智能化档案管理篇（1）

0前言

随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。

1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施

1.1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。

1.2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。

1.3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。

2电子商务档案管理智能化发展的方向

2.1档案管理信息虚拟化电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。

2.2档案管理信息多样化传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。

2.3档案管理信息便捷化运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。

3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义

3.1突破传统，节约资源上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。

3.2便于管理通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。

3.3提高工作效率精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。

4结论

电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。

【参考文献】

智能化档案管理篇（2）

0前言

随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。

1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施

1.1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传

档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。

1.2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化

上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。

1.3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作

对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。

2电子商务档案管理智能化发展的方向

2.1档案管理信息虚拟化

电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。

2.2档案管理信息多样化

传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。

2.3档案管理信息便捷化

运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。

3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义

3.1突破传统，节约资源

上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。

3.2便于管理

通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。

3.3提高工作效率

精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。

4结论

电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。

【参考文献】

[1]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志,2014,20:102.

智能化档案管理篇（3）

关键词：

电子档案；档案管理；智能化发展

近年来，我国的各行各业都取得了很好的发展，经济水平不断上升，科技技术不断进步，大量的医院单位都在现代化的进程中飞速前进。医院的每一项工作对于医院的创新和评优都非常关键，在这众多的工作当中，档案管理工作是其中之一。信息技术越来越发达，对档案管理工作的标准越来越高，信息技术的诞生，甚至将档案管理工作推上了更高的层次。将档案管理工作演变为电子档案智能化管理，电子档案智能化发展也促进医院在发展的道路上取得了更大的进步。

1电子档案的特点

1.1电子档案操作方便

电子档案比起纸质档案来，自身有很大的优势。电子档案在操作时非常的方便，比如，在制作电子档案的过程中出现了一些小错误，有多余的内容，或者是有漏掉的内容时，修改和添加都非常的方便，完善后的电子档案没有任何的痕迹，电子档案的页面非常的干净整洁。在筛选信息时，也非常的简单，工作者根据系统的操作，将需要的信息进行一次性的筛选，数据一目了然，方便对比。在传输方面也非常的快捷，工作者将电子档案的信息进行完整的整理，然后将其保存，最终通过网络进行一键发送，节省了时间和空间上的距离，为电子档案管理者的工作提供帮助，非常的方便快捷。

1.2电子档案节约存储空间，携带方便

电子档案与纸质档案相比，第二大特点是电子档案在存储方面，非常节省空间。纸质档案中大量的信息，因工作需要，如果要阅读和查看，只能是查看档案的原件，也就是卷宗，携带非常的不方便。而电子档案则完全不同，电子档案还有实现资源共享的特点，在存储中，占用的空间非常小，并且电子档案在占地面积方面不存在重量和体积的问题，携带起来轻松，方便[1]。

2电子档案管理的智能化发展

档案是一种非常重要的信息。对于国家来说，档案是国家机密，对于医院来说，档案是医院文件，对于个人而言，档案是重要的个人信息。因此，可以看出，档案的作用是非常大的。如何管理档案是医院应该思考的问题，信息时代的电子档案管理方面，如何实现电子档案的智能化管理，是医院电子档案管理者面临的艰巨任务。

2.1电子档案管理中，智能化的处理档案信息

电子档案管理不同于纸质档案管理，电子档案比纸质档案更具有优势，操作比纸质档案更加方便，操作程序更加简单。在信息处理方面，电子档案管理能够实行智能化处理信息，这是纸质档案管理所不具备的功能。在现在飞速发展的社会进程中，人们办公过程中都实行电子档案管理，办公的事项不断增多，人们通过电子信息进行讨论工作的机会也不断增多，无形中电子档案管理工作任务也越来越多，这为档案管理者的工作带来了很大的不便。尤其是在处理大量的信息时，工作难度非常大。而电子档案智能化管理中，可以将一些需要的信息进行自动的筛选和计算，电子档案中的处理系统在人工的操作下，自动将工作完成。这为电子档案管理工作者减轻了工作压力，减少了工作任务，同时也很大程度的提高了电子档案管理的工作成效。电子档案管理中，通过电子系统实现智能化的处理档案信息，减少了人工处理档案信息的时间，使复杂的工作程序变得简单化，这样也为医院的其它工作提供了帮助[2]。

2.2电子档案管理中，智能化的管理档案信息

电子档案管理工作是一项拥有大量信息，并且程序比较繁杂的工作。对于纸质档案的管理，管理者通常是将卷宗进行仔细的阅读，然后对档案中的错误进行修改，最终将其保存。在需要用到的时候，再按照卷宗号去翻阅档案。这样的管理方式很花费时间，同时，工作程序也没能得到简化。电子档案在这方面就非常的科学，如果需要相关的档案信息，档案管理者只需要通过计算机，按照时间、文件大小、文件名等去查找，然后进行阅读，节省了大量的时间。电子档案管理中，对于一些出现错误的地方，管理者只要将错误的信息删除，然后填写正确的内容即可。修改完成后的档案，再进行一键保存。管理程序非常的简单，同时也非常的节省时间。电子档案管理中，系统智能化的档案信息处理，使档案管理者工作的管理难度，得到了有效的减轻[3]。

2.3电子档案管理中，智能化的保存信息

电子档案信息，需要处理，也需要管理，除此之外，还需要科学的存储，也就是信息的智能化保存。首先对比纸质档案与电子档案两者在保存上的区别。纸质档案保存的形式是将卷宗进行统一的整理，然后进行保管；而电子档案则是通过计算机或者一些处处设备对档案信息进行保存。工作者将信息进行录入，然后一键保存，最后将其存入到一个固定的位置，方便查找和使用。同时，还避免了一些人为和自然等破坏档案的因素，为医院档案信息的安全性提供了可靠保障。电子档案管理中，还能实现档案信息的智能化保存，提高了电子档案管理者的工作质量。

结束语

总而言之，科技技术越来越发达，信息越来越广泛，医院为了能够取得更大的进步，必须要加强医院内部档案管理建设，实现电子档案全面智能化管理，只有这样，医院才会得到更好的发展。

作者：杨非娇 单位：牡丹江市肿瘤医院

参考文献

智能化档案管理篇（4）

（一）信息的自动生成

电子商务档案是发生交易的双方在互联网上所发生的一系列经济活动的记录，这些相关的记录是互联网自动生成，而非人工识别记载的。从交易的开始到交易的最终结束都是网络虚拟完成的，每个过程都被网络记录下来，形成电子商务档案。

（二）信息储存的庞大性

电子商务档案记录了交易双方的整个交易过程，一个企业的所有电子商务往来都列入在电子商务档案之中，甚至包括交易的每个步骤，所以可想而知数据资料是相当庞大的。而且电子商务档案并不像旧的纸质的储存方式那样，只记录交易相关的文字信息，而是将文字、图片、视频等相关的所有媒介信息全部记录下来，并且所有的电子商务档案会随着企业的不断壮大在数量上和种类上不断增加，这些都决定了电子商务档案是非常庞大的。

（三）信息和载体的相关性

电子商务档案的储存是需要储存介质的，它与纸质方式储存的最大不同就在于它无法直观地识别也不能人为更改和操作，它是虚拟的网络化的信息，只能是运用计算机的系统进行数据的采集以及对数据加以分析，这也在客观上说明了电子商务档案的信息和载体的相关性。

（四）电子商务档案的复杂性

电子商务构成的本质是数字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般来说电子商务档案都需要运用加密技术，特别是机密程度较高的档案，其加密程度会更高，因此电子商务档案具有复杂性。随着信息时代的到来，各企业也越来越重视档案的管理和信息的绝对机密，使得电子商务档案的复杂性表现得尤为突出。另外，电子商务档案的复杂性还体现在信息种类和数目的不断增加。现在大多数企业都是多元化发展的企业，这些多元化的发展方向也使得企业经济活动的多元化，这就导致企业的电子商务档案的种类会随着企业的发展而不断增加。企业经济活动的频繁和时间的累积自然会导致电子商务档案数目的增加，这些都充分地体现了档案的复杂性。

二、电子商务档案智能化的趋势

（一）档案存储的智能化

随着时代的进步和发展，在这样的环境下要求电子商务档案的信息应非常全面，通常包含了商品的基本信息、客户的相关资料等相关数据。传统纸质的储存方式已经无法满足现在的发展需求，所以需要智能化的电子商务档案管理来保证信息的安全，减少因数据丢失所造成的不可预知的损失。但智能化管理也需要一定的软件作为支持，软件可以提供一定的信息管理的相关职能，及时发现信息在存储过程中的漏洞并及时修复。

（二）档案检索的智能化

随着网络大潮的袭来，现代企业非常重视数据库的管理和电子商务档案的管理。电子商务档案记录着公司所有的商务往来和经济活动，这些是决策者强有力的决策依据。而科技的发展决定着着企业的信息不只是本地储存的相关数据，还包括了云端的数据。在这些庞大的数据面前，只有智能化的档案管理才能将这些数据应用起来。而且智能化的检索可以按照查找相似度、更新时间等相关选项来为检索者提供更有效的搜索结果。因此，能否高效、及时地查找到所需信息就是档案管理水平的重要体现。

（三）客户关系管理的智能化

对很多企业而言，与客户建立良好的业务关系是企业发展的经济命脉，如何建立良好的客户关系也是绝大多数企业深入研究的命题。在客户和企业进行经济活动的过程中，大量的相关信息被录入电子商务档案之中，而智能化的档案管理可以使企业及时得到客户的信息，了解客户需求，从而针对客户制定相应的营销方案，以更好地为客户服务，提高客户的满意度，减少在沟通中所造成的负面影响。所以对客户关系的智能化管理可以增强企业的内外部管理，从而提高企业的竞争力。

（四）情商预测的智能化

智能化档案管理篇（5）

进入21世纪，信息技术和科学手段成为了各行各业开展工作不可缺少的重要构成要素，信息化管理已经成为商务、学校等办公效率迅速提升的重要“法宝”。对于高中来说，档案管理工作是极具保密性、复杂性的工作之一，随着信息化脚步的不断加快，学校电子办公的信息量和工作量必然会不断增加，由此引发的各种信息化档案管理问题不能坐视不管。如何实现电子文件的实时网络归档，科学有效地管理和利用电子档案资料，达到信息高效提取、传输、利用的目的，是现阶段高中档案管理工作需要钻研的课题。

一、高中档案管理传统模式的弊端

（一）档案管理工作量大，效率低下。高中学校每年、每学期都有大量的学生信息需要录入、管理，再加上由于升学、转学、就业等问题带来的数据的变动，需要管理的信息量很多。采用传统人工录入的管理方式费时费力不说，在信息的准确程度和记录时间上也难免会存在差错和漏洞。在信息的查找和整理时，大量的信息查找起来十分困难，耗时耗力，使得高中档案管理工作的效率不断降低。

（二）档案信息安全保密性差。在传统的高中档案管理模式下，档案信息都是由管理人员手动录入和管理的，因此，档案管理的效率相对低下，信息录入和保管的安全性也较低。即使在传统的档案管理中有使用计算机开展信息管理的情况，使用的人员由于对计算机知识和操作掌握不准，在信息的录入过程中经常会出现张冠李戴的失误，导致档案信息的管理出现差错和漏洞。再加上传统管理模式下，没有完善的安全保障机制，接触档案信息的主体较多，会轻易将重要的档案泄漏出去，给档案管理造成安全隐患。

（三）档案信息查找困难，更新和维护程序繁琐。在传统的高中档案管理模式下，随着时间的流逝，档案信息的增加使得档案管理起来更加繁琐、复杂，庞大的信息量超出了人工作业所能达到的极限，用手查信息数据、更新和维护档案系统都十分困难。查找目标文件时耗时许久，犹如大海捞针，在紧急时刻无法快速找到目标文件，会造成很大的不便。

（四）档案管理人员专业素质低下，缺乏专业人员。传统的高中档案管理聘用的工作人员一般都是有一定的档案管理知识，但是计算机实际操作水平普遍低下，在操作过程中效率低下，时常发生人为错误，造成档案管理工作质量的低下。

二、对高中档案实施信息化管理的必要性

（一）有利于增强高中档案信息的保密性。智能化档案管理模式下，采用功能强大的计算机处理档案信息，不但提高了存储速度、存储数量，计算机独特复杂的安全保护系统还极大地提升了高中档案信息的保密性。为了更好地实现信息的保密，通过计算机将学校内的档案信息做成单份文，促进档案信息整理、保存、编目质量的提升。在减轻档案管理人员工作量和负担的同时，还极大地提升了档案管理的现代化和信息化。

（二）提升档案管理人员的素质，实现无纸化办公。智能化档案管理的实现使得以往的人工档案管理被计算机档案管理所取代，无纸化办公成为了现代化高中档案管理的潮流。这种档案信息管理系统实现了文件从产生、运输到整合的一系列工作，取缔了传统档案管理模式下人工标记、打印、装订等一系列环节，办公过程中的纸张、笔墨等资源得到了节约，人力、物力、财力消耗得到了大大的降低。

（三）极大地提升了高中档案管理工作效率。智能化计算机的运用能够一次性处理所有的档案信息，将各种数据按照预设的顺序进行排序、整理，丝毫不费人工力气，且运行起来准确性高、差错极少，维护和升级也是全自动化运行。给原本繁琐的高中档案管理工作带来了现代化的曙光。以运行高度有序的现代化化信息处理体系为中心，把校内档案资料加工成电子形式，建立起网络数据库，使得高中档案管理的一切工作环节都变得信息化、智能化、高效率。

三、智能化计算机在高中档案管理中的应用

（一）创新服务手段，建立现代化档案管理模式。信息技术的发展不会止步不前，随着新一轮科学技术成果的产生和应用，高中信息化档案管理也必须与时俱进，跟随档案管理数字化程度的提升而改善档案利用方式。越来越多的用户通过计算机、网络平台来获取档案信息，这一变化要求档案管理的工作方式和手段必须随之改变，甚至连档案信息的管理模式也在从实体管理向信息管理、知识管理等方面转变。为此，高中档案管理部门必须改变服务手段，创新符合信息化发展的新服务方式，建立起现代化的档案管理模式，推动智能化发展在高中档案管理工作中的应用。

（二）加强档案信息化基础设施的完善。档案管理信息化基础设施是开展校务现代化改革的基础组成部分，具体包括计算机软件、网络以及其他相关辅助设施。不同高中根据自身档案管理实际情况的需要，必须在管理部门配备齐全相关设施，包括计算机、扫描仪、光盘刻录机以及档案管理系统软件等。建立好网络数据库、电子目录和电子档案录入接受中心，保证电子文件及时高效得到收录和采集。要注意选择的信息化档案管理系统软件必须能够具备强大的功能，集采集、存档、整理、搜索、编目等功能于一身，能够兼容各种数据，保证和其他数据库、校园网之间相互交换的流畅。

（三）加大信息化档案管理的宣传力度。信息化时代的到来需要高中领导和管理人员树立起智能化档案管理的意识，重视信息化档案管理在现代社会中的作用，意识到智能化档案管理模式的建立是现阶段高中档案工作深入改革的重要环节。提高领导和师生对信息化档案管理的认知和重视，能够推动校务改革的深入发展。高中档案管理部门必须秉持创新、努力的理念，不断提升档案管理工作的质量和效率，以真实的业绩和务实的科学态度来表决心，稳扎稳打，用实力来争取上级对校务改革的资金等各方面支持，全面深入推进校务改革。

（四）建立健全档案信息安全保障体系。高中档案管理工作中最重要的可以说是档案信息的安全性和保密性。因此，在开展校务管理改革的过程中，必须把信息化与安全性能相结合，建立起安全保障体系，促进智能化发展在高中档案管理模式的应用。首先要做好安全备份工作，加强信息化档案管理工作人员的安全意识，确保数据不被人为泄露。在内部管理方面，要制定好完善的安全保障管理规章和档案信息责任制度，确保档案管理工作人员的身份安全。

（五）加强档案管理规范化、标准化建设。信息化时代的到来要求高中智能化档案管理工作必须实现标准化和规范化。所谓的规范化和标准化，指的是信息录入、传输、整理、编目、存档等环节的按部就班，首先，上级档案部门必须制定出详细的规范化管理规章制度，从工作人员本身和档案管理工作过程两方面出发，首先要求工作人员必须树立起维护档案管理规范的意识。其次要求工作人员在开展各项档案管理工作环节时按照规章制度行事，绝不私自决定棘手问题的处理。从而推动高中档案管理工作的标准化、规范化建设。

综上所述，进入21世纪，科学技术在教育教学方面的应用越发普遍，信息化办公成为高中档案管理的重要手段。信息化计算机办公不仅极大地提升了办公效率，更增强了高中档案信息的安全保密性和管理工作的质量。目前，高中在利用计算机开展信息化办公的同时，还存在很多不足和缺陷，需要根据实际情况一一改正，只有创建起完善的安全保障体系，加大信息化档案宣传力度，使管理人员树立起信息化意识，才能够促进智能化办公在高中档案管理中更好地应用。

【参考文献】

[1]廖明.浅谈学校档案管理中的档案收集工作[J].科技视界,2014(16).

[2]王甦.谈学校档案管理的创新[J].黑龙江档案,2016(01).

[3]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商,2016(07).

智能化档案管理篇（6）

二、加强信息化档案管理的相关措施

虽然信息化的管理措施有着极大的优越性，但是在使用的过程中我们仍然要做到相关的更新和加强措施，使它可以在原有的基础上不断的完善。首先从人员配备上，要提高管理员的专业技能知识，面对繁杂的人事资料和庞大的数据信息可以有条不紊的操作计算机程序，熟练掌握计算机技术对档案录入、核实的一系列操作流程。同时要求他们具有较高的专业素养和职业操守，在面对工作中的困难时可以努力寻找解决的办法，具备相当的安全意识，能有效预防并及时发现各种安全隐患，确保档案信息的高效、合理利用。其次，从硬件设施方面，要加大资金投入引进先进的机械和软硬件设备，建设网络管理数据库让全校人员可以参与数据的共享，确保学校档案信息可以实现无障碍的传递和服务。同时加强对相关关联数据的挖掘，让原有数据可以在程序的分析解算中被用于印证和核算，充分体现个性化、智能化特征，不断提升档案信息系统的智能化管理水平。

智能化档案管理篇（7）

1人工智能技术与档案管理

1.1人工智能技术

在20世纪50年代中期，欧美等发达国家就已经率先提出了人工智能的概念，并且将这一理论概念逐渐的发展成为了现实存在的技术，震惊了学术界。目前，科学家们致力于研究更加精深的人工智能技术，为此开发了多种多样的理论原理，而人工智能也随着经济全球化得到了普及，被运用到了全球的各个角落当中去，为各行各业的生产力发展提供了巨大的动力。当然，人们所提到人工智能技术的时候，首先会提到的就是AI技术，它是人工智能技术的一个缩写，是通过计算机网络的方式将多个系统集合起来，从而形成一个可以模拟人脑的智能机器，人工智能技术包括了机器视觉、指纹识别、人脸识别、虹膜识别、智能搜索和专家系统等。从这个角度来看，人工智能技术实际上是对人的大脑的一次复制和模拟，尤其是对人脑当中的思维意识和思维过程的一次模拟，但人工智能并不能够与人脑完全等同，他只是人脑的一个低端复制，并不能够超过人的智慧，也不能够进行独立的人类思考。

1.2档案管理

档案管理这项工作属于行政管理工作的范畴，它普遍存在于各行各业和各个层次的公司当中，即便是在规模小的公司，也一定都会具有相应的档案管理工作和专门的负责人员。在传统的档案工作当中，人们主要是通过记忆和书写的方式将一本本档案进行反复的装订和整理，并且撰写目录，相对来说耗时耗力，出现错误的可能性也十分的高。随着科学技术的不断发展，人们更多地将计算机信息技术运用到了档案管理工作当中去，极大地解放了这项工作的生产力，提高了档案管理的工作效率，也使得越来越多的管理人员能够从繁杂的档案整理和文书撰写当中解脱出来。档案管理的内容和项目是复杂的，除了一般的人事档案以外，还包括了文书档案、发展档案、项目档案、财务档案等等内容。

2人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性

2.1降低错误率

将人工智能技术科学地运用到档案管理工作当中去，最显而易见的一个优势就是可以极大程度上降低档案管理的出错率。目前，利用人工智能技术当中的智能检索技术，就可以轻易地降低档案管理和借阅过程当中的错误率，无论是利用语音输入还是图片检索的方式，都使得检索途径逐渐的优化和拓宽，也使得检索的时间成本正在不断的被压缩[2]。另外，有部分工作人员在进行关键词检索的时候，可能对于自己想要的档案和主要的内容还是比较模糊的，这时候利用智能检索技术当中的延伸检索技术，可以对其他相关的档案内容和关键词进行一个拓展和推送，使得用户既能够了解到目前所需的、与关键词相关的档案内容，同时又可以了解到与这些档案相关联或其他用户较多搜索的关联档案内容。即可以不再依赖人力进行档案文字的查阅，通过计算机网络的关键词检索就可以完成档案的查阅，极大地降低了错误率。

2.2提高管理效率

以项目档案为例展开论述的话，当企业展开一个经济活动和项目的时候所需要收集的档案是多方面的，不仅包括了企业的前期投入以及招投标的各个环节，同时也包括了企业的预算以及最后的企业项目负责人员、企业项目决策会议内容等等。如果可以利用人工智能技术，首先在计算机网络当中编制一个成熟的程序，将这些不同的环节和内容首先预留出来，然后再进行完一项工作以后，自动自发地将工作所涉及的档案内容和具体信息上传到计算机中来，最终当整个项目完成以后，就能够形成一份十分详实且准确的项目档案。这种方式可以节约档案管理人员大量的时间，使得他们不用整日被淹没在浩瀚的数据信息当中。档案管理人员往往只需要在后台进行简单的编程操作和扫描工作，就可以将所有的项目信息收录起来，在后期进行简单的排版和目录编制，即可完成一本优秀的项目档案[3]。

2.3减少成本投入

在人工智能可以节约成本这方面，有部分中小企业会表示出较大的质疑情绪，他们认为，人工智能技术相较于传统的聘用管理人员需要付出更多的科技成本，并且后期的养护和维修成本也是一笔高额的支出。人工智能技术是一项长远的投入，当购买一套人工智能技术以后，不仅仅代表着购买了其中的编程和设备，更多的是购买了其中所包含的配套设施和服务，也就是后期的各种更新和维护服务。在传统的档案管理工作当中，企业需要雇佣大量的管理人才，需要付出巨额的人力资源成本，并且还需要缴纳相应的保险支出部分福利。而人工智能技术则更像是一种一次性的投入，仅仅需要在前期支付一笔大额的设备使用和专利使用费用即可。同时，人工智能技术也不需要休假，24h都可以进行工作，工作效率也会一直处于饱和状态。人工智能技术从长远来看，对企业的成本产生了巨大的节约作用。

2.4提高安全性

对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。

3人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施

探讨人工智能技术在档案管理信息化当中的应用措施，更多的是从技术角度进行探究的。本文按照不同的技术层面对措施进行分类探究，重点提出了系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术以及网络平台共享技术3项内容。

3.1系统智能识别技术

人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前[4]。

3.2指纹虹膜识别技术

在前文中已经提到，对于档案管理工作来说，其最重要也是最难克服的一项问题就是安全问题，如果安全问题无法得到保障，那么档案当中的信息就时刻都有可能被暴露在大众的面前，尤其是在涉及到一些经济项目或政府机密文件的时候，安全问题应当是我们首要需要保障的。利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患[5]。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。例如，政府工作当中的一些文书档案和人事档案，涉及到了机关内部的人事调整和编制职数，这些都属于机密的内容，而在进行档案管理的时候，就可以将人事档案管理的工作人员、主管领导和单位的主要领导作为可查阅人员，将他们的指纹和虹膜录入进来。在后期，如果他人想要查阅这些档案的时候，系统就会自动的对这个人的虹膜进行扫描，一旦发现不匹配的问题，就会在系统内产生警告信息，并且直接以短信和电子邮件的形式发送至主管领导及人事档案管理人员的手机当中，可以有效对可能存在的风险产生一个预警机制。当主要领导和档案管理的负责人员看到某些人妄图窥探企业的机密档案的时候，那么就能够做出相应的处罚条例，积极地调整管理制度，这就可以使得档案管理工作逐渐朝着更好的道路发展，实现一个良性循环。

3.3网络平台共享技术

档案的查阅、借阅以及归还是一项十分复杂的工作，在传统的档案管理流程当中，主要是通过纸质文件的形式逐级进行向上审批，尤其是在涉及一些机密和机要文件的时候，更需要进行一个繁杂的审批流程。这时候，如果能够利用人工智能技术当中的网络平台共享技术，将这些审批流程进行简化，通过电子计算机或者说是OA软件的形式，在网上平台就能够完成各项审批工作。与此同时，在企业或单位内部一些可以公开的档案文件，可以利用平台中的共享技术直接展示在企业和单位的局域网络当中，只要是企业内部的人员，都可以通过自己的账户和ID进行直接登录和查阅[6]。举例来说，如果在新人培训的环节当中，需要让新人更多的了解到这个企业的发展历程和其中蕴含的深厚企业文化，那么就可以让这些员工登录计算机系统，在局域网内搜索相应的档案。这些档案当中记载着企业的发展历程是可以被完全公开的，不含有一些机密内容的，这样一来，员工的借阅档案和查阅资料，不需要经过繁杂的审批手续，大大减轻了档案管理人员的工作负担，真正实现了简政放权，做到了工作流程的优化与高效。

3.4智能检索技术

人工智能技术作为一种高科技的技术，其研发的主要目的就在于解放生产力，提高工作效率，将人工智能技术广泛地运用到档案管理工作当中，来也可以达到这一目标，帮助档案管理工作的效率实现大幅度的提升。现阶段，如果可以采取人工智能技术来进行智能检索的话，可以极大地解放生产力，使得传统的档案管理工作人员的工作压力得以释放[7]。举例来说，如果在电子档案排布方面可以按照其重要程度和具体价值进行顺序排放的话，那么就可以在后期的检索中，同样按照这一排序标准得出最终的检索结论。与此同时，采取智能检索的方式，不仅可以对想要获知的信息进行检索和取得，同样也可以利用人工智能技术将某一用户的多次检索关键词及结果统一起来，科学的计算出这一用户的使用需求和未来检索预期，并为其推荐相关的关键词及档案。这不仅依靠单一的档案检索系统，更多的是需要专业技术人员能够在联网和共享平台的基础之上，开发一款多个档案局共享的计算机管理软件系统，使得各个局和部门的档案信息，能够有效的归类和统一[8]。

智能化档案管理篇（8）

Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.

Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

随着计算机信息化技术的发展和普及，大多数学校的学籍档案管理工作已经实行信息化管理，借助于学校的内部校园网络平台或者是因特网平台，根据不同的管理权限，学生的学籍档案情况已经可以进行方便的查询和管理。但由于学生学籍档案的特殊性，学生的各种信息，不能单纯以电子信息的形式存在于服务器的数据库内，一些重要的信息，如学生入党、荣誉证明等资料信息，还必须以某种存储介质形式存放在个人档案袋内，并统一妥善保存于学校的档案室内，需要设置专门人员进行管理。

21世纪是信息产业的时代，各种智能化产品被广泛应用，使我们的经济和社会生活因此发生了深刻变革。如何对学校的档案室进行智能化更新换代或升级改造，并与学校的学籍档案信息化管理系统平台进行有机地结合，形成一种系统化的、高效的、全局化的管理模式，将是本文研究的重点。

一、系统硬件设施的建设

目前，诞生于二十世纪九十年代初军队系统，现已经在各个领域得到普遍推广的高效自动化的智能档案柜技术已经成熟，且有手动、半自动、全自动几种类型可供不同需求、不同规模的档案室进行选择。

智能档案柜也叫自动选层档案柜（智能回转库），是新一代的自动化档案存储设备。主要由硬件（柜体、PLC/单片机、嵌入式系统、电动机、串口、屏蔽线等组成的电动控制系统)和软件（计算机联网档案管理系统）两大部分组成。档案管理员只需输入需要查找的人名、编号或其实信息后确认，所需档案自动转送到操作出口供存取。该档案柜具有智能存取、数字查询、盘库报表和权限设置等功能。广泛应用于各类学校学籍档案、干部人事、财务综合等各种档案管理。此种设备具有以下特点：

（1）、存取档案方便快捷，在设计上充分利用纵深空间，节约占地面积。

（2）、全封闭存储档案可以有效的避免灰尘、湿气、阳光等侵害，提供了双锁安全设置，防止未授权存取。支架与柜壳一体化制成，坚固耐用，承载能力强。

（3）、具有保密权限功能，密码正确方可进入存取档案操作。

（4）、存储空间可自动进行优化，节省档案存取时间。

（5）、设备自带管理软件操作简单易懂，处理功能卓越，可实行档案网络化管理，并可与校园信息化管理系统如MRP、ERP系统进行无缝集成，兼容运行。系统运行过程中，计算机对自动档案柜的运行状态进行实时监控，并进行必要的数据交换。

（6）、档案管理软件可对档案存取进行日常管理，自动或手动安排储位，对相应的自动档案柜产生存取请求，根据自动档案柜的反馈信息作出存取确认。

（7）、定期生成报表及盘点报表，满足档案管理需要。

（8）、柜体采用优质碳素结构冷轧钢扳，经数控模压冲压等工艺制造成型；结构牢固，柜体表面采用静电喷涂，漆膜耐冲击性、附着力、耐腐蚀性能达到国家有关标准；漆膜具有色泽厚度均匀一致，表面光泽艳丽等优点。

（9）、控制操作台采用防火贴面高密度中纤板制成，具有防火、绝缘、不变形等特点。

（10）、传动电机选用低噪音三相异步电机；采用链传动运行结构，链条、链轮选用技术指标均符合国家标准，极限拉伸载荷最低为3200kg，有较大的强度冗余量；整机具有运行平稳，噪音低，故障率低等优点。

智能档案柜最大优势是存储量大、自动高效、操作简便、安全可靠，并可以根据场地进行非标设计，工作人员坐在工作台前，使用电脑装置控制载物搁板自动回转运行，直接提取、存放物品。能大幅度减轻工作人员的劳动强度，并大大提高管理人员的工作效率，可以帮助解决学校档案管理工作量大、程序繁琐、效率低下等一系列问题。

智能学籍档案柜的结构图如图1-1所示

图1-1 自动选层档案柜结构图（单柜体）

智能学籍档案柜的案例效果图如图1-2所示

图1-2 智能学籍档案柜效果图

二、信息化管理平台的建设

学籍档案管理系统的高效运行必须借助完善的信息化管理平台才能发挥其作用，随着计算机技术和电子信息网络的不断发展和普及，学籍档案管理信息化系统已经普遍用于学校的学籍档案管理工作。学校的学籍档案管理系统的信息化管理平台可以采用多种形式，基础平台可以借助因特网（适合多校区）、校园局域网，但需要具备以下基本要求：

1、统一的信息平台和数据库。全校建立学生学籍档案管理数据库，在权限范围内，管理人员可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、信息化、规范化。

2、学生学籍档案管理功能模块需要具备以下基本功能：

（1）、档案信息录入、修改：所有管理档案通过接收录入，对档案接收部分具有新增、修改、删除、打印等功能。

（2）、档案查询：对所管理的档案提供多种方式的检索查询，尤其是直接模糊查询，方便快速。

（3）、档案统计：对所管档案现状和借阅归还情况进行统计。

（4）、档案借阅、归还：对档案柜现存档案进行借阅登记，对借阅人、承办人、借阅时间进行登记。借出的档案进行归还登记，记录归还人、承办人、归还时间。

（5）、数据库管理：提供数据库的备份、恢复、数据导入导出以及数据库压缩等功能。

（6）、报表打印：所有档案条目、借阅归还情况、修改情况等，都可以以报表形式打印输出。

（7）、档案柜盘库：对档案柜中的档案进行自动盘点，自动生成报表。

（8）、安全：软件实施分级管理制度，对所有操作人员进行账户设定、权限设定和密码设定及修改；且所有操作都记录在案备查。

目前，各类学校使用的信息化管理系统经过二次开发后，只要共享数据库和网络运行平台，均可以与智能档案柜原有系统进行兼容运行，进行有机结合，实现资源共享和同步管理，发挥其最大功效。

三、系统的日常使用和维护

1、硬件系统（智能档案柜）维护：

学校档案室需要建立日常维护管理制度，进行必要的维护保养，以保证其系统运行的有效性，延长使用寿命。

（1）、定期清洁。档案室应通风、通光，并定期对档案柜进行除尘等卫生清洁，建议在柜体内放置吸湿剂进行防潮处理。

（2）、定期试运行。需要定期对所有柜体进行试运行，一般每月一次，避免柜体由于长时间不运行导致的卡壳、运行不畅等故障的发生。

（3）、定期保养。对滚轮、轴承、链条、导轨等磨损部位需要定期加注油进行；柜体表面定期涂防护蜡进行防锈护理。

2、信息化管理平台的日常维护

（1）、系统管理平台需要定期进行防毒、杀毒处理，防止病毒、木马程序损坏系统，造成资料外泄、混乱等损失。

（2）、系统用户、管理人员的账号和权限需要及时更新、调整。由于人员流动、岗位调动等原因，管理人员的进入系统的账号和权限需要及时进行更新和调整，以免混乱。一般注册登陆的查询用户账号也需要定期进行清理，以免造成垃圾账户过多，影响系统运行。

（3）、定期对系统数据库进行备份和整理，当服务器系统出现意外时，可进行数据库重建修复，避免重大损失。

校园智能化学籍档案管理系统的建设是将智能档案柜与校园信息化管理平台进行有机结合的产物，是一项机电一体化、信息化建设系统工程，因每个学校的规模、资金力量、校园分布，以及现有信息化系统建设情况都各有不同，所以在建设方案的规划时，需要根据学校实际情况、实际需求，以及学校的中长期发展规划进行有针对性的设计，因地制宜，量体裁衣，才能发挥其最大的实际使用效率，增强其实用性。

四、结语

校园智能化学籍档案管理系统在技术上是可行的，具有很好的经济效益和社会效益，将一次性解决目前困扰各类学校的学籍档案管理中存在的一系列问题，大大提高各类学校的学籍档案管理水平，还可以在各大企事业单位、政府机关、部队系统等机构得到推广应用。希望本文所述可以给有关学校管理层以及专业人士一些启示和帮助。

参考文献：

智能化档案管理篇（9）

城建档案信息智能化管理系统可实现将实物档案的信息管理与城市空间信息管理融为一体，全面实现城建档案的集成化、可视化管理，通过数字化扫描建库系统和城建档案信息管理结合，保护实物档案形成电子档案，有助于电子查阅和网上浏览，降低办公成本，提高档案管理效率，而且使用直观方便，接近现实世界。

一、系统体系结构设计

全国各地城建档案馆一直非常重视城建信息化的建设，先后推行了地下管线系统、城建档案管理系统、声像档案管理系统以及办公OA系统软件，但是随着现代化的快速发展，这种各系统相互独立的系列软件已经无法满足实际工作需要，而且严重影响了工作效率。所以一套集档案业务管理系统、办公OA和声像档案系统结合的综合系统更适合当今城建档案馆的需要。

正元城建档案信息管理系统是管理信息系统（MIS）和城建档案日常业务工作流程（办公OA）的有机结合，符合国家有关政策法规和行业标准，实现档案馆业务自动化管理建设、城建档案的数字化建设、库房管理现代化建设。

系统采用B/S结构，以“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”四级管理为主线，挂接PDF、图片、视频等数字档案，利用计算机网络技术、电子档案管理信息化等先进技术手段，实现了档案业务工作流程化、实体档案数字化、查询信息可视化、网上办公自动化以及行业的标准化。系统采用四层架构设计，第一层基础设施层主要为档案信息管理系统的网络系统，第二层数据层为各种数据库提供数据存储和数据交换服务，第三层业务层主要为各种应用业务系统，第四层用户层为使用本系统的系统用户。

二、系统的设计与实现

1.系统的设计思路

按照现行标准、规范的要求，结合现在城建档案管理工作实际，采用先进的计算机技术、数据库技术，信息存储技术、多媒体技术、工作流技术、网络通信技术、安全技术等信息技术，建立一个规范、高效、系统的档案管理系统，使数据管理与业务流程管理融为一体，提供各种档案管理工作元素实时运行状况，分析其内在联系

根据档案管理业务操作的需求范畴，系统设计为7个子系统：数据采集子系统、数据管理子系统、查询利用子系统、统计打印子系统、配置管理子系统、系统管理子系统和虚拟档案子系统。

2.系统实现

(1)档案数字化

现有纸质档案、资料目录及全文转化为数字信息保存、利用。文件目录主要利用人工输入方法，档案全文采用扫描后OCR转换成为文本方式，存储到数据库中

馆藏照片数字化。各种历史照片扫描以后以JPEG格式或者PDF格式存储到对应目录下，同时其相关信息存储在数据库中，最终实现两者关联。

缩微胶片转换为数字信号。将缩微照片通过缩微照片扫描仪扫描以PDF格式存储到对应目录下，同时其相关信息存储在数据库中，最终实现两者关联。

(2)系统开发

基于网站模板，我们根据功能的设计，用Microsoft Visual Studio 2008开发工具来开发各功能模块，先完成系统登陆系统、用户管理系统、权限设置、系统配置等功能模块，再开发系统必备功能如档案查询，立卷归档，档案整理，扫描件上传挂接，统计打印等功能。最后开发库房管理，温度湿度等的实时监测，远程控制和报警等功能。

伴随着功能开发的进度，我们要花大量的精力来进行界面要设计与美化，做到实用、便捷、友好的界面。同时根据系统设计需要，网站框架也进行了重新布局。这部分主要是用JavaScript来完成了菜单与图层控制两大部分。

三、系统的功能

1.档案信息管理系统的功能

系统设计为7个子系统：数据采集子系统、数据管理子系统、查询利用子系统、统计打印子系统、配置管理子系统、系统管理子系统和库房管理子系统。

(1)数据采集子系统主要实现各种形式与格式的不同来源的数据采集工作，是整个系统档案电子化的入口。该子系统主要有五个模块：前期管理、档案接收、电子文件接收、纸档案数字化、声像采集以及数据转换。

(2)档案管理子系统主要实现将采集到的档案数据信息资源的基础上进行立卷归档、档案编研、档案销毁、档案保管和库房管理等电子化、网络化业务管理。该子系统主要有五个模块：立卷归档、档案编研、档案销毁、档案保管、库房管理。

(3)查询利用子系统提供丰富的查询检索条件，导出工程信息供外部系统使用，实现利用登记和未还档案查询功能，主要包含：利用登记、项目检索、工程检索、案卷检索、文件检索、高级检索、流媒体服务、导出项目信息、导出工程信息、导出案卷信息、导出文件信息及导出四级信息。

(4)统计打印子系统提供了标准且丰富的报表模板，用户可以根据这些模板打印出国家档案局要求的标准格式报表。

(5)配置管理子系统是城建档案管理信息系统基本功能模块之一，是作用于整个综合系统的基础部分，用户根据自己的实际情况进行定义与配置，并在以后可以随业务变化而进行调整。

(6)系统管理子系统主要实现系统的后台配置管理功能。包括权限管理，用户管理，日志管理，备份管理，系统代码维护，光盘六大功能模块。

(7)库房管理子系统实现了温度湿度的查询、统计、实时监测和控制，以及库房和设备信息的维护等功能。

2.系统扩展功能

实现强大的工程档案可视化编辑、查询等功能：

（ 1）档案可视查询功能：提供多种查询方式，如条件查询、组合查询从而实现图形与档案信息的双向查询，即通过图形查找档案信息及照片，即知道某一项目的位置，可以查到该项目的档案及照片；通过图形查找档案信息，即知道某一工程档案，可以查到该项目所在的地点；提高了查全率、查准率、查询速度，弥补传统档案的查询缺陷。

（2）具有建筑档案图形录入功能：系统提供标志点、轮廓线、任意区域的档案添加、录入、删除、修改等功能；

（3）具有建筑物照片档案编辑功能：系统提供建筑档案照片添加、删除、查询、显示等功能；

（4）支持地图数据录入与编辑功能，能显示不同的温湿度下，纸质、声像、照片档案受影响的专题图

智能化档案管理篇（10）

二、国有企业档案管理现状

目前，国有企业在档案管理方面还存在一定的不足，档案管理各个流程还存在薄弱之处，与“全球领先的通信支撑一体化服务提供商”还存在不少差距。剖析深层次原因，主要体现在以下几个方面。1.维护成本及用工成本较高。国有企业档案总量小而分散，不利于管理，且不能满足档案增长需求。随着档案总量的不断增加，场地使用成本及维护成本很高，相应地人工成本也较高。2.档案库房建设不标准。国有企业档案总量逐年递增，库房容量全面告急，现有库房建设标准不达标，亟须整改。库房建设不符合使用标准，绝大多数并不满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，档案管理的风险高。3.档案电子化、数字化水平低。档案集中管理有利于减少库房和人员占用，并让档案得到更专业、更安全的管理，同时能够减少资源的重复投入。推动档案的电子化、数字化、信息化进程，也有助于实现档案信息的共建共享。目前，国有企业的档案电子化、数字化水平较低，需要逐步推进档案的数字化、智慧化进程。

三、实现智慧档案产品与服务所面临的困难

档案管理行业所面向的客户群体较大，市场空间与产值足够大，优质的服务与解决方案必然会带来很大的回报。因此，档案保管行业，尤其是具有战略价值的档案保管服务，越来越受到资本的青睐。而目前，国内档案管理业务市场尚处于初级阶段，各类企业规模不一、标准不一；档案寄存业务方面，很多大型寄存中心一般使用货架形式保存档案，并未做到恒温恒湿和远程监控等；同时，在档案运输、保管、整理、数字化等方面，管理人员的上岗要求未形成业界认可的模式。所以，此时介入档案保管市场，时机比较成熟[2]。1.缺乏集约化管理。档案服务企业要想取得长远发展，就必须实现集约化管理，包括各企业主体自身的集约化管理和档案服务行业的集约化管理两个方面。而建设档案馆，则是档案服务行业集约化管理最为有效的途径之一。智慧档案管理的第一要素是感知，换言之，就是明确档案智慧管理的要求，通过一系列技术手段和管理流程，形成智慧档案管理体系，将档案的实体文件和档案中的内容以及档案管理过程中的信息进行有效结合，完成对档案内容信息的感知和对档案实体文件的感知以及对档案管理各个环节所有信息的感知。档案智慧管理需要更加先进的信息技术支持，比如通过RFID技术实现对档案出库入库的感知，用智能化的芯片实现对档案的全方位跟踪监控和管理。在感知档案内容方面，采用当前主流的图像扫描以及识别技术，将纸质化的数据转变成为数字化的档案信息存储在系统中。在档案管理状态感知方面，可以通过库房的智能化监控系统实现对档案的综合状态感知管理。2.缺乏智能化管理系统。在智慧档案产品与服务实现的过程中，缺乏智能化的管理系统来支撑智慧档案感知层的建设。智能化档案管理系统主要依赖物联网技术，而基于物联网建设的智能化管理系统需要耗费比较多的硬件（RFID电子标签）。如果国有企业按照档案管理的标准化要求对建筑物进行改建，并赋予智能化的措施，就可以打造一个基于物联网技术的智慧档案园。这一过程中，国有企业需要对其库存的数以万计的实体档案进行物联网技术加工。而仅凭这一点，智慧档案园的建设需要一笔较大的投入。因此，智慧档案园的建设不仅需要智能化的管理系统和先进的物联网技术，还需要大量的资金来支持。3.缺乏专业档案人才。智慧档案产品与服务的实现以及运营，需要专业化的档案管理人才。这些专业化的档案管理人才，既要熟悉传统档案管理要求，又要精通信息管理系统，具备一定的运维管理经验。目前，档案管理人员队伍中，科班出身的专业档案管理人员相对充足；但精通信息系统管理的人才比较缺乏。更何况，不少企业的档案管理人员逐步出现老龄化的情况，甚至一些企业在使用退休返聘人员。因此，若要建设智慧档案园，专业人才队伍的建设和培养将成为档案管理发展的重要瓶颈之一。

四、智慧档案产品与服务的实现路径

智慧档案产品与服务实现是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理服务水平和档案园运行效率[3]。1.构建智慧档案产品与服务管理机制。智慧档案产品与服务的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。任何对档案信息利用的需求，都将经过详细的分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智慧化的技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为公司决策提供相应的参考依据。构建智慧档案园的管理机制，离不开现代化的档案库房和楼宇管理系统。将两个信息系统进行有效的结合，可以为档案管理者提供相应的数据研判依据，还可以提供可视化的数据，实现档案实体、档案数量以及档案库房环境交互式的管理。2.建设智能化档案管理技术体系。要实现智慧档案产品与服务，不仅需要完善的管理体系，还需要相应的技术系统和智能化档案管理技术体系。开发相应的信息管理系统，可以使广大用户通过互联网申请查询档案的保管状态。对档案实体文件的感知，主要通过物联网的视频识别技术来实现，为每个档案安装基于物联网技术的智能识别定位芯片，用于跟踪档案实体文件的状态，也可利用信息技术对档案的实体内容进行转化和数据挖掘。3.培养智慧档案管理人才队伍。要实现智慧档案产品与服务，必须培养和打造一支能力过强、素质过硬的智慧档案管理人才队伍。公司在加强档案管理人才队伍建设的同时，要注重档案管理人员培养体系的建立。在培养的过程中，要加强档案日常管理知识和信息系统运维管理能力的培养，及时从社会上引进复合型人才。要构建档案管理员长远发展的目标，建立专门的人才培养和管理团队，引导高层次的人才带领整个管理队伍，提升队伍每位成员的知识和技能水平，改善其自身的知识结构；也可以从社会上聘请档案管理领域内的专家作为顾问，派遣学习能力较强的人员参加学习交流，促进智慧档案产品与服务管理队伍中所有成员的服务理念转变，创新智慧档案产品和服务的形式。综上所述，国有企业可以聚焦市场需求，深化智慧档案产品与服务的建设研究，以公司档案管理业务为切入点，全力打造智慧化档案产品，实现档案管理的智慧化。打造智慧档案产品与服务，可以有效实现国有企业高质量发展规划的落地，又可以为深入落实党中央关于粤港澳大湾区发展规划纲要贡献自己的力量。

参考文献

[1]杨爽.谈推进智慧档案建设[J].兰台内外，2020（10）.