数字与信息教案篇（1）

中图分类号：G642 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）34-006-02

高校档案馆作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，集合了教学、科研、党政、宣传、管理、外事、基本建设等各种门类的信息，是高校信息资源的聚集地。随着高校教育改革的深入进行，高校档案在学校越来越多的方面起到至关重要的作用。在技术发展的新形势下，建设数字化档案馆是当前高校档案工作的迫切任务和必由之路。高校要充分运用计算机技术实现档案管理自动化，对馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理，建立各类数据库，在文档一体化建设的前提下进行档案收集，在网络化背景的基础上提供档案的开放和利用。

一、数字档案馆的含义

数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，是存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。其主要功能包括数字档案的接收、采集、管理、利用和系统维护。

二、高校数字档案馆建设中存在的问题

1、数据不规范、标准不统一

标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。从整体来看，大部分高校仍未能解决数据标准化问题，档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不规范，致使大多数档案馆无主题标引，难以实现资源共享。

2、技术条件受限

从技术条件来看，数字档案馆建设是一个系统工程，需要多项关键技术支撑，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字化技术、数字档案标引技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等内容的系统工程。然而，目前大多数高校数字档案馆建设的投入与产出不成比例。建设数字档案馆所需的硬件设备、软件投入巨大，数字档案馆的建设与利用对于建设者还有很重的经济负担，所以很多高校并不具备建设数字档案馆的条件。

3、电子文档的归档难问题突出

随着计算机无纸化办公的发展，学校各部门大都采用计算机进行业务管理，在工作过程中形成了大量的电子文件，根据不同的任务目标、不同的业务，使用不同的管理软件，输出各种类型的文件格式，造成归档不便。

4、档案信息数字化的对象问题

档案馆保存的档案历史悠久，不同档案的价值不同、保管年限不同、开放利用时限不同、保密程度不同，档案馆必须按照统一标准划分哪些档案信息可以数字化、哪些档案信息目前不需要或暂缓数字化。

5、档案管理人才培养问题

目前很多高校的教师学历水平呈逐年上升趋势，但是在档案管理岗位出现“偏科”，档案、信息处理复合型人才相对缺乏，影响了档案信息数字化进程。任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍，为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。

三、高校数字档案馆建设思路

如今高校校园网覆盖校园各个区域，整个校园基本实现信息传输网络化。同时在教学、科研、管理等活动当中形成了各个门类的档案实体凭证，建立了与档案实体相关联的各类信息资源库，这些给数字化档案馆的建设提供了契机。

1、加强档案数字化基础建设

拥有先进的基础设施是建设数字档案馆先决条件。目前高校应根据数字档案馆的功能需求建设完善基础设施，主要包括：计算机网络设备、数字化设备、档案系统管理软件、存储设备、服务器、摄像机、扫描仪、光盘记录设备等。其次，综合管理系统平台也是数字档案馆为了适应时展而应具备的基本功能。

2、数字档案馆资源库建设

传统档案资源数字化主要使用计算机及相关技术管理档案资源，建成各类专题全文数据库，即档案资源库。一般包括目录数据库，元数据库，内容数据库。具体来说，有以下几种专业数据库：（1）教学档案数据库。主要包括教学计划，教学大纲，教学检查及评估，教学改革，专业发展规划，教材选择与建设，教学管理条例等教学方面的数据资源，学生学籍管理，学生学位管理，学生成绩管理，学生教学评价管理，学生专业证书考试管理等与学生在校学习有关的数据资源。（2）文书档案数据库。文书档案是在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕且具有保存价值的文书转化而成。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影， 又是现在管理建设状况的记录，因此在整个行政管理工作中发挥着极为重要的作用。（3）科研档案数据库。主要包括科研成果管理、科研项目管理、科研基地管理和科研人才管理四个方面的资源。

3、制定标准规范和安全管理体制

数字档案馆标准规范的制定是数字档案馆建设的基础性工作，包括档案管理制度、档案保密制度、数据标准化、电子文件标准化。数字档案信息的安全管理维护，主要是指维护数字档案馆的资源安全、网络运行安全、物理安全、信息安全保密等。网络的正常运行是基本前提，重点是做好计算机病毒的防御，确保网络环境安全绿色。实行严格的权限管理和管理员制度，以保证系统有较高的安全性与可靠性。对于非公开的档案信息要做到局域网访问，断绝与外网的连接。采用防火墙、身份认证、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。

4、档案管理人员队伍建设

高校应提高对培养档案优秀管理人才的重视，数字档案馆是集网络技术、操作系统、管理系统、多媒体技术等于一体的现代高科技项目，需要信息采集、处理并数字化的人才；计算机操作、网络维护、系统开发的科技人才；档案信息分析、研究与咨询的专业人才。所以高校在对档案管理人员的培养要有针对性，既有专业人员，又有复合型人才。

数字档案馆是高校档案馆未来发展的必然趋势，是一项庞大的系统工程，需要按原则、分步骤，有理有序、循序渐进的进行。高校要在建设数字档案馆的过程中不断积累经验，从而更好地为师生服务。

数字与信息教案篇（2）

进入21世纪以来，从国家档案局中央档案馆全国各档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》后，各地档案部门纷纷制定自己的档案信息化方案，展开了新一轮全国档案信息化工作的热潮，其中数字档案馆建设更是热点中的热点。当前要完成《纲要》确定的目标，需要突破如下“瓶颈”，解决好下面几个问题：

首先，领导提高认识，才能加快档案信息数字化进程。档案信息数字化，是数字档案馆基础。但有些地方领导并没能对其给予足够的重视。以机读目录为例，全国各级各类档案部门共保存2亿多卷（件）档案，估计有2030亿条目录数据（按每卷有10～15份文件计算），但全国档案目录数据能用计算机管理起来的，至多占全国档案目录数据总数1/3不足。这样的水平，距离全部档案信息的数字化就更远，对此必须引起各有关领导的重视。

其次，工作缺少相应的部门领导。目前，全国在市（地）、县（市）两级档案局馆的编制序列中，在相关的职责范围内，还没有设置专门负责档案信息化工件的部门与机构。虽然机构改革的要旨是精简人员，但根据社会发展变化的需要设立新的专门工作机构也是必要的。甚至可以根据档案信息化的需要对现行档案管理机构进行重组，有必要在现有市（地）、县（市）两级档案局（馆）中，设立专门负责档案信息数字化以及电子文件管理的部门，以便从组织上保证这一任务能够得以落实。否则，好计划也会因没有人去具体实施而落空。

再次，一些行动起来的单位又急需更新换代，改变主机多代同堂的技术装备落后局面。从档案界开始运用计算机至今，我们的硬件技术装备由几台发展到上万台，这是很大的进步，但是与飞速发展信息技术和档案信息化应用目标的要求相比，还显得严重滞后。仅仅计算机主机CPIJ的“286、386、486、P1、’P2、P3、P4”的多代同堂一项，就让档案管理系统软件的推广难以收到预期的效果。

最后，支持的资金不足。档案信息化工作需要较大的资金投入，无论是软硬件设备购置，还是档案信息数字化都要有必要的资金支持。仅以档案信息数据化为例：以每著录一条需人工费0.2元计算，仅全国现有的20～30亿条目录，就需要人工费用4-6亿元之巨。如果再加上硬件损耗、电费、存贮设备材料及相关费用，所需费用将更大。从长远来说，这项开支的费用远比购置硬件设备的支出要大得多。但目前全国中西部地区的大多数市、县两级档案部门的财政状况十分困难，难以保障这项工作的经费需要。

另外，由于前面几个原因，直接导致对员工信息化培训不够。档案信息化是由先进的计算机等信息化装备与掌握信息技术知识的人共同来实现的，二者缺一不可。近年来尽管我们档案工作人员的信息知识与技术水平已经有了一个非常大的进步。但由于信息技术盼陕速发展、财政状况、工作条件与工作实际的限制，与其他行业相比，我们的全员信息技术水平还是偏低，而且有进一步拉大的趋势，必须急起直追。

综上所述，问题根本在于人的因素。当务之急全员信息技术水平偏低是一个关键性的制约环节。这是因为数字化档案馆就其本质而言属文化范畴。数字化档案馆的真正的成功，不是以软件、硬件系统的构建完成为标志，而只能是以每个档案馆工作人员实实在在地应用起来并不断产生着档案信息资源为准绳，最终体现在档案服务机制的创新、档案馆工作人员素质的提高以及档案信息利用效率的提高上。因此，必须实现全员信息技术知识与水平的提升，才能保障数字化档案馆正常有序地运转。这样，培训就成为档案馆管理与工作人员知识与技术水平更新与提高的主要手段。

1.确立信息技术培训在档案专业教育中的地位

信息技术培训是信息社会对档案业务教育的客观要求，在档案专业教育中占有十分重要的地位。数字档案馆是建立在信息化技术平台上的，随着信息技术的进步与发展，数字档案馆技术装备的更新，档案馆管理与工作人员的知识与技术水平都需要不断更新与提高。由于数字化档案馆不是档案馆个别工作环节的信息化，只要有少数几位同志懂得计算机、网络与相关技术就可以，而是整个档案馆全部主要工作环节的信息化与数字化。应该明确计算机如同笔一样是从事档案工作的基本工具，学会使用计算机等信息技术装备是每个档案工作人员应具备的基本工作技能。

2.制定在职档案工作人员计算机教育整体规划

将信息技术教育的内容列入档案工作人员岗位培训的必修课，要求档案工作人员掌握计算机基础知识、基本操作等信息技术，学会使用计算机这一现代化信息处理工具处理档案信息，持证上岗。

将信息技术应用能力列入档案专业技术职称考评的内容，对不同层次、不同岗位的档案专业技术人员使用计算机的能力做出相应的要求，以考促学，提高全体档案工作人员的计算机应用能力。

在普及的同时举办较高层次的信息技术专题培训，培养和造就档案专业中、高层次的信息技术人才。

3.着眼于实用，下大气力抓好普及，适应现展的要求

对档案馆工作人员进行网络通讯知识的系统培训，包括因特网的基本情况和基本应用，如网络历史、网络文化、网络术语知识、电子邮件收发等；因特网的档案信息资源分布和查找方法，熟悉常用浏览器和站点的使用，对一些常用搜索引擎，不同档案数据库的搜集范围和使用方法等有一个人的“主页”；多媒体档案信息的特点和检索方法。

档案馆工作人员还要具备良好的英文水平。当前因特网上的档案信息主要是因英文能力不高，而导致使用网络十分困难。

数字与信息教案篇（3）

中图分类号：G270.7　文献标识码：A

文章编号：1673-2111(2008)11-107-02

作者：胡玉兰，怀化市铁路第一中学；湖南，怀化，418000

学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。

一、学校档案数字化和网络化的现状

学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。

导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。

要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。

二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备

学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。

三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库

在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。

四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用

数字与信息教案篇（4）

高校数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

一、高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势

数字档案馆是顺应计算机网络技术、数据库技术和多媒体等技术的发展而产生的新型档案馆，代表着档案馆未来的发展趋势，也是信息时代档案服务创新、拓展社会服务功能的必由之路。建设数字档案馆，有利于提高档案馆的工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。高校数字档案馆的功能主要表现在以下方面：（1）维系“学校记忆”，传承大学精神。高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校史馆、开办各种陈列展览、举办专题报告会、编写各种出版物来再现学校历史记忆、展现学校历史底蕴与人文精神。（2）服务教学科研。高校档案馆馆藏中的学生成绩、学生论文、教师课件、科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发展提供了可借鉴的历史材料。（3）利用档案原件，提供凭证依据。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求集中表现为对学校毕业生相关信息的真实性核准。在高校档案馆对外服务中，利用档案原件为毕业生本人补办有关证件、为用人单位核实有关毕业生信息的准确性成为其中的主要部分。

二、高校数字档案馆建设的现状

早在20世纪90年代，南京大学档案馆就开始进行档案管理信息系统的研究和开发，并且进行了合理的规划，在以后的建设中围绕建设目标，一步一个脚印地向前发展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统（6.0版）”、“南京大学教授成果管理系统”、“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”、“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建起了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。上海交通大学数字档案馆系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台，通过档案门户网站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。浙江大学近年来努力推进数字档案馆建设，建立和开放档案网上查询系统，在全校范围内全面实施电子文件远程归档。重庆大学数字档案馆从2006年3月开始建设，历时三年半，至2009年9月建成。该数字档案馆将档案管理系统与校园网业务系统紧密结合，有效地实现了馆室一体化、文档一体化、馆库管理智能化的数字档案馆整体建设模式，建立了档案信息资源服务体系，实现了全校范围内档案信息资源的互联互通、数据共享。复旦大学档案管理系统与办公自动化系统链接，在全校各部门之间实现了资源共享，各立卷单位的发文在办公自动化系统上登记后，可在档案管理信息系统发文管理数据库中自动生成，不必再重复录入，同时他们还使用了条形码技术进行库房盘点和档案的查借阅登记。复旦大学档案馆配合百年校庆工作将珍贵档案、历史照片摘选出来，完成了数字化的工作。综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了三个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利用方法；二是介绍各个学校的基本状况；三是提供数字查询。

三、高校数字档案馆建设存在的问题

目前，很多高校虽然设有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门的档案疏于管理。经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。高校档案馆网站信息内容更新周期长，时效性差。一些文件形成者对档案移交归档认识不足。很多有价值的档案不能及时归档，在个人手中积压、滞留。档案信息安全问题也应该给予高度重视。网络信息安全最主要的敌人就是计算机病毒，数字档案馆在目前的技术条件下，很难抵御计算机病毒的侵袭。黑客的侵袭也是数字档案馆的最大威胁。档案人员的综合素质和专业技能水平不够。目前高等学校档案机构中广泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等，不利于高校档案工作发展。高校档案种类较多，但利用类目比较单一；档案利用主体为校内部门、教职工及学生，社会人员较少；档案利用手段以传统方式为主，利用现代技术手段获取远程档案信息服务较少。

四、高校数字档案馆建设提升的策略

充分认识档案工作在高等学校中的地位和作用。高校数字档案馆建设是《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出的教育信息化的重要组成部分，是时展的必然选择，是高校持续发展的基础。各高校要把高校档案馆（室）建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培养、知识贡献和传承文明等方面发挥着不可替代的作用。

完善基础设施建设。基础设施的完备是进行数字档案馆建设的前提条件。根据数字档案馆的功能需要，基础硬件主要包括：计算机网络设备、档案系统管理软件、服务器、档案加丁设备、存储设备、数字化设备、摄像机、扫捕仪、光盘记录设备等。另外，还要建立一个满足档案信息化功能需求、适应时展需要的综合管理系统平台和网络构架。高校档案数字化工程是需要耗费一定人力、物力、财力的。2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式了新修改的《高等学校档案管理办法》，指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”在第三十八条中强调：“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”

档案信息资源建设是数字档案馆的生命，也是立馆之本、强馆之基，更是活馆之源。高校具有十分丰富的信息资源，各部门都有自己的信息系统和网站，每年都产生大量的数字文档。这些文档涉及教学、科研、行政等方面，需要进行整合后才能统一管理。首先，整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定具有归档价值的信息。通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，发挥工作上的主动性和前瞻性。对于各部门使用的办公软件、媒体编辑工具产生的非结构化文件，也应该要求各部门定期通过网络或者光盘载体的方式移交到档案馆。其次，要优化馆藏目录，馆藏档案数字化成功的关键在于数字化后档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质档案、磁带等数据，要有选择、分步骤地实行数字化。

档案贵在于活，重在于用。高校档案利用工作是指高校档案工作者以档案信息为服务前提，以档案利用者为服务对象，以满足高校教学、科研、党政管理和社会各方面需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法传递档案信息，实现档案信息价值的过程。高校档案馆作为高校育人资源的重要组成部份，应该通过开展多种适合高校学生和青少年特点的宣传教育活动，增强高校档案馆的开放度和公益性，充分发挥其文化功能和教育功能。

人员素质的提升。在技术方面，档案人员要熟练掌握计算机的应用，在加强档案馆学、情报学专业知识学习的同时，还必须加强对计算机、网络知识的学习，并不断提高英语水平，完善自己的知识结构。高校既要把好档案人员选拔任用关,面向校内外招聘录用相关信息人才,又要建立完善的培训制度,采取在职培训进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨及参观考察等方式,对现有档案人员进行培养和提高水平,使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展需要。

要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆（室）人员就要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆（室）内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。

参考文献：

［1］朱金风.对高校数字档案馆建设的思考［J］.兰台世界，2006，（3）.

数字与信息教案篇（5）

一、指导思想

坚持以“统筹规划、分类要求、分步实施、注重实效、适度超前”为原则，以学校网络及信息化基础设施建设为基础，以教育资源、信息交换平台和应用软件建设为重点，以教育教学信息化应用为核心，以管理体制机制和队伍建设为保障，以全面改革学校教育教学手段、创新教育模式、提升教育质量为目的，大力推进教育信息化，构建城乡教育一体化机制和服务社会的终身教育体系，为实现我市教育现代化奠定基础。

二、建设原则

我县“数字校园”建设须坚持以人为本、坚持科学发展观、坚持“统筹规划、分步实施、加强应用、整合资源、共享数据”的建设原则，秉承“理念先行、以应用服务为导向、充分利用现有硬件条件、切实提高信息服务水平”的原则。在建设中考虑高性能、易维护、易管理、有高扩展能力的应用硬件平台、软件平台和数据库平台建设，实现应用系统可扩展、可持续地发展原则。

(一)统筹规划

“数字校园”建设是一个庞大的系统工程，具有投资大、建设难、周期长、涉及学校多等特点，因此建设之前必须站在整个教育的层面，做好项目分析和规划设计工作，整体考虑、统筹规划，确保统一的建设标准、统一的技术标准、统一的基础架构和统一的组织管理，规划方案《数字化校园建设方案》。

(二)分步实施

“数字校园”建设周期长，涉及到需求调研、方案论证、系统选型、部署与集成、人员培训、推广应用、运行反馈、修改完善等多个过程，因此整个建设过程必须统筹安排、分步实施，确保项目的进度和质量。

(三)加强应用

“数字校园”建设的核心目的就是“应用”，使县教委与各个学校实现管理信息化和教学数字化，实现县教委与学校之间更简便快捷的沟通，实现不同学校之间的数据共享与交换，提高决策的科学性和民主性，形成充满活力的新型管理机制，为广大师生提供个性化的综合信息服务。

(四)整合资源

“数字校园”是一个庞大的系统，县教委经过多年的信息化建设，购买和开发了部分应用系统（如远教资源应用管理系统、oa政务办公系统、教委网站系统、学校网站系统等），沉淀了大量的信息资源（如远程教育资源、国资源、教育视频资源等）。“数字校园”建设必须考虑保护原有的投资、充分利用现有的信息资源，充分发挥它们的作用。因此，“数字校园”综合管理平台建设必须不断整合已有的信息资源、开发新的资源，建设集中的信息资源管理机制。

(五)共享数据

县教委原有的多个应用系统与学校的应用系统不能互联互通、不能共享数据（如教委网站与学校网站的数据、信息目前就无法共享），形成一个个信息孤岛，导致重复建设、重复工作，严重影响了县教委与学校之间的信息化建设和日常管理工作。因此，“数字校园”建设必须确保各个应用系统之间的数据共享与实时交换。

数字与信息教案篇（6）

随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。在高校教育中，基本实现了信息化管理，因此，档案管理工作也面临着一系列的机遇和挑战，档案工作必须更新观念，重新定位，把计算机信息化技术及现代化先进设备引人其中，深人进行信息开发，提高工作人员素质，努力使档案管理工作适应信息化时代下的高校教育要求。

档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。档案管理学是一门社会管理科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，高校教育环境中的档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对高等教育的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。

档案信息化，在档案工作的历史上，我们以前强调较多的是档案内容与载体的统一，似乎二者是不可分离的，重在强调档案的原始凭证性。档案信息管理的提出大大深化了人们对档案作用的认识，档案载体与档案信息在一定时空下是可以分离的。所谓档案信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。如今，信息技术给档案工作带来了革命性变化，在高校信息化改革中，依据《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务是本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。

档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。由于缺乏资金以及掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，高校档案信息化建设也存在许多问题。要加快高校教育中档案管理的现代化、档案信息化，必须涅意以下几点:

1档案管理者的现代化

否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，为适应现代化、信息化管理的需要，在高校教育环境下更需要提高档案管理人员的现代化素质，随着现代信息技术的发展，各行各业都处干数字化信息社会的环境中，作为社会信息系统的档案部门也必然向信息化、数字化、网络化迈进，数字档案馆建设、档案信息资源数字化建设都迫切需要现代信息技术含量高的档案专业人才，档案部门的在职人员普遍都需要接受现代信良技术教育。只有努力把档案信息化建设作为高校教育中行政工作的一个重要内容，才能提高档案管理者工作水平和工作效率、提高服务质量。

2投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使档案信息化建设加快发展

随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案管理现代化可以拓展高校档案工作的服务领域。现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发。现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的高校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现高校教育中档案的信息化建设。

3高校档案部门要不失时机地抓住机遇，积极主动、自觉地服务于高校的教学、科研工作，主动适应、不断从创新中求发展

数字与信息教案篇（7）

随着计算机技术的发展，信息技术在各个领域被广泛应用。档案管理发生了巨大的变化，档案部门或档案工作者不但要管理纸质档案，还要管理数字档案。数字档案的特殊性档案部门或档案管理现不但要做好管理质量与进程的管理，还要做好数字档案安全工作。

一、数字档案面临的安全问题

（一）数字档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校注重教学工作、学生工作方面，而对档案管理制度方面没有投入大量的精力。对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面没有进行统一的规定，导致档案管理工作出现了很多的缺陷，各系部之间没有统一的管理，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

（二）档案真实性、可靠性与可用性

数字档案以光盘、硬盘为载体进行保存和传输，光盘与硬盘需几年更换新的载体，前者易受干扰，易消磁；硬盘操作不当或系统更新易造物理损坏。数字档案易导致档案内容被更改且更改以后不留痕迹；电子档案易复制性，并且复制后不容易分辨原件与复制件。

（三）档案工作人员对档案信息的安全不重视

档案人员对档案安全意识的缺乏，传统档案员保管纸质档案，只要防虫柱、防水、防潮等即可，而面对档案信息化管理安全意识的缺乏会导致不法分子利用木马非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至销毁数据资源；黑客入侵网站，获取管理权限，造成档案信息流失。

二、数字档案安全解决方案

（一）加强档案管理制度建设，促进数字档案管理管理规范化、科学化

高校应当重视建立数字档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者加大宣传，让全本职工了解教学档案的重要性，促例院领导重视档案管理。其次，高校要建立一些完善档案管理方法，明确数字档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案管理工作高效、平稳的M行。

（二）提高档案工作人员的档案意识

在档案管理工作中，档案工作者与其他部门的加强交流与合作，充分发挥优势，提高档案现代化的管理的工作水平，同时让其他人认识倒档案的意义，提高档案部门的社会地位，引起更多领导的重视。加大档案工作的资金投入，随着现代化的进程要逐渐改善档案室存储环境、存储设施等。

（三）使用有效的技术手段，建立安全的防护体系

采用防火墙技术，在档案部门内网与学校的外网之间设置一道保护屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通过非法手段获取内部的信息。除些之外还采用安全保密技术，内校人员可随时进行查看，需要下载等操作就需要数字证书以及数字签名等手段，来保证数字档案的安全。

三、结语

实现现代信息资源的共享，使高校教育工作、管理者、档案工作者从繁琐、低效的工作中解脱出来，进一步提高工作效和教学质量势在必行。在不精心策划满足自行开发符合学校的档案管理系统的需求情况下，针对数字档案的安全现状，结合学校自身办学特色开发出形式多校、灵活多变等特点，研制出一套适合本学校的数字档案管理系统。

参考文献：

[1]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[J]，现代企业管理，2014年1下期：P46-47.

[2]方满银.档案管理信息化的安全性探讨（J），现代经济信息.

数字与信息教案篇（8）

1 课程的专业定位

从模拟时代进入数字时代，科技的发展促进了各行业信息化建设的进程。在此背景下，信息应用也从传统的模拟及相对孤立的状态，实现“载体是数字的，信息是共享的，网络是连通的，传递是实时的，应用是可视的，决策是智能的”更高层次状态转变。空间信息技术主要解决具有地理定位特征的数据采集、传输、分析与应用。在信息化建设初期，3S（即地理信息系统GIS、遥感RS及全球定位系统GPS）及其共享集成技术在很多领域得到应用，发挥了重要的作用。例如，在一些国土、规划、防灾减灾等与空间信息应用关系密切的企事业单位，建设了大量部门级应用工程。但是，由于建设过程中一些标准、规范都不太完善，技术方法、基础平台软件也千差万别，导致这些应用工程存在孤立性。在目前信息化应用需求背景下，这些工程已不能符合应用需求，需要对已有的空间信息应用相关的软件平台、数据平台、网络平台等进行整合、集成。为解决这些问题，应借助软件工程技术，结合空间信息应用领域的特殊性，对其加以理论化、系统化、规范化，形成数字工程技术的核心内容，见图1。空间信息与数字技术需要培养基础牢固、知识面广、有动手能力的复合型人才。数字工程的原理与方法作为专业主干课程，在理论、技术、方法、工程管理等方面讲述了数字工程建设的指导策略和方法，是专业培养的纲领性课程，为后续课程的深入教学提供了索引[3]。该课程从数字工程产生的背景入手，以实现数字地球为目标框架，全面介绍数字工程技术中的基本概念、总体框架、支撑技术和实施方法，重点教授数字工程建设中信息的数字化存储、实时化传输、可视化表达与智能化应用，充分反映出本专业多学科交叉的特色。但该课程教学的一个主要问题是内容面广且部分概念抽象，如果教学设计及教学配套设施不到位，会达不到理想的教学效果。

2 教学内容

数字工程原理与方法教学内容的安排包括核心内容和扩展内容两方面，其中核心内容以教材为基础，是完成课程学习的基本目标；扩展内容从现有技术发展的要求出发，教师可结合空间信息技术发展的最新动态，讲授与课程内容密切相关的最新前沿技术。

在核心内容的教学上，需要讲解清楚数字工程的基本概念，从数字工程产生的背景入手，让学生掌握数字工程的总体框架，并结合软件工程技术，理解数字工程技术支撑体系中3类技术方法（计算机、网络通讯及空间信息处理）的集成应用；从“建立平台、搭建应用”的基本原理出发，讲解数字工程基础平台的概念与内容；从数字工程领域应用角度，学习数字工程可视化方法、智能化方法的原理及其在数字工程中的作用；熟悉数字工程建设的组织过程，学习其实施过程，了解数字工程的应用领域；通过实践项目训练，形成数字工程应用软件项目的设计、实施、控制等实践能力。为此，在教学内容组织上，应密切结合专业的培养方案，体现交叉学科的特色，把分散在多学科中与数字工程技术相关的共同知识点提炼出来，作系统化分析与处理，使其转换为教学内容，见表1。在完善知识体系的基础上，还要突出课程的专业特点，在课程与相关专业知识之间实现统一的学习平台，使学生的知识体系结构有牢固的基础。

然而，信息技术的发展日新月异，在讲授核心教学内容基础上，课程教学也应紧跟相关技术发展，保证课程内容与时俱进。为了实现课程内容的新颖性、现势性，在课堂教学过程中应将新技术、新应用补充进来，将最新的数字工程应用项目的技术细节、实施过程更新到教学内容及实践教学内容中，作为教学上的扩展内容。例如，最近几年来，云平台和大数据技术是解决时空信息存储、管理、分析与应用的基础设施和技术手段，在核心教学内容中，这些方面均未涉及，而随着信息获取手段、硬件存储和网络传输能力的快速发展，这些新设施、新技术的应用，已经进入数字工程的项目实施中。因此，在新的教学内容上，引入大数据（大数据应用背景、大数据应用目标、大数应用特点、大数据应用原则、大数据应用途径）、云计算（云计算互操作和集成标准、云计算服务目录管理、云计算安全和隐私、MapReduce计算框架）内容作为扩展层次的教学知识点，既满足了?n程教学的需求，也开阔了学生的视野，保证了教学内容的现势性。

3 配套教学条件

配套的教学条件是数字工程课程教学质量的重要保障，该内容主要体现在教材建设（包括实践教材）、特色（专业）实验室、网络教学平台及实践案例库建设4个方面。

3.1 教材建设

作为教育部特色专业，学校对空间信息与数字技术专业建设非常重视，而数字工程的原理与方法是空间信息与数字技术专业的主干课程，因此我们课程的教材建设走在了全国前列。2006年，课程组就主持编著了《数字工程原理与方法》，并成为“十一五”规划教材及教育部精品教材；2011年我们对该教材进行了改版（第二版），突出了新技术的发展，为顺利完成课程教学奠定了良好的基础。此外，配套的实验讲义《数字工程原理与方法实验指导》也已成型，为理论教学的实践指导提供了关键的素材，目前，实践教学教材也纳入国家规划教材。总体上，通过课程的理论、实践教材建设，保证了学生使用该教材时更容易理解和掌握数字工程的实施技术与手段，提高了学生的动手能力，激发了学生学习的积极性和主动性。

3.2 课程实践基地与特色（专业）实验室

通?^多年的课程建设，结合不断的科学研究活动，我们为课程开展创造了良好的硬件环境，先进的实验仪器设备直接向课程教学与实践开放。在课程教学中，国家地理信息局数字工程研究中心为本课程的实践学习提供了良好的设施基础。此外，武汉大学智能可视化和空间信息移动服务等特色实验室，也专门针对教学中的智能化和可视化技术、数字工程平台建设等主要教学主题，提供了现实的项目应用蓝本，在教学中发挥了重要作用，使学生通过课程实践，亲身体会到利用先进教学设备展示的数字工程应用效果。此外，数字考古研究室的最新成果也为数字工程应用（数字考古）提供了直观的范例，很好地促进了课程教学效果。

3.3 网络平台

网络平台为快速、高效地实现师生互动、展示教学内容提供了良好的途径。为促进课程教学，学校建立了开放式的课程网站（湖北省精品课程），为学生提供教学资源和交流平台。教学过程中，教师还利用即时通讯工具为学生在线答疑，例如每届学生都建立了师生课程学习群（QQ群），教师可以通过文字、语音与学生实时进行信息交流和互动。除了针对每个年级的通用交流平台以外，我们在教学过程中通过精品课程网站，针对学生提问较多的知识点，设置了专门的讨论空间作为答疑、学习以及其他交流通道，充分利用了互联网资源，提高了问题解答的效率。

3.4 教学案例库

案例库对于促进理论教学具有重要的作用。为提高教学效果[4]，本课程教学中建立了教学案例库，并给学生提供实际项目的全套需求、设计文档及源代码。在10多年数字工程项目开发实践基础上，我们针对“数字工程”理论教学需求，在教学过程中开发配套的案例库系统，选取的应用领域均来自多年来项目建设的实例，主要包括数字城市、数字电力、数字水利、数字环保、数字国土、数字农业等重点数字行业应用，从行业应用的背景介绍、支撑技术（如网络技术、数据库技术、软件服务架构等）、应用需求、设计、维护等各个方面，对案例的内容进行系统的阐述；对于部分大型工程项目，甚至包括招、投标信息，也进行了针对性的编辑和精简处理，提取与理论教学知识点相对应的案例库，较真实地还原数字工程项目建设涉及的理论知识、关键技术、流程和内容，为学生提供全面的知识点深入学习和实践项目建设参考[2]。

案例教学效果体现在两个方面：首先，课程的实践内容都来源于历年来的实际工程项目，实践内容对学生非常具有吸引力，通过参观项目的演示，学生了解了项目的大致内容及实际作用，激发了学生探索技术细节方面的热情，教师在教学中作适当引导，激发学生的创新意识；其次，对于某些优秀的成果，可以应用在实际项目中，或参与国内技能大赛，促进学生的学习积极性，加强其动手能力，不少学生的课程实践作品多次获得业内顶级公司或教育部组织的顶级行业技能大赛奖，该方式不但提高了学生的学习兴趣和积极性，优秀实践成果也可以转化为生产力，促进了案例建设。

4 教学方法

本课程在教学中采用课堂教学与实验、实习等实践性环节相结合的方式，注重理论联系实际。利用本专业校级精品课程网站的丰富资源，教师在主讲的单模式中，逐渐渗入讨论式、启发式、参与式等多种教学方法；组织学生利用各种工具重构知识，将视听媒体教学与传统教学结合、数字化学习与传统学习结合、自主学习与协作学习结合[5-6]；采用案例教学、基于问题学习、任务驱动式教学、情景模拟教学、合作式学习等多种形式的教学策略，激发学生的学习兴趣，提升学生对知识的综合运用能力和实践操作能力。

（1）个性化培养教学法。在教学中采用教师为主导、学生为主体、学教并重、个体差异化的教学模式，重视网络环境下的自主学习与协作学习，实现教师主导地位和学生主体地位的和谐统一。转变教学观念，变以教师为主体的“满堂灌”教学方式为“互动”式教学，以提示、引导、启发、讨论的方式激发个体的学习积极性和主动性，及时支持和肯定，帮助学生参与讨论，活跃课堂气氛。

（2）融合实践与案例教学。在掌握课堂教学理论知识的前提下，充分利用特色实验室和课程实践基地的功能，加深学生对教学知识点的理解和运用能力。在教学中采用知识体系概论（总体）―知识点强化训练―分组项目实践集成（总体）的“总分总”教学设计，兼顾理论讲解和实践过程的系统化。将案例教学法应用于理论教学环节中，在案例教学中，通过对教学过程的详细分析，采用“案例导入、理论讲授、案例分析、案例讨论和理论归纳”五步教学流程，用实际案例辅助纯理论教学的不足，进行案例实证刺激，使教学内容易于理解，便于学生掌握。

（3）突出教学重点、难点，采用由浅入深、由基础到应用的渐进式教学思路。教学过程中，针对重、难点知识点，设计了“教师预讲―学生课外查阅资料―学生课堂发言―教师点评与总结”的探索式教学理念，调动学生的学习积极性和主动性。例如，课程教学内容中的数字工程“可视化技术”和“智能化技术”是两个教学难点，在教学时除理论教学外，还要组织学生参观相关项目成果，鼓励学生搜集相关领域项目信息，对可视化技术和智能化技术在实际工程应用中反映的设计思路、功能表达以及面向的业务领域进行讨论分析。

数字与信息教案篇（9）

随着时代的进步，计算机网络技术的普及，各种信息的收集、存储、使用变得越来越快捷方便。档案作为重要的信息资源正步入信息化时代。数字化档案信息能够让使用者不受时间、空间的限制，在互联网上就可进入自己权限范围内的档案管理系统查阅档案资料；数字化信息在采集、整理、利用、存贮与传统的档案管理具有不可比拟的优势。因此，高职院校综合档案室作为储藏信息基地的组成部分，应在传统的档案收集保存利用的基础上，尽快采用现代信息技术，以信息化手段不断提高档案保存功能和利用效率。

1．2高职院校自身发展的要求

高职院校主要为社会培养高技能实用型人才，在我国的现行教育体制中发挥着不可替代的作用。随着职业教育教学改革的不断深入，学校与企业的接触更加广泛、融合不断深化；学校更加开放，优质的教学成果以视频的形式放在信息库中，供学生自由选择；学生学习可能在教室，可能在实训室，可能在网上，更可能在企业的某个岗位上；学生学习与工作交替进行也属常事；企业招聘毕业生可能来学校查阅学生档案进行面试，也可能就在网上进行。这就要求学校在诸如办学资质、学生的学习操行信息、教学文件、精品课程等都将以档案的形式有条件地供人们查阅，与人交流。这势必要求高职院校加快档案信息化建设。

1．3档案工作发展的要求

数字化档案信息使高职院校档案业务工作更为方便、快捷、高效。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案转变为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，建立档案网站并与校园网联接，为学校教学、管理、科研提供了先进的技术手段和网络环境，方便师生和社会查阅、利用有关档案。同时也使档案采集更加方便，管理更加轻松，存储更加安全，利用更加有效。

2高职院校档案管理存在的问题

2．1档案信息化意识不强

首先高职院校领导层对档案工作信息化建设重视不够是普遍现象。其次是档案工作者自身存在重保管、轻利用，重馆藏管理、轻信息服务等观念，有的甚至认为自己只是一个档案资料管理员，抓好常规管理就行，至于档案信息化建设，领导和上级主管部门要求搞时积极一阵子，不作要求就放一放。这样就形成了领导不重视，自身轻建设的状况，严重影响了档案信息化建设。

2．2档案信息化基础设施薄弱

由于高职院校从领导到档案工作者信息化意识不强，导致了高职院校档案信息化基础设施投入远远落后于其它方面。特别是高职院校经费普遍比较紧张的情况下，很少会安排经费加强档案信息化所需的硬件和软件建设。导致档案信息化成为高职院校信息化进程中的落伍者。

2．3档案工作人才缺乏

目前，多数高职院校专、兼职档案工作人员数量均偏少，面对繁琐的工作，只能疲于应付，基本没精力从事档案信息化研究。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。再加上档案工作不受重视，档案工作人员在高职院校被忽视，甚至被边缘化，导致档案工作留不住人才，后继乏人。这些都制约着高职院校档案信息化建设的发展。

3高职院校档案信息化建设的设想

3．1提高认识，加强领导，明确职责

思想是行为的先导，提高对档案信息化重要性认识，是推进档案信息化建设的前提。首先必须认识到档案工作是利在当代，功在千秋的事业，档案信息化是提升档案在记录历史、传承文明、服务社会、造福人类等工作质量的重要手段，是学院数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化是档案工作自身发展的要求，也是科学技术发展的必然。高职院校必须把档案信息化工作作为一项重要工作认真抓好。学院可成立档案信息化建设领导小组，全面领导、规划、组织、协调全院档案信息化工作，确保学院档案信息化建设有计划、有步骤地实施。学院各部门单位可配备兼职档案管理人员，建立以综合档案室为中心的全院档案信息化建设组织网络。学院综合档案室作为学校档案工作的职能部门要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责，对各单位、部门归档工作提出相应要求，并进行监督和指导。各单位、部门兼职档案员按照学院统一部署，有计划地做好本单位、本部门的电子文件的收集、积累、鉴定、保管、归档等工作，保证本单位、本部门产生的电子文件真实、完整、规范，并通过学院数字校园的档案管理系统上传到综合档案室，综合档案室进行整理后放于档案数据库。

3．2加大资金投入，优化信息设施配置

档案信息化建设，资金投入是保障，档案管理系统的开发建设，计算机及附属设备的配备和人员素质的提高都需要经费投入。在信息化建设项目上既要舍得投入，又要使资金投入效益最大化。档案部门在购置新设备时，要根据档案信息化建设需求和学院的支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；也要提高旧设备利用率，充分利用部分可正常运行的旧设备，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。同时，档案管理的设施配置要与数字化校园建设相匹配。

3．3推进档案资源数字化建设

一是充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，做到全部档案案卷级目录都实现机验，重要全宗档案逐步实现文件级目录机验，以提高档案检索利用服务质量。二是积极建设各种数据库，通过对接收的各种电子档案进行数字化处理，逐步建立档案全文信息查询数据库系统。三是大力推进档案数字化转换，努力实现学院室藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，建立相应的数字化综合应用平台。

3．4利用校园网，实现档案管理网络化

高职院校的档案软件管理系统只是数字化校园的一个子系统，只有接入学院的数字校园网才有生命力。档案数据必须与校园网建立文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现学院内部信息的共享和传输的数字化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，以便电子文件的归档、查询，以及与上级主管机关、社会之间的信息交流，真正实现资源共享。

3．5加强档案管理队伍建设

现代档案工作对档案工作人员提出了越来越高的要求，他们应该是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。高职院校要从实际出发，对现有档案人员进行教育与培训，充分发挥其对本校档案情况熟悉的优势，尽快提高其应用信息技术的水平。同时，要进行统筹规划，有计划地引进和培养年轻人才，努力使本校档案工作人员结构合理，优势互补，为不断提高档案信息化水平提供智力支撑。

数字与信息教案篇（10）

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文献资料使用频繁易破损

学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。

1.4档案与文献查阅不便

由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。

2档案与文献信息化管理系统概述

国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：

2.1档案及档案信息数字化

将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。

2.2档案文献管理的自动化

主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。

3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策

3.1管理制度落后

当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。

3.2管理人员计算机技术水平较低

利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。