高校科研档案管理篇（1）

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

高校科研档案管理篇（2）

随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。高校科研档案是高校科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体．为实际科学研究提供理论依据，具有重要的参考价值。

借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。

1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节

首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。

其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。

再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。

2　规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权

作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。

首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。

3　实现科研档案规范化

科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。

高校科研档案管理篇（3）

高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

1　高校科研项目档案信息的重要地位

高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。

高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。

2　高校科研项目档案管理的现状及障碍分析

2.1　科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响

近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。

2.2　高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响

受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面

首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。

其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。

2.3　档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响

随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。

3　对加强科研项目档案管理的几点思考

科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案

管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作

3.1　建立健全科研项目档案管理规章制度

建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。

一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。

高校科研档案管理篇（4）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作槲夜科研的主要阵地，其科研水平影响着我国教育事业的发展，同时，高校科研档案的管理影响着高校的教育水平和科研水平。此外，随着社会的不断发展及高等教育的不断进步，科研项目急剧增长，这给高校的档案工作提出了挑战。当前高校科研档案管理工作存在一些问题，如：管理人员素质不高、管理制度不完善、档案利用效率比较低等问题，这就需要高校不断创新科研档案管理，进而满足社会的需求，促进高校的健康发展。

1 高校科研档案的特点

高校科研档案指对科学研究实践活动中产生的具有极高价值的数据、文字、图像、音频、视频等进行科学整理归档，最终形成的档案材料，主要包括：（1）国家的实用专利与发明专利；（2）横向课题，关于社会经济效益；（3）关于国家、省市及地方的纵向课题。高校科研档案记录着学校一直以来的科研活动，为将来高校的发展提供重要科技信息资源，极大程度上对高校的长远发展起着推动作用，并对高校的教育水平与科研水平进行直接反映。高校的科研档案主要分为：科研项目档案、科研文书档案、科研成果档案。此外，高校科研档案作为一种原始信息的载体，完整记录了大量的科研成果，通过科技技术能够最大程度的发挥档案中的信息资源，进而促进高校教育事业与科研事业的发展。

2 高校科研档案的意义

2.1 保障高校的教学工作与管理工作

高校科研档案在高校整体工作中占重要地位，代表着高校的辉煌历史与发展进程，保障着教学工作与管理工作的顺利开展。其管理工作记录着一直以来高校的科研资料，并为今后高校科研工作人员开展科研立项、申报、研究过程、科研结题及评奖、评优提供最具原始价值的凭证，并提供可靠、真实的信息资源。高校通过科研档案能够对课题前期的研究状况进行深入了解，再结合了解内容进行课题科研活动。

2.2 保障学校的发展及教学质量的提高

高校将培养符合国家与社会发展需求的优秀人才作为主要任务。高校教师能够通过利用科研档案丰富自身学识，改进自己的教学方法，并能够向学生传授更加全面的知识，进而提高教学质量，促进学校的健康发展。

2.3 高校开展科研管理的根本依据

从高校科研档案的内容与形式来看，其主要是科研项目开展过程中形成的档案材料，其中包含文字材料、音像材料、经费使用情况、财务账目等，相关科研项目配套档案材料是高校科研档案管理的重要部分。科研档案作为高校科研档案管理工作的凭证，高校开展科研管理需要对科研项目开展中前期档案材料、中期档案材料和后期档案材料进行科学合理的归档，进而保证科研档案管理工作的顺利进行[1]。

3 新形势下高校科研档案管理的现状

3.1 缺乏科研档案归档意识

我国对档案及科研档案规定：一方面，对于相关规定的立卷归档材料，必须依据规定定期向档案管理人员上交，任何人不能够将其据为己有；另一方面，对于科研项目开展或完成阶段，需要对原有材料进行整理，并在审查后进行归档。

目前，有部分高校在科研档案的归档意识比较薄弱，没有充分认识到科研档案归档的重要性。在开展科研项目过程中会存在一些现象，如：有的科研人员会将科研的最终资料据为己有，有的科研人员会推迟上交一些珍贵材料、专利证书、论著等科研材料；这些现象是缺乏科研档案归档意识，将导致高校科研档案存在不完整和不稳定的问题，进而影响高校科研档案的管理工作。

3.2 不完善的科研档案管理制度

当前，高校科研档案管理制度的制定主要是依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。然而这种管理制度在实际运用中并没有很好的效果，约束性较低。特别是高校科研档案管理部门在实施档案上交工作时，往往只是通过解释、口头、说明的形式进行，就导致了科研管理工作的开展难度加大。

3.3 科研档案管理相关人员素质较低

据调查，高校科研档案管理的相关人员中较多是兼职，而具体的专业性全职人员比较少；同时，其中兼职人员往往没有经过专业培训就上岗，且人员流动较快；全职人员由于人数较少，其在科研档案管理工作中工作量就较大，而其精力与时间都是有限的，这就会导致科研档案管理工作出现一些困惑和问题。此外，伴随教育事业的快速发展，科研项目越来越多，这也使得高校科研管理工作量不断加大，但管理人员的不足将大大地降低高校科研管理工作的质量。

3.4 较低高校科研档案利用效率

由于科研项目具有较强的专业性、较深的研究程度及领域较广等特点，而科研档案的管理人员对诸多的知识与学科难以全面了解；此外，高校科研管理工作人员存在落后的工作手段、开发能力低、检索落后、信息意识较低等问题，这些因素就会导致高校科研档案利用效率较低[2]。

4 新形势下高校科研档案管理的创新思考

4.1 增强科研档案归档意识

在高校科研档案管理工作中，增强相关人员的科研档案归档的意识能够有效地提高高校科研档案管理工作的质量，有利于将高校科研活动准确地、真实地记录，进而更好地为高校开展科研项目服务。对于科研档案的管理人员而言，由于其负责着整个科研档案管理工作，因此，高校应重视对科研档案管理人员的教育，使其树立正确的科研档案管理的意识，并使其认识到高校科研档案材料归档的重要性，进而使科研管理人员的专业能力与服务水平不断提高，更好地高校科研档案管理工作服务。

4.2 完善的科研档案管理制度

高校科研档案管理必须具有制度化与常态化，具体做到：（1）制定切实可行的科研档案收集、接收、整理、储存、开发利用与管理等方面的规章制度，要求高校科研档案管理工作必须做到有范围的归档、有标准的立卷、有规定的借阅、有措施的管理，并⒅街什牧虾偷缱硬牧贤时进行归档，进而使高校科研档案管理更具有客观性、准确性、完整性、规范性；（2）建立健全科研奖励机制，积极鼓励科研人员及时主动上交科研档案材料，并制定严格的归档标准与措施，向科研人员普及档案管理的法制教育，进而促进高校科研档案管理工作更加科学与规范；（3）利用先进的科技手段完善科研档案的管理，将计算机、多媒体等引进高校科研档案管理的各个环节中，加快对档案材料的收集与整理，进而实现科研档案管理的标准化、规范化，同时还能够严格做好档案的保密工作。

4.3 提高科研档案管理人员水平

面对高等教育的不断发展，科研档案呈多元化的方向发展，这就需要科研档案管理人员具备比较专业的相关理论知识与先进的信息技术，并充分了解国家档案管理的相关法律法规。具体做到：（1）组织科研管理人员进行专业培训，进而提高管理人员的档案管理能力与水平；（2）要求科研档案管理人员具备良好的职业道德修养，并不断丰富自身的专业知识，进而提高自己的业务能力，更好地为高校科研档案管理工作服务。

4.4 提高高校科研档案利用效率

（1）高校科研档案管理人员树立档案服务代管理的工作理念，摒弃“重藏轻用”的传统思想，应该具有与时俱进的档案服务意识与档案创新管理措施；（2）高校对科研档案管理投入充足的资金，使高校科研档案管理人员能够具有创新的工作手段、较高的开发能力、先进检索、较高的信息意识，进而让科研人员能够及时的获取科研档案材料，并对科研档案资料进行充分利用；（3）高校与相关科研机构共同创建科研档案资源的共享平台，进而使高校科研成果的信息与其他机构科研成果的信息实现网络资源共享，使高校科研成果的社会效益与经济效益得到更好地发挥[3]。

5 结 语

总之，在新形势下，高校科研档案管理部门需要及时认清自身的不足，跟上时代的步伐，创新高校科研档案的管理模式，进而提高学校的教育水平和科研水平。同时，高校科研档案管理人员需要不断提高自身专业能力，进而更好地为高校科研档案管理工作提供服务。

主要参考文献

高校科研档案管理篇（5）

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

高校科研档案管理篇（6）

 

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。 

 

一、高校科研档案归档范围需要重新界定 

 

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容: 

（一）科研项目档案 

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。 

（二）科研文书档案 

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。 

（三）科研成果档案 

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。 

 

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因 

 

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。 

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。 

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。 

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。 

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。 

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解 

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。 

（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。 

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。 

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。 

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。 

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作: 

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。 

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。 

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。 

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。 

 

参考文献： 

高校科研档案管理篇（7）

高校的科研人员在进行科研活动的过程中逐渐形成并保存下来的一些具有参考价值的数据、文字、图片或者声像资料等就是我们常说的科研档案，它能为高校以后的科研工作提供依据，尤其在我们国家实行素质教育以来，高校教育事业不断发展壮大，逐渐成为科学研究的主要场地，是科研成果的主产密集区，所以高校要加强科研档案的管理工作，但是现在高校在科研档案的管理上还存在着不足，仍然需要不断地完善，研究新形势下如何加强高校科研档案管理工作就显得非常有意义。

一、高校科研档案管理的重要性

1. 高校科研档案是高校科研历程的直接反映

科研档案是一所高校进行过科研活动最直接的证据，也是高校科研活动最真实的记录，还能反映一所高校的整体水平，很多高校都是通过自己学校的科研成果而名声大噪，而且在进行科研活动的时候还能将一些有潜力的科研人员和科研爱好者培养成科学界的精英，这些精英就会对学校或者社会做出贡献，间接地推动科学的发展。

2. 科研档案是促进科研工作进步的基础

科研档案是一些科研成果的结合体，是科研人员智慧的结晶，特别是在科研项目后续的发展中，这些科研档案起着至关重要的作用，它可以在以后进行科研活动的时候少走弯路，促使科研活动成果更加准确，缩短研发的时间，进而实现学校效益与名声的双赢。

二、高校科研档管理现存的问题

1. 科研档案管理制度不完善

完善的科研档案管理制度是高校进行科研档案管理的前提，但是现在很多高校都没有完善的科研档案管理机制，所以在科研档案管理上就会缺乏相应的约束机制，在这样的情况下就不能有效地展开高校科研档案的管理工作，就会造成很多相关部门因为职责不明确而出现各部门之间相互推诿的情况，致使高校的科研档案始终处于一个混乱的状态，不能进行系统的归档。[1]

2. 高校科研人员对科研档案管理的认知不足

科研人员是科研档案形成的关键人物，因为科研档案是科研人员在进行科研活动的过程中对一些数据进行记录而形成的一些资料的汇聚，但是现在很多科研人员都没有认识对科研档案管理工作的重要性有一个系统的认识，不能及时地将科研数据进行归档整理，也没有将科研资料递交到档案管理部门，还有很多的科研人员为了图方便直接用资料的复印件来代替一些资料的原件，造成一些原文件在复印过程中的丢失，这样就会降低科研档案的质量，为以后的科研工作造成困扰。

3. 科研档案不完整、资料不齐全

因为科研档案不是一瞬间形成的，它需要一个漫长的积累过程，但是由于现在高校中从事科研活动的人大多数是学校的老师，他们除了从事科研活动之外还肩负着教学的任务，这就造成他们在进行资料登记的时候很容易出现遗漏、重复的现象。再加上他们工作比较繁忙，有很多时候不能对课题进行严格的审查和监督，造成很多的核心技术资料不完整，还有就是档案员不参与科研工作只负责档案的管理，对于很多科研活动的过程他们并不是很了解，为此就不能鉴别出一些有材料的价值，很有可能在整理的时候把一些有价值的材料排除在外，也有可能会记载一些没有参考价值的资料，所以档案的记录、归档工作就只能靠科研工作者自己来完成，这样就出现了很多的问题，例如一般性的材料较多，重要性的材料较少；复印件多，原始材料少；口述内容多，光盘、录像资料少等。[2]

4. 高校的档案管理设备落后

很多高校现在只重视科研项目的开发，把大量的经费投资在了科研项目上，很少把经费投在档案管理设备上，造成很多的档案不能及时的归档，特别是现在网络信息技术如此发达，很多地方的档案都已经开始实行电子化管理，但是由于高校把大部分经费放在了科研项目上导致电脑、互联网系统不健全，科研人员不能通过网络进行资料的查找和利用，降低了科研档案的使用价值，再加上现在档案管理人员的业务素质不强，不能很好地进行计算机的操作，不能适应现代化的科研档案管理模式，这些问题都给科研活动的进行造成了一定的影响。

三、加强高校科研档案管理工作的措施

1. 完善科研档案管理制度

科研档案管理工作落实的前提条件就是要有完善的科研档案管理制度，想要建立完善的科研档案管理制度首先是要参考我国档案管理的有关规定对科研人员和科研档案管理人员的交接工作进行明确的规定，还要对档案的利用、借阅进行相关规定，避免档案在借阅过程中发生遗失，二是完善科研工作的奖励办法，鼓励科研人员将科研成果及科研档案及时地上报到科研档案管理部门，上级部门要对有贡献的科研人员进行奖励，逐渐提高他们对科研档案的归档意识。三是明确保密规定，科研成果是一个学校科研水平高低的体现，是一个学校的知识产权，所以高校要对科研成果进行保密，直至科研成果的，这样才能让科研人员放心地将自己的成果上报，才能将科研档案移交到档案管理部门。所以，我们要建立完善的科研档案管理制度，这样才能推进科研档案管理工作朝着制度化、规范化迈进。[3]

2. 提高科研人员的归档意识

想要改变高校科研档案管理的现状，并不是只靠单纯的建立完善的科研档案管理制度就能解决的，还要提高科研人员自觉归档的意识，让科研人员认识到科研档案对科研工作的重要性，知道科研档案属于学校而不是个人，学校还要加大相关法律法规的宣传工作，让科研人员了解到，进行科研档案整理是科研人员必不可少的工作。同时还要加强科研人员与档案管理人员之间的沟通，提高档案管理人员的业务水平，让档案管理人员在自己整理资料的时候也能分辨出有价值的资料，避免遗漏资料或者记录过多无价值的资料的情况。还要增强档案管理人员的服务意识和对高科技的使用技能，以便能够及时地为科研人员提供资料，这样才能更好地促进高校科研工作的进行。[4]

3. 加强档案管理设备的投入，实现网络化管理

在网络技术盛行的高科技时代，办公自动化成了学校的新宠儿，所以高校要尽快地建立科研档案的信息检索系统，这样不仅能提高档案的使用效率，激发科研人员对工作的热情，还能让越来越多的人知道该校的科研成果，提高学校的知名度，吸引更多的学子和科研人员加入该校。

结束语

总之，科研工作是高校非常重要的工作，科研档案又是一个学校科研水平高低的反映，所以高校要加强对科研档案的管理工作，逐步建立起完善的科研档案管理制度，科研人员和档案管理人员也要不断地解放思想、与时俱进，不断地提高归档意识和业务水平，只有这样才能发挥科研档案真正的价值，才能为高校的科研活动和教学质量做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]柯翠英. 高校科研档案管理问题探讨及对策[J]. 科技创业月刊，2010，10（08）：14-12 .

高校科研档案管理篇（8）

然而，笔者发现，虽然目前高校对科研档案的重要性有了一定的认识，但是，从实际的情况来看，高等科研档案的管理和保护工作存在着以下几点问题。

1.1管理制度缺失和管理设施缺乏

目前，高校的科研档案管理制度不尽如人意，一般采用常规性的档案管理方式，而这种方式远远不能适应当前工作需求。相应的管理制度和监管手段的缺失也直接导致了档案管理人员对归档的具体工作的敷衍。

高校的科研档案管理缺乏必要的基本管理设施，很多高校并没有建立专门的档案室和档案柜，这也一定程度上导致了实际的档案管理人员没有对科研档案有足够的认识，没有充足的时间来对科研档案进行系统管理。

1.2科研档案管理意识缺乏

科研档案管理意识的缺乏不仅仅存在于档案管理人员，也存在于具体的科研人员。科研人员的不重视，使科研档案在初始阶段就失去了有效的控制，一般情况下就会形成项目进行到最后才进行补充，造成资源和人力的浪费。

高校管理者的科研管理意识水平也有待提高，目前学校对于科研档案的管理也存在着管理、检查不到位的情况，同时也没有相应的规定来约束和规范科研档案管理和保护工作。

1.3科研档案的知识产权保护不到位

高校的科研档案作为一种信息资源，应当对阅览、下载、复制、转载等手段进行控制和约束，严禁杜绝非法利用。但是在实际的科研档案管理工作中，知识产权保护意识还是相当缺乏，很多高校并没有相应的规定，或者有了大概的相关规定，但是在执行方面也没有完全落实。

1.4科研档案管理工作宣传不足

随着科研档案管理工作的重要性日益突出，科研事业的不断发展也需要科研档案管理工作的支撑，但是当前很多高校对于科研档案管理工作的宣传远远不够，导致了很多科研人员并不了解科研档案管理工作，也同时导致了很多从事相关档案管理工作对自身工作重要性的认识不足，这也严重制约和科研档案管理工作的进一步发展。

二、高等科研档案的管理和保护工作改善与优化

针对上述问题，笔者就高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人的浅见。

2.1规范高校科研档案管理机制，完善配套设施

首先，从宏观上来说，学校领导要高度重视科研档案管理工作，从制度上和资金上给予科研管理工作倾斜。建立明确和详尽的工作管理制度，以及合理的归档程序。并且，在具体的实际管理工作中，也要保证管理人员经费、办公设施的到位，从而提高管理人员的工作积极性，更好地落实工作制度。

其次，从微观上来讲，高校科研档案管理必须依托现代管理理念，以网络技术和计算机技术为基点，实现科研档案管理的网络化和电子化。同时把科研档案管理和现代办公技术结合起来，来达到科研档案管理的规范化目标。具体来说，科研项目的申报环节、研究试验阶段的各种原始数据和报告等、验收阶段的研究报告、论文等、成果申报阶段中成果登记、成果应用等。这些所有的案卷，都要按照科学的管理制度进行归档和保存。并且还要注重档案管理过程中分类检索原则，充分适应当前档案规范化管理的要求。

2.2提升科研档案管理意识，规范科研档案管理

首先，从科研档案管理人员的角度来说，要不断的提升自己的业务素质能力，开阔自身的眼界和思路。不仅仅把自己看做一个服务人员，而要进一步投入到实际的科研活动中，及时掌握科研工作中的原始资料，从初始阶段就保证科研档案的高质量。通过科研档案管理人员的自我提升，为学校提供高效的服务，从而为高校的档案管理工作打开新的局面。

其次，从科研人员的角度来说，要增强科研人员对科研档案重要性的理解和认识，使其充分明白科研档案的具体价值。这也进一步要求科研人员要重视科研档案的归档和管理，把这份工作作为自身日常工作中至关重要的一个部分，这也是科研档案管理发展的必要基础。

再次，从学校管理者角度来说，要注重培养优秀的档案管理人员，提升具体管理人员的业务素质和能力，为其创造良好的学习条件，适应当前时代对优秀科研管理人员的要求。并且，要为科研档案管理人员和科研人员建立一个沟通的平台，使二者互动交流，并能有效的促进档案管理人员有效的为科研人员进行高效服务。

2.3规范高校档案管理管理，保护知识产权

首先，建立统一的管理制度，来保护高校的知识产权。对所有的知识产权的产生、获取、流转等具体过程要真实和完整的记录，合法并且合理的来利用科研活动所产生的知识成果。利用归档保存的方式对知识产权进行保护，统一集中管理，促进知识产权的流转规范化，以及在下一步的科研活动中的推广和利用。

高校科研档案管理篇（9）

1.1 制度不健全：国家对于民办高校开展科研活动不重视，主要体现在申报省部级以上课题方面有种种限制，与公办学校相比，民办高校教师申请省部级、部级等课题处于劣势。因为职称的限制，青年教师根本就没有申报资格，只能依附于从高校退居二线的老教师，不能充分发挥自己的科研潜能。民办高校的教师中级职称以上的很少，科研队伍不健全。

1.2 科研兴趣淡薄，缺少积极性。为了做好教学工作，完成教学任务，教师基本无暇顾及科研，更谈不上开展科研。虽然一些教师意识到科研的重要性，但不知从何入手，或是由于科研经费等问题中途放弃，或是认为最后发表几篇论文，就取得了科研成果。再者，有些教师在科研上缺乏团队合作意识，对参与的科研项目积极性不高。有的青年教师存在偷懒心理，考博以后或者等到晋升职称需要的时候再做科研，眼前还没有把科研提到日程上来。高校中论资排辈的现象和观点普遍存在，与公办学校相比，独立学院青年教师申请省部级、部级等课题处于劣势。

1.3 科研档案意识不强。从政府和学校层面上说，由于历史和成长过程的原因，民办高校大多只重视招生人数、校园建设、规模扩大等硬件建设，普遍没有开展足够的科研活动。另外，和公办高校相比，政府对于民办高校科研工作不重视，没有提出硬性要求。很多申报的科研信息均将民办高校排除在外。在高层次的课题申报和方面，对于民办高校教师均有限制，导致了民办高校科研档案管理工作经验缺乏、较为落后的局面。近几年，许多民办高校开始重视科研工作，鼓励教职员工大力开展科学研究，但也没有充分认识到搞好科研档案建设与搞好科学研究工作的必然关系。再者，大部分教师认为参加科研目的是就是为了晋升职称，不注意资料的积累，甚至担心科研课题文件资料特别是技术成果泄密对自己造成损失，不愿上交或不主动上交给档案部门。

1.4 科研人才缺乏，科研档案无连续性。相对于公办高校来说，民办高校一般只能吸引刚毕业的年轻教师和年龄普遍在55岁之上的离退休老教师，以及从公办高校聘请的兼职教师。这就使得民办高校从一开始就在科研建设方面存在着严重的滞后：一方面离退休教师大多数都以授课为主，且在本专业的理论研究方面已经和当前前沿问题脱节，无法对年轻教师在科研方面进行“传、帮、带”；另一方面，兼职教师还要兼顾本单位的任务，在教学方面未能全身心投入到民办高校的教学工作中，科研方面更是贡献甚微。近几年，绝大多数民办高校已经大批引进具有硕士研究生以上学历的毕业生，以及少数博士生。但由于民办高校待遇相对较低，以及社会保障、住房等方面的担忧，导致高学历者心理失衡，一旦有机会找到更理想的工作，就会辞职。这就导致本应成为民办高校科研队伍的中坚阶层的人才流失，缺乏有层次的科研梯队，仅有一些校级厅级等级别较低的项目，省部级以上的项目少之又少，更有甚者，很多课题刚立项，主要参与人员就已离职，导致科研成果没有连续性。科研档案的不完整、不系统，影响其开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

1.5 科研工作缺乏组织和制度保证，科研档案管理人员缺乏相应的专业知识。一方面，机构设置不完善。专门科研机构及科研管理机构是科研工作的组织保障。目前设有独立科研管理机构的民办高校很少，大都依附于教务处或者信息中心等一些校级的行政部门。学校的科研制度也不规范，比如，关于科研课题和经费的申请、科研考核制度、科研奖惩制度和科研档案管理等方面，基本缺乏明确的规定和管理。这些都制约了科研工作的进一步开展。另一方面，科研管理人员配备极少，大多数民办高校的科研干事都是兼职，主要工作还是教学，没有太多精力收集、整理归档材料。与档案工作相关内容的培训更是没有参与过，对档案工作管理意识不强，许多科研档案管理人员认为，科研档案管理就是把科研活动的资料收集起来，递交给学校综合档案室就行。无视法律规定，常常以复印件应付归档。我国《科学技术研究档案管理暂行规定》中明确规定：归档的科研材料必须是原件，根据需要可复印若干份。但是有些科研人员却将原件据为己有，以复印件交档案管理部门应付了事，容易给一些人造成舞弊的可乘之机。

1.6 科研经费投入不足。民办高校科研经费普遍不足。其主要原因：一是民办高校的科研工作没有纳入主管部门的统一管理，不像普通高校那样每年都有数量可观的科研经费下拨，实行专款专用，为科研工作的顺利进行提供较多的经费支持。二是民办高校经费来源主要靠收取学生学费，科研投入相对不足。三是自身对科研工作重要性认识不足。

1.7 科研材料收集不齐全，科研档案难以集中管理。由于民办高校师资较为紧张、教学任务繁重，有能力的教师即使挤出时间来从事科学研究，但缺少时间对科研过程形成的原始资料进行收集、整理和有序上交。有人认为科研档案的收集、归档是档案部门的事，与自己无关。因此，档案部门收集到的常是项目申请、立项表格、鉴定材料等一般性资料，而真正的科研原始记录材料很匮乏。由于学校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研项目，不少教师常会以个人身份参与强校、外单位的科研工作，这就构成本校科研项目的“流失”，导致本校科研档案的收集困难。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和规章制度。由于民办高校科研档案管理工作一般起步较晚，再加上档案管理意识不强，管理手段和规章制度不健全，因此，档案部门经常难以收集到建档所必需的完整的原始资料，这就造成科研档案中一般性技术资料多、关键性技术资料少。由于科研档案的不完整、不系统，影响了它的开发利用价值，反过来也影响了原本薄弱的民办高校科学研究工作的继续发展。

2 民办高校科研档案建设的对策

增强师生员工的科研档案意识，提高对科研档案价值的认识。

2.1 学校方面。首先，重视科研档案管理工作，提高对科研档案管理的意识。民办高校要改变只重视课题项目立项数量和论文的数量，而忽视科研档案整理的局面。要对校领导到全校师生加强对科研档案的重要性的宣传。科研档案不仅是申请立项、研究课题、调研、总结研究成果、、结项等具体工作，也包括了科研成果的推广应用、总结、积累的过程。科研档案的整理也并不是单纯的某个部门或某个人的行为，而是所有做科研的师生在研究的同时，要有意识地积累科学研究的过程稿，包括调研材料、研究报告、应用证明等资料。这样才能使得科研档案起到应有的知识传承的作用。其次，要健全科研机构，制定完善的科研制度，加大对科研工作的奖惩力度。以黄河科技学院为例，从2008年本科评估开始，就专门设置科研处，并在二级学院设立科研干事，以方便科研工作的展开和科研档案的收集整理。2010年成立经济研究所、纳米研究所等九个研究所，由主管教学校长主抓。在制度方面，先后制定《黄河科技学院科研项目经费资助管理办法（试行）》和《黄河科技学院科研奖励办法（试行）》。最后，给予必要的设施支撑。科研档案的整理，并不是单纯地收集资料就行了。需要配备计算机、扫描仪、网站网络环境、储存载体等，才能够保证科研档案工作的顺利开展。

2.2 师生层面。首先，要转变思想，重视科研工作，正确认识科研和教学的关系。一方面，教学可以促进科研发展，在教学过程中能发现教学内容、教学手段、教学方法、教学管理等一系列问题，科研活动可以围绕这些问题有的放矢地开展研究活动；另一方面，科研活动能促进教学水平的提高，教师在科研活动中能接触到更多的新思想、新知识和新信息，并在教学活动中传播给学生，这有助于改进和丰富教学活动，提高教学水平。其次，在做科研的同时，要注意资料的收集。完善的科研档案为其他研究者提供有价值的参考，成为本领域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不违反知识产权的前提下利用和借鉴这些成果，能够避免重复劳动，减少各方面的浪费。

2.3 业务层面。民办高校要配备与业务工作相适应的专兼职科研档案管理人员，同时要加强对全校师生宣传科研档案业务的培训和指导。要明确各类人员对科研档案收集的范围，以及其归档范围。

2.3.1 学校科研档案管理要综合管理的是科研的准备阶段、研究阶段、结项阶段、成果推广利用阶段的各类材料资料，但是，并不是所有的资料都要归档。主要包括上级科研部门关于科学研究课题的题目征集、课题的批准立项的文件、任务书、委托书、项目结项证书、获奖证书等，学校内部的科研规划、各类科研成果的统计报表、总结材料，学校组织承办或师生个人参加科研交流、学术会议的会议材料等。

高校科研档案管理篇（10）

1、科研档案具有凭证作用,维护科技成果的合法权益。科研档案的重要作用在于它是对科研人员进行科研、生产活动的直接记录和实际有效反映。真实有效地记录了科研活动的过程及成果,记载了科研人员的科技思想、科技方法和科技经验。

2、科研档案可以促进广泛的科技交流。科研档案作为一种科技信息,在科研工作中占有非常重要的位置。科学技术的发展,是由低级向高级发展的过程,特别是现代科学技术的难度越来越大,渗透性越来越强,相邻领域或学科之间相互渗透、相互推动,共同发展的趋势日益明显。这就要求科学技术工作要进行广泛的社会协作和科技信息的及时传递,因此科技档案成为传递、交流科技信息和信息推广的一种重要手段。

二、科研档案在高校管理中的作用

1、科研档案是高校科研工作的基础。科研档案是最可靠的情报源和信息源,没有科研档案就谈不上科学研究,在科学技术研究过程中没有继承和借鉴,人类就不可能延续科学技术文化。高校搞科研,同样必须借鉴前人和今人所取得的科研成果,并在此基础上有所创新和发展,而这离不开利用档案。当今时代,科学技术发展日新月异,科技人员需通过档案了解过去和同期国内外对某项课题的研究情况。1962年国务院批准的国家档案局的报告中提到:技术档案不仅具有很大的现实意义,而且具有很大的历史意义,不但我们今天可以重复使用,而且还应该保留下来供长远的参考和研究。

2、科研档案是加强科研管理的重要手段。科研档案是衡量高校科研管理水平高低的尺度之一。建立科研档案的工作必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围内。科研档案形成的过程,就是每个科研课题技术材料形成、积累、整理、归档的过程。在这一过程中,科研管理人员不仅要管课题申报、经费、成果鉴定,还要对科技人员提出归档具体要求,在选题、方案论证、实验记录、课题总结、开鉴定会、成果上报、评审、授奖、推广应用等环节加强材料的收集。这些环节中每一步骤形成的材料要完整的归档,才能保证管理工作的顺利进行,而完整、准确、系统的科研档案是实现这一转化的前提。

3、科研档案是申报成果奖的工具。为了促进科技事业的发展,国家和省市各级政府每年均组织科研成果评奖活动,规定上报成果时必须有档案室验收合格证明,作为该成果的可靠凭证。申请专利时,科研档案就是发明创造的凭据。随着技术市场的开放,科研档案作为信息和成果的载体,已经带有商品性质。企事业单位之间的有偿技术转让,就是通过科研档案(复制品)实现的。离开了档案或档案不完整,就会影响科研水平的评定和科研成果的推广应用,以致造成不应有的经济损失。如果发生专利、成果、版权等纠纷时,科研档案的原始记录、数据、学术论文、专著原稿,还能起到法律凭证作用。

4、科研档案是提高教学质量的重要保证。高校担负着培养德才兼备的高级专门人才的任务。实施高等教育的过程,实质上是对在校学生进行高能智力的开发,这就需要用最新最好的教科书,科研档案为教师编写教材提供了大量素材。学校是教学中心,又是科研中心,通过教学与科研的紧密结合,不断把科研中取得的新论点、新技术、新经验充实到教科书中去,传授给学生,造就高质量的人才。研究生毕业论文档案,也是科研档案的组成部分,它真实地反映了导师和研究生的学术水平和学术成果。而对高校而言,反映了该校教学质量。因此,研究生的毕业论文档案也是检查研究生培养质量的依据之一。

5、科研档案是科研评估、科技人员考核、晋升的重要依据。科研档案是反映高校科研管理和科研活动成果的历史面貌,是直接记录的原始材料,而不是事后随意编写和收集复制的间接第二手材料。对科研工作进行评估,都要凭借档案作依据,才能客观全面地估价。科研经费、人员的投入、科研成果的产出,管理水平的高低、档案就是无声的证明,最客观公正的存在于科研活动中。假如在科研工作中不注意积累或归档不完整,评估时要做出符合实际的评价就显得十分困难。科研档案在记载科研成果的同时,反映了科技人员的辛勤劳动,为他们晋升职称,考核表彰和奖励起到真凭实据的作用。

综上所述,科研档案具有相当重要的使用价值,是科研管理工作中的重要组成部分,我们必须管好科研档案。广大的档案工作者要在工作中坚持原则,提高自身素质,以高度负责的精神,维护档案的真实性,保证档案的齐全和完整。

(作者单位:南阳医学高等专科学校)