合同档案管理方法汇总十篇

时间:2023-05-23 17:01:50

合同档案管理方法

合同档案管理方法篇(1)

行政合同是一种较为新型的行政管理方法,是市场经济和现代民主政治发展的产物。它是行政管理双方协商自由与行政优先权的有机结合,易于为行政相对人所接受,是体现政府职能转变的一种好形式,因此被广泛采用于国家行政管理的各个领域。20世纪80年代以来,我国的经济管理、城乡建设、科教文卫、社会福利、社会治安等领域的国家行政机关越来越多地运用行政合同的手段来实现其行政管理职能。而档案行管部门由于自身行政权威较弱,行政合同这一新型而有效的民主管理形式就有着特殊的吸引力。同时,在重点建设领域,项目档案工作也具备了实行行政合同制管理的基础,一是建设单位工作人员程度不同地具有一定的档案知识和意识,虽然单位、人员情况复杂,但只要宣传到位,并与之民主、平等地协商,他们一般都愿意搞好档案工作;二是项目资金相对较充足,档案工作的物质条件较好,因此,行政合同可以首先在这一领域被采用。

重点建设领域实行的档案行政合同,就是档案行政管理部门与重点建设项目建设单位,以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的,经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议。湖南省岳阳市档案局于2000年在全国首次将行政合同运用到洞庭湖大桥工程监管,且运作很成功。

我们说行政合同非常适合于在重点建设项目档案管理中运用,除了有实践证明外,更因为以下原因。

行政合同具有行政性和契约性相融合的特点,这一特点使它可以弥补档案行政管理权威弱的缺陷。所谓行政性,是指档案行管部门借助行政合同形式实现行政职权的目的的属性,它是档案行政合同最根本的属性。档案行政合同的行政性主要表现在:行政合同当事人中必须有一方是行使国家档案行政管理职权的档案行管部门;行政合同的内容不得涉及档案行管部门自身创收等其他事务,而只能是针对国家和社会有保存价值的档案资源,因此档案行政合同具有社会公益性,双方当事人建立的是行政法律关系;在档案行政合同的订立、履行、变更或解除中,档案行政管理部门享有行政优益权。行政性特征体现了档案行政合同从本质上看是行政行为,是档案行政管理部门实现行政管理职能的一种方式。

行政合同的契约性使之区别于一般行政行为的单方性,决定了档案行政合同属于合同的范畴,并受合同的一般原理的指导。契约性主要表现在档案行政合同是双方当事人意思表示一致的协议。它建立在合同的最基本精神即契约自由原则上,内容具有可妥协性。这是档案行政合同区别于其他具体行政行为的最明显的特征。

行政合同促成了行政手段的多样性、灵活性,可以解决重点建设项目档案管理复杂的问题。与传统行政手段不同,行政合同在行政过程中,以不违背宪法和法律精神的、不具有强制性的行为方式来调动行政相对人自愿协同档案行管部门的积极性,给予了双方当事人以弹性、适度的空间。以前,为了做好重点建设项目档案工作的监管,档案行管部门采取过包括行政、法律、经济、思想教育等多方面措施,都由于多种原因效果欠佳。甚至工程竣工验收中档案未验收,整个工程照样验收通过。而行政合同将行政、法律、经济、思想教育四大方面行政手段进行综合运用,成为四大方面行政方法有机结合的载体。合同制管理与宣传教育、优质服务、依法行政相结合,促成了行政手段的多样性、灵活性。一些法律法规没有规定的内容,如档案行业推荐性标准,可以经过协商一致,写进合同条文,从而可以统一工作规范和标准,解决档案管理复杂的问题。

行政合同具有法定性,它可以根据各地实际开展工作,从而弥补档案法律法规的不足。在目前我国行政合同立法缺乏的情况下,除法律有明确禁止性的规定外,档案行政管理部门完全可以在遵循行政法的一般原则,不损害社会公共利益的前提下,选择协商式的行政合同行为来完成行政管理任务。行政合同的法定性减少了传统行政管理方法运用过程中的不确定性,不用担心朝令夕改,减少了行政成本。而当档案法制不健全,立法空白时,档案行政合同可以补充法律的欠缺;当档案法制健全以后,又可作为规制档案行管部门与相对方法律上的权利、义务关系的手段而得以使用,以加强和改善档案管理,积极推动档案行政目标的实现。

怎样开展重点建设项目档案行政合同制管理工作

1.行政合同的订立。为了做好行政合同制管理工作,档案行管部门要争取党委、政府领导的重视、支持,最好是借政府的权威建立规范的档案行政合同制度。档案行管部门平时要加强与项目计划管理部门的联系,及时掌握工程立项情况。工程立项后,要根据各项目的特点,准备好该项目行政合同的蓝本。筹建开始后,要加强对工程建设单位的宣传工作,增强他们的档案意识,取得他们的支持和理解。同时经过平等协商,力争尽快订立合同。档案行政合同的订立一般分为要约和承诺两个步骤。档案行政管理机关是要约人,要约的内容必须具体、明确、肯定,要约一旦发出即对要约人发生法律约束,经被要约人即工程建设单位承诺即发生法律效力。要约应采取直接协商方式进行。档案行政合同订立后,双方当事人都必须遵守档案行政合同的约定,按照档案行政合同的实际目的,在档案行政合同规定的期限内履行自己的义务。

2.行政合同的内容。行政合同文本内容应该明确双方的权利与义务(一方的权利即为对方的责任与义务),再由双方协商进行修改完善补充,使双方合意。笔者认为,行政合同一般文本应该包括如下内容。

(1)建设单位的责任与义务:要明确规定建设单位作为项目建设的法人代表,是项目建设中档案工作的组织核心,对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任,除做好本身档案的收集、整理、移交职责外,还要对勘测设计、施工、监理等单位档案工作进行监督、指导,要将档案的形成、收集、整理、移交纳入与勘测设计、施工、监理等单位签订的工程建设合同中,纳入有关人员的岗位责任制,实行工程档案管理与工程目标管理挂钩、与项目经理职责挂钩、与档案员个人奖惩挂钩。建设单位要按照规定及时向有关国家档案馆移交档案。建设单位违反档案法规,或未按档案行管部门指导要求到位,造成档案损失,或未及时向有关国家档案馆移交档案,档案行管部门可责令限期整改,并按有关规定给予相应的经济处罚。

(2)档案行政管理部门的责任与义务:合同可以明确,档案行政管理部门在依法加强档案管理的业务指导与监督的同时,应无偿提供技术咨询服务,以国家和地方档案主管部门有关标准为依据,指导工程档案人员制定文件材料的立卷归档细则,举办由有关工程技术人员参加的培训班,明确文件材料积累的顺序和范围等;同时按建设单位确定的时间认真负责组织竣工档案的验收,并确保档案验收合格。《合同》还可约定,档案行政管理部门业务指导不力或工作失误,造成档案质量不符要求或受损的,建设单位可追究档案行政管理部门的失职责任,必要时给予赔偿,以增加建设单位签署合同的积极性。

合同档案管理方法篇(2)

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动,在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现,许多企业对合同档案管理的重视程度不高,合同档案管理存在分散、混乱等问题,给档案的查找和利用带来了很大困难。因此,风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法,实现合同档案的科学分类和优化管理,为各项工作的开展提供指导,维护企业的合法权益。

1企业合同档案的基本特征

对风电企业来说,企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等,这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同,但在某些方面也具有一定的共性,主要表现为以下几方面。

1.1法律性

法律性是企业合同档案的基本特征,也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同,而依法成立的合同,受到法律的保护。因此,企业合同档案具有明显的法律特征,这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁,都必须严格依照相关的法定程序。除此之外,合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件,也只有在具备法律特性的前提下,才能发挥应有的作用。

1.2凭证性

近年来,风电行业蓬勃发展,风电企业在推动自身经济发展的同时,也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利,往往会采用不正当的竞争手段,从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录,对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明,在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用,从而避免了不必要的损失。

1.3规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件,合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案,应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等,只有这些条件符合法律规定,才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中,如果出现损坏或缺失,都会影响其法律效力的发挥。因此,必须要严格按照相关的规定进行管理,保证合同档案的完整性。

1.4繁杂性

企业每年都会产生大量的合同,合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时,企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理,例如,合同签订前的洽谈、招投标等;合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥,相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2企业合同档案管理分类的优化措施

2.1强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制,能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况,有针对性的补充合同档案管理制度的内容,以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说,只有在完善的合同档案管理制度下,才能借助于合同档案,帮助企业减少市场竞争风险,进而在保证自身利益不受损害的情况下,推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多,如果采用单独整编和单独管理,必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此,为了提高企业合同档案的管理效率,在进行合同档案的整理过程中,相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系,而合同档案的分类管理,可以显著提升其工作效率,减轻工作压力。例如,可以根据实际工作情况,单立类目、分类组卷,这能够起到化繁为简的效果。当然,企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持,可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理,风电企业在开展分类管理时,可以将不同的合同进行统一编号。这样一来,今后在查找某一份合同档案时,不需要花费过多的时间进行翻找,而是直接查找编号,极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行,例如可以根据合同档案内容的不同进行分类,如物资类、工程类等;还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是,无论采用何种分类形式,都需要在档案袋上进行标注,避免混淆。

2.4定期进行档案材料的整理

合同档案的管理是一项动态的工作,随着企业各项业务的不断开展,也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此,风电企业在进行合同档案的管理分类时,也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查,确保合同档案的完整性和安全性。例如,要保持合同档案储存室的整洁干燥,避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时,也要提前清点好合同档案的数量、种类,对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握,由于有些合同文件资料的不确定性,不能一次性终结,因而不主张将刚签订的合同归入档案室,而需要相关工作人员关注合同的变化情况,将完结的合同档案统一移交给档案管理部门,这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3优化企业合同档案管理分类的方法

3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理,科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料,具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容,这些档案内容不利于查找和统计,在进行分类、收集、整理的过程中,存在较大的难度,因而,需要依循集分式归类的原则,进行合同档案的分类管理,还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类,进行重新拟定和分类,从而增强合同档案分类管理的有效性。

3.2集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式,又称为典型合同,是具有规则和名称的合同形式;而无名合同又称为非典型合同,是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提,拟定规范且科学的集分式分类表,并要在集分式分类表中,对合同档案进行分类归档,进行统一的编号和整理。实践证明,集分式分类表能够在很大程度上,提高企业合同档案管理分类的效率,与传统的分类方式相比,无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势,这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。

3.3分类表的使用方法

集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法,具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点,但考虑到合同档案管理工作的重要性,在应用集分式分类管理时,仍然需要使用标准化的操作方法,以确保其应用优势得到完美的体现。首先,要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息,例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等,这些信息都需要记录在分类表中,以便于档案管理人员进行参考。其次,科学区分合同档案的年号、分类号和流水号,这三个要素分别代表了不同的含义,在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。

4结语

在日趋激烈的行业竞争环境中,合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素,规范化、科学化的合同档案管理,能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者,应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用,并以实际行动营造良好的工作氛围,确保合同档案管理分类的顺利开展;对于合同档案的管理人员来说,其也要强化岗位责任意识,不断提升个人专业能力,确保合同档案管理分类工作的顺利完成。

主要参考文献

[1]蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台世界,2015(z3).

[2]蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点[J].特区法坛,2016(5).

合同档案管理方法篇(3)

所谓“严密的档案法治监督”,就是档案行政管理部门要依法行政,严格履行《档案法》赋予的监督职能,依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。

就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说,档案行政管理部门做得并不好,是方法简单,效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查(简称“行政检查”),也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想,存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研,一般一个县(市、区)的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然,这个执法力度,是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看,全省县(市、区)级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋,个别县(市、区)档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位,“但面对违法事实,在履行法定职责时,往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系,碍于情面,在实施行政处理时,常常是避重就轻、厚此薄彼,处理结果也往往不尽如人意,大多以责令整改为主,致使个别单位出现改了又改的现象,档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然,这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。

要改变上述现状,落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标,就应当加强对档案行政监管的研究,实施科学有效的监管,将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中,以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现,也是档案治理法治化的重要标志。同时,也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一,本文就此做一些探索,以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。

2 实施科学有效监管的方法与途径

实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手:

2.1 分类监管。一般来说,档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是,由于产生与管理档案的组织机构千差万别,有党政机关、事业单位、国有企业,也有社会团体组织、民营企业,等等,由于这些组织机构的性质不同,其档案工作的内容也不相同,因此,对它们既不能够,也不可能用某种相同的单一方式进行监管,应当进行分类,选择不同的监管方法,以适应不同类别的组织机构的特性。

2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管,要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值,对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此,“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管,这既合情也合理”。[5]

2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管,也应当分为两类:其一,对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务,对其档案事务的监管内容应当是全面的,可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素,既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管,是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值,对国家也具有保管利用价值,而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二,是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管,对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的,而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管,而对形式性要素不做强制性的统一要求,甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管,是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管,主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务,是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定,履行了义务,具体如何实施形式性要素,则是其自己的事情,?n案行政管理部门无需监管,也无权监管。因为,随着社会主义市场经济体制的建立,许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作,则实际上是一种乱作为。

2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构,则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管,传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然,这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做,这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式,由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是,做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等,选择合适的专业机构,并对其履约情况进行严格监督”。[6]

2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系,只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果,档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限,而且效果很一般,并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而,应当采取协同监管的方式,形成合力,实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境,鼓励档案事业有序健康发展,有效防范各种不利于档案事业发展的因素,着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制,推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说,主要包括如下内容:

2.2.1 建立以档案行政管理部门为主,联合管理组织机构的监管协调机构,增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制,暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端,难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前,顺应信息化时代要求,强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调,构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势,在进一步细化各个部门监管职责的基础上,着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主,联合管理组织机构的主要部门(如国资委、工商局、民政局等)为成员的监管协调委员会,制定协调监管策略、方法,统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议,建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制,开展跨部门综合执法,形成监管合力。

2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职,共同参与,更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识,依法依托统一协同的监管平台,互联、互通、互动、互助,形成有机的协同监管体系。第一,在建立以档案行政管理部门为主,联合管理组织机构的监管协调机构的基础上,建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式,通过多种形式的对话和协商,档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题,研究解决策略,促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通,彼此尊重,凝聚共识。第二,依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界,明确各自的监管责任,积极主动地协同监管,特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部,消灭“?粝潞凇保?不留漏洞,不留空白地带。第三,加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台,实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动,为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息,互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。

2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管,充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务,仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体,显然很难监管到位。因此,应当积极鼓励社会力量和公众参与监管,通过档案行政管理部门、社会第三方力(包括档案学会、档案中介机构等)和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管,充分发挥社会的协同监管作用。

2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新,对档案事务监管的创新,主要应当从以下几个方面进行。

2.3.1 改变监管理念,实施阳光监管。其一,建立档案行政监管权力清单制度,公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的,要在清单中一一列出,每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责,以及相关的责任追究内容,做到有权必有责,权责相对等,防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的,档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则,充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二,加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果,还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来,增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传,积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道,搭建各种平台,鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程,形成全社会广泛参与的监督格局,更促使档案行政管理部门依法监管。

2.3.2 改革监管方式,采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管,是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为,以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标,“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上,共同制定监管政策和目标,并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于:各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段,促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式,被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点,充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用,不但弥补了档案法律法规的某些空白,而且充分调动了档案行政相对人的积极性。

2.3.3 改善“技管”条件,推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通,全面整合各种档案监管信息资源,为档案行政监管提供强有力的技术支撑,以提高档案行政管理部门的档案治理能力。

合同档案管理方法篇(4)

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理,就必须掌握企业合同档案的特征,具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中,合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言,合同以法律形式存在,其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下,又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录,其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程,因此,合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下,会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证,又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此,合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节,必须要在合同法允许的范围内执行,也因此,赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言,合同法均有明确规定。例如,订立合同的形式有3种,包括口头、书面及其他形式;内容方面,对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定;还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式,才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时,一旦丢失某一部分,就失去了合同部分及全部法律效力,难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本,又包括签订前和签订后的任何一个有关材料,例如,签订前的洽谈、招投标,签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等,组成了合同档案,要想确保合同档案的完整性,就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比,一个完备的企业,每年内制定的合同档案相对较多,少则几百件,多则几千件。在这种情况下,要区分两种合同档案的分类方法,从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看,主要是依据科技档案和文书档案进行归类,科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下,既给合同档案的分类整理增加了难度,又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时,要以集分式分类原则为中心,依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类,重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定,适用于企业的有名合同包括:买卖合同,借款合同,运输合同,委托合同,技术合同,承揽合同,供用热力、水、电、气合同,技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同,制定集分式分类表,并在分类表中,将合同档案分类归档,依次为60~69号。

有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中,年度、分类号以及件号共同组成档号,年度为签订合同的年份,与合同相对应的具体分类号码为分类号,件号是在相同年度、相同分类号中,按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号,代码用阿拉伯数值0~9标注。例如:2014—62—002,该档号表示2014年度,借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前,企业要安排一个部门,做好办理合同的相关工作,防止出现办理人员和部门相对分散,无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制,并由合同主办部门负责,从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如,将合同分为几大类,同时采用特定符号标记,例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序,在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性,一旦制定,无特殊情况,不允许私自更改。采用合同编号排列法,对未移交的合同材料进行保管,从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前,由合同主办部门统一负责收集合同材料,并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征,因此,合同主办部门在收集合同材料时,要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作,各部门相互配合、协调,确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内,将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后,存在变更、作废和解除等问题,难以确定合同最终办理时间。所以,尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案,先由合同主办部门进行收集和保管,待合同办理时间确定后,转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理,对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理,大多采用分散式归类管理,给合同档案管理带来一定难度,不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲,充分利用其管理特性,采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论,在企业合同档案管理工作中,集分式管理效果更好,更加实用,更符合企业合同管理的需求,能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览,2013(20):231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案,2015(4):40-43.

合同档案管理方法篇(5)

工程档案产生于工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中质量的评定,事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用,而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天,档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要,也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践,水利工程档案管理工作主要存在以下问题:

1.重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程,使之尽快发挥效益。在工程建设过程中,业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务,对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够,甚至担心工程档案管理会影响进度,重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。

2.档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间,受工期长、人员变动大的影响,在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度,对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档,待工程完工时才组织力量突击收集,增加了工程项目档案资料收集的难度,难以保证档案资料的完整性和准确性。

3.档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度,只重视工程验收是否过关,在工程实施过程中忽视档案资料的收集,放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理,专业档案人员难以做到全程跟踪和指导,因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求,待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题,形成被动局面。

二、问题存在的原因分析

工程档案管理是工程管理的重要内容,在工程建设的各环节都是档案形成的过程,既有按计划周期形成的资料,也有各建设环节产生的阶段性材料,还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面:

1.重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄,注重工程有形建设,忽视档案资料的作用,没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案,使档案管理不能与工程建设同步进行。

2.责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强,不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定,对工程档案管理岗位及其职责落实不到位,使得工程档案无法得到有效收集和整理。

3.人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员,缺少水利工程档案管理知识,对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水利工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案验收标准。

三、解决问题的合同承包制档案管理模式

采用合同承包制管理水利工程档案模式,是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系,将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点:

1.对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时,将工程档案管理任务单列一项,业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同,由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理,以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后,乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括:制定整个工程的档案管理规章制度、办法;对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督;对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理,使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。

2.对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时,将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中,明确规定各自档案管理职责及要求,规定工程档案验收的标准,采用经济手段强化工程档案管理工作,同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时,同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题,采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时,要有档案人员参加编制标书及合同条款,并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后,这些规定以合同方式加以明确。工程开工前,接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位,明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中,各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作,并服从档案管理部门的管理、协调和监督。

四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点

采用合同承包制管理水利工程档案,是水利工程档案管理的一种新模式,对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面:

1.节省时间。工程建设项目在立项开工之初,建设管理单位刚成立,工作千头万绪,受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系,使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时,工程项目档案收集、整理完成,为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时,工程档案就及时移交给工程项目的管理单位,使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行,不会因工程档案工作滞后,给工程建设带来不利影响。

合同档案管理方法篇(6)

一、医院合同档案管理工作中存在的问题

对合同档案管理工作的重视不够:目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作,认为合同档案管理不会产生直接经济效益,故而忽视在其管理方面的投入,致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中,档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果,大大降低医院的服务质量和服务水平,从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善:由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善,使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循,是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说,合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高,医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作,相互协作,才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是,大部分医院缺乏这方面的管理制度,致使各部门不能有效地配合工作,使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外,部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门,一般都由其他相关部门代替,致使合同档案管理工作比较滞后,很多档案资料无法完整地保存,从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高:随着信息技术的全面发展,社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说,必须要跟上时代步伐,充分利用现代科学技术,提高自身服务质量和医院的医疗水平,才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中,医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式,同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式,以真正提高合同档案的管理水平。但是,大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面,没有在合同档案管理工作上灵活运用,使得合同档案管理信息化建设滞后,信息化程度不够高,无法有效地促进医院不断发展。另外,部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中,但是因为缺乏既精通合同档案管理工作,又熟悉信息技术的复合型人才,使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高:目前,大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题,导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升,给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时,医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上,致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快,很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理,但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力,无法适应新时代合同档案管理工作的需求,造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整,合同档案利用率低:在漫长的发展过程中,医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题,合同档案管理工作人员没有进行整理和收集,造成合同档案相关信息的缺失,使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中,合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实,使医院合同档案信息出现不完整问题,给医院各部门工作带来严重影响,致使合同档案利用率非常低,失去存在的真正价值。

二、医院合同档案管理工作创新的策略

创新管理意识,提高服务质量:在制定合同档案管理工作考核标准的同时,提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平,从而提高服务质量。在实践过程中,将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合,可以促进企业市场竞争力的不断提高,从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中,还要加强对合同档案管理工作人员的监督,严格按照国家规范标准执行,确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制,提升管理水平:在创新管理机制方面,医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术,以根据医院的实际情况、工作性质和特点,制定出符合本医院需求的合同档案管理制度,从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外,在制定合同档案管理制度时,还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来,确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作,共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍,提高整体素质:医院合同档案管理工作的创新,必须要加强对合同档案管理人员的培养,提高合同档案管理队伍的整体素质。首先,必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识,端正自己的工作态度,在思想上重视这项工作;其次,必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养,提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求,推动医院合同档案管理不断创新,促进医院长远发展。创新管理模式,提高信息化程度:信息技术在医院合同档案管理工作中的应用,对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中,不断创新医院合同档案管理模式,注重信息技术的合理应用,可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式,不论是档案收集、档案编辑,还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化,大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时,信息技术的应用,大大降低了合同档案管理工作人员的工作量,使合同档案资料变得更加准确和完整,有效避免了手工管理方式出现的各种错误,大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。

作者:金银善 单位:延边大学附属医院

合同档案管理方法篇(7)

人和法人之间签订的以实现一定的经济互惠利益为目的,明确了协议双方各自的权利和义务,以及各自应负的具体责任的具有法律效力的文件,称之为合同。合同是解决签订者之间利益纠纷及维护各自权益的重要凭证,是重要的民生档案。随着市场经济的发展,规范的交易行为促生了越来越多的合同,对合同档案的规范化管理成为保证经济有序发展的重要环节。

一、合同档案建立的必要性

著名法学家庞德有一句名言:“商业时代的财富,大部分是由合同构成的”。首先,企业应当建立合同档案管理制度的主要因素,是受到国家经济快速发展,以及世界大环境日新月异的变化带来的深刻影响。当今社会市场环境下,企业管理者须顺应时展潮流,增强法制观念,积极参与到国际大平台中,与其他企业进行各种合作,取长补短,提高自身发展实力。但合作的同时,双方为了维护自身合法利益,在生产经营的过程中就要签订合同和协议,对同一类的合同文件进行管理,必然出现一系列合同档案,对合同档案的良好管理是企业维护自身权益的有效途径,因此,企业应建立完善科学的合同档案管理制度。另外,企业任何一部分经济活动都需要签订合同进行记载和规范,当运行过程中出现纠纷时需要利用合同档案进行解决,所以,合同档案的规范化管理必须引起管理者重视。

二、合同档案管理工作主要内容

(一)合同档案的收集。合同档案的管理首先是对组成合同档案的相关合同的收集工作,主要是收集时间、收集内容及收集方式。1.收集时间。合同档案有自身的形成和运动规律,有些合同的履行时间较短,在几天左右就可以履行完合同约定内容;有的合同履行时间较长,如重大项目建设工程类合同,通常需要几年乃至更长的时间。根据合同履行的时间,决定了合同档案收集时间需要根据实际情况灵活把握,不能等到合同全部履行完毕再归档。2.收集内容。形成一个合同档案,其内容应该包括合同审批、招投标、合同的签订、履行、变更、终止和争议解决等与合同项目相关的文字材料,要齐全完整。主要包括三个方面:合同审批阶段的文件材料、合同签订方面的文件材料、合同履行阶段的文件材料。3.收集方式。合同档案的内容和性质、管理模式影响着合同档案的收集方式,要从源头保证合同收集的齐全和完整。(二)合同档案的整理。1.合同档案的分类工作。对合同档案的分类首先离不开对合同的分类,现行档案分类方法没有把合同档案作为一个单独的一级科目进行整理,不过不同企业单位中的分类方法各不相同,有的为合同档案设立了单独门类,并在系统中设置了档案模块,有的归入不同的类目中。2.合同档案的保管期限划分。合同档案的保管期限确定的基本依据是合同本身的价值,不同合同档案的保管期限划分标准不同,如文书类档案是永久、30年、15年;科技档案是永久、长期和短期。另外,合同中的有效期是合同档案确定保管期限的重要参考。3.合同档案的排序。合同档案在收集了齐全的具体文件材料以后,要按照一定的顺序将其列入合同档案中,确保合同档案之间的联系。4.变更、续签合同的归属。合同变更是指合同没有履行完毕时,因为事实情况需要在法律允许的范围内改变原有的合同内容的相关事宜。5.合同档案归档文件目录的填写。合同档案建立以后,要对其进行编号以方便查阅,另外,合同的签订往往涉及多方,需责任者在合同档案上签字明确责任人,最后还要注明合同档案成立日期。

三、合同档案的规范化管理改进建议

(一)解决合同收集难的建议。《合同法》第32条:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章后合同成立。”因此,签字和盖章是档案收集管理的关键点,公司可以在盖章时就对合同进行编号,方便了合同的收集工作。或者实行统一格式的合同审批单,审批单里要注明合同的内容、发生的金额、责任人、经办部门等信息,审批单应该一式三联,在订立合同以后,第一联和合同一起到档案部门归档;第二联交给财务部门作为记账凭证;第三联由签署合同的部门作为凭证自留。这种方式记录了合同签订的全过程,使档案收集过程更加严谨。(二)管理人员要加强对合同的重视。应该指定专人负责合同档案的管理,加强管理者的管理意识。第一,要做好档案管理的宣传工作;第二,加强对合同保管员的培训工作,增强其合同保管相关理论和责任意识;第三,要加强全公司对合同管理制度的认知,查阅要制度化,以免合同丢失或损坏,否则将追究负责人的责任,并给予处罚。严格的制度落实可以避免合同发生问题时,责任人相互推诿并在一定程度上避免了管理人员意识薄弱的问题。(三)提高合同档案管理的信息技术水平。档案信息化是档案管理部门采用的现代化信息技术,有助于对项目相关材料的收集和整理,把分散的信息集中起来进行系统化、标准化管理,不仅有利于合同需要人及时查阅,也保证合同档案的安全性。公司要加强对档案管理人员的计算机培训工作,加大信息管理意识,营造良好的信息管理氛围。

四、结语

在合同档案管理中,还存在着很多急需解决的问题,这不仅需要企业自身提高档案管理工作者的素质,还需要合同签订的双方为合同档案的管理共同负责,充分认识到合同档案建立的必要性,从而采取有效措施,实现对合同档案的规范化管理。

【参考文献】

合同档案管理方法篇(8)

1.要适应机构的变化。城建档案纳入综合档案馆管理后,机构从部级专业档案馆向以文书、声像、财会档案与城建档案一体化的综合档案馆发展模式转变。在管理方式方法制度上,要设立单独的科室与上级城建档案管理部门对接,便于业务指导。按照国家现行的档案法律法规来检查、督促企业、事业的档案行为,实行宏观的间接指导。在微观上来讲城建档案的管理,主要还是依据现有的城建档案系统内行业标准、法规体系进行工作。

2.要更新服务观念。注重城建档案管理的可操作性。未来的城建档案发展,作为档案管理者要有“大档案”的意识,要用发展的眼光看待城建档案事业,要有更加开阔的视野,现有的工作模式和机构定位还停留在本部门、本系统内,为适应改革开放的深入发展要有开拓精神、开放的思想、紧迫意识和法律意识,努力分析解决城建档案纳入综合档案馆管理后出现的问题,总结规律,用科学的理论、科学的方法和先进的档案信息化管理理论和手段进行现代化管理。

二、城建档案工作人员纳入综合档案馆管理后,要实现人员身份和业务建设的双重转变

1.理顺城建档案工作人员身份,提高工作积极性。在全国各级档案局(馆)的工作人员大部分都已经参照公务员法管理,为提高工作人员的积极性,城建档案管理人员纳入综合档案馆管理后人员身份也应与档案局(馆)人员身份一致,参照公务员管理[2]。

2.加强“参公”管理后城建档案人才队伍建设。“参公”管理后,城建档案人才队伍的主体已具有公务员身份。公务员与专业技术人员在其管理和要求上也有诸多不同。公务员的义务、权利、考核、职务任免、职务升降、奖励、惩戒、工资福利、退休等都由《公务员法》进行规范。如《公务员法》对公务员应当履行义务的规定是:模范遵守宪法和法律;按照规定的权限和程序认真履行职责,努力提高工作效率。

3.加强“参公”管理后城建档案人员的业务建设。提高城建档案质量的当务之急就是要建立一支具有开拓和献身精神,较高理论水平和业务素养的城建档案管理队伍。参公管理后,由于与原有的职称评聘制度分开管理后,有些专业人员弱化了城建档案业务的研究,综合档案馆领导要适当引导,加大对城建档案干部的真正培训,对培训过程中需要了解的有关知识都要有较深入的掌握和了解,把握城建档案的工作规律,提高城建档案干部工作的能力和水平。加强城建档案工作的规章制度建设,促进纳入城建档案管理的综合档案馆工作平衡发展。运用奖励机制,对在业务研究领域有重大贡献和业绩的同志给予奖励。例如我局的做法是鼓励进行科研项目、发表专业论文、在各类型媒体发表文章、结合年终考评与评优相结合的方法加强业务建设。

三、城建档案纳入综合档案馆管理后,要加强协作意识和行业标准的灵活运用

1. 积极主动争取各级领导和相关部门的支持。加强与各部门的沟通协作,依法加大对城建档案工作的监管力度,促使建设项目档案工作整体水平有较明显提高,使其逐步走上依法管理的轨道。要加强与规划局、质检站等与城市建设相关部门的联系与沟通,准确把握地方相关标准规定的信息畅通、灵活运用。共享某一时间段内本地区的建设项目的开竣工情况。为加强城建档案的统一管理,提高管理水平,做好城建档案编制归档工作,统一城建档案的验收标准,建立完整、准确、规范的城建档案。

2.加强城建档案前期业务指导。由于受行政事项审批制度的改革,各地区都在简化办事程序。以我区为例,为方便投资者办事,提高行政效率,我区取消了《辽宁省城建档案责任书》签订工作,这样就对城建档案的业务指导工作提出了较高的要求。我们采取提前介入,跟踪指导,对建设项目档案工作实施全程管理。在项目开工建设前,深入现场发放城建档案归档标准、采取在项目开工密集时间段统一辅导城建档案编制标准、来馆现场手把手传授城建档案编制标准及网络、电话指导等方法确保业务合并后工作正常高效开展[3]。

3. 制定适合于本地区的城建档案标准体系。从研究国家、辽宁省建设项目档案标准入手,以完善城建档案信息资源为工作重心,制定适合于本地区城建档案事业发展要求及符合国家、省、市的规范性标准体系,为城建档案在综合档案馆中的发展奠定基础。以《中华人民共和国档案法》为宏观指引,根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328)、《建筑工程文件编制归档规程》(DB21/T1342-2004)及国家、省、市相关标准规范,结合实际制定本地区具有可操作性的城建档案各专业的归档规范。例如在 《建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》(GB/T50328) 市政工程文件归档标准中可以将工程准备阶段文件拆迁安置意见、协议、方案等作为选择性归档内容,不作为强制性归档内容,适当增加城建档案影像、照片档案的归档比例。

四、城建档案纳入综合档案馆管理后,要创新管理制度实现档案信息化建设多元化管理

1. 信息化建设要实现由单一管理向集成管理转变。大连金普新区数字档案综合管理平台从资源建设上来讲,也与浦东新区档案馆大致相同,提供了文书档案、城建档案、声像档案、计划生育档案、财务档案和资料等各类档案的综合管理功能包括数据著录、修改、查询、统计、编研以及相应的自定义档案数据等[4]。该平台能集成管理各门类数字档案资源,具备收集、元数据捕获、登记、分类、著录、存储、检索、利用、鉴定、统计、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能,灵活扩展、简单易用。根据辽宁省档案局对分布式档案异构数据库的研究,立足于当前档案部门分布式档案异构数据库的发展现状,通过分析不同层次与不同类型的档案异构数据库[5],建设我区档案数据内网与办公网、政务网的数据交换实现物理隔离,分层授权,专人负责,保证数据的安全。搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台,从而实现异构数据交换的快捷、方便、安全,并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性,提高了档案社会服务的现代化服务质量与水平。

2. 引 进 ISO9001 质 量 管 理 体 系 和ISO14001 环境管理体系管理城建档案。城建档案管理工作是对全区基本建设档案验收、整理、借阅及保管工作,对档案资料提供利用、查询、复印等服务。两个体系的引进,使城建档案管理工作迈向更高台阶,推进城建档案的规范发展。我区建立 ISO 体系文件18 项,适用法律、法规 11 条,保持质量和环境工作目标体系的同时,在职能、岗位上分解较为细致,对每个人的职责、权限及分工较为明确,有效实施体系与本部门相结合,对受控文件及相关规定予以程序化管理模式。其中在建设项目接收工作中,对工程档案认真检查、逐件、逐条目录进行核对,发现问题及时调整,从接收、整理、分类、编号、入库,这些一项项必不可少的环节,以体系控制文件程序、步骤形成的纸张、数据为重要管理手段,确保进馆档案的连续性、完整性和规范性的标准体系。对建设单位工程档案现存的问题进行整体评价,运行过程中坚持监督检查、分析,保证无遗留问题和不符合项目产生,顺利通过每年的管理评审及内部审核,加强体系指导工作提高工作效率,为区建设单位做好服务,切实加快城建档案工作的创新步伐。

3.探索城建档案合同管理制度的应用。在国内一些发达地区和城建档案管理成熟地区,已经将城建档案纳入项目档案合同管理制度。即在与中标单位签订合同时,做出专门的档案文件内容,规定出相关的项目文件收集整理条款,条款中给出了具体的标准或提出对归档文件的质量要求。合同可以以建设项目合同中的档案管理条款形式表现,也可以单独签订建设项目档案管理合同、建设项目竣工档案合同、建设项目设备仪器文件归档合同、建设项目监理档案管理合同等。比如在与施工方签订施工(安装)合同时,可以在合同中列出专门条款规定施工(安装) 方所承担的工程项目应形成的施工档案归档内容。

参考文献

[1]国家档案局政策法规研究司,等.《档案管理违法违纪行为处分规定》释义[M].北京.中国方正出版社,2014.

[2]沈耀东.浅谈“参公”管理后档案人才队伍建设的基本思路[J].中国档案,2010(4).

[3]赵焕林.抓住机遇乘势而为做好建设项目档案工作[J].兰台世界,2010(9).

合同档案管理方法篇(9)

对同级所属机构(指与档案行政管理机关同级的专业主管机关所属的具有独立法人地位的机关、团体、企事业单位。以下简称“同级所属机构”)涉及档案事务的行政管辖,档案单行法律法规做了一些明确的规定,理论上来说,对此问题已没有再探讨的必要。但在具体的档案行政执法实践中,对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖问题,仍然存在着理解上的偏颇和监管上的空隙。事实上,对同级所属机构涉及档案事务由谁监管,并不是一个非此即彼的政策取向问题,有必要对“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”的现象进行反思,以理清对同级所属机构涉及档案事务行政管辖的基本思路和行政管辖模式的构建。

1 档案单行法律法规规定与存在问题

对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖,实际上是涉及各行政主体行政权、行政管辖权划分的问题。行政管辖权是一种程序性权力,由单行法和程序法赋予;而行政权则是一种实体性权力,由宪法和组织法赋予。[1]

1.1 档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定。档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定包括两个方面:一是档案实体法的规定。对同级所属机构涉及档案事务“实行统一领导,分级管理的原则”。县级以上档案行政管理机关主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督、指导,依法查处档案违法行为。机关、团体、企事业单位和其他组织应根据本专业的管理体制,负责对所属机构涉及档案事务的监督、指导和检查工作,并受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。[2]二是程序法的规定。县级以上档案行政管理机关负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作。各机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织违反档案法的案件,由同级和上级档案行政管理机关查处,必要时,会同其上级主管机关查处。档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理机关依照职权管辖,法律、行政法规另有规定的,从其规定。档案行政管理机关依照法定的权限、范围、条件和程序实施行政许可。[3]

1.2 两个管辖主体实施行政管辖的差异。从上述法律法规规定来看,对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖涉及两个行政主体:一是同级档案行政管理机关;二是同级专业主管机关。从行政管辖的形式和内容上来看,两者是存在差异的。档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖是全面的,不仅负责对其涉及档案事务的监督、指导和实施行政许可,同时还具有对其档案违法行为依法查处,实施档案行政处罚的权力。也就是说,档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖,既是一种职权性权力,又是一种程序性权力。而专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只限于业务监督、指导和检查,是一种不完全的事务管辖。也就是说,按照档案单行法律法规规定,专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只是一种职权性事务权利,不具备档案行政许可和档案行政处罚权。

1.3 对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题。对同级所属机构涉及档案事务的双重负责、双重监督的现有行政管辖形式,形成了宏观方面的统一领导和微观方面的业务管理双管齐下的严格管理体制。这种管理体制,在设立之初对于规范、推动所属机构涉及档案事务的发展确实起到了一定的积极作用。但由于两个行政管辖主体之间互不隶属、互不制约,由它们对同一管辖客体进行监督,实践中必然会引发管辖权的冲突,尤其是随着行政监管体制改革的深入开展,其暴露出的缺陷日益明显。

1.3.1 专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管职责缺乏具体化。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有“对所属机构的档案工作实行监督和指导”的职责,但对此职责都是一些原则性的规定,没有具体化的内容范围和措施,导致一些专业主管机关对所属机构涉及档案事务时无所适从,只能依赖于同级档案行政管理机关的监督和指导。专业主管机关的这种惯性依赖,使档案单行法律法规规定的由专业主管机关对所属机构的档案工作实行监督指导的职责形同虚设,成为一纸空文。同时,在实践层面上,监管职责缺乏具体化,也为专业主管机关对其所属机构涉及档案事务的消极管辖提供了理由空间。

1.3.2 未明确专业主管机关疏于监管的法律责任。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有对所属机构涉及档案事务的监管职责,但却未规定其不履行监管职责时应承担的法律责任。这种没有责任承担的职责,既不利于档案行政管理机关对专业主管机关疏于监管职责时的责任追究,更不利于督促专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管。

1.3.3 未明确两个管辖主体之间的沟通协调机制。由两个互不隶属的管辖主体对同一客体进行管辖,虽然档案单行法律法规规定了两个主体的各自职责,但并未明确二者之间的相互沟通协调机制,这样很容易形成职责的相互推诿。当一方或双方均怠于行使管辖权时,就会造成管辖的漏洞,导致对同级所属机构涉及档案事务的日常管理处于“真空”状态。

1.3.4 疏于对同级所属机构涉及档案事务的日常管理。在对同级所属机构涉及档案事务的监管实践中,由于两个管辖主体相互依赖对方,管理的随意性较大,日常监管经常处于“真空”状态。一方面,由于专业主管机关对档案行政管理机关的惯性依赖,加之缺乏对其不履行监管职责的法律责任追究,其对所属机构涉及档案事务的监管,要么是不管不问,要么是以不具备档案行政处罚权为由,将监管责任全部推向同级档案行政管理机关;另一方面,档案行政管理机关由于监管面大,人员有限,对同级所属机构涉及档案事务的监管,要么是蜻蜓点水、走马观花,要么是以专业主管机关负有监管职责为由,将其推给专业主管机关。至于专业主管机关是否行使监管职责,档案行政管理机关则很少跟踪监督。这种由两个管辖主体之间的相互惯性依赖所形成的监管“真空”,正是导致当前大量档案违法行为发生和监督、查处不力的最直接原因。

1.3.5 对同级所属机构涉及档案事务的违法违规行为查处不力。专业主管机关对所属机构的档案工作有监督、指导的职责;档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务有监督、指导和依法查处其档案违法行为的职责。档案单行法律法规虽如此规定,但实践中许多同级所属机构涉及档案事务的违法、违规行为却未受到惩处。查处不力,除有档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务疏于监管,没有或不能及时发现其档案违法、违规行为以及档案法律法规规定的法律责任不具体等原因外,更重要的原因是专业主管机关因涉及自己部门利益,对档案行政管理机关给予所属机构涉及档案事务的惩处不予支持;或者是对发现的所属机构涉及档案事务的违法、违规行为不向档案行政管理机关通报,从而导致其所属机构涉及档案事务的违法、违规行为未受到相应的惩处。

2 对同级所属机构涉及档案事务管辖权划分的考察维度及理论依据

2.1 两个监督机关监督的差异性――管辖权划分的横向考察维度。按照档案单行法律法规规定,对同级所属机构涉及档案事务的监督、指导,由同级档案行政管理机关与专业主管机关共同管辖。从传统的角度来看,档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的监管是宏观和总体性的,是主管。专业主管机关的监管是个别和具体的,是分管。分管在主管的监督指导下行使监督管辖权,主管在行使监督管辖权时也需要分管的支持与配合,不能代替分管。[4]但是,如果考虑行政监管体制改革和管辖权设置应符合行政效率原则的话,在划分同级所属机构涉及档案事务管辖权时,就应该从二者在监管目标与任务、时间、基本手段及方法,权力、程序与频率,专业性及独立性等六个方面的内核性差异来考虑,因为这些差异决定了由谁管辖更符合行政监管体制改革的要求,更符合行政管辖权设置的行政效率原则,也因此成为考察二者管辖权划分的横向考察维度。

2.1.1 监管目标与任务。档案行政管理机关总体而言更关注于档案作为一种信息资源的形成、积累与统一管理,并且此目标明确地优于其他目标。专业主管机关则更多地关注于档案作为一种信息的应用和节约管理成本,甚至将档案工作作为专业工作的组成部分,容忍档案信息的分散状态存在。在监管重点上,专业主管机关多注重对所属机构涉及档案事务的个别行为的监督和矫正上,而档案行政管理机关的监管则倾向于保证档案信息资源整体完整性构建和档案工作整体目标实现的整体制度设计和纠正上。

2.1.2 监管时间。专业主管机关的监管多是一种事先、事中的持续性的干预行为,而档案行政管理机关的监管通常是事后的干预行为。由此可以看出,专业主管机关的事先、事中监管,更有利于改变所属机构涉及档案事务行为的不确定性,及时发现并纠正存在的问题,减少档案违法行为的发生,弥补档案行政管理机关事后监管的不足。

2.1.3 监管手段和方法。档案行政管理机关的监管是以落实档案法律法规规定,排除或者矫正不利因素和违法行为的间接手段,来达到监管目标的实现。专业主管机关的监管是在将档案事务作为业务工作环节的前提下,把目标要求纳入各业务工作环节,以直接介入业务工作各环节管理的形式来确保监管目标实现。二者相比来说,专业主管机关的监管手段和方法更直接,效果更佳。

2.1.4 监管权力、程序与频率。按照组织原则,专业主管机关是所属机构的直接上级,在监管所属机构涉及档案事务上比档案行政管理机关拥有更广泛的权力。其对所属机构涉及档案事务的监管程序已纳入各业务环节,更直接具体,更具有操作性。同时,由于专业主管机关将所属机构涉及档案事务纳入了各业务环节,其监管的主动性、频率与细微度上也高于档案行政管理机关,更重要的是能对所属机构涉及档案事务持续监管。

2.1.5 监管的专业性。相对于档案行政管理机关而言,专业主管机关的专业性体现在对其所属机构涉及档案事务的非常了解,而档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的了解只限于与档案法律法规相关的一般性知识,特别是专业主管机关对所属机构各工作环节档案的形成、流转、积累、管理、利用情况非常熟悉,其实现有效监督管理的优势非常明显。

2.1.6 监管的独立性。如前所述,专业主管机关由于是所属机构的直接上级,在对所属机构涉及档案事务实施监管时,出于部门利益因素的考虑,更易受到所属机构不利因素的影响。而档案行政管理机关的监管是全局性的,则很少会受到同级所属机构不利因素的影响,其独立性更强。

上述档案行政管理机关与专业主管机关监管职能的差异,决定了其各自作用范围的理论必然性,因此,在判断对同级所属机构涉及档案事务究竟由谁监督管辖时,就要充分考虑其职能差异,以实现监管成本和监管成效的最佳结合。

2.2 专业法律法规涉及档案事务的完善与适用原则――管辖权划分的纵向考察维度。“分级管理”就是充分发挥各专业主管机关的专业管辖优势、特性和能动性,做好专业主管机关所属机构涉及档案事务的自律和监管。“分级管理”的前提,是各专业主管机关依据档案单行法律法规规定精神,完善并积极地实施本专业涉及档案事务的法律法规。专业主管机关只有具备完善的涉及档案事务的相关法律法规,才能有效地对所属机构涉及档案事务进行自律和监管,才能达到相关法律法规规定的应然效果。

在专业主管机关具备完善的涉及档案事务的相关法律法规后,如其所属机构违反专业法律法规中涉及档案事务规定的义务时,是否也同时构成违反档案单行法律法规中规定的义务?是适用其专业法律法规或是档案单行法律法规呢?按照行政法学“特别法优于一般法”的原则,应适用其专业法律法规,由其专业主管机关行使行政管辖权。因为这些特别法和特别法律规范条款对各专业领域档案违法行为的惩处、行为描述和条款适用更高、更具体,更易于操作。也就是说,对同级所属机构涉及档案事务豁免适用档案单行法律法规是为了对其适用更高、更严的管制,而不是为了逃避档案单行法律法规的管辖,因为专业法律法规中涉及档案事务的规范已符合档案单行法律法规规定的精神和原则,并高于档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务所规定的义务。因此,划分档案行政管理机关与专业主管机关对所属机构涉及档案事务管辖权时,应将专业法律法规涉及档案事务的规范是否完善与适用作为划分的纵向考察维度。

2.3 对档案法律法规的贯彻程度――管辖权划分的个别考察维度。如前所述,当专业主管机关具备涉及档案事务的完善的法律规范时,其所属机构涉及档案事务应适用专业法律法规,由专业主管机关管辖。但在具体的行政执法实践中,还应考虑专业主管机关对档案单行法律法规的贯彻程度。由于我国法律法规立法的多元性,专业主管机关出于部门和专业利益的需要,在制定和实施具体的方针政策时,难免会过多地考虑本部门、本专业的利益,设置一些垄断或者限制性条款。这就需要在确保“分级管理”的前提下,档案行政管理机关在涉及国家档案资源建设总体目标,如档案的流转与定期向国家综合档案馆移交、档案的无歧视利用等方面保留排他性的管辖权,最次也要保留在这些方面的共同管辖权。现实中,档案行政管理机关与建设专业主管机关有关建设业务档案流转、移交的争议,已充分证明了保留某些关键事项管辖权的重要性。

3 同级所属机构涉及档案事务行政管辖的模式构建

综合上述对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权划分的横向、纵向和个别考察维度,结合当前对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题,笔者认为,对同级所属机构涉及档案事务的管辖,应摒弃以“档案行政管理机关为主,专业主管机关为辅”的共同管辖模式,构建以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式,以利于“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”矛盾的解决。

3.1 专业主管机关优先管辖为主。如前所述,对同级所属机构涉及档案事务进行行政管辖的最佳状态,是专业主管机关在专业法律法规中纳入促进档案事务合法、合规发展的规范,并由专业主管机关发挥其专业力量进行持续性的监管。这种最佳状态,是由前述的档案行政管理机关与专业主管机关监管的内核性差异所决定的,有其合理、合法性。但这种最佳状态有一个非常重要的前提,就是专业法律法规中涉及档案事务的法律规范的完善,构建起了对所属机构涉及档案事务的详细义务和监管计划,并足以为档案单行法律法规规定的档案管理目标的实现提供保障。具体来说,实行以专业主管机关优先管辖为主时,专业主管机关应符合以下三个条件:一是实行以专业主管机关优先管辖为主,必须在档案和其他专业法律法规中明确、直接、具体地规定。目前,档案单行法律法规中由专业主管机关“监督、指导所属机构档案工作”的规定太笼统,既不能表明对同级所属机构涉及档案事务以专业主管机关为主,拥有优先管辖权,也没有排除档案行政管理机关对其涉及档案事务的优先管辖,容易造成对所属机构涉及档案事务的消极管辖,形成管辖空隙。二是专业法律法规中涉及档案的违法行为有不与档案单行法律法规立法旨意相违背的具体规范性条款,并有对具体违法行为如何处理的相关责任性规定。三是专业法律法规对涉及档案违法行为的相关规范已完善,能够制止和防范所属机构档案违法行为的发生,并为所属机构档案工作发展提供制度保证。专业主管机关只有同时满足上述三项条件时,才能拥有对所属机构涉及档案事务的优先管辖权。

3.2 档案行政管理机关有效介入。对同级所属机构涉及档案事务实行以专业主管机关优先管辖为主,并不是无原则地排除档案行政管理机关的一般管辖权。根据“统一领导,分级管理”原则,在专业主管机关没有尽到监管职责,对档案违法行为处理有失偏颇,或者其专业法律法规和具体行政行为与档案单行法律法规的立法精神、主旨相违背时,就应启动档案行政管理机关的有效介入机制,发挥档案单行法律法规的一般性规范作用。档案行政管理机关的有效介入包括以下四个方面:一是定期对专业主管机关的监管情况实施执法监督检查。二是行使对查处同级所属机构涉及档案违法行为的督办、交办职责。三是对同级所属机构重大档案违法案件的直接查处。四是对专业法律法规中与档案单行法律法规立法精神与主旨相违背的规范,启动行政协商机制或行使排他性管辖权。

3.3 建立共同管辖的沟通协调机制。要实现以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”共同管辖模式的有效运作,还须建立一套行之有效的相互沟通协调机制,而且这一机制必须在双方或者至少在档案行政程序法律法规中予以明确规定。至于沟通协调机制的具体形式与内容,可参照《档案管理违法违纪行为处分规定》第十八条,由档案行政管理机关与专业主管机关双方视具体情况确定。

4 结束语

从文献检索情况看,目前还没有相关的文献研究成果可供借鉴。笔者提出的上述最佳管辖模式,虽是一己之见,但无论从理论或实践上来说,都是可行的。为实现上述最佳管辖模式,国家档案行政管理机关可以先行一步,在专业主管机关不具备上述条件时,通过修订档案单行法律法规,以赋权的形式,倒逼专业主管机关对所属机构涉及档案事务行使优先管辖权。一是在档案单行法律法规中规定专业主管机关对所属机构涉及档案事务的具体职责与任务。二是具体规定专业主管机关不履行其监督职责应承担的法律责任。三是在档案单行法律法规中增加专业主管机关依照相关条款,对所属机构档案违法行为行使行政处罚的权利,使专业主管机关对所属机构涉及档案事务的管辖,既符合职权性要求,又符合程序性要求。四是在档案行政程序法律法规中明确双方沟通协调机制的形式与内容,便于档案行政管理机关对专业主管机关行使行政管辖权情况的监督与管理。

本文为2013年度国家社会科学基金项目《依法治档研究》(项目编号:13BTQ068)的阶段性成果之一。

参考文献:

[1]肖登辉.行政管辖略论[J].长沙理工大学学报(社会科学版),2009(3):46~49.

[2]参见《档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》,各省、直辖市《档案管理条例》相关条款,各级政府组织法、条例及档案行政管理机关“机构三定方案”等。

合同档案管理方法篇(10)

一、部分企业职工档案管理的现状

1.企业没有建立规范的职工档案,职工合法权益得不到保障。目前我街道新开工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家,当地、外来职工人数已达20多万,由于多种原因,近一半的企业没有建立职工档案,新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定,因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受。

2.部分企业职工档案资料收集不规范。有四个方面的原因:一是企业在招用职工时,没有立即为其建立档案,故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡(镇)企业改制后,不与职工签定劳动合同,对辞退的老职工也没有终止或解除合同,致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱,造成职工档案遗漏遗失严重。

二、职工档案管理中存在的主要问题

1.现行档案管理体制与经济发展不相适应。企业职工档案由企业多个中层部门管理,部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案,企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工管理带来诸多麻烦,不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后,没有了上级主管部门,企业对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案或有或无的责任问题无部门追究,对已建好的职工档案,因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多,部分企业为达到控制职工的目的,扣押职工档案,使调离的职工办不成调动手续,造成人走多年,档案还在原单位的情况。这些问题的出现,影响了职工档案管理的规范和安全,同时也侵害了职工的个人利益。

2.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要。由于部分企业没有认真负责地填写职工档案材料,致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。

3.档案保管条件太差,影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差,越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

1.依法治档,加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。

2.建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。

3.做好企业档案管理的基础性工作。企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。

4.加强企业职工档案管理,实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。

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