建设档案管理篇（1）

在当前市场经济的不断发展中，企业为了增强其在市场中的竞争能力也在不断的追求着各种变化和管理手段的更新，档案数据管理作为当前计算机技术在管理过程中的不断应用逐步出现了管理模式的加快和进程的变化过程。数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在社会的现代化发展过程中软件管理以成为当前计算机发展的主要因素和发展前提。由于当前软管管理的过程中切法统一性和系统性，使得当前档案管理过程中存在着不同的差异。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

建设档案管理篇（2）

二、城建档案管理工作应当坚持搣史料完整准确、科学保护、方便利用攠的原则，充分开发档案信息资源，为推进城市化进程和城市经济、社会发展提供服务。

本意见用于指导*市行政区域内城建档案的形成、移交、保管、开发、利用等活动。

三、*市城乡建设委员会主管全市城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的指导。

按照建设部《城市建设档案管理规定》（61号令），委托*市城建档案管理处（馆）具体负责实施全市城建档案管理和监督工作。

城市规划、房管、市政公用、电力、电信、邮政、热力、人防等部门应当按照国家规定和本意见，协同做好城市建设档案特别是城市地下管线工程档案工作。

四、*市城市建设档案管理处（馆）具体负责实施全市城建档案管理和监督工作，其主要职责是：

（一）起草全市城建档案事业发展规划，拟定城建档案管理方案、年度计划、业务标准和技术规范。

（二）负责市区城建档案的收集、接收、保管、利用服务。受市城乡建委的委托，以城乡建委的名义实施城建档案行政处罚；监督、指导全市城建档案业务工作，组织城建档案专业培训。

（三）参加城市建设工程的竣工验收，审核和接收长期、永久保存的城市建设竣工档案。

（四）统一接收、管理全市地下管线档案。开发城建档案信息，为城市规划、建设、管理、科研工作提供服务。

（五）逐步采用现代化技术手段管理城建档案，广泛收集、积累城市建设声像档案。

（六）承担法律、法规和规章规定的其他职责。

五、在杭的中央单位、部队和省属、市属各主管机关的基建部门，负责本系统和本单位城建档案的管理工作，各级各类开发区负责本区域的城建档案管理工作，并按规定时间向市城建档案管理处（馆）移交建设工程竣工档案。

各区、县（市）建设行政主管部门管理本辖区（包括乡、镇）城乡建设档案。

六、城建档案实行统一管理，有条件地分期归档。按照国家建设部制定的《城市建设档案分类大纲》，下列范围的档案应当按时移交市城建档案管理处（馆）：

（1）城市基础档案：城市历史沿革、经济、人口、地名、水文地质、工程地质、气象、城市资源、地震、统计资料；

（2）城市规划档案：城市现状、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、长远规划、近期规划及规划管理等；

（3）城市建筑管理档案：房产（全民、集体、私人所有）档案，地产（全民、集体所有）档案，土地征用、建筑管理、市政公用工程、建筑与用地档案；

（4）市政工程档案：城市道路广场、桥梁、隧道、涵洞、排水、河道、水库、堤坝、驳岸、驳坎、泵站等；

（5）公用设施档案（地上、地下工程档案）：给水、消防、防讯、供气、供热、供电、邮政、电信、路灯、公共交通、环卫设施、广播电台、电视台等；

（6）园林名胜档案：园林绿化、公园、古树名木、名人故居、名胜古迹、纪念性建筑物等；

（7）民用建筑档案：文化、教育、医疗卫生、体育、商业、宾馆（大型旅馆）、饭店等公共建筑、高层住宅、党政军机关团体办公楼和有特色的建筑物等；

（8）工业建筑档案：大中型工厂、电站、库栈等；

（9）交通运输档案：公路、铁路、港口码头、车站、机场、货栈等；

（10）人防军事工程档案：地下干道、地下工程和平战结合工程；

（11）勘测档案：各类地形图、航测相片、大地测量成果、地形测量成果、管线测量、地质水文钻探资料；

（12）环境保护档案：污染普查、环境监测、环境质量评价、环境整治工程、白蚁防治；

（13）郊区村镇规划、建设的有关档案；

（14）城市规划、城市建设、环境保护等科研档案。

城市建设系统各专业管理部门（包括城市土地、房产、规划、环保、园林、勘察、设计、科研等）形成的业务技术档案，可以自档案形成之日起，在本单位保存5—10年，到期后必须向市城建档案管理处（馆）移交。

七、凡在本市进行的基本建设所形成的建设工程档案，应无偿向市城建档案管理处（馆）报送一套原始件档案。

前款所称建设工程竣工档案，包括工程前期档案、工程施工技术档案、工程竣工档案及建设过程中各环节形成的文字、图表、声像等各种载体档案。

建设工程项目前期管理中，有关政府职能部门在审批发放建设用地使用权属文件、建设工程规划（用地）许可证、建设工程施工许可证等建设工程的依据性文件时，应采取正本和副本的方式。其中正本留建设单位，副本移交市城建档案管理处（馆）。

八、建设单位对现有建筑物、构筑物（包括城市地下管线）进行扩建、改建或较大规模的维修时，应当及时修改、补充原有工程竣工档案，并在工程竣工验收后三个月内报送市城建档案管理处（馆），以保证档案的完整、准确；因未及时修改、补充而造成的损失，应由建设单位自行负责。

九、因体制、机构变迁而将建筑物、构筑物移交新单位管理时，必须同时移交工程档案；停、缓建工程的档案，由建设单位集中保管；单位撤销时，应将档案移交上级机关或市城建档案管理处（馆）保管。

十、重大城市改造建设项目、名人故居、古建筑等大修项目在开工前，建设单位应通知市城建档案管理处（馆）前往摄录历史原貌。

重大的城市建设工程项目，从方案论证、专家评估、招投标开始，各有关部门应通知市城建档案管理处（馆），提前介入项目声像档案、信息资料的积累；有特殊情况由建设单位自行积累的，应事先与市城建档案管理处（馆）联系，并接受业务指导。声像档案应纳入工程档案，并移交市城建档案管理处（馆）。

十一、历年来应该归档而尚未归档的城建档案，管理或使用单位应当收集或补测补绘，形成档案后报市城建档案管理处（馆）。

十二、为加强对建设工程各个环节形成的档案的管理，确保档案完整、准确，要求建设单位按下列规定执行：

（一）建设单位在从事建设工程，申领建设工程规划许可证时，必须到市城建档案管理处（馆）签订《建设工程竣工档案移交责任书》（以下简称《责任书》；《责任书》由市城乡建设委员会统一印制）。

从事建设工程、装修工程（建筑主体和承重结构变动的装修工程）的建设单位，凭《责任书》办理建设（装饰）工程施工许可证。

（二）建设工程竣工验收，应有市城建档案管理处（馆）参加；城市重点建设项目在工程竣工验收前，应由市城建档案馆，按有关规定对工程前期、施工、竣工等档案先行组织专项验收，并出具《建设工程竣工档案验收意见书》。建设单位在移交有关工程决算等档案后，发给《建设工程竣工档案验收合格证》（以下简称《合格证》）。

未取得《合格证》的项目，房地产管理部门不予核发房屋所有权证。

工程竣工验收6个月后，建设项目档案未办理移交的项目法人和直接责任人或违反前款规定发放房屋所有权证单位的负责人和直接责任人，由行政监察部门或有关部门给予行政处分。

（三）对不按规定要求移交工程竣工档案的建设单位，市城建档案管理处（馆）有权根据《责任书》的要求，限期整改补测补绘，并由市城建档案管理处（馆）报请市城乡建委，对直接责任是建设单位的，暂停其任何新建项目的立项审批；对直接责任是设计、勘察、施工、监理单位的，不予准入*市招投标市场。

（四）建设单位应当按《浙江省城市建设档案案卷质量规定》和《*市城建档案进馆技术标准》，对工程竣工档案进行组卷，并报送市城建档案管理处（馆）。

1、工程竣工档案可以分阶段移交。工程前期档案可以在工程施工期间移交，工程施工技术档案可以在工程竣工验收前移交，工程竣工档案必须在竣工验收后6个月内完成移交。

2、竣工档案可以一式多份，原件一套移交市城建档案管理处（馆）。

3、竣工档案必须系统完整、准确可靠，反映工程真实情况，做到字迹清楚、图面整洁、纸质优良、规格统一，各种鉴证手续完备。重大、重点工程必须同时移交工程声像档案。

4、竣工图一般应由施工单位负责编制，并经工程项目经理、技术负责人审核签字，加盖搣竣工图攠章。

5、凡在本市市区新建、扩建、改建的各类建设工程，均须按本规定编制工程竣工档案。

十三、建设单位应配备工程档案管理人员并持城建档案管理岗位资格证上岗。管理人员应保持相对稳定，若有变动时，应当同时办理好工程档案交接工作，防止档案遗失。

十四、对于收集、整理、保管和管理城建档案确有困难的建设单位，市城建档案管理处（馆）可以按照有关规定，为建设单位提供技术咨询和服务。

十五、经开发后的城建档案信息（包括地下管线信息），实行有偿利用。价格标准由市物价部门核准，收取的费用列入专项资金，用于城建档案信息开发工作。

十六、市城建档案管理处（馆）应当建立、健全科学的管理制度，按《中华人民共和国档案法》等有关规定，做好档案的接收、整理、保护、鉴定、保管、统计、保密、信息开发和提供利用等工作，逐步实现档案管理规范化、标准化和现代化。

十七、城市建设档案工作人员应忠于职守、维护史实、保守机密，具备城市建设档案管理专业知识，并依法取得岗位资格证书。

建设档案管理篇（3）

第三条本办法适用于市行政区域内城乡建设档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四条城建档案是城乡规划、建设和管理的基础资料，各级各部门应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业列入城乡建设发展规划。

第五条市城乡建设行政主管部门负责本市行政区域内的城建档案管理工作，业务上接受市档案行政主管部门的指导和监督。

市城建档案管理机构负责全市城建档案管理的日常工作。

第六条建设单位应设置城建档案管理机构，配备工作人员，建立健全工作制度，做好城建档案的收集、编制、保管、报送等工作。

城建档案工作人员实行持证上岗制度。城建档案管理机构档案工作人员和建设、勘察、设计、施工、监理等单位城建档案工作人员应具备相应的城建档案专业知识，并按规定取得岗位证书后方可上岗。

市城建档案管理机构应当组织城建档案管理人员进行业务培训。

第七条市城建档案管理机构依法履行下列职责:

（一）对建设工程竣工档案的整理编制、报送移交工作，进行指导、审查、验收和复核；

（二）对城市规划区内的管线工程数据和资料，进行动态更新、维护、管理和利用；

（三）接收、收集和保管需永久或长期保存的城建档案资料。

第八条市城建档案管理机构接收、管理下列城乡建设工程档案资料：

（一）工业、民用建筑工程；

（二）市政基础设施工程；

（三）公用基础设施工程；

（四）交通基础设施工程；

（五）园林绿化、风景名胜建设工程；

（六）市容环境卫生设施建设工程；

（七）城市防洪、抗震、人防等工程；

（八）军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的，穿越市区的管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

前款规定的城乡建设工程，由建设单位于工程竣工验收后3个月内，向市城建档案管理机构报送移交一套符合规定的建设工程档案。凡建设工程档案不齐全的，由市城建档案管理机构责令限期补充。

第九条建设系统各专业管理部门形成的，有关城乡规划、勘测、设计、建管、质监、造价、招投标、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用设施、房地产管理、人防等业务管理和专业技术档案，凡具有永久保存价值的，自形成之日起在本单位保管使用1至5年后，全部向市城建档案管理机构报送移交。有长期保存价值的档案，由市城建档案管理机构根据城乡建设的需要选择接收。

第十条有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料，以及其他具有保存价值的城建档案资料，由市城建档案管理机构负责收集和管理。

第十一条建设单位应当按照《建设工程文件归档整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等文件要求，组织勘察、设计、施工、监理等有关单位开展工程档案的收集、整理、归档和编制工作，并接受市城建档案管理机构的指导、检查。

第十二条本办法规定的向市城建档案管理机构移交的城建档案应为原件或原件微缩片，并符合国家档案案卷质量标准。

第十三条建设单位在办理建设工程施工许可申请手续前，应当与市城建档案管理机构签订《省建设工程档案移交合同书（责任书）》。市城乡建设行政主管部门在核发建设工程施工许可证时，应当查验市城建档案管理机构与建设单位签订的《省建设工程档案移交合同书（责任书）》；未签署《省建设工程档案移交合同书（责任书）》的，市城乡建设行政主管部门不予办理施工许可手续。

第十四条列入城建档案接收范围的工程，建设单位应当在工程竣工验收前，申请市城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格的，由市城建档案管理机构出具《省建设工程档案预验收意见书》；预验收不合格的，由市城建档案管理机构将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善相关资料。

建设单位取得《省建设工程档案预验收意见书》后，方可组织工程竣工验收。市城乡建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《省建设工程档案预验收意见书》，将《省建设工程档案预验收意见书》作为核发竣工验收备案证明的依据之一。

属于政府投资主管部门组织或委托组织竣工验收的固定资产投资项目，其建设工程档案的验收由市城建档案管理机构提报市档案行政主管部门，根据有关规定组织实施。

第十五条建设单位应在建设工程竣工验收及备案后3个月内，将包括工程竣工验收时尚未形成的建设工程备案文件、工程决算书等符合规定的工程竣工档案，报送至市城建档案管理机构。

市城建档案管理机构对符合报送要求的工程档案出具《省建设工程档案合格证》。

未取得《省建设工程档案合格证》的，市住房保障和房产管理部门不予受理房屋产权初始登记申请。

第十六条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。涉及到结构和平面布置等改变的工程，应当重新编制建设工程档案，并在工程竣工后3个月内向市城建档案管理机构报送移交。

第十七条停建、缓建的建设工程档案，建设单位应当妥善保管，待工程竣工后按照本办法第八条、第九条和第十条的规定向市城建档案管理机构报送移交。

被撤销单位的建设工程档案，应当向上级主管部门或市城建档案管理机构报送移交。

第十八条新建、扩建、改建管线工程的单位，应当对本单位的管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后3个月内将修改补充后的管线专业图和资料报送市城建档案管理机构。

管线专业管理单位应当定期向市城建档案管理机构报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

第十九条市城建档案管理机构应当加强对建设工程档案收集、整理、归档、编制等情况的指导检查。属国家、省、市重点城建工程的，市城建档案管理机构应当定期指导检查，并视情况派专人进驻施工现场。

第二十条市城建档案馆的建设资金按照国家或者地方的有关规定，采取多种渠道解决。市城建档案馆的设计应当符合《档案馆建筑设计规范》要求。

市城建档案管理机构应当逐步采用新技术、新设备、新材料、新工艺，实现城建档案管理的数字化、信息化、现代化。

第二十一条市城建档案管理机构应当按照《城市建设档案著录规范》等文件要求，对收存的档案及时进行登记、整理，合理划分档案密级和保管期限，并定期组织档案鉴定，发现破损的档案，应当及时修补或复制。

第二十二条市城建档案管理机构保管城建档案应当有专用库房，库房内应当保持规定的温度、湿度，配置防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防光、防磁、防污染、防有害气体和防有害生物等设施，并有相应的抗震和抵御自然灾害的能力。新建或改建档案库房，应当严格执行《档案馆建设标准》。

第二十三条公民、法人和其他组织持合法证件可以依法查阅、利用有关城建档案资料。

市城建档案管理机构应当定期公布城建档案目录，开展城建档案资料编研，开发城建档案信息资源，建设共享平台，积极为全社会提供城建档案查询、利用服务。

市城建档案管理机构提供的档案复印件，经加盖市城建档案管理机构证明专用章后，与原件具有同等法律效力。

第二十四条建设单位在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，应当先到市城建档案管理机构查询该施工地段的管线档案，凭市城建档案管理机构出具的《管线技术数据证明书》办理相关手续。

第二十五条城建档案工作人员以及查询、利用城建档案的公民、法人和其他组织，应当遵守《中华人民共和国保密法》和城建档案管理的法律、法规、规章及制度，不得泄漏城建档案中涉及的国家秘密。

第二十六条符合下列条件之一的，由市城乡建设行政主管部门会同市档案行政主管部门等有关部门给予表彰和奖励：

（一）在城建档案的收集、整理、保护、利用、管理、编研和理论研究等工作中成绩显著的；

（二）将个人收藏的珍贵城建档案资料捐献给国家的；

（三）抵制和揭露违反城建档案管理的法律、法规和规章的行为，表现突出的。

第二十七条建设工程竣工验收后，建设单位未按本办法向市城建档案管理机构报送移交建设工程竣工档案的，由市城乡建设行政主管部门责令其改正，并处1万元以上10万元以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下的罚款。

第二十八条违反本办法有下列行为之一的，由市城乡建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）无故延期或者不按照规定归档、报送的；

（二）城建档案档案工作人员、、、造成档案损失的。

建设档案管理篇（4）

第二条本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、模型等各种形式的历史记录。

第三条凡在本市范围内产生、归集、管理和利用城建档案的单位和个人，均应遵守本办法。

第四条市建设行政部门主管本市的城建档案工作。城建档案管理机构具体负责城建档案的日常管理工作。市城建档案馆负责收集、保存、管理和开发利用城建档案。

城建档案工作应当接受市档案行政部门的监督和指导。

第五条城建档案的管理应逐步实现标准化、规范化。应当建立以市城建档案馆为中心，单位档案室为基础的网络，维护城建档案的完整与安全，保证城建档案的有效利用。

第二章城建档案的移送与接收

第六条市城建档案馆应当收集有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条市城建档案馆可以向社会征集、征购城建档案。

政府鼓励单位、个人向市城建档案馆捐赠城建档案。

第八条下列城建档案应当向市城建档案馆移送：

（一）工业、民用建筑工程档案；

（二）市政基础设施工程档案；

（三）公用基础设施工程档案；

（四）公共交通基础设施工程档案;

（五）园林、风景名胜建设工程档案；

（六）市容环境卫生设施建设工程档案；

（七）城市防洪、抗震、人防工程档案；

（八）各类管线建设工程档案；

（九）军事工程档案资料中，除军事和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（十）建设系统专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。

第九条向市城建档案馆移送城建档案应遵守下列规定：

（一）本办法第八条第一项至第九项规定的城建档案，建设单位在工程竣工验收后3个月内移送；

（二）本办法第八条第十项规定的城建档案，具有永久保存价值的，在本单位保管使用1至5年后移送；具有长期保存价值的，由市城建档案馆根据城市建设的需要选择接收；

（三）对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织设计，施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案；凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工后3个月内移送；

（四）城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束3个月内移送；地下管线管理单位每年应移送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

第十条下列城建档案，市城建档案馆应提前将其收入馆藏：

（一）已撤消单位的城建档案；

（二）由于保管条件恶劣，可能导致不安全的城建档案；

（三）严重损毁的城建档案。

第十一条已建成投入使用的城市重要建筑物、构筑物、各种管线、无竣工图或竣工图不完整、不准确的，由工程设施管理或使用单位进行补测补绘，并在工作结束3个月内将补测补绘结果移送市城建档案馆。

第十二条列入城建档案接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请市城建档案馆对该工程进行预验收。预验收合格后，由市城建档案馆出具工程档案认可文件。

建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收，其竣工验收应当有市城建档案馆参加。

市建设行政部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。

第十三条向市城建档案移送城建档案，应按有关规定整理合格后，方可移送。市城建档案馆应对其统一分类、编号，并填写卷宗封面和脊背。

第十四条单位和个人保存的城建档案，可以委托市城建档案馆馆负责管理。

第三章城建档案的管理与利用

第十五条市城建档案馆和单位档案室应当遵守下列规定：

（一）建立、健全城建档案接收、征集、管理、统计、鉴定、销毁、利用和安全保密等各项管理制度；

（二）按照规定对城建档案进行整理、编目、归档；

（三）做好城建档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防盗、防火、防污染等工作；

（四）对破损、退色、霉变的城建档案，及时修复或复制；

（五）对古老的、珍贵的城建档案进行复制或缩微。

第十六条城建档案管理机构应定期对档案的保存价值进行鉴定，确定公开和提供利用的城建档案范围。鉴定工作由具有中级以上职称的档案或其他相应专业技术人员组成鉴定小组负责。

第十七条单位和个人持有效证件，可到市城建档案馆阅览、复制和摘录向社会公开的城建档案。

第十八条市城建档案馆可以实行有偿服务，按国家规定的标准收取费用。

利用本单位或本人移送、捐赠、委托管理的城建档案，市城建档案馆应当无偿服务并优先提供。

市城建档案馆向社会提供利用或公开其受委托管理的城建档案，必须征得委托人的同意。

第四章法律责任

第十九条有下列行为之一的，由档案行政部门责令限期改正，并可视情节轻重，提出处分意见，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人给予行政处分：

（一）擅自从事城建档案鉴定、评估活动的；

（二）未按国家规定办理城建档案登记的；

（三）未按国家规定向社会开放和提供利用城建档案的。

第二十条违反本办法的规定，未向市城建档案馆移送城建档案的，由市建设行政部门责令限期移送；逾期拒不移送的，处1万元以上10万元以下的罚款。

第二十一条当事人对依据本办法作出的行政处罚不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。当事人逾期不申请复议、不、又拒不履行的，由作出处罚决定的行政机关申请人民法院强制执行。

第五章附则

建设档案管理篇（5）

建设档案是建设工程在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实的反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程质量的真实写照，具有依据，凭证，参考利用等重要作用。

1 做好建设档案管理工作的重要性

建设档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用。当前，建设档案管理工作的重要性已经被逐步的淡化了，许多人的重视档案管理意识薄弱，忽视建设档案管理的重要地位。建设档案资料是记录工作与信息的载体，它能够为建设工程提供查考的依据。建设档案是历史的真实再现，它还原的历史不像一些历史传记一样还有一些故事性情节，而是完完全全的数据再现，是备查的第一手参考资料。建设档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成，而不是在建设工程项目完成之后由后人编写的，这样，就客观地记录了建设工程真实的历史情况，是最可靠的凭证。另一方面，它保留了最准确的历史痕迹，比如，有的一些档案则是当事人的亲笔手稿，有的则是工程领导人或相关人员的亲笔批示或签署；大部分文件收集整理都盖有工程单位或个人的印章；有些材料则是照片、录像及光盘，这也是档案具有凭据作用的最佳证明。

2 如何加强建设档案管理工作

1.加强建设档案管理的制度建设

档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。 项目档案整理工作前移。每个建设工程项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，建议由建设单位由专人负责整理好一套完整的建设工程档案，像档案部门移交。

2.加强建设档案数字化管理

21世纪是经济建设及科学技术并肩高速发展的时代，各类信息资源及知识更新速度不断提升，要提高建设工程项目档案管理工作的数字化管理，一方面就是要利用先进的信息技术进行合理、有效的管理。计算机的迅猛发展使得各大行业争相利用，为的是提高自身工作效率，建设工程项目的档案管理工作自然也不例外。利用计算机技术，将以纸等其它物质为载体的档案资料转化为数字化信息，建立相应的数据库，实现档案资源的准确归类，使查阅档案更为便捷。而档案管理现代化及信息化进程的加快，需要以高素质的档案管理队伍为基础和保障，这就需要档案管理人员的要更新观念、强化学习、构建起能适应档案管理工作现代化及信息化人才队伍.。

3.加强建设档案管理人员的专业素养

档案人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。要定期地对档案管理人员进行培训，没有学习就没有进步。建设档案工作是一份专业性强、具有保密性的工作，因此这就使得该工作与其他工作性质有所不同。因此就对建设档案工作人员的素质要求比较高，所以不断的提高城建档案工作人员的综合、整体素质，对建设档案工作的发展有着十分重要而深远的意义。

建设档案管理篇（6）

铁路建设项目档案除了具有原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性等特征外，还有如下几个特点：一是科技含量高、保密性强。高铁技术目前在世界上处于最前沿、最尖端技术，很多国家还没掌握高铁的核心技术，有些建设项目档案资料还处于保密阶段。二是建设项目多、投资规模大。“十一五”期间，广铁集团管内就有33个建设项目上马，而每个建设项目投资规模最小都在几个亿以上，有的建设项目投资高达上百亿元。三是专业领域广、行业特征明显。铁路工程文件和档案资料包括桥梁、隧道、轨道、编组站、站房、通信、信号、电力、电气化、给排水等各个专业，也涉及力学、电子、声学、光学等多个学科。四是分散性和复杂性。铁路建设工程点多线长、中间环节多、涉及部门广内外协作关系复杂，造成建设项目档案资料收集难度大，而且数量多，整理十分困难。五是要求高、时效性强。由于铁路建设项目工期要求紧，项目文件和档案资料一经形成就必须尽快送到有关部门和维修接管单位，使项目档案在保管维修、竣工验收、改建扩建和审计稽查等方面发挥其特有的作用。

铁路建设项目档案管理存在的问题

一是参建单位法制观念淡薄，档案管理意识不强，对档案工作不够重视。有的建设单位（在建合资公司）错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案工作可有可无；有少数监理单位也认为，监理单位的任务是监督工程质量，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；有的施工企业负责人则错误地认为，施工企业的主要任务是完成施工任务，项目档案工作可以等工程竣工之后再进行整理。导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真卖性、原始性、准确性和完整性。

二是档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确。在投资主体多元化的体制下，合资修建铁路容易造成档案产权关系模糊，管理主体职责不清的问题。有的在建合资公司（项目建设指挥部）不知道项目档案工作是项目建设中的一项重要工作，必须以在建合资公司（项目法人单位）为领导组织核心，对项目档案工作实行统一管理，负责对设计、施工、监理等参建单位的档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，建设项目档案工作是上级档案部门的事。甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的在建合资公司既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。

三是投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够。铁路行业和地方档案管理工作的差异，造成铁路建设项目档案验收标准和要求不一致。铁道部由于管辖幅度大，无暇对边远省份、投资规模较小的建设项目档案工作进行全方位监管；各铁路局（集团公司）作为铁道部的下属单位和出资方代表，若铁道部授权委托不明确，则不能主动对新建合资公司项目档案工作进行检查、指导和监管，常常处于较为被动的地位；而地方档案行政管理部门则由于铁路建设项目档案专业性较强和铁道部已有固定铁路行业建设项目档案管理办法和标准以及地方投资比例相对较少等原因，对新建铁路建设项目档案工作也较少问津，使得合资铁路建设项目档案监管工作出现“缺位”的现象。

四是在建合资公司各门类档案未实行统一管理，造成个别类型档案资料缺项。除了建设项目档案外，有的在建合资公司对文书类、基建类、设备类、科研类、会计类档案以及声像类和实物类档案没有实行统一集中管理，而是分散在公司各个部门，没有统一的档案管理办法和制度。由于各部门平时不注意收集积累，没有及时进行整理归档，结果造成大量珍贵历史资料丢失。

五是建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过项目档案系统专业培训。目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范i生。解决问题的措施和对策

1.提高认识，加强档案管理组织基础建设。各参建单位领导要高度重视档案管理工作，认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度、管理体制和工作程序。首先，要认真落实项目档案工作领导责任制。在建合资公司（建设指挥部）作为项目档案的组织、协调和管理主体，要明确分管档案工作的领导，由办公室（有的公司由工程部负责）负责全公司的档案工作，要按照项目所属关系，把项目档案工作纳入工程质量领导责任制进行监督考核，将项目文件的收集、积累和管理纳入项目建设工程计划，纳入各有关部门的职责范围和岗位责任制，加强检查和考核。其次，要配备档案管理机构和人员。在建合资公司要配备适应工作需要的专职或兼职档案工作人员，建立档案工作网络，健全日档案工作的组织保证体系。

2.建立项目档案管理约束机制，加强责任考核。为了确保建设项目档案管理工作落到实处，首先，在建设项目合同中要设立档案工作条款。要在合同条款中明确规定设计、施工、监理等参建单位对项目档案工作的责任和要求；在项目招投标和签订设让施工合同协议时，要明确规定设计施工单位项目竣工图的编制责任和完成标准以及项目文件的收集、整理、移交和违约责任；明确监理单位对竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任，提交监理档案以及有关专项报告的责任。也可委托监理单位负责监督、检查项目建设文件的收集和积累工作。其次，坚持档案工作与整个工程建设实行“四同步”。为了保证项目文件的收集、整理、归档和移交与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，要做到：下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查工程项目计划进度与检查项目文件材料积累、形成情况同步；验收、鉴定工程项目成果与验收、鉴定项目档案文件同步；上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。第三，将项目档案验收和工程评优活动有机结合起来。为确保工程项目档案质量，督促单位领导重视档案工作，可采取如下措施：档案质量（特别是竣工图编制）达不到要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的项目，不得评为优质工程；竣工文件不齐全、不完整，建设项目不能验收交接；工程竣工档案验收不合格者，不能进行工程结算，并扣留工程合同中所预留的全部工程尾款。

建设档案管理篇（7）

1必须加快档案管理基础平台建设

档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。

2档案管理信息化与电子政务建设同步发展

档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。

3提高档案管理现代化水平

在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。

4加强档案管理中信息技术人才的培养

在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。

建设档案管理篇（8）

1.2档案管理责任主体不明确现有体制是投资主体多元化,共同合资建造铁路容易导致整个档案产权关系模糊,无法理清楚具体的管理职责。很多的合资公司往往存在错误思想,认为项目档案管理仅仅是上级档案部门的工作,与他们无关,也有的建设项目指挥部觉得建设项目一旦建设,不管是建设、施工还是监理人员都应该撤离转移到其他项目当中,那么竣工部分的文件应该移交给接管维护单位。错误的思想导致合资公司当中没有专门进行档案管理的人员,相关的办公设备和设施并不具备,如果将竣工文件随意处理,那么可能存在一定的隐患。

1.3投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够铁路部门与其他地方的档案管理工作有所差别,那么往往造成后续铁路建设当中项目档案验收的标准有所差别,没有统一的判断标准。铁路集团不能够积极主动的对新建部分的合资公司进行档案的全面检查和监督,整体上比较被动。作为地方档案管理人员而言,很少过问新建铁路建设项目,因此合资铁路建设项目档案管理可能会出现管理空白。

1.4建设、监理和施工单位档案人员素质不高目前很多的建设项目单位没有专人负责档案管理,其档案管理往往由不专业的人员来临时帮忙完成。由于这些人员并没有接受过系统的档案管理训练,相对而言经验有限,会盲目照搬其他单位在档案管理当中的做法,不专业的行为导致整个档案资料的质量不高,档案的准确性和完整性难以得到保证。

2解决问题的措施和对策

2.1提高认识,加强档案管理组织基础建设各个参建单位需要对档案管理工作引起一定的重视,明确国家在档案工作当中具体的法律法规,然后根据单位情况建立系统化的规章制度和管理体系。首先,需要明确档案管理工作的领导责任制,合资公司作为整个档案管理的主体,起着组织和协调作用。具体分管档案的领导要明确,然后由项目的办公室人员进行档案工作,需要将档案管理工作纳入到日常的考核当中,定期进行全面的检查;其次,档案管理人员要合理配备,专职或者兼职的档案人员要配备,完善整个档案工作的体系。

2.2建立项目档案管理约束机制,加强责任考核首先,建设项目合同当中需要设定一定的档案工作具体工作开展的条款。条款当中需要对设计、施工以及监理等各个单位关于档案管理工作的具体责任予以明确。在整个建设项目的每一个阶段,都需要明确设计、竣工图的编制任务,包括项目文件的收集、整理和移交的具体责任。监理单位对于项目的竣工文件是否完整和准确有一定的审核义务,然后提交有关报告;其次,档案工作的开展和工程的全面建设要做到同步。工程计划任务的下达和项目文件归档相互同步;工程项目进度的检查与项目材料的形成同步;工程结果的验收与验收文件形成相互同步;奖励项目的登记上报和档案部门出具的资料归档相互同步;第三,项目档案的验收,需要与工程相关评选相互结合。为了保证整个工程档案的质量如何,可以让相关单位领导对档案工作进行督促,具体的督促可以通过以下几个方面来实现:如果档案质量未能达到,那么判定为施工任务没有完成,后续的验收也无法进行;如果没有在规定的时间内完成档案归档,那么无法进行优质项目的评定;如果竣工文件不够完整,那么整个建设项目无法进行后续的验收;如果工程竣工档案未达验收标准,那么工程结算不能进行,相关的工程尾款也要扣留。

建设档案管理篇（9）

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？我认为应该从增强档案管理现代化意识、配备统一的管理设备、创建规范的管理机制、建设复合型的管理队伍这四个方面着手。

一、增强档案管理现代化意识

在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。还要加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

二、配备统一的管理设备

加快档案信息化的建设，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。要舍得投入财力，当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

三、创建规范的管理机制

建设档案管理篇（10）

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：

第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。

第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度