档案管理核心篇（1）

由河南省档案局主办的《档案管理》是北大核心来源期刊，从1996年～2014年连续6届入选我国档案学档案事业类核心期刊，在国内档案学领域的影响力和社会知名度越来越大。作者是决定期刊质量的关键要素，而核心作者是期刊质量保证和可持续发展的重要指标。对核心作者进行研究，可反映刊物的用稿、学术风格与研究特色，也可窥视档案学研究的区域性发展水平、研究趋势、关注热点等总体现状。

1 核心作者及发文量

本文以中国学术期刊全文数据库为数据统计来源，选取《档案管理》2006年～2015年共2699篇论文（除去未标注作者论文），共统计出第一作者1334人。根据普赖斯定律，核心作者发文篇数最低值可由公式M≈0.749*（Nmax）1/2计算[1]，将Nmax =51代入可得出M≈5.35；李文以1995-2005年的M≈5.07。按照取整原则及便于与李文以一文作比较，取值5作为核心作者最低发文标准，共得到69位核心作者，限于篇幅，本文只将发文量排名前20的作者列于表1。

表1可见，20年间排名前20的作者一直处于核心作者群的有7人，一直排名前20的有胡绍华、刘东斌、吴雁平、管先海。1995年～2005年20位核心作者全部来自河南，其中4位来自高校，其他均来自档案局馆；2006年～2015年20位核心作者有15位来自河南，5位来自外省市，其中12位来自档案局馆，5位来自高校，3位来自企事业单位。该刊经过20年的发展，一是核心作者队伍已相当稳定，既有档案学界的中坚力量、基层档案部门的实力干将，也有高校、企事业单位的后起之秀，他们对刊物的支持和信赖，对刊物质量、学术特色打造、刊物可持续发展起着重要作用。二是核心作者群知识结构更合理，既有理论性强的档案学基础研究，也有实践性强的业务工作论述，显示刊物的学术价值不断提高，业务更加接地气。三是核心作者的来源更开阔，已突破河南省作者独霸刊物的情势，说明《档案管理》社会知名度越来越高，在立足区域、面向全国的容纳性上做得越来越好。

核心作者2006年～2015年在该刊发文793篇，占此时期总发文的29.4%，高于10年前的23.2%。说明刊物在培养学术带头人、发现和提携新人，提升稿件质量、培养高产作者群体方面做出了持续努力。

2 核心作者系统及单位分布

表2可见，核心作者主要来自档案局馆和高校。从作者数看，高校占比已超档案局馆，其他单位已有作者挤身核心作者群。从发文量看，档案局馆发文占比44.8%，人均发文量16.9篇，远超高校与其他系统人均发文量8.4篇、10.9篇。与10年前比，作者系统分布更为合理，系统间作者发文量均大幅度提升。

69名核心作者分布在河南、安徽、湖北、广西、江西、江苏、浙江、陕西、北京、上海10个省市39家单位，地域更广泛，分布更分散，期刊开放性更强。表3可见，河南省档案局，濮阳、开封、南阳市的档案局和郑州大学、郑州航院是发文重地，汇聚了众多档案学研究人才，科研实力雄厚。10年间，中国人民大学、广西民族大学、安徽师范大学发文量剧增，说明高校正成为档案学界科研的重要支撑，中国铁物等单位作者挤身核心作者群，一方面说明该刊对企事业单位档案管理研究的关注不断增多；另一方面说明企事业单位档案学研究者的科研能力在逐步增强。

3 核心作者合著度分析

论文合著率及平均合作强度是衡量作者合作程度的重要指标，合著率指合著论文量占论文总量的比率；平均合作强度=总合作人次/合著论文量+1 [2]。有40位核心作者存在合著情况，总合作数153篇（档案部门、高校、其他合作篇数各为60、82、11），总合著人次405（档案部门、高校、其他合作人次各为150、173、82），平均合作强度3.65（档案部门、高校、其他平均合作强度各为3.5、3.1、8.5）。为便于比较，表4列举了10位高产作者合作研究的总体状况。10位高产作者的总合著量60篇，总合著人次200，平均合作强度4.33，高于平均合作强度3.65。从总体来看，10位高产作者的平均合作强度较之10年前均有提高，由1.17升为4.33；从系统分布来看，10位高产作者所属档案部门、高校、其他的平均合作强度分别为2.94、3.29和5.15，明显高于1995年～2005年平均合作强度，即1.46、1.33和0。说明作者间合作越来越密切，有部门间、同行业不同单位间的合作[3]，跨行业、跨地区、跨学科间的交流，师生间的互助合作，还有“档案界”网站针对档案基础问题或业务展开的讨论集锦。可看出刊物在推动档案学研究的互补性和合作度方面做出了明显的努力，但目前机构内部合作与导师挂名带学生的居多，提高研究合作度、挖掘群体潜力和智慧仍是档案学研究者的努力方向。

4 核心作者发文被引情况

69位核心作者的793篇论文中，有49位发表的文章不同程度地被引用，占核心作者数的71%，总被引篇数为198，总被引频次为674，人均被引频次13.76 次，篇均被引频次3.4次，均高于1995年～2005年15位核心作者论文被引用、人均被引频次7.47次和篇均被引频次1.78次，其中刘东斌、海、傅荣校、丁华东的文章被引频次均在50次以上，被引14次及以上的数据详见表5。说明10年来《档案管理》的影响程度和社会知名度明显提高，所刊稿件质量明显提升，作者的学术水平和科研能力明显增强。

4.1 作者自引分析。刘东斌、吴雁平、李兴利、程训方、王茂跃、倪代川和王新才7位核心作者存在自引现象，共30次，作者自引率为4.5%，高于比邦兹和斯奈德统计的社会科学文献自引率3.4%，低于1995年～2005年该刊作者自引率8.9%[4]，其中刘东斌自引频次为19，位居第一。说明7位作者研究实力深厚，在该刊发文具有研究的连续性和系统性。

4.2 期刊自引分析。17位作者进行了期刊自引，共130次，期刊自引率19.3%，略低于1995年～2005年15位作者的期刊自引24次，自引率21.4%。虽然19.3%的自引率高于我国图书馆学、情报学期刊7.5%的自引率，但与自然科学主要期刊30.44%的自引率仍有较大差距[5]。其中，刘东斌、海、王茂跃和刘子芳期刊自引次数分别为46、15、15和10，位居前列，反映出该刊在用稿和选材方面较稳定，载文具有一定关联度，形成了自己独特的学术风格和特点。

5 核心作者发文被《人大报刊复印资料》转载情况

2016年5月通过“人大复印资料”全文数据库获取2006年～2015年间该刊被转载的文章68篇，69位核心作者中有22位作者34篇论文被转载，分别占核心作者人数的31.9%，发文总篇数的4.3%；而1995年-2005年有10位核心作者18篇论文被转载，占核心作者人数的20%和发文总篇数的3%，说明10年来核心作者论文转载率已有较大提升。其中，1995年～2005年10年间，刘东斌、刘永和海转载篇数分别为5、3、1，占发文量百分比分别为17.8%、13.6%、10%，除刘永外，其余两人的转载占发文比均高于2006年～2015年的数据，详见表6。

6 结论与探讨

20年来，《档案管理》作为档案学档案事业类核心期刊，一直在我国档案事业中发挥着引导和核心作用，将来也肯定会创造出新辉煌。

《档案管理》作为立足河南、面向全国的档案学档案事业类核心期刊，在保证向河南省作者适度倾斜前提下，可打造“大区域”研究特色带，成为国内其他区域特色研究融入度不断提高的更加开放的期刊。

档案管理核心篇（2）

【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.

【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

一、水利工程档案资料管理的基本要求

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。

1、档案管理的依据和竣工验收

水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》(水办〔2008〕336号)；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223—2008 ）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》(水监[2002]370号)；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。

竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类(照片或录像)的声像或电子材料分别立卷。

2、水利工程档案的归档范围与要求

水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15-50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

3、档案资料验收与移交

水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。

移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。

二、水利工程档案管理的核心内容和管理措施

建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。

1、水利工程档案的核心内容

1）工程准备阶段资料:是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。

2）施工资料:是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。

3）监理资料:是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。

4）竣工验收资料:是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。

2、工程资料的管理职责

1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。

2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。

3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。

4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。

5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

3、水保档案管理的必要性和对策

1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系, 档案资料调阅、调集或查询困难, 档案信息利用率低, 或大部分既有资料未归档、建档。

2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在, 档案资料分布散乱, 。

3）档案管理人员匮乏 。

4）未实行专业化管理, 档案资料保管或存储的软、硬件条件差, 档案资料破损现象严重。

5）法制意识不强, 档案管理工作未引起各地的重视, 也无专项经费投入, 制约了档案管理的规范化建设。

规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准, 建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识, 建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力, 为水土保持及社会公众提供服务。

三、总结

水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。

【参考文献】：

档案管理核心篇（3）

【摘要】本文结合当前档案学界主流研究方向——信息资源管理方向，从档案信息资源的保管与利用出发，着重介绍了个人档案信息资源体系的构建要素与方法，以及建立个人档案信息资源体系之于个人与社会的价值。分别从其实现的技术手段与现实需求入手，提出了“以个人为核心、增强档案信息资源的广泛利用，推动档案信息开发进一步社会化、多元化”将是档案事业发展的主导趋势这一观点。

关键词 个体档案；知识资源；社会记忆；智能设备

作者简介：高晨翔（1994—），男，安徽滁州人，主要从事电子文件管理研究。

1信息时代下建立个人档案信息体系的必要性

1.1为整个社会保存珍贵记忆

人类思维对整个社会的起源与发展有着极为重要的指导作用，其价值集中体现在我们的经验、智慧——由古到今积攒起来的宝贵记忆。1992年，联合国教科文组织开展了“世界记忆工程”项目，其中明确提到了“档案馆和图书馆都是人类记忆的保管者，是一个国家多元化文化的表达，对保护人类的共同记忆至关重要”。[1]在档案学学术研究领域，“‘社会记忆说’作为一种前沿范式”的理论也越来越为学科共同体所支持。

1.2为建设新型智慧城市提供智力支持

“有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。”[2]以个体为核心的档案信息管理，正是依托新型信息技术，为实现个人信息管理的便捷化、知识化而产生的。通过个人生活信息的有效集合，让个人在了解自我的同时，也能将个人的有关想法、意见反映在平台上，从而实现公民大规模地、主动地参与社会管理活动，扩大管理决策行为的社会基础，也加强了公民、政府与非政府组织之间的互动交流。

1.3利于个人掌握生活节奏，保障个人利益

个人档案信息之于形成者而言具有参考价值与凭证价值。一方面，将个人档案信息利用管理共享平台进行集中统一分类、管理，可以有选择地梳理、记录思维路径。有效分析个人此前所常用的工作方法、工作经验，做到“正确的信息在恰当的时间以合适的形式表达和利用”[3]。另一方面，个人档案信息系统能够通过生活信息的推送、用户之间的交流来解决个人生活中遇到的种种问题。个人可以有选择地将隐私信息加密存储，将个人生活行为以个性化的方式记录在“册”，在遇到纠纷、需要提供证据时保障个人的相关利益。

2个体档案的构建要素与实现方式

个体档案是具体的社会成员在其工作和生活当中形成的一切有价值的信息记录。它强调的是以信息利用为核心，个人有意识地接受、整理、传播各类信息，在多个个体之间、个体与政府、民间信息服务机构之间形成动态交互网络，达到信息的共享、知识的发掘、记忆的积累等目的。个体档案不是关于个人的背景信息，而是个人在其日常行为活动中借助各类电子设备记录下的信息，其来源极为广泛，是与个人生活相关的一切隐私与非隐私的记忆集合体。

2.1个体档案的构建要素

2.1.1个人电子设备是实现个人信息管理的物质基础

时至今日，具有独立的操作系统、运行空间，无线网络接入功能的智能手机风靡全球。智能手机有着高速度、高精度的中央处理器，配合以大存储芯片以及较强的存储扩展能力，内置网络适配器可接入无线网络，且有着比肩个人电脑的人机交互能力，这些都为海量数据信息的收发与存储提供了物质保障。

2.1.2应用软件是档案信息共享的桥梁

信息资源的具体组织、整理、加工、开发、传播等有机动态行为需要软件平台的支持，以个体为核心的档案信息共享的最终目的就是让存在于动态中的实用信息为更多的人所知晓和利用。对于个体档案信息管理而言，应用软件是连接用户与设备之间，用户与用户之间，用户与信息服务机构之间不可或缺的桥梁，是信息推送的前提。因此，应用软件要“有‘主动’与用户建立某种联系的功能，使得档案信息管理软件可以更快更好地为用户服务”[4]，确保存在于个体档案信息共享网络中的个人能够动态性地获取有价值的信息。

2.1.3社会档案意识是思维基础

个人是信息搜集、信息加工、信息传播工作的主体，个体档案信息的管理、开发、共享都依赖于个人的档案意识。而我国公民对于档案及其相关因素的认识仍然比较肤浅，认知范围还比较险隘，“社会档案意识是一个国家、一个民族文明程度的标志之一，因此提高社会档案意识迫在眉睫。”[5]集成化的个体档案管理与共享结构中，个体是整个巨大的档案信息网络中的节点，是具有很强能动性的神经元，其运动的频繁性与活跃性决定着整个网络的生命力。在档案实体的后保管时代，档案思维创造力的来源理应更为广泛。

2.2个体档案信息系统的实现方式

经研究，个人档案信息管理系统应该以一个智能化的、具有很强交互性的软件平台作为信息组织管理的手段。同时结合本国、本地区居民的利用意向、利用能力来开发此类平台，确保其实用易用。

通过上述分析，个人档案信息管理平台在物理结构上应分为三个层次，即数据层、信息的描述与管理层、界面交互层。通过三种层次的构建，建立起人与设备、移动设备内部之间的数据关系，使用户依据本系统提供的各种收集、记录、存储、检索、统计、共享信息的方式，能够方便快捷地对与个人相关的信息数据进行个性化、智能化的管理。

首先，在数据层面，后台数据库的存储、分析能力是容纳、开发信息的基础。这要求服务器所选用的数据库应当具有高效的数据处理能力，“如SQL 已经既可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据”[6]，以此达到对不同形式的数据分门别类，加强海量数据管理的可知性、可控性。同时引入云技术，通过多台服务器的耦合，制定相应的挖掘程序，对所收集的数据尤其是有关日常生活的非隐私性数据能够依据需求进行统计分析，逐步上升为一种规律性的信息——知识，通过反馈推送实现信息的动态流转。其次，在信息的描述与管理层面，利用XML语言对整个信息资源及其内容进行统一描述，同时利用RDF对相关元数据进行组织、关联、分类及注释。根据每一个层次需求设计相关程序，分别作为信息的存取、（下转第276页）（上接第241页）关联、检索工具，从而有效地完成对信息的组织工作。

软件的人机交互界面首先应体现出地域特色，增强用户的适应性。其次应当提供个性化的登录与应用界面，界面设计采用非线性化的场景模式，注重各个板块之间的联系。按照职业、年龄的不同建立不同的开发模式，如面向中老年群体理应力求简介明了，并配以每一步骤的指导；面向青年群体的界面则应当活泼生动，保持其动态交互能力。此外，还应建立方便快捷的录入与检索系统，支持文字、语音等多种手段，同时注重各层次信息流转过程中的加密工作，保障用户的隐私安全。在信息共享方面，设置生活信息的主动分享功能，例如用户实时地将个人所见的天气、交通、实地新闻等内容通过平台共享至主页，此外还应当提供本系统与各大网络媒体社交平台的链接，满足用户的共享需求。

3结语

建立以个人为核心的档案信息管理共享体系，能够有效实现个人在信息时代的信息管理、整合、共享需求，提升国民档案意识和信息素质，有效规划并分离对个人而言同样重要的隐私与公共信息空间。社会记忆的载体——档案作为一种无可替代的原始资源，正在塑造时代、唤醒个人。

参考文献

［1］丁华东.在社会记忆中思考档案——档案学界之外有关档案与社会记忆关系的学术考察[J].浙江档案,2010(03):24-28.

［2］郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理,2013(04):21-23.

［3］邓昌智,敖翔,周明骏,等.以活动为中心的个人信息管理[J].软件学报,2008(06):1428-1438.

［4］张丽娜.面向用户的档案应用软件个性化设计:基于档案应用软件的角度优化档案计算机管理系统[J].山西档案,2009(01):31-33.

档案管理核心篇（4）

学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。

一、深化认识,高度重视

学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、完善制度,加强管理

制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。

三、精通业务,爱岗敬业

要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。

四、设施齐备,操作规范

要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。

在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作, 归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

五、挖掘潜能,保障服务

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

参考文献:

档案管理核心篇（5）

其二，磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存的会计档案管理不规范。会计核算中心一般都实行会计电算化，每年都形成大量的磁盘、光盘等磁介档案。《会计电算化工作规范》第7条明确规定，电算化会计档案，包括存储的会计数据和计算机打印出来书面形成的会计数据。《会计基础工作规范》第45条规定，实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应作为会计档案进行管理。《会计档案管理办法》第12条规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。然而在实际工作中，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案，也只移交纸质会计档案，对磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质会计档案怎样科学、安全的保存没有明确的规定。

其三，会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计人员将会计资料进行搜集、整理、分类、加工、核算出来的产成品的技术成果，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结，因此会计档案的管理是会计工作的重要组成部分。但在实际工作中，无论是会计核算中心的人员还是各行政事业单位的会计人员，对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少。此外，各单位普遍轻视会计档案的管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制定具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐等情况的出现。

其四，会计档案管理工作缺乏监管。由于会计集中核算是会计制度改革的新形式，其业务接受同级财政部门的监管。然而无论是财政部门还是档案部门都没有对纳入集中核算后会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有介入其中进行业务指导与监督。财政部门注重会计业务质量，而对会计档案规范与否重视不够，使会计档案管理工作缺乏监督。

其五，会计档案管理制度不健全。制度不健全必然导致管理无章可循。不少会计核算中心没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度。对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准、移交等问题没有作出具体的规定，也没有配备专人管理会计档案。而是由各分管会计管理自己的会计档案，造成会计核算中心内部形成的会计凭证、会计报表、会计资料的整理、装订不一致，没有做到会计档案规范化管理。

鉴于以上原因，为了规范会计档案的管理，保证资料、档案的安全、完整，笔者认为应做好以下方面的工作：

首先，应明确会计档案管理的主体，理顺会计档案管理体制。对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政、事业单位而不是会计核算中心。《会计档案管理办法》第6条明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。

档案管理核心篇（6）

2　寄存情况

县会计局拨出专款为档案馆购置了密集架,档案馆腾出一个专门库房。2005年10月,会计核算中心首批110多个单位的会计档案4356卷册正式“搬家”到县档案馆。截至2009年底,县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至2008年的会计档案17000卷册;5年来,共为全县各部门提供会计档案利用1200人次,15000卷次。

2.1　整理

2.1.1　会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议,会计档案的前期装订、整理工作由会计核算中心依据《会计档案管理办法》,在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时,由会计局分核算单位统一装箱、加封,运送到档案馆,然后,由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱,逐件核对验收。核对无误后,三方签字盖章。

2.1.2　管理单位的确定、编号。对于寄存的会计档案来说,无法按全宗来进行管理,在实践中,我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上,设立临时管理单位的办法加以解决。即,以会计核算单位为一个临时管理单位,分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是:会计核算单位在档案馆有全宗号的,沿用原有的号。新成立的一级机构,按设置原则,赋予一个新的全宗号,没有全宗号的二级机构排在其主管单位后,其临时编号为主管单位全宗号+固定的顺序号。

2.1.3　区分专账核算单位、分类、加盖档号章。首先,对已接收的会计档案进行再次核对,区分核算单位内专账核算单位,确保每个会计核算单位内专账核算单位档案的齐全完整。其次,对每个会计核算单位内的档案按年度——类型分类,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等四大类。最后,在每册会计档案封面的右上角加盖档号章,按要求填写内容。

2.1.4　案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到会计档案的特殊性,采取了重新编制卷号的方法。即每个单位内按类别分开排列,从寄存的最早一年起,自“1”开始分别编一个流水号,一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专账核算单位的,不再单独排列编号。每年,在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后,填写在档号章框内。

2.1.5　档案的排架。整体上,寄存会计档案按会计核算单位临时编号+年度+类别顺序排放。会计核算单位内,由于账表与凭证规格不一,各单位账表集中排放在前,凭证在后,每单位后面预留空格,方便接收。

2.2　管理

2.2.1　建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了《关于进一步加强会计档案管理工作的通知》,对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定,严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。

2.2.2　严格手续,安全利用。设置了专门的会计档案查阅室并提供了便利的办公条件。需要查阅会计档案的单位,需首先到县会计局进行资格审查,然后,持其开具的介绍信来查阅。严禁随意借出会计档案,调阅时间一般为7天,确需延长的,办理续调阅手续。

2.2.3　实施查阅全程监控措施。查阅时,须有工作人员在场,复印在馆内进行,并登记检查。

3　思考

档案管理核心篇（7）

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自主权、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

档案管理核心篇（8）

1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

档案管理核心篇（9）

会计档案是会计信息系统的产物在时间上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性， 不仅能完整的呈现出单位经济活动和组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。因此，会计档案管理具有十分重要的意义。

一、会计档案的特点及其作用

由会计档案的定义可以看出， 会计档案的内容主要包括三部分：会计凭证、 会计账簿、财务会计报告，另外还有其它一些会计材料。

（一）会计档案的特点

（1）整体性：一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报表， 这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。

（2）稳定性： 会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。

（3）规律性： 一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时，从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。

（4）特殊性： 会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。

（二）会计档案的重要作用

（1）会计档案是经济活动的产物，是反映经济业务的历史纪录：会计档案是经济活动的产物，会计档案与经济活动紧密相关。从会计凭证到会计账簿，最终产生会计报表，构成了一个完整的体系，直接反映各个历史阶 段各项经济业务。通过会计核算的专门方法，对经济活动和财务 收支情况予以连续的记录、反映和综合分析，使会计档案具有连 续性和制约性的特点。

（2）会计档案是预测、决策经济情况，真实、完整的会计档案是反映、监督、参与经营管理的重要信息资源， 是财务工作的基础依据。同时会计档案传递管理规划，控制决策过程中所发生的会计信息，对经营管理有重要的支持和促进作用。

（3）会计档案是打击经济犯罪的重要依据：会计档案客观地记录了各项会计活动中的情况，在打击经济犯罪活动中会计档案为之提供了重要的凭证，无可辩驳地揭穿了 一些经济犯罪活动的事实。

（4）会计档案是经济科学研究的可靠资料： 会计档案记录了经济活动的事实经过，记录了经营活动的经验及教训，为经济科学研究提供各种可靠的数据和可比性资料，具有重要价值。

（5）会计档案是会计监督的基础资料：会计档案在社会审计和工商、税务、海关等行政机关的检查过程中的利用率极高。通对会计凭证、账簿、财务报告等原始资料的审核，评价被审查单位经济业务是否合法，会计处理是否真实、公允，是否依法纳税。通过对企业会计流程和业务处理的审核，发现内部控制和管理方面的问题，从而提出改进。

二、会计档案管理的现状

会计档案管理随着社会主义市场经济体制的不断完善，原有的会计体制已不能完全适应新形势发展的需要。社会监督体系的不健全，也使社会经济生活中出现了一些亟待解决的问题。会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，办公用房十分紧张，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理。

三、加强会计档案管理的对策和具体措施

（一）明确会计档案管理的主体， 理顺会计档案管理体制

对纳入会计核算中心集中核算的单位，应根据财务管理自不变、资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变、会计核算主体不变的五项原则，明确会计档案管理的主体是各行政、企事业单位而不是会计核算中心。 《会计档案管理办法》第 6 条明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。会计核算中心应严格按照《档案法》《会计法》《会计档案管理办法》等有关规定，将各单位会计档案整理规范，在核算中心保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向核算单位的档案机构或会计机构移交。

（二）加强会计人员岗位培训，全面提高会计档案的案卷质量

（三） 财政部门与档案部门联合，形成会计档案的监管机制

结合实际，按照《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

总之，完善会计档案管理工作的各项规章制度，加强会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，是各单位必须引起重视的一项基础管理工作，我们要充分认识会计档案的重要性，全面做好会计档案管理工作。

参考文献：

[1]财政部.国家档案局.会计档案管理办法[M].北京工商出版社,1984

[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会,2007,（4）

档案管理核心篇（10）

中图分类号：C93文献标识码： A

1 会计委派制概述

会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。

1.1“会计委派直接管理”形式

即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。

1.2 “财务集中制”形式。

即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。

2 会计委派制下会计档案管理的现状分析

目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：

2.1 委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。

2.2 会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。

3 会计委派制下的会计档案管理存在的问题

当前会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：

3.1有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案

这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。

3.2 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档

会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。

3.3 会计工作与会计档案管理相脱节

会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。

3.4 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作

由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。

4 会计委派制下的会计档案管理的改进措施

针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：

4.1 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制

实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。

4.2 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量

会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.3 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管