会计档案管理篇（1）

二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：

一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

会计档案管理篇（2）

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

会计档案管理篇（3）

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

会计档案管理篇（4）

会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

二、会计档案管理中存在的问题

(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足,将会计档案装入纸箱中,放在会计室的柜顶上或任意堆放。

(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且销毁档案也不及时,造成会计档案积累过多,无处存放。

三、会计档案管理存在问题的解决措施

(一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整理的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,单位会计机构将会计档案整理规范,在会计机构暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

(二)规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。

(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。

(四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。

(五)加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

(六)完善会计档案管理的各项规章制度,严格办理会计档案移交手续。实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》,结合实际,制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时,交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续,并加盖公章,清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符,案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份,双方单位各自保留一份,存档一份

(七)加大会计档案的监管力度。结合实际,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

参考文献:

[1]《中华人民共和国档案法》.

会计档案管理篇（5）

医院会计档案管理是医院档案管理中重要的一环，这不仅表现在数量上。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料，由于性质不同，需要分门别类进行归档。随着时间的推移，档案数量与日俱增，尤其是会计凭证，尽管保管期限只有15年，但经过医院多年的业务发展，数量也是相当可观的，常常几倍于其他种类的档案。更为重要的是，会计档案具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出医院经济活动和组织发展的情况，而且能为医院管理者提供会计预测、决策、控制的依据，具有十分重要的作用。因此，搞好医院会计档案管理对于搞好医院档案管理，促进医院各项业务的发展，具有十分重要的意义。

目前，医院会计档案的管理往往容易被忽视，存在诸多问题，成为档案管理工作中的一个薄弱环节。对于这些问题，笔者进行一下简单的剖析。

一是会计档案意识不强。很多人对会计档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到会计档案工作在医院管理中的重要性和必要性。

二是会计档案的管理责任不明确。会计档案产生于会计业务工作中，财务部门的会计人员是第一责任人，但在实际工作中，会计人员对会计业务非常熟练，而对档案业务知之甚少，对会计档案管理责任也不明确。这方面突出表现在两点：1、把本该由财务部门负责的会计档案整理立卷、装订成册、编制保管清册的工作任务全都退给综合档案室；2、认为把会计档案移交综合档案室保管后万事大吉，不用再担负任何责任。

会计档案归档移交不及时。有些医院由于忽视会计档案的管理，或者任由财务部门自己保管，或者在会计年度终了后，由财务部门随时向综合档案室移交。有些医院已经实行了会计电算化，财务部门向综合档案室移交会计档案时，只移交纸质档案，而把存储会计数据的磁介质或光盘保留下来，严重破坏了医院全宗的完整性。

会计档案的鉴定销毁不规范。不少医院担心原始材料的遗失，把自成立以来的所有会计档案一直保存至今，没有及时进行鉴定销毁。有些医院即使鉴定销毁了，也经常出现不按照程序销毁，该销毁的不销毁的现象，从而影响了会计档案整体工作的质量和效果。

鉴于以上出现的这些问题，依据笔者多年的工作经验，认为可以通过以下几项措施加以改进：

增强会计档案管理意识。《会计档案管理办法》第二条规定：“国家机关、社区团体、企业、事业单位、按规定应建账的个体工商户和其他组织，应当依照本办法管理会计档案。”第四条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导，……”按照这些法律法规的规定，医院领导必须加强会计档案的管理，要把会计档案管理当作医院发展和管理的重要内容来抓，大力宣传医院会计档案管理的意义，使全院干部职工特别是财务部门的会计人员充分认识会计档案工作的重要性。

健全会计档案管理制度。医院应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规的要求，结合本单位会计档案工作的实际，逐步完善会计档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、鉴定、销毁及库房管理等各项规章制度，使会计档案工作的每个环节的运行都有章可循。

加强会计人员岗位培训。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从源头上做好会计档案的整理规范工作。在这其中最为重要的是明确责任。《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；……”另外，会计档案产生于会计工作过程中，会计人员对会计档案归档的准确、完整以及档案的保管负有直接的责任。会计档案移交综合档案室保管后，直接责任也随着转移。这时的会计档案管理责任分成了两部分，综合档案室只负责会计档案安全保管，提供借阅的责任，虽然会计档案移交了综合档案室，但会计人员对会计档案内容的准确仍承担直接的责任。

依法开展会计档案鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条规定：“保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：……”因此，医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定，遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作。

总之，医院会计档案对于总结医院经济工作，指导医院经营和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究医院经济发展的方针战略都具有重要作用。会计档案管理既是会计工作中不可缺少的一部分，也是档案工作中重要的组成部分，这需要财务部门和档案部门这两个部门充分衔接好。加强医院会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，这样才能做好医院会计档案管理工作。

参考文献：

[1]张婧.档案工作指南[M].学苑出版社.ISBN7-5077-0890-X：68-72

[2]王春梅，王新民.浅谈会计档案的作用与管理[J].山东档案，2009，（5）：40

会计档案管理篇（6）

    二、基层人民银行会计档案管理中存在的问题及原因探究

    当前,人民银行在实施会计档案管理中,主要执行的是中国人民银行总行2005年制定、2006年月施行的《中国人民银行会计基本制度》,这一管理制度并为专门对于会计档案的管理制定专门的指导条款。但是随着经济的发展以及人民银行对于银行会计电算化管理要求的迅猛发展,对于人民银行实施档案管理的内容以及形式都发生了较大的变化。

    (一)会计档案管理部门分散,统一管理流于形式

    当前,基层人民银行在实施会计档案管理时,尽管一些档案资料的管理已经实现了事后监管部门的集中化管理与监督,尽管实施档案管理的部门没有进行统一的管理,对于一些资料的条约也主要是由事后监管部门进行有关资料的管理,这样就导致会计档案与全行档案的管理存在管理流于形式的问题。在这样的管理状态下,就会造成有关档案资料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是会计档案入档不及时,存在档案遗失的风险;二是由于内部人员对于调阅档案不履行审批程序等问题,造成有关档案资料的归类以及登记存在失真、不完整等问题;三是由于会计档案资料主要实施的是各部门分散化管理,这就给有关会计档案资料的保存与监管带来了管理条件上的限制;四是调阅资料主要是由事后监管部门进行管理,这就给会计档案的登记与管理造成随意性大。上述有关会计档案存在影响会计档案安全性的问题,就很容易带来会计档案管理难以实现人民银行会计档案管理的“四防”“四无”基本管理标准。与此同时,由于会计档案管理与核算系统的升级没有实现同步化,结果就导致对于磁介质档案的调阅存在较大的难度。在实际的管理中,一些磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,那么在实施磁介质的调阅中,就需要在特定的运行环境中进行。但是核算管理应用系统版本的升级、更新,对于一些旧有的磁介质档案已经无法实现调阅,这样就失去了档案管理在实施会计档案管理的有效使用

    (二)内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案管理存在风险

    为防止会计档案在管理中造成的会计数据丢失或者泄密,中国人民银行颁布了《银行会计档案管理办法》,对于会计档案的管理明确作出“各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。”这一严格的规定。但是这一有关会计档案数据的内部管理制度,与行政司法管理中的公开化、透明化监管之间存在冲突,这就导致在实施的过程中存在执行难度大、实施效度不充足等问题。比如对于司法部门执行有关公务时,就会要求基层人民银行出具有关的会计档案凭证,基于上述分析,这样就给会计档案管理带来比较大的困难。与此同时,由于基层会计档案管理中存在的人手不足、职责不明以及会计档案管理知识欠缺等问题,导致对于一些会计档案的管理难以实现专人的保管,内部管理制度执行的不严格,就导致在会计档案的管理中存在诸多的管理与监督隐患。

    (三)会计档案制度制定不完善,有关会计档案监督不到位

    在目前运作的会计档案管理模式中,全辖市、县两级行包括事后监督中心、业务核算部门和综合档案管理部门共9个部门参与会计档案管理工作。对于会计工作检查而言,会计档案属于其中一项最为基本的内容,但是部分人民银行在实际的会计工作检查中,普遍存在只看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于一些档案的入档是否及时以及档案的归类是否正确等问题,实施检查的比较少,结果就造成会计档案监督管理上存在漏洞。会计档案制度制定不完善,主要表现在:一是对于会计档案的保管期限不明确。在《中国人民银行会计档案保管期限表》中,涉及会计财务、国库会计、货币发行会计等业务产生的会计资料的规定较为明确,但未提及事后监督过程中产生的监督资料保管期限。2004年下发的《中国人民银行事后监督中心工作规程》第二十七条规定:“事后监督产生的文档资料,由事后监督中心按照档案管理规定保管。”由于上述制度、规程对事后监督过程中产生的监督资料保管期限没有明确、具体的规定,基层人民银行在实施有关会计档案的管理会出现真空和时紧时松现象,造成会计监管的分散保存、多头管理,这就造成一定程度上,有关会计档案管理质量得不到有效的保证。二是有关会计档案监督形成的资料归类不明确。新的《中国人民银行会计基本制度》明确了事后监督部门的会计监督职能,由于分别隶属会计序列和政工序列的会计档案管理部门,工作职责的侧重点不同,管理力度、操作要求、执行标准也不尽相同,涉及监督形成的资料管理没有明确归属哪一类会计资料。

    三、提升基层人民银行会计档案管理质量的建议

    (一)严格会计档案统一管理,明确管理部门责任划分

    针对当前存在的档案管理部门分散带来的问题,就应在制定与实施相关会计档案管理制度的基础上,对档案管理部门的职责进行明确的划分,依据各部门之间存在的差异有效地规范会计档案管理部门的职责。首先,为彻底解决基层人民银行会计档案管理存在的职责不明确、操作不规范、硬件不配套等问题,建议逐步实施“集中监督,集中管理”的会计档案管理模式。通过实施会计档案资料的异地保管,定期对会计档案进行复制,由事后监督部门对监督完毕的会计资料以及会计核算辅助资料进行统一整理归档,不再将监督完毕的会计资料进行返还。其次,由于档案管理涉及到多个管理部门,因此各部门要高度重视会计档案管理工作,不断强化自身在关于会计档案制度管理方面的学习,在掌握基本规定要求的基础上,严格按照规章制度操作,严厉杜绝会计档案管理工作中存在的主观性和随意性问题。再次,规范会计档案交接、归档操作,严格会计档案查阅手续,库房设施要满足规定要求。不断加强指导基层人民银行还应按照自身发展的实际,不断地对本行的内控制度中存在的问题进行及时的修订,明确自身职责,积极地将有关会计档案管理的工作落实到人,对于档案管理中存在的风险进行有效的规避与防范。

    (二)完善基层人民银行的制度管理,切实加大会计档案的检查力度

会计档案管理篇（7）

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。

一、会计档案的特点及作用

（一）会计档案的特点

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。一方面会计档案在社会的各领域无处不有；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案产生的数量也很大。

档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。

外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。

（二）会计档案的作用

会计档案是会计活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，其重要作用表现在以下方面：会计档案是总结经验、揭露责任事故、打击经济领域犯罪、分析和判断事故原因的重要依据。利用会计档案提供的过去经济活动的史料，有助于各单位进行经济前景的预测进行经营决策，编制财务，成本计划。利用会计档案资料，可以为解决经济纠纷，处理遗留的经济事务提供依据。此外，会计档案在经济学的研究活动中，发挥着重要史料价值的作用。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。

二、会计档案管理存在的问题

因为会计档案本身的特点及作用，会计档案管理会存在很多问题。

由于形成范围广泛，所以档案产生的速度会很快，随着单位规模的扩大，产生的速度几乎是几何级地增长。如果不能及时快速的完成档案的处理，就会堆积大量的会计档案；如果保管不善会导致档案混乱或缺失，增加管理的难度及工作量。

外在形式的多样性及类别的稳定性则要求会计人员需要将各种各样的会计档案资料整理到比较统一的册卷，以便进行存放和管理。如果会计人员责任心不强，装订不规范，在装订、保管、查阅过程中都会对会计档案产生磨损，造成不必要的损失。

会计档案的作用会导致会计档案会被经常查阅及检查，所以如果管理不当，会产生资料查找不便甚至资料查找缺失的后果。

三、会计档案管理措施

（一）制定合理的管理制度

为了管理好会计档案， 各单位财务部门的领导和会计档案管理人员首先应该从思想上提高对会计档案管理工作的认识， 充分重视会计档案的管理， 应按照财政部和国家档案局颁发的"会计档案管理办法" 的精神， 结合本单位实际的工作情况， 制定完整的会计档案管理制度， 对会计档案实行科学化管理， 而且在制度中应清楚明确规定会计档案的立卷、归档、借阅办法、会计档案保管期限、鉴定销毁、会计档案的移交等工作， 以便会计档案管理工作有章可循， 使会计档案管理走向科学化管理的轨道。

（二）做好会计档案装订立卷工作

会计档案的装订立卷是会计档案管理的重要工作内容，装订是否规范合理很大程度的影响了后期的档案管理及查阅。在装订前按照日期、编号等信息合理的整理会计档案，摘除多余的金属物（订书针、大头针、曲别针等），大的张页和附件应折叠为凭证大小，但要避开装订线并保证数字完整，保证凭证序号正确，盖章及附件完整；装订时尽可能缩小所占部位，外加规格略大的牛皮纸封面，凭证厚度合理，装订牢固，美观大方；装订号后在封面填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章，封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于以后的调阅工作。

（三）规范会计档案借阅手续

单位的财务部门应建立严格的会计档案借阅手续。尤其是非财务部门的成员借阅时，应做好负责人审批、档案借阅、归还的记录登记等工作，检查档案完好性，有无涂改、损坏，防止会计档案的散失、缺损及任意销毁，保证档案的安全和完整。

（四）做好电子档案录入

随着电脑的普及，如果能适当的利用各类软件，可以在很大程度上帮助解决我们遇到的会计档案保存等问题。

当新的会计档案产生时，会计人员就应当对档案进行电子备份，这样在月末或年末装订时，可以确保会计档案的完整。

会计档案管理篇（8）

第三条___银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称___银行会计档案。

第四条各级___银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。

第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第六条保管期限

1．___银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。

2．因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。

3．各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

4．对已兑付的公债、国库券（含国库券收文秘站 款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。

第七条会计档案的整理立卷

1．各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列

编号。

2．经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。

3．会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

4．案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。

5．会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第九条磁记录的会计档案，是___银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。

第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。

第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。

第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。

业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。

第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。

第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺

序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。

第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。

第十六条各级___银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。

第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。

第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。

公安部门、司法 部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。

第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部

门经手人应在拆封情况记录上签字。

第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民___银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。

会计档案管理篇（9）

在信息技术不断发展的背景下，对各个企业和事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求，会计电算化逐渐代替了会计手工操作，这样大大减少了财务人员的工作量，并且会计档案管理的工作效率得到了提升。传统的会计管理体系不能适应社会发展的要求。为此，各个企业和事业单位需要对传统的会计管理体系进行不断的改革和创新，此项工作成为现阶段企业和事业单位重要任务之一。

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

参考文献：

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会计档案管理篇（10）

二是没有设置独立的档案部门，会计档案的安全和保密性难以保障。档案部门是会计档案管理工作的组织保证，设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。但实际工作中很多医院，大多数均未设置此机构，各类档案工作由档案形成人员负责，大量的收费票据由收费处保管，会计凭证装订保管由收集的会计人员负责，会计账簿、其他会计资料、电算化系统管理及介质存储等。由于会计机构内部没有指定专人负责会计档案管理，各处工作分散、存放分散、管理环节分散，电算化会计资料未及时打印出来，没有清点、装订成册及没有汇总的清册记录，造成档案保管不规范，难以保证档案的完整、安全和保密。这种现象随着医院规模不断扩大，业务量激增，甚至出现不断恶化的趋势。

三是没有或未及时向档案部门移交会计档案。根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。实际工作中，会计机构为了查询方便，或者由于装订归档不及时，会计档案长期摆放在财务部门，要么未按期向档案部门移交，要么不向档案部门移交。

四是未充分开发利用档案。会计档案属专业档案，除具有普通档案的一般特征外，另一突出特征就是其专业性，由此决定了会计档案管理人才所应具备的知识结构，但目前的现状是会计管理机构没有专职的档案管理人才，医院档案部门没有专门的管理会计档案的人才。作为医院的重要经济史料，大量的经济档案由会计管理机构人员兼职管理，仅能做到收集整理归档；档案部门的职能也仅为保存与提供利用，而对于档案价值的体现，即档案的开发利用几乎为零。由于开发利用不充分，不能有效体现档案的价值，直接影响人们对会计档案重要性的认识，对会计档案的有效管理极为不利。

五是会计档案销毁难。会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。实际工作中这一环节往往不受重视，大有无人来销、无人敢销毁的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。

第二，完善会计档案的管理措施。

一是加强会计档案管理及操作技能培训、考核与监督检查。面对各类方式的档案收集装订现象，使用专人负责是解决问题的好方法，但在不具备人才条件情况下，由于会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低，因此，财政部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，对确保会计资料及国有资产的安全完整具有重要意义。

二是配备专人，实现会计档案的有效管理。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，由于多数医院会计档案工作无专人负责，这一系列工作有的环节由会计兼职，有的环节根本没有执行，更谈不上会计档案的管理。医院的会计档案与人事档案、病历档案同等重要，医院规模不断扩大、就医环境不断改善、人民生活水平、保健意识不断提高的情况下，档案数量也激增。因此设立专门的档案部门、配备专人管理会计档案尤显必要。医院领导应加强对会计档案工作重视，保证管理工作所需的人力物力，依据法规，考虑实际工作需要，配备专人管理会计档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证会计档案整齐有序、内容齐全：做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，是加强会计档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现会计档案管理有效的根本保证。

三是加强往来款项管理，及时结清债权债务，减少账务查询。财务部门自身查询的方便是其不及时向档案管理部门移交档案的根本原因，查询产生的一个主要原因是未结清的债权债务。由于医院对债权债务清理工作不到位，致使很多往来款款项长期挂账，没有统一的清理期限，从而加大了查询需求。因此，财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量减少账务查询工作，使会计档案能按规定及时向档案管理部门移交。