高校毕业生档案管理篇（1）

高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的的学分或者学时的学生的个人干部档案。主要内容就是在高校就读期间形成的各种记录，包括：成绩册（学籍卡）、综合素质评定表（鉴定表）、体检册、录取名册、社会实践评定表、在校期间获得的各种奖励与惩罚、相关技能证书、毕业报到证复印件以及高中阶段的相关材料等。这些材料全面记载了一个人从高中阶段求学到高校毕业期间形成的所有材料，是社会了解该同志的第一手原始资料，也是该同志步入社会的第一手推荐资料。

20世纪90年代以前，高校毕业生档案基本上是由毕业生就业的相关单位、高校学生工作部门、招生就业等相关部门全面负责管理，与档案部门的综合档案管理是两个各自独立的管理体系。20世纪90年代末期开始，随着我国经济体制的进一步深化改革和我国高校就业体系的改革，同时根据高校各自的实际情况，各高校的毕业生档案逐步转入社会人事中心与学校档案部门馆进行统一全面管理。

2008年，国家教育部第27号令-《高等学校档案管理办法》的颁布，明确规定了学生档案作为高校档案管理之一门类进行统一管理，各高校都在筹备学生档案的统一管理工作，这才真正意味着学生档案纳入到了高校档案管理的范畴。它标志着高校毕业生档案两极存放体系的真正建立，即出校毕业生档案由各地人事中心档案部门存放，留校毕业生档案由高校档案部门统一存放。

2 高校毕业生留存档案管理中存在的问题

近年来，高校毕业生面临的就业环境日趋复杂，高校毕业生在双向选择的就业形势下，越来越多地到各种体制的单位就业。这些用人单位的档案管理体制也各不相同、良莠不齐，甚至有的单位根本就没有完整的人事档案管理部门，加之毕业生本人在就业过程中缺乏重视自己档案管理保存状态的意识，造成了高校毕业生档案的大量遗留。

2.1 毕业生档案内容匹配问题

在高校留存毕业生档案管理工作中，档案内容匹配错误、档案归档混淆的问题并不普遍，可以说只是个别现象，但是这类问题一旦发生却不易及时发现，并且给下一步的毕业生档案转递工作留下严重的隐患。随着高校毕业生人数的逐年增加，高校毕业生档案管理工作日益繁重，毕业生档案在归档管理的过程总越来越多地出现材料不全、同一个毕业生的档案材料分散保管、不同毕业生的档案混淆的现象。

这种档案内容陪陪错误是由于多种原因造成的。一方面是学生从入学到毕业的过程中档案要进过多个管理机构、多人次管理，在这些管理环节的交接过程中，就可能出现交接档案不完全、多次归档的现象。另一方面，在学生档案由各院系转往毕业生档案管理机构的时候，由于不同院系之间或者相同院系不同年级之间对学生档案管理工作的互不联系，导致了一个人的信息相似的档案内容发生混淆、难以区分的现象。出现档案内容匹配问题的学生档案一旦归档，就很难发现问题，一般只有等到相关毕业生在档案流转规程中发现问题，再逆向追溯档案归档管理的过程，重新整理匹配错误的毕业生档案内容。

2.2 毕业生档案缺乏统一规范

毕业生档案缺乏统一规范的问题看似是档案管理工作的表面形式问题，但正是这种形式上的不统一，造成了档案管理过程中无法进行统一有效的管理。毕业生档案缺乏统一规范的问题主要体现在一下两点：一是材料手续不完备；二是材料规格不统一。

材料手续的不完备，主要是指毕业生在校期间的档案材料的完整性问题。毕业生在校档案是毕业生在入学后生成的一系列相关档案，包括党团材料、学籍材料、奖惩材料、课程成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等。由于没有统一化的材料管理标准，使得毕业生档案材料中不完备的现象时有发生，给毕业生档案在下一级档案管理机构的管理工作带来不便。

材料规格的不统一，表现在各种毕业生档案材料中缺乏统一的格式管理要求。目前，毕业生档案已经由过去相对单一的档案形式发展成多样化的档案形式，纸质档案与电子档案并存、各种材料表格的规格各异、不同材料的使用纸张各不相同。这些不同规格的档案材料，一方面，使最终形成的毕业生档案看起来杂乱、不美观，同时，也给档案的正常装订带来麻烦。另一方面，电子档案和纸质档案在信息分配上的重复或者缺失、毕业生档案无法统一辨识，都给毕业生档案管理工作带来不便。

3 高校毕业生档案管理的规范化管理策略研究

针对目前高校毕业生档案管理和利用的现状，本人从毕业生档案的主体与客体角度提出自己的应对策略，改善现有的毕业生档案管理的不合理性与被动性，搞好资源整合，实现物尽其用，人尽其才。

3.1 加强对毕业生的宣传教育，从思想上提高毕业生的档案管理意识

毕业生作为国家的知识储备资源，关系到国家、社会的发展大计，毕业生档案是这些知识资源的另一种载体，它对毕业生是否能够全面融入社会，知识能否转化为国家的发展动力关系重大，因此我们应该利用社会宣传媒体入电视、广播、报纸等加强宣传，让全社会重视毕业生档案，纳入关注毕业生就业工作体系之中。

3.2 统一管理存放地，实现资源整合

现在异地存放体系对毕业生档案管理极为不利，不利于毕业生档案的明确去向，也不利于毕业生档案明确转递。更为主要的是，这种状况使得毕业生档案工作成了两方的边沿工作。国家应该从资源整合的角度来解决这个问题，把毕业生档案重点纳入地方人事中心进行统一管理，让地方人事中心真体体现社会、国家、和地方人事资源的中心职责，把这项职责从高校档案管理职责中解放出来，让高校档案管理部门专职为高校教育事业服务，以此推动高校教育事业和社会档案管理工作的双重发展。

3.3 更新管理观念，变被动为主动

高校毕业生档案管理篇（2）

1 高校毕业生档案管理中存在的问题

1999年，中国高考扩张拉开大幕。然而，国家这项举世瞩目的教育政策从大受欢迎到引起争议仅仅走过短短几年的时光。这其中，许多人不禁会问：是对？是错？也许至今还没有是非明确的答案。只是人们在回顾这段历史时，不由地会思索其中的成败以及中国高等教育的未来。

随着高考扩张大军的进驻，全国高校雨后春笋，大学毕业生从廖廖可数的天子骄子变成众多普普通通的劳动者。大学毕业生人数空前高涨，这给全国的就业工作带来前所未有的压力。在这种压力下，很多毕业的“附带”工作往往成为被忽视的对象，这其中就包括了毕业生档案管理工作。

毕业生档案管理工作是当前高校毕业生就业工作的重要内容，是大学生从高校走向社会的重要环节，然而在空前的就业压力面前，它常常“遇冷”。在全国范围内，高校毕业生的档案管理工作也处在一片混乱与迷茫之中。究其原因，主要有以下三个方面：

1.1 缺乏对毕业生档案管理工作的重视

2008年，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，这可以说为全国的毕业生档案管理工作提供了重要的参考和依据。然而在实践中，这项工作还是未能引起足够的重视，主要表现在：

（1）高校缺乏重视；

毕业生档案记录了一个学生从新生到毕业真实的学习生活历程，这其中就包括了该生个人的学业、品质、专长、健康状况等等。然而当前，高校管理混乱，

“大部分高校没有将符合档案管理要求的工作程序、规章制度和有效措施建立起来”，①档案工作职责分工不明，有权管理毕业生档案的部门众多，如学生处、教务处、招生就业处、档案馆等都可以管理毕业生档案，这种管理模式的结果必然导致毕业生档案管理工作中出现诸多推诿扯皮的现象，“谁都能管，谁都不想管”。毕业生档案管理工作沦为“归口部门的附属品”。②加之，现如今高校大都举债建校，财务债务累累，根本拿不出足够的经费来支持这项“边缘”工作，这也间接导致这项工作举步维艰。

（2）毕业生缺乏重视；

计划经济时代，统招统分，学生的工作有保障，毕业生的档案管理工作也十分清淅而顺利。但随着高考制度的改革，全国的就业制度也发生了翻天覆地的变化。学习和工作并不是一对一的关系，而是出现了自由灵活的“双向选择”。在全球经济疲软的大背景下，大学生的就业机会也变得“僧多稀少”，毕业生的就业压力前所未有。在这种形势下，很多毕业生在选择工作时往往迫于无奈会作出一些取舍。如当前一些能够最大限度的缓解就业压力的非公有制企业和单位，它们自身本并不具备保存个人档案的资质，但毕业生为了尽快就业，不得不舍弃档案。也有些毕业生因为惧怕繁琐的档案调动手续而自动放弃档案。更有甚者，认为档案可有可无，将其弃之而不顾，待意识档案重要时，已后悔不及。

1.2 缺乏专业管理毕业生档案的统一机构

毕业生档案是国家人事档案的基础，毕业生档案管理工作也是国家人力资源开发的前提。但现实是，随着毕业生大量涌入社会，国家却没有相应地建立一个统一的机构来管理毕业生档案。当前，毕业生档案管理的机构众多，如原毕业高校、地方人事机构、毕业生就业指导中心、地方人事部门，劳动部门等，并且多重管理之下问题诸多。比如：高校管理，这里存在两种不同的情况，一是毕业生毕业时因暂时找不到接收档案的工作单位，主动把档案暂放于此，待再“择业”单位具备保存档案资质时再回原校调取；第二种是对自身档案完全无意识，被动地把档案“弃”之学校的；但不管是何种情况，由于高校对毕业生档案疏于管理，导致很多档案散失，最终无档可寻。在实践中，甚至还出现有个别高校把学生“遗弃”的档案直接打回原籍，毕业生过后更难查其源踪；再如：地方人事机构，作为国家人力资源的资质机构，承担起保管毕业生档案的重任。学生毕业后把档案存放于此，按年缴费，但由于毕业生自身档案意识不足，岁月无痕，有人忘记续费，加之少数地方人事机构片面地追逐经济利益，最后导致诸多档案归于死档，甚至被销毁。毕业生档案管理机构众多，问题濒发，甚至还出现毕业生私自携带档案的违法情况。档案属于国家机密，且我国每年的毕业生人数众多，但全国范围内却缺乏一个专业的、统一的机构来管理毕业生档案，不能不说是目前高校毕业生档案管理工作处于混乱的重要原因之一。

1.3 缺乏学籍档案向人事档案转变的机制

毕业生的学籍档案和人事档案是两个不同的概念。毕业生的学籍档案是指学生通过全国统一考试被录取后的档案，它以文字的形式记录了该生在校所有真实的表现，如学习情况、成绩优劣、家庭状况以及奖惩情况等，可以说是学生从入学到踏入社会前的学习编年史。学籍档案是人事档案的基础。人事档案是指学生毕业后，其学籍档案通过一定的程序和手续转入就业单位的人事部门或地方人事机构而成的档案。简单地说，学籍档案记录了学生的学习成才经历，而人事档案则记录的是他的工作成长表现。从学籍档案到人事档案，主体不变，客体生变，条件和中介必不可少。而这里的中介或条件即是学籍档案向人事档案转变的机制或程序。然而，在档案实践中，这种转变机制缺乏足够的条理和规范，不同的部门遵循不同的标准，不同的程序，而且转变过程繁琐，令毕业生不堪其苦。不可置否，缺乏明确清淅的转变机制也是目前高校毕业生档案管理工作中的软肋。

2 高校毕业生档案管理的策略

如上所述，当前，高校毕业生的档案管理工作出现诸多问题，要想改变这一状况，我们可以从以下三个方面来加强：

2.1 加强对毕业生档案管理工作的重视

在当前国家还未出台新的毕业生档案管理政策的前提下，加强对毕业生档案管理工作的重视，还必须从以下方面予以考虑。首先要明确毕业生自身的档案意识。目前毕业生档案意识不强，主要表现为认识不到位，毕业生还没有意识到档案对自身的价值。毕业生档案不仅是毕业生干部身份的证明，更是日后参加工作转正定级、职称申报、买房、保险办理甚至婚育等的各种凭证。如果轻易的轻档、弃档，把个人档案当成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加强重视，除了要加强对毕业生档案意识的教育和宣传外，更多的是高校自身要重视起这项工作，不能简单地认为学生毕业了，就不属于自己学校的学生，自然档案也就不归学校管了。对于交于学校保管的毕业生档案，高校还是应该肩负责任，投入更多的经费和人力，确保毕业生档案万无一失，避免他人人生遗憾。最后，企业也要加强重视，虽然有些就业企业不具备保存毕业生档案的资质，但对毕业生档案仍不可小觑。毕业生档案反映了一个学生在校时各种真实的表现和能力，为企业的人才招聘和培养工作提供重要的依据。充分发挥毕业生档案的价值，是企业提升效益的重要途径，也是企业对社会的责任。

2.2 成立专门管理毕业生档案的机构

目前，毕业生档案管理机构众多，高校、用人单位、人事机构、人才中心等，管理机构鱼龙混杂。为了解决这一问题，笔者提出一种设想，首先，清除高校暂管或代管毕业生档案的权限，毕业生离校后所有学生档案转移。其次，清除所有用人单位包括机关事业单位、国企和非公有制企业等的人事档案保管权。用人单位只保有员工的人事关系，人事档案保管权限全部外交。最后，社会专业的人事机构、人才市场、人才交流中心或其它具有保管毕业生档案资质的如大学生就业指导中心等人事档案管理机构权限合并、集中到一个地方：即成立地方人事中心。今后，高校所有的学生毕业，所有档案由高校直接转至高校所在地方的唯一人事中心，高校不再保存毕业生档案，毕业生就业后，（由于所有用人单位也都不保管人事档案），毕业生档案就直接由高校所在的地方人事中心转至用人单位所在地方的人事中心。所有地方的人事中心形成全国性的人事档案网络，用于转档和进行查询。如此这样，全国毕业生档案管理机构统一、权限集中、专业快捷、利国利民。建立全国统一的人事中心，国家层面还必须出台相应的政策和法规，保证其权利的唯一性和运作的公益性。档案管理机构的权威性、唯一性和公益性保证了毕业生档案管理工作的正确性、方向性和便利性。

2.3 形成学籍档案向人事档案转变的机制

“把档案管理机制作为实现人力资源管理目标和任务的一种管理工具来建设，它为国家调整和发展人才培养，使用宏观战略和相关人才管理政策，提供可参考的人才信息保障。”目前，毕业生学籍档案要转变成人事档案，其机制复杂，程序十分繁琐，这给毕业生的档案管理工作带有诸多不便。为了改观这种状况，我们必须形成一套由毕业生学籍档案向人事档案转变的成熟机制。当前，毕业生学籍档案要转成人事档案，最重要和最必要的就是报到证。报到证是极具中国特色的、几乎是当前毕业生办理户口迁移、调转档案的唯一凭证。但笔者认为这由来已久的报到证制度已经不能适应我国高速发展的教育体制和自由灵活的就业制度，应该适时取消。首先，报到证的办理程序十分复杂，涉及部门诸多，如教育行政主管单位、高校，毕业生就业指导中心，人事局，就业单位等，让毕业生为一纸证明不堪其负，严重增加了毕业生的毕业成本。其次，报到证有效期十分有限，一般为两年，如果没有及时报到或跳槽到其它单位就算毁约，这严重束缚了毕业生的就业自由。且补办手续又相当费时费力。最后，报到证在实践中并没有规定和理论上那么有效。如干部身份，身份证、毕业证、学位证就是很好的证明，再如户口迁移，就业合同也有很强的法律效应。事实上，取消令人繁杂的报到证制度，并不会给我们毕业生的就业和生活带来事实意义上的困扰。所以笔者认为应该适时取消报到证制度。另外，笔者还认为应该建立高校、人事中心和用人单位之间的人事档案网络体系，实现彼此之间信息的自由流通和共享。毕业生档案管理应该成为一项公共服务，以上三者之间密切配合，让广大毕业生在毕业时尽享这一服务，在巨大的就业压力中，免去奔波和劳苦，轻松上阵。

参考文献

[1]潘立勤：《大学生档案管理的现状与对策》高教高职研究 2009年9月号中旬刊；

[2]陈美琼：《浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策》经济研究导刊2008第19期；

高校毕业生档案管理篇（3）

中图分类号：G715 文献标识码：A1 我校高职毕业生档案的管属部门及内含

高职毕业生的档案管理有的学校放在综合管理部门，实行综合管理；有的院校放在学生工作管理系统，由学生处统一管理；而有些院校放在各个学院、系部，实行分散管理。我校由各系专人负责、辅导员监管，毕业生提取档案需要携带毕业证、身份证、报到证等相关证件到系里领取。在特殊情况下，毕业生档案暂时不能转走，比如：处分未撤销缓发毕业证者；欠学费者；处分未撤销缓发毕业证者，成绩不合格者。监管学生档案的辅导员老师在学生领取档案时告知学生应该注意的事项有：第一，学生档案是个人的重要资料，不能在个人手里存放；第二，学生个人不得自行拆封，应由就业单位档案管理部门拆封等。

高职毕业生档案是指已经完成教育部、学校、各专业人才培养方案中所有需要完成的项目学生个人的干部身份档案。我校高职毕业生档案里面的内容有：高中学籍表；高考电子档案；学生党团关系；每个学期学生综合素质考核表；各种评优登记表；实习成绩考核表；毕业论文答辩开题报告；毕业论文答辩成绩单；毕业生登记表；综合成绩单；学生诚信档案；全国普通高校专科毕业生就业通知书等材料。

2 高职院校毕业生档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理意识不强，管理不规范

高职院校档案管理和建设主体的重视程度不够，意识不强，直接给管理工作带来困难，也造成档案管理中的混乱。在实际工作中，存在着轻视此项工作，不少档案管理部门只遵循下发的《干部人事档案材料收集规定》，并没有形成自己的档案细则和规定。在执行过程中，存在不及时归档、乱归档等现象，档案不能避免有丢失情况，等发现后再补材料和档案，造成和原始材料的不一致。有的学校档案管理者不固定，这直接造成管理混乱，导致人事档案缺乏严肃性。

2.2 口袋档案和弃档现象逐年增多

口袋档案是指毕业生拿到自己档案后，没有将自己的档案放到所任职单位档案管理部门，也没有放在档案的人才中心，就直接放在家中，这种现象的产生一方面是因为毕业生急于就业，并没有签订正式的劳动协议，另一方面也有不少是用人单位并没有档案存放部门。也有的高职毕业生为了自己以后方便换单位——跳槽，档案直接就放自己“口袋”里。甚至有些毕业生毕业以后长期将档案放在学校，好像“永远”没有档案一样，增加了学校档案管理者的工作复杂度。

2.3 档案管理手段陈旧落后，设备不先进

由于高职院校对档案不够重视，管理投入有限，有的院校没有专门的档案管理部门，有许多档案管理人员是身兼数职，没有将全部精力放在档案管理工作中，对任课老师、辅导员和学生档案填写材料归档不及时，目前大多数高职院校仍以传统的手工操作为主，整档材料繁琐复杂，加上每个学期都有新资料加入，归档人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆装订等大量工作，没有时间考虑开发案宗的内在信息，计算机现代化管理并没有派上用场。

2.4 档案私拆、涂改、丢失等不良现象存在

有的毕业生拿到档案以后，马上想知道这个袋子里装的是什么，尤其在意在校期间一些表现，比如：教师评语、思想品德、毕业答辩成绩等，在没有听清辅导员老师或者档案管理员的要求和强调时，就已经将自己档案袋打开，甚至有些看到自己的表现和成绩不算优秀，立刻就拿起笔将自己的档案材料涂改，还有部分同学在学期间表现不是太优秀，个别学生就想到了弃档或者将自己档案弄丢等等。

2.5 高职院校档案管理者档案转交和查询管理不规范

高职院校还没有形成统一的标准，造成发放档案的过程随意性很大，很不规范。有些学生的档案采取机要传递方式，有些采取校方送达，有些学生直接将档案带走，也有不少是请人呈交等等。形式的不统一造成档案发放的混乱，有时会出现“人在档案无”、“档案有人无”等问题。

3 高职院校毕业生档案管理工作完善措施

（1）加强领导，保证毕业生的档案质量。学校应该统一各个部门各个学院系部意见，综合讨论人才培养方案，制定全校统一的载入学生档案材料的全部内容，做好对外宣传等工作。另外，各学院、系部、各专业、各班级针对自己的特殊情况，研究完善入载档案内容，做到档案个性化、特色化，将系部和专业宣传出去。规定学校专门派一名领导直接挂帅管理，各学院各系部各班级有专门的档案管理人员。

（2）重视宣传，强化学生的档案意识。从教育入手，使学生重视个人档案。使学生从入学教育就懂得档案的重要性，跟学生介绍档案中存放的材料都有哪些，这些材料是过去的一个写照，只有历史是不能更改的。毕业生应树立“人往哪里走，档案跟着走”的原则，对于以后自己的工龄、保险、升迁、转正定级等方面都有好处。

（3）提高档案管理者的认识，加强档案管理者的素质提升。从树立责任心和端正工作态度开始，档案管理者必须有较强的保密意识。学校应经常组织档案管理校内外的培训交流，全面提高档案管理者的素质，从技术手段上提高管理档案的科学性。

（4）完善制度，完善档案管理的各项制度。比如：建立台账制度，归档人员使用记录、材料补充填入记录制度等。每学年进行学校档案管理评比活动，及时表扬先进，对表现不足的环节提出建议，进行修改。每学期定期进行补充材料，归档材料入档，毕业学期进行全面大检查，进行查漏补缺等工作，保证毕业生档案质量。

（5）提高档案管理的手段和方法，对档案进行科学管理。在现阶段中各高职院校档案管理手段比较陈旧。我们如果认识到纸质档案管理的弊端，花费的人力、物力、财力较大。如果我们推行或者实施纸质档案、电子档案的双套式管理，这样可以满足本地利用和异地利用并举，切实提高服务意识。

总之，高职院校毕业生档案管理的好坏，直接影响到学校的声誉和学生个人的切身利益。作为高职院校，档案管理工作者应该不断提高收集、整理、保管、利用、传递等方面的本领，做好管理的科学化、规范化，为学校服务，为毕业生和用人单位服务。

L芑鹣钅浚?010年校级课题《高职生就业抗挫力培养研究》的研究成果；2011河北省教育厅课题《高职高专学生就业抗挫力培养路径研究》的前期成果，课题编号S2011214

参考文献

[1]　韩振英.论高校学生档案管理与大学生就业[J].中国成人教育,2007(3).

[2]　尹恒宁.高校毕业生档案对大学生就业的影响[J].重庆科技学院学报(社会科学版),2009(5).

高校毕业生档案管理篇（4）

随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。

1我市高校毕业生档案管理工作现状

高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。

2存在的主要问题

(1)管理机构不统一

我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。

(2)转递渠道不规范

现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。

(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。

(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。

3对策建议

(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。

(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。

高校毕业生档案管理篇（5）

［中图分类号］G275.9;G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）06－0060－01

离校高校毕业生的档案根据报到意向，绝大多数被存放至所在地人才服务机构。在对其档案进行分类整理中发现，各地高校毕业生的学生档案材料并不齐备，且个别摆放顺序也存在杂乱无章的现象。高校档案作为我国档案的一个重要部分，真实地反映了学生的具体情况。高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。

一、学生档案管理工作问题

高校与学生都存在针对档案方面的一些问题，有以下三种情况：首先，留校“缓档”。这类情况，要么是学生在不知情的情况下其档案“被留校”，要么是自愿要求存放档案于学校，用于近期读研。其实这是最没有实际效果的存放方式，一旦办理“缓档”，多数都意味着没有报到证。如果进入机关事业单位等对干部身份有要求的部门，报到证就是一道门槛。错过了报到日期，就意味着要办理报到证或改派报到证。报到日期的延后，直接与转正定级密切相关，也即随之顺延。因此，高校毕业生的学生档案在其毕业后应及时存放到人才服务机构托管。

其次，档案存放到高考生源地。这类情况，属于校方与学生本人已经沟通过要存放到生源地。但也存在一些问题：第一，省内毕业的学生档案存放问题。个别高校将档案邮寄到当地教育局，而教育局又不得不将档案转递到人才服务机构，造成档案的二次投递，在费时费力的同时也影响了报到时间。第二，省外毕业的学生存档问题。针对省外毕业生的档案派遣方面多数高校都是将档案直接邮寄到所在省份的毕业生就业指导部门。许多高校未尽到告知义务，致使绝大多数高校毕业生不知道档案邮寄到省会，而以为档案已经邮寄到生源地。一旦学生想到要用档案的时候，发现档案不在生源地，不得不从学校问询档案去向，不仅造成档案二次派遣，而且给学生在人力、物力、时间等多方面造成了不小的影响。因此，建议高校及学生要及时了解档案的去向，做到有备无患。

再次，档案存放到高校毕业生就业所在地的人才服务机构。这一方式，在目前看来是对高校毕业生最为有利的投档方式。它将档案从高校转递至人才服务机构，做到了从学生档案到人事档案的有序衔接，为学生的就业安置工作起到了很好的基础性作用。人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。

二、学生档案管理工作中出现问题的原因

首先，一些教师对学籍管理缺乏正确的理解，认为学生的学籍档案管理应为教学管理部门负责，对有关学籍管理的规章制度既不了解，也不重视，在具体工作中敷衍了事。

其次，毕业生由于对成绩、就业等方面关注度较高，对其自身档案认识不清，甚至个别学生将之视为可有可无的东西。

再次，入学教育缺失。一些高校在新生入学时进行入学教育，但在对新生档案管理方面，缺乏及时有效的入学教育，致使学生对在校期间的现实表现、学习动力及动机没有足够认识。

第四，离校教育缺失。绝大多数高校对即将毕业的学生在档案流向方面的教育、宣传力度不够，甚至是轻描淡写，致使学生在急于就业的形势下忽视了档案，在想起用档案的时候又不知道它身处何方。

三、提高档案管理综合水平

（一）规范管理，建立科学合理的管理模式

随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。

（二）树立三个服务理念，强化五个一切思想

建立健全规范的管理制度是搞好学生档案管理工作的基础。在具体实践中，工作人员应树立三个服务理念，强化五个一切思想。即树立学生的诉求是工作的动力，学生的满意是工作的业绩，学生的认可是快乐和幸福的标尺。要坚持学生利益高于一切，实事求是贯穿一切，公平正义压倒一切，表率作用统率一切，快乐自己奉献一切的思想。

高校毕业生档案管理篇（6）

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）02-0077-01

一、高校毕业生档案管理的重要性

中国网络电视台CNTV报道，人力资源和社会保障部最新统计显示，2012年全国普通高校毕业生预计680万人，创历史新高。近年来全国高校毕业生每年大体在600万人左右，并且呈逐年递增态势，高校毕业生就业工作成为各级政府教育行政部门和人力资源和社会保障部门的重要工作。在高校毕业生就业工作中，档案管理工作存在的问题日益突出，切实做好高校毕业生档案移交和管理工作，对于做好高校毕业生的就业工作至关重要，因此有必要认真研究高校毕业生档案管理存在的问题，有针对性地找出解决高校毕业生档案管理的对策，是高校档案管理部门和教育行政部门乃至人力资源和社会保障部门和用人单位的重要任务。

二、毕业生《报到证》的历史作用

在自主择业就业制度下，高校毕业生档案管理存在的主要问题是《报到证》制度已经过时，根本不适应自主择业就业制度的需要。

在统招统配制度下，高校毕业生《报到证》的作用：一是，《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；二是，《报到证》是毕业生到用人单位报到的凭证，凭《报到证》报到以后，方可开始计算工龄；三是，《报到证》是用人单位接收毕业生的重要文字证明；四是，《报到证》是任何一个合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；五是，《报到证》是用人单位给毕业生落户、接管档案的重要凭证和依据；六是，《报到证》证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生；七是，《报到证》是毕业生的干部身份证明；八是，《报到证》的有限期和毕业生的报到期限：毕业生报到的期限原则上为一个月，毕业生领取《报到证》以后，应尽快到工作单位或人事局报到，没有特殊原因或延期报到的，所造成的一切后果由毕业生本人承担。如果没有《报到证》，毕业生将会失去干部身份，成为社会劳动人员（工人编制）；而且人才中心无法接收毕业生的档案。按照我国目前的人事管理规定，由人事局管理干部（档案一般放在人才中心），由劳动和社会保障局管理工人（档案一般放在职介所）。《报到证》目前仍在中国人事管理体制中扮演着重要的角色，因此，毕业生们应注意保管好自己的《报到证》，不要丢失。《报到证》原则上不补办，应届毕业生如不慎遗失《报到证》，须及时向学校报告遗失过程，先由本人提出申请，再由毕业生所在院系负责人签署意见后，由学校报请省毕业生就业指导中心核准后予以办理新证。

三、关于毕业生《报到证》的建议

《报到证》制度是计划经济体制下，大学生统招统配制度下的产物，在当时历史条件下对于人才合理调配起到了一定的作用。随着市场经济体系的逐步完善，用人制度真正实现了自主择业双向选择，在当前市场经济体制下，沿用计划经济时代的《报到证》制度，对于人才合理流动和高校毕业生就业丝毫促进作用也没有，并且成为高校毕业生就业的一大障碍，建议立即予以废除。

一是没有法律依据。翻遍中国法律，找不到一条有关高校毕业生《报到证》的法律依据。

二是高校毕业生持有《报到证》无法报到。目前全国各个高校毕业生大体上在毕业前半年左右就开始为就业问题奔波，参加各种招聘会。一旦遇到适合的工作岗位就要履行报名、考试、面试，过五关斩六将，好不容易被用人单位选中，还要耐心等待教育行政部门颁发那个所谓的《报到证》，对于用人单位而言，有没有那个《报到证》根本无所谓，他们需要的是真才实学，需要的是有能力、有水平的员工。一些限制户籍的大城市用人单位，即便毕业生拿到高校出具盖有鲜红大印的《报到证》，也无法报到，因为该用人单位没有进城户籍指标，毕业生档案还得打回原籍，交给户籍所在地人才交流中心代管。

高校毕业生档案管理篇（7）

档案管理不仅能够起到保护档案的作用，更能够延长档案的使用寿命，进而使档案存在价值得到发挥。档案管理工作中需要进行分类、编号，以便于管理和使用。高校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是记录高等人才信息的第一手资料。新时代背景下人才已成为最为宝贵的资源，人才能够为企业创造更多利润和财富，是企业持续发展的源动力，毕业生档案是人才选用的重要参考。但随着近些年我国高校扩招政策的实施，高校毕业生人数越来越多，毕业生档案数量和信息量越来越大，高校毕业生档案管理、转递工作面临挑战。当前我国高校毕业生档案管理、转递工作现状并不理想，各方面都有待完善。

一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义

高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。

二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题

（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视

高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。

（二）不规范

虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。

（三）管理方式落后

随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。

三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路

（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作

想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。

（二）健全管理制度

高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。

（三）提高管理工作人员综合素质

高校毕业生档案管理篇（8）

高等院校毕业生档案是国家人事档案的一个组成部分,它是记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况,是高等学校进一步教育、考查、培养更高层次人才的第一手资料,更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。在知识经济时代、我国市场经济逐步建立完善的大背景下,高等院校学生档案工作出现了不少新的问题。因此,深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题,对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业,甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。

一、高校毕业生档案工作存在的主要问题

1.缺少具有针对性的法律法规的约束

近年来,教育部和国家档案局针对高等学校档案管理颁发了《高等学校档案管理办法》。该办法规定:关于高等学校全日制在校生规模在1万人以上应当设立档案馆。(参见《高等学校档案管理办法》第二章第六条),由于没有相关的约束条文,各个高校的学生档案管理体制并不统一:有的高校将学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的把学生档案和干部人事档案放在人事处一起管理;有的干脆把学生档案放在各个院系,由辅导员分散管理。就笔者所在学校目前在校生人数已达到11000人,而学校设立的档案室只安排不到两名的相关人员进行临时管理。毕业生档案是在毕业生离校前一个月由系部辅导员移交至学生处就业指导服务中心,再由学生处就业指导服务中心安排一至两位老师采取晚上、周末加班等方式在极短时间里将毕业生档案进行整理、转递。因为学校没有为档案室分配明确的定员编制,也没有具体的办公经费及制订工作量考核标准,所以,造成一些部门和个人也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是,毕业生档案管理、转递工作就在这不规范的环境中勉强运行,其结果不言而喻。

2.学生档案管理缺乏规范化

高校学生在校阶段产生的档案材料,如果没有及时归入档案,就会出现问题。就以笔者所在院校在2009届毕业生档案整理过程中发现的问题为例:(1)归档材料手续不符合要求。比如有的高校毕业生登记表没有学生本人签名;存在没有盖学校印章,用系部印章取而代之的登记表;辅导员因疏忽忘记将高校登记表放入到学生档案袋。(2)档案材料没有明确的排序要求,资料容易混乱。最常见材料有以下几种:论文评审意见书、学生成绩表、优秀学生(干部)登记表、奖学金申请表――如果同一类型材料(表格)多次出现,就会出现排序杂乱无章的问题。(3)书写用笔不规范。我在整理毕业生档案时,发现有一部分档案材料采用圆珠笔、纯蓝墨水笔书写的,按要求应该是纯黑色钢笔或水笔等。

3.档案管理模式老套,缺乏信息化

大学生在校期间形成的档案是其所有档案的一部分,它记录大学毕业生到目前为止的全部学习、生活、社会实践等情况。由于档案袋的容量有限,加之一些档案材料需要保密特殊性,就目前纸质档案材料而言,还真是有点勉为其难,尽管各行各业迈向信息化发展,然而,我们高校毕业生的档案却有点“返祖还原”现象,从事过生源数据上报的同志都知道高中阶段都已经有电子录检表(以江苏省为例:上报数据至教育厅时,需事先在扩展项1里面查清楚该学生在录检表的哪一本哪一页哪一行),在一定程度上暴露出档案管理体制、管理模式、方法手段滞后于信息时代。

4.档案转递单位不明确,用人单位接受档案管理不规范

(1)随着就业政策改革,毕业生到中小型企业、外资企业、私营和民营企业就业的人数不断增多,有些单位和学生不清楚档案的管理制度,以为就业协议书上的档案转递单位直接就是工作单位,但是这其中绝大多数单位没有机要接受权,导致档案不能正常转递甚至丢失。

(2)学校按要求转递档案,但是由于接受单位没有规范毕业生档案管理制度而造成档案丢失的现象,例如研究生档案需要分两次寄出――学生收到调档通知函件要求寄出当时的档案政审,学生毕业时再寄出后面产生的档案材料,有的单位收到档案后没有把两次档案合并在一起或者没有及时地将没有被录取的学生档案退回,这也容易造成档案丢失。

二、高校学生档案管理工作的对策与措施

1.加强相关法规建设,确保毕业生档案管理、转递工作有效开展

近年来,党和政府有关部门十分重视档案管理工作,不久前颁布了《高等学校档案管理法》,不过里面缺少具体对毕业生档案管理、转递具体工作细则的说明。这一空白,使得毕业生档案管理、转递“八仙过海,各显神通”。为此,笔者建议相关部门在《高等学校档案管理法》的指导下,从工作的实际出发,尽快出台诸如《高等学校学生档案管理工作细则条例》此类法规,明确具体的单位负责毕业生档案,确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。随着我国高等教育普及化步伐的加快,再加上刚刚过去的金融危机的影响,毕业生未就业比重快速提升,这就要求我们必须将毕业生档案管理、转递工作做实、做牢,确保档案准确无误转递。

2.及时收集、有效整理

毕业生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程,但是,“不积跬步,无以至千里”,笔者个人建议要从他们被录取进校那一天起就做好建档工作,入学后立即根据其系部、专业群体性特点,按照国家档案法规的要求,收齐有关材料。以后一经形成,尽快存入。就目前而言,大学生在校期间参加国家和地方的各种竞赛、技能、等级(计算机、英语)、职业资格落英缤纷,社会实践活动层出不穷,入党入团、评优获奖屡见不鲜,每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者本着一切为了学生、为了学生一切的工作理念,定期地向有关职能部门索取、征集学生材料。尤其毕业之际是毕业生档案材料形成的最集中、最重要的时间段,这个时期是对毕业生在校期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价,形成的材料大致有:论文评审意见书、学生成绩表、毕业生登记表、毕业生体检表等。

3.尽可能多地把信息化技术应用于高校毕业生档案管理的各个环节

笔者所在院校通过毕业生上网直接输入学号和姓名查询派遣单位和档案转递情况,据不完全统计比没有用系统相比学生档案转递后查询量减少50%。一定程度上减少了了信息管理的重复劳动,减轻档案管理的日常事务性工作,还大大提高了毕业生档案查询的效率。

4.加大宣传力度,提高毕业生对档案重要性的认识。

高校毕业生档案管理篇（9）

随着我国市场经济的发展,我国教育体制和用人制度进行了相应的改革,国家培养人才的方式方法发生了很大变化,大中专毕业生的就业制度改革也不断深入,打破了人才由国家培养,统一分配的传统做法。取而代之的是供需见面、双向选择、择优录用的高校毕业生就业工作新机制。随之而来的是高校毕业生的人事档案管理的管理机构、档案内容、转递渠道、管理方法、开发利用、重视程度等各方面出现了很多与市场经济发展不协调的现象,出现了随意涂改档案内容、档案自我管理、由于企业破产造成档案丢失、企业员工不能办理退休、因为档案内容不全不能够办理社会保险缴纳、转移等诸多问题,大大制约了高校毕业生的就业与合理流动。近期,就进入我市就业的高校毕业生采取了座谈交流会、书面统计和实地调查形式,对高校毕业生人事档案管理的情况进行了深入调研。

1 我市高校毕业生档案管理工作现状

高等学校毕业生档案是毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、身体状况以及在校奖惩情况等综合记录,是用人单位了解毕业生,挑选人才,合理使用人才的重要依据。我市人力资源行政管理部门高度重视高校毕业生的人事档案管理工作,东营市毕业生就业办公室和东营市人才服务中心是专门负责我市生源毕业生和来我市就业的大中专毕业生就业服务的专门机构。主要服务范围是学生报道、档案转递、就业协议签订、就业培训、创业扶持、三支一扶考试、职业介绍、社会保险缴纳等一系列针对毕业生就业的管理与服务工作。2009年,我市接收高校毕业生共计有12108人,登记就业10590人,未就业1518人,就业率达到87.5%。

2 存在的主要问题

(1)管理机构不统一

我市现管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构:一是考取了机关事业单位的高校毕业生,由用人单位上级行政部门进行管理。二是未就业或到非公企业就业的高校毕业生由人力资源和社会保障部门所属的人才服务中心和职业介绍中心管理;三是师范类高校毕业生由教育行政部门进行管理;四是具有人事管理权限的国家企业或国有控服企业,例如:国有四大银行、商业银行、保险机构、电力部门等。五是由于学校和学生个人的原因,还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业人力资源部。

(2)转递渠道不规范

现在高校毕业生的档案大部分由学校直接寄往学生毕业前所签约单位所在城市的高校毕业生就业机构,然后再由毕业生就业机构根据高校毕业生毕业生所签约单位所在市县区将其人事档案转递至所在市县区人才服务机构。有的高校为了就业率,直接将学生档案寄往学生所签约用工单位。过了几个月这个学生要求到其它企业工作时,企业把档案扣住,造成严重混乱。有一部分在学生毕业前将档案让学生自带回家。有一部分学生档案由于各种各样的原因滞留在原就读学校。

(3)档案内容更新不及时、内容简单、档案内容与档案相对人不统一,个别有不真实的档案材料。笔者在整理档案过程中,发现同是研究生毕业的学生,有的有毕业设计书(论文)和学位认定书,有的档案没有这类材料。有的一份人事档案里面有两名毕业生的人事档案材料。还有的内容十分单一,就三五张纸,没有任何参考价值,特别是高职类或技工类学校毕业生的档案内容,很不完善。转入人才服务机构的学生档案,后续档案材料不全面,无法依据档案材料为其出具社会化证明材料。

(4)学生的档案意识不强,认为“可有可无”。有的学生毕业十几年了,还不知道自己的档案在哪儿,也不知道评职称、缴保险、考资格证等各项社会化人才服务项目,结果耽误了自己的职业发展。

3 对策建议

(1)统一管理机构,从制度上避免高校毕业生档案多头管理的现状。大部分高校毕业生毕业后分布在在非公有制企业,属流动人员范畴。人发【1996】118号《流动人员人事档案管理暂行规定》明确:流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。此《规定》的颁布明确了高校毕业生档案的管理机构就是各地人才服务机构,其他任何机构不得擅自管理高校毕业生人事档案,这为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。下一步工作中必须加强人才流动服务机构的档案管理职能,加强人才流动服务机构与毕业生就业部门的工作衔接,切实维护高校毕业生人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才的合理流动。

(2)统一转递渠道,从源头上杜绝高校毕业生档案管理混乱的局面。现在高校毕业生就业或未就业都必须在高校毕业生就业信息网上注册个人信息后,才能够离开学校。所以各级各类学校、各级毕业生就业管理部门要充分利用高校毕业生就业信息网,在学生网上注册时,提前告知学生将其人事档案转递到工作单位所在地人才服务机构或户籍所在地人才服务机构,其他任何机构不得接收学生档案。然后各级人才服务中心再根据实际情况再细分到县区人才服务机构。这样就不会出现学生找档案,档案找不到当事人的情况。学生毕业后,用到人事档案时,会自觉到当地人才服务机构来完善、查询、利用自己的人事档案,充分发挥人事档案的价值。

高校毕业生档案管理篇（10）

每年就业季，来医院就职的高校毕业学生党员占一定的比例，特别是研究生以上学历人员中，党员基本占到40%。这部分人组织档案的规范化管理，具有极其重要的意义。党员组织档案是党组织了解党员政治情况的文字资料，是党员政治生涯的重要组成部分，它是每个中共党员政治生活的缩影，是记录党员学习、工作和生活历程变化的重要材料，更是学生党员身份的重要凭证，发挥着独特的政治作用。因此，党务工作人员和档案工作者对党员档案管理工作一定要重视重视再重视，特别是要提高对刚入职高校毕业学生党员档案转接检查保管工作重要性、必要性的认识，以严谨、认真、负责的态度仔细认真地做好新入职学生党员档案的交接清点和保管，确保医院党员档案管理工作无误，再上新台阶。

1高校毕业学生党员组织档案的相关内容

高校毕业学生党员组织档案的材料主要是学生党员在学校期间的表现及符合要求的党员组织材料，如入党申请书、自传、思想汇报、入党志愿书、外调函、转正申请等。这些材料可以提供学生党员组织档案的信息，方便查阅，是党员组织档案转递、管理的主要内容。

2高校毕业学生党员档案管理存在的问题

2.1高校毕业学生党员组织档案中档案材料不完整。医院党组织在党员关系接转过程中发现，有的毕业学生党员组织档案不完整，正式党员有之，预备党员亦有之。主要表现:一是个别档案不完整，有的缺乏思想汇报，有的外调手续不全，个别人甚至缺失入党志愿书，有的整个档案内笔迹为一人所写，有突击发展之嫌;二是个别档案印章盖得有问题，或是入党手续不完善。有的只有上级党组织的印章，没有支部印章，有的是没有支部书记印章或手签，有的甚至有假档案之嫌；三是组织材料填写不全，档案资料缺项漏项。如主要社会关系空白，没有身份证号登记等等。

2.2高校毕业学生党员的档案管理意识缺乏。毕业季，学生党员忙于毕业答辩，行走于各个招聘会之中，存在不及时转接组织关系问题，个别学生党员甚至认为，只要把党员身份填写到各种表格中就行了，档案可有可无。档案放在哪里都可以，没有做到属地管理，使组织档案不能得到妥善保管。加之部分医院基层党组织对学生党员档案管理工作重视不够，新人已报到，党关系也转接，就是对组织档案没有及时催要，极个别的党组织也认为学生党员档案可有可无，在管理方面投入不划算，处于不被重视的境地，使得新入职学生党员档案管理工作在一种尴尬被动的层面，开展得不顺畅，有阻力。

2.3医院党务工作人员档案保管意识不强，个别人业务素质不高。由于医院基层党建工作人员流动性大，任职周期短，专职管理人员严重缺乏，大部分新上岗的党务工作人员，由于接手时没有时间去培训和系统学习，知识面不宽，在日常的办公中常会出现因工作人员欠缺党的基本理论知识，忽视细节，不熟悉组织档案转接、保管流程，专门负责档案管理的人员不熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，不熟悉档案管理的各种业务规定及自己所从事的工作，导致学生党员组织档案接收、审核、保管工作出现疏漏，造成部分在学校成为预备党员的人员，到医院后不能按时转正；部分党员在日后升级晋职中，因查阅组织档案不合格，延迟升级晋职或根本不能再晋职。

2.4高校毕业学生党员信息没有及时纳入医院党员信息库管理。虽然我们引入了中组部下发的“中国共产党信息管理系统”，对党建相关信息进行整合，但是，由于对党员档案相关信息掌握片面，不够完整，党员信息的更新和党员转入和转出信息的维护不够及时准确，部分信息出现空白和错误，对信息管理系统软件的升级没有及时跟上，也是造成部分高校毕业学生党员信息不全，监管不力的因素。

3强化高校毕业学生党员组织档案规范化管理措施

3.1加强高校毕业学生党员档案意识培养。具体措施为:医院党组织在每年新入职员工的岗前培训中，要专门进行组织档案知识的专题培训，详细讲解学生党员档案管理要求，强化学生党员严肃对待档案、规范填写档案的意识；组织档案的重要性是每个新入职学生党员必学的知识，尤其是党员的档案转递相关知识的教育，可以避免人档分离的现象；要让每一个学生党员清晰地了解党员流动的组织关系和组织材料转递程序或者文件号，便于党员档案的完整及使用。新入职培训可使学生党员明确组织档案对个人发展的重要性，使之在最短时间内，办理自己组织档案的落户工作，如有问题可以及时发现及时弥补，防患于未然。秦皇岛市第一医院党委每年在组织档案知识的专题培训后，都会有一大批的高校毕业学生党员迅速找到党组织转接党关系，提供组织档案备查存档。医院党委还对全体党员实施系统化教育，强化党员档案的管理要求和重要性。在预备党员和正式党员培训学习过程中，档案书写是必修课，以此对党员有针对性进行显性教育，减少废档，党委的重视在无形中使每个党员对组织档案的重视有潜移默化的影响。

3.2医院组织部门实行专人专项审核查档封档工作。依据《中国共产程》和中组部《关于进一步做好新形势下发展党员工作的意见》的有关规定，对新入职高校毕业学生党员进行资格确认并登记造册，建立个人信息档案。对转过来的组织档案逐项严格审核，查看入党申请书、自传、思想汇报、志愿书、外调函等有关材料是否齐全。收入党员档案的资料必须齐全完备，主要包括：1.入党积极分子材料：入党申请书、自传、入党积极分子培养考察登记表、入党积极分子思想汇报材料。2.政审材料：支部的政审报告、各种社会关系外调证明材料、计划生育证明。3.考察材料：党委考察报告、考察时5人∼7人的谈话笔录。4.预备党员转正材料：入党志愿书、转正申请书、预备党员培养考察登记表、党委形成的预备党员转正考察报告、考察时5人∼7人的谈话笔录。党员档案材料应统一封装、统一管理，做到一人一档案袋。查阅合格后，正式党员的组织档案封好与人事档案合并保管，预备党员的组织档案封好，尽快将档案移交给基层支部组织委员管理存档。一旦发现档案材料不全时，应要求新入职学生党员及时说明原因，补充缺失材料。且要统一表格书写规范，党员档案材料一般要求用A4纸、蓝黑墨水、钢笔、签字笔或毛笔书写，字迹清楚、工整、准确，不能有涂改。

3.3加强高校毕业学生党员档案信息化建设。党员档案管理必须与时俱进，积极创新，档案室必须实行数字信息管理，这是观念创新、手段创新、方式创新，更重要的是拓宽了党员档案保管查阅工作新领域。党务管理工作通过信息技术实现工作效率的快捷和准确，这种运行新模式使党员档案管理向现代化进程迈进一大步。医院对新入职的高校毕业学生党员档案及时进行电子信息登记。使之纳入医院党员档案数据库，方便党员和党组织正确查阅。需要注意的是，要处理好档案公开与保密的关系。档案管理者必须采取有效措施，对档案数字化、网站运行、数据库管理各项工作要规范化，有严格的规章制度，保障数字档案信息管理系统安全可靠运行，注意档案信息的保密工作，保护个人隐私。

3.4加强党务队伍建设，实现党员档案管理专业化。高度重视党员档案的归档管理工作，将其纳入党建日常工作范围，根据档案管理和党建工作的特点，坚持“专兼结合”、“专人专机”的原则，确定熟悉党务、素质较高的党员管理党员档案和党员信息库，定期归档立卷，更新维护信息，保持档案的完整性和连续性。党员档案管理队伍建设应专门配备兼职及专职档案管理人员，一是医院在拥有一支有原则有力度档案管理队伍的同时，建立由各基层党支部书记或组织委员组成的兼职档案管理队伍，且对他们进行专项培训和必要的考核，使党员档案管理工作重要性在其脑海中不断强化。二是加强专职档案管理队伍建设，切实提高党员档案的规范化管理水平。医院在制度与硬件设备上提供及时必要的保障，对党员档案管理的专职工作人员进行规范化、专业化及档案管理保密原则等多方面的培训，保证党员档案保管使用的合理有效，规范正确。专职工作人员要成为档案管理的专家。三是要组织专门力量，对党员档案进行一次全面清理整理，对清理出的问题要认真负责地做好处理，维护党员档案管理的严肃性。尤其要防止和纠正造假党员档案，突击接收党员的问题，如发现此类问题要做好记录及上报工作，及时与相关党组织联系反映，对违反规定的当事人，将视情节轻重，严肃查处，追究责任。四是要建立健全党员档案管理的有关制度和办法，明确责任，强化措施，不断提高管理水平。党员档案管理人员工作变动后，应将党员档案造册进行移交。办理交接手续，一旦发现问题，实行追责制，确保组织档案的严肃性和重要性。

4培养档案管理的干部，确保党员档案管理高效化

档案管理干部的工作能力和个人素养对党员档案管理的质量至关重要，为此，必须强化档案管理干部责任意识，不断提升业务水平。加强党员档案管理培训，定期对档案管理干部进行思想教育和业务知识培训，建立定期交流、跟班锻炼等制度。组织部门要抓好过程管控，加强业务指导，定期对党员档案管理进行督查，及时对存在问题提出意见建议，并责成专人迅速整改到位。医院可以通过编印和组织学习《党员档案管理工作手册》，与当地组织部、档案局联系，外派其专职学习等手段，培养党员档案管理的专职人员。

5结论

党员档案记录了党员政治生命的成长过程，记录党员学习、工作和生活历程变化的重要材料，加强党员档案管理，有利于全面认识党员队伍现状、党员队伍管理水平，增强基层党组织的团结稳定和发扬党员的先进性。全面仔细分析医院党员组织档案管理中存在的问题，特别是新入职高校毕业学生党员档案管理中的不足，及时向组织部门或党建工作领导者提出切实可行的合理化建议，做到尽快建立健全党员档案管理制度、强化人员培训，加大对党员档案管理的投入，加强对党员档案信息网络的管理，增强对党员的教育培训，提高党员的思想教育。总之必须从根部抓起，真真正正地抓好党员档案管理工作，从而更好地服务于党员。做好党员档案的管理体现了党组织对党员的关心，也是提高党组织凝聚力、战斗力的具体体现。高度重视党员档案建设，对党员档案建设拿出高标准提出严要求，是医院党组织的重要工作之一。加快党员档案管理的专业化进程，高质量完成党员档案建设工作也是检验一个党组织政治意识和组织协调能力的一个重要标准。

作者:李清 单位:河北医科大学附属秦皇岛市第一医院

参考文献:

［1］李天明.高校档案收集归档的思考长沙铁道学院学报（社会科学版），2006.

［2］文小琼.高校学生党员档案管理对策研究，陕西档案，2012（04）.