档案管理的内容篇（1）

1.1档案的收集工作分析

以前，档案主要为纸质档案。档案管理人员一般都只负责收集最终档案，同时对档案进行合理归档。而这一过程，往往缺乏对过程和内容的了解。而在新的信息化时代，人们可以通过信息化技术将整个档案的创建过程都记录下来。同时，档案资料收集不仅局限于纸质档案，还包括电子档案。

1.2档案的保存工作及过程分析

传统意义上的档案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，无论是档案数量，还是档案管理过程都极其复杂，整个档案管理工作不仅消耗了大量资金，同时存储与传播利用过程也更加负责。而现阶段，对档案资料需求量逐渐增加，传统意义上的档案管理方式，已经不能满足经营发展需求，只有通过电子信息化建设，才能适应新的发展形势。档案保存工作是一项极其复杂的管理过程，传统意义上的档案管理往往由于数量复杂，丢失现象严重。而通过信息化建设和管理，通过对电子档案进行合理归纳整理，档案管理工作也就更加有效、稳定。

1.3档案管理工作的新变化分析

传统档案管理主要侧重于具体的档案实体管理。而新的档案管理则对档案管理的设备有了一定要求，电子设备都有一定使用周期和问题，一旦设备出现故障问题，都对档案管理数据产生直接影响，严重情况下会导致整个档案数据全部丢失。这就需要我们在进行档案管理工作中，充分做好数据保护与备份、更新工作。传统档案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法访问和篡改风险。而电子信息时代，非法访问和使用档案资料也就成为常态问题，因此要做好档案资料的访问权限和访问跟踪工作。档案管理系统一旦遭受病毒入侵，整个系统的完整性将会受到极大破坏，病毒将会对档案管理工作造成不可估计的损失，因此要对档案管理工作做好数据库和服务器维护工作。

2.档案管理工作模式的具体转变分析

在以往档案管理工作中，档案一般都通过秘密等级进行管理。只要对实体档案进行有效管理，就能确保档案管理的安全。而信息化背景下的档案管理工作，则需要主要对电子档案的秘密性做好管理和安全预防。传统档案管理过程中，借阅时首先要办理相关借阅手续，当借阅人对档案资料有一定需求时，还会将档案带走，造成档案资料与档案管理分离这一局面。而在电子化信息时代，通过电子档案信息系统维护和管理，不仅能够有效节省管理人员，同时优化管理过程和管理体系。而电子档案管理过程中，速度和效率都有较为明显的改变，更高档案利用率更强，而管理工作的效率也进一步加强。

现阶段，档案管理工作，不仅需要对档案管理内容进行优化，还需要有效提升档案自身利用率。而对档案的充分利用，则是新时期档案管理的创新和突破。新时期，电子档案在利用过程中，通过建立相应的管理体系，只用通过简单的信息检索，就能有效查询整个档案内容，整个过程不仅所需时间短，而且不需要进行人工分类，通过信息技术手段就能完成。

在信息技术时代，档案管理工作的内容由于时代变化和发展而发生了变化，这就要求我们对档案管理模式不断调整、改革、完善和创新、优化结构，通过采取一系列提高档案管理工作的效率和质量，让档案资料发挥应有的作用，体现应有价值。而档案管理工作模式的具体转变也是现阶段档案管理工作的客观要求。

3.档案管理工作内容及模式转变下的具体措施分析

3.1紧密结合发展机遇，推动电子化、信息化管理模式

随着电子化、信息化管理档案工作不断推动，各单位在推动发展档案管理工作进程中，要结合具体需求和信息化发展要求，改变传统档案管理方式，将档案管理与电子化、信息化紧密结合，从档案的生成到归档处理都有效使用电子化、信息化管理。

3.2变革管理理念，改变传统档案管理工作思路

随着信息化程度的不断提升， 档案管理工作的要求不断提升，内容也逐渐复杂，而想要对这一系列档案资料进行高效管理，就需要转变传统档案管理理念。由于档案管理工作长期以来，内容复杂，且管理方法单调枯燥，因此，大多数档案管理工作者都有一定抵触情绪，整个档案管理工作思维多倾向于被动思维。这实质上将不利于档案管理工作的顺利开展，想要科学化开展档案管理工作就需要培养管理者创新的管理工作意识和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3积极完善档案管理机制，不断改革创新，档案管理与发展相适应

档案管理的内容篇（2）

“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：

档案管理的内容篇（3）

2研究方法

鉴于研究的目的在于发现我国各种电子文件中心理论和实践背后的规律性内容，故而本文采用历史回溯的方法。笔者以文献调研为主，以实地调研为辅，对我国电子文件中心实践和理论的发展过程进行梳理，通过对发展动力、发展阶段、研究过程的回溯，发现我国电子文件中心问题的实质，是档案界对于数字时代地方政府对档案集中管理方式的积极探索，探索的结果在于坚守和拓展，所谓坚守，是对档案永久保存职能的坚守，所谓拓展，是对除永久保存之外档案集中管理职能的尝试。

3我国电子文件中心的发展阶段

电子文件中心建设始于21世纪初，起初只是个别地方的探索性做法，经国家行政管理部门的大力推广和推动，短短十余年左右的时间，已在全国全面铺开，大致经历了起步、高潮、全面发展三个发展阶段。

3.1起步阶段

该阶段的时间跨度从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方开始出现名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收；[1]但是我国档案学界习惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，随后带动了全国电子文件中心的快速发展。[2]2005年10月，第一个省级电子文件中心———安徽电子文件中心启动，[3]标志着电子文件中心建设范围由市及省。

3.2高潮阶段

该阶段的时间跨度从2007年到2009年，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等八个省、市档案部门开展电子文件中心建设的经验和做法。[4]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。

3.3全面发展阶段

该阶段的时间跨度从2010年至今。2009年底，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议的讲话中明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。”[5]自此，电子文件中心建设已经成为各级综合档案馆的基本任务。

4电子文件中心的发展动力

是什么原因让一个新生事物在功能定位不统一的情况下，便以较大力度全面推开？我们认为有必要分析电子文件中心的发展动力。电子文件中心是我国特殊文件、档案管理背景下的产物，其诞生有三大动因：

4.1公开现行文件的需求

1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[6]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[7]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处理和。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的前提。

4.2集约化管理电子文件的需求

“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息化华丽外衣下的严峻挑战。小而全的机关档案室，即便只是管理着纸质文档，人员、场所、经费等方面的投入，已经显现出与机构精简、政府效率提升大潮的不和谐之音。管理电子文件所需的软硬件购置、维护、升级的往复投入，放大了积存的不和谐。电子文件中心，只需一套软硬件设施和一班人马，便可完成原来四、五十家机关档案室的大部分工作，并可在积聚的文档信息的基础上进行种种增值开发与服务。集约是包括电子文件管理在内的所有信息化建设的必由之路。

4.3永久保存电子文件的压力

2006年8月5日，美国国家航空和航天局(NASA)宣布，记录人类首次登月的1.3万盘原始录像带遗失，并表示主要此前电视上人们看到的都是转化后的影响，比较模糊，而这次一时的原始录像具有高清晰度的画面，清晰地记录了阿波罗登月时的状况，如果丢失，损失无法估量。[8]这则社会新闻将电子文件的保存问题纳入了公众视线，使得普通公众认识到数字文件除了满足当下应用之需之外，尚对历史的延续、文明的传承干系重大。电子政务的发达，意味着对电子文件依赖程度增加，意味着政府管理社会事务的过程将以电子的方式记录并留存。21世纪，全世界的国家档案馆都将集中作为保存电子文件之道。由档案部门以其专业技能来抵御各种可能摧毁数字记忆的技术风险和非技术风险，将电子文件中心建成“电子记忆宫殿”，履行保存社会记忆的神圣职责。上述三股力量的合力作用下，电子文件中心现身于历史舞台，在我国文件中心的实践基础较为薄弱的情况下，特地为电子文件管理成立的电子文件中心，并非西方文件中心实践在电子环境下的简单照搬，而是一套兼具现行文件服务中心、文件中心、电子文件档案馆功能的复杂运作系统。

5电子文件中心功能定位的研究过程

正是肩负多重使命，各地对于电子文件中心的认识不一，实践做法五花八门。学者们对电子文件中心问题的关注，出发点和焦点在于其功能定位的设计和总结。通过梳理相关文献的发展脉络，我们发现我国电子文件中心功能定位研究过程具有如下几个方面的特点：

5.1以现行电子文件统一利用为起点

2003年，何嘉荪教授首先对具有中国特色的数字文件中心进行了概念设计，他认为以已经在各地兴起的现行文件阅览中心为基础，可以开始考虑在我国比较普遍地建立文件中心或数字文件中心，与国外半现行文件保管中心的对比，这种数字文件中心为立档单位暂时保管现行文件，并在此基础上实现利用服务，这个中心可以是数字档案馆的组成部分，也可以相对独立。[9]何教授务实地抓住了现行文件阅览中心的实践基础，然而他更多地从电子文件长期保存这一档案部门核心职能出发，考虑到电子文件进馆时日尚远，提供一种过渡性设计，现行文件服务只是其更容易为人接受的增值。其思路在此后一些文献上得以继承和发展[10]，也为天津[11]、绍兴[12]等地所实践。随着江苏省部分城市电子文件中心的兴起，电子文件中心的理论探讨从概念设计走向功能确认。2005年，张照余教授连续四篇发文阐述电子文件中心问题，[13]掀起了电子文件中心研究热潮，张教授的论述并不涉及归档电子文件代管，而是突出强调了电子文件中心是现行电子文件的网上阅览室，基于这个功能定位，进一步明确了电子文件中心系统的功能，包括归档前电子文件的接收、审核、和保管（非档案化管理）等。借助于政府信息公开的东风，这种模式为常州[14]、张家港[15]、南宁[16]等许多地方的实践所落地，也为2007年全国电子文件中心建设经验交流会所推广，可以说是最为普及的电子文件中心定位。

5.2以电子文件集中式长久保存为核心

虽然档案部门以“现行文件利用”为电子文件中心建设的切入点，然而电子文件管理的实践者和研究者，仍然无法忘记电子时代档案部门长期保存文件的使命。2005年底安徽省电子文件中心以永久保存数字遗产为核心目标。而2006年之后的电子文件中心研究，也越来越重视电子文件长期保存。比如，胡杰继2005年和导师张照余教授共同提出“现行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的硕士论文中对电子文件中心的功能进行了拓展，他认为电子政务环境下的电子文件中心还应该具备“归档”功能，是电子政务办公自动化系统到档案管理系统的中间环节。[17]虽说是中间环节，却也在一定程度上是对档案集中保管职能的回归。邵枫是我国首位总结多种而非构建一种地方政府电子文件中心建设模式的研究者，他总结了窗口式、备份式、归档式等三种模式。[18]其中窗口式的功能定位即现行文件的公开服务；备份式除了窗口的功能之外，还承担本级政务网上文本文件的备份任务。归档式除了前两种模式的功能之外，还是政务网各入网单位电子文件在线移交的统一通道，在形式上更接近一个“数字化档案馆”。在这三种模式中，他认为归档式对档案信息化的贡献最大。档案学者的天平进一步向长期保存倾斜。冯惠玲教授将研究视野扩大至所有综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目，而非单独针对“电子文件中心”，也更具有普遍的意义。同样基于功能，她总结了四种项目类型，分别是永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型和备份型[19]。这四种模式相互排斥，她认为只有永久保存型才是综合档案馆开展电子文件集中管理项目的准确定位。冯教授也成为第一个旗帜鲜明地主张“永久保存”应当成为档案馆设立电子文件中心的宗旨，其总结和结论在较大范围内产生了影响，黄玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋会[23]等人结合不同地方的实践，重申了永久保存电子文件是综合档案馆在数字时代的基本使命。赵屹则进一步指出，电子文件中心、数字档案馆是从不同角度对于同一新生事物命名所形成的不同名称的概念。两者的本质并没有区别，这两个概念理当保留其中一个，淘汰另一个。从字面上看，她更加认同电子文件中心这个概念。[24]至此，电子文件中心应集中地长久保存电子文件的呼声达到顶峰。

5.3以电子文件管理系统统一建设为新的发展点

2012年，梁凯基于杭州市电子文件中心建设的实践，提出了一种新的功能定位，即为政府机构提供统一、专业的电子文件管理系统（ERMS）应用服务。[25]各单位无需自行构建电子文件管理系统，电子文件中心负责提供统一规范的电子文件管理系统（该系统在实际应用的时候，可以只用来管理归档电子文件———作者注）。我们也可以将这种电子文件中心模式归纳为系统服务型。与中转站型不同的是，系统服务型中的系统仍然为各立档单位所有、所用，除了系统维护、存储等后台工作，电子文件的捕获、分类、鉴定、处置等前台业务工作，仍然由立档单位负责。也可以说，系统服务型将中转站型中立档单位和文件中心两个系统的功能合并，将立档单位、文件中心的文件归档、归档文件代管顺序衔接的职责分工变为了系统前台操作和系统后台维护同步进行的职责分工，是对中转站型的发展和升华。无独有偶，2012年夏天，笔者去青岛档案馆调研，发现该馆2003年建成使用的“数字文件中心”也有类似的功能，虽然在其介绍文献中没有将重点放在电子文件管理系统统一建设上，但是在“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”的背后，就是统一的“易初档案管理系统”。[26]我们再次反刍相关文献，发现以绍兴为代表的一些中转站型电子文件中心，各立档单位使用的也是统一的档案管理系统。这些现有的工作基础，将档案部门统一建设和维护ERMS的机会摆在我们面前。

6结

通过历史回溯，我们认为电子文件中心实践和研究现象背后的实质是我国地方政府数字档案集中管理内容和方式的积极探索。可以说电子文件中心是我国档案界抓住了历史机遇的一个概念，是一个包含了利益相关方博弈的概念，是一个集技术变革和机构变革于一身的概念，也是一个需要再次构建的概念。

6.1电子文件中心是我国地方档案部门抓住历史机遇创造的概念

21世纪初，按照当时的规定，电子文件同样要遵守实体档案在原单位保管二三十年后方才进馆的时限要求，而在系统不断变更的条件下，在原单位保存时间过长一方面加重了立档单位的负担，另一方面也加大了保管不利的风险。那么，档案馆是否坐等这二、三十年呢？希望有所作为的地方档案局馆不愿被动等待，于是利用电子政务建设的大平台，创造性地构建了电子文件中心这个概念，搭着现行文件公开、系统集约化建设，甚至是信息备份的快车，各自出招，各自占地，希望在数字时代有所作为，闯出一片天地。

6.2电子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的档案集中管理内容和方式

不管档案部门如何拓展，开垦了多少新领域，其根本的立足点仍然在档案长久保存的法定职责。由档案局馆建设的电子文件中心，承担的是立档单位电子文件的集中管理，在具体的管理任务中，虽然备份、代管、利用都为特定环境所需要，但就合法性而言，进馆范围内的电子文件长期保存最为名正言顺，这个功能定位得到广泛的坚守、认同也不难理解。文件长期保存的质量受制于归档文件的管理质量，在纸质时代，档案局通过统一制度、统一规范等软性方式实现对进馆档案的质量控制。在数字时代，由于制度、规范最终要在系统中实现，以杭州、青岛为代表的地方档案部门，面向立档单位提供统一的电子文件管理系统，化软控制为硬控制，这样的举措不仅不违背档案集中保存的宗旨，而且有助于该宗旨的最终达成。“电子文件中心是什么？”的问题，其实可以理解为“哪些电子文件（档案）管理工作可以集中开展？”这样一来，我们的思路就不会受限于“电子文件中心”这个特定的称谓和概念，而对档案部门工作内容及其方式进行全方位的思考。我们认为，数字环境下，可以跨机构集中开展的工作，包括制度、系统、业务三个层次的工作，其中，制度建设和长期保存业务和纸质环境中的相关工作一致，系统建设则是新增的内容。可以集中建设的系统类型除了ERMS之外，还可能包括数字档案馆系统，即由上级档案馆统一建设数字档案馆系统，供其下级档案馆使用，这种IT集约化服务型的数字档案馆运行模式方式已经在2007年被设计出来，[27]该构思借助于云计算技术，在5年之后的北京市科委项目资助的北京市数字档案馆建设方案中得以清晰化。[28]

档案管理的内容篇（4）

中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-059-01

计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。

一、档案内容数字化管理的基本概述

（一）档案内容数字化

档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

（二）档案数字管理的内容

对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。

二、档案内容数字化管理的优势

（一）缩减档案内容管理的成本

在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。

（二）优化档案内容管理的工作效率

档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。

其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。

（三）加大了档案内容的信息开发

在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。

三、总结

档案内容数字化是数字档案建设最基础的工作，它极大的简化了传统档案内容管理的繁琐与成本付出，也优化了档案管理工作的办公效率，既减轻了档案人员在档案收集、整理、归档等过程中的工作强度，也极大的开发了档案信息存在的可能性，工作效率的提升能为企业减轻运转成本，同时也较为完整地保存了实物档案的价值。当在这些优势为档案内容管理带来方便的同时，也需要注意数字化管理过程中计算机系统的良性运转，以及数字档案资料的备份，以及重要档案的加密管理。希望本论文的研究能为企业档案内容数字化管理通过借鉴参考。

参考文献：

[1]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（4）：150-151

档案管理的内容篇（5）

国内高校大多建校历史悠久，历史遗留下来的档案丰富，原始记录性强，进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值，可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化，更好的保护与抢救珍贵的高校档案。

二、数字档案资源建设的内容

进入数字时代，以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值，承载着国家、民族、社群以及个体的过往历程。

数字资源建设，就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息，进行数字化的处理和加工，同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织，使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。

高校数字档案资源建设，基于互联网、计算机，以档案数字化为主体，以文本、图片、音频、视频等各种形式记录，构建反映高校文化和历史进程的资源库。

高校档案馆数字资源的来源，主要在于两个层面：馆藏档案的数字化，包括档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等；电子文件的采集和接收，包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。

高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性，基于内容丰富的数字资源体系，可以进行多种形式的再开发，形成多种多样的衍生产品，进行学校文化教育、学校形象宣传等。

高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面：

（1）馆藏档案的数字化成果

馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源，以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容的数字化。高校档案馆开展数字资源建设，首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料，这些资料有的以电子版直接提交档案馆，有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。

（2）归档部门提交的电子文档

高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性，在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中，材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说，数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化，归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。

（3）档案馆专门数据库

档案馆提供各项服务，需要建立专门数据库，同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括：文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。

（4）档案馆日常工作所形成的数字资源

高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。

三、数字档案资源建设的管理

（1）建立和维护数据库

档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库，最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数据库建立起来以后，依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。

（2）数字档案资源的质量控制

档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富，其中很大一部分无法得到有效有用，若能予以数字化，通过网络实现有效共享和利用，就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的来源。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面：1、馆藏数字化的质量控制，在进行馆藏档案数字化进程时，档案管理部门应根据实际情况，制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收，确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制，高校数字档案馆档案信息资源的重要来源是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性，必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件，要求立档单位重新发送；对于无须进馆的电子文件，坚决拒收。

（三）数字档案资源的安全机制

为保证数字档案的信息安全，我国已经制定并公布了一些相关法律，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。

档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度，对每份电子档案均实行“全过程管理”，从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范，在完善监督机制的同时，保证制度规范的严格执行。

（四）数字档案资源的长期保存

数字档案资源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征带来了数字档案资源的易消亡性。因此，数字资源长期保存自然有着非同一般的价值和意义以及迫切性。数字资源逐渐成为信息时代生产和利用的重要对象，数字资源长期保存已成为数字档案馆以及其他数字信息系统的战略问题。运用各种手段使得数字资源能够长期、可靠的存取，保存管理是数字资源长期保存的核心与关键所在，只有做好长期保存管理，存取服务才能持续而稳定的进行。

（五）数字档案资源的备份机制

为了确保档案信息资源的绝对安全，必要的备份机制以防问题的出现和带来的不良后果。一般来说，数字档案资源存储的形态可分为传统方式、数字方式、缩微方式。当前，为了解决数字档案资源因保存不当带来的信息损害，一般采用异质备份和云备份。

（六）数字档案资源的服务机制

档案管理的内容篇（6）

计算机、多媒体技术的不断发展，给档案管理工作带来了新的发展机会，充分利用多媒体技术进行档案的管理存储能够有效的提升档案工作的信息化、可视化、数字化。从而方便的档案管理工作更加的准确、迅速。在新时期，传统的档案管理工作已经无法适应时代的要求，档案工作如何在新时代实现工作内容与模式的转变，也是本文重点讨论的内容。

1 档案管理工作内容上的转变

1.1 档案的采集工作

在之前传统的档案工作多为纸质档案，而工作人员只是在档案单位等待完成的档案被动过来，之后进行分类存档，这也就使得收录的档案一般都是已经完结的会议、重大事件，使档案缺少了会议、事件中间重要的过程，也使档案缺乏完整性，不能够很好的体现整个过程。但是在这个信息化的时代人们能够将信息以文字、声音、图相多种形式保存下来，给档案的记录工作带来了极大的便捷。在新时代也就需要档案工作人员能够走出去，更加主动的对信息档案进行收集管理。

1.2 档案的保存

传统纸质档案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且随着时间的发展，会产生浩如烟海的档案，一部分档案会时间相当的久远，这就给档案的查找工作带来了巨大的难处。在新时代下的电子档案，能够非常方便的让人们对于任何一份档案进行查找，甚至不必亲自到档案馆中，通过互联网的登陆来连接就能够实现对目标资料的查找，电子档案的不仅方便了档案的收集，大力的促进了电子档案的传播。

传统的档案工作，还会受到空间的制约，档案的存储要占用大量的储存间和储存柜，随着时间的增长档案的数量会不断的增加。而电子档案的存储完全是信息化，也就不涉及到档案间的问题。在档案的工作新时代，档案工作人员不仅要能够收集记录现有的电子档案，也要有相应的能力，将传统纸质档案转化成为电子档案。

电子档案的储存也存在一些不足，网络、信息化具有一定的不稳定性和不安全性，档案信息的丢失在所难免。这也就要求档案管理工作者，能够充分的考虑到这一影响因素，增强防护的同时经常对电子档案进行备份处理，做到即使计算机发生故障问题，依然有备份档案能够保留住珍贵的信息，方便对电子档案恢复工作的开展。

2 档案工作内容的转变

2.1 存储设备安全管理

电子计算机档案系统一旦出现故障很可能会是所有的档案会毁于一旦，会导致原有的存储档案数据完全丢失，或者影响现有的存储档案产生乱码。新时期档案工作，工作内容也会走向电子信息化的管理路线，能够在日常工作中对档案进行维护、备份。一旦发生问题能够立即、有效的采取措施，可以采用暂停系统运行的冷备份，对服务器内的现有档案资料进行全面备份，这样做虽然能够保留住原始档案，但是在停止运行的过程中会中断新档案收集、存储工作。另一方面，档案工作人员也可以采用两个服务器交互运行的热备份，在服务器出现故障的时候，立即启用备用服务器，这样能够保证原始档案信息的很大程度上的安全，并且不会影响新档案的收录工作。

2.2 权限限制

电子网络的档案存储，对于档案的存储提供了巨大的便利，但是同时也为档案保密性埋下了[患，通过互联网的连接，网络黑客就有机会入侵到档案服务器之中。档案管理工作对权限的限制，能够防止访问用户对档案进行复制下载、恶意修改、毁档的不良操作，通过防火墙的设置也能够有效的抵御网络黑客的攻击。

2.3 访问控制

访问控制技术的主要任务是保证档案信息不被非法访问和非法使用，具体措施包括：入网访问控制、权限控制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可以登录的类别及登录的时间和网站。

2.4 病毒防治

如果档案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者安装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和U盘上的病毒携带到电脑上，同时密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒和杀毒。

3 档案管理模式的转变

传统档案对于保密级别，一般在案卷上呈现出来，档案管理人员可以根据卷宗上标记的保密级别进行分别管理。保密方式一般采用对档案实体进行控制，只要档案实体不被复制、拍摄或盗取，就算完成保密任务。对于当下的电子档案，其信息系统本身就具备较高的安全性，可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群开放。

传统的档案，如果有人需要观看，首先需要办理借阅手续，归还之时还要办理归还手续。借阅人借出去的这一段时间，档案就会暂时离馆，而且在借阅的过程中，借阅人可能会对档案造成一定的损害，难以保存其原始性。对于电子档案来说，原始文件和复制的文件毫无区别，无论进行多少次的阅读，都不会损害档案的原始性，也不会发生档案离馆一段时间的现象，更不需要进行归还，由此节省了一部分人力、物力和财力。

传统档案管理中，分类和检索紧密联系，不可分割，进行分类立卷的目的主要是更有效地检索档案。电子档案管理中，只要在计算机中要输入与所查档案相关的关键词，档案文件就可以顺利查出，基本不需要分类。但是人们为了更好地利用档案信息，还是对档案进行了详细分类。

4 档案管理人员意识上的转变

档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变"封闭型"为"开放型"，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

结束语

提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

档案管理的内容篇（7）

技工院校学籍档案一般是指的是学籍表、成绩表以及学生的各种在校表现等具有保存价值的东西，与学生的一生也都着密切的关系，因此，学籍档案管理直观重要。当前，鉴于技工院校的特点，其学生流动性很强，而且很多企业可能会想了解学生的学籍档案等与学生的平时表现有密切关系的信息，这时，纸质档案就会出现各种不方便，因此，电子学籍档案管理迫在眉睫。随着信息技术以及认证技术与管理技术的发展，电子化的学籍档案越来越成为可能，本文主要从内容技术管理在技工院校学籍档案管理中的应用进行了分析。

1　内容技术管理概述

1.1　内容管理技术的内涵

内容管理，其英文为Content　Management，简称CM，指的是对某一机构组织内部的各种类型以及多种格式的信息资源进行分类、组织以及管理的一种有序化的管理过程，内容管理技术的基本理念是将信息资源的内容进行设计与管理，使得页面美化的设计放置在模板里，将信息的内容存储在独立的文件或者是统一的数据库中，从而保证信息资源的合理化管理与应用。

内容管理系统主要包括四个子系统：

1.1.1　内容收集系统。该系统主要是包括对信息的内容进行获取、收集并且进行编辑以及整合进而将其转化然后分发的整个过程，并且在此过程中可以加入元数据从而对内容组件进行定义。

1.1.2　管理系统。管理系统主要负责的是对组件、信息的内容以及模板进行的存储管理，在存储的过程中可以对内容的版本、工作流程以及设定权限方面进行更新处理。

1.1.3　工作流系统。该系统是负责对信息资源的内容进行收集、存储以及，一般说来，学籍档案管理属于资源性的网站，因其结构比价复杂，而且内容多是文档资源类的资源的等。

1.1.4　系统。系统主要是负责将信息资源的内容自动而且迅速的按照所建立的模板到浏览器。

1.2　内容管理技术整合信息资源的优势

内容管理技术在资源整合方面具有很大的优势。首先，内容管理技术将管理的标准进行统一，将数据库内的内容进行格式处理以及实现标准化的管理，这样不仅统一了页面的风格，而且增强了数据库的扩展能力。其次，该技术与传统的数据库相比，负载能力更强，而且利用XMI将访问接口进行统一，而且利用内容管理技术可以描述不规则的数据，因此，可以利用半结构化的文档数据将其送到客户端，这样大大节省了效率。再次，网页呈现与内核技术、日常以及系统维护相互分离，从而不仅使得操作简便，而且内容管理技术为信息管理提供了开发平台，大大降低了开发的难度以及维护的成本。

2　当前技工院校学籍档案管理的现状

技工院校学籍档案管理具有很重要的意义，学籍档案不仅可以反映技工院校的办学水平以及学生的素质，而且还是技工院校进行技术能力以及学校进行科研的教学评价的重要参考，更是将来技工院校毕业生走向社会的重要依据，因此，建立完善的学籍档案具有很重要的意义。近年来，随着技工院校的进一步发展，学籍档案管理也引起了关注，但是，很多的技工院校在学籍档案管理中还存在很多的问题，比如对学籍档案的重视不足，管理水平以及手段落后等，下面将就这些问题进行具体的介绍。

随着经济的发展以及国家政策的支持，技工院校的规模也在不断的扩大与发展，因此，这也就给学籍档案管理提出了更高的要求，但是，有些院校领导却仍然对学籍档案管理不够重视，甚至有些人认为技工院校的学籍档案管理仅仅是单纯的保管性的工作，仅仅将档案管理好即可，不需要利用先进的技术与管理方式进行管理。这种思想认识对学籍档案管理的不管是软件还是硬件上都缺乏必要的更新，这就对技工院校的学籍档案管理带来了很大的弊端。

2.2　技工院校学籍档案管理的手段比较落后

当前，很多的技工院校的电子信息管理仅仅是起到检索以及备份的作用，并没有真正的应用信息技术将其应用到信息档案管理中，而且对于很多的管理人员来说，习惯于采用传统的纸质管理，没有利用先进的管理手段来发挥出学籍档案管理在数字化管理方面的优势。而且，技工院校因其自身的特点学生的流动性比较强，因此，对其的学籍档案管理也就提出了更高的要求，随着信息技术的发展与普及应用，内容技术管理已经被广泛的应用到信息管理中，而且很快的发挥出了自身的优越性。

3　内容管理技术在技工院校学籍档案管理中的应用分析

内容管理技术中的内容形式是多样的，可以分为备忘录、信件、报告、白皮书、档案以及调研报告等的多种方式，而且不同的格式的内容具有不同的表现形式，对于结构化的信息，内容在本质上是非结构化的信息，因此，尽管形式多样，但是基本的模型课可以描述为：内容﹦元数据＋数据。

3.1　对学籍档案管理的内容建模

在内容管理技术中，对学籍档案的内容建模包括对数据管理的要求以及元数据的结构化，对内容主要是设定对管理对象的元数据信息，当然，还包括内容与对象之间的关系，下面就成绩表的档案信息进行举例，如表1，成绩表档案的数据信息是学生的基本情况，如姓名、学号、注册时间以及专业与班级等，建模后如下表：

3.2　原型系统的应用

技工院校学籍档案管理也包括对电子试卷的存档管理，这个系统可以根据之前提高的原理进行开发，但是，为了更好地提高使用效率可以利用现有的内容管理技术，下面就使用较为广泛的Content　Manager　v8.3进行简要的介绍。

3.2.1　内容元数据建模。根据Content　Manager　v8.3的设计，可以利用该技术的可视化的建模工具，这样可以对成绩进行元数据的建模，而且对于内容建模，还包括设定访问控制、日志管理以及版本控制等的内容。

3.2.2　学籍档案导入。对学籍档案进行导入可以利用接口来实现，这样可以通过内容技术管理的界面实现手工的接入，从而可以将批量的数据实行导入。

3.3　内容技术管理与学校现有系统的整合

学籍档案管理可以将在线的学籍信息进行有机的整合，比如，可以在当前使用的系统中单独增加学籍档案生成模块，这样可以利用关系型的管理系统将学籍档案信息自动的生成元数据以及电子档案，然后这时可以利用内容管理系统的编程接口将信息存储到资源服务器中，这样可以提高学籍档案的自动化处理，从而有效地节约了成本。

参考文献：

[1]董平军，王东明，王宁.内容管理技术在高校学籍档案管理中的应用[J].现代图书情报技术，2007（03）.

[2]陶改兰.浅谈技术学校学籍档案管理[J].数字与缩微影像，2008（01）.

档案管理的内容篇（8）

企业档案是企业的信息资产，对于企业的生产经营和人事任用具有重要的作用，为企业的发展创造了巨大的经济效益，是企业管理的重要内容之一。在现阶段，加强企业的档案管理，促进档案管理工作内容和模式的转变，对于提高企业资源利用具有重要的意义。

一、实现煤炭企业档案管理工作内容和模式转变的途径

（一）实行企业档案管理一体化。随着高科技时代的飞速发展，实现企业档案管理的科学化、现代化和一体化对于煤炭企业的档案管理来说是工作的重中之重。首先，对于加强企业档案一体化管理而言，档案管理工作中要及时对各部门和各基层单位的生产情况、人事调动等信息进行整理、归档，然后还要将各部门档案进行分类，建立企业档案管理资源库，保证各项资源都能够全面、准确地反映在档案中。其次，还要进行档案管理信息化建设，随着网络的广泛应用和计算机技术的普及，企业的档案管理中也必将更多地涉及到电子档案和电子文件的管理，就电子档案的一体化建设来说，档案管理部门更需要加强管理，完善电子档案的生成、传递、处理、存储、查阅、收集等方面相关的规章制度，从而保障各项工作的有序运行和安全运行。最后，合理处理好纸质档案和电子档案之间的工作关系，保障二者完美结合，使档案管理工作流程科学化、规范化、合理化。

（二）档案管理工作模式的转变。现今，大多数企业已经开始使用计算机网络技术来进行档案的记录和保存工作，但是还是有一大部分记录使用纸质材料，当前管理的模式依旧停留在档案管理早期手动保存、查询等等模式，这种管理模式不仅繁琐、复杂，浪费企业的人力资源，而且对于档案的保存、传递等都产生不便。且纸质材料容易受环境条件损毁，也不利于档案的长久保存，可能会造成档案材料的缺失和内容失真。陈旧的档案管理模式对于档案的合理利用以及档案管理制度的完善都产生了一定的影响，所以，要实现煤炭企业档案优化管理，首先要做得就是对档案的管理模式进行优化。

随着信息技术的高速发展，档案管理系统也在不断优化升级，为了促进我国档案建设与时代接轨，与国际信息接轨，必须与时俱进，推进档案信息化管理，采取现代化、信息化的管理方式，利用信息资源，以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。首先，健全档案网上信息系统，将企业中的档案信息录入系统，便于部门进行高效查询。其次，积极开发利用本地区信息资源，各部门联合组建本地区人才信息库，为各部门提供详细的人才信息，为用人单位选才发挥效力。再次，实现电子材料与纸质材料的联合，将纸质档案与信息系统、各项登记联系起来，互相核对，找出档案内容不完整、不规范之处，及时修正，促进档案管理的规范性。

（三）档案管理和排放方式的合理。现阶段档案管理仍然以纸质档案管理为主，是档案管理中的基本工作，由于各生产单位上交档案的时间不规范，造成档案归档时间不一，档案管理工作也就相对有了一定的难度，一般而言，档案管理人员都是在归档时凭经验在每一个全宗之后预留出位置，排放以后所接收的档案，这极不利于档案的科学管理，随着计算机技术的普遍应用，档案排放也可以充分利用计算机编制档案实体存放索引，使得索引能够及时显示出档案的排放位置，这样既可以减轻管理人员的工作负担，提高档案管理的工作效率，也可以让档案排放管理变得更加简单和灵活。此外，随着数字化档案管理应用的实现，档案管理也可以更加灵活多样，实现档案在分散或集中时的有效控制，从而保障档案排放和查询更加快速化和便捷化。

二、加强煤炭企业档案管理工作内容和模式转变的意义

首先，加强对煤炭企业的档案管理可以有效地实现档案管理工作由传统管理向现代管理方式的转变，档案管理工作在日常工作的基础上，可以提高档案管理水平，提升档案信息资源的有效利用，实现档案信息为企业的生产发展做出相应的贡献。

其次，在实践方面，将现代的管理理念运用于煤炭企业档案管理工作实践中，可以有效提高企业中对档案管理应用率不高、档案管理意识不强、档案管理不到位等问题，为档案工作的有序开展提供了新的指导方向，为我国企业档案工作的健康发展提供了新的思路和路径。

再次，实现科学有效的档案管理可以提高企业发展决策的科学性。档案管理涵盖了企业的生产、经营、财务、人事等各个方面，积极发挥企业的档案在企业经营和管理决策中的重要作用，可以减少决策风险，促进管理的科学化。

参考文献：

[1]夏惟，关智英，邢艳敏等.新形势下煤炭企业档案管理的工作思路[J].煤炭技术，2011，30（11）.

[2]周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2003，27（3）.

档案管理的内容篇（9）

中图分类号:G642.0 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）03-150-02

《信息与档案管理》是广东女子职业技术学院文秘专业率先建设的一门综合性专业核心技能课程。本课程也是根据当前许多企业的信息管理和档案管理工作需要而开设的。近年来，广东女子职业技术学院文秘专业在创建省级示范专业过程中，从现代秘书岗位需要入手，以职业能力培养为核心，以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行了认真的选取与重构。

一、教学内容的选取：以职业能力培养为核心

高职课程在教学内容的选取上要体现以职业能力培养为核心。《信息与档案管理》作为文秘专业一门必修的职业技能核心课程，从确定培养目标到教学内容的选取都体现了以秘书职业能力培养为核心的理念。根据对广东经济区域秘书人才需求的调查研究表明，大量的企业需要秘书人才，所以将文秘专业的培养目标定位于企业秘书方向。基于对企业秘书人才需求的调研与分析，明确了企业秘书岗位群的能力要求，见表1。

在上述企业秘书的8个主要职能中，信息管理和档案管理是其中两个主要职能。由于档案管理和信息管理两者有着天然联系，因此将两者整合成一门综合课程――《信息与档案管理》。课程目标定位是：“以高职文秘专业培养目标为依据，融知识性、规范性、实践性为一体，重在培养学生规范化管理信息和档案的操作技能。”根据企业秘书职业岗位完成信息管理和档案管理工作任务的要求，将其分解为9大工作项目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的传递和反馈”“信息的存储”；档案管理工作的“档案的收集”“档案的整理”“档案的鉴定”“档案的保管”“档案的利用服务”，围绕这9大工作项目来选取必需够用的知识点作为课程内容。这样，本课程在教学内容选取上，符合企业秘书岗位职能的需要，充分体现以秘书职业能力培养为核心的理念。

二、教学内容的重构：以实际工作过程为主线

根据职业能力培养的需要选定的必需够用的知识点，它们还只是一个无序的集合，还不能直接应用于教学，必须按照一定的规律来组织，使之符合教学的需要，从而保证职业能力培养的落实。《信息与档案管理》教学内容的构建紧紧围绕工作过程系统化的需求，主要采取如下三个策略。

1.知识点的例化。所谓“例化”，就是在确定了教学内容的基础上，进一步对就业岗位实际工作进行梳理，归纳或创设出一些能承载学习和训练内容的工作任务即典型工作，“基于典型工作再进一步创设相应的学习情境，将完成任务所需的相关知识点融入到相应的典型工作任务中去，通过完成具体的工作任务来习得相互关联的职业知识，从而使知识点的安排服从于所要解决的工作问题。”《信息与档案管理》课程针对工作任务归纳出相应的知识点，见表2。

2.知识链的序化。所谓“序化”，就是“在宏观层面，根据学生的认知心理规律并结合职业活动顺序，以学习情境为单元构建课程内部结构”，每个学习情境就是一个完整的工作任务，把相关的知识融汇在相应的学习情境中，“按情境的递进顺序来序化知识”。通过对信息管理和档案管理工作过程的分析，将其分解为9大工作任务，完成这9大工作任务需要20个技能，两者对应起来构成9个教学单元，再按工作顺序来排列教学单元。其序化方案见表3。

3.知识面的活化。所谓“活化”，就是依据学生未来就业的适应性及可持续发展来充实课程内容，使教学内容与学生今后的职业岗位需要灵活对接。依据现代秘书岗位群的职能分析，信息管理与档案管理既是综合型秘书必备的两项职业技能，又分别是信息管理员和档案管理员岗位的专业技能。《信息与档案管理》课程的教学内容，既针对中小企、事业单位秘书“一职多能”的特点，体现教学内容的“全”，又针对大型企、事业单位秘书分工较细的特点，体现教学内容的“专”，并结合国家秘书岗位能力和知识鉴定的要求，体现了教学内容的“实”。因此，本课程的教学内容兼顾了各类秘书岗位职能及国家秘书职业资格三级秘书证书考试的需要，符合综合型秘书、信息管理员、档案管理员职位能力的要求，为学生今后就业的适应性及可持续发展打下良好基础。

以职业能力培养为核心、以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行选取与重构，这只是实现本课程教学目标的第一步。要达到本课程的教学目标，还必须在课程实施过程中，采取理论教学、实操训练、现场实习等多种形式的教学方法和手段。希望通过不断探索与实践，完善教学内容和教学方法，使培养对象更符合职业岗位及社会发展的需要。

参考文献：

1.林苏.《信息与档案管理》课程建设探讨.秘书,2006(11)

档案管理的内容篇（10）

系统管理是档案管理诸多原理的理论基础，其主要含义是指在档案管理过程中将所有档案管理的工作内容科学地汇聚成一个整体，通过对整体工作内容的划分和整合来实现对档案管理工作内容的有效规划，充分地发挥档案管理过程中每一个工作环节的作用，清除掉档案管理工作中重复和不必要的内容，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量，更进一步促进档案管理工作的有序进行和健康发展。

2.整合分原理和反馈原理

整合分原理和反馈原理是档案管理原则中重要的两项内容。其中整合分原理是指在档案管理的过程中在系统管理理论的基础上，对档案管理整体的工作内容进行科学合理的规划，对档案管理工作人员进行有序规范地工作划分，安排档案管理工作中各项工作内容的负责人，针对他们不同的职责义务分派不同的资源和权利，制定不同的任务目标，根据这些分项任务的完成来实现对档案管理工作整体任务目标的达成；而档案管理中的反馈原理则是指在档案管理工作进行的过程中，各个部门对档案管理共同完成目标以及完成的过程进行综合的工作反馈，通过反馈的信息来显示档案管理工作中的优缺点，来制定相应的改善措施，进一步完善档案管理工作，促进档案管理工作质量上和效率上的进步。

二、现代化档案管理中档案管理措施

1.加强对档案工作人员的专业培训

现代化档案管理的工作内容与计算机科技和其它科学技术的应用密不可分，档案工作人员必须加强对相关科学技术以及先进设备的掌握和应用能力，达到能够熟练运用各种科技设备和技术完成档案管理工作的各项内容和目标。对此，档案管理单位和部门应该加强对档案工作人员的专业培训，提升档案管理工作人员的专业素质以及职业素养，矫正档案管理工作人员对档案管理工作重要性以及档案管理工作严肃性的认识，使其能够以对档案管理工作高度负责的态度为基础，以熟练掌握科学技术和先进设备为介质，以档案管理单位和部门分派的任务目标为目标，使用各种档案管理技术完成档案管理工作的内容，对自身在档案管理工作中存在的问题能够及时发现和改进，保证档案管理工作的顺利实施，为档案管理工作的质量提升贡献自身的力量。

2.加强对纸质资料的保护

现代化档案管理的主要主体包含电子档案和纸质档案两种，纸质档案相比电子档案来说保存的难度更大，但保存的价值也更高，更具有历史意义。因此，档案管理单位应该加强对纸质资料的保护，首先档案管理单位应该做好纸质资料的数字化录入工作，对纸质资料记载的档案信息实现与电子内容一样的共同保护和管理；其次，档案管理单位应该建立纸质资料的管理条例和保护原则，对纸质资料管理工作的规范性、安全性、效益性和价值性作出相关的约束和责任，对纸质资料管理过程中的诸多环节做好相应的监控与保护工作，保证纸质资料的任何管理内容都能够有清晰的记录；最后，档案管理单位应该加强纸质资料的保护工作，对能够影响到纸质资料存放过程中的诸多影响因素采取针对性的防治措施，保证纸质资料存放的安全性。

3.加强电子档案资料的保护

对电子档案资料的保护工作首先应该做好电子档案资料的整理工作，对电子档案的诸多内容进行规划整理，清晰明确的做好电子档案的归档记录；其次应该为电子档案的保存磁盘和光盘做好保护工作，保证其清洁性和实用性，对磁盘和光盘的存放位置应该保证磁盘和光盘各自存放空间的洁净，保证其不会在存取或者使用的过程中发生摩擦和划痕损伤。同时对存放在计算机网络空间上的电子档案资料应该设置好相应的控制密码，拥有更加先进设备的档案管理单位可以采用指纹识别或者眼膜识别的方式来做好电子档案资料的保护工作；最后，档案管理单位应该定期对磁盘和光盘内的电子档案内容进行检查和对照，在保证磁盘光盘储存安全的同时对电子档案的内容进行检查，保证电子档案资料不会在保存的过程中出现质量上的问题。