基建工程档案论文汇总十篇

时间:2022-12-01 09:05:41

基建工程档案论文

基建工程档案论文篇(1)

我国的城市化规模逐渐扩大,城市化发展迅速,为我国的城建馆档案工作带来了不小的考验,为了能够做好城建档案的管理,需要不断增强城建档案的管理水平,本文主要论述城建档案馆档案的全宗设置相关问题。

1 城建档案馆档案全宗设置的重要作用

由于当时城建档案种类单一、数量不多,城建档案利用工作以保密为主,服务对象主要是政府机关,因此,这种管理模式尚能满足城建档案工作需要。然而,随着社会发展与科技进步,城建档案的种类日益丰富、内容日臻完善、数量急剧增加,城建档案服务对象除了政府机关外,还有社会各界和广大民众。为了顺应形势的发展需要,城建档案分类体系在城建档案管理实践中也随之发生了变化,城建档案的收集、整理、编目著录、保管、鉴定、统计、检索、提供利用等一系列管理活动都以“建设工程项目“为单位进行。“建设工程项目“是城建档案工作者在具体城建档案工作实践中探索出来、适应城建档案工作发展要求的分类单位,具有其合理性和可操作性。为了对这种客观存在的事实给予理论上的诊释,可以考虑在城建档案馆设置档案“全宗“。

2 城建档案馆档案全宗设置相关问题分析

2.1 城建档案馆档案全宗设置的理论基础

新中国成立后,从苏联引进的传统全宗定义对我国档案工作实践与理论研究产生了巨大影响。然而随着实践的发展,传统全宗理论对实践中出现的新问题难以给出圆满的答案。如与传统全宗按来源原则(主体)分类不同,城建档案馆中的大型档案有机整体是按客体事物(建设工程项目)分类的。同时,传统的全宗理论仅规定了综合档案馆中的文书档案的全宗划分原则,对城建档案馆等其他各类档案馆保管的档案没有作出明确规定。

2.2 城建档案馆档案全宗的设置

工程建设项目大多由有关主管、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与,从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动,可以将在这一过程中所产生的档案有机整体看成是以客体为中心组织社会活动所形成的客体全宗。

城建档案馆并非只有客体全宗而绝对没有主体全宗。一般情况下,城建档案馆自身作为一个立档单位收藏的本单位具有永久保存价值、能够全面反映木单位历史发展状

况的档案(一般城建档案馆具有相对独立的社会职能,并主要以自己的名义对外行文,可以构成主体全宗立档单位),应该组成主体全宗。

2.3 城建档案馆档案全宗的划分

由于主体全宗就是我国传统观念中的全宗,所以城建档案馆主体全宗的划分,可以大体上参照现有的传统全宗理论进行。

对城建档案馆客体全宗进行正确划分,首先,要明确立档单元的概念和立档单元的构成条件。立档单元是指客体全宗据以组建的核心的名称。构成立档单元的条件必须是:(1)在一定范围、层次、级别内自成系统,具有完整性;(2)具有一定规模,因而相关的文件具有相当数量。

在城建档案馆,应以一个自成体系、相对独立而又具有相当规模的建设工程项目为基木立档单元组成客体全宗,而建设工程、单位工程、分部工程等则只能作为建设工程项目的组成部分,不能独立构成客体全宗。至于工程准备阶段档案、监理档案、施工档案、竣工图档案、竣工验收档案等只能作为该项工程档案的各个组成部分,也不能独立构成全宗。

这里需要说明两个问题:第一,“建设工程项目“并非存在于传统城建档案分类体系所有大类之中。一般来讲,仅仅在市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、县(村)镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类等大类才有。例如,综合类档案主要由与城建档案工作有关的文件组成;城市勘测类档案主要由与地质、测量等有关的图纸组成;城市规划类档案主要由与城镇规划有关的文木和图纸组成;城市建设管理类档案主要由与土地、规划、建设等有关的文件和图纸组成;环境保护管理类档案主要由与环境管理和保护有关的资料组成;城市建筑科学研究类档案主要由与城市规划、建设、建筑科学技术以及城市现代化管理有关的资料组成;工程设计类档案主要由与城市工程建设有关的设计文件组成;地下管线类档案主要由与城市地下、给水、排水、排污、供气、供热、供电、电讯、军事、工业输送管线及附属设施有关的文字材料和图纸组成;声像类档案主要由反映工程建设概况的照片和反映城市发展风貌的声像编研成果以及地下管线光盘组成。以上所列举的几个大类中,都不包含“建设工程项目“,这几大类档案就不能以“建设工程项目“为基本立档单元组成客体全宗。

第二,组成“建设工程项目“的档案可以是跨类别的,它可以跨越传统分类体系的大类。不存在“建设工程项目“的几个大类中的档案可以与存在“建设工程项目“的几个大类中的档案互为交叉或补充。例如,城市勘测类、城市规划类档案可以是县(村)镇建设类同一“建设工程项目“档案的补充;城市建设管理类档案可以是市政工程类同一“建设工程项目“档案的交叉和补充;地下管线类档案可以是工业建筑类同一“建设工程项目“档案的补充等等。

3 城建档案全宗设置的创新

无论是城建档案归属与流向办法,还是建设工程文件归档范围规定,城建档案馆没有、也不可能对一个建设工程项目全过程形成的档案面面俱到地予以接收和保管。事实上,有相当一部分档案资料由建设过程中形成档案的相关单位保管,而城建档案馆馆藏中并没有这些档案。这部分档案也是一个完整的“建设工程项目“的有机组成部分,理应与馆藏档案一起组建城建档案“客体大全宗“。

通过信息化,把“客体大全宗“城建档案信息以数字化的形式存贮,在搭建先进完备大容量存储平台(数据库)的基础上,建成全市性、超大型、分布式、规范化、可共享的“客体大全宗“城建档案信息资源数据库,以城建档案馆为城市建设信息资源管理和咨询服务利用中心,对城建档案信息资源实行集中统一管理,通过网络平台进行信息传递和信息交流,向用户提供包括原文在内的“客体大全宗“城建档案信息产品,支持用户对“客体大全宗“城建档案信息的有效访问、检索和查询利用,实现“客体大全宗“城建档案信息资源全社会共享。

结束语

综上所述,在城建档案馆,档案全宗设置为客体全宗与主体全宗,即反映专业活动状况的,主要由客体全宗构成;反映进行专业活动的主体单位历史活动面貌的,主要由主体全宗构成。根据社会客观需要,城建档案馆应该以客体全宗为主组织馆藏。

参考文献

基建工程档案论文篇(2)

Keywords: Construction Project Archives; Resource Quality; Guarantee System

1 研究背景

建设工程档案是科技档案的主要构成,资源建设是其核心议题,保障国家档案资源体系的完整与安全是资源建设的基本目标。资源建设需要一系列的保障性手段,即资源保障体系。笔者曾就区域性档案信息资源保障体系进行了前期探索[1]。根据已有研究,本文所关注的国家建设工程档案资源保障体系指依据工程项目建设和档案管理要求,由建设和档案行政主管部门、各参建主体共同参与建设的保障国家建设工程档案资源完整和安全的综合管理体系。国家建设工程档案资源保障体系建设十分紧迫。

第一,随着国家基础设施建设的快速发展,据国家发改委统计[2],2015年全国新开工施工项目48万余个,2016年为61万余个,随之而来的是建设工程档案的巨大增量,建设工程档案资源保障问题凸显。

第二,党的十八大以来全面从严治党向纵深发展,面对工程建设领域腐败多发、高发态势,维护建设工程档案的凭证价值尤为重要。

第三,由于近年来建设工程违法违规行为和质量事故频发,社会公众对工程质量普遍关切,随着国家住建部《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》(建质[2014]124号)的实施,建设工程档案的社会关注度大幅提升。

第四,自21世?o初美国安然公司假账事件被披露和塞班斯法案颁布以来,发达国家对上市公司文件的法律监管日趋严格,虽然存在管理体制局限和国家意义上档案资源体系概念缺失的现象,但建设工程档案资源的规范化管理仍备受重视,国内不少企业也建立了参照塞班斯法案的内控体系。

第五,根据笔者实际调查,目前工程档案的完整和安全状况不容乐观,归档范围不准确、原材和技术资料不真实、签章手续不规范、竣工图编制不准确、整理时未遵循文件资料的有机联系,传真件和伪蓝图归档等现象突出,系统解决建设工程档案的质量问题迫在眉睫。

在这种背景下,学术研究和相关实践应加强对国家建设工程档案资源保障体系建设的关注度。本文从研究现状、认知体系和内容设计等方面进行了初步探索,以期作为后续研究的参考。

2 研究现状

2.1 关于国家档案资源保障体系的相关研究。目前学界关于国家档案资源保障体系的专门研究较少,在国家档案资源体系、档案安全保障体系和信息资源保障体系研究中有一定涉及。

一是在国家档案资源体系研究方面。傅华认为国家档案资源体系建设应加强理论建设,改善资源流向不合理、资源不完整等问题[3]。刘国能[4]论述了国家档案资源建设及其优化的意义。安小米[5]、薛匡勇[6]、李宝玲[7]、曹航和杨智勇[8]等学者研究了国家档案资源体系整合与共享的顶层设计、整合模式、协同创新机制等问题。

二是在档案安全保障体系研究方面。近年来,档案安全保障体系的研究热度较高,如张美芳、王良城认为安全保障体系包括管理安全、维护安全和开发利用安全[9]。张照余认为档案安全保障体系建设须立足主动防御的理念,实施全面系统的防护策略[10]。

三是在信息资源保障体系研究方面。何振、周伟认为电子政务信息资源的保障体系包括信息安全、技术、法制、人才等内容[11]。吴慰慈、李富玲认为可从制约因素、体系定位、组织建设和资源建设,构建区域性信息资源的保障体系[12]。霍国庆、李天琪和张晓东认为应从共性信息资源需求入手分析战略性新兴产业信息资源保障体系[13]。

2.2 关于科技档案管理的相关研究。黄世?础⒗罾蚍治隽丝萍嘉南仔畔⒆试幢U咸逑到ㄉ柚械男畔⒖煽啃院椭?识产权问题,提出了技术和法律上的保障措施[14]。苏玲认为应加强科技档案资源建设的内容质量和案卷质量,采取超前控制、归档控制和反馈控制等措施[15]。徐拥军、牛力认为科技档案管理的发展趋势涉及法规遵从、标准化等内容[16]。张斌、徐拥军认为应在树立新科技档案观,健全法规制度体系,强化监督管理体系,理顺主体权责关系,建立纳入机制,建立档案验收和审计制度,明确所有权,推进管理标准化等方面提升科技档案管理质量[17]。

2.3 关于建设工程档案的相关研究。一是关于建设工程档案与工程质量关系的研究。周福霞、王磊认为工程档案是工程质量控制的重要对象,档案管理应融入工程质量保证体系[18]。郭蕊认为工程档案在质量控制、工程维修、改建扩建、违章建筑查处和项目审计稽查方面的价值会越发显著[19]。

二是关于建设工程档案资源存在问题与对策的研究。刘宏认为应从标准化建设方面提升建设工程档案资源的质量[20]。王宝茹认为应对建设工程档案建立全过程控制机制[21]。赵蓉认为目前建设工程档案存在完整性、成套性差,技术资料不真实,签章手续不到位和竣工图编制不准确等问题,应加强宣传培训,健全体制,加强监理监督检查,准确编制竣工图,严把档案质量关[22]。杨妮认为建设工程档案资源应减弱由于参建单位多,专业素质差异大以及建设周期长,档案工作和档案工作人员的连续性不够等原因造成的不利影响[23]。杨芳分析了建设工程档案质量控制措施从保证金到“两书一证”和行政执法的发展过程[24]。

三是关于建设工程档案信息化问题研究。廖玉玲认为云计算在工程档案管理中具有应用优势,可依托建设工程档案云,建立基于云计算的建设工程档案全过程监管模式[25]。罗广国认为全面实施纸质档案电子化工作是保障建设工程档案资源的质量的方法之一[26]。张颜认为根据近年来政府相应标准规范,归档文件范围及其质量要求已经涉及了建设工程电子文件的归档和管理问题,建设工程档案有全面电子化的发展趋势[27]。

综上所述,国家建设工程档案资源保障体系建设研究迫在眉睫,相关问题已经引起了广大学者的关注,但仍存在如下问题:

第一,实践需求迫切,理论研究明显不足。较之建设工程档案的巨大增量、重要意义和存在问题,学界并没有给予相应的重视程度,围绕资源体系的多数研究仍以管理类文档为主,建设工程档案资源的专门论述较为缺乏,近十年内建设工程档案领域的部级科研课题和博士论文数量很少,国家建设工程档案资源保障体系建设的理论研究亟待深入。

第二,规范标准缺失,制度研究亟待推进。面对建筑保证金制度取消、城建档案馆行政职能削弱、建设行政管理部门对建设工程档案监管弱化和有关建设工程档案标准不协调等现象,在顶层设计上探索国家建设工程档案资源管控协调的政策规范研究不足。

第三,信息技术应用滞后,信息化研究急需跟进。已有研究侧重于建设工程档案的整理、施工环节中工程资料的组织设计,对多参建主体、跨信息平台环境下建设工程文件形成和运动规律的探索相对滞后,未来应立足于工程项目全生命周期管理的背景,更加全面系统地考察国家建设工程档案资源建设的信息化问题。

3 国家建设工程档案资源保障体系研究的认知体系

3.1 确立宏观认知。国家建设工程档案资源保障体系存在于“社会需求―档案实践―档案产品”的宏观系统中[28],是建设工程领域社会需求在档案资源建设中的具体体现。各种保障手段应积极响应保障建设工程档案资源质量的现实需求,把握建设工程文件形成规律与建设工程档案资源质量的内在关系,确立国家管控统筹建设工程档案资源的重要理念,明晰相关行政主管部门、各参建主体的权责关系和角色定位,在工程项目全生命周期管理中嵌入建设工程档案资源保障体系,融合技术、协同发展。宏观认知的核心是从国家档案资源体系建设的站位关切建设工程档案资源建设的质量、顶层设计和信息化问题。

3.2 建立微观思路。根据“价值维度―形态维度―信息维度”的档案系统微观结构[29],国家建设工程档案资源保障体系应由体现体系建设导向的价值维度、体现体系内档案属性要求的形态维度和体现体系内信息运动规律的信息维度构成,它们分别对应理论研究、档案质量研究以及制度和技术研究――这也正是基于目前研究现状的合理选择。

研究过程应以理论体系建设研究,回应建设工程档案资源保障问题的实践关切;以资源质量研究,夯实国家建设工程档案资源的质量基础;以制度研究,明确国家建设工程档案资源保障体系的体制机制和业务规范;以技术研究,促进信息技术在国家建设工程档案资源保障体系上的深入应用,加快国家建设工程档案资源建设的信息化步伐。

4 国家建设工程档案资源保障体系研究的内容设计

4.1 国家建设工程档案资源保障体系理论研究。包括分析国家建设工程档案实践的现状与?势,总结国家档案资源体系建设、科技档案管理、工程项目管理和信息技术应用的新理念、新模式,分析国家建设工程档案资源保障体系的核心概念和逻辑线索,明确包括资源质量、管理制度和信息技术应用等在内的保障体系基本内容等。研究目的是构建国家建设工程档案资源保障体系的理论体系。

4.2 国家建设工程档案资源质量问题研究。包括分析工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件的组织设计和文件形成背景,考察建设工程文件在各参建主体之间的流转,揭示建设工程文件的形成规律,分析影响档案完整与安全的要素及质量问题。研究目的是夯实国家建设工程档案资源的质量基础。

4.3 国家建设工程档案资源保障政策研究。包括分析当前国家建设工程档案资源保障体系所涉及的管理体制问题,研究建设行政管理部门、城建档案馆、综合档案馆以及档案行政管理部门在建设工程档案资源管理中的角色,探索国家管控统筹建设工程档案资源的必要性和可行性,明确资源管控的主导权。在此基础上,研究国家建设工程档案资源保障体系管控协调机制,发展动力机制和共建共享机制。研究目的是完成对国家建设工程档案管理顶层设计的构想。

4.4 国家建设工程档案资源保障标准规范研究。包括梳理现有国家建设工程档案资源相关标准规范,分析相关行政主管部门所颁布同类标准规范的差异及其成因,如关于立卷单位和编制单位的表述差异、保管期限的设定差异、归档工程文件的种类与数量差异等问题,根据合理的管控协调机制,明确标准规范制定的原则、方法及有关内容。研究目的是完善国家建设工程档案管理的程序与规则。

4.5 国家建设工程档案资源保障信息化研究。包括分析基于建设产品和建设过程的信息模型和信息管理、虚拟建筑、可视化应用等建设项目管理信息化趋势,探索建设工程档案信息化的方向和路径,以云计算、大数据、物联网、移动互联网为代表的新一代信息技术持续推进国家建设工程档案资源保障体系的平台建设,实现工程项目全生命周期管理背景下的融合发展。研究目的是解决国家建设工程档案资源保障体系在数字时代的实现形式。

基建工程档案论文篇(3)

 

高校基建档案是科技档案的一个重要组成部分,自1993年国家教育委员会关于《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》至今,高校档案管理基本按照这两个“蓝本”执行,而社会上档案观念的转变、监理制度的实施、对基建工程审计的加强,使基建档案的特点与十几年前相比有了很大变化,也导致目前基建档案的库存状况存在一些不太合理的地方,所以基建档案的归档范围和保管期限亟须改进。

基建档案是指在基建管理和工程项目活动中直接形成的,其价值主要体现在学校基础设施的扩建、新建;后勤服务中心对基础设施的维护和修理、危房鉴定、房产部门办理房产证,以及工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面,由此可见基建档案的重要性。

要更进一步科学化地管理好基建档案,必须充分认识高校基建档案的特点。

一、高校基建档案的特点

目前高校投资主体多元化,多元化也必然带来管理的多重性,从而增添了档案管理工作的复杂性和社会性,对高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性都提出了更高地要求,而抓住基建档案的特点,是高校基建档案管理的关键所在。主要有以下七点:

①专业性,集中表现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业特点。

②成套性,基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的,规律性地形成了一系列相关科技文件。硕士论文,档案管理。在基建项目建设过程中,包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件,要把整个工程的来龙去脉清楚显现。

③现实性,是指它具有较强的现实使用性。其它文件材料归档后,基本上完成了现行功能,多半是用来历史查考,而基建档案则不同,它不仅没有退出现行使用过程,而是在较长时期内发挥现行效用。

④广泛性,档案材料的来源十分广泛,从工程项目建议书到竣工验收,档案材料来源涉及到政府部门审批、设计部门论证设计、施工单位实施建设、监理单位监督管理、质监部门质量评定以及材料、设备供货单位的合格证书、检验报告等等都使基建档案材料具备了广泛性特点。

⑤复杂性,基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、暖通、供变电、消防等多种专业内容,这些专业有机地融合才能完成一个建筑单位工程,也带来了专业内容的复杂性。

⑥庞大性,基本建设项目,由于投资规模往往较大,参与单位多,涉及专业广,以及项目归档文件套数多等因素,使得最终形成的基建档案数量远比其他技术活动行程的档案多。硕士论文,档案管理。

二、高校档案管理中普遍存在的问题

在实际管理中还存在诸多问题,比如施工图纸的变更部分没有重新绘制到竣工图纸上;项目文件涉及单位多,收集不齐全;学校立卷制度不细致等等;从大方面讲主要存在于三个方面:

①档案意识不强,归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够,由于思想认识不足宣传力度不够,致使一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中,能经常发现有些工程项目档案内容丢失,图物不符,不少材料分散在承办人和技术人员手中,其中设计变更、施工记录等的遗失最为常见。严重者还有管理人不交接、不存档,“人在资料在,人换资料失”的现象。一般情况,高校仅能做到目录级管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,没有相应的材料和电子资料。具体材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写等不符合归档要求的材料。硕士论文,档案管理。对于一些隐蔽工程、地下管网工程等也普遍存在没有及时记录和编制准确的资料、数据等竣工档案。

②管理制度不严格,缺少制度保障。硕士论文,档案管理。虽然国家自1994年1月1日全面要求实施高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,但由于基建工程涉及多个部门,在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段,导致档案工作难落实,管理人员敷衍了事,消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。除此之外,在人员、设备经费保障上也不能满足,对专(兼)职人员不能进行定期培训,在这些需要经费支持的工作中,学校往往投入的专项费用很少甚至没有,这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。

③ 缺乏档案专业人员。目前大多数高校都在进行“新校区”建设,基建部门和档案管理部门的人员较少,能分配给专职的档案管理人员更是严重不足,既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者,应能在了解基建工作流程的基础上,掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术,因为“新校区”建设工程浩大,没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失,这一点普遍存在于建设单位和施工单位。

三、高校基建档案管理的对策办法

①制度要健全,约束机制要完善。根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》细则实施是不够的,要根据每个工程实际情况因地制宜,建立好符合学校或者基建部门特点的制度,它并不是按部就班。基建档案是一项专业很强的工作,集科学性、严谨性、特定性于一体,力求完整、齐全、系统、准确。首先,要建立档案管理组织结构和明确岗位职责,不仅在校级有管理机构,而且基建部门也应设立专人负责,两者既有分工,又有合作。这样才能提高档案收集的准确性,减少收档人员工作强度。

②执行要坚决,归档管理要同步。硕士论文,档案管理。在档案管理工作中做到“有法可依,有法必依,违法必究”,这是做好基建档案管理的关键。因此,要制定严格的检查和交接制度。按章管理,能使基建档案工作纳入系统化、规范化的轨道。基建档案资料主要是在建设过程中产生的,提高档案的卷宗质量,应坚持基建档案“三纳入”、“三同步”管理。在实际操作中,可以加入比如:每月技术例会检查,重点工作归咎;档案管理部门参加成果鉴定,工程竣工验收,专家会谈等活动。做到边施工边整理,软硬件同步进行,保证竣工时,竣工档案完整齐全,从而使归档工作得以顺利进行。

③领导观念更新,硬件投入加大。搞好基建档案管理工作,需要领导重视,领导实实在在的支持是搞好档案管理的工作关键,只有领导对档案管理工作的支持,才能将基建档案纳入工作计划,进行统一管理,分配各科室工作,形成网络,责任到人。硕士论文,档案管理。同时,逐步利用先进的科学技术设备,提高学校基建档案管理部门和立卷归档单位的工作效率,把繁重的组卷、调卷、抄写卷内目录等手工操作中解脱出来,逐步变手工操作为方便快捷高效的办公自动化管理,添加必要的计算机、复印机、扫描仪等等。

④多方协作,建立信息化管理制度流程。由于基建档案牵扯单位较多,常涉及政府部门、施工单位、监理部门、质检部门等,因此需多方密切合作。为提高工作效率,必须进行信息化管理,建立信息化管理制度。

随着高等教育事业的发展,高校基建投资日益增大,建设工程也逐年增多,建设工程档案管理也越来越复杂。因此在日后的工作中,要不断发现问题,不断创新,为学校基本建设做好重要的历史记录,适应形势,满足学校的整体需求。

参考文献:

[1]缪长江.建设工程项目管理(全国一级建造师执业资格考试用书).2010年第二版

[2]黄福如.高校合并后基建档案管理存在的问题与对策[J].文教资料,2007,(8)

基建工程档案论文篇(4)

基建工程档案也称工程建设档案,是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的、有保存和利用价值的竣工图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关经济技术资料。它是工程建设及竣工验收、交付使用的必备条件,也是对工程进行管理、改建、扩建、修缮的重要资料。随着医院基建工程的迅速发展,基础设施建设不断完善,基建工程档案作为一个独立的档案管理门类,也越来越受到医院档案管理部门的重视,搞好基建工程档案建设,提高档案的实用价值显得非常重要。

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医院基建工程档案特点

医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体,围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生,并被传送到相关的部门和资料的需要者,形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征--价值性、滞后性、共享性外,还具有工程技术个性特征,它具有原始数据来源的分散性,加工处理的多样性和其时间、空间的差异性,以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性[1]。

基建工程档案和其它科技档案一样具有两个属性,一是具有使用价值,二是其本身就是一种科技信息。利用基建工程档案可以提高办事效率,节省人力、物力、财力,缩短设计、施工、结算周期;同时为医院的基建提供有价值的信息,为领导的决策提供有力的依据。只有充分了解和认识医院基建工程档案的价值,才有可能从实际出发,进行具体分析,发现其使用价值,充分发挥基建工程档案的社会效益和经济效益,更好地为医院教育和科研服务。

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医院基建工程档案的构成

医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成[2]。根据基建档案形成的特点,为了保证档案的完整性、可靠性和系统性,应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书,可行性研究报告,批准的立项报告,土地征用、拆迁补偿文件,批准的医院规划图,有关部门测绘的地形图、用地红线图,以及开工前必须的各种文件,如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同,地质勘探资料,施工图纸,图纸会审记录,设计修改通知、竣工图纸等。③工程施工档案包括开工报告,施工组织设计,技术交底,隐蔽工程验收记录,混凝土工程施工记录,主体结构验收记录,钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告,工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。④工程竣工结算经济档案包括招标文件,中标通知书,投标文件(或工程概、预算书),竣工结算审核书,工程量计算书,审计报告和审计工作底稿等。⑤工程后期维修、装修、改造档案包括改造翻修图纸或文字叙述的简单维修、装修内容,招投标文件,工程结算审核书,工程量计算书,审计报告和审计工作底稿等。

3 医院基建工程档案的作用

要搞好医院基建工程档案的建设,首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用,建档的目的是为医院的建设和发展服务,档案离开了“作用”其价值就无从体现。

3.1 对同类工程设计具有重复利用和参考价值 医院基建工程档案是从过去建院过程中形成的各种文件、凭证、函件、图纸、工程预算、竣工结算和各项记录等技术资料转化而来,它客观地记载了当时的历史情况,反映医院基本建设的完整过程。尤其是工程设计档案的最大特点是可以重复利用,这是基建工程档案通用性强的特征决定的,例如一些医技楼,

病房楼、门诊楼和道路等都可以略加修改重复使用或借鉴以往的施工图。基建工程设计档案一般已经过了施工考验,承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料,不仅可以加快速度,还可以提高设计质量减少设计成本[3]。

3.2 对日常维修具有参考借鉴和利用价值 高校基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用,档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报,维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案,基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整,就是一份准确的投资估算;利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明,就是一套完整的维修施工图纸;利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿,维修工程价款结算可以做到快速准确。地下管网的改造、维修和新建工程地基开挖,更离不开基础设施工程档案,学校基础设施的维护与管理需要基建档案提供详细信息。

4 医院基建工程档案的建设

医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用,必须搞好基建工程档案的建设,要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作El程上,需要做好以下几个方面的工作。 转贴于

4.1 提高人员素质,增强档案意识 要增强档案意识,改变“在档案收集时你送我要,在档案利用上你查我调”的状态,档案人员不能仅仅是档案材料的保管员,而应是档案的形成者、管理者,要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识并逐步将这些意识形成习惯。要加强基建工程档案管理人员的素质训练,选拔有事业心和责任感、具有一定专业知识的人员担任档案管理工作,同时考虑到基建工程档案的特殊性,要从基建管理和档案管理两方面进行培训,不断提高档案管理人员的业务水平。

4.2 完善管理机制,健全岗位责任制 在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时,要建立和完善基建档案管理的有效机制。由于医院基建工程档案冗繁的特征,它的内容多、种类杂、收集时间长,故必须建立岗位责任制,责任到人,分工合作,奖励先进,鞭策落后,这是一项难度较大的管理工作,它需要多方配合方能落到实处。施工单位应做好收集和提供原始凭证工作,包括开工、竣工报告,施工组织设计,技术交底,隐蔽工程验收记录,图纸会审纪录,设计修改通知、定位放线测量记录,材料出厂合格证,材料质量鉴定书,混凝土工程施工记录,主体结构验收记录,钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告,工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件,如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料,包括分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、基础处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令,沉降观察记录各种验收文件等。基建部门应收集作为基建职能部门在进行建设过程中与有关部门之间产生的相关工程建设的文件、函件,如设计文件、招投标文件,政府有关职能部门批文等。审计部门应收集在审计过程中对施工单位所提供的审计资料的真实性、完整性、可靠性的确认资料,市场材料价格确认资料、收集工程量计算书、结算过程的初审意见、核对后意见,终审意见及完整的结算审计报告及审计底稿等。医院基建工程管理部门要明确将档案工作纳入基建各科室的工作职责范围,对于施工过程的经济技术资料不能一味依赖施工单位收集提供,形成人人关心档案,自觉收集、保管、爱护档案的习惯。

4.3 加大硬件投入。建立电子档案 要加大硬件投入,引进现代化管理技术,为档案管理现代化、电子化提供物质基础。计算机的运用极大地方便档案的整理、检索等工作。随着档案电子化的发展,基建档案管理工作面临的一个主要问题就是将工程图纸电子化。可要求设计单位提供电子版竣工图纸,把设计变更完整地在图纸上进行反映,对以前大量的有保存价值的图纸档案,可通过扫描转化为电子档案,如有条件可进一步对文件进行矢量化,以便于直接利用[4]。对于工程竣工结算等资料必须做到电子存档。

4.4 规范建档程序。密切协作关系 在每项工程开工前,档案管理人员都要做好资料收集的前期准备工作,要保证资料收集与工程建设同步进行,在工程建设前期,档案人员要及时了解工程的总体安排,对需要收集的资料做到心中有数;在施工过程中,基建档案人员要深入施工现场。要加强对基建管理单位档案工作的指导、督察,并定期对档案进行阶段性清查清欠,对没有及时归档的部分,要列出清单及时索取,借用档案的要及时督促归档,以防因借用人对档案保管不善而造成丢失损坏。

4.5 科学分类。系统立卷 立档工作是档案工作的重要一环,立档说明是人们查阅档案资料的指南。由于工程规模大小不一、复杂程度不同,产生的档案数量也不一样,随之而来的案卷确立也不尽一致。因此分类不能凭主观想象,而应考虑项目特点及其内在联系,要依照有关规定和要求进行案卷整理,合理划分,并按重要程度和工作程序依次排列,方便管理,方便查阅。

4.6 重视维修改建资料归档,不断完善基建档案 工程投入使用后,由于各种原因,建筑物的改造、装修时有发生,如门窗拆换、隔墙拆除或新砌,弱电系统增加,强电部分改造等,这些有的有图纸,有的用文字叙述,对于这些都应进行有关资料的整理,该补图的补图,该拍照的拍照,该写备忘录的就写备忘录,连同维修、改建工程结算资料一起纳入变更档案管理,使学校的基建工程档案不断的充实完善,有利于今后查阅和重复利用。

5 结束语

基建工程档案是医院的宝贵财富,是医院基本建设的历史记录,反映了医院基础设施和固定资产的整体水平,随着医院规模的扩大、办院条件的改善,医院的基本建设档案会大量产生,随之而来的维修工程也会大量增加,档案的开发利用价值会不断显现,医院基建工程档案的管理是医院基建管理的基础,在医院基本建设中起着不容忽视的作用,只有加强其建设,认识其重要性,才能更好的发挥它的作用。

参 考 文 献

[1]王传宇.科学技术档案管理学[M].北京:档案出版社,1986:28

基建工程档案论文篇(5)

随着我国高等教育的快速发展,招生规模不断扩大,高校的基本建设进入了高速发展时期,随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上,每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等,建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料,高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分,它不仅是高校基建工作真实记录,而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹,其实际保存价值应该受到重视。

高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,但建设单位作为工程项目管理的主体,自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案,就缺少了日常维护和以后改造的依据,基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展,为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录,也对学校发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程提供相互要求的依据;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天更有利于将来,是高校一笔宝贵的物质财富。

从现在高校基建管理档案来看,高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要,尚存在一些不容忽视的问题,如:档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此,必须加强建设工程档案的管理,建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。

一、高校基建档案的主要内容和特点

高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料,是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设,从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录,其主要特点是:

(一)专业性

是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。

(二)成套性

是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。

(三)现实性

是指档案有很强的现实使用价值,不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找,而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。

(四)周期长

主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结,持续时间长,一般为1-2年,大型项目2年或更长时间,时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。

二、高校基建档案管理的意义

(一)记录高校建设历史

基建档案承载了高校基本建设大量的信息,它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。

(二)对高校的续建和发展具有参考作用

完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料,在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕,建设过程不走弯路,节省时间,提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层,该楼的基础设计承载7层的荷载,当时由于资金不足仅建了4层,那么可以直接查阅原始图纸资料,根据设计图纸直接施工。

(三)在建设过程中可以重复利用

档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录,而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征,可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验,通用性很强的设计标准图整理归档后,重复利用不仅可以缩短建设时间,而且还能节省劳动耗费,同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。

三、高校基建档案管理存在的问题

(一)档案资料收集不齐全

基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大,直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位,只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果,对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不在项目竣工接近验收时采取补救措施,按照以往工作惯例编制资料,交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生,不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后,逐步丰富和错乱起来,自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网,到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校,管网图成了某些技术人员脑子里的记忆,随用随想,时间久了,当年的现场技术人员退休后,这样的记忆信息就丢失了,给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

(二)档案资料编制质量不高

大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行,普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高,工程资料归档意识薄弱,对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样,它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员,整理资料时也不严格按照相关规范执行,导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改,造成竣工图与实际竣工项目不相符,存在数据误差是一定的;竣工图纸上相关责任人审核没有签字,竣工图纸漏缺竣工图章,或者有竣工图章没有签名,竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后,资料还不能及时归档,严重影响了后期档案的完整性。

(三)档案资料的数据内容缺乏准确性

施工过程中临时发生的变更,没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中,变更执行的程序也不规范,导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识,没有工程项目建设相关的技术知识,难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况,判断不清是否图物相符,不能准确识别数据可靠性。

(四)档案资料使用手段有待更新

传统的基建档案主要以纸质、实物为载体,易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用,目前高校基建档案的利用,一般是使用者到档案室查阅或借阅,使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是,原件借出不能保证安全,一旦丢失不可补救;另一方面频繁使用,原件会破损。因此,传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

四、加强基建档案管理的措施

(一)领导重视是做好基建档案管理工作的关键

学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性,尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识,思想上要认识到基建档案管理工作的重要性,建立完善的档案管理组织体系和制度体系,实现规范化的管理,才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

(二)增强学校基建部门收集档案的责任感

只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作,学校要建立以基建处为责任主体的组织机构,明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者,应有专门负责人分管此项工作,并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则,即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

(三)加强档案管理人员业务培训,提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训,让管理人员学习相关理论知识,领会现代化管理的业务要求标准,鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论,摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识,更要熟悉工程项目建设流程,知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

(四)明确职责、及时收集,确保档案工作有效落实

基建工程档案论文篇(6)

由于当时城建档案种类单一、数量不多,城建档案利用工作以保密为主,服务对象主要是政府机关,因此,这种管理模式尚能满足城建档案工作需要。然而,随着社会发展与科技进步,城建档案的种类日益丰富、内容日臻完善、数量急剧增加,城建档案服务对象除了政府机关外,还有社会各界和广大民众。为了顺应形势的发展需要,城建档案分类体系在城建档案管理实践中也随之发生了变化,城建档案的收集、整理、编目著录、保管、鉴定、统计、检索、提供利用等一系列管理活动都以“建设工程项目“为单位进行。“建设工程项目“是城建档案工作者在具体城建档案工作实践中探索出来、适应城建档案工作发展要求的分类单位,具有其合理性和可操作性。为了对这种客观存在的事实给予理论上的诊释,可以考虑在城建档案馆设置档案“全宗“。

2 城建档案馆档案全宗设置相关问题分析

2.1 城建档案馆档案全宗设置的理论基础

新中国成立后,从苏联引进的传统全宗定义对我国档案工作实践与理论研究产生了巨大影响。然而随着实践的发展,传统全宗理论对实践中出现的新问题难以给出圆满的答案。如与传统全宗按来源原则(主体)分类不同,城建档案馆中的大型档案有机整体是按客体事物(建设工程项目)分类的。同时,传统的全宗理论仅规定了综合档案馆中的文书档案的全宗划分原则,对城建档案馆等其他各类档案馆保管的档案没有作出明确规定。

2.2 城建档案馆档案全宗的设置

工程建设项目大多由有关主管、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与,从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动,可以将在这一过程中所产生的档案有机整体看成是以客体为中心组织社会活动所形成的客体全宗。

城建档案馆并非只有客体全宗而绝对没有主体全宗。一般情况下,城建档案馆自身作为一个立档单位收藏的本单位具有永久保存价值、能够全面反映木单位历史发展状

况的档案(一般城建档案馆具有相对独立的社会职能,并主要以自己的名义对外行文,可以构成主体全宗立档单位),应该组成主体全宗。

2.3 城建档案馆档案全宗的划分

由于主体全宗就是我国传统观念中的全宗,所以城建档案馆主体全宗的划分,可以大体上参照现有的传统全宗理论进行。

对城建档案馆客体全宗进行正确划分,首先,要明确立档单元的概念和立档单元的构成条件。立档单元是指客体全宗据以组建的核心的名称。构成立档单元的条件必须是:(1)在一定范围、层次、级别内自成系统,具有完整性;(2)具有一定规模,因而相关的文件具有相当数量。

在城建档案馆,应以一个自成体系、相对独立而又具有相当规模的建设工程项目为基木立档单元组成客体全宗,而建设工程、单位工程、分部工程等则只能作为建设工程项目的组成部分,不能独立构成客体全宗。至于工程准备阶段档案、监理档案、施工档案、竣工图档案、竣工验收档案等只能作为该项工程档案的各个组成部分,也不能独立构成全宗。

这里需要说明两个问题:第一,“建设工程项目“并非存在于传统城建档案分类体系所有大类之中。一般来讲,仅仅在市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹园林绿化类、县(村)镇建设类、人防军事工程类、水利防灾类等大类才有。例如,综合类档案主要由与城建档案工作有关的文件组成;城市勘测类档案主要由与地质、测量等有关的图纸组成;城市规划类档案主要由与城镇规划有关的文木和图纸组成;城市建设管理类档案主要由与土地、规划、建设等有关的文件和图纸组成;环境保护管理类档案主要由与环境管理和保护有关的资料组成;城市建筑科学研究类档案主要由与城市规划、建设、建筑科学技术以及城市现代化管理有关的资料组成;工程设计类档案主要由与城市工程建设有关的设计文件组成;地下管线类档案主要由与城市地下、给水、排水、排污、供气、供热、供电、电讯、军事、工业输送管线及附属设施有关的文字材料和图纸组成;声像类档案主要由反映工程建设概况的照片和反映城市发展风貌的声像编研成果以及地下管线光盘组成。以上所列举的几个大类中,都不包含“建设工程项目“,这几大类档案就不能以“建设工程项目“为基本立档单元组成客体全宗。

第二,组成“建设工程项目“的档案可以是跨类别的,它可以跨越传统分类体系的大类。不存在“建设工程项目“的几个大类中的档案可以与存在“建设工程项目“的几个大类中的档案互为交叉或补充。例如,城市勘测类、城市规划类档案可以是县(村)镇建设类同一“建设工程项目“档案的补充;城市建设管理类档案可以是市政工程类同一“建设工程项目“档案的交叉和补充;地下管线类档案可以是工业建筑类同一“建设工程项目“档案的补充等等。

3 城建档案全宗设置的创新

无论是城建档案归属与流向办法,还是建设工程文件归档范围规定,城建档案馆没有、也不可能对一个建设工程项目全过程形成的档案面面俱到地予以接收和保管。事实上,有相当一部分档案资料由建设过程中形成档案的相关单位保管,而城建档案馆馆藏中并没有这些档案。这部分档案也是一个完整的“建设工程项目“的有机组成部分,理应与馆藏档案一起组建城建档案“客体大全宗“。

基建工程档案论文篇(7)

引言:电力企业的档案,是指电力企业的各部门在电力企业生产、管理、经营的实践活动中直接形成的反映电力企业政治、历史、经济、科学、技术、生产、文化等方面内容的,具有价值的各种文字,图表,声像,实物等各种形式的历史原始记录。电力企业工程档案管理不仅是电力企业改制背景下的重要内容之一,而且还是确保电力企业施工工程顺利进行的有力保障。

1.档案工作内容

1.1.文书材料的立卷:根据国家实行文书部门立卷的原则,为全面真实地反映一个企业的历史面貌,及时地将企业在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷。

1.2.档案的收集及整理:为了最大限度地发挥档案的作用,定期将分散在各部门的文书档案集中到档案室,对将要撤消部门或单位的文书档案要及时收集,对所收集的档案进行鉴定做到去粗取精,并按着一定的规律和原则加以科学地整理使其更加系统化。

1.3.档案的检索及保护:为了满足大多数人对档案的利用,编写档案目录,对档案进行科学分类和放置,做到门类清晰,井井有条安全可靠。

2.如何加强当前电力企业档案管理,应该从以下几个方面加以改进。

2.1 档案管理意识

应该充分认识到档案管理对电力基建工作的重要性。一方面,要加强对相关领导和管理人员的档案管理意识教育,增强他们对档案管理重要性的认识,在重视工程建设和建设质量的同时给予档案管理应有的关注和投入;另一方面,要加强对设计单位、施工单位、监理单位以及相关人员的教育,在实际工作中重视并自觉参与和支持基建档案的管理工作,才能共同做好电力基建的档案管理。

2.2 强化电力档案管理

第一,要建立完善的电力基建档案管理体制和机构,将基建档案管理纳入到电力基建管理体制,纳入到对相关责任人的考核中,作为整个建设工程的一个重要环节加以设计和管理。还要建立完备的档案管理组织机构网络,总公司、分公司以及具体的施工单位都应该配备专兼职人员负责档案的手机与管理,形成协调配合的组织网络。

第二,要完善电力基建档案管理制度。尤其是建设单位与施工单位要就档案管理形成具有约束力的协议,施工单位要将相应的文档资料如实提供给建设单位,并按照统一的管理规范加以分类管理。这可以通过在建设合同中以专门条款的形式加以规范。在监理环节,也要对档案管理工作进行规范,明确监理机构对档案管理的权利和义务,以对工程质量相同的重视程度开展基建档案管理的监督。

第三,档案管理人员应该全程参与到相关文档的管理过程中。只有从项目的设计、施工到最后的竣工验收整个环节全面把握工程建设,才能对工程有全面、系统的把握,才能更加科学地甄别区分不同文档资料的重要性,才能做好归档管理工作。

2.3 电力企业档案管理的理论研究滞后

电力服务大到整个国家、各行业各领域小到千家万户,电力从建设、生产、传输、运行,到销售、计量、结算、管理是一个十分复杂繁琐的过程,为实现管理需要,电力企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统,这些系统承载着大量的电力企业管理信息,并且随着电力的发展而快速的更新。但一些系统在早期开发时并未考虑与档案系统相融合,档案管理人员如果不了解到企业信息管理系统,则很难掌握到企业信息或根本接收不到档案。在新形势下,电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。

2.4持续培训提高档案管理人员专业素质

加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养是电力企业档案管理工作质量的关键。首先,可以采取多种有效的培训方式,一方面可以从企业外部聘请档案管理专家入场进行理论辅导,另一方面还可以采取现场培训的方式,将培训和实际操作相结合,使档案管理人员能够通过亲身参与从而较快掌握档案管理工作的基本要领和工作技巧。其次,要注重培训的可持续性。既要对档案管理人员(尤其是新进档案人员)进行定期培训,还要密切关注档案管理理论和实践的外部发展动态以及信息技术的发展状况,根据实际需要,不定期地开展有针对性的培训。

2.5保证工程档案资料的齐全完整

由于供电企业建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《供电企业建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。

2.6如何利用档案管理

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用,为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段,做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现,档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。

3.总结

基建工程档案论文篇(8)

        0 引言

        文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。

        文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。 

        然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

        1 转变教育观念,完善课程体系

        传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。

        2 积极探索研究,改革教学方法

        文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:

        2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。

        2.2 加强实践教学 在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。

        2.3 探索新型教学方法

        2.3.1 范本教学法 俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。

        2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。

        2.3.3 实物演示法 俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。

        2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

        3 加强“双师型”教师队伍建设

        受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

        将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献:

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[j].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[j].秘书杂志.2005(12).11-14.

基建工程档案论文篇(9)

0引言

文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。

文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。

然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

1转变教育观念,完善课程体系

传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。

2积极探索研究,改革教学方法

文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:

2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。

2.2加强实践教学在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。

2.3探索新型教学方法

2.3.1范本教学法俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。:

2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。

2.3.3实物演示法俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。

2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

3加强“双师型”教师队伍建设

受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献:

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005(12).11-14.

基建工程档案论文篇(10)

一、问题提出

基本建设是一项由多主体参与,建设周期相对较长并高度依赖各种专业知识的智力型活动。基建档案是基本建设全生命周期中形成的文字、图表、声像等具有保存价值信息资料总称[1],具有最原始、最真实、最全面的特性,是对相关项目进行进一步改扩建或修缮的基本依据。基建档案除具有一般文书档案原始记录性、信息性、真实性、价值性等特点之外,还具有内容专业性、成套完整性、现实使用性、整理动态性、来源广泛性、

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明,我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5],

与欧美发达国家差距较大。以美国为例,美国政府十分重视基建档案收集与保管,档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富,比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外,甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框,妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础,提高基建档案管理研究水平,本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践,从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求,本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等,力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

(一)基建档案管理机制研究

从管理层面分析,基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此,本文运用“PDCA循环法则”,按照统分结合(“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”)的思路,开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”,是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS(Plan,Do,See)演化而来,经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)顺序依次开展工作,并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环,成功经验应加以肯定并推广,推进管理的标准化;失败教训要加以总结,以应用到下一个循环,实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则,将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

(1)计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定,是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点,始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段,主要内容包括:一是明确档案管理是项目管理的必要组成,要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理,界定清楚各方管理责任;二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间;三是明确档案管理的组织方式,包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等;四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后,方能生效。

(2)管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划,明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求;分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划,制定具体的档案管理实施计划,履行各自档案管理职责,完成总体计划的各项要求;集中归档是指项目建设完成后,其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方,由业主方进行查验、接收,并依据相关标准和要求,进行分类、装订、归档、移交或备案。

(3)检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心,具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中,业主方要将定期检查与不定期抽查相结合,做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查,健全借阅制度、复印制度,保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

(4)经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节,也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法,要及时总结提炼,形成制度,进行推广,做到标准化;失败教训更是弥足珍贵,应引起业主方高度重视,组织研究应对措施,以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题,逐步提高基建档案管理的整体水平。

(二)基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论,定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制,以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作,并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节,基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方,其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容,是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识,对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论,范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序,进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础,也是形成基建档案范围管理成果的最终依据,应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义,并结合各自管理职能,对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据,应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的,有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请,获得批准同意并调整初始定义后,方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后,最终形成三项成果:一是工作任务书,明确基建档案管理的主要任务;二是工作说明书,详细解释基建档案管理过程中的相关事项;三是工作分解结构(WBS),确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构(WBS)是基建档案范围管理的核心要件,也是进行基建档案验收的最终依据。

(三)基建档案归档方法研究

项目竣工后,业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践,我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点,遵循“方便查阅,便于使用,完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为,基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下,遵循基建文件自身形成规律,保持文件间有机联系,采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元;‘件’内文件批复在前,申请在后,转发文在前,被转发文在后;项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档,以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究,开展基建档案管理工作,要着力抓好以下几点。

(一)增强意识,重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设,轻资料收集”的观念,特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用,加强档案重要性宣传,营造并形成“人人重视档案资料收集,人人具备档案管理基本素质”的良好氛围,将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制,注重对基建管理人员的档案知识培训,鼓励开展基建档案专题研究,提高基建档案管理的智力支撑水平;加大资金投入力度,运用新兴科技提高档案设施装备水平,保证档案资料存储安全、使用便捷,实现管理的信息化与现代化。

(二)采取措施,提高基建档案管理要求

基建档案管理面广、涉及主体多,管理难度大。业主方作为最终责任者,要发挥好统筹、协调与指导作用,研究采取有效措施,细化对其他建设相关方的管理要求。一是进一步建立健全基建档案管理机制,将档案管理计划细化为总体计划、实施计划两个层次,分级制定,分块实施,集中归档;明确基建档案管理的工作任务书、工作说明书以及工作分解结构(WBS),界定清楚各建设相关方的管理责任。二是要将基建档案管理要求形成条款纳入有关合同,以明晰业主方与其他建设相关方的责权关系,强化基建档案管理实施的强制性。三是要进一步建立健全基建档案管理的监督制度、借阅制度,保证项目档案能够及时集中归档,避免零散分散保存,造成遗失。

(三)强化研究,逐步增强基建档案管理科学化水平

随着现代管理学的发展与现代科学技术的进步,基建档案管理应与时俱进,不断运用新理论、新技术,逐步提高管理的现代化水平。在此过程中,应加强基建档案管理专题研究,以提高管理实务的智力支撑储备水平。一是要进一步加强基建档案管理机制研究,使得基建档案管理与基建项目流程管理更加协调一致,各建设相关方更加自觉地强化档案管理;二是要继续加强基建档案管理标准体系研究,逐步提高基建档案管理的标准化水平。

参考文献:

[1]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报,2007(6):124-126.

[2]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].图书与档案,2011(3):380-381.

[3]林端庄.高校基建档案管理对策浅议[J].城建档案,2008(10):49-51.

[4]汤海英.基建档案问题解决“三步走”[J].档案学研究,2009(3):49-51.

[5]刘岩岩.基建档案建设与管理工作的探讨[J].四川有色金属,2011(12):65-67.

[6]王英玮.档案价值鉴定基础理论若干关键性问题研究[J].图书情报工作,2013(5):13-18.

[7]任改莲.档案价值鉴定谈略[J].内蒙古农业大学学报(社会科学版),2012(6):202-203.

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