怎样做好档案精细化管理汇总十篇

时间:2023-05-15 16:26:20

怎样做好档案精细化管理

怎样做好档案精细化管理篇(1)

在第一堂课中,麻城市档案局的喻老师就给我们讲述了我国及我省的档案法的制定情况,并详细地学习了档案法违法行为。让我们对哪些行为属于档案违法行为,它有些什么特征,违反了档案法将产生什么样的后果,会受到什么样的制裁等档案法制知识进行了全面而系统的了解。为我们以后的档案管理奠定了良好的理论基础。

2、立卷归档的“三合一”制度。

在我们进行档案管理过程中最重要的一项前提工作是制定一份合理、科学的立卷归制度。本着科学发展观的精神,加强学校档案资源建设,提高我校档案工作的管理水平,坚持“以人为本、以我为主、涵盖职能、突出重点、优化结构、丰富门类、价值主导、方便利用”的原则制定学校档案“三合一”制度,即立卷归档制度要求机关单位都要制订分类方案、归档范围、保管期限表。只有首先明确这三大类的内容界线,我们才能进行档案管理的后续工作。

3、各类资料的归档管理规范。

我们主要学习了文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像材料、电子文件材料的收集、分类、组卷、排列、目录封面的填写、归档以及需注意的问题等一系列程序。

4、纸质档案数字化的管理。

邓老师给我们介绍了世纪科怡档案管理软件。该软件主要是将纸质档案通过扫描枝术实现数字化,通过电脑进行储存保管。我们大略的学习了该软件的较常用的几个功能。

我们参加档案培训的目的,就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去,是当前应该面对和解决的首要问题,也是日后档案管理工作的重中之重。虽然在培训中学了这么多东西,但是要真正的掌握,熟练地运用于实践中还是有一定的困难的,也需要一段时间去探索、去实践。

我仔细地想了一下,归纳了我们这次学习的最主要内容就是新的档案管理方法和世纪科怡档案管理软件的运用。

在听了老师精湛的讲解,看了师范运用新的档案管理方法整理出来的档案之后,我们可以看出传统的方法与新的方法之间主要存在以下几个不同之处:1、档案盒封面。不过两者进行比较也是大同小异。新的有四个内容:全宗号、年度、保管期限、机构(问题),而传统的则内容要详细些,排版也稍有差异,但在我个人看来,这并不影响后续工作及查阅。2、在新整理的档案里面,师范将归档文件的装订方式由以前的穿孔式变为现在的袋装式这个有很大的变化,不需要写卷内文件目录,每袋首页都盖了专门的归档章。然后将相同类别的都装到一个盒子里面。(这个我一直存在疑惑,没有目录,我们将怎么去快速查阅出来?)

将纸质文件数字化管理,可以节约空间,快速检索,输入之后直接生成可以省去很多步骤。但是也存在一些弊端,设备的要求电脑、扫描仪、各类备份载体都有严格的保存运用要求,对于档案资料较多的单位比较适用。

学习了别人的先进理论与成功实例后,我一直在想我们学校的档案管理与他们的有些什么区别,存在哪些差异。在以后的档案管理中应该怎么做。对照了我们的档案与他们的,觉得也没有什么大的区别。仔细想一下“三合一”的内容,我们那个册子目录里面除了没有保管期限外都有,再个就是格式稍有差异。有一个缺点就是在纸张要求上不规范,应该全部用a4的纸。我想我们不应照搬他们的做法,在遵循“三合一”的指导思想下,探索出适合英才的档案管理办法。由于知识水平与经验有限,目前也想不出比较好方法出来,我会努力学习实践,在以后的档案管理中做到以下几点:

1、努力提高自身档案管理的专业知识和业务能力。认真学习档案管理知识,提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,夯实理论基础。对档案工作自身的要求,要全面了解和掌握,要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能,同时要勤总结,勤改进,不断创新。

2、虚心向别人学习,努力改正自己的不足。

怎样做好档案精细化管理篇(2)

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录,是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度,所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用,认真分类、审核、整理人事档案,对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护,使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

(一)档案整理主要为手工操作,使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖,且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续,他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素,使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理,怎样通过数据库对人才结构进行分析,怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出,干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订,中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm,下孔距材料底边5.4cm,孔中心距左边沿1.2cm,孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体,档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4,比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊,但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证,而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊,则又会浪费大量的人力,提高时间成本,且影响美观。

(三)人事档案整卷装订,不易长期保存,且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐,但是,在对档案进行查阅时,通常要全卷查阅,对个人隐私的保护极为不利,在材料添加或者复印时,必须全部拆开材料,由此反复拆卸,极易破坏材料,对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点,在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风,按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核,认真检查档案的完损工作,对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多,必须度杜绝错装和乱装事件的发生,时刻履行自身的工作职责,将别人的工作前途视为工作的重点,培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查,查看手续是否齐全,印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生,不为其他人的工作前途造成困扰,履行好档案审核人员的工作内容。

(二)完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂,从就学到就业的过程中都有细致的记录,在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集,学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学结等。对于社会中的工作人员的档案收集,要按照相关单位的工作性质进行,例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理,对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示,只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集,保持细心的工作态度即可。

(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一,为了实现公平竞争,档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章,对不规范填写和虚假信息的进行另行放置,查看相关责任人和手续是否充分,档案文件是否缺失和重复,对于异常的档案文件进行不归档处理,做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时,为保证所整理的档案资料与规定要求相符合,一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别,另一方面在加工整理每一份人事档案时,要保证档案的完整性与精美性。首先,确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类:a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求,对材料排列、分类合理与否进行分析,避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分,人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以,在分类、审核、整理人事档案时,一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员,在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

怎样做好档案精细化管理篇(3)

中图分类号:D035.2 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)09-00-01

引言

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、学历、任职经历以及技术能力等进行记录,是企业选贤任能、知人善任的重要工具[1]。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度,所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用,认真分类、审核、整理人事档案,对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护,使认识档案作用得以充分发挥。

一、人事档案整理现状

(一)档案整理主要为手工操作,使很多现代化技术得不到应有的开发

通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖,且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续,他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素,使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理,怎样通过数据库对人才结构进行分析,怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应[2]。

(二)当前资料与以往资料装订规格不相符

《人事档案整理细则》中明确指出,必须采用国际标准A4纸型(297×210 mm)作为是干部人事档案材料以及目录,其中在其档案材料的左侧需要留出2.5cm的装订边。其装订方式是依照左下对齐方式实施3孔装订,其中从孔中心算起的上下孔距离保持在8.3cm,下孔和材料底边的距离保持在5.4cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体,档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4,比如学历材料、职称评审材料等。对于档案中已经依照相关要求进行装订的那些≤A4纸型的材料,则也就不能够重新进行打孔以及裱糊,但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证,而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊,则又会浪费大量的人力,提高时间成本,且影响美观。

(三)人事档案整卷装订,不易长期保存,且具有较差保密性

虽然档案整卷装订较为美观、整齐,但是,在对档案进行查阅时,通常要全卷查阅,对个人隐私的保护极为不利,在材料添加或者复印时,必须全部拆开材料,由此反复拆卸,极易破坏材料,对长期保存极为不利。

二、人事档案的科学分类整理方案

(一)审核人事档案时要做到认准、审细、补全及整好

必须对档案材料完整、齐全与否、手续真实客观与否、档案混装或者错装与否等具体情况予以全面审核,同时还要对资料整理规范是否符合要求进行审核,并对干部“三龄一历”予以确定,补充与不断完善档案中手续不全、材料缺失等情况,归档整理与鉴别收集补充材料。

(二)收集人事档案时要做到完整、齐全

由于人事档案是对个人经历、成长轨迹与德才表现进行反映与记录的材料,同时也是对一个人予以了解与考察的重要方式,若个人档案材料不完整,会导致认识组织部门判断失误或片面。所以,一定要归档不完整的档案材料[3]。同步进行材料收集、信息反馈及档案审核。并对材料要求与内容等进行明确补充,对相关干部的任免审批表、学历学位、工资审批表、季度考核表、个人履历表、公务员登记表及党团组织等一般资料进行收集,统一收集、布置人代会、党代会、政协会等阶段性材料,保证所收集材料的全面完整性。逐份审查档案新补充材料与原有材料,并准确鉴别,保证档案材料整理齐全、完整。

(三)必须全面、准确、真实的鉴别档案材料

在鉴别人事档案材料的过程中,必须有效维护人事档案的真实性、完整性,这是人事档案分类、审核与整理的重要环节。所以人事档案管理者必须认真、严肃的整理每份档案,并认真审查每一份归档材料,精准鉴别,以做到“舍之有理,取之有据,去粗存精,去伪存真”。认真鉴定档案材料真实性,避免出现人事档案弄虚作假的情况。对人事档案资料进行实事求是的鉴别,保证人事档案的真实性与准确性。档案分类整理时应该做到档案重复不归档、手续不足不归档、档案填写不规范不归档等,确保人事档案的真实性与准确性。

(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误

在对人事档案进行分类审核整理时,为保证所整理的档案资料与规定要求相符合,一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别,另一方面在加工整理每一份人事档案时,要保证档案的完整性与精美性。首先,确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类:a.履历材料;b.自传材料;c.对材料进行考察、鉴定以及审计;d.学历、职位以及相关技术、培训材料;e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求,对材料排列、分类合理与否进行分析,避免材料出现颠倒混淆、错装等情况;其次,要保证材料编目无误,对于材料类号页,一定要用铅笔根据材料规定格式进行编写,保证所打印人事档案目录和类页码相符,避免出现重号、漏码等情况。

三、结语

作为人事组织工作的重要部分,在其中人事档案被认为是其基础环节。所以,在分类、审核、整理人事档案时,一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员,在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献:

怎样做好档案精细化管理篇(4)

1、狠抓落实,确保档案工作万无一失。配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员,并保持相对的稳定,责任到人,严格执行档案工作制度,对各部门形成的各种材料的搜集、整理、立卷和归档进行监督和指导,维护档案的完整、准确与安全。

2、增加设备,提高档案管理工作信息化程度。档案管理的规范化,直接反映在档案设备的升级换代上,档案库房温湿度表、温湿度周记仪;档案消毒设备;影像档案储存设备,微机的全程控制。这些档案设备的添置,极大地改善了档案管理的硬环境,为提高档案管理工作科学化程度起到了关键的作用。

二、明确思路,突出重点

1、强化围绕企业中心工作,为领导决策和企业发展提供及时、可靠的资料。从对企业负责的高度,深刻认识档案工作的重要性,从思想上、行动上确保档案工作为企业发展服好务。

2、强化为基层部门档案工作的指导和服务,做到细心和精心。档案工作烦琐复杂,尤其企业档案工作涉及面又广,这就需要档案工作者要做到细心周到的服务,精心严谨的作风,以最快的速度准确地收集到需归档建档的资料。

三、夯实基础,提升水平

1、全面普查案卷,去糟取精。由于多年来未做全面的清查,加之移交单位划分保管期限不准,不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件,所以首先要剔除这些无用的文件。

2、重新组合案卷,实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写,以保证全部案卷更加规范。

3、统一分类号保证检索查全率。根据《电力档案管理文件汇编》制定出具体细则。根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。统一认识统一标准,从而达到标准化和规范化管理。

4、规范题名保证检索查准率。在填写题名过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

四、加快推进现代化管理进程

1、分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

2、分级次著录,省时省力。为三个层次进行著录,将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目,提高效率。

3、分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号,大大地提高著录速度。

五、转变观念,创新模式

1、档案工作也要创新。主动、超前服务,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新,才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

怎样做好档案精细化管理篇(5)

中图分类号:G271 文献标识码:A

社会在发展,时代在进步。基层档案管理工作也面临新的挑战和机遇,档案管理担负着信息收集、历史见证、工作参考的功用。如何顺应时展,为一个地方的经济社会去服务,这不但是领导层面应该考虑的事情,更是我们档案管理工作者应该去思考的创新与实践,我们应该在做好具体工作的同时,以全新的理念去不断地探索和求证。

1 基层档案管理工作面临的问题

1.1观念老化

目前,许多基层单位的档案管理工作因循守旧、不思进取,满足于收收发发、造册登记,没有根据发展的需要归类、归档,甚至于根据计算机管理的需要,用汉语拼音次序来编码,或者二维码的需要,一扫就可以看到。有的还在沿用旧的方式,一叠叠地堆放,一张张地整理,给以后的使用和参考带来很大的不便。所有这些,都是观念老化的具体表现。

1.2设备老化

一些大的地方和单位,对档案管理工作比较重视。而一些小的单位和地方,特别是基层单位,把档案管理工作视作可有可无、可轻可重的边缘化部门。有的领导甚至认为,档案管理工作不产生经济效益,没有考核的硬指标,所以就不太关心,满足于“推着走”“不出事”。档案管理工作的设备大大老化,应该配的设备设施没有配。

1.3人才断档

毋庸讳言,基层档案管理工作是个冷门工作。从经济效益上来说,比不上一些研发部门,甚至行政部门。从社会效益上来看,既没有财经权也没有人事权,是属于典型的求人部门,不是人求的部门。年轻人招不进来,招进来的留不住,留得住的不安心,基本形成了以中老年为主的员工主体,缺少活力。一些基层档案管理单位想开展一次运动会,都没有年轻人。年轻人的缺乏,直接导致了管理人才的断档和缺失。

2 做好档案管理工作是我们党的优秀传统

毫无疑问言,档案是资料,也是历史,更是记忆。

在我们党每一个历史阶段,党的领导人都非常重视档案管理工作。

在土地革命时期,同志曾对身边的红军说:“我们自己非做收集材料的工作不可”。因为,相当长一段时间,红军战士没有经验,打了仗忙着收粮和扩大队伍,忽视了资料收集。所以,在红四军刚刚成立之初,就要求前委秘书处和红军其他各部队,广泛进行档案材料的收集工作,包括收集方面的书报刊物、军方情报资料。因为,有了这些材料,才能做到知彼知己,才能决胜千里。1999年,时任中共中央总书记同志指出,档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。党的十以来,也对档案工作非常关心,他曾经就档案部门利用历史档案反击日本右翼言论做出重要批示;总理也在政府工作报告中提出要发展档案事业……

所以,从革命斗争到革命建设,档案工作从来不是可轻可少,而是一门重要的事业。在服务各个历史时期、服务于战斗或者生产和建设等方面,都发挥了极大的作用。

3 做好基层档案管理工作是时代的需要

3.1发展的需要

档案记录着一个地方的发展的点点滴滴,大到发展履历、人事变化,小到一个企业的创业者是谁、何时盈利、何时扩张、战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等,都可以从档案中找到答案。

3.2决策的需要

不管是做决策,还是出方案,档案都会发挥极其重要的作用。古人说,千年的文字会说话。档案就是良师益友,沉默而不消极,真实而不夸张,档案管理良好的单位和地方,往往会给发展提供非常好的依据,使决策不迷航、不跑偏。

3.3记忆的需要

做好档案管理,在撰写地方史志时,不需要搜肠刮肚,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将发展史上的重要事件加以整理、总结,历史的脚印就清晰起来、丰富起来。

3.4宣鞯男枰

档案管理好的单位,需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,什么时候取得过什么成就,取得什么业绩,原来是什么样子,后来是怎么发展的,这些文字是最好的说明。

4 自觉适应信息化时代服务发展的转变

4.1载体的多样化

在一段时间里,我们档案管理工作的载体比较单一。除了专业的档案收藏之外,大多数采用的基本上都是纸质载体,从招商引资的材料到城市管网的铺设、人才人事档案以及交通变化的信息,都是如此。

当然,这不是说这样的载体不好,只是说,从时展来看,不够丰富,或者说,多元化、丰富化、现代化不足。

现代社会,载体丰富多样。从前几年的录影、录像所用的磁带,到后面的光盘,再到U盘,再到现在的虚拟空间、云端技术、数据储存专业盘。这些现代化的储存方式,载体多样化,大大丰富了档案的管理,拓展了管理的外延空间,同时,也可以节约储存空间,提升档案管理的品质,压缩纸质经费的支持,实现从传统单一型到现代多样型的转变。

4.2归类的精细化

无论从档案管理工作的性质来看,还是工作的重要性来说,档案管理从来不是一门“粗活”,而是一种细致、细腻、细心的工作,不精心、不精细、不精准,不但做不好,还会出问题,所以,必须实现精细化管理。

在笔者看来,精,首先是精准,只有把专业分清楚、把项目搞准确,从大概念到小前提,分门别类搞好了,才能算是精准。

其次是精心。业精于勤荒于嬉。无论是做档案管理工作还是做其他什么事情,精心,是一种境界、更是一种品质。敷衍塞责、马马虎虎,固然可以滥竽充数、得过且过,但是,只有精心、上心,才能把档案工作做得完美漂亮。

再次是精细。这是档案管理的必然之举。因为,一点点疏忽,就会对未来决策工作产生巨大的影响。就拿城市建设档案来说,有水、电、气、闭路,有移动的、联通的、电信的光缆,更有网络数据线。

这些档案的管理,可谓千头万绪,复杂而专业。就拿水一项来说,就要分清什么时期修建的,到什么路段,口径多大,用什么材料,日供水量多少,是进水还是出水,是污水还是雨水,是自来水还是消防水……

所以,必须精准精细,才能为城市发展或者说未来的施工和检修提供最详实、最靠谱的证据,如果眉毛胡子一把抓,不精细,这些档案材料就会沦为一堆图纸的堆积,不能发挥应有的参考和借鉴作用。

4.3服务的专业化

在市场条件下,专业化的服务已经成为一种常态。比如,计算机技术人员对某个品牌的计算机硬件的维护、软件的升级。某个房地产商对楼盘的后期保养和物业的专业化,都是赢得消费者、获取市场认同的重要手段。

毫无疑问,档案管理也应该与时俱进,实现从被动调阅型向专业服务型转变。

按照市场需求,在不违反相关保密规定及不妨碍隐私的条件下,为单位、集体、个人提供精准、有偿服务。这样的专业化服务,可为档案管理创造价值,同时也满足了客户要求,使服务对象获得忠诚度;满足了档案管理员工岗位成就感,并减少员工流失率。

4.4阅处的信息化

怎样做好档案精细化管理篇(6)

2004年,青岛市委、市政府下发了一个通知,号召在全市开展“双学三创”活动,即“单位学海尔、个人学许振超”及“个人创一流业绩、企业创一流品牌、社会创一流环境”。档案部门怎样才能结合自身的工作特点,把“双学三创”融入到日常的工作之中?青岛市档案局局长于新华并没有马上提出要求、布置具体的工作目标,而是向档案局(馆)的同志推荐了两本书,一本是推荐给员工的,另一本则是摆在处级干部案头的。

推荐给员工的那本书中有两个著名的观点,一是体现负责敬业精神、表现服从诚实态度的完美执行能力――没有任何借口;二是在尽职尽责完成自己任务基础上更进一步的自我要求――多加一盎司。不去寻找任何借口而是想尽办法去完成任务,在完成本职工作之外多加一盎司的工作量,虽然都是细微的变化,但日积月累却可以造就优秀的员工。

两本书发下去了,如何才能让职工们更深入地领会书中的精髓呢?机关党委举办了为期三天的脱产读书会,采取轮训的方法,让所有的职工都有一个提高认识的机会。于局长告诉记者,磨刀不误砍柴工,花费一点时间读书,效果只能是促进工作。其用意真是意味深长。

在常人眼里,甚至在相当一部分档案人员的观念中,可以用“封闭的工作环境、重复的工作程序、缓慢的工作节奏、平淡的工作成果”来形容档案工作。读书活动的确是提高了职工们的认识,监督指导一处的唐辉同志在读后感中写道:“‘没有任何借口’应该成为我们做好每件事的工作信条。可以充分激发我们身体中蕴藏的潜能,一次次没有任何借口的奋斗和尝试,抑或成功的喜悦,抑或失败的经验,无论哪种都比空白来得更有价值。”

要想做出成绩,就不要怨天尤人,也不要寻找任何借口,平凡的工作依然可以出彩。各个处室开始重新审视自己的工作,开始动脑筋思考,如何才能将日复一日、单调枯燥的工作做得更深入一步。

怎样做好档案精细化管理篇(7)

做心明眼亮的组工干部版权所有

为使自己真正成为组工干部队伍中的行家里手,不辜负组织和群众对自己的期望,针对自己工作时间短,实践经验不多,政治理论基础、政策水平和业务能力相对薄弱的实际,多年如一日,总是再忙再累也要挤出时间,加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习。认为,只有理论基础扎实了,才能站得高看得远,才能心明眼亮,工作中才不会迷失方向。在实际工作中,她坚持向老同志请教,从中掌握工作方法,积累工作经验。为不断完善自己的知识结构,她参加了长春师范学院本科班的在职函授学习。在学习中,始终坚持读书有笔记,学习有总结,刻苦钻研,做到学有所思,学有所感,学有所获,学有所用,使自己的政治理论水平和业务能力不断得到强化,从而进一步增强了党性意识,牢固树立起正确的世界观、人生观、价值观,为做好本职工作打下了坚实的思想基础。

无怨无悔地做好本职工作

年月,从县农电局调到县委组织部工作。先后在办公室做过文书工作,并担任打字员和政工员。无论岗位的怎样变动,她兢兢业业、踏实工作的作风不变;无论任务如何繁简,她认真负责、待人诚恳、热情周到、不求索取,乐于奉献的品质不变。在办公室工作的年时间里,无论是上级还是下级,无论是熟人还是生人到办公室办事,她都以灿烂的微笑,迎接每一个人,为他们让座,为他们倒茶,仔细地倾听或记录来访者反映的情况。特别是对一些来要求落实政策的老同志,即使他们火气再大,她宁愿自己受委屈,也不得罪任何一个老同志,并根据情况给予耐心细致的解答,使他们真切地感受到组织部门的关心和温暖。

办公室工作,事无巨细。她每天都是提前上班推迟下班,当天的事情当天做完,从不拖办。每天都主动打扫办公室和走道卫生,为组织部营造一个整洁干净的工作环境。这些看似小事,但对于一些人来说却难以持之以恒,对于她来说,却成了习惯,真正体现了“细微之处见精神”。她办事认真细致,原则性强,任何事情总是“丁是丁卯是卯”。办事讲究效率,领导交办的任务,总是不折不扣地努力完成。

几年来,她先后具体负责过文件收发、文书归档、干部档案管理、拟文稿写总结等工作,常常是几人的担子一人挑。无论怎样苦,无论怎样累,她都无怨无悔地把工作做好,使她所在部门充分发挥承上启下的桥梁和纽带作用,保证了县委部织部工作的正常运转。年,她接手干部档案管理工作,每年归档材料多达几千份,她常常一个人加班加点在办公室工作到深夜,对每一份档案材料进行仔细的鉴别、分类、组卷。同时,还指导人事和教育部门做好干部档案整理工作。

在工作中,努力做到“三勤”,这就是勤预测、勤思考、勤总结。在“三勤”中,“预”字领先,任何事情她都要提前考虑及早安排,在自己职责范版权所有围内大胆管理,主动处理问题和承办事务,当好领导的助手,保证了领导把更多的精力放在考虑重大问题上。在领导的指导下,她和其他同事一起制订、完善了单位的各项规章制度,进一步规范了会议、档案管理、文字保密、干部人事制度建设等工作,使组织部内部管理实现了制度化、规范化,保证了部门工作协调、高效地运转。

怎样做好档案精细化管理篇(8)

俗话说:“细节决定成败。”这句话自然也适用于小学班主任对班级的管理,其实学校的管理比其他行业的管理更需要细节的精心设计,因为学校的管理不单是要面对活生生的人,更为重要而且特别的是这些人都是需要呵护的未成年人。所以小学阶段的班主任务必不能粗放式地对待孩子、管理班级,一定要时时、事事从细节上精心管理班级。

一、小学班级管理的现状及原因分析

随着时代的发展,人口流动的幅度越来越大,独生子女越来越多,网络随着移动设备的普及更为便捷,人们对读书成才的观念也在悄然地产生分化,现在的小学班级管理越来越趋于复杂化,但与之相反的是班主任的管理手段却越来越趋于简单化。具体的原因为以下几个方面:

其一,投身于教育的精神不再执着。很多班主任其实并不愿意做班主任,而且随着经济大潮的冲击,对于自己所从事的工作并不能全身心投入,“献身于教育”只能成为每年工作总结上的一句口号。

其二,成为班主任实属无奈。很多人不是因为热衷于班主任工作才成为班主任的,更大一部分老师做班主任不是内心的主动行为。一部分人是为了满足职称评定的条件,一部分人就是领导强行安排的,他们对于班主任工作基本都是处于应付的状态,不热爱的岗位怎么可能做得出色呢?

其三,班主任工作付出与得到的报酬远低于心理的预期。再加之班级管理难度的加大,所以很难用经济的杠杆调节教师对班主任这一岗位的积极性。

二、班级管理精细化的措施

1.建立精细化的学生跟踪档案

班主任接手一个班级之初,必须给每一个学生建立一份详细的档案。档案要包含方方面面的内容:学生的基本信息、家庭信息、自我评价栏、小组评价栏、教师评价栏、每次考试成绩栏、违纪栏、表现突出栏等,要求以一个学年为界,以每一个学期的期中、期末为节点,如实记录学生这一段时间的种种表现。

这种给班级学生建立详细档案的做法不但可以让教师了解学生的家庭背景、兴趣爱好,而且可以督促学生自律、自省,有利于教师的班级管理。小学生是非常愿意表现的,当他们的每一点进步都被记录下来的时候,无疑这个档案就变成了学生成长过程中的“星光大道”,这就会形成学生争相表现的局面,这样班级管理起来就轻松多了。

2.班主任精细化垂范渐染学生

就班级管理工作而言,对班主任工作的评价不在于教学成绩的高低,而在于班级班风是否充满正能量,能量是否浓厚。有人总结班主任工作就是一个“勤”字,的确不假,班级管理需要班主任嘴勤、眼勤、腿勤、手勤,但是只是“勤”还不够,还需要班主任身体力行。小学生容易受到教师影响,教师的一言一行都会潜移默化地影响着学生,所以教师要在细节上做好学生的表率。比如每周一升国旗仪式,这是非常严肃的场合,班主任不要站在队伍的后面,可以选择站在队伍的前面面向国旗,立正行注目礼等。

3.用精细化的观察呵护学生

对于学生的教育,一次充满爱心的谈话要比十次惩戒更有效果。班主任的工作任务之一就是要善于观察,要能够发现学生的变化,并及时与学生交流,这需要教师经常深入班级、深入学生,充分了解每一位学生,还需要教师有足够的耐心以及爱心。当发现学生作业没有完成或者考试没有考好时,不要立即不分青红皂白地训斥或者罚做更多的作业。班主任头脑一定要保持足够的清醒,不论发生什么事情都要先了解情况,调查一下到底背后发生了什么事情,然后要用一颗爱心去督促学生、感化学生,即使爱和惩戒达到的结果都是一样的,班主任也要首先用爱去试一下。

4.班委会精细化分工做好助手

怎样做好档案精细化管理篇(9)

高校学生党员档案精致化管理是将精致化思想引入高校学生管理工作,是精致化管理理念的具体应用,从而将追求精致化的过程和绩效设定作为当代教育管理的重要目标之一。高校学生档案精致化管理的含义主要体现在三个方面。首先,体现在结构上,优化学生党员档案管理结构,合理配置管理资源,提高工作效率。其次,体现在程序中,要搞好高校学生党员档案精致化管理,就要把每一道工作程序都用精致化的标准来要求,严格学生党员档案管理的各项程序。最后,体现在细节中,在学生党员档案管理工作中,应该十分注重细节,对任何事情都做到精益求精、毫不马虎。总之,高校学生党员档案精致化管理是一种科学合理的管理模式,在注重“做什么”的基础上,更加注重“怎么做”和“如何做得更好”,也就是更加注重提高工作效率,科学合理地完善各项工作程序。

二、学生党员档案管理存在的问题

目前,各高校的学生党员档案管理仍处于一种粗放型的管理模式,这种管理模式在日常的党建工作中已经凸显出很多问题,影响学生党建工作的规范化和制度化。

1.对学生党员档案精致化管理的重视不足

学生党员不仅是党员队伍中重要的群体,也是学生中比较优秀的骨干,从党中央到地方高校都十分重视党的建设工作,尤其是大学生党员发展工作。但是,由于长期以来高校学生党员档案管理缺乏必要的管理制度,同时由于当前高校学生党员发展数量较大,学生党建档案量增多,学校上级党组织一般没有足够的时间审核内容的规范性,学生党建档案作为学生党员发展过程中的原始记录性材料得不到详细的审阅,导致基层组织在做发展材料时重视不足。

2.学生党建档案管理主体不一致

目前,多数高校均由学生党支部直接管理,部分高校由院系的学生工作部门或档案馆管理,这样容易造成职责不明、相互推诿的现象。由于档案管理队伍较弱,多数高校并未配备专职的学生党员档案管理人员,而是由缺乏档案管理专业知识的辅导员、学生干部等管理,他们本来的任务就很多,加上人员流动频繁,工作交接欠妥当,缺乏专门的培训,使学生党建档案管理水平不高,许多高校学生党建档案管理制度不规范化,体制不健全,专业人员缺少,学生党员档案管理亟待精致化。

3.学生党员档案内容不统一、时效性不足

目前,各高校学生党员档案内容并不统一,除《入党志愿书》有统一的内容要求外,其他档案的内容存在差异,甚至有的高校缺少发展和转正公示、入党政审等必要的档案。同时也存在档案管理时效性不足的问题,许多学生党员档案更新、整理和传递并不及时,档案时间记录与真实情况也不相符。可见,目前高校并未形成统一规范的学生党建档案内容,而且学生党建档案也只局限于发展时需要而形成的,并未有利用的意识。

4.档案查阅手续不健全,档案保存存在隐患

由于高校学生党员档案管理缺乏规范性的制度约束,导致很多人员可以随意调取和翻阅学生党员档案,使得学生党员档案保存存在隐患,很多学生党支部没有专门的档案管理设施和规章制度,极易导致学生党员档案丢失。

因此,传统粗放式的学生党员档案管理机制已不能适应新时期学生党员管理的需要,学生党员档案管理机制必须加以规范,逐步向精致化管理模式发展,进一步规范学生党员档案管理机制。

三、加强学生党员档案精致化管理的对策研究

1.加强学生党员档案精致化管理制度化建设

建立合理规范的学生党建档案管理制度,是做好学生党员档案精致化管理的重要保障。学生党员发展涉及部门较广,如学校党委组织部门、学生工作机构、各院(系)等,因此,要理顺学生党员档案管理的体制,制定科学的管理制度,实现精致化管理,强化职责分工尤为重要。首先,高校可以根据党的相关规定,制定适合本校实际的学生党员档案管理制度,使粗放式的档案管理模式转向精致化。明确职责分工,就是将负责学生党员档案填写的党支部定为管理主体,建立高校档案馆负责档案管理的协调、监督和指导,党委组织部负责档案审查,院系学生工作部门负责档案保存和传递,学生党支部负责档案的记录和完善的学生党员档案管理保障模式,四个部门分工合作,确保学生党员档案精致化管理的规范性。其次,对档案内容要进行统一的规范,制定科学的管理规程,实现各项档案材料的表格化,并统一格式和标准,严控控制规范范围以外的材料进入档案。最后,对于档案更新和查阅问题,应制定相应的规章制度,限定档案的更新时间,及时更新档案,规范档案查阅,设定查阅权限,落实管理责任制,杜绝由于更新不及时造成的档案内容缺失、时间前后矛盾等问题。对于因违规而导致更新超时的行为随意查阅档案的现象,要根据制度严肃处理,保护学生党员隐私,同时也维护学生党员档案管理的严肃性。

2.提高学生党员档案精致化管理队伍专业化水平

根据高校档案管理和学生党建工作的特点,学生党员档案管理队伍建设应大力培养兼职管理人员。加强兼职档案管理队伍建设,主要是加强建设由党委组织部工作人员、辅导员和学生党支部书记组成的兼职档案管理队伍,对这类兼职档案管理人员要进行专项培训和考核,开展专门技能竞赛,使他们增强对学生党员档案管理工作重要性的认识,并进一步提高党建工作业务水平,强化对学生党员档案内容和管理程序的理解。此外,还应配备档案馆的专职工作人员,加快学生党员档案精致化管理的专业化进程。除了提供必要的经费支持和制度保障,还应该在档案馆设置全校学生党员档案管理的专职工作人员,并进行档案管理和党建工作等各方面的培训,确保学生党员档案精致化管理的有序开展。为形成和完善“四位一体”的学生党员档案精致化管理模式提供专兼结合的管理队伍,并以此提高学生党员精致化管理队伍专业化水平。

3.实现学生党员档案精致化管理高效化

随着高校基层党组织建设的不断加强,学生党建已不仅局限于培养和考察入党积极分子,发展党员,收缴党费,开展民主评议等基础性工作,还特别注重学生党员先锋模范作用的发挥好实践能力的培养,学生党员的素质直接关系到学生党员档案管理的质量。因此,在作为入党积极分子和发展对象的培训中,详细讲解学生党员档案精致化管理要求,严肃党员对待档案的态度,规范填写档案的要求,结合考核目标,针对性地引导和教育学生党员准确地填写档案。在各类党校培训班中开设专门的“学生党员档案管理”课程,编印和组织广大党员学习《学生党员档案精致化管理工作手册》,培养学生党员档案精致化管理的学生干部,提高学生党员档案精致化管理的有效性,实现学生党员档案精致化管理高效化。严格按照党章发展程序发展党员,细心审阅入党材料,查看入党材料是否齐全,入党手续是否完备,做到及时发现问题及时补充更正。总之,必须严格执行入党程序,遵守各项规章制度,统筹兼顾、科学管理,这样才能充分实现学生党员档案精致化管理高效化

4.推进学生党员档案精致化管理信息化

怎样做好档案精细化管理篇(10)

民生关乎社会稳定,人们幸福,党中央也密切关注我国的民生动态,并为把我国建设成一个富强、幸福的国家而努力奋斗。2016年,我国的民生档案工作迈上了新的台阶,作为民生档案工作的攻坚阶段,政府在中央经济工作会议上提出了新的要求。在2016年民生清单中,除增加了延迟退休等条例之外,扶贫、环保、就业、医疗依旧是民生工作中重要的一部分,如针对大学生、农民工、苦难企业等实施的就业托底工作,今年的扶贫领域中新增加例如精准扶贫、精准脱贫等管理办法,改善医疗卫生环境,降低医疗服务价格都是民生工作中的重中之重。

一、我国民生档案工作存在的问题

1.透明度不高。对社会公众不能做到完全透明是我国民生档案管理工作一直以来存在的弊端。透明度不高容易滋生等问题的发生,此外,由于大众不能起到良好的监督作用,从根本上也不能解决民生问题。

2.信息化程度不高。步入21世纪以来,信息化成为各个领域中最普遍的词。是否达到信息化不仅关系着工作效率,也关系着工作的完整性与精确性。就目前现状而言,我国的民生档案管理工作在处理相关数据时还存在着不精确、不完整的问题。

3.管理人员素质有待提升。进行民生档案工作的管理人员需对我国目前民生情况的现状、近几年我国民生发展、人们的普遍需求以及民生建设的重点有着全面的了解,此外,管理人员需要有专业的基础知识,经历过专门培训,有着对工作的热情。但现如今,我国的相关工作人员大部分没有达到这样的要求。

4.目标不够细化。目标过于笼统不利于相关政策的正常实施,虽近年我国的民生计划已经有部分细化到具体数字,如“在2016年的环保问题上要求地级市PM2.5浓度再下降3%”、“组织央企解决1万个贫困村的水电路”等,但依旧有部分目标过于模糊,不利于改善民生工作的正常进行。

二、建设民生档案工作的意义

1.有利于了解社会民生发展现状,促进社会稳定。民生档案作为反映民生问题的直接手段为中央改善民生问题提供了极大的便利,通过对我国近年来的生活状况的分析,我国2016年将扶贫、环保、教育、就业等作为政府大力着手解决的问题,也正是由于中央对民生档案工作持积极态度,我国的民生问题在近年来才有了比较良好的改善。民生问题关乎人民的幸福健康,改善民生不仅为人们提供了良好的生活环境,安全的生活保障,稳定的社会福利,同时也起到了社会稳定的作用,实现了国家的长治久安。

2.有利于构建和谐社会,践行科学发展观,体现以人为本的思想。科学发展观是我国政府一直秉持的观念,自从我党提出科学发展观以来,国家对民生问题便越来越重视,通过解决各项民生问题使人们的生活逐步进入小康水平。民生档案的建立使得在不同时间段我国不同的民生问题得以迅速的反应出来,给了党中央针对问题提出解决措施的重要依据,一方面体现了以人为本的思想,另一方面推动了我国的民主政治建设。

3.有利于解决民生问题,为改善民生提供理论依据。民生档案作用之一便是反应我国改善民生的进程以及在改革过程中存在的问题。近几年来,我国的扶贫工作进展良好,取得了显著成效,但在清查贫困人口、培训等方面还有很多不足,因此,在2016年度的中央工作会议中便将“精准扶贫”、“查清贫困人数”等问题作为扶贫的重点;此外,环保问题也是2016年民生问题中的重点,治理雾霾已经成为刻不容缓的事情。因此,反映在民生档案为解决问题提供了依据。

三、我国民生档案工作的发展趋势

虽然目前我国民生档案的管理依旧有很多问题,但党中央、人民群众都在为建设更加完善的民生档案做准备。根据前文的分析,我们可以预测到未来的民生档案必将有以下几个特点。

1.范围更加广泛,内容更加具体。随着我国经济水平的不断发展,未来的民生问题将涉及到更多的方面,与人们的关系也更加密切,但在民生档案的管理中对其中的内容的分割会更加细致。

2.制度更加完善,管理更加透明。完善的制度包括高级的管理人才,精细的管理模式以及良好的监督制度。在民生档案方面积累的经验越多,也就意味着有一套更加完善的制度,对我国民生的问题的改善届时将会起到更大的作用。此外,未来的民生档案工作会将政府“做什么”、“怎样做”等问题像公众进行公示,透明的管理加强了党政的廉洁建设。

3.信息化水平更高。近几年“互联网+”模式进入了高潮时期,未来的民生档案工作也必将会是以“互联网+”的模式运行,不仅节省了人力成本,还提高了办事效率。

总之,未来我国的民生档案管理工作会迈上新的台阶,对人们生活水平的改善作出巨大贡献。管理好民生档案,积极服务人们时贯彻党的十提出的“保障民生”精神的具体措施,是我国经济发展的新的目标,同样也是民生档案管理单位的重要职责,因此应对其有极大的重视,最大程度上促进我国的民生建设。

参考文献

[1]王玲.谈民生档案工作对推动档案事业发展的积极作用[J].黑龙江档案,2011(5)

[2]王璐.对新时期民生档案工作的思考[J].2月建筑科技与管理学术交流会,2015(7)

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