实用采购工作计划汇总十篇

时间:2023-03-06 15:56:50

实用采购工作计划

实用采购工作计划篇(1)

经过近年的实践与摸索,公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制;建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心,以《采购管理程序》为流程依据,以信息系统为流程载体的三大管控体系,确保了全省采购工作的有效运行。

2.采购计划管理与过程管控

在计划管理方面,采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中,对确实因为生产经营需要调整的项目,采购办及时组织调研,召开专题会议进行分析评审,严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面,采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导,严格执行行业、企业采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统,按照采购管理制度,加强对项目实施环节关键节点的控制,严格把关,严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求,不断强化程序的硬约束作用,确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。

二、采购计划管理中的差距

1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强

对于卷烟工业企业的发展而言,技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例,十年来,公司投资项目量多面广,投资量大,先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元,技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升,因此,投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。

1.1采购计划与投资计划编制范围不同

根据《烟草行业采购管理规定》要求,采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程(含信息化项目)和服务的所有采购项目,由各级公司的采购办进行编制汇总;投资计划编制的范围为固定资产投资项目(整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等)、信息化投资项目、多元化投资项目,不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目,由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。

1.2采购计划与投资计划管理流程不同

投资项目管理流程为:投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理,各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作,省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审,投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划,经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划,投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解,经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为:省公司于每年12月下发采购计划编制通知,各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划,采购办汇总、初审全省采购计划,并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后,经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知,全省采购计划方可生效实施。

1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后

由于全省的投资与采购计划,在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异,同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后,信息化平台尚未实现两个系统的关联,使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接,无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。

2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系

采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系,全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则;在年度中期可对采购计划进行半年调整,对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审,但对是否完成及是否按进度完成并未考核,尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系,缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目,尤其是货物及服务类项目,部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性,导致某一月份采购项目扎堆实施,某一月份采购项目零实施,或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施,进度计划形同虚设,给采购办工作人员组织采购带来了不便,也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。

3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。

3.1尚未建立采购绩效评估模块

对于采购计划执行环节的评估,最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块,未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成,缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。

3.2尚未建立采购计划趋势预测模块

采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上,经过分析研究,并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势,从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白,若能借助信息化平台,对以往的采购信息进行整合,结合企业发展战略,发现市场供求变化和规律,对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数,将有助于提高采购计划编制的准确性,确保全省采购策略制定的合理性,从而提高采购计划编制精度,降低采购风险。

三、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案

1.通过专案调整,实现采购计划与投资计划的有效对接

目前我司采购计划实行按年度编制,分月实施的原则,除个别零星应急调整的项目外,均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上,针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况,可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接,于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头,加强沟通,密切配合,对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数,项目金额,调整理由等进行对接与核实,由下至上汇总,由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划;由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护,加快企业内部信息流的高效流动,以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。

2.通过绩效评估,建立采购计划考评体系。

2.1对采购计划考核标准进行界定

将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标,合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间,测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间,以此作为采购计划进度考评的依据,促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划,应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点;对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点;对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目,视同完成。

2.2对采购计划进行进度分解

省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作,如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意:根据采购物资、工程或服务的规模和数量,具体的技术规范与规格,使用性能要求,对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。

2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核

对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门(政策性因素或不可抗力因素除外),可由省公司采购办通知企业管理处,企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。

3.通过优化信息化平台,提高工作效率和改善作业流程。

3.1实现与投资系统的及时对接

每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联,由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新,实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。

3.2实现绩效考评

采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现,建立子公司或部门的绩效评估体系,与采购实施过程关联,在系统中动态、持续的进行评价,正确及时反馈考评结果。

3.3实现采购需求趋势预测

采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署,以确定从组织外部采购哪些产品和服务,以最好的满足企业内部的需求,而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值,采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块,建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础,通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比,结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划,反映采购需求,市场行情的变化,形成采购计划编制的初步依据,为企业的采购决策提供支持。

实用采购工作计划篇(2)

引言

物资采购计划管理是整个物资管理的重要环节,是物资管理的重要组成部分。科学、合理的物资采购计划可以有效的降低市场风险性,指明企业物资采购方向,促进物资供应程序有条不紊的开展,为企业节省物资采购成本,在提高企业经济效益上起到了重要的促进作用。笔者通过自身的工作经验,对物资采购计划有着深刻的认知,对企业提高物资采购计划的举措有着相应的意见和建议,仅供参考。

一、物资采购计划管理的定义

物资采购计划管理的定义指的是,企业物资部门为了更好的实现物资采购计划,在物资采购计划管理中需要进行市场调研、质量监督调查、物资品控、考核总结等一系列管理活动,同时从物资的货源选取、比价、采购等过程也需要进行管理。要想做好物资采购计划管理工作,必须要从实际出发,做好物资计划分配,从而确保企业生产所需物资能够实现综合平衡。

二、加强企业物资采购计划管理的重要意义

(一)有利于企业物资配置综合平衡

物资采购计划管理会根据企业生产实际情况,制定科学有效的物资采购计划工作,可以实时把控企业物资供需关系,然后进行有计划的采买工作,避免公司出现盲目采买物资现象,降低企业经济成本,有利于企业物资配置综合平衡提高企业的经济效益。

(二)有利于加强对物资采购的监管力度

物资采购计划管理会在整个物资采购计划实施过程中进行各部门、各环节的实时监管和跟踪,这样可以避免出现有的个别采购员非法牟利,损坏企业经济利益等现象,加强物资采购监管力度,可以确保物资采购计划真正落实,避免企业出现不必要的风险性。(三)有利于提升企业市场竞争力随着市场经济的快速发展,企业生产经营必须要把控好源头物资方面的管理,物资采购计划管理可以有效的把控企业对物资采购方面的费用开支,根据企业生产活动,把握物资市场行情进行有计划的、科学的、合理的计划采购,有效的为企业采购降低成本,提升企业市场竞争力。

三、实施企业物资采购计划管理的具体举措

(一)改变传统的物资采购计划的管理观念

目前,很多企业对物资采购计划方面的管理认知存在误区,管理层次分级很少,不注重对物资采购计划工作方面的严格管理,认知制定采购计划没有实际的意义,从而导致出现物资采购计划不够精准,盲目采购物资情况屡见不鲜,给企业带来经济损失。对此,企业要改变对物资采购计划的管理观念,树立正确的认知和重视程度,加强物资采购管理的软、硬件设施的大力支持,确保物资采购计划管理更加具有弹性和灵活性。

(二)制定详尽的物资采购计划

企业要做好日常的物资采购计划,以市场需求为依据,严格经济核算、实行择优选购的原则,制定详尽的物资采购计划,物资采购计划主要包括采购物资的品种、规格、型号、数量、技术要求、计划单价、进货时间、采购地点,以及采购成本的考核等,如表1所示,详尽的企业物资采购计划可以帮助企业进行科学的推算,做好监督指导作用,减少企业物资采购的盲目性。

(三)提升物资采购计划的精准度

在多元化的市场竞争中,企业要想提升自身的核心竞争力,在物资管理方面必须要提升物资采购计划的进准度,对物资采买的时间的合理性、物资的质量把控、物资的价格对比、物资运输的跟踪和物资存储的监督等等,方方面面都需要有着精准的把握,以降低企业生产成本。当企业物资受到季节性的影响,如煤炭在冬季的价格高于夏季,企业必须要根据实际情况,可以选择在物资采购时间上选择夏季,节省一部分企业采买物资的成本。

(四)发挥物资采购计划执行中的监督力度

实用采购工作计划篇(3)

我市市级国家机关、事业单位和团体组织(以下统称“采购人”),使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务,都属于政府采购范围,必须按照法律、法规规定的采购方式、形式和程序进行采购。

非驻穗省直单位(包括省直部门垂直管理单位),根据省财政厅《关于非驻穗省直单位政府采购工作有关问题的通知》(粤财采购〔*〕23号)的精神,其相关的政府采购工作实行属地管理。

二、市级部门政府采购年度预算编制和审核。

(一)政府采购预算,是反映市直单位年度政府采购项目及资金的计划,是部门预算的组成部分。市直单位应当按照市财政局的要求,编制年度政府采购预算。

(二)年度政府采购预算审核。

市级政府采购年度预算的审核按照部门预算的审核程序执行。

三、政府采购计划的编制、审核和批复。

(一)政府采购计划的编制。

政府采购计划实行“按季编制、分月实施”的办法。政府采购计划是政府采购项目具体实施方案,是年度政府采购执行和考核的依据,也是反映单位用款的计划。它包括了政府采购项目名称、数量、需求时间、项目资金来源构成、采购方式等内容。

1、政府采购计划编制的格式。

采购人应根据市财政局批复的部门预算中的政府采购预算、年度执行中追加的政府采购预算,以及本单位自筹资金用于政府采购预算,结合市级政府采购集中采购目录,将属于该目录范围内的采购项目按季分月编制本单位市级单位政府采购计划表(下称“采购计划表”,采购计划表用Excel格式制作,格式及编制说明详见附件1,由编报单位用A3纸编制一式四份)及其软盘报送市财政局业务主管科。

2、政府采购项目采购形式和方式的编制要求。

采购人在填报采购计划表时,属市财政安排资金的采购项目应根据下达的年度政府采购预算填报采购形式和方式。使用年度政府采购预算以外的资金采购纳入当年《东莞市市级政府采购集中采购目录》的采购项目,应根据限额标准自行填报采购形式和方式。

采购形式主要有:集中采购、协议供货采购、部门集中采购和分散采购。

集中采购和部门集中采购采用以下方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源进行采购。公开招标是政府采购的主要方式。

3、政府采购计划编制的时间要求。

采购人于每年12月1日前(节假日顺延,下同)报送下年度第一季度的《采购计划表》,每年在3月1日、6月1日、9月1日前分别报送本年第二季度、第三季度和第四季度的《采购计划表》,逾期报送《采购计划表》的,如无合理理由,将视为报送下一季度的《采购计划表》。

同一年度内,采购人对同一采购品目可以安排两次采购计划,但不得超过两次。

(二)政府采购计划的资金来源审核。

市财政局业务主管科收到各单位报送的《采购计划表》后,3个工作日内,对《采购计划表》的资金来源情况进行审核,确保政府采购资金在实施采购前得到落实。

采购项目以协议供货、部门集中采购、分散采购或公开招标方式进行集中采购的,市财政局业务主管科对其资金来源完成审核后,将一式四份的《采购计划表》退一份给采购人,同时各抄送一份给市财政局政府采购管理办公室(下称“采购办”)和市会计核算中心(国库支付中心)。在收到通过审核的《采购计划表》后,采购人应尽快组织实施项目的采购。

采购项目需要以公开招标以外的采购方式进行集中采购或以邀请方式进行部门集中采购的,采购人应在报送《采购计划表》的同时,向采购办提出书面申请(详细说明原因)。市财政局业务主管科对其资金来源完成审核后,将一式四份的《采购计划表》连同采购人的书面申请转采购办对采购方式进行批复。采购人在收到采购办的批复后,再组织实施项目的采购。

(三)政府采购计划的批复。

采购办收到经市财政局业务主管科转来的《采购计划表》后,对采购项目是否符合以公开招标以外的采购方式进行集中采购或以邀请方式进行部门集中采购的要求,同时结合采购项目的实际情况进行审核。并在三个工作日内向采购人发出《东莞市市级单位政府采购计划批复书》(下称“计划批复书”,格式见附件2),采购人应在通知的时间内到我局政府采购管理办公室领取《计划批复书》。

计划批复书连同《采购计划表》主送一份给采购人,各抄送一份给市财政局业务主管科和市会计核算中心(国库支付中心)。

属当年《东莞市市级政府采购集中采购目录》中建设工程类项目和修缮、装修工程项目的采购,应按市有关建设工程管理规定执行。

(四)季度采购计划的调整。

季度采购计划一经确定,原则上不作调整。如遇特殊情况需调整采购计划的,按原报批程序执行。

四、政府采购项目的组织实施。

(一)集中采购项目的实施。

采购人在编报《采购计划表》时,将拟委托实施项目采购的采购机构填写清楚,并在收到市财政局确认采购资金和方式进行集中采购的《采购计划表》后,在3个工作日内将《采购计划表》送达委托的采购机构实行集中采购。

采购人应就政府集中采购项目的实施与采购机构签订委托协议,明确委托事项,约定双方的权利和义务;并及时将采购项目的名称、技术规格、数量、预算和资金构成、使用要求、配送单位及地点、交货时间等资料提交给采购机构。

采购机构应在每月的14日和28日,将接收各采购人委托的采购项目的安排情况书面反馈采购办(信息反馈的具体内容详见附件3)。

(二)部门集中采购项目的实施。

采购人在编报《采购计划表》时,将拟委托实施项目采购的采购机构填写清楚,并在收到市财政局确认采购资金和方式进行部门集中采购的《采购计划表》后,在3个工作日内将《采购计划表》送达委托的采购机构实行部门集中采购。采购结束后,由采购机构将项目的采购资料报采购办备案。

部门集中采购的具体程序由市财政局另行制定公布。

(三)分散采购项目的实施。

采购人采购集中采购限额标准以下的项目,经市财政局主管业务科确认后,由采购人自行组织采购。

(四)协议供货采购项目的实施。

采购人收到市财政局确认采购资金进行协议供货采购的《采购计划表》后,应尽快按以下程序办理:

1、采购人根据已落实资金的《采购计划表》,在各品牌中自行选择符合使用要求的任何一个品牌和具体型号,然后由该品牌厂家指定在东莞的经销商将采购人的选择情况向采购办提出价格审核申请。协议供货供应商名单可以在东莞市政府采购网上查询

2、采购办收到核价申请后,在3个工作日内进行批复。

3、收到采购办的批复后,采购人可与经销商办理签订供货合同及供货等手续。

4、关于纸张和印刷项目的采购程序。

采购人办理纸张项目的采购,不必向财政部门报送政府采购计划表,只需直接与协议供货供应商联系办理。

采购人办理印刷项目的采购,如采购资金属单位自筹资金的,不必向财政部门报送政府采购计划表,只需直接与财政部门公布的协议供货供应商联系办理;如采购资金属财政安排的专项资金,该项目应按协议供货采购项目的实施程序1-3办理采购。

5、关于工程造价咨询服务项目的采购程序。

采购办按市财政局各业务主管科转来的已落实资金的工程造价咨询服务项目《采购计划表》的接收先后顺序,向市财政局经济建设科出具一式五份的工程造价咨询服务项目《东莞市政府采购项目协议供货采购通知书》。市财政局经济建设科收到《东莞市政府采购项目协议供货采购通知书》后,按以下程序分配工程编审任务:

(1)按资质划分:

根据建设部《工程造价咨询单位管理办法》(建设部第74号令),结合东莞市实际和以往工作情况,项目工程投资3000万元(含3000万元)以下的预结算编审,需具备乙级或以上资质。3000万元以上的预结算编审,需具备甲级资质。如上级有关部门另行颁发相关管理规定,则业务主管部门对甲乙级资质工程造价咨询服务机构的评审范围以相关规定为基础,结合东莞市实际另行制定。

(2)分配办法:

①工程造价咨询服务项目的编审任务分配原则上采用循环排号法。

对入选工程造价咨询服务机构以抽签方式确定顺序号。

对于项目工程投资3000万元及以下的概(预)、结算编审任务,分配给排号最前的工程造价咨询服务机构,同时将该服务机构的排号调整到最后,其他工程造价咨询服务机构排号向前累进一位。

对于项目工程投资3000万元以上的概(预)、结算编审任务,分配给排号最前的甲级资质工程造价咨询服务机构,同时将该服务机构的排号调整到最后,其他工程造价咨询服务机构排号向前累进一位。

②属时间要求紧急、评审内容特殊、专业性强、大型和技术复杂的重点项目,由采购人提出申请并经市财政局批准可采取择优选择的分配办法进行任务分配。择优选择是根据工程评审的要求和各工程造价咨询服务机构的综合实力、专业侧重、工作表现等方面进行选择。采取择优选择的分配办法获任务分配后,该服务机构的排号调整到最后,原排号在该服务机构之后的其他工程造价咨询服务机构排号向前累进一位。同一采购人不能连续两次选择同一工程造价咨询服务机构进行编审。

③不论按哪种方法获取评审项目任务,但到下一次排号循环时,前项目评审还未提供评审报告的,不能接受新的任务,排号顺序不变,由下一排号接受,如此类推。如所有工程造价咨询服务机构都存在未完成任务的,则按循环排号法和择优选择法分配任务。

(3)市财政局经济建设科按上述程序确定工程造价咨询服务机构后,在《东莞市政府采购项目协议供货采购通知书》上进行确认并交一式四份给采购办。由采购办把确认后的《东莞市政府采购项目协议供货采购通知书》发给采购人和工程造价咨询服务机构各一份,同时抄送一份给市会计核算中心(国库支付中心)。

(4)采购人收到经市财政局经济建设科和采购办确认的《东莞市政府采购项目协议供货采购通知书》后,与确定的工程造价咨询服务机构签订《东莞市财政性资金投资项目工程造价咨询合同》。

6、其他。

本工作程序公布后,协议供货采购项目实施程序因特殊情况需要修改、补充的,由市财政局另行通知。

(五)政府采购文件的备案。

1、采购文件。

市政府采购中心和采购机构在采购项目招标(采购)文件定稿后,在刊登招标公告或发出投标(采购)邀请函前,将招标(采购)文件报采购办备案。

2、采购结果。

市政府采购中心和采购机构在开标之日起5个工作日内,向采购办提交采购情况的书面报告,并在确定采购结果后,在东莞市政府采购网站及其他媒体进行采购结果预公示。

采购结果预公示结束后(如无需公示的项目,应在采购人确认采购结果后),由采购机构向采购办申请统一的东莞市市级政府采购项目中标(成交)通知书编号。没有申请统一中标(成交)通知书编号的采购项目,不得发中标(成交)通知书。

3、采购失败项目的办理。

对于采购失败的集中采购项目,如需即时调整采购方式继续采购的,采购人应及时会同采购机构填写《东莞市政府采购失败项目预申请表》传真到采购办,进行项目采购失败预申请。采购办一般即时对项目采购失败预申请进行回复,采购机构按采购办的回复意见接着办理相关采购事宜。

采购机构在确认采购结果失败后2个工作日内应向采购办补报《东莞市政府采购失败项目审批表》和《东莞市政府采购失败项目预申请表》原件(格式见附件4)。采购办收到采购人送来《东莞市政府采购失败项目审批表》之日起3个工作日内给予回复。

4、采购合同。

采购人与有关中标(成交)供应商签订政府采购合同后5个工作日内,将合同副本报采购办备案。

五、政府采购资金的拨付。

1、政府采购资金的拨付按照市财政局印发的《关于我市市级政府采购资金拨付若干问题的通知》(东财〔*〕14号)执行。

实用采购工作计划篇(4)

21世纪的今天,计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行,这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求,使物资采购工作有序、高效地进行,从而真正实现了“阳光采购”。

一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前,物资采购审计事项及管理模式

1.审计所购材料是否有采购计划,是否与订货合同一致,是否与验收入库单相符,各项签字手续是否完备;

2.审查发票上的数据计算是否准确无误,增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策;

3.审查采购价格是否异常,是否符合当前的市场行情;

4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”,以便进一步分析处理;

5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额,进行市场调查分析,作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价,可以办理审计签证手续;属于不合理涨价的,通知采购主管及采购人员与供货单位交涉,进行调价处理或退货处理,属于采购人员的违纪行为,移交纪检部门进行处理;

6.办理审计签证手续;

7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等;

8.手工编制材料采购审计报表,做出审计报告。

二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性

1.随着市场经济的逐步健全,我公司的物资供应渠道发生了重大变化,生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购,其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时,要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息,而就我公司生产所需的各种材料而言,配件大到成台套设备,小到螺丝帽,有近万种,单靠人的记忆力是无法准确掌握的,是手工无法解决的问题,这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。

2.在材料采购审计工作中,需要审查所购材料是否有采购计划,数量、品种、规格型号是否与进货合同一致,审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确,需要对每个数据进行复核求证,需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题,不能满足现代审计工作时效性的要求,必须运用计算机加以解决。

3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形,先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件,已形成局域网,《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。

三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能

1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。

物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》,通过系统自动核对现有库存量和库存高限量,通过程序设定的“计划采购数量-(库存量-库存最高限量)”自动生成物资采购计划表,然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。

来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中(物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示),这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一,也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础,也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中,是为了日常办理物资采购审计,自动核对计划,同时也可得到采购计划平衡表,采购计划完成情况一目了然,可及时发现工作中存在的缺陷。

汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总,如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况,评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重,进一步分析影响综合价差率变化的重要因素,找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算,通过价格水平的比较,可以评价采购人员的工作业绩,可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。

根据《物资管理系统》中的采购审计明细账,月度分类汇总分析报表,高价采购与低价采购损失情况对比分析表,物资价格目录表等资料,从中得出结论,写出准确的审计报告,给公司主管领导传递准确的信息,以便领导层做出有效的决策。

2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容,通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比,为价格审计提供可靠的依据。

3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划;自动审查购货发票上的数计算是否正确,对采购价格的合理性进行审查分析,并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。

四、如何利用计算机实现上述功能

1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计

利用计算机进行物资采购统计、审计,内容涵盖物资需求计划制订,采购计划制作,物资出入库管理,购销合同管理,物资核算,物资分析全过程。各模块之间有机结合,通过填写日常出入库单,自动完成物资的库存管理,并提供多口径进行物资统计和审计,可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。

系统的初始设置全部采用自定义式,出入库记账方式可自由选择,提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式,可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况,我们选用了加权平均的计价方式。

计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制,以达到满足生产,保证日常库存需要,减少盲目采购,尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。

2.如何实现计算机自动审计

计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中,按照发票明细和仓库收料表将物资代码(每个物品均有唯一的物资代码)填入相应的位置,将数量和来票金额录入,最后按“结单”按钮,不符合采购计划部分将会出现提示,可选择结单或放弃,如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划,则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可,如有差错,则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量,或实际采购量大于计划采购量,屏幕上也出现提示,由出入库工作人汇报审计人员,审计人员根据具体情况做出相应的措施。

购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后,系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错,系统都要给出误差金额的提示,并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后,系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额,材料价差额和材料价差率,以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符,则说明在材料的验收方面存在错误,可能是数据计算错误,也可能是任意改变了计划单价,还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料,这要由审计人员进一步调查分析处理,对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的,审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。

价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后,系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式,具有确定性,从而可找出价格差异的原因。

物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中,如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误,都发出相应提示信息,管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时,物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据,以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系统管理人员所录入的数据,从而保证了数据的真实、有效性。

五、应用计算机进行物资采购审计的好处

物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题,而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题,然后由审计人员进行分析,加以解决,从而真正更好地服务于“阳光采购”。

1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息,使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力,并有效地堵塞漏洞。

实用采购工作计划篇(5)

1.预算不严谨

对物资进行采购首先必须要有一个严谨合理的预算,这是采购工作的重要依据。但是目前我国事业单位政府采购工作中普遍存在预算不严谨的情况,表现在两方面:第一,在预算编制方面,政府采购预算和部门的预算存在相当大的差异,对事业单位实际采购需求没有真正了解,这就导致预算不能和实际需求相符合。同时,预算编制没有规定统一的采购标准,且在采购中存在未经批准擅自调整采购预算及采购项目的现象。第二,在预算执行方面,政府采购执行力度弱,采购效率低是一直以来政府采购工作中反应较为集中的问题。由于各部门之间缺乏有效沟通,致使采购资金使用率低下,预算执行不能满足财政部门对时间进度指标的要求,造成预算执行在时间进度、项目选择及采购项目支出等方面极度不均衡,这直接影响奥采购资金的使用效率,使资金出现大量结余,影响财政使用效率。

2.采购计划不合理

政府采购计划应当以采购预算为依据,对各单位实际需求情况进行合理统计,然后进行采购项目的汇编,制定出符合实际需求的采购计划。合理的采购计划是提高采购效率和资金使用率的基础,同时也是对采购进行检查监督的重要依据。而目前我国事业单位政府采购计划不合理主要表现为:第一,制定采购计划前没有进行充分调查研究。大多数单位都普遍存在采购前没有对各部门的采购需求,及采购项目具体技术参数、需求时间等进行充分调研,导致采购计划工作不到位。第二,采购编制过程中没有进行严格复核。目前在使用的政府采购信息管理工作中,政府采购计划的审核功能较弱,采购计划编制中没有建立有效的审核机制,使得采购计划不合理的问题不能及时得到纠正。第三,采购没有进行有效的监督。在政府采购过程中,由于利益的原因,常常会出现分割采购任务,以回避公开招标采购,造成采购过程不透明,因此也不能保证采购质量。同时由于报批程序执行不到位,许多单位在采购时存在随意改变采购计划和采购方式的情况,极大的影响到政府预算资金的使用效率。

3.采购执行缺乏规范性

采购的核心环节是采购的执行,规范采购执行不仅能够贯彻落实政府采购制度,同时也能有效实现采购监督,使政府采购更加公开透明及合理,提高资金使用效率。而目前我国事业单位政府采购在执行方面还是缺乏规范性,主要表现为采购方式不合适及忽视规模效益的作用。采购过程中,由于各种因素的影响,造成采用公开招标的采购方式少,或者根本直接利用各种借口回避公开招标,而改为其他采购方式。同时,虽然政府采购规模逐年提高,但是采用集中采购的方式还是相对较少,不能充分发挥政府采购的规模效益。

二、事业单位政府采购管理问题解决措施

1.加强对采购预算的管理

加强对采购预算的管理方法,首先要引入责任机制,将预算编制责任到人,从而提高预算编制的合理性和准确性,提高预算资金使用效率。其次要对预算编制进行严格的审查和复核,具体审核方法是到各部门进行实地考察和调研,如果发现有不合理预算,需及时予以纠正。最后要确保预算执行的准确规范,利用政府采购信息平台,对预算的执行进行监督管理,及时了解执行进度情况,提高预算执行的准确合理性。

2.提高采购计划的准确性

提高采购计划的准确性要从四方面入手:第一、完善现有政府采购信息管理系统,将政府采购预算、采购计划及采购执行相互结合,及时进行有效沟通,实现准确调整。第二、建立健全政府采购工作规范,使得采购“有法可依”,实现采购的规范化管理。第三、对预算计划必须进行严格审查,落实责任到人的制度,保证采购项目及数据准确无误。第四,提高采购工作相关人员素质,使得采购工作更加合理规范。

实用采购工作计划篇(6)

在采购计划管理方面,存在的不足主要包括以下几个方面:计划欠缺合理性、准确性与科学性或物质库存不足,未能及时了解供应方需求或生产物资积压严重,未能有效利用资金;物资使用计划欠缺合理性,未能正确分析实际工作水平,进而无法实现对企业材料成本的有效控制,造成严重浪费;采购计划与生产计划脱轨,造成生产效率低,也加大了生产负担,延长了生产周期。

2.人员配置方面

在企业的物资管理中,人员配置齐全也是采购计划能顺利完成的重要保障。然而,许多企业未能正确认识人员配置与采购计划的关系,在人员配置方面仍存在许多不足,主要包括:采购人员基本素质参差不齐;未能合理安排采购人员的数量;物资管理分工不明确,易出现交叉工作的情况。

3.采购过程方面

在进行采购活动时,存在的问题主要包括以下这几个方面:大多数员工未能严格遵守相关规定,也未认真审核供应商资质;在选择供应商方面,局限性太强;企业未能及时了解市场需求,影响了采购计划的及时反馈;采购计划透明性不强,采购人员和供应商关系过于密切,产品易出现质量隐患;采购时间太长,无形中增加了采购成本;未能严格根据计划进行采购合同、协议的制定,成本控制失去有效控制,影响了采购计划的有效性。

二、做好采购计划管理工作的措施

考虑到采购计划管理的重要性,企业相关部门首先要从思想予以高度的重视,并采取相应的措施加强管理,以保证物资供应的正常,为企业生产经营提供保障。

1.注重对采购人员的管理

在采购环节中,采购人员是重要的实施主体,其素质与能力如何将直接关系到整个采购计划的实施效果。为此,企业应先深入分析生产计划及往年度的耗损情况,再对计划进行重新制定,这就要求对人员构成作出调整,适当增加前期计划调研和计划制定人员的比例,以确保采购计划的有效性。为了进一步保证采购计划的有效执行,企业必须重视对采购人员的管理。例如,定期组织对员工的采购知识、法律知识教育及培训,不断提升其职业道德素质与采购水平,促使其严格依照规定办事,防止私自勾结供应商,损害企业利益。

2.制定合理的采购计划

采购计划是否科学、合理,会直接影响到采购计划管理活动的成效。因此,企业在制定采购计划时,必须始终坚持严谨原则,以保证采购计划的顺利实施。临时采购计划。在企业的运营过程中,继续采购情况时有出现。虽不能固定临时计划的次数,但应尽量避免临时计划,以免影响总采购计划的合理性。审批需求计划。报关有关单位进行审批,则是需求计划审批的重要步骤。立库平衡。该方面的情况又可分为两种情形:第一,当体制发生变化时,则要进行三级式立库平衡。一级立库平衡主要是结合本地库存数量进行平衡;二级立库平衡则是结合总库存量进行平衡;三级立库则是结合各库存数量进行平衡。第二,若保持现有体制不变,则要进行两次平衡。一为预平衡:计算机系统根据最小库存量、本地库存量和上报的计划对预采购进行自动平衡。二为确定平衡:对预采购采购确定,以保证采购申请单的生成。因为预采购计划是计算机自动生成,故和实际不一致的情况时有发生,这就需要采购人员进行手动修改,以保证采购申请单与实际需要的一致性。对计划平衡结果进行修改。完成立库平衡后,可在允许的范围内对平衡计划结果作出相应修改,而不是所有系统生成的结果都需要修改。计划退回,在实际生产中,订单化的情况时有出现,此时可结合实际需求取消已下达的采购计划,还要对生产计划作出及时的整改。

3.加强采购管理

完成了采购计划的制定后,还要及时报有关单位审批,通过审批才能实施采购计划。一般来说,采购管理工作主要有以下步骤:对资料进行收集。需要了解的信息很多,包括市场及供应方的信息、技术水平、加工工艺、生产能力、供方信用度、价格高低与运输形式及交货方式等。通过了解更多供应商的资料,才能更好地选择供应商,提高采购质量;评价,对采购计划的完成情况进行深入的分析,并与其他公司相比较,既要认真做好记录,又要及时更正不足,为下年度采购计划积累有效经验。在采购过程中,采购人员必须严格按照采购计划开展工作,尽可能减少企业的成本,创造更多的经济效益。

实用采购工作计划篇(7)

参与集中采购工作的职能部门包括:采购执行机关、商品最终用户、国有资产监管部门、计划部门、单位决策机构。

采购执行机关:单位内部的采购机关,是指按照采购任务,负责对外联络、组织招标、询价、草拟合同等日常采购业务的采购组或采购部门。

商品最终用户:采购的目的是实现所购商品的使用价值,直接服务于用户。因此,采购设备、材料,用户参与是必要的。以设备采购为例,用户参与的工作范围包括:确定拟购商品名称、型号,合理否定采购执行部门购货价款及其选择的供应商,设备到货验收等。

财务及国有资产监管部门:财务部门在集中采购工作中,参与管理和控制的工作环节涉及计划、预算、审签、记录、付款等。国有资产监管部门主要参与设备的采购、验收、登记固定资产账目和卡片。

计划部门:如果采购中的资金需要通过基本建设投资计划解决,采购的范围要在国家计划所列项目之中,全部采购内容应当通过计划部门逐级履行计划审批程序。

单位决策机构:单位决策机构的主要职责是确定单位年度购置需求计划、审批落实了资金来源的采购预算。决策机构中,由分管采购工作的领导代表决策机关行使审批权。

二、体现健全内部控制机制的工作环节

计划管理:集中采购工作应当建立在计划管理基础之上。购买商品所使用的资金是事业单位纳入预算管理的资金,单位都应当在一个会计核算年度之初,根据本单位开展各项工作需要,采取适当方式,确定本年购置需求。年度内,根据各项资金到位情况,陆续采购执行计划,交采购部门执行。

预算控制:预算控制是指经由财务部门落实了资金来源的计划采购项目,先由资产监管部门制定采购预算,经采购主管领导审批后,由采购部门执行的过程。由资产监管部门来制定采购预算是对采购执行机关的事前监督。一般情况下,采购执行部门的采购单价不应高于预算单价。

履行审批程序:在计划、预算、采购执行、付款等4个工作阶段,要履行必要的审批程序。在计划阶段,主要由决策层对资产监管部门汇总上报的各单位、部门的采购需求计划进行审批;在预算阶段,主要由分管采购工作的领导,对于资产监管部门制定的采购预算进行审批;在采购执行阶段,商品最终用户、采购部门、主管领导(法定代表人或授权人)要参与合同的签订,包括审阅、修改和签批。

签订合同:价值超过一定额度的采购,要签订经济合同。采购执行部门草拟的合同,要按照商品最终用户审签、特约(聘)经济律师审阅、单位法定代表人或授权人签批的工作顺序履行合同审批程序。履行审批程序的文本文件可以称为“合同批办单”。

三重验收:指商品到货、服务完成后,采购部门、用户、资产监管部门共同进行验收。

详细记录是指国有资产监管部门在商品到货、服务完成后,建立固定资产台账和固定资产卡片,详细登记设备名称、型号、供货商、价格、产品序列号、使用单位及保管人等。这是固定资产日常维护管理的基础。设备的维修、升级、盘点、处置需要依照这些基础资料。

实用采购工作计划篇(8)

主要是对项目概况、背景、招标对象、工程承发包模式及合同等进行全面的了解并为编制提供基础依据。

2.招标采购需求分析

通过宣贯、合同交底、交流、专题会等形式,获取有关建设项目总体规划信息,包含目标、任务、范围、施工进度分解、难点分析及对策。

3.确定招标采购目标重点和任务

3.1质量目标

严格按照国家法律法规、合同约定和技术规范书等确保采购设备材料满足设计要求,注重质量指标判别,以期配合建设项目整体目标实现,进一步强化质量保修、检验、监造、缺陷处理、责任划分等受控。

3.2成本目标

严格按照制度与流程执行概算,建立失控处置办法,如:编制应急计划和替代方案;设置后备费用和后备时间,用于应付由于经济、技术、管理等因素造成的风险;风险报告与响应等,以确保经济高效采购。

3.3进度目标

严格执行审批后的工程进度及招标采购进度计划,履行调整审批手续,加强偏差管理,优化进度实施。

4.编写招标采购项目管理配套计划

招标采购项目管理配套计划是招标采购项目管理方案的重要组成部分,是依据招标采购目标重点、任务及实施思路细化成的具体实施方法,主要包括:质量与进度计划、组织保障及人力资源计划、成本费控计划、合同规划、沟通及风险防范计划等。

4.1招标采购的质量与进度计划

(1)充分利用因果分析图从人、机、料、法、环、计等方面进行分析,把各种影响因素与质量问题关联起来,分析产生原因,有针对性地制定计划与策略。在制定技术规范和合同条款时要充分考虑质量的重要性,采用资格预审招标方式,加强采购项目过程质量管理。

(2)分析工作先后关系及招标工作排序,依据项目采购特点及时间要求、限制与约束条件,应用相关工具(如:关键路径法、甘特图),根据招标采购工作内容的分解,确定各项工作的先后顺序,估计各项工作的利用时间及进度,各管理因素相互关系的平衡。特别是注意招标货物的国外、国内时限、保险、运输的安排。

4.2招标采购的组织保障和人力资源计划

依据招标采购进度计划,针对工作内容,识别记录项目角色、职责,组建团队,进行WBS任务分解,合理配置,明确招标采购各阶段人员责任并形成矩阵表,通常配置项目经理、招标、造价、技术等方面人员,不要忽略了提前做好人力资源需求梳理与申报。

4.3招标采购的成本费用控制计划

招标采购活动是控制成本的重要途径。通过制度建设、流程控制、合约规划指导生成采购费用计划,实现采购计划的成本管控,在编制标底和定标时需要比较标底价、中标价与合约规划金额,以判断标底价和中标价是否合理,合约规划是否要进行调整;通过把合约规划与采购计划相对应,就能及时反应采购金额是否和预期目标有偏差,从而有效地控制项目成本,将费用风险降到最低。成本费控分析管理工具和方法众多,如:成本费用偏差分析表、费用计划曲线等,但工程实践中常采用赢得值曲线法,即:计划工作时间预算费用(BCWS),已完工作预算费用(BCWP),已完工作实际费用(ACWP)曲线。

4.4招标采购的沟通及风险防范计划

(1)识别利益相关方,分清内、外部划分,登记角色在招标采购过程中的份量、所持态度及影响程度并编制利益相关方矩阵,有针对性地制定沟通技巧与策略。

(2)确立沟通原则,通常先关注业主,共享核心信息,进行沟通培训,提高沟通能力,使发送的信息清晰、完整、没有歧义。信息发送者有责任确保信息被正确地理解,信息接收者有责任确保完整接收和正确地理解信息。

(3)建立双向沟通机制,掌握沟通技巧,恰当使用正式沟通与非正式沟通、垂直沟通和水平沟通的方式。特别要利用好项目进展的里程碑节点、关键活动、有影响的结果等协调沟通。

实用采购工作计划篇(9)

中图分类号:TM-9 文献标识码:A

文章编号:1009-0118(2012)08-0174-01

随着人们生活水平的提高,对供电的需求也越来越大,从而使电力建设不断的加强发展。在电力建设中,物资成本占有相当大的比重,这样做好电力物资的管理显得非常重要。物资采购计划作为物资采购供应管理的首要环节,应强化计划管理,以工程项目总体计划为依据,确定采办所要达到的目标,认真分析整个采办过程中可能发生的情况及对策,分阶段、项目制定采办总体计划、项目采办计划、月采办计划等,根据需要及不同情况在总体计划的基础上制定其他实施计划,形成不同层次的计划间的紧密联系、相互配合,构成工程物资采办计划体系。

一、物资采购计划

采购计划(Procurement Plan),是指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。

二、物资计划的编制依据和分类

物资计划管理是物资供应活动的行动纲领,物资计划管理包括核实物资需要,落实供货资源,经过综合平衡,组织物资采购、运输、验收、保管、发放等各个环节的有关计划的编制、执行、检查。编制物资计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。

编制物资计划的主要依据包括:(一)任务量。根据工程项目计划确定的工程工作量及建设进度;(二)物资需用量。工程项目以设计施工图纸或同类项目的有关参考消耗资料提供的工程物资需用量;(三)资源量。已落实的供货资源。

物资计划一般分为物资需用计划、采购计划、分配(调拨)计划等三类:1、物资需用计划:根据业主或设计部门提供的按照不同施工项目、施工进度、工程量、物资类别分别编制单项工程物资需用计划,并根据工程设计、施工的变化编制物资调整计划。计划包括提交的施工图纸,采购物资的技术条件(标准)、技术规格书、数据单及汇总料表等,采办部门应全面落实工程物资实际需用情况,汇总设计料表并考虑合理的损耗余量、周转储备量,物资需用计划或调整计划应详细、准确,它是工程物资供应最基础的资料。编制内容主要包括工程项目、物资名称、规格型号、技术要求、数量等;2、物资采购计划:工程项目采购计划根据工程物资需用计划编制项目物资采购计划。采购计划的内容主要有项目名称、物资名称、规格型号、技术要求、数量、交货期等;3、物资分配(调拨)计划:根据工程实际需求,由采办部门调拨给施工单位。如果实际需求与设计(采购)数量有偏差,则根据实际调拨;剩余物资根据业主或项目部对剩余物资的管理要求进行处理。

三、计划审批后要进一步核实

物资计划经审批通过后,采办部门按照业务职能分工归口管理,由各主管人员组织实施,严格执行。部门领导负责各项计划的定期检查和落实,确保计划任务的完成。对物资采购计划进一步核实和细化。落实计划有无变更、技术条件有无修改、是否进行相应调整、交货时间地点的详细要求。

如果因工程任务的变更,造成需用量的增减,采办部门应根据工程、技术部门或项目部的书面资料及时进行调整,编制调整计划,并按相应程序审批:如果因设计变更,应根据设计变更单对原编制的物资计划及时进行相应的调整,以保证物资供应准确,避免产生物资多余积压。

四、根据不同情况对采办计划分类

物资采办计划作为物资采购供应管理的首要环节,应强化计划管理,以工程项目总体计划为依据,确定采办所要达到的目标,认真分析整个采办过程中可能发生的情况及对策,分阶段、项目制定采办总体计划、项目采购计划、月采购计划等,根据需要及不同情况在总体计划的基础上制定其它实施计划,形成了不同层次的计划间的紧密联系、相互配合,构成了工程物资采办计划体系。

采办计划的分类,可以分别按照项目、物资类别或时间、业务环节等划分。比如按照时间划分为年度计划、季度计划、月度计划等,按照业务环节划分为需求计划、采购计划、加工计划、分配供应计划和运输计划等。在明确采办计划项目及分类的基础上,建立采办系统计划管理体系,按照项目管理要求,以业主采办部门为龙头,组织各参与供应商、服务商等严格按照合同和计划管理要求编制执行计划,确保了各项物资计划上下衔接、依据充分、科学合理。

五、分阶段对采办计划进行控制

工程建设项目中的需求计划编制,一般根据由业主委托的设计单位提出物资订货计划,即物资订货技术规格书和数据单或相关技术要求文件,然后由采办部门针对业主提出的物资订货计划制定物资需求计划。采办部门通过进一步组织市场调研和信息收集分析工作,对订货计划的准确性进行核实,如发现技术规格书和数据单有技术性偏差,组织业主及设计单位进行技术交流,对物资订货技术规格书和数据单或相关技术要求文件进行完善,进而对物资需求计划进一步完善。

实际工作中,编制工程项目物资需求计划,需要我们从项目规划时就进行关注:在可研阶段就要参与工程概算中主要设备材料的供货周期和价格调研,并给出专业意见;在可研批复后的初步设计阶段,针对设计提供的主要设备材料技术规格书和数据表等技术资料进行整理,编制工程物资设备材料需求计划;在设计提供出的施工图中,核对与初步设计时物资订货数量规格时候有出入,编制需求计划变更表,并注明变更依据。

六、结束语

随着时代的发展,各种管理方法和模式也应不断的创新,电力物资企业必须顺应时代潮流。与内外部市场的变化同步,相应变革物资管理中旧的体制和管理模式,只有这样,才能实现企业有效控制成本,提高经济效益的目的。

参考文献:

[1]张磊,郑丕谔.物资招标采购中组合预测的线性规划方法[J].工业工程,2007,(01).

实用采购工作计划篇(10)

中图分类号: F407.61 文献标识码: A

前言

众所周知,电力建设工程是一项涉及多个系统、多个专业、多工程的复杂的生产技术活动。对于EPC总承包商而言,其管理工作集中体现在“组织、指挥、协调、服务”四个环节上,其中协调服务于其他各个环节,计划贯穿始终,并为各个环节提供指导和依据,是工程项目的“纲”。任何事情都必须有计划,有了计划,才能提前做好准备,才能将工作有条不紊地持续进行,才能最终达到目的。EPC 合同模式下承包商在项目初期和设计阶段就考虑到采购阶段和施工阶段的影响,尽量避免设计、采购和施工之间的矛盾,减少由于设计的可施工性引起的变更,从而减少项目成本和缩短工期。在管理过程中对于 电力EPC 项目的各阶段各个环节进行详细的计划与控制,通过项目进度计划管理,协调电力 EPC 项目各阶段的工作有序开展,从而实现项目工程建设目标。

1 建立项目进度计划管理体系,加强进度计划的系统性管理

工程项目经过规划、设计,以工程蓝图的形式体现需要建设的项目,项目的实施最终通过施工阶段的建设以工程实体形式反映出项目蓝图,实现工程建设目标。在项目从设计开始到施工完成并交付使用的项目建设生命周期中,承包商根据合同中的进度目标制定出项目的总体进度计划,以项目总体进度计划统筹指导项目的实施。对于 电力EPC 项目而言,承包商作为项目的施工主体,负责设计、采购、施工直至交付给业主一个符合合同要求的工程项目,项目最终的建设实施阶段在工程项目施工环节,其设计、采购均是以满足施工需要而展开的前端工作。在项目执行过程中,体现“以项目施工建设为中心,带动设计,推动采购”的管理理念,始终以进度计划管理为主线,在项目总体计划的控制下,以最终施工交付成果为执行目标,采用进度计划倒排方式,制定项目施工进度计划,并以施工进度计划反推项目的设计出图需求计划及采购供货需求计划,最终确立项目设计及采购进度计划,以确保项目最终如期建成。

在电力 EPC 项目模式下,项目进度计划体系的建立与完善,对于项目的有效执行起着重要作用,对于项目进度目标管理具有提纲携领地作用。对于 EPC 工程项目而言,项目管理工作涉及到设计、采购以及施工阶段的方方面面的工作,各阶段工作接口条件复杂,相互之间的关联度高,通过构建各层级各阶段的进度计划管理体系,将这些相互关联的工作联动起来,形成一个自上而下的计划分解体系,以及实现一个自下而上的跟踪监督汇总体系,通过计划分解以及进度跟踪的联动,从而实现对总体计划目标的有效跟踪管理。

项目总体进度计划作为电力 EPC 项目的计划管理的纲领性计划,统筹安排设计 / 采购 / 施工控制性进度计划。设计 / 采购/ 施工进度计划作为电力 EPC 项目各阶段的工作统筹安排的控制性计划,指导各阶段的作业级进度计划,从而形成了自上而下的进度计划管理体系。在这个基于计划编制深度的层级式计划管理体系中,设计、采购、施工的各级进度计划之间存在相对复杂的接口条件关系,同时设计、采购、施工计划存在相互交叉与融合,交叉的深度与广度同其接口条件关系相关,从而形成了设计、采购、施工计划适度交叉、各阶段计划分层级关联的纵横交错式的计划管理体系。他们之间有着系统性的联系,存在着比较高的关联度,对该计划体系的管理应该注重系统性,不能孤立的调整某一级(如:作业级、控制级)或者某一阶段(如:设计、采购、施工)的进度计划,而忽视其对系统中的其他计划的影响。因而,对于电力 EPC 项目的计划管理工作,在构建完善的计划管理体系后,更应加强进度计划的系统性管理。

2 以施工计划为中心,构建项目计划互动体系

对于电力 EPC 项目,通常的进度计划的制定是以上游向下游反馈信息编制计划,即:顺排计划,采购计划的制定依据设计计划、施工计划的制定依据设计及采购计划。采用顺排计划,往往将实现项目的最终进度目标风险因前端的设计、采购延误而全部转移至施工阶段,造成施工现场抢工期,因赶工期而带来安全及质量的重大隐患以及施工人力成本的急剧加大。因而形成了前松后紧,末端进度风险极大的局面。以施工计划为中心,反推项目的设计及采购计划,即:倒排计划。采用这种模式,以满足施工需求为目标,设计、采购为施工提供服务,可以将进度风险前置,形成前紧后松,降低不能按期实现项目最终进度目标的风险。在项目执行过程中,基于“以施工计划为中心”的进度控制理念,协调设计、采购工作,促进项目有效运行,以保证项目如期建成。

根据项目最终进度目标以及总体进度计划,制定各阶段控制计划。在制定各阶段控制计划过程中,以施工计划为中心,反推项目的设计及采购控制计划,形成项目各阶段控制计划的联动,构建项目计划的互动体系。其计划制定的主要过程如下:

(1) 根据总体计划,确定项目施工计划。在施工计划编制过程中,依据项目总体计划目标,细分施工过程各阶段计划,如:桩基施工、基础施工、主体结构施工、设备管道安装、电气仪表安装等工作计划。(2) 依据项目施工计划,提出设计文件需求计划以及采购到货需求计划。根据各施工阶段对于设计文件以及设备材料的需求,加以细化整理,反馈给设计、采购。(3) 根据采购到货需求计划,制定项目采购计划。在制定项目采购计划过程中,依据施工反馈的到货需求计划,细化设备及材料的请购单需求计划。(4) 依据施工的设计文件需求计划以及采购的请购单需求计划,制定项目设计计划。项目设计计划根据设计文件需求计划以及请购单需求计划,制定设计各专业计划表,并向采购提出厂商资料反馈需求计划。(5) 采购根据厂商资料反馈需求计划,修订项目采购计划。上述计划制定程序,是一个动态的过程,经过设计、采购以及施工相互提出条件、反馈信息,不断调整以达到相适应的项目各阶段进度计划,以此作各阶段工作进度控制基准,跟踪控制项目进度。

3 建立项目进度跟踪检测体系,加强过程跟踪控制

在建立了项目的进度计划的基础上,应该建立项目进度跟踪检测体系,在项目执行过程中有效地跟踪检测项目进度执行情况,对过程中产生的进度偏差进行分析纠偏,而从保证项目进度目标的实现。对于电力 EPC 项目而言,项目的进度跟踪检测体系主要通过应用“赢得值原理”建立项目的进度费用综合管理控制系统,以实现项目目标执行的最优化。通过赢得值原理对项目执行效果进行测量、监控,能够及时有效地反应项目进度 / 费用状况和趋势,以便采取控制措施使得项目按照控制基准有效地执行,确保项目目标的实现。

电力 EPC 项目的设计、采购及施工进度控制计划制定后,以该计划作为控制的基准,通过项目工作分解结构将项目予以分解至最低层次的工作包(或工作项),并测算其预算费用或工时,并按照层级划分逐级累计预算费用或工时,测算出同一层级中各工作内容的权重,以此形成工作权重分配表。同时,对分解至最低层次的工作包(或工作项),设定进度测量里程碑并赋予相应权重,建立项目进度状态检测表。按照项目的进度计划,确定分解至最低层次的工作包(或工作项)的进度日程,并将其预算费用或工时按照检测周期进行加载,以此形成项目的进度控制检测基准曲线。

结束语

在电力 EPC 项目中,进度计划管理作为项目管理工作的重点,对整个项目的实施起着统领的作用,项目所有工作紧紧围绕着计划的执行落实而展开。其计划管理具有复杂性、联动性、系统性的特点,在项目管理工作中应该重视计划管理体系的建设与维护,系统性的管理电力 EPC 项目中的设计、采购以及施工进度计划,对于高效而有序的执行项目、节约项目成本、如期完成项目建设具有重要的意义。

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