大学生档案整理篇（1）

大学生档案记载着在校期间的学习、生活及各种表现情况，是了解学生的重要信息资源，也是用人单位选拔人才的主要依据，是国家人事档案的重要部分。因此，当学生档案管理工作非常重要，与大学生就业有着密切的关系。对用人单位而言，想要聘用优秀的人才，在招聘过程中，通过看学生的简历和表现，在短短时间内不能深入了解毕业生的素质。比较简洁的方法就是通过大学生档案来了解学生在校期间的品德表现、心理素质、知识技能等。也就是说通过大学生档案能够看出毕业生的质量。本文主要就新形势下如何加强大学生档案管理，服务大学生就业谈谈自己的看法。

一、大学生档案管理在大学生就业中的作用

(一)为毕业生和用人单位提供档案查阅服务

大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。

(二)做好毕业生档案转递工作

大学生档案管理工作的一个重要项目是毕业生档案转递工作，也是大学生档案管理工作中非常重要的一环。我国人事档案实行档随人走的原则，毕业生就业时，毕业生档案要通过转递工作与学生就业实现同向流动，不管学生毕业时是否落实了工作单位，在毕业生毕业前后一段时间，毕业生的档案转递工作必须完成，这是“人档合一”档案管理的要求。因此，高校大学生档案管理部门，要整理好毕业生档案，按照规定的时间向相关部门转递毕业生档案。

二、加强大学生档案管理，促进大学生就业

(一)转变观念，加强学生档案材料的收集与整理

大学生档案管理工作的改进首先要更新观念，从学生档案是学生学籍资料简单积累的传统观念中走出来，树立高校毕业生档案管理新理念。要从思想上真正认识到学生档案不仅是学生在校生活的历史记载，更是为大学生就业、用人单位选拔人才等提供权威信息的重要依据。高校毕业生档案有稳定性也有流动性特征，主要工作包括：整理、建档新生的档案材料；归纳学生大学期间的档案材料；整理、转递毕业生档案等。

目前人才市场竞争加剧，毕业生求职趋向多样化，毕业生的求职意识大大提前。因此要发挥档案材料对学生就业的作用，从学生入学开始就要给予关注，做好建档工作。建档工作要收集学生在校期间参与的公益劳动、社会实践、选修课、文艺活动等，对学生的助人为乐、遵守校规校纪、奖惩情况、心理测试、各类证书等都要给予及时的整理、归档。大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。

(二)明确高校档案和归档规范

大学生档案管理工作应有明确的要求，作为权威部门的教育部要结合新形势下对人才的需求，对档案的收集范围、教师对学生的评价方位等作出统一的规定。按照国家档案局下发的《干部档案工作条例》的通知，对大学生档案管理工作制定出统一的规范，规范化高下档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。

(三)创新机构，实现毕业生档案管理信息化

毕业生档案管理在保留纸质档案的同时，还要进行积极地创新，建立电子档案，实现档案管理信息化。借助信息技术优势来管理学生档案，能规范化档案管理，同时又能扩充档案的信息量，为用人单位提供快捷、丰富的信息材料。现阶段，一些高校在招生时已经建立招生电子档案，但并没有深入。为了使毕业生档案更好地服务于毕业生就业，毕业生档案管理部门应该学习先进的管理技术，逐步完善学生电子档案，分类归档学生信息。只要打开这个系统，学生的资料就清楚明了，便于查阅与补充。并且，毕业生电子档可以永久留在学校，便于查找，又可以根据电子档案联系方式掌握毕业生就业去想，与毕业生进行实时沟通，掌握就业的第一手资料。

(四)做好管理审核工作，发挥其在毕业生择业中的作用

高校要根据毕业生毕业时间，对毕业生档案进行整理，按照统一的打印格式和纸张型号、字形大小等进行整理，分类整理学生的基本情况、思想品德素质情况、党团情况、身心素质情况等，使整理出来的内容完整、条理清晰、格式统一。另外，要做好档案材料的审核，看看是否缺项，该盖章的地方是否加盖了相应的公章，确保每个毕业生的档案内容完整、手续齐全、材料真实。

总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。

参考文献：

大学生档案整理篇（2）

一、学校档案管理的重要意义

学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。对档案分类归纳和保管，体现了一个学校的整体管理水平。学校是一个教学机构，需要保管的档案种类很多，具体为：一、一般类管理档案，包括办学条件档案、学校管理档案、教育教学档案、学生档案。二、教师业务档案，三、基础建设档案，四、会计档案，五、特殊载体档案，包括实物档案、照片档案、多媒体档案等。由于种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。那么如何有效提高学校档案管理质量，就成为了每个学校档案管理者面对的课题。由于学校档案的特殊性和重要性，学校档案管理要引起学校领导足够的重视。学校领导对档案管理的重视程度和投入程度，直接决定了学校档案管理的质量。学校档案包含学生、教师和学校本身的大量有价值的信息，保管好档案对学校来讲是十分必要的。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。

但仅仅对档案管理重视还是不够的，还需要在档案管理上采取多种措施，多渠道多层面开阔思路，引进先进的管理经验，强化学校档案管理，使学校档案管理质量和水平有一个整体的提高，更好的为学校管理服务。下面结合我多年的学校档案管理工作的经验，对如何提高学校档案管理质量提一点我自己的看法。

二、提高学校档案管理质量的具体措施

学校档案管理工作是为了搜集学校日常管理的原始资料，记录学校的发展历史，记录教师的教育教学成果，为学校今后的发展提供资料支持和帮助。学校应该认识到档案的价值，并学会合理的利用档案，开发档案资源，使档案为学校的管理工作服好务。所以，学校档案管理工作质量急需提升。结合我多年的学校档案管理工作经验，我觉得要想提高学校档案管理质量，要从以下两个方面入手：

1、体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念

学校档案管理工作搜集汇总了学校发展历史的资料，是学校各种信息的一个集合。现阶段，不但要发挥档案管理的信息平台作用，还要让档案为我们服务。

（1）让学校档案管理为学校领导提供决策依据

学校的档案信息汇集了学校每个发展阶段的不同材料，包括国家政策、上级精神、学生信息和教学科研成果等，所有这些第一手的材料，都给学校未来发展提供了方向，使学校领导可以从过去的管理方法中汲取养分，搞好当今的学校管理工作。所以，要体现出学校档案管理的服务性质，利用好学校档案，为学校发展服务，为学校领导决策提供依据。

（2）让学校档案管理为学校教学科研工作提供理论支持

学校的档案记录了学校各个阶段的教学成绩和教学科研成果，是一个公用的教学科研信息库。那么要想搞好教学科研工作，就要利用好学校档案，从学校档案中提取所需的教学科研成果信息，进行合理转化并应用在当今的教学实践中。所以，学校档案管理要做好信息共享工作，使广大教师能够从档案中获取足够的教育教学知识，从而推动教研工作有序进行。学校档案管理也要转变管理方式，变被动查找为主动提供，为学校的教学科研工作提供理论支持。

（3）让学校档案管理为资料查询工作提供支持和服务

学校档案收录了学校、学生和老师基础资料、个人信息和教育教学信息，这些信息都是常用信息，有些时候在学校管理和老师工作及学生学习中，需要查询这些信息。例如学校基础设施建设资料、教师的履历、教师业务素质考核、学生学籍和毕业生报考及录取信息等。因此，学校档案管理应该方便老师、学生及家长对这些信息的查询，要为资料查询工作提供支持和服务。

学校档案管理现阶段应该从被动管理向主动服务转变，多层次多角度创新管理方式，树立服务理念，用优质的服务为学校管理工作作出贡献。学校档案管理的服务性要根据服务对象和服务内容的不同进行延伸，总之把握一个原则，就是要让学校教师员工利用好档案，发挥档案的服务优势，让档案服务变得更有针对性、更有实效性。

2、开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质

（1）创新档案管理思想

由于档案的特殊性，在相当长的时间内，档案都给人以神秘的感觉，让大家觉得档案是高深莫测的，是不能轻易触碰的。这种神秘感给人们带来了畏惧心理，使人们不会也不敢有效使用档案。使得档案管理工作只进行了保存，却忽视了档案的服务性，没有对档案进行充分的利用。其实这是一种误区。人们的畏惧心里源于不清楚档案的分类，将普通档案也视为机密档案，认为利用档案会泄漏机密。而实际上，档案中蕴藏的知识量是相当丰富的。只要人们好好加以利用，定会对工作产生积极作用。正是源于这种误区，所以学校档案管理要创新档案管理思想，变保存为有效利用，使档案管理适应目前教育形势的发展，有效开发档案的服务性，让学校档案为学校建设和发展提供支持和服务，让普通师生都能学会运用档案，让学校档案管理从观念上进行一个创新。

（2）转变学校档案管理模式

因为学校档案具有服务性，所以在运用档案服务的时候，就要转变学校档案管理模式，建立起完整的档案使用制度，规范档案的收集、整理、归档和使用等程序，对档案管理实行科学化管理，保证使用程序的规范化和制度化。学校档案管理应采取先进的多媒体管理手段，将电子计算机技术和现代传媒有效融入学校档案管理中来，提升学校档案管理水平。在学校档案管理中，加大学校信息化建设力度，将传统的文本信息转化成电子文本，节省了档案的保管空间和保管难度。建立电子文本后，可以配套建设电子档案查询系统，实现真正意义上的档案查询，减轻档案管理的难度。由于学校部门多，各部门的信息量很大，教师的教学科研资料都很重要，都需要及时进行归档，基于这种形势，就要对学校的各类信息，转变过去的管理模式，由等待存档变成主动搜集信息，并对信息进行分类整理，使之达到存档要求，简而言之就是变被动为主动，实现档案管理模式的转变。

（3）提高档案管理人员素质

档案管理工作归根到底是由人来进行管理和控制的，所以人是第一要素。档案管理工作的好坏，主要在于档案管理人员的素质高低。学校的档案与其他单位的档案不同，必须具备实用性和服务性，必须为广大师生提供可靠的服务，所以，学校档案管理人员必须具备很强的责任心和专业素质。提高档案管理人员的素质可以从以下两个当面入手：一是职业道德素质，二是专业技能素质。档案管理人员的职业道德素质可以通过学校的思想政治教育来实现，通过对档案管理人员的培训和教育，使其认识到档案管理的重要性，能主动提升自己的职业道德素质。档案人员的专业技能素质，就要依靠专业的档案管理培训了。要定期对档案管理人员进行拓展训练和专业技能培训，使其具有较强的业务素质，能够独立完成档案管理工作，真正做到将档案管理事业当作自己一生的事业来做。此外，还要在学校建立起档案管理和查询网络，提高档案管理的科技含量，减轻档案管理人员的劳动强度，通过使用计算机和网络技术，提升档案管理品质，实现学校档案管理的计算机化和网络化，更好的为学校管理和教学科研服务。

（4）增加学校档案搜集和整理信息的功能

原有的学校档案管理工作只是被动式的等待将需要存档的资料进行归档处理，现阶段的学校档案管理工作，由于要突出其服务性，就要增加档案的搜集信息和整理信息的功能。学校档案管理人员要根据学校整体形势和教学动态，主动搜集各方面信息，并对信息进行归纳整理，将信息纳入到档案管理系统中来，更好的实现学校档案管理的服务功能，为广大师生服好务。

（5）对学校档案管理工作作出合理规划

学校档案管理工作是一项基础而繁杂的工作，涉及的信息面广，搜集和整理信息的工作量很大。想要为广大师生提供有效且实用的信息，并提高学校档案管理的服务性，就要对学校档案管理工作作出合理的规划。规划要包括：重点整理哪些实用信息、需要建立和完善哪些档案管理制度、需要学校制定哪些具体政策来保障档案管理等等。所以，要想搞好学校档案管理工作，就要提前谋划，具有一定的前瞻性，从制度上使档案管理的服务渠道畅通，使广大师生能够多渠道、全方位的利用学校的档案资源，搞好教研和学习。

三、总结

学校的档案管理工作之所以重要，是因为这是一项基础工作，最能体现学校的信息管理水平。学校档案管理工作的质量，也能反映出一个学校的整体管理效率。一个学校的档案管理井井有条，也就反映出了学校管理水平很上档次。此外，通过上面的分析我们可以知道，学校档案不但是学校管理效率的综合体现，还具有很强的服务性，能够为广大师生提供可靠的信息查询，为学校领导制定决策提供依据。所以，学校档案管理工作意义重大。由于学校信息种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。如何有效提高学校档案管理质量，成了每个学校档案管理者面对的课题。通过上面的分析我们可以知道，要想提高学校档案管理的质量，就要从两大方面入手，一是体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念，二是开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质。只有做到了这些，才能够有效提高学校档案管理质量，才能发挥学校档案管理的作用。

本文结合了我多年的学校档案管理工作经验，对如何提高学校档案管理质量提出了具体改进措施。希望对广大学校档案工作者提供有益的帮助。

大学生档案整理篇（3）

一、教学档案在教学管理中的重要性

教学档案与教学管理是一种教学质量界面双向演化的互动过程。教学档案是在教育教学活动过程中自然形成的，具有形成的过程性与阶段性、构成的成套性、内容的专业性等特征。教学档案记录着高校教学、科研工作的历史过程，字里行间蕴涵着高校教学质量、学术水平和管理水平的真实信息，可以多视角地映射高校本科教学工作水平和全校师生的精神境界。它真实地反映学校各项教学改革与建设工作过程以及教学思想、教学方法和教学成果的原貌。

二、高校教学档案数字化管理中存在的问题

（一）教学档案的特点制约了档案数字化管理

高校走在信息化的前沿，但高校教学档案因其数量大、涉及面广，且具有连续性、周期性、专业性与通用性并存等特性，使其在信息化管理中还存在诸多问题，不利于高校教学档案的收集、整理和利用。教学档案相对于人事、科研、基建、会计等档案，在高校一直未受到相应的重视，这直接导致了其信息化建设的滞后。尽管教学档案本身多数已经实现了电子化，但在对其进行搜集、整理过程中，档案的规范性、完整性、真实性、准确性等无法得到确认。这主要是因为教学档案分布广，它分散在学校各职能部门，如招生就业处保留了学生招生就业相关的档案，二级学院的教学档案、学生成绩档案、奖惩记录又分别保留在教师、教学部门、学生工作部门三个地方。这种档案的管理模式使得档案的规范化、集约化管理受到挑战，信息化管理也无从下手。

（二）教学档案管理手段较落后

尽管各高校基本配备了性能良好的计算机等硬件设备，但是由于高校教学档案管理人员的技术水平较低，一些高校在教学档案管理方面还采用手工操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、整理和检索，在向相关部门上报档案材料时，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响教学档案管理工作的效率，而没有实现教学档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立了计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录，造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。加上教学档案信息的利用率普遍较低。教学档案信息化管理之后，授课教师可以通过网络的方式了解教学经验、内容、教学管理与质量等。但在实践中，教师利用教学档案次数很少，大部分老师依靠自身的经验进行教学，对利用教学档案进行教学创新的尝试较少，这也制约了教学档案的数字化进展。

三、加强教学档案管理系统的软硬件设施建设

加强教学档案管理系统的软硬件设施建设，我认为可以从整合教学档案资源、教学档案管理制度两个方面的软件建设着手，这样对于教学档案数字化“问渠那得清如许，为有源头活水来”才有基础，有了基础，万丈高楼平地起，数字化才有牢实的根基；加强教学档案管理系统的硬件设施建设，建立各类教学档案数据库，才能服务教学管理。

（一）整合教学档案资源

1、整合教学档案实体

整合教学档案实体，将分散在学校二级档案管理部门的教学档案按照保管期限进行整合，即永久和长期保存的教学档案全部纳入学校档案馆室，短期保存的教学档案留存二级学院档案管理。对数字化档案的整合要实现标准化、规范化，保证整合后教学档案资源的可用性和共享性。

2、整合教学档案人力资源，确保教学档案管理人员的稳定性

整合教学档案人力资源，尤其是各二级院系的兼职档案员，一般由教学秘书兼任，在确定教学秘书时，要责任心、使命感强，懂教学工作的人员，平时加强对他们的培训培养，学校要引入激励机制，定期考核确保其职称职务的晋升，这样才能在仕途上给其提供一个发展的平台，才能提高兼职档案员工作的积极性，提升他们的工作能力，从而保证院系教学档案工作的连续性和稳定性，为整合教学档案工作提供人力保证。

3、整合教学档案设备

在教学档案收集、整理和利用的各环节中，设备投入是必须的，设备的先进与否直接影响了档案工作效率和现代化建设程度，因此对教学档案管理设备的整合是非常必要的。各二级院系教学档案管理设备的配备水平不同，在整合过程中要突出重点，最大限度地满足教学档案管理的需求，促进各院系教学档案管理持续、健康发展。

（二）建立规范和完善的教学档案管理制度

教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定教学档案建设目标，确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。教学档案应采取集中分级管理相结合的方法，在学校实行二级管理制度，并建立档案管理领导小组，确实提高教学档案的利用率及利用价值，把教学档案工作与教学管理工作结合起来。定期抽查教学档案，发现问题及时解决，定期对院系教学档案管理进行相互交流，促进教学档案工作的快速发展。

（三）建立各类档案数据库，服务教学管理

开放的办公自动化系统是实现教学档案管理数字化的基础。将教学管理的通知、文件和规章制度等信息在网上，让全校师生随时通过网络查询和了解最新的教学信息，改变以往靠电话通知、张贴布告、收发文件等效率较低的管理手段。在教学管理系统中最好设有网络交流平台，例如聊天室、BBS贴吧，让师生超越时空对话，师生互动，给师生提供一个交流平台。师生可以对教学管理中的问题畅所欲言，并有针对性的深入探讨，对教学管理提出自己的思路、意见和建议，赋予师生教学信息的知情权和管理的参与权，让教学档案管理成为全校师生共同关注的话题，促进教学档案管理的公开化和个性化。教学档案工作为学校教学改革发展提供参考依据，就必须要提供有价值的教学档案信息。通过建立学籍档案数据库，掌握每位学生最原始的信息。实现教学档案全文存储与检索。高校各部门可以快速归档电子档案，也可随时将原有纸质的教学档案原件通过扫描仪扫描后存储到服务器上。在进行档案查阅利用时，根据各类查询条件如实习、计划、专业、课程、总结等快速查找所需要的教学档案信息。教学档案管理系统应能实现教学档案业务管理自动化，包括对档案的统计、鉴定、借阅、催还和编研等工作。

参考文献：

[1]成冬梅.高校教学档案数字化管理与建设[J].飞天，2011（20）.

[2]王茹熠.高校教学档案资源整合研究[J].兰台世界，2011（30）.

[3]刘占彦.高校教学档案资源构建与开发利用的途径[J].兰台世界，2014（05）.

[4]周凤梅.浅析高校教学档案管理中存在的问题及对策[J].科技信息，2007（35）.

大学生档案整理篇（4）

高中学籍档案通常有学生报名注册登记表、体检表、个人学习情况等内容，详细记录了学生在校学习成绩，可以反映出学生德、智、体、美、劳发展情况。学籍档案是学生档案的原始凭证，其重要性不言而喻，可以为教育部门与学校查询、检查、审核毕业资格等提供准确、可靠的依据。对此，高中学校要重视学籍档案管理工作，及时做好相关资料信息的收集、整理、归档等工作，确保档案的完整性与真实性，为今后的利用提供便利。

二、新形势下高中学籍档案管理的策略

（一）提高认识，增加投入。高中学校应做好《档案法》宣传工作，让学籍档案管理工作有章可循。学校领导要提高重视，实行“统一领导、分级管理”的方法，督促档案管理人员将相关法规制度落到实处，保证学籍档案的完整和安全。此外，学校还要增加资金投入，将学籍档案管理所需设备配置齐全，结合自身实际情况，建立专门的档案室，并落实防火、防虫、防盗和防潮等措施，尽快购置空调、去湿器、灭火器等设备。同时，学校还要配置打印机、计算机、扫描仪等现代化设备，为学籍档案的信息化管理创造条件。

（二）健全档案管理制度。高中学籍档案管理工作涉及内容众多，非常繁琐复杂，档案管理人员除了要管理学籍档案以外，还要做好资料的收集与保管，工作难度极大。对此，学校需要建立健全的学籍档案管理制度，并从自身实际情况出发，将学籍档案管理工作的标准与规范明确下来，让学籍档案的收集、整理、归档等工作能够统一开展。通过对学籍档案的全面整理，确保其完整性与真实性。档案管理人员在收集学籍档案的过程中，还应该根据规定的分类要求，认真做好整理工作，避免学籍档案出现遗漏。学籍档案在归档以后，档案管理人员应定期做好检查工作，将存在的安全隐患查找出来，及时采取有效的解决措施。同时要根据学籍档案的变动情况，做好相应的调整，让学籍档案更具实用性。

（三）充分应用现代信息技术。从以往高中学籍档案管理工作来看，主要采取统一管理纸质档案信息的方式，其局限性很大，纸质档案很难得到妥善保管，且在档案室保存过程中，容易受到虫蛀、受潮等威胁，从而出现损坏。这种方法不仅会浪费大量的人力和资金，工作效率也不高。对此，为提升高中学籍档案管理成效，?n案管理人员应该不断创新管理方法，加大对现代信息技术的应用，避免传统管理方式造成的局限，简化学籍档案管理流程，让信息资源得到充分利用。当前，现代信息技术已经被广泛应用于社会的各个领域，在高中学籍档案管理工作中，也应该发挥出信息技术的优势。学校也应该注重引进新的技术与设备，安排专业人员负责学籍档案管理工作，保证将学籍信息准确、完整录入到计算机中。同时学校也应采用自动化办公系统，对学籍档案进行管理时，提供自动检索的功能，让档案利用者能够快速、准确查找到所需信息，提升学籍档案信息的利用率。在高中学籍档案信息化管理工作中，还应与学校基础工作实现对接，为全校教学、教研工作提供准确的信息资料。此外，学校还要使用正规的信息管理平台，不断完善学籍档案信息，并实现学籍档案资源的共享，提升高中学籍档案管理工作的现代化水平。

大学生档案整理篇（5）

建立完整的学生学籍档案，规范基层电大学籍档案管理工作，对于推进电大教学改革、增强电大办学的竞争力、提高电大教育质量和办学水平、提升电大学生就业能力、促进电大教育事业持续健康稳定发展具有特别重要的现实意义。为适应社会和学生对学籍档案管理工作的新要求、新期待，有必要对当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题及其原因进行深入分析，研究学籍档案规范化管理的对策和思路。

一、当前基层电大学籍档案管理中存在的突出问题

（一）学籍档案材料收集不及时、不完整。一是招生材料收集不及时、不完整。由于扩招、补录等原因延长了招生期，导致招生材料难以及时、完整收集。二是学生成长记录材料收集不及时、不完整。学生在学期间的评优评先奖励材料及其作弊、违纪、处分材料和社会实践文书表格等反映学生成长过程的材料形成于不同时间，涉及多个部门，难以及时、完整收集。三是学籍异动材料收集不及时、不完整。当前学生休学、复学、退学、转学等学籍异动呈现增多态势，其学籍材料形成时间较长，难以及时、完整收集。

（二）学籍档案收集内容不统一。目前我国高校学籍档案的内容缺乏相对统一的标准，各个学校要求收集的学籍档案内容要求各不相同。从电大系统学籍档案归档材料的内容看，归档材料杂乱无序，内容少且质量差，该归档的材料没有收集，该写明的内容空白，该重点反映的信息缺失，收集的档案材料内容不全，质量不高，格式不规范，呈现“四多四少”现象：一是记录政审和社会关系方面的材料多，反映培养成长过程中技术能力、协调能力和创新能力方面的材料少；二是记录成绩格式化的材料多，反映参加学习实践和考核的材料少；三是记录学生优点和特长的材料多，反映学生缺点和不足的材料少；四是原始记录不完整的档案多，齐全规范的档案少。

（三）归档整理不规范。当前学籍档案归档整理距离分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、保管安全的规范要求尚有较大差距：一是时间编排和材料分类混乱，如有的按学生入学年度编，有的按学生毕业年度编，缺乏统一标准；二是组卷装订不规范，有时按一个班组卷，有时按几个班一起组卷，有时又按专业、年级组卷，组卷装订缺乏规范性；三是卷内目录填写不规范，该填写的内容完全空白或未填写完整、或填写不规范，有得甚至用圆珠笔、铅笔书写，字迹龙飞凤舞，内容难以辨别；四是缺乏专用的档案保存库房，没有专用的保管框架，没有良好的卫生环境，缺乏防火、防潮、防尘、防蛀、防污染的安全防护措施，存在严重的安全隐患。

二、存在上述问题的原因分析

（一）档案意识薄弱，对学籍档案的重要性认识不足。当前电大领导和学籍档案管理人员档案意识薄弱，对学籍档案管理重要性的认识不足，一是错误认为现代远程教育条件下学籍档案的作用不大，错误认为现在是以文凭取人，以能力用人，只要工作岗位有用人需要，有文凭为证、有能力展现即可，有没有学籍档案无所谓；二是错误认为电大学籍档案简单，容易整理，档案材料无非是填几张表格、盖几个公章、找几个人签字，学籍档案有没有收集整理关系不大，真有需要学籍档案，到时候临时补办还来得及；三是电大系统普遍存在重学校人事档案、轻学籍档案，重教师档案、轻学生档案，重学生考试成绩记录、轻实践能力材料收集的现象，导致学籍档案材料收集不完整。

（二）学籍档案管理人员配备不全，专业素质不高。目前学籍档案管理人员配备不全，缺乏专职的学籍档案管理人员，档案管理人员身兼数职，难以满足日益重要的学籍档案管理需求。另一方面，现有学籍档案管理人员专业知识不足，绝大多数学籍档案管理人员之前缺乏档案管理工作经验，有的甚至没有从事过跟档案管理有关的工作，也没有参加过有关档案管理工作的业务培训，专业素质与档案管理工作的实际要求存在较大差距，客观上缺乏规范做好档案管理工作的能力和时间。

（三）学籍档案管理制度不规范，信息化程度不高。目前基层电大学籍管理工作缺乏系统有效的管理规章制度，学籍管理人员应具备何种业务能力要求、管理职责是什么、学籍档案材料的立卷、材料收集、归档整理、使用管理、保管存放等工作如何开展，有何监督制约机制，均缺乏明确的、可操作的管理规范。另一方面，在提倡建设数字化校园的今天，纸质档案尚未全部扫描或翻拍成照片格式上传至相关的信息系统，学籍管理信息化程度总体上处于低水平状态。

三、规范学籍档案管理的对策思考

（一）提高档案意识，加强队伍建设。思想是行动的先导，提高档案意识对于规范学籍档案管理工作至关重要。要加强学籍档案管理工作的组织领导，将其纳入学校教务整体发展规划，坚持“统一领导、分级管理”的原则，科学划分层级管理。同时要加强学籍档案管理人员的队伍建设，将计算机操作能力强、协作精神好、吃苦耐劳、具有档案和管理专业知识的人员调整充实到学籍档案管理岗位，优化档案管理人员配置，建立一支知识结构合理并相对稳定的专业化队伍。

（二）建立健全规章制度，推动档案管理工作制度化。要根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合工作实际，建立和完善学籍档案管理规章制度，包括学籍档案管理实施办法、学籍管理人员岗位责任制、学籍档案室管理规定和学籍档案材料收集、整理、归档工作规范等学籍档案管理制度，使学籍管理工作有章可循、有据可依，努力做到学籍注册规范化、成绩管理档案规范化、毕业办证手续规范化和学籍档案资料的收集、整理、归档规范化。

（三）加强学籍档案管理信息化建设，坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。设计、开发和优化学籍档案管理系统，建立学籍档案数据库，利用计算机数据准确、方便快捷的优势，对学生的录取名册、学籍表、成绩表、学籍变更等情况进行及时记录更正，确保学籍档案的齐全、完整和真实有效，并实现学籍档案信息资源共享。同时，鉴于纸质学籍档案和电子学籍档案各有其优、缺点，应坚持纸质学籍档案与电子学籍档案共存管理。纸质学籍档案便于长期永久保存，具有法律凭证作用，但查找、利用较为不便；电子学籍档案便于检索和利用，但法律凭证作用存在争议，永久保存的难题有待解决。因此，在加强电子学籍档案管理的同时，也要重视收集具有法律效力及原始凭证性质的纸质学籍档案，并通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，将纸质档案的内容完整储存在学籍档案管理信息系统中。

（四）建立学籍档案管理奖惩机制，推动档案管理工作的规范化。为体现学籍档案管理工作的严肃性，确保学籍档案管理的规范化，实行学籍档案管理的奖惩机制尤为必要。首先要制定一套量化的学籍档案管理追责细则，明确追责对象和追责措施，合理确定责任大小，保证追责工作顺利开展。同时要通过建立学籍档案管理激励机制树立典型，表彰先进，激发管理人员的责任意识和服务精神，提高学籍档案管理水平。

总之，学籍档案管理工作无小事，需要在实践中不断探索和完善。学籍档案管理单位和人员应该始终把握为学生负责、为学生服务的方向，从强化队伍建设和建章立制入手，切实加强学籍档案的信息化管理，建立健全学籍档案管理奖惩机制，持续推动学籍档案管理工作的规范化。

参考文献：

1.何荣泉：《浅谈新时期电大学籍档案管理》，载《中山大学学报论丛》2005年第25卷第5期，第110-113页。

2.陈长林：《新形势下高校学籍档案管理中存在的问题与研究对策》，载《延边党校学报》2013年12月第29卷第6期，第127-129页。

3.刘家栋：《实现高校学籍档案管理科学化的途径探讨》，载《商丘师范学院学报》2010年5月第26卷第5期，第139-141页。

大学生档案整理篇（6）

立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。

《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。

1 基于《归档文件整理规则》文本的思考

《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。

1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。

1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。

《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。

2 尊重档案自身特点是整理工作的起点

档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。

2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。

因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。

2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。

教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。

财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。

出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。

3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区

3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。

第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。

第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？

3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类组卷卷内文件整理填写案卷目录和备考表案卷装订拟写案卷题名填写案卷封面档号编制案卷排列案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定装订盖归档章文件归类文件排列填制归档章编目装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。

在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。

3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。

按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。

参考文献：

[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.

[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践[J].档案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.关于立卷改革思路的思考——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案学通讯，2002（3）：74～80.

大学生档案整理篇（7）

Abstract: the employing units and candidates two-way choice of employment in our model. In this process, the university student file to be connected by the bridge units and their. It is proof that the students' ability and quality, is the important basis for the employer for selection and appointment of personnel, it is necessary to strengthen the management of university students' archives, archival documents and play a reference value, promoting flexible employment. This paper from the service employment perspective, focusing on the importance of college students file management work and the existing problems, and puts forward several countermeasures.

Keywords: College Students' archives; archives management; the employment of College Students

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012

2011年全国高校毕业生规模为660万人，较2010年增加了近30万，加上约150万的往届待就业毕业生，高校毕业生就业形势依然严峻，在竞争如此激烈的就业大潮中，诚信成为用人单位选拔人才的首要标准，除了面对面考量应聘者，更重要的是查阅学生档案，获取客观、真实的信息内容，全面地了解应聘者的个人情况。高校学生档案在此过程中发挥着关键的参考与凭证价值，因此必须有效地开展学生档案管理工作，为大学生就业创造良好的条件，把各类人才输入到社会最需要的岗位中去。

1高校学生档案在大学生就业过程中的重要性

高校学生档案是记录学生文化素质、专业技能、思想道德素质、身体素质等情况的以备查考的文件材料的集合。它具有原创性，随着学生走向工作岗位成为人事档案的重要组成部分。它对大学生就业的重要性主要体现为三个方面：

1.1高校学生档案记录信息的全面性。

高校学生档案，客观记录了学生从高中到大学期间形成的一系列文件材料，具体包括学生的学生登记表、学籍卡、学习成绩单、思想品德的考核表、家庭情况登记表、毕业生论文、学位证、参加党团材料、奖惩材料、体检表等[1]。它是学生各方面的真实反映，包括了学生学习能力与品德修养，个人的优势和不足，过去到现在的成长历程，因此用人单位可以从整体上了解应聘者，避免以偏概全而失去优秀的人才。

1.2高校学生档案记录信息的真实性。

高校学生档案一部分是学校或其他机构直接开具的证明材料，一部分是学生个人填写后经有关部门审核鉴定的结果，因此这些形成材料具有客观性、真实性，是值得信赖的有力凭证。用人单位在招聘时，仅凭应聘者的一面之辞而决定录用与否往往会出现偏差，通过查阅学生档案，可以获得真实具体、翔实有效的客观证据，据此才不易看错人、选错人。

1.3高校学生档案记录信息的不可更改性。

档案本身的唯一性和高校学生档案管理“人档隔离”的特点保证了学生档案的信度。在特定的阶段内，学生档案是处于“封存”状态的，由学校学生档案保管部门负责，形成者或者他人根本无法与档案接触。如遇特殊情况需对档案有关内容进行更正或更新，需要有关部门开具证明信，加盖公章后交由档案保管部门，以散材料的形式附在原始档案前后，直到下一阶段“解封”后才将这些散材料按照特定的顺序排列到档案材料中，这也是档案集中保管的优势，使之有“资格”成为学生就业中的重要参考与凭证。

2高校学生档案管理工作中存在的主要问题

高校学生档案的实存形态往往是由在高校学生档案管理工作决定的。虽然大部分学校都有特定的学生档案管理机构、管理工作制度、管理人员等，但是在具体的档案管理工作中仍然存在一些问题，阻碍学生档案在就业中更好地发挥作用。

2.1高校学生档案归档问题

高校学生档案基本上沿用旧有的归档范围，主要包括学生在校期间的各科学习成绩登记表、奖惩信息、身体健康状况信息、参加党团的材料等资料。这些档案主要侧重的是学生的学习能力、政治觉悟及身体健康状况的记录，而体现学生实践能力、组织创新能力、心理健康状况及诚信记录的材料则没有包含在归档范围内。对于大学生就业，用人单位需要得到的是对学生综合能力与素质考量的信息，而学生本人也希望能够向求职单位展示出自己的“多才多艺”。所以，高校学生档案工作应在更加广泛的时空范围内，根据需要定期调整归档范围，完善学生档案归档体系，动态、全面地记录学生的多维素质，使用人单位找到适合的人才，也有利于今后人才资源的合理开发与使用。

高校学生档案在归档和整理过程中，还存在一个问题，即忽视了档案的完整性。档案的完整性是指档案材料数量上不能残缺不全，要确保档案的内容完整，注意前后联系，完整地记录学生某个方面的特征。然而现实情况并不乐观，往往在档案提供利用时，档案部门才发现有关材料缺失而临时匆忙补件，不仅费时费力，而且很可能耽误学生就业的大好时机。如果能够在归档时严格按照归档范围收集、整理学生档案材料，及时查漏补缺，就不会因档案结构上的不完整而导致档案价值的减弱，影响学生就业。

2.2高校学生档案部门与其他部门的协调问题

高校学生事务繁多、机构部门业务交叉，使得学生档案管理工作往往不是由档案管理部门独自完成的，而是在其他相关部门的配合下完成的，从学生档案的收集到提供利用整个业务活动中，需要经过学生处、教务处、科研处、团委以及院系办公室等相关部门[2]，它们之间的相互协调与配合，对于学生档案的最终形成尤为重要。因此学生档案管理部门，应该起到良好的协调调度作用。而目前看来，档案部门大多是被动地接收相关部门送交的档案材料，并没有按照最终的利用需求来指导、协调好各部门的送交工作，体现出档案管理部门缺乏管理工作的主动性，这使得一些学生档案的联系性和完整性不佳。大学生就业需要用到档案材料，但因为之前协调管理工作不到位，档案分散在各个部门，学生不得不自己到处寻找，混乱不堪。高校学生档案管理部门应该增强责任意识，以服务学生为工作宗旨。

2.3高校学生档案提供利用问题

所有档案管理工作，最终目的都是使学生档案的价值能够在适当的时候发挥出来。否则档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等都是徒劳。就业环境下，学生档案的利用工作与平时的查考利用是不一样的，需要学校档案保管机构、学生个人、就业单位三者联动，做好沟通，服务就业。档案保管机构的主动性和积极性对于学生档案能否完整、准确、及时地提供给用人单位起着至关重要的作用。但是学校档案管理部门往往意识不到这一点，还是像平时一样重复“你来我找”的动作，不能主动推送服务。再加上某些学生和用人单位的档案意识不强，很可能因此而错过相互“握手”的机会。

另外在提供利用过程中存在的问题是，高校为了确保档案的安全性，其做法是将相对完整的学生档案封存保管，直至大学生毕业找到工作，与用人单位达成就业协议，才将该毕业生的档案转递到公司，这时用人单位才真正看到了学生档案，这是一种普遍存在的严重的信息滞后的表现，其危害就是单位辛辛苦苦招来的人与档案记录事实不符，因为有些学生在求职过程中，会在简历或者自我介绍中制造一些浮夸内容来粉饰自己，而“档案不会说谎”，在一定程度上，用人单位会因应聘者缺乏基本的诚信意识而将劝退，这种尴尬局面的造成与档案提供利用的滞后性不无干系。虽然这种学生档案利用模式一直都在沿用，彻底的改革是不现实的，但是档案管理部门可以创新工作方式，服务学生就业。例如可以在学生就业时提供档案复印件等。

3加强高校学生档案管理工作的关键举措

3.1增强高校档案管理人员工作主动性

从事高校学生档案管理工作的人员，要树立主动提供服务的观念，与时俱进，在思想和工作方法上积极创新，寻求更加人性化、生动化的服务形式，为学生就业提供更多机会，例如通过QQ查档，方便、快捷。另外，高校档案管理部门要主动协调各相关档案形成部门的工作，动态收集、跟踪学生档案，使整个学生档案工作处于一个高校、有序的系统之中。

3.2对高校学生档案的信息化管理

建立学生档案管理系统，对现有的纸质档案进行数字化管理，既可以保证纸质档案的安全，也能提高工作效率和工作质量，同时还能克服信息不对称。[3]例如，可以在高校网站的主页面上建立“学生档案”板块的链接，学生个人和用人单位可以点击进入学生档案管理系统，分权限查阅有关内容，同时建立互动交流平台，使档案管理人员和学生与用人单位之间及时沟通，最大限度地服务就业。

3.3健全管理体制，依法治档

2008年8月20日，国家教育部和档案局联合了《高等学校档案管理办法》，这是一个高校档案管理工作体制的规范，从整体上约束了高校档案工作。[4]各高校应该在此办法的基础上根据各自的实际情况，结合学生档案完整性、连续性、流动性等特点，制定适用的管理规范，“因档制宜”。

高校学生档案是学生成长成才的人生履历，做好高校学生档案的管理工作，对促进大学生就业、为社会输送人才有重要的积极作用。以发展的眼光和创新的思维不断完善高校学生档案管理工作，真正使高校学生档案发挥其价值，为大学生就业服务。

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理.北京:中国档案出版社,2002:80~81

大学生档案整理篇（8）

社会不断发展的今天，个体档案在具体的生活进程中起到的作用越来越重要。无论是在高校毕业生毕业之后踏进社会，还是选择继续深造。无论是工作的更换，还是考公务员等，都要求档案一定要完整并且真实。因此档案在整个社会具体进程中起到的作用越来越重要，需要我们高度关注和重视这一内容。然而学生群体仍然没有意识到档案的重要性，许多大学生在毕业之后，才发现被自己漠视的档案原来决定着这么多的内容，对自己的生活起到如此重要的作用。这时候再去找档案，极有可能导致档案的丢失。这就要求学校在档案管理中，一定要重视学生对档案的态度，采取合适的档案管理方式来加强档案的管理。

一、普通高中学籍档案双套制管理的简要概述

我国普通高中对于档案管理所采用的传统方法是在专门的环境中对档案采取保管措施和手段，来加强对于档案的监督管理工作。而随着社会不断发展，社会经济水平不断提高，科技飞速发展，互联网的普及为我国传统纸质档案管理带去了一种崭新的档案管理方式。在科学技术的推动之下，我国档案从纸质朝着电子化和数字化的方向发展。这样不仅提高了电子档案的共享性，同时还能减少档案在收集和整理过程中所浪费的大量时间以及做的许多无用功，这对于整个档案管理和发展来说起着十分积极的作用。它不仅对于保存场地要求少，更是对于整个环境的干净与否要求低，但是却强调整个环境之中对于电磁的要求却极高，因为电磁能够影响整个计算机的具体网络环境，容易产生波动。

即便是电子档案呈现出极高的优越性，但在一段时间内电子档案无法完全取代我国传统纸质档案。因此以纸质档案与电子档案的特点为基础出发，要求我们要采取专门的手段和措施来做好传统纸质档案和电子档案工作的管理，在这一要求之下，出现了“双套制”的档案管理方式。

所谓的双套制档案管理指的是将电子信息档案和传统纸质档案共同归档，随之形成了两种不同介质的档案的管理方式。这种管理方式采取了一种融合的态度，将纸质档案所具有的优势和电子档案所具有的优势结合起来，即可以在管理过程中使用高效的专用搜索系统，又可以发挥纸质档案作为凭证的一种价值。这在整个档案文件的管理过程中，介质变化苏采取的一种主要管理方式。

二、普通高中学籍档案双套制管理方式的具体使用

现阶段我国许多省市自治区已经开始建立了普通中小学学生学习档案电子信息化管理的专用系统，并且出台了多种规定，表明电子档案成为学生升学和就业等具体工作的主要依据，并且改变了传统纸质档案的递交方式，逐步的实现传统纸质档案退出历史舞台。正是这些标准，使得学校不得不将档案一式两份，采用双套制的管理方式来满足各方面的具体要求。学生在入学期间，建立纸质档案，并且要建立两份，一份学校留底，一份要学生在学习毕业之后带走，无论是去参加工作还是到大学中去学习。而面对这样的管理方式，只有双套制的档案管理方式才能满足现阶段的社会要求，才能更好地展开档案管理的具体工作。

学校在使用双套制的档案管理方式时，需要做好这样几个方面的工作：

（一）提高学籍内容的完整性

根据笔者的走访发现，有些学校根据具体社会经济发展情况以及学籍档案实际要求，不断的补充完善整个学籍档案内容的完整性。许多学校充分发挥班主任和任课教师的主观能动性，不定期地请他们结合实际对完善学籍档案的保管内容提出合理化建议。

以前的学校纸质学籍档案内容包括学籍卡、思想品德考核表、；高中毕业证书存根；高考成绩单等。随着时间的推移增加了毕业生鉴定表和综合素质评价基本信息表。而又根据社会发展的具体要求，将学籍档案内容调整为学籍卡、毕业生鉴定表、综合素质评价基本信息表、高中毕业证书存根、考生报名登记表、体检表、高考加分登记表。与此同时，电子学籍档案的保存内容也根据上级有关部门的规定不断调整与完善。

（二）明确工作流程，提升工作质量

纸质材料由原先定时归档转变为结合电子文件即时归档。学校档案室同步整理纸质档案与电子档案，赋予同一内容的两套档案统一的档号，编制相同的著录信息，确保电子档案与纸质档案实现有机对应。慈溪中学教务处学籍管理人员把同样内容的纸质档案和电子档案按时汇总上交学校档案室，由档案工作人员按档案整理要求把纸质学籍档案汇入学校文书档案中，把电子学籍档案汇入学校多媒体档案中，这一做法可以充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势，有利于档案查阅利用。

（三）提升档案管理人员专业素质，确保工作成效

较之于传统的档案管理工作，普高学籍档案双套制管理的专业性更强，提升普高档案管理人员专业素质十分重要。首先，档案管理人员应积极转变档案管理理念，打破传统的工作思维定势，充分发挥主观能动性，积极适应学籍档案双套制管理的需要。其次，档案管理人员应努力改善自身知识结构，主动学习与信息自动化管理相关的基本知识，着重掌握电子学籍档案管理系统的计算机操作与维护等技能。再次，档案管理人员应充分了解电子档案管理的特点及风险隐患，认真贯彻落实国家、省、市及本校应对电子档案管理风险的各项规章制度，确保档案安全。

三、结束语

大学生档案整理篇（9）

以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，高举中国特色社会主义伟大旗帜，全面深入贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕“档案工作怎样服务科学发展，档案工作自身怎样科学发展”活动主题，进一步解放思想，切实增强在档案工作中贯彻落实科学发展观的自觉性和坚定性，转变不适应不符合科学发展观的思想观念，解决影响和制约我县档案事业科学发展归纳梳理出的的突出问题，构建有利于科学发展的体制机制，提高推进我县档案事业科学发展的能力，紧紧围绕县委、县政府中心工作，改革创新，推动档案工作又好又快发展。

二、目标任务

对梳理出的影响和制约档案科学发展的突出问题以及群众反映强烈的重点问题进行全面分析和归类，逐条制定整改措施。对具备条件解决的问题立即着手解决，对暂不具备条件解决的问题，积极创造条件，明确时限，分步实施，有效解决，确保深入学习实践科学发展观活动取得显著成效。

通过整改，解决好制约档案事业发展的问题，解决好政风行风建设方面存在的问题，解决好群众反映强烈、涉及群众切身利益方面的问题，努力营造干事创业的良好氛围。通过整改，进一步巩固和扩大学习实践活动成果，使广大党员干部进一步深化对科学发展观科学内涵和精神实质的认识，用科学发展观武装头脑、指导实践、推动工作，努力在解决实际问题、完善体制机制上取得新成效，提高推进我县档案事业科学发展的能力，增强工作的主动性、针对性、前瞻性和科学性，促进思想更加解放，作风更加务实，制度更加完善，措施更加得力，档案工作更加科学发展，实现我县档案工作又好又快发展的目标。让群众切身感受到学习实践活动带来的新变化、真实效，努力实现“党员干部受教育、科学发展上水平、人民群众得实惠”的总体要求。

三、当前影响制约我县档案事业科学发展的突出问题

县档案局领导班子通过自我查摆、广泛征求意见和召开座谈会，对照落实科学发展观的要求，从思想、工作、作风等方面进行了深刻剖析，主要存在五个方面与科学发展观不适应、不相符的问题：

1、思想还不够解放。一是围绕党和政府中心工作和民生服务方面，存在守旧求稳现象，对如何主动和创造性为我县经济社会建设方面提供优质档案服务存在因循守旧的思想。二是在档案管理上，存在着“看门守摊”的思想，重保管轻利用，求稳怕变心理突出。

2、档案资源整合不够、档案信息服务民生的作用发挥不充分。一是档案馆保存的档案是在各单位档案室保存10～20年后才移交到县档案馆的，而老百姓关心的、与自己切身利益关系密切的档案信息分散在各单位、各部门，不利于惠民便民。二是档案的范围非常广，而与老百姓戚戚相关的社会保障、医疗卫生、收入分配、劳动就业与培训、衣食住行、教育等方面的民生档案，没有实行资源整合，民生档案信息得不到充分发挥。

3、档案馆建设滞后，档案馆综合服务功能发挥的还不够。一是馆藏结构单一、档案数量比较少、载体门类不够丰富，没有突出地方的民族特色;二是档案馆破损严重，基础设施不足，档案保管及规范化管理水平不高，利用率不高，按照国家《档案馆建设标准》要求，不能满足档案馆“四位一体”即永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息中心、已公开现行文件利用中心的功能需求，严重制约了档案综合服务功能作用的发挥。

4、对各部门档案业务工作的指导和档案业务人员的档案业务知识培训力度不够。各单位都涉及档案工作，存在档案管理人员变动频繁，部分档案管理员档案知识贫乏、业务不熟，对提高档案人员的专业培训还存在差距，对部分单位的业务指导没有覆盖到位。

5、领导班子建设与机关作风建设有待于进一步加强。一是对科学发展观理论学习理解不深不透。在工作指导方面强调业务工作的多，对政治理论学习抓得还不够紧，对干部职工政治理论学习要求还不够高，特别是对科学发展观缺乏系统学习，对其精神实质的理解还比较浮浅。二是实践档案工作的能力还不够强。运用科学发展观判断形势、研究问题、谋划工作、科学决策的能力还不够强;在运用科学发展观统筹规划、宏观指导、监督管理方面还有一定差距。以改革创新精神推进档案工作跨越式发展的能力还需要进一步提高。三是领导班子作风建设还有一些差距。在落实科学发展观中，领导班子带头转变工作作风、表率作用发挥的还不够充分。对档案工作全面协调可持续发展还缺少深入细致的研究和探讨，还存在深入基层、深入群众不够，调查研究少。四是机关干部作风、工作方法还不能完全适应形势发展的需要。有些干部在一定程度上还存在理想信念不够坚定，精神状态不佳，大局意识、开拓创新意识不强的问题等等。

四、整改项目落实具体安排

局长、党支部书记詹文虎作为第一责任人，全面主持整改落实工作，各股室根据工作分工具体抓落实。

(一)进一步解放思想，开拓创新

1、整改目标：着力转变不适应不符合科学发展观的思想观念，着力破解阻碍档案工作科学发展的难题，树立科学的发展观和正确的政绩观，解决制约档案工作发展的瓶颈问题，消除影响档案工作科学发展的体制和机制障碍，充分发挥每个档案工作者的积极性、创造性。

2、整改时限：2009年12月前。

3、整改措施：提高认识，狠抓学习，树立科学发展意识。要把政治学习和业务学习作为班子建设的主要内容来抓紧抓好，进一步完善政治理论学习和业务学习制度，保证学习时间、内容、人员和效果的落实。要从自我满足、保管好档案就万事大吉的思想中解放出来，从重机关团体利用轻个人利用、重为机关团体服务轻为群众服务的传统档案认识中解放出来，从“重建设、轻管理”的局限中解放出来，从“唯上唯书”、生搬硬套的教条束缚中解放出来。始终保持奋发有为的精神状态，保持昂扬的斗志，保持锐意进取的干劲和激情，以敢干敢闯、扎实拼搏的工作作风和努力提高工作效率推动档案工作实现新一轮的大发展。坚持创新理念，不断为档案工作的发展注入生机和活力。要将创新作为档案的生命，树立档案工作是“记录历史、服务当代、着眼未来、造福民生”的崇高事业的理念。

(二)加强民生档案建设

1、整改目标：本着“以人为本，关注民生，服务民生”的理念，努力将涉及与群众关系密切的民生档案进馆，确保各类民生档案的完整、安全和有效利用。

2、整改时限：长期。

3、整改措施：加快整合馆藏民生档案资源，做好整理编目、开放审查等基础工作;扩大收集渠道，把所有涉及到人的档案纳入进馆保存范围，充实馆藏民生档案;与有关部门密切配合，界定民生档案种类和内容，制定民生档案管理制度，为实现全体公民学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居做好档案服务工作。加强对劳动和社会保障、民政、林改、医疗卫生、土地征用、移民安置等政府公共服务部门档案工作的监督指导。

(三)加快档案馆建设，发挥档案馆综合服务功能

1、整改目标：把档案馆建成功能齐全、设施完善、经济适用，满足档案收集、整理、保管、利用要求，作为安全保管党和国家重要档案基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心、现行公开文件利用中心和政府信息查阅的法定场所。

2、整改时限：长期。

3、整改措施：一是抓住国家对中西部地区综合档案馆建设的契机，积极争取项目，建盖国家综合档案馆;二是加大档案编研力度，努力打造档案文化精品;三是充分发挥和拓展档案馆的“四位一体”功能，把档案馆建成爱国主义教育基地、档案教育培训基地、政府公开信息查阅场所;四是积极争取加大对档案信息化建设的投入，做到档案数据库建设、网络建设与电子政务建设并进;五是充分发挥档案信息网站的宣传和档案信息查询作用，向社会宣传党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，指导档案业务工作，开展爱国主义教育，展示改革开放和现代化建设取得的成就，提供优质便捷的档案信息查询，方便群众与社会利用，实现档案信息资源共享。

(四)加大档案业务人员的档案业务知识培训力度

1、整改目标：积极组织开展档案人员培训，提高全县档案管理人员业务素质和技能，掌握档案新知识及档案信息化业务知识。

2、整改时限：2009年12月底。

3、整改措施：组织开展业务和技能培训。2009年拟举办不同类型的档案培训班2期，三季度举办一期档案工作“八项工程”建设业务培训班，四季度举办一期贯彻实施国家档案局8号令专题业务培训班，培训对象为乡镇、机关的专(兼)职档案员。

(五)加大对各部门档案业务工作的监督指导力度

1、整改目标：推动机关档案工作逐步走上制度化、规范化、科学化管理轨道。

2、整改时限：2009年12月底。

3、整改措施：结合牟定县档案工作实际，坚持依法治档，加强执法监督检查工作，强化业务指导工作。2009年将采取定期与不定期的方式，加大指导监督力度，依法查处档案违法行为;抓实、抓好机关文件材料归档整理年度检查，推动机关档案工作逐步走上规范化管理轨道;努力推动民营企业档案工作整体上水平;加强对重点工程档案工作的监督指导，提高重点建设项目档案验收的覆盖面。

(六)建立健全和完善各项规章制度，努力推进和深化局机关效能建设

1、整改目标：完善机关管理制度，建立完善体制机制，建设一支爱岗敬业、开拓进取、业务过硬、作风扎实的机关干部队伍。

2、整改时限：2009年9月底。

3、整改措施：强化决策目标、执行责任和考核监督，以提高执行力为目标，以效能考评考核制度为重点，全面梳理规章制度，搞好“废、改、立”工作。一是建立完善干部队伍建设长效机制;二是建立完善机关管理和监督长效机制;三是完善政务公开方面的长效机制;四是建立完善党建、廉政建设长效机制，五是建立完善保密工作长效机制。

(七)进一步加强领导班子建设与机关作风建设

大学生档案整理篇（10）

档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人事变动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。