大学生档案工作计划汇总十篇

时间:2023-02-12 20:07:14

大学生档案工作计划

大学生档案工作计划篇(1)

1 计划生育档案管理现状及存在的问题

1.1 计划生育档案管理的重视程度不够。计划生育档案工作者很多都是非专业人士,对计划生育档案管理工作的认识度不高,在计划生育档案管理工作办事程序上出现了疏忽,在处理离岗或调动工作时,档案的移交、审查、清理、签字等程序问题处理不当,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。

1.2 计划生育档案管理制度不完善,工作效率低。根据调查,计划生育档案管理工作中对于纳入档案管理的内容缺乏统一管理标准,造成档案信息不完整,材料缺失等问题。当需要调出档案相关信息时,往往因为某些内容没有纳入档案管理中,给计划生育档案管理工作造成阻碍。

1.3 计划生育档案管理内容的真实性和重要性不到位。由于对计划生育档案管理工作不够重视,在对档案内容的收集管理上,没有确定材料的真实性,很多档案材料的信息都没有在很大程度上反映个人的真实情况。

1.4 计划生育档案管理工作人员的水平不高。现在从事计划生育档案管理的工作者大多没受过专业培训,而且同时身兼数职,档案管理工作只是他们所有工作中的一部分,他们对档案管理工作的了解程度不高,处理档案管理工作问题不够专业。

1.5 计划生育档案管理设施不齐全。计划生育档案存放方式一般还在延续传统的库房方式存放,众多的档案文件收藏在铁皮柜里,既占空间又耗费人财物力。在查找档案信息的时候,使工作效率事倍功半。

1.6 计划生育档案现代化管理水平不高。在计算机及网络技术不断发展的今天,计划生育档案管理工作大多还是依靠手工来管理,没有引进先进的管理技术来管理档案,虽然一些办公室计算机设施配备齐全,但是没有有效利用计算机和网络资源来管理档案。

2 促进计划生育档案管理工作建设的几点建议

2.1 提高计划生育档案管理工作者对档案材料重要性的认识。强化领导者对档案管理工作的重视,做好档案管理工作重要性的宣传工作,比如不定期地制作介绍计划生育档案管理工作重要性的宣传页,发到各工作者手中,并制造工作和学习机会让档案管理工作者参与到材料形成档案的整个过程中,让档案工作者对档案工作有更深入、更全面的了解。

2.2 建立健全规范的计划生育档案管理工作制度。这种制度要建立在适合计划生育档案管理工作需要前提下,制度规范全面但是要符合计划生育档案管理工作的特点,不仅工作人员方便执行,而且还具有相当的权威性。

2.3 维护计划生育档案信息的真实性。不论什么情况下都要认真核实,不得肆意篡改信息和材料的真实性,并且要增强计划生育档案管理工作者对档案材料信息的鉴别水平,提高自身对材料真实性的判断力。

2.4 提高计划生育档案管理工作者的专业素养。定期对档案管理工作者进行专业培训,将不断更新的档案管理工作方式方法传输到每一位档案管理工作者,提高档案管理者的专业技能和处理问题的能力。

2.5 完善计划生育档案管理硬件设备。在计算机和网络的快速发展中,档案管理工作中最不可缺失的就是电脑,要提高计划生育档案管理工作的效率,使其事半功倍,最主要的就是配备电脑,并购买相应的档案管理软件,建立档案的信息存储和检索系统。

2.6 提高计划生育档案管理工作的现代化管理水平。要提高档案管理水平,首先引进新设备和新技术,并做好定期设备和系统维护。其次要对工作者进行档案管理信息知识的培训,好的软硬件设施需要好的专业人才配合使用,这样才会合理利用资源,做到事半功倍的效果。

计划生育档案管理工作者要积极应对档案管理工作中存在的问题和现状,认清形势,转变观念,开拓创新,勇于实践,不断加强自身建设,努力学习专业知识和技能,提高专业素养,配合有效的管理制度模式,重视计划生育档案管理工作,集所有优势向档案管理工作迈一大步。

参考文献:

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话.

[2]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报,2010.

[3]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001: 94—99.

大学生档案工作计划篇(2)

1.1缺乏对档案工作重要性的认识

即使为了提高对于计划生育档案工作重要性的认识进行了大力的宣传与教育,但是在实际的计划生育档案工作过程中仍有不少的工作人员疏于职守,看轻甚至忽视档案管理工作,因此档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。或者有的基层部门的领导自己都不注重计划生育的档案工作,以致单位制度严重滞后,无法形成科学的考核体系,从而为相关工作的进行带来了极为不利的影响。

1.2缺乏专业的计划生育档案管理工作人员

由于只注重技术服务专业人员的素质和水平,缺乏对于计划生育档案工作重要性的认识,所以大多数人口计划生育部门的档案管理工作的门槛变低,用人方面存在着严重的问题,工作人员存在着学历水平、理论知识、专业素养、管理水平较低的问题,思想观念和管理水平跟不上时展,仍然停留在传统经验上,缺乏面向现代化的意识,缺乏创新和活力。由此也阻碍了计划生育档案工作向着科学、高效的信息化方向发展。

1.3缺乏科学的计划生育档案管理手段和模式

当前的计划生育档案管理工作仍旧采取传统的手工管理模式和手段,没有紧跟时代将现代化信息技术运用其中,比如说档案的收集、管理和整理只能通过手工进行;各部门对计划生育档案管理信息化认识不到位;一些偏僻或者落后的地区没有一个健全的档案管理制度和档案管理设备;能在计划生育文化网站上进行查询的信息资料过少等。这些都易使计划生育档案管理工作出现混乱,从而影响到档案管理工作正常有序的进行。

2 计划生育档案工作问题的应对策略

2.1提高整个计划生育部门的档案意识

针对计划生育工作人员档案意识不强这一项,可以采取多种形式来 开展广泛持久的档案管理法规宣传教育,普及相关的法律法规,全面提高计划生育干部尤其基层的县、乡级计划生育干部对于档案管理重要性的思想认识,再通过分级指导,提高档案管理工作人员的业务水平。

2.2提高档案工作人员的专业素养

培养高水平的档案专业人员、提高档案管理工作人员的专业素质是档案工作向着科学化和现代化行进的必要条件。从档案管理工作者自身来看,最重要的是要找准自己的角色定位,充分认识到档案工作对于整个计划生育工作的重要程度,另外要热爱档案事业,努力去学习专业知识,熟悉自己所管的档案内容,熟悉相应档案法规。从计划生育部门来说,首先要注重选拔与任用综合素质比较高的管理工作者要不断加强对于档案管理工作者的培训教育,普及信息化管理知识。利用在职培训、进修、研讨、考察学习等方式使档案管理工作人员的专业素养达到现代信息化管理的需要;通过设立相应的奖励与惩处制度来坚决杜绝工作中的散漫现象。长此以往,通过不断提升档案管理工作者的工作水平?硗贫?整个计划生育工作的稳步前行。

2.3创新管理模式,完善管理制度

大学生档案工作计划篇(3)

人口和计划生育档案是在开展人口与计划生育工作的过程中形成的,具有保存和参考、利用价值的文字、图表等不同形式的工作记录,它为人口和计划生育政策的制定和执行提供了依据,有利于人口和计划生育工作的顺利开展,因此,应该重视人口和计划生育的档案管理工作,解决档案管理中存在的问题。

一、人口和计划生育档案管理存在的问题

(一)对档案管理工作的重视程度不够

对管理工作的态度决定了管理工作的质量,在实际工作中,很多领导干部和档案管理人员对档案管理的重视程度不够,没有认识到档案管理的重要性,认为档案管理工作只不过是形象工程,是为了应付上级检查的工具,并没有实际作用,不会对人口与计划生育工作带来实际的意义。由于对档案管理工作的不重视,档案管理人员在进行档案整理、收集过程中,态度不够认真,导致档案信息不完整或不准确。

(二)缺乏完善的档案管理制度

档案的建立和管理没有统一的要求,没有按照档案立案原则进行档案的规范管理,受到技术水平的制约,档案的管理还停留在手工操作的阶段,不但增加了管理人员的工作量,还容易导致档案信息的失真。由于缺乏档案管理制度,档案内容存在着弄虚作假的现象,比如对临时用工隐瞒不报、对下岗员工和留职人员没有进行生育节育的调查,档案漏档现象严重,假资料、假文件泛滥,严重影响了档案的真实性。

(三)档案管理人员的素质参差不齐

档案管理人员的素质对档案管理工作水平有直接的影响,目前很多档案管理人员的素质不达标,领导者认为档案管理工作是谁都能胜任的,因而没有技术要求,更没有学历要求,有的档案管理者是领导的裙带关系,大多数是由年纪大、身体差的女同志来做这项“轻松活”,她们大多数没有较高的学历,更没有管理经验,只能边摸索边学习,影响了档案管理水平的提高。

二、完善人口和计划生育档案管理的措施

(一)提高对档案管理工作的认识

随着社会经济的发展,人口因素的作用对社会、资源、环境的影响是巨大的,既可以促进社会、资源、环境的发展,又可以阻碍社会、资源、环境的发展,因此,做好人口与计划生育档案管理工作有利于为相关管理部门提供真实有效的人口信息,为管理部门做出有关人口语计划生育的决策提供重要的依据,满足社会对人口与计划生育档案利用的要求。领导阶层和档案管理者必须要认识到档案管理的重要性,才能制定档案管理的相关制度,管理人员在工作过程中也能认真对待工作,提高责任感。

(二)加强档案管理工作的制度建设

档案管理制度是档案管理工作的理论依据,加强档案管理工作的制度建设,能够让档案管理工作有据可查,有利于规范档案管理人员的行为。在档案归档前,要严格每个环节的检查,工作人员做好任务分配,采用责任制,严格把关每一个环节,并做好对档案信息的审核,一旦出现问题,直接找各个阶段的负责人,建立档案预立卷制度、移交接手制度等,严格制度的落实实施状况,保证档案信息的完整性、真实性和科学化,发挥档案对人口与计划生育工作的作用。

(三)提高档案管理人员的素质

提高档案管理人员的素质,要从两方面进行,首先,要严格档案管理人员的招聘制度,要有一定的学历和经验要求,多招收一些年轻的管理人员,有利于创新档案管理思想,容易接受新知识,也可以招聘一些具有优秀管理经验的人才,使档案管理队伍既具有丰富的理论知识,又具有丰富的管理经验。其次,做好在职管理人员的培训,鼓励档案管理人员加强学习,参加培训班,或者单位为其提供机会,交流学习等,为他们素质的提高创造条件。

总 结:

目前,人口和计划生育档案管理工作还存在着对档案管理工作的重视程度不够、缺乏完善的档案管理制度、档案管理人员的素质参差不齐等问题,要想提高档案管理质量,促进档案管理规范化,必须要提高对档案管理工作的认识、加强档案管理工作的制度建设、提高档案管理人员的素质、加快档案管理的信息化进程,使档案管理更好的为人口与计划生育工作服务。

参考文献

大学生档案工作计划篇(4)

作为我国的一项基本国策,计划生育是我国经济可持续发展的重要内容。而计划生育档案管理作为抓好计划生育工作的首要内容,在计划生育工作中所占比例较大,且对我国计划生育管理工作效率的影响越来越重要。因此,计划生育档案管理工作的好坏关系着我国计划生育国策的实施,从而影响一方经济的稳定、可持续发展。多年来,我国政府始终重视民生档案的管理,并在档案局《关于加强民生档案工作的意见》中着重强调了档案工作对“维护党和政府的威信”、“维护公民权益”以及“维护社会稳定”有着重要意义,因而在从地方到基层的计划生育档案管理工作都从未松懈。然而,在新的形势下,我国计划生育档案管理面临着诸多挑战,不但包括网络化和信息化技术带来的人们工作方式的改变,而且包括计划生育档案管理效率逐渐落后于其他部门的管理效率。因此,本文基于当前新形势下计划生育档案管理面临的问题,从人的角度寻找问题的成因,从而给出提高计划生育档案管理效率的对策和建议。

一、计划生育档案管理中存在的问题

(一)计划生育档案管理的效率受到信息化和网络化的挑战。随着信息技术和网络的普及,目前各行各业的数据管理和档案管理已经引进了数字化设备进行管理,并且大大提升了管理效率。同时,档案管理中对信息化技术的应用为计生档案管理工作效率的提高提供了难得的机会。然而,目前计划生育工作中对计算机信息网络设备的引入范围还很有限,即便是引入了计算机信息管理设备的单位,对往年的计划生育档案进行数据化处理的进程很慢,无法建立起数据库,对工作效率的提升效果不大。

(二)计划生育档案管理工作组织管理缺乏效率。根据笔者的工作经验,目前计划生育档案的管理工作从属于计划生育管理工作中,没有统一的部门或机构专门进行管理。这就导致大部分计划生育档案管理工作人员之前并没有档案管理的专业知识,在对档案的管理程序方面了解不够深入,这导致在日常的档案管理工作中存在很多不科学之处,效率处于次优状态。

(三)计划生育档案管理工作的资金投入不够。由于信息技术的不断发展,计划生育档案管理进行数字化管理的需求越来越强烈。然而,目前各地方计划存在着对计划生育档案管理工作不够重视的意识,或者是受到由于计划生育档案传统管理方式的影响,对计划生育档案管理进行信息化管理的重要性意识淡薄,因而在这方面的资金投入就较少,无法完成计划生育档案管理的信息化以及效率的提升。

二、计划生育档案管理中的问题成因

计划生育档案管理工作目前面临着网络化和信息化的需求,同时又犹豫档案工作管理缺乏组织性和资金支持而陷入了低效率境地。而计划生育档案管理工作中目前存在的问题可归结为计划生育档案管理参与人的问题,这里本文应用管理学的方法,对档案管理工作中问题涉及到的人群进行分析,得出计划生育档案管理中问题的根源。

(一)档案管理人员意识淡薄。由于计划生育档案管理人员对计划生育工作重要性的认识不够,因而对于投资于高效管理的信息化设备引进等能省则省,导致目前信息化大潮中,计划生育档案管理工作处于落后地位。目前,由于对之前档案的处理标准化程度低,且处理数量不够,目前档案管理数据库普遍数据不足,数据库建设滞后,无法真正实现效率的本质化提升。

(二)档案管理人员的素质有待提高。在一些引入了信息化设备和网络技术的计划生育档案管理部门,这些新技术和新设备的引入并没有引发档案管理模式的变化,这主要是由于档案管理人员的专业素质比较差,对于这些信信息技术的学习能力较弱,因而对于引入的设备利用率较低,并没有达到改变档案管理模式、提高档案管理效率的目的。

(三)计生部门的管理缺乏科学性。档案管理中出现的组织化程度低问题,其实质是档案管理所处的计生部门对档案管理工作的管理缺乏科学性。不但计划生育档案管理部门的组织化程度较低,而且人员的配置方面缺乏科学的规划,导致计划生育的档案管理过程中出现了信息化程度低、工作缺乏效率等问题。

三、提高计划生育档案管理效率的对策

(一)增强对档案管理工作人员的培训。针对档案管理中出现的问题进行成因分析后发现,目前计划生育档案管理中出问题的主要在于档案管理人员、计生部门领导。针对工作人员的管理意识淡薄和管理素质较低的情况,笔者建议各计生单位的档案管理部门应当注重对计生档案管理人员进行专业的档案管理知识培训,并且将引入的信息化设备及技术的应用落实到实处。

(二)档案管理部门领导应增加对档案管理的重视程度。档案管理工作目前在很多单位没有专门的部门进行管理,且没有足够的资金投入进行信息化设备和技术的引进,这说明了领导的不重视。因此,档案管理工作接下来的进展,最重要的还需要领导部门的重视,给与档案管理以科学的管理,从而实现档案管理工作模式和效率的实质性改变。

(三)加快档案管理的信息化,根本上改变管理模式。档案管理的信息化是未来计生部门档案管理的发展方向。因此,我国计生部门应当充分意识到这一趋势的必然性,从根本上加快档案管理的信息化,包括引入数据库管理、信息设备等的管理,并将信息和网络技术应用到未来的档案管理工作中,摆脱过去传统的档案管理模式,实现管理模式的本质性改革。

参考文献

大学生档案工作计划篇(5)

1.可以为政府在制定相应计划生育政策过程中提供必要的资料

人口和计划生育档案准确的反应了我国人口统计的人数。因此国家对人口和计划生育当然进行科学的分析,得到的分析结果就可以用于政府制定、修改、完善适合当地的计划生育政策,这样就可以提高当地经济发展能力。

2.可以为国家内流动人口提供良好的服务

我国人口基数大,每天都有大量的人口流动,因此国家想得知并管理人口流动的方向就可以通过分析人口和计划生育档案来获得信息,这样就能实时的得知我国流动人口婚育状况。利用人口和计划生育档案进行流动人口的管理和制定相应的政策进行管理,这样在引导流动人口进行计划生育的同时也可以提高两地社会抚养费的征收,也可以避免两地出现的发错证件、反复发证等工作失误。

3.为我国农民进行正确的引领

我国在对人口和计划生育档案进行分析的过程中,我们可以得到很多有用的信息,可以使得政府能够制定出正确的、科学的、有效的、适合农民的计划生育政策,提高他们的生活水平。利用人口和计划生育档案里所提供的信息,向他们传递政府对于独生子女户的优惠政策、奖励制度,以此来帮助农民认识带“少生快富”的道理。让他们能够在这些信息的引导下,在相应的优惠政策扶持下奔向小康社会。

二、我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理中出现的不足

1.我国相关部门对于人口和计划生育档案管理工作不够重视

相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中,并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这里面一些管理者不够重视人口计划生育档案的整理工作,所以,这就导致了基层的人口和计划生育档案工作进行的状况很差。而且基层的人口和计划生育档案的工作中的管理制度并不完善,从而,从事此工作的人员对于我国人口的计划生育档案记录敷衍了事。

2.我国人口和计划生育档案管理工作实施条件差

当前,相关部门在对于人口和计划生育档案的管理工作过程中,并没有重点进行对我国基层人口计划生育档案的整理工作。这就造成了我国从事计划生育工作人员对于保护计划生育档案的意识淡薄,都与我国《档案法》中的规定相违背。在大部分基层部分中对于档案保存的库房、保管设施都建设的不够完备,这些都为档案管理工作有效开展设立形成了阻碍。

三、针对我国进行人口和计划生育档案工作的科学管理建设的建议

1.提高管理人员素质

对于人口和计划生育档案科学管理工作是否能够顺利的开展,档案管理工作水平是否能够提高都和管理人员的知识文化水平、技能掌握程度息息相关。因此,相关部门应该提高工作人员的素质水平,应该设立技术和业务能力提升培训班,以此来提升工作人员管理能力与加深技术掌握程度。与此同时,也要加大工作人员对计算机知识的学习、理解,在当今信息化普及的时代,学会利用计算机辅助工作,会使得工作量大大减少并且使得档案录入管理工作变得更加准确。

2.将档案中的主题词在录入时换为关键词

查找方式繁琐、冗长、不具备高效性这些都是主题词存在的不足之处,而关键词具备查找方便、有代表性的特点,因此在档案管理录入时可以采用关键词来代替主题词的办法,即用适当的词汇来总结出档案所体现出来的主题,将这样的词汇当作关键词对档案进行标识,然后利用计算机的批量处理功能进行整理。

大学生档案工作计划篇(6)

(一)档案意识不强,档案利用率不高

在基层计划生育档案工作实际开展中,部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识,意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度,对档案资源的开发利用不足,没有挖掘档案的实际价值性,不利于上级部门决策的修正和制定。

(二)管理制度不健全,档案收集效率较低,管理分散

目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度,并具体分配了档案管理人员。但是,对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低,档案资料的完整性与信息资料的整合度不足,档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节,没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外,基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系,部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内,这就造成档案管理部门纪律涣散,服务意识性不强,降低了档案管理工作的整体质量。

(三)重管轻用,档案开发利用率低,档案工作硬件投入不足

首先,由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响,许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上,档案收集了、管理了,却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一,形式陈旧,档案室设备、技术条件落后,也造成了很多不必要的损失。其次,档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准,档案管理设备陈旧,管理技术落后,虽然近年来随着科学技术的进步,计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用,而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集利用和开发。

(四)档案管理人员素质参差不齐

目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,表现为人员配备随意,流动性大,档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来,而档案专业出身的人员较少,且存在着专业知识老化,知识面较窄,知识结构不合理,学历偏低,思想观念和管理水平相对滞后等问题,与时展的要求相差较大,难以适应新形势下的档案事业发展。另外,在行政人才培训中,对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求,档案管理人员平时进修学习的机会不够,缺乏系统的档案知识培训,许多档案管理人员的管理水平停留在经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求,缺乏创新和活力。

二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策

(一)提高档案管理意识

基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略,更密切的关系到人民的实际利益。因此,基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容,档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此,这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外,还必须要求基层档案管理人员的法律意识,不能以位牟利,应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平,就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作,地方应建立人口计生宣传与教育专栏,包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力,使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。

(二)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围

建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系,以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高,基层档案管理工作应与时俱进,创新档案管理措施,更新管理手段,将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时,要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署,适应的拓展档案的归档范围,加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。

(三)实现管理技能的现代化

基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向,从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息发布和业务操作技术,努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作,全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。

大学生档案工作计划篇(7)

随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展,对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径,进一步提高人口和计生档案管理水平,对更好地开展新时期人口和计生工作,促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。

一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识

人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料记录,是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平,就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识,只有认识到位了,思想重视了,才能把档案工作搞好。

1.人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。

2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。

4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。

5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

1.存在认识上的偏差

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。

5.人员不固定

计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。

6.管理制度不健全,手段落后

对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。

(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平

档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。

1.重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。

2.重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。

3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。

4.合理调配人才,优化人才结构

大学生档案工作计划篇(8)

计划生育档案担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。根据我国国情,于1981年我国专门成立计划生育机构后,具有中国特色的计划生育事业日新月异,蓬勃发展,机制不断完善,体制不断健全,广大人民群众的婚育观念也有了翻天覆地的变化。随着社会的发展,人们的生育意识和自我保护意识以及法律维权意识不断增强,计生档案正在成为各块工作的重要凭证和法律依据,因此,加强档案管理尤为重要。为此,笔者从自身经验出发,谈谈几点体会:

一、档案工作者首先要实现新的角色定位

在档案的手工管理时代,档案工作者主要充当着档案保管员的角色,负责对档案的保护、整理与提供访问文件的作用。但在,在当前的档案信息化条件下,档案工作者必须尽快进行新的角色定位,努力提高自身素养,以适应新的工作环境。只有这样,才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。

二、加强宣传力度,提高档案意识

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓,因此工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

人口计划生育档案能够有效地促进计划生育工作的进行,计生档案管理也是党和国家事业发展一个不可缺少的环节。计生干部特别是乡镇地区领导干部缺乏这样的认识。因此,要采取多种形式,通过开展广泛持久的档案管理法规的宣传教育,让《档案法》等法律法规不断普及,全面提高各级计生干部特别是乡镇领导干部的思想认识和档案法治意识,增强对计生档案管理工作重要性的认识,不断完善档案工作者的业务水平,依法把计生档案管理工作列入社会主义新农村建设发展规划,列入党委政府的重要议事日程,在人力、物力和财力等方面给予全面的支持和保障。

三、进一步加强对人口和计生档案工作的领导

人口计划生育部门领导要更新观念,充分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用,把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置,纳入主要议事日程,给予必要的投人,解决所需经费,为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念,从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发,做好人口计生档案管理工作。

四、利用计算机等现代化的手段,改人工管理为计算机管理

目前在全国范围内,计算机技术在计划生育信息管理方面的应用还不够广泛,现在大多仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介,与当今的信息时代显得极不协调。工作人员在抄录数据、统计计算的过程中,难免出错,故很难提高速度和质量。另外传统报送报表过程中的辅助开支(路费或邮寄费、人工费)也较多。基于以上原因,我们可以根据实际情况,编制统一的计划生育档案管理软件,下发到各单位。下级单位(或基层单位),根据统一的格式,填写数据,然后通过网络,将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点:统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间;数据准确。排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错;节约成本,不用纸张,不用乘车送报表,不用花费很多的时间去填表、送表,只需点击鼠标,利用现代化计算机网络,十分方便地进行数据传递;不用手工统计计算,大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。

要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

五、加强档案管理人员队伍建设

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,影响档案管理水平的提高。为此,必须做好以下几点:

(一)重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力在提高全面素质上下功夫。

(二)重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案。

(三)合理调配人才。优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构,并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,利于整体效能的发挥。

六、积极开展计划生育优质服务工作

计划生育不仅仅是控制人口的问题,它还有着丰富的内涵。主要包括:调解人口数量、提升人口质量、控制人口结构,为国家宏观经济政策服务和决策等等,因此计划生育工作是一项非常重要的工作,必须做好计划生育工作中的每一项。计划生育工作人员要加强服务意思,满足育龄人员的需求,使计划生育工作人性化,建立完善的育龄职工档案,及时了解和掌握育龄职工的意愿和情况,关心育龄妇女的生殖健康和身体状况。定期开展育龄妇女的健康检查工作、对患有妇科病的女职工要及时治疗、生活上给予关怀。定期开展计划生育知识讲座、开展有奖知识问答,提高职工积极参与意识。

总之,档案管理在计划生育工作中具有十分重要的意义和作用,我们应当重视此项工作,提高对档案管理重要性的认识,进一步加强档案管理。

参考文献:

大学生档案工作计划篇(9)

1.人口计生档案可为领导决策提供依据

人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于统筹计划,明确工作重点,量化人口计划生育工作目标,可为人口计划生育决策提供依据。

2.人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务

利用人口计生档案资料,通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料,可成为对育龄妇女提供服务的依据。

3.人口计生档案可为流动人口提供优质服务

有效利用人口计生档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等。

4.人口计生档案可利用群众需求信息档案,促使计划生育工作方法进一步改进

让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议,通过信息采集记录簿收集整理,形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求,不断改进工作方式、方法,为群众提供更加优质的服务,解决群众的实际困难,不断提高群众的满意度。

5.人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性

《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施,使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的严肃性打下了基础。

6.人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务

目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长,又要密切党群、干群关系,让人民群众满意。为此,要定期搞好人口计划生育政务公开,以公开促公正,求公论,树形象,维护群众合法权益,促进他们自觉实行计划生育,推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开,提高人口计划生育工作的透明度,赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权,防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。

7.人口计生档案可为农民致富奔小康服务

利用人口计生档案信息,开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务,使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口计生档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。

只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了,在工作上给予足够重视了,采取了有力的措施,才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。

二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题

1.存在认识上的偏差

在实际工作中,有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性:认为计生档案无实际意义,档案与计划生育工作无直接关系,只要职工不发生计划外生育就行了,档案管不管无所谓;加上计生档案管理人员思想松懈,工作敷衍了事,致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。

2.内容存在弄虚作假情况

由于实行计划生育“一票否决”,少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报,停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理,出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象,损坏了档案资料的真实性。

3.监督检查流于形式

检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题,检查过后人员思想松弛,易造成档案管理的停滞不前。

4.人员素质偏低

大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担,文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍,工作上被动的多、主动的少,影响档案管理水平的提高。

5.人员不固定

计划生育干部多为兼职,在单位内部没有相应职务、职称,人员变动大,频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失,影响档案的完整统一。

6.管理制度不健全,手段落后

对建立计生档案没有统一要求,处于放任自流状态,不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集,归档全部用手工操作,管理水平亟待提高。

7.档案立卷不规范

目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中,计生档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则;再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同,整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范,没有目录号,一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是部分特殊案卷缺少卷内目录,以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是组卷混乱现象比较多,如有按时间组卷的,也有按职能部门管辖权限组卷的,还有按文种组卷的;五是案卷厚薄不一,有的一两页纸一文一卷,有的五六百页纸一类一卷;六是保管不统一,分散在各部门科室现象较严重。

只有认真研究和解决好这些问题,才能把计生档案工作提高到一个新的水平。

三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设

1.实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高计生档案管理基础工作水平

(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(2)要全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查,加之划分保管期限不准,不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(3)要重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。

(4)要统一分类号,保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类,再因事制宜制定出一些具体细则。

(5)要规范题名,保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的,还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。

2.加快数据准备,推进计生档案现代化管理进程

在档案现代化管理工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲,由于室藏案卷多,著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。

(1)分轻重缓急,循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队,将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(2)分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。

(3)分门另类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

(4)用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,怎样取其利避其弊,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。

四、提高档案管理人员素质,提高档案管理水平

档案工作者掌握知识和技能的水平,直接影响到档案工作水平,必须做好档案人员的素质培养工作,努力提高档案的水平。

1.重视高素质复合型人才的培养

信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。

2.重视档案人员的在职培训

提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式,突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。

3.积极支持、鼓励档案人员不断学习,注重知识积累

很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性,但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上,自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识,掌握和提高应用计算机、网络技术的能力,注重学习过程中的积累与探索,把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境,为他们学习、使用新技术创造条件,并积极引进竞争机制,注入拼搏活力,使大家通过竞争,增强危机感和使命感,激发档案人员充分发挥才能和特长,营造创优争先的良好氛围。

4.合理调配人才,优化人才结构

将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合,充分发挥各类人才的整体优势,形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响,以利于整体效能的发挥。

五、进一步加强对人口和计生档案工作的领导

大学生档案工作计划篇(10)

教学档案是指在教学管理和教学实践过程中所形成的,对学院具有参考价值和凭证作用的文件材料,包括教学管理、学科建设、招生毕业、学籍管理、课堂教学与教学实践、教学保障、教学研究等方面的文字材料和声像载体。它是学院教学方面整体工作的记录、经验的总结、参考的依据,它能够完整、准确、真实地反映教学管理的全过程,直接为教学工作服务,是教学工作的重要组成部分,是学院档案工作的主体。科学、系统、规范的教学档案对强化教学管理,促进教学改革,提高育人质量有着极其重要的作用。本文将从教学档案的分类、作用及管理诸方面做些粗浅的探讨。

一、教学档案的分类

我院教学档案分为以下十类:

(一)教学组织。重要教学工作的规划、计划、总结、决定、通知;人才培养方案、教学计划;教学工作制度、规定、办法、细则;教学建设总体改革计划、方案、总结、报告等,这些都是贯穿学院整个教学过程的指导性文件,是不同时期教学工作的宗旨,是学院教学的永久档案。

(二)教学实施。教学实施计划、安排、课程表,课程标准,课程教学实施计划,课程考试样卷、试卷分析、成绩总表,教学质量检查、评估、分析材料。

(三)招生毕业。招生工作计划及总结,招生简章、专业介绍,新生名册、统计表,毕业生质量调查材料、统计表。

(四)学籍管理。学员注册名册,学籍、学历、学位电子注册数据,学员奖惩情况,学员毕业决定。

(五)学科建设。学科建设的规划、计划、方案、总结、综合情况统计表,课程建设的规定、总结、评优等重要文件材料。

(六)教员工作。教员培养规划、计划、总结,教员名册、考核、工作量统计,教员获奖等情况。

(七)研究生工作。研究生工作的规划、计划、规定、总结,学位授权点申报文件,研究生考试试卷、成绩表,名册,培养方案,教学计划,课程表,成绩总册,学位申请、论文答辩、授予学位决议。

(八)函授自考。函授自考的计划、报告、通知、总结,学员名册,教学计划,成绩总册,学籍、学历、学位电子注册数据。

(九)教学保障。教保工作规划、计划、总结,信息化建设方案、报告,教学设施、器材、设备统计表,教材建设规划、计划、通知、总结、统计表。

(十)其他。学院协作工作、评价工作重要文件材料。

教学档案包括教学工作的诸多方面,从具体内容来说,更是十分庞杂和多样性。为此,在实际工作中,如何将教学档案分门别类、内容细化、立卷清晰,规范管理显得尤为重要。

二、教学档案的作用

(一)为改革教学方法提供素材。

教学方法的优劣,直接影响到教学质量的高低,也影响到教员的教与学员学的积极性。好的教学方法,不仅可以使教员教的轻松,还能使学员学得愉快,其效果可想而知。通过教学档案,可以革除以往教学方法的弊病,发扬继往教学方法的优点,收到事半功倍的效果。

(二)为提高教学质量提供依据。

学院的主要任务是教书育人。学院的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。只有吸取已有的经验和成果,并在原有的基础上加以完善和提高,才能有效地提高教学质量。

(三)为加强教学管理提供参考。

学院教学管理水平的高低,在很大程度上影响学院的教学质量,如何提高教学管理水平是学院管理的主要工作,这在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学院的发展方向,制定人才培养方案,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全部身心地投入到教学工作中。

三、目前的教学档案管理工作存在的问题

(一)收集困难。

大多数教员对教学管理工作认识不足,甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的教员认为教学成果是自己在教学过程中取得的,理应由自己来保管,不愿将成果交给档案部门。有的教员担心材料移交后,经档案部门立卷、归档,便被充公或以后使用不方便。这就需要档案人员深入一线,耐心说服,将有价值的档案收集到档案室。

(二)经费缺乏。

每年投入到教学档案建设的经费相当少,勉强维持。随着信息技术的发展,档案信息化迫在眉睫,只有投入足够的经费,才能提高教学档案管理的现代化水平。

四、加强教学档案管理的建议

(一)转变观念,提高教学档案管理工作的重要性。

教学档案是教学管理工作中不可缺少的重要环节,对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学方法、提高教学质量,都有着十分重要的作用。因此,必须切实重视教学档案的重要性,除加强宣传教学档案在社会上取得的效益外,很大程度上取决于档案在实际工作中发挥的效用,也就是说,只有当档案发挥了作用,人们确实需要它的时候,它的重要性就会凸显出来,它的价值就得以实现。所以,我们要及时向教学部门提供教学档案的归档范围,定期到各部门了解、检查教学档案的收集情况,宣传档案业务知识,成为教学工作的信息咨询部门。

(二)加强学习,提高教学档案管理人员的综合素质。

随着科学技术的飞速发展,档案手段日益现代化,只有熟练掌握先进技术,才能科学、高效地管理好教学档案,使之在教学管理中发挥更大的作用。

(三)注重教学档案的收集与积累。

要制定明确的教学档案目标管理标准,建立一套适用于学院的教学档案管理制度。要注重教学档案的收集和积累,及时收集有价值的教学文件资料。针对教学特点,将教学档案工作纳入教学计划、规划,纳入各级管理人员的岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审考核晋升与档案部门出具归档证明同步等。

(四)注重教学档案信息资源的开发和利用。

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