诉讼档案管理篇（1）

清代许慎所著《说文解字》定义：“诉，告也”：“讼，争也。”中国古代汉语对“诉讼”两个方块字的解析，言简意赅，相当准确，其本义沿用至今，并扩大演化出许多新含义。在现代汉语中，诉，可作告诉，申诉、诉说、控告、进谗言、毁谤等多种诠释；讼，可作诉讼、为人申冤、争论是非、责备、公等多种诠释。诉讼演化出来的引申意义，已经蕴含了现代诉讼追求的社会正义、司法公正、法官居中裁判等司法理念。

现代诉讼有广义与狭义之分。

广义诉讼是指由国家司法机关、当事人和其他诉讼参与人共同参加，按照法定程序、原则和方式，以国家法律为依据，应用法律解决具体案件和纠纷的全部活动。

狭义诉讼是指一方提出告诉、申诉、控告和主张，另一方提出争辩的事实、理由和主张，法官居中裁判，解决双方当事人诉讼的审判活动。简言之，狭义诉讼是法院依法解决各种诉讼案件的专门审判活动。

根据我国法律规定，以及诉讼所要解决的实体问题的不同和诉讼形式的差异，诉讼一般分为刑事诉讼、民事诉讼、行政诉讼三种。

刑事诉讼是指由公安机关、检察机关侦查、审查起诉和提起公诉，再由人民法院审判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事责任案件的司法活动。规范刑事诉讼活动的程序法是《刑事诉讼法》及相关司法解释，对被告定罪量刑的实体法是《刑法》及相关法律、法规和司法解释。

民事诉讼是指司法机关为解决平等主体的公民、法人及其他组织之间就财产权利、人身权利等方面争议和纠纷而进行的诉讼活动。规范民事诉讼的程序法是《民事诉讼法》及相关司法解释。为解决民事诉讼纠纷而适用的实体法是民法、商法、婚姻法、继承法等法律、法规及相关司法解释。

行政诉讼是指公民、法人或其它组织认为行政机关及其工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益而向人民法院提起的诉讼。规范行政诉讼的程序法是《行政诉讼法》，为解决行政诉讼而适用的实体法是行政法方面的法律、法规、地方性法规、自治条例、单行条例，并可参照行政规章。

除上述三大诉讼法所规范的三种诉讼外，公民、法人或其他组织，还有许多不同类型的纷争需要解决，但法院通常遵循不告不理原则，不会主动去寻找诉讼纠纷来进行审判。国家和社会一般是通过法律法规调整社会关系，用行政手段解决矛盾，以民间调解、仲裁等方式处理纠纷。这些都不是我国三大诉讼法界定的诉讼，也不是本文所论述的诉讼档案的范畴。

二、档案的定义

档的本义为横木框格；案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远，但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证，选择档案一词，并赋予它现代含义，是历史的选择，反映了中国方块字强大的生命力。

档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。

档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。

到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。

1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：

“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。

1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：

“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”

1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：

“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”

1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：

档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：

“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：

“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：

档案是原始的历史记录。“

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：

“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：

“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”

以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。

三、诉讼档案定义

诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。

建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：

“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。

-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。

“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”

-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。

“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”

-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。

“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。

“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》

为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：

诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。

确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。

本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。

本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。

本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。

本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。

本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。

四、诉讼档案概念的基本含义

诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：

（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。

（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。

（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。

（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。

（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。

（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。

诉讼档案管理篇（2）

诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。

一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。

按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。

按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。

按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。

按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。

上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体，缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则，有利于正确编定案号，简化管理手续，提高管理效率。法院从受理一个案件开始，就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号，诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等，都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录，通过运用这一原则编定的案号，把它们全部统领、集合起来，并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体，从而有效地方便了日常管理，便于查找利用，对没有按时归档的案件也能了如指掌，便于未归档案件的清查催归，有利于确保诉讼档案的完整与安全。

二、并卷管理原则

《人民法院档案管理办法》第十二案规定：“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷的要求是：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷；向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化，其核心内容是确定诉讼档案实体管理，要以案件为基本保管单位，即同一法院的同一案件，无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗，均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案，并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案，必须以案件为基本保管单位，而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求，某一法院审理的某个一审或再审案件，就有一个一审或再审案件案号，并由此产生一审或再审案卷；当该案再再审时，又必须编定一个再再审案号，又由此产生再再审案卷；当当事人不断申诉或其他原因发生时，该案便处于多次再审或无限再审状态，这就会出现多次再审案号或无限再审案号，由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复，三五次、七八次审判的情况屡见不鲜，每次审判均会出现新的案号和案卷。此外，案件进入审判程序前，当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时，以及案件审判结束后，当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时，都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来，所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的，事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时，就必须运用并卷原则进行并卷处理，才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此，这一原则有效解决了同一法院审理同一案件，出现数个案号及其数本案卷时，集中并卷管理问题，也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差，许多法院没有严格落实并卷管理原则，同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位，以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位，还以执行案卷为一个基本保管单位，跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则，应予纠正。过去出现的这种状况，现在纠正比较困难，也容易引起混乱，关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。

三、书记员立卷归档原则

《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定，诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一，是书记员 的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理，按一定顺序排列，装订成册，逐页编号，全卷编目，这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后，书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格，应重新装订；如果合格，应将诉讼档案交审判庭内勤，并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记，编写归档清册，按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门，这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档，是一项极其严肃、极为重要的具体工作，书记员应以高度认真负责的态度，按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员，自始至终参与案件审理活动全过程，担任庭审现场和合议庭会议记录，参与部分诉讼文书拟制、处理工作，负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此，由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。

四、正副卷分别立卷管理原则

正副卷分别立卷管理原则，是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定的，并在《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中作了明确规定：“人民法院的各类诉讼文书，应当按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。”依照这一原则规定，除适用简易程序审理的案件外，法院审理其他案件的诉讼档案，书记员在立卷时，均应分立正卷和副卷。正卷主要列入当事人提供的诉讼书状、证据证物，法院制作的诉讼文书正本等对外公开的诉讼文书材料。副卷主要列入上级领导机关和领导同志批示及其答复，法院内部请示批复、审委会讨论案件记录、合议庭笔录、诉讼文书原稿（审签稿）等不宜公开的诉讼文书材料。副卷属审判工作秘密，一律不对外查阅，只限法院内部使用。执行正副卷分别立卷原则，既有利于诉讼档案的提供利用，该公开的全部公开，又适当控制了使用范围，该保密的坚决保密，有利于保守国家秘密和审判秘密。

诉讼案件案号管理方法

实践证明，诉讼案件案号管理在审判流程管理和诉讼档案实体管理中处于首要地位。如果一个法院诉讼档案管理混乱，案件底数不清，未归档案件案号情况不明，未归档案卷去向不明，首先必定是因该院各审判庭案号管理混乱，案号登记不清，案件登记本残缺不全、丢失所造成的。诉讼案件案号管理是诉讼档案实体管理的源头，做好案号管理工作对诉讼档案实体管理具有正本清源的重要作用。

案号是指法院受理各类案件及制作其诉讼文书的编号。案号依次由立案年度、收案法院简称，案件性质类别、审判程序代字、顺序号五要素组成。编定案件案号除遵循上述立卷原则外，还应遵循编定案件案号的基本要求和方法。

一、编定诉讼案件案号的基本要求和方法

编制立卷年度，时间必须与各级法院规定的司法统计起始日期和截止日期一致，如果年度司法统计截止日期为12月25日的，当年案件的案号年度，应当起于上年12月25日（含本日），止于当年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，应当是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。

编制收案法院简称，应按照各级法院正在实行的法院简称编制。全国各省、自治区、直辖市的简称，国家已有明文规定，建国后一直照此执行。但一个省高院辖区内，或一个中级法院辖区内，往往有数个法院简称可能相同，如不加以区别，则容易引起混淆。如海南省高级人民法院简称为“琼”。在相当长的一段时期里，海南省内有一个琼北中级法院，有一个琼南中级法院，还有琼山市法院、琼海市法院、琼中县法院。如果上述5个法院，均简称为“琼”，则会出现5个法院简称完全相同，无疑不妥。因此，需要由省高院发文明确规定各法院简称，以便各法院简称有所区别。人民法庭是基层人民法院的派出机构，不能在基层人民法院简称中增加人民法庭的简称。

编制案件性质类别和审判程序代字，应按照最高人民法院颁布的有关各类诉讼文书样式等一系列规范性文件的要求执行。如编制刑事一审案件案号，其案件性质类别、审判程序代字为“刑初”；二审改判、维持、发回重审、撤销变更一审裁定，准许撤回上诉、抗诉，二审附带民事诉讼的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑终”；报请复核死刑（含死缓）的案件，案件性质类别、审别程序代字为“刑复”；报请核准在法定刑以下减轻刑罚的案件，案件性质类别，审判程序代字为“刑核”；按照一审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再初”；按照二审程序再审的案件，案件性质类别、审判程序代字为“刑再终”。其他各类案件案号编制办法，最高人民法院均有明文规定，总共有数十种之多，各级法院应当紧密结合具体案件实际情况，灵活运用，认真遵照执行，做到准确、贴切。

编制立案顺序号，是指按各级法院受理案件的顺序，用阿拉伯数字和自然数排列顺序，编制流水号。当一个案件需要制作数份内容相异的裁判文书时，不同内容的裁判文书应在案号后使用破折号加顺序号予以区别。

上述五要素在编制任何一个案件案号时都应全部使用，综合使用，缺一不可。只有综合运用五要素，才能确保案件案号的完整准确。

二、编制案件案号容易出现的错误

（一）审判程序代字编制错误。以刑事案件为例：如将上诉、申诉、抗诉进入二审程序的案件，分别错编为“刑上”、“刑申”、“刑抗”；将由申诉、抗诉进入再审程序的案件分别错编为“刑申”“刑抗”或“刑监”；多次反复再审的案件，从第一次再审刑到最后一次再审均为“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案号，从字面理解应当是第二次、第三次再审。诸如此类的问题，在各类案件案号编制中层出不穷。究其原因，主要是案件案号种类繁多，难以把握；有些案号的编制办法过去没有明确规定，编制案号人员业务素质不高，责任心不强，随意性太大；有关业务部门负责人轻视案号编制和管理工作，审查把关不严，疏于管理。

（二）空号、重号、错号大量存在。如一个终审案件当事人申诉时，先编一个“申”字号，人民检察院抗诉时，又编一个“抗”字号，审委会决定再审后，又编一个“再”字号，这就使同一案件在再审程序上出现了数个不同的案号。由于工作上的疏忽大意，一案多号，或多案一号，空号、错号、重号等问题，在一些法院普遍存在，有的达到10%以上。还有一种空号是基层人民法院编定案件案号方法不当所产生的。一些基层人民法院对民事案件编号，采取一次性分配办法进行管理，很容易出现空号。如某县法院规定：民事案件案号按下列方案分配，并由本院民庭和3个法庭自收自用。本院民庭：1号至300号，XXX人民法庭：301号至400号，XXX人民法庭401号至500号，XXX人民法庭501号至600号。按照这个分配方案要求，该院民庭及3个派出法庭，各自应在分 配方案范围内编定案号，当有的单位案号不够用或有多余的案号时，再调剂使用。善于调剂使用的，不会出现空号，不善于调剂使用的，到年终往往会出现大量空号。因年初分配的案号无法填满，该院的民事案件案号便不能按照顺序号完整地连接起来，给立卷归档及档案管理工作带来诸多不便。

（三）有的法院没有统一建立收、立案登记薄，案件目录登记薄、案件登记表等有关反映诉讼案件案号及其他案件信息内容的原始记录凭证，或者没有建立统一的管理、移交制度和规定，或者不认真执行制度和规定，或者没有定期移交给档案管理部门，或者保管不善，残缺不全，甚至下落不明。丢失了诉讼案件案号管理的原始依据，给诉讼文书材料的立卷归档、整理移交、清理催归和长期管理留下了隐患，损害了诉讼档案的完整与安全。

三、纠正方法

（一）法院领导应加强对案件案号的规范化管理工作，严格要求有关部门和人员认真执行最高人民法院关于各类诉讼文书样式及案号管理的有关规定，坚决纠正错编乱编案号的做法。将案号管理纳入法官、书记员、内勤业务培训内容，切实提高审判工作人员编制和管理案号的能力。选择那些责任心强，业务熟练的人员负责案号的编制和管理工作。

诉讼档案管理篇（3）

加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。

一、法院诉讼档案电子化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

（一）电子诉讼档案管理标准问题

诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。

（二）电子诉讼档案的长期保存问题

计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office　2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft　Office　Document　Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。

（三）网络安全问题

诉讼档案管理篇（4）

一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题

(一)管理体制不健全

1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中，制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后，不能适应当前法院档案管理工作的需要，一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作，便于执行的诉讼档案管理办法。

2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。

3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学，没有标准的统计办法，依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院，是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。

4.监督、激励机制不完善。目前，法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目，尚未形成有效的激励机制。

(二)信息化过程中标准不统一

当前，在“科技强院”思想的指导下，全国各地法院加快了信息化建设进程，诉讼卷宗数字化作为其中一项内容，也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件，在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。

(三)人、财、物保障不到位

1.库房紧缺。近年来，随着案件数量的激增，诉讼卷宗档案数量剧增，所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性，因此即使诉讼档案卷宗已经电子化，其仍需保存。按照规定，诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际，因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院，无力、无处再扩建档案库房，档案库房严重紧缺。

2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜，难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任务，无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。

3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。

二、完善诉讼档案管理体系的设想

(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制

1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定，国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定，档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分，法院是国家审判机关，以法院为全宗单位，以全宗为核心，实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案，只是做到了分级管理，没有体现集中统一的优势。

建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心，建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房，保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。

2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证，制定新的诉讼档案管理制度办法，重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释，重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型，为各项考核提供公平、有力的基础数字。

3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统，将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化，达到真正的无纸化审判。

4.科学配置人力，强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性，法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员，都应当保持档案队伍的相对稳定，保证档案人员政治过硬，不断提高档案人员的业务能力。

5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项，以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。

(二)诉讼档案信息化的解决思路

1.标准先行，科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准，指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下，作为诉讼档案电子化的基本依据，并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守，以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。

2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准，统一软件，保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集，真正实现由上到下的四级档案管理体系。

3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后，在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统，与现有的法院案件信息管理系统整合在一起，凡是上诉或进入审判监督程序的案件，根据一定的审批程序，向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量，缓解审判庭和法院档案部门的工作压力，也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。

诉讼档案管理篇（5）

一、基层检察诉讼档案的特点及管理现状

检察诉讼档案分为四类，即:侦查、审判监督的刑事案卷;直接受理立案侦查的刑事案卷;控告申诉刑事案卷;民事、行政诉讼案卷。其包含了文书、笔录、同步录音录像资料等内容，以纸质、电子、声像等形式存在，通过一案一卷形式归档保管。检察诉讼档案是一种专业性较强的档案，其较之会计档案、文书档案等其他检察档案，数量方面表现出所占比重较大，数量较多，且不断呈增长趋势。

二、基层检察院诉讼档案管理中存在的问题

(一)现代化管理意识不强

检察诉讼档案并非简单的仅有资政、存史的功能，而是一个宝贵的“资料库”、“思想库”。科学、现代化的管理才能使之发挥其应有的作用。但目前很多基层检察院并未对检察诉讼档案管理有足够的认识。中、高层领导意识不强将直接导致:一方面是档案管理在人、财、物方面得不到充分重视和保障。另一方面，制度建设和监督实施方面力度不购，存在制度缺失或执行制度困难的情况。

(二)管理人员专业性不强、业务素质不高

作为一名档案管理员，承担着档案的收集、整理、归档、管理、鉴定及销毁等工作，作为检察院的档案管理员，不仅要具备档案管理的基本素质，更需对检察业务有充分认识，还要有能适应档案信息化要求的较高的计算机操作水平。才能在保证检察诉讼档案实现科学规范管理、提高利用率，并不断取得新发展和新突破。

(三)传统的档案管理模式已难以适应时代的新要求

近年来，检察诉讼档案的数量呈大幅增长趋势，编研利用需求也不断增加，加之司法公开、档案信息化的逐步深入，诉讼档案传统的简单分类和以保管为主的模式正面临着挑战。一是庞大的档案数量在档案数字化、信息化趋势下与传统的以人工管理为主的低效率管理模式之间存矛盾突出。二是档案工作重心已由收集保管向整合利用转变，“重藏轻用”的保管模式与以信息整合为中心的“后保管模式”之间形成矛盾。三是档案信息化趋势下诉讼档案数字化与当下硬件设施及软件滞后产生矛盾。四是诉讼档案可公开内容在逐步面向社会更为广泛人群开放的前提下，缺乏制度规范和技术支持，如对可公开内容的界定、公开查询制度、公开的方式和途径等。

(四)检察诉讼档案信息化进程缓慢

目前正在推广的档案信息化建设，是通过数字化技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化信息存储，通过网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，极大的改善了传统手工管理模式和运行机制，不仅保存数据量大，而且查询方便快捷。随着档案数字化和信息化应用的不断深入，诉讼档案信息化是一种必然趋势。

三、完善基层检察诉讼档案管理的建议

(一)转变观念，全面提高诉讼档案管理及其信息化重要性的认识

首先是主要领导应加强对诉讼档案的重视，树立现代化档案管理、利用意识，切实把诉讼档案资源信息化提到战略高度来思考，不断完善管理机制，健全管理制度。其次，检察干警应当全面普及诉讼档案规范化、信息化建设的相关知识，强化质量、安全保密意识、查询借阅等方面的认识。

(二)培养复合型管理人才

诉讼档案现代化管理对管理人员提出了较高的要求，这就需要配备业务水平高、具有现代化管理技能的复合型档案管理员。专职档案员不仅要具有较高的政治素养、较强档案管理素质和检察业务知识，才能够熟练使用和维护管理软件。

(三)建立一个针对性强、可操作性强的检察档案管理系统

目前所使用的档案管理软件停留在诉讼档案目录数字化后的检索利用层次，而没有针对专业档案进行深入开发。笔者认为，在加强检察诉讼档案数字化、信息化管理方面，应增强检察档案资源开发利用的实用性和针对性。例如在设置案卷检索时自动关联不同部门和阶段归档的有关联的案件。

(四)创新管理模式，加强检察诉讼档案信息化建设

传统诉讼档案管理主要以人工管理为主，且重藏轻用，查询利用必须查看原始档案。随着科技的发展，信息化建设将成为创新检察诉讼档案管理的突破口。将庞大的诉讼档案资源以电子文件的形式存储起来，加之配套的归档、查询、借阅系统。

(五)增强基础设施建设，提高检察档案管理的物质保障条件

检察档案管理工作正向着规范化、现代化和科学化前进，先进的理念和技术只有配上先进的设备，才能充分发挥作用。随着诉讼档案信息化建设的推进，必须逐步加大档案设备硬件的投入，提供符合要求的管理系统相应的加密技术、防火墙技术、监控技术的同时，相应的基础设施及档案录入和输出的网络平台、库房管理等硬件设备也应跟上时代的步伐。

［参考文献］

诉讼档案管理篇（6）

二、人民法院诉讼档案数字化管理的重要意义

一是数字化管理是审判管理适应信息化潮流的必然要求。法院信息化建设是审判工作应对迅猛发展的信息社会的必然选择，在“大数据、大格局、大服务”工作理念的指导下，多数法院的信息化建设在服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理等方面呈现出良好的发展态势，实现了信息化建设与法院工作的深度融合。诉讼档案的管理作为法院工作的重要组成部分，实现对其的数字化管理毋庸置疑已成为人民法院信息化建设的重要组成部分和法院档案数字化管理的核心工作内容。

二是数字化管理是提高效率、方便诉讼的重要手段。在诉讼活动中，当事人、律师、法官等各方主体随时都会调取卷宗进行诉讼或者参考，所以卷宗借阅较为频繁，实施档案数字化管理后，计算机等现代化手段代替了人工来归类整理档案，检索利用档案效率大大提升。

另外，根据最高法院部署，各中层法院、基层法院完成纸质版档案扫描后，依托人民法院统一的电子诉讼档案查阅服务平台，将能实现四级法院网上调阅电子案卷，法官可以在线实现本地、异地调阅案卷，了解案件原审情况，或者查阅参考关联案件信息，不仅大大提高了审判效率，还解决了调卷难问题。

三是能够极大地节约空间资源，顺利地实现长期保存。法院的档案保管期限分永久保存、长期保存、短期保存，后两者称为定期保存。定期保存的档案，保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的需要延长保管期限，有的需要转为永久保存，对到期后不能转为永久的，就需要销毁。因此，传统纸质诉讼档案需要有较大的存放空间，且对保存环境也有较高要求，需要经常除湿、保持恒温、排风、杀虫等，因此，传统纸质化管理存在诸多浪费资源的弊端。档案管理数字化后，就可以直接借助电子存储设备做到实时存储，极大地节省了空间资源。同时，对于需要销毁的档案，即便纸质版被销毁了，但电子版仍在，一旦出现特殊情况需要溯源和查询时，能立即被调取出来以供查阅，真正实现诉讼档案持续累积、长久保存、科学管理的目标。

四是能够减少劳动强度，提高分类准确性，降低损坏风险。法院的档案记载着各类案件的具体细节，包含有大量的信息，这就使得整理分类工作较为烦琐、劳动强度大，且容易出现理解差异导致分类不准确的情况。此外，人工分类时是以一种类别进行分类，这样的分类较为单一，不能根据不同的关键词进行自定义调整分类。因此，借助数字化能有效降低人为因素在档案归档工作中的影响，在减少人力资源和时间投入的同时，还能提高分类的准确性。

此外，在传统的档案借阅模式中，办案人员、当事人、律师等查阅卷宗时需要频繁到档案室调取，时间久了，旧存的纸质档案的完好保存成为重大问题，这些旧存档案一旦丢失或者损坏将造成不可估量的损失。档案数字化管理后，能很大程度上减轻对原始纸质档案的损坏，加强对原件的保护，避免人为因素对档案的破坏。

三、人民法院推进档案数字化管理存在的问题

一是档案数字化管理还不统一。目前，各地档案数字化管理进程差异较大，大多法院调阅卷宗仍停留在实体查找阶段。同时，由于信息软件等开发设计不统一，各地法院档案电子化管理“各自为政”，给跨地区的诉讼档案信息共享带来一定的困难。

二是档案数字化工作人力、物质投入难保障。数字化管理专业性较强，不仅需要专业技术人才，还要添置专门的硬件设备，且扫描工作周期较长，资金投入量较大。就当前经济条件下，多数法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及车辆装备等，对档案管理这一项工作重视不够，要拿出大额经费，还要投入较大的人力、物力和精力，对大多数法院来说是件需要认真考量的事情，这也是制约法院档案信息化建设的又一瓶颈。

三是诉讼档案管理的安全性有待加强。人民法院的诉讼档案涉及到国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦泄露，将造成无法估计的损失。当前，随着黑客窃取手段不断翻新，档案数字化管理的不安全性也随之增加，如何保证电子化管理中档案的安全性，也是制约诉讼档案数字化管理的一大障碍。

四、人民法院推进档案数字化管理的路径探索

一是加强数据库和网络基础设施建设。实现档案数字化管理的前提是建立健全档案库，在建立数据库的过程中，不仅要着手补齐档案文件目录，还要校验录入的正确性，从而确保档案数据真实、完整以及有效。要配备先进的扫描仪等设备以及配套的系统软件和安全控制系统，以便对书面文字、照片图像等材料进行准确扫描、数据录入、整理分类、存储保管和查阅利用。同时，还要简单进行筛选，对档案中损毁度高、使用频率高、保存价值高的优先扫描，以加快数字化管理进程。

二是建立健全相关规章制度和工作标准，实现档案数字化管理规范化。结合相关法律法规，要对数据库录入、案件检索及纸质档案的数字化等明确相关工作标准，使档案管理有章可循、有法可依，尽快实现对档案工作各项工作的有效管控。

三是加强培训，配齐配强专业管理人员队伍。既要加大资金投入，也要内部挖潜与引进外来技术人才相结合，建立健全人才管理机制，打造一支既懂法院档案管理又熟练信息技术的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理工作的新的更高要求。

总之，人民法院诉讼档案数字化管理是法院信息化建设的“重要项目”，它能够冲破传统档案管理和利用的种种局限，实现档案信息资源的科学管理。尽管当前各地法院档案数字化管理进程还不统一，但可预见的是，一旦四级法院档案数字化管理模式全面完成，档案管理工作将会迎来新的局面，人民群众也将会有更多的司法获得感，审判管理工作与诉讼服务水平也将实现“双提升”。 [ dYLw.net 提供毕业和会计学论文服务] 

参考文献：

[1]金萍.浅谈法院诉讼档案电子化管理

诉讼档案管理篇（7）

所谓的检察档案，就是指检察机关在进行各项检察活动时所形成的具有一定利用价值的且已经过立卷归档处理的进行集中统一化管理的真实历史文件材料[1]。依据各类文件材料自身的性质及载体的特性，检查档案主要被划分为七大类型，分别是诉讼档案、设备档案、文书档案、财会档案、声像档案、实物档案以及基建档案，在上述的七种检察档案中，诉讼档案的持有者是检察机关，其对于检察诉讼工作具有不可取代的作用。诉讼档案指的是人民检察院在各类诉讼活动中依照法律相关规定独立行使权力以及履行监督权而形成的具有利用价值和参考价值的依托于多种载体的诉讼文书的总称，其中包括了行政诉讼档案、刑事诉讼档案以及民事诉讼档案。检察诉讼档案主要包括有以下三方面的内容，第一，案件的大体情况，即犯罪嫌疑人、申诉人或者被告人的身份资料、案件的缘由、案件的经过、搜查的证据以及决定事项等，第二，案件办理的整个过程，即诉讼各个阶段的情况，第三，案件中所牵涉到的侦查、监督以及审判等环节的工作概况。

二、检察诉讼档案管理与利用的加强措施

（一）推动检察诉讼档案规范管理

监察机关的各个职能部门在案件侦查活动中所形成的侦查资料，在监督审判活动中形成的刑事资料，直接立案受理和侦查形成的刑事资料和申诉控告资料，均是检察机关法律监督职能履行的具体表现，也是推动各项检察诉讼活动顺利开展的重要依据。检察机关应提高对各个职能部门的要求，让职能部门都能在规定的时间内将已处理完毕的检察诉讼资料提交至院档案室进行归档处理，保证所归档整合的文件以及检察诉讼案卷资料的齐全、完整和准确，以达到最高人民检察院和国家档案局对于监察诉讼档案的相关归档指标。与此同时，检察机关也应严格根据相关标准对检察诉讼档进行分组和归类，依照著录和索引的相关规定，不断完善检察机关内部的检察诉讼档案数据库系统、资料查询系统以及库房利用与管理系统[2]。

（二）组建专业检察诉讼档案队伍

根据人民检察院对于检察诉讼档案的相关管理条例可知，无论是最高检察院，还是各省份、直辖市和自治区的人民检察院都应设置专门的档案管理机构，人民检察分院、省辖市和自治州的人民检察院应设置档案管理机构或者配备专业的档案管理人员，而基层人民检察院则应配置有专业或兼职的档案管理人员。可以说，设立专门的档案管理机构和配置专业的档案管理人员是加强检察诉讼档案利用与管理的决定性条件。因此，检察机关应加强对于档案管理人员的培训力度，定期开展管理业务的培训活动，让档案管理人员进一步提高对于检察诉讼档案的利用与管理工作的重视程度，不断提升工作人员的档案管理水平，同时也应做好档案管理人员的思想政治教育工作，以有效提升管理人员的思想政治水平，引导他们树立正确的职业道德，提升管理人员的责任意识和主人翁意识。此外，检察机关也应加大法治宣传教育力度，以此来提升档案管理工作人员的法治观念，从而组建起一只具备良好业务水平和专业素养的档案管理队伍。

（三）提升?z察诉讼档案利用水平

诉讼档案管理篇（8）

一、检察诉讼档案的定义和价值

（一）检察诉讼档案的定义

检察档案，是指检察机关在从事各项检察工作中形成的，具有一定保存价值，并经过立卷归档，作为真实历史记录，实行集中统一管理的各种文件材料。根据各种文件材料不同的性质以及载体的不同，检察档案可以归纳为七类，即文书档案、诉讼档案、财会档案、设备档案、基建档案、实物档案和声像档案。在七类档案中，诉讼档案为检察机关所特有，对于检察工作具有重要意义。诉讼档案是指人民检察院在各种诉讼活动中依法独立行使检察权以及履行法律监督权所形成的、具有查考利用价值的各种载体的诉讼文书总称，包括刑事诉讼档案、民事诉讼档案和行政诉讼档案。检察诉讼档案必须反映三方面内容，一是案件的基本情况（包括犯罪嫌疑人或被告人以及申诉人身份情况、案件来源、案件基本事实、证据以及决定事项等）；二是反映办理案件的全过程（包括各个诉讼阶段）；三是对案件中涉及到的侦查、审判监督的工作情况。

（二）检察诉讼档案的价值

首先，检察诉讼档案能够为追诉累犯和遗漏罪行提供证据。在审查批捕、工作中，经常发现犯罪嫌疑人构成累犯或存在漏罪，而公安机关移送的案卷缺乏相关证明材料。在这种情况下，通过查阅检察诉讼档案，调取相关证据材料，能够确认犯罪嫌疑人是否构成累犯、是否存在遗漏罪行问题，为准确打击犯罪、维护法律尊严提供了依据。

其次，检察诉讼档案能够为复查案件提供服务。如控申部门针对群众举报、控告、申诉所反映的问题，对案件进行全面复查。这时就需要查阅相关案件的检察诉讼档案，以便及时答复举报人或申诉人。

最后，检查诉讼档案为立法和普法教育服务。诉讼档案完整记录了案情及处理过程，这些案件的处理既有前人经验也经受了历史的考验。北京市检一分院依托诉讼案卷材料，广泛采集2011年以来共计200余件职务犯罪案件数据，通过分析这些数据信息，总结法院量刑规律，提高检察机关量刑建议的科学化水平，推动法院量刑均衡。

2008年以来，北京市检察机关运用大量鲜活的诉讼档案资料，多次举办反腐倡廉法制教育巡展，并建立首个廉政教育警示基地，向广大干部、群众开展宣传和警示教育，使群众更加坚信党中央反腐倡廉决心，进一步增强普法教育的生动性和效果。

二、检察诉讼档案管理工作存在的问题

（一）办案人员的档案意识淡薄，对档案工作投入不足

检察诉讼档案对于检察院工作的重要性不言而喻，但由于检察院的核心业务是办理案件，档案工作处于辅助地位。因此，部分办案人员档案意识薄弱，对档案工作重视还不够，对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间没有给予充分的保证，也没有真正把档案管理工作与部门业务工作有效结合起来。

（二）档案管理人员业务水平良莠不齐，缺乏专业培训

长期以来，检察机关招录的干部大多为法律专业人才，特别是分院级检察机关定位为办案机关，专业的档案管理人才及其匮乏。其次，在检察机关内部，检察档案工作往往被视为“副业”，并不易显现价值，因此青年干警大都不愿从事档案工作。领导在选用档案人员时，不得不将一些年龄较大的干警安排来从事档案工作。由于他们既没有相应的档案专业知识，对现代化管理设施设备的使用也存在一定的困难，且对其培训也没有真正引起足够的重视，因而他们较难做好档案工作。因此档案管理员在工作中处于“门外汉”的尴尬状态，阻碍了档案工作的科学发展。

（三）检查档案工作重管理轻服务的特点，影响了检查档案的利用服务水平提高

检察机关档案室保存着自建院以来大量的档案资料，每年还有大量文书和诉讼卷宗产生，这些档案资料蕴含着丰富的信息资源，记载了每个检察机关的发展史。而个别检察院的档案人员仍把自己当作传统的档案资料收集员、整理员和保管员，在对档案资料按部就班地收集、整理、归档之后，就束之高阁，等待利用者上门查阅，这种工作模式严重影响了检察档案的开发利用水平。

三、加强检察诉讼档案的管理和利用服务水平

（一）加强对检察诉讼档案的科学规范管理

检察业务部门在工作中形成的侦查案卷，在审判监督中形成的刑事案卷，直接受理立案侦查形成的刑事案卷和控告申诉案卷，是反映检察机关履行法律监督职能，开展各项检察活动的重要凭证。要规定各业务部门定期或不定期把办结的诉讼案卷向院档案室移交归档，归档的文书、诉讼案卷材料应齐全完备，达到国家档案局、最高人民检察院规定的诉讼案卷的归档标准。要严格按标准进行分类组卷；要严格按照著录、索引规则，建立和完善诉讼档案数据库系统、查询系统和库房管理系统。

（二）提高档案管理人员业务水平，建设专业化队伍

《人民检察院诉讼档案管理办法》第五条规定：“最高人民检察院和各省、自治区、直辖市人民检察院应设专门的档案工作机构。检察分院、自治州和省辖市人民检察院应设档案工作机构或配备专职档案人员。基层人民检察院应配备专职或兼职档案人员。”由此可知，设置专门机构和配有档案专业工作人员是实施档案工作科学化管理的先决条件。

要提升检察档案管理人员政治素质，树立高度的职业责任感和坚定的事业心，提高档案管理人员的档案意识和法制观念，充分认识检察档案的重要性以及它们潜在的价值；建立对档案管理人员定期培训的制度，尽快提升其业务水平。

（三）提高检察诉讼档案的开发利用水平

1.做好检查档案的编目和编研工作

做好“编目”和“编纂”。在一般档案编目基础上，将内容一致的档案信息集中编目，对各类案卷按其罪名进行集中编目，写明时间、案由等，系统地加以利用；编纂，即对档案信息进行系统化、精练化的过程，把庞杂的零散的档案信息进行有机地结合和系统的考订、加工，使其准确系统。如对库藏有关重大事件、重大决策和重要案件的档案材料进行深入研究，形成有深度的专题材料，为利用者提供方便，特别是对大事记的编写，要倾注大量精力，全面、客观、准确地反映检察事业发展情况。如2012年，档案人员通过对数百份档案卷宗进行逐一查阅，撰写了《犯罪嫌疑人在逃期间办理假户口隐瞒身份逃避抓捕问题应引起重视》，被中央办公厅转发，并分别被总理、公安部孟建柱部长作出重要批示。通过编研，档案资料得到二次或更多次的精细加工，使档案资料浓缩化、优质化，产生一系列增值的新产品。

2.开发检查档案信息检索平台

充分发挥电脑技术的优势，尽快开发出多功能、全方位的检索系统和检索工具，让使用者及时查到高质量、有价值的档案资料。增强快速查阅能力，扩大查阅范围，尽快形成检察机关档案网络系统，做到资源共享。大力采用缩微技术等先进技术，提高档案自身的科技含量。积极探索档案自身增强科技含量的方法和途径，使检察档案发挥最大效能，提高其利用率。如北京市检一分院更新工作方式，对档案实行电子信息化管理和检索。将全部库存诉讼档案卷宗及文书档案等信息全部补录制成档案电子数据库，实现了“一键式”管理和检索，使档案的查询和利用更加方便快捷，把静态的档案信息变成了可以提供各类信息服务的数字化资源。

3.搭建检查档案开放平台

随着社会的进步，检察档案作为社会共同资源得到广泛的认可，积极探索检察档案利用与开发的各种渠道和途径，具有十分重要意义。一是探索对外开放档案渠道，借助“检察开放日”、“人民监督员制度”、“检务公开日”等平台，向当事人及其人、专家学者、社会公众开放检察档案；二是探索拓宽公开查询方式，公开当事人通过电话预约方式申请查阅档案的条件，手续和注意事项等内容；三是确定公开查阅范围，除了涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的诉讼档案不予公开外，其他档案可以探索逐步向社会公开。

四、优化检察档案开发与利用工作的展望

检察档案开发与利用工作是一个许多因素相互作用的复杂的工作，检察档案工作者必须从主观因素和客观因素方面进行改善，优化对检察档案开发与利用的工作。

（一）加强理论研究

坚持加强对检察档案开发与利用工作相关的档案理论研究，使其更有利于指导实践。目前为止，我国检察档案方面的理论仍然滞后是我国检察档案工作发展的桎梏。检察档案工作必须要做到不仅从实际出发，研究分析档案工作的现状，还要具有长远发展的视角研究发展趋势。此外，要审时度势，用创新型思维探索检察档案开发与利用工作出现的新情况、新问题、新挑战，并且抓住机遇，制定相应的对策。正确分析和判定档案的保存价值，准确划分档案的保管期限，使其更具科学性，同时，必须注重研究探索操作性强的工作规范和工作标准。

（二）优化馆藏

优化检察档案室馆藏质量与结构。首先，去粗存精，即对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。其次，档案收集阶段始终坚持注重档案质量，必须把保管期限划定不准确、重复文件进馆等问题杜绝在进馆前。

（三）坚持标准与制度建设

诉讼档案管理篇（9）

检察机关的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是检察工作和其它各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。与其它档案相比，存在以下特点。 

(一)一案一号是检察机关诉讼档案最基本的保管单位。一案一号是指检察机关办理的每一案件从立案到结案所形成的所有材料，转化为诉讼档案后所编成的一个档案号。诉讼档案的档案号一般由“年度——类别——案卷号”组成，而每一个诉讼案卷又是由若干册不同性质的案卷组成。

（二）检察机关诉讼档案的形成受相应诉讼程序制约。人民检察院办理各类案件，必须按照相应的《诉讼法》所规定的程序进行，否则就是违法。因此，在案件办理过程中产生的诉讼文书材料必须受相应的诉讼程序的制约。诉讼档案卷组卷的方法单一，形式固定，不象其它文书档案以件为单位，讼档案卷内的诉讼文书材料严格按照程序和产生的时间先后顺序排列。 

（三）检察机关诉讼档案具有特定的法律效力。诉讼档案中的文书都是具有法律效力的材料，有很强的强制力和约束力，但只对该案件的诉讼当事人具有法律效力，因此，诉讼档案具有特定的法律效力，而且不因时间、空间的变化而变化。 

（四）检察机关诉讼档案材料中具有手抄孤本。诉讼档案具有诉讼活动的原始记录，如阅卷笔录、询问笔录、审讯笔录、庭审笔录等具有手抄孤本。 

（五）诉讼档案利用率高，有一定的社会需求量。检察机关诉讼档案的利用率高。其中利用诉讼档案的主要有三个方面，一是本院内部各项工作需要利用诉讼档案；二是外单位工作需要，其中以公安机关、法院、纪检监察及上级检察机关为主；三是人民群众维护自身合法权益的需要。 

二、存在问题与不足

随着社会法治进程的加快，人们的法律意识、档案意识逐渐加强，检察机关的诉讼档案也将发挥出更大的作用，但我们也应清醒地认识到，目前检察机关的档案管理工作还存在许多问题与不足，有待我们改进。 

（一）档案意识不强，档案法制观念淡薄。

个别办案人员档案意识不强，案件办结后不及时归档，归档案卷质量不合格，并持无所谓态度，不能认识到案卷材料是本单位的财富，是日后查考和利用案件的依据和条件，更不能认识到不归档、不及时归档行为均属违反《档案法》的行为。 

（二）档案基础管理工作薄弱。诉讼档案管理的薄弱环节主要体现在： 

1、归档制度没有或不完善造成材料收集不齐全，归档不及时。有的检察院档案管理部门的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度；有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一定制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。而按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，出现丢失、泄密等问题。直接影响了检察机关的形象。

2、卷内材料不全，档案质量差。档案人员在接收档案时发现部分档案材料中存在质量问题：①卷内材料不全。由于保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，检察机关依法公正、依法监督形象也必将严重受损。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面 、备考表填写不全，装卷不整齐，书写不工整。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。

目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色，而且耐久性在一定环境中还不如圆珠笔字迹，加上实践中有许多办案人员为了应付档案质量检查，将这些字迹草草复印，也不论是否清晰，就当完成任务了事，造成许多案卷证据材料的复印件模糊不清，有的已经无法辩认。

诉讼档案管理篇（10）

一、 档案

1、 档案起源。档案起源于何时？历来众说风云，诸多不同的观点，归纳起来大致有四种：

（一） 国家―文字―档案；（二） 文字―国家―档案；（三）文字―档案―国家―条理的档案（社会文明产物说）；（四）结绳、刻契―档案―文字―国家―条理的档案（社会生活产物说）。

我国的档案起源也脱离不了以上的发展过程，但就形式和名称的演变包括甲骨、金石、简牍、帛、纸质以及电子档案。[1]

2、 档案的定义及属性。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种新式的原始记录。简而言之：档案是原始的历史记录。郭沫若《题赠档案馆》的诗中写道：“前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆千听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。”此外，钱学森在《论系统工程》一书中说的比较明确且通俗：“信息是代表物质的某一种状态的资料”，“情报资料”、“图书”、“文献和档案”都是一种信息。

二、诉讼档案

1、诉讼档案诉。即人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按照有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声像材料。[1]

诉讼档案按照内容性质可以分为民事诉讼档案、刑事诉讼档案和行政诉讼档案。主要包括：控告、检举或自首的材料；原告的状或口诉笔录，被告的答辩状；案件的审查报告，检察机关关于、免诉或不的决定；调查笔录和调查取证材料；调解笔录和其他调解材料；审判笔录，判决书或裁定书；有关立案、、开庭的通知等。

2、诉讼档案的立卷。诉讼档案按年度、审级、一案一号单独立卷，以便于查找利用。总体上，诉讼文件材料的立卷：（一）卷内文件材料的排列顺序；（二）刑事一审诉讼文件材料的排列顺序（三）刑事二审诉讼文件材料排列顺序；（四）民事一审诉讼文件材料的排列顺序；（五）民事二审事实上文件材料的排列顺序；（六）人民检察院侦查、审判监督的刑事案件排列顺序；（七）由人民检察院直接受理立案侦查的刑事案卷排列顺序。

以刑事一审诉讼文书的立卷为例，不可或缺的文书材料依次包含（1）卷宗封面；（2）卷内目录；（3）公安机关移送意见书；（4）检察机关案件审查报告；（5）换押证、提押证、办案告知卡、询问笔录；（6）聘请、指定、委托辩护人的有关材料；（7）检委会案件讨论记录；（8）检察院书（正副本）；（9）量刑建议书；（10）案件的其他材料；（11）法院开庭通知；（12）检察院出庭笔录；（13）法院判决书或裁定书；（14）审查表；（15）卷内备考表；（16）卷底。

对于诉讼文书要严格按照案件的法定办案流程依次进行顺序排列。各类文书的内容、案件承办人、部门负责人须填写明确且完整。待所有的材料依次排列好后打孔订卷，并编写页码，填写目录及封面。

诉讼文书材料的立卷步骤：第一步，整理材料，去粗存精；第二步，系统排列，固定顺序；第三步，填写卷内目录；第四步，填写卷封面；第五步案卷装订。但在实际工作中，诉讼档案中的材料文书几乎都是原始文书材料，无法如书籍出版的流程般自动进行立卷排列编码，因而第五步往往提前于第三步之前操作，便于编写页码及目录填写。

3、诉讼档案的归档。归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求三个方面内容。以检察机关诉讼档案的归档为例：卷宗移交给档案科室，归档工作的主要内容就是依据档案保管制度和归档要求对诉讼卷宗进行验章签收、分期分类、信息录入以确定归档范围，之后戳盖年月及类别以确定归档时间。

其中，档案的分类不仅是人们对档案在认识上的逻辑划分，而且是对档案实体的划分。[2]“分类”为档案管理诸多程序的中心。常用的如年度分类法、组织机构分类法以及问题分类法，以上是单式分类法，与此对应的还有复式分类法，如年度―组织机构分类法、组织机构―年度分类法、年度―问题分类法、问题―年度分类法。

检察机关的诉讼档案的分类方法，采用的是复式分类法中的问题―年度分类法。“问题”即诉讼档案的保管期限，分为短期、长期和永久三种，具体分类标准如下：（一）对于批捕的案件：（1）、案件为退补案件；审判结果为5年以下（不含本数）或拘役的案件归类为短期保管诉讼案卷。（2）、案件移送上级检察院；审判结果为5年以上（含本数）10年以下（不含本数）的案件归类为长期保管诉讼案卷。（3）、不的案件；审判结果为10年以上（含本数）的案件归类为永久保管诉讼案卷。（二）对于不予批捕的案件归类为短期保管诉讼案卷。（三）由检察院自侦的案件：（1）、审判结果5年以下的（不含本数）的案件归类为长期保管诉讼案卷。（2）、免诉的案件；审判结果为5年以上（含本数）的案件归档为永久保管的诉讼案卷。根据以上的分类标准，先将案件分为了短期、长期和永久的诉讼案卷。

其次，将初次归类的案卷分别按照结案时间再次分类，即对于诉讼卷宗按照年度分类法将同一类型（如短期）中在同一年度内结案的卷宗归为一类。

再次，按照年度，依次录入案卷目录并对诉讼案卷进行案卷编号、戳盖印章以明示类别、时间及案卷序列。最后，依照根据年度对诉讼案卷分别进行归档入库。

4、诉讼档案的价值及作用。以刑事诉讼档案为例：（一）在侦查、审判监督方面的开发利用价值：（1）、查阅犯罪的判决、裁定结果对犯罪进行跟踪执行监督，提高罪犯的改造质量；（2）、查阅重新犯罪罪犯原来的犯罪情况等等；（二）在打击贪污贿赂、渎职犯罪，以及控告申诉方面具有开发利用的价值。[3]

价值决定作用：（一）是保证法公证和维护当事人合法权益的凭证依据；（二）是研究法制史和司法活动规律的重要信息源；（三）是法学研究、案例教学、社会法制宣传教育的素材。