式对档案进行管理，为了能够更好的顺应时代的发展，一定要采取相关的措施积极实现档案信息化和数字化，建立电子档案，这也给档案信息的保存和整理带来了很大的变革。
（二）加强财务档案信息网络的建设
档案的真正价值都是在其使用的过程中体现出来的，建设好财务档案数据体系能够有效的提高工作效率，减少档案人员的工作量，同时还能够更加有效的保证档案信息的可靠性。在数据获取方面也不仅仅局限于纸质文件，可以通过光盘或者是网络等形式获得数据，因此这种方式能够有效减少档案工作中出现问题的几率，同时还能够对企业的资源进行合理的配置，提高企业资源的利用率。
（三）加强财务档案信息的辅助系统建设
财务档案辅助机构的建设能够有效的为企业在人力和经营策略的制定起到推进的作用，所以这一工作的要求也比较高，制定的标准也非常的严格，同时工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定会降低工作效率，因此就需要建设一个辅助系统，更好的保证其建设的整个过程，将各个领域中重要的学科都融入到该系统的建设当中，这样才能保证辅助机制建设的有效性和科学性，以便能够为企业的科学决策奠定更加坚实的基础。
二、建设财务档案信息化的建议
（一）软件系统方面
1、转变思想观念
加强相关人员信息化档案建设的关注程度，同时制度建设中相关人员一定要体现出高度的责任感，在建设的过程中一定要充分的考虑到国家的相关政策，加强信息的管理和监督工作，保证档案信息化的建设质量，同时也能够更好的对信息的真实性进行有效的保护。
2、完善财务档案信息化制度的建设
首先要采取相关的措施对财务报表工作进行有效的改进和完善。财务报告水平在经营的过程中对企业有着十分重要的影响，在这一过程中最重要的就是要更好的对信息的可靠性和真实性予以有效的保障，在档案信息管理的过程中还要加强数据处理的及时性和有效性，这样才能更好的保证财务报表中信息的完整性。其次就是要不打断的完善会计信息标准化的水平和质量，同时还应该保证核算体系的建设质量，要按照相关的要求来构件一个科学合理有效的控制制度，同时还要采取有力的手段对整个过程都进行有效的控制，这样才能更好的防止重要的档案信息出现遗漏，保证信息的全面性。
3、积极完善财务数据库
档案信息化建设对为档案的高效管理奠定了十分坚实的基础，传统的档案通常都是以纸质材料的形式进行保存和管理，在管理的过程中会出现一些问题，同时还会给管理人员造成一定的麻烦，在进行信息化建设之后，数据的保存和管理就显得更加的高效，当然这一切的实现都要依赖于档案信息数据库的建设。
4、完善及有效利用财务档案
同以往的档案信息管理工作相比，信息化之后的档案管理具有着十分明显的优势，系统能够对原有的信息和当前的信息进行详细的对比，这样一来就对企业科学决策具有十分重要的积极意义，能够有效的保证企业的经营管理人员能够根据市场的变化调整自己的决策，构建一个具有良好科学性的决策体系。
5、不断提升相关人员信息化素质
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。
（二）硬件系统方面
1、加强财务档案的信息网络建设
档案控制信息化从工作过程中能够产生非常关键的影响，能够推动档案发挥应有的作用。档案数据合理使用，为营造健全财务档案数据体系的关键基础。有效实现数据信息化，不但能够有效的减少财务工作者实际工作量，同时能够提高数据真实性水平。
2、建立财务档案安全运行管理机制
营造财务档案数字化将可靠性当作基础。提高可靠性，关键在于营造控制体系，不但能够提高可靠性，同时可以提高利用率，对财务工作进行科学合理的监督。想要提高可靠性水平，则一定营造出科学合理的安全控制体系。加强对系统的监控，网络之间要实行物理隔离，对各种数据进行备份。根据国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查阅使用”的要求进行。
3、实现财务档案管理辅助决策系统的建设
在档案管理过程中应当实现定量分析同定性分析有机统一，合理借助档案，提高有效利用率。经过归纳还有整合的财务档案数据，能够给公司决策者、控制机构还有相关财务工作者顺利开展工作奠定坚实的基础。但是因为工作量非常庞大，同时标准比较苛刻，只是借助工作者开展实际操作往往容易产生各种各样的缺陷还有不足，一定要借助高水平的辅助决策系统。将控制科学、电脑科学、行为科学还有控制论当作关键前提，通过各种具有明显差异的方法，营造出决策支持系统。这个系统能够根据实际难点制定不同处理措施，同时开展合理的对比、研究还有调整，通过这种方式不但能够保证财务控制能力，推动财务档案各项工作能够顺利开展。
三、结论
总之，为顺应市场经济的发展，企业必须加强财务档案的信息化管理，优化财务档案管理手段，培养财务档案管理专门人才，提高财务档案管理水平，增强财务档案管理的忧患意识，充分发挥财务档案的潜在作用，更好的为企业管理服务。本文对如何建设财务档案信息化提出了自己的建议，认为应该：（1）转变相关思想观念；（2）完善财务档案信息化制度；（3）积极完善财务档案数据库；（4）完善及有效利用财务档案；（5）不断提升相关人员信息化素质；（6）加强财务档案的信息网络建设；（7）建立财务档案安全运行管理机制；（8）实现财务档案管理辅助决策系统的建设。■
参考文献
公立医院财务档案是指在会计核算以及财务管理过程中形成的各种文件及其材料，是对资金运动和经济业务进行全面记录的重要资料，是检查公立医院财务制度遵守情况的重要凭据。医院财务档案包括：医院会计凭证、会计账薄、会计报表、工资、保险、奖金等书面形式的财务核算资料以及财务文件。医院财务档案一方面渗透在日常财务管理业务中，反映了会计核算过程中控制的有效性；另一方面完整有序的财务档案也为现今公立医院财务管理工作的决策和计划提供了原始依据。
1.财务档案管理及其现状
公立医院财务档案的内容因医院规模、隶属关系等具体情况而有所不同，基本上由财会档案、膳食档案、基建档案、工会档案等组成。归档范围主要分为会计凭证、会计账簿、财务报表、工资表等其他财务核算的专业资料，以及财务档案移交清册、保管和销毁清册、电子财务档案等。从过程看，财务档案管理分为档案收集阶段、档案整理立卷阶段、保管阶段、销毁阶段，不同内容的财务档案有不同的保管年限。
因财务档案的信息量大、专业性强、查阅频繁等特点，所以公立医院绝大多数采用的是财务部门负责档案的归档和保管工作。医院的综合档案室负责监督和指导工作，由于主观和客观环境的限制，这种管理方法对财务档案的保管质量形成负面影响，给医院的财务工作造成了障碍。
1.1客观条件的制约
第一、相关部门及其工作人员对财务档案的重视程度不够。在实际交接过程当中工作人员极少数会主动地核对清点财务档案的数量与目录等、也很少去关心档案的整理是否合乎档案管理规范的要求。第二、医院档案库房的保管条件不符合法律法规要求的环境条件，财务档案的破损等速度加快，没过保管期限即发生霉变等情况时有发生。
1.2档案人员因素分析
档案管理人员主观上对保管财务档案工作重视度不够，主观上不愿意学习或者借鉴先进管理经验以改进档案管理方法和流程。财务档案工作人员的工作重心更是放在了归档、整理等方面，对财务档案及日常的案卷维护则相对重视不够。再者，医院档案室基本上能配备专业人员，而财务档案的管理人员则多为兼职，无法落实精细化管理。特别是在财务资料查阅频繁的情况下，财务档案工作存在任由科室内部人员任意翻阅财务档案的情况，致使财务监督和管理环节存在诸多的漏洞。
1.3具体规章和电子档案的不完善
公立医院档案管理中虽然制订了相应的财务类档案管理规章，但切实可行的财务档案管理细则的具体工作则相对欠缺，相应的档案流程管理规范则相对更为匮乏。
公立医院的财务电子档案基本上未纳入档案管理范围，财务档案管理的内容欠缺完整性。目前公立医院的会计凭证、数据、账薄等以服务器等存储介质的电子财务数据没有相关的制度规章来指导和约束，相关会计专业软件的配套光盘等资料也均散落于各自分管的财务人员手里而未有效地归档整理。
1.4档案借阅量大，管理困难
因科室内部人员查阅财务资料次数量大、频繁，借阅工作全部由兼职的档案管理人员来完成显然不可能，所以在实际工作中财务人员借阅档案不加记录，日后出现责任也难以问责。同时，部分财务人员档案管理意识薄弱，财务档案借阅后归还不及时，财务档案散落于其他经手人员的情况发生频繁；甚至连凭证次序错号入盒、随意摆放现象也屡提不止，财务档案的寻回工作困难。
1.5档案销毁工作不到位
财务档案到期未按制度规定及时销毁，导致已经过了保管期限的财务档案、资料、文件仍闲置于库房，占用档案室空间、耗费医院人力成本。
同时、到期财务档案期满销毁过程中，尚未了结的会计原始凭证需要单独抽出并且另行立卷保管直至债权债务结清为止。然而实际工作中则容易出现未抽出单独立卷的情况，这种现象一经发生，销毁后则无从查起，责任重大。所以很多公立医院在财务档案管理过程中宁愿让陈年老账堆积于库房，也不愿主动配合医院档案室开展到期档案的销毁工作。
2.财务档案流程规范
为确保和提高财务档案案卷的质量，加强财务档案的生成、整理、装订、入库等各个环节的规范工作尤为重要。医院可以从整个财务流程中的一系列岗位加强监督工作，从出纳、会计、稽核、归档等各个岗位把好关，在源头上加强财务档案质量的管理工作。
财务档案管理人员在接收档案、资料时，对各档案提供者交来的不全或者不齐的资料一律不予接收，严格按照移交清单核对、清点交接的数量，在交接记录上双方签字确认、明确各自责任。同时医院档案员可以根据往年的档案交接记录，列出往年应入库的财务档案类别及其目录，分别对每年新增或者减少的财务档案予以说明，这样在交接时可以做到心中有数。在立卷过程中，凭证盒的备考表书写规范、保管期限按档案法的规范填写、有修改或补充等情况在备考表中予以说明。
目前多数的公立医院均采用手工登记财务档案日常借阅事项。对于三级甲等这样级别的大型公立医院，医院财务档案库存量大、借阅频繁、同时财务档案管理工作仍由会计人员兼职，笔者以为条件允许可以单独建立医院财务档案管理信息系统加以控制和监督。财务档案信息系统对借出、归还、已归还等均留有详细记载以备核查，有效预防资料丢失现象的发生。同时运用条形码对档案的借出与归还进行日常管理，防止串盒现象的发生。这种财务管理信息化的模式有助于简化借阅手续，随时反应出财务档案的延期归还情况，并催告借用人及时归还入库。
3.提升财务档案管理水平
3.1转变观念、重视档案管理
财务档案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有损毁或者缺失将会给医院带来难以预计的损失。专设财务档案管理岗位，挑选掌握财务和档案双方面专业知识的人才成为必需，只有这样才能让档案管理工作日趋专业化，精细化。同时对医院财务档案的利用手续、借阅细则等加以完善规范，在财务部门内部明确各个岗位职责，协同保卫部门配备防火、防盗、防虫害等的安全设施，提升医院财务档案的安全防范意识和措施。
3.2建立制度约束机制
发挥制度约束机制，充分利用医院财务档案管理规范加强内部相互约束的作用。结合公立医院的实际情况，健全有形的或无形的财务档案管理制度，细化财务档案的查阅、利用、复制、移交等流程。保存的财务档案一般不得外借，如遇特殊情况则须经负责人批准才允许外借。同时，将财务软件及其生成的电子财务数据纳入财务档案管理的范畴，通过服务器、计算机等存储介质实行至少双份备份的机制，有效防止因系统瘫痪或者微机损毁导致的数据丢失，保证财务数据的安全性和可靠性。
3.3加强档案交接手续工作
加强财务档案的移交管理工作，在移交过程中档案管理部门必须清点移交的案卷，保证移交财务档案的完整性。加强检查财务档案质量工作，即档案是否符合装订要求、案卷排序有无错位断号现象、移交双方是否都签字确认、交接双方的移交清册是否都已各自存档等等。同时，建立定期检查财务档案库房制度，定期检查财务档案库房，对于与档案无关的文件资料一律不得存放于档案室并移交相关责任人。
3.4强化财务档案的销毁管理
对于已经超过保管期限的财务档案必须定期进行鉴定，同时作出销毁或暂存的决定。实际销毁时，由医院财务部门和医院档案管理部门共同监销；对于涉及财政票据等档案资料的，可协同财政等相关部门清点核对后共同监销，并分别于销毁清册上签字盖章。制作财务档案销毁清册，归档备查，同时向单位负责人书面报告监销和销毁情况。对于尚未结清的债权债务凭证单独抽出立卷后，应当在财务档案保管清册和财务档案销毁清册中注明。
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所谓财务档案，实际上就是指一个企业单位在开展经济活动的过程中涉及的财务活动，其包含的数据信息被反馈、梳理以及整合形成系统化的财务信息。财务档案具体指的是不仅包含了企业单位在决策、规划方面的信息，甚至还是整个企业单位开展的经济活动信息的来源。就企业单位的财务管理、整合方面来说，其核心就体现在企业单位内部的财务档案的管理方面。随着国内的社会进步、经济高速发展，企业单位的财务档案管理进行入了一个全新的发展阶段。因此，要加大力度地创新和完善现代化财务档案管理，促使其能够有效地适应社会、经济发展。
1财务档案管理的重要意义
财务档案是要企业单位运营发展过程中涉及各项经济活动的开支、收入进行真实、精确、完整的记录，能够客观、间接地表明企业单位的日常经济活动。财务档案管理属于单位、企业整个财务管理工作中不可缺少的一个环节，是企业单位开展各项活动的基础前提，对企业单位的运营发展有很大的推动作用。其重要意义具体表现在以下几点:第一，财务档案管理是企业单位在开展日常各项工作，其参考、落实科学管理措施的基础条件。就企业单位来说，在进行日常的社会活动过程中必然出产生不同形式的财务档案，譬如:经济活动的收入、企业内部开支等。现阶段企业单位正致力于创建和完善现代化管理模式，增强自身管理能力，在这一发展过程中，财务档案信息能够成为其发展的可靠的信息依据。企业单位要制定重大的经济决策，完善和改进制度，都是需要借助财务档案中反馈的各种有价值的信息得以实现，同时也是维护和确保企业单位能够正常、良好发展。第二，财务档案也属于是企业单位涉及的经费开支的主要凭证，在很大程度上可以创造出间接的经济效益。虽然财务档案无法直接地创造出经济效益，然而其在某一时刻可以发挥出至关重要的凭证价值。就财务档案的内容、外形特征方面来说，其可以有效地客观反映出过去某一时段所发生的真实情况事，能够成为证实某一事件的书面文件。通过上述表明，财务档案管理工作与企业单位运营发展之间是相互促进的关系，因此，财务档案管理对企业单位的运营发展，甚至是社会发展有很大的推动作用。
2财务档案管理中存在的主要问题
在进行财务管理工作的过程中，或多或少会出现一些问题，但是必须准确地抓住重点，采取有效的措施进行处理，进而能够完善和深入企业单位财务档案管理工作。在财务档案管理中存在的主要问题有以下两个方面。
2.1对建立财务档案管理的重视程度还有待提高
企业的经营发展不仅为国家创造了大量的财富，同时还向社会提供和创造了非常多的就业岗位。由此表明，企业发展的根本任务是尽可能地创造出更大的社会价值、经济财富。处于现代化时代背景下，要实现企业的持续发展运营，需要不断地强化和完善企业单位的财务档案管理工作。财务档案属于是企业单位在运营过程中涉及的各项活动的书面反映形式，也可被称为一种凭证，必须要认识到财务档案管理的重要性。其有效的管理能够促进企业单位处于合法轨道上运行发展，使其能够在市场上占据一定的地位和优势。这些都充分表明了财务档案管路工作的作用和意义，在市场上开展的各项活动都不能脱离财务档案管理具备的引导性作用。现阶段在进行财务档案管理过程中遭遇的关键性问题是，人们对于其认识和理解存在不足和偏差，特别是在财务档案管理方面的有关制度上。处于这种状况下，企业单位的领导层对财务档案管理没有给予足够的重视，没有正视其对企业发展的重要性，导致整个财务管理无法有效地开展，甚至影响了企业单位的发展运营效率。
2.2对相关法律法规的执行不积极
企业单位没有创建统一的财务管理章程，国家先后出台了《档案法》《会计档案管理办法》等有关的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整体的角度来看，很多企业单位中从事财务方面的工作人员、管理人员对于财务档案管理的理解不足、有关程序的操作的自觉性差，从而造成操作环节的工作落实不到位。除此之外，还要认清一个事实:虽然国家有关部门针对财务档案管理方面制定了相关的法律法规，但这些法律法规绝大多数都是处在宏观层面上的规定，偏重于形式。
3解决当前财务档案管理工作问题的几点建议
由以上的阐述，可以对企业单位内部财务档案管理工作中出现的各种问题有一定的了解，有效地解决这些问题，必须采取真实有效的方法进行处理，要将财务档案管理工作真正地落到实处，进而促进企业单位良好地运营发展。财务档案管理属于企业单位发展的不竭动力。
3.1制定统一的财务档案管理标准
就财管档案管理工作的开展来说，必须要严格遵循对应的管理章程制度，这是由于制度是维护财政管理工作正常运行的保障。如果不遵循规章制度做事，就无法对财务管理工作的开展成效进行统一的评价指标。对于任何性质的工作，对应的规章制度都能够达到一定的约束效力，针对财务档案管理也是一样的。设计健全、有效的、统一的指标成为现阶段财务档案管理工作的主要任务。除此之外，还要创建具有系统化的档案管理，为互训的工作需要提供便利;强化对财务档案管理的保养和维护，才能深化企业单位财务管理工作，进而能够为企业发展创造更多的贡献。
3.2加强管理者重视和财务档案管理队伍建设
首先要强化财务档案管理方面的制度性监督。要根据现实专业培训的具体情况，企业单位内部要对财务档案管理的工作人员、负责人参加的有关培训进行评价和考核。而只有评价考核过关的人员才能够从事财务档案管理工作;而对于考核没有过关的人员要采取相应的惩罚措施，并要求其继续参与培训学习，在完成考核后在进行工作。其次，就惩罚措施方面，需要在规章制度中制定明细的监督处罚措施，要定期地考核相关管理工作人员的工作情况，并把财务档案管理融合为整个绩效考核当中的一部分。要对管理工作变现比较优秀的人员按照相应的工资标准上调工资;而对于工作成效差的人员也要根据对应的工资标准下调工资，进而激发和调动财务档案管理人员能够正视自身的本职工作。
3.3建立信息化的财务档案管理体制
必须要完善、规范管理程序。现阶段企业单位主要任务之一就是要有效地实施和落实财务档案管理方面的安全性管理、使用要求。在进行财务档案管理过程中，企业单位必须要有效地维护财务档案管理的真实性、完整性以及安全性，同时还要在运营管理过程中规范、合理的运用财务档案，进而可以向企业单位的运营发展、经济活动的开展提供有效的支持和帮助。就财务档案借阅方面来说，只准许政府有关的经济监察部门在进行核查、工作时能够查看，其他都禁止借阅，还有企业可以进行内部查阅。除此之外，财务部门自身也要做出改变和改革，规定部门管理人员没有查阅财务档案信息的权力，甚至是公司的领导层对此也有一定的限制。
4结论
综上所述，处在新的时代背景下，必须要充分地认识和了解到财务档案管理工作对于企业单位发展的各个方面的产生的影响的作用。必须要根据企业自身发展特点，针对财务档案管理中存在的问题，采取针对性、有效的解决措施，使其充分地发展自身的功能作用，进而能够为企业单位各项经济活动的开展提供可靠的书面保障。
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中图分类号:F230 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-157-02
会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。
一、会计档案管理现状和不足
随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。
1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。
2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。
3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。
4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。
5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。
二、会计档案管理内容
按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。
1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。
(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。
(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。
2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。
内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:
(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。
财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。
(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。
(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。
(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。
(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。
(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。
(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。
(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。
三、内部会计档案规范管理
1.会计档案归档原则。
(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。
(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。
(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。
(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。
(5)内部会计档案具有重点性和适用性。
(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。
(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。
3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。
4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。
5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。
6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。
四、建立内部会计档案管理的现实意义
会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。
1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。
2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。
3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.109
[中图分类号]R197.322 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
大数据时代的到来，为经济发展带来了机遇，大数据的广泛应用能够为工作和生活带来变革性的发展。大数据的发展应用，对医院各项工作也带来了变化，特别是对医院财务档案管理发展的影响更为突出。如何在大数据时代，进一步加强对医院财务档案的管理是本文研究的重要内容。
1 大数据时代和医院财务管理档案的相关概述
1.1 大数据时代
大数据时代是指数据更加全面且复杂的时代，其具有数据海量化、类型众多、价值密度低、速度快、时效高等特点。
1.2 医院档案
医院档案是指医院在正常运营的过程中，从事各项活动所产生的，具有一定价值的原始记录，包括管理、医疗、科研、基建、财务和统计等活动中产生的文件。
1.3 医院财务档案管理
医院财务档案管理是指将医院运营过程中，各个活动事项所产生的各类财务档案进行搜集管理，这一搜集管理要达到统一、集中、规范的要求。医院财务档案管理是要建立分类编号、输入电脑存储以便查询，是一个功能完善的管理系统。
2 大数据时代医院财务档案管理的优缺点
2.1 大数据时代对医院财务档案管理发展的优势
大数据时代的来临，医院利用大数据的优势，可以充分进行信息整合，保证达到医院财务档案信息共享的目的。随着医院的不断发展，需要对医院财务档案做到有效记录和快速查阅，传统的纸质管理和现有的信息化管理还满足不了医院对财务档案管理的需求。借助大数据的医院财务档案管理能够充分发挥大数据、云计算等技术优势，实现高效化和自动化的发展需要。借助大数据的医院财务档案管理可以优化医院的财政管理和档案管理，且对提升人力资源管理也有重要作用，对医院各部门协同，整体凝聚力以及整体工作效率都有提升作用。大数据时代的到来，医院充分利用大数据的优势可以明显提高医院财务档案的使用频率，提高医院财务档案管理的效率。当前的医院财务档案管理的信息化程度还较低，不能满足医院对财务档案信息化管理的要求，大数据时代的来临，可以实现细化财务记录的快速查询和下载保存及分享，彻底抛弃了传统的复制打印，甚至手工抄写，可以保证医院财务档案信息的完整和准确，大大提高了医院财务档案的管理效率，进一步实现了整个医院的快速发展。大数据时代可以显著提升医院财务档案管理的安全性，财务档案记录着医院各个事项的动态，特别是资金的相关情况，安全性是医院财务档案的重要工作，大数据的利用可以有效的保证财务档案信息的安全性，避免了当前信息化程度低或者传统财务档案管理带来的风险，充分发挥了大数据时代财务档案管理的数字技术优势。
2.2 大数据时代对医院财务档案管理发展的不足
大数据时代的到来，给医院财务档案管理带来众多好处的同时，也有一定的不足之处。大数据的应用，不能完全保证医院财务档案信息的真实性，医院各项活动a生财务信息的原始凭证也没有办法保证原始性。医院财务档案信息查询是通过网络进行的，使用人员并没有见到真实的原始财务凭证，只能看到网上上传的信息，这些信息是医院财务档案管理人员通过手工输入电脑实现的，对后期使用者信息识别及纠正都会带来极大的不便，医院财务档案管理人员甚至会因为牟利而对财务档案信息进行篡改，为医院财务带来损失，这与大数据的应用初衷是背道而驰的。大数据的应用对医院财务档案信息不能完全保证其安全性和保密性，所有的信息都通过网络进行计算、查询、使用，在黑客冲击的时代，大数据技术也存在漏洞，在医院财务档案共享和使用的过程中，可能会出现安全性问题，这会给医院带来不必要的损失。
3 大数据时代医院财务档案管理发展面临的问题
3.1 传统的财务档案管理观念
医院财务档案信息化管理已经进行了一段时间，但是，医院财务档案管理的信息化并没有改变医院财务档案管理的观念传统性，这首先表现在医院领导的不重视，医院领导的观念没有随着大数据的到来而改变，仍然沿用传统的方式对医院财务档案进行管理，同时，医院的财务档案管理人员也没有意识到大数据给他们工作带来的影响，没有持续地接受新观念、新技术，导致医院财务档案管理效率不高，财务信息利用率不高，最终导致整个医院的工作效率没有提升。
3.2 管理不规范
医院财务档案管理存在不规范的问题，这种不规范体现在没有一个切实可行的财务档案管理制度，制定的制度也没有切实的贯彻执行，对医院财务档案的保存依然不规范，虽然信息化可以不用经常翻阅原始或者纸质的档案，但是对日常的财务档案信息输入网络后仍然需要保留很长一段时间的原始凭证，这些凭证的保存并没有实现信息化，且保存也没有进行科学的分类和进行必要的防水、防火、防虫、防潮、防盗、防光和防尘等处理，财务档案保管不规范，没有专门的保管场地。
3.3 缺少专业管理人员
档案管理需要有专门专业的人员进行管理，这样才能保证档案得到充分的利用，医院财务档案管理是医院档案管理的重要部分，但却没有专业的财务档案管理人员进行管理，甚至并不是档案管理方面的人员进行的管理，是其他行政内勤人员兼管，没有财务基础的知识和计算机方面的知识，这会对财务档案管理应用大数据起到阻碍作用。
4 大数据时代医院财务档案管理发展的对策
4.1 转变观念
大数据时代的到来，无论是医院的领导还是医院财务档案管理人员，都需要对新时代的技术应用进行观念的更新，合理的、具有针对性的将大数据应用到医院财务档案管理上，可以更好地实现医院财务档案管理的信息化、自动化，实现财务档案管理的高效率。
4.2 扩充专业人员
在医院不断发展的过程中，医院财务档案管理工作也将随之变得复杂，特别是大数据时代的到来，其需要有专业的人员参与到医院财务档案的管理。专业管理医院财务档案的人员需要具备一定的财务知识，以更好、更精准地对医院财务档案进行查询使用，还需要具备一定的计算机网络知识，以更快捷地提取医院财务档案信息，实现快速共享的目的。同时，还要有档案管理的专业技能，保证医院财务档案管理科学有序。
4.3 增强软硬件设施
软件和硬件设施虽是辅助财务档案管理的工具，但是，大数据时代的到来，医院需要加强对软件和硬件设施的升级，特别是软件设施的升级改造。通过大数据的使用，医院不仅可以有效预测和观测医院财务动态，还能提升已发生的财务活动的利用效率。硬件设施体现在原始凭证的科学分类保管，保证在需要查询医院财务原始凭证时能及时提取相关资料。
4.4 大数据应用安全
大数据应用具有众多优势，但是也有其安全性和保密性的问题，这需要有专业的人员对大数据应用环境下医院财务档案管理的安全性作出保障，专业人员可以使用先进的加密技术和使用权限设置，保证医院财务档案的安全，同时也减少了因漏洞导致的泄密风险。
4.5 大稻菰擞玫绞导使ぷ
大数据应用是要切实运用到医院的财务档案管理中，真正实现技术服务工作，提升服务效率，而不是因为不懂或者一味地追求高端技术，导致设备的浪费或影响正常的财务档案管理工作。
5 结 语
大数据时代的到来，改变了传统的医院财务档案管理方式，加速推进了医院财务档案管理的信息化程度。大数据应用于医院财务档案管理可迅速提升医院财务档案的管理效率，从而提升整个医院的管理效率。
主要参考文献
[1]于雅娟.大数据对医院档案管理发展的影响[J].档案管理，2016（2）.
