干部档案数字化管理篇（1）

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现，领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理，对干部的选拔有重要的参考价值。近年来，我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，干部人事档案是会随着干部的调离而调离，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。因此，数字化档案越来越受到档案管理者的青睐，但是，在进行干部人事档案数字化管理时，还存在一些问题，本文也就此展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

对干部人事档案进行数字化管理时，不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以很好地保护原件档案。详细内容如下：

（一）减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，同时也提高了其工作的效率。（三）保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

虽然人事档案数字化管理能够提高工作效率等优点，但是，目前还存在很多问题，例如管理方式存在缺陷，管理设备不够先进，管理人员的素质不高等。详细内容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，无法实现计算机管理的环环配合，而且进行数字化管理的硬件配置也相对而言比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且，在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题，都与数字化干部人事档案的要求不符，同时没有实现真正的人事档案数字化管理，还是需要翻阅纸质的档案，使用传统的查档、调档方式，这样不仅不会提高工作效率，反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便，对服务的效率带来一定程度上的影响。

（二）管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，因此，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

（三）干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然，这不是一蹴而就能够完成的，需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

三、结语

干部人事档案对干部的升职是有重要作用的，但是传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此，需要对干部人事档案管理方式进行改变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于应用这种管理方式时间不够长，有着管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进等问题，所以需要管理人员积极地去解决，可以从转变管理方式，购买先进的管理软硬件，加强对工作人员的系统培训等方面着手。

作者:李纯 单位:呼伦贝尔市人力资源和社会保障局

参考文献：

干部档案数字化管理篇（2）

2干部人事档案数字化管理系统的意义

干部人事档案在医院职工入党、定编、评定职称以及升职提干等方面都发挥着巨大的作用[2]。所以，提升干部人事档案管理工作质量是现阶段医院内部管理运行的要求。传统纸质档案易发生损毁也极容易被篡改，无论是档案的安全性还是完整性都难以得到保证。所以，近年来我国不断推进医院干部人事档案管理信息化建设，力图将更为便捷、安全的数字化管理系统应用于医院干部人事档案管理工作当中。身处于社会主义市场经济条件下，医院的管理运行模式发生了转变。如今，医院管理的自动化水平明显提升，行政管理人员数量大幅增加。如果仍沿用以往的干部人事档案管理方法，需要聘用大量员工才能完成工作，会为医院带来大量的人力成本支出，且与当前医院的管理运行模式相违背。所以，一定要在医院的干部人事档案管理工作中加强数字化管理系统的应用，满足当前医院在干部人事管理工作中的高效率、高科技以及高水平要求，提高管理科技水平，减少不必要的人力财力损耗，促进医院可持续发展。

3干部人事档案数字化管理系统在医院运行中的作用

数字化管理档案管理系统是人们追求档案管理工作高质量和高效率发展的产物。将干部人事档案数字化管理系统应用在医院管理工作当中，不仅可以增强档案管理工作效率，还能实现人力资源优化，推进医院的可持续发展。

3.1提升干部人事档案管理质量

3.1.1提升干部人事档案的安全性

干部人事档案管理数字化系统的应用，将所有的档案信息以电子信息数据的形式保存在系统当中，提高了档案的安全性。干部人事档案信息对于医院职工的个人发展而言十分重要，这些信息是衡量他们是否具有能够胜任当前工作岗位以及是否可以进行调岗或升迁的重要依据。如果档案信息出现缺失、损毁或涂改，那么档案的真实性和有效性就会大打折扣。而使用数字化系统就不会出现这样的问题，其中的档案信息安全性可以得到有效保证。

3.1.2档案的采集和归档更规范

高质量的档案采集以及档案归档，是保障干部人事档案完整性和有效性的根本。档案管理是医院内部管理工作的重心，档案管理工作质量和效率的提升可以有效提高医院的内部管理工作效率，推进医院的平稳运行。使用干部人事数字化系统，可以使干部人事档案的采集和归档工作变得更加规范，提升工作效率。减轻了档案管理人员的工作量。利用电子扫描仪器，可以将纸质档案中的文本信息和图像信息直接录入其中，而且在采集过程中还会对图像进行裁剪、图片挂接等简单的处理，是录入的信息更加完整清晰[3]。此外，干部人事档案数字化系统当中，实现了档案的合理分类。工作人员将干部人事档案录入后，所有档案会直接按照科室类、信息种类或其他共同类别进行自动归类，为医院的管理人员查阅档案提供了便利。

3.1.3提高干部人事档案应用效率

医院在选拔和任用干部时，会对其人事档案进行审阅，确定该职工的各项素质符合干部岗位要求后才会予以聘用。干部人事档案数字化管理系统的分类功能极其强大，丰富了档案信息的查询渠道。能对外聘人员的档案进行追踪，如果其档案还没有录入本院系统之中，那么系统会发出提示，提醒档案管理人员及时录入；系统中的类别划分极为细致，还可以对某一种材料进行单独查询、单独审阅。这样的模式，有效地增强了档案信息应用的针对性。利用数字化管理系统，实现了档案的快速查找和审阅，使档案的效率得到了有效提升，为快速推进医院运行管理工作奠定基础[4]。

3.2促进医院人力资源优化配置

合理调配医院的人力资源是医院管理工作中的关键性环节。医院高素质人才众多，无论是内部竞争还是外部竞争压力都非常庞大，为了实现更合理地人才培养和使用，促进医院核心竞争力的提升，医院应该加强对干部人事档案的合理应用，人事调动更具科学性。通过合理的人事调动，妥善安置医院的各类型人才，实现人力资源的合理配置。干部人事档案数字化系统的应用可以有效地提升医院的人力资源优化配置效率。干部人事档案数字化管理系统的应用，减轻了档案管理人员的工作压力。医院可以重新制定档案管理人员的选用标准。对原有的专业素质不高、工作能力不强的档案管理人员进行培训，经培训仍然不达标者直接辞退，提升医院内部管理人员的整体素质。而且，干部人事数字化管理系统的应用，还可以推进人力资源管理工作质量的提升。当新医师被聘用或调派至本院后，该医师的原单位和现单位可以直接进行电子数据对接。将该医师的干部人事档案直接通过数字化系统和互联网进行传递，让接收医院的人力资源管理部门可以快速地掌握新职工的综合信息，实现更合理地调配。此外，数字化系统的应用，可以提升干部任前审核工作效率。在正式提干前需要对备选人的各项信息进行任前审核。这项工作关系重大，必须慎重对待。通过干部人事档案数字化管理系统，可以更快捷地完成各项信息地审核，为医院选拔出真正地人才[5]。人力部门可以直接将档案信息作为参考依据，无需二次调查直接实现任前审核。这样能有效提升人才选拔的质量和效率，为医院运行提供更强劲的动力。综上所述，医院的干部人事档案中对个人的思想、行为以及能力进行了全面记录。在进行岗位调动时，医院可以通过综合考量干部人事档案内容，来判断人事调动的合理性。将数字化管理系统应用于医院的干部人事档案管理工作中，使档案管理效果得到了有效提升；让医院对干部人事档案的使用更为得心应手；提高了医院行政管理质量，为实现医院可持续发展打下坚实基础。

参考文献

干部档案数字化管理篇（3）

传统人事档案管理模式较为陈旧，且管理的内容较多，管理方式过于单一，纸质人事档案文件的收集、编辑、调整、查询和管理等较为不便，且会增加管理人员的工作量，容易因管理不慎等导致纰漏和档案错误等问题出现，影响人事档案管理。故应用数字化技术对干部人事档案管理系统进行改进和优化，从数据、功能、操作等方面进行优化和改进，提升了干部人事档案管理的规范性、科学性和实用性，保证了数据资源的安全性，有助于单位档案资源的管理和应用。以适应于当前快节奏的社会发展，更好的为干部人事档案管理工作服务，提高管理质量和管理水平。

1 对干部人事档案管理系统进行数字化改进的重要性

（1）干部人事档案管理系统中仍旧采用的是传统的管理模式，且数据资料和信息大多都采用纸质文件，查询和管理极为不便，且对更新和编辑数据信息的难度较大，不利于对人事档案资源的应用。信息化建设的加快，迫切要求在诸多管理系统中建立统一的平台，并在管理平台中实现数据信息的可视化、精细化和智能化。（2）当前对着人才的大量涌现，干部人事资源较多，人事档案的数量也会不断增加，且分布区域较广，很难对其进行查阅和咨询，必须通过统一的干部人事档案管理系统平台对其进行整理，并可以实时的进行数据的更替和补充等，提高干部人事档案管理系统的实时性和有效性。（3）建立规范和统一的干部人事档案管理系统可以应用统一的权限进行认证，设定某区域干部人事档案管理系统的信息标准，有助于对系统中的数据和信息等进行统一规划和管理，统一受理、统一标准和统一口径，不仅可以提高管理效率，更体现档案的有效价值。

2 档案数字化国内进展

随着网络一体化和数字化的快速发展，人事档案管理中也逐步实现了数字化和网络一体化建设，并陆续出台了相关的政策和管理规范等，并在规范中对干部人事档案管理等内容进行约束和限制。但由于发展较慢，受环境和条件以及人为因素等的影响导致数字化干部人事档案管理系统的 建设并不乐观，管理技术等尚不成熟，在传统档案管理向数字化干部人事档案管理系统转变的过程中，非但没有成熟的管理技术，而且增加了干部人事档案管理系统的成本。当前信息资源数字化系统主要通过光学字符扫描和键盘录入两种输入方式，但通过光学字符扫描方式进行输入对源文件会产生干扰，且图像质量较低，成本较高。而通过键盘输入方式效率低，速度慢。故需要通过加大对数字化干部人事档案管理系统的研究和分析，并针对存在的问题提出可靠性建议，对干部人事档案管理系统进行优化和改进，提高其管理水平和管理质量。

3 干部人事档案管理系统的数字化改进设计

3.1 系统设计原则

干部人事档案管理系统设计需要保证信息的保密性，具有较高的安全性，且要体现其高性能，对用户的响应速度较高，提高干部人事档案管理系统应用性能，更好满足用户对资源的需求和应用。并要实现系统的高稳定性，资源的可靠性，运行过程中避免出现事故和异常，体现界面的友好性，保证系统界面简洁明了，切要明确各个部分的功能分区，便于使用和操作。

3.2 系统功能模块结构

3.3 系统技术结构设计

干部人事档案管理系统中技术部分主要包括表现层、业务逻辑层、数据访问层等部分，应用网络架构模式，即利用常用的浏览器和服务器，通过表现层借助于窗体来讲数据传入到服务器，在业务逻辑层将获得的数据信息进行编辑、整理等，该层次属于数据管理的中间部分，在数据访问层可以实现数据库被访问时，查询和修改数据库信息，并可以访问文本资料。

3.4 系统安全架构设计改进

干部人事档案管理系统安全架构包括多个层次体系，首先是要做好物理防护，保护好系统设备的完整性，而系统重点是对软件和网络进行物理维护，避免对其产生物理损害。系统防护中做好储存、清洁、湿度温度等调节工作，做好防水和防火等重要工作。然后是控制数据库的访问限制，只对特定局域网开放，避免黑客等对数据的攻击和侵袭，对重要的数据必须要进行加密，且对应用程序设定访问权限，即时可以通过局域网访问的客户，也需要急性验证，提高和数据的安全性。传输的过程中要保证数据的安全，避免在传输过程中对数据信息进行泄露，并要对系统设定安全验证，让用户访问时输入密码和账号，并要进行数字签名确认，输入三次错误则要被冻结账号等。

3.5 干部人事档案管理系统关系模型设计优化

对系统中基本信息、档案信息、用户记录、借阅信息和档案利用信息等数据进行统一规范，并包括组织机构信息和人事信息等内容，对档案信息的录入便于后期对其进行检查和管理。

3.6 干部人事档案管理系统细节设计

干部人事档案管理系统建立后需要对细节部分进行着重考虑，尤其是管理功能模块必须要高度重视，建立人事系统组织机构，可应用计算机中的树状图等对进行描述和表达，无论部门如何变化，都可以迅速的建立干部人事档案信息的组织系统，对系统中各层级进行管理。实现撤销、整理、添加、查询等层级的高效性、规范性，由同一 管理系统平台对各个模块进行管理，而对系统中干部基本信息的获取、编辑、删除、导入和修改等都可以顺利进行，并可以提高其工作管理效率和管理质量，保证人事档案信息管理的高效性和安全性。

参考文献

[1] 耿迎春，杨建伟.关于人事档案管理系统开发研究[C].//2014年中国造船工程学会MIS/S&A学术交流会议论文集.2014：145-148.

[2] 胡智飞，陈渔源.用VB语言设计多媒体人事档案管理系统[C].//第二届全国智能信息技术讨论会论文集.2012：205～208.

[3] 李永锋，章美仁.面向服务的高校人事档案管理系统的应用研究[J].计算机技术与发展，2012，22（6）：221-224.

干部档案数字化管理篇（4）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165

[中图分类号]TP311.52 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0215-01

1 数字档案的管理存在的问题

数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。在未来的发展过程中，数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。尽管当前对信息化档案的利用率不断提高，但仍然还存在一些问题。

1.1 档案信息化管理信息化意识不强

档案信息化管理人员在工作中表现出缺乏档案信息化管理知识以及档案信息化管理的信息化意识比较淡薄等现象，对于干部档案信息化管理信息化水平的提升有很大影响。如在日常档案信息化管理工作中，工作人员对各种材料的收集不全，而且对一些档案的收集管理意识不强，导致一些档案被销毁。再如，有的工作人员在档案的整理过程中，没有实现信息化管理，采用传统的人工管理方式，所用的记录方式不规范，出现随意勾画的现象。

1.2 管理制度不健全

当前，很多档案工作缺乏健全的监督机制，对档案建立没有做出统一的要求。因此，干部档案信息化管理处于比较随意的状态。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滞不前，许多干部档案信息化管理工作仍然采用手工归档的方法。传统的手工装订往往会出现字迹潦草、内容与目录填写不全、笔迹不一、装订不规范等问题。现阶段，许多工作人员不能按照档案的建立原则进行材料的规范收集，档案信息化管理水平亟待提高。

1.3 缺乏专业化的档案信息化管理人员

近年来，科室相继建立了档案信息化管理工作的规章制度，但由于大部分干部档案信息化管理人员都缺乏专业的档案信息化管理知识和技术。因此，在实际工作中，档案信息化管理的效率不高，只是对资料进行简单收集整理，达不到档案整理规范化的要求。

2 加强数字档案信息资源整合利用的策略

干部档案信息化管理是人力资源局工作的重要组成部分，干部档案信息化管理人员只有充分意识到工作中存在的问题，不断反思，并在工作中给予足够的重视，才能从根本上提高干部档案信息化管理水平，真正实现档案的规范化和信息化管理。

2.1 更新传统的干部档案信息资源管理的理念

改变传统的干部档案信息资源管理理念，要定期对干部档案信息资源管理人员进行相应的宣传，宣传各种先进的干部档案信息资源管理知识和理念，在潜移默化中促进人员思想逐渐实现转变，为干部档案信息资源的整合奠定坚实的基础。

2.2 加强基础网络设施建设

首先，加强网络建设。由于干部档案信息资源管理的特殊性，在数字档案信息资源整合过程中，要建立相对独立的档案室数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效的隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，保证档案室各种信息的安全性。其次，对硬件网络容量进行配置和完善。由于档案室内容量十分巨大，因此，在数字档案的硬件建设过程中，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。

2.3 加大干部档案信息化管理人员的教育培训，提高其业务水平

干部档案信息化管理人员的专业水平直接影响干部档案的管理效果。因此，要将干部档案信息化管理人员的培训工作放在干部档案工作的首位。干部档案信息化管理人员的能力培养工作重点是要通过开展广泛持久的干部档案信息化管理宣传教育，提升工作人员的干部档案意识和管理水平。可开展多种形式的培训，在培训内容上针对从业人员的实际情况突出实用性和针对性，将培训内容与实际工作相结合。让干部档案信息化管理从业人员真正掌握干部档案信息化管理的基本知识，提高对干部档案信息化管理的认知程度。此外，由于当前干部档案信息化管理要逐渐实现信息化。因此，在干部档案信息化管理人才的选拔方面，要严格把关，选择具有干部档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人才参与到干部档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力，提高当前干部档案信息化管理效率和水平。

2.4 健全管理机制，规范干部档案信息化管理

对干部档案信息化管理机制进行明确和规范，对于干部档案信息化管理水平的提升有十分重要的意义，首先，干部档案信息化管理人员要明确维护干部档案完整与安全的基本职责。工作人员要在干部档案保管的具体工作中做到收集规范和归档完整，防止干部档案损坏，确保干部档案的安全。此外，在人力资源局中，分管干部档案信息化管理工作的领导要做好带头作用，加大监管力度，督促工作人员严格按照标准进行干部档案收集、上报、整理、存档等操作。

3 结 语

数字档案的建设既要满足信息时代的要求，又要考虑到档案室管理的具体特点。因此，数字档案的建设和管理是一个复杂的过程。在数字档案的建设和利用过程中，需要采取多种策略，整合人力资源、加强不同机构之间的联系等，提高数字档案的利用效率。

主要参考文献

干部档案数字化管理篇（5）

干部人事档案是党的组织工作的重要组成部分，是党对干部和人才进行选拔、培养、教育、监督和评价的重要基础。随着数字化时代的来临，新时期干部人事档案管理工作在环境、模式、技术、工具等方面都发生了很大变化，但档案管理者的地位与处境并未改变，其文化自信也亟待提升。

一、文化自信是干部人事档案管理工作的前提

《干部人事档案工作条例》明确提出，要推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。干部人事档案工作的现代化转型，除了各种档案技术标准的确立外，最核心要素就是档案管理者的技能提升与文化自信。尤其是文化自信，已经成为包括干部人事档案在内的档案管理工作的一个重要前提。对档案管理工作文化自信的理解，需要结合历史与现实，从档案管理事业和档案管理者两个维度去认识。档案工作的文化自信首先来源于档案事业悠久而厚重的历史，来源于档案与人类文明社会的密切联系。人类自走出蛮荒时代，就开始利用各种载体记载自身群体的重要事件，档案由此产生。这些档案载体先后经历了甲骨、金石、泥版、竹木、纸张及电子文档等多种形式，成为不同国家、不同地区、不同民族及群体过往活动与经历的证明，为国家、民族和群体的历史保存与认同形成发挥了重要作用。档案工作的文化自信来源于档案事业对国家、民族政治社会发展的巨大促进作用。自19世纪档案管理成为西方正式职业以来，国家档案馆成为现代民族国家公民身份认同培育的重要机构，各种人事档案成为获取公民信任、公职人员认同及政府公信力的重要来源。尤其是在党领导的革命斗争和社会主义建设事业中，人事档案管理对于保持干部队伍的纯洁性，对于不同时期的党组织建设、社会动员与改造、政治社会发展都起到了不可替代的基础性作用。可以说，党的革命与建设事业的成功与人事档案工作卓有成效地开展是密不可分的，正是党对人事档案工作的高度重视，才塑造了一支富有战斗力的党员干部队伍，为党在不同时期各项事业取得成功奠定了坚实的组织基础。档案工作的文化自信还来源于档案管理者的职业自信与服务意识。档案管理工作从其诞生之初就与国家人事制度联系在一起，由作为最高统治者亲信的秘书进行档案记录、管理，以及重大秘密的守护。这些高级行政管理人员具有很高的社会地位和身份，他们是决策的实际制定者和重要参与者，通过文件档案的保存和管理，为决策提供重要支持信息，并负责决策文件的保存与管理。第二次世界大战后，随着打字机的普及和官僚体系的进一步分工细化，专门的打字员和管理员取代了原有的高级官员进行档案管理，客观上造成了档案管理者薪酬收入与社会地位的降低，但文件档案在政府决策体系中的重要地位并未改变。只是随着行政管理的需要和人们档案保存意识的提升，要处理的档案文件不断增多，档案管理事业从政府行政管理系统的附属性地位独立出来，成为了一个专门的工作领域，档案工作者也分化为专门的文件档案管理者和以决策咨询者为主体的档案利用者。档案管理事业和档案管理者都经历了一个专门化的过程，其含义也逐步变得狭义化，从政府行政事务的直接参与者，变成了文件资料的整理者和保管者，由此造成人们对档案管理工作地位日益低下和边缘化的误解，进而使得部分档案管理者出现文化自信缺失、职业认同不足和服务意识欠缺的问题。事实上，从政府行政管理系统运行的需求来看，档案管理尤其是人事档案的重要性在不断提升，对档案管理者的职业要求也越来越高，这些都应当成为档案管理工作增强文化自信的重要基础。

二、数字化时代干部人事档案管理中的文化自信

数字化时代的来临，使得档案载体逐步从纸质档案向数字档案转型，对包括干部人事档案管理在内的整个档案工作都提出了新的机遇与挑战。一方面，数字档案管理为干部人事档案管理乃至整个档案管理工作提供了现代化发展契机。数字档案需要借助电脑、服务器、扫描仪、移动硬盘、网络等硬件设施和管理软件、数据库等软件设施，并对机房、存储间等工作环境提出了一定要求；另一方面，数字档案管理带来了短期工作量增加和长期安全风险提高的挑战。自2017年12月，全国各地陆续启动干部人事档案管理数字化工作，数字档案成为未来档案管理的重要载体。《干部人事档案工作条例》采取纸质档案与数字档案并重的方式，要求数字档案要“确保与纸质档案一致”。这就使得档案管理者要在原有纸质档案管理工作的基础上，按照新的数字档案管理标准，对已有海量纸质档案存量和新增纸质档案进行数字化转化，客观上增加了短期工作量。但从长远来看，档案信息数字化将成为社会发展的必然趋势。数字化时代带来的档案管理转型，为干部人事档案的机密性、真实性、完整性、动态性提供了保障，但也对档案管理者的职业认同和服务意识提出了更高要求，更加重视其文化自信的提升。首先，档案管理者的职业认同和职业自信是档案事业良性发展的基础。档案管理工作的开展离不开档案管理者的努力，只有当相关人员能够从这份职业中收获足够的物质生活保障和精神满足、社会尊重的时候，他们才能形成对档案事业的认同和工作的自信，才能更加积极地投身档案管理工作。其次，档案管理者积极、自信的精神面貌是档案事业走向社会、参与文化建设的关键。以档案为基础的文博事业是社会文化建设的重要组成部分，只有让广大档案管理者以更加积极、自信的精神风貌参与其中，才能让我们的社会文化建设更具历史底蕴和内涵。

三、干部人事档案管理中文化自信的提升策略

档案管理数字化是未来档案管理工作发展的必然趋势，改善档案管理者的地位与处境，提升其文化自信，是新时期包括干部人事档案管理在内的整个档案管理工作都必须予以解决的首要问题。数字化时代提升干部人事档案管理文化自信的目标，就是要以档案管理者为核心，改善档案管理行业处境，提升档案管理者收入与地位，提升他们的获得感与尊严，帮助他们重建文化自信与职业认同。提升数字化时代干部人事档案管理文化自信，要坚持三个方面基本原则：一是以人为本，要坚持以档案管理者的需求为导向，以其获得感和尊严为中心，让档案管理者真正成为干部人事档案管理改革的获益者；二是严格落实，要切实推动干部人事档案管理者工作环境、职称待遇等方面的改革，避免出现“雷声大雨点小”或“空头支票”的问题；三是经济实用，要根据本单位财政状况和实际需求制订相应改革方案，既要适应数字化时代档案管理需求，又要立足本单位实际情况，更要有利于档案管理者待遇的改善。从上述目标和原则出发，可从如下几个方面对数字化时代干部人事档案管理工作进行优化，提升其文化自信：（一）切实落实档案管理员资格考试制度，将职称等级与从业者工资待遇相挂钩。档案管理员资格证书与职称等级，既是一项资格制度，更是其福利待遇的重要依据。但与本单位其他岗位相比，当前档案管理者薪酬福利待遇普遍偏低，导致档案管理者职称等级失去了应有的激励作用，相关人员职称晋升以及学习数字化管理新知识等都很容易失去动力。鉴于此，提升档案管理者职称等级待遇，增强其薪资福利待遇和物质激励显得尤为必要。（二）要制订干部人事档案管理工作制度，明确数字化时代这一工作的地位、规范和准则。《干部人事档案工作条例》出台后，各相关单位都组织档案工作者进行了学习领会，但却少有单位将这一条例进一步细化，制订本单位的干部人事档案管理数字化工作制度，这就充分说明干部人事档案管理工作在相关单位边缘化和不被重视的尴尬境地。要强化基层干部人事档案管理工作，建立相关档案管理的工作指引和工作制度，从组织和制度层面加强档案工作的顶层支持，在单位内部形成一种“知档案、懂档案、敬重档案”的文化氛围，切实了解档案管理的重要性和档案管理者的工作内容，尊重其劳动付出，真正给人以尊严。尤其是数字化时代档案管理工作将如何变革、如何开展，没有领导的支持，是很难有效开展的。（三）要让档案管理者切实参与到干部人事管理的过程中去，让他们对档案的生成情况进行充分说明与解读，强化其专业性。数字化时代的干部人事档案调阅与审读需要档案管理者进行深度参与，由管理者运用专业设备对数字文档进行查取、调阅，并对档案的生成过程和生成情况进行充分说明。可以通过列席会议的形式，让相关档案管理者参加本单位党委或组织部门的干部人事工作会议，由他们说明被考察对象个人经历和档案生成情况。在坚持保密性和安全性的纪律前提下，档案管理者在干部人事工作中的行政参与，不仅能大大提升相关工作的行政效率，而且能够让档案管理者在参与中获得尊重感和成就感，从而增强其对档案管理工作的职业自信。（四）要加强档案管理环境的改善与档案管理知识技能的提升。干部人事档案管理长期不受重视的一个重要原因，是人们缺乏对档案管理知识技能专业性的认识，这影响到人事档案管理工作环境的改善和管理者再教育水平的提升。随着数字化时代的来临，干部人事档案管理工作环境和具体要求已经发生了很大变化，如果不及时进行软硬件环境的更新改造和管理者职业技能的提升，相关档案管理工作必将滞后于时代需求，必然会对党的组织工作和干部人事工作产生不利影响，进而加剧人们对档案管理工作的误解和漠视，不利于干部人事档案管理工作的良性发展。因此，切实加强对相关干部人事档案管理工作的督导和改进，联合基层档案管理部门，制订相关工作环境与工作技能标准，及时督促各党政机关做好干部人事档案管理的软硬件条件改造和组织管理人员技能培训，切实提升基层干部人事档案的管理水平与能力。（五）要致力于档案管理者专业形象的提升与改造，增强单位内部档案管理者的存在感与荣誉感。要让档案管理者走出档案室，通过他们的专业技能指导，参与机关单位的公文规范化管理工作，并积极引导公文与档案的数字化转型和开发利用。在当前的很多党政机关，档案管理者往往缺乏对机关事务的深度参与，尽管这些人掌握的档案信息管理知识对于机关文书、信息流转具有很强的指导与促进作用，但却因部门分工而阻隔在外。因此，要跳出部门分工既有藩篱，从信息管理与利用的角度，充分发挥档案管理者在党政机关信息管理中的积极作用，让他们在机关事务参与中提升其专业形象，增强其文化自信。

【参考文献】

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干部档案数字化管理篇（6）

干部档案数字化是指采用计算机、扫描仪等设备对干部档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。在世界经济与网络相融的时代，信息化管理亦发挥了重要的作用。

一、实现人事档案管理数字化的必要性

一方面人事档案管理的信息化是人事档案信息管理的核心，是将人事档案的整理工作用信息化的管理模式来替代，干部档案数字化后能使档案信息资源准确方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通过授权的干部档案信息资源得到共享，以满足干部管理工作对档案利用的需求。另一方面人事档案记载着一个人成长的历史轨迹，记载着一个人的身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审及个人能力等等的许多情况。是一个人真实的历史写照。对于在科学研究、政治生涯中有所造诣的人来说，人事档案查借阅越是频繁，相对档案纸张磨损程度越高。实现档案的数字化管理，可以有效保护原始档案的磨损，延长载体的损坏年限。因此，实现人事档案管理的信息化是十分必要的。

二、实现人事档案管理信息化的举措途径探析

如何实现人事档案管理的信息化，保证人事档案资料对人事工作起着积极的作用，提供准确、全面的人事信息资料，推动人事工作的向前发展，是值得人们深思的问题。现就阐述些许见解，具体如下几个方面：

（一）领导重视，大力支持档案信息化

首先，人事档案管理实施信息化，需要单位领导的高度重视，正确认识和评价实现信息化管理的重要性，对人事档案管理人员的培训及管理给予极大的支持，勇于投资信息化软件、硬件设备等。其次，对人事档案部门信息化的工作要制定工作方案，从总体思路、流程设计、标准要求，到具体的质量保证措施、岗位工作说明、安全保密规定等，通盘考虑，尽量做到量化管理、精细管理。

（二）从严从实、实现档案数字化管理

在人事组织管理部门，原始档案管理资料的收集、整理，最终归档的过程，要经过审核，定期地对人事档案资料的及时性和真实性进行清理，对一些缺项、缺页的档案资料进行补充，规范档案管理的监管工作，落实人事档案资料的完整和真实，并且确保人事档案资料的隐私性。从实际工作看，干部档案主要用于干部人事部门开展任免、调动、工资待遇、出国（境）审批等工作，纪检监察、编史修志等工作，近些年办理社会养老保险和个人办理房产、遗嘱等公证也越来越多地用到干部档案，可见，干部档案的作用已经不可小觑，在档案数字化过程中，要绷紧从严从实、保密安全这根弦，严格数字档案制作管理，严禁违规连接互联网，严防黑客攻击、窃取，确保干部人事档案信息的绝对真实和安全。使纸制档案与数字档案一一对应。真实、全面反映每个人的历史面貌。

（三）提高素质、保质保量档案数字化

强化人事档案管理的工作人员信息化管理意识，培养良好的服务态度，提升工作人员的专业知识，是保证人事档案管理信息化工作的重要环节，是保障人事档案管理全面有序地开展，将档案管理数字化有效地发挥智能化的检索及各项功能，处理好档案管理工作及信息保密工作的兼容有着不可小觑的作用。档案管理人员要对计算机的软件操作及信息管理技能熟练，对不熟悉或不了解相关知识的人员勤培训，重实践，加大力度，请专家及有经验的人员来进行讲座或亲身实操示范，加强档案信息管理中出现的各种问题的解决能力，不断地提升自我能力，汲取新的档案管理知识和掌握科学的人事档案管理能力，尽职尽责，为单位提供人事档案的真实信息和人员状况，培训出一批高素质的档案管理人才。

（四）严格把关、工作有序档案数字化

干部档案工作是公道正派选人用人的基础，是提升干部工作公信力的保障，随着信息网络时代，干部档案造假、信息不实的舆情，直接把干部档案工作从幕后推向前台。由此，在实现档案数字化时应严格把关，做到档案出库、进库都要造册登记、逐一审查，层层紧扣，以防出现漏洞。档案出库要登记造册，逐本核对，填写交接单；进行数字化加工前，仔细整理编码，逐份材料，逐页编号，尤其第四大类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）和第九大类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料比较多而集中；档案扫描时，每份档案按大类、按顺序进行，不得损坏纸质档案，切勿漏扫。做到精、细、全。

三、结束语

实现人事档案管理的信息化，是社会发展的必然趋势，是社会生产力信息化发展的重要标志，也是社会发展对人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事档案信息化管理体系，有利于动态管理人事档案，在信息数据库中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同时方便广大人民群众在档案信息库中有效地查询，最大限度地为社会发展，构建和谐社会输送人才。

参考文献：

[1]李晓玲.对人事档案管理的信息化网络化的相关思考[J].办公室业务.2013（03）.

干部档案数字化管理篇（7）

1当前地方政府干部人事档案管理中存在的问题

1.1对于档案管理的重视力度不足

当前许多地方政府对于干部人事档案管理的重视力度不足，究其原因，主要在于他们没有建立起对于干部人事档案管理价值的全面认知。这种重视不足可以从以下几个方面中得见：①干部人事档案管理人员数量不达标、水平不达标，且流动性强，未能形成稳定的管理队伍，且管理人员待遇不高；②资金投入力度不够，没有为干部人事档案管理配备其所需要的基础设施，不仅存放档案的档案室条件较差，还沿用传统的纸质档案。档案的长期保存和档案的调用效率低下；③没有建立完善的档案日常维护制度，档案损毁、档案材料遗失等状况时有发生，未能有效保护档案安全。

1.2归档时收录的档案材料不齐全

地方政府干部调动频繁，在干部流动的过程中，归档要求也会发生较大变化，加大了干部人事档案管理工作的难度[3]。此外，在档案随着干部调动而流动的过程中，还容易出现档案材料丢失的情况。由于归档要求频繁变化，现有档案材料可能无法满足新的归档要求；由于档案中材料丢失，档案的可信度和真实性受到冲击，既不利于归档工作开展，又不利于干部顺利完成调动。

1.3管理过程中档案审核力度不够

档案材料的收录、档案信息的修改、档案查阅以及档案调用，都需要建立严格的审核机制，以此保证档案收录材料的可靠性、保证档案修改的公正性并保证档案查阅和调用在权限范围内进行，防止出现越权现象。然而，当前许多地方政府在管理干部人事档案时都缺乏严格的审核，导致了一系列不良后果的产生：档案材料收录不全、档案记载内容缺失或内容虚假、档案调用随意性大等，极其不利于保障档案信息安全，存在很大的档案管理风险。

1.4未能实现人才与档案同步流动

由于干部人事档案管理的水平不够、效率较差，因而有时会出现干部已经调动而档案仍然留在原单位的现象。这种“人档分离”现象不仅影响了地方政府人才选拔工作的开展，还易使人事部门陷入混乱[4]。与此同时，它也十分不利于干部个人工作的顺利开展，给干部的日常工作带来了很多限制和束缚，最终影响的是地方政府的整体工作效果。

2应用大数据技术提高干部人事档案管理工作水平的策略

2.1加大资金投入，打造专业团队

针对当前地方政府对于干部人事档案管理工作重视不足、归档不齐全、审核不严等问题，地方政府应首先提高对于干部人事档案管理工作的重视力度，既要加大对于干部人事档案管理的资金投入力度，为大数据技术在干部人事档案管理中的运用打下良好基础，又要同步打造一致兼具档案管理能力和大数据技术应用能力的专业团队，为应用大数据技术提高干部人事档案管理水平创造条件。

2.1.1加大资金投入，完善基础设施

大数据视域下，档案管理应走上数字化道路，即借助计算机和档案信息录入技术，将纸质档案中包含的材料和信息整理后得到数字档案。数字化档案管理对于基础设施的要求较高，因此地方政府应加大资金投入，建设专门的数字化档案管理室，为干部人事档案管理人员配备运算速度快、处理效率高的计算机，方便他们完成档案的数字化工作。

2.1.2引进专业人才，提高技术水平

不仅档案数字化需要由专业人才来完成，利用大数据分析对档案进行审核工作、使用专业数据信息管理平台同样也对人才素质提出了很高的要求。为此，地方政府应加大大数据专业人才的引进力度，以此提高应用大数据的技术能力，充分保障档案信息的安全性，防止由于管理系统因遭受恶意攻击而出现档案数据被篡改或档案数据丢失的情况。

2.1.3开展主题培训，促进优势互补

除了引进专业人才之外，地方政府还应组织现有干部人事档案管理人员参与大数据技术主题培训，提高他们对于大数据技术的认知，从而实现档案管理人才与大数据人才的优势互补。此外，地方政府应保证干部人事档案管理团队的稳定性，以此减少因管理人员流动而造成种种档案管理工作交接问题。

2.2建设专业平台，实现信息共享

大数据视域下，干部人事档案管理工作应在专业化的信息平台上进行，为此地方政府应与应用大数据技术较早的企业或专门的大数据信息平台工作室开展合作，共同建设档案管理功能齐全、页面布局简洁明了的专业化干部人事档案管理信息平台，利用这一平台，可以方便地实现档案信息的查阅和调用，从而促进人事档案的流通，有效解决“人档分离”问题。实现档案信息共享的过程中必须明确信息共享的范围和获取共享档案信息的权限，以此保证档案信息的安全，防止档案信息泄漏[5]。

2.3建立责任制度，促进权责统一

为进一步提高档案审核和档案信息安全保障的水平，地方政府应完善干部人事档案管理责任制度，明确具体的责任人，以此实现档案管理工作中的权责统一，培养管理人员的责任意识，促使他们按照严格的标准和规范对于档案材料收录、档案信息修改及档案查阅调用环节进行审核。同时，也应推动档案管理人员利用多元数据融合的数据分析模型和算法，来提高干部人事档案的审核严格性[6]。此外，建立责任制度还有利于档案日常维护工作的开展。

2.4完善管理标准，提高管理效率

大数据视域下，针对当前地方政府干部人事档案管理中存在的归档要求不一致问题，应完善档案管理标准，推动各地方政府、各政府部门建立统一的档案材料收录标准和档案管理标准，以此提高档案管理的效率。标准化、统一化也是应用大数据技术的必要条件，这样可以加快档案数字化进程，便于大数据分析技术在档案管理中的应用。

3结束语

总而言之，大数据视域下，地方政府干部人事档案管理水平要想获得提升，就必须通过完善基础设施、打造专业团队、建设专业平台、建立责任制度、规范审核流程以及完善管理标准等策略来解决当前存在的若干档案管理问题，并将大数据技术应用于干部人事档案管理之中。

参考文献

[1]董小联.刍议大数据背景下干部人事档案管理模式[J].新西部，2017（24）：97.

[2]姚珊.大数据背景下干部人事档案资源体系建设[J].兰台内外，2018（1）：69-70.

干部档案数字化管理篇（8）

1当前地方政府干部人事档案管理中存在的问题

1.1对于档案管理的重视力度不足

当前许多地方政府对于干部人事档案管理的重视力度不足，究其原因，主要在于他们没有建立起对于干部人事档案管理价值的全面认知。这种重视不足可以从以下几个方面中得见：①干部人事档案管理人员数量不达标、水平不达标，且流动性强，未能形成稳定的管理队伍，且管理人员待遇不高；②资金投入力度不够，没有为干部人事档案管理配备其所需要的基础设施，不仅存放档案的档案室条件较差，还沿用传统的纸质档案。档案的长期保存和档案的调用效率低下；③没有建立完善的档案日常维护制度，档案损毁、档案材料遗失等状况时有发生，未能有效保护档案安全。

1.2归档时收录的档案材料不齐全

地方政府干部调动频繁，在干部流动的过程中，归档要求也会发生较大变化，加大了干部人事档案管理工作的难度[3]。此外，在档案随着干部调动而流动的过程中，还容易出现档案材料丢失的情况。由于归档要求频繁变化，现有档案材料可能无法满足新的归档要求；由于档案中材料丢失，档案的可信度和真实性受到冲击，既不利于归档工作开展，又不利于干部顺利完成调动。

1.3管理过程中档案审核力度不够

档案材料的收录、档案信息的修改、档案查阅以及档案调用，都需要建立严格的审核机制，以此保证档案收录材料的可靠性、保证档案修改的公正性并保证档案查阅和调用在权限范围内进行，防止出现越权现象。然而，当前许多地方政府在管理干部人事档案时都缺乏严格的审核，导致了一系列不良后果的产生：档案材料收录不全、档案记载内容缺失或内容虚假、档案调用随意性大等，极其不利于保障档案信息安全，存在很大的档案管理风险。

1.4未能实现人才与档案同步流动

由于干部人事档案管理的水平不够、效率较差，因而有时会出现干部已经调动而档案仍然留在原单位的现象。这种“人档分离”现象不仅影响了地方政府人才选拔工作的开展，还易使人事部门陷入混乱[4]。与此同时，它也十分不利于干部个人工作的顺利开展，给干部的日常工作带来了很多限制和束缚，最终影响的是地方政府的整体工作效果。

2应用大数据技术提高干部人事档案管理工作水平的策略

2.1加大资金投入，打造专业团队

针对当前地方政府对于干部人事档案管理工作重视不足、归档不齐全、审核不严等问题，地方政府应首先提高对于干部人事档案管理工作的重视力度，既要加大对于干部人事档案管理的资金投入力度，为大数据技术在干部人事档案管理中的运用打下良好基础，又要同步打造一致兼具档案管理能力和大数据技术应用能力的专业团队，为应用大数据技术提高干部人事档案管理水平创造条件。

2.1.1加大资金投入，完善基础设施

大数据视域下，档案管理应走上数字化道路，即借助计算机和档案信息录入技术，将纸质档案中包含的材料和信息整理后得到数字档案。数字化档案管理对于基础设施的要求较高，因此地方政府应加大资金投入，建设专门的数字化档案管理室，为干部人事档案管理人员配备运算速度快、处理效率高的计算机，方便他们完成档案的数字化工作。

2.1.2引进专业人才，提高技术水平

不仅档案数字化需要由专业人才来完成，利用大数据分析对档案进行审核工作、使用专业数据信息管理平台同样也对人才素质提出了很高的要求。为此，地方政府应加大大数据专业人才的引进力度，以此提高应用大数据的技术能力，充分保障档案信息的安全性，防止由于管理系统因遭受恶意攻击而出现档案数据被篡改或档案数据丢失的情况。

2.1.3开展主题培训，促进优势互补

除了引进专业人才之外，地方政府还应组织现有干部人事档案管理人员参与大数据技术主题培训，提高他们对于大数据技术的认知，从而实现档案管理人才与大数据人才的优势互补。此外，地方政府应保证干部人事档案管理团队的稳定性，以此减少因管理人员流动而造成种种档案管理工作交接问题。

2.2建设专业平台，实现信息共享

大数据视域下，干部人事档案管理工作应在专业化的信息平台上进行，为此地方政府应与应用大数据技术较早的企业或专门的大数据信息平台工作室开展合作，共同建设档案管理功能齐全、页面布局简洁明了的专业化干部人事档案管理信息平台，利用这一平台，可以方便地实现档案信息的查阅和调用，从而促进人事档案的流通，有效解决“人档分离”问题。实现档案信息共享的过程中必须明确信息共享的范围和获取共享档案信息的权限，以此保证档案信息的安全，防止档案信息泄漏[5]。

2.3建立责任制度，促进权责统一

为进一步提高档案审核和档案信息安全保障的水平，地方政府应完善干部人事档案管理责任制度，明确具体的责任人，以此实现档案管理工作中的权责统一，培养管理人员的责任意识，促使他们按照严格的标准和规范对于档案材料收录、档案信息修改及档案查阅调用环节进行审核。同时，也应推动档案管理人员利用多元数据融合的数据分析模型和算法，来提高干部人事档案的审核严格性[6]。此外，建立责任制度还有利于档案日常维护工作的开展。

2.4完善管理标准，提高管理效率

干部档案数字化管理篇（9）

干部人事档案真实地记录了干部的姓名、年龄、性别、学习经历和工作经历、政治思想、业务能力、奖惩情况等资料和信息，这些信息可以为干部评价、任免、考察、晋升以及调动等工作提供重要的科学依据。干部人事档案实行计算机管理，相对于传统的管理方法，在很大程度上提高了干部人事档案管理效率以及质量，有效地提高了档案的利用率，同时又有利于纸质档案的保管，是现代档案管理发展的时代要求，是干部人事档案工作信息化的必然选择。

一、国家信息化和现代组织人事工作的必然要求

（一）国家信息化的必然要求。

改革开放以来，随着干部人事制度改革的不断深化，人事调动越来越频繁，人事信息量不断增加，档案内容更新换代的速度不断加快，传统的手工管理已经不能够满足现代干部人事档案管理的需要，现实的工作情况迫切地需要改革。在以后的发展过程中，加快数字化建设已成为我国现代化建设的国家战略。随着一系列信息化档案管理工作法律法规的不断完善，我国计算机信息管理技术不断成熟，并且普及到了社会中的各行各业，为干部档案实行计算机管理创造良好的条件，这对于促进干部人事档案的现代化改革发展具有极其重要的现实意义。

（二）现代组织人事工作的必然要求。

传统的手工管理干部档案的过程中，低效率、缺员的矛盾越来越突出。同时，随着人们档案意识的不断加强，档案思想观念的不断改变，传统手工管理的繁、慢、乱等现象已经跟不上时展的快节奏。干部人事档案管理部门在日常管理中，要处理档案的接收、分类、整理、归档、利用等繁重的工作，而手工管理这些繁琐的事情容易使得工作出现无序化，最终演变成慢、乱的现象。现代组织人事工作需要数字化技术来支持，充分利用现有的先进设备，有利于提高工作效率和质量，这也是国家信息化工作的必然要求，从而才能更好地为我国的经济建设提供服务。干部人事档案实行计算机管理势在必行。

二、干部人事档案规范化、信息化管理的客观需要

（一）有利于干部人事档案的规范化管理。

干部人事档案实行计算机管理有利于实现规范化地管理，可以及时、方便地记录干部档案信息，通过计算机的保存、检索功能，可以更加直观、方便地查看干部的基本信息。如需要查找某人的档案信息，通过计算机查询其编号或姓名就能直接快速地将个人基本信息逐条清楚地显示出来，从而提高了工作效率和质量。

（二）有利于干部人事档案数字信息化管理。

实现数字信息化的管理，能够全面地展现出干部本人的具体情况和过往经历，这样就有利于干部在选拔任用的过程中，能够快速地给领导提供更加全面的信息，让领导充分了解干部的能力、人生观、价值观、思想品德等，实现任人唯贤。干部人事档案实行数字信息化管理，除了能够快速、全面地提供干部的信息以外，其实用价值也很大。近年来，由于纸质人事档案容易涂改造假的弊端，全国多地出现干部人事档案涂改造假现象：2013年，山西太原市质量检验协会原秘书长王红英，请人为其改写档案，将其出生时间改小两岁；梅州市技师学院副院长钟立篡改档案中的工作履历，违规获取公务员身份……干部人事档案实行计算机管理以后，可以直接建立干部人事档案数据库，建立干部个人电子档案系统，做到纸质和数字档案分离管理，这就能够有效地保证干部个人档案材料的真实性，使得出生时间、简历、学历等涂改造假情况变成不可能，从而保证了干部人事档案的可靠性，维护了干部人事档案的严肃性。而且纸质和数字档案分离管理可以有效减少档案材料无故遗失或者损坏等情况，有效保护好原始档案，从而有利于保护干部人事档案的完整性和安全性。干部人事档案实行数字信息化管理有利于提高工作效率。在日常组织人事管理工作中，每年都有大量的考核考察、工资审批等工作，这些工作都涉及干部人事档案材料的查阅问题，传统的纸质档案的查阅会耗费大量工作精力和时间，而通过实行计算机管理，实行干部人事档案数字化管理，就可以去繁化简，通过电脑就能够查阅到所需要的相关信息，有效地提高了管档人员的工作效率。

三、结语

随着计算机技术的不断发展和普及，传统的干部人事档案管理方式已经不能适应时展的需要，为了充分发挥干部人事档案的作用，应当在干部人事档案管理工作中，积极引入计算机信息管理技术，全面提升干部人事档案管理工作水平。

【参考文献】

[1]刘烈韬.计算机技术在档案工作中的应用分析[J].科技创新导报,2012(17).

干部档案数字化管理篇（10）

0 引言

由于重庆主城区轨道交通工具具有运量大、快速、通畅、安全、准时、舒适、节能、环保等优点，人们越来越认识到，采用轨道交通工具是解决城市交通堵塞问题的最佳选择。而每一条轨道交通线路从可行性研究、设计、建设至运营、经营各个阶段会产生大量的数据，如进度、质量、投资、技术、合同等方面的数据，这些数据不仅内容各异，而且还处在不断的变化之中。如何通过有效的管理来充分使用这些数据，将直接影响到项目能否顺利实施，员工工作效率能否得到提高。根据国际信息化发展的趋势，轨道交通逐步建立起一个网络化、数字化、一体化的工作环境，保障机构内各部门共享一个统一的信息通讯和数据处理平台，实现数据的共享和信息交流，满足企业内部办公过程中涉及的公文流转、督办管理、论坛、公告、信息门户平台等各方面的需要，实现高效办公和决策的公开、公正、公平，建立一个良好的工作环境，充分体现轨道交通运营管理智能化、电子商务网络化的优势。

1 轨道交通档案传统与信息化管理

在传统的数据管理方式中，以手工劳动为主，轨道集团各职能部门将纸质文件交办公室进行归档，各部门以自己的方式在自己的职权范围内采集数据，同时也只能查询到使用自己拥有的数据，形成了一个个“信息孤岛”，其他部门有可能对本部门解决问题有帮助的信息资源因为资源的封闭而无法及时的获得相关信息，从而造成了信息资源的闲置和浪费。随着轨道交通各条线路的开通，各个工程项目的立项建设，轨道集团接触到的相关单位大大增加，往来文件资料也成几何级增长，而传统的数据处理方式的弊端也日趋显现，如不及时加以改进，不但影响工作效率，更不利于整体全面地解决工作中的问题。

2 轨道交通档案数字化管理概念及内容

2.1 含义

数字化档案管理是相对传统管理而言的，它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。

2.2 轨道交通档案数字化管理的目的

轨道交通数字化档案管理的总目标：一是要千方百计地保存保护好各类轨道交通运营、建设阶段的档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是要充分开发轨道交通档案信息资源，最大限度地为轨道交通行业服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为轨道交通各项工作按计划开展服务。

2.3 数字化管理的内容

数据管理一般包括数据采集、数据存储、数据加工和数据查询四方面内容。 数字化管理要做的工作就是通过各类信息技术平台来缩短数据采集、加工、查询的时间，延长数据存储的时间。

3 数字化管理在轨道交通档案中的应用

由于目前计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性方面存在一定的不足，轨道交通档案管理数字化进程也不够理想，目前轨道交通综合档案管理与工程档案管理通过各自的档案数字化处理流程开展相关档案管理工作。

3.1 轨道交通档案综合数字化管理

轨道交通档案综合数字化管理包括文书档案、人事档案、会计档案的数字化处理工作。

3.1.1 文书档案。

文书档案的数字化通过集团办公OA系统来实现，OA自动化办公系统的公文处理及归档流程严格按《企业档案管理规定》、《企业档案工作规范》要求制定，结合公司的实际情况，文书档案按党群、行政、生产、经营4类来分类，归档文件按大类结合年度进行排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。电脑还可以根据操作员录入的文件相关信息自动生成档案号，对文件进行智能化分类，很大程度上避免了工作人员的一些误操作，同时便于收文登记人员与档案人员的工作衔接。只是现在的OA系统功能还不完善，未能实现文件、档案一体化计算机管理，档案著录标引工作还没有完全转移向文件形成处理部门，这样直接影响到档案管理的工作效率。

3.1.2 人事档案。

轨道交通的干部人事档案管理信息化工作最大的问题是数字化信息量不足，许多基础数据网上缺失，档案资源利用率较低。干部档案信息涉及到上级主管部门、众多基层单位、横向条线部门，内部涉及到干部管理的多个职能部门，信息内容也包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、干部考核、考察、党员统计等方方面面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统一的强化培训，提高信息使用者的实际操作能力，从而实现干部人事档案管理数字化信息系统建设更好地为现代组织人事工作服务。

3.1.3 会计档案。

由于上面提到的技术等原因，轨道交通的会计档案数字化处理系统也没有完全与OA办公自动化系统合并在一起，并且根据《会计档案管理办法》要求，会计凭证、会计账簿、会计报表的输入应符合国家标准归档格式要求，目前的办公系统在智能化处理这类专业文件上功能上还有欠缺，达不到一些标准规定。因此会计档案的数字化目前还是通^金蝶等专业系统管理软件来实现，OA办公自动集成化的工程还在开发进程之中。

3.2 轨道交通工程建设档案管理数字化

由于轨道交通项目参与方众多，围绕工程项目的实施，如何做好各方之间的协调至关重要。轨道集团作为项目业主，与设计方、监理方、施工方、政府部门之间都要建立起通畅的联系才能够顺利地开展工作，基于这方面的需求搭建一个轨道交通工程建设数字化管理系统是十分必要的。

目前的轨道交通工程建设数字化管理系统功能仅限于施工单位与业主方的对接，施工单位的工程支付类文件统一在工程文件处理窗口处登记编号，而工程文件的归档由工程文件处理窗口直接与公司档案室对接，按轨道交通在建线路分类整理后，纸质文件与电子文档同步归档。

4 结论

随着轨道交通档案数字化管理应用的发展 ，不仅可以让企业的资源能够得到更加合理化的利用，让有限的资源发挥出更大的作用，更为关键的是各个单位的档案数据库联结起来，就能够建立起一个网络数据集成中心，各类数据通过网络进行共享、交换、查询，这既会给我们的工作和生活带来极大的便利，又可为轨道交通事业稳定发展造就一个高效、协作的团队，而这样的团队也离不开一个重要的协作平台-现代档案信息管理系统。

信息化是轨道交通档案管理的必由之路。作为轨道交通企业的档案管理者，在新时期，要适应档案管理数字化要求，必须冲破“接档案”“管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案管理工作结构，使其与社会整体发展协调一致。务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动轨道交通档案管理工作，把建立轨道交通档案信息网络，实现馆藏档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

参考文献