档案工作的服务性篇（1）

一、群众文化艺术档案提供利用工作中的服务思想

群众文化艺术档案提供利用工作是群众文化工作领域的关键性业务，即以艺术档案资料室储藏的档案信息资源为利用者服务的一项业务工作。

首先，群众文化艺术档案提供利用工作代表着群众文化艺术档案工作的成果直接同群众文化工作发生各种服务关系，集中体现了群众文化艺术档案工作的方向和作用。因此，只有极大地提升艺术档案工作者的服务思想，充分地利用群众文化艺术档案工作对其他各项工作的服务关系，才能完整体现群众文化艺术档案的价值。从相反的角度来看，群众文化艺术档案的价值在于充分体现其利用率的高低，档案利用的频率越高，发挥档案的效能越好，同时，作为群众文化艺术档案工作联系群众文化工作的"窗口"，利用工作做得如何，是衡量艺术档案室业务水平的重要标准，是艺术档案室得以生存和发展的条件。

其次，群众文化艺术档案提供利用工作又在一定程度上体现了外界利用档案的需要。这一点主要表现在：

1.艺术档案的形成来自于各业务部门的工作中形成的资料，对这些资料的加强管理正是艺术档案部门的主要任务。而随着群众文化艺术档案提供利用工作的开展，其他业务部门必然对档案工作提出更新的要求。

2.通过艺术档案提供利用工作的实践可以获得有关档案管理的反馈信息，能够比较客观地发现其他环节工作的优劣，以便取长补短，不断提高工作水平。

3.开发艺术档案提供利用工作能与广大的利用者发生广泛的联系，扩大群众文化艺术档案工作的影响，这是对群众文化艺术档案工作最实际、最有效的宣传，能引起群文战线工作者对艺术档案工作的重视和支持。

因此，开展群众文化艺术档案提供利用工作是艺术档案管理系统输出艺术档案信息和发挥艺术档案作用的有力渠道，我们要通过提供利用这一渠道输出艺术档案信息，发挥群众文化艺术档案在群众文化工作中的重要作用，实现其各种价值。

二、丰富熟悉室藏等实际工作中的服务思想

在实际工作中，为艺术档案建立良好的物质基础，提供丰富的室藏保障，是艺术档案工作和其他业务部门工作良性循环的基础，更是工作实践中服务思想的生动体现。这需要群众文化艺术档案工作人员和各业务部门之间本着对群众文化事业认真负责的态度通力协作。经过多年工作在艺术档案管理一线的实践经验，笔者认为，做好丰富熟悉室藏工作需要做到以下几点：

1.艺术档案工作人员要有责任心，充分认识到档案室的藏量在提供利用工作中不可代替的重要性，并本着积极服务的思想，主动地与各业务部门保持密切联系，尽量地把各项活动及相关的材料收集全面，并在收集过程中主动宣传艺术档案对群众文化事业发展的参谋作用，以取得相关人员的理解与支持。

2.艺术档案工作人员要有过硬的业务能力，建立健全档案检索系统，使其成为对各业本部门有参考价值的艺术档案，以便顺利地提供利用。

3.各业务部门也应在各项业务活动中，尽可能及时、全面、完整地将本次活动中形成的资料移交给艺术档案部门，提高对移交工作重要性的认识。

4.工作人员要熟悉室藏，这是档案工作人员的基本功，也是搞好艺术档案提供利用工作的重要条件。

5.艺术档案部门和档案工作人员必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度。

三、群众文化艺术档案资源开发中的服务思想

以往的艺术档案工作往往将重心偏向于保管，但这样的工作重心往往无法发挥艺术档案管理作为一项"服务"的作用。因此，谈到服务思想的重要性，我们就必须将艺术档案工作和"服务"充分挂钩，即有效利用艺术档案中潜在的资源，使其为群众文化艺术事业服务。下面，笔者将以两种方式为例阐述群众文化艺术档案资源的开发。

1.传统的借阅方式。这是档案提供利用的主要方式之一，也是档案工作一直以来所采用的。针对该方式，我们总结了过去的经验教训，提出采取对文书档案（馆务类）与艺术档案（业务类）分别组综合卷的方法提供利用。同时，我们也要建立健全关于借阅范围、手续及借阅者应遵守的有关保护内容的规章制度。档案员应在热心服务的基础上对归还的档案进行认真清点并对发现的问题及时采取措施妥善处理，真正实现管理和服务的一体化。

档案工作的服务性篇（2）

我国档案工作具有悠久的历史，但是档案服务途径却相对较少，基本上采用的是面对面的方式，传真服务、电话服务等比较现代化的服务方式尚未普及应用，也没有建立网络在线服务或者邮件信件服务渠道。目前，我国大多数高校在档案服务方面主要以档案信息查阅、档案复印、开具证明等业务为主，并没有开展档案咨询服务、档案目录信息服务、档案陈展等服务。由此可见，高校档案服务方式及服务途径仍然比较单一，档案信息资源的开发利用程度不高，并没有将档案的服务职能充分发挥出来。

二、信息化背景下进一步完善高校档案服务的策略

（一）双向性服务

高校档案服务的根本是为了促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为高校后勤保障、学校教学、科研以及学生管理等相关工作提供优质服务。在高校教学管理过程中，高校档案服务的内容应包括以下几个方面：①为高校营造一种良好的学术研究氛围，适当增加创新研究工作。②为教学评估提供基础性的参考数据，同时应提供跨学科研究成果，还应该提供反映社会需求的相关材料。③在学生管理和培训过程中，应提高学生的基础教育素质以及专业素质，提高学生的社会适应力。

（二）主动性服务

现阶段很多高校档案信息服务普遍存在缺乏有效性、主动性、系统性等问题，虽然一直以来高校都在提出加强主动服务的口号，但是并没有认真实践，有的高校虽然也开展了一系列主动性服务，但是创造性不足，只是在延伸一些传统服务项目。如果仍然采用这种被动式的档案服务，极易导致档案信息缺乏完整性、系统性，也无法充分发挥出档案的社会功能及其价值。笔者认为，为了确保全面、认真落实主动性档案服务，应制定科学的评估制度。目前，档案工作者评估中主要采用的是科研项目、获奖、论文、出书等评价指标，应该将评价指标进一步细化，比如评估档案服务的有效性，评估档案实体管理中的规范性及安全性，在档案分管工作中应评估形成档案的完整性及其准确性，而在档案检索工具中应评估其完备性。这样的评价指标更加全面、具体，针对性也更强，有利于激发档案工作者的创新欲望，端正档案工作者的态度，从而提高高校档案服务质量及效率。

（三）大力采用现代化先进的服务手段

目前，各种先进的信息技术正在潜移默化的改变着人们的生活、工作和学习方式，也逐渐成为人们在日常生活和工作中必不可少的部分。高校档案服务工作也应该做到与时俱进，大力引进先进的信息技术进行公共档案信息服务。具体而言，高校应根据自身的特点建设一个极具特色的档案网络数据库，充分利用网络信息的优势为广大师生提供更加便捷、高效、准确的档案信息服务。在高校档案数据库建设过程中，应注重数据库的个性化，尽可能满足广大师生对于高校信息服务的多样化需求。同时应注意突出数据库的实效性，这就要求档案服务工作人员应定时更新、完善、补充数据库的内容，使档案信息服务和社会保持同步。

档案工作的服务性篇（3）

0 引言

随着社会实践活动信息化的开展，档案工作领域也呈现出档案信息化的趋势，然而传统档案信息服务在方式、制度等方面都出现了滞后的情况。档案信息服务工作在其中发挥了重要作用。因此，调整传统的档案信息服务模式使之走出封闭、与社会实践相脱节的信息服务状态以适应社会实践发展的要求，建立信息化社会背景下，档案信息服务部门的服务机制的构建成为档案工作者必须面对的问题。

1 档案信息服务的界定

1.1 档案信息服务的含义 从广义上讲，档案信息服务指的是档案信息机构整个的业务工作，即所有为了促进档案信息流通，加快档案信息传播，提高档案信息利用率，便于利用者获取档案信息所进行的各项活动。狭义上讲，是指档案馆（室）工作人员根据利用者的档案信息需求，组织利用者获取和利用档案信息的工作。本文研究的档案信息服务从狭义理解，是档案部门为了最大限度的发挥档案信息的社会效益、经济效益，在服务理念支配下，通过健全的制度、合理的程序，特定机构而将档案信息通过各种方式提供给利用者利用，并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境，以发挥档案作为人类活动记录的作用，提高社会整体的档案信息服务水平，并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展，以提高档案事业的社会地位。

1.2 档案信息服务系统构成要素 档案信息服务系统由档案信息服务对象——利用者、档案信息服务人员——档案工作者、档案信息服务设施、档案信息服务方法、档案信息服务资源构成。具体的，利用者是档案信息服务的客体，是档案信息服务存在的原动力；档案工作者是档案信息服务的主体，包括相关的业务人员与服务人员；档案信息服务设施是档案信息服务工作的物质条件；服务方法与信息资源分别是档案信息服务实现的前提与工作对象。这些要素相互依存，共同构成了档案信息服务系统。档案信息服务系统是档案信息服务模式运行的先决条件，它与档案信息服务模式共同构成档案信息服务工作的基本框架。此外，从档案工作系统本身来看，档案信息服务系统还要受到档案鉴定、检索、档案信息开发及公开等诸多环节的影响。

2 信息化社会档案信息服务机制的组织保障——服务机构的变革

信息化社会下，改变传统封闭式、分散型的运行机制，建立起开放式的、协作型的运行机制非常必要。我国传统档案信息服务模式是用户直接面对档案信息服务部门，这种服务机构垄断的状况随着政府体制创新的推进，转化为新型服务模式：

可见，传统档案信息服务模式由档案信息服务机构垄断着档案信息及其供给的情况，使行政与服务效率低下、资源浪费的问题突出。而新型服务模式出现了中间环节，利于改进档案信息服务质量，提高档案机构运作效率，同时也为档案信息服务机构同其他部门、中介或企业等合作带来了可能。一方面，档案信息服务机构与各类信息服务部门合作，可以通过建立网络信息中心实现。档案机构与各类信息服务部门的合作基础是基于网络环境。钱学森的《论系统工程》中指出：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，系统工程的目的是信息存储，信息的检索、提取、传输和显示。”网络环境下，档案机构同各类信息部门一样，成为社会信息系统的一个节点和信息资源的集散地。

改变传统封闭式、分散型的运行机制，建立起开放式的、协作型的运行机制。可在国家档案行政管理部门内建立一个全国档案信息资源开发的规划协调小组，负责全国档案信息资源开发项目的调研和立项工作，制定有关的规章制度。通过公开招标的方式，择优确定项目负责单位和负责人。由负责单位组织有关档案馆实施项目内容，并开展服务。开发资金的来源，除向国家中请专项基金外，还可以吸引一些私人、社会团体等的捐赠。形成档案信息服务的经济实体，以保证档案事业发展与档案信息服务有充足资金。

3 信息化社会档案信息服务部门的服务机制构建

档案信息服务机制是存在于档案信息服务系统正常运行的内在各部分之间的必然联系和规律。对档案信息服务机制的构建，可以在实践中减少消耗、取得更高效益。同时，应该看到，服务机制也是档案信息服务部门把档案信息资源同社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。档案信息部门服务机制的构建应该从以下三方面进行：

3.1 引入竞争机制，提高信息资源利用的效率 我国传统档案信息服务工作是由政府出资，是一种社会资金的再分配形式。按理说，档案部门完全可以利用这笔投资以更好地为社会服务，但是，由于档案部门并不直接对这笔投资自负盈亏，这部分资金的投资效果如何，到底是取得正效益还是负效益，都是由社会来共同承担，因此，投资的目的并非为了让档案部门去创收赢利，向国家上缴利润，而是要让它利用这些投资更好地开发档案信息资源，发挥档案部门的社会效益。但是，应该看到，这种方式会抑制信息增值服务市场的竞争，形成政府信息资源的垄断性经营，而减少竞争必然带来信息资源建设的低速度和应用的低效率，信息资源利用的低效率必然导致政府信息服务的低水平。

因此，为了克服信息服务投资主体单一、服务方式单一、服务效益不高的弊端，满足社会信息需求的全面性与多样性，需要政府把市场机制引入档案信息服务部门中，充分利用市场竞争所具有的积极性与活力，通过各类档案信息服务部门的相互竞争和对信息内容的创造性经营，提升信息服务的质量和效益。同时，政府要通过立法、质量评估等措施加大对信息服务市场的宏观监管力度，确保信息服务竞争的有序性和规范性。

此外，档案信息服务机构内部引入竞争机制，还利于调动档案人员积极性与创造性。要建立健全科学的管理体制和激励机制，关键是调动人的积极性与创造性，使档案服务岗位没有闲、懒人员；多劳多得，通过经济杠杆启动竞争机制。市场经济条件下，竞争无处不在，只有通过竞争档案工作者才能发挥最大积极性、创造性与主动性。档案信息服务工作者要勇于竞争、参与竞争，既要有开拓创新的能力又要有独当一面的魄力，更要有多种技能，通过竞争使档案队伍年轻化、知识化、专业化，这样才能使档案信息服务机构充满活力。因此，竞争机制的引入可以为档案信息服务部门带来了一系列变化尤其是形成了市场检验、优胜劣汰的局面，进而促使档案信息供给的效率与服务水平提高。

3.2 建立反馈机制，保持档案信息服务工作快速发展 反馈就是根据过去的活动情况去调整未来的行为。如果没有反馈，那就无法了解档案管理工作的实际状况与目标之间的不一致或不协调，也就不能修正和调整档案管理工作中不科学、不合理的行为和现象。档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，这样才能取得档案信息资源开发利用的最佳效果，进而探索出档案信息服务的规律。档案信息服务反馈系统，按照范围可分档案服务工作的外部信息反馈与档案服务工作的内部信息反馈两部分。前者是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集，以便针对客观现实而采取相应的对策；后者是一个封闭系统，是指档案信息服务系统内，各组成要素或环节的不协调应及时反映给档案利用部门，以便其及时调节达到新的平衡。反馈系统之中还可以采用档案信息服务测评方式，建立测评指标体系、选择测评的时间与空间以及测评结果等。

建立反馈机制应注意以下几点：①保证需要决策的各个环节或组成部分得到最必需的、切实可靠的信息资料；②信息的收集、处理、贮存和传递，都应密切结合档案服务活动和组织机构建制进行；③在档案信息服务工作系统中，应考虑到各类档案服务工作系统的不同规模以及服务活动的组织和管理水平的差别等；④在档案服务工作系统内部也要从实际出发，先从问题较多、影响力较大的方面着手，先抓点，取得实效，总结出适合自己特点的系统设置模式和方法后，再逐步扩大服务反馈系统的范围。转贴于

具体的档案反馈机制可以应该做到以下几点：①有必要成立档案利用信息反馈协作小组。改协作小组首先要以档案馆馆长为核心，其成员可以由档案馆各个部门负责人、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人等组成。②有必要定期地召开档案利用的信息反馈工作会议。在档案利用中出现的问题和用户反映的意见，它们成为档案利用工作中的薄弱环节，档案利用会议的定期组织，可以集中研讨利用工作中出现的问题，以及时化解矛盾，纠正工作中的失误，更好地为用户服务。③有必要设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议的工作人员给予一定的物质或精神奖励。

反馈机制可以便于档案信息服务部门提供回应性服务。传统的档案信息服务抹杀了公众的积极性、主动性和创造性，无效率地提供档案信息，对利用者提出的要求不敏感。造成档案信息供给的高成本、低效率和浪费。而回应性服务，通过用户参与管理、征求他们对服务的意见和要求，并测量其满意程度，可以满足利用者的不同需求。

3.3 运用转化机制，实现档案信息的潜在价值 转化机制是指信息服务经过消费的转化或增值的过程，它是信息服务市场特有的运行机制。转化机制对于信息服务市场的作用在于：充分的转化能促进生产的发展，促成更新更高层次的信息服务需求，并促进信息服务市场的深化和发展。

档案信息服务部门有必要建立起多形式、多渠道的信息服务转化方式：为公众提供指导和帮助，以提高公众对档案信息的认识，刺激其信息消费能力，便于档案信息服务的价值充分实现；对于某些科技信息成果，档案信息服务人员可以深入到用户有关科研、管理和生产决策等课题的攻关和研究环节中去，根据课题需要进行档案信息的专供服务，直到课题完成或某个关键性问题得以解决。转化机制只有包含了服务人员与用户更多的交流与沟通，才能更圆满地完成服务。为了切实保障转化机制的规范运转，档案信息服务部门对“售后服务”问题应该加以重视，以便使供需双方在信息服务的转化过程中各负其责、有序操作，从而吸引更多利用者关注档案信息。

终上所述，我们应该看到的是，档案信息服务体系的构建除了需要信息服务部门之外，还需要理念、制度、方法等各方面的密切配合，这样档案信息服务系统才会更有生机和有效。

参考文献

[1]薛四新，彭荣.陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社.2006.

档案工作的服务性篇（4）

当前我们处于知识经济时代，知识和信息作为社会发展的两大重要要素，档案作为重要的信息来源之一，这也使档案越来越近受到重视，人们对对档案服务意识更为关注。在当前社会和信息技术快速发展的新形势下，档案工作面临着前所未有的机遇和挑战，这就对档案规范化管理和档案服务工作提出了更高的要求。为了更好的发挥档案自身的重要价值，需要我们积极转变思想观念，在档案工作中不断进行创新，全面提升档案服务意识，并将档案服务作为一项常态化工作，确保档案服务的规范化和高效化，更好的满足社会发展过程中对档案信息资源的需求。

1 提高档案服务意识的重要性

（一）提高服务意识是时展要求

近年来我国经济取得了较快的发展，各类经济活动更加频繁，社会发展和经济活动过程中对档案信息的需求量不断增加，这也对档案工作提出了更高的要求。一直以来我国档案都处于半封闭的状态，档案部门与其他部门之间的互动性缺乏，这也使档案管理工作一直较为滞后，在档案工作中更是缺乏服务意识，这对我国各行业的发展造成了一定的制约。因此在当新新的经济发展形势下，档案工作者要解放思想，加快观念的转变，充分的运用现代化技术来提高档案管理水平，全面提高档案服务意识，从而为档案需求者提供更加优质、高效的档案服务。

（二）提高档案服务意识是档案工作自身发展的需要

在开展档案工作中，其中突出档案价值是档案工作的重要内容，并与加强档案与其他领域的联系，更好的发挥出档案的重要作用，为其他行业的发展提供重要的参考和信息依据。因此在档案工作中，需要进一步对其发展空间和渠道进行拓展，并全面提高服务意识，树立明确的目标，从而使档案能够为更多部门和行业提供信息服务。作为档案从业人员，需要利用发展的眼光，在实际工作中重视档案的整体性和安全性，加快思想观念的转变，更好的为社会大众提供优质的档案服务。

（三）强化档案服务意识是提高档案工作质量的前提

在想提高档案工作质量，在具备扎实的理论基础的同时，还要努力提高档案服务意识，树立全心全意为用户服务的思想，从而在档案工作中，不断对档案工作方式方法进行创新，采用先进的技术来提高档案服务的水平，使档案在各个行业中得到广泛的应用，全面提升档案工作的社会地位，遵循以人为本原则，为档案需求者提供更加优质和高效的档案服务。

2 提高档案服务意识的措施

（一）一切以用户为出发点的理念

随着社会的发展，档案管理工作的发展面临着市场的严峻考验，我们必须从市场实际需求出发，制定档案管理工作的服务目标和宗旨，针对市场需求制定工作计划，为更广大群体提供服务。随着电子科技产品的日益普及，电子档案的呼声日益高涨，社会更需要的是能要利用计算机更快捷便利地寻找到目标档案，这要求我们必须转变观念，充分的利用各种先进的技术，加快档案管理模式的创新和变革，使档案管理能够更好的与时展相适应，从而提高质量高水平的档案信息服务。

（二）强化档案管理主动服务意识

档案管理工作人员掌握着该领域的知识资源，必须不断提高思想意识才能以创造性的思维拓展更加优质高效的服务意识。档案管理人员应当把主动服务作为自身的工作准则，积极主动的从档案使用者的角度出发，为其创造便利的服务条件，主动提供档案咨询、答疑和查阅服务。档案管理者从传统被动服务中加快向主动服务转变，使档案加快转化成社会共享的资源，这不仅有利于提高档案服务工作的质量，而且能够更好的发挥出档案管理工作的社会效益，促进档案事业的健康有序发展。

（三）拓展服务方式，发挥档案社会效益和经济效益

档案工作主要是服务于社会大众，为档案需求者提供档案信息。档案具有重要的参考价值，其对经济、文化和社会等方面的发展都发挥着非常重要的作用。其能够为社会更多的领域提供重要的参考价值，能够为社会发展提供更大化的推动效益。在当前新形势下，我们需要努力提高档案服务的水平，通过加快观念的转变及对档案服务方式进行变换，从而为人们提供多元化和个性化的档案服务，全面的提升档案部门的整体服务水平，为社会发展提供更具意义的服务，从而更好的l挥出档案的社会效益和经济效益。

（四）提高档案管理水平，量化、细化各项业务环节

档案服务意识作为一种看不到的东西，想要加强或者提高并不是一件简单的事情，它需要我们付出更多的艰苦工作和努力。现阶段档案工作的管理模式相对落后，规章制度也在很多情况下不能满足社会需要，建立现代化、科学化、标准化的档案管理模式已经势在必行。这是我们能够取得更大进步的基本要求，也是社会和经济发展对我们的要求。对于档案的应用，我们要更加贴近群众生活，并对档案工作中的各个环节进行细化和量化，进一步强化为群众服务的意识，为档案需求者提供更加便捷及高效的档案服务。

（五）转变思想，提高素质，迎接知识经济时代的挑战。

在知识经济时代的背景下，知识在促进企业发展的过程中发挥了重要的作用。而档案管理工作当前我们正处于知识经济时代，知识在生产和应用方面较以往更加迅速和猛烈。知识改变命运已经不是一句口号，而是变为活生生的现实。知识经济的主体是人，客体是技术，通过计算机等媒介将技术研发并传播出去，形成有效的生产力。档案工作人员掌握着领域的知识资源，必须不断提高思想意识，以创造性的思维模式树立更加优质高效的服务意识，向社会大众传播资料与信息，提高档案的应用。作为新时代的档案工作人员，我们必须有深厚的理论基础，掌握先进的观测和分析技术，具备精深的档案业务能力，能够熟练运用新技术、新方法管理档案，做好档案服务。

3 结束语

提高档案服务意识到并不是一朝一夕就能够做到的事情，需要档案工作人员在日常实践中要做到持之以恒，不断进行知识和经验的积累，树立用户至上的服务意识，重视用户的需求，从而为档案需求者提供针对性的档案信息，更好的满足社会发展过程中对档案信息的需求，充分的发挥出档案的重要价值，全面提升档案服务质量和水平，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

参考文献

档案工作的服务性篇（5）

社区服务中心与人们的生活息息相关，社区服务中心的档案不仅真实记录着社区服务中心成立以来的发展过程，也记录着社区服务中心在各个领域获得的建设成绩。加强对社区服务中心档案的管理工作，可以有效地促进社区服务中心的建设，提高人们的生活质量。

1社区服务中心档案管理的意义

将社区活动中具有一定存在意义的信息，通过文字、图像、图表、声音等方式记录下来的承载体即为档案。社区服务中心的档案又可以分为基础设施档案、财务档案、声像图片档案、文书档案以及科研技术档案等，主要对社区服务中心的医疗、文化活动、教育、私法援助以及社区服务中心的发展等状况进行反映。社区服务中心从事的工作具有长期性、复杂性，工作的主要目标就是帮助人们克服人与人、人与社会间的问题。社区服务中心的工作已经逐步涉及人们日常生活的各个领域，社区服务中心档案所面对的对象以及档案的内容也随之扩展。社区服务中心在开展有关的工作或者活动前，通过社区档案对社区居民的真实情况进行了解和分析，有利于工作或者活动的顺利开展，同时将此次的工作或者活动的情况进行记录并整理归入档案，为下次提供参考意见。社区服务中心档案管理工作就是通过社区人民的有关信息进行活动的组织，促进社区人民的交流沟通，达到服务与社区人民的目的。

2社区服务中心档案管理的基本现状

2.1档案管理人员的档案管理意识不足

在我国目前社区服务中心档案管理的实际工作过程中，相关的管理人员以及一些基层的工作人员都或多或少地对档案管理存在不够重视问题，大部分的工作人员将记录、整理、登记、装订等内容当做是档案管理工作的主要内容，并不会主动地对相关的材料进行积极的收集，同时对于档案内容书写的是否规范也并不重视，导致社区服务中心的档案记录出现书写内容不规范、记录内容不完整或者不准确等现象的出现。

2.2档案管理的体系和管理制度不完善

由于我国社区服务中心的起步较晚，社区服务中心的工作人员多为基层单位选派的新手，档案管理的业务能力不强，没有建立起完善的档案管理体系和管理制度，导致档案管理工作人员在进行档案资料的采集、整合、分类、归档等工作过程中出现操作不规范的现象。很多有价值、有意义的文件材料没有专门的档案管理人员进行收集和整理，无法及时地建档、存档，导致档案管理工作在材料数据收集方面的工作效率不高。

2.3档案管理的硬件设施不健全

社区服务中心的管理者对档案管理工作的不重视，在档案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以说很少，导致社区服务中心档案管理的硬件基础设施不够健全。社区服务中心的管理负责人除了为档案管理工作中提供一定的档案室、档案架和其他所必须拥有的办公用品之外，再没有其他办公条件建设。

2.4档案管理的方式过于陈旧且人员不足

社区服务中心是基层服务的公共组织，进行办公的地点和人力都十分的有限，导致档案的存储空间有限、档案管理人员不足。许多社区服务中心的档案工作人员年龄出现老化现象，由于工作人员文化水平较低，没有掌握足够的专业管理技巧，社区服务中心档案管理的工作方式还沿用传统的管理方式，以纸质版为主，无法跟上信息时代的脚步，档案管理的方式过于陈旧。使用纸质的材料作为档案信息的承载体，不仅不利于资料的保存，资料本身也容易被篡改和泄露，社区居民的隐私受到威胁。许多档案管理的工作人员对建档后的维护工作不够重视，导致许多档案资料在建档后出现破损、丢失等现象。

3社区服务中心档案管理的完善措施

3.1加强宣传，提高档案管理人员的管理意识

在社区服务中心档案管理的工作过程中，应通过各种宣传手段，不断提高档案管理人员以及基层工作人员的管理意识，促使其综合素质的提高，使得管理者可以采用更为有效的管理方法管理社区服务中心的档案工作，保证社区服务中心档案管理工作逐渐呈现规范化、科学化的发展趋势，进而对档案资料的科学性、完整性、系统性以及连续性提供有力的保障，避免在档案管理过程中出现档案凌乱、丢失以及损坏等现象。例如，可以通过组织社区服务中心的全体工作人参与到关于《中华人民共和国档案法》的学习教育与宣传活动中，提高社区服务中心全体工作人员的档案观念，促进社区服务中心档案管理工作的有效开展。也可以通过对社区服务中心档案管理人员以及基层工作人员进行定期的培训，提高管理人员以及基层工作人员对档案管理工作的意识和重视程度。对档案工作人员的日常的管理工作进行不定时、突击性的检查，并依据相关的管理制度对档案工作人员的进行奖励或者批评，以完善的奖惩制度鞭策档案工作人员不断进步，进而提升其整体的职业素质。通过加强宣传，不断提高社区档案管理人员的管理意识，可以有效促进档案管理理念的不断创新，进而使得社区服务中心档案管理工作的工作质量不断提升。

3.2建立完善的档案管理体系和管理制度

在社区服务中心档案管理工作的实施过程中，通过建立完善的档案管理体系和管理制度，可以保障社区服务中心档案管理工作的规范性、全面性，有益于社会服务中心的建设与发展。社区服务中心的档案管理人员应将管理工作的实际情况与相关的法律法规结合，对档案管理中资料的收集、登记、归档、保管、保密、借阅、移交以及销毁等工作的规章制度进行逐步的完善，保证社区服务中心档案管理工作实现动态化，保证当出现档案受损或丢失等情况时，档案工作人员能够进行及时的补充，进而保证了社区服务中心档案资料的完整性。社区服务中心档案管理工作的针对范围十分的广泛，导致工作内容也相对繁琐得多，因此档案管理工作的责任必须严格落实到社区服务中心的档案管理部门之中，实现社区服务中心档案管理的规范化工作。例如，可以将社区服务中心的档案管理工作归纳到社区服务中心日常的工作会议之中，通过会议明确强调社区服务中心档案管理工作的重要性，将档案管理工作的责任明确落实到具体的部门、个人，使得社区服务中心档案管理工作的责任落实得到保证。社区服务中心可以加强档案管理部门的自我检查工作力度，保证社区服务中心档案管理工作的质量，同时建立相关监管部门和社区居民监督系统，在工作的管理过程中灵活运用法律、经济、行政等管理手段，促进社区服务中心档案管理工作的规范化发展。社区服务中心档案部门以及档案管理的工作人员，在日常的档案管理工作的过程中，也应做好自己分内的工作，使自己的本职工作发挥出应有的工作效果，使得社区服务中心档案管理工作在日常的运行中就保持一定的规范性。

3.3加强档案管理的硬件设施的建设

社区服务中心档案管理工作的硬件设施是开展档案管理工作的基础性保障，在社区服务中心档案管理工作的实施过程在中，应加强硬件设施的建设情况。档案的存储库房应具备防尘、防潮、防虫、防光、防盗、防火、防高温以及防有害气体等设备，设立独立的工作岗位对这些设备进行专门的维护管理工作。对于档案存储库房内的温度和相对湿度进行定时的记录，如果发现库房内温度或者相对湿度的数值发生严重偏离正常数值范围的情况时，要及时展开排除工作并采取积极有效的办法进行处理，降低存储库房内的安全隐患。在社区服务中心的档案管理工作中，还需要配备专门的照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等设备，这些专业的设备可以提升社区服务中心档案管理工作中档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等工作环节的工作效率。

3.4利用信息技术，改善档案管理的方式、解放人力

在信息技术高速发展的当今社会，社区服务中心陈旧的档案管理方式已经无法满足人们的需求，还浪费了一定的人力资源。将信息化的技术手段应用到社区服务中心的档案管理工作中，以电子档案的形式取代传统的纸质版存档的方式，实现社区服务中心档案的电子化管理，一定程度上保证了档案资料的保存效果，也解放了一定的人力资源。电子版的档案与纸质版的档案相比，大大减小了对存储空间和人力的要求。将电子档案以光盘、硬盘等形式进行存储，不仅缩减了存储空间，档案管理人员对档案的维护整理的工作也可以得到最大限度的降低，档案管理人员的精力和时间得到有效的节约，解放了一定的人力资源，且电子档案一定程度上解决了档案保管安全方面的问题。为了信息化档案管理方式的顺利实施，需要对社区服务中心档案管理人员的信息技术进行一定的指导与培训，在其掌握一定的专业技术后，再实行权限分配式的信息化档案管理方式，进而提升档案管理工作人员对工作的积极性，保证档案管理工作的质量和效率。电子化的档案管理方式也使得档案管理工作的管理者可以更加便利地对档案管理工作的工作人员进行监督、指导和考核，例如，电子版的档案管理节省了工作人员大量的工作时间，档案管理的工作人员可以将每一个月、每一个季度以及每一年的管理工作情况进行整体的汇报和总结，方便了上级领导对档案管理工作的指导与监督。

4总结

综上所述，档案管理工作对社区服务中心的建设和发展都有着重要的意义，社区服务中心可以通过增强档案管理人员的档案管理意识、建立完善的管理体系与制度、投入足够的硬件设施并且活用电子信息技术，不断提高社区服务中心档案管理工作的工作质量和效果。

参考文献

[1]高东辉,王思南.社区服务中心档案管理规范化探讨[J].办公室业务,2013(11):179,181.

[2]李素文.乡镇社区卫生服务中心档案管理研究[J].办公室业务,2013(13):196.

档案工作的服务性篇（6）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0334-01

众所周知，档案是具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭据，是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。因此做好档案管理工作，特别是做好档案的服务对于开发利用资源起着重要作用。但是，也要看到，不少单位对档案只重视收集、保存，而不注重开发、利用，忽略了档案的服务，致使档案待在深闺人不知，影响了档案社会效益与经济效益的发挥。因此，在档案的日常管理中要正视档案服务中存在的问题，及时加以改正，采取针对性措施，建构起科学高效的档案服务体系。

一、档案服务中存在的问题

1、服务意识不浓 服务意识不厚是当前档案服务方面存在的主要问题，不少单位档案服务仍处于被动服务状态，浪费服务对象时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.成因在于工作人员缺乏服务工作意识，工作态度马虎，无法遵守服务原则行为懒散；缺乏主动服务意识，不遵守服务原则；责任意识不足，对工作不负责任，没有体现自身的工作价值；领导层对档案服务要求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作，服务对象及时反馈不够，间接助长工作人员懒散。

2、服务规定不健全 服务包括对服务态度、服务质量、服务效率。由于档案服务不被重视，造成档案服务管理不到位、不完善，缺乏完整的服务管理体系，服务缺乏针对性；服务管理缺乏具体化，档案服务管理形式化，缺乏具体的管理模式，简单化，管理员草草了事，工作只是为了应付领导监督检查；服务思路不清晰，影响工作正常落实，缺乏主动意识，无法给予服务对象工作有效性建议.

3、服务单一 数字信息时代，计算机大量运用，档案服务应大面积实施智能化服务，但就目前现状而言，档案服务以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅；而相当一部分纸质档案种类数量繁多且信息量过大，档案管理工作人员人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.

二、创新档案服务体系

基于以上所述，档案服务管理要正视工作中存在的问题，紧跟时代步伐，紧盯服务对象需求，积极创新档案服务体系：

1、创新服务意识 社会与科技的发展要求档案管理服务工作不断完善和发展，档案服务工作要与时俱进，迎合时代潮流，不断创新。意识创新作为服务创新的基础，这就需要把创新精神贯穿在档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变对档案服务工作的了解，将被动服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新，促进档案管理事业的可持续发展.

2、创新档案服务内容 档案服务工作必须跟时代脚步，不断进行档案资料和信息更新，加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.

3、创新档案服务方式 档案部门要创新传统的服务形式，发掘自身潜能，结合新技术、新设备和新理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级。

4、创新档案服务手段 档案部门要充分利用计算机网络技术，将最全面、完整的档案资料信息提供给服务对象，通过设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式，提高档案服务工作质量和效率；加强网络安全建设，确保资源信息的安全性和保密性，利用数字化信息技术，建立科学的档案系统，不断更新打印机、扫描仪、投影仪等基础设备，为良好的服务奠定基础。

三、多措并举，建构档案服务体系

档案部门不仅要有现代化的服务创新意识，更重要的还要采取多种有效性措施，建构档案服务体系

1、提高服务意识 为了让档案服务工作更好地进行，需要强化提升档案管理人员的服务意识，包括责任认知意识和工作意识。工作人员要明白职责所在，明白档案工作的必要性和重要性，改变懒散的工作态度，提高主动积极的服务意识，用最大的工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务。

2、建立健全服务制度 实施高效的档案服务必须建立完整的服务管理制度，监督和督促管理人员进一步强化自己的服务意识；通过服务管理制度，对工作人员实施奖惩，奖勤罚懒，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.

档案工作的服务性篇（7）

摘 要：高校档案管理工作作为推动高校发展、加强高校建设过程的基础和不可或缺的一部分，它对高校维持高效的可持续发展具有重大意义.根据目前我国大多数高校档案管理工作的现状，依然存在着不少的问题和阻碍，而最大的问题就是在服务方面缺乏充分的研究和创新.其中包括：缺乏服务意识；管理、方式等等的研究和创新，导致整个高校档案管理工作受到阻滞，拉低工作效率，影响其工作质量.因此，本文就服务意识下的高校档案管理工作进行探讨与研究，从高校档案管理工作的现状入手，分析其在服务方面面临的问题和存在的不足，提出相应的解决对策，从多方面进行创新，促进高校档案管理工作的可持续发展，推动高校整体教学质量的发展.

关键词 ：服务意识；高校档案管理；解决对策；服务创新

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0142-03

档案管理作为我国档案事业的一部分，它通过档案室工作人员对档案资料的管理，为有需求的人或团体提供相应的服务.为了充分体现高校档案管理工作的价值，高校领导以及所有工作人员需充分明白服务意识的必要性和重要性，在提高档案管理工作的效率，充分加强管理工作的同时，也要对相关服务意识、服务内容、服务手段进行创新和研究，将服务工作做到最好.

但就目前高校档案管理工作的现状而言，它的情况并不理想，由于高校对服务意识缺乏创新，从而导致档案管理工作服务意识落后、服务设备的不完善与缺乏、高校档案的循环利用性极低.这些情况的出现，在一定程度上对我国高校档案管理工作造成影响，阻碍了其可持续发展.因此，为了解决这些问题，应从理论知识研究出发，首先制定相应的解决方案，再通过实践来得出相关结论，将理论和实践相互融合，提高高校档案管理工作的服务意识和服务水平，促进高校档案管理工作的发展.

1 高校档案管理工作现状分析

高校档案管理工作是将教育教学过程中所创造的具有价值性的内容进行记录和保存.从而变成一种具有高校历史性见证的产物，为师生对学校的认知提供有利条件.就目前我国高校档案管理工作的现状而言，它包括如下四个方面：

1.1 高校档案管理工作缺乏重视，在高校管理中地位不高

高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是却存在不受重视、地位不高的问题，与其他高校管理工作相比，毫无地位可言，因此容易被人忽视.这在一定程度上，造成了我国高校档案管理工作的阻滞.

1.2 传统管理方式的局限性

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术已经在人们的生活、学习、工作中得到普及，然而少数高校的档案管理形式，仍局限于传统的纸质管理形式，使得档案管理工作难以进行，存在局限性.其局限性主要体现在:（1）由于高校的不断发展，档案资料信息也越来越多，纸质档案所需的保存空间也越来越大，这在一定程度上，造成了高校资源的浪费，且不利于进行有效管理.（2）纸质档案不利于长期保存，将会影响高校档案资料的完整性，造成高校档案资源的丢失.（3）纸质档案的整体与收集耗费人力、物力以及时间，且在一定程度上，降低了档案管理工作的工作效率.

1.3 档案管理工作人员现状

1.3.1 人员分配不合理

大多数高校在档案管理工作的人员分配环节，缺乏科学性，为档案管理工作安排的工作人员数量太少，甚至只安排一个工作人员，影响整个档案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本职业素养

在高校档案管理工作中，大多数工作人员管理意识不够，对档案管理工作重视程度不够，缺乏工作基本素养.主要表现在：对工作不负责任、工作态度懒散、不够仔细认真、耐心不够等等方面.这在一定程度上导致了对工作的疏忽，造成档案遗失、档案信息记录错误等现象，无法实现档案管理工作的价值，让其变得可有可无，导致档案管理工作无法被学校领导、师生们所重视.

1.3.3 缺乏专业性人才

随着社会的不断进步、科技的迅速发展，电子化、信息数字化等技术在众多领域已进行了普及，高校档案管理工作也不例外.为了顺应社会的发展，计算机网络技术在高校档案管理中被广泛应用，由于其具有的高效、技术性特征，一般的工作人员无法进行实际操作，因此专业的技术人员必不可少，但是就目前大多数高校而言，它们缺乏专业技术人才，无法将档案管理工作的知识理论与计算机网络等技术进行完美融合，拖慢档案管理工作的进程，阻碍其进行有效发展.

2 高校档案管理工作在服务方面存在的问题不足

2.1 服务意识不够

服务意识不够是当前高校档案管理工作在服务方面存在的主要问题，就目前大部分高校而言，它们仍处于被动服务状态，浪费服务对象们的时间、精力.没有做到“以服务对象为主”的原则，无法体现自己的工作职责和价值.这类问题的成因包括以下三个方面：（1）工作人员缺乏基本工作素养，工作意识不足，导致其态度马虎，行为懒散；服务意识不够，无法遵守服务原则，缺乏主动服务意识；责任意识不足，对工作不负责任，对自己不负责任，没有体现自身的工作价值.（2）高校领导对高校档案管理工作的服务需求不清晰，造成工作人员无法顺利开展服务工作.（3）高校师生不及时给予有效建议，助长工作人员懒散的气焰.

2.2 服务管理不够完善

服务管理，即对高校档案管理工作人员服务对象提供的服务进行管理，其中包括对服务态度、服务质量、服务效率等的管理.由于档案管理工作不被重视，造成档案管理工作的服务管理不到位、不完善，具体体现在：（1）缺乏一套完整的服务管理体系.原本的服务管理体系无法支撑目前的管理，缺乏针对性，导致整个管理流程不够规范，影响在服务过程中，对工作人员的管理.（2）服务管理缺乏具体化.目前大多数高校对档案管理工作的服务管理太过形式化，缺乏具体的管理模式，平常太过简单化，抱着草草了事的心态，仅仅为了应付上级领导的监督检查，而稍稍重视，之后又维持现状.（3）服务思路不清晰.高校档案管理工作人员自身服务思路不清晰，影响工作的正常落实，缺乏主动意识性，无法给予服务工作有效性建议.使得服务管理工作无法进行具体落实，缺乏具体化.

2.3 服务方法不全面，太过单一

就目前现状而言，高校档案管理工作的服务方法，以人工服务为主，以信息搜索、查询为辅，但这仅仅针对于网络设备完善、基本网络服务已启动、高校档案资料已完整入库的高校，少数无法适应社会变化、没有及时进行资料更新的高校就只能依靠单一的服务方法进行服务管理工作的开展.

然而，由于纸质档案种类数量繁多且信息量过大，而档案管理工作人员的人数和能力都存在一定的局限性，导致无法给予服务对象优质的服务，无法确保服务质量，达不到服务对象的目的，无法满足其需求，造成服务管理工作的失职.

2.4 未开展服务研究

服务工作本身就需要不断进行研究，使之不断优化和进步，然而部分高校档案管理工作，仍然没有为其开展服务研究，这在一定程度上，无法提升其服务管理水平，无法促进高校档案管理工作的发展.造成这种情形出现的原因如下：（1）对高校档案管理工作不够重视.（2）服务管理不到位.（3）工作人员工作意识不够.

因此，高校档案管理工作的服务研究需要高校的每一个人相互配合、共同努力，在完善服务方式的同时，还需进一步加强对工作人员服务意识的培养，同时，也要对服务管理进行更深层次地研究，为促进高校档案管理工作的发展作贡献.

3 高校档案管理工作中服务方面的有效措施

3.1 提高工作人员的服务意识

为了让高校档案管理工作更好地进行，第一个需要强化提升的就是档案管理人员的服务意识，其中包括责任认知意识和工作意识.首先工作人员应明白自身所肩负的职责所在，明白档案管理工作的必要性和重要性，改变原本懒散的工作度，提高主动积极的服务意识，然后用最大工作热忱去创造自我价值，为服务对象提供最全面的服务.最终达到促进高校档案管理工作发展的目的.

3.2 建立健全的服务管理制度

为了方便高效管理工作中服务管理的有效进行，应建立一套完整的服务管理制度，方便档案管理人员在有效开展服务工作的同时，进一步强化自己的服务意识，以达到促进高校档案管理工作发展的目的.通过服务管理制度，对工作人员进行监督，同时也可设立合理的奖惩制度，提高工作人员的工作热情.方便服务管理的有效进行.

3.3 创新服务思路，采用多种服务方式

为了迎合社会的发展和科技的进步，高校档案管理工作的服务管理也应该不断地发展和完善，这样才能创新服务思路，运用不同的服务方式进行工作.（1）提高工作人员对服务管理的相关认知.（2）引进外校先进的服务方式.（3）强化、完善工作人员的服务思路.（4）利用计算机网络等技术，进行服务创新.

3.4 引进国外高校先进的服务管理方式，时常进行人才交流

国内高校的档案管理工作远不如国外的先进，导致这种情况的最主要因素是国外对档案管理工作的重视程度比国内高，他们将高校档案管理作为学校的荣誉体现和办学成果体现，为学校营造了良好的档案管理氛围.且国外的档案管理人才充足，他们在一定程度上，推动了档案管理工作的发展.因此，时常与国外尽心个人才交流必不可少，在交流的过程中，不断取长补短，引进他们的先进技术和管理方式，完善我国高校档案管理工作的服务管理制度，同时，促进我国高校档案管理工作的发展.

3.5 增加基础设备方面的资金投入

结合高校档案管理工作的实际情况，提升自身的基础设备水平，不断进行更新.用最全面的基础设备结合理论知识，将高校档案管理中的服务管理做到最好，提高档案管理工作的服务质量.

4 高校档案管理服务方面的创新

4.1 高校档案管理服务意识的创新

随着社会、科技的发展与进步，高校档案管理工作也在不断完善和发展，为了与时俱进，迎合现代化的教育潮流，就必须对高校档案管理进行不断创新，而意识创新作为管理创新的基础，因此只有通过对高校档案管理服务意识进行创新，才能实现高校档案管理服务的创新.

为此，应将创新精神贯穿在高校档案管理工作的每个环节，加强工作的创新性和主动性，从行为认知上改变人们对档案工作的了解，将原本被动的服务意识变成主动，对档案信息资料进行不断完善和更新，不断强化创新能力，提高创新意识，促进高校档案管理事业的可持续发展.

4.2 高校档案管理服务内容的创新

在进行档案管理工作的过程中，必须跟上时代变化的脚步，不断地进行档案资料和信息的更新，并加入全新的档案内容和信息，保证档案的完整性和全面性，有计划地对档案资源进行实时收集和更新，使其更实时、高效地为服务对象提供需求和服务.

4.3 高校档案管理服务方式的创新

改变原先传统的服务形式，进行改革创新，充分发掘高校自身的潜能，结合自身所有的技术设备和管理理论，不断进行完善、创新，采用多种多样的服务方式去满足用户的需求，将服务内容提升等级，以达到促进高校档案管理工作快速发展的目标.

4.4 高校档案管理服务手段的创新

4.4.1 利用计算机网络技术，建立健全的现代化管理机构

充分利用高校原有的有利因素，应用计算机网络等技术，建立健全的现代化管理机构，将最全面、完整的高校档案资料信息上传到自身的局域网内，设置网络查询系统，方便用户快速及时地进行信息查询，让网络变成档案管理服务的重要方式.提高档案管理的工作质量和效率，另外还需加强网络的安全建设，确保高校资源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用现代化技术，进行现代化管理

为了与时俱进，应和社会发展，档案管理工作，应利用现代化技术，进行现代管理，建立科学的档案系统，不断更新现代化基础设备，如：打印机、扫描仪、投影仪等等基础设备，为学校的发展奠定基础.

5 结束语

服务意识是高校档案管理工作中必不可少的一部分，也是促进其可持续发展的重要因素，本文通过高校档案管理工作现状分析，以及在服务方面面临的种种问题进行深入探讨，提出相应的解决对策，并结合高校档案管理服务方面的创新，提高档案管理工作的服务意识和服务能力，促进我国高校档案管理工作的可持续发展.

参考文献：

〔1〕吴珊.基于服务意识下的高校档案管理工作探究[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2014，11（8）.

〔2〕王立新.浅析新形势下高校档案管理工作者应具备的几种意识和能力[J].科技咨询，2012（9）.

档案工作的服务性篇（8）

0.前言

自改革开放以来，在经济的推动下，我国的档案建设取得了飞速的发展，在国家信息化战略的决策下，档案的创新与服务取得了较大的进步，并取得了非常好的效果。长期以来在我国的档案工作中，都依照传统的工作模式进行，在工作上缺乏必要的创新与服务，这就导致我国的档案工作水平较为落后，在经济的快速发展下，原来的档案管理体制已严重制约了档案工作的正常发展需求，所以我们应该在档案工作上以创新和服务为切入点，从而加快档案建设的步伐，使档案事业得以持续性的发展下去。

1.创新在档案事业发展过程中的重要性

随着档案工作发展速度的加快，创新思想被引入到档案工作当中，对推动档案的健康发展起到了积极的作用。

首先，创新是一种思想武器，可以在其强有力的引导下推动社会的快速进步，创新这种思想武器对我们在新形势下不断的加深对新事物的认识起到了积极的作用。随着时展对档案的需求性不断增加，需要根据档案实践工作要求，不断的进行创新，使我们不断的加深对客观世界认识层次上的深化，创新是马克思主义本质的体现，所以应该在不断进步中加强对马克思主义理论的应用，从而保证创新在工作中得以真实的体现。目前党和国家事业的进行，档案起到了极其重要的作用，所以在时代和社会的发展需求下，需要档案工作以不断创新的精神从而使马克思主义创新的本质得以体现。

其次，随着知识经济社会的来临，创新已成为知识经济时代的必然要求。知识经济的来临，使创新在知识的基础上进行了全方面的创新发展，如科技、体制、知识等都需要以创造性的智力为依托，以高科技的发展为支柱，从而在知识和信息的基础上实现经济的可持续性发展。在这种社会的大背景下，传统的档案事业的格局和动作方式已不适应知识经济发展的需求，档案事业需要不断创新以注入新的发展动力，从而推动档案工作的发展步伐。

2.提高档案评估标准

随着社会对档案需求的增加，在档案管理工作的各个环节需要进行创新评估标准的系统工作，这也是促进各机关企事业单位档案管理工作不断向规范化、标准化和现代化趋势发展的重在手段。所以各企事业单位需要领导和主要负责人对工作进行明确，并在档案工作中开展“创先争优”的活动，从而保证从领导到员工协调一致，使任务得到全面的落实，从而制定出严格的档案评估工作实施方案，从而保证档案管理工作的健康进行。目前的档案工作已不仅仅是单纯的管理，而在社会的不断发展下，开始向公共服务型开始过渡，开始为国计民生进行有效的服务，从而使档案的服务方式在不断的创新，使档案的评估和管理工作得以不断的推进，从而提高档案的服务水平。

3.档案服务方式努力探索的方向

目前社会上的档案资源，已实现了跨平台之间的共享和利用，企事业单位之间已逐渐搭建起了共享的平台，实现目录数据上传、检索功能，从而使档案服务的“一站式”模式得以构建。传统的档案馆中只是提供简单的档案保管、查阅和简单的服务。但现在的档案馆的服务方式已开始向纵深入漫延，服务范畴涉及了历史、文化、经济、法律、社会的方方面面，各家档案馆纷纷以各具特色的服务项目来吸引顾客。在知识经济条件下，信息化得以不断的发展，社会的公共服务都摒弃了传统的模型，开始在新形势下不断的转型和变革，从而使之更适应社会发展的需要，档案馆作为社会公共服务的主体，更应不断的努力探索，从而使之服务方式更适应社会的发展形势。另外，目前部分城市的档案管理部门已相继开通了官方网站和官方微博，及时有效的把重要的档案信息和有价值的社会新闻向社会进行公布，从而吸引了大量的浏览量。以全新的模式向社会展示档案工作，使群众有效的参于到档案馆的建设工作当中，建立完善的公开监督管理体系，使档案馆提供更优质的服务。服务工作是一项复杂琐碎和需要长期坚持的工作，所以需要把服务工作落实到实处，不能光做表面文章，应该用实际行动使档案服务工作更好的服务于人民群众。

4.档案创新与服务的有效措施

档案工作的服务性篇（9）

机关档案提供利用服务，亦称机关档案利用服务，是机关档案工作人员采用多种方式积极提供档案信息为机关工作服务。

（二）机关档案提供利用服务的重要意义

1.机关档案提供利用服务，是实现档案工作为机关工作服务这个总目标的直接工作，是机关档案业务工作的重要环节和中心任务。机关档案提供利用服务是机关档案工作的根本目的和基本任务，其他档案业务工作环节都应为这个中心基本任务服务。

1.机关档案提供利用的服务，是实现档案工作为机关服务这个总目标的直接工作，是机关档案业务工作的最重要的环节和中心任务。机关档案提供利用服务是机关档案工作根本目的和基本任务，其他档案业务工作环节都应为这个中心基本任务服务。

2.机关档案提供利用服务工作，是检验和推动其他各项机关档案业务工作发展的根本动力。在档案的提供利用服务工作中，会发现其他基础性档案业务工作的不足之处，以便于采取措施改善档案管理工作。例如，利用者需要的档案文件，由于搜集不完整而不能提供利用；档案文件保管不当，产生丢失、损坏，而不能提供利用或不能较好的提供利用；档案文件的保管期限断定失误，造成保管期满的档案因销毁而不能提供利用；档案检索工具编制的不完备、质量不高，致使不能迅速、全面、准确地查到要提供的档案文件；档案实体保管秩序混乱，不能迅速从档案库房里取出要提供的案卷等。在档案的提供利用工作中，发现了基础性档案业务工作中的问题，就对进一步改善档案管理工作提出了新的要求，便于推动改进其他档案业务工作。另外，只有档案利用服务工作做好了，才能从根本上扩大档案工作的影响，使机关领导和各部门认识到档案工作的重要性，支持机关档案工作，给予必要的资金物质条件和帮助、配合，从而促进机关档案工作的蓬勃发展。

二、机关档案提供利用服务工作的任务

《机关档案工作业务建设规范》指出：“机关档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。”

（一）熟悉室藏档案的成分、内容和检索工具的使用方法

要熟悉室藏档案有哪些门类、载体、类目、案卷、文件、资料和档案资料的存放位置，熟练掌握各种检索工具的使用方法，这是档案提供利用服务的基本功。如果基本功不过硬，就不能做好档案信息的咨询服务，就不能迅速地使用检索工具查找调出者需要的档案。因此，档案人员应对室藏档案的内容了如指掌。熟悉室藏档案和检索工具的具体途径如下：1.通过编制档案检索工具和开支档案编研工作，全面、系统地熟悉；2.通过检查档案和专门翻阅重要档案资料有针对性地熟悉；3.通过日常的档案管理工作有意识地熟悉。

（二）主动了解机关各项工作利用档案的需求

把握机关工作利用档案的需求规律，是有针对性地主动做好档案利用服务的基础。

1.机关档案利用需求的类型

（1）实际工作利用档案的需求。这是机关工作利用档案需求的主要类型。由于机关工作的连续性，机关的领导及各部门的工作人员在经济建设和行政管理、生产管理、科研管理等各自的工作中经常需要参考利用档案文件。

（2）科学研究利用档案的需求。这是指未某项科学研究和编修志书而产生的利用档案的需求。随着社会的发展进步，越来越多的机关工作人员和科学技术研究人员，为搞科研、撰写学术论文，日益重视档案信息的开发利用。另外，编修本机关的志书，已经蔚然成风，需要全面、系统地利用档案。

（3）个人利用档案的需求。这是指机关或下属单位的职工个人为解决自己的问题，如为解决自己的学历、身份、工龄、工资、财产等社会生活问题而产生的利用档案需求。随着我国人民文化素质和档案意识的逐步增强，人们在档案中获取凭证、情报、知识的需求也在不断增加。

2.机关各类人员利用档案需求的特点

（1）秘书部门办事人员利用档案的需求，具有较强的全面性、系统性。由于秘书部门要辅助机关领导制定计划、作出决策、组织生产、协调工作，需要掌握大量、全面、系统的回溯性档案信息。

（2）职能部门办事人员利用档案的需求，与其所承担的业务工作任务相适应。职能部门办事人员利用档案具有较强的专指性，即各个职能部门的办事人经常利用各自业务工作的档案文件。由于机关具体工作十分复杂和比较紧迫，他们利用档案具有比较明显的随机性和严格的时间性，即为处理事务，随时都需要立即查阅有关档案文件。

（3）机关领导人利用档案信息的需求，具有浓缩性和间接性。多数领导人往往通过秘书来实现其利用档案的需求，并且要求档案人员或秘书对其所需要的档案信息进行加工、提炼。机关领导人很少直接到档案室查阅分散在不同案卷中的有关档案信息。

3.机关档案利用需求的一般规律

档案工作的服务性篇（10）

档案管理是我国档案事业运行过程中的重要环节之一，相关人员对档案资料进行安全有效的管理，并为有需求的人提供切实的服务。而目前我国高校档案管理工作开展的现状并不乐观，服务意识的缺乏、服务内容的匮乏，势必降低高校档案管理工作的质量，正因如此积极对高校档案管理工作的服务模式进行创新，是档案管理者首要落实的工作任务，也是档案事业工作中急需探究的问题。

一、分析高校档案管理服务的实际情况

1.对档案管理工作缺乏重视

一直以来，高校管理者都将本校档案管理工作视为对档案资料的储藏和保管，只有达到资料不遗失、内容不外泄、信息能够查询到以及可以外调的效果就可以了，这是对档案管理工作现实价值的埋没，此时很多高校档案管理工作形成了“重在说，档案资料的排列、管理以及应用流于形式化”的格局；

2.管理方式与手段滞后，管理力度不足

目前，我国大部分高校档案管理者都不是专业人员，也没有被定期的去组织参加专业技能培训活动，此时他们对档案资料管理的方法缺乏科学性与先进性也是必然的，再加上对档案管理工作重要性认识得不够充分，因此，在对档案资料进行采集、鉴别、整理、归档等工序之时漏洞百出，有的管理员可能会因为错过最佳的资料采集时间而没有将关键性的档案资料收集到档案馆内，这对高校档案事业的发展与运行造成阻碍；

3.高校对档案管理工作投入的经费不够

这主要表现在高校档案馆内硬件设施不足，难以满足档案管理者的工作需求，最终造成档案管理工作效率低下的后果；此外经费投入不足还体现在高校没有对档案馆内设施进行定期的检查、维修以及保养，设备的更新更是无从谈起，那么经费投入量不够便成为了高校档案管理事业发展的重大制约因素之一。

二、高校档案管理工作服务创新的对策

1.转变管理观念是服务创新的基础

半封闭档案资源管理环境的建设，导致档案管理者出现观念陈旧、死板、服务理念弱化与淡薄的思维模式，因此，为了实现档案管理工作服务创新的目标，使管理者观念发生转型是必要的，只有这样建档、管档、查询以及归档工作环节才不会生硬化，管理者积极的对档案资源进行挖掘；为了全面优化档案资料的开发与利用效率，应该积极的运用开放式、个性化等多样化的服务手段。

档案管理者管理理念的转变可以在以下几方面体现：一是思维方式上的创新，不再是坐等用户上门，而是坚持“用户至上、主动效劳”的服务原则；二是以开放式的服务观念代替封闭化的服务观念，强化档案管理部门内部合作关系的基础上，把档案管理工作与高校各项活动相互渗透，不断地拓展档案资料推广的范围，将为社会群体和广大公众提供高校档案资源这一服务内容看做是分内职责；三是为了使档案管理服务工作实现创新的目标，管理者不应该仅仅凭借传统经验开展管理工作，依据工作职能变化的情况，对服务领域进行拓展同时对服务对象提出全新的标准；

2.建设健全现代化服务体系是档案管理服务创新的关键

此时要求档案管理者具有标准化的执业技能，同时对计算机系统能有效的操控，这样就可以在计算机与网络技术的辅助下，使传统的手工管理模式转型为现代化管理方式，此时档案管理服务的质量势必会大幅度的提升；

为了建立健全现代化服务体系，可以从以下两方面入手：一方面是加快对高校档案网页构建的速率，不断的填充网站的内容，而档案网页的构建是建立在用户需求基础上的，适时的为使用者提供切实的服务，例如信息介绍的服务内容，主要包括高校档案馆的实况、具体服务项目以及方案管理程序等，现代化服务体系中的信息咨询服务可以使用户在档案管理网页上借助E-mail等渠道，能够与档案管理者实现信息沟通的目标；服务内容还包括对信息的开发、网络导航等；另一方面是全面落实高校档案数字化管理工作，首先做好对现有馆藏档案的数字化管理工作，档案管理者对档案资料有序整理，分级鉴别；继而落实档案进馆的数字化建设工作，在高校校园网的辅助下，使电子档案文件在网上落实传递、保管、立卷、归档以及查找等工作更具便捷性。

3.完善档案管理方式以及实现服务内容的创新

此时要求高校档案管理者明确不同阶段档案管理工作存在的意义以及发展的特点，有针对性的对本校档案管理服务提出有效的策略，使档案管理人员应用不同的管理方式去达到共同追求的目标，服务内容上的创新是指高校档案管理的结构参照实际状况做出科学的调度与改进，扩大档案资源征集以及接纳的范畴，最终落实高校档案结构体系框架的完善工作，此时多样式的服务形式并存，共同推进高校档案事业的快速、有效发展。

三、探究高校档案管理工作服务创新发挥的意义

概括的讲，高校档案管理的服务创新是高校教学以及管理等各项工作顺利运转的基础条件，服务的创新是档案管理工作效率提升的重要保障。管理者在对高校档案管理工作服务改革与创新进行研究的进程中，势必会面临很多新问题、新挑战，但是在高校教育改革的进程中，档案管理模式就会逐渐的与本校教育管理形式建立有效的纽带，此时档案管理工作就会切实的为高校教育服务，那么高校档案管理工作彰显服务性与创新性的光辉，为高校整体事业的发展添砖加瓦。

服务理念是高校档案管理工作不可缺少的组成成分，也是推动其自身稳定而有效发展的关键性因素。本文作者对现阶段高校档案管理工作的面貌进行全面的分析，并阐述了管理服务创新发挥的现实意义，认为高校档案管理工作的服务创新将会成为未来教育事业发展与建设的重要保障之一，因此在这条任重道远的档案资源管理的历程中，管理者应该树立时刻创新的思维理念，在实践中不断的应用新兴的管理手段，有放矢的服务内容进行调整与创新，使高校档案管理工作散发出异样的光辉。