通常来说，催款函要包括以下主要条款：
1.欠款单位的全称和账号;
2.欠款的原因;
3.欠款的时间;
4.欠款的金额;
5.发票号码;
6.建议处理措施或意见。
注意事项
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。催款方在制作中应注意以下事项：
催款函应包括以下内容
1、欠款方名称2、欠款事项3、欠款时间4、欠款原因5、欠款金额6、发票编号
7、催款方的银行账号8、最后付款期限
催款方的信息要明确方便欠款方还款
1、催款方的联系人2、联系电话3、联系地址
催款的语气，根据催款性质不同
1、通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到，让对方企业准时付款。此时是通知性质，催促语气不宜强烈。
2、欠款方未按时付款或已长时间拖延付款，收款方不仅是通知，更有严重警告的意思，催促语气比前者强烈，催款的内容、时间更为明确。
出于保持催款单位与欠款方的友好合作关系，催款函可以分阶段发出，如第一阶段予以提醒，第二阶段直接催款，第三阶段最后通牒。
尾部写明催款方的处理意见
在催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方可根据相关规定(如合同约定、银行规定)加收罚金，或是通过法律途径解决付款事宜。
综上，发送催款函的目的是向欠款方催收款项，在书写过程中，催收方必须对催款函上的各项内容给予明确，尤其是欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等，方便欠款方还款，从而最大限度的保障催款方的合法利益。
催款函的格式
催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
(1)标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上紧急二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号
(2)催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
(3)催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
(4)处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
(5)落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
催款函范文
_____________先生/女士:
河南xx律师事务所接受xx信用合作联社的委托，现就您拖欠薛店信用社借款的相关事实和法律问题，正式函告于您:
根据xx信用合作联社提交的_________与薛店信用社签定的《个人借款/保证合同》,我们认定您截止_____年____月___日为止，有薛店信用社逾期借款本金_________元及利息、罚息没有按期归还。 您的行为已经违反我国《民法通则》第一百零六条和《合同法》第一百零七条等相关法律法规的规定，由此，我们提出如下要求:
一、 您务必在接到本律师函十日内向薛店信用社付清全部款项。
二、 若不按以上时间履行还款义务，我们将通过法律手段来追究您
的法律责任。届时，您不但要付清拖欠的本金、利息及罚息，还要全额承担由此产生的保全费、诉讼费、执行费、律师费等与此相关的一切费用。
三、 对伪造担保人签名或提供虚假担保人等违法行为的，如按期付
清全部款项的，我们将不予追究刑事责任，否则将构成贷款诈骗罪或骗取贷款罪，受到法律的严惩。
请慎对之，以免讼累!
1、债权转让通知书中应加列下面内容：
保证人(签章)：
法定代表人或授权人(签章)：
签署时间： 年 月 日
律师：王洪建
2、如上述意见不可行，因贵公司《通知》要求在催收中详细叙述有关转让过程，催收函可按下列格式制作：
催 收 函
( )催借字第(- )号
致： (借款人)
贵单位拖欠中国农业银行 支行的原债务本金 元及其相应利息已于2000年依法转移至中国长城资产管理公司济南办事处。依据相关国家法律法规及政策规定，中国长城资产管理公司济南办事处依法将上述债权转让给济我公司(某某有限公司)，我公司已成为该债权的合法债权人。故特发此函，希贵单位于接到本函之日起10日内向我公司偿还上述借款本金及利息。否则，我公司将依法追究贵单位的法律责任。
某某有限公司
年 月 日
催 收 函
( )催借字第(- )号
致： (借款人)
贵单位拖欠中国农业银行 支行的原债务本金 元及其相应利息已于2000年依法转移至中国长城资产管理公司济南办事处。依据相关国家法律法规及政策规定，中国长城资产管理公司济南办事处依法将上述债权转让给济南某有限公司，济南某有限公司依法将上述债权转让给我公司(青岛某有限公司)，我公司已成为该债权的合法债权人。故特发此函，希贵单位于接到本函之日起10日内向我公司偿还上述借款本金及利息。否则，我公司将依法追究贵单位的法律责任。
青岛某有限公司
年 月 日
3、对借款人的催收函中“中国长城资产管理公司济南办事处对贵司 ”一语是否应改为“中国农业银行某某支行”?更改后的格式如下：
催 收 函
( )催借字第(- )号
致： (借款人)
一、本案事实
我委托人李凤负责的施工队按照贵司嘉兴中科院项目部相关工作人员的要求，于2006年11月至2007年6月对中国科学院嘉兴应用技术研究与转换中心一期幕墙工程1号楼幕墙进行施工活动，共完成114691.95元的工程量和27295元签工工作，经过贵司提出处理意见和最终确认，贵司总共应付我委托人李凤工程款金额为141900元。工程完工以后，虽然我委托人多次到嘉兴恳请支付工程款，但贵司拖延支付。在我委托人无数次催讨的情况下，2008年2月3日，贵司才勉强支付我委托人3万元工程款，其余款项仍然不愿支付。这种情况下，我委托人于2008年2月3日向贵司递交催款函，要求贵司必须至迟2008年2月4日前全额支付剩余工程款，该函由贵司财务签收。贵司签收催款函后，我委托人又多次以电话等方式联系贵司负责人王绪杰，但要么是电话关机，要么是无人接听，直到现在贵司仍然在躲避支付我委托人工程款。
二、法律依据
1、根据合同法第十条规定“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。”
根据合同法第三十六条规定“法律、行政法规规定或当事人约定采用书面形式订立合同，当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。”
依据法律规定，贵司与李凤的合同关系成立，双方应严格遵守相互关于工程方面的约定和相关法律规定。
2、根据合同法第六十条规定“当事人应当按照约定全面履行自己的义务。当事人应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。”
依据法律规定，贵司应按时支付李凤工程款，贵司没有按照法律规定支付工程款，没有全面履行自己的合同义务，属严重的违约行为。
3、 根据合同法第一百零七条规定“当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。”
依据法律规定，贵司应该承担相应的违约责任。李凤可以要求贵司赔偿损失。贵司应当在2007年6月20日工程完工时支付全部工程款，李凤可以要求贵司支付拖延付款期间的滞纳金和到嘉兴索要工程款的交通费等费用。
三、律师意见
根据本案委托人李凤提供的案件事实，结合相关法律规定。本律师认为，不管因为什么原因，作为合同的一方当事人，贵司的行为明显违约。李凤完全有权利通过法律途径要求贵司支付应付的工程款和要求赔偿损失。贵司应当及时支付，否则除承担工程款外，还需要承担近万元的其他费用，如滞纳金、交通费以及贵司聘请法律服务人员的费用等等。
四、郑重提醒
根据委托人的要求，本律师郑重提示：自收到本律师函之日起3日内，向委托人李凤支付其应得的工程款。如未在本函规定的期限内交付上述合同款项，李凤将委托本所向贵司提起法律诉讼，追究贵司的违约责任。望贵司在收到本函后及时给付，付款事宜可以与李凤或本律师联系。
上海万成实业有限公司（以下简称“万成实业”）与上海伟峰金属结构厂（下简称“伟峰金属”）间存在买卖合同关系。截至2006年8月17日之前，万成实业已向伟峰金属交付金属材料为4000余吨，货款总计为600余万元，而伟峰金属仅向万成实业支付货款100余万元。万成实业多次向伟峰催讨货款，并于2008年5月 9日以挂号信的形式向伟峰金属书面催讨货款。在万成实业多次催讨无果的情况下，万成实业于2008年11月5日向法院提讼，要求伟峰金属支付拖欠的货款500余万元。
庭审中，为证明送货数量及货款总额，万成实业向法院提交双方之间通过传真缔结的合同、伟峰金属仓库人员“李永平”签收的送货单、万成实业开具的增值税发票。为证明万成实业提讼未超过诉讼时效，万成实业向法庭提交2008年5月 9日的挂号信存根及催款函复印件一份，证明已经向伟峰金属催讨过货款的事实。
针对万成实业提交的证据，伟峰金属提出几点抗辩：第一，传真件并非原件，性质上等同于复印件，所以对其真实性不予认可；第二，伟峰金属公司内，以及仓库管理人员中没有“李永平”此人，所以其签收的相关送货单不予认可；第三，增值税发票虽然已经全部抵扣，但是这与具体收货多少没有因果关系，不能借此认定伟峰金属收货的总金额；第四，伟峰金属的确于2008年5月 9日左右收到过万成实业所发的信函，但是拆开信封仅为万成实业的宣传材料，并无任何催款的内容，所以万成实业提讼的时间已经超出了诉讼时效。
最后法院综合考虑，认定了万成实业发出催款函的事实，然后依据增值税发票的价税合计金额，认定了伟峰金属的收货数额。进而判决支持万成实业的诉讼请求。
【律师感言】
重视送货单签收人
买卖双方可将收货人的名字列于买卖合同之上，或办理阶段性对账
在买卖纠纷中，最重要的，也是法院首先要明确的是买方究竟收了多少货。所以法院往往让买卖双方在庭上或是庭后一起对账。如果对得清楚，那么案件事实自然简单明了。但要是一笔糊涂账，或者是部分糊涂账，法院只能根据双方提交的证据来认定收货的数量。其中一个重要的直接证据就是买方签收的送货单或其他单据凭证。本案中，伟峰金属否认存在签收人“李永平”，这的确给万成实业的举证造成较大的困难。因为根据证据规则，如果买方否认存有此人，则卖方应首先对存在该签收人举证，如果举证不能，那么法院就难以认定送货单或其他单据凭证是买方签收的。本案中，万成实业曾试图调查“李永平”是否在劳动部门办理过录用来证明伟峰金属有“李永平”该员工，但是劳动部门没有查询到相关记录。
发生这种情况，对卖家来说无疑是非常凶险。如何避免此类情况的发生，笔者认为，可以借鉴建设施工合同中比较常见的做法，将施工代表或项目经理的名字列于合同之上。同样，买卖合同的缔结方可将收货人的名字列于买卖合同之上，如果本案中买卖双方已将“李永平”确定为收货人，那么本案的审理就不会变得那么曲折复杂。另外，由于买卖关系的特殊性，收货人员不固定，所以还可约定：如卖方发现收货人员变更，可发函要求买方在一定期限内确认，如过期未确认也未提出异议，则视为认可该收货人员。还有一个办法，同样借鉴建设施工合同中的阶段性结算，买卖双方可以约定进行阶段性对账，比如在卖方交付了5笔货物之后对账一次；或者是一个星期、一个月之后对账一次，从而确认买方已收货的金额。同时可以进一步约定：如果买方在一定期限内，对卖方出具的书面对账金额，未确认也未提出异议，视为认可卖方出具的金额。
顺便提一下，笔者常常看到有些卖方在制作送货单据时，未将其所送的货物的金额数量明确地写在送货单上。如果这样的话，出了纠纷很容易造成麻烦，法院为确定总价，不得不去找关于该货物的单价约定，假如没有这方面的单价约定，法院甚至需要委托司法鉴定。所以，笔者建议卖方在制作单据时，最好不要忽略这一举手之劳。
税票认定收货金额
如果买方用卖方出具的增值税发票抵扣税款，法院可依发票金额来认定买方已收货数额
在本案中，万成实业开具的增值税发票成为法院认定伟峰金属收货的依据。在司法实践上，卖方开具给买方的增值税发票，如果买方确实用于抵扣，则法院依据发票的价税合计金额来认定买方已经收货数额的证明。虽然如伟峰金属所抗辩的，发票金额与实际收货金额没有直接的因果关系，特别是在商业上还有“虚开增值税发票”这一情况。但是法院的思路是建立在举证责任相关规则上，在伟峰金属用增值税发票抵扣税款的事实情况下，已经发生了举证责任转移，即可视为伟峰金属已经收到了与发票金额一致的货物，伟峰金属如需这一结论，必须提出相反的证据，借此来证明其提出的无因果关系的异议。
可能说到这里，思路活跃的读者可能会有疑问：如果伟峰金属拿了发票不去抵扣税款，或者是反过来，万成实业多开了增值税发票，而伟峰金属又都拿去抵扣税款，那么真实的收货数量不就更加扑朔迷离了吗？笔者认为，如果是刻意为之，的确会发生这种结果。但是实际操作上，买方很少情况下会有票不用，而卖方也很少会去多开票，这与各方在税收方面的常识相背离。所以，除非暗藏祸心，实务中发生这种情况还是比较少见的。
传真并非证据原件
传真件不是“尚方宝剑”，建议慎用传真件
传真件的认定与否也是本案的争议焦点。笔者见过很多当事人拿着传真件当作“尚方宝剑”，甚至有些律师对传真件是否可以作为原件使用也不置可否。因为在实践中，由于传真的便捷性，通过传真来缔结合同，通过传真来相互函告，早已在社会上被普遍采纳，并被根深蒂固地理解为传真件即是原件。
《最高人民法院专家法官阐释民商裁判疑难问题》一书中，针对传真件是否能作为原件使用这个问题答疑时，第一句话就开宗明义：传真件并非证据原件。所以笔者建议慎用传真件，如果读者觉得原件快递来去比较麻烦，完全可以改用电子邮件，这种形式反应出来的内容比较容易认定，如果对方否认，则补办一个公证手续即可。当然，如果合同双方能在原始的合同中确定双方来往的电子邮件地址则更好。
邮寄凭据适用举证
只要符合事态的发展，又拿得出相关邮寄凭证，法院一般都认定律师所称的发函内容
二、物流企业应收账款管理的几点意识
（一）树立风险意识，积极做好风险防范措施
风险总是伴随盈利而生，风险并不可怕，关键是如何控制，一旦产生损失，必须有止损机制，防止损失进一步扩大。业务部门不能急功近利，为赚取快钱，而忽略了业务风险的存在。
（二）普及资金成本意识，提高资金使用效率
向业务部门灌输资金的时间价值意识，强化资金使用成本。在考虑选择对业务盈利水平分析时，可将收入毛利率与资金时间成本以及贴现成本率进行比较分析，决定是否应该接受使用赊销或汇票收款的业务委托。
（三）应收账款的分类方法
对应收账款分类进行管理，可以使用一种或多种分类法混合使用，以期达到更好的管理效果。
1.账龄分类法。即按应收账款的欠款时间划分。在信用期内的；超过信用周期的又可细分为，半年内、半年至1年，1～2年，2～3年，3年以上的。针对不同期限的，采取不同的管理策略。
2.客户分类法。可按重要客户、普通客户进行划分。成立业务项目的，项目小组负责定期报送应收账款动态，以供领导层决策。
3.按业务板块或地域分类。板块负责人、某地区业务负责人要明确各自的催收责任，保证催收措施落实到位。
三、提高应收账款管理的有效途径
（一）加强合同签订环节的管理
在业务洽谈阶段，对收入毛利率和客户欠款总额进行把控，收入毛利率远远低于银行贷款利率和客户欠款达到一定额度的，不能接受该客户的业务委托。
（二）在制订公司信用政策时，以公司的资金状况和承受能力作为主要考虑因素
当前的经济环境和竞争对手的信用政策作为辅助参考，确定信用期的时间长度和信用额度。评定客户信用等级时，综合该客户的贡献率、回款及时率、经营情况、财务状况和发展潜力等各方面因素；对给予较优惠信用政策的重要客户需要进行实地考察；对第一次合作的客户，不适宜马上给予最优惠的信用政策。定期对信用政策的执行情况进行跟踪检查，重新评价信用政策是否合适，滚动地调整客户信用等级。企业的信用政策只能内部把握，对外签订合同协议时，合同结算条款的信用期最长应为一个月，这样有利于企业保护自己的合法权益。
（三）明确对账机制，规范对账工作流程
商务结算应掌握合同条款，对结算条款了然于胸；及时做好费用对账单，发给客户核对确认。应收账款对账要做到准确全面。设计好标准的对账格式，项目简要详尽，按照单号、日期先后顺序排列，不能有遗漏；产生合同额外费用时，第一时间以书面形式通知对方，对方提出要求统一垫付，必须有书面确认。账单发出后要及时跟进，核实对账结果。应收账款的核对确认工作应当留下痕迹，作为业务档案的一部分。
（四）财务准确登账
商务与客户之间核对无误后，必须确保应收账款正确录入财务系统。财务可通过发票进行管理，在业务系统中开具发票，将由系统生成的业务联系单同步挂账导入财务系统。如不需要开具发开票的业务，可在系统内打印收据代替发票。
（五）运用多种应收账款的分析手段，对运费欠款进行系统的剖析
利用账龄分析法，对应收账款款进行划分账期，重点关注超过信用期较长时间的欠款，因为超期时间愈长回收的难度愈大。计算应收账款周转率，通过周转率环比、同比分析，与行业横向对比，找出周转率下降的原因，制订出提高周转率的相应措施。
（六）定期召开运费催收工作会议，通报应收账款的分析结果，包括企业整体运费欠款状况、欠款规模和重大欠款客户及催款钉子户
按顺序排列各业务板块运费回收率，提醒回收率未达标的业务部门抓紧催收。部署下一阶段运费催收工作重点，合理分解催收计划，保证催款工作落实到位。在实际催款工作中，应熟练掌握多种催收手段，可大大提高催款工作成效。
1.电话催收。主要是掌握技巧，表达清晰。礼貌地提醒对方按照合同协议约定，欠款即将或已经到期，提请对方及时付款。
2.发送催款函。催款函的要素包括欠款形成原因，发生的最初时间；按照合同协议约定，欠款已经超期多长时间。必须要让对方确认欠款，安排归还欠款的具体时间。欠款超期较长时间的，催款函措词要强硬些。运费欠款的确认，保证欠款在有效的法律诉讼时效内。
3.直接上门催收。提前与对方约定到访时间；委婉地询问对方不按期付款的原因和下一步付款计划安排，让欠款方感受到压力。当对方以多种理由推搪不肯露面时，可采用突然拜访的方式。
4.利用关系协助催收。可通过欠款方的货主、供应商或其他第三方帮助催款。如企业集团公司成员，对同一个客户有委托业务，通过向上报给上级集团公司，由其协调系统内各公司联动催收。
5.寄送律师函，明确告诉对方，请尽快支付欠款，否则将采用法律行动。目的是给欠款方一个警告，提请对方及早归还欠款。但是这样的做法会导致双方关系僵化，可能丧失以后业务合作机会，但相比采取法律行动成本要低得多。
6.采取法律诉讼。在多次发送“律师函”仍不奏效、双方僵持不下的情况，迫不得已的情形下才可采用。优点是可通过法律途径保护应收账款权利，延长诉讼时效。但是法律诉讼耗时长、费用高，存在诉讼风险，如胜诉后欠款方因财产不足偿还或无财产可执风险。寄送律师函和法律诉讼前，必须经过前面几个步骤，做到要先礼后兵。采取法律行动时，速度要快，保证对方有偿还能力，切忌赢了官司赔了钱。
7.控单、控货或留置货物。对一次性业务或存在业务纠纷的，必须做到收款放货（放单）；业务纠纷标的较大且难解决时，可留置货物。
8.利用财务折扣加快应收账款的回收。财务折扣和商业折扣要设置相应的授权审批程序，防止业务部门滥用。
9.做好收款核销工作。参与物流业务的主体多样性，有船东、货主、物流商、第三方，费用项目复杂，明确该费用应该由哪家负责，应收账款欠款主体清晰，委托别家付款的，要得到欠款方和受托代付款的确认函。
10.将应收账款催收工作纳入各部门年终绩效考核。把运费回收率作为单独的考核指标，每季度进行考核。计算超期欠款的资金成本冲减考核利润；对业务部门收入采取收付实现制核算，对收入进行调整，将未回收运费的收入剔除，待真正收到运费时，才能确认收入。
11.按照应收账款的账龄计提坏账准备。超过三年的欠款，应全额计提坏账准备，并向税务机关申请作坏账核销处理，以便在税前扣除。账面上做了坏账核销，同时要做账销案存处理，记录坏账核销记录台账，保留对应收账款追收权利。应收账款收回后，应及时核销已计提的坏账拨备。
应收账款是施工企业变现能力较弱的一项流动资产，包括了应收未收的工程款、材料款以及各种质保金、保证金等其他款项，应收账款不能如期回收，就会导致企业资金周转困难，危及企业的生存和发展，甚至带来很大的经营风险。随着建筑房地产市场竞争的加剧和国家宏观调控的不断深化，开发企业和业主拖欠施工工程款、材料款以及工程垫资有越演越烈的趋势，施工企业如何加强对应收账款的管理显得越来越重要。施工企业应对不同的应收情况采取相应的管理和收款策略。
一、 建立信用评估和合同管理制度
施工企业承接工程前要先充分了解建设单位的资信情况，包括业主的资金状况、信用评级、综合实力、开发项目的真实性、项目资金的来源及其到位情况、以往的经营业绩及社会信誉状况等。建立企业信用管理评价制度和客户信用档案资料，集中保存并及时更新客户信息，包括企业与主要客户交往的历史资料，客户的基本信息、银行和其他金融机构已公布的一些信用等级、营业执照年检、信用调查报告、付款记录及往来信函等。施工合同要重视前期的签约风险管理和合同评审，重视签约和履约管理。
二、建立应收账款备查和坏账核销制度
施工企业应加强对应收账款的日常管理，建立应收账款台账备查核销登记簿，财务部门专人负责对应收款项进行日常登记和管理，及时登记应收款项的增减变动情况，对到期和超期的应收进行预警，督促和监督项目负责人和相关人员进行催收，可通过发传真函、电子邮件、电话提醒、上门催收、信函催收、律师函等方式，提醒客户账款已到期，应予付款。执行催收的步骤最好应形成文字书面记录，传真、函电等必须留底，为采取法律途径提供依据，也为财务处理坏账损失提供文字依据。对于可能成为坏账的应收账款，应按会计准则和制度规定计提坏账准备，对于全部或部分无法收回的，应当查明原因，明确责任，严格履行审批程序，进行财务处理。对于必须通过法律手段解决问题的要及时行使法律权利。对于已核销的坏账，也要建立备查簿进行登记，做到账销案存，不放弃对债权的催收。
三、建立应收账款收款责任制度
施工企业应建立收款回收责任制度，落实具体的负责人和责任人，对应收款项按工程合同进行事前计划、事中控制和事后跟踪，变被动控制为主动控制，防止只管挂账、不管催收的情况发生，加大应收催收力度，落实人员和责任，做到“谁主管，谁负责，谁经办，谁催收”。应收账款责任部门和管理部门要对收款动态进行及时分析，对疑难的应收要制订相应对策，同时要防止产生新的拖欠，对账龄较长和疑难陈欠款必要时可以成立专门的清欠小组，各部门协同催收。对应收账款的回收要明确奖惩办法，把回款率作为项目部和项目经理的一项考核指标。工程竣工及时组织工程决算，及时回收尾款、履约保证金。每一会计年度，要定期或不定期与建设单位核对往来，保证年度末至少要核对一次账款往来，对账双方要对账面数据进行签字并盖章确认，以便为以后的仲裁或诉讼程序提供书面证据和法律依据。
四、加强应收账款内部控制加大催收力度
施工企业要建立应收账款的内部控制制度，及时分析应收账款产生的现状及收款制度执行的情况，对发现的问题及时采取措施，进行控制，防止因超过诉讼时效而成为坏账、吊账。企业应根据建设单位不同的情况，针对不同性质的应收款项，采取催收、沟通、协商、调解和法律等不同的方法和程序。对于有支付能力的业主加大力度及时催收，对于暂时有困难的业主可以采取约定支付期限分期收款或要求采用银行承兑或商业承兑付款方式，对故意拖欠时间较长的“老赖”适时运用法律武器，主张抗辩权，必要时采取诉讼方法，行使法律权利。经营部门应加快对工程项目的结算和审计进度，防止工程项目竣工多年，但工程决算迟迟未完成，工程款长期不好结算的状况。对已结算的工程资金要及时催收，定期与对方进行对账，进行核实，严防拖欠。会计部门、审计部门要加强对应收账款的监督，检查企业的内部控制是否有效执行。
五、实行债权重组降低坏账风险
施工企业对于资金紧张，回款程度较低的业主，可以采取债权重组方式降低应收账款的坏账风险。所谓债权重组是指：非货币性资产抵偿；改变债权形式为“长期应收款”，确定一个合理的利率，制定分期收款计划；修改债务条件、延长付款期限、甚至减少本金；将债权转变为对客户的“长期股权投资”等。对于和建设单位的债权重组，我们可以通过对业主的房产、汽车和其他实物资产的抵押和变现，实现账款的回收；也可以通过协商一个合理的利率，延长收款期限，加收一定的利息；也可与业主签定协议，将部分或全部债权转为对业主的投资款，这样可以有效地降低可能带来的坏账风险。实行债权重组，不仅可以降低施工企业的坏款风险，而且也可减轻业主的财务负担。
总之，应收账款的管理好坏，直接影响企业的资金周转和使用效率，施工企业要把应收账款的管理工作作为一项制度性工作，尽可能降低应收账款对企业发展带来的风险，加快企业资金周转速度，降低企业坏账损失，促进企业的良性健康发展。
参考文献:
根据中华人民共和国合同法及担保法的有关规定，你将承担法律责任，债权人____市农村信用合作联社限你于十日内，履行清偿债务义务，如不能按期归还贷款本息，将会在金融征信系统中体现不良记录，我社将把你列入黑名单中，今后中国各金融机构都不会为你提供贷款方面业务，并且会影响到你本人就业困难，信用程度不够各大企事业单位不予录用，子女入学，录取的学校将会调取学生家长的征信记录，看到家长不偿还贷款，是不良信用户将影响子女无法入学，将在信用阶层和谐社会无法立足，如在此催款函下发的一个月内仍不能履行清偿债务义务，讷河市农村信用合作联社将委托黑龙江兴国律师事务所律师关国兴作为人参加调解诉讼，依法诉至法院主张债权，由此而产生的诉讼费、执行费、交通费等一切合理支出，由债务人及担保人承担，对于农户间垒大户贷款，多户贷一户用贷款，等一切不符合法律规定，利用非正常手段获取的贷款，我社将移交公安机关经侦大队追缴债务，追究其法律责任，后果自负。
特此函告
债权单位（催款单位）：____市农村信用合作联社
承办单位：________律师事务所
中图分类号：D922.29 文献标识码：A 文章编号：1008—4428（2012）07—113 —02
由美国“次贷危机”引发的金融危机迅速蔓延，中国的进出口企业不仅利润会大幅下滑，面临的风险也将增加。企业在积极扩大业务，寻求生存空间的同时，也要注意保护好自己，遇到纠纷时，应当勇敢拿起法律武器，维护自身合法权益。只要企业在业务操作中注意保存证据、遇到纠纷及时向专业律师咨询、选择合适的境外律师处理案件，仅仅利用律师函也可以成功解决纠纷，下面一则国内一家大型进出口公司（下文简称“A公司”）与香港一家进出口公司（下文简称“S公司”）国际货物买卖合同纠纷的真实案例就是例证。
一、事件的起因
2007年，A公司与S公司签订了一笔货物买卖合同，S公司开立了信用证，明确了交期、海运为运输方式。A公司开始组织工厂生产。因时近春节，工人要放假，未能及时交货。A公司与S公司商议后决定更改交期，并空运部分货物。空运费用由A公司与S公司各半承担。货物出运后，S公司支付了海运部分的货款，却迟迟未支付空运部分的货款和一半的空运费用，并找出种种理由逃避付款责任，拖欠费用达20多万美元。不仅如此，对方的业务经理干脆不接A公司的电话，双方由此产生纠纷。
二、案件的处理过程
（一）保存完善的证据为案件成功解决打下坚实基础
接受委托后，我们仔细研究了A公司提供的相关材料。令人欣喜的是，相对很多业务员在发生纠纷时拿出的薄薄几页纸张，负责该笔交易的业务经理A女士保留的材料中不仅包括订单、售货确认书、货物装箱单、发票、信用证通知书、信用证，还有分门别类加以归纳的往来电子邮件，这些保留的详细全面的案件材料为整个案件最终取得圆满的结果打下了坚实的基础。
经过分析，我们认为尽管A公司未能按照双方最初的约定如期交付货物，但S公司已经在之后的邮件中确认了新的交期，并承诺承担一半的空运费用，也就是说双方实际上已经对先前的协议作了变更，达成新的协议。因此，A公司要求S公司支付空运部分的货款和一半的空运费用是有很大胜算的。
考虑到S公司位于香港，我们果断建议，委托香港律师打这场官司。同时，我们和A公司商定，公司将不再就此事与S公司直接联系，一切交给律师处理。事实证明这一方法取得了良好的效果，不仅便于对外统一口径，也可以避免业务人员由于不懂相关法律随意陈述导致权益丧失的风险。
（二）选择专业律师是关键
律师业务是非常广泛的，从律师事务所到具体承办律师，都有各自的专业方向和精通的领域，国内这种趋势已是日渐明显，国外更是如此。因此，选择专业的国/境外律师是非常重要的，不仅要专业对口，更要值得信赖。
由于我们的专业正是国际贸易、海事海商、合资企业等涉外领域，并且与境外多家专业律师事务所保持着多年良好的合作关系。因此，我们与香港的合作律师事务所联系，找到该所国际贸易纠纷方面的专业律师Z。Z律师研究案件材料后，给出了很多有价值的意见和建议，并表示愿意接受委托追回欠款。
（三）准备委托手续
准备委托手续是前期的工作，这在国内比较简单，国/境外的手续则复杂许多，不仅需要签订合同，提交营业执照等材料，还要确定指示人，并根据香港律师协会的新规定填写问卷调查。我们将需要的全部资料做成清单形式，并明确具体要求，起草了有关决议，交A公司盖章，并经律师签字确认材料的真实性后，将资料寄给了Z律师。
（四）研讨案情确定处理思路
Z律师一直与我们保持良好的合作，在听取A公司介绍基本案情的基础上，我们提出了自己的思路和想法，Z律师也与我们交换了意见，尤其针对性地就香港法律的一些特殊规定提出了宝贵的意见。考虑到：1、A公司保留的资料比较完整，各部分相互印证，已经形成证据链，2、对方可能会提出的抗辩理由，我们针对国/境外的信用制度完善，国/境外公司害怕败诉的特点，确定了本案的处理思路：即先发律师函催收，如不奏效再向申请法院传讯令状。
（五）发函催收
之前A公司的法律顾问也发过一封律师函，催收欠款，但没能得到回应。对于香港律师发函能否有成效，A公司也有疑虑。对此，我们在律师函中直接切中要害，明确要求S公司限期支付货款和空运费用，否则就将提讼。
第一封律师函我们即限定对方于两个星期之内支付货款和空运费用。时间很快过去，直到期满前的最后一天，A公司接到S公司业务经理的电话，希望能够不通过律师，私下解决。A公司表示不能同意，需要通过律师解决纠纷。
A公司跟我们商量后，决定再宽限对方一个星期，于是我们又发出第二封措辞更为严厉的律师函，宽限对方一个星期，并明确A公司的目前要求就是货款和空运费用，但如对方不能按期支付欠款，我们将追讨包括利息、汇率损失、退税损失及诉讼、律师费用在内的全部损失。S公司在期限内回复了一封律师函，不再以种种借口拒绝支付货款，表示S公司愿意支付90%的货款，但不同意支付空运费用。
Z律师找我们商量，询问A公司意见，我们几乎异口同声表示，不能接受，请准备诉讼，随即发出了最后一封律师函。在该律师函中重提了我们的底线，并请对方准备应诉。S公司接函后立即打电话联系A公司，A公司不接电话。第二天，S公司律师函到，表示愿意支付全额货款，不付空运费用。当天下午，我们到A公司开会，商讨下一步如何处理，最后一致决定“打”！没想到就在我们就Z律师撰写的状进行修改时，S公司业务经理的电话不期而至，请我们不要提讼，称S公司已准备支付全额货款和空运费用，并且正在办理相关手续，估计这两天可以到账。我们和A女士相视而笑，这场仗我们胜了！
（六）顺利拿到货款和空运费用
第二天，欠款到账，我们给Z律师发函表示感谢，并决定不再追究S公司其他责任。至此，通过三封律师函，A公司顺利拿回了拖欠的全部货款和空运费。
三、本案的借鉴意义
从案情上看，本案并不复杂，但也不乏借鉴之处。从货物出运到委托律师将近半年的时间，A公司做了很多努力，写信、打电话，请国内律师发函，都未能成功的追回欠款。而为什么三封简单的律师函却产生这么大的效力，令对方在限期内履行义务呢？我们总结，主要有三点原因：
（一）书面证据完备
在贸易过程中注重自我保护，协议变更要采用书面形式，对外商口头提出的要求应当用电子邮件确认。纠纷发生后，切忌为了拿回货款轻易承诺可以少付、延期支付，或对质量、数量、包装等不符合同约定进行确认。
（二）善加利用国/境外的信用制度
在国/境外，资本的融通是普遍的，既有银行，也有投行、风险投资基金等。企业一旦涉讼，尤其是败诉时，将面临信用等级降级的风险，出现融资困难，甚至被提高贷款利率，或要求提前还款，这对企业而言是致命的。因此，很多企业不愿意诉讼。国内企业在面临外商恶意拖欠货款或其他违约行为时，可以有针对性的利用这一点维护自身合法权益。
（三）委托专业律师处理
委托律师处理最重要的意义在于专业。常言道，术业有专攻，国际贸易合同纠纷专业化程度较高，更需要专业的知识和丰富的经验来处理。本案中，正是专业的涉外律师，在A公司保留的完整的证据材料的基础上，有效地利用国/境外完善的信用制度，追回了欠款。
2.正文。
（1）写明要求对方当事人履行义务的事实、理由和法律依据。
（2）提出解决问题的办法。
3.尾部。律师及律师事务所名称及催告日期。
二、格式：
制作时参照法律建议格式。
三、举一范例供制作时参考：
律师催告函
××房地产有限公司：
××市××律师事务所受××市××公司委托，就贵公司与××公司签订商品房预售契约后未按合同如期交付商品房一事，郑重致函贵公司：
一、关于贵公司在合同中的义务
××市××公司为解决本公司住房问题，于19××年与贵公司签订了房屋认购合同，合同中约定，由××市××公司向贵公司购买住宅用商品房××套共××平方米，此××套房屋为期房，是贵公司于19××年底立项开发的房地产项目，××公司于签订合同后向贵公司支付了订房款××万元整。19××年××月，贵公司所开发商品房项目取得了××市房地产管理机关颁发的商品房预售许可证，随后××公司与贵公司签订了××市内销商品房预售契约，并向贵公司预交了全部房款的××％共计人民币××万元，先期××万元订房款充抵头期购房款。合同中约定由贵公司在19××年××月××日前将全部××套房屋交付××市××公司，并由购房方支付剩余房款。以上两份合同双方均签字盖章，并符合××市商品房预售的相关规定，合法有效。然而，合同签订后至今，贵公司迟迟未将商用住宅交付给××市××公司，已经构成违约，侵犯了购房方的合法权益。
二、本律师事务所律师意见
（1）根据双方所签订的商品房预售契约，贵公司有义务继续履行合同，本律师事务所律师诚望贵公司能够重视此事，并采取积极合作态度，立即认真履行房屋支付义务，并依法赔偿××市××公司的直接经济损失。
（2）我们也希望贵公司能通过协商方式与我们的委托人解决此事。如果贵公司不主动采取协商的态度或仍借故拖延，拒绝履行合同义务，不交付××市××公司所预定的商用住宅房，我们的委托人将授权本律师事务所代其通过诉讼方式解决此事。届时，只有通过法律途径向贵公司主张合同中规定的权利。
希望贵公司在收到本函后的五个工作日内给予答复，并就有关事项作出明确答复。
本律师事务所地址：××市××区××大街××号
联系电话：
传真：
律师函格式
一、首部 1、写明律师函及编律师函格式范文号 ;2、抬头写要发给的单位或个人，要写全称。
二、内容 1、告知律师的身份及律师事务所接受委托的事实;2、写明发函所基于的事实;3、根据事实进行法律分析;4、阐述律师的意见;5、提出律师的建议或者要求
三、落款 鉴于律师从事法律服务业务必须依托律师事务所，故落款应写明律师事务所名称并加盖公章，律师签名。
四、尾部 写明律师事务所地址、邮政编码、电话、网址、电邮，律师联系方式等。
律师函特点
1.行文关系单一。主要用于向委托人指向的人依法表达法律诉求。
2.应用领域广泛。基本上可以在一切法律业务中使用律师函，因此其适用于范围非常广泛，从诉讼到非诉讼领域，从民事到商事领域等等。
3.精悍灵活。律师函是一种非诉讼业务范畴，律师函往往篇幅短小灵活，但依据法律提出的威胁性要求使其具备精悍的特征。
4.受托发函。也就是说是代表委托人以律师的口吻和形式向委托人指向的人表达委托人的意志。
5.表征法威。律师在人们看来是法律的专家，是最为严谨和认真的专业人员，如果由律师发话就是委托人的意志赋予了强烈的法律救济色彩。有人所谓律师函，就是一封合法的恐吓信，以让对方卷入法律纠纷相威胁，说得十分形象。
律师函分类
根据律师函的主要功能分为：
(1)律师催告(敦促)函。是当前最常使用的一种。告即将委托人的意志告知收函人，催即催促收函人做什么或者不做什么。
(2)律师询问函。是主要用于了解、询问有关法律事项时使用。
(3)律师答复函。是委托律师对特定的质询通过律师来答复的函。
(4)其他律师函。
律师函写作要点
一、文书名称 文书名称应当包括三方面的内容，即：制作律师函的律师事务所的名称、律师函所涉的主要内容及“律师函”字样。这样的文书名称不仅突出了制作单位，而且点明了主要内容，相对来讲更加清晰和明确、更显正规和专业。
二、文号 律师事务所制作的向第三方提供的重要法律文件均应标明文号，这不仅体现律师事务所法律服务的专业化，也是档案及印章使用管理的必然要求。
三、受送对象 受送对象名称一定要准确，做到一字不差。受送对象若为机构，则绝对不可使用简称;受送对象若为个人则一般应当在姓名全称后加先生或女士等较为尊重的称呼。这是司法文书的基本要求，也是对受送对象基本的尊重。
四、委托关系及委托事项说明 应当明确委托人、受委托律师事务所、受指派的律师及委托事项。基本形式一般为：×律师事务所依法接受××的委托，指派×××律师就××××事宜出具本律师函。
五、基本事实陈述 客观性是本部分内容的根本要求，应当坚持客观陈述原则。陈述的顺序需根据材料及证据的内容合理安排，并做到简、繁有度，后面法律责任分析中需要引用的事实原则上要陈述清楚，以保证全文的前后呼应。不同类型的律师函对本部分内容的安排和侧重各有不同，很难统一确定。在此只明确一般性要求。
六、法律责任分析 这一部分的内容与其他法律文书的制作要求是一致的，必须做到“以事实为依据，以法律为准绳”。分析一定要有针对性，事实引用一定要客观公正，法律适用一定要准确，逻辑证明一定要严密和科学。法律责任分析的结论应归结为受送对象应当承担的相应法律责任，考虑到律师函的特点，该部分内容应当尽量做到简洁、准确。
七、律师意见 制作人根据上述基本事实和法律责任分析提出体现委托人意思表示的意见或要求;同时制作人应进一步说明若受送对象不遵从该意见或要求将面临的不利状况和后果，以引起受送对象的重视。
八、律师函发出方式说明 律师函的发出方式在此应当予以说明，以提高保存证据的效果，并证明律师函发出方式的合法性。如：本律师函以传真(注明受送对象传真号码及收件人)及特快专递交方式送达。
九、律师函制作人联系方式 应当说明制作人的地址、邮编、办公电话、手机及电子邮箱等联系方式，以便受送对象与制作人联络。
十、制作单位 尾部注明制作单位，这是司法文书的一般性要求。
十一、制作人 即经办律师的署名。署名的律师必须是委托人指定的受托律师，以免引起不必要的争议。律师助理不是独立的法律服务主体，所以参与律师函起草工作的助理人员不得署名，否则很可能会引起委托人的误解。
