建筑企业档案管理汇总十篇

时间:2023-05-23 17:01:43

建筑企业档案管理

建筑企业档案管理篇(1)

中图分类号:C29文献标识码:A 文章编号:

一.引言

自改革开放30多年以来,建筑业得到迅猛发展,并跻身为我国国民经济的三大支柱性产业之一。随着经济的不断发展,我国社会主义市场经济体制正在逐步发展与完善,在进入21世纪以后,科学化、专业化知识、信息网络自动化已成为社会发展的主要标志。但现实情况是,很多建筑企业的档案管理工作有着各种各样的问题。作为建筑企业的档案管理人员我们必须要加强企业的档案管理,从而适应建筑行业的发展趋势。。

二.企业档案的空缺

跟其它行业的企业相比较,建筑业有着其自身所独有的特点,这就使得建筑企业档案管理工作看上去显得比较原始。它的突出问题主要表现在:很多企业并不重视档案管理工作,甚至有些大中型企业就连最基本的档案专职管理员都没设置,还有一些企业假借改制的名义将档案管理部门“优化组合”掉。

三.导致缺失企业档案的原因

1.建筑企业档案管理工作的复杂性、长期性以及艰巨性取决于建筑行业本身的特点。建筑行业不仅异地化、跨区域作业多、流动性大、施工战线过长,而且施工过程具有不稳定的特点。这就增加了整理、收集、立卷归档档案资料的难度。

2.由于建筑行业从业结构存在着挂靠、层层分包、非法用工以及其他不良现象,使得建筑工程项目的成分变得错综复杂。甚至一些建筑施工总承包单位也不知道自己有多少“包工头”、施工队伍参与施工。此外,即使是处在同一个施工项目当中,随着施工工程的进展,参于施工的相关工作人员也可能会随时调动。在上述种种条件制约下,要做好建筑企业的档案管理工作并不容易。

3.在当前竞争高度激烈的建筑市场,建筑企业的盈利空间十分狭小,呈现“僧多粥少”局面,绝大多数中小型建筑企业都是在进行微利经营。所以,建筑企业当前所面临的问题就是思考如何能够降低生产成本,从而提高企业的经济效益。在这样的思想指导下,企业档案管理的缺失也就显得不足为奇。

四.加强建筑企业档案管理的意识

做好建筑企业档案管理工作可以说是保障建筑行业发展长远的必经之路。建筑企业的运营如果离开良好的企业档案管理工作就会成为无源之水,难以进行下去。

1.建筑企业档案能够为建筑企业制定中、短、长期的发展目标提供明确而有效的载体。每一个生产经营活动都必须要具备一定的稳定性、延续性,眼前利益必须服从于长远利益。所有这些相关的衡量标准,都可以从建筑企业的档案管理中找到有关的执行依据。

2.建筑企业档案管理工作真实体现了建筑企业的经营活动。不管是建筑企业用工机制的改革、安全劳动竞赛、考核绩效工资,还是项目建设的目标管理、建筑工程项目招、投标,都能够借助建筑企业的档案来进行真实反映。换句话说,通过对存档的档案资料进行整理、研究、分析对比,档案管理人员能够从中找到目前企业内部所隐藏的问题,然后采取相应措施解决问题。

3.建筑企业档案管理工作是建筑业开发与应用新工艺、新技术、新材料的主要依据。自从我国加入WTO世贸组织以来,欧美国家的先进技术正源源不断的涌进国内。在这种条件下,建筑业应用推广的一些新工艺、新技术、新材料正在不断加快更新的步伐,这就需要我们不断收集各种资料与数据,并进行分析研究,努力掌握技术特点,从而为以后建筑施工技术的应用推广打下坚实基础。如果不进行深入的研究,在以后的建筑行业发展道路上会走的更加艰难。

4.建筑企业档案管理工作是企业开展科学管理的必要条件。目前建筑企业所面临的主要问题是如何建立起现代化的企业制度,从而提高建筑企业的管理水平,加快与国际市场的接轨。目前正是建筑企业体制改革的关键时期,档案工作的潜伏价值开始显现出来。

(1)能够为建筑企业改革的实施提供可靠的依据。实施建筑企业现代化的制度改革,应该充分发挥建筑企业档案信息的作用。尤其是在建筑企业改制后,它的产权性质发生了质的变化,相应的人事制度也会发生改变,这就需要依照相关法律法规,对建筑企业的资产、负债进行有步骤地核查,评估建筑企业的固定资产,和无形资产。而所有这些内容都必须有丰富大量的建筑企业档案资料来作为依据,才能够对建筑企业有效的进行资产重组,改造兼并。

(2)目标化管理是建筑企业管理的一种十分重要形式,而目标管理的制定和责任制的建立与完善,以及完成情况的评比和考核,在很大程度上要建筑企业档案工作的支持。因为在目标化管理实施过程中所形成的大量资料信息是企业季度、年终考核评比工作中不可缺少的依据。

五.加强建筑企业档案管理的对策

建筑企业档案管理工作不仅是种潜在的财富,也是建筑业做大做强的坚强后盾。因此在当前建筑业面临着“扩内需、保增长、调结构”的形势下,应从以下几个方面抓起。

1.各级城乡建设以及住房主管部门必须依法监管建筑企业的档案管理工作。最近几年,建筑企业档案管理工作初步纳入了法制化的轨道。《建设工程质量管理条例》、《建筑法》,住房与城乡建设部出台了有关《城市地下管线工程档案管理办法》等法律法规,地方建设主管部门必须要依法行政,严格执法,加大对建筑企业档案管理工作的监管力度。与此同时,还应该支持建筑企业档案管理工作,健全和完善建筑企业档案管理目标责任制,督促建筑企业加大对档案管理工作资金方面的投入,改善档案管理人员的环境设施与办公条件,保证档案的收集、整理、归档等工作程序的畅通。

2.实施严格的建筑企业档案管理制度。根据建筑业自身特点以及各类档案形成的规律和特点制定出科学完善的管理制度,并将《档案的收集范围和工作细则》、《档案员工作职责》、《档案借阅制度》、《档案入库制度》、《档案的开发利用》等制度纳入到建筑企业升级,资质就位、企业信誉等级评定等综合考核指标上。

3.完善建筑企业档案管理工作。以件为保管单位。目前有的立卷方法在装订案卷时,首先要去除文件原有的金属装订物,再重新打眼装订,这一过程易损伤文件。同时在今后要复印其一部分时还要重拆,十分不便。为此,应采用装订成卷包装,将每一份文件作为一个独立的实体进行规档,使之既能保持文件的独立性,又便于存取使用。

六.结束语

综上所述,通过本文的学习,我们知道建筑企业档案管理工作不仅基础性和边缘性都很强,而且它也是评判建筑企业管理水平高低的一个标准。为此,加强建筑企业档案管理工作十分必要,要求相关人员认真去贯彻执行。

【参考文献】:

1.付立维.郭斐建筑企业档案管理人员的基本素质要求[期刊论文]-科技致富向导 2011(6)

2.袁国霞建筑档案管理中存在的问题与解决对策[期刊论文]-城市建设与商业网点 2009(14)

3. 林碧清 新形势下加强企业档案建设的思考[期刊论文]-中国电子商务2010(10)

4. 路建华.从几类案件的败诉看企业档案的重要性[期刊论文]-山西档案2009(5)

建筑企业档案管理篇(2)

通常来说,建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说,在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时,针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来,展现建设质量和标准。第三,竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

(二)建筑工程档案的特点

档案管理工作是一项系统化和科学化的工程,而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程,还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用,也是城市建设的凭据。而且,建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

二、建筑工程档案管理的存在问题

(一)管理意识落后

现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解,档案管理意识相当落后,甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外,当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法,无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式,完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

(二)管理资金缺乏

建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且,加之建筑工程档案管理意识的落后,也会使得建筑工程档案形同虚设。

(三)管理人才缺乏

社会不断发展,现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是,现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段,甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员,仅仅是一个兼职而已,这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言,管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能,科学化的建筑档案管理更是无从说起。

三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

(一)革新管理意识

革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识,提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性,才能逐步进行改善。所以,各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组,加强建筑档案管理重视,重新构建档案管理意识。其次,各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面,科学合理构建建筑工程档案管理的制度,确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

(二)加强人力物力和财力投入

加强重视变革建筑工程档案理念之后,企业应当加强人力物力和财力的投入,逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以,需要将建筑工程档案划入一个单独部门,与项目建设同步发展和建设。同时,保障建筑工程档案管理的现代化建设,逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金,避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

(三)优化管理人员素质

优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行,第一,建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习,主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次,增强管理人员的档案管理责任意识,凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身,进而实现管理人员素质的优化。第三,将档案管理作为一种专职部门进行之后,管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神,通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业,为档案管理服好务。

四、各部门档案管理人员

(一)各部门档案管理人员,应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

(二)各部门档案管理人员,应自主去学习档案相关的知识,工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

建筑企业档案管理篇(3)

中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号:

前言

建设工程档案是企业的宝贵财产, 是建筑施工企业的真实记录, 是工程建设者辛勤汗水和智慧的结晶。通过对它的管理、编研、开发和利用, 必将转化为直接的生产力, 推动城市建设的发展, 为社会积累更多的财富。建筑施工企业必须充分认识工程档案管理的重要性, 工程施工单位和相关人员要时刻牢记所肩负的使命, 本着“对历史负责, 为现实服务, 替未来着想”的宗旨, 做好工程建设项目档案管理工作, 为企业的生存与发展保驾护航。

一、地方建筑项目的基本现状

在我国,地方建筑施工企业的现状,主要体现在以下几个方面:

1地方建筑施工企业的资质低,资本积累缓慢,优质工程少,信誉度不高。企业的资质低,使企业不能直接承揽较大工程的建设项目,只能承接一些规模小、利润小的一些项目。在市场经济中,信誉也是企业的生产力。信誉度高的企业,在市场中客户多,企业兴旺发达。相反,信誉度差的企业,则在市场中难以生存。

2地方建筑施工队伍整体素质不高。建筑业是劳动密集型产业,作业的生产环境差,危险性大,技术要求较低,是农村剩余劳动力最易进入的一个行业。行业的特性,客观上影响了队伍素质的提高。同时企业也很难吸引较高素质的管理人员加入。另外,由于企业不具备与同行业的大企业相抗衡的竞争能力,使得企业施工项目不连续,影响企业效益,造成企业员工流动性过大,人才大量无序的流动使队伍素质的提高也受到冲击。

3地方建筑施工企业管理水平不高,属于粗放经营。由于企业职工队伍多采用民工,施工队伍的构成和水平参查不齐,现场管理粗放,材料浪费严重,机械设备使用效率不高,施工技术含量低等,企业整体管理水平低下,技术进步缓慢,套用传统的施工方法,在管理和技术创新方面投入的人力、物力很少,这样不但劳动生产率低,而且易诱发质量安全事故。

4地方建筑施工企业的施工能力不高。施工能力是指为完成施工项目所采取的各种直接活动的能力。由于企业人员的综合素质不高,企业的施工组织设计力量较低,施工经验不够丰富,所以,建筑施工企业的施工能力较低。大部分建筑施工企业没有设置专门的信息中心,没有普及应用计算机管理和工程施工过程中的有关信息收集等,从而影响了工作效率和工作质量。上述现象, 影响了地方建筑施工企业项目管理的质量,使得企业在承接施工项目过程中存在很多问题。应该从实际状况进行分析,找出所存在的问题以及解决问题的对策措施。

二、加强我国工程项目档案管理有效对策

1 加人档案的宣传管理力度, 提高领导的档案意识

我们要从国家的有关档案的法律法规入手,加强对这些规章制度的宣传,自上而下增强企业的人员档案意识。档案人员应深入生产第一线,做好平时的档案工作。针对施工中点多分散的特点,加强组织对各级档案人员的档案业务培训。企业领导要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实行统一领导,分级分理,建立工程的档案网络体系,成立综合档案室,设立专业档案员和项目部的兼职档案员,持证上岗,由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

2 加强工程档案管理工作人员的业务技能培训

与工程项目建设相关的设计、监理、承包商中的人多数人员来自不同的地方,他们对工程档案重要性的认识参差不齐。另外,从事工程项目建设的人多数技术人员缺乏系统的档案工作业务技能,因此,加强对这些人员的培训是十分必要的。具体可以通过多种渠道、采取多种方式对参与档案管理的人员进行档案业务知识培训,介绍工程档案管理工作的法律法规和档案管理制度,学习档案积累形成和整编的基础知识,对工程项目档案的制成材料、收集范围、整编要求、移交时间、竣工档案验收的基本要求进行详细地讲解。这样,各单位工程竣工档案资料管理人员在增强档案意识的同时也能提高档案管理工作水平,一定能够为工程档案收集齐全、整理、安全以及有效利用发挥重要作用。

3 转变观念, 抓好工程项目档案的过程管理工作

工程项目档案涉及到工程建设的方方面面,贯穿于工程建设的全过程,与之相适应,工程项目的档案管理工作应强调过程管理。特别是在项目建设初期,遵循工程项目建设和档案形成的规律,对工程项目档案工作进行统筹规划、及早收集,否则, 档案收集的有利时机失去,就可能遭受不可挽回的损失。具体可以采取以下措施:在每项工程项目的开始阶段, 档案人员就提前介入, 在制订各项工作计划、合同、协议和工程技术人员的岗位职责时,同时提出对档案工作的要求,做到档案工作与工程建设同步进行,在工程建设过程中工程技术人员检查工程质量的同时,档案人员也随同检查施工资料的形成、积累、整理情况,在每项工程质量验收时,档案人员同时验收相应的档案。通过在工程档案工作中的过程管理,可以确保工程项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性和有效利用。

4 做好工程归档、保管和开发利用的管理工作

根据《国家建设项目文件归档要求与档案整理规范》第8条第2款规定,在大中城市规划区范围内的重要建设项目竣工验收以后,建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。档案部门在接收工程归档文件时应按照国家标准GB/T 50328~2001《建设工程文件归档整理规范》及有关标准的要求, 严格保证工程竣工档案的归档质量。

工程档案保管工作, 就是在集中统一管理原则指导下科学地维护工程档案的完整与安全,采取有效的保护技术和管理方法,限制和消除一切损坏工程档案的不利因素,最大限度地延长工程档案寿命的工作。只有做好工程档案的保管工作,才能使集中起来的工程档案的完整和安全得到可靠的保证,才能满足各方面利用的需要,因而要切实做好工程档案的保管工作。工程档案的开发利用工作,就是通过各种方式使工程档案中储存的信息尽快转化为现实生产力,让它从保管状态变为利用状态, 发打出它的技术效用和社会、经济效益的工作。工程档案的开发利用工作是整个工程档案工作的目的,要尽力做好工程档案的开发利用工作,允分发打工程档案的依据和查考作用,为社会服务。工程档案除传统的借阅服务利用外,档案管理部门还应通过网络型开发利用、编研型开发利用、展览型开发利用等各种方式,主动提供工程档案开发利用。

结束语

建筑工程施工是一项服务当代、惠及后代的重要事业。提高建筑工程质量, 对推动城市化建设步伐、改变城市面貌有着极为重要的意义。建筑施工企业工程档案管理是工程建设的一个重要组成部分, 是工程建设项目的历史记录, 也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。如何做好建筑施工企业档案管理工作已成为当务之急。

参考文献

[1] 杨长明. 施工企业工程档案管理存在的问题与对策[J]. 铁道工程企业管理. 2006(04)

建筑企业档案管理篇(4)

2、产权结构调整对档案工作的影响。国有企业的改制最本质的是产权制度改革,产权清晰是对公司制企业的基本要求。为了做到产权清晰,改制企业必须对原来负无限责任的企业进行清产核资,经中介机构评估后注入新创立的母、子公司。在这个过程中,公司的各原股东应明确各自出资的范围,办理产权过户手续;母子公司之间也要明确注入资产的数额和性质,及时办理产权变更手续。这些资产的评估、确权、过户、变更不仅需要档案部门提供真实可靠的原始依据,而且由于档案是无形资产,需要随公司母体参与产权变更过程。在国有企业实行档案集中统一管理原则下,如何服务企业改制并保证改制前后档案的有机联系,成为档案工作的必然课题。

3、管理关系变革对档案工作的影响。现代企业制度下的公司治理结构和普遍建立的董事会决策、监事会监督、经理层执行的机制彻底改变了原来企业领导机构既是决策者又是执行者的管理关系。如何把决策、监督、执行机构在各自工作过程中产生的档案分门别类地收集、整理、提供利用,成为档案工作遇到的新问题。在新的母、子公司体制下,母公司对子公司已不再是原来意义的行政管理关系,而成为了基于股权管理和政策指引为主的新型管理关系。在行政管理权弱化的情况下,如何保证档案管理的集中统一和齐全完整,也是我们必须考虑的问题。

二、改制后建筑企业档案管理现状的滞后

1、管理力量相对不足。受计划经济体制惯性影响,目前国有建筑企业的档案工作仍然是以满足企业内部需要为主,显示不出档案的经济价值和社会价值,因而难以引起单位领导的重视。更有甚者在公司制改造过程中把档案部门作为撤并、精简的首选部门,或是安排一些不具备相应素质的人员凑合了事,使得档案工作的领导力量、作业力量以及其他投入都被弱化。

2、管理方式相对分散。由于建筑施工企业特殊的流动性质,产生档案的项目和负有档案收集、移交责任的生产指挥机构经常变动,散存在项目上的档案资料常因地域和机构人员的变化无法保全。企业改制重组,涉及的产权单位和部门多,相关的程序复杂,所产生的档案资料多家保管、多处存放,极易导致档案资料的流失。

3、管理手段相对落后。在建筑施工企业的档案管理中,虽然不同程度地运用了计算机,但单机应用的情况比较普遍,纸质载体和手工作业为主的管理方式仍占很大比重。

4、管理制度相对缺失。改制后的建筑施工企业,对档案工作提出了一系列的新任务和新要求。如公司治理结构中“三会一层”的档案如何区别管理并保持有机联系、有相关关系但又权属不同的档案如何管理并保证正常利用、母子(分)公司和施工项目上的档案如何集中统一并做到资源共享等,都需要我们认真研究,通过建立规章制度加以规范。

三、建立适应型国有建筑企业档案管理体系

1、恢复健全组织体系,增强档案管理力量。首先,要根据公司治理结构和组织结构的变化,调整原有的档案工作领导机构和专兼职档案管理队伍,特别要注意吸收决策、监督机构的领导和新设部门的同志参与档案工作的领导和管理,消除系统性“缺位”和管理“真空”。其次,要恢复健全专门的档案管理部门。符合国家档案局关于建立企业档案馆条件的母公司,可以恢复或建立综合档案馆,对全公司的档案工作统一规划、统一管理,并负起日常的指导、监督、检查责任;子公司也要视档案规模设立专门机构。第三,努力提高档案从业人员素质。在进口关要建立档案岗位任职标准,严格按标准选拔学有专长的人员;对现有人员要有计划、有重点地进行自培或送培,更新知识,增长才干。

建筑企业档案管理篇(5)

2加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识,而先进的思想意识的产生,则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识,并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习,了解国家有关的法律法规,并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中,要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪,积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上,要积极地组织相应的培训活动,让员工主动参与进去,不断提高档案管理的意识与观念,重视档案管理工作,不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展,需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果,才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交,保证档案资料的时效性。

3规范管理

在开展档案管理工作时,要对于相关的档案管理行为进行规范化操作,通过制定一个统一的标准来执行,可以有效地提高管理效率,实现规范化的档案管理。一般来说,建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像(照片、录音、影像、奖牌、证书等)档案管理、会计档案管理、科技档案管理(如科研档案、工法、工程施工竣工档案)等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理,并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上,还要制定相关的存放、保密以及查阅条例,并严格遵守,从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性,提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定,制定企业档案管理方面的规章制度,收集整理企业各类档案资料,对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊,按保管期限分类上架存放,同时编写相应的检索目录。

4信息化建设

企业的档案管理工作开展,需要与时俱进地进行创新和改进,引入信息技术,实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源,也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用,构建一个科学的档案信息管理平台,可以实现对信息的充分利用,并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理,提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用,电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用,可以实现对电子档案的安全保管,配合采用刻录等方式,可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上,档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配,实现了档案保密的功能。档案管理工作中,纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理,在对纸质档案归档的同时,也要做好电子文件的及时归档,对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外,档案信息的管理上,要不断地对档案保管条件进行提高,并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查,避免档案信息被破坏。档案信息的使用中,要做好相关的审批,保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权,并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程,可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进,提高了管理效率,并且实现了档案信息的高效利用。

5做好档案服务

档案管理工作的开展,其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中,也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说,档案信息中包含了很多技术方面的信息,是企业施工过程中技术和经验的汇总,是企业智慧的结晶,是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上,对于一些图纸、资料,档案管理人员要进行科学地处理,并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理,可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时,很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门,也可以提高企业的市场竞争力,提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业,工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程,不断地拓展档案的利用范围,满足企业各个部门对档案资料的需求。

建筑企业档案管理篇(6)

2当前施工企业工程档案管理的现状

2.1库房不足

档案库房不足是当前建筑施工企业工程档案管理中所面临的最主要的问题之一。虽然大多数拥有特级或者一级总承包资质的建筑施工企业都拥有较完备的办公设施,却很难在有限的办公用房中再腾挪相当部分的办公场地用于存放和管理工程档案。多数企业的工程档案都是和公司的文秘、行政档案一道被挤在狭小而拥挤的空间里,更难以进行有效的保护和管理。而对于这些企业的下级分公司或者工程项目部而言,多数单位的工程档案库房甚至为零。这些都为工程档案的收集、管理、使用造成了很大的影响。

2.2缺乏档案意识

对施工企业而言,普遍存在着重施工生产轻档案管理的现象,这也是造成上述档案库房不足,甚至没有档案库房问题的原因。很多建筑施工企业没能形成工程施工和工程档案“两手抓两手硬”的责任意识,使得本应始于工程开工终于工程竣工的档案收集、整理、移交、存档等工作不能与工程施工同步,从而造成了工程档案管理流于形式疲于应付检查的被动局面。

2.3信息化工作滞后

档案的生命在于应用,而要防止工程档案不至于长眠于库房的一个最有效的方式就是提高档案的信息化程度。目前,大多数建筑施工企业的工程档案在信息化建设方面比较落后,在案卷检索、材料编研、信息传递、服务手段、项目协作等方面均难以有效利用。不少企业虽然花高价购买了档案管理系统,但却没人用、不会用,甚至一边是计算机操作,一边仍是手工操作等现象依然存在。

3工程档案管理信息化的意义

对于工程建设来说,保证工程质量等级是工程企业的头等大事,而施工档案能够准确反映工程施工的全过程,作为工程质量等级查验和评定的重要依据,也是后期工程进行扩建或者是修改的非常重要的资料。在工程完工并投入使用以后,可能由于施工中存在质量隐患或施工单位后期养护工作不到位导致工程使用质量下降,使用年限缩短。为了弥补这些缺陷,施工单位就必须认真查阅施工档案信息,工程设计人员和技术规划人员也要按照施工档案所记录的信息了解整个工程的布局和走向等,从而做出正确的决策,采取有效措施进行补救,此外档案管理还能够完整反映出施工企业的管理水平。但是在实际施工中我们依然能够发现有很多施工企业的档案管理建设不完善,存在不少问题,例如施工记录过程不真实、不规范,导致档案的参考价值、凭证作用无从谈起;施工档案信息的搜集与整理不及时,而且施工进度与施工资料脱节,缺乏时效性;在进行原材料试样试验时,材料的选择缺乏代表性;施工资料的横向与纵向关联不密切等等。这都在很大程度上影响了施工企业的综合性发展。如今信息化技术的发展带动了档案管理信息化的发展建设,为了有效提高施工企业的档案管理水平,减少质量缺陷,延长工程使用年限,提高施工企业综合管理水平,企业必须高度重视档案管理信息化建设,紧跟时展步伐,让档案管理信息化建设为工程管理发挥最大效用。

4实施工程档案管理信息化的措施

4.1提升对工程档案管理信息化建设的认知

对于档案管理信息化工作来说,档案工作人员的工作态度和自己对档案管理信息化建设的认识与理解会在很大程度上影响工作效率和质量,因为档案管理工作人员是档案信息化建设的中坚力量,如果他们在观念上没有意识到档案管理信息建设的重要性,工作主动性不强,势必会影响到档案管理信息化建设的有效性。因此加强档案管理人员对管理信息化建设的重要性认识和理解,让他们从思想上重视档案信息化管理,进而转化为自身行动,才能够尽职尽责做好工程档案管理的信息化建设工作。

4.2主动推进施工档案管理信息化进程

(1)拓宽档案信息化管理的思路。对于档案管理来说,其最终目的是为社会大众服务,作为施工企业的档案管理部门和档案管理人员,在始终坚持为大众服务的思想前提下,积极拓宽工作思路,改变以往的档案管理方式。以信息技术为依托,创新信息化管理方式,不仅要注重维护档案资料的完整性,对其进行精心保护,也需要加强对档案信息的利用,让更多人了解档案信息管理的内容,以最大限度地发挥档案管理的作用。近年来我国的信息技术水平不断提升,档案管理方式也发生了很大变化,以往手工式的管理逐步向现代化管理转变,并注重信息化建设,这也对档案管理人员的管理技能与专业知识提出了更大的挑战,自身要不断提升综合能力,不能够停留在传统的档案保管员水平上,要积极利用档案为企业发展服务。而加强施工档案管理的利用能够为工程质量提供有力保障,对于工程管理来说具有非常重要的意义。(2)提高档案信息管理水平。信息技术的快速发展和电子政务的积极推进,档案管理信息化建设成为档案管理未来的发展趋势。为了有效提高档案管理水平,施工企业档案部门应该建立企业局域网,并购置光盘刻录机、计算机以及扫描仪等软件设备,为档案管理提供有效工具。多种多样的计算机管理软件为进一步推进档案管理信息化建设提供了有利条件。档案管理软件的选择非常重要。一是因为电子文件是档案管理软件的工作对象,合适的档案管理软件不仅能够对电子文件进行有效的整合与开发,还能够为档案管理形成单位和社会创造效益。二是因为一般档案管理软件的安全系数都比较高,都带有密码设置、访问受限等功能,从而为电子文件信息安全提供了有效屏障。三是因为档案管理软件具有智能、便捷、高效、全面等多种优点,能够大大提高档案管理信息化建设的效率。

4.3强化工程档案管理信息化工作的制度建设

建立适应工程档案管理信息化工作的制度是工程档案管理信息化的重中之重。国家要出台专门的有关工程档案信息化的制度、标准。只有在档案管理制度上推陈出新,制定出符合时展,符合信息技术发展规律的制度和规范,才能确保在实际的工程档案管理中,各施工、设计、监理等个单位能够按照制度和规范的要求将各种文件、材料、图纸等进行分门别类的整理和归档,并及时利用多媒体技术上传企业工程档案管理系统,在确保档案资料完整的同时,也便于工程建设者和决策者对项目过程进行全程监控,从而进一步提高工程档案的综合运用水平。

建筑企业档案管理篇(7)

中图分类号:G271文献标识码: A 文章编号:

近十几年,在我国城镇化、城市化的进程中,大量催生我国建筑业蓬勃发展,也是国民经济三大支柱产业之一,为我国经济做出了巨大的贡献。同时也带来一些问题和不足,比如建筑企业的档案管理问题。建筑企业档案管理是实践、见证建筑企业发展、壮大的历史轨迹,也是建筑企业发展的重要组成部分。怎样、如何建设好、管理好、规划好建筑档案对建筑业的生存、发展、壮大具有极其重要经济、文化意义。本文旨在分析我国建筑企业档案管理过程中存在的一些问题和不足。并提出具体问题的具体对策。以便能更好的发展我国建筑业,为我们现实的生产、生活服务。

一、建筑企业档案管理的意义

1、经济意义

国民经济三大支柱性产业之一的建筑业,对国民经济做出了巨大贡献,建筑企业档案管理水平高低、质量好坏直接制约建筑行业发展,档案管理是建筑企业发展的源泉。摒弃源泉的优劣无异于沙漠上行走。抛弃企业档案管理来发展建筑企业经营就像无源之水,企业的制度性、科学性、规范性管理就举步维艰。所以建筑企业档案管理是首要的环节,对建筑行业生存、发展、壮大具有重要的经济意义。

2、文化意义

一个强大、优秀的企业都有鲜明、富有个性的企业文化核心。建筑企业的文化核心是美感、责任、使命的集合地。一套完整、详细、科学、持续的档案管理能明证、审核过去从实地勘探、土地的征用、图纸设计、施工合同签订、施工进程的情况。能够表达过去的图表、数据、各类报告、来往文书的真实性。能够见证竣工验收合格和耸立的建筑物。企业每位员工面对企业的发展历程以及自己最终的作品时会油然而生激发出责任感、使命感、归宿感。

二、 建筑企业档案管理存在的问题和不足

1、政府方面

大多数企业档案管理的具体行为实施者是企业本身或其他途径,企业在专业化、技术化、规划化、信息化有别于一般的政府机关、事业单位的档案管理。企业依照法律、法规进行自己内部事务的管理和操作。然而各级住房和城乡建设主管部门政府对建筑企业档案管理的意识缺乏,抱着“事不关己、高高挂起”的心态,多一事不如少一事的处事原则。在面对重大的工程出现质量、失误时急于相互推诿、相互扯皮,甚至急于划清责任,以便逃脱责任。

2、建筑企业方面

建筑企业自身的特点决定企业的特殊性。建筑企业跨度大,涉及面广,强度大的特点决定档案工作、管理具有持续性、繁琐性、复杂性和艰巨性、挑战性。再者企业领导对档案管理重视程度不够,具体投入经费不够。具体方面表现如下:

1)建筑企业档案的收集难度大

建筑企业档案的收集难度大是不争的事实,首先由于涉及的时间、地点,人物面广等客观因素,在实际操作上档案的收集、整理以及归档具有相当大的难度。其次建筑企业部门之间、企业之间、企业与相关部门之间缺乏及时、有效的沟通与合作,使企业资料缺失、不完整,甚至重要的资料信息不对称,闹出笑话。最后档案不仅是对建筑物本身关联的一些显而易见的收集,比如图表、数据、文字等等。而且还对一些隐藏的工作、比如地下,墙体内的不可看见的工作的收集。正因为这些不确定的因素增加收集、整理,归档的难度。

2)建筑企业档案的管理水平、质量不高

首先建筑企业档案管理者水平良莠不齐,专业水准不同,管理人员档案意识淡薄。目前建筑业市场竞争异常激烈,档案管理者跳槽现象严重,企业缺乏对管理者强有力的保障。档案管理质量不高,经常出现手写、复印件、任意篡改,没有统一的规章制度,显得无序、林乱、繁杂的缺点。

3)建筑企业对档案管理的经费投入不够

在目前的形势下,“重建设,轻管理”,“重现在,轻未来”等“近视眼”行为日渐凸显,企业不择手段使利益最大化问题突出。为了盈利,使出各种怪招降低生产成本,提高经济、社会效益。这种现象必然导致企业压缩经费的开支,自然对档案的管理和投入捉襟见肘,档案管理者积极性、主动性受到重创。

三、 建筑企业档案管理的对策

1、加大政府对建筑企业档案管理的监管力度

各级住房和城乡建设主管部门应该加大对建筑企业的监管力度,两手都要硬,即扮演好政府监管裁判的角色,又要扮演好指导、参与档案管理运动员的角色。各级住房和城乡建设主管部门依照《档案管理法》、 《建设工程质量管理条例》等法律法规依法行政、严格执法,在法律、法规框架下促使企业进行档案管理、使之逐步形成制度化、科学化、规范化、信息化。

2、建筑企业自修内功,逐步提升档案管理水平、质量

1)企业加强管理者的技能、技术的培训工作,特别是信息化管理档案的培养。不管是建筑业专职档案管理人员还是兼职档案管理人员都应一视同仁,通过档案业务学习,逐渐提高档案人员的自身业务素养和管理水平,采用行之有效的方法收集、管理好档案。

2)建立、完善信息化档案建设,发展无纸化,电子档案,及时、准确更新档案的的数据信息,包括文字、图像、声音等其他无形的介质,保证能长期、稳定、持续的保存档案的真实性。

3)加大对档案管理经费的投入,包括场地、设备、器材的购买,添置,更新。建立、健全领导责任制,权责分明,明确分工,分层落实,对档案管理奖罚分明。

总之,建筑企业档案管理是一项系统工程,它既有长期性又有艰巨性的特点。档案管理好坏直接、间接衡量建筑业企业自身管理水平的高低。企业生存、发展、强大,必须解决源头之水——档案管理,这样才能贡献国民经济,才能服务于生产、生活的需要。

参考文献:

[1] 刘宇平, 刘柳炼. 当前建筑施工企业档案管理工作的现状分析[J]. 广东科技, 2009, (12): 39-40.

建筑企业档案管理篇(8)

中图分类号:F284文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企业工程项目多、施工工期长、涉及面广,工程档案从现实材料到立卷归档有一个漫长的周期,档案工作成效和质量难于保证,也拉长了建筑企业从工程开工到工程竣工的经济周期,影响了建筑企业的经济收益。如何有效开展工程项目施工现场的档案工作,促进建筑企业合情合理合法获取最大限度的经济效益,是困扰建筑施工企业管理工作的难题之一。结合在建筑企业的工作实践,笔者认为,要做好工程项目施工现场的档案管理工作,争取企业经济效益,必须准确把握和执行法律法规及管理规范,切实做到“及时学习领会”、“认真贯彻落实”、“切实严格执行”三个方面。

一、及时学习领会好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供信息支持

建筑施工企业有其特殊的行业特点,加之建设工地分散、点多面广,给工程档案的收集、整理增加了困难,企业开展档案管理工作的难度不小,给企业争取经济效益增加了难度。

建设项目的报建、开工、施工、结算、验收等各个环节,以及建设工程竣工资料的编制、结算的确认、建设项目的创优申报都离不开工程资料。工程项目的质量保修、经济纠纷的处理与解决,建筑施工企业的生存、发展和壮大,同样离不开工程资料。建设项目施工过程中的资料积累,形成了建筑企业的工程档案。从一定的意义上来说,工程档案对于建筑施工企业的生产管理全过程,都起到至关重要的凭证和证据作用。如果工程项目施工现场的档案管理工作存在问题,例如,档案收集不及时、归档不完整等等,势必造成工作重复,影响工期,增加工程成本。

档案法律法规和管理规范,是政府和建设、档案主管部门对建筑企业档案管理工作的强制要求,同时也是企业开展档案工作的指引。法律法规和行业规范,可以使档案管理工作规范化和常规化。因此,学习好、领会好档案法律法规和行业规范,是做好建筑施工企业档案工作的关键。对于每一个档案管理文件或行业规范的出台,我们都要认真研读,加强理解,准确领会把握规范、制度和管理文件的主要内容及其精神要点。企业和档案工作人员只有正确领会、透彻理解了法律法规和管理规范的实质,才有可能正常开展工作。

首先,建筑施工企业的档案工作人员要及时知悉档案法律法规的颁布和行业规范的实施,及时开展工作。其次,企业在具体执行法律法规和行业规范过程中,要结合企业的实际,落实贯彻文件的具体部署。在施工过程中,要求报送的资料必须及时报送,应该备案的资料必须及时备案。由我司总承包施工建设的广东电信广场,在多年的施工建设过程中,先后经历了三次工程档案归档标准的变更。每一次工程档案归档标准变更后,项目部都及时组织档案工作人员学习领会和理解新标准,并根据新标准的要求进行工程档案的编制、备案和归档,确保了三次工程档案归档标准变更的顺利过渡和实施,档案管理工作中减少了大量的重复工作,为企业节省了不少的人工成本,争取到了可观的经济效益。

二、认真贯彻落实好法律法规和行业规范,为企业获取经济效益提供政策保证

做好建筑施工企业档案管理工作,在学习领会档案法律法规和行业规范的基础上,还必须抓紧抓好档案法律法规和行业规范在实际工作中的贯彻落实。建筑施工企业和档案工作人员要把握好重点,了解档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求,认真做好档案法律法规和行业规范的传达贯彻和落实工作。在工程资料收集和工程档案管理工作中,档案工作人员要以档案法律法规和行业规范作为开展工作的依据。在施工现场的具体工作实践中,要使档案管理部门及建设主管部门出台管理文件或规范的目的和要求真正体现、落实在管理的每一个环节,力争工程资料收集和归档一次成功,为顺利推进下一阶段的工程施工创造条件,减少误工、延期等不利因素造成的工程成本,为企业争取时间、创造效益。

贯彻落实档案法律法规和行业规范,建筑施工企业和档案工作人员还要紧紧围绕企业生产管理这一中心,结合施工现场的实际条件,充分发挥人的能动性和积极性。要克服工作中的困难,严格贯彻落实档案法律法规和行业规范,不打折扣,保证工程资料和档案工作的质量。要力争施工现场工程资料一次合格,减少重复工作,为工程竣工后的项目创优、工法申报、企业资质申请等工作打好基础,为企业创造间接利润,获取经济效益。

贯彻落实档案法律法规和行业规范,不仅要依靠发挥档案工作人员的工作能动性和积极性,还要有档案组织机构的推进和监督。设立专门的档案管理部门,配备档案管理兼职人员,是比较符合建筑企业档案管理工作的做法。一方面,建筑企业的生产管理基本上在施工现场进行,90%以上的工作量可以在施工现场完成。另一方面,建筑施工企业有其便利条件,就是按照施工现场人员配备要求及工程资料收集归档的工作需要,施工现场都配备了专职的资料员。按照一人两职责的要求,将专职资料员设置为兼职档案工作人员,要求资料员在做好施工资料的同时,按照档案法律法规和管理规范,做好工程档案的收集归档工作。作为国有大型建筑企业,我司设立了专门的综合档案室,负责工程资料及工程档案工作的开展、推进和监督工作。在人员设置上,综合档案室只设专职档案工作管理人员一名,其他全部均为兼职档案工作人员(即在施工现场的资料员)。这也是我司结合企业具体实际,贯彻国家档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案工作管理模式,它符合建筑企业业务工作的特点和需要,减少了档案归档过程中的重复工作。实践证明,我司的做法,较好地促进了施工现场的资料收集和工程档案管理工作,为企业节约了大量的人工成本,间接创造了经济效益。

三、切实严格执行好档案法律法规和行业规范,为企业获取经济效益保驾护航

工程资料的准确性,对于工程施工过程及生产管理的重要性不言而喻。工程资料特别是工程档案上的错误,对于施工企业将会是毁灭性的打击。因此,建筑施工企业要在及时学习领会、认真贯彻落实的基础上,至关重要的一点,就是必须切实严格执行档案法律法规和行业规范。也只有这样,法律法规和管理规范的威力及作用才能充分发挥,否则就会成为一纸空文。因此,起着推动和监督作用的档案管理部门,要对工程资料严格把关,做好审核工作,并将相关资料及时归档。建筑企业要根据建筑形势的发展变化,根据档案管理的工作要求以及施工现场的实际,不断调整工作方式方法,针对工作中出现的新问题,要采取新思路、新办法、新措施加以解决。

切实严格执行档案法律法规和管理规范,为企业争取经济效益,一是要注意处理好生产管理与档案工作的关系。建筑企业的生产管理与企业开展档案管理工作是异途同归的两个方面,两者相得益彰、互为促进。以档案法律法规和管理规范为工作依据,做好、管好施工现场档案资料管理工作,正确处理好企业生产管理与档案工作管理的关系,不仅不会削弱企业生产管理的力度,而且有助于促进企业的生产管理工作,促进企业“向管理要效益”。

二是要注重发挥好工程档案资料的真实凭证的作用。施工现场的档案管理工作,要以档案法律法规和管理规范为依据,为工程项目管理提供准确数据,及时有效地为企业生产、经营和管理服务。工程档案资料具有参考借鉴价值,对工程技术的推广和应用有启迪助推作用。如,在生产管理过程中甲乙双方就工程量产生意见分歧或发生经济纠纷、合同纠纷,工程档案还可作为原始凭证,为建筑企业“作证”,作为甲乙双方确认工程量的证据,为企业争取经济效益。

三是要高度重视信息技术环境下档案信息的安全工作。要抓紧抓好档案法律法规和管理规范学习和贯彻落实,抓好档案工作队伍的教育管理和档案岗位责任制的落实。对于特殊的工程项目特别是军事、银行等保密工程,要加强对档案工作人员的保密意识教育,增强人员责任意识,不断推进档案管理工作制度化和规范化,切实做好特殊工程资料的收集、归档和保密工作。避免因工程泄密或工程档案资料泄密,造成不必要的法律诉讼成本,间接为企业争取经济效益。

四是要加强与建设主管部门和档案管理部门的工作沟通,做好与质监、安全、建协等部门的沟通和联系。按照各专项工程的要求,以档案法律法规和管理规范为标准及依据,分类做好消防、城建等分项资料,及时收集整理归档,为工程项目的分步分项验收及早做好准备工作,减少因分步验收紧急做资料赶任务而发生的加班工资,减少人工费用。

在现行的建筑企业运作机制下,企业档案管理特别是施工现场的档案管理工作不能循规蹈矩、墨守成规,必须在学习领会好、贯彻落实好、高效执行好档案法律法规和行业规范的基础上,及时解决施工现场档案管理工作中的实际问题,不断深化创新管理方式方法,推进管理工作逐步发展完善,一定会扭转施工现场档案管理工作的被动局面,建筑企业获取最大经济效益的目标一定会得以实现。

参考文献:

[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案,1996,(9).

建筑企业档案管理篇(9)

关键词:国有建筑企业;档案管理;问题;措施 建筑企业档案管理随着科学技术和信息技术的快速发展也在不断地完善和更新。我国国有建筑企业一般工程项目巨大,项目的复杂程度高,其档案管理起来也相对困难,虽然在档案管理过程中采用了纤细的信息化管理方式,但是由于本身和外界各方面因素的影响使得当前国有建筑企业在档案管理中还存在较多的问题。为了有效解决档案管理中已经存在的问题以及面临的问题,应该首先认识到国有企业档案管理的重要性。

一、国有企业档案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要对工程质量进行评定,在评定过程中需要工程建设过程中的参考资料,而完整规范的建筑工程档案则可以为其提供需要的参考资料。由此可推断出建筑工程档案在建筑工程建设中的重要作用:1.在城市规划、建设和管理过程中,建筑工程档案能够为其提供相应的依据和参考,这样,相关单位就可以根据以往的城市建设经验,利用工程档案中的丰富资源,对城市进行高效、合理的规划和管理;2.竣工之后需要对工程进行维修管理、扩建和改建等工作,在此过程中相关人员可以依据规范而完善的建筑工程档案提供的充分资料和信息数据,对后续工程进行完善和管理;3.建筑工程质量的高低以及施工质量是否达到标准要求,都需要参照建筑工程档案,以工程档案对实际工程质量进行分析,一方面可以促使建筑工程整体质量的提升,另一个方面还可以在一定程度上提高工程项目建设的经济效益。因此,在整个建筑工程建设中加强和完善建筑工程档案管理工作是十分必要的。

二、国有企业档案管理的现状和面临的问题

(一)国有企业档案散、乱、缺、散

由于我国国有企业中的档案管理工作采用的是多头管理方式,原本具有连接性的档案却分布在不同地方,这样就导致档案资料的分散;目前我国国有企业的分公司在收集档案时,收集人员往往是固定在办公室中对工程档案进行收集的,由于其对建筑工程的施工流程等各方面实际情况不熟悉,使得收集的材料不完整,甚至有些企业在工程建设之前不进行适当的检验,工程竣工之后也不进行验收,而是将工程过程中一些散乱的资料分次移交给档案收集人员,从而导致档案收集散乱、不规范;有些档案收集人员的档案鉴定水平较低,在整理档案时缺乏相应的能力,使得管理的档案不集中,较分散。

(二) 国有企业档案管理的制度不够健全和完善

国有企业档案管理是企业管理的重要组成部分,为了确保档案管理与企业管理水平协调一致,档案管理过程中应该采用信息化的管理方式,管理人员应该树立新的管理观念,采用新的管理体制,这样才能提高企业档案的管理水平和管理效率。然而,当前国有企业的档案管理人员仍然没有摆脱守旧的管理思想,在实际管理中不能将档案管理工作融入到企业所有部门中去,相应的管理制度仍然不健全,信息化管理方法不完善。

(三) 人员设备不足

国有企业档案管理过程中热暖设备不足问题是一个较为普遍的问题,现行的工程档案管理体制是由三个层次组成的,分别是:总公司档案管理部门、分公司档案管理部门和工程项目部资料室。其中总公司档案管理部门和分公司档案管理部门人员配备的较少,相应的设备也较为陈旧,甚至有些单位出现档案库房不足的问题,这将会在很大程度上影响档案管理的安全性。工程项目部虽然配备了充足的人员,但是专业的资料管理人员却几乎没有,相应的专业设备也甚是缺乏,这就可能导致一些重要的档案资料丢失或毁灭。

(四) 档案质量差

国有建筑企业档案管理一般是有严格的质量规定的,但是就目前的实际情况来说,很多档案质量并没有达到规定质量的要求,甚至还有相当大的差距。例如,有的项目部为图一时的简单,在填写原始资料时偷工减料,使得填写的资料不完整;有些归档的资料没有办理完备的法律手续;有些工程项目的档案资料与实际资料不符等。

三、国有企业档案管理的改进措施

(一)依法治档,不断加强国有企业档案管理

加强国有企业的档案管理工作,应从三个方面着手:首先,档案工作者应加强对档案工作的认识,深入学习和掌握国家关于档案的法律标准,经常与领导沟通,获得领导的理解和重视,而企业也用加强对档案工作的重视和领导,对档案管理的人员配置、设备配备等予以保证;其次,应不断提升档案工作者依法管理档案工作的能力,在加强自身法律法规培训和学习的同时,加强档案管理工作队伍的建设;再者,建立完善的企业档案管理制度,结合企业的实际情况,对档案管理工作加强考核,从企业基层中贯彻落实依法治档。

(二)建立对国有企业档案损失责任追究制度

建立国有企业档案损失责任追求制度,实质上就是针对国有企业档案的重要性,在加强档案管理工作的同时,重视档案管理对公司各项建设的服务,全方位完善企业档案的管理工作。在完善综合档案室制度的过程中,向下属公司推行二级档案管理制度,通过在综合档案室实行年检考核制度,而在二级档案管理制度部门实行年度考核,这样,便可以及时发现档案中存在的问题并及时采取措施对问题加以解决。

(三)不断强化建档工作是档案管理的基础

针对目前国有企业档案管理中的“散”、“乱”、“缺”问题,应该采取相应的解决措施,针对“散”的问题可以采用“收”的方法,通过构建档案管理机构对现有档案和新建档案进行接收和保管;针对“乱”的问题可以通过聘用档案管理专业技术人员对国有企业信息资源进行整合和整理,可以称之为“整”的方法;针对“缺”的问题,可以采用“查”的方式对问题加以解决,具体做法是由相关档案管理负责行业档案的收集、整理、鉴定的指导工作,然后相关单位做好档案移接工作,相互之间明确责任。

(四) 提高档案质量

档案质量的提高可以从三个方面着手,首先是项目经理的档案质量提高的意识,其次是建立健全相应的规章制度,最后是加强档案管理过程的监督。在档案管理工作中,项目经理的主要责任是组织、协调和管理各部门的工作,由此项目经济的档案质量意识的提高是非常关键的;工程档案管理作为一个动态的管理过程,仅仅依靠单个部门或者个人是不可能对这一过程进行全面管理,必须建立建立健全相应的工作制度和加强档案管理的全过程监督,保证全过程档案的连续性和完整性。

结语:总而言之,国有建筑企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分,在实际管理工作中,档案工作者必须认识到档案管理的重要性,及时发现档案管理中已经存在和即将面临的问题,并针对这些问题及时采取相应的解决策略和方法。

参考文献:

建筑企业档案管理篇(10)

当下的施工企业档案室名为档案室,实则就是存放各类档案的仓库,档案人员实则就是保管员,绝大多数的时间档案室无人问津。在衔接与沟通的管理体制方面体现的微不足道,由于管理上的被动,造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后,电子文件、信息化管理无从下手等问题。完全不能达到社会多元化的要求。

二、服务水平与信息化管理差距大

档案管理是信息开发利用的基础,信息资源的开发利用是档案管理的目的。档案的生命在于应用,而目前建筑施工企业档案工作在提供各类信息利用与服务方面,无论是案卷检索的方便性、材料编研的针对性、信息传递的快捷性、服务手段的多样性或服务的主动性、协作性等方面均存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作,有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步。

三、档案管理的重要性认识不够

对档案资料的重视度各部门参差不齐,部门员工尤其是项目施工人员对《档案法》知之甚少,对档案法制观念有待提高。对专职和兼职的档案管理人员培训工作、宣传工作及工程资料要及时完整的整理归档,制定完善的档案入库、档案借阅制度等方面都有待加强。

施工企业档案管理工作要更快更好的发展,提高核心竞争力,就要做到紧密结合现实情况,又能够符合时展的必然趋势。主要应体现在如下几点:

第一,紧紧围绕企业改革、发展、稳定这个大局来展开,要把研究档案工作自身的形成、生长、发展规律置于企业改革、发展、稳定之中,要在服从和服务于企业改革、发展、稳定之中寻求档案工作自身的创新与突破,并着力解决企业急需的热点、疑点、难点问题。只有这样,企业档案工作才能在创新中赢得主动,争取支持,提高地位,实现发展。否则就难免陷入“孤芳自赏”的尴尬境地,甚至偏离创新的方向。

第二,十以后,加强新时期党建和思想政治工作、强化民主管理职能等一系列重大而深层次的问题,这既是对建筑施工企业档案工作提出的严峻课题,也是建筑施工企业档案工作创新的极好机遇。因此,建筑施工企业档案工作只有牢固树立主动服务的意识,发挥“鉴古喻今”的不可替代的作用,为企业的中心工作及时提供能够促进企业可持续发展的各种种信息,才能寻求自身的定位与发展。

第三,做好档案资料的收集、归档工作、积累储存档案是为了更好的利用,而利用好档案信息,反过来也会促进档案管理工作。建筑施工企业档案工作作为项目施工过程中产生的智慧结晶,就应该从原有的封闭状态中走出来,在不违背保密、保管期限等前提下调整服务思路,建立新的优质服务体系,采用有偿或无偿相结合的办法,向整个社会、单位及个体使用者开放。通过对档案资料的编研,企业可以进行技术创新和管理创新,如公司各部门(如技术人员、施工人员、管理人员)都亲身体验到档案的价值,也会促进他们积极的投身到档案搜集整理的工作来,从而使建筑施工企业档案在推进社会进步中发挥重要作用。

第四,档案人员要不断解放思想,做到“不唯上、不唯书”,敢于在实践中抓住新机遇,探索新途径。要积极吸收当今世界上先进的管理经验,真正走出一条适合自身发展的新路子。概括地讲,建筑施工企业档案工作要从过去传统的封闭型和半封闭型向开放型、社会化转变,要从计划经济体制下的手工作业型向市场经济条件下的现代化管理型转变,同时,还要对现存的档案理论进行大胆改革。

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