城市建设档案管理规范篇（1）

中图分类号：G27

文献标识码：B

文章编号：1008－0422(2011)03－083－02

1　前言

于2011年1月1日实施的《长沙市城乡建设档案管理条例》(以下简称《条例》)是一部规范长沙市城乡建设档案管理、促进城乡建设与管理的地方性法规，该《条例》也是全国各城市中第一部关于城乡建设档案管理的地方性法规。如何贯彻、实施好《条例》，其意义重大，任务艰巨。

2　深刻认识制定《条例》的重要意义，是贯彻实施好《条例》的前提

以地方立法的形式制定城乡建设档案管理条例，已成为规范长沙市城乡建设档案管理工作、促进城乡建设健康和可持续发展的一项紧迫任务。其立法的重要意义主要表现为三个方面：

一是城乡建设档案自身属性的要求。城乡建设档案是城乡建设的真实历史记录，是城乡可持续发展、城乡一体化建设中不可或缺的信息资源，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据。城乡建设档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城乡生产生活秩序、维护公共安全、应对突发事件等工作中具有非常重要的作用。通过地方立法，有效规范城乡建设档案管理工作，对促进长沙市城乡建设的健康发展，更好地为经济建设和城乡一体化建设服务有着十分重要的意义。

二是弥补和细化国家关于城乡建设档案管理相关规定的需要。《建设工程质量管理条例》(国务院令第279号)、建设部《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)对城市建设档案管理做出了一些规定，但这些规定过于抽象且对乡、镇、村庄的建设档案都没有涉及，加之长沙市城乡建设档案方面一直缺乏整体性的地方性法规。因此，不利于城乡建设档案管理具体工作的开展。为保持长沙市城乡建设档案管理工作健康和可持续发展，弥补国家在乡、镇、村庄建设档案管理方面的空白，城乡建设档案法制建设工作应与时俱进，及时尽快出台具有地方特色、便于实际操作的地方性法规。

三是长沙市“两型社会”建设和城乡一体化建设的需要。近几年来，长沙市城乡一体化建设步伐越来越快，特别是随着长株潭“两型社会”建设的推进，长沙市的城乡建设掀起了新一轮高潮，以先导区建设、地铁建设、过江隧道建设、长株潭轻轨建设为标志，一大批超大规模的建设工程陆续上马，对长沙市城乡建设档案管理工作提出了更高的要求。考虑到城乡建设档案工作在城乡一体化建设和城乡经济社会和谐发展中的重要作用，长沙市有必要通过地方立法方式，使城乡建设档案管理工作适应城乡建设的步伐和要求，更好地为长沙市“两型社会”建设和城乡一体化建设服务。

3　准确掌握《条例》的内容，是正确执行好《条例》的基础

本《条例》共三十一条，从立法的目的、适用范围、执法主体、法律责任以及城乡建设档案的收集、移交、保管、利用等方面进行了规范。需重点掌握《条例》中六个主要“新”亮点。

3.1　城乡统筹、和谐发展，新扩展了建设档案管理的范围。《条例》明确了城市、镇、村庄规划区的建设档案属于本条例的管辖范围。《中华人民共和国城乡规划法》出台以后，提出了城市、镇、村庄规划区的概念，而国家关于建设档案管理的其他法律法规都是在城乡规划法出台以前制定的，按照后法优于前法的原则，采用了城乡规划法中的概念，即本市城、镇(乡)和村庄规划区内的建设档案管理适用本条例。

3.2　职责明晰、管理高效，新明确了城乡建设档案的管理体系。《条例》明确了政府以及各部们对于城乡建设档案管理的职责，即市、县(市)人民政府应当将城乡建设档案管理纳入经济社会发展规划，规范城乡建设档案管理工作，保障城乡建设档案管理条件适应城乡建设发展的需要(第三条)；市、县(市)、档案行政主管部门主管本辖区的档案事业，对本辖区内城乡建设档案工作实行监督、指导(第四条第一款)；市、县(市)建设行政主管部门负责本辖区内城乡建设档案工作的管理(第四条第二款)；市、县(市)城市建设档案馆分别负责市区、县(市)城乡建设档案的接收、收集、整理、保管和提供利用等工作。县(市)范围内的市级以上重点建设工程档案和跨县(市)、区的城乡建设工程档案，由市城市建设档案馆接收和管理。市城市建设档案馆应当加强对县(市)城市建设档案馆的业务指导和协调(第五条)。简而言之，就是形成了市政府领导、档案行政主管部门监督指导、建设行政主管部门主管、城建档案馆具体负责的分工明确的管理体系。

3.3　抽象规定与细致分类结合，新界定了城乡建设档案接收的管理范围。对城市建设档案馆接收和管理的城乡建设档案范围，在《条例》中是作相对抽象的规定还是详细具体的规定，立法过程中进行了深入探讨。一方面，作为地方性法规，理应对上位法的抽象规定加以细化，便于实际操作，体现地方特色；另一方面，社会不断发展，新的城乡建设档案类型不断涌现(如农民安置房、高铁、地铁工程档案等)，使得更为具体的细致分类难以做到，且过于细致的规定最后反而可能成为城乡建设档案管理工作的禁锢。综合考虑，《条例》选择了一种折中的方法界定城、乡建设档案的范围，即在建设部《城市建设档案管理规定》第五条和国家档案局《城市建设档案归属和流向暂行办法》第五、六条规定的基础上，结合长沙市城乡建设档案工作的实际情况，规定城市建设档案馆接收和管理勘测档案、规划档案、建设工程档案、建设基础资料及其他按照国家规定应当归档的城乡建设档案(第六条)，并对上述城建档案类型又进行了适当的细化分类(第七、八、九、十二、十三条)。

3.4　创新和细化了城建档案移交、收集程序的新要求。对于城市建设档案移交和收集的程序规定，《条例》根据《中华人民共和国城乡规划法》第四十五条第二款、建设部《城市建设档案管理规定》第十条第一款规定，结合长沙市城建档案移交和收集工作的实践经验进行了创新和细化。规定市、县(市)人民政府及其部门组织勘测形成的下列勘测档案，勘测单位按相关法律、法规汇交行业主管部门的同时，应当在勘测成果形成后三个月内移交城市建设档案馆(第七条)；规划档案，规划行政主管部门应当自批准之日起三个月内移交城市建设档案馆(第八条)；建设工程档案，由建设单位组织勘察、设计、施工、监理等单位编制；建设单位应当在工程竣工验收备案后三个月内移交城市建设档案馆(第九条)；规划、建设、市政、交通、房地产、环境保护、风景名胜、园林等行政主管部门和园区管理机构，在实施

建设管理活动中形成的与本条例第七条、第八条相关的、具有永久保存价值的资料应当在两年内移交城市建设档案馆(第十三条)。同时，在立法技术上，《条例》并未将时限规定单列出来，而是把其和城建档案范围类别的实体性规定相结合，一一对应，这样更加一目了然，便于实际操作，也体现了地方立法的特色(第七、八、九、十三条)。

3.5　“档案安全防护，责任重于泰山”，新提出了保证档案安全的要求。《条例》对城乡建设档案的移交和收集提出了要求，保证了档案的入馆保存，但是要发挥档案的效用还必须保证档案的安全。《条例》不仅从城乡建设档案软件方面提出了要求：城市建设档案馆应当建立健全城乡建设档案的接收、收集、鉴定、整理、保管、统计、销毁、保密和提供利用等制度，保障城乡建设档案科学、规范管理(第十七条)；《条例》还从城乡建设档案硬件方面提出了要求：城市建设档案馆应当配置适宜安全保存档案的专门库房，配备恒温恒湿、防盗、防火、防渍、防磁、防有害生物和防污染等必要设施，保证城乡建设档案的安全(第十八条)；同时，鉴于近年来我国发生多起严重地质灾害，该地的城乡建设档案也遭到损毁，使灾后重建的难度加大。为了避免这种情况的发生，《条例》规定了对电子介质形式的建设档案进行异地备份保存(第十九条)。

3.6　行政处罚与信用管理结合，创新了行政执法上的法律手段。《条例》严格依照《中华人民共和国档案法》第二十四条、《建设工程质量管理条例》第五十九条、第七十三条等法律法规制定了处罚条款，对城市建设档案馆及其工作人员损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供城乡建设档案的行为(第二十七条)、建设单位未按规定向城市建设档案馆移交档案的行为(第二十一八条)规定了相应的法律责任。

需要特别说明的是，由于建设单位未按规定移交档案、编制单位移交的档案不真实、不完整的行为带来的后果很严重，《条例》在上位法规定的处罚幅度内，借鉴湖南省和长沙市建设工程信用管理的成功经验进行了立法创新，规定了建设单位未按规定向城市建设档案馆移交档案的，由建设行政主管部门责令限期改正；逾期未改正的，处一万元以上五万元以下罚款；情节严重的，处五万元以上十万元以下罚款，并记入建设行为不良信用记录；规定了城乡建设工程的勘测、设计、施工、监理、建设单位编制的档案不真实、不完整，且逾期未改正的，由建设行政主管部门记入建设行为不良信用记录。(第二十八、二十九条)。

4　扎实工作、强化管理、全面推进，是全面贯彻实施好《条例》的关键

《条例》作为规范城乡建设档案管理的一部地方性法规，明确了行政机关与行政相对人的权利和义务关系，体现了长沙市政府对城乡建设的管理职能。因此，全面贯彻实施《条例》，遵守好、执行好这部法规，需要我们共同努力。

城市建设档案管理规范篇（2）

中图分类号：K206 文献标识码： A

前言

城市建设档案的信息内容主要为城市建设施工中形成的文字、声像等重要信息，其中涉及城市建设管理信息、城市规划信息以及城市发展历史等重要内容，这些信息对城市的发展具有重要作用，是实现城市长远发展的重要保证。随着计算机技术、网络技术以及信息技术的发展，数字化出现在城市建设档案管理中，电子档案的出现有效提高了归档工作效率，实现了归档工作的及时性目标，利用电子档案可以实现信息快速查找的目标，利用网络系统可以实现档案信息共享。但是，城市建设电子档案归档与管理上还存在一些问题，这些问题对档案归档和管理的质量形成了极为不利的影响。所以，烟台市城市建设电子档案归档与管理工作中，要采取科学的方法，保证电子档案的质量。

一、烟台市城市建设电子档案归档与管理存在的问题及现状

随着数字技术的快速发展，加速了信息化时代的到来，城市建设档案在城市建设中发挥着非常重要的作用，将数字技术运用于城市建设档案记录和管理工作中，出现了城市建设的电子档案。传统实物档案无法适应信息化时代的要求，电子档案替代事物档案，实现了档案高效率利用的目标。但是，目前，档案管理模式开发中，过于重视实体的开发，忽视了电子档案管理系统的开发，管理系统的功能简单，难以展现出电子档案管理信息化的重要作用。电子档案管理中缺乏完整的信息管理模式，城市建设电子档案难以发挥其在城市建设中的重要作用，国家政策对探究电子档案的支持，进一步推动了电子档案归档工作的进展，为电子档案归档和管理的发展创造了机会。

（一）未充分贯彻电子档案归档和管理的相关规定

随着电子档案被广泛应用于各个领域，使得档案研究人员将理论研究转向电子档案领域，为城市建设电子档案归档工作的顺利开展奠定了坚实的理论基础。要对电子档案进行全程管理，必须依赖先进的信息技术，而传统事物档案管理不需要信息化技术，在城市建设档案归档中采取传统的实物归档模式，难以实现全程管理的重要目标。现阶段档案归档和管理人员尚未高度重视电子档案，未对电子档案形成正确的认识，部分城市建设归档工作人员的实际操作能力比较差，无法为电子档案归档工作提供保障。

目前，烟台市城建档案馆已经建成了数字化档案处理平台，形成了以城建档案管理网络化建设为基础，以城建数字信息资源建设为核心，以档案信息资源的集成、可视化利用为目的，实现内部信息资源的共享，实现城建档案业务的科学化、规范化和一体化管理，提高了城建档案管理和决策的水平、服务质量和工作效率。但是，实际工作过程中，烟台市部分县市区城市建设档案管理电子档案归档工作开展地不尽如人意，电子档案归档工作没有严格按照相关规定，归档工作质量难以得到保证。

（二）缺乏高水平的电子档案归档技术

电子档案的应用处于探究阶段，缺乏具有可行性的技术方法，城市建设电子档案归档及管理中缺乏技术指导，一定程度上增加了电子档案归档和管理工作难度，难以充分发挥出电子档案在城市建设档案归档和管理中的重要作用。

（三）缺乏完善的信息资源

有效利用城市建设档案信息，可以为城市各个领域工作的开展提供支持。但是，现阶段城市开展建设工作并没有充分利用档案信息。电子档案管理观念没有得到普遍实现，无法对电子档案进行及时的监控的管理，电子档案中信息的准确性无法得到充分的保障，为档案信息使用者和电子档案管理者增加了难度。

（四）电子档案质量有待提高

城市建设档案的载体和信息之间有可分离型和可操作性等特点，使得电子档案信息的真实、完整和准确难以得到保证，尤其是档案信息经常变动的建设工程，无法保证信息的有效性。除此之外，城市建设电子档案相关数据库建设不全面，不利于城市建设档案的全面管理。

二、加强烟台市城市建设电子档案归档和管理的有效措施

（一）规范电子档案管理工作

城市建设电子档案归档和管理中要保证标准化和规范化，这也是加强城市建设电子档案归档和管理的基础，能够保证电子档案管理有序、高校的发展。为了做好城市建设电子档案管理标准化和规范化工作，应该在工作中贯彻相关法律法规，按照相应标准进行归档和管理工作，可以保证电子档案的完整、安全。现阶段，我国已经出台了一些档案信息化方面的标准和制度规范，例如《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/117-2007 ）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31―2005）等制度，所以，城市建设电子档案归档和管理工作中必须根据这些制度、规范严格要求工作质量。除此之外，城市建设电子档案归档以及管理中，必须依据相关规范、制度，制定出符合我市实际情况的规章制度，规范我市城市建设电子档案归档和管理工作，保证电子档案归档和管理工作有序、正常进行。

（二）加强城市建设档案管理中的软硬件建设

电子档案对软、硬件设备的要求比较高，硬件设备是电子档案管理系统运行的平台，也是城市建设档案信息化的重要基础，只有对硬件环境进行优化，才能为城市建设电子档案归档和信息资源管理提供充分的保证。硬件设施主要包括：计算机、网络环境、主机以及存储等。要实现城市建设档案的信息化，必须优化软件系统，建设相应的数据系统，保证城市建设电子档案的真实性和安全性，实现电子档案信息的安全移交和归档。所以，在建设电子档案管理系统的同时，还应当加强信息查询、整理以及利用功能的建设，实现电子档案信息与载体统一的重要目标。软、硬件系统的优化以及有效使用，可以有效提高城市建设电子档案归档和管理质量。

（三）提高电子档案归档和管理队伍的整体水平

首先，增强城市建设档案归档和管理人员的电子档案意识，使他们对提高电子档案归档和管理形成正确的认识，充分调动工作人员工作积极性和主动性；其次，电子档案主要依赖于计算机系统，这就要求工作人员必须具备计算机操作能力、因此，要对他们进行专业知识培训，培训内容包括：计算机专业知识、建筑专业知识、以及档案管理相关理论知识，促进档案管理人员的全面发展，提高电子档案归档和管理队伍的整体水平，从而增强对电子档案的归档和管理。除此之外，要将电子档案作为城市建设工作的核心，在电子档案形成的过程中，加强形成过程控制，避免电子档案遗漏重要信息，并建立统一标准的电子档案归档技术，保证电子档案生成的标准自动化，为电子档案相关数据信息的准确性和真实性提供保障，从而从分发挥电子档案在城市建设中的重要作用。电子档案在城市建设档案归档和管理中的运用，可以实现角色互换，使工作人员的工作由被动转变为主动，激发工作人员工作积极性。

结束语

综上所述，加强城市建设电子档案归档和管理，可以充分发挥出电子档案在城市建设中的重要作用，实现档案归档和管理的数字化，可以有效提高工作质量和工作效率，为城市建设提供理论依据。现阶段，烟台市城市建设电子档案归档和管理中还存在一些问题，只有充分认识到它的重要性，及时采取科学、合理的办法解决这些问题，才能使电子档案在烟台市城市建设档案中得到有效应用。

参考文献：

[1]徐祖宏.城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012，（27）.

[2]刘宏伟.浅议城市建设中建筑工程施工技术资料归档管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012，（26）.

城市建设档案管理规范篇（3）

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

1.城市建设档案管理信息化建设存在的突出问题

（1）缺乏组织领导。在信息化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。（2）传统惯性制约。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。（3）档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。（4）缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。（5）缺乏人才。城市建设档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

2.城市建设档案管理信息化建设的几点建议

（1）要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理信息化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

（2）积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保信息化建设的顺利进行。

（3）建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

(4)是建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理信息化提供法律依据。

(5)加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案信息化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。第一，要按照建设规划要求及政府电子政务建设的总格局，促进将城市建设档案信息化建设与政府电子政务建设同步协调发展。第二，要继续加大经费投入，加强城市建设档案馆信息化基础设施建设，` 构建城市建设档案网络平台。第三，继续建设和完善城市建设档案信息网络，以社会需求为导向，及时把整合加工后的城市建设档案信息在网上，实现档案信息资源的社会共享，推动城市建设档案信息网络建设稳步发展。

(6)是加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理信息化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.结束语

总之，为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城市建设档案管理信息化建设的步伐，促进城市建设档案现代化的早日实现。

参考文献：

城市建设档案管理规范篇（4）

中图分类号: G270 文献标识码：A

一、城建档案管理信息化建设现状分析

1、传统惯性制约。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。

2、档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

3、缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

4、缺乏组织领导。在信息化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。

5、缺乏人才。城市建设档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

二、城市建设档案管理信息化建设的对策

1、建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理信息化提供法律依据。

2、建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

3、加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案信息化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。第一，要按照建设规划要求及政府电子政务建设的总格局，促进将城市建设档案信息化建设与政府电子政务建设同步协调发展。第二，要继续加大经费投入，加强城市建设档案馆信息化基础设施建设，` 构建城市建设档案网络平台。第三，继续建设和完善城市建设档案信息网络，以社会需求为导向，及时把整合加工后的城市建设档案信息在网上，实现档案信息资源的社会共享，推动城市建设档案信息网络建设稳步发展。

4、要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理信息化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

5、是加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理信息化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

6、积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保信息化建设的顺利进行。

参考文献：

城市建设档案管理规范篇（5）

我市城建档案管理部门依据国家、省、市颁发的有关城建档案管理法律法规和规章，结合工作实际，加强了本地区规范性文件的编制与修订工作。市城建档案馆结合实际工作，制定了《*市城市地下管线工程档案管理办法》，通过与市法制办、规划局、建设局等相关职能部门及专业管线管理部门的沟通、协调，召开了多场座谈会，目前该《办法》已经被列入20*年度出台计划。

二、落实法律法规，丰富馆藏资源。

上半年，签订《建设工程档案报送责任书》256份，出具《建设工程档案专项验收意见书》202份，出具《建设工程档案接收证明书》138份，建设工程档案“两书一证”管理制度得到了较好地贯彻和落实。我市城建档案管理部门积极履行城建档案工作的检查、指导和监督职能，共开展城建档案业务指导200余人次，组织业务辅导、培训10场次，受训近200人。上半年接收各类城建档案7600卷，照片1500张，录像资料2200分钟，较好地丰富了馆藏资源，履行了管理职责。

二、履行管理职能，提高整体水平

我市城建档案管理部门认真对照《城建档案馆目标管理考评内容和评分标准》，努力规范城建档案管理工作，提高城建档案服务水平。改进和完善了业务管理程序和操作流程，加强对城建档案形成单位文件材料的形成、积累等前端控制的指导。加强了对馆藏档案整理、组卷、编目、排架的规范化工作，确保库藏档案管理达到科学、合理、规范。强化了对村镇建设档案工作的长效管理，认真开展对村镇建设档案管理工作的检查、督促，进一步规范村镇建设档案管理工作。

四、加强声像工作，建立记忆工程

城市建设档案管理规范篇（6）

1 城乡建设一体化下城建档案面临的突出问题

城乡建设一体化进程已经形成了许多新的具有保管和利用价值的建设档案。城乡建设一体化，尤其是新城镇、 农村集中居住区的建设，在某种形式上新城镇建设已经形成了很多新的“城市”，具备了城市的一些特点和功能，甚至个别乡镇还超过了许多县城驻地、小城市，形成了许多已经具有很高保管价值和利用价值的建设档案；农村集中居住区建设在某种程度上一定范围内也具备了城市社区组织的雏形，其建设档案也有一定保管和利用价值。比如一些城乡一体化发展试点，其中人口向城镇集中、工业向园区集中等政策使城镇、工业园区形成了大量、丰富的有保管和利用价值的城建档案， 这就要求城建档案管理机构必须加大管理力度，切实保管和利用好这些档案。 城乡建设一体化，从规划、建设和管理方面， 都需要提供高效、完整、准确的城乡建设档案资料，都对村镇档案保管和利用提出了新的客观要求，但是村镇档案无序、松散、被动的管理现状，使大量新出现的“新城镇、新社区、新园区”的建设档案没有得到应有的重视和良好管理，致使城乡建设档案的利用价值大打折扣，难以承担起为城乡建设一体化发展服务的重任。

2 城乡建设一体化下城建档案发展的思路和想法

2.1 建立城乡建设档案一体化发展的新思路

城乡建设一体化要求城乡建设档案也要一体化，也要按照一体化发展的思路去看待问题和解决问题。实现城乡建设档案的一体化管理、一体化服务，不仅仅是目标，也是城乡建设档案的现实需要，要摒除只重视城市建设档案，不重视村镇档案的旧观念。城乡建设一体化的目标是实现城乡之间的共同进步，弥合城乡之间的差别，促进城乡经济社会各方面的共同发展。城乡建设档案也要紧跟这一形式，适应城乡建设一体化发展的需要，逐步实现城乡建设档案的无差别化，为城乡建设提供一样的优质高效和完整、准确的城乡建设档案。

2.2 构建促进城乡建设档案一体化管理的法制保障体系

城乡建设档案一体化管理必须按照法律法规的要求去做，建立城乡建设档案一体化发展的新思路必须得到法律法规的认可和切实保障。从法律的角度说，首先，要正名，名称要由城市建设档案馆（处、办）改成城乡建设档案馆（处、办）；其次，要扩展管理范围，由城市规划区范围扩展到城乡规划范围，也即需要规划的城镇、园区、农村集中居住区都要包括在管理范围；第三， 要出台相关法规和文件，切实规范城乡建设档案的一体化管理。城乡建设一体化的目的是为了实现“乡”与“城”在基础设施建设和公共服务方面的均等化，享受共同的待遇和服务。所以，城乡建设档案的一体化管理必须有章可循，必须以提高乡镇档案的综合管理水平和服务水平为重点，必须以法律法规的形式予以明确各方的责任和义务，真正构建起城乡建设档案一体化管理的法制保障体系，使乡镇建设真正享有城乡建设档案一体化管理的益处。

2.3 创新城乡建设档案一体化管理的机制

城乡建设档案一体化管理必须符合城乡现实，必须尊重客观规律，不能盲目的、不切实际的去做。按照国内现有的管理体制，由各地市城市建设档案管理机构直接管理村镇档案不太现实，由各县级城建档案馆 （处、办）作为乡镇档案的管理主体更为实际。但是县级城建档案管理机构普遍存在管理机构不够健全、管理制度不够完善、管理技术相对落后、管理能力相对不足等缺陷，不能独自承担起城乡建设一体化管理的重担。要想实现城乡建设档案一体化管理的目标，还需地市级城建档案管理机构扛起大旗，加强对县级城建档案管理机构的领导和支持，协调处理好各自的管理范围和职能，优势互补，资源共享，共同促进城乡建设档案的一体化发展。

2.4 全面实现城乡建设档案的一体化服务

城乡建设档案一体化发展不能忘了城乡建设档案的服务功能。可以说，正是因为城乡建设一体化发展对城乡建设档案的需求促进和决定了城乡档案一体化发展的进程。所以正视城乡档案一体化服务的重要性，才是城乡档案一体化发展的根本。只有全面实现了城乡档案一体化服务，才能做好城乡建设档案一体化管理工作，才能以更实际的工作促进城乡建设一体化，让城乡居民共享城乡建设一体化带来的实惠和好处。

3 城乡建设一体化下城建档案发展应注意的问题

3.1 城乡管理的协调问题

城乡建设档案一体化管理不应该成为利益之争，也不应该成为互相扯皮的理由。必须处理好市县之间的管理权限和服务能力的问题。比如，在具体业务管理上，市级城建档案管理机构只进行行业监管，由县区级管理机构主抓乡镇档案管理；在保管和服务上建立技术合作机制，如果县级城建档案管理机构不具备一定档案保管和开发利用能力，就由市级城建档案管理机构提供档案保管和开发利用服务。

3.2 乡镇档案管理的特殊问题。

城乡建设档案一体化，第一要重视乡镇档案的管理工作，要严格按照城建档案管理程序备案乡镇建设档案，把好审批关，把应该收缴的乡镇档案都收缴上来；第二，要抓好乡镇档案的业务指导工作。乡镇建设存在许多不规范的情况，要重视乡镇建设单位、施工单位等相关建设档案管理人员的业务培训和指导工作，帮助他们尽快提高业务水平,提供合格的建设档案。

3.3 地下管线档案的管理和利用问题

城市建设档案管理规范篇（7）

一、基本情况

近年来，市城建档案馆坚持树立和落实科学发展观，紧紧围绕我市城市建设中心工作，认真贯彻落实国家有关法规规定及标准规范，不断强化城建档案的接收、保管和利用，较好地完成了各项任务，20__年，被##省档案局评为“##省特级档案馆”。

（一）档案整理业务指导力度不断加大。严格依法执行档案移交合同制度、档案整理跟踪指导制度、竣工档案验收制度等，确保了工程档案整理及时、准确、规范和完整。20__年，按照市援川工作前线指挥部的有关要求，制定了援川永久性住房档案建档和接收标准。至20__年底，共签订工程竣工档案移交合同书528 份，对1512人次给予了日常档案整理指导。定期举办档案整理培训班108期，培训人员986人。

（二）档案进馆管理不断规范。严格执行进馆档案分类、整理、编目、入库等制度，制定了《##市城市建设档案分类大纲》，开发运行了库房智能化综合管理系统、档案资料计算机检索系统，加强了库房的用电、清洁、除湿、消防等管理，制定了《##市城市建设档案馆防灾救灾应急预案》。至20__年底，馆藏档案共有2.8卷、底图5万多张。

（三）管线档案管理不断加强。开展了市区地下管线普查，开发建立了“##市城市地下管线信息系统”，建立了地下管线探测和动态管理机制。提请市政府出台了《##市地下管线工程档案管理办法》、《关于加强城市地下管线工程档案管理的意见》，购置配备了一批探测设备和仪器，市区地下管线补测补绘工程被列为市委、市政府为民办实事项目之一并已启动。至20__年底，完成管线探测总长3656公里、地形图2400幅、管线图2600幅。

（四）声像档案管理不断拓展。跟踪拍摄了市五大班子领导检查城建工作和重点工程等50多个重要活动，对##公园建设、幸福公园建设、城中村改造、国际人居节等进行跟踪拍摄。与市电视台合作完成了重点工程系列报道20期。组织了悦海公园申报“##省人居环境范例奖”、海草房申报“中国历史文化名村”等影像资料收集整理。至20__年底，共形成录像资料210盘、1万多分钟，照片7000多张，取得了一批编研成果。

（五）档案利用水平不断提高。不断强化档案利用和服务意识，优化查档条件，为党政机关、企事业单位和个人提供优质高效的查询服务。积极利用馆藏资源参与了《##市建设志》的编纂工作。至20__年底，先后提供查档服务1000人次、档案6000多卷、底图9000多张、地下管线综合图4000多幅，较好实现了档案的价值，产生了良好的经济和社会效益，受到查档人员和单位的好评。

（六）内部建设和管理不断强化。认真组织干部职工学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，严格遵守党风廉政建设若干规定。修订了《##市城市建设档案馆工作规范》，编印了《城建档案管理工作规范性文件汇编》，对办公区域供暖、供水、污水、楼顶、墙面等进行了改造和整修。积极参加了上级部门组织的有关捐款捐物和帮扶工作。

二、存在的主要问题

（一）依法行政意识不够强。法规建设相对滞后，至今没有出台我市的城建档案管理办法，我市已经出台的地下管线档案管理办法需要抓紧修改完善。行政许可意识相对淡薄，建设工程竣工档案的审查验收虽然列为基本建设程序的一环，但是没有被看做是一项重要的行政许可来实施。对市区城建档案管理的依法指导、督导和检查相对较少，依法处罚的力度不够。

（二）管线动态管理范围、手段和措施跟不上。随着城市建设步伐的加快，建成区范围不断扩大，城市地下管线建设不断扩展，而馆内在技术力量、探测设备、软件系统、交通工具等方面还存在不足，特别是随着##工业新区、初村新区等园区的开发建设，未能及时将其纳入探测和动态管理范围。

（三）信息化建设较为缓慢。目前，馆内的信息化建设只

有地下管线信息系统、计算机检索系统等，没有一套统一、完整、科学、规范的对内对外信息化工作平台和网络，与建设“数字城建档案馆”的要求还有不少差距，与接收建设电子文件与电子档案管理的要求还有不少差距，与提供高效优质档案服务的目标还有不少差距。

（四）声像档案管理相对薄弱。目前的城建声像档案管理设备大部分购置于1992年至20__年，照相机、摄像机、声像编辑系统等设备严重老化，技术严重落后，大部分已无法正常运行，不能及时跟踪记录、传递、编研、宣传城乡建设动态和成果。没有专用防磁设备，给声像档案资料的存放管理带来安全隐患。

（五）档案利用和服务水平需要提升。档案利用和服务意识需要进一步加强，档案查询服务态度、服务场所需要进一步优化，档案查询工作流程、档案利用反馈机制、地下管线信息系统共享机制等需要进一步建立、改进和完善。

（六）内部建设和管理需要不断加强。办公区域以及档案库房的消防安全设施配置不符合国家有关法律法规，需要抓紧建设和改造。各项规章制度需要进一步修改和完善。档案工作人员队伍整体素质需要进一步提高。

三、下步工作措施

城建档案管理工作以科学发展观为指导，紧紧围绕建设中心工作，以创新促发展，以科技促进步，以机制促规范，以服务促提高，不断强化城建档案的接收、保管和利用，为建设世界精品城市、打造人居福地做出应有的贡献。

（一）贯彻国家法规和行业标准，提高档案报送和接收指导水平。不断强化城建档案管理是一项重要的行政许可意识，是基本建设程序的重要一环意识，认真执行《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》以及《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等，积极争取上级主管部门和相关单位配合，实行工程档案的全过程管理，把好“四关”，即在工程开工前把好档案移交合同签订关，在工程施工中把好跟踪指导、现场指导、上门指导关，在工程竣工前把好预验收关，在工程竣工后把好验收关，不断提高工程竣工档案的移交率、规范率和完整率。草拟《##市城市建设档案管理规定》，并按程序提请市政府出台。积极开展城建档案管理执法检查活动，依法严肃查处不按规定报送城建档案的行为。按有关要求做好援川永久性住房档案建档归档的有关工作。

（二）实施为民办实事项目，提高地下管线档案管理水平。市区地下管线补测补绘项目是市委、市政府20__年为民办实事项目之一，目前已经启动并顺利进行。主要工作是完成市区范围内供水、雨水、污水、路灯、燃气、热力、电力、电信、有线电视等管线的补测补绘，具体包括工业新区管线普查；高区双岛湾以东区域管线补测补绘及双岛湾以西区域管线普查；经区华能电厂以西区域管线补测补绘及华能电厂以东区域管线普查；市中心区管线补测补绘。要抓调度、抓进度、抓质量、抓监督、抓验收，确保工程按时完成，实现市委、市政府为民办实事的目标。提请市政府修改出台《##地下管线工程档案管理办法》。积极与规划、城管、市政等部门建立管线管理联动工作机制。

（三）开展部分馆藏档案数字化，提高档案信息化建设水平。认真贯彻建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，把城建档案信息化建设纳入到我市建设事业信息化建设和城市信息化建设、电子政务建设的总格局中，按照“统筹规划、重要先行、先易后难、利用优先”的原则，以部分馆藏档案数字化为突破口和抓手，计划先对现有2.8万卷馆藏档案中的20__卷重点工程竣工档案实施数字化，开发和升级管理软件，配置硬件设备，建立数据库，并以此为依托逐步全面促进城建档案信息化建设工作的开展，最终实现建设“数字城建档案馆”的目标。

城市建设档案管理规范篇（8）

中图分类号：G271文献标识码： A

引言

城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，是城市发展的真实记录。随着我国社会经济的发展，城建档案工作的外延和内涵也不断拓展和深化。加快新型城镇化建设新形势下，应积极探索新形势城建档案管理工作的出路。

一、城建档案的作用

1、是城市规划的依据

城市规划是对城市各种要素、现状条件和基本特点等方面的动态变化进行全面、综合、科学的预测和设想，通过论证制定规划的方案，经审批后付诸实施。城建档案为城市规划基本建设提供了有力依据，不仅能缩短规划设计时间，也能大大缩短施工期，全面提高了工作效率，随着今后新型城镇化建设工作的开展，城建档案的依据性还将进一步加强。

2、是城市建设的基础

城建档案是城市建设发展过程的真实记录，是具有长期和永久保存价值的城市建设档案资料，也是城市建设和维护工作必不可少的重要依据，为城市拆迁、修建、扩建工程各方面的工作提供大量真实准确的数据，特别在城市的防灾、抗灾、救灾等方面发挥着不可替代的重要作用。有效地利用城建档案，能促进城市建设顺利有序的健康发展。反之就会造成不可估量的损失。

3、是城市管理的凭证

随着城市的飞速发展，城市的现代化建设突飞猛进、日新月异。如今的城市地上高楼林立，铁路、道桥纵横交错;地下给排水、煤气、通讯、人防等工程管线密集如织。要对这些城市基本设施实施有效的管理与维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案做依据。城建档案资料提供的可靠依据和凭证有着不可替代的重要作用。它完整、齐全、准确与否直接影响着人民生活的正常进行，因此要做好城建档案的收集、归档工作。发挥城建档案的社会服务功能，满足社会广大群众对城建档案利用的需求。

二、城建档案管理存在的问题

1、法规制度不健全

档案管理法制建设不健全，致使城建档案管理工作陷入困境。在城建档案管理中，城建档案执法细则有待进一步完善，档案管理法制建设不健全制约着城建档案事业的发展。《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线档案管理办法》等规划建设专业法规的相继颁布实施，从法律法规条款上进一步对城建档案工作给予了支持，同时也拓展了城建档案的服务地域和范围，如：城市、乡村都纳入了城建档案的业务范畴，随着新型城镇化进程的加快，相应的城乡建设档案管理工作实施细则尚无进一步修订或完善。另外，城建档案管理的法律意识较低，使得城建档案的行政执法工作比较被动，也造成了城建档案管理法制建设的不健全。

2、业务管理不够规范

城建档案的工作环节主要表现在收集、整理、鉴定、保管、开发、利用等方面，但在实际操作过程中，由于受经费和人为因素的制约，普遍反映在管理制度不健全、库房建设不标准、业务建设不规范、档案保护措施不利、服务对象狭隘等诸多问题上。这些不同程度地影响了城建档案工作向主动服务转变及实现城建档案数字化的进程，阻碍了城建档案工作向现代化信息化发展的速度，也不符合社会经济和城市建设的要求。

3信息化工作滞后

在城建档案管理的过程中，信息化建设的现状不容乐观。具体说来，城建档案管理信息化薄弱主要表现在三个方面，一是城建档案管理的信息化建设的观念亟待转变。在城建档案管理信息化建设中，由于管理人员的信息化意识不足，在城建档案管理实际工作中没有发挥信息化的优势，仍然停留在传统的城建档案管理的阶段，不利于现代城建档案管理工作的进行。二是城建档案管理信息化的硬件软件投入滞后。在城建档案管理工作中，由于对信息化建设的硬件投入不足，使得城建档案管理的硬件设施落后。三是城建档案管理的软件系统开发过于缓慢。以上情况的也制约了城建档案与城市建设的同步协调发展。

三、加强城建档案管理的对策

1、注重对城建档案的宣传教育

加强城建档案工作管理，首先必须提高人们的档案社会意识，消除重建设轻档案，重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的发展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，用城建的有效利用事实去说话，作为一名基层城建档案工作者，我们必须清楚的看到档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节，规划资料不归档，建设施工不查档，建设完毕不建档，城建管理不用档等现象，以上都是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映，都不利于城建档案的管理和今后的发展，城建档案馆要在抓好对社会宣传教育的同时，组织作好对建设系统内规划、市政、建管、园林、村镇、人防等专业管理单位及城建档案基层管理人员的培训教育，形成城建档案管理网络，让全社会都了解、支持城建档案工作，这也能充分提高城建档案馆的社会地位和知名度，利于城建档案管理工作的持续发展。

2、建立健全管理机构和制度

城建档案是城市建设活动的真实历史记录，是在城市规划、建设及其管理相关活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、照片、影片、录像等不同载体和形式的真实历史记录。随着新型城镇化化进程的加快和城市化水平的提高，城建档案作为城乡建设的重要档案的永久保管基地和信息中心，在城乡建设活动中起到了不可替代的重要作用。城建档案管理机构的建立和管理体制的健全，是城建档案管理工作的前置和保障。我们莱州市作为县级市城建档案馆成立于1989年，城建档案管理工作开展较早，隶属莱州市住房和规划建设管理局，经费、人员、设备配备比较齐全，法规制度建立健全，城建档案管理包括接收、整理、著录、利用等业务基础工作到建设竣工档案及竣工图、地下管线综合系统图的审验、近几年全面执行国家和行业标准《城建档案业务管理规范》CJJ/T158-2011、《城建档案著录规范》GB/T50323-2001、《建设工程文件整理归档规范》GB/T50328-2001、《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003等，城建档案各项业务工作逐步完善和加强，城建档案馆加挂了城市建设信息中心、城建档案管理办公室两块牌子，城建档案体制实现管理服务三位一体，同时健全各项业务和内部管理制度，城建档案管理与服务工作齐头并进。

3、加强城建档案的信息化建设

信息化和新型城镇化要求我们不断创新城建档案管理模式，加强城建档案数字化工作，实现城建信息现代化管理是我们的工作目标。各级各地城建档案馆都应将城建档案信息化建设作为当前和今后一个时期城建档案事业发展的战略任务。近年来，各地市城建档案管理机构根据建设部关于城建档案信息化和数字化建设的要求和城市建设的快速发展不断加大投入，在作好各项业务工作的基础上，加强计算机软硬件的配备，不少地方已经进行计算机连结上网，实现城建档案信息快速传输检索和利用。城建档案信息化建设是今后城建档案工作的发展方向，要求我们基层城建档案工作者根据本地城市建设发展的实际和城建档案管理现状，做好适合本地情况的计算机软件的选用和设计，逐步摸索城建档案数字化管理的模式，具体作好综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能的维护和运行，现阶段作为我们县级市在运行初期主要任务是作好城建档案信息管理系统的构建，建立规划、建筑、管线、市政基础设施等各专业数据库，作好基础数字化工作，为今后信息化工作的深入开展打下坚实的基础。为了应对城建档案信息多元化的挑战，需优化传统的服务方式。我们要根据社会各界和城市建设的需要，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出专题信息成果进行提供利用，利用城建声像档案的优势，用专业主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同与以往有声有色的主动服务。

参考文献

[1]高明波.现代化城建档案管理特点及实现途径[J].中小企业管理与科技(上旬刊).2011(04)

[2]于静.以科学发展观指导城建档案管理工作[J].城建档案.2011(02)

城市建设档案管理规范篇（9）

中图分类号：TU990.3文献标识码： A 文章编号：

地下管线是城市基础设施的重要组成部分，是城市生存和发展的“生命”线。在城市建设过程中，无论是进行地上建设还是地下建设，都必须搞清地下管线的状况。建立完整、准确的城市地下管线档案及其管理系统，是加强城市基础设施管理，更好地为城市建设服务，为城市人民生活、生产服务的一项功在当代，造福子孙，既有现实意义又有历史意义的工作。

城市地下管线工程档案现状

这些年随着城市建设的发展，各种管线也不断增加。但是，由于地下管线情况不明，底数不清，在施工中挖掘地下管线，造成停水停电、通讯中断等事故理有发生，经济损失较大，严重影响了人民群众的生产生活和生命财产安全。同时还严重影响城市地下管线的规划、设计和施工，既增加了建设单位不应有的负担，又拖延了规划部门的审批时间。这主要是因为：

1、地下管线分散管理，缺乏协调和配合。目前，城市地下管线主要包括供水管、排水、排污、供电、燃气、路灯电缆、电话电缆、移动通讯、有线电视、有线网络、输油管道、工业运输通道、人行车行地下通道、排洪、人防工程等等。各类地下管线，基本上由各产权单位进行封闭式管理，较为复杂，这种多头敷设管理地下管线的状况，造成城市道路挖了填，填了又挖，极为混乱。另外，管线档案的保存也是五花八门。城建档案馆保存有一部分，规划部门又有一部分，测绘部门也保存一部分等等，各管线产权单位同时也有各自专业的管线档案，行业之间、企业之间、各单位之间的地下管线档案极少交换。各单位对这些档案信息的管理也是参差不齐，造成成档案利用困难重重。

2、各管线形成单位重复投资，浪费严重。为了摸清管线情况，有效利用地下管线档案，各供水、供电、电信等专业管理单位都积极开发和建立自己的专业管线管理系统，形成多头研制、多头开发，造成重复投资，浪费严重。这种多头管理的局面，由于缺乏集中统一管理，不能做到资源共享，反而造成相互间破坏，是引起地下管线事故的根源所在。

3、管线档案收集难度大。虽然建设部有明文规定管线档案的保管移交，但在实际工作中仅有部分专业管线管理单位和建设单位按规定向城建档案馆报送管线工程档案资料，大多数单位却不按规定办。1999年全国取消档案保证金后，管线工程档案的进馆率更低。

4、管线档案资料不规范，各种管线资料难以衔接综合。从接收进馆的管线档案的情况看，一些档案的编制还很不规范，如坐标没有或不明确，无法反映地下管线的准确位置，更无法输入计算机进行数据管理。另外，各产权单位各有各的坐标、高程进行测量和编制竣工档案，使各种数据计算机管理系统中无法衔接，编制综合管网图存在很大困难。

解决城市管理档案管理不规范的必要性、紧迫性

目前，城市的道路地下有十几种管线，各种管线的敷设密度较高，上下交叉的可达8层，并排敷设的更多达几十根。这些纵横交错的管线深埋地下，不代助相关档案资料很难把握基准确位置，因此，建立一套完整、准确、系统的城市地下管线工程档案系统，是城市规划、设计、施工、管理的重要依据，是关系到整个城市建设发展、维护管理的大事。

为避免地下管线事故的频繁发生，保障生产和人民生活的正常进行，必须集中统一管理一下管线档案。随着城市建设的不断发展，集中管理地下管线档案愈来愈紧迫。城市建设行政管理部门、管线产权单位、城市建设档案馆以及各建设施工等单位一致认为，管线信息的分散管理和重复投资，给各管线相关部门带来极大不便，不能适应城市快速发展的需要，强烈要求建立全市性的乃至全国性的地下管线信息管理系统，实行地下管线档案信息的统一管理，实现资源共享。建设部2001年第90号令《城市建设档案管理规定》明确要求，各建设单位在地下管线工程竣工后三个月内向当地城市建设档案馆移交更改、漏测、报废部分的管线档案，并要求各专业管线管理单位建立统一的、权威的地下管线综合数据库，并向各管线管理部门提供无偿服务。

同各城市建设档案馆集中统一管理城区地下管线档案，有极为重要的现实意义。城市建设档案馆的集中接收和保管全市所有城市规划、建设、施工和管理工作中形成的需长期和永久保存的城建档案和有关资料，并对接收进馆的城建档案进行数字化处理，积极开发城建档案信息资源为城市提供利用服务，为城市规划、建设管理、科学研究等工作建立信息平台，逐步实现动态化、数字化管理，并建设成为全市城建档案的存储、利用、咨询和信息交流服务中心。各城市有针对性地建立和使用可视化地下管线动态管理系统管理软件，就可以对全市地下管线进行动态管理。各城市建设档案馆还担负着对全市地下管线档案进行指导、监督和检查的重任，对接收范围内的工程档案进行预验收，出具工程档案认可文件。并根据本市规划、建设、管理和科研工作的需要汇编相关资料，可持续永恒，并可实现城建信息资源的共享，有利于各部门的配合与协调，有利于档案的完整和安全，有利于城市城建档案信息的丰富，有利于档案的集中开发和利用，避免重复投资和浪费。

具体解决办法

1、健全集中统一管理机制，加大管网档案综合管理力度。由各城建档案馆集中管理地下管线工程档案，并协调各有关单位和部门的关系。新开工的所胡管理工程必须由市城建档案馆提供现状图后到规划部门统一报建。

2、实行管线工程统一验收制。由建设行政主管部门组织，各有关职能和专业部门和市城建档案馆参加，且管线档案（图纸、光盘等）必须经过城市测绘大队测试准确数字后及时移交城市建设档案馆归档。

3、开展地下管网普查工作，集中解决历史欠帐问题。建议由市建设行政主管部门牵头，市政府或相关部门出资，开展一次全市性的管线普查，并重新编制管线现状图和综合管网图及相关管线档案，对原已建成的管线工程档案进行集中统一管理。

4、在建设部有关法律法规基础上，制定城市地下管线管理法规，严格依法管理。加强地下管线的规划、建设和管理，进一步实现地下管线信息集中统一管理和资源共享的规范化、法制化。

城市建设档案管理规范篇（10）

1 引言

目前，以物联网、大数据、云计算、新媒体和增强现实为代表的信息技术迅速发展和深入应用，显现出技术支撑传统行业发展已经到了一定的高度。

在技术进步的推动下，档案学理论与实践存在两个发展的要求或趋势：其一，档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进；其二，档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方向延伸。这两个趋势必然带来档案学理论与方法研究范式的转型以及档案管理组织结构模式的演变。

然而，各个领域社会实践的不断深化与档案管理理论方法创新滞后的矛盾十分突出，主要表现在信息平台升级而应用跟进滞后、信息资源泛在而处理能力不足等方面。

1.1 信息平台升级，应用跟进滞后。目前，档案学研究与档案信息服务的物质基础、支撑条件和核心内容逐渐向知识?Y源、技术资源和理论创新的大方向转移。

传统的档案服务模式主要是档案管理部门自身通过实体档案的借阅、展览、编研和咨询等利用形式来实现自身的价值。这种实体化的档案服务模式已经逐渐远离当前经济社会发展对在线化服务的现实要求。多元化、多样化、共享化、体验化和情境化的档案信息服务呈现出呼之欲出的态势。没有信息技术的支撑，这样的档案信息服务是很难开展起来的。

1.2 信息资源泛在，处理能力不足。其一，资源的泛在性正在淡化档案收集管理业务的边界性。立档单位的职能活动已与各类资源存在愈来愈多的交集，这些资源包括基础资源、科技资源、人文资源、扩展性资源和个性化资源以及支撑这些资源配置的网络、软件和硬件所构成的硬件资源、软件资源等。档案收集管理范围和所涉及的领域愈来愈宽。

其二，资源的泛在性正在削弱档案部门机构对原生性资源的垄断性。从用户的角度看，信息资源可以从多渠道获取。信息可近性原理和用户最小努力原则表明，用户在泛在的信息空间中将存在更大的自由度，去选择更便利的途径以获取所需的信息资源。因此，档案工作面临的挑战将逐步转向信息资源供给能力的竞争上。

其三，资源的泛在性正在颠覆档案信息服务场所的固定性。信息资源的泛在性第一个表现是信息载体和信息环境的泛在性，由此产生了泛在网络、泛在知识、泛在计算、泛在智能、泛在学习、泛在研究、泛在管理、泛在服务等新的变化。就泛在学习而言，已经出现了无处不在的学习，或者说任何人在任何地方、任何时刻均能通过多样的时空、多样的方式获取多样的信息进行学习。泛在网络也极大地影响了科学研究、管理服务等活动。正因为如此，秉承传统信息资源服务优势的同时，拓展档案服务空间，形成新的泛在网络服务优势，就成为档案工作的新任务。

其四，资源的泛在性正在暴露档案信息服务能力的薄弱性。信息资源泛在性第二个表现是信息服务的长期性、可得性、直接性、移动性、交互性、融合性、情境性、体验性和主动性，信息服务的智能化水平愈来愈高。在档案管理服务部门之外，已经形成了广泛的信息获取能力、可靠的信息传递能力和高效的信息服务能力。档案信息服务能力面临更加严峻的挑战。因此，面对新压力，探索新模式，不断提升档案信息服务能力，才能跟进时展步伐。

在平台化和泛在化特征愈来愈突显的社会情境下，摆在档案工作者面前的是如何适应新的要求，转变传统的档案学思维模式，探索新的理论和应用模式，重新考察具有档案特色的核心理论，用新的视角和理念探讨档案学新的理论与方法，进行理论方法和应用的再创新。其重要意义在于面对这种多元化的信息技术与信息服务格局，通过理论与方法的创新，给更高层次的档案学研究与档案信息服务提供支撑，创造新优势和获取新发展。然而，从现有的档案学研究成果来看，还没有成熟的理论和方法能够把资源、技术、管理和服务有机地结合起来，形成系统化的理论和应用体系。

笔者认为，造成档案工作相对滞后性和能力不足的主要原因在于档案工作思维模式相对滞后和创新动力相对不足两个方面。档案学研究应当注入跨界融合模式，以更加开放和共享的理念，加强档案学理论、方法、技术和应用的交叉协同创新与跨界融合创新，逐步形成新的理论和技术应用框架。在此基础上，开展档案管理能力提升工程建设，是适应时代要求和获得自身发展的重要路径。

平台升级和资源泛在特性在智慧城市建设中表现得尤为突出。为此，本文结合智慧城市档案管理云平台体系建设，探讨跨界融合模式推进档案信息化建设的基本问题。

2 确立档案管理平台功能的中心性定位

智慧城市建设是一个系统工程，也可以说是一个复杂巨系统，或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理，以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化[1]。

智慧城市建设包含的要素非常广泛，涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设[2]。

从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看，档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此，档案部门在智慧城市建设中，具有其不可或缺性[3]。同时，具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。

2.1 智慧城市的档案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建设的一般框架，该框架突出了两个重要的支撑要素，也就是云计算平台和数据处理服务。

从智慧城市的信息集成性来看，基于跨部门和跨平台的协同环境，完成各类业务信息的标准化处理、集中统一收集和管理是其重要任务之一，档案管理部门应当成为这一重要任务的主要承担者。因此，需要将数字档案信息资源体系作为智慧城市信息资源体系的重要组成部分，确立档案管理中心的角色定位。

档案管理中心具有数字档案信息资源体系的“总库”地位，并具有维护信息的原生性和集成性的重要职能。档案管理中心通过建立网络化的“归档”为入、“利用”为出的机制，拓展中心职能，逐步发展成为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息总枢纽。

从云计算平台和数据处理服务的关系上来看，数据处理服务依托云计算平台贯穿于智慧城市运行中纵向和横向的各个层面，既包括数据感知、数据传输、数据析取、数据存储、数据访问等基础性数据获取与处理功能，也包括与业务层密切相关的数据分析与建模、可视化与决策支持、语义与元数据等数据智能处理功能。通过数据处理服务，面向应用层的各种类型应用，如城市规划、健康保险、交通运输、公共安全、环境保护、公共事业、医疗卫生、教育培训、信息公开和应急服务等提供高质量的数据支撑，从而实现社会化、智能化、便利化的智慧管理与智慧服务[4]。

在数据感知层、数据资源池层、数据处理业务层、数据支撑应用层和社会化智慧服务功能层等五个层次的智慧城市建设框架之中，档案管理工作所处的层次和角色如何进行定位，将是一个非常现实的问题。

在一般认识上，档案工作处在数??支撑应用层和社会化智慧服务功能层之间，各机关团体、企业和事业单位在自身的职能工作活动中形成的记录，机关档案部门和各级各类档案馆按照归档范围和进馆要求，进行档案的收集与管理。在此基础上，再面向各级各类的职能工作部门和面向社会开展档案提供利用工作。

智慧城市档案信息资源管理中心在技术层面上可以采取智慧城市档案管理云平台建设的思路。在智慧城市建设的总体框架下，建设两级档案管理中心，其支撑平台是智慧城市档案管理云平台。

一级中心是在数据支撑应用层中增加与各类应用相对应的档案管理中心，即云档案室；另一级中心是在数据支撑应用层之上建设档案管理中心，即云档案馆。两级档案管理中心依托“地区云”平台，形成智慧城市档案管理云平台体系。

智慧城市档案管理云平台体系可以看作智慧城市档案信息资源的云端策源地和云端聚集地，是在“地区云”基础设施建设和统一的规范标准建设的基础上，通过横向与纵向的融合设计，搭建的智慧城市档案管理云环境。智慧城市档案管理云平台体系是联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽性节点平台共同构成的平台体系，具有智慧城市线上线下（O2O）并重的档案管理职能。

档案工作既要明确这一最基本的定位，也要面向智慧城市建设，按照档案开放和信息公开原则以及纵深切入到底和横向延伸到边的原则，把共享与开放的档案信息资源管理与服务作为工作的出发点，进行制度设计和应用设计。据此开展跨界融合的智慧城市档案管理云平台建设，重塑组织和业务流程，形成新型档案信息化体系，使档案管理部门成为原生性信息的保管利用中心，才能适应云计算平台上的智慧服务对档案工作的新要求，充分发挥档案管理部门在智慧城市建设体系中的独特作用。

2.2 智慧城市的数据监管中心定位。从智慧城市的信息保障性来看，对智慧城市建设中各类业务平台中的信息流，除保证其规范化和标准化，更重要的是确保信息的原始性、真实性、可靠性、完整性、系统性和安全性。这需要在电子文件形成的前端和电子文件效用完成以后的末端，整个电子文件形成的生命周期，进行有效的和可信的控制。而这一点，正是档案部门的重要使命。

从智慧城市的数据安全性来看，需要开展基于智慧城市大数据的档案监管工作。智慧城市建设过程中除了空间信息和数字化信息，还将会持续涌现各类海量的感知信息和网络信息，这些信息共同构成了智慧城市大数据[5]。智慧城市大数据反映了智慧城市建设和运行过程中各单位以及民生工作的真实面貌，需要纳入档案业务指导与监管的工作范畴。

2.3 智慧城市的信息服务中心定位。从智慧城市的信息窗口性来看。政府信息公开是智慧城市建设中一个重要的内容。2007年国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案管理部门是政府信息公开查阅的重要场所。

从智慧城市的信息服务性来看。智慧城市建设的根本目的在于惠及民生和促进社会经济的高质量发展。因此，增强咨询服务能力是智慧城市建设中的重要任务之一。档案管理部门一旦拥有智慧城市建设中的各类原生信息资源，利用各类智能手段和方法增强咨询服务能力也就成为责无旁贷的重要工作任务。

3 确立档案管理平台建设的嵌入性定位

3.1 智慧城市综合平台的业务性嵌入。智慧城市建设的目标之一是跨领域整合各类行政业务，实现行政事务的协同化，通过开放的单一窗口实现便利化服务，提高整体工作效能和办事效率。因此，档案管理平台建设不能孤立进行，需要嵌入各类业务信息的迁移和多种业务平台整合之中，同步开展建设工作。

其一，管理层面的体系化嵌入。智慧城市建设虽然涉及面很广，但也有整体布局和分层、分级、分区域、分专业、分系统、分部门的具体规划。我国档案管理机构的设置与智慧城市建设具有体制上的一致性，可以依托基层档案管理部门按照立档?挝坏闹腔鄢鞘薪ㄉ璺桨附?立基层的智慧城市信息资源管理中心。在此基础上，按照各级各类档案事业管理机构的层级关系和指导关系建立省区市和国家层面的档案信息资源管理中心。

其二，制度层面的适应性嵌入。智慧城市档案管理云平台建设要充分利用智慧城市综合平台，以政务信息公开和档案开放原则，通过档案管理的体制机制改革与创新，完善档案信息化管理制度、档案业务管理制度、各种类型的专业档案工作制度和各类档案开放利用工作制度。

其三，技术层面的标准化嵌入。档案管理服务平台建设要采取遵从智慧城市建设的技术规范与标准体系原则，实现与智慧城市各类业务平台所具有的诸如大数据挖掘、云计算、复杂事件响应与处理等功能模块的对接。

其四，平台层面的网络化嵌入。智慧城市档案管理云平台建设可以纳入“地区云”建设规划，按资源共享、协同共建的原则，利用“地区云”建设的各类资源，包括网络资源、技术资源、计算资源、存储资源、环境资源等进行建设。

在档案管理体制、机制、标准和规范协同化建设的基础上，开展网络化嵌入设计。将档案管理平台专业化地接入智慧城市综合管理平台，建立智慧城市档案管理云平台体系。逐步实现智慧城市电子文件与电子档案的在线动态管理，包括在线收集、在线归档、在线整理、在线存储、在线鉴定、在线保管、在线统计、在线编研、在线检索、在线利用和在线咨询服务等，为开展智慧城市档案信息资源的网络化建设与管理服务提供平台保障。

通过档案管理云平台体系建设，形成跨界融合与开放共享并重的智慧城市档案管理新模式。通过管理和技术上的再创新，使智慧城市档案管理云平台在泛在网络环境下，在智慧城市生态体系之中，成为智慧城市建设的档案信息资源管理中心，联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽平台，进而发展成为智慧城市大数据档案管理的策源地和集聚地，并逐步上升为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息枢纽。

3.2 档案网络信息安全的前端性控制。加强可信电子文件安全管理制度建设和技术平台建设，进行前端控制是档案安全体系建设的重要内容。

目前，各类技术平台和业务平台在角色管理、身份识别、权限设置、访问控制、加密控制、容灾备份、入侵防火墙等技术层面的应用已相对成熟，与网络安全技术相关的规章制度、标准和规范也都比较健全。但是，有了数据安全和信息安全，并不等于电子文件和电子档案质量有了保证。因为，电子文件和电子档案除信息内容，还包括电子文件全生命周期过程中所产生的各类背景信息和关联信息，这些信息和电子文件自身内容一起构成了电子文件有机整体。

因此，需要建立统一的元数据标准进行前端控制，以增强电子文件安全管理的可信性、真实性、完整性、系统性、准确性和成套性。只有这样，才能保证档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用的质量。

4 确立档案信息资源建设的体系化定位

传统的档案管理主要侧重于实体档案管理，“互联网+”环境下电子文件与电子档案管理的相应机制没有建立起来[6]。还存在标准规范对接、软硬件对接、网络对接、数字资源对接等方面的现实问题。

具体表现为：其一，适用于智慧城市建设的档案信息资源加工处理的原则方法、制度规范和标准化工作上存在差距；其二，适用于云计算和大数据的档案管理软件和硬件系统不完善；其三，与智慧城市各级各类业务管理系统互联互通的档案管理平台建设较为乏力；其四，数字档案信息资源的存量建设不足、增量建设不力，其完整性、准确性、系统性和成套性的质量控制也不尽如人意等。

笔者认为，以体系化定位进行档案信息资源建设的模式创新和模式转换，是解决上述问题的重要途径。体系化建设的基本思路是树立大资源观，将技术与平台、载体与数据共同纳入档案信息资源的管理框架并加以综合管理。

4.1 确立各类技术和平台的信息资源属性。无论是从理论上还是从实践上，档案信息资源建设都是档案管理的基础性工作。在信息技术广泛而深入应用的今天，数字档案信息资源建设更是档案管理基础性工作中的重中之重。

从数字化发展的角度来看，数字资源对信息技术和信息平台的依赖性愈来愈强。从档案载体发展来看，信息网络技术的迅速发展和广泛的应用，依赖于各种信息平台的全媒体档案载体类型和载体形态占的比重越来越大，有些载体类型和载体形态中的数据难以甚至不能转化为实体档案形态加以收集、保管和利用。这已经成为传统档案信息资源体系建设的瓶颈问题。因此，应确立各类技术和平台的信息资源属性，将技术和平台作为数字档案信息资源的重要组成部分进行建设。

4.2 确立各类载体和数据的信息资源属性。智慧城市大数据具有跨界生成性和分布存储性，这对档案的集中统一管理原则来说是一种挑战。

智慧城市大数据档案管理可以运用云计算平台，用整体迁移上云的方法，在物理分散的情况下实现逻辑上的集中管理。这样，既在逻辑上坚持了档案集中统一管理的原则，又在空间上节省了扩建档案保管场所和新建档案管理信息化平台的成本。

对于在大数据基础上产生的数字档案资源，按照数字档案收集管理的相关规定，将其中反映职能工作活动面貌的数字资源归档，实行双套制和双重备份制管理，形成大数据档案、数字档案、实体档案和实物档案并存的信息资源体系。

4.3 确立存量资源数字化与应用的联动性。档案信息资源体系化的建设，存量档案信息资源的数字化建设是基础。

首先，标准联动。存量档案信息资源的数字化加工，要以统一的标准和规范为基础，进行地方与行业档案信息化标准和规范的建设工作，在信息资源的标准与规范方面做到无缝对接。

其次，技术联动。结合智慧城市档案管理云平台建设的规划和目标，开展积极有效和扎实的档案数字化加工工作。同时，充分运用物联网、移动互联网、增强现实、大数据、云计算等信息技术手段，条件成熟时融合广播网和电视网等技术，将存量的档案数字资源进行知识化和智慧化加工处理，??现实体档案与数字档案在各类终端设备上的一体化管理，形成存量资源与应用联动的档案信息资源体系。

4.4 确立增量数字资源线上线下的互补性。将档案信息资源管理平台无缝接入智慧城市的各类业务平台体系之中，利用电子文件前端控制和电子文件全生命周期质量控制的规范与标准，在实现增量资源线上管理的同时，探索线上与线下相协调档案管理新模式，形成线上和线下互补的电子文件与电子档案一体化管理体系。

5 确立档案管理制度设计的融合性定位

在智慧城市建设背景下，泛在的信息空间正逐步确立，云计算服务平台、移动计算服务平台、多网融合信息服务平台以及物联网信息服务平台等得到了更加深入的应用，而且这些应用具有跨界融合性。

智慧城市背景下的档案信息化建设，应以跨界融合性思维，从宏观和微观两个层次开展。在宏观上，从国家和地区层面制定相应的政策，鼓励和支持围绕智慧城市建设，开展档案管理体制和机制融合创新，同步完善档案法规和信息技术应用的标准规范。在微观上，按照智慧城市建设所属行业，分级、分类、分领域、分行业、分专业地深度融入，开展平台化的档案管理典型示范与应用推广工作，达到统筹规划和全面实施的目的。

档案管理制度融合创新的具体举措是强化体制与机制、政策与法规、标准与规范、创新与示范等设计方面的系统性、导向性、一体化和联合性。

5.1 体制与机制的系统性设计。开展档案管理云平台体系建设，要以管理制度、体制机制、业务标准的融合对接为基础进行。一方面，智慧城市背景下档案管理的体制和机制改革与创新，应作为政府主导的系统工程进行顶层统筹的政策设计、制度设计、规划设计、方案设计、管理设计。另一方面，为适应智慧城市建设的新要求，认真研究智慧城市建设过程中的各类要素及其相互关系，以供给侧结构性改革的原则和方法为指导，进行体制和机制再创新。通过政策与制度的融合对接，建立和完善智慧城市背景下档案信息化建设的制度体系、技术体系和方法体系。

5.2 政策与法规的导向性设计。

5.2.1 支持数字资源的平台化建设。目前，档案信息存储与传递的媒介形式因技术进步而发生了一系列的变化，承载电子文件和电子档案的各类业务平台在信息的表现形式和管理方式方法等方面也发生了一系列的变化。

为适应这一变化以及适应未来网络发展新趋势，提高电子文件和电子档案管理的质量，国家档案局和相关机构相继出台了一系列的档案管理法律和法规性文件。如国家档案局在颁布的第1号令、第5号令、第6号令、第8～第11号令中，从档案信息资源建设的角度，对新的档案载体形态及其支撑技术的管理问题均作了原则性要求。

这些要求涉及设施与安全、归档平台、数据质量检查、载体质量检查、网上交接、脱机存储、成套数量、安全利用、不同载体归档互联、元数据与背景信息归档、电子档案和纸质档案的数字化副本归档、电子文件备份中心、企业电子文件归档和社区电子文件归档等多个方面，对有效地开展数字资源的平台化建设工作提供了依据。

从智慧城市档案管理云平台体系建设的角度看，上述规定也有许多值得改进和补充的地方。建议根据泛在网络发展和信息媒介演进的新需求，进行系统化的补充和完善，加大对数字资源的平台化建设的支持力度。

5.2.2 支持跨界合作的信息化建设。在档案信息化专项建设方面，国家相继出台了档案数字化和信息化建设的相关政策，鼓励探索采用信息技术平台和网络平台开展档案管理工作，提供信息服务和存储服务[7]。如，2002年11月25日，国家档案局中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》；2010年6月17日，国家档案局的《数字档案馆建设指南》；2014年7月14日，国家档案局的《数字档案室建设指南》；2016年5月26日，国家档案局办公室关于征求《企业数字档案馆（室）建设指南（征求意见稿）》意见的通知等。

这些政策文件的出台对档案信息化建设起到了积极的推动作用。建议在跨界合作的信息化专项工程建设领域强化政策扶持，推进档案信息化向纵深发展。

5.3 标准与规范的一体化设计。目前，智慧城市建设中各类信息标准和规范存在一定的差别，与之相适应的档案信息化建设标准和规范尚没有完全统一。标准和规范的不一致性，将会导致智慧城市建设过程中各类数据之间的兼容性问题。

1999年以来，国家相继出台了数字档案管理相关标准与规范，如，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57-2014）和《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等。这些标准与规范是开展智慧城市档案管理云平台体系建设的基础。

档案管理部门可以利用现有的标准化协作平台，参与智慧城市信息资源标准和规范的制定过程，改进和完善档案信息化建设的标准和规范，逐步形成一体化的标准与规范体系。

5.4 创新与示范的联合性设计。建议国家档案行政管理部门与相关部委联合推出智慧城市档案信息化项目库。通过项目库提供相应的项目建设资金，带动信息化建设项目研究、应用与示范，并在一定的范围内开展项目的创新应用推广工作。

建议各省（区、市）档案行政管理部门探索创新与示范联合推动的管理模式，为智慧城市档案信息化建设工作提供新动力。

6 确立档案服务体系建设的共享性定位

6.1 确立技术共享支撑服务的理念。运用云计算所倡导的设施即服务、软件即服务、平台即服务的理念，确立技术共享支撑服务的思维模式，充分利用智慧城市建设中的各种媒体形态和传播渠道，推进档案信息服务的便利化。

运用技术共享支撑服务理念，构建线上线下联动的服务系统，实现各类终端的线上档案浏览、检索和借阅。同时，丰富各类专题展览、全媒体立体展示大厅等载体形式，实现线下档案的利用体验。

6.2 确立网络共享便利服务的理念。建立“互联网+跨界联合”的档案信息资源协同开发与服务新模式。便利化服务是智慧城市建设的重要目标之一，其基础是通过综合平台跨界集成各类业务，实现一站式服务。

传统的档案信息资源开发与信息服务模式，主要是档案管理机构自身基于馆藏并按照社会需求而开展起来的。这种档案信息资源开发与服务的模式难以满足智慧城市建设的便利化服务要求。因此，确立“互联网+跨界联合”思维，建立和完善档案信息资源网络化协同开发与服务新模式就成为必然选择。

“互联网+跨界联合”服务模式具有两个重要的推动作用，即服务模式的优化和服务优势的强化。通过模式优化和优势强化，使档案信息资源的网络化开发和智慧化服务更为有力。

优化档案服务模式可推进传统档案信息服务实现六个转变。即变档案信息资源开发与服务的孤军奋战为联合作战、变单平台协作为跨平台协同、变单渠道信息来源为多渠道信息来源、变单向信息服务到交互信息服务、变被动服务到主动服务、变有限服务到泛在服务等。

强化档案服务优势可进一步增强档案信息服务的四个优势。即跨界联合的专业互补优势、服务主体与服务对象交互的自媒体优势、信息资源的共建共享的信息集成优势以及技术与平台资源作用发挥的综合优势等。

6.3 确立知识共享智慧服务的理念。其一，开展档案内容的智慧化组织工作。在智慧城市建设中，信息资源共建共享是其重要内容之一，而信息资源内容的组织则是其重中之重。智慧城市档案管理云平台作为智慧城市原生信息资源的中心平台，更应当率先开展档案内容的智慧化组织、管理与服务工作。信息资源内容的组织需要以用户为导向，以需求为牵引，以知识化为核心，以技术为支撑，以智慧服务为目标进行。

其二，开展档案知识管理团队建设工作。档案内容的智慧化组织需要构建稳定的团队开展工作。团队建设可以在档案馆原有编研力量的基础上，通过培训学习、经验交流和实战训练等方式逐步形成。通?^团队化知识组织与知识服务，不断提高档案信息资源知识化和智慧化组织与加工处理的能力，满足智慧城市建设对档案信息服务的精细化及便捷化要求。

其三，开展档案知识服务平台建设工作。与数字化办公平台、可视化公共平台等相对接，以动态和可视化的方式呈现档案信息内容所反映的对象[8]，提升档案服务质量和水平。

7 确立档案人才队伍建设的协同性定位

一是确立制度设计的协调性。与体制和机制创新相结合，人事制度改革相配套和区域人才培育项目相协调，建立和完善人才队伍建设的政策体系和制度体系。激励档案工作人员积极投身于智慧城市档案管理云平台建设中，全面提高自身的创新意识和信息技术应用能力，使更多的信息技术应用人才脱颖而出。

二是确立教育资源的互补性。多渠道开展现有档案人员的信息技术应用能力培训和继续教育，充分利用智慧城市建设中的各类政策资源、行业资源、产学资源、技术资源、网络资源和智力资源等各类资源，联合开展各种类型的继续教育活动，全方位提高档案人员的信息技术应用能力和水平。

三是确立培引使用的交流性。确立需求驱动、政策激励、跨界联合、协同共建的人才培引政策，强化信息技术应用人才队伍建设的力度，用交流的理念吸引各领域信息技术与网络优秀人才加入到智慧城市档案管理云平台建设之中，形成跨界联合与交流互动的高层次档案信息技术应用人才培引使用机制。

四是确立能力培养的多元性。通过政策引导，支持档案工作人员参与跨界融合的学术交流、技术交流、经验交流、参观学习、现场训练、访问互动、业务指导、决策咨询、项目管理等活动，使档案专业技术人员开阔视野、贴近实际，不断提高信息技术应用的针对性和实践性。

五是推进成长环境的网络化。建议实施互联网+档案人才行动工程计划项目。通过全媒体信息和技术共享形式，构建档案人才队伍建设的自我成长、培育引进、互动提高的在线模式，发挥“互联网+”的倍增效应，快速提升档案信息化人才队伍的整体能力和水平。