高档汇报篇（1）

1.1 档案统计的内容

档案统计是指运用多种多样的统计技术和方法，通过图、表、册以及数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程[1]。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，是揭示档案工作有关情况及其发展规律的一项重要工作。

档案统计包括以下几个方面，一是档案利用的统计，是指一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的统计，主要包括各类档案的查阅、借阅、复制利用等项目；二是进行档案工作的统计，即对保管、编研、二次开发、数字化等业务工作情况的统计；三是进行档案统计分析，对重要的统计报表的情况分析。主要包括：档案统计年报、全年档案抢救统计表等。

1.2 档案统计信息化及优势

档案统计信息化是指在新型的档案统计方法的指引下，运用先进的信息技术，对需要进行统计的档案信息进行分类、编辑、整理、统计、打印和利用分析的新型档案统计方式。

档案统计对档案综合利用工作具有重要的意义，首先使得档案统计工作化繁为简，提高档案统计效率；其次能够使统计数据更加准确，更为直观的反映档案利用情况；三使移交档案统计报表变得更加安全、方便和快捷；四可增加档案统计工作的灵活性，轻松应对越来越多样化的档案统计工作；第五为整个档案管理工作的数字化与信息化提供智力支持、技术支撑和设备保障。

2 档案统计信息化的设计与实现

2.1档案统计模块的发展前景

以往的档案管理系统一般注重收集、借阅、归档、整理等功能，只能进行最基本的数量统计，弱化统计功能，这样显然无法满足档案统计、档案利用工作的需要[2]。档案统计信息化促使档案管理部门淘汰传统的统计方式，细化统计分类、强化统计分析、提高工作效率，以适应新形式的要求。因此优化升级档案统计模块并挂接到档案管理系统中，可提高档案管理系统作用，使之更好地服务社会。

2.2 档案统计模块的设计

档案统计模块应设置档案利用统计模块、档案业务工作统计模块、档案统计分析模块。整个档案统计模块由18个子功能组成，并能对需要上交的统计报告、统计报表等进行打印。

1、档案利用统计模块设计

档案利用统计模块可以分为3个子功能：

（1）查阅档案情况统计功能：建立各种类型的档案查阅记录表，对表中的查阅人数、单位、档案卷号、数量等字段进行记录，分季度进行统计，年末汇总成整年的查阅记录情况表。

（2）复制利用档案统计功能：在后台建立档案利用信息记录表，对档案利用的情况和借阅人的情况进行录入，然后根据记录打印成档案资料利用三联单，发给所利用的单位或个人。对表中记录的扫描复印的纸质档案文件数量、电子档案文件数量、纸质图件数量、电子图件数量等字段进行统计，节能减排论文生成某个时间段内整体档案利用情况。

（3）借阅档案统计功能：调用档案管理数据库中的借阅档案信息管理表，对表中借阅的档案名称、档案数量等字段进行统计，生成全年的借阅档案信息表。

2、档案业务工作统计模块设计

档案业务工作统计模块可以分为10个子功能：

（1）档案保护情况统计功能：在后台数据库建立档案保护信息表，对出现了：破损、字迹不清、缺失、褪色、腐烂等情况的档案进行保护的情况录入登记，生成某个时间段内所有需要保护的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成档案抢救统计表。

（2）档案数字化工作情况统计功能：在数据库中建立档案数字化工作进度表，对工作日内档案数字化工作的进展情况，整体质量等进行记录，年末汇总成档案数字化工作总表，最终汇入统计年报。

（3）档案编研成果统计功能：调用档案编研信息表，对某一时间段内档案编研工作产生的的档案文集、大事记等编研成果的数量、内容等基本情况进行统计，汇总成全年档案编研信息表，加入统计年报中。

（4）档案二次开发信息统计功能：调用档案开发信息管理表，对有价值的档案进行开发利用产生的新的档案成果情况进行信息录入，然后在年底对本年开发的档案的数量及其成果进行汇总。

（5）档案统计年报功能：将一年内所有利用档案的情况的汇总报告，加上整个馆藏的档案情况和档案馆（室）的基本情况整理到一起，向上级有关档案行政管理部门汇交[4]。

（6）汇交档案情况统计功能：调用汇交档案信息表，对汇交的档案的编号、名称、类型、格式、数量、汇交日期等字段进行分类小计，生成某个时间段内所有汇交的档案目录清单。年末对整个汇交清单进行汇总统计，生成全年汇交档案总表。

（7）销毁档案数量统计功能：在后台数据库建立销毁档案管理表，对需要销毁的档案的编号、名称、类型、数量等字段进行录入登记，生成某个时间段内销毁的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成销毁档案统计表。

（8）归还档案统计功能：调出档案管理数据库中的档案归还信息管理表，对表中已归还的档案名称、档案数量、尚未归还的档案名称、档案数量等字段进行统计。

高档汇报篇（2）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（b）-0000-00

1档案统计概述

1.1 档案统计的内容

档案统计是指运用多种多样的统计技术和方法，通过图、表、册以及数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程[1]。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段，是揭示档案工作有关情况及其发展规律的一项重要工作。

档案统计包括以下几个方面，一是档案利用的统计，是指一种对各种类型档案被各机关、各项工作利用的统计，主要包括各类档案的查阅、借阅、复制利用等项目；二是进行档案工作的统计，即对保管、编研、二次开发、数字化等业务工作情况的统计；三是进行档案统计分析，对重要的统计报表的情况分析。主要包括：档案统计年报、全年档案抢救统计表等。

1.2 档案统计信息化及优势

档案统计信息化是指在新型的档案统计方法的指引下，运用先进的信息技术，对需要进行统计的档案信息进行分类、编辑、整理、统计、打印和利用分析的新型档案统计方式。

档案统计对档案综合利用工作具有重要的意义，首先使得档案统计工作化繁为简，提高档案统计效率；其次能够使统计数据更加准确，更为直观的反映档案利用情况；三使移交档案统计报表变得更加安全、方便和快捷；四可增加档案统计工作的灵活性，轻松应对越来越多样化的档案统计工作；第五为整个档案管理工作的数字化与信息化提供智力支持、技术支撑和设备保障。

2 档案统计信息化的设计与实现

2.1档案统计模块的发展前景

以往的档案管理系统一般注重收集、借阅、归档、整理等功能，只能进行最基本的数量统计，弱化统计功能，这样显然无法满足档案统计、档案利用工作的需要[2]。档案统计信息化促使档案管理部门淘汰传统的统计方式，细化统计分类、强化统计分析、提高工作效率，以适应新形式的要求。因此优化升级档案统计模块并挂接到档案管理系统中，可提高档案管理系统作用，使之更好地服务社会。

2.2 档案统计模块的设计

档案统计模块应设置档案利用统计模块、档案业务工作统计模块、档案统计分析模块。整个档案统计模块由18个子功能组成，并能对需要上交的统计报告、统计报表等进行打印。

1、档案利用统计模块设计

档案利用统计模块可以分为3个子功能：

（1）查阅档案情况统计功能：建立各种类型的档案查阅记录表，对表中的查阅人数、单位、档案卷号、数量等字段进行记录，分季度进行统计，年末汇总成整年的查阅记录情况表。

（2）复制利用档案统计功能：在后台建立档案利用信息记录表，对档案利用的情况和借阅人的情况进行录入，然后根据记录打印成档案资料利用三联单，发给所利用的单位或个人。对表中记录的扫描复印的纸质档案文件数量、电子档案文件数量、纸质图件数量、电子图件数量等字段进行统计，生成某个时间段内整体档案利用情况。

（3）借阅档案统计功能：调用档案管理数据库中的借阅档案信息管理表，对表中借阅的档案名称、档案数量等字段进行统计，生成全年的借阅档案信息表。

2、档案业务工作统计模块设计

档案业务工作统计模块可以分为10个子功能：

（1）档案保护情况统计功能：在后台数据库建立档案保护信息表，对出现了：破损、字迹不清、缺失、褪色、腐烂等情况的档案进行保护的情况录入登记，生成某个时间段内所有需要保护的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成档案抢救统计表。

（2）档案数字化工作情况统计功能：在数据库中建立档案数字化工作进度表，对工作日内档案数字化工作的进展情况，整体质量等进行记录，年末汇总成档案数字化工作总表，最终汇入统计年报。

（3）档案编研成果统计功能：调用档案编研信息表，对某一时间段内档案编研工作产生的的档案文集、大事记等编研成果的数量、内容等基本情况进行统计，汇总成全年档案编研信息表，加入统计年报中。

（4）档案二次开发信息统计功能：调用档案开发信息管理表，对有价值的档案进行开发利用产生的新的档案成果情况进行信息录入，然后在年底对本年开发的档案的数量及其成果进行汇总。

（5）档案统计年报功能：将一年内所有利用档案的情况的汇总报告，加上整个馆藏的档案情况和档案馆（室）的基本情况整理到一起，向上级有关档案行政管理部门汇交[4]。

（6）汇交档案情况统计功能：调用汇交档案信息表，对汇交的档案的编号、名称、类型、格式、数量、汇交日期等字段进行分类小计，生成某个时间段内所有汇交的档案目录清单。年末对整个汇交清单进行汇总统计，生成全年汇交档案总表。

（7）销毁档案数量统计功能：在后台数据库建立销毁档案管理表，对需要销毁的档案的编号、名称、类型、数量等字段进行录入登记，生成某个时间段内销毁的档案目录清单。对整个清单进行汇总统计，生成销毁档案统计表。

（8）归还档案统计功能：调出档案管理数据库中的档案归还信息管理表，对表中已归还的档案名称、档案数量、尚未归还的档案名称、档案数量等字段进行统计。

（9）档案机构及人员情况统计功能：建立档案机构信息记录表，对本年内档案机构及其内部人员的基本情况进行统计，最终汇入统计年报中。

（10）馆藏档案统计功能：建立馆藏档案记录表，统计本年内馆藏档案的1情况，包括：全宗数、档案案卷总数、档案件次总数、档案排架长度等，最终汇入统计年报中。

3、档案统计分析模块设计

档案统计分析模块分为5个子功能：

（1）档案利用统计分析：分析复制、借阅出去的档案是否产生了经济和社会效益，依此得出档案的真正利用效率，并为在今后如何增强档案的利用率的问题上提供解决方案[3]。

（2）档案统计年报的分析：对档案部门一年内的整体情况进行分析，制定下一年的工作目标。

（3）档案保护统计分析：通过对档案进行保护工作的统计进行分析，得出档案完整性遭到破坏的原因，研究加强档案保护的措施。

（4）档案编研开发统计分析：对被编研、开发过的档案数量、类型等的统计进行分析，可以大致得出整个档案馆（室）所藏档案的开发利用价值。

（5）档案数字化工作统计分析：对档案数字化工作的统计分析，可以反映出档案馆（室）的数字化建设进程，可为数字化档案馆（室）建设提供智力支撑。

2.3档案统计模块的实现

按照结构化程序设计 “自顶向下，逐步求精”的设计理念对档案统计模块中的18个功能进行分类，最终设计出档案统计模块的组织功能结构图，如图2-1所示。

2.4档案统计模块在系统数据库中的设计

根据对档案统计模块组织结构图的分析，需要在档案管理系统数据库中建立8个表单。一是档案查阅情况统计表（见表2-1），二是档案利用情况统计表，三是档案保护情况统计表，四是档案数字化进度统计表，五是销毁档案统计表，六是档案机构基本情况统计表，七是馆藏档案统计表，八是档案编研与开发统计表。

表2-1 档案查阅情况统计表

年份

日期

文字档案（册）

图件档案（张）

照片档案（张）

视频档案（辑）

其它档案数量

查阅人次（次）

查阅单位

查阅档案卷数

2015

5.15

22

36

8

9

2

3

某公司

11

2015

11.19

30

120

20

8

60

5

房管局

21

总 计

52

156

28

17

62

8

32

2.5接口设计要求

在设计档案统计功能模块过程中应该设计出与其他外部设备相联系的硬件接口，包括打印机、光盘刻录机、服务器等。

在设计系统框架和编写程序代码过程中应注意与后台系统数据库的紧密融合，合理设计数据库软件接口。

在设计系统框架和编写程序代码过程中还应注意与Word、Excel等办公软件和Nero Express光盘刻录软件等应用软件的融合，合理设计应用软件接口。这样在系统中可直接调用出Word、Excel等程序，对相关的统计数据进行编辑和整理，生成专门的统计报告、统计报表并进行打印。

3 结论

信息化的时代要求实现档案管理的信息化[5]，档案统计信息化是对传统统计方式的继承和发展，档案统计信息化的实现可准确统计档案信息，提高工作效率，减轻劳动强度，为档案管理的科学规划、档案资料的研究利用提供基础资料，为档案管理工作提供更多的技术支持[6]，还有利于档案管理人员专业水平的提升，更有利于实现档案资料的社会和经济效益。

参考文献

[1] 许歆懿.“卷”不宜作档案统计的单位[J]. 中国档案. 2000（06）

[2] 许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J]. 山西统计. 2002（08）

[3] 李海英.档案利用数量分析[J]. 北京档案. 2005（10）

高档汇报篇（3）

（一）纸质地质档案的汇交及验收

纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图（附件）等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符，还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺，因此，仅根据移交清单清点，无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制，如：报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺；图纸打印是否完整，是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套，一套用于存档，一套用于后期借阅利用。

（二）电子地质档案的汇交及验收

国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（2006年）对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定，包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此，对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。

二、地质档案的整理及保存

（一）地质档案的整理

保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定，地质档案属于科技档案范畴，在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大，但其对地质工作都具有不同的利用价值，且馆藏资料数量总体不大，管理难度和成本都不高。因此，中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高，再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号，类目号采用三级类目编号，案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分，地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”，代表地质档案类型，共8类；三级类目编号范围是“1—7”，代表山西省境内不同煤产地（表1）。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法，按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号，编号从001号起，顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中，也仅有270卷地质档案，其他各类目下存档数量为几十到一百不等，考虑每年档案增加总数仅10卷左右，因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序，地质行业有着规范要求，顺序为报告正文、附表、附图、其他附件，因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭，但总数都不会超过1000件，因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号，依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外，对于包含电子文件的地质档案，在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。

（二）地质档案的保存

纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大，借阅使用频率高的特点，选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理（经济性）等特点。因此，承装地质档案的档案盒选取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列，管理员只拿档案盒的脊部，因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息，包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作，并对库存档案进行定期抽检，对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复，或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套，一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R，刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息，并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存，避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，光盘的保管温度为17℃-20℃，相对湿度介于35%—45%之间，较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案，库房除了做到“八防”工作，还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检，抽样率不低于10%。[1]

三、地质档案的利用

服务于生产是地质档案的落脚点，但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损，因此，规范的查借阅程序，不但可以使地质档案发挥应有作用，还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出，作为申请人主体的只能是法人单位，不允许以个人名义申请借阅，并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务，对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时，经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信，国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请；系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后，审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料，地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围；而针对系统外单位提出的申请，还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请，提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限，到期后如仍需继续使用的，需携带档案原件，到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点，并检查无污损后，方可续借。这样既可以满足地质工作需要，又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。

四、其他影响因素

（一）提高管理员素质

无论管理制度如何完备，作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此，提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说，除了具备扎实的档案管理知识外，还应具备一定的地质专业知识。由此可见，对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环，与管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高数字化程度

随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及，可以利用现代计算技术对生产年代久远，并仅有纸质版本的地质档案进行数字化，这样可以有效地延长这些档案的保存时间，降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损，延长档案寿命。[3]

高档汇报篇（4）

中图分类号：F830.92 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）10-0-01

一、建立涉汇主体诚信档案背景

伴随我国市场经济的不断发展，各级政府和政府部门均在致力于诚信建设，倡导诚实守信成为时代的要求。涉汇主体（包括银行、企业和个人）因其经营活动涉及到国外主体，关系到我国的整体形象问题，因此对其诚信活动、诚信经营需要高标准、严要求，建立其诚信档案可以动态收集涉汇主体的信用信息，有利于规范涉汇主体诚信经营活动的基础。

二、外汇管理的现状

（一）“外汇登记”需要完善。《中华人民共和国外汇管理条例》规定，“境外机构、境外个人在境内直接投资，经有关主管部门批准后，应当到外汇管理机关办理登记”。但现实中部分外商投资企业外汇资金到位后，因没有收付汇业务而不进行外汇登记年检，存在享受了外商投资的优惠政策，却不履行外商投资企业义务的现象。

（二）管理分散形成不了合力。现有的外汇管理系统功能强大，但各个系统较为分散，不能充分发挥系统数据仓库的功能，缺乏对监管主体综合描述，不利于对涉汇主体整体管理和评价缺乏效率。

（三）管理部门信息的共享机制有待提升。由于管理部门之间没有一个信息共享的平台，部分没有外商投资身份的外汇投资企业却继续得到国内银行的信贷业务支持。

三、操作设想

（一）建立涉汇主体诚信档案数据库。设立全国涉汇主体诚信服务器，为每个涉汇主体建立数据库，数据库中包括银行数据库、企业数据库和个人数据库三个子库，每个涉汇主体的诚信档案内容包含涉汇主体的身份信息、国际收支逾期申报信息、国际收支分拆信息、外商投资企业年检信息、已确认的外汇违法信息、违法违规时间、受处罚时间等。

（二）数据来源及采集方法。一是充分发挥外汇局系统资源的效力，通过《货物贸易外汇监测系统》采集已确认的外汇违法违规信息；通过《国际收支（金宏）系统》和《个人外汇业务非现场监管系统》采集国际收支逾期申报信息、个人分拆结售汇行为被外汇局列入重点关注名单；通过《直接投资管理系统》采集外商投资企业年检信息；通过《银行外汇业务信息管理系统》采集已确认的外汇指定银行违法违规信息；通过《货物贸易外汇监测系统》采集因资金和行为存在异常，被外汇局降为C级的名录企业，对只进口不付汇及只出口不收汇的企业列入观注名单等内容，导入涉汇主体诚信档案数据库；二是利用外汇行政执法成果，采集涉汇主体违规信息，包括违反外汇管理规定受外汇局处罚的等。

（三）实现涉汇主体诚信档案数据库和人民银行征信系统的对接。建议由外汇局与中国人民银行征信中心协商数据信息报送和更新事宜。目前，涉汇主体诚信档案和人民银行征信系统的数据对接可分两步走，在人民银行征信系统未开发涉汇主体诚信档案数据接口程序前，由外汇局提供涉汇主体诚信数据信息给同级人民银行征信管理部门，由征信管理部门手工将数据信息录入征信系统相关模块，待接口程序开发后，即实现定期电子化报送和更新数据信息。数据信息对接后，将涉汇银行、企业和个人的违规信息纳入人民银行征信系统，对银行、企业和个人信用状况实行本外币统一监管。

四、现实意义

高档汇报篇（5）

镇委、镇府对档案工作高度重视，把建档工作摆上议事日程，强化领导责任，强化责任意识，认真落实领导干部档案工作责任制，档案工作领导小组由镇党群副书记任组长，组织委员、党政办公室主任任副组长兼档案室主任，落实配备一名专职档案员。明确乡镇建档的工作思路，把县委、县府关于档案工作的决策贯彻好、落实好、真抓实干、把工作落到实处。今年为落实县府及档案局《关于对档案综合目标管理升级及复查后满3年的单位进行复查的通知》要求，我镇召开了专门会议研究部署，确保复查合格。

二、落实责任，切实抓好镇府档案资料归档工作

对照县的文件要求，我镇对镇级建档工作及早部署，精心组织，确保档案资料归档工作顺利开展。今年年初，召开镇级档案资料归档工作会议，党群副书记在会上作了部署，要求镇各办公室、部门实行各办（部门）负责制，各办（部门）负责人为该办公室（部门）的档案归档第一责任人，落实好专人开展具体工作，对200X年以来的档案资料进行整理归档，由于早部署，早行动，我镇档案归档工作有条不紊地开展，工作中各办（部门）各负其责，相互支持，对不懂、不明白的由镇档案员负责指导，或直接向县档案局虚心请教。在这次整理归档工作中，县档案局给予了有力的指导，多次到我镇检查指导，为我镇档案工作提出了宝贵的意见和建议。

三、多管齐下，切实抓好村级档案资料归档工作

我镇在抓好镇级档案资料归档的同时，同步抓好村级档案资料的归档工作。主要做到“四个一”：一是召开了一个支书、文书参加的村级档案专门会议，传达县的档案会议及文件精神，要求各村务必重视，扎实地做好资料归档工作，确保通过县的复查验收；二是举办了一个文书参加的村级档案员业务学习班，使各村文书（档案员）对资料归档的业务来一次再学习，再提高，特别是村级换届后，部分档案员未熟悉档案工作的，要尽快熟悉工作的开展；三是组织了一次村级资料的整理收集工作，由镇党政办牵头，对各村自200X年以来档案资料进行整理，重点是各村委的积存资料，各村委两委干部手头上的文书资料收集、合同等，来一次较彻底的收集，既有效地防止了资料的散失，又对资料进行初步分类；四是组织了一次各村档案集中检查，各村档案资料在初步完成整理归档后，统一集中镇档案室，由镇档案员逐一检查、查漏补缺，补充完善。

四、取得的成效

经过近X个月的时间，在镇、村两级的努力，在县档案局业务指导下，我镇对200X—200X年度以来的档案资料整理基本完成，镇级共立卷X卷，其中永久长期X卷（县级发文X卷，镇级发文X卷，镇级汇报总结、各类报表类X卷，经济合同类X卷，各部门业务档案X卷），短期X卷（县委、县委办发文X卷，县府、县府办发文X卷，县其他部门发文X卷），实物档案X件，完成续编大事记、组织机构沿革、基础数字数据汇编等编研材料，并增加了人代会、党代会、妇代会、团代会等四个专题编研共X卷）。村级共立卷X卷，其中永久长期X卷（本村各项汇报X卷，针对性发文X卷，各类报表X卷，实物档案X件），短期X卷（上级各类文件X卷，会计档案X卷）。

五、存在的不足

高档汇报篇（6）

镇委、镇府对档案工作高度重视，把建档工作摆上议事日程，强化领导责任，强化责任意识，认真落实领导干部档案工作责任制，档案工作领导小组由镇党群副书记任组长，组织委员、党政办公室主任任副组长兼档案室主任，落实配备一名专职档案员。明确乡镇建档的工作思路，把县委、县府关于档案工作的决策贯彻好、落实好、真抓实干、把工作落到实处。今年为落实县府及档案局《关于对档案综合目标管理升级及复查后满3年的单位进行复查的通知》要求，我镇召开了专门会议研究部署，确保复查合格。

二、落实责任，切实抓好镇府档案资料归档工作

对照县的文件要求，我镇对镇级建档工作及早部署，精心组织，确保档案资料归档工作顺利开展。今年3年初，召开镇级档案资料归档工作会议，党群副书记在会上作了部署，要求镇各办公室、部门实行各办（部门）负责制，各办（部门）负责人为该办公室（部门）的档案归档第一责任人，落实好专人开展具体工作，对200X年以来的档案资料进行整理归档，由于早部署，早行动，我镇档案归档工作有条不紊地开展，工作中各办（部门）各负其责，相互支持，对不懂、不明白的由镇档案员负责指导，或直接向县档案局虚心请教。在这次整理归档工作中，县档案局给予了有力的指导，多次到我镇检查指导，为我镇档案工作提出了宝贵的意见和建议。

三、多管齐下，切实抓好村级档案资料归档工作

我镇在抓好镇级档案资料归档的同时，同步抓好村级档案资料的归档工作。主要做到“四个一”：一是召开了一个支书、文书参加的村级档案专门会议，传达县的档案会议及文件精神，要求各村务必重视，扎实地做好资料归档工作，确保通过县的复查验收；二是举办了一个文书参加的村级档案员业务学习班，使各村文书（档案员）对资料归档的业务来一次再学习，再提高，特别是村级换届后，部分档案员未熟悉档案工作的，要尽快熟悉工作的开展；三是组织了一次村级资料的整理收集工作，由镇党政办牵头，对各村自200X年以来档案资料进行整理，重点是各村委的积存资料，各村委两委干部手头上的文书资料收集、合同等，来一次较彻底的收集，既有效地防止了资料的散失，又对资料进行初步分类；四是组织了一次各村档案集中检查，各村档案资料在初步完成整理归档后，统一集中镇档案室，由镇档案员逐一检查、查漏补缺，补充完善。

四、取得的成效

经过近X个月的时间，在镇、村两级的努力，在县档案局业务指导下，我镇对200X—200X年度以来的档案资料整理基本完成，镇级共立卷X卷，其中永久长期X卷（县级发文X卷，镇级发文X卷，镇级汇报总结、各类报表类X卷，经济合同类X卷，各部门业务档案X卷），短期X卷（县委、县委办发文X卷，县府、县府办发文X卷，县其他部门发文X卷），实物档案X件，完成续编大事记、组织机构沿革、基础数字数据汇编等编研材料，并增加了人代会、党代会、妇代会、团代会等四个专题编研共X卷）。村级共立卷X卷，其中永久长期X卷（本村各项汇报X卷，针对性发文X卷，各类报表X卷，实物档案X件），短期X卷（上级各类文件X卷，会计档案X卷）。

五、存在的不足

高档汇报篇（7）

依据上述目标，北京市档案资料目录中心应从以下几个方面设定目录中心数据采集的范围和数据采集的渠道。

一、档案资料目录中心数据采集的范围

北京市档案资料目录中心数据采集范围为:反映北京地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。

二、档案资料目录中心数据采集的渠道

档案目录信息全、数据准是档案资料目录中心建设的基础，而畅通的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。北京市档案资料目录中心必须本着“积极稳妥、先易后难、统一协调、分阶段建设”的原则，主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息，丰富目录中心的信息含量。在目录中心数据采集实施方面，可以采取分阶段建设、分批采集目录、采集目录数量逐年增加的具体措施，不断优化数据采集渠道，使数据采集流程标准化，采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。

北京市档案资料目录中心应以北京市档案馆为依托，各区县档案馆、专门档案馆和部门档案馆为主体，逐步发展覆盖到整个北京区域范围内的单位机构，最终发展壮大为以北京地区档案信息为主、以其他各省市及国外相关机构档案信息为辅的档案目录信息存储基地，如下图所示。

北京市档案资料目录中心目录数据采集渠道树型图

在具体实施方法上，可以分为依法采集和协商合作两种。对于纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、由北京市档案资料目录中心统筹管理的单位，应当按照《中华人民共和国档案法》依法采集并报送档案资料目录数据。对于没有纳入《中华人民共和国档案法》规定范围内、不属于北京市档案资料目录中心统筹管理的单位，应该通过双方协商，签订合作协议，加强彼此间目录信息交流，实现信息资源互补与共享。各单位具体采集步骤如下:

(一)北京市档案馆档案资料目录数据的采集

1.北京市档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作，并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。

2.北京市档案馆负责收集市属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据，将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。

3.北京市档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。

(二)北京市市属各单位档案室档案资料目录数据的采集

1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向北京市档案馆移交档案的市属各单位档案室，必须及时、准确、全面地向北京市档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。

2.市属各单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集，汇总后报送北京市档案馆，最后由北京市档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。

3.市属各单位每三年向北京市档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。

(三)北京市各区县档案馆档案资料目录数据的采集

1.各区县档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级目录及各种重要资料目录的采集汇总工作，并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。

2.各区县档案馆负责收集区县属各单位档案室填报的室藏档案资料目录数据，将数据汇总后报送北京市档案资料目录中心。

3.各区县档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。

(四)北京市各区县属单位档案室档案资料目录数据的采集

1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向各区县档案馆移交的各区县属单位档案室，必须及时、准确、全面地向各区县档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。

2.各区县属单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集，汇总后报送各区县档案馆，最后由各区县档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。

3.各区县属单位每三年向各区县档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。

(五)北京市专门档案馆档案资料目录数据的采集

1.专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级及各种重要资料目录的采集汇总工作，并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。

2.专门档案馆负责收集本地方有意义的与本馆专业对口的同类内容档案资料目录，并将数据汇总后上报北京市档案资料目录中心。如北京市城建档案馆，在北京市内收集具有地方意义的城市规划、城市建设工程、城市建设管理及城市建设设计、施工、科研技术等方面的档案资料目录，并将采集数据汇总后上报市档案资料目录中心。

3.专门档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。

(六)中央及各省市相关机构保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集

1.北京市档案资料目录中心应与中央及各省市相关单位相互协商，加强联系与合作，签订合作协议，加强彼此间目录信息交流，“联合规划、共享资源、统一规范”，通过联合行动发挥整体优势，实现区域间文献信息互补与共享。特别是中央直属在京单位，与北京历史发展面貌密切相关，必须切实做好这些单位档案资料目录数据的采集。

2.采取多种合作方式，本着互利互惠的原则，通过链接、建立跨库检索的虚拟信息仓库等途径，有选择地将中央及各省市相关机构中与北京历史发展状况相关的档案资料目录收集到目录中心。

高档汇报篇（8）

第二条“企忧档案”活动的对象。县境内三上企业和被列为县以上重点建设项目的企业。

第三条县副科级以上单位作为每个“企忧档案”活动的挂点服务单位。挂点服务单位需将单位法人、分管领导和具体联络员名单报企忧办，由企忧办登记备案。

第四条企忧申请表的发放和回收。由企忧办统一印制企忧申请表，挂点服务单位领取企忧申请表后，必须半个月到企业走访、调研、发放企忧申请表给所挂点企业，每半个月将收回的企忧申请表报一份给企忧办备案登记。

第五条分级处理和公开。企忧事项申请受理后，一般的企忧事项直接由挂点服务单位跟踪落实；较大的企忧事项由挂点单位报县政府分管领导阅批后办理；重大的企忧事项报县政府主要领导阅批后办理。企忧事项中涉及两个及两个以上部门共同审批办理的，由挂点服务单位负责，同时启动《县并联审批暂行办法》来解决。各挂点服务单位要及时将处理好的企忧事项情况反馈给企业和企忧办。

第六条限时办结。企忧事项申请受理后，挂点服务单位必须在二个工作日内告知企业其企忧事项申请的分级情况。一般的“企忧事项”原则上要求在5个工作日内完成；较大的“企忧事项”原则上要求在10个工作日内完成；重大的“企忧事项”原则上要求在20个工作日内完成。由于受客观条件限制暂时解决不了的5个工作日内向企业说明情况，并采取措施逐步解决。

第七条建档和销账。由企忧办建档和销账，挂点服务单位收回企忧事项申请表后2个工作日内交企忧办建档。处理好的企忧事项凭企忧回访单交企忧办销账。企忧档案由企忧办存档和保管。

第八条每月汇报集中排查。每月由挂点服务单位向分管挂点领导汇报上月企忧档案工作情况，进行全面排查。如遇突发事件、重大情况，及时汇报。

第九条专人跟踪办理。受理后的企忧情况，由挂点服务单位派专人负责跟踪落实；需要市以上单位解决的，由挂点服务单位向县政府汇报，指定相关职能部门进行联系跟踪。

第十条“企忧档案”管理

（一）“企忧档案”管理工作由县行政服务中心组织实施。各挂点单位应将所负责企业的企忧事项处理情况于每月5日前以书面形式报企忧办。

（二）县行政服务中心（企忧办）每月10日前将各挂点服务单位的企忧事项处理情况汇总后向企忧档案工作领导小组汇报。

第十一条检查督促

高档汇报篇（9）

中图分类号：S-3 文献标识码：A 文章编号：0439-8114（2017）09-1745-03

DOI：10.14088/ki.issn0439-8114.2017.09.036

Development of Batch Generation System for “Variety Review” Content in the National Crop Regional Trial Summary Reports

TAN Yong-qiang， JIANG Li-hong， MEI Han-cheng， LUO JING-dong

（Xiangyang Academy of Agriculture Science， Xiangyang 441057， Hubei，China）

Abstract：Applying the mailmerge function of Microsoft Word to build a system forbatch creation in order to resolve the condition that “variety review” in the national crop regional trial is programmed inefficiently and easily to make mistakes. This writing introduces the process of the method by taking the data of National rape Regional Trials in the Yangtze River Valley for example. We can use this method to summary the data in regional trial faster and lower error rate.

Key words：Microsoft Word；mailmerge；summary the data in regional trial；variety review；batch creation

品种区域试验是将各育种单位新选育和新引进的优良品种（系）有计划地送到有代表性的不同地区，采用统一的田间试验设计，鉴定品种（系）的丰产性、抗逆性、适应性、综合表现及与对照品种的差异，客观评价品种特性与生产利用价值，为品种审定和推广提供科学依据[1，2]。准确、可靠而高效地完成区域试验汇总报告对发挥新品种的科技优势、促进农业生产发展意义重大。这就要求区试汇总单位在较短时间内完成汇总报告，而部级及省级区域试验规模大、试验组别多、品种数量大，汇总任务繁重，其中“品种综述”又是汇总报告中最耗时、最易出错的部分。Microsoft Word软件具有易学、易懂、易用的特点，适于农业科研工作者应用。

邮件合并是Word中的一项高级功能，利用它可以将Excel、Access等数据表中的信息批量合并到统一格式的Word模板文档中，从而完成快速生成批量相近文件的工作[3]。区域试验汇总报告中“品种综述”部分具有格式相对统一、数据字段类型相同、内容因品种而异的特点。利用邮件合并功能进行处理，能够快速、准确、高效地完成这部分内容的编写。本研究介绍了采用Word软件结合Excel软件，利用邮件合并功能构建农作物区试汇总“品种综述”批量生成系统，该方法简便易用，能大幅提高区试汇总效率和准确度。

1 创建数据源

以2013～2014年度国家冬油菜品种区试汇总报告（长江上游A组）为例，将区试汇总数据录入Excel文档中，以Microsoft Excel 2010为例，结果如图1所示。

将汇总数据分为固定项和变量两部分，标题行为固定项，即序号、品种名称、选育单位、试验编号、植株、苗期生长势、成熟一致性、分枝性、试点数、增产点、减产点、平均每667 m2产量、产量比对照、增产比例、显著性、排名、平均产油量、产油量比对照、产油增产比例、产油量增产点、产油量减产点、株高、有效分枝部位、有效分枝数、生育期、生育期比对照的天数、单株有效角果数、每角粒数、千粒重、不育株率、菌核病发病率、菌核病病情指数、病毒病发病率、病毒病病情指数、菌核病鉴定结果、冻害率、冻害指数、耐旱耐渍性、抗倒性、芥酸含量、硫甙含量、含油量。标题行下为变量，即不同品种对应的性状参数。

以2013～2014年度国家冬油菜品种区试汇总报告（长江上游A组）为例，规范的品种综述内容为“1.杂1256，成都农林科学院作物研究所选育，试验编号SQ101。该品种植株较高，苗期生长势中等，成熟一致性较好，分枝性强。11个试点中10个点增产，1个点减产，平均每667 m2产量199.22 kg，比对照增产8.84%，达到极显著水平，居试验第1位。平均产油量82.04 kg/667 m2，比对照增产9.03%，11个试点中有10点增产，1个点减产。株高201.45 cm，有效分枝部位87.45 cm，有效分枝数7.93，生育期平均211.2 d，比对照早熟0.5 d。单株有效角果数为362.03个，每角粒数16.52粒，千粒重3.6 g，不育株率0.42%。菌核病发病率7.90%，病情指数5.03，病毒病发病率0.62%，病情指数0.62，菌核病鉴定结果为低感。冻害率11.23%，冻害指数4.13，耐旱耐渍性中等，抗倒性中等。芥酸含量0.1%，硫甙含量22.87 μmol/g（饼），含油量41.18%。”

将上述内容录入到Word软件中（以Microsoft Word 2010为例），可通过复制粘贴以提高工作效率。变量部分空出，即“ . ， 选育，试验编号 。该品种植株 ，苗期生长势 ，成熟一致性 ，分枝性 。 个试点中 个点增产， 个点减产点，平均每667 m2产量 kg，比对照 %， 水平，居试验第 位。平均产油量 kg/667 m2，比对照 %， 个试点中有 个点增产， 个点减产。株高 cm，有效分枝部位 cm，有效分枝数 ，生育期平均 d，比对照 d。单株有效角果数为 个，每角粒数 粒，千粒重 g，不育株率 %。菌核病发病率 %，病情指数 ，病毒病发病率 %，病情指数 ，菌核病鉴定结果为 。冻害率 %，冻害指数 ，耐旱耐渍性 ，抗倒性 。芥酸含量 %，硫甙含量 μmol/g（饼），含油量 %。”主文档编辑完成。

3 合并文档

在上述主文档中进行以下操作：

1）插入源数据。点击菜单“邮件”“选择收件人”“使用现有列表”，将第一步创建的Excel源数据插入到主文档中，如图2所示。

2）插入合并域。点击菜单“邮件”“插入合并域”，在主文档的变量部分逐项插入对应的固定项名称，如图3、图4所示。

3）完成主文档的合并。点击菜单“邮件”“完成并合并”“编辑单个文档”，“合并到新文档”“合并记录”选择“全部”，点击确定，完成主文档的合并，如图5所示。

至此，2013～2014年度国家冬油菜品种区试汇总报告（长江上游A组）中“品种综述”内容已经生成完毕。数据源与主文档合并后，由于每条记录后都有一个“分页符”，使得合并后每个页面只显示一条记录[4]，在本研究中即每一个品种的综述内容占据一个页面，为了节约版面纸张以及排版的需要，可将多条记录放在一个页面，只须将每条记录最后的“分页符”手工删除，也可以使用快捷操作以提高效率，将“分节符”（^b）全部换成“段落标记符”（^p）[5]。

4 小结与讨论

农作物品种区域试验是鉴定品种丰产性、抗逆性和适应性不可替代的重要手段，是连接农业科研和农业生产的重要中间环节[6]。随着《种子法》颁布，区域试验的规模扩大了数倍，而且试验观测项目和田间调查记载的性状也不断增加，试验汇总的工作量也随之倍增，而试验汇总单位的队伍规模却没有明显改变[2]。以往在农作物区域试验汇总报告中“品种综述”内容的撰写上采取的是先完成一个品种的评述，然后将整段文字复制，对照品种汇总数据，将其他品种的性状进行手工逐个修改。这种方法费时费力，加之区试汇总工作时间紧、任务重，很容易出现录入错误。

为破解这一难题，提高农作物区域试验汇总的工作效率、准确度和可靠性，许乃银等[2]以棉花区试为例，构建了基于Excel的“品种评述”文本批量生成方法，对区域试验汇总报告中“品种评述”内容中包含的固定字符串和因品种而异的变量进行事先甄别划分，并在Excel电子表格中分别设定为绝对引用和相对引用对象，再通过文本连接符串连和自动填充功能实现批量生成品种评述内容。该方法可以高效、准确地完成对所有参试品种的品种评述，而且几乎不受参试品种数量的限制，但该方法的字符串甄e和公式编辑环节较为复杂。

Microsoft Word是一款最常用的办公软件，其“邮件合并”功能是在邮件文档或主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成邮件文档[7]。由于其强大的功能，在企业事务处理、机关事业单位各种工作、学校学生信息管理等领域得到了广泛应用[8-14]。但是在农业科研工作，尤其是在农作物品种区试汇总工作中鲜见报道。笔者采用Word软件结合Excel软件，利用“邮件合并”功能构建农作物区试汇总“品种综述”批量生成系统，只需3个步骤即可完成，简便快捷，该方法同样不受品种数量限制，品种数量越多，完成效率越高。并且该方法无须编辑公式、无须编程，非常适合计算机水平一般的广大农业科研工作者。本研究是以国家油菜区域试验汇总为例构建“品种综述”批量生成系统，对于其他作物品种区域试验汇总，只需将源数据和主文档换成相应的作物即可，系统的拓展性和通用性强，应用前景十分广阔。

参考文献：

[1] 狄佳春，许乃银，刘剑光.Excel在农业区域试验数据汇总中的应用[J].计算机与农业，2002（8）：25-26.

[2] 许乃银，李 健.棉花区试总结中“品种评述”批量生成系统的构建与应用[J].中国棉花，2014，41（6）：17-20.

[3] 赵海丽.Office邮件合并功能在文书处理工作中的应用[J].办公室业务，2012（17）：25-26.

[4] 戴湘竹.如何利用Word邮件合并功能来提高工作效率[J].黑龙江交通科技，2008（9）：123-124.

[5] 谭 湘.“邮件合并”的通用性[J].河南科技，2012（24）：173.

[6] 文雁成.改进油菜品种区域试验的建议[J].中国油料，1996，18（3）：70-72.

[7] 王斯蕾，杜新满，赵俊琳，等.Word 2010邮件合并技巧应用研究[J].湖南邮电职业技术学院学报，2016，15（1）：15-17.

[8] 孙丽山.Word邮件合并在办公中的应用[J].网络安全技术与应用，2014（11）：188-189.

[9] 沈晓庆.Word“邮件合并”在科技工作中的应用[J].科技资讯，2015（31）：23-24.

[10] 周嘉懿.Word 2010中邮件合并功能在办公室工作中的应用[J].数字技术与应用，2016（3）：228.

[11] 崔建武，孙培鑫，王玉猛，等.Word邮件合并在高校人事工作中的应用实例[J].科教文汇（中旬刊），2008（9）：280-281.

高档汇报篇（10）

第十九条规定，用人单位应当建立、健全职业卫生档案和劳动者健康监护档案。

第二十四条规定，用人单位应当按照国务院卫生行政部门的规定，定期对工作场所进行职业病危害因素检测、评价，检测、评价结果存入用人单位职业卫生档案，定期向所在地卫生行政部门报告并向劳动者公布。

第三十三条规定，用人单位应当为劳动者建立职业健康监护档案，并按照规定的期限妥善保存。劳动者离开用人单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，用人单位应当如实、无偿提供，并在提供的复印件上签章。

第四十八条规定，职业病诊断、鉴定需要用人单位提供有关职业卫生和健康监护等资料时，用人单位应当如实提供。

第五十六条规定，卫生行政部门履行监督检查职责时，有权查阅或者复制与违反职业病防治法律、法规的行为有关的资料和采集样品。

第六十四条规定，用人单位未按照规定组织职业健康检查、建立职业健康监护档案或者末将检查结果如实告知劳动者的，由卫生行政部门责令限期改正，给予警告，可并处2万元以上5万元以下的罚款。

二、用人单位职业卫生档案的主要内容

1.国家有关职业病防治工作的法律、法规、规范、标准清单及有关文本。

2.职业卫生管理的方针、计划、目标和职业卫生管理制度。

3.职业卫生专(兼)职管理组织、职能及人员分工。

4.职业卫生管理方案、程序、作业指导书和其它内部文件。

5.建设项目职业病危害管理档案，包括：

(1)建设项目计划任务书及批准文件等：

(2)建设项目初步设计书：

(3)工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料；

(4)全套竣工图纸、验收报告、竣工总结：

(5)职业病危害预评价委托书与预评价报告；

(6)职业病危害控制效果评价委托书与效果评价报告；

(7)卫生行政部门审查意见书：

(8)卫生行政部门验收意见书。

6.建设项目职业病危害因素申报资料，包括职业病危害因素(种类、存在岗位、来源、预防策略)清单。

7.储存和使用的化学品清单，包括种类、量、使用的部位、储存的部位、毒性资料、预防策略。

8.工作场所职业病危害因素检测与评价资料，包括职业病危害因素检测与评价委托书，职业病危害因素检测记录与评价报告。

9.职业病防护设施防护及维修档案，包括：

(1)设备的操作规程、合格证书：

(2)安装、调试验收记录：

(3)运行使用记录；

(4)维修记录，包括维修责任人、维修原因、维修日期、维修人等。

10.职业病防护用品档案，包括工种清单、应配备清单、实配备清单、使用情况等。

11.职业健康监护资料，包括：

(1)职业健康监护委托书；

(2)职业健康检查工种及人员名单；

(3)职业健康检查结果与分析报告：

(4)职业禁忌证名单及调离情况：

(5)个人职业健康监护档案；

(6)职业病检出名单。

12.职业卫生培训教育计划、培训内容、授课记录及考核成绩。

13.职业病(含工作有关疾病)发生情况及职业病患者处理情况记录。

14.用人单位职业病预防控制措施技术档案。

15.职业病诊断、鉴定资料。

16.各种监督文书。

17.各种设备、化学品中文说明书。

(1)职业病危害因素检测结果汇总资料；

(2)职业健康监护汇总资料：

(3)职业病发病情况汇总资料：

(4)职业病病人处理、安置情况汇总资料；

(5)培训情况汇总资料；

(6)因病缺勤情况汇总资料：

(7)职业病防护设施汇总资料：

(8)劳动者死亡资料；

(91职业病防治工作年度总结。

三、用人单位职业卫生档案的要求

1.职业卫生档案案卷归档前要做好以下事项：

(1)简明扼要地拟写案卷标题，包括文件制发机关、内容、文种三个部分，标题要反映案卷的内容；

(2)根据档案保管期限的规定，注明每一案卷的保管期限，职业卫生档案一般为永久保存；

(3)填写卷内目录、备考表及案卷皮、编号，装订成卷：

(4)归档的案卷要填写移交目录，双方签字。

2.档案室对各部门移交来的职业卫生档案，要认真进行质量检查，及时编号登记，入库保管。

3.档案工作人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅、利用等情况要进行登记，档案工作人员调离时，必须办好交接手续。