学校档案升级验收篇（1）

以科学发展观为指导，以《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等为法律依据，把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照标准，狠抓薄弱环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施步骤和主要任务

严格对照《高等学校档案管理办法》和达标升级标准，实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，针对存在的薄弱环节，我校aa级达标工作原则上按照以下具体步骤组织实施：

（一）加大档案材料的收集力度，进一步丰富馆藏，大幅度提高馆藏数量。

1、原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门，除12个二级学院和理工学院外，现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保存档案中的凡属学校立卷归档范围的材料要全部重新整理并移交进馆。

2、科研处所保存的科研档案材料，按项目结题原则进行立卷归档，凡已结题的科研项目档案材料要全部整理并移交进馆。

3、对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料，尤其是历届毕业生学籍卡片、成绩总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

4、组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件材料进行一次全面清理和移交，以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。

5、完成已收集进馆的零散文件材料的立卷归档工作。

责任人：材料收集整理组，张本琴负责督促指导，馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。

（二）加大档案整理力度，进一步提高档案整理业务质量，使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

1、按照试行“三合一制度”，区分类目、保存价值和保存期限，对新补进馆的文书档案材料进行规范化立卷归档，与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合，鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。

2、按照各类专业档案整理规范要求，完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，编制检索工具。

责任人：材料收集整理组，鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。

3、组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍），会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。

责任人：档案编研组，鉴定与督导组参与。完成时间：6月。

4、完成档案工作文件制度修订制订，汇编成册，印发全校。

责任人：档案编研组，完成时间：上半年。

5、会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。

责任人：胡鹏飞、唐甜甜，完成时间：10月之前。

（三）启动电子扫描和计算机著录工作，以招投标方式引进市场专业公司，把近5年产生的适宜永久保存的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对部分纸质档案进行数字化处理，有选择地实现档案信息网络化。

责任人：电子著录组，各单位各部门档案员和学工助理等配合，完成时间：10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

（一）将档案aa达标工作作为重要工作，列入学校党政工作要点，提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。

（二）成立学校档案达标升级工作领导小组，其成员如下：

组长：李儒寿

副组长：李文学

成员：档案馆、网络中心负责人，各单位各部门分管领导，达标工作督导员。

领导小组下设办公室和工作专班，负责组织实施达标升级的具体工作。

办公室主任：熊华山（兼）

收集整理组：廖文胜胡鹏飞梁小玲唐甜甜姚胐朏

章勇陈媛冷鲜慧马陆杰许嫚嫚

杨茜毛竹弋兵马可

电子著录组：郭自龙胡鹏飞潘虎祝睿

档案编研组：熊华山廖文胜姚胐朏

鉴定与督导组：刘万君熊华山张本琴黄文

（三）调整和确定档案工作网络，重新明确各单位部门分管领导和专兼职档案员。并按照国家有关档案法规，出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参加档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。

（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

（六）以招投标方式引进市场专业公司，对已立卷归档的案卷进行数字化处理，相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。

（七）为馆舍区域走廊安装防盗门，现库房安装内置防盗窗网。

（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

（九）在完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评，撰写自评报告，向省市档案局提出检查验收申请。

四、几点要求

实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》的切实有效举措，是全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。

档案达标升级是一个系统工程，从现在到明年底只有一年的时间，任务艰巨，困难很多。全校上下必须统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。

（一）按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各单位各部门要不折不扣地按时移交档案馆。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关单位和部门及相关人员责任。

学校档案升级验收篇（2）

一、指导思想和工作目标

以《档案法》高等学校档案管理方法》和《省档案管理条例》等为法律依据，以科学发展观为指导。把档案达标升级工作与学校干部能力作风建设年活动紧密结合起来，进一步提高全校档案意识和专兼职人员的档案业务能力和素质，建立健全档案工作规章制度，理顺体制机制，夯实基础，对照规范，狠抓单薄环节，积极争取省市档案局指导和支持，虚心请教，多方取经，力争在底前实现aa级档案工作规范管理达标；然后再用2-3年的时间实现aaa级达标，从而实现我校档案工作的高起点跨越式发展目标。

二、aa级达标工作的实施方法和主要任务

实事求是地分析我校档案工作的现状与实际，严格对照《高等学校档案管理方法》和达标升级规范。针对存在单薄环节，校aa级达标工作原则上依照以下具体方法组织实施：

（一）加大档案资料的收集力度。大幅度提高馆藏数量。

除12个二级学院和理工学院外，1原拟设档案分室的教务处、继教学院等单位和部门。现一律视作档案集中统一管理体制下的立卷归档单位部门，对过去所保管档案中的凡属学校立卷归档范围的资料要全部重新整理并移交进馆。

按项目结题原则进行立卷归档，2科研处所保管的科研档案资料。凡已结题的科研项目档案资料要全部整理并移交进馆。

尤其是历届毕业生学籍卡片、效果总表、学位照及毕业集体照等要抓紧催交，3对各二级学院成立前后所形成的属于应归档范围的五类档案材料。要在本年度二级学院档案检查验收中完成整理并移交进馆。

以弥补已上架的这几年档案类目和材料的不全。4组织机关各职能部门对－五年间形成的应归档文件资料进行一次全面清理和移交。

5完成已收集进馆的零散文件资料的立卷归档工作。

张本琴负责督促指导，责任人：资料收集整理组。馆内其他同志和全校专兼职档案员配合执行。完成时间：本学期寒假之前。

（二）加大档案整理力度。使已上架的近5年档案案卷达到整理规范要求。

对新补进馆的文书档案资料进行规范化立卷归档，1依照试行“三合一制度”区分类目、保管价值和保存期限。与原已上架的相关案卷重新整合，重新排架，编制检索工具。

鉴定与督导组参与。完成时间：12月－5月。责任人：资料收集整理组、相关部门兼职档案员、学工助理配合。

完成对已进馆的基建档案、会计档案、科研档案和声像档案的规范整理立卷，2依照各类专业档案整理规范要求。编制检索工具。

鉴定与督导组参与。完成时间：5月之前。责任人：资料收集整理组。

3组织力量补充编写至今的每年馆藏档案全宗说明（全宗介绍）会同校办补充整理襄樊学院合并组建以来每年大事记。

鉴定与督导组参与。完成时间：6月。责任人：档案编研组。

汇编成册，4完成档案工作文件制度修订制订。印发全校。

完成时间：上半年。责任人：档案编研组。

5会同组织人事部门做好副处副高以上干部教师档案整理备检工作。

完成时间：10月之前。责任人：

（三）启动电子扫描和计算机着录工作。把近5年产生的适宜永久保管的文书档案案卷目录和卷内目录录入档案管理软件系统，并对局部纸质档案进行数字化处置，有选择地实现档案信息网络化。

各单位各部门档案员和学工助理等配合，责任人：电子着录组。完成时间：10月之前。

三、aa级达标的相关准备工作

（一）将档案aa达标工作作为重要工作。提高档案工作在年度目标责任考核中的分值权重。

（二）成立学校档案达标升级工作领导小组。

组长：

副组长：

各单位各部门分管领导，成员：档案馆、网络中心负责人。达标工作督导员。

负责组织实施达标升级的具体工作。领导小组下设办公室和工作专班。

办公室主任：

收集整理组：

电子着录组：

档案编研组：

鉴定与督导组：

（三）调整和确定档案工作网络。出台相关政策，让条件允许的二级学院设置档案员专岗，兼职从事资料员工作，可参与档案系列职称评聘，享受相关待遇。学校机关相关职能部门可视岗位工作实际情况设置档案员专岗，以利调动其工作积极性。

（四）适时召开全校档案规范管理达标升级工作动员会。

（五）以引进和调配方式为档案馆增加档案信息计算机管理和档案编研方面的本硕以上学历专业人才各1名。

（六）以招投标方式引进市场专业公司。相应购买网络版高校档案管理软件，配置专用服务器和公共查询终端。

（七）为馆舍区域走廊装置防盗门。

（八）适时邀请省市档案局领导和专家来校指导。

（九）完成上述软硬件备检工作基础上进行校内自查自评。向省市档案局检查验收申请。

四、几点要求

全面提升学校综合管理水平、建设全国知名的有较高水平的教学型大学的需要，实现档案达标升级是深入贯彻落实《高等学校档案管理方法》切实有效举措。也是切实提高我校档案业务工作水平，实现档案工作高起点跨越式发展的重要举措。另一方面，顺利实现档案达标升级也可以给全校教职工带来切实的经济实惠。

从现在明年底只有一年的时间，档案达标升级是一个系统工程。任务艰巨，困难很多。全校上下必需统一思想，凝聚共识，拿出迎接教育部本科教学工作水平评估的精神和劲头，增强责任意识，勇于攻坚克难，扎实做好各项准备工作，确保顺利达标。全校各单位部门都要高度重视档案升级达标工作，主要负责同志和分管领导要亲自过问，亲自协调。

学校档案升级验收篇（3）

每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门，对我校文书档案和人事档案的督导评估检查，每次的检查过程中，我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题，笔者认真地总结、体会和认识后，就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。

一、了解两个概念

（一）文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制，我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录，是学校一切工作的真实体现，是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。

（二）档案整理与积累。档案整理，是指把零散的和有利用价值的材料，进一步梳理的档案资料，进行基本的分类、组卷和编目，使其系统化、科学化，有利于学校工作的保管和使用。

二、对学校档案工作检查的目的意义

每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查，涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，查看材料，开座谈。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。

教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校的管理，改善教学内容和方法，全面提升办学水平和质量，为国家培养人才，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长正确评价学校，关心和支持学校建设；促进教育事业的改革和发展，推进和谐校园。

三、掌握工作标准 扎扎实实工作

根据多年来的工作经验，我认为，无论干什么工作，只有扎扎实实做好平常工作，平时注重常规材料积累，档案资料的收集、整理、立卷、归档，才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。

（一）加强领导，把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名干事兼职档案员，负责本部门日常档案整理。

（二）认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会，学习有关档案管理办法和归档文件整理方法，增强工作人员的档案管理素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出新的要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。

（三）抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注，及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料，并定期地向主管部门做细做实工作汇报，争取得到领导的支持。

（四）克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的联系，把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理装订成册。

（五）注重细节，重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量和使用效果。因此，各处室兼职人员都非常注意各个工作细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。

四、常规档案整理

（一）计划总结类。开学初，学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划，制定了各部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。

（二）教育教学活动类。学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：

1.教学活动类：（1）公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单（或表彰决定）、音像资料、宣传报道等。（2）教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。（3）学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 （下转第68页）（上接第78页）

学校档案升级验收篇（4）

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（b）-0126-02

随着我国教育体制的不断改革与深化，高等院校办学规模也在逐渐扩大，二级学校的有效建立并进行二级管理模式成为了如今大部分高等院校发展的必然趋势。结合不同学科具有的特性，将一些学科进行有效的结合，并建立二级学校，逐渐实现学科之间进行的优势互补，提升学校内部的教学水平，推动学校内部资源的优化配置，最终实现教学的最大价值。该文主要研究探讨的是二级学校内部具体的档案管理模式。

1 高校二级学院建立档案管理存在的重要问题

高校实行两级管理这一有效的管理模还没有较多的经验，发展的时间比较短，二级学院内部具体的管理工作仍然存在很多的问题需要不断的改善，其中包括档案管理相关的工作，以下主要讲述了二级学院内部档案管理存在的几点重要问题。

1.1 不重视档案管理的相关工作，缺乏档案意识

一般情况下，二级院校普遍都是在原有学校的基础之上进行建设，并处于教学重要的第一线，管理水平比较高，但是对于档案管理相关的工作并没有得到足够的重视。无论是学校的上级领导还是一些从事日常教学的普通教职工来说，都非常重视教学以及学科科研工作具有的重要作用，但是却忽视了对一些工作中经常使用的档案资料具体的管理工作，并且，平时不会特意的收集各种教学的档案资料，只是简单的认为对教学材料进行的档案管理工作只不过是进行适当的整理或者是对资料进行装订，将所有档案管理相关的工作内容看成是自己没有必要承担的额外工作，只是遇到上级领导进行定期检查的时候，组织临时突击，简单的应付各种检查，实际的管理工作存在较大的漏洞。另一方面，存在部分教师对于档案收集整体以及归档等工作存在非常严重的抵触心理。部分教师认为一些非常重要的教学成果都属于自己的劳动成果，只能自己进行保管，不愿意上交到院校内部的档案部门，还存在部分教师为了能够更加方便的进行查阅，将一些资料据为己有，这些教师的行为都为如今的档案管理工作添加了更大的困难。

1.2 缺乏准确的规章制度

二级学院内部的档案管理起步比较晚，在工作的过程中经常忽视程序化以及规范化具有的重要作用，只是非常习惯的进行一些个案的处理工作，按照自身拥有的工作经验完成管理工作，并没有比较准确的规章制度或者是规范档案管理的实施细则。第一，没有明确的界限。部分二级学校内部的文件资源逐渐开始被列入到档案室中，依然存在大量的档案资料仍然没有被列入到档案室中，这就导致大量有价值的资源没有得到及时的收集与整体，只是非常随意的乱放，无法实现集中管理。第二，管理工作不够细致。一些已经收集的档案资料仍然没有得到有效的保管，管理工作非常的混乱，所有的档案资料都混乱的存放在一起，无法实现即时的查找，同时很可能会导致重要的档案资料丢失。第三，没有明确具体的职责分配。部分二级学校内部虽然配备了相应的管理工作人员，同时由相应的领导负责管理，但是具体的管理职责还没有进行明确的分工。

1.3 档案管理相关的工作人员自身的综合素质并不高

二级学院内部受到编制等问题的影响，大部分都没有设立非常专业的档案管理工作人员，一般情况下都是由学校内部的教学秘书负责。二级学校重要的信息中心就是教学秘书，起到了对信息进行上传下达的重要作用，成为了交流的重要桥梁。由学校内部的教学秘书担任具体的档案管理工作，虽然有利于学校内部档案管理相关的工作，但是，教学秘书只是将档案管理相关工作作为自己的兼职，自身缺乏较强的档案管理意识同时没有经过比较专业集中的业务训练，对于档案管理需要掌握的一些归档范围、归档的基本元素以及相关的规程序都没有准确的了解，并且，学校缺乏对兼职档案管理进行的专业培训以及专业指导，这些现象都会导致最后的档案管理相关工作非常的混乱，没有准确的工作原则。另一方面，二级院校内部的管理工作涉及到了学校内部运转的整个过程，包含的内容非常的复杂，拥有较大的工作量，这就必然需要教学秘书在完成了自己的本职工作以后，继续承担一些档案的管理工作，工作量非常大，整理的内容非常的复杂，这就会导致档案管理的相关工作会出现较多的失误，教学秘书繁重的工作任务，也可能会导致一些非常重要的材料得不到及时的收集与管理，甚至会出现流失的情况，档案管理工作的质量非常差，并且没有比较规范的管理准则，使档案管理工作并不完整。

1.4 特色得不到有效的突出

目前，大部分二级院校内部的档案管理工作大多都是一些学校制定的各种文件，或者是学生上交的毕业论文，档案收集的内容都是相同的，并且，没有太大的使用价值，这将会直接影响二级学院内部开展具体的档案管理工作。二级院校内部的档案管理工作与学校内部的档案管理存在一定的差异，二级学院比较注重的是本学院学生具有的特色，并突出学科专业具有的特色以及优势，具体的档案资料需要充分的反映院校内进行建设的最大成就。这就需要建立一些对学生进行人才培养过程中保留的具有较高价值的档案，以及一些重点学科建立的各种档案资料，突出研究成果具有的重要意义。但是目前二级院校内部的档案管理相关工作仍然没有自身的特色进行突出，没有比较完善的收集工作。

2 建立二级学院内部档案管理模式的有效措施

想要解决二级学院内部存在的各种档案管理的问题，需要及时建立比较完善的管理模式，结合目前大部分二级学院具体的档案管理现状，对完善档案管理模式提出了几点有效的措施。

2.1 加强档案意识，对管理工作进行有效的规范

加强对各种档案管理工作以及相关法律内容的宣传以及推广，对于一些从事兼职档案管理的相关工作人员组织进行定期的培训或者是专业的指导，有效的提升档案管理相关工作人员自身的综合素质。开办一些档案管理的讲座活动，提升二级院校上级领导以及普通教职工自身具有的档案意识，将档案管理具体的思想内容逐渐贯穿到所有工作细节中。档案主要是根据文件资料逐渐演化而成，如果没有一些重要的有价值的文件资料也不会产生相应的档案管理工作。只有建立科学有效的管理体制，培养工作人员拥有较强的档案意识，才能完成比较完善的档案工作。这就需要对二级学院内部的档案管理工作进行一定的规范，并将档案与管理相互结合，实现档案的有效管理。

2.2 进行统一指导，并逐渐完善各种规章制度

二级院校内部具体的档案管理工作具有较强的双重性，其中，一方面，二级学院属于学校内部的下属部门，具体的档案工作也只是整个学校档案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的档案资料需要被列入到学校内部的档案资料中，需要二级学校具体的管理工作人员做好编制工作并将重要的内容进行移交。另一方面，所有的二级学院都属于比较独立的教学单位，具体的档案管理工作人员将会受到二级学校内部的直接管理，但是，具体的工作业务仍然会受到高校档案部门及时的监督以及管理。如今，颁布的一些宪法以及规范都为高校内部的档案工作进行了恰当的分类，并为管理工作提供了一定的法律依据，因此，二级学院具体的档案管理工作需要结合高校内部制定的档案管理相关规定，并充分结合自身具有的特点，制定属于自己的特色的档案管理制度。对档案管理中具体的收集、整理以及移交等工作进行科学合理的规范。具有制度化的管理是所有二级学院档案管理相关工作的关键内容，只有拥有比较完善的制度以及规范才能有效的避免档案管理出现混乱，保证档案管理有条不紊的顺利完成。

2.3 发挥自身具有的特色

在档案管理具体的工作中，二级学院需要充分突出自身具有的特点，并发挥最大的价值。首先，反应二级院校具体发展情况的相关资料都是通过二级学院本身完成管理工作，材料的具体内容并没有对高校进行档案归档发挥一定的价值，但是却充分的体现了二级学院资深具体的发展情况以及工作的具体进度等，彰显了二级学院发展壮大的整个变化过程，这些档案资料对于二级学院来说具有非常重要的价值。其次，二级学校内部的学科或者是专业存在较大的差异，这也直接决定了档案管理工作上存在较大的差异。因此，档案管理相关的工作需要突出特色。

2.4 实现网络化的管理

利用先进的网络技术手段，在学校档案管理以及二级学校内部档案管理建立有效的信息交流桥梁，并在各个档案管理部门中建立有效的信息交流平台，实现网络化的管理工作，这也是探索二级学院内部档案管理工作的新的方向。首先，利用先进的网络技术完成二级院校与高校内部之间的协调工作，严格监督档案管理的建设工作，避免出现任何的重复建设，减少资源的浪费。其次，利用网络系统实现二级学校对高校内部具体文件或者是档案资料的接收工作，还可以利用网络建立电子材料并上交到学校档案中。这种网络化的管理提高了档案管理相关工作的工作效率，同时有效的提升了工作的质量，充分发挥了网络具有的重要作用，提升整个档案管理的水平。

3 结语

综上所述，在现代大学制度逐渐完善与改革的整个过程中，完善二级学校内部具体的档案管理工作成为了提高高校档案管理水平的有效措施，也是逐渐加强高校内部管理重要的途径。为了更好的适应如今高校发展的社会形势，需要积极的探索档案管理相关工作中存在的重要问题，并制定有效的改善措施，将档案管理相关工作作为如今高校内部管理的重要内容，并提高高校领导的重视程度，最终实现二级学校内部档案管理工作的不断发展与完善。

参考文献

[1] 赖华红.高校二级学院档案管理工作亟待加强[J].秘书之友，2013（3）.

[2] 吕鸿.以教学工作水平评估为契机，促进高校教学档案规范化建设[J].中国大学教学，2010（6）.

学校档案升级验收篇（5）

中学档案是在日常教学工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、去伪存真、分类归纳、认真整理形成的，是学校开展各项工作的原始记录，是反映学校历史的真实资料。我们学校把所有档案分为两大板块，一块是党政机关行政工作档案，一块是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理等各个方面。档案工作的根本目的在于利用，主要通过保存好第一手资料，为学校各项工作提供参考和服务。具体来说，我校为提高档案管理水平，从以下几方面对档案管理模式进行了尝试和创新。

1、强化管理，增强档案意识

增强档案意识，是做好档案工作的首要条件。为了切实增强校领导和老师的档案意识，我们从三个方面做好宣传工作：（1）宣传档案管理在校务中的地位和作用，让大家认识到档案管理是一项关系学校建设、教学改革、教师晋升以及学生管理的工作；（2）宣传档案管理与学校职能部门工作的密切关系，使大家认识到档案工作与职能部门工作之间是一种相互服务、相互促进的辩证关系；（3）宣传档案管理的基础知识，让大家了解档案管理基本流程，以获得他们的配合和支持。在提高大家的档案意识基础上，我们从以下四个方面强化档案管理。

（1）、管理组织方面。由过去只是由一个分管领导重视变为领导群体重视，做到了校长亲自抓，分管副校长和处室主任具体抓，其他领导积极主动配合抓。学校成立了以主管档案副校长为组长的档案领导小组，为档案管理和开发利用提供了有力的组织保障。

（2）、管理人员方面。由过去只是档案员管理转变为以副校长为主体、有关处室配合的网络管理体系。各处室配备了档案联络员，形成了全校各部门主动支持档案管理的局面。

（3）、管理内容方面。由过去只重视文书档案转变为有人事、财务、基建、教研、教学等全面管理综合档案，做到了全校档案资料按标准统一收集整理，按规定要求统一分类管理。

（4）、管理设施方面。由过去简陋的条件转变为基本符合规定的标准要求。各处室、各年段严格按照规定，配置了简单而实用的档案管理设施，做到专人专室和专柜。为了使档案有较好的管理条件，把过去简单的木橱一律改为档案柜、档案装具、检索工具等，除此之外还配有温湿计、灭火器、电脑、扫描仪等设备及配套装置。

2、科学分类，实现有序归档

档案分类在档案的科学管理和开发利用中占有重要的地位，它是管理档案和利用档案的一种手段和工具，是认识档案的一种方法。档案作为教学实践活动的历史见证，如不进行分类，就无法进行管理。我们面对大量的资料，首先要做好的工作就是分类。我们学校根据档案的基本特征，分为四大卷。

（1）、行政卷。主要包括各级党委、政府有关学校建设、搬迁以及配合相关行政部门执行任务的非教学业务范围的文件、通知等。

（2）、教务卷。主要包括上级有关教学方面的指令、大纲教材、课堂教学、教学总结、质量分析、思想政治教育以及其他教务工作方面产生的材料。这部分材料的整理办法基本与文书档案相同，所不同的是归档时间要按教学年度来划分，即上年9月1日至下年8月31日。

（3）、教师卷。主要是反映教师任课、从事业务工作情况的材料，还有教师培训、职务评审、著作论文以及其他有关教师专业水平和业务工作考核材料。这部分材料主要记录了教师在校期间个人业务工作情况，不分年度，以教研组为单位，每个教师归一个卷盒。

（4）、学生卷。主要是学生入学前后材料、在校学籍材料、毕业和升学材料等。这类材料的整理，按学制年度，以班级为单位立卷，在校学生的材料暂用盒装，学生毕业离校后改用订装。

3、健全制度，提升规范程度

档案管理是一门融技术和政策性于一体的学科。我们在坚持标准上下功夫，在规范管理上花力气，积极创造条件向档案管理规范化、系统化、科学化方向迈进。（1）建立健全各种档案管理制度和登记簿。档案管理制度是实施档案有效管理的保证，为了使档案管理真正落到实处，学校建立健全了档案的使用制度、保密制度、安全保卫制度等。为了杜绝档案管理在收集、整理和利用中发生差错，我们还建立了档案借阅登记簿、收发文登记簿、机密文件登记等；（2）文件资料的传递上，一律按文件的轻重缓急，区别对待，分类处理。为了查找方便，还设立了案卷分类一览表，基本实现了收发传递“快”、资料收集“全”、整理装订“美”、查找文件“准”的目标；（3）规范了管理程序，为了更好地深化档案管理工作，规范管理及操作程序，我们坚持平时立卷，按照有关要求和规定，实行分类归档；（4）按照升级标准，我们严格实行档案盒规格统一、标识统一、目录统一和内容装订统一等“四统一”，按章行事，毫不含糊。在档案收集、归类、保存中，严格按照规定进行认真整理。

二、拓宽利用范围增强利用价值

管理档案的目标是为了利用，否则管理就失去意义。但由于长期受“档案神秘”的影响，大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑，重管轻用，从而制约了学校档案服务功能有效发挥。近年来，我们学校大胆摒弃传统观念，坚持与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为学校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务，大胆拓宽档案利用范围，提高档案利用率。

1、为咨询查证提供凭证

普通中学教学档案记录着教学的全过程，是历史的见证，它可以为查考教师工作情况、证实学生学历等提供可靠凭据。例如，我校曾经有位优秀青年教师，多次在公开教学比赛中获奖，所教学生成绩提高显著。因相关材料遗失，一时无法晋升。幸好，在我们档案室找到了学生成绩统计表、公开教学通知等相关材料，才得以晋升。

为了积极配合社会劳动就业工作，我们中学对招工对象给予特殊关怀。每当举办招聘时，招人单位要求应聘者必须出示就读中学的毕业证明。因年代久远，时代变迁，保管不善，一些校友的毕业证书早已不知去向。因此他们就想到要学校开具证明。我们依据档案室的“毕业证书存根”，凡本校毕业生，能准确说出毕业年度或届别的，只要能在相关毕业证书存根找到姓名的，我们就无偿为这些校友提供查询服务。因为是查证有据，所以学校复印或出具的证明，都能得到用人单位的认可。近几年来，我们先后为数百名历届毕业生出具了相关证明，解决了他们应聘时的燃眉之急。同时，对征兵对象也给予同样的关怀，深受社会好评。

2、为学校决策提供依据

档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育工作经验，掌握教育工作规律方面，还是在为学校决策提供依据方面，都具有不可估量的作用。现代管理的实践证明，科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓，记录着广大教职工工作和活动的方方面面，反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持，也可以把握发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料，为领导正确决策、开展教研工作、处理重大问题提供参考。当学校领导处理问题、制定规划、研究教改方案时，首先要结合本校实际情况，参考以往的经验、教训等资料。我校前几年为了探索出一条科学育人的途径，开办了两个试验班。当试验班毕业后，校领导在衡量试验班教学的成功与失败，是否继续开办时，如果仅仅依据试验班的升学率来判断，明显不对。因为试验班的学生都是优秀生，教师力量配备最强，升学率高是必然的，要做出正确的决策，就必须将试验班的各个方面情况与普通班加以比较，如新生入学登记表、入学考试成绩、教师配备情况，教学方案、教材、各个阶段试题及测验情况等材料，这些材料只有从健全的教学档案中才能找到，也只有通过这些材料才能对试验班是否继续开办做出最后的决定。

学校档案升级验收篇（6）

升级后的高职院校建校时间短，档案意识淡薄，对档案工作缺乏长远的发展规划。不能有效地实现档案管理的科学发展和可持续发展，致使档案工作存在着滞后性，档案的查考利用价值表现得不明显。

2.档案资料收集不完整，归档制度不健全

中专学校升格为高职院校，由于管理方式的不同，实行院系两级管理，缺少专职档案员，材料保存不完整，文件乱丢乱放。例如，外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，造成会议文件不能及时归档；学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全，教师的个人研究成果甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中，一些设备、科研等类目的材料归档不全，规章制度流于形式，严重影响了档案的完整性和准确性。

3.忽视特色档案的形成，缺少信息资源共享

特色档案能体现学校与众不同的个性，也是办学特色的最好体现。高职院校的档案种类繁多，内容丰富，形式多样，但反映学院教学特色的精品课程材料，教师自编讲义、教材，没有及时归档，这势必影响档案的利用价值。在办公自动化的今天，信息资源共享在经济发展、社会进步中发挥着越来越举足轻重的作用，高校档案涉及高校办学过程中的教学、科研、管理、人事、基础建设、发展规划等各个方面的文字、图片、音像资料。由于信息化管理手段落后，院系之间信息资源的传递不够顺畅，直接影响了档案资源的共享。

4.档案兼职人员专业素质良莠不齐

负责档案管理的工作人员有的是经过专业培训的专职人员，但大多是不具备档案专业知识的兼职人员；再加上对档案工作不重视，部分档案管理人员缺乏工作热情和责任心；另外，档案信息技术、外语、文史哲等多层面知识和应用能力比较欠缺，远不能满足档案形势多元化、档案服务大众化、档案管理现代化的要求。

二、高职院校如何做好升级后的档案管理工作

1.强化档案意识，理顺管理体制

升级后的高职院校应通过学习《档案法》和《高校档案管理办法》等，增强各级领导和广大教职工的档案意识，使档案工作有章可循，有法可依。加强对档案工作的领导，按照上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，形成各职能部门齐抓共管的局面；健全管理体制，从组织上保证档案工作的顺利开展，利用校园网建立档案管理信息网，使档案工作与学院其他管理工作同步发展，纳入学院的整体发展规划，解决好档案管理工作中的机构设置、人员编制、设备添置、经费开支等基础性建设，使学校档案工作跟上教学改革的步伐。

2.完善制度建设，规范档案管理

（1）完善档案管理工作制度，是档案工作逐步实现法制化、制度化、规范化管理的保障。建立院、系两级档案管理制度，主要包括各门类载体的档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度，档案的保管、借阅制度，利用保密制度等。对院系档案管理人员提出明确的工作目标和工作要求，实行档案部门立卷，维护档案的完整与安全，使散存在各部门或个人手中的有重要保存价值的文件材料及时归档，从制度上保证档案的收集、归档和保存。

（2）加强教学档案的管理，重视特色档案积累。教学档案是在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表等各种载体材料，也是学校档案的核心和重点。对教学过程中产生的大量特色教案、课件以及创新教学、公开课评比、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料收集。

3.加强档案信息化建设，实现信息资源共享

文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则，是办公自动化对档案管理提出的必然要求。档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化的步伐，使档案管理实现从实物管理向信息化管理的转变，从静态管理向动态管理转变，从封闭被动向开放、主动转变。做好编研开发工作，使档案信息的产生、传递、存储、利用、服务形成全面、完整、合理的网络信息结构。加快实现高职院校的信息化、数字化和网络化建设，不断提高档案的利用效率，早日实现高校档案网络的互通和共享。

学校档案升级验收篇（7）

[中图分类号] G271;G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2015）01-0170-03

高校科研档案是高校承担的教学研究、科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体等材料。它客观记载了高校科研实践活动的过程，而且记录了科研人员在科研活动中的科研创意、科研经验、科研成果，是科研人员智慧的结晶，是高校科研水平的重要标志。新时期随着高校科研工作的不断推进，科研档案已成为高校档案的重要组成部分。加强科研档案的收集归档，规范和完善科研文件材料的积累，充分开发和利用科研信息资源，对于高校的教学发展、人才培养和科研成果推广、科研再活动、科研能力提升都将发挥着越来越重要的作用。但从当前高校科研信息资源开发利用最基础的环节――科研档案归档工作的实际情况看，明显存在诸多缺陷和问题。

一是对科研档案归档的观念淡薄。有些科研部门更多关注的是如何争取项目和资金、如何保证如期取得科研成果，普遍缺乏对事后科研文件材料归档的责任意识，甚至对档案部门的工作不予积极支持配合，表现为态度冷漠、马虎应付、拖延推脱。有些科研部门在向上级机关办理科研成果登记、申报评优评奖时，拿走存档的文件材料，却不能及时归还，导致科研档案材料处于零乱不规整状态。

二是科研档案收集工作难度大。有的科研人员只考虑个人工作便利，将关键性资料长期留在手中;有的对科研成果能否得到有效保护存在疑虑，担心资料归档后科研信息会失控，以各种理由回避相关资料特别是核心资料的归档。有一些科研项目，出资人并未对完成课题研究后必须形成完整的科研档案有硬性的要求，课题（项目）组不需出具归档完整的证明即可通过项目验收。由于科研档案归档缺乏有效的制约措施，常常发生课题（项目）组不交档案，档案部门三番五次向课题（项目）组和科研人员催收科研档案却毫无结果的状况，严重影响了科研档案的顺利归档。

三是科研档案归档质量不高。参与科研档案归档工作的科研人员和部门兼职档案员，大多不太熟悉档案管理这门专业，缺乏实际工作经验，业务上凭感觉，做多少算多少，很大程度上影响了科研档案归档的水平和质量。当前，科研档案归档工作状况不容乐观，对已收集归档的科研档案的质量问题同样不容乐观，其中最突出的问题是文件材料不完整、不规范，如文字材料多，其他载体材料如光盘、磁盘、图表、照片少;复印件多，原件少;红头文件多，专业文件材料少等等。

笔者针对当前高校科研档案归档中存在的缺陷和问题，对如何采取相应的对策，谈几点粗浅的想法和建议。

一、充分认识完善高校科研档案的重要意义和作用，是做好新时期科研档案归档工作的前提

党的十提出实施创新驱动发展战略。“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”。西方人更是把振兴经济的主要希望寄托在科技创新上。高校不仅是培育科研人才的重要基地，而且是“产学研”协力实现创新战略的实际参与者。科研档案印记着科技创新的足迹，体现着办学的特色和实际科研水平，因而完善高校科研档案有着以下四方面的意义和作用：一是情报“晴雨表”的作用。高校领导通过科研档案反映的真实情况，更好地通观全局，及时针对某一方面或某一层面存在的薄弱环节，有重点地加强人力、财力的投入，使之在较短的时间内加快科研步伐，力求有所建树。二是实例和凭证的作用。许多高校都以丰硕的科研成果来体现本校与众不同的特色，并以此吸引地方政府和社会各界的关注和支持。如果档案工作跟不上，拿不出完整的实实在在的案例材料和凭据，在尊重客观事实的科学面前，就难以取信于人。三是“梯子”的作用。牛顿曾说过：“如果我看得比别人更远些，那是因为我站在巨人的肩膀上。”完整配套的科研档案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低层次的重复劳动;有了“梯子”，就可以让大家顺梯而上站在高处共享科研成果。四是“鞭子”的作用。科研档案的收集整理，是建立在一般性档案材料收集整理基础之上，具有周期长、专业性强、分散难集中等特点的一项具有挑战性的工作。提出做好科研档案归档的要求，实际上是档案管理档次的提升，对档案管理人员是一种鞭策和激励，推动他们努力跟上时代的步伐，自觉提高个人素养，更全面更高层次地去完成好档案管理工作。

要使各级领导干部、科研人员和档案管理人员都清楚地认识到科研档案收集归档工作的意义和作用，仅靠颁发几份文件、做几次动员报告是难以奏效的。这需要高校领导层予以关注，坚持把科研档案工作与高校人才培养、科技创新能力的提升联系起来看待，并摆在适当位置上进行宣传和引导，还要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新时期加强科研档案管理工作的重要意义和作用，从而能很好地理解、支持、参与科研档案的归档工作。

二、探讨界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的重要环节

标准是衡量人或事物的依据或准则。《文选・袁宏》有：“器范自然，标准无假。”秦始皇统一度量衡，对于推动当时经济社会的发展起到里程碑的作用。由此可见，标准化所起的作用是至关重要的。当前一些高校对科研档案的归档标准和范围的界定较为笼统，在具体操作中存在较大自由发挥的空间。这对规范归档工作，保证档案质量，有效地实现科研档案的自身价值，是十分不利的。我们必须看到，新时期，随着高校科研工作的快速推进，科研水平的不断提升，科研档案的形成也发生了巨大变化，其结构层次多维，内涵更加丰富。如科研课题（项目）级别有部级、省级、校级不等，科研课题（项目）经费有几千、几万、几十万元不等。同时，高校科研档案形成数量也在膨胀，科研文件材料来源渠道越来越多，种类呈多样化。如有的来源于政府，有的来源于社会。有的科研实验阶段形成的各种测试、观测、调查、考察等原始记录、数据处理材料就多达几十卷甚至上百卷。还有科研活动的周期长短不一，有的科研课题（项目）几个月内即可完成，有的需要一、二年，甚至更长时间。有的科研课题（项目）因各种原因中途“搁浅”，甚至“夭折”等等。

面对这种头绪繁多、错综复杂的状况，认真探讨、科学界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的不可逾越的重要环节。笔者认为，各高校遵循科研档案归档以科研文件材料是否具有保存价值为标准，凡是直接记录和反映本单位科研活动的，具有现实和长远保存价值的科研文件材料，都应列入归档范围，这无疑是正确的。这是科研档案归档标准化的大前提，是基本原则和要求。但当前遇到急需解决的问题是，如何在此基础上，坚持从各高校实际出发，修订出符合本校科研工作实际情况的可操作性强的具体标准和范围，并且要细化到对某阶段某些类型的文件材料应归档，对某些类型的文件材料则不必归档。比如科研准备阶段的开题报告与课题调研论证材料、课题研究计划、执行情况、计划调整或撤销报告等文件材料必须归档。一些取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。而未生效的科研项目合同、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目等文件材料可以不归档。归档和不归档的文件材料界定得越具体越明确，科研档案归档工作就越落实。

三、建立健全科学合理、规范有序的归档管理体制，是提升科研档案归档质量和水平的关键

改革开放的总设计师邓小平同志高度重视管理体制建设，他极力反对那种“名曰集体负责，实际上等于无人负责”的浮躁、松散的管理模式，并称之为“危险的祸害”，必须予以根除。科研档案将长期服务于高校教育发展事业，随着高校科研活动的广度和深度的不断扩大，科研档案归档的难度和要求也随之提高。要在人类社会又迎来新一轮改革创新的浪潮中有所作为，保质保量地完成科研档案的归档任务，就必须建立和不断完善科学规范的管理体制和组织模式，明确相关部门和人员工作职责，合理分工，做到分级管理，层层负责，狠抓落实。

（一）突出科研课题（项目）组的归档主体地位

作为科研档案主要来源的课题（项目）组，掌握着科研课题的第一手资料，对本课题（项目）产生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互间的有机联系，便于遵循规律，把握重点，高质高效的完成归档任务。因此，科研课题（项目）组理所当然应成为完成归档任务的主体。科研相关部门、档案部门应管好科研档案的源头，紧紧抓住课题（项目）组这一基础环节，特别在科研文件的形成与积累阶段，更要充分利用课题（项目）组的各种优势，把归档的各项工作抓紧抓实。

归档的主体地位是要通过明确管理人员责任和权限来实现的。笔者倾向课题（项目）组应作为档案归档的立卷单位，做到科研课题（项目）一经立项，就在课题（项目）组内选定一名责任心强的兼职档案员，全权负责科研档案材料的收集归档工作，课题（项目）组应提供必备的各种条件，支持其尽心尽责地完成好工作任务。

（二）充分发挥科研部门的监管作用

科研部门作为科研活动的管理部门，科研课题（项目）从课题申请、经费审批、计划书下达、科研进度检查以及成果验收等各阶段都是在科研部门直接管理监督之下进行的。因此，对于科研档案的收集归档，科研部门相比档案部门而言，更易于介入，更能有效地把握重要环节，做好监管工作。科研部门要把对科研档案收集归档的监管作为自己的重要职责，并有序地细化到科研活动各关键阶段中去。

首先，立项阶段。高校科研部门在订立课题（项目）合同时就应加入关于档案归档的条款。科研课题（项目）一经批准，课题（项目）负责人就要向科研部门办理科研档案预立卷手续。此后，还可以在经费下拨、项目进度检查等环节，对科研档案归档工作落实情况进行跟踪检查，发现问题，及时解决。

其次，鉴定验收阶段。课题（项目）结束时，科研部门对课题（项目）进行检查验收，同时也要对科研档案归档情况进行检查验收。应明确规定，课题（项目）负责人向科研部门办理档案材料归档手续后，才能申请技术鉴定或专家评审。凡是没有提供完整的科研档案材料的课题（项目）不予鉴定验收。

再次，成果登记和申报奖励阶段。对申报科研成果登记或评奖的课题（项目），应进行一次科研档案归档状况的复查，凡是归档工作未做好，或尚未办妥档案材料归档移交手续的，不予进行科研成果登记与申报评奖。

（三）加强档案部门对科研档案归档工作的跟踪指导

在实际工作中，由于大部分参与科研的人员还肩负着繁重的教学任务，投入档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有疏漏，或对归档标准和范围把握不准，导致归档文件材料的不规整。因此，档案部门不能只偏重于科研档案移交和移交后的管理，而应根据科研档案形成的特点，将科研档案收集工作的跟踪指导贯穿于科研活动的全过程，对科研文件材料积累进行过细的把关，发现问题，及时采取措施予以补救，确保科研档案归档的完整规范。

四、积极完善各项配套措施，是加强科研档案归档工作的保障

唯物辩证法告诉我们，世间万事万物都不是孤立存在的，而是相互关联、相互依存的。科研档案的收集归档工作看似简单，但它在高校建设事业中生存和发展，同样需要与其他各项工作相辅相成。因而，要保证科研档案收集归档工作卓有成效地开展，就必须十分关注与之密切相关的制度建设，借助各方力量促成和完善各项配套措施，使之成为科研档案归档工作的有力保障。

认真落实档案管理工作的检查、考评制度。高校建立和实施档案管理工作检查、考评制度，不仅对档案工作本身进行考评，而且对管理人员落实责任制状况进行认真的检查考核。不少高校还建立起一套个人工作绩效考核的管理系统，并把考核的结果与相关人员的职级晋升等物质利益相挂钩，做到有赏有罚，赏罚分明。这些措施，营造了奋发向上的良好氛围，同样激励着科研人员和档案管理人员对科研档案收集归档的积极性和负责精神。档案部门应借助绩效考评等管理制度，落实好有赏有罚的具体措施，持续有效地推进科研档案归档工作的良性循环。

尽快建立保密和知识产权保护体系。高校的科研人员是科研档案形成的主体，也是科研档案收集归档和利用的最大群体。科研人员档案意识的强弱，直接影响科研档案的归档质量。因此，要特别注重引导科研人员增强档案意识，让他们自觉配合档案部门做好科研档案材料的收集归档工作。鉴于科研档案涉及知识产权、科研开发等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知识产权保护制度，认真处理好科研档案的利用与保密的关系，创新科研档案服务于教学、服务于高校的建设事业的服务方式，严格把好保密的关口，确保科研成果专题档案不泄密。要让科研人员感受到自身权益有了可靠的制度保障，同时依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑虑，积极配合相关部门做好科研文件材料的归档工作。

[ 参 考 文 献 ]

学校档案升级验收篇（8）

abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.

key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络 （下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】

[1] 周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[j].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[j].档案与建设，2003，（7）．

[3] 刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[j].浙江档案，2004，（1）．

学校档案升级验收篇（9）

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．

[2]汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作[J].档案与建设，2003，（7）．

[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

学校档案升级验收篇（10）

2.教务档案转化为行事指南。通过对过往档案资料的比对，可以查找不足，发现亮点，用以形成基本的办事规则，作为今后指导教学工作的行事指南。一是要综合比对，分析归纳。找出普遍性的、规律性的规程，用以指导我们的教学实践。二是要符合实际，合理合规。遵循教学规律，符合教学实际，要在国家政策和学校规定范围内，有针对性地总结形成行事指南，使之更具合理性，增强政策性。三是要有条有理，脉络清晰。厘清线索，归并整理，形成一以贯之的行事指南，指导各项教学工作。

3.教务档案转化为决策依据。职业院校教务档案是学校在职业教育教学实践过程中，贯彻国家方针政策，落实学校教学思想所形成的文字材料，将这些档案加以科学转化，使之成为学校构思建设发展方向，编制教学计划规划，制订相关规章制度，提供决策依据。一是要有的放矢，专项收集。有针对性地收集学校教学思想落实情况和实施效果的档案，及时反馈执行情况，以供决策参考。二是要注重比对，突出亮点。要善于把档案资料进行纵横比较，从中发掘特色亮点和创新点，为学校深化教育教学改革提供决策依据。三是要真实准确，完整全面。特别注意档案指标数据的真实性、准确性和完整性，并通过总结分析，突出其科学性，以避免误导决策或决策偏失。

二、职业院校教务档案对教学工作的提升作用

1.提升管理水平。加强职业院校教务档案管理，是规范职业教育教学行为，提升教务管理水平，突显教育教学效果的重要途径。一是加强档案管理全员化，健全档案管理网络。要从纵向建立班级到系部到教务部门的三级管理体系，强化人人重视，人人参与意识；从横向搭建学校———行企———社会“三位一体”的架构，构建全员化、全程化档案管理网络。二是加强档案管理信息化，创新档案管理方式手段。充分利用网络、媒体等多种形式，创新档案管理手段，促进档案管理的现代化、系统化和科学化。三是加强档案管理内涵化，提升档案管理质量效果。从队伍到机构，从体系到手段，从校内到校外，要建立健全管理规章制度，完善自身管理体制机制，促进档案管理良性健康发展。