机关档案管理篇（1）

在现代信息管理中，档案管理系统始终作为一个独立系统，主要是由档案信息、档案设施、档案管理人员、档案管理目标和任务等相关要素组成。其中，机关档案管理人员是现代档案管理系统各个要素中最活跃和最重要的因素，因此在机关档案管理模式中，必须把管理的视角和关注点从“档案”向“人”进行转变，要树立“以人为本”的管理理念，在工作设计和管理方式等方面，要更多地考虑人的因素，要对人充分尊重和关心，对机关档案管理人员的工作积极性进行充分调动，积极思考和主动学习，从而实现机关档案管理系统现代化功能。首先，现代档案服务知识性新特点，要求机关档案室管理必须充分重视知识和人才。现代信息化管理是当前经济社会发展的必然趋势，这种信息管理服务的形式也是与电子化、信息化、智能化相互融合。档案服务的知识性特点，要求机关档案室工作人员必须具备更高的计算机网络知识与技能、现代信息技术开发与应用能力，必须从观念上转变传统档案管理的服务意识，要能够根据现代信息管理和档案知识性特点要求，对机关档案管理工作进行重新规划，更好地适应现代信息管理和服务要求。其次，现代档案的服务社会理念的建立，要求机关档案室管理必须具备更强的服务意识，以用户为中心。以用户为中心，是机关档案管理事业存在和发展的关键所在。但是，由于传统档案管理中的“重藏轻用、以藏为主”的档案管理理念影响深远，导致一部分档案管理人员的思想意识仍停留在传统的档案管理模式中。在现代档案管理中，强调“一切为了用户”的服务意识，要以档案用户为中心，积极开展各种档案服务活动。特别是随着我国档案管理体制改革的深入，对于档案服务有了更为全面的要求，档案用户对于档案管理部门的服务质量要求也更高，要求档案管理部门不仅要能够提供档案原始资料，还要能够快速编写其所需要的相关参考资料，开展档案信息二次加工，甚至是三次档案加工工作。这些都要求机关档案室必须转变档案管理模式，树立“以人为本”的人本档案管理新模式。

二、机关档案室“人本管理”模式构建策略

1.积极开展机关档案深层次档案信息服务。机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。首先，机关档案室要做到自我加压，练好内功，自觉接受档案使用人员的监督。机关档案室作为机关档案使用者查档唯一场所，档案管理人员的服务态度、服务质量、对馆藏资源熟悉度，都是体现机关档案室服务质量和形象的重要方面，因此机关档案管理人员在提供档案服务中，要热情、熟练，给档案使用人员一种轻松氛围，使其感觉机关档案室并不“神秘”。其次，机关档案室要采取各种措施加强与档案使用者之间的沟通与联系，如设立机关档案室意见建议箱，在机关档案管理人员和使用人员之间建立良好的沟通渠道，广泛收集档案使用人员的合理建议，要让档案使用人员乘兴而来、满意而归。

2.充分尊重机关档案管理人员的工作兴趣。国内心理学家在研究中发现，在人们日常工作的重要性排序方面，晋升机会、工作满足感和成就感、责任感等非物质激励因素占据比较重要的地位与作用。因此，机关档案室在人本管理模式建设中，必须为机关档案室工作人员提供更多的发展机会，使他们可以向着既定的目标和方向发展，同时也要根据档案管理人员的个人兴趣与性格特点，为其提供更多的晋升与发展机会，并配合机关档案管理人员培训，使他们能够以更加积极和饱满的工作热情投入到机关档案日常管理和服务工作中。通过机关档案技能培训，大大缩减机关档案管理人员和机关档案管理需要之间的能力差距，使档案管理人员成为机关档案室人本管理模式转型发展的重要资源。

机关档案管理篇（2）

一、工作目标

在“十二五”期间，全县各机关、企事业单位应全面完成

档案工作规范化管理的认定和复查工作。

（一）机关档案规范化管理

对尚未进行规范化考评验收的机关完成初始评定；2012—2013年对在2002年《省机关档案工作目标管理办法》（晋档字〔2002〕23号）前已达标升级的机关，结合实际情况，按新的评定标准进行相应等级的重新认定；2014年后，对2002年后等级认定连续满5年的机关进行复查评定，二级部门复查评定时间和主管部门大体一致，已评定等级的单位创造条件上档升级，以确保档案工作规范化管理常态化。

（二）企事业单位档案室规范化管理

对已评定等级的单位，结合实际情况，按2005年《省企业科技事业单位档案工作规范化管理等级评定办法（试行）》（2005年4月6日省档案局印发）评定标准进行相应等级的重新认定；对未申报等级评定的企事业单位应对照评定标准做好档案工作，管理水平最低应达到A级标准（企业科技事业单位档案工作规范化管理等级分为“AAA级”、“AA级”、“A级”三个等级，其中“AAA级”为最高级）。

二、工作要求

全县各机关、企事业单位要严格按照相关档案工作规范要求扎实做好各项工作，重点从以下几方面加强：

（一）加强组织管理，确保人员、经费、场所、制度“四落实”

1、各单位要加强对档案规范化管理工作的领导，将此项工作列入重要议事日程，并落实必要的人员、资金、设备。

2、要建立健全档案工作网络和各项规章制度，确保各种门类和载体档案集中统一管理。

3、强化主管部门的档案监督指导职能，确保档案的安全和有效利用。

（二）加强收集整理，确保档案资料的齐全完整

根据国家档案局8号令的要求，县直机关年内要完成本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制和审批工作。在做好纸质文书档案收集整理的同时，还应加强电子、声像、实物、重大活动、专业档案的管理。

（三）加强规范移交，确保档案应交尽交

机关档案管理篇（3）

我国的政党制度是中国共产党领导的多党合作制度，派成员通过担任国家机关、企事业单位领导职务，担任人大代表、政协委员以及特约人员，采取提交议案、参与特约工作等方式履行自己的参政职责。在这些工作中形成的档案资料不仅反映了中国共产党统一战线政策的发展进程和取得的成绩，也反映了各派成员参与国家建设，与中国共产党“长期共存、互相监督、肝胆相照、荣辱与共”的友党和诤党关系，反映了派成员在履行参政党职能中，在自身建设中不断成熟和完善的历程。中国共产党领导的多党合作和政治协商制度作为我国的一项基本政治制度将长期存在和发展。派机关的档案正是从一个特定的层面反映了这项制度的形成、发展和完善的过程，缺少了这一层面的档案资料，不论是过去、当前还是未来，反映我国社会主义初级阶段政党制度的历史记录都是不够完整的。

派机关档案是完善和发展我国政党制度极其珍贵的参考资料。中国共产党领导的多党合作和政治协商制度在十一届三中全会以后，特别是在《中共中央坚持和完善中国共产党领导的多党合作和政治协商制度的意见》发表以来，在中共中央的高度重视下得到了很大的发展。但这项制度还不能说已臻完善，在理论和实践上还有许多问题需要研究和探讨，如如何建立健全各项配套的制度、规定和措施，如何使派参政议政、民主监督的内容具体化、运行程序化、操作规范化等等。在研究和探讨这些问题的过程中，需要从不同角度查找和利用档案资料。目前由于派机关档案分散，管理水平不高，使得这一研究受到很大局限。

在我国多党合作的政治体制中，中国共产党处于领导地位，中国共产党统战部门的档案与派机关的档案有重复交叉的部分。但中国共产党的领导主要是政治领导，统战部门产生的有关各派工作的档案资料中，宣传和贯彻中国共产党统战工作路线、方针、政策方面的内容占主体，而反映各派自身建设过程以及履行参政、议政和民主监督工作内容的档案的绝大部分形成和保存于派机关，只有这些档案才能比较全面系统生动地反映派各项工作的全貌。二者各具特色，不能互相取代，都应该是国家档案资源的重要组成部分。

加强派机关档案的管理

在国家综合档案馆接收派机关档案的问题上，国家有关政策一直比较模糊。国家档案局1986年的《各级国家档案馆收集范围的规定》中提出：各级综合性国家档案馆要“经协商同意，接收或代存同级派机构形成的档案”。在这个规定中，综合档案馆获得派机关档案的方式被界定为“接收”或“代存”，并且其前提是“经协商同意”。在1992年的《全国档案馆设置原则和布局方案》中，对各级国家综合档案馆的接收范围同样做出了规定。在规定中央档案馆的接收范围时，这个法规性文件的规定是“收集管理……等全国性人民团体及其所属机构形成的档案和派中央机构移交的档案”，这个规定表明，中央档案馆有收集和管理派机关档案的责任。但在规定省级国家综合档案馆的收集范围时，该文件并没有提到同级派机关档案的接收与保管的问题。省级综合档案馆是否要接收派机关档案在这里留下了一个政策盲区。由于在政策上没有明确的规定，因此目前的许多综合档案馆没有开展派机关档案的接收工作，即使有个别档案馆接收了派机关的档案，也是数量有限，很不完整。许多派机关的档案仍然存放在本机关档案室或库房内。在某直辖市，8个派机关的档案都没有向该市档案馆移交。这些档案的形成时间从1949年至现在，其中经过整理、编目的只是少部分，许多档案整理不够规范，档案检索工具也不健全。共和国建立初期和“”前后形成的档案没有得到有效的鉴定和科学的整理，至于档案信息资源的开发更是没有提到工作日程上。

为保证国家档案资源的安全、完整，满足利用者日益增长的利用需求，加强派机关档案的管理迫在眉睫。为此，应该注意以下几点：

1.制订明确的档案接收政策，真正把派机关的档案作为国家档案资源的一个组成部分，纳入到各级国家综合档案馆的接收范围。目前的一些档案法规和档案规章中没有对派机关档案的归属做出明确规定，各级档案行政管理部门抓紧制订相应的法规性文件，把派档案向相应的综合档案馆移交的问题以法规明确下来，为派机关档案的移交进馆提供一个明确的依据。

机关档案管理篇（4）

2政府机关档案计算机管理的应用策略探讨

2.1加强计算机技术的普及，实现档案计算机管理最大化。这是政府层面、国家层面的策略意识问题，我国国内档案工作计算机管理的普及程度已十分可观，在此基础上应进一步加大计算机网络技术的普及力度，为档案事业的信息化建设开辟更广阔的空间。多年以来，计算机技术的发展日新月异，其快速高效的信息处理能力为政府部门的管理工作起到了基础性的保障作用。对于政府机关档案管理工作而言，计算机技术的注入势必会带来高效的工作，从基础性的业务管理到档案采集、归类、整理、检索及编目环节等，操作功能完善了，专业化程度高了，大大提升了档案信息资源信息化管理的效率，也提高了档案信息资源开发利用的效率。

2.2传统档案与电子档案做好优势互补。政府机关档案计算机管理的进程中，传统的档案管理形式并未消亡，计算机网络技术的出现还不能解决我国政府机关档案管理中的所有问题，旧形式与新技术需要长时期的磨合。我们发现，政府机关档案计算机管理的过程中，电子文件的信息自身存在着一些不足和局限性，如随意增删的问题、原始性和凭证性模糊的问题、法律效率低下的问题等等，这就使得政府机关内传统纸质档案管理的形式在相当一段长的时期内还会存在，这套内部的双轨制档案管理系统会长期并存，两种形式的优势互补能够保证文件的真实性和凭证性。现在的问题在于如何将两套体系做到有的放矢，这就需要在两种机制之间建立一个互补的通道，将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。

2.3档案计算机管理的安全性是重中之重。计算机技术给政府机关的档案管理工作带来的好处不言而喻，但随之而来的就是安全性的问题，对于电子档案而言，一旦安全性出现问题，整个政府机关的工作都会面临着威胁。所以，档案管理过程中使用计算机网络技术，必须把安全、保密的原则放在第一位。档案的重要性众所周知，是记录组织和个人活动的重要凭证，尤其是其中的一些文件、材料等，如果这些不采取相应的保密措施，一定会给机关带来损失。信息安全的关键在于“管理”，建立相应的管理制度是必须的一环，从上而下地提出具体明细的保密安全细则，对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施，如对信息采取加密的措施、动用保密文件要通过领导的审批手续、对相关计算机设置密码及使用权限的设置、安装防火墙、对系统上的防病毒软件进行升级、增添漏洞补丁等，除此之外，还要对计算机的电磁泄漏问题进行控制，与非计算机要分开，计算机不能相互访问，非计算机不能处理、存储信息，有内容的计算机不得上互联网，不得用互联网传输信息，内部网与互联网必须实施物理隔离，对平时不用的密码、密钥或有关载体应配备保密文件柜或保险柜存放，对管理使用计算机的人员要按规定进行管理、培训。

2.4让档案计算机管理工作更符合标准化流程。政府机关档案计算机管理过程中，必须要确定相关的标准化和规范化，只有严格执行《档案著录规则》等内容才能保证政府机关在档案计算机管理过程中的档案数据库结构，努力实现档案信息资源的社会共享，增加政府机关工作的透明性，规范性。

2.5切实提高档案管理工作人员的综合素质。实现政府机关档案计算机管理离不开管理人员的素质，这是不得不提到的一点。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法，这样就要求档案人员的素质要不断提高，逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力，努力掌握计算机管理档案的理论和技能，将档案数据接收、存储、提供等业务环节利用计算机进行管理，学习与档案信息化相关的计算机知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等，提高网络化管理意识，由传统档案管理向网络化管理方式转变，培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。具体来说，档案管理人员应该通过培训、自身学习增强责任意识，还要不断提高自身的管理意识，在日常的档案管理工作中，及时发现问题，通过协调处理，严格遵守《档案法》相关的管理制度，进而形成良好的档案管理氛围。

机关档案管理篇（5）

机关档案能够反映国家机关单位的工作情况，但是在传统的机关档案管理中，管理理念和管理模式还有待提高，档案信息的有效利用率并不高，阻碍着机关工作的顺利开展。因此，为充分的将档案信息利用起来，需要促进机关档案的规范化管理。

1 明确机关档案管理的重点，将管理工作落实到位

1.1 及时归档

对机关档案进行管理的目的，是要提升档案信息的利用率，将各类信息的价值充分的发挥出来。因此，档案信息的完整性就特别重要，而及时归档是确保档案信息完整的前提。在机关单位的日常工作中，会形成到大量的档案资料，档案管理者所要做的就是要在第一时间内将这些档案归置好，并确保归档时没有信息遗漏。同时，已经归档的资源信息应该是处于动态管理状态的，并非归档后就处于静止状态，否则档案的作用就无法被凸显突出来，档案管理也不具有实际意义。

1.2 及时整理

由于机关档案的类型多、数量多，且各档案会经常调用，因此，档案的整理需要花费较多的时间和精力。如果在对档案进行整理时，整理人员的专业知识不足，整理过程不够细致，就可能会导致档案缺失或者档案信息不完整，使得档案管理不够规范。因此，机关档案管理人员应及时整理档案，如果发现有档案的信息不完整，应及时将其补充完整；如果发现有档案缺失，则应立即上报相关单位，补齐文件。比如，管理人员在整理档案时，应将案宗封面的信息，用统一的写字工具填写完整，并备注好整理时间。在整理完以后，要在电子档案系统中进行同步整理，确保电子档案系统中的信息与实际的档案信息相符，便于使用者对档案进行检索，从而提高档案信息的利用率。

2 提升机关档案的服务质量，确保档案管理的安全

2.1 提升服务质量

机关档案存档以后，由于某些单位可能会查阅或借阅相关档案，因此需要加强对这一环节的管理，提升服务质量，促进档案管理的规范化。首先，要建立完善的审核机制，查阅或者借阅者需要填写相关的申请表，并由其所在部门领导和档案管理负责人审批，审批同意后，才能将相关档案调出，供其查阅或者借阅。其次，制定严格的登记管理制度，并设计登记表，表中要包括姓名、所在单位或部门、借查日期、档案名、编号、借查用途等信息。借查者要将用途一栏填写清楚，避免其对档案信息造成破坏，导致档案信息不完整或缺失。通过登记表对借查档案进行管理，能够使机关档案管理工作更加细致化。第三，在借查者使用完档案后，要对其进行跟踪反馈，在其归还档案时，要完成签收程序，并在反馈表上对档案的利用效果进行反馈，并给出自己的使用意见，以便管理者对其进行跟踪服务。此外，档案管理人员还可通过电话回访、网络回访等方式，提升其服务质量，从而使档案信息能够得到充分的利用。

2.2 做好安全管理

在对机关档案进行管理时，要对管理室中的各种设备进行安全排查。如果在排查中发现有设施存在问题，可能引发安全事故，应第一时间采取措施消除安全隐患，避免对档案造成破坏。比如，管理室中的用电设备是否安全，线路是否稳定，如果线路出现故障，可能会使设备烧坏，引发火灾，从而对档案造成巨大的破坏。因此，在排查时要消除这种隐患，否则就会带来不可估量的损失。同时，要安排专门的人员对机关档案进行管理，对于档案的借阅、查阅、回收等工作，要尽可能的做到细致化，从而确保档案信息的安全。

2.3 提升管理员素质

机关档案管理人员的专业水平和综合素质，决定着档案管理的质量。有的管理人员由于专业知识水平有限，且缺乏责任心，导致档案的整理不规范，甚至在发现有档案不完整或者信息缺失的情况下，也不采取措施弥补。因此，相关部门应加强对管理人员的培训，提升其专业知识水平，并强化其对档案管理工作的责任心，使其能够以高度责人的态度来对待机关档案管理工作。比如，机关单位各部门可制定考核制度，对档案管理人员的工作进行考核，对于工作突出的人员给予精神和物质奖励，对于工作不尽责的人员则给予相应的处罚，以提高相关人员的工作积极性。

综上所述，机关档案对于机关单位来说是至关重要的，其是对机关工作的真实记录，能够客观反映机关单位的工作水平。并且，档案信息具有很高的利用价值，其能为机关工作提供参考依据。因此，为促进机关档案管理工作的规范化，需要明确管理重点，并提升其服务质量，从而促进档案信息有效利用。

参考文献

机关档案管理篇（6）

（一）电子档案原始性难以判断

长期以来机关文书档案都是采用纸质材料作为档案的载体，通过对纸张、字迹、印迹及字体等可以判断档案的原始性，但在当前办公自动化广泛普及的情况下，纸质档案开始被电子档案所取代，这就使档案由实态转变为虚态，档案在生成、传输和接受时的状态处于完全一致的情况，这也使电子文书档案的原始性很难进行辨别。

（二）文书档案资料收集不及时

在社会快速发展过程中，部分业务性较强的机关部门档案数量越来越多，这就导致在行政机关管理工作中档案收集、整理、数字化处理及查借阅工作量较大，因此普遍采用办文与办档相分离的档案管理模式，即在日常工作中，档案管理人员与机关公文收发流转人员相分享，专职档案人员不参与机关文书的日常流转，这种情况下，各个业务科室在对文书档案进行收集时考虑会欠缺周全，而且在日常工作中存在重业务、轻文书的情况，往往在向档案部门移交文书时会发现个别公文丢失的问题。

（三）办文人员档案管理意识不强

首先，文书部门工作人员都没有经过系统的档案业务培训，同时办公室负责公文收发流转的工作人员自身对于档案法律法规及档案专业知识也十分缺乏，这就导致公文流转过程中无法及时对需要存档的文件材料进行收集。其次，由于工作人员缺乏档案意识，个别人员往往为了工作方便，将具有参考价值的部分文件长期的放置在自己手中，从而影响档案的完整性，不利于档案的开发利用，对文书档案日常管理工作的顺利开展也会较大一定的影响。最后，部分领导者对于公文存档的重要性缺乏认识，在对文件行文进行签发及修改时往往使用铅笔及圆珠笔，同时还存在部分重要内容行为不规及资料不全的问题，这使其在保存过程中保存寿命很难保障，影响档案的寿命。

二、加强机关文书档案管理的有效途径

（一）提高文书档案人员的综合素质

首先，文书档案人员要努力提高自身的业务素质，能够熟悉运用计算机技术和网络技术。

其次，作为机关文书档案工作人员，要具备过硬的政治素质，不仅需要具备明确的政治方向，同时还要具有高度的责任感及鲜明的政治立场，在工作中乐于奉献、勤奋敬业。

最后，机关文书档案是一项非常严肃的工作，需要档案物宝天华 员要保持严谨的工作态度，端正服务意识，努力提高档案服务质量，进一步促进文书档案的有效利用。

（二）健全机关档案管理制度

加强相关档案法律法规的宣传，让机关单位领导干部和工作人员认识到档案管理的重要性，提升广大职工对档案管理工作参与的自觉性、积极性，做到按时上交文档资料。专职档案人员加强与机关综合办文部门的联络，在业务档案一月一次移交的同时，加强文书资料的日常监管。改一年一度被动接收文书资料为一月或一季定期核实办文与收存情况，对于无法立即收集的资料，监督办文人员做好交接与登记处理，这样才能落实所掌握的资料，以便后期将其归档。

（三）构建机关档案工作组织网络

健全机关文书档案工作组织网络，就应该不断地创新档案管理体制，闯出新思路，以便更好地服务机关内部工作。在文书档案之中，工作组织网络健全是首要条件，以往的文书档案管理工作过于简单、刻板，也没有相应的“网络”来加以支撑，使得其管理的潜能无法得到发挥。面对这样的情况，就需要健全机关档案工作的组织网络，并在“网络”内部做到层层落实，切实执行，就能够提升管理质量。健全“网络”，需要将重点放置于“活”字上，能够懂得通过网络来挖掘其内在价值，真正地将材料细化、活化，找准档案与机关各项工作的切入点与结合点，最终实现信息化文书档案管理。

（四）做好文书工作和档案工作的规范衔接

机关档案管理篇（7）

从整体上看，电子文件是很容易被删除的，并且，删改之后不会留下任何痕迹，同时，在计算机形成之后的文件材料上，一般是无法留下自身的任何笔迹，一些单位的管理者同样也没法在已经形成的文件资料上进行签发，这样，在今后的工作中无法确定这份材料是否具有一定的真实性和权威性，如果是有人出于自身的目标将软盘中所存在的内容进行删除，也难以发现其中所存在的问题和确定。

1.2档案的保密性问题

网络上的任何终端设备都是利用能够索取到存储在网络上的某一个设备上的电子文件，同样的，在另外一方面，一个终端的信息文件可以同时发给几个网络上的终端，这样对于一段时间内所需要的内容进行保密，或者是可以限制提供利用内容的安全保密问题，这样就带来了全新的威胁。

1.3档案保留时间过长

在当前，随着办公自动化的不断深入，现在有很多的单位都基本上实现无纸化办公，所有的情况和决策存储在网络上，只需要进行操作一下键盘便可以得到所有需要的资源信息，而且，这种方法可以使得档案存储简化程序操作，但是，如果是网络突然出现瘫痪，这样就很容易出现黑客的问题，如果情况严重的话，遇到病毒问题和其他方面故障，电子文件就会同时消失，造成难以预料的经济损失。2.4软件管理的统一问题在当前的计算机软件研发过程中，很多方面都是落后于硬件的发展，已经不能完全适应各个方面的信息管理需求，并且，在档案管理的过程中，各个地区之间以及单位之间不适用统一的软件，这样就会影响到互相之间的利用程度和互联网的问题。

2如何做好相应的电子档案文件管理

2.1做好相应的技术处理工作，实施文件管理战略

从一般的情况来看，新型文件资料的归档处理是非常重要的，这就必须要求档案管理者深入分析文件工作领域，对产生的大量电子文件的接受和处置等工作进行相应的指导，这样就能够切实保护好电子文件原始信息，从而可以更好地进行文件信息重组，在另一个方面，可以通过采取技术上的科学处理，能够进一步做好信息的及时归档，例如，可以将一些归档的电子文件逐步改为“只读性”文件，就是只能读不能进行相应的更改文件，这样就能够识别相应的电子文件，切实保护好电子文件的原始信息，确保各个电子文件的可靠性，在机关档案管理中发挥重要的作用。

2.2进一步解决好电子档案的保存问题

从一般的情况来看，通过化学磁性材料为载体的电子文件，要想进行长期保存，这就需要信息上的读出必须是无接触性的，也就是不存在磨损问题。电子文件信息上的记录必须要在介质层面上被密封在塑料保护层面上，这样就能够确保不被外界磁场上的影响，但是，我们也知道，电子档案文件所能够形成的时间是非常短的，一般是缺乏实际中所存储验证，从以上的情况中可以看出，电子档案管理的长期化，这必须要有待档案管理者进行深入分析和研究的客体，为此，对于一些保存时间较长的档案，必须要进行备份，这样就能够有效防止出现各种问题。

2.3不断规划维护好电子文件的真实性和安全性法规

在电子文件的形成过程中，只有实现文件的处理和归档，电子档案才能得以进行保存，并且能力利用各种环节，确保各个信息丢失之后能找回，即便是拥有完整的信息安全技术，需要改变相应的管理措施，确保各项措施得到落实，为此，我们就必须要建立相应的法律法规和管理制度，这在很多程度上可以维护好电子档案的原始性和真实性，使得人们能够自觉地遵守相应的规章，只有通过立法来确认相应的电子文件，同时，电子档案法律凭证必须要做到，确保各个国家档案来实现管理部门电子文件和电子档案。

2.4确立电子档案的安全指标体系

目前，计算机信息技术在电子档案管理中得到广泛的运用，这样在一定程度上可以极大提升档案管理的工作效率和质量，进一步扩大了档案管理的社会影响力，同样的，在另外一个方面，对相应的档案管理工作也提出了新的要求，例如是存储介质上的不稳定性，以及一些信息技术过于久远，在面对黑客和电脑病毒破坏等方面显得无能为力，而且，由于电子档案管理是一个全新的过程，而不是产品的生产过程，我们不能利用一个安全产品就能够将所有的问题都解决。所以，针对目前的情况，首要目标就是要能够识别信息系统所存在的问题，其中就包括是风险本身可能所存在的各种安全风险，并对这些威胁进行科学研究和评估，采用更加科学高效的模型和方法进行全面地评价，才能真正的做到档案管理的高效管理。

机关档案管理篇（8）

机关事业单位人事档案管理作为人力资源工作的关键所在，随着经济的快速发展以及科技不断进步，进入了崭新的发展时期，为机关事业单位带来全新的发展机遇，同时也为人事档案管理工作带来挑战。在人事档案管理过程中，机关事业单位必须坚持与时俱进，注重人事档案管理的创新发展，注重信息技术的有效利用，实现人事档案管理的信息化发展。同时针对人事档案管理存在的问题进行深入分析，并制定完善的解决对策，确保人事档案管理工作顺利进行的基础上，实现其管理效果的最优化。

一、机关事业单位人事档案管理的重要性

人事档案管理作为机关事业单位的重要部分，人事档案管理具有一定的重要性。1.改善人力资源结构。机关事业单位在实际的发展过程中，通过人事档案管理工作的有效开展，有助于改善人力资源结构，实现职能、岗位及人才的全面整合，对人力资源进行充分利用。随着机关事业单位不断快速成长，其内部人员应当做出相应的调整，在人员调动的过程中，需要参考人事档案中的各项信息资料来对其做出全面和准确的分析和评价，对工作人员的个人能力和实际工作表现进行综合评定。通过当前工作的开展，有助于实现人力资源合理优化配置，为人事档案管理工作的开展提供了重要保障，进而推动机关事业单位人事档案管理水平的提高，实现人力资源的合理优化配置，真正意义上实现人尽其才。2.提升人力资源管理效果。针对机关事业单位人事档案管理而言，除了进行人事方面的调动以外，还包括相关人员的培训，以及专业考评等；人事档案主要将机关事业单位所有工作人员的个人经历、岗位表现及职称变化等直观展示出来。人事管理部门可通过这些数据资源展开相关培训工作。与此同时，通过对目前档案人事资料的充分利用，为人事考核提供了重要的保障基础。最终的考核结果又会被记录到人事档案之中，因此利用好单位内部的人事档案，发挥其人事信息的支撑作用，都能够切实地提高人事管理工作的效率。

二、机关事业单位人事档案管理的特点

1.真实性。机关事业单位档案管理有着其自身的特点，具有真实性的特征。机关事业单位工作人员属于事业编制，属于国家工作人员，这对于人事档案管理有着严格的要求。在人事档案管理过程中，具备非常严格的信息审查要求，其中机关事业单位人事档案所记录的相关人员的信息完全真实，都是经过严格的审核程序。人事档案涉及到诸多方面内容，主要包括人员组织关系、劳动福利保障、工资待遇等，机关事业单位人事档案具有法律效用。除了当前这一特点以外，人事档案管理还具有一定的机密性，在将档案资料借阅、修改以及审查的过程中都要执行严格的保密制度。这些都是保障机关事业单位人事档案真实性的关键所在。2.专门性。人事档案关系到诸多内容，关系到机关事业单位内部人事调动，机关事业单位要给予人事档案管理足够的重视，维护好人事档案的安全性。很多机关事业单位认识到了人事档案管理的重要性，并且已经将其纳入到机关单位议事日程上，致使其开始注重实现专业化管理的目标。具体表现为：建立了专门的人事档案资料室、注重信息化管理目标，其主要管理目标在于避免各类档案资料之间出现混乱问题。3.动态性。机关事业单位在进行人事档案管理时，必须始终坚持动态性原则。由于内部人员有着较强的流动性，并且在各个方面都会发生相应的变化，相关管理人员需要实时关注人员的流动变化，并且能够准确而详细的记录在人事档案当中。随着机关事业单位各项工作的开展，其内部人员的个人档案信息随之不断改进和完善。鉴于此，机关事业单位需要结合具体实际情况，坚持与时俱进原则，随时对人事档案管理工作进行实时更新和补充。

三、机关事业单位人事档案管理中存在的问题

1.缺乏人事档案管理意识。在机关单位发展过程中，人事档案管理发挥着积极的促进作用。从机关事业单位当前发展角度来讲，人事档案管理意识较为薄弱，未能够得到足够的重视，很多机关事业单位往往忽视了人事档案管理的重要性。再加上人事档案管理内容较为复杂，并且枯燥和乏味，对于管理的责任意识有着较高的要求。目前现有档案管理人员，其整体意识不强。鉴于当前这些问题的影响下，人事档案管理工作未能够得到有效落实，没有纳入到机关事业单位的日常议事日程上，导致人事档案管理效率偏低，没有充分发挥出其在机关事业单位中的作用。2.管理人员缺乏专业性。在机关事业单位人事档案管理中，管理人员作为人事档案管理的主体，管理人员素质的高低，直接影响着人事档案管理效果。人事档案管理对于管理人员的专业能力有着较高的要求。从人事档案管理现状来讲，人员整体素质不高，部分人员缺乏专业性，并且出现身兼多职的现象，需要在具体工作过程中不断加以提升。此外，在实际的管理过程中，相关管理人员缺乏对人事档案管理知识的了解，造成档案管理效率不高，往往存在诸多方面的问题，需要机关事业单位引起足够的重视。3.缺乏健全的规章制度。随着信息技术的快速发展，机关事业单位已经认识到档案管理的重要性，并且开始关注该方面工作的开展。在人事档案管理过程中，人事档案资料利用率不高成为其面临的主要问题。其中主要体现在：档案管理不够科学、管理目标不明确、管理模式陈旧等，针对当前这些问题而言，机关事业单位如果不能够很好的解决该问题，不但难以提高人事档案管理水平，而且还会造成管理工作难以进行，将会对机关事业单位的发展造成较大的影响。4.人事档案管理信息化程度不高。在信息化时代背景下，机关事业单位应意识到信息技术的重要性，并且能够运用信息技术实现人事档案管理，实现管理模式上的创新发展。在这种情况下，机关事业单位应当推进信息化建设，用信息管理平台来代替当前的手工编辑和检索的方法。但是事实上并非如此，部分机关事业单位在进行人事档案管理时，由于缺乏技术、资金方面的投入，传统人事档案管理模式仍然占据重要的指导作用，导致人事档案管理方式较为陈旧，无法满足信息化背景下机关事业单位人事档案管理的要求，忽视了人事档案信息化建设，导致人事档案管理效果不理想，难以提升其整体管理质量。

四、机关事业单位人事档案管理工作相关建议

1.加快完善人事档案管理制度。机关事业单位在实际的发展过程中，要想实现人事档案管理工作效果，则需要注重创新人事档案管理模式，同时注重信息技术的使用，实现人事档案信息化建设，强化机关事业单位的组织建设职能。为了保证人事档案管理工作的顺利开展，结合当前管理的需要及基本现状，注重协调相关岗位职责，推动人事档案管理制度的制定。实施统一的管理制度对档案信息进行管理，具体主要体现在：其一，机关事业单位要认识到档案管理工作的重要性，并且要制定完善的档案信息化标准，为档案管理工作的开展提供重要保障。要想实现当前目标，则需要将信息技术手段应用到档案信息化管理体系建设中，为档案工作的开展提供重要的制度保障；其二，针对数字化人事档案管理工作而言，同样需要注重加强其安全管理方面的内容，机关事业单位要制定完善的档案管理制度，健全档案管理机制。同时要注重电子档案管理，重点进行档案信息公开制度建设，逐渐形成良好的管理制度，形成有效的档案信息化建设约束机制，以此来保证档案信息数据库的安全性，全面推动人事档案管理工作的顺利开展。2.提升人事档案管理人员的素质。机关事业单位人事档案管理过程中，相关管理人员要意识到人事档案管理对于机关事业单位发展的作用。在人事档案管理过程中，机关事业单位要意识到人事档案管理人员的重要性，注重发挥其主体地位，并且要保证在人事档案管理过程中得到很好的体现。具体主要体现在：一是在实际的管理过程中，机关事业单位可根据自身的具体情况，定期对人事档案人员展开培训，其主要培训的内容以人事档案管理知识为主。通过培训教育工作的有效开展，不但能够增强其整体意识，而且也有助于增强管理人员的业务能力；二是机关事业单位在进行岗位调动及人员配置的过程中，根据具体实际要求，机关事业单位应当对人事档案管理人员进行严格的考核和选拔，通过当前工作的有效开展，能够保证档案管理人员的整体业务能力符合相关标准规定，以竞聘的方式代替传统岗位制；三是注重完善考核制度，定期对人事档案人员进行考核，通过考核工作的开展能够督促人事档案管理人员注重完善自我。在保证当前工作的基础上，注重完善相关激励制度，采取有效的激励措施，针对部分考核成绩较为突出者，给予相应的奖励，这样才能够激发他们的整体意识，提高相关管理人员的专业素质。3.创新人事档案管理工作思路。创新作为企业生存和发展的动力，机关事业单位要想发挥出人事档案管理的作用，就要结合目前人事档案管理的要求，注重创新人事档案管理模式。从传统人事档案管理的角度来讲，这项工作往往具有一定封闭性，从档案管理和服务的角度来讲，档案工作人员往往处于被动的状态。尤其在新时期的背景下，人事档案管理工作较为复杂化，并且逐渐呈现出新的特点，这在无形中增加机关事业单位人事档案管理难度，要想实现其理想的管理效果，则需要摆脱传统模式的束缚，应当进行人事档案管理方法的创新和发展，积极探索出全新的管理思路。其中主要体现在：（1）机关事业单位要意识到人事档案管理的地位及在机关事业单位发展中的作用，逐渐提升对人事档案管理的重视程度，从人、财、物等方面进行大力支持，做好人事档案管理规划工作，将其纳入到议事日程上来；（2）设置专门的档案管理领导小组，根据机关事业单位人事档案管理需要，定期做好档案管理检查工作，针对档案管理中出现的问题进行深入分析，并结合具体分析的结果，及时对问题进行整改。同时还需要树立“优质服务、主动服务”的理念，通过发挥信息技术的优势，可以构建信息化管理系统，提高人事档案管理的整体效率，满足人们的个性化需要，打造出新型档案服务模式。4.重视人事档案基础建设。随着社会经济的快速发展，促进了机关事业单位的发展，人事档案管理工作作为其重要的部分，为了实现人事档案管理效果，满足现代化的发展需要，则需要注重加强机关事业基础设施建设，提高其整体服务水平。鉴于此情况下，机关事业单位在未来的发展过程中，需要逐渐加大资金方面的力度，为基础设施建设提供重要的资金保障。提高档案库房、管理系统的建设水平，为档案库房配备消毒机、除湿机、净化器、气体灭火消防器等设备，并建设先进的灭火控制系统和火灾报警系统，改善单位人事档案管理环境。此外，在信息化时代背景下，机关事业单位要意识到数字技术等使用，加快数字化档案馆建设，不断完善人事档案管理基础设计，做好人事档案分类整理、鉴别、归档和更新效率，以此来保证人事档案的真实性。在保证基础设施得到完善的前提下，为了保证档案管理效率的提升，则需要在保证创新发展的基础上，将电子人事档案管理与传统纸质档案进行有机结合，做好档案登记、管理、补充与催还工作，提高档案管理的质量。5.采用现代化信息管理方法。机关事业单位在进行人事档案管理时，针对其落后管理问题，建议机关事业单位注重运用现代信息管理手段开展档案管理工作。通过现代管理手段的实施，取代传统落后的管理模式。在实际的管理过程中，在进行档案信息存储时，其档案呈现方式应当有所创新发展，强调数字化与计算机的结合，为档案信息的调取和查阅提供重要的保障。尤其在数字化背景下，当完成信息录入和保存工作后，还需要重点加强容错与容灾方面工作的考虑。此外，机关事业单位需要选用三向保存并行的模式，具体主要体现在：一是传统模式，即以纸质资源完成信息的收集和保存；二是信息向，采用计算机进行人事档案的录入和保存。三是移动向，在常规生成数字化资源后，借助可移动的便携式终端，进行资源的存储，提高人事档案管理工作的整体效率。

五、结束语

综上所述，人事档案管理作为机关事业单位重要内容，对于机关事业单位的发展具有积极的推动作用。这种情况下，机关事业单位需要给予人事档案管理足够的重视，注重创新和发展其管理模式，积极转变管理理念，同时根据时代的发展要求，注重创新和改进传统档案管理模式。此外，机关事业单位还需要注重完善相关制度，为人事档案管理工作提供重要的制度保障，提高人事档案管理的整体水平，促进机关事业单位实现全面发展。

参考文献：

[1]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019

[2]张苗.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].中外企业家，2019

[3]郭宝珍.新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的思考[J].中外企业家，2019

[4]白雪.浅析新形势下机关事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发，2017

机关档案管理篇（9）

引言

网络化社会的日益发展带动社会的进步，机关档案管理工作的信息量巨大，应用网络化信息档案管理可以有效地提升档案案例工作速度，确保档案管理工作的异地实时性。加强机关档案管理工作的长效发展，改变传统档案工作的工作模式，这对于机关档案工作的发展是具有良好意义的。通过分析机关单位档案管理工作的具体内容，依照档案工作进行合理的分析，研究互联网发展下档案工作可能面临1的各种压力和问题，采用有效的办法改变网络1档案管理工作，提升档案工作的重要意义。

一、机关网络档案工作的需求意义

网络的发展影响机关档案工作的发展，档案工作逐步趋于市场化、信息化、数字化。分析机关档案工作的基本需求状态，对档案工作进行分析和研究，确定机关档案工作需求的意义，加深机关网络档案工作的发展。

1.档案工作的多元发展。

机关档案工作主要以纸质材料处理为主，纸质材料存在保存难度问题，在档案保存和管理过程中，可能造成档案的损坏或遗失。档案管理的资料是当事相关内容有效管理的基本资料，一旦丢失无法再进行弥补。随着网络时代的快速稳定发展，电脑、电子产品的使用频率增加，直接影响电子载体的变化。存储标准的改变，减低了纸质档案的使用量，提高了直观存储的实时性，这有利于直观的信息存储和选择，方便综合信息的有效操作和优势化处理。

2.档案的信息利用。

档案信息的利用是依照档案资料进行分析，当出现诸多不利因素的时候，需要根据时间、信息量进行区分，需要占用大量的空间和时间，档案管理已经逐步发展为计算机网络承载的档案管理系统。利用电子档案信息资源的综合管理，集成电子档案的共享优势模式，节约档案人员的有效利用时间，对档案内容进行网络平台的云存储和云共享。

3.共享便利。

机关档案的资料纷繁复杂，不同的部门具有不同的资料。纸质材料使用的时候，需要根据档案资料进行区分，不同的材料之间缺乏有效的共享和沟通，随着网络时代的发展，档案资料可以利用网路云存储平台进行资源共享。机关单位监理统一的电子网络数据平台管理室，利用网络终端系统，将计算机整合起来，根据不同部门的档案资料进行分类存储，文字纸质资料转化为电子资料，音频资源、视频资源利用介质存储起来，通过各个部门的综合利用，在数据档案查阅过程中实现对资料的共享，确保档案资料的有效分配和控制，最大限度的形成信息资料的合理利用。

二、机关档案网路管理的方案

网络档案管理需要新思想和新技术，利用网络资源改变现有的工作标准，从档案管理的各个方面出发，逐步提高企业档案管理的综合管理效率。

1.提升网络化档案管理意识。

网络化技术深入现代社会生活中，加强机关档案管理水平，对档案管理的基本标准水平进行分析，依照机关领导管理标准，认识电子网络化档案管理的重要意义。机关档案管理工作需要不断发展和提高，根据现代化档案管理水品，对网络管理内的相关知识、日常工作进行分析，加强机关档案管理工作的综合网络整合。制定合理的档案人才发展管理，对档案管理给工作标准进行分析，打破常规观念，对日常工作的相关步骤、信息内容进行合理的分析，切实的提升机关档案管理的综合工作效率，实现对网络化服务质量的快速稳定发展。

2.创新网络档案的服务工作。

机关档案需要根据网络化管理发展应用特点，利用网络化服务标准，对档案管理人员进行分析。机关档案管理部门可以建立有效的网络化管理网页，以网络网站平台管理为基础，开展网络化的服务发展利用范围，加强档案信息的资源数据建设和发展，制定合理的信息化网络数据分析平台，提高电子档案文化的传递和发展，实现对网络档案的合理模式控制。在网络平台上，根据电子文件数据，对网络建立合理的实时管理标准，对数据文件进行有效的管理，对机关信息进行有效的分析，集中管理部门的电子文件数据处理过程，对网络信息文件进行有效的搜集管理。根据档案信息系统，对网络内容进行获取，加强网络电子档案的保密管理工作，处理好档案信息数据的使用标准。

3.提高档案人员的素质培养。

根据档案管理标准进行信息档案分析，对管理人员的综合素质能力进行作用分析，从主观上提高档案工作人员的专项素质能力。加强档案人员网络化技术知识的培养，制定爱岗敬业的制度管理标准，逐步提高机关档案人员的综合知识结构和技术水平，有效的完善档案人才的招聘管理，对机关档案的数据分析、设计、开发进行综合分析，做好网络机关事业单位的综合档案人员管理。

结语

综上所述，机关档案的管理工作是一种极其重要的工作，网络化机关工作是重要的档案工作的发展。依照档案管理工作标准，对工作内容进行分析，不断创新发展机关档案管理工作内容，切实完善机关事业单位档案管理综合水平。

参考文献：

[1]任海臣.对如何创新机关档案管理工作的若干思考[J].读书文摘,2015(22).

机关档案管理篇（10）

作为国家的重要事业之一，档案管理对于造福人民、服务社会有着重要意义。随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。但是纵观机关档案整体性的管理策略，还存在资金不足、思想认识不足、缺少专业人才等诸多方面的问题，使得机关档案的管理工作无法做到与时俱进，这样就可能给机关档案管理信息化建设带来阻碍。所以，当今时代下的机关档案管理工作就应该加强信息化建设与管理，这样才能推动机关档案管理工作的持续进行。

一、机关信息化与机关档案信息化要实现同步推进

作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

机关在传统载体档案信息资源的研究中，应该积极开展数字化的档案管理工作，将档案信息资源的总量增加，发挥机关档案管理部门的综合优势，整合机关档案的信息资源，才能逐渐实现各个部门之间的数字化档案管理的互通。各个层次的机关应该对室藏档案的数字化工作进行统筹的安排，这样才可以严格遵循科学管理机关档案的工作规律，针对各类基础性的机关档案工作进行分类与鉴定，夯实档案管理的数字化基础。如果条件允许，机关应尽可能针对纸质档案建立全文数据库，并加强多媒体数据库建设。按照《纸质档案数字化技术规范》中的一系列标准与要求，再配合照片、录音、录像等提出数字化档案管理的具体规范，就能真正实现档案数字化，建立健全纸质档案的多媒体数据库、全文数据库。在移交机关档案馆的纸质档案或其他载体的档案时，应该充分考虑到数字化的档案管理。

四、结论

总而言之，开展机关档案管理的信息化工作是一项长久的、系统的过程，想要将现阶段的机关档案管理工作完善，不局限于传统的档案管理现状，就应该对机关档案管理面临的问题进行妥善地分析和处理，再配合上级机关领导的高度重视，确保技术、资金等方面到位，就可以做好机关档案的信息化管理建设工作。时代的发展，让我们认清当前档案管理工作的现实，所以，想要推动机关的稳步发展，档案信息化管理工作必不可少。

【参考文献】