档案管理的原则篇（1）

动态性是人事档案管理的本质属性，在人事档案管理过程中要坚持动态管理的原则。一方面，人事档案作为一种人力信息资源，是一种动态的资源。在整个社会发展过程中，随着生产力的发展，人力信息资源处于一个不断产生、积累的过程，随着时间的推移呈现出不断丰富、不断增加的趋势，人事档案管理也就要不断地为国家，为社会积累、开发人力信息资源和提供丰富的人力信息资源利用服务。另一方面，就人事档案相对人个体而言，人事档案信息是具有动态性的。人事档案及人事档案信息随着个人的出生、成长变化而不断发生变化。在个人的出生、成长过程中，随着人事档案相对人受教育程度的增加、技能的提升、岗位的升迁等，人事档案信息内容不断地丰富。因此，人事档案管理要根据人事档案相对人各方面情况的变化，主动、及时地收集反映人事档案相对人动态变化信息的材料，系统、准确地再现人事档案相对人的真实面貌。

二、系统管理原则

1.从组织体系角度分析。人事档案管理工作是我国组织、人事工作的一个重要组成部分。作为一种重要资源，人事档案信息在我国行政决策、社会管理中发挥着十分重要的作用，为实施我国“人才兴国”战略提供了重要信息基础保障。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，中共中央、国务院《关于进一步加强人才工作的决定》明确了“党管人才”的原则，我国现今普遍适应的《干部档案工作条例》（1991年4月2日中央组织部、国家档案局）中也规定：干部档案由具有干部管理权限的组织实行统一管理，分级负责。人事档案的管理应在党和政府的统一领导下，由政府通过制定相关的法律法规、政策方针对人事档案管理重大问题进行统一规划和调控，统一提供人事档案公共信息利用服务。对我国人事档案实行集中统一管理，是人事档案属性和建设中国特色社会主义人事档案管理体系的重要体现，也是我国人事档案管理的总原则。

2.从人事档案管理环境分析。人事档案自形成伊始就不是，也不可能是独立的卫士。在社会发展过程中，人事档案管理不可避免的会受到许多因素的影响和制约，包括社会因素、法律因素、技术因素，人的因素，等等，这些都影响着人事档案管理服务的内涵和人事档案管理服务的能力。为什么在封建社会时期人事档案毫无疑义就是君主控制臣民的工具，而在当代社会关于人事档案知情权等问题却不断被提出？这与社会因素等的变化、发展不无联系。同时，人事档案管理本身也包括了对人事档案实体、人事档案信息、人事档案管理设备、资金、人员的管理，它离不开人事档案（或人事档案信息）的形成者、形成事由，及技术因素等。因此，人事档案管理过程中应注意与其周围环境的协调。

3.从人事档案信息内容角度分析。针对人事档案本身而言，全面反映人事档案相对人特征的信息是系统的，缺少了人事档案相对人成长过程中某阶段信息的人事档案不能全面反映人事档案相对人的整体面貌。人事档案管理是一个庞大的系统工程，在管理人事档案和改革人事档案管理的过程中，应当要注意用系统的观念对其自身及所处的环境进行全面、系统的分析。人事档案管理不是单纯地累积和保管人事档案材料，其核心是以原始的人事档案材料为基础，对反映人事档案相对人特征的信息进行重新组织、系统加工和优化，并提供人事档案信息利用服务。

4.从人事档案来源分析。一方面人事档案信息依附于特定的载体而存在。人事档案信息是在人事、组织等社会管理活动中形成的反映人事档案相对人主体特征的历史记录，人事档案信息依附于纸张、磁盘等特定的载体。另一方面人事档案信息依赖于组织、人事等社会管理活动而产生。公民如果没有参与到组织、人事等社会管理中，那么也就不可能形成人事档案信息。人事档案信息来源于组织、人事等社会管理活动，同时又为组织、人事等管理活动提供参考和依据。因此，在业务上，人事档案管理必须接受人事、组织等管理部门的指导。

三、人本管理原则

公民是国家的基础，保障公民权益是国家的根本目的。坚持“以人为本”，就是要把人民的利益作为一切工作的出发点和落脚点。在人事档案管理坚持人本管理原则，一方面人事档案管理服务工作要面向广大公民，重视与人民切身利益相关的档案材料的价值，建立覆盖广大人民群众的公共人事档案管理体系，让广大人民参与到人事档案管理的过程中来，接受人民的监督，通过多种形式为广大人民提供有效的公共人事档案信息利用服务，不断满足人们合理的人事档案信息利用需求，维护和保障社会公共利益与人民的基本权利。另一方面，在人事档案管理过程中，人事档案管理人员要本着以人为本，为民服务的思想，认真对形成的人事档案材料及其信息的准确性、真实性进行科学地鉴定与审核，鉴别其真实性、准确性，人事档案相关表格中记载的职务、职称、奖惩情况等都应与档案材料保持一致。同时，加强对反映人事档案相对人特征的客观性档案材料的收集，减少或控制主观性材料在人事档案中的比重，更要避免将随意性的材料混入人事档案。

档案管理的原则篇（2）

公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。

首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。

1.档案收集归档

企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。

除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。

最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。

2.档案的借阅

公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。

另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。

在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。

然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。

3.信息化档案管理

企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。

数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。

4.总结

档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。

参考文献：

档案管理的原则篇（3）

在医院的档案信息管理中，管理人员应该严格遵守职业道德，将医院档案利用的保密工作作为自己工作的重点，以提高医院档案信息的安全性。新时期，多数医院档案管理建立了信息化管理系统，在这个系统中，档案信息利用中的保密工作更是非常重要。

一、影响医院档案利用中保密工作的因素

医院档案信息在管理与利用过程中，会发生泄密的情况，这是由多种因素引起的。首先，医院档案管理要防止档案被损坏、丢失，被有心人士利用，避免档案信息泄密情况的发生；其次，一些医院在建立档案信息化管理系统过程中，忽视了对安全软件的更新与设计工作，致使系统中所用的安全软件不能完全起到防范计算机病毒、黑客等的侵袭，致使信息系统受到感染，造成医院档案信息的丢失、损毁，影响医院的正常工作；最后，无论是纸质档案还是电子档案，都需要管理人员进行管理。但是一些医院档案管理人员的素质参差不齐，他们对计算机网络不熟悉，在归档、整理档案信息过程中，可能出现操作失误的情况，也可能因为某些个人利益而盗取医院档案信息，这也是导致医院档案信息泄密的因素。

根据以上分析得出，医院档案利用中出现泄密情况的根源在于：管理人员对档案的安全保密工作意识不到位，忽视了档案保密工作的重要性，致使在档案出现安全问题时，得不到及时的解决；信息系统安全软件更新不及时，也是造成医院档案泄密的根源之一；另外医院档案信息本身也存在着保密隐患，缺乏统一的档案信息管理标准，造成档案管理系统维护与保证管理效率之间出现矛盾，影响医院档案信息保密工作的有效实施。

二、医院档案利用中保密工作的原则

首先，绝密档案绝密管理。医院档案的利用与管理是分不开的，所以要想提高档案利用过程中的保密效率，就必须对档案进行保密管理，尤其是一些涉及到医院学术演技成果、医疗处方等档案信息，是需要进行绝密管理的。因此，在管理人员进行档案的管理过程中，首要注意的问题就是分清楚档案密级数，并对绝密档案进行绝密管理。

其次，强化日常管理。俗话说，成功都是源于小事的积累。同样，在医院档案利用中的保密工作的成果也是一点一点积累起来的，这就必须依赖于医院档案的日常管理。因此，医院档案管理人员需要养成严格遵守保密准则的习惯，对日常中任何档案的利用，都需要认真登记、签字，任何人不得擅自调阅。定期对档案进行清对、检查，发现问题及时上报。这样可以有效杜绝档案因丢失而泄密的情况发生，有利于档案保密工作的进行。

三、医院档案利用中保密工作实施途径

医院档案利用过程中，保密工作是重中之重。因此，医院相关管理人员积极研究保密工作中存在的问题，并针对问题找寻解决对策，以提高档案利用效率与保密程度，保证医院的利益，促进医院的发展。以下，笔者将从几个方面探讨医院档案利用中保密工作实施途径。

首先，医院档案利用中的保密工作不仅仅是需要档案管理人员进行，同时也需要其他工作人员的监督，这样才可以有效制止档案利用过程中，各种不利于档案保密工作不良行为的发生，才可能提高档案保密工作的效率。因此，做好档案利用过程中的监督工作是每一个医院工作人员的责任。在此，医院可以通过以下方式达到监督的目的。建立有效的规章制度，严格规范不同工作人员对档案利用的范围，也就是说，一些密级数较高的档案只有在医院相关领导的审批、签字下，才可以调取、利用；建立完善的组织制度，提高医院档案管理人员的思想品德素质，使其树立档案利用保密意识，并能够根据实际情况及时处理一些泄密问题；建立激励制度，@有利于全院工作人员参与到档案利用保密的监督工作中来，约束档案管理人员的工作，促进各个科室的工作人员能够规范利用档案，提高档案利用的安全性与保密性。

其次，医院档案管理人员不仅需要维护档案的完整与安全，还需要具备专业的素质与能力，能够对损坏的档案进行修补、抢救工作。因此，在进行医院档案利用中保密工作时，需要从专业知识、能力与思想道德两方面，提高管理人员的素养。医院定期对管理人员进行培训，使其能够热爱档案管理工作，忠于档案管理职责，并发挥自身的聪明才智创新档案保密工作，提高档案利用的保密效率。另外，医院档案管理人员还应该在日常管理工作之余，进行信息保密技术的学习与应用，对数据保护技术、软件保护技术等深入研究与探讨，以提高档案保密工作的效率。

最后，医院档案是医院重要信息的载体，随着医疗事业的发展，医院档案信息也在不断发展，因此，一些年代久远的医疗信息的利用价值就会降低。医护人员以及档案管理人员在传统保密观念的影响下，产生“重视保护，忽视利用”的现象，使大批档案得不到充分利用，致使其利用价值与保密工作之间的关系出现分裂，严重影响档案价值的发挥与保密工作的进行。因此，在管理人员进行档案保密工作的同时，也应该注重档案的利用，使档案的利用与保密两项工作协调进行，共同促进医院的发展。

四、结语

总而言之，医院档案信息的保密工作是档案管理人员工作的重点，也是促进医院档案信息建设的重要内容。因此，医院档案管理人员要严格要求自己，提高自身安全、保密意识，改进工作方法，以积极的态度管理医院档案，进而提高医院档案的安全性、真实性、完整性。相信，随着社会科技的不断进步，管理人员素质的不断提高，医院档案利用的保密程度也将不断加深，档案信息的安全性得到有效保障。

档案管理的原则篇（4）

档案管理在社会的发展进程中逐渐向电子化发展，并且在发展的过程中得到证明，证明来源原则在档案管理中具有深刻的实践意义。来源原则并不仅仅在原有意义上保持不变，而是在变化中不断发展，进行创新与变革，与时俱进。下面我们就来具体讨论来源原则在电子文件中的作用与意义。

一、来源原则在电子档案时代对电子档案管理的意义和作用

1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系

档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。

2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理

来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。

3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用

我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。

4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则

虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。

二、来源原则在电子档案运行和管理中应用

1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。

2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。

3.鉴定电子文件的来源和证据价值，须保存文件的所有原始信息。计算机辅助文件管理计划以原文本为基础，要求每份文件都配有简介说明，并要求著录项目覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试：该馆将馆藏电子档案分为两类，电子纯文本信息（如电子邮件、文字处理文件、备忘录）和非纯文本信息（数据库、图标、记录单等）。并根据文件的不同来源，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：其一，关于文件形成者的信息，如组织机构、文件存放地点、成文日期及接收、存贮文件的日期等数据；其二，关于自动化系统结构的信息，包括数据的目标准则和使用工具等；其三，关于数据内容的信息，即数据的编目与相关联系，现有的检索工具、代码一览表等；其四、关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件与应用软件、利用的状况等。至此，我们不难发现，只有遵守来源原则，才能保持文件之间固有的历史联系。否则，档案工作就会是任意的、主观的和缺乏原则的。要确定电子文件和档案的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，了解其在整个生命周期中文件组合的变化。

三、结语

通过对来源原则的阐述，我们能够深刻的认识到其在电子档案管理中具有广阔的发展价值，有利于档案管理的系统化与深入化，经过相关学者的不断实践与整理，我们应该将来源原则的应用重视起来，使其始终处于档案管理的基本原则，为今后的档案管理工作的进一步发展作出贡献。

参考文献

档案管理的原则篇（5）

动态性是人事档案管理的本质属性，在人事档案管理过程中要坚持动态管理的原则。一方面，人事档案作为一种人力信息资源，是一种动态的资源。在整个社会发展过程中，随着生产力的发展，人力信息资源处于一个不断产生、积累的过程，随着时间的推移呈现出不断丰富、不断增加的趋势，人事档案管理也就要不断地为国家，为社会积累、开发人力信息资源和提供丰富的人力信息资源利用服务。另一方面，就人事档案相对人个体而言，人事档案信息是具有动态性的。人事档案及人事档案信息随着个人的出生、成长变化而不断发生变化。在个人的出生、成长过程中，随着人事档案相对人受教育程度的增加、技能的提升、岗位的升迁等，人事档案信息内容不断地丰富。因此，人事档案管理要根据人事档案相对人各方面情况的变化，主动、及时地收集反映人事档案相对人动态变化信息的材料，系统、准确地再现人事档案相对人的真实面貌。

二、系统管理原则

1.从组织体系角度分析。人事档案管理工作是我国组织、人事工作的一个重要组成部分。作为一种重要资源，人事档案信息在我国行政决策、社会管理中发挥着十分重要的作用，为实施我国“人才兴国”战略提供了重要信息基础保障。《中华人民共和国档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”，中共中央、国务院《关于进一步加强人才工作的决定》明确了“党管人才”的原则，我国现今普遍适应的《干部档案工作条例》（1991年4月2日中央组织部、国家档案局）中也规定：干部档案由具有干部管理权限的组织实行统一管理，分级负责。人事档案的管理应在党和政府的统一领导下，由政府通过制定相关的法律法规、政策方针对人事档案管理重大问题进行统一规划和调控，统一提供人事档案公共信息利用服务。对我国人事档案实行集中统一管理，是人事档案属性和建设中国特色社会主义人事档案管理体系的重要体现，也是我国人事档案管理的总原则。

2.从人事档案管理环境分析。人事档案自形成伊始就不是，也不可能是独立的卫士。在社会发展过程中，人事档案管理不可避免的会受到许多因素的影响和制约，包括社会因素、法律因素、技术因素，人的因素，等等，这些都影响着人事档案管理服务的内涵和人事档案管理服务的能力。为什么在封建社会时期人事档案毫无疑义就是君主控制臣民的工具，而在当代社会关于人事档案知情权等问题却不断被提出？这与社会因素等的变化、发展不无联系。同时，人事档案管理本身也包括了对人事档案实体、人事档案信息、人事档案管理设备、资金、人员的管理，它离不开人事档案（或人事档案信息）的形成者、形成事由，及技术因素等。因此，人事档案管理过程中应注意与其周围环境的协调。

3.从人事档案信息内容角度分析。针对人事档案本身而言，全面反映人事档案相对人特征的信息是系统的，缺少了人事档案相对人成长过程中某阶段信息的人事档案不能全面反映人事档案相对人的整体面貌。人事档案管理是一个庞大的系统工程，在管理人事档案和改革人事档案管理的过程中，应当要注意用系统的观念对其自身及所处的环境进行全面、系统的分析。人事档案管理不是单纯地累积和保管人事档案材料，其核心是以原始的人事档案材料为基础，对反映人事档案相对人特征的信息进行重新组织、系统加工和优化，并提供人事档案信息利用服务。

4.从人事档案来源分析。一方面人事档案信息依附于特定的载体而存在。人事档案信息是在人事、组织等社会管理活动中形成的反映人事档案相对人主体特征的历史记录，人事档案信息依附于纸张、磁盘等特定的载体。另一方面人事档案信息依赖于组织、人事等社会管理活动而产生。公民如果没有参与到组织、人事等社会管理中，那么也就不可能形成人事档案信息。人事档案信息来源于组织、人事等社会管理活动，同时又为组织、人事等管理活动提供参考和依据。因此，在业务上，人事档案管理必须接受人事、组织等管理部门的指导。

三、人本管理原则

公民是国家的基础，保障公民权益是国家的根本目的。坚持“以人为本”，就是要把人民的利益作为一切工作的出发点和落脚点。在人事档案管理坚持人本管理原则，一方面人事档案管理服务工作要面向广大公民，重视与人民切身利益相关的档案材料的价值，建立覆盖广大人民群众的公共人事档案管理体系，让广大人民参与到人事档案管理的过程中来，接受人民的监督，通过多种形式为广大人民提供有效的公共人事档案信息利用服务，不断满足人们合理的人事档案信息利用需求，维护和保障社会公共利益与人民的基本权利。另一方面，在人事档案管理过程中，人事档案管理人员要本着以人为本，为民服务的思想，认真对形成的人事档案材料及其信息的准确性、真实性进行科学地鉴定与审核，鉴别其真实性、准确性，人事档案相关表格中记载的职务、职称、奖惩情况等都应与档案材料保持一致。同时，加强对反映人事档案相对人特征的客观性档案材料的收集，减少或控制主观性材料在人事档案中的比重，更要避免将随意性的材料混入人事档案。

档案管理的原则篇（6）

随着增量档案电子化和存量档案数值化的进程加快，数字档案信息长期保管和不断利用的风险加大，档案部门面临着数字档案信息安全管理的挑战越来越大。在我国，数字档案信息安全管理已经得到国家档案局的高度重视，地方档案部门也在实践中积累了一定经验。但是，数字档案信息安全管理的形式依旧严峻，客观要求我们必须系统研究、正确认识、妥善解决数字档案信息安全管理问题。对于我国的档案信息化、数字档案乃至国家信息化建设和管理都具有深刻的现实意义与实践意义。

1.数字档案信息安全管理的意义

数字档案是指在计算机及其网络环境下用数字代码形式把信息记录于电子载体而生成的文件。在计算机及网络技术日益普及的今天，它已成为一个国家、组织乃至家庭或个人数量越来越多且越来越重要的信息资源。所以，如何实现数字档案的科学管理是目前国内外档案界面临的一个不可回避的现实课题，而数字档案信息的安全管理则是其中的重要内容。由于现代信息技术环境下信息安全问题的严重性，数字档案信息安全管理同样不应有丝毫轻视。

2.信息安全的概念与含义

全面、准确地理解“信息安全”概念的含义是开展信息安全管理和实现其目标的前提。所谓信息安全[1]是指信息的保密性、完整性和可用性的保持问题。信息的保密性根据信息被允许访问对象的多少而不同，能保障信息仅仅为那些被授权使用的人获取。信息有公开和秘密之分，所有人员都可以访问的信息为公开信息，需要限制访问的信息一般为敏感信息或秘密；信息的完整性一方面是指信息再利用、传输、储存等过程中不被篡改、丢失、缺损等，另一方面是指信息处理方法的正确性，不正当的操作，如误删除文件，有可能造成重要文件的丢失；信息的可用性是指信息及相关的信息资产在授权人需要的时候可以立即获得，如通信线路中断会造成信息在一段时间内不可用，影响正常的运作，信息系统的硬件出现安全问题、软件受病毒侵扰、存储载体出现可读性问题等都会造成信息的不可用。

3.数字档案信息安全管理应采用的原则

为确保数字档案信息的安全，根据国际标准的有关信息安全管理的基本概念和指导思想，我们确定数字档案信息安全管理时可以采用以下系统管理原则：

3.1制定数字档案信息安全地方针

数字档案信息安全方针即数字档案信息安全策略[2]。它指导数字档案信息进行安全管理、保护和分配的规则和批示，为数字档案信息安全管理提供导向和支持。信息安全方针应阐明管理层的承诺，提出组织管理数字档案信息安全地方法，并由管理层批准，采用适当的方式（传达与培训）将方针传达给员工。为确保方针持续的适应性和有效性，我们应定期对其进行评审与评价，根据评审与评价结果，保持原方针或对其进行调整。

3.2开展风险评估的原则

数字档案信息安全风险的降低时通过安全控制目标和方式的选择、确立和有效实施而得以实现的。控制目标与控制方式的选择不应盲目进行，应建立在风险评估的基础上，根据风险评估的结果，进行风险大小的排序，对于风险级别高的资产应被有限分配资源进行安全保护。

3.3控制费用与风险平衡的原则

风险总是存在的，妄想把风险降至零，从而完全排除风险，是不现实的，也是不经济的。一方面是数字档案信息的绝对安全（即零风险）是不可能的，我们在实施所选择的安全控制后，总有残余的风险存在，只要残余风险在我们可接受的水平便可；另一方面，实施和维持这些控制是需要费用支出的，如果这样的风险控制成本比数字档案信息受威胁所造成的损失预期值（即机会损失成本）还要高，那么，这样控制就是不合适的。我们接受与不接受风险的界限就是考虑风险控制成本与机会损失成本的平衡，如果风险控制成本大于机会损失成本，我们便接受风险，反之，我们就不接受风险。

3.4预防控制为主的思想原则

在数字档案信息安全管理中，我们应始终坚持和预防控制为主的思想原则，做到防患于未然，不能平时不采取措施，而等事故和故障发生之后再来不久，这样不仅会导致事故和故障的频繁发生，也会产生巨大损失。

3.5商务持续性原则

由于风险总是存在的，零风险是不可能的，我们只能将风险降至可接受的水平。因此，实施风险管理后，数字档案信息安全故障和灾难仍可能发生，之时发生的概率已大大降低，而当故障和灾难一旦发生，一方面不能使组织的商务运作完全中断，另一方面还要尽可能减少影响，因为数字档案信息安全的目标就是防止和最小化安全事故的影响，保证业务活动的持续进行并最小化损失。因此，我们必须建立并实施商务持续性管理，通过组织预防和恢复控制措施相结合的方式，确保组织的关键商务活动不会因数字档案信息安全故障造成中断或以最短的时间恢复商务运作。事实上，安全控制可以分为预防性控制措施和保护性控制措施，预防性措施可以降低威胁发生的可能性和减少安全薄弱点，而保护性措施，如制定并实施商务持续性计划、购买商业保险等，可以减少因威胁发生所造成的影响。

3.6动态管理原则随着时间的推移，数字档案信息所处的商务运作环境可能会发生变化，新的威胁和薄弱点也会增加，另外有关信息安全的法律法规也可能会发生变化，即风险会随着时间而发生变化。所以，我们在完成了数字档案信息的风险评估、风险控制与风险接受的一个全面系统的风险管理过程后，虽然已将风险控制在可接受的水平，但这并不意味着风险评估工作可以因此而结束，风险管理应是一个动态的管理过程，我们应适时动态的风险评估与风险控制。

从目前档案界所探讨的数字档案管理内容来看，我们显然对数字档案信息安全管理已付出了一定的关注，如数字档案信息的访问控制、如何确保数字档案信息的真实可靠、纸质与数字档案的共存、数字档案的备份管理、数字档案管理的前段控制和全程管理、数字档案载体与格式的转换、数字档案的物理鉴定或技术鉴定等。这显然仍属传统的管理方式，还谈不上是一种系统的管理思想的体现，同信息安全管理的国际标准所提供的全面系统的管理思想还相距甚远。它既没有全面动态的、系统的、全员参与的、制度化的、预防为主的管理方式的体现，也没有确定数字档案信息安全管理的方针和范围，更谈不上在信息安全管理的基础上选择适宜的控制目标与控制方式进行控制。总之，当前的数字档案信息安全管理并未建立并实施信息安全管理体系，因而也不可能用最低的成本达到可接受的信息安全水平。要切实有效地解决数字档案信息安全的管理问题，我们必须依照国际标准所倡导的管理原则与管理思想，提供一个可持续提高的信息安全管理环境。

参考文献：

[1]刘晓瑛.数字档案系统的安全保障[J].科技经济市场，2007（04）

档案管理的原则篇（7）

（一）完整性原则

电子文件在形成过程中，不仅各部门可以完成，而且个人也可以独立形成电子文件，这就导致电子文件处于分散式的分布状态。而且电子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非实体化的特征，这就导致其无法像纸质文件那样直观的体现出来，所以为了确保电子档案的完整性，则需要在电子档案管理的各个环节采取相应的措施确保信息的完整性，而且在归档时需要确保信息、程序、软件及纸质文件的完整性。

（二）可读性原则

电子文件生成过程中由于其所使用的计算机硬件和软件的不同，则其存储的格式也会有所不同，再加之目前计算机技术的快速发展，硬件和软件不断的更新换代，在这种情况下，一些新的设备和旧设备之间存在着不兼容性，这样存储的电子文件脱离了所支持的硬件和软件系统后，则不具有可读性。所以在电子档案管理工作中需要在进行档案收集时，将其记录的支持软件归入到收集工作中来，使所收集的档案符合信息格式的要求，对其可读性进行技术分析，确保日后能够更好的进行利用，使其具有长期的可读性。

（三）可靠性原则

电子档案的存在离不开可靠性。由于电子文件可以不留痕迹的对其进行修改，无论是文件的签署和对网络信息进行控制都需要具有专门的技术，这样就导致电子档案的可靠性受到人们的质疑。所以需要采取各种切实可行的技术措施、制定科学合理的制度规范，从而实现对电子文件可靠性的保障。同时在对电子档案管理工作中，还要把好收集关，确保进馆的档案具有真实可靠性，同时还要对各个环节的操作规程进行严格遵守，做好备份，避免信息丢失，确保信息的真实性和可靠性。

二、电子档案管理中应该注意的问题

（一）集中统一管理

近年来，随着办公自动化（F0A）和计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。

（二）纸质文件和电子文件双套归档

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。

（三）实行文件、档案一体化管理

档案管理的原则篇（8）

民政档案管理工作的开展，与民生有着密切的关联，是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度，组建档案管理控制队伍，对于档案管理工作的机制进行全面研究，对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决，让各项管理制度和任务得到更加深入地落实，为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础，更好地发挥档案管理工作的功效。

2 对于档案利用效率进行改善，提高档案资料利用的规范性与可控性

民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联，并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点，档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善，并严格地履行各类工作规范，依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等，让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。

3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作，提高档案管理工作的科学性

作为社会公共服务部门中的重要角色之一，民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中，要树立负责任的态度，积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题，对于档案资源的利用情况进行不断地完善，对于档案管理工作进行深入调研，提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平，为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求，档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持，同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上，要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容，对于档案信息资料的内容进行不断丰富，通过提供多样化的信息资料服务，让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中，也要对于管理方式进行不断地完善，通过创新利用形式和途径，让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。

4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作

档案管理的原则篇（9）

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

档案管理的原则篇（10）

（一）对进馆档案数量和档案利用率的综合统计分析

白城辖区内6个综合档案馆1981年至2000年20年间档案进馆数量平均每年以20％的速度增长。而档案的平均利用率则由1996年的14％下降到2000年的1．9％，平均每年降低2．4％。可见?熏进馆档案增多，利用档案减少是普遍的现象。

（二）对机关现行文件收发及归档情况的综合统计分析

白城市档案馆依据归档范围及保管期限表，对市委办公室等8个有代表性的立档单位1999年和2000年两个年度文件归档件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占收发文件总数的百分比、进馆件数占归档总件数的百分比进行统计分析：

归档件数与收发文件总数比例的平均数由1999年的28％降到2000年的14％；进馆件数与收发文件总数的比例平均数由1999年的17％降到2000年的2．7％（国外不超过5％）。进馆件数与归档总件数的比例平均数由1999年的66％降到2000年的20％。

根据综合统计分析?熏辖区内综合档案馆现存档案需要数字化的比例并不大，档案价值鉴定任务却很重。与其齐头并进全部开展档案数字化工作，不如走先进行价值鉴定后数字化的路子，以收到事半功倍效果。

白城市已在市直机关进行了档案保管期限改革的实践，积累了经验，尽管没有现成的鉴定模式和具体方法，但从思想准备、业务基础、人员素质等各个方面条件已基本具备，完全可以实现新的突破。

二、工作组织流程

组成行政领导和档案业务人员结合、档案局业务指导人员和档案馆业务人员相结合的组织工作体系。领导小组决策鉴定的原则，鉴定小组把握档案取舍、整理小组重新整理纸质档案、现代化小组完成档案数字化任务。

工作流程是集中办公、流水作业、按年推进。

三、具体操作原则

鉴定工作以文件档案保管期限表为主要参考，结合以下原则综合分析具体操作：