新生代智慧档案篇（1）

2008年，IBM提出重大社会发展理念：“智慧地球”。认为世界的本质和变化，在未来是能够被感应和度量的。所有事物、流程、运行方式都将实现更深层次的智能化，整个世界正在向着全面互联互通的趋势发展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一个核心要素和突破口，是智慧地球落实到实际区域的做法。所谓“智慧城市”，是新一代信息技术支撑和下一代创新（“创新2.0”）环境下的城市形态。具体而言，智慧城市是通过信息化技术取得良好效益的一种城市形态，它着眼于城市发展的总体效果，反映了社会对未来城市知识化、信息化、高效益的一种愿望。其核心特征是信息资源作为一种重要的生产要素，成为推进经济和社会发展的一个重要驱动力。在城市建设实践中，“智慧城市”以物联网等新一代信息技术应用为基础，为城市公共管理服务、城市产业持续发展等城市综合规划提供新的发展模式。在实践中，智慧城市利用信息社会的发展，抓住城镇化、信息化、市场化、国际化的新形势，以人为本，促进城市全面、协调、可持续发展，为城市实力与综合竞争力的提高提供了战略制高点。

1.2国内智慧城市发展现状

目前，中国几乎所有的一线城市、50%的二线城市已提出了建设智慧城市的构想，部分三、四线城市也喊出了创建智慧城市的口号。迄今为止，全国开展智慧城市建设的城市总数已超过150个，投资规模超过1.1万亿元。截止2013年1月，住房建设部确定首批国家智慧城市试点共计90个，其中地级市37个、区（县）50个、镇3个。北京、上海等城市也都提出了一系列推进智慧城市的建设的方案，将加快城市数字化、网络化、智能化作为智慧城市建设的主要推动力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市对档案信息化的影响

智慧城市的建设如火如荼，身为智慧城市中不可或缺的部分———档案馆，它的建设也面临着巨大变化，同时也蕴含着机遇。智慧城市中，信息存储与呈现形式的多样化，使得档案不再以单一纸质形式展现，电子档案数量将急速增长，档案类型更加错综复杂。

2.1海量数据涌现

在移动互联网、物联网等网络技术的催生下，大数据时代翩然而至。大数据具有数据量大、类型众多、生成速度快、价值巨大但密度低等特点。据统计，目前档案馆中采集到的电子数据很大一部分是非结构化和半结构化数据。而档案是人们在以往历史活动中形成的具有保存价值的原始记录。在智慧城市建设中，各行各业由于电子信息化所产生的大数据，也包含着能够收录为档案、具有价值的数据。大数据与信息化的汹涌而至，使档案馆陷入了迷茫，由于档案馆信息技术水平和软硬件设施配备有限，档案馆在处理电子信息，进行档案信息化工作时，时而发生“信息库存”过多，处理不及时甚至无法处理的现象。

2.2信息技术处理难度增加

智慧城市概念的提出和建设，给予了物联网、云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技术，通过互联化、感知化、智能化的方式，将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，为各产业发展提供设施基础。这就意味着，无论何种产业，在运作和发展过程中都将会产生大量的档案文献，有时，由于各系统、各领域之间的交错，以及不同行业间信息技术的错综复杂，都为未来档案馆的档案信息化工作增加了难度。智慧城市中的档案馆，担当着历史记忆的重任，更有记录重要信息知识的职能。因此，如何利用各类新型信息技术，处理档案信息化问题是档案馆各部门与系统需要努力的方向。

2.3服务方式转变

目前，有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。前者是技术创新层面的技术因素，后者是社会创新层面的社会经济因素。智慧城市建设，使得档案馆的档案信息化工作，从以面向档案实体保管为重点，转向面向电子档案形式为重点，从提供传统纸质服务、到馆服务，逐步转变为提供电子化、社会化服务。同时，也促使档案部门加快了各类档案信息资源的采集、监控、统计、互联和共享，将档案服务与档案信息化密切相连，着重对搜集的档案信息进行智慧感知与分析，强调用户的档案信息电子化需求，逐步走向智慧化档案信息化服务体系。

3智慧城市中的档案馆创新

进入信息时代以来，档案馆档案信息化建设的核心内容主要集中于数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字及电子形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。数字档案馆作为档案信息化的开拓者，顺应大势，将档案工作从原来的“纸质化”推向“电子化”，将服务模式由原来“封闭化记录化”逐渐“开放化信息化”，但数字档案馆在其发展过程中也具有一定的局限性。数字档案馆在依托数字技术进行档案信息管理的同时，存在档案信息与档案实体相互分离的，无法做到迅速查找与利用；数字档案馆在一定程度上，只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，无法进一步辅助档案管理工作者进行信息分析，更好地提供用户服务；数字档案馆中，信息的管理、服务与安全上也存在薄弱点，很难进行系统化的档案信息化工作，而且其中一个环节有问题，便环环相扣。相比数字档案馆，智慧城市建设背景下的档案馆，在档案信息化方面存在以下创新点。

3.1档案信息协同性增强

智慧城市建设中的档案馆与数字档案馆的根本区别在于，前者具有档案信息感知与协同处置的功能。档案馆运用智慧城市中先进的物联网技术、4G通信技术等技术，构建一个能够自动搜集与接收档案信息内容的智能化感知系统，增加了档案管理各环节的互联性与协同性，进而提高档案馆档案管理效率和服务水平。除此之外，档案馆还注重档案资源的开发与管理，对各类档案信息进行感知、挖掘，通过档案管理技术人员以及智能技术软件，将信息整理集合，妥善应用于档案馆日常管理、服务和决策中。

3.2服务水平更高

与目前的数字档案馆相比，智慧城市背景下档案馆的服务范围因移动服务技术的使用而更加广泛。智慧城市提供的互联网、物联网以及目前4G通信服务平台，促进了档案馆在数字档案馆的基础之上，实现随时采集动态信息，相比数字档案馆，智慧城市中的档案馆在信息搜集和获取、信息实时反馈和信息智能服务上，都更胜一筹，它能够运用智慧城市背景下提供的各类信息技术和通信技术手段，对包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能化响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了良好基础条件，为档案信息化的开发与管理创造了更广阔的平台。

3.3注重以人为本

以人为本的服务是智慧城市背景下档案馆的重要服务导向。在信息时代里，信息服务一方面可以实现信息资源的增值，提高信息资源利用率；另一方面，可以提高社会生产效率，节约生产成本，为人们日常生活提供便利。智慧城市的建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造，以及公共价值与独特价值的创造。在城市建设实践中，智慧指挥中心体系，以数据信息互通互联为基础，运用公安应急、公共服务、社会管理等系统；数据共享平台系统，通过网络学校、教学资源库、远程数据库等系统，来提供公共文化信息服务与智慧教育文化服务的建设；卫生服务体系，通过卫生服务网络和卫生管理信息平台，建立覆盖全市居民的电子健康档案，来提升医疗和健康服务水平。因此，智慧城市中档案馆也以做好档案社会服务为工作根本要求，将城市建设和社会大众视为智慧城市档案馆的服务对象，充分贯彻国家档案局提出的“以人为本为核心，实现‘两个转变’，建立‘两个体系’”的方针政策。无论是在信息收集、资源开发，还是在提供资源利用上都要充分考虑城市建设和社会大众的需求。

4档案馆档案信息化工作的“智慧”出路

在建设智慧城市过程中，一方面大量运行数据积累，档案馆面临海量信息的采集、存储、利用等一系列处理上的棘手问题；另一方面，多技术、多系统的智能兼容也会给档案馆信息文件的存储与阅览带来各种各样的复杂问题。毫无疑问，智慧城市建设给档案馆带了机遇与挑战。

4.1档案信息化管理

智慧城市建设中一个最大的特点，就是其在关注信息资源的生产、积累和应用的同时，更加注重从用户视角出发进行信息服务设计。这就对档案馆在档案信息化服务方式上提出了更高的要求。档案馆在“三个体系”建设中，更应注重贯彻以人为本的精神，从用户的需求角度出发，在档案信息数字化和对电子档案的整理、编目、挖掘工作中，都应制定一个科学化、信息化、用户化的服务视角。智慧城市建设中另一个特点，是调动各方力量，努力通过信息化手段实现城市高效运行与发展。根据这一特点，档案馆需要在工作中进一步增强大局意识，将档案信息化工作与国家建设、城市建设大局紧密相连，运用相关档案专业技术，提升档案工作的服务水平，实现档案工作在智慧城市建设中的独特价值。

4.2档案资源信息化转换与记录

智慧城市不再满足于通过城市信息虚拟化的静态形式展示传统城市，而是更加注重进一步利用传感技术、智能技术实现对城市运行状态的全面、实时的感知。因此，档案馆在档案信息化工作中，注重将传统意义上的“死档案”通过数字化技术转变为“活信息”。此外，档案馆应破除传统档案保管理念与场所的限制，注重对转换为电子档案的电子文件的管理，以及归档电子文件的内容、格式与利用，不过分强调档案最终存放地址，而对管理权限加以关注。迎合智慧城市运行的动态形式，努力在不同领域、不同平台，及时有效地记录智慧城市建设与发展所需的档案信息。

4.3档案信息资源互联互通

智慧城市建设，强调各行各业间，迈向统一开放、整合协同的城市信息化架构，发挥城市信息化的整体效能。因此，档案馆应加强档案信息资源从获取到利用的“互联互通”。这种互联互通即体现在档案馆馆内各部门之间，也体现在对外部档案信息资源的收集与利用上。馆内各部门之间在档案信息化工作中，应当加强与各部门的沟通与联系，为信息化工作提供制度保障与技术保障。对于外部信息资源，档案馆需要适时地与各个行业、各个系统进行必要沟通，加快消除档案信息搜集、利用的限制。总而言之，档案馆一方面需要建立一种更加合理的档案信息集成、整合制度，另一方面，需要建设与智慧城市发展相适应的档案信息共享制度，以及档案开放利用制度。

新生代智慧档案篇（2）

“智慧城市”理念问世以来，国内外相关企业、研究机构和专家，纷纷对其进行了定义和研究。归纳起来，主要有以下三点：第一，智慧城市建设必然以信息技术应用为主线。智慧城市可以被认为是城市信息化的高级阶段，必然涉及信息技术的创新应用，而信息技术是以物联网、云计算、移动互联和大数据等新兴热点技术为核心和代表。第二，智慧城市是一个复杂的、相互作用的系统。在这个系统中，信息技术与其他资源要素优化配置并共同发生作用，促使城市更加智慧地运行。第三，智慧城市是城市发展的新兴模式。智慧城市的服务对象面向城市主体――政府、企业和个人，它的结果是城市生产、生活方式的变革、提升和完善，终极表现为人类拥有更美好的城市生活。[1]

1.2 实践经验。我国在进入智慧化发展阶段后，各地方政府普遍重视智慧城市建设工作。2012年，住建部公布首批国家智慧城市试点名单，共有90个城市入选；2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个。[2]

近两年，许多东部沿海城市或一线城市都在摸索智慧城市的建设，纷纷启动“智慧城市”战略，意在抢占先发优势。这些城市的相关规划、项目和活动渐次推出，进入了我国智慧城市的第一梯队。以深圳为例，在2010年2月4日的全市科技工贸和信息化工作会议暨工矿商贸企业安全生产工作会议上，出炉了两个关于深圳未来走向的最新名词――“智慧深圳”、“低碳工业城市”！代市长王荣更是指明深圳要抓住城市竞争能力要害，“不能工业上比不过内地、服务业又不如香港，那么城市将变得不伦不类，没有特点”。[3]因此，深圳一方面打造以无线城市为载体的“智慧深圳”；另一方面，转变发展模式，建设低碳生态城市。当深圳在科技、人文和生态方面都达到“智慧城市”的标准时，一个洋溢着文化气息的“智慧深圳”就诞生了。

2 档案信息资源开发在智慧城市建设中的地位

就我国智慧城市建设的现状而言，基础设施建设已取得一定成果，如智慧交通、智慧安居、智慧物流、智慧贸易、智慧健康保障体系等方面的服务和项目都卓有成效。[4]但相对而言，智慧城市的软实力还较为薄弱，城市的信息资源能否满足人们利用，城市的文化价值能否传承，城市的社会记忆能否延续，关系到城市精神、理念、特色、发展战略等竞争力要素。

一个城市，只有硬件发展是不够的。要走向“智慧城市”就不能忽略城市信息资源、文化资源对于社会进步和城市发展起到的重要推动作用。长期以来，我们把档案资源开发孤立化，没有提升到城市建设的层面。其实，档案资源建设与智慧城市建设紧密相关。将档案信息资源作为智慧城市建设的重要内容来抓，既是对智慧城市建设提出更高的要求，同时也让智慧城市的文化价值得以通过档案的文化价值来实现；近年来反响热烈的数字档案馆，也是建设智慧城市的大本营，是信息化过程中产生各类信息资源的开发、处理、存储、利用中心，在智慧城市建设中发挥承上启下的关键作用。因此，必须强化档案资源建设为智慧城市服务的理念，扩大档案信息资源开发的影响力。

3 档案信息资源开发要强化为智慧城市建设服务的观念

3.1 领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发。档案资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，一个城市的市政府，特别是市档案局（馆）长及其下级分管档案信息资源开发的领导，这些领导者的档案资源开发观念，直接影响到智慧城市建设中的档案资源的运作，特别是领导层对档案信息资源开发的要求，将最终决定档案信息资源开发为智慧城市建设服务的决策。[5]因此，不仅要从外部营造有利于开发档案信息资源，服务智慧城市建设的良好氛围，更要从内部主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。

一般来说，档案局（馆）除了档案信息资源开发工作的分管领导外，其他部门对档案信息化的了解不多，认识和敏感程度不高，以至于忽略了档案是可以为智慧城市建设服务的宝贵信息资源。从管理学的角度讲，对智慧城市建设中具有独特作用的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者浪费。所以，档案局（馆）领导者，尤其是分管档案信息资源开发工作的领导，其观念必须转变为“资源宝贵，必须开发”，[6]而不是“且用且开发”的消极态度。对档案工作者的期望值也要提高，不能要求其只应付日常的保管和利用工作就行，必须认识到档案信息资源是智慧城市建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，[7]必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发。

3.2 利用主体的观念转变：解决问题，需要开发。长期以来，档案馆（室）的工作不被社会大众所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说开发档案资源，或提供深层次的档案信息产品了。

社会大众作为档案信息提供服务和利用的主体，却看不到档案对于智慧城市建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息资源开发的建议，长此以往，无疑是有百害而无一利的。随着档案信息化程度的提高，政府信息公开力度的加大，档案部门必须强化公众的档案意识，帮助利用者转变观念，使之正视档案馆（室）的使命和职能。鼓励他们从解决智慧城市建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。[8]

3.3 档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发。近年来，智慧城市建设已经在许多城市如火如荼地开展，但仍有一些偏远地区的档案工作还很落后，档案信息资源开发的观念陈旧，导致档案馆（室）在智慧城市建设中时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为智慧城市建设有所作为。这种缺位导致了：一是智慧城市建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了智慧城市建设的重复和浪费现象严重；二是使档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为智慧城市建设服务的机会，也失去了自身发展的机会。智慧城市建设是一个影响到城市生活质量、城市未来发展的大事，档案信息资源开发又对智慧城市建设有着独特作用。因此，档案工作者必须树立这样的观念：在智慧城市建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务智慧城市建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用智慧城市建设平台带给档案工作发展机遇，提升档案工作水平。

4 建立为智慧城市建设服务的档案信息资源开发机制

目前很多国家综合档案馆为智慧城市建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务智慧城市建设工作，必须建立为智慧城市建设服务的开发机制。[9]

4.1 将档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴。档案信息资源开发工作本身就是智慧城市建设工作的组成部分，是城市文化积淀的保存、整理、选择和利用，实际上是依据已有城市信息资源整合出新的信息内容和形式。档案工作具有的存储和传递信息的功能，是智慧城市尤其是城市的规章制度、行为规范、精神文明形成的重要渠道。因此，档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴，是智慧城市建设的重要保障。

政府在制定智慧城市建设考核评估办法时，应将开发档案信息资源作为重要的考核内容。在制定、落实智慧城市建设的规划、计划时，应兼收开发和利用档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在智慧城市建设中以各种方式开发档案信息资源。

4.2 将服务智慧城市建设的要求纳入档案信息资源开发工作范畴。要充分发挥档案信息资源开发在智慧城市建设中的作用，把服务智慧城市建设作为档案信息资源开发工作的重要使命，关键在于围绕智慧城市的各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作服务智慧城市建设的最好途径就是根据智慧城市建设的需要，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作，如果不纳入为智慧城市建设服务的规范要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住智慧城市发展的契机，同时，智慧城市建设也不可避免地丧失了重要的信息资源和文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务智慧城市建设的要求，一要根据智慧城市建设的实际需要开发档案信息产品。档案馆（室）要与外界保持联系，以获取智慧城市建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解智慧城市建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在智慧城市建设中的效用，为下一轮档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用。三要推行档案信息资源开发等级评定活动，制定出符合实际的具体实施办法，将服务智慧城市建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入档案信息资源开发工作等级评定评估指标体系之中。[10]

新生代智慧档案篇（3）

随着社会进程的不断向前推进，人类正逐渐从档案管理的传统时代走入数字时代，并在数字管理模式不断推行和普及的过程中慢慢走向智慧时代。但是对于档案管理这项工作而言，无论具体采取什么样的模式、使用如何的管理方法，档案信息安全问题都是其无法绕开的关键性一环。

一、何谓智慧档案

智慧的一个重要表现特征是“独立”，而“智慧档案”的概念从根本上延续了这样一种特征，成为能够实现独立管理和运行的，基于智慧时代、智能化两大背景所提出的概念，是伴随着云计算、互联网+以及大数据分析等技术逐渐被应用于档案管理领域而生成的一种智能化的档案管理模式和手段。从其所呈现出的基本特征来说，智慧档案具有强烈的开放性，是基于多样化技术的融合而展开服务与管理的技术集合；也是能够打破档案拥有者或所属管理区域、地域和时空上的界限，进行高度共享和信息传输的资源整合机构；更是一种能够不断吸收新资源、整合旧资源，依靠对外在形势和信息内容不断吸收、整合来实现自我更新和模式递进的可持续发展系统。而且从其展开服务的对象，以及生存与发展的必然性来说，所呈现出强烈的以人为本的特征，即意味着其一切发展、规划、细节设置和战略选择都必然基于社会大众对于智能化、服务性的心理需求，也意味着其管理必然更加具有针对性。

二、智慧档案的信息安全范畴

（一）信息传输安全

智慧档案之所以会给人们生活带来一定的便捷、给所有档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。所以说，智慧档案的信息安全首先包括的是传输安全。

（二）信息介质安全

档案信息之所以会面临危险，除却上文所提到的传输漏洞外，还有诸多来自客观环境及人为的介质因素。当网络和计算机技术成为智慧档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。举例来说，档案存储的外在介质，当遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其他类型的自然灾害）时，其固有的信息数据很有可能随着外在介质的被破坏，或遭到严重的损害；再比如进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便极容易造成智慧档案独立运作系统的全盘崩溃。鉴于此，智慧档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作就成为维护其档案安全的重要因素和环节。

三、智慧档案的信息安全提升路径

档案管理的信息化、数字化和智能化进程是其不断发展并实现自我更新的必然趋势，但如何在延续和秉承这样一种发展历程的基础上，维系其信息安全，实现智慧与安全的和谐与平衡，是长久以来我国众多业内专家和科研工作人员始终专注于探讨和研究的重要议题。笔者认为“安全”是一个相对概念，就如同意识形态中的正确与否并不是某一种绝对值，是基于一定的参照对象而产生的一种评判标准一样，所以“安全”也是一个相对而生的概念。因此，对于智慧档案的信息安全，只能在原有管理模式上不断提升其安全指数，无法实现绝对安全、一劳永逸。

（一）重视智慧档案信息安全内涵，加强相关安全业务培训

基于上文中所提到的智慧档案的信息安全范畴，故而加强对于智慧档案信息安全的维护主要就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。同时相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，智慧档案则将存储介质扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子化载体，这就使得对其的安全性维护变得更加复杂与艰难；同时现阶段电子设备更新换代的频率日趋增高，在软硬件设备交替的过程中，其固有的用于存储电子信息和数据的载体是否能够完整地保留到下一个时代却是一个未知数（无数年前用于听取音乐的磁带因为录音机的停产和消失，已经推出了历史舞台，而且近年来传统CD和DVD随着数字影像的传播也开始呈现出消退的趋势）。

鉴于此，相关档案管理部门务必及时展开有关档案信息安全的业务培训，重视安全内涵、强化安全意识。从理论和实践两个角度出发，在提升其理论素养、促使广大工作人员从理论上了解我们当今社会技术和科技的发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强其基本的业务技能，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，强化自身的技能水平。此外，档案管理人员个人的职业道德、敬业态度也是档案安全链条中的重要一环，如果不加强对于自我严谨性的要求，那么人为原因造成的档案管理疏忽，所带来的损失亦是巨大的。

（二）打造互联网+物联网的安全监控体系

所谓的物联网就是物物相连而形成的网络，近年来频繁出现在生活中的“二维码”就是一个简单的物联网形式，是能够让任何物品都能够有效地和网络发生关联，快速实现定位、监控和管理的重要方式之一。那么将其与档案管理相结合，就能有效实现对于档案信息的追踪定位、对于维护其安全、生成具体的安全监控体系具有十分重要和直观的作用。而要想完善智慧档案的整个监控网络还需要从以下两个角度来开展和推进。

首先，对档案管理机构进行全方位立体监控，包括人口密集区、重要进出口通道以及档案借阅和查询大厅、微机室等。监控摄像头的设置要以灵活性和流动性为主，重要场所要实施多重控制，将指纹、门禁以及电子信息警报器等通过有效的程序设置，开发出对于安全隐患出现的警报功能。其次，构建重点档案网络，现阶段国内的很多档案都是“断本”产品，一旦被损坏或丢失后果不堪设想。因此针对重点档案要着重采用互联网标签和物联网系统，在维系日常的监控设施基础上，应善用网络进行追踪管理，使其不游离于档案管理的网络，一旦出现非常规走向，便可立刻在网络系统中做出警告和提示。

（三）云端分级，划分共享和安全指数

档案云端虽然是能够实现网络共享和平台公用的非常有效的档案管理方法，但是其所埋伏的有关信息泄露的安全隐患也是十分令人惶恐和担忧的。作为智慧档案的重要操作平台，为了维护其内部的信息安全，需要将传统的政务专网与物联网和互联网相结合来进行管理，通过彼此间的相互独立运作，来保障档案信息的安全、独立、不为外界所窃。而要想实现这一点，则要构筑严格的云端分级系统，将其内部所置档案信息的可共享程度、安全指数进行一定程度的划分，核心程度和密级要求越高的信息内容越需要置于与外界相互隔离的核心平台进行存储和管理；而对于安全要求和密集程度较低的非核心性档案则可以利用普通的云端进行管理。这样将有助于实现档案管理过程中云端共享和安全维护的所能融合共生的最大化。

（四）适时安全备份，降低风险指数

非人为的不可抗力因素，是能够对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案，尤其是“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到档案信息本身的完整性，更会影响其使用价值以及日后可用性，所以在提高智慧档案的信息安全性同时，还要适时做好数据安全备份工作，以备不时之需。笔者建议档案工作者可对档案信息进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。备份至云端的数据需要及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码。同时为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，数据的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其它会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时需要增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同其档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

综上所述，智慧时代的档案信息呈现出一系列的优势与特点，但其中也存在着如何提升其安全性的问题。笔者认为，智慧档案是从原始管理到数字时代，再由数字时代进化到智能时代这种必然发展趋势下的必然产物，要想维护其安全性，就要在理解其内涵的条件下，从数据备份、云端分级和物联网监控等多重角度打造共性的安全系统维护网络，从而让档案建设事业不断发展的同时，进一步实现进步与安全的平衡，为我国的现代化档案管理事业提供更多的发展可能性。

参考文献：

[1] 刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径――以张家港市档案馆为例[J].档案与建设，2015（5）：21024.

新生代智慧档案篇（4）

智能化信息技术的发展，让人们进入智慧时代，让高科技无处不在。借助智慧科技，人们的生活变得更加快捷，工作效率有了明显提升。目前，国内外都开始尝试智慧档案馆的建设，以实现对档案信息精准的利用与开发，智慧档案馆势必是未来档案馆发展的方向。所以，做好智慧档案馆建设理论方面的研究，有着非常重要的意义。

1 智慧档案馆的概念与特性

智慧档案馆指的是智慧管理技术应用的档案馆。从功能的角度来看，智慧档案馆属于数字档案馆的提升与发展，是基于智慧技术的信息化档案馆形态，在已经拥有数字档案馆的功能基础上，应用智慧管理技术，确保其功能能够更加智能与智慧[1]。

智慧n案馆的智慧，并非是在管理当中拥有人类的思考、理解或者是决策的意识，而是智慧档案馆的信息系统能够根据预设的流程和模型，从而进行自主的感知、分析信息、记忆、识别，从而做好控制运行、评估业务、预测趋势等一系列具体人类思维特性的行为，从而完成相应的档案工作任务。因为智慧档案馆本身的智慧特性，同时只能够采取数据分析的行为，所以，在能力方面还达不到替代档案人员的程度，所以，只能够满足“智慧”，而不是兼顾“智慧”与“能力”的“智能”层级。

要实现智慧档案馆的基本功能，首先需要对“智慧”这一特点加以关注，在全过程的档案管理中，始终需要将智慧化这一发展目标完全体现出来，从而实现档案的智慧收集、智慧管理、智慧存储、智慧服务等功能。通过这些功能，不但有利于档案管理效率的加快，同时也可以实现档案管理的智能化。在档案管理的整个过程之中，想要将智慧档案馆的基本功能实现，必须要从档案刚进馆开始直到存储利用，全过程地建立相应的管理系统，实现全方位的档案管理，这样才能够加快档案智慧化管理的进程。只要能够有效的控制档案的全过程管理，就能在现有资源合理利用的基础上，实现档案管理的可持续发展。

2 智慧档案馆与数字档案馆的比较

（一）先进科技

智慧档案馆和数字档案馆都属于信息技术下的产物，从根本上来看，数字档案馆的技术基础更多是为了满足传统档案馆信息化的要求。所以，数字技术才是数字档案馆的核心。运用数字技术管理的数字化档案资源，缺少彼此之间的联系，对于反馈档案管理工作的作用不大。而智慧档案馆的核心是感知技术，主要是通过自动控制技术、物联网以及云计算等实现智慧化的服务和管理。当然，数字档案馆的数字技术也不能抛弃，可以成为智慧档案馆建设的前提条件和技术支撑[2]。

（二）服务为先

数字档案馆的对外服务仅仅局限于在线检索、在线咨询以及在线查档等业务。在应用的设置上，更多是基于档案馆自身来进行的，很少能够融入公众的实际需求。所以，基于用户为中心的知识服务才是档案管理工作开展的基本，这也成为智慧档案馆建设的目标之一。为了，就需要围绕利用者，结合云计算，开发多渠道、多平台的应用系统，同时在配合上数据挖掘的运用，预测需求导向，做好利用者实际情况的分析，从而实现用户的个性化服务；最后，值得一提的是，虽然通过运用数据挖掘技术，可以分析并预测用户浏览记录和IP地址等，获取拥有价值的隐藏信息，但是就档案工作者而言，提升信息能力和信息素养，才是解决服务为先的突破口。

3 对智慧档案馆未来发展的思考

（一）整合资源、便捷服务

传统模式下的档案资源服务是基于用户主动提出需求，然后由档案馆根据用户的需求来提供档案资源，其服务过程中是从档案馆到用户的单一传递模式，更多关注的是馆藏。随着档案馆藏之中各类数字资源占据的比例逐渐升高，用户个性化需求也在逐渐增多，智慧档案馆需要通过数据挖掘、信息集成以及数据分析等一系列的方式，整合丰富的数字档案资源、元数据资源以及网络资源，从而提供多样化的用户信息服务。这种功能就是通过智慧档案馆的资源发现系统得以实现的，该系统的应用能够对数字档案资源进行充分合理的整合，同时，对档案系统内部的不同服务平台也能够实现相互的融合，从而打造智能化档案数字资源获取同服务功能之间的相互融合，最后再通过一站式的服务平台，就能够让用户获取全方位的数字档案资源需求。

（二）移动互联、泛在服务

随着移动网络技术和信息技术的不断发展，档案馆的服务对象、服务内容以及服务范围、服务技术和服务空间都得到根本上的变革。智慧档案馆利用物联网、无线宽带网、物联网以及移动通信设备，从而为用户提供一个档案信息的服务环境。目前，作为覆盖人群，使用方便的移动终端，因为其不受时空限制，使用便捷的特点，逐渐成为人们信息获取最重要的工具，无论是在任何地点、任何时间，用户都可以采取多种方式来发现信息并获取信息。智慧档案馆的服务属于一种无缝的、动态的、交互式的信息传递以及知识传播，将智能移动终端、数字电视以及计算机作为传播媒介，最大限度的提供用户快捷、方便、无障碍的档案信息服务以及资源服务[3]。

（三）知识组织、智能服务

未来的档案馆服务所面临的问题并非是用户增长需求和档案信息资源的匮乏之间的矛盾，而是档案信息资源的无序、泛滥以及存在用户之间的选择与获取矛盾等一系列的问题。作为档案馆，就应该提供更方便、更准确、更人性化的服务。作为智慧档案馆，需要做好现有档案管理系统以及服务系统的升级与完善，这样才能够形成新一代的档案馆服务系统，这一系统最主要的功能表现在：第一，全媒体资源管理能力。传统模式下的档案管理主要对象是纸质馆藏，但是新系统的出现，除开纸质馆藏继续支持之外，还将数字馆藏生命周期管理纳入其中，形成了电子资源的管理系统，从而将其进化成为统一的资源发现系统，这样就能够满足智慧档案馆的发展要求，同时还能够为档案业务管理以及信息服务提供资源管理的平台。第二，全网域的资源挖掘能力。传统模式下的档案管理系统，是将档案馆的业务管理作为其出大点，更加看重流程的规范化，档案的检索系统能够提供读者主要的工具，而新系统主要是基于用户的需求来进行设计，强调的是档案资源的统一揭示以及档案资源的挖掘能力，当然，不仅仅是馆藏资源的发现，更多的是对用户需求有着直接关联的文献资源以及网络资源的发展。第三，智慧化的服务能力。传统的档案服务系统的设计都是为了满足用户实际的需求，但是新系统则是通过数据技术以及RFID技术，从而实现对用户需求的智能服务、自动感知，这一个系统会实现用户需求与资源组织之间的动态关联，从而为用户提供一个智能化、个性化以及自动化的服务模式。

4 结语

总而言之，随着档案的信息化发展，智慧档案馆已经成为必然产物，属于档案馆更为高级的形态。建设智慧档案馆是一个长期而又复杂的过程，面临着很多技术与非技术问题。当前的智慧档案馆建设仍然缺乏理论研究和法律规范，更急需加强顶层设计和政策支持。在今后的智慧档案馆建设中，还需要以研究来配合其发展，才能够实现智慧档案馆的真正进步和健康发展。

参考文献

新生代智慧档案篇（5）

实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来在全球开展的未来城市的新实践。概括来讲，智慧城市包含无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式。随着国家大数据战略的实施，智慧生活、智慧城市、智慧政府离我们越来越近，也给数字化档案管理新的机遇和挑战。本文仅从几个方面进行论述。

一是数字化档案实现资源共享，消除“数据鸿沟”，推进智慧城市建设。前些年，很多城市规划管理的各类材料均以纸质文件为主，即使各经办人有电子文件，也无统一标准，且零星分散存放于各自电脑中，而且资料版本混乱、共享程度低，形成了严重的信息孤岛和数据鸿沟。为了不断推进规划管理向便捷化、数字化、精细化、高效化发展，确保实现城市规划系统业务档案和图形数据的资源共享。在规划管理信息平台应用之后，首先，项目从报建开始到审批结束，通过“边办理、边归档”，自然而然地形成了业务档案的累积，使这些数字化档案成为运用高科技手段服务智慧城市的点睛之笔。用户在系统中可方便的查询各类档案，档案利用效率得到很大提升。同时，通过对整个系统内总规、控规、专项规划、规划审批红线等空间数据进行梳理，制定各类标准，建立更新机制，实现统一建库、管理与一张图应用，解决了数据版本混乱、信息孤岛问题，为规划编制审批和管理提供了科学可靠的图形支撑。信息技术普遍在规划部门的应用，促进了“智慧城市”建设。

新生代智慧档案篇（6）

1 引言

目前，以物联网、大数据、云计算、新媒体和增强现实为代表的信息技术迅速发展和深入应用，显现出技术支撑传统行业发展已经到了一定的高度。

在技术进步的推动下，档案学理论与实践存在两个发展的要求或趋势：其一，档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进；其二，档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方向延伸。这两个趋势必然带来档案学理论与方法研究范式的转型以及档案管理组织结构模式的演变。

然而，各个领域社会实践的不断深化与档案管理理论方法创新滞后的矛盾十分突出，主要表现在信息平台升级而应用跟进滞后、信息资源泛在而处理能力不足等方面。

1.1 信息平台升级，应用跟进滞后。目前，档案学研究与档案信息服务的物质基础、支撑条件和核心内容逐渐向知识?Y源、技术资源和理论创新的大方向转移。

传统的档案服务模式主要是档案管理部门自身通过实体档案的借阅、展览、编研和咨询等利用形式来实现自身的价值。这种实体化的档案服务模式已经逐渐远离当前经济社会发展对在线化服务的现实要求。多元化、多样化、共享化、体验化和情境化的档案信息服务呈现出呼之欲出的态势。没有信息技术的支撑，这样的档案信息服务是很难开展起来的。

1.2 信息资源泛在，处理能力不足。其一，资源的泛在性正在淡化档案收集管理业务的边界性。立档单位的职能活动已与各类资源存在愈来愈多的交集，这些资源包括基础资源、科技资源、人文资源、扩展性资源和个性化资源以及支撑这些资源配置的网络、软件和硬件所构成的硬件资源、软件资源等。档案收集管理范围和所涉及的领域愈来愈宽。

其二，资源的泛在性正在削弱档案部门机构对原生性资源的垄断性。从用户的角度看，信息资源可以从多渠道获取。信息可近性原理和用户最小努力原则表明，用户在泛在的信息空间中将存在更大的自由度，去选择更便利的途径以获取所需的信息资源。因此，档案工作面临的挑战将逐步转向信息资源供给能力的竞争上。

其三，资源的泛在性正在颠覆档案信息服务场所的固定性。信息资源的泛在性第一个表现是信息载体和信息环境的泛在性，由此产生了泛在网络、泛在知识、泛在计算、泛在智能、泛在学习、泛在研究、泛在管理、泛在服务等新的变化。就泛在学习而言，已经出现了无处不在的学习，或者说任何人在任何地方、任何时刻均能通过多样的时空、多样的方式获取多样的信息进行学习。泛在网络也极大地影响了科学研究、管理服务等活动。正因为如此，秉承传统信息资源服务优势的同时，拓展档案服务空间，形成新的泛在网络服务优势，就成为档案工作的新任务。

其四，资源的泛在性正在暴露档案信息服务能力的薄弱性。信息资源泛在性第二个表现是信息服务的长期性、可得性、直接性、移动性、交互性、融合性、情境性、体验性和主动性，信息服务的智能化水平愈来愈高。在档案管理服务部门之外，已经形成了广泛的信息获取能力、可靠的信息传递能力和高效的信息服务能力。档案信息服务能力面临更加严峻的挑战。因此，面对新压力，探索新模式，不断提升档案信息服务能力，才能跟进时展步伐。

在平台化和泛在化特征愈来愈突显的社会情境下，摆在档案工作者面前的是如何适应新的要求，转变传统的档案学思维模式，探索新的理论和应用模式，重新考察具有档案特色的核心理论，用新的视角和理念探讨档案学新的理论与方法，进行理论方法和应用的再创新。其重要意义在于面对这种多元化的信息技术与信息服务格局，通过理论与方法的创新，给更高层次的档案学研究与档案信息服务提供支撑，创造新优势和获取新发展。然而，从现有的档案学研究成果来看，还没有成熟的理论和方法能够把资源、技术、管理和服务有机地结合起来，形成系统化的理论和应用体系。

笔者认为，造成档案工作相对滞后性和能力不足的主要原因在于档案工作思维模式相对滞后和创新动力相对不足两个方面。档案学研究应当注入跨界融合模式，以更加开放和共享的理念，加强档案学理论、方法、技术和应用的交叉协同创新与跨界融合创新，逐步形成新的理论和技术应用框架。在此基础上，开展档案管理能力提升工程建设，是适应时代要求和获得自身发展的重要路径。

平台升级和资源泛在特性在智慧城市建设中表现得尤为突出。为此，本文结合智慧城市档案管理云平台体系建设，探讨跨界融合模式推进档案信息化建设的基本问题。

2 确立档案管理平台功能的中心性定位

智慧城市建设是一个系统工程，也可以说是一个复杂巨系统，或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理，以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化[1]。

智慧城市建设包含的要素非常广泛，涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设[2]。

从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看，档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此，档案部门在智慧城市建设中，具有其不可或缺性[3]。同时，具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。

2.1 智慧城市的档案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建设的一般框架，该框架突出了两个重要的支撑要素，也就是云计算平台和数据处理服务。

从智慧城市的信息集成性来看，基于跨部门和跨平台的协同环境，完成各类业务信息的标准化处理、集中统一收集和管理是其重要任务之一，档案管理部门应当成为这一重要任务的主要承担者。因此，需要将数字档案信息资源体系作为智慧城市信息资源体系的重要组成部分，确立档案管理中心的角色定位。

档案管理中心具有数字档案信息资源体系的“总库”地位，并具有维护信息的原生性和集成性的重要职能。档案管理中心通过建立网络化的“归档”为入、“利用”为出的机制，拓展中心职能，逐步发展成为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息总枢纽。

从云计算平台和数据处理服务的关系上来看，数据处理服务依托云计算平台贯穿于智慧城市运行中纵向和横向的各个层面，既包括数据感知、数据传输、数据析取、数据存储、数据访问等基础性数据获取与处理功能，也包括与业务层密切相关的数据分析与建模、可视化与决策支持、语义与元数据等数据智能处理功能。通过数据处理服务，面向应用层的各种类型应用，如城市规划、健康保险、交通运输、公共安全、环境保护、公共事业、医疗卫生、教育培训、信息公开和应急服务等提供高质量的数据支撑，从而实现社会化、智能化、便利化的智慧管理与智慧服务[4]。

在数据感知层、数据资源池层、数据处理业务层、数据支撑应用层和社会化智慧服务功能层等五个层次的智慧城市建设框架之中，档案管理工作所处的层次和角色如何进行定位，将是一个非常现实的问题。

在一般认识上，档案工作处在数??支撑应用层和社会化智慧服务功能层之间，各机关团体、企业和事业单位在自身的职能工作活动中形成的记录，机关档案部门和各级各类档案馆按照归档范围和进馆要求，进行档案的收集与管理。在此基础上，再面向各级各类的职能工作部门和面向社会开展档案提供利用工作。

智慧城市档案信息资源管理中心在技术层面上可以采取智慧城市档案管理云平台建设的思路。在智慧城市建设的总体框架下，建设两级档案管理中心，其支撑平台是智慧城市档案管理云平台。

一级中心是在数据支撑应用层中增加与各类应用相对应的档案管理中心，即云档案室；另一级中心是在数据支撑应用层之上建设档案管理中心，即云档案馆。两级档案管理中心依托“地区云”平台，形成智慧城市档案管理云平台体系。

智慧城市档案管理云平台体系可以看作智慧城市档案信息资源的云端策源地和云端聚集地，是在“地区云”基础设施建设和统一的规范标准建设的基础上，通过横向与纵向的融合设计，搭建的智慧城市档案管理云环境。智慧城市档案管理云平台体系是联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽性节点平台共同构成的平台体系，具有智慧城市线上线下（O2O）并重的档案管理职能。

档案工作既要明确这一最基本的定位，也要面向智慧城市建设，按照档案开放和信息公开原则以及纵深切入到底和横向延伸到边的原则，把共享与开放的档案信息资源管理与服务作为工作的出发点，进行制度设计和应用设计。据此开展跨界融合的智慧城市档案管理云平台建设，重塑组织和业务流程，形成新型档案信息化体系，使档案管理部门成为原生性信息的保管利用中心，才能适应云计算平台上的智慧服务对档案工作的新要求，充分发挥档案管理部门在智慧城市建设体系中的独特作用。

2.2 智慧城市的数据监管中心定位。从智慧城市的信息保障性来看，对智慧城市建设中各类业务平台中的信息流，除保证其规范化和标准化，更重要的是确保信息的原始性、真实性、可靠性、完整性、系统性和安全性。这需要在电子文件形成的前端和电子文件效用完成以后的末端，整个电子文件形成的生命周期，进行有效的和可信的控制。而这一点，正是档案部门的重要使命。

从智慧城市的数据安全性来看，需要开展基于智慧城市大数据的档案监管工作。智慧城市建设过程中除了空间信息和数字化信息，还将会持续涌现各类海量的感知信息和网络信息，这些信息共同构成了智慧城市大数据[5]。智慧城市大数据反映了智慧城市建设和运行过程中各单位以及民生工作的真实面貌，需要纳入档案业务指导与监管的工作范畴。

2.3 智慧城市的信息服务中心定位。从智慧城市的信息窗口性来看。政府信息公开是智慧城市建设中一个重要的内容。2007年国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案管理部门是政府信息公开查阅的重要场所。

从智慧城市的信息服务性来看。智慧城市建设的根本目的在于惠及民生和促进社会经济的高质量发展。因此，增强咨询服务能力是智慧城市建设中的重要任务之一。档案管理部门一旦拥有智慧城市建设中的各类原生信息资源，利用各类智能手段和方法增强咨询服务能力也就成为责无旁贷的重要工作任务。

3 确立档案管理平台建设的嵌入性定位

3.1 智慧城市综合平台的业务性嵌入。智慧城市建设的目标之一是跨领域整合各类行政业务，实现行政事务的协同化，通过开放的单一窗口实现便利化服务，提高整体工作效能和办事效率。因此，档案管理平台建设不能孤立进行，需要嵌入各类业务信息的迁移和多种业务平台整合之中，同步开展建设工作。

其一，管理层面的体系化嵌入。智慧城市建设虽然涉及面很广，但也有整体布局和分层、分级、分区域、分专业、分系统、分部门的具体规划。我国档案管理机构的设置与智慧城市建设具有体制上的一致性，可以依托基层档案管理部门按照立档?挝坏闹腔鄢鞘薪ㄉ璺桨附?立基层的智慧城市信息资源管理中心。在此基础上，按照各级各类档案事业管理机构的层级关系和指导关系建立省区市和国家层面的档案信息资源管理中心。

其二，制度层面的适应性嵌入。智慧城市档案管理云平台建设要充分利用智慧城市综合平台，以政务信息公开和档案开放原则，通过档案管理的体制机制改革与创新，完善档案信息化管理制度、档案业务管理制度、各种类型的专业档案工作制度和各类档案开放利用工作制度。

其三，技术层面的标准化嵌入。档案管理服务平台建设要采取遵从智慧城市建设的技术规范与标准体系原则，实现与智慧城市各类业务平台所具有的诸如大数据挖掘、云计算、复杂事件响应与处理等功能模块的对接。

其四，平台层面的网络化嵌入。智慧城市档案管理云平台建设可以纳入“地区云”建设规划，按资源共享、协同共建的原则，利用“地区云”建设的各类资源，包括网络资源、技术资源、计算资源、存储资源、环境资源等进行建设。

在档案管理体制、机制、标准和规范协同化建设的基础上，开展网络化嵌入设计。将档案管理平台专业化地接入智慧城市综合管理平台，建立智慧城市档案管理云平台体系。逐步实现智慧城市电子文件与电子档案的在线动态管理，包括在线收集、在线归档、在线整理、在线存储、在线鉴定、在线保管、在线统计、在线编研、在线检索、在线利用和在线咨询服务等，为开展智慧城市档案信息资源的网络化建设与管理服务提供平台保障。

通过档案管理云平台体系建设，形成跨界融合与开放共享并重的智慧城市档案管理新模式。通过管理和技术上的再创新，使智慧城市档案管理云平台在泛在网络环境下，在智慧城市生态体系之中，成为智慧城市建设的档案信息资源管理中心，联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽平台，进而发展成为智慧城市大数据档案管理的策源地和集聚地，并逐步上升为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息枢纽。

3.2 档案网络信息安全的前端性控制。加强可信电子文件安全管理制度建设和技术平台建设，进行前端控制是档案安全体系建设的重要内容。

目前，各类技术平台和业务平台在角色管理、身份识别、权限设置、访问控制、加密控制、容灾备份、入侵防火墙等技术层面的应用已相对成熟，与网络安全技术相关的规章制度、标准和规范也都比较健全。但是，有了数据安全和信息安全，并不等于电子文件和电子档案质量有了保证。因为，电子文件和电子档案除信息内容，还包括电子文件全生命周期过程中所产生的各类背景信息和关联信息，这些信息和电子文件自身内容一起构成了电子文件有机整体。

因此，需要建立统一的元数据标准进行前端控制，以增强电子文件安全管理的可信性、真实性、完整性、系统性、准确性和成套性。只有这样，才能保证档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用的质量。

4 确立档案信息资源建设的体系化定位

传统的档案管理主要侧重于实体档案管理，“互联网+”环境下电子文件与电子档案管理的相应机制没有建立起来[6]。还存在标准规范对接、软硬件对接、网络对接、数字资源对接等方面的现实问题。

具体表现为：其一，适用于智慧城市建设的档案信息资源加工处理的原则方法、制度规范和标准化工作上存在差距；其二，适用于云计算和大数据的档案管理软件和硬件系统不完善；其三，与智慧城市各级各类业务管理系统互联互通的档案管理平台建设较为乏力；其四，数字档案信息资源的存量建设不足、增量建设不力，其完整性、准确性、系统性和成套性的质量控制也不尽如人意等。

笔者认为，以体系化定位进行档案信息资源建设的模式创新和模式转换，是解决上述问题的重要途径。体系化建设的基本思路是树立大资源观，将技术与平台、载体与数据共同纳入档案信息资源的管理框架并加以综合管理。

4.1 确立各类技术和平台的信息资源属性。无论是从理论上还是从实践上，档案信息资源建设都是档案管理的基础性工作。在信息技术广泛而深入应用的今天，数字档案信息资源建设更是档案管理基础性工作中的重中之重。

从数字化发展的角度来看，数字资源对信息技术和信息平台的依赖性愈来愈强。从档案载体发展来看，信息网络技术的迅速发展和广泛的应用，依赖于各种信息平台的全媒体档案载体类型和载体形态占的比重越来越大，有些载体类型和载体形态中的数据难以甚至不能转化为实体档案形态加以收集、保管和利用。这已经成为传统档案信息资源体系建设的瓶颈问题。因此，应确立各类技术和平台的信息资源属性，将技术和平台作为数字档案信息资源的重要组成部分进行建设。

4.2 确立各类载体和数据的信息资源属性。智慧城市大数据具有跨界生成性和分布存储性，这对档案的集中统一管理原则来说是一种挑战。

智慧城市大数据档案管理可以运用云计算平台，用整体迁移上云的方法，在物理分散的情况下实现逻辑上的集中管理。这样，既在逻辑上坚持了档案集中统一管理的原则，又在空间上节省了扩建档案保管场所和新建档案管理信息化平台的成本。

对于在大数据基础上产生的数字档案资源，按照数字档案收集管理的相关规定，将其中反映职能工作活动面貌的数字资源归档，实行双套制和双重备份制管理，形成大数据档案、数字档案、实体档案和实物档案并存的信息资源体系。

4.3 确立存量资源数字化与应用的联动性。档案信息资源体系化的建设，存量档案信息资源的数字化建设是基础。

首先，标准联动。存量档案信息资源的数字化加工，要以统一的标准和规范为基础，进行地方与行业档案信息化标准和规范的建设工作，在信息资源的标准与规范方面做到无缝对接。

其次，技术联动。结合智慧城市档案管理云平台建设的规划和目标，开展积极有效和扎实的档案数字化加工工作。同时，充分运用物联网、移动互联网、增强现实、大数据、云计算等信息技术手段，条件成熟时融合广播网和电视网等技术，将存量的档案数字资源进行知识化和智慧化加工处理，??现实体档案与数字档案在各类终端设备上的一体化管理，形成存量资源与应用联动的档案信息资源体系。

4.4 确立增量数字资源线上线下的互补性。将档案信息资源管理平台无缝接入智慧城市的各类业务平台体系之中，利用电子文件前端控制和电子文件全生命周期质量控制的规范与标准，在实现增量资源线上管理的同时，探索线上与线下相协调档案管理新模式，形成线上和线下互补的电子文件与电子档案一体化管理体系。

5 确立档案管理制度设计的融合性定位

在智慧城市建设背景下，泛在的信息空间正逐步确立，云计算服务平台、移动计算服务平台、多网融合信息服务平台以及物联网信息服务平台等得到了更加深入的应用，而且这些应用具有跨界融合性。

智慧城市背景下的档案信息化建设，应以跨界融合性思维，从宏观和微观两个层次开展。在宏观上，从国家和地区层面制定相应的政策，鼓励和支持围绕智慧城市建设，开展档案管理体制和机制融合创新，同步完善档案法规和信息技术应用的标准规范。在微观上，按照智慧城市建设所属行业，分级、分类、分领域、分行业、分专业地深度融入，开展平台化的档案管理典型示范与应用推广工作，达到统筹规划和全面实施的目的。

档案管理制度融合创新的具体举措是强化体制与机制、政策与法规、标准与规范、创新与示范等设计方面的系统性、导向性、一体化和联合性。

5.1 体制与机制的系统性设计。开展档案管理云平台体系建设，要以管理制度、体制机制、业务标准的融合对接为基础进行。一方面，智慧城市背景下档案管理的体制和机制改革与创新，应作为政府主导的系统工程进行顶层统筹的政策设计、制度设计、规划设计、方案设计、管理设计。另一方面，为适应智慧城市建设的新要求，认真研究智慧城市建设过程中的各类要素及其相互关系，以供给侧结构性改革的原则和方法为指导，进行体制和机制再创新。通过政策与制度的融合对接，建立和完善智慧城市背景下档案信息化建设的制度体系、技术体系和方法体系。

5.2 政策与法规的导向性设计。

5.2.1 支持数字资源的平台化建设。目前，档案信息存储与传递的媒介形式因技术进步而发生了一系列的变化，承载电子文件和电子档案的各类业务平台在信息的表现形式和管理方式方法等方面也发生了一系列的变化。

为适应这一变化以及适应未来网络发展新趋势，提高电子文件和电子档案管理的质量，国家档案局和相关机构相继出台了一系列的档案管理法律和法规性文件。如国家档案局在颁布的第1号令、第5号令、第6号令、第8～第11号令中，从档案信息资源建设的角度，对新的档案载体形态及其支撑技术的管理问题均作了原则性要求。

这些要求涉及设施与安全、归档平台、数据质量检查、载体质量检查、网上交接、脱机存储、成套数量、安全利用、不同载体归档互联、元数据与背景信息归档、电子档案和纸质档案的数字化副本归档、电子文件备份中心、企业电子文件归档和社区电子文件归档等多个方面，对有效地开展数字资源的平台化建设工作提供了依据。

从智慧城市档案管理云平台体系建设的角度看，上述规定也有许多值得改进和补充的地方。建议根据泛在网络发展和信息媒介演进的新需求，进行系统化的补充和完善，加大对数字资源的平台化建设的支持力度。

5.2.2 支持跨界合作的信息化建设。在档案信息化专项建设方面，国家相继出台了档案数字化和信息化建设的相关政策，鼓励探索采用信息技术平台和网络平台开展档案管理工作，提供信息服务和存储服务[7]。如，2002年11月25日，国家档案局中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》；2010年6月17日，国家档案局的《数字档案馆建设指南》；2014年7月14日，国家档案局的《数字档案室建设指南》；2016年5月26日，国家档案局办公室关于征求《企业数字档案馆（室）建设指南（征求意见稿）》意见的通知等。

这些政策文件的出台对档案信息化建设起到了积极的推动作用。建议在跨界合作的信息化专项工程建设领域强化政策扶持，推进档案信息化向纵深发展。

5.3 标准与规范的一体化设计。目前，智慧城市建设中各类信息标准和规范存在一定的差别，与之相适应的档案信息化建设标准和规范尚没有完全统一。标准和规范的不一致性，将会导致智慧城市建设过程中各类数据之间的兼容性问题。

1999年以来，国家相继出台了数字档案管理相关标准与规范，如，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57-2014）和《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等。这些标准与规范是开展智慧城市档案管理云平台体系建设的基础。

档案管理部门可以利用现有的标准化协作平台，参与智慧城市信息资源标准和规范的制定过程，改进和完善档案信息化建设的标准和规范，逐步形成一体化的标准与规范体系。

5.4 创新与示范的联合性设计。建议国家档案行政管理部门与相关部委联合推出智慧城市档案信息化项目库。通过项目库提供相应的项目建设资金，带动信息化建设项目研究、应用与示范，并在一定的范围内开展项目的创新应用推广工作。

建议各省（区、市）档案行政管理部门探索创新与示范联合推动的管理模式，为智慧城市档案信息化建设工作提供新动力。

6 确立档案服务体系建设的共享性定位

6.1 确立技术共享支撑服务的理念。运用云计算所倡导的设施即服务、软件即服务、平台即服务的理念，确立技术共享支撑服务的思维模式，充分利用智慧城市建设中的各种媒体形态和传播渠道，推进档案信息服务的便利化。

运用技术共享支撑服务理念，构建线上线下联动的服务系统，实现各类终端的线上档案浏览、检索和借阅。同时，丰富各类专题展览、全媒体立体展示大厅等载体形式，实现线下档案的利用体验。

6.2 确立网络共享便利服务的理念。建立“互联网+跨界联合”的档案信息资源协同开发与服务新模式。便利化服务是智慧城市建设的重要目标之一，其基础是通过综合平台跨界集成各类业务，实现一站式服务。

传统的档案信息资源开发与信息服务模式，主要是档案管理机构自身基于馆藏并按照社会需求而开展起来的。这种档案信息资源开发与服务的模式难以满足智慧城市建设的便利化服务要求。因此，确立“互联网+跨界联合”思维，建立和完善档案信息资源网络化协同开发与服务新模式就成为必然选择。

“互联网+跨界联合”服务模式具有两个重要的推动作用，即服务模式的优化和服务优势的强化。通过模式优化和优势强化，使档案信息资源的网络化开发和智慧化服务更为有力。

优化档案服务模式可推进传统档案信息服务实现六个转变。即变档案信息资源开发与服务的孤军奋战为联合作战、变单平台协作为跨平台协同、变单渠道信息来源为多渠道信息来源、变单向信息服务到交互信息服务、变被动服务到主动服务、变有限服务到泛在服务等。

强化档案服务优势可进一步增强档案信息服务的四个优势。即跨界联合的专业互补优势、服务主体与服务对象交互的自媒体优势、信息资源的共建共享的信息集成优势以及技术与平台资源作用发挥的综合优势等。

6.3 确立知识共享智慧服务的理念。其一，开展档案内容的智慧化组织工作。在智慧城市建设中，信息资源共建共享是其重要内容之一，而信息资源内容的组织则是其重中之重。智慧城市档案管理云平台作为智慧城市原生信息资源的中心平台，更应当率先开展档案内容的智慧化组织、管理与服务工作。信息资源内容的组织需要以用户为导向，以需求为牵引，以知识化为核心，以技术为支撑，以智慧服务为目标进行。

其二，开展档案知识管理团队建设工作。档案内容的智慧化组织需要构建稳定的团队开展工作。团队建设可以在档案馆原有编研力量的基础上，通过培训学习、经验交流和实战训练等方式逐步形成。通?^团队化知识组织与知识服务，不断提高档案信息资源知识化和智慧化组织与加工处理的能力，满足智慧城市建设对档案信息服务的精细化及便捷化要求。

其三，开展档案知识服务平台建设工作。与数字化办公平台、可视化公共平台等相对接，以动态和可视化的方式呈现档案信息内容所反映的对象[8]，提升档案服务质量和水平。

7 确立档案人才队伍建设的协同性定位

一是确立制度设计的协调性。与体制和机制创新相结合，人事制度改革相配套和区域人才培育项目相协调，建立和完善人才队伍建设的政策体系和制度体系。激励档案工作人员积极投身于智慧城市档案管理云平台建设中，全面提高自身的创新意识和信息技术应用能力，使更多的信息技术应用人才脱颖而出。

二是确立教育资源的互补性。多渠道开展现有档案人员的信息技术应用能力培训和继续教育，充分利用智慧城市建设中的各类政策资源、行业资源、产学资源、技术资源、网络资源和智力资源等各类资源，联合开展各种类型的继续教育活动，全方位提高档案人员的信息技术应用能力和水平。

三是确立培引使用的交流性。确立需求驱动、政策激励、跨界联合、协同共建的人才培引政策，强化信息技术应用人才队伍建设的力度，用交流的理念吸引各领域信息技术与网络优秀人才加入到智慧城市档案管理云平台建设之中，形成跨界联合与交流互动的高层次档案信息技术应用人才培引使用机制。

四是确立能力培养的多元性。通过政策引导，支持档案工作人员参与跨界融合的学术交流、技术交流、经验交流、参观学习、现场训练、访问互动、业务指导、决策咨询、项目管理等活动，使档案专业技术人员开阔视野、贴近实际，不断提高信息技术应用的针对性和实践性。

五是推进成长环境的网络化。建议实施互联网+档案人才行动工程计划项目。通过全媒体信息和技术共享形式，构建档案人才队伍建设的自我成长、培育引进、互动提高的在线模式，发挥“互联网+”的倍增效应，快速提升档案信息化人才队伍的整体能力和水平。

新生代智慧档案篇（7）

智慧城市是通过综合运用现代科学技术、整合信息资源、统筹业务应用系统，提高城市化质量效益的新模式。2013年1月29日，国家住房城乡建设部组织召开第一批国家智慧城市试点工作会议，包括威海市在内的37个地级市、50个区（县）、3个镇被确定为首批智慧城市试点单位。这标志着威海市城市规划、建设、管理工作进入新的阶段。城建档案管理工作，作为城市建设管理基础工作之一，面临着新的更高的要求。

1 威海市城建档案数字化现状及优势

随着城市化进程不断加快，城建档案数量、种类、使用频次越来越多，传统的档案管理方式越来越不能满足城市发展需要，城建档案数字化成为提高城市管理效能的必然选择。与传统城建档案管理模式相比，城建档案数字化具有显著优势：一是有助于节约空间。数字化档案突破了传统档案保管空间及年限的局限，将传统的档案以现代化的硬盘、光盘载体予以保存，极大地节省了空间，同时简化了维护程序，降低了维护成本，延长了保管年限。二是拓宽了档案范围。传统的档案大都局限于纸质载体，保存形式单一，范围有限，而数字化档案，除以文字、图片形式保存档案外，还可以通过语音、视频等形式保存，形式更加多样，范围更加扩大。三是提高了档案的运用效率。借助计算机技术的快速发展，数字化档案可以极大地加快档案的检索、备份、传递速度，实现了资源的共享，档案的服务水平进一步提升。

近年来，威海市城建档案管理部门紧扣城乡建设工作发展实际，以城建档案数字化为主线，围绕城建档案管理与应用做了大量工作，多次获得住房城乡建设部及省、市表彰，积累了大量宝贵经验。目前，威海市城建档案数字化工作，呈现三大特点：

一是档案数字化基础好。开发应用了“威海市城建电子档案管理系统”，共完成馆藏档案数字化6060卷，仅2012年就完成扫描档案2793卷，刻录光盘840张，录入数据325.63千兆。开展建设电子档案的接收、保管和利用工作，严格执行进馆档案分类、编目、入库以及管理制度，共验收入库档案7948卷，全部录入计算机检索系统，共录入案卷目录6362条、卷内目录4.62万条。

二是档案数字化技术定位高。2010年开发运行的“威海市地下管线信息共享平台”系统，与 “数字威海地理空间信息公共平台”、 “威海市数字化城市管理平台” 实现连接，形成一个涵盖地上地下的直观三维系统。2012年8月，该项目荣获2012年威海市科学技术奖二等奖，并通过了住房和城乡建设部组织的2012年度住房城乡建设领域应用软件测评。

三是档案数字化服务覆盖广。“威海市地下管线信息共享平台”系统面向政府部门、管线权属单位、社会团体和公众等不同层次用户，按照权限配置提供网上数据免费共享服务。截至目前，已直接接入用户达到18家，并为200多家用户提供数据服务，累计网上点击查询4.5万次，提供管线图650幅。

2 威海市城建档案数字化建设目标及制约因素

智慧城市是指运用新一代信息和通信技术手段（如物联网、云计算、三网融合等），分析、整合城市运行系统的各项关键信息，实现与市民生活息息相关的交通、电力、城建、安全、家居等各方面的智能服务。1我国智慧城市建设大体分为四种类型：一是城市生活服务型，二是城市规划管理型，三是智能交通导航型，四是虚拟城市导游型2。

根据城市发展阶段规律，威海市研究确定的未来四年智慧城市建设目标是到2016年，通过“2333建设”计划，构筑宽带光网和无线宽带两张网络，搭建政务、工业设计和公共服务三大云计算平台，推进政务、商务、民生三大领域智慧应用，发展壮大智慧工业、智慧农业、智慧服务业三大产业，建立资源共享和业务协同的智慧应用体系，将威海打造成为空气清新、环境优美、生态良好、社会和谐的“智慧威海”（如表1）。

从威海市智慧城市建设图表可以看出，威海市智慧城市建设包括基础、应用、城市管理、园区、产业等五大类，综合了现有四种智慧城市建设模式。城建档案数字化系统属于城市管理大类，是未来智慧城市建设的重要组成部分，是城建档案管理工作的发展目标和方向。

威海市城建档案数字化虽然基础较好，但与智慧城市创建要求相比，存在一些制约因素：一是标准规范建设相对落后。标准规范是城建档案数字化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询。标准规范建设是档案数字化快速、有序、健康发展的保障。目前，威海市城建档案数字化建设标准较低、内容不够健全，缺乏完善的、高水平的标准支撑。二是软硬件设施建设不够。软硬件设施是数字化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。目前，威海市城建档案管理软硬件建设尚未能满足数字化建设的需要。三是技术人才相对不足。人才队伍建设是档案数字化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。目前，在城建档案管理部门里，既懂城建档案业务知识又懂信息专业知识的复合型人才不足。

3 威海市城建档案数字化建设的思路和路径

当前和今后一个时期，威海市推进城建档案数字化的思路：以建设智慧城市为目标，以城建档案存储数字化、检索自动化、利用网络化、备份异地化为导向，以信息网络为基础，以数据库建设为重点，以人才队伍建设为保障，以城建档案信息资源利用为目的，突出抓好应用软件开发和信息技术应用，不断提高城建档案服务水平。重点抓好三个方面：

一是城建档案数字化基础设施建设。（1）配套完善硬件设施。城建档案管理部门要制定工作计划，抓紧建设或租用符合计算机设备运行要求的办公场所及满足城建档案管理软件运行的计算机设备。配置服务器、服务器切换器、磁盘阵列、电脑、扫描仪、摄像机、照相机等硬件设备，确保其具有较强的支撑、兼容和拓展能力。（2）配置管理应用系统软件。软件系统要包括在建工程动态跟踪系统、电子文件管理系统、声像档案管理系统、馆藏档案数字化加工系统、馆藏档案统计系统。软件系统要实现城建档案生命周期内全过程信息集成管理，完成包括声像档案在内的各种档案的收集、整理、著录、数字化加工处理、保管与利用、查阅与调档、检索与分析等工作流程，同时与数据库系统相互融合，实现从数据录入到数据管理再到数据输出全过程的应用，以适应城建档案数字化管理示范项目实施的需要，为城建档案信息交换、实现城建档案信息资源共享创造条件。（3）普及档案管理中计算机和网络技术的应用。全市县级（含县）以上城市城建档案馆（室）全部应用城建档案计算机管理系统，实现全市城建档案信息管理计算机化和城建档案工作办公自动化。到2013年底，完成馆藏档案目录数据库建设，实现馆藏档案检索、数据统计计算机化。

二是城建档案数字信息资源建设。（1）以争创“全国数字城建档案馆示范馆”为目标，到2013年底，全面实施“四网一库”（城市地下管线综合管理信息网、馆内局域网、连接当地政务信息网、连接互联网和馆藏档案数据库）建设。（2）积极推进馆藏城建档案数字化建设进程。一是对现有馆藏档案进行数字化。档案数字化应以现实需要为前提，按照“珍贵档案、重点档案、普通档案” 先后数字化的原则，把现有实体档案资源分期分批转变成数字信息资源。二是异地城建数字档案备份工作。做好市内、市外、各市区间的数字档案备份工作。（3）加快增量城乡建设档案数字化。按照建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和相关技术标准，全面实行建设工程电子档案报送制度，建设单位在报送纸质档案的同时，一并报送与纸质档案一致、符合国家、省和我市有关质量标准的电子档案。各级建设行政主管部门及所属城建档案管理机构要把报送电子档案作为建设工程竣工档案验收的重要审查内容，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档，实行全过程监督和指导。

三是城建档案数字化人力资源建设。把工作需要的城建档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范的内容列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高城建档案工作人员的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足智慧城市建设的需要。

参考文献：

新生代智慧档案篇（8）

Abstract： In recent years， with the deep development of ICT （Information and communication technology）， there are many new technological environments emerged， such as big data， cloud computing， internet of things， mobile interconnection， smart city combining with many smart technologies and so on. These technological environments have prompted the whole society to carry out reform and innovation in all fields. Based on the research output about this theme in archive science in the CNKI database， the paper uses the methods including high-frequency keywords， annual high-frequency keywords， co-word analysis and content analysis to analyze the research perspectives and research subjects driven by these technical environments.

Keywords： new technological environment； environment driven； archive science； research perspective

1 引言

近几年来，随着物联网技术、云计算技术、数据处理技术、智能技术以及移动互联网技术的发展和广泛应用，我们正在经历一场由大数据引发的社会革命，围绕大数据以及相关的新技术形成的新技术背景，成为各个行业热议的话题。大数据、云计算、智慧城市、物联网、移动互联等技术已经或者即将成为国家战略布局的重要组成部分，社会各个领域、各个行业也都在这种新技术形成的浓厚氛围中抓好机遇，紧跟时展步伐，马不停蹄地进行各种创新和改革。档案学当然也不例外，围绕这些新技术以及新技术环境，出现了很多相关的研究成果，虽然目前的研究整体上仍处在尝试、摸索和思辨的阶段，实践相对较少，但是随着这些技术真正意义上的普及，档案学也必将在技术环境和技术应用的驱动下，发生深层次的变革。从目前的研究成果来看，围绕着这些新技术的研究成果仍然比较零散，缺少系统的、全面的对该研究主题的剖析。因此，本研究拟在系统搜集当前研究成果的基础上，对新技术环境驱动下的档案学研究主题进行深入分析，以使得学界能够在充分了解研究现状的基础上，把握档案学新兴研究主题深化的方向，从而推动研究更加深入地进行下去。

2 数据搜集和基本信息分析

2.1 数据搜集

本研究选取中文文献集成平台“中国知网”作为数据获取来源，文献类型不作限定。由于本研究关注的新技术环境，包括大数据、移动互联、物联网、云计算和智慧城市，虽然出现的时间节点不尽相同，但基本都是在2009年以后出现的，同时为了避免时间选取区间不同对数据量的影响，本研究将成果的发表时间限定为2009年1月1日至2015年5月27日（检索时间），且采用中图分类号G27*将成果限定在档案学领域。分别采用“大数据”AND“档案”“云计算”AND“档案”、（“移动”OR“手机”）AND“档案”“物联网”AND“档案”以及“智慧城市”AND“档案”进行主题检索，经过不相关文献的去除以及数据去重处理，共得到586篇文献，其中档案领域关于大数据和智慧城市的研究成果都是从2011年才开始出现。

2.2 基本统计信息

2.2.1 文献年代分布。这586篇文献中，会议论文有37篇，学位论文9篇，期刊论文540篇。图1是这些文献的年代分布图，由图1可知，2009年、2010年档案学对这些技术环境的关注刚刚开始，2011年文献翻了一番，2012年文献数量开始迅速攀升，从2009年至2014年图像显示来看，文献大体上是呈指数增长，2015年的数据虽然绝对数量与上一年没有可比性，但是由于我们统计的数据基本上是年度总出版量的20%左右（以出版物的卷期来进行推算），所以，仍然可以预见到这类文献的增长趋势。

2.2.2 高频关键词。关键词是作者对其研究内容的高度概括，相比标题、摘要这些内容单元，分析过程无须进行文本预处理，因此非常适合作为研究主题探析的知识节点。本研究利用SATI 3.2[1]题录分析工具对原始数据进行处理，统计结果显示，这些文献共包含1932个关键词，总词频为3858，篇均词频为2，根据词频分布特征，选取频次不小于5的100个关键词作为高频词，表1列出了排名前十的高频关键词。通过这些高频关键词可以大体了解在新的技术环境中，档案学关注的热点和研究重心并没有偏离档案学研究核心，仍以档案信息的管理、利用为中心，只不过在研究手段和视角上融入了新的技术手段以及对新环境影响有了更多的思考。

为了大体了解自2009年至今，档案学在这些技术环境的推动和辅助下研究主题的沿袭和变迁，我们根据关键词在当年总关键词中所占的比例，列出了2009年至2015年的高频词，如表2所示。由表2可知，“云计算”和“档案信息”在每年的高频词表中都出现了，“档案管理”和“物联网”则只有2011年高频词表中未出现，它们都是这几年来研究的重心。从研究主题的变迁来看，2009年的高频词中出现的关于移动互联技术的词汇较多，而在其他年份高频词表中则没有显现，2010年至2013年的高频词非常相似，都是关注云计算和物联网技术背景下档案管理、利用和存储。从2011年“大数据”和“智慧城市”在档案学中开始受到关注，到2014年，“大数据”成为研究的热点之一，并且在2014年和2015年都居于榜首。“智慧城市”则在2015年成为关注焦点。

3 新技术环境下的档案学研究主题剖析

为了更加清晰地了解近几年档案学在新技术环境影响下研究主题的结构以及这些研究主题的研究视角，本研究拟采用共词分析方法对频次不小于5的100个高频关键词进行主题分析。

3.1 基于共词分析方法的主题结构剖析

利用SATI3.2[2]题录分析工具生成共词矩阵，将该数据输入SPSS19.0工具中，采用系统聚类方法对原始数据进行聚类，结果如图2所示。由图2可知，根据这些关键词的共现关系，可以将新技术环境下档案学的研究主题大体分为8类。主题一，主要关注物联网对档案学利用、检索、服务等的影响；主题二，关注移动互联技术以及移动终端对档案资源建设和档案服务的影响；主题三，关注大数据时代利用数据挖掘技术去挖掘档案资源；主题四，关注云计算技术影响下的档案资源存储和管理；主题五，关注社会记忆以及社会记忆的媒介的环境；主题六，几乎涵盖了档案生命周期管理的整个流程，但比传统的档案管理更加注重对各种档案资源的系统化、数字化以及网络化的管理；主题七，关注智慧城市建设中的城建档案管理；主题八，关注大数据时代档案管理面对的挑战。

从分析的结果来看，前四个主题以及主题七分别关注的是我们数据搜集中的物联网、移动互联、大数据、云计算以及智慧城市技术的相关研究内容，主题六则是把这些技术环境与档案管理和档案服务等这些档案学一贯的研究重心进行了很好的融合，这在一定程度上说明，档案学对技术的关注不仅仅是浮于表面和流于形式的关注，对于技术嵌入到档案学发展才是学界对其的关注重心。

3.2 新技术环境下主流档案学研究主题剖析

通过对搜集到的586篇文献的进一步解读，笔者将新技术环境下的档案学的主流研究主题大体分成三个方面：一是对新技术的应用框架设计；二是新技术的应用实践介绍；三是从学术视角形成的对新技术影响的思辨。

3.2.1新技术应用框架设计。从文献调研的结果看，有关新技术环境下档案学的研究成果大多数属于该研究主题。这些研究大体是沿着“新技术概念和特点剖析――新技术与档案工作的契合――新技术在档案基础设施、资源建设、平台搭建、信息共享、服务模式、档案存储和传输等方面的潜在影响、应用框架设计以及需要应对挑战的设想”这样一条思路来展开研究，即一方面肯定这些技术对档案管理和服务带来的机遇，同时又在认识技术带来的挑战基础上提出切实可行的应用方案，但是仍处于理论框架研究阶段，还没有真正付诸实践。例如，云计算在档案信息化技术设施建设、档案业务平台建设和档案利用等领域的发展前景描述[3]；从云存储、基础设施服务云平台、软件服务平台、馆际云服务的角度论述云档案馆的实现方式[4]；物联网环境下测绘资料档案管理的探索[5]；基于物联网的实物档案智能管理平台架构的设计方案[6]；大数据背景下的第四代档案馆建设[7]；大数据时代档案管理与服务面临的问题和挑战[8]；在智慧城市框架下，建设基于物联网的档案感知系统、基于云计算的档案数据处理平台、基于移动互联网和手机阅读的档案信息服务平台[9]；智慧城市背景下的智慧档案馆建设[10]。

3.2.2 新技术应用实践。浙江省丽水市档案局创新数字档案管理模式，创建了1+9+N的数字档案室管理系统、登记备份系统和“云档案”信息共享系统，已经完成了系统的研发，并进入了实施阶段[11]。2012年，金华市档案馆通过在机房改造中引入物联网技术，较好地实现了对机房的动态监控和安全管理 [12]。

2013年6月9日，广东省档案局借助“国际档案日”宣传活动契机，正式向社会宣布广东省档案馆、珠三角9个地级以上市档案馆、云浮市档案馆和佛山市顺德区档案馆共12家综合档案馆分别建成政府公开信息查阅系统（手机版），并向公众提供服务[13]。广州市城建档案馆在现有的广州市城建档案检索系统及基于WebGIS的检索系统基础上，研究了基于移动的城建档案检索应用，开发了基于HTML5和LBS的城建档案检索系统，实现了移动终端上城建档案信息与GIS信息的关联，提高了城建档案信息化水平[14]。

嘉兴市档案局在2013年因积极开展民生档案远程利用服务工作，着力为群众开通“百姓家门口的档案馆”而广受各方好评。2014年，嘉兴市档案局又以运行微信公众服务平台――“掌上档案”再次进入公众眼中。公众可以通过手机关注微信公众号“嘉兴档案”，随时查阅档案资料、进行查档咨询[15]。

3.2.3 新技术环境的学术思辨。2011年6月18日，中国人民大学信息资源管理学院举办了主题为“新技术环境下学科理论与实践发展探讨”的博士生沙龙，围绕新技术对档案学诸多方面的影响进行了深入探讨[16]。《论大数据对档案工作的影响及其带来的挑战》一文，对档案界有关“大数据”和“档案”问题的研究成果进行量和质的归纳分析，对研究现状进行了梳理[17]。《档案大数据研究热的冷思考》一文指出：档案大数据成为档案学领域的研究热点，存在一些过度炒作与概念透支现象，对档案大数据研究中概念的误读和档案数字化建设误区进行了剖析[18]。

4 结语

本研究基于近几年来有关大数据、云计算、物联网、移动互联、智慧城市这些新兴技术环境驱动下形成的档案学研究成果，对当前档案学对这些技术环境关注的视角进行了解读。从分析结果看，新兴技术环境使得档案学界对档案管理和服务有了更多面、更深入的思考，围绕这些技术对整个档案生命周期的管理都产生了一些思想和实践上的冲击和影响。当然在追随这些前沿技术的同时，学者和实践者并没有盲从，而是进行了很多且实际的思索和践行。总体来说，在这些新技术环境的驱动下，档案学已经形成了浓厚的研究氛围，但是目前仍然存在理论与实践步调不一致的情况，而随着技术的深入发展和档案学对这些技术更加成熟的评估，该主题的研究成果无论从质还是量上都将有大的突破。

参考文献：

[1][2]刘启元，叶鹰.文献题录信息挖掘技术方法及其软件SATI的实现――以中外图书情报学为例[J].信息资源管理学报，2012（01）：50～58.

[3]田雷.“云计算”在档案领域的应用[J].北京档案，2011（5）：24～25.

[4]祝庆轩，桑毓域，方昀.基于云计算的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界，2011（15）：8～9.

[5]彭岩，刘兆春，康来成.物联网环境下测绘资料档案管理方法初探[J].才智，2012（2）：43.

[6]蒋武宏，申永军.基于物联网的实物档案智能管理平台架构设计[J].软件，2012（5）：40～41，45.

[7]吴绪成.浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J].湖北档案，2013（3）：9～12.

[8]黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化，2013（3）：22～25.

[9]郝伟斌. 面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理，2013（4）：21～23.

[10]杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（6）：64～66.

[11]宋丹.从丽水市数字档案协同管理系统模式谈“云档案”[J].办公室业务，2012（10）：117～118.

[12]赵铭法.物联网技术在档案馆机房改造中的运用[J].浙江档案，2012（11）：54～55.

[13]何奕忠.创新服务方式 拓宽服务渠道[J].中国档案，2014（8）：34～35.

[14]杨梅，杨卫军，郭亮等.基于HTML5和LBS的城建档案移动应用[J].地理空间信息.2013，11（4）：76～78，187.

[15]慈波.小平台 大舞台――嘉兴市档案局“掌上档案”建设纪实[J].浙江档案，2014（11）：33.

新生代智慧档案篇（9）

1 引言

近几年来，随着物联网技术、云计算技术、数据处理技术、智能技术以及移动互联网技术的发展和广泛应用，我们正在经历一场由大数据引发的社会革命，围绕大数据以及相关的新技术形成的新技术背景，成为各个行业热议的话题。大数据、云计算、智慧城市、物联网、移动互联等技术已经或者即将成为国家战略布局的重要组成部分，社会各个领域、各个行业也都在这种新技术形成的浓厚氛围中抓好机遇，紧跟时展步伐，马不停蹄地进行各种创新和改革。档案学当然也不例外，围绕这些新技术以及新技术环境，出现了很多相关的研究成果，虽然目前的研究整体上仍处在尝试、摸索和思辨的阶段，实践相对较少，但是随着这些技术真正意义上的普及，档案学也必将在技术环境和技术应用的驱动下，发生深层次的变革。从目前的研究成果来看，围绕着这些新技术的研究成果仍然比较零散，缺少系统的、全面的对该研究主题的剖析。因此，本研究拟在系统搜集当前研究成果的基础上，对新技术环境驱动下的档案学研究主题进行深入分析，以使得学界能够在充分了解研究现状的基础上，把握档案学新兴研究主题深化的方向，从而推动研究更加深入地进行下去。

2 数据搜集和基本信息分析

2.1 数据搜集

本研究选取中文文献集成平台“中国知网”作为数据获取来源，文献类型不作限定。由于本研究关注的新技术环境，包括大数据、移动互联、物联网、云计算和智慧城市，虽然出现的时间节点不尽相同，但基本都是在2009年以后出现的，同时为了避免时间选取区间不同对数据量的影响，本研究将成果的发表时间限定为2009年1月1日至2015年5月27日（检索时间），且采用中图分类号G27*将成果限定在档案学领域。分别采用“大数据”AND“档案”“云计算”AND“档案”、（“移动”OR“手机”）AND“档案”“物联网”AND“档案”以及“智慧城市”AND“档案”进行主题检索，经过不相关文献的去除以及数据去重处理，共得到586篇文献，其中档案领域关于大数据和智慧城市的研究成果都是从2011年才开始出现。

2.2 基本统计信息

2.2.1 文献年代分布。这586篇文献中，会议论文有37篇，学位论文9篇，期刊论文540篇。图1是这些文献的年代分布图，由图1可知，2009年、2010年档案学对这些技术环境的关注刚刚开始，2011年文献翻了一番，2012年文献数量开始迅速攀升，从2009年至2014年图像显示来看，文献大体上是呈指数增长，2015年的数据虽然绝对数量与上一年没有可比性，但是由于我们统计的数据基本上是年度总出版量的20%左右（以出版物的卷期来进行推算），所以，仍然可以预见到这类文献的增长趋势。

2.2.2 高频关键词。关键词是作者对其研究内容的高度概括，相比标题、摘要这些内容单元，分析过程无须进行文本预处理，因此非常适合作为研究主题探析的知识节点。本研究利用SATI 3.2[1]题录分析工具对原始数据进行处理，统计结果显示，这些文献共包含1932个关键词，总词频为3858，篇均词频为2，根据词频分布特征，选取频次不小于5的100个关键词作为高频词，表1列出了排名前十的高频关键词。通过这些高频关键词可以大体了解在新的技术环境中，档案学关注的热点和研究重心并没有偏离档案学研究核心，仍以档案信息的管理、利用为中心，只不过在研究手段和视角上融入了新的技术手段以及对新环境影响有了更多的思考。

为了大体了解自2009年至今，档案学在这些技术环境的推动和辅助下研究主题的沿袭和变迁，我们根据关键词在当年总关键词中所占的比例，列出了2009年至2015年的高频词，如表2所示。由表2可知，“云计算”和“档案信息”在每年的高频词表中都出现了，“档案管理”和“物联网”则只有2011年高频词表中未出现，它们都是这几年来研究的重心。从研究主题的变迁来看，2009年的高频词中出现的关于移动互联技术的词汇较多，而在其他年份高频词表中则没有显现，2010年至2013年的高频词非常相似，都是关注云计算和物联网技术背景下档案管理、利用和存储。从2011年“大数据”和“智慧城市”在档案学中开始受到关注，到2014年，“大数据”成为研究的热点之一，并且在2014年和2015年都居于榜首。“智慧城市”则在2015年成为关注焦点。

3 新技术环境下的档案学研究主题剖析

为了更加清晰地了解近几年档案学在新技术环境影响下研究主题的结构以及这些研究主题的研究视角，本研究拟采用共词分析方法对频次不小于5的100个高频关键词进行主题分析。

3.1 基于共词分析方法的主题结构剖析

利用SATI3.2[2]题录分析工具生成共词矩阵，将该数据输入SPSS19.0工具中，采用系统聚类方法对原始数据进行聚类，结果如图2所示。由图2可知，根据这些关键词的共现关系，可以将新技术环境下档案学的研究主题大体分为8类。主题一，主要关注物联网对档案学利用、检索、服务等的影响；主题二，关注移动互联技术以及移动终端对档案资源建设和档案服务的影响；主题三，关注大数据时代利用数据挖掘技术去挖掘档案资源；主题四，关注云计算技术影响下的档案资源存储和管理；主题五，关注社会记忆以及社会记忆的媒介的环境；主题六，几乎涵盖了档案生命周期管理的整个流程，但比传统的档案管理更加注重对各种档案资源的系统化、数字化以及网络化的管理；主题七，关注智慧城市建设中的城建档案管理；主题八，关注大数据时代档案管理面对的挑战。

从分析的结果来看，前四个主题以及主题七分别关注的是我们数据搜集中的物联网、移动互联、大数据、云计算以及智慧城市技术的相关研究内容，主题六则是把这些技术环境与档案管理和档案服务等这些档案学一贯的研究重心进行了很好的融合，这在一定程度上说明，档案学对技术的关注不仅仅是浮于表面和流于形式的关注，对于技术嵌入到档案学发展才是学界对其的关注重心。

3.2 新技术环境下主流档案学研究主题剖析

通过对搜集到的586篇文献的进一步解读，笔者将新技术环境下的档案学的主流研究主题大体分成三个方面：一是对新技术的应用框架设计；二是新技术的应用实践介绍；三是从学术视角形成的对新技术影响的思辨。

3.2.1新技术应用框架设计。从文献调研的结果看，有关新技术环境下档案学的研究成果大多数属于该研究主题。这些研究大体是沿着“新技术概念和特点剖析――新技术与档案工作的契合――新技术在档案基础设施、资源建设、平台搭建、信息共享、服务模式、档案存储和传输等方面的潜在影响、应用框架设计以及需要应对挑战的设想”这样一条思路来展开研究，即一方面肯定这些技术对档案管理和服务带来的机遇，同时又在认识技术带来的挑战基础上提出切实可行的应用方案，但是仍处于理论框架研究阶段，还没有真正付诸实践。例如，云计算在档案信息化技术设施建设、档案业务平台建设和档案利用等领域的发展前景描述[3]；从云存储、基础设施服务云平台、软件服务平台、馆际云服务的角度论述云档案馆的实现方式[4]；物联网环境下测绘资料档案管理的探索[5]；基于物联网的实物档案智能管理平台架构的设计方案[6]；大数据背景下的第四代档案馆建设[7]；大数据时代档案管理与服务面临的问题和挑战[8]；在智慧城市框架下，建设基于物联网的档案感知系统、基于云计算的档案数据处理平台、基于移动互联网和手机阅读的档案信息服务平台[9]；智慧城市背景下的智慧档案馆建设[10]。

3.2.2 新技术应用实践。浙江省丽水市档案局创新数字档案管理模式，创建了1+9+N的数字档案室管理系统、登记备份系统和“云档案”信息共享系统，已经完成了系统的研发，并进入了实施阶段[11]。2012年，金华市档案馆通过在机房改造中引入物联网技术，较好地实现了对机房的动态监控和安全管理 [12]。

2013年6月9日，广东省档案局借助“国际档案日”宣传活动契机，正式向社会宣布广东省档案馆、珠三角9个地级以上市档案馆、云浮市档案馆和佛山市顺德区档案馆共12家综合档案馆分别建成政府公开信息查阅系统（手机版），并向公众提供服务[13]。广州市城建档案馆在现有的广州市城建档案检索系统及基于WebGIS的检索系统基础上，研究了基于移动的城建档案检索应用，开发了基于HTML5和LBS的城建档案检索系统，实现了移动终端上城建档案信息与GIS信息的关联，提高了城建档案信息化水平[14]。

嘉兴市档案局在2013年因积极开展民生档案远程利用服务工作，着力为群众开通“百姓家门口的档案馆”而广受各方好评。2014年，嘉兴市档案局又以运行微信公众服务平台――“掌上档案”再次进入公众眼中。公众可以通过手机关注微信公众号“嘉兴档案”，随时查阅档案资料、进行查档咨询[15]。

新生代智慧档案篇（10）

1994年MargaretHedstrom率先提出“电子档案馆（Electronic Archives）”的概念，1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆（Virtual Archives）”。此后，我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。

1997年，董健民首次提到“在数字档案馆中，电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”，1998年，冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’，它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较，例如，刘春弟认为“电子档案馆（产生于20世纪80年代）与数字档案馆（产生于20世纪90年代中后期）是基本相同的概念和事物，数字（电子）档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异，但随着数字档案馆的概念被广泛接受，数字档案馆这一提法已经渐趋统一。

二、从理论探索到实践应用

随着数字档案馆实践的展开，学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论，形成多种观点，以数字档案馆的界定为例，代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索，也为数字档案馆的实践应用提供参考。

进入21世纪，数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项，青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划，2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划，2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设，截止2007年底，山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。

三、从模式推广到政策推动

经过积极的探索和实践，先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型，通过总结建设经验和特点，形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”，小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”，结合二者的优缺点，应发展“全程管理模式”。

数字档案馆的发展离不开国家政策的推动，2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下，数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享，江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化，海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设，中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元，通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。

四、从经验总结到深入发展

关于发展阶段的总结，“根据信息管理的结构，将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式，研究集中在基于OAIS、IT集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用，研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式，主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征，在国家信息化发展的新阶段，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。