行政合同是一种较为新型的行政管理方法，是市场经济和现代民主政治发展的产物。它是行政管理双方协商自由与行政优先权的有机结合，易于为行政相对人所接受，是体现政府职能转变的一种好形式，因此被广泛采用于国家行政管理的各个领域。20世纪80年代以来，我国的经济管理、城乡建设、科教文卫、社会福利、社会治安等领域的国家行政机关越来越多地运用行政合同的手段来实现其行政管理职能。而档案行管部门由于自身行政权威较弱，行政合同这一新型而有效的民主管理形式就有着特殊的吸引力。同时，在重点建设领域，项目档案工作也具备了实行行政合同制管理的基础，一是建设单位工作人员程度不同地具有一定的档案知识和意识，虽然单位、人员情况复杂，但只要宣传到位，并与之民主、平等地协商，他们一般都愿意搞好档案工作；二是项目资金相对较充足，档案工作的物质条件较好，因此，行政合同可以首先在这一领域被采用。
重点建设领域实行的档案行政合同，就是档案行政管理部门与重点建设项目建设单位，以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的，经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议。湖南省岳阳市档案局于2000年在全国首次将行政合同运用到洞庭湖大桥工程监管，且运作很成功。
我们说行政合同非常适合于在重点建设项目档案管理中运用，除了有实践证明外，更因为以下原因。
行政合同具有行政性和契约性相融合的特点，这一特点使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷。所谓行政性，是指档案行管部门借助行政合同形式实现行政职权的目的的属性，它是档案行政合同最根本的属性。档案行政合同的行政性主要表现在：行政合同当事人中必须有一方是行使国家档案行政管理职权的档案行管部门；行政合同的内容不得涉及档案行管部门自身创收等其他事务，而只能是针对国家和社会有保存价值的档案资源，因此档案行政合同具有社会公益性，双方当事人建立的是行政法律关系；在档案行政合同的订立、履行、变更或解除中，档案行政管理部门享有行政优益权。行政性特征体现了档案行政合同从本质上看是行政行为，是档案行政管理部门实现行政管理职能的一种方式。
行政合同的契约性使之区别于一般行政行为的单方性，决定了档案行政合同属于合同的范畴，并受合同的一般原理的指导。契约性主要表现在档案行政合同是双方当事人意思表示一致的协议。它建立在合同的最基本精神即契约自由原则上，内容具有可妥协性。这是档案行政合同区别于其他具体行政行为的最明显的特征。
行政合同促成了行政手段的多样性、灵活性，可以解决重点建设项目档案管理复杂的问题。与传统行政手段不同，行政合同在行政过程中，以不违背宪法和法律精神的、不具有强制性的行为方式来调动行政相对人自愿协同档案行管部门的积极性，给予了双方当事人以弹性、适度的空间。以前，为了做好重点建设项目档案工作的监管，档案行管部门采取过包括行政、法律、经济、思想教育等多方面措施，都由于多种原因效果欠佳。甚至工程竣工验收中档案未验收，整个工程照样验收通过。而行政合同将行政、法律、经济、思想教育四大方面行政手段进行综合运用，成为四大方面行政方法有机结合的载体。合同制管理与宣传教育、优质服务、依法行政相结合，促成了行政手段的多样性、灵活性。一些法律法规没有规定的内容，如档案行业推荐性标准，可以经过协商一致，写进合同条文，从而可以统一工作规范和标准，解决档案管理复杂的问题。
行政合同具有法定性，它可以根据各地实际开展工作，从而弥补档案法律法规的不足。在目前我国行政合同立法缺乏的情况下，除法律有明确禁止性的规定外，档案行政管理部门完全可以在遵循行政法的一般原则，不损害社会公共利益的前提下，选择协商式的行政合同行为来完成行政管理任务。行政合同的法定性减少了传统行政管理方法运用过程中的不确定性，不用担心朝令夕改，减少了行政成本。而当档案法制不健全，立法空白时，档案行政合同可以补充法律的欠缺；当档案法制健全以后，又可作为规制档案行管部门与相对方法律上的权利、义务关系的手段而得以使用，以加强和改善档案管理，积极推动档案行政目标的实现。
怎样开展重点建设项目档案行政合同制管理工作
1．行政合同的订立。为了做好行政合同制管理工作，档案行管部门要争取党委、政府领导的重视、支持，最好是借政府的权威建立规范的档案行政合同制度。档案行管部门平时要加强与项目计划管理部门的联系，及时掌握工程立项情况。工程立项后，要根据各项目的特点，准备好该项目行政合同的蓝本。筹建开始后，要加强对工程建设单位的宣传工作，增强他们的档案意识，取得他们的支持和理解。同时经过平等协商，力争尽快订立合同。档案行政合同的订立一般分为要约和承诺两个步骤。档案行政管理机关是要约人，要约的内容必须具体、明确、肯定，要约一旦发出即对要约人发生法律约束，经被要约人即工程建设单位承诺即发生法律效力。要约应采取直接协商方式进行。档案行政合同订立后，双方当事人都必须遵守档案行政合同的约定，按照档案行政合同的实际目的，在档案行政合同规定的期限内履行自己的义务。
2．行政合同的内容。行政合同文本内容应该明确双方的权利与义务(一方的权利即为对方的责任与义务)，再由双方协商进行修改完善补充，使双方合意。笔者认为，行政合同一般文本应该包括如下内容。
(1)建设单位的责任与义务：要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表，是项目建设中档案工作的组织核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任，除做好本身档案的收集、整理、移交职责外，还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导，要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中，纳入有关人员的岗位责任制，实行工程档案管理与工程目标管理挂钩、与项目经理职责挂钩、与档案员个人奖惩挂钩。建设单位要按照规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规，或未按档案行管部门指导要求到位，造成档案损失，或未及时向有关国家档案馆移交档案，档案行管部门可责令限期整改，并按有关规定给予相应的经济处罚。
(2)档案行政管理部门的责任与义务：合同可以明确，档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时，应无偿提供技术咨询服务，以国家和地方档案主管部门有关标准为依据，指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则，举办由有关工程技术人员参加的培训班，明确文件材料积累的顺序和范围等；同时按建设单位确定的时间认真负责组织竣工档案的验收，并确保档案验收合格。《合同》还可约定，档案行政管理部门业务指导不力或工作失误，造成档案质量不符要求或受损的，建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任，必要时给予赔偿，以增加建设单位签署合同的积极性。
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。
1.1 法律性
人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。
1.2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。
1.3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。
1.4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。
1.5 合同档案数量多
与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2.1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。
2.2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2.3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.
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为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。
一 基本情况
我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。
二 抓好档案工作规范化管理的具体做法
近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。
（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。
（二）两个坚持。
1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。
2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。
（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。
1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。
2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。
3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。
（四）四个到位。
1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。
2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。
3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。
4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。
三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。
（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。
人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的，明确了协议双方各自的权利和义务，以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件，称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证，是重要的民生档案。随着市场经济的发展，规范的交易行为促生了越来越多的合同，对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。
一、合同档案建立的必要性
著名法学家庞德有一句名言：“商业时代的财富，大部分是由合同构成的”。首先，企业应当建立合同档案管理制度的主要因素，是受到国家经济快速发展，以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下，企业管理者须顺应时展潮流，增强法制观念，积极参与到国际大平台中，与其他企业进行各种合作，取长补短，提高自身发展实力。但合作的同时，双方为了维护自身合法利益，在生产经营的过程中就要签订合同和协议，对同一类的合同文件进行管理，必然出现一系列合同档案，对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径，因此，企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外，企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范，当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决，所以，合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。
二、合同档案管理工作主要内容
（一）合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作，主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律，有些合同的履行时间较短，在几天左右就可以履行完合同约定内容；有的合同履行时间较长，如重大项目建设工程类合同，通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间，决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握，不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案，其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料，要齐全完整。主要包括三个方面：合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式，要从源头保证合同收集的齐全和完整。（二）合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类，现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理，不过不同企业单位中的分类方法各不相同，有的为合同档案设立了单独门类，并在系统中设置了档案模块，有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值，不同合同档案的保管期限划分标准不同，如文书类档案是永久、30年、15年；科技档案是永久、长期和短期。另外，合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后，要按照一定的顺序将其列入合同档案中，确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时，因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后，要对其进行编号以方便查阅，另外，合同的签订往往涉及多方，需责任者在合同档案上签字明确责任人，最后还要注明合同档案成立日期。
三、合同档案的规范化管理改进建议
（一）解决合同收集难的建议。《合同法》第32条：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此，签字和盖章是档案收集管理的关键点，公司可以在盖章时就对合同进行编号，方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单，审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息，审批单应该一式三联，在订立合同以后，第一联和合同一起到档案部门归档；第二联交给财务部门作为记账凭证；第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程，使档案收集过程更加严谨。（二）管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理，加强管理者的管理意识。第一，要做好档案管理的宣传工作；第二，加强对合同保管员的培训工作，增强其合同保管相关理论和责任意识；第三，要加强全公司对合同管理制度的认知，查阅要制度化，以免合同丢失或损坏，否则将追究负责人的责任，并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时，责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。（三）提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术，有助于对项目相关材料的收集和整理，把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理，不仅有利于合同需要人及时查阅，也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作，加大信息管理意识，营造良好的信息管理氛围。
四、结语
在合同档案管理中，还存在着很多急需解决的问题，这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质，还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责，充分认识到合同档案建立的必要性，从而采取有效措施，实现对合同档案的规范化管理。
【参考文献】
对同级所属机构（指与档案行政管理机关同级的专业主管机关所属的具有独立法人地位的机关、团体、企事业单位。以下简称“同级所属机构”）涉及档案事务的行政管辖，档案单行法律法规做了一些明确的规定，理论上来说，对此问题已没有再探讨的必要。但在具体的档案行政执法实践中，对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖问题，仍然存在着理解上的偏颇和监管上的空隙。事实上，对同级所属机构涉及档案事务由谁监管，并不是一个非此即彼的政策取向问题，有必要对“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”的现象进行反思，以理清对同级所属机构涉及档案事务行政管辖的基本思路和行政管辖模式的构建。
1 档案单行法律法规规定与存在问题
对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，实际上是涉及各行政主体行政权、行政管辖权划分的问题。行政管辖权是一种程序性权力，由单行法和程序法赋予；而行政权则是一种实体性权力，由宪法和组织法赋予。[1]
1.1 档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定。档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定包括两个方面：一是档案实体法的规定。对同级所属机构涉及档案事务“实行统一领导，分级管理的原则”。县级以上档案行政管理机关主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督、指导，依法查处档案违法行为。机关、团体、企事业单位和其他组织应根据本专业的管理体制，负责对所属机构涉及档案事务的监督、指导和检查工作，并受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。[2]二是程序法的规定。县级以上档案行政管理机关负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作。各机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织违反档案法的案件，由同级和上级档案行政管理机关查处，必要时，会同其上级主管机关查处。档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理机关依照职权管辖，法律、行政法规另有规定的，从其规定。档案行政管理机关依照法定的权限、范围、条件和程序实施行政许可。[3]
1.2 两个管辖主体实施行政管辖的差异。从上述法律法规规定来看，对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖涉及两个行政主体：一是同级档案行政管理机关；二是同级专业主管机关。从行政管辖的形式和内容上来看，两者是存在差异的。档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖是全面的，不仅负责对其涉及档案事务的监督、指导和实施行政许可，同时还具有对其档案违法行为依法查处，实施档案行政处罚的权力。也就是说，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，既是一种职权性权力，又是一种程序性权力。而专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只限于业务监督、指导和检查，是一种不完全的事务管辖。也就是说，按照档案单行法律法规规定，专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只是一种职权性事务权利，不具备档案行政许可和档案行政处罚权。
1.3 对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题。对同级所属机构涉及档案事务的双重负责、双重监督的现有行政管辖形式，形成了宏观方面的统一领导和微观方面的业务管理双管齐下的严格管理体制。这种管理体制，在设立之初对于规范、推动所属机构涉及档案事务的发展确实起到了一定的积极作用。但由于两个行政管辖主体之间互不隶属、互不制约，由它们对同一管辖客体进行监督，实践中必然会引发管辖权的冲突，尤其是随着行政监管体制改革的深入开展，其暴露出的缺陷日益明显。
1.3.1 专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管职责缺乏具体化。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有“对所属机构的档案工作实行监督和指导”的职责，但对此职责都是一些原则性的规定，没有具体化的内容范围和措施，导致一些专业主管机关对所属机构涉及档案事务时无所适从，只能依赖于同级档案行政管理机关的监督和指导。专业主管机关的这种惯性依赖，使档案单行法律法规规定的由专业主管机关对所属机构的档案工作实行监督指导的职责形同虚设，成为一纸空文。同时，在实践层面上，监管职责缺乏具体化，也为专业主管机关对其所属机构涉及档案事务的消极管辖提供了理由空间。
1.3.2 未明确专业主管机关疏于监管的法律责任。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有对所属机构涉及档案事务的监管职责，但却未规定其不履行监管职责时应承担的法律责任。这种没有责任承担的职责，既不利于档案行政管理机关对专业主管机关疏于监管职责时的责任追究，更不利于督促专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管。
1.3.3 未明确两个管辖主体之间的沟通协调机制。由两个互不隶属的管辖主体对同一客体进行管辖，虽然档案单行法律法规规定了两个主体的各自职责，但并未明确二者之间的相互沟通协调机制，这样很容易形成职责的相互推诿。当一方或双方均怠于行使管辖权时，就会造成管辖的漏洞，导致对同级所属机构涉及档案事务的日常管理处于“真空”状态。
1.3.4 疏于对同级所属机构涉及档案事务的日常管理。在对同级所属机构涉及档案事务的监管实践中，由于两个管辖主体相互依赖对方，管理的随意性较大，日常监管经常处于“真空”状态。一方面，由于专业主管机关对档案行政管理机关的惯性依赖，加之缺乏对其不履行监管职责的法律责任追究，其对所属机构涉及档案事务的监管，要么是不管不问，要么是以不具备档案行政处罚权为由，将监管责任全部推向同级档案行政管理机关；另一方面，档案行政管理机关由于监管面大，人员有限，对同级所属机构涉及档案事务的监管，要么是蜻蜓点水、走马观花，要么是以专业主管机关负有监管职责为由，将其推给专业主管机关。至于专业主管机关是否行使监管职责，档案行政管理机关则很少跟踪监督。这种由两个管辖主体之间的相互惯性依赖所形成的监管“真空”，正是导致当前大量档案违法行为发生和监督、查处不力的最直接原因。
1.3.5 对同级所属机构涉及档案事务的违法违规行为查处不力。专业主管机关对所属机构的档案工作有监督、指导的职责；档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务有监督、指导和依法查处其档案违法行为的职责。档案单行法律法规虽如此规定，但实践中许多同级所属机构涉及档案事务的违法、违规行为却未受到惩处。查处不力，除有档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务疏于监管，没有或不能及时发现其档案违法、违规行为以及档案法律法规规定的法律责任不具体等原因外，更重要的原因是专业主管机关因涉及自己部门利益，对档案行政管理机关给予所属机构涉及档案事务的惩处不予支持；或者是对发现的所属机构涉及档案事务的违法、违规行为不向档案行政管理机关通报，从而导致其所属机构涉及档案事务的违法、违规行为未受到相应的惩处。
2 对同级所属机构涉及档案事务管辖权划分的考察维度及理论依据
2.1 两个监督机关监督的差异性――管辖权划分的横向考察维度。按照档案单行法律法规规定，对同级所属机构涉及档案事务的监督、指导，由同级档案行政管理机关与专业主管机关共同管辖。从传统的角度来看，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的监管是宏观和总体性的，是主管。专业主管机关的监管是个别和具体的，是分管。分管在主管的监督指导下行使监督管辖权，主管在行使监督管辖权时也需要分管的支持与配合，不能代替分管。[4]但是，如果考虑行政监管体制改革和管辖权设置应符合行政效率原则的话，在划分同级所属机构涉及档案事务管辖权时，就应该从二者在监管目标与任务、时间、基本手段及方法，权力、程序与频率，专业性及独立性等六个方面的内核性差异来考虑，因为这些差异决定了由谁管辖更符合行政监管体制改革的要求，更符合行政管辖权设置的行政效率原则，也因此成为考察二者管辖权划分的横向考察维度。
2.1.1 监管目标与任务。档案行政管理机关总体而言更关注于档案作为一种信息资源的形成、积累与统一管理，并且此目标明确地优于其他目标。专业主管机关则更多地关注于档案作为一种信息的应用和节约管理成本，甚至将档案工作作为专业工作的组成部分，容忍档案信息的分散状态存在。在监管重点上，专业主管机关多注重对所属机构涉及档案事务的个别行为的监督和矫正上，而档案行政管理机关的监管则倾向于保证档案信息资源整体完整性构建和档案工作整体目标实现的整体制度设计和纠正上。
2.1.2 监管时间。专业主管机关的监管多是一种事先、事中的持续性的干预行为，而档案行政管理机关的监管通常是事后的干预行为。由此可以看出，专业主管机关的事先、事中监管，更有利于改变所属机构涉及档案事务行为的不确定性，及时发现并纠正存在的问题，减少档案违法行为的发生，弥补档案行政管理机关事后监管的不足。
2.1.3 监管手段和方法。档案行政管理机关的监管是以落实档案法律法规规定，排除或者矫正不利因素和违法行为的间接手段，来达到监管目标的实现。专业主管机关的监管是在将档案事务作为业务工作环节的前提下，把目标要求纳入各业务工作环节，以直接介入业务工作各环节管理的形式来确保监管目标实现。二者相比来说，专业主管机关的监管手段和方法更直接，效果更佳。
2.1.4 监管权力、程序与频率。按照组织原则，专业主管机关是所属机构的直接上级，在监管所属机构涉及档案事务上比档案行政管理机关拥有更广泛的权力。其对所属机构涉及档案事务的监管程序已纳入各业务环节，更直接具体，更具有操作性。同时，由于专业主管机关将所属机构涉及档案事务纳入了各业务环节，其监管的主动性、频率与细微度上也高于档案行政管理机关，更重要的是能对所属机构涉及档案事务持续监管。
2.1.5 监管的专业性。相对于档案行政管理机关而言，专业主管机关的专业性体现在对其所属机构涉及档案事务的非常了解，而档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的了解只限于与档案法律法规相关的一般性知识，特别是专业主管机关对所属机构各工作环节档案的形成、流转、积累、管理、利用情况非常熟悉，其实现有效监督管理的优势非常明显。
2.1.6 监管的独立性。如前所述，专业主管机关由于是所属机构的直接上级，在对所属机构涉及档案事务实施监管时，出于部门利益因素的考虑，更易受到所属机构不利因素的影响。而档案行政管理机关的监管是全局性的，则很少会受到同级所属机构不利因素的影响，其独立性更强。
上述档案行政管理机关与专业主管机关监管职能的差异，决定了其各自作用范围的理论必然性，因此，在判断对同级所属机构涉及档案事务究竟由谁监督管辖时，就要充分考虑其职能差异，以实现监管成本和监管成效的最佳结合。
2.2 专业法律法规涉及档案事务的完善与适用原则――管辖权划分的纵向考察维度。“分级管理”就是充分发挥各专业主管机关的专业管辖优势、特性和能动性，做好专业主管机关所属机构涉及档案事务的自律和监管。“分级管理”的前提，是各专业主管机关依据档案单行法律法规规定精神，完善并积极地实施本专业涉及档案事务的法律法规。专业主管机关只有具备完善的涉及档案事务的相关法律法规，才能有效地对所属机构涉及档案事务进行自律和监管，才能达到相关法律法规规定的应然效果。
在专业主管机关具备完善的涉及档案事务的相关法律法规后，如其所属机构违反专业法律法规中涉及档案事务规定的义务时，是否也同时构成违反档案单行法律法规中规定的义务？是适用其专业法律法规或是档案单行法律法规呢？按照行政法学“特别法优于一般法”的原则，应适用其专业法律法规，由其专业主管机关行使行政管辖权。因为这些特别法和特别法律规范条款对各专业领域档案违法行为的惩处、行为描述和条款适用更高、更具体，更易于操作。也就是说，对同级所属机构涉及档案事务豁免适用档案单行法律法规是为了对其适用更高、更严的管制，而不是为了逃避档案单行法律法规的管辖，因为专业法律法规中涉及档案事务的规范已符合档案单行法律法规规定的精神和原则，并高于档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务所规定的义务。因此，划分档案行政管理机关与专业主管机关对所属机构涉及档案事务管辖权时，应将专业法律法规涉及档案事务的规范是否完善与适用作为划分的纵向考察维度。
2.3 对档案法律法规的贯彻程度――管辖权划分的个别考察维度。如前所述，当专业主管机关具备涉及档案事务的完善的法律规范时，其所属机构涉及档案事务应适用专业法律法规，由专业主管机关管辖。但在具体的行政执法实践中，还应考虑专业主管机关对档案单行法律法规的贯彻程度。由于我国法律法规立法的多元性，专业主管机关出于部门和专业利益的需要，在制定和实施具体的方针政策时，难免会过多地考虑本部门、本专业的利益，设置一些垄断或者限制性条款。这就需要在确保“分级管理”的前提下，档案行政管理机关在涉及国家档案资源建设总体目标，如档案的流转与定期向国家综合档案馆移交、档案的无歧视利用等方面保留排他性的管辖权，最次也要保留在这些方面的共同管辖权。现实中，档案行政管理机关与建设专业主管机关有关建设业务档案流转、移交的争议，已充分证明了保留某些关键事项管辖权的重要性。
3 同级所属机构涉及档案事务行政管辖的模式构建
综合上述对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权划分的横向、纵向和个别考察维度，结合当前对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题，笔者认为，对同级所属机构涉及档案事务的管辖，应摒弃以“档案行政管理机关为主，专业主管机关为辅”的共同管辖模式，构建以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式，以利于“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”矛盾的解决。
3.1 专业主管机关优先管辖为主。如前所述，对同级所属机构涉及档案事务进行行政管辖的最佳状态，是专业主管机关在专业法律法规中纳入促进档案事务合法、合规发展的规范，并由专业主管机关发挥其专业力量进行持续性的监管。这种最佳状态，是由前述的档案行政管理机关与专业主管机关监管的内核性差异所决定的，有其合理、合法性。但这种最佳状态有一个非常重要的前提，就是专业法律法规中涉及档案事务的法律规范的完善，构建起了对所属机构涉及档案事务的详细义务和监管计划，并足以为档案单行法律法规规定的档案管理目标的实现提供保障。具体来说，实行以专业主管机关优先管辖为主时，专业主管机关应符合以下三个条件：一是实行以专业主管机关优先管辖为主，必须在档案和其他专业法律法规中明确、直接、具体地规定。目前，档案单行法律法规中由专业主管机关“监督、指导所属机构档案工作”的规定太笼统，既不能表明对同级所属机构涉及档案事务以专业主管机关为主，拥有优先管辖权，也没有排除档案行政管理机关对其涉及档案事务的优先管辖，容易造成对所属机构涉及档案事务的消极管辖，形成管辖空隙。二是专业法律法规中涉及档案的违法行为有不与档案单行法律法规立法旨意相违背的具体规范性条款，并有对具体违法行为如何处理的相关责任性规定。三是专业法律法规对涉及档案违法行为的相关规范已完善，能够制止和防范所属机构档案违法行为的发生，并为所属机构档案工作发展提供制度保证。专业主管机关只有同时满足上述三项条件时，才能拥有对所属机构涉及档案事务的优先管辖权。
3.2 档案行政管理机关有效介入。对同级所属机构涉及档案事务实行以专业主管机关优先管辖为主，并不是无原则地排除档案行政管理机关的一般管辖权。根据“统一领导，分级管理”原则，在专业主管机关没有尽到监管职责，对档案违法行为处理有失偏颇，或者其专业法律法规和具体行政行为与档案单行法律法规的立法精神、主旨相违背时，就应启动档案行政管理机关的有效介入机制，发挥档案单行法律法规的一般性规范作用。档案行政管理机关的有效介入包括以下四个方面：一是定期对专业主管机关的监管情况实施执法监督检查。二是行使对查处同级所属机构涉及档案违法行为的督办、交办职责。三是对同级所属机构重大档案违法案件的直接查处。四是对专业法律法规中与档案单行法律法规立法精神与主旨相违背的规范，启动行政协商机制或行使排他性管辖权。
3.3 建立共同管辖的沟通协调机制。要实现以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”共同管辖模式的有效运作，还须建立一套行之有效的相互沟通协调机制，而且这一机制必须在双方或者至少在档案行政程序法律法规中予以明确规定。至于沟通协调机制的具体形式与内容，可参照《档案管理违法违纪行为处分规定》第十八条，由档案行政管理机关与专业主管机关双方视具体情况确定。
4 结束语
从文献检索情况看，目前还没有相关的文献研究成果可供借鉴。笔者提出的上述最佳管辖模式，虽是一己之见，但无论从理论或实践上来说，都是可行的。为实现上述最佳管辖模式，国家档案行政管理机关可以先行一步，在专业主管机关不具备上述条件时，通过修订档案单行法律法规，以赋权的形式，倒逼专业主管机关对所属机构涉及档案事务行使优先管辖权。一是在档案单行法律法规中规定专业主管机关对所属机构涉及档案事务的具体职责与任务。二是具体规定专业主管机关不履行其监督职责应承担的法律责任。三是在档案单行法律法规中增加专业主管机关依照相关条款，对所属机构档案违法行为行使行政处罚的权利，使专业主管机关对所属机构涉及档案事务的管辖，既符合职权性要求，又符合程序性要求。四是在档案行政程序法律法规中明确双方沟通协调机制的形式与内容，便于档案行政管理机关对专业主管机关行使行政管辖权情况的监督与管理。
本文为2013年度国家社会科学基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段性成果之一。
参考文献：
[1]肖登辉.行政管辖略论[J].长沙理工大学学报（社会科学版），2009（3）：46～49.
[2]参见《档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》，各省、直辖市《档案管理条例》相关条款，各级政府组织法、条例及档案行政管理机关“机构三定方案”等。
关键词 科研项目；合同档案；管理
科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。
一 、类别
我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。
二、存在的问题
由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。
（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。
（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。
（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。
（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。
三、管理的方法和措施
档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。
（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。
（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。
（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。
四、采取有效的管理措施
馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。
（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。
要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。
（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。
（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。
1、背景
我国的婚姻登记制度历史悠久，但婚姻登记档案是20世纪70年代末80年代初，特别是1987年《中华人民共和国档案法》出台后才逐步建立井完善起来的。目前，我国每年办理婚姻登记1000多万对，婚姻登记档案不仅数量大、而且其来源、内容、形式都比较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处，应属于民政专业档案的范畴。根据
多年来，一直没有一个全国统一的婚姻登记档案管理办法，各地婚姻登记档案管理水平极不平衡，一些地方婚姻登记档案管理比较混乱。这严重影响了查证当事人婚姻关系是否合法存在；是否依法解除；出具婚姻登记记录证明或无婚姻登记记录证明等工作的进行。为了维护婚姻当事人的合法权益，需要尽快出台本办法，实现婚姻登记档案的规范化管理。
1989年，民政部与国家档案局联合调研婚姻登记档案管理情况．起草了《办法》，由于种种原因，未能出台。2003年10月，再次启动起草工作。民政部档案馆、基层政权与社区建设司、民政部法制办公室、国家档案局有关司局经过两年多共同起草、会商，形成了《婚姻登记档案管理办法(草案送审稿)》，于2005年12月分别经民政部部务会议、国家档案局局务会议原则通过，经双方会签后于2006年1月23日正式实施。
2、意义
一是规范婚姻登记档案的管理。这也是制定《办法》的目的所在，(办法》共18条，既明确了立法目的、依据、婚姻登记档案的定义、婚姻登记机关的工作职责、婚姻登记档案工作的管理体制，又规范了婚姻登记材料的归档范围、整理方法、归档要求和婚姻登记档案的分类、移交、保管、利用、鉴定销毁的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国婚姻登记档案的管理。
二是推动婚姻登记管理工作。婚姻登记档案是婚姻登记工作的原始记录，具有重要的凭证作用，凭借婚姻登记档案可以检查登记机关和登记员是否依法行政；登记机关也可以凭借档案确定当事人婚姻关系是否合法存在或者依法解除，为百姓出具婚姻登记记录证明或者无婚姻登记记录证明，更好地履行登记机关的职责。
三是保证利用者依法利用婚姻登记档案。(办法)第十五条明确规定了利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、应遵守的规定。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，同时又保护了当事人的隐私。
四是促进我国婚姻家庭问题的研究。《办法》规定婚姻登记档案在登记机关保存一定时期后，要向同级国家档案馆移交，这说明婚姻登记档案不仅是登记机关的专业档案，也是国家档案的重要组成部分。内容完整、管理规范的婚姻登记档案，可以为国家积累丰富的史料，为社会学家研究婚姻家庭问题提供第一手资料。
二、《办法》起草的特点及对有关内容的理解
1、《办法》起草上的特点
一是严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、
二是正确处理现实性与前瞻性的关系。在四类婚姻登记档案的归档材料中，都有一条“其他有关材料”，主要考虑随着时间的推移和情况的变化，还可能产生一些新的归档材料，为以后新增加的材料留个接口。例如，目前婚检问题已成为社会关注的热点问题，今后有关法律可能对婚检做出明确规定，届时结婚登记材料就应增加婚检材料。
三是整理方法的规定尽量做到简化整理、便于操作。根据婚姻登记档案的特点，在整理方法上综合了传统的“文书立卷”与“以件为单位整理”两种方法的优点，简化整理程序，加盖“归档章”，不装卷，不写卷内目录。
2、若要准确把握《办法》规定的内容，应正确理解以下几个问题
一是婚姻登记档案的定义。应当把握婚姻登记档案的专业特性：数量大，其来源、内容、形式都较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处。还应当把握婚姻登记档案的基本属性，就是其凭证作用。
二是婚姻登记档案工作的管理体制。国家民政部对全国婚姻登记档案工作实行统一领导，县级以上地方人民政府民政部门、具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，对辖区内婚姻登记档案工作实行统一领导；婚姻登记档案由具有办理婚姻登记职能的婚姻登记机关实行分级管理，业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。 ’ 三是婚姻登记文件材料的归档范围。婚姻登记文件材料的归档范围，严格按照《婚姻登记条例》所规定的各种登记应提交的证件和证明材料的内容确定。有原件的归原件，归原件不便的则归复印件。关于“当事人的身份证件”和“香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨以及外国人的证明材料”，《婚姻登记条例》第五条已有明确规定，《办法》就简而言之。
四是档案的移交。婚姻登记档案主要形成于县级(含)以上地方人民政府民政部门和具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，《办法》规定县级(含)以上地方人民政府民政部门形成的婚姻登记档案，应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交；具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府形成的婚姻登记档案应当向乡(镇)档案部门移交。这既符合我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，又符合档案按“全宗”整理的原则。
五是婚姻登记档案的分类。将分类原则定为：按年度；婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。
根据《婚姻登记条例》第十六条规定，婚姻登记机关收到人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本后，应将其归入当事人的婚姻登记档案，从方便档案
整理和利用两方面考虑，(办法》规定人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本按年度归入撤销婚姻类。因为宣告婚姻无效或者撤销婚姻是对原结婚事实的否定，所以特别强调要在当事人原结婚登记档案的《结婚登记审查处理表》中备注有关情况。
六是立卷原则与整理方法。根据婚姻登记文件材料的特点和各地实际工作情况，按照便于保管和利用的原则，确定了结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类材料，分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷。在整理方法上，综合了文书档案“立卷”与“以件为单元整理”的优点，形成了婚姻登记档案独特的整理方法：一对当事人材料立一卷，没有传统意义上的卷皮和卷内目录，而是在每卷第一页加盖归档章。既简化了整理工作，又符合婚姻登记档案的特点。
七是婚姻登记档案的保管期限。婚姻登记档案的保管期限定为100年，主要考虑到绝大多数人的寿命不超过100岁，少数人100岁以上，最多是125岁，《婚姻法》规定男方22岁女方20岁才可以结婚，其婚姻登记档案保存100年，足以满足子孙三代人的利用需要。为慎重起见，《办法》还规定，对有继续保存价值的档案要延长保管期限，直至永久。保管期限到期的档案要按程序进行价值鉴定，无保存价值的将予以销毁，但婚姻登记档案目录会永久保存。
八是档案利用的规定。利用婚姻登记档案，涉及当事人的合法权益保护问题，因此，《办法》对利用做了较严格的规定：婚姻登记档案一般仅供婚姻登记机关和婚姻当事人使用；公安司法机关、律师等为了确认当事人的婚姻关系，持合法证明可以查阅；其他国家机关、基层组织或个人因特殊原因需要查阅婚姻登记档案，须经档案保管部门主管领导批准，井严格履行查阅手续；婚姻登记档案一律不外借；利用者不得损毁婚姻登记档案，不得随意公开婚姻登记档案的内容。因为利用档案的需求比较复杂，档案保管部门还应建立完善的档案利用制度。
三、《办法》贯彻实施过程中应处理好几个关系
一是民政部门与档案管理部门的关系。民政业务主管部门是各级民政部门，档案业务主管部门是各级档案部门，这两项业务都是以块块管理为主。婚姻登记档案工作在业务上要接受同级档案行政管理部门的监督和指导；在档案移交时双方要商定好具体移交时间。
二是婚姻登记业务部门与综合档案室的关系。业务部门是婚姻登记档案的形成机构，而综合档案室是机关内各类档案的综合管理机构，按道理，婚姻登记档案形成后，应定期移交机关综合档案室实行综合管理，但由于婚姻登记档案属于民政专业档案，业务性较强，利用较频繁，再加上一些综合档案室暂时不具备保管条件，这样，也可以采取综合管理的另一种形式――分室保管，但档案目录应交综合档案室存档，在档案业务上接受档案室指导。
1.1 《规定》制定的目的。主要有两个：一是“为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系”；二是为了“划定各级各类档案馆收集档案的范围”。这里的“各级各类档案馆”，包括各级综合档案馆、各级部门档案馆、各级专门档案馆和国有企业、事业单位设立的档案馆。
1.2 《规定》制定的依据。主要有三个：一是《中华人民共和国档案法》；二是《中华人民共和国档案法实施办法》；三是《全国档案馆设置原则和布局方案》。
2 各级各类档案馆收集档案的总体要求
2.1 指导思想。以科学发展观为指导思想。《规定》中强调指出的“贯彻科学发展、以人为本的理念”就是这种指导思想的具体体现。
2.2 基本原则。按照“统一规划、分级管理”的原则。这里的“统一规划”，是指由“各级档案行政管理部门”统一规划；这里的“分级管理”，是指由“各级各类档案馆”分级管理。
2.3 操作方式。依法开展档案收集工作。这里的“法”，主要是指《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》。
2.4 收集范围。属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案。这里的“长久”，是“长期”和“永久”的合称。省级以上（含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收本馆收集范围的保管期限为永久和长期（30年以上，含30年）的档案。
3 各级综合档案馆收集档案的范围
综合档案馆是按行政区划或历史时期设置的，收集和管理本行政区域内多种门类档案的档案馆。在中央设置3个综合档案馆。一是中央档案馆：收集管理党和国家中央机关的重要档案。二是中国第一历史档案馆：收集管理明、清两朝及以前各朝代中央机构形成的档案。三是中国第二历史档案馆：收集管理民国时期中央机构形成的档案。在地方按行政区划分级设立综合档案馆，即地方各级综合档案馆，收集管理本级党和国家机关的重要档案。
具体来说，各级综合档案馆收集档案的范围可划分为“一般接收范围”和“特殊接收范围”两种情况。
3.1 一般接收范围
3.1.1 依法接收本级“中国共产党委员会及所属各部门”形成的档案。中央档案馆依法接收中国共产党中央机关及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级中国共产党的机关及其所属机构形成的档案。
3.1.2 依法接收本级“人民代表大会及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收全国人民代表大会及其常务委员会形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民代表大会及其常设机构形成的档案。
3.1.3 依法接收本级“人民政府及其所属各部门和单位”形成的档案。中央档案馆依法接收国务院及其各部委（包括具有行政职能的公司）和各直属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政府及其所属各部门和单位形成的档案。
3.1.4 依法接收本级“人民政协及其常设机构”形成的档案。中央档案馆依法接收政协全国委员会及其常设机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民政协及其常设机构形成的档案。
3.1.5 依法接收本级“人民法院、人民检察院”形成的档案。中央档案馆依法接收最高人民法院、最高人民检察院形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级人民法院、人民检察院形成的档案。
3.1.6 依法接收本级“各派机关”形成的档案。中央档案馆依法接收派中央机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级各派机关形成的档案。
3.1.7 依法接收本级“工会、共青团、妇联等人民团体”形成的档案。中央档案馆依法接收全国总工会、全国妇联、等全国性人民团体及其所属机构形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级工会、共青团、妇联等人民团体形成的档案。
3.1.8 依法接收本级“国有企业、事业单位”形成的档案。中央档案馆依法接收部级国有企业、事业单位形成的档案；地方各级综合档案馆依法接收本级国有企业、事业单位形成的档案。
3.2 特殊接收范围
3.2.1 全部或部分接收本级“中国共产党委员会及所属各部门，人民代表大会及其常设机构，人民政府及其所属各部门和单位，人民政协及其常设机构，人民法院、人民检察院，各派机关，工会、共青团、妇联等人民团体，国有企业、事业单位”等机构下属单位和临时机构的档案。中央档案馆全部或部分接收部级上述机构下属单位和临时机构的档案；地方各级综合档案馆全部或部分接收本级上述机构下属单位和临时机构的档案。
3.2.2 接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。中央档案馆接收新中国成立前中国共产党中央机关、群众团体中央机构、派出机构及边区政府形成的档案；地方各级综合档案馆接收“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物”形成的档案。
3.2.3 接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。中央档案馆接收“具有全国意义的重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”； 地方各级综合档案馆接收“本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案”。
3.2.4 接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。中央档案馆接收“部级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”； 地方各级综合档案馆接收“本级破产转制国有企业、撤销事业单位的档案馆的档案”。
3.2.5 收集或代存“本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案”。此项工作主要是针对地方各级综合档案馆而言，且需“经协商同意”，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。
3.2.6 接收本行政区域内乡（镇、街道办事处）机构形成的档案。此项工作主要是针对“县（旗、市、区）档案馆”（县级综合档案馆）而言。
4 各级部门档案馆收集档案的范围
各级部门档案馆是指中央和地方某些专业主管部门所属的、收集管理本部门档案的事业机构。部门档案馆设置大致有以下四种情况：
4.1 根据国家外交、安全工作的特殊需要，分别设置外交部档案馆、安全部档案馆。收集并永久管理本部门及其直属单位形成的档案。
4.2 最高人民法院、最高人民检察院、公安部可设置本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向中央档案馆移交。
4.3 某些形成专门业务和科学技术档案数量大的中央专业主管部门，经部门领导批准，国家档案局同意，可成立本部门档案馆。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向中央档案馆移交。
4.4 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料。但其在履行国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，要按规定向省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市综合档案馆移交。
5 各级专门档案馆收集档案的范围
专门档案馆指收集和管理某一专门领域或某种特殊载体形态档案的档案馆。专门档案馆设置大致有以下三种情况：
5.1 在中央设置4个专门档案馆。一是中国照片档案馆（已建立）：收集管理全国范围内具有重要历史价值和艺术价值的照片档案原件或复制件；二是中国科学技术档案馆（待建立）：收集管理部级科学技术成果、全国重点工程项目、重点引进项目的档案或档案复制件；三是中国文学艺术档案馆（待建立）：收集管理中央直属艺术团体、全国著名文学家、艺术家及中央各部门所属出版单位形成的有关文学艺术档案或档案复制件；四是中国声像档案馆（待建立）：收集管理中央、国家机关所属音、像出版，影视制作单位形成的音像档案及各电影制片厂汇交的影片、录音、录像档案或档案复制件。
5.2 省（自治区、直辖市）以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。收集管理本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。
5.3 大、中城市设置城市建设档案馆（简称城建档案馆）。收集管理本城市有关城市规划、建设的档案及城市建设管理方面的具有永久保存价值的档案或档案复制件及有关资料。这里的“大、中城市”，是指直辖市、计划单列市和各省辖地级市。
6 国有企业、事业单位档案馆收集档案的范围
6.1 国有企业档案馆收集档案的范围。按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案。
6.2 事业单位档案馆收集档案的范围。中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。
关键词：工程 合同 档案
Key words: project contract archives
任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。
一、对工程合同档案的理解
工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。
二、工程合同档案管理的任务
在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加强工程合同档案管理质量
工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。
3.2建立健全合同档案管理机制
21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。
3.3建立健全合同管理网络体系
建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。
三、结束语
工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。
参考文献：
