档案管理的特点篇（1）

引 言

大专院校的不断深入发展从根本上推动了中国的教育层次由传统“精英型”教育阶段迈向“大众型”教育阶段，一定程度上推动了中国整体教育水平的提高[1]。大专院校作为我国高等教育的重要组成部分，对有效推动中国教育模式变革以及现代化教育的深入持续发展有重要的作用。而大专院校档案管理工作作为涵盖高校教学、科研及管理等基本内容的工作，其管理质量的好坏以及其本身所具备的特色在很大程度上会影响到整个高校各项工作的顺利开展。本文就大专院校档案管理工作的特点提出了几点问题，通过对问题的分析以发现有效解决措施，从根本上推动大专院校档案管理工作的发展。

1、大专院校档案管理特点研究

大专院校档案管理工作作为学校管理工作的重要组成部分，反映了学校的整个发展历程以及教学、科研及管理历程。近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，大专院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。

第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。

第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等[2]。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。在材料管理过程中，如出现来源不明确或者内容不符合事实的材料，管理人员会在第一时间内将其剔除。因此可以说明大专院校档案管理能够真实的反映个体的状况，具备一定的真实性特点。

第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。

第四，动态性特点。这种动态性包括学生机教师的学习工作地点、学籍及工作调动等方面的变化对档案管理工作带来的影响。学生及教师档案是学生及教师表现与精力的重要证明，是其他相关管理的重要基础，因此具备有效的保存价值与参考价值，是评定个体全面发展状况的最原始记录与凭证，对于学生及教职工深造等具有重要的作用。另外，随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。

2、大专院校档案管理特点中存在的问题分析

第一，受大专院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。随着大专院校的不断发展与完善，档案工作的基本范围也由传统的日常收集发展到保管、知识管理等层面。长期以来部分大专院校对档案管理工作缺乏一定的重视，加之档案管理工作相对复杂、多样，且具备较短的周期性与动态性发展的特点，使得档案管理机构难以形成系统化的管理模式，群体档案管理意识相对薄弱，档案管理工作逐渐走向边缘化。

第二，档案管理机制不健全。受档案管理真实性的要求及动态性的发展特点的影响，很多大专院校在档案管理工作中出现应付了事的状况，尤其是针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多大专院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。

第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。档案管理具有真实性和实用性等特点，关系到学生日后工作与深入发展等问题，而现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。同时受到人员编制及人员基本业务素质等的影响，很多档案管理工作均以手工操作，在带来一定质量问题的同时，还影响了工作效率。很多档案管理人员在强大的劳动强度压力下，无法有效提升自己的业务素质与能力，因此一定程度上限制了档案管理工作的深入开展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推动大专院校档案管理工作的开展

第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。

第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。

第三，不断提高管理人员基本素质。加强对档案管理人员基本业务能力、知识结构、管理能力等方面的培训，提高对档案管理人员的培训机会，系统的对档案管理人员进行基础理论知识与专业知识的培训与指导，提高其管理水平与知识运用能力，充分掌握档案工作的基本思维方式，不断增强自身素质，保证档案管理工作的有效开展。

4、结论

综上所述，有效做好大专院校档案管理工作，一方面能够推动高校自身的持续性建设与发展，同时还能有效保证大学生实现有效择业。大专院校档案管理工作是一项相对复杂多样的工作，但其价值却不可替代。随着国家教育尤其是高等教育的不断发展以及对毕业生就业择业的相关政策的调整，很多大专院校的档案管理工作均缺乏一定的规章制度保证。因此需要不断提高关于档案管理工作重要性的认识，以学生的基本需求为主，突出人本主义的管理理念，充分调动管理人员的主观能力型，推动档案管理工作的深入与可持续发展。

【参考文献】

档案管理的特点篇（2）

关键词 公园管理；档案管理；特点；作用

公园档案的管理是有效经营公园业务的重要基础与前提，但长期以来，公园档案管理工作存在着基础设施薄弱，管理者素质较低，管理技术滞后，以及档案内容不全等方面的问题。

一、公园档案管理工作的作用

作为国家档案的组成部分，公园人事档案翔实地反映了职工公园工作期间的实践情况，能真实反映公园工作人员的工作经历、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情况，对于公园挖掘信任、充分挖掘人力资源潜力具有重要意义，甚至能为公园人才发展计划、学科建设规划、专业发展方向的制定和确立提供参考意见。公园绿化档案可作为日常工作的重要参考资料，为公园发展建设的周期性与连续性提供重要参数与凭证。而且公园绿化档案的经济效益也相当可观。公园绿化部门对项目的新建、扩建或改建等，均需要公园绿化档案。

二、公园档案管理工作的特点

（一）档案来源具有广泛性。公园档案不仅仅是来自公园本身，同时也来自相关方面的各类资料。来源广泛性，增加了公园档案收集与整理工作的难度，同时也是公园档案管理重要性的充分反映。

（二）载体具有多样性。公园档案保存形式并不只是图表、文字，同时还有录音带、照片及录像带等，由此才能达到声形并茂、动静结合的效果。

（三）保存具有针对性。公园档案具有较高使用价值，该特点有档案内容来决定，很多档案内容一旦损失就不可能弥补，比方说，有些录音、照片、录像损失就不能再复制。

三、公园档案管理中存在的问题

（一）基础设施薄弱。公园档案填写与存档主要以手工为主，而且建设公园档案信息化的速度非常缓慢，公园内部档案保存主要为纸质形式，缺乏计算机等先进设备保存与管理公园档案，使得很多档案在被多次利用后，出现严重损害，直接影响到公园档案管理。

（二）管理队伍专业素养不高。很多公园档案员并没有受过专业的训练和培训，甚至部分身兼多职还做其他的工作，这样就使得他们的专业技能和职业操守参差不齐，不能达到预期的标准。

所以加强公园档案管理队伍的建设显得尤为必要和迫切。

（三）管理技术滞后。大部分的公园档案管理机构仍在进行着最原始的操作，纸和笔是他们最“先进”的工具，而这样的工具对相关资料的记录是简单的不完善的，并且严重缺乏技术革新意识，管理技术具有单一性滞后性。所以要在公园中增加现代化信息技术操作手段。

（四）服务意识薄弱。随着社会发展的需要，档案开放程度有了明显的提升，各级档案部门通过积极向社会开放档案信息资源促进了人才市场的发展，产生了良好的社会效益。服务性工作是对档案管理工作的定位，档案管理人员的服务意识是做好档案管理工作的基础。庞大复杂、知识密集是档案管理事务的特点，大量的登记、分类、编纂、保管工作需要档案管理人员有条不紊地进行，还要考虑到这些资料的查阅利用。

四、加强公园档案管理的建议

（一）提高公园档案管理的标准化。公园档案管理中的标准化管理，主要指得是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在公园档案管理中物力和人力等不必要的投入。提升档案管理科学化水平，需要为档案管理建立管理制度，为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一，就是将档案管理制度和相关的机制完善，充分认识到档案管理的重要性。

（二）加强公园档案安全保障体系建设。由于电子公园档案和纸质公园档案相比有很大的脆弱性，根据电子公园档案管理特点有针对性地实施防护，按照“分层实施，均匀防护”原则针对公园档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子公园档案系统进行防护，安装加固软件，预防受到外界的安全威胁。

档案管理的特点篇（3）

过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真对待的。

1.1数据型档案

所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的都是纸质凭证；

(2)各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；

(3)这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和知识的难度很大，所以仍然要独立管理，即按照“历史”记载的思想进行管理。

1.2信息型档案

所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的都是纸质文档；

(2)有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；

(3)档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议纪要、重要事件记录等，有些则只能做为“历史”存档。

1.3知识型档案

所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。

如：科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。

这类档案，有以下特点：

(1)过去的大多是纸质文件；

(2)有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型；

(3)档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。

1.4各类型档案对管理的要求

从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：

(1)“历史”数据型文档

在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进行管理

(2)电子文字信息型文档

在管理时，也按照信息分类、存贮与查询方式进行管理

(3)数字图片信息型文档

在管理时，可以按照知识资源管理方式进行管理

(4)知识型文档

在管理时，直接按照知识资源管理方式进行管理

2、今后企业档案的类型及管理特点

由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化

2.1档案来源多样化

(1)按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；

(2)从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化

(3)从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频

2.2档案依然有数据型、信息型、知识型

在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。

今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：

(1)数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理

一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。

再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。

(2)信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进行管理

有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而按知识资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进行管理。

2.3档案处理的个性化、专家化

由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即提供给来源者以填写的标准模板。

专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。

2.4档案应用的及时化

未来档案管理的关键就在及时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家委托方式快速整理，再根据档案知识多面性分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，采取推送方式、订阅方式等，将知识及时地送到需要它的人手中。

3、企业档案知识资源管理的目标

经过前面的阐述和分析，我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理，还需要有更明确的目标定位。

3．1、档案管理必须上升到知识资源管理

作为方向性目标，这里我们重申企业档案管理的需求，目的是要：

解决目前企业档案管理存在的问题

以前档案管理就是信息时代下的管理，具有通常所讲的信息时代档案管理的问题，即有：收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人 才，也需耗费大量的时间；档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际相关的信息；档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的；信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。

通过知识资源管理，不仅要解决以上问题，还要做为知识管理的的先导做出样板，推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。

真正发挥企业档案知识的作用

档案知识的作用，归纳起来，在知识经济时代，应该发挥如下作用：

(1)决策支持“宝典”，即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法；

(2)岗位技能“摇篮”，即成为企业员工学习掌握岗位工作经验，方法的最主要来源；

(3)新品研究“跳板”，即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料；

(4)企业竞争“基石”，即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识；

(5)企业历史“窗口”，即发挥传统的档案记载“历史”的作用。

以上作用，特别是前四个作用，正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷！

3.2企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略

任何管理都是企业管理的部份，都要符合企业管理总体战略的全局，企业知识资源管理也不例外，但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理，那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。

支持企业人才战略

企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展，这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标，而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识，企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。

支持学习型企业组织建设

对中大型企业来说，再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力，而要建设学习型组织，采用学习型组织管理的方式，实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、团体学习，为实现愿景目标，充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设，最主要的就是档案型知识资源的及时支撑，因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际，及时有效的提供，也及时有效地沉淀与规范。

支持企业跨地区指挥管理

今后，一般的企业集团大多分布在多个地区，这给各地区机构的指挥调度增加了难度、也会降低效率。能否让大家共享成功的方法，共享失败的教训，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点，最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程，适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。

支持企业员工跨地区协同工作

除了领导层、管理层要共享知识以外，多地区的工作既有分工、又有协作。而要达到良好的协作，关键就在于知识与信息的沟通。对此，知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来，并根据协作要求，用知识资源构成及时的协作空间，让大家在协作时，全面地了解和掌握相关知识和信息。

3.3知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础

企业在未来开展全面的知识管理是必然的，而知识管理开始的前提是“有知识可管”，因此，知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。

但毕竟知识资源管理是知识管理的部份，在建设和推动时应该协调整体与局部的关系，因此要求：

知识资源管理要明确其地位和作用，要留有充分地接口

其实，这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发，就可以明确其在知识管理中的地位，同时也要明确它作为工作支持的基础管理，随着与工作结合的深度，知识资源管理也就有其发展的深度空间。

知识资源管理要成为企业知识管理的先导

先要“有知识可管”，这是知识管理的前提，也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用，还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题，并能否真正发挥出档案知识的五个作用。

3.4知识资源管理的具体目标具体

上面概述了知识资源管理需求的重要方面，但究竟该做什么？达到什么目标？还并不明确。这里，我们按照企业知识资源管理的特点要求，分解列明为：

(1)档案管理知识资源化、信息化

这表明，把档案(包括数据型、信息型、知识型档案)按照前述知识资源管理的要求进行资源化、信息化；

(2)知识资源及时支持领导决策

这表明，要把知识资源与领导决策工作结合起来，让知识资源在领导进行决策时很容易获取，很及时提供；

(3)知识资源及时支持员工学习

这表明，要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来，提供随时随地地学习的内容、渠道与空间；

(4)知识资源及时支持员工工作

这表明，要把知识资源与员工的实际工作结合起来，让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取，很及时提供。同时，也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源；

(5)知识资源管理IT平台化

从上述目标也看到，知识资源管理必须依托IT网络，用平台来实现，并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中；

(6)知识资源管理的安全化

档案管理的特点篇（4）

一、医学科研档案管理工作的特点

（一）专题突出、周期长、专业性强

专题突出，卫生健康部门医学研究以专题的形式呈现出来，每一个专题过程完整，有利于档案的有序整理。周期长，医学科研需要投入大量的时间和精力，涉及的科研知识内容比较多和范围较广，有时需要长达几十年的时间，这就导致卫生健康部门医学科研档案管理工作较长的周期性过程。专业性强，医院医学科研管理工作最为突出的特点是需要分门别类地进行档案的管理，进行相应的编码，有序地进行档案的分类和整理。

（二）医学科研档案管理工作量不断地增加

随着人们生活水平的提高，新的疾病日益侵蚀着人们的身体，使人们猝不及防。因此，需要加大医学科研研究，既导致医学科研档案数量不断地增加，又会导致医学科研档案管理工作者工作量增加，势必影响其工作效率。

（三）载体形式多样

医学研究不仅周期长，而且过程复杂，形式多样。不同的研究项目有不同的载体形式。医学科研档案管理工作载体形式多样，记录研究结果的材料和形式也有所不同，它既包括光盘、磁盘等硬件，也包括文字、奖状、报纸等实物。它既包括电子，也包括纸质。虽然电子化医学档案已经成为历史发展的趋势，但由于医学档案的特殊性,纸质档案还是居多。未来人们会普遍使用电子档案。比如说，缩微医学档案等新形式不断地出现，其实用性逐渐地加强。未来人们会越来越多地将其运用在医学界。载体形式多样化，有利于档案的保存，为未来医学科研的深入发展做铺垫。

二、医学科研档案管理工作的发展趋势

（一）医学科研档案管理体系更加健全

现代信息技术在迅速地发展，医学科研档案管理工作越来越信息化。在工作中逐渐地引进先进的科学技术，这是历史发展的必然趋势和不可阻挡地历史潮流，有利于医学科研档案管理工作地顺利开展，实现医学科研档案科学化管理，促进医学科研档案体系更加健全。

（二）医学科研档案管理日益现代化

随着现代技术的发展，可以通过数字化档案等方式，建立起兼具档案信息开发和运用等功能的完整系统，逐步地实现档案的管理现代化。医学科研档案管理可以利用现代技术，超越时空的局限，获取档案信息，实现档案的有效管理和运用。医学档案管理者会越来越借助现代化手段，充分发挥网络档案信息的最大作用,让人们快速地获取一部分自己需要的科研档案信息，让人们了解一部分医学前沿的动态问题。

（三）医学科研档案管理流程日益优化

随着医学科研实践的深入发展和专家研究科研领域逐渐地扩大，医学科研档案管理流程日益创新，并逐渐地系统化与合理化。1.新项目建立档案追踪袋。通过档案追踪，将档案信息加以整理，并将归档的要求提前告知相关的工作人员，做好相关的记录，并定期检查。这是医学科研档案管理流程的初始阶段。2.归档。采取归档责任制，对于每一个课题，派专门的人员收集科研信息，并定期与档案管理人员沟通。3.建档。对真实的科研资料可以进行验收之后，档案管理部门可以建档，在建档之前，对科研成果进行检查，要求科研专家和档案管理人员共同检查档案的管理是否完整。

（四）管理手段日益提升

科技在进步，医学科研管理手段日益创新。现代技术被越来越多地运用到档案管理工作中来，使用电子信息化手段受到医院档案管理者的重视。医学科研档案管理手段日益创新，显示出日益突出的地位。1.电子档案效率更高。人们如果想了解自己的档案信息，只需要相关的人员在网上进行相关的检索，就能迅速地找到你想要的档案信息。科研档案一旦录入，科研人员随时随地就能获取需要的档案信息，简单方便、高效。2.充分地利用档案。档案管理人员可以通过档案网络平台进行搜寻，操作简单。通过电子档案，可以减少传统的纸质档案寻找文件繁琐的弊端，可以超越时间和地点的限制，充分地利用科研档案。例如在华中师范大学读研的时候，需要本科的成绩单，本科是在外地读的，这时候去华中师范大学信息门户的一站式服务中申请档案成绩打印，十分方便快捷。医学科研管理手段日益创新，未来可以让机器人实现管理。

（五）管理理念日益更新

传统档案管理思想是档案管理人员在进行档案管理工作中有一种等的思想，态度消极，比较懒散，比较被动。原因是工作累，时间长，工作人员没有那么多的耐心。档案管理者只有等领导来视察的时候，才会比较主动，才会对年度档案进行有序整理，并加以分类，这样做比较仓促，没有细致地考虑如何更好地利用科研档案，许多档案积满灰尘，淹没在历史的尘埃里。现代科学研究日益受到重视，很多人打破传统的档案管理思想，在管理理念上进行创新。例如，管理者的积极性增强。科研档案管理人员积极性日益增强，积极、主动地投入档案管理中，具有超前管理和全程管理思想。从课题项目立项开始，全程跟踪科研项目的进度等一系列工作，管理工作人员只需要付出较少的时间，实现最佳的管理，这样对于档案管理者来说，难度较低，提高了他们的积极性。

（六）医学科研档案管理更加公开化

档案管理的特点篇（5）

档案是历史的一部分，通过史料记载一些重要内容，记录人类活动的实践信息资源。而高校的图书馆可以提现一个学校的办学资质和能力，是高校重要的教辅机构，具有特殊的作用。高校图书馆档案是一种重要的文献资源，记录着重要的信息，也是图书馆工作的重要部分。图书馆档案主要是图书馆的工作人员在不同的活动中留存的有价值的资料，对图书馆工作不同阶段的发展轨迹的全面、系统的记录，为图书馆工作的实践成果提供考证依据，见证着图书馆的发展历史。

1.高校图书馆档案管理的必要性

图书馆档案是一种文献资源，具有多种记录形式，包括文字、图表以及声像等多种形式的记录，是图书馆长久发展的重要财富。高校图书馆对学校的众多部门的有价值的文件材料进行统一管理，包括移交学校档案馆保存的档案和图书馆自存的档案两个部分。图书馆档案管理，具有重要的意义。

1.1高校图书馆档案记录着图书馆的发展和演变。目前，我国的高等教育逐步普及，高校进行大幅度的重组和整合，尽可能地实现教育资源的合理高效利用。而且，由于我国的学生数量在逐年减少，需要高校进行合并，进行教师资源的优化整合，加强对教师队伍的培养，不断提高教师队伍的质量。在高校的重组和合并中，对于不同时期的的图书馆档案材料进行整理，可以留存图书馆的发展历史，体现这些材料的宝贵历史价值。而且，图书馆档案材料也是对图书馆工作的准确记录，使图书馆工作具有延续性的价值。

1.2高校图书馆档案管理反映图书馆管理水平。高校图书馆档案记录图书馆的各项活动的有价值的文件材料，实现图书馆的基本职能。档案管理是高校图书馆管理的一个组成部分，将档案进行科学、规范的管理，可以使有效的信息进行长久的保存，发挥长远的作用。而且，高校图书馆档案管理的好坏，可以充分反映出图书馆管理工作的水平和管理工作轨迹。有利于图书馆的决策者根据档案顺序信息及时发现和解决问题，从而改进决策工作，提高图书馆的管理效率和管理质量。高校图书馆档案管理工作的实施，使图书馆的工作有据可查，有助于树立良好的图书馆形象。

1.3高校图书馆档案为图书馆学研究提供可靠依据，新生入馆教学的教材。高校图书馆档案有助于记录各个阶段和时期的组织机构和科研成果，为工作人员研究工作提供一定的可靠依据，方便图书馆工作人员进行业务探讨和学术研究，提供重要的原始材料。而且，高校图书馆档案全面地记录着图书馆的发展历程、对于藏书的规模改善、现代技术的引入以及管理制度的改善等。对于图书馆借阅环境和借阅手续都要尽可能地改进，在进行新生入馆教学中发挥重要的作用，从而吸引新生积极利用图书馆的优秀资源。

2.高校图书馆档案管理的特点

2.1非全宗性。全宗就是某一个单位工作全过程的档案材料，而图书馆档案是一个完整的文献材料集合，不能在行政和人事等机构独立开展活动，所以高校图书馆档案不能构成一个全宗。高校各项工作都有相关部门来管理，行政由学校进行统一管理，财务有财务处进行管理，人事档案可以由人事处进行统一管理，因而图书馆档案具有非全宗性。

2.2针对性。由于学校的管理是个巨大的系统工程，比较复杂。学校的各个行政部门都会下发不同的材料和通知，图书馆不能进行全部的保存，会造成档案管理内容较为极其复杂，不具备合理的针对性。而且，学校机构设置较为复杂，不同的部门都有各自的管辖范围，对于组织和宣传的内容都不同，有些材料内容与图书馆无关，可以直接交由校档案室进行整理和保存。对于涉及图书馆工作的文件和材料需要图书馆进行及时的存档，充分反映了图书馆档案的特性。

2.3从属性。图书馆档案是高校档案室的下属管理单位，接受高校档案室的直接统一管理和工作指导。对于图书馆档案的内容设置，多半来自于学校档案的复制品，就是学校图书馆的相关文件资料。而且，图书馆档案的文件也有部分需要移交到学校的档案馆存档，关于图书馆的发展规划、会议记录以及工作总结等。这些材料是互通的，需要相互留档。

3.针对高校图书馆档案管理的特点，提出加强高校图书馆档案管理的措施

对于图书馆档案管理工作，从其诸多的特点考虑，高校档案管理的作用巨大，需要加强高校领导的关注，充分发挥高校档案管理的优势，将档案工作不断完善。

3.1高校领导需要重视图书馆档案管理工作，提高档案管理人员的素质。图书馆为学校辅助教学提供重要的保障，因而需要高校领导的重视。只有领导者重视了档案管理工作，才能为档案管理工作进行指导，促进业务工作和档案管理工作的结合发展。图书馆档案管理人员的素质也较为重要，需要指派专业的人员进行档案管理工作，加强相关档案管理知识的培训，而且要与高校档案室之间进行紧密的联系，对档案室的业务之间进行紧密联系，促进高校档案管理工作的高校开展。

3.2高校图书馆档案管理要建立合理的管理体制。高校图书馆是二级工作单位，也是高校档案管理的重要部门。由于高校图书馆档案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理体制，要符合本馆的工作实际。在图书馆档案管理中，也要进行合理的资源整合，对于一些与图书馆工作联系不大的文件资料不需要保存，交由特定的部门进行管理，从而体现出非全宗性的特点，突显出图书馆档案的特色之处。合理的管理体制具有高效的制约力，可以促进档案管理工作的有效进行。

3.3高效图书馆档案资料体制针对性特点。高效图书馆档案资料管理本身就是一个复杂的工作，重要的文献资料繁多，资料管理不能讲求细和全的观念，需要有针对性地整合与图书馆工作相关的档案资料。最重要的是要进行资料的准确分类，根据图书馆的实际情况进行多项分类。在科学分类的指导下，才能将档案的内容展现出来，从而准确真实地记录图书馆的发展历程。不能追求一概而论的模式，将图书馆档案的范围过分扩大，会造成工作的冗杂而没有效率。

3.4引入电子信息技术，将纸质档案和电子档案进行同步管理。目前，图书馆工作已经进入了一个现代化的范畴。档案从单纯的纸质向大规模的电子档案发展，促进了高校图书馆档案的长远发展。由于传统的纸质档案在管理上受到很多的制约因素，例如温度、湿度以及防蛀虫等，纸质档案的质量存在一些不确定因素。所以，在现代化的信息技术的支持下，有效地改变了纸质档案的局限之处。然而，电子档案也存在自身的不足之处，在档案信息输入电脑程序过程中存在很大的不确定性和可变性，所以档案的原始性很难考证。而且，一旦电脑设备受到攻击，会影响很多的档案资料的作用。所以，将纸质档案和电子档案进行结合，才能促进新的管理模式的创新。

结束语

高校图书馆档案管理是图书馆工作的一个重要部分，也可以有效地支持图书馆多项工作的开展。所以，树立正确的档案管理理念，建立完善的档案管理制度，加强管理人员的专业培训，提高高校图书馆档案管理人员的素质，从而促建档案管理工作的现代化发展和完善图书馆事业的发展。

【参考文献】

[1]张芳.论高校图书馆档案管理工作的特点[J].内蒙古科技与经济，2010（10）.

档案管理的特点篇（6）

计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。

一、会计电算化下会计档案管理的特点

会计电算化是指用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。电算化会计档案管理有如下特点：

现代化载体。根据1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

软硬件环境。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

系列化资料。这是由电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特点。除了要保存会计档案的电子数据，还要保存能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。

计算机技能。电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新需要。电算化会计档案管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。

二、电算化会计档案的管理内容

为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。

1、档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

2、档案的保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“ab备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。

3、档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

三、电算化会计档案管理的方法

（一）完善硬件设施建设

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题：①在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质；②对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所：③对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；④对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；⑤对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点，在进行管理时应对硬盘上的会计档案，采取相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。

（二）完善各项管理制度

（1）建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

（2）建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

（3）建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

（4）建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

（5）建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

（三）提高会计人员素质

由于电算化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。

（四）提高思想重视程度

实现会计电算化的企业单位，有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

参考文献：

[1]张前。电算化环捷对会计档案的影响及管理要求[j].交通财会，2001（10）。

[2]部莉君，赵伟。会计电算化时会计的相关影响[j].现代审计与会计，2001（12）。

档案管理的特点篇（7）

科研机构档案包括文书档案、实物档案、声像档案及科技档案等较多种，其中文书档案数量较大，利用率相对较高。但对于科研发展来讲，科技档案应该是科研机构档案的主体，其是科研工作人员在长期工作实践和研究过程中的形成 的成果的重要记载，将科研机构主体业务的发展都涵盖其中，蕴含着大量的科研信息。其是科学活动开展的重要参考和依据，通过对科技档案进行有效利用，可以促进科研事业的快速发展，因此需要加强对科技档案的管理，努力提高科技档案的利用率，确保科技档案价值的实现。

2 科研机构档案工作中存在的问题

2.1 对档案工作存在认识误区

科研单位主要业务以各类基础性研究、新技术研究及新技术推广应用为主，因此科研单位档案主要以科技档案为主。在日常工作中，科研领域具有较强的专业化特点，这也使部分科研单位不设置专门的档案管理部门。相较于科研工作，档案管理工作不会直接创造经济效益，这也使其在科研单位中受到的重视度不够。因此在部分科研单位档案管理工作一般都是由相关的非业务科室来完成，。这就导致档案管理人员专业性不强，对档案工作的重要性认识不足，对工作缺乏责任心。再加之科室人员频繁调动，这也使一些兼职业务人员也不具有固定性，这对档案管理工作质量带来了严重的影响。

2.2 科技档案归档文件资料不完整

作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。

2.3 档案管理手段落后

随着无纸化办公的普及，当前科研单位也进行了档案信息化建设。但计算机在档案工作听应用仅限于档案文件的检索和查阅，并没有充分发挥出档案信息化重要作用。再加之档案管理人员年龄普遍偏大，对计算机操作技能掌握不熟练，这也影响了科研单位档案管理的水平。

2.4 档案开发程度较低

一直以来科研机构都缺乏对档案信息的分析和编纂，档案编研成果少之又少，且多是较低层次的组织机构沿革、大事记等编研成果。对主体档案的分析和开发明显不够，使得科研成果中隐藏的信息没有被充分利用，不能满足科研工作的利用需求，表现出了明显的滞后和欠缺。

3 加强科研机构档案管理工作的措施

3.1 加强宣传，提高认识

为了能够更好的提高科研单位档案管理水平，则需要领导层在对档案工作有一个深入的了解，认识到档案工作的重要性，从而真正对档案管理工作给予充分的重视，这样科研人员和档案管理人员也能够以积极、认真的态度对待档案工作。单位也能够为档案管理人员提供更多的培训和再教育机会，努力提高档案管理人员的专业技能，提高档案工作的效率，在完成档案收集和保管工作的同时，能够进一步加强对档案资源的开发利用，从而深入挖掘出科研机构室藏档案中有价值和有亮点的内容，更好的服务于科研工作。

3.2 做好归档资料的收集整理工作

在科研项目工作开展的初始阶段，就要落实该项目的具体档案管理专员，对项目实行从始至终的跟踪，负责项目开展过程中的所有文件材料收集管理。科研活动中有些形成周期短、时效性强的文件材料，要随时收集，以免出现因拖延造成的资料缺失，影响档案收集质量。而项目进行过程中，部分形成周期较长的文件材料，应按照项目进行的节点划定收集的时间段，从而保证文件材料的完整性。

3.3 注重档案编研

编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是提供档案利用服务的一项基础性工作。注重档案编研，要加大档案编研力度和深度，有计划地开展一些信息材料的编研。首先，根据部门的档案利用需求开展档案编研。了解各部门对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。其次，经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。第三，加强对科技档案的编研，挖掘科技档案中潜在的规律和信息，为科研部门提供资料支撑。

3.4 转变服务理念，变被动服务为主动服务

档案工作者要强化服务意识，把档案工作的重点从保管转移到主动提供服务利用上来。应随时关注科学研究发展的动态，全方位了解一个项目（课题）研究的全过程，以及该课题在实施发展过程中需借鉴的文献信息和相关资料。要主动出击、服务上门，实现档案信息的有效利用。

3.5 加强档案信息化建设

档案管理的特点篇（8）

1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。

2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。

3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。

4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。

5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。

我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。

二、高校档案管理产生的作用

1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。

2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。

档案管理的特点篇（9）

1、高校档案管理的社会性。高校是出人才、出科研成果的地方，历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会，又在毕业后走向社会。近百年或十几年的教学过程中，学校积累了造就培养人才全过程的档案材料，反映了学生的学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面情况。高校的科研课题、技术产品设计对象都是选自社会，产生的成果服务于社会。高校保存了国家和相关单位科研项目试验、试制全过程的档案材料，还包括已经应用于社会的科研成果鉴定、技术专利、技术转让，以及新产品招投标等若干方面的档案材料。由此而决定了高校与社会客观广泛的联系，所以社会利用高校档案是必然结果和大势所趋。

2、高校档案管理的综合性。高校在培养人才过程中，有开展教学活动的第一课堂，还有实习工厂、研究院所的试验室，此外，学生还要有针对性地参加社会实践活动。高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。而记述上述各种校务活动的档案材料，构成了高校档案的综合性。

3、高校档案管理的系统性。高校档案材料形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。多元档案管理及其形成的一系列文件整理、借阅利用、复制传真等管理活动，构成了复杂的高校档案管理的系统性。

4、高校档案管理的通用性。院校档案管理活动的基本规律决定了各个院校各专业在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，以及教学周期、管理制度等若干方面的共性。因此，记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理，也必然存在着共同的特点。某一院校的某一专业的教学大纲、教学计划和教材，不但在同一院校的同一专业的几届同年级的教学活动中可以连续使用多年，而且还可以在不同院校相同专业的同年级教学中相互借鉴，或直接加以利用。随着我国高教事业不断发展进步，教学改革不断深化，教学与世界接轨的步伐不断加快，那么，某些教学理念，管理体制等宏观管理活动，不仅在某一个国家之内，甚至在全世界范围之内，也可以相互借鉴，相互使用。所以，高校档案管理的通用性，就是高校档案管理活动的一大典型特征。

5、高校档案管理步入市场而产生的竞争性。市场经济体制的完善，从客观上决定了高校各项管理活动必须与市场接轨，必须逐步适应市场竞争格局这一局面。档案管理属于高校管理活动的一部分，在高校以市场需求为导向而培养各类人才，高校教育与社会人才市场良性互动的发展过程中，学生档案信息资源必然为社会所需，必须与人才信息数据库相衔接。在学校科研活动紧密围绕国家科研项目与应用技术试产开发过程中，在高校与企业“产学研”强强联手运作中，高校科研产品、技术发明专利又将成为科技市场的“热手货”。高校科研档案信息将按照市场准入法则，逐步步入市场竞争领域。这是高校档案管理工作发展的大势所趋。

我们探讨高校档案管理特点，就是为了发现和掌握高校档案管理工作的发展规律，更好多更快地发挥高校档案的社会作用，更好地为本校及全社会服务。

二、高校档案管理产生的作用

1、在教育评估方面的作用。开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。无论评估工作日程安排、评估内容、操作程序、指标确定，最终都凭借大量的档案材料，才能对一个高校作出全面、公正、准确地评估。

2、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。

档案管理的特点篇（10）

一、人事档案在事业单位改革中的作用

在人事管理活动中形成记述和反映个人经历和德才表现并以个人为单位结合起来的以备查考的人事档案，是历史地全面地了解一个人的必要手段，是确定和澄清个人有关问题以及进行正常的政治审查的凭证，也是研究和撰写各类人物传记与专业史的宝贵史料。人事档案以其现实性、真实性和机密性著称。在历史上，特别是计划经济时期，它曾为我国的社会主义建设起过重要的作用。自改革开放以来，我国在人事档案管理方面做了一些努力，进行了一系列改革，并先后颁布了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等一系列人事档案管理文件，为人事档案管理工作提供了组织上和法律上的保障。在事业单位改革进程中，人事档案继续发挥着凭证、依据和参考的作用，诸如转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明。它为人事、人才开发提供信息和数据，在发现人才、选拔人才工作中起了不可替代的积极作用。在市场经济不断完善的今天，它随着事业单位改革的深化，经历着由不相适应到基本适应，由不完善到逐步完善的过程，并推动着事业单位改革的进一步发展。

二、事业单位的人事档案管理工作有其特殊性

（一）人事档案管理工作既具有一定的独立性，又具有双重的依附性

说其具有一定的独立性，是因为人事管理工作是一项专门的工作，它有一套完整的理论、法规和方法，它有独立的范围、任务和程序，它有一支专门的管理人员队伍，没有任何工作可代替它。说人事档案管理工作又具有双重的依附性，是因为它既属于人事工作的一部分，又属于档案工作的一部分。

（二）人事档案管理工作既是一项政治性工作，又是一项专业性工作

人事档案管理工作的政治性，首先表现在它与党的政治路线、方针、政策有着密切的联系。其次表现在人事档案管理工作是一项政策性很强的工作。档案信息的收集、鉴别、取舍、清理和利用等工作的开展，都是在一定的政策指导下进行的，它要求各级人事部门和档案管理者必须高度重视、自觉搞好这项工作，使之有效地履行其政治使命。人事档案是一项专业性的工作，这种专业性就体现在它具有独立的对象即人事档案。人事档案产生于人事管理活动，有自己独特的性质和功能。根据人事档案的特点所从事的人事档案的科学管理，是人事档案管理的一项重要的要求，这就决定了人事档案管理工作具有很强的专业性。再次表现在人事档案管理工作具有专门的工作方法，它要求按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好人事档案，准确、迅速、及时地开发人事档案信息。

（三）事业单位档案保存了社会活动的重要基本信息

事业单位主要包含科技、教育、文化和卫生行业，是一个国家基础而且重要的社会活动，而档案是对这一切社会活动的记载。文化档案可以为人们留下宝贵的精神财富，科研档案是提高国家发展水平和竞争力的重要材料，教育和医疗卫生档案是提高国民素质和健康水平的重要载体，这些档案是整个国家和社会的宝贵财富。因此事业单位是我国的重要信息管理机构，它虽然不是政府机构，但是事业单位的档案可以为国家各机关提供信息支持。事业单位档案包括其从业人员的人事档案，是维护单位与职工正当权益的凭证，但人事档案只是事业单位档案的很小一部分，事业单位档案主体主要是其从事各项工作所产生的公务记录，其不仅是事业单位开展现有工作的必备材料，也是文化传承、科技兴国和依法治国的基石。因而档案管理工作是每个事业单位的一项重要的、不可或缺的基础性工作。

（四）人事档案管理工作既是一项服务性工作，又是一项保密性的工作

人事档案管理工作的根本目的就是为人事工作和其他有关工作服务。人事档案管理工作的服务性是它赖以生存和发展的基础。人事档案管理工作的保密性是由人事档案的机密性所决定的。人事档案记载着人的政治、业务、学术的经历和活动.它从侧面反映了我们党和国家及各级组织单位的各项工作的活动情况，这些情况大都是需要保密的，尤其是领导干部、著名科学家等。因此，人事档案的内容必须对外保密。

如上所述，这些方面的性质、特点互相联系，互相依存，互相制约，组成一个统一的有机整体。它是处理人事档案管理工作的依据。

三、事业单位人事档案管理工作的要求

（一）人事档案管理工作必须坚持为人事工作、为改革开放和构建社会主义和谐社会服务这个总的政治方向和原则，并把这一基本原则贯穿到人事档案管理工作的各个环节中去。

（二）必须维护人事档案的真实性和完整性。真实性是完整性的基础，但真实性离不开完整性。只有既维护人事档案的真实性，又维护人事档案的完整性，才能使人事档案完成其为全面地、历史地了解人提供可靠依据的使命。

（三）必须实行人事档案管理的集中统一。人事档案必须统一由人事部门管理。流动人员档案的管理必须在组织、人事部门批准认可的人才市场统一管理，任何个人不得保存人事档案材料。

（四）必须严守人事档案机密。人事档案记载着各种人员的历史和现实的各方面的情况，有的从某一侧面反映国家机密，有的属于个人的隐私，因此，要求人事档案管理工作者严守人事档案机密，严格执行和遵守保密制度，维护人事档案的安全。

（五）人事档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，必须加强人事档案的科学研究工作，提高管理水平。

总之，科学、规范的档案管理关系着事业单位的稳步、健康发展，所以，事业单位应该从各个方面出发，寻找出适合其单位实际情况的档案管理方法，才能够在保证档案管理质量的基础上促进单位发展，达到有效服务于社会的目的。