电子政务档案管理篇（1）

2、电子政务环境下档案管理所存在的问题

(1)档案的原始性、真实性不够完全。原始性以及真实性是电子文件档案的固有属性。纸质档案在实际工作中无比容易就可对于其原始性以及真实性进行确认,而电子文件档案在其构成以及处理进程中,信息的可变性是无比大的,如果在处理进程中删除了或者者修改了原始文件,是不容易被识破的。同时,在电子档案的处理进程中还拥有与信息载体互相分离的属性,因而,电子档案很容易在构成的进程中被人修改,对于档案的原始性、真实性以及可靠性都造成为了影响。

(2)档案难以久长贮存。硬件、软件和环境等因素都会在电子档案的生成、传输、利用等阶段发生影响。在贮存进程中,电子档案对于载体的机能和环境的请求无比严格,加之其使用寿命其实不长,贮存载体没法对于自然灾难或者者病毒的腐蚀进行有效抵抗,操作失误或者者电压不稳都会严重破坏或者者丢失信息内容。因而,档案信息难以进行长期的贮存。

(3)档案的安全性、不乱性不高。跟着信息全世界化的发展,世界各个角落的人们都能享遭到网络技术所带来的便捷,因为因特网的开放性较强,笼盖于世界的各个地区,因而每一个人均可自由进入因特网实现资源同享。在电子政务环境下,首要文件的传输大部份是通过因特网来施行的,在传输进程中,电子文件极易遭受黑客袭击,致使文件内容被捏造或者者泄漏出来。电子档案在保留、管理以及接管进程中极易遭到病毒的影响,目前熟识计算机技术的黑客较多,就算电脑中安装了防火墙,简易防火墙系统也易被其攻破。所以,电子档案在管理方面还存在较大的安全隐患,安全性以及不乱性均不高。

3、电子政务环境下的档案管理策略分析

(1)树立健全的档案资源数据库。健全的档案资源数据可为政府提供更可靠、更全面的信息,有益于其查询与应用。确保档案信息的全面性、真实性以及完全性是树立健全档案资源数据库的条件与基础,由于这样才能使档案资源数据系统与电子政务的需求符合。健全的档案资源数据库不但能深度发掘信息数据,还能提供更好的服务为政府决策。

(2)施行“前端节制”。档案管理在电子政务环境下的特色是总体性、连续性以及现实性,要想使其作用患上到优良施展,就不能长期地停留于“后端节制”的服务阶段,必需将这类传统后进的策略进行转换,施行“前端节制”策略。档案管理部门主动地提早接入对于信息资源的收拾、搜集以及应用工作中的法子就是“前端节制”,这类法子可实现本身管理工作以及电子政务系统的同步发展。“前端节制”不但是电子政务环境下的档案系统管理原理、档案即时归档以及长时间应用的请求,也是保障档案信息安全性的需要。

(3)加强信息安全与标准规范。档案信息的多样性以及繁杂性使其管理在电子政务环境下发生了良多问题,档案信息的安全以及标准规范问题可保障档案管理顺利进行。因为电子政务系统的安全管理体制尚未完美,致使档案信息要面临的问题较多,为了加强在电子政务环境下的档案管理工作,必需对于电子政务中内部网络的建设进行加强,这也是管理部门对于档案进行有效管理的首要手腕。网络安全的保证对于电子政务下的档案管理工作拥有无比首要的作用。此外,从根本上说,政府部门对于档案信息的安全管理也体现出国家对于档案信息的建设。所以,政府中的档案管理部门应严格依照国家所制订的信息安全规范和框架施行对于档案信息的安全建设工作,从更深层次上解决信息安全中存在的问题。

(4)树立信誉档案模式。在电子政务环境下对于信誉档案模式的树立可将某对于象的信誉情况进行及时记录、反应和证明。在电子政务环境下的信誉档案建设可为政府机构的联合监管提供更好的服务,无论是对于政府档案信息所施行的公然决策,仍是对于档案资源数据库的建设以使其服务能力扩大于社会中,都是以信誉档案为基础的。档案信息管理中的信誉档案建设使科学、公道地管理信息资源的目的患上以实现。因而,在电子政务环境下,信誉档案的树立对于我国电子政务的快速发展拥有增进作用。

电子政务档案管理篇（2）

近些年来，随着计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展，为社会经济发展格局带来了巨大变化。随着社会主义现代化建设的进一步推进，我国电子政务建设逐步起步发展，电子政务系统中的档案管理便是其中相当重要的一部分。档案管理不仅仅是对过去的记录，更是对今后的发展的反思，其重要性不言而喻。利用电子政务系统存储档案，优化借阅流程，增加使用率，在一定程度上提升了档案的利用效率，同时对原始材料也是有一定保护作用的，能够最大程度发挥档案的作用。当然了，电子政务系统中的档案管理还有很长一段路要走，我们要建设怎样的电子档案管理系统，提供什么样的服务等等这些都是需要我们在实践的发展中不断探索的。

一、电子政务系统中的档案管理中存在的问题

（一）档案移交的不规范

首先，是对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中，很多时候仅仅是对单份电子数据的移交，而未能关注到每一份电子数据背后的因果联系，忽视了档案背后的事件发展的整体性，对今后档案作用的发挥起到了一定的阻碍作用。其次，便是移交过程的不合理。电子档案和纸质档案不一样，可以存在很多的原始档案，这也就造成管理人员对备份的依赖性很强，备份越多，在某种程度上来说，就是越安全。因为遗失了某一份，还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。最后电子档案的移交一般来说还有纸质档案的存在，再核两者的时候，存在移交时间上的差别，间接性造成了移交过程中工作量的增加。

（二）技术条件的制约

电子档案的机密等级不一样，那么对其保存的时间、方式也不一样。而随着时间的推移，档案的数量必将是不断增加的，所以这也对档案管理技术提出了更高的要求，以便能够满足时代的要求。在面对不同等级的档案要进行及时的处理，以确保技术能够满足档案保存以及查询的质量。同时技术条件还制约着档案的安全性。如果说电子档案管理系统薄弱，那么就会存在相当大的安全隐患。比方说，一些不法分子和黑客，利用系统中的漏洞，使相关档案信息外露，会出现损坏和缺失的可能性。这些都是电子档案管理中面临的技术挑战。

（三）管理制度的缺失

档案的管理最终落实到人的身上，比方说在管理过程中出现人为操作不当或则和其他意外情况等等，都会对档案的完整性造成一定的威胁。所以说，要求档案管理形成一个有效的闭环，能够最大程度上减少意外情况的出现。而一旦遇到意外情况，管理制度缺失的弊端会更加的凸显。档案数据信息管理缺乏完整性，责权不一致，档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认，便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当，在运行期间以及出现问题，都将面临不小的挑战。毕竟，制度是保证电子档案管理系统运行的框架，一旦丢失了这个框架，问题便会接踵而至。

二、提升电子政务系统中的档案管理能力的措施

（一）对档案移交的規范管理

在电子政务系统中的档案管理，不仅仅是将档案的资料存放起来，同时也应该是为今后决策提供必要的依据，让档案发挥出应有的作用。首先在档案移交中，应该建立相应的管理机制，对不同机密级别的档案分门别类的保存好。按照一定的逻辑顺序分门别类的归纳好，并编制相应的归档条例，做到人人按照制度办事，为档案的归档提供理论依据。当然了，在档案移交管理中，还应该对电子档案的完整性以及移交标准做出相应的考查，确保其满足移交的标准。电子政务系统中的档案的管理，在前期对档案的移交做出相应规范的管理，以便为接下来作用的发挥奠定基础。

（二）重视电子档案的安全性

对电子档案而言，和传统的纸质档案还是有区别的，在内外界的影响下，对档案的安全性极容易产生威胁，并且电子档案的存放管理依靠于一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击，很难对原有的档案进行恢复处理。所以说，我们要为电子档案管理建设一个强有力的技术保障。首先，不断提升电子档案管理系统的技术管理，积极学习和引进国内外的先进技术，加快电子档案的升级管理。其次，便是对管理人员安全意识的培养。时代不一样，管理手段不一样，所需要管理人员的专业素质也是不一样的。对于这些电子档案的管理人员应该具备较高的计算机专业素养，对于出现的一些基本的安全常识能够有所了解，能够及时发现和处理实际管理中的问题。最后便是一个较高层次的管理，应该是对原有管理方式的不断升级改造，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，以便更好的适应时展的需求。

（三）做好信息整合工作

对于档案管理不仅仅是将这些资料存放起来，更为重要的为今后的发展提供必要的历史史实以及决策依据。所以说我们在点在档案的管理中，还应该管理信息整合工作，促使管理效率以及档案使用率的提升。首先，利用电子档案信息管理优势，建立相应的使用机制，实现信息和实体使用的一体化目标。让管理人员在档案的归放时，就应该考虑到每一份档案的历史联系，这样才能够帮助借阅者了解整件事情发展的来龙去脉，实现信息高效整合。其次，对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，实现高效的信息整合，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。

三、总结

电子政务档案系统的建设，对推动档案现代化管理具有极其重要的意义，同时也是现代化档案管理的发展方向。所以说，档案部门应明确自身在电子文件与档案管理全流程中的定位，从而真正发挥自身的作用。管理，说到底都是依靠人来制定实施的管理，只不过管理对象不同。在进行电子档案政务管理的时，我们应该不断提升从业人员的专业素质，为电子档案规章制度的制定，技术的提升提供坚实的壁垒，从而不断优化电子政务系统中的档案管理。电子政务系统中的档案管理，是一个长期的过程，我们要根据时代对电子档案的要求不断做出调整，以便更好的发挥电子档案的作用。

参考文献 

[1]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究，2015（02） 

电子政务档案管理篇（3）

创新与安全的矛盾

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为1990年前和1990年后，分别用不同的方式管理。在这方面必须坚持实事求是，尊重历史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位的。

档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。

标准化、法制化的挑战

在我国，档案管理信息范的标准化程度相对比较低，造成应用泛围和信息共享性大大下降。主要原因归纳起来有以下几点:

一是管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。

二是在具体管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管理变得比较混乱。最明显的例子是为党、政、人大、政协共用的、相对统一的档案分类主题词表都很难提出。

三是信息技术飞速发展造成的应用技术体系不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。

四是关于档案的立法相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

电子政务的更高要求

当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。利用计算机开展OA应用早已有之，亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。

一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统，由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务的应用目标，使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。

另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发，今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国9.11事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。说明当前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半，还会给国家造成巨额浪费。

电子政务建设中的档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施——PKI/CA，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子档案的应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报，是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚固的安全屏障。

新形势下的基本策略

必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好电子政务建设需要采取一系列重要策络。实践经验表明以下策略十分重要。

1、积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，电子政务成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用PKI/CA就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。

2、与时俱进，观念创新。在推进电子政务建设中，采用信息技术引发的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。例如政府文档数据备份问题，可以毫不夸大地说，我国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。但是要求每个政府机构都建立复杂、昂贵的数据备份系统是不可能的。采用市场的方法可以解决企业和相当一部分机构的问题。但是党政等重要机构如何解决值得很好地研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。

信息化产生的一些问题，可能现行各有关部门都不具备解决它的职能，这就特别需要职能创新。在电子政务建设中，我们的许多机构有可能通过分析、研究，从拓展业务工作的范围出发，主动承担起新职能。或者在国家有关主管部门协调下，被赋予新的职能。例如，中央和各地方的档案馆就有可能成为各级政府的文档数据备份中心，在电子政务建设中发挥重大作用。

3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的作法极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法让更多的人高效率地使用，最终证明这种管理毕竟是落后的，必须淘汰的。

电子政务档案管理篇（4）

1电子政务系统中档案管理的问题

1.1文件归档存在的问题

电子文件归档中存在的问题可以分技术障碍、管理缺陷两方面。（1）技术层的障碍。主要体现在3个方面：①业务系统的主要功能就是处理业务，应当具备低冗余、高效率的特点，而档案管理则因其要保证在较长年限内的安全性，则需要高度的冗余；②电子政务系统可扩展性被限制，档案管理功能嵌入面临着很大的挑战；③在对数据的管理权限上，业务部门比档案部门更加完整，但是，当清除积存数据导致链接变动时，档案部门可能不能及时找到所需的档案，从而影响了管理和维护的进度。（2）管理上的缺陷。①管理权限得不到保障。电子档案是存储在业务部门中的，所以业务部门的管理权限应比档案部门的更大；②责任主体不明确。电子档案的管理权限实际上是由档案、业务部门共同分享的，一旦发生丢失或篡改的问题，很难确认责任归属。

1.2安全保障不足

现阶段电子档案的安全面临着很多的问题，从影响因素上看可以分为以下3方面。（1）技术原因。系统的技术水平直接关系着电子档案的安全性，一旦存在黑客攻击、病毒、软件与硬件存在漏洞、系统与设备发生故障等情况，均会造成电子档案的丢失或者损坏。（2）社会或者自然因素。比如：档案保管场地自身的条件、火灾、地震等因素均会产生很大的影响。（3）管理上的问题。比如：权限不明、操作不规范、工作人员失误等。

1.3整合共享方式不统一

电子档案整合共享概念的内涵非常模糊，从广义与狭义，宏观、中观与微观层面看均具有不同的内涵，这也就造成了电子档案整合共享不能避免的复杂性。此外，整合共享具有很多的模式，就档案实体而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中经常遇到途径单一或多样、横向或纵向的体制、一致或异构的系统等矛盾，所以根据实际情况来看，整合共享的途径、方式会有各种各样的模式，不能统一。

1.4电子档案移交不规范

在档案双轨制的背景下，电子档案的移交面临着一定的问题。（1）档案的有机联系缺失。当前的电子档案移交中，大多移交的是单份的电子数据，未形成可以反应整体的档案，从而使移交档案缺乏关联。（2）档案的元数据不完整。双轨制的实施使人们存在备份的依赖心理，导致移交工作的不规范，进而造成元数据的丢失。（3）移交工作的效率被限制。由于纸质、电子档案的移交上存在时间差的问题，造成了工作量、成本的大幅增加。

1.5前端控制和全程监管的矛盾

前端控制和全程监管在现实中存在着一定的矛盾。前端控制、全程监管都是基于档案部门的位置，要求自形成初始，对电子文件进行全程的管理。但是，两者存在一定的矛盾，若实行了全程管理，档案部门则为主要的管理者，对前后环节进行同等的规划和管理，就不再需要前后端的理论；但是如果重视前端控制，那么档案部门就成为了后面环节的管理者，就不能很难实现对前面环节的管理。

2提高电子档案管理水平的对策

2.1规范档案移交

随着对档案管理需求的不断提高，在线归档已越来越重要，且应当作为归档的主要方式；而离线归档能够解决特殊格式或者一些的档案材料，所以也是不可缺少的，可作为辅助手段。因此，对于电子政务系统中的档案应采用“在线为主，离线为辅”的归档方式。在归档规范方面应做到如下四点：①双轨制管理是现阶段的主要管理模式，所以应当将明确并区分电子、纸质两种档案移交的基本方法；②整理分析电子档案在线移交中的问题，一定要遵循档案的原始形式，预防复制形式下的双套归档，并慢慢转向单套归档；③明确档案移交各个阶段中档案馆、档案室的各自责任，以保证档案的完整、安全；④制定档案移交的标准规范，并完善移交的技术，促进单轨化的转型。

2.2安全保障措施

电子档案的安全会受到很多因素的影响，所以，要进行全方位的考虑：①技术上，强调自主研发管理系统的重要性，制定相应的加密、杀毒、备份、隔离等措施；②管理上，提高工作人员的安全意识，建立健全的监督管理体系，提高管理人员的专业水平等；③法律法规上，对档案管理的法规、标准进行完善，确定档案的凭证性，从而使档案的安全管理工作规范化。

2.3整合共享策略

档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，因此在信息整合中应做到如下两点：①明确整合共享的内涵，在实践中基于信息、实体的整合共享联系密切，应当把两种相结合，形成信息、实体一体化的共享方式；②分散式和集中式电子档案的整合共享策略的实施效果是不同的，建议从共享效率、整合深度上分析各自的优缺点和应用的条件。

电子政务档案管理篇（5）

在信息时代背景下，事业单位管理水平逐渐提高，已步入到崭新的发展阶段。由于受到一系列主、客观因素的影响，比如，固有模式的束缚，事业档案管理工作各方面的问题日益突显。面对这种情况，发展电子政务，提高事业单位档案管理水平已成为新时期社会发展的主流，也是一种必然趋势。以此，提高事业单位档案管理工作效率与质量。

一、事业单位档案管理工作现状

在新时代下，事业单位档案管理工作现状并不乐观，存在一系列问题，严重阻碍事业单位的发展。首先事业单位没有意识到档案管理工作的重要性。事业单位是我国信息管理的重要机构，但在日常工作中，领导者忽视了档案信息管理的重要性，没有明确岗位职责，并落到实处。其次，缺乏现代化的档案管理设备。档案管理是一项系统而复杂的工程，需要充分利用先进的办公设备，降低档案信息数据的错误率，提高工作效率。但在实际工作中，事业单位为了减少办公设备方面的成本支出，没有定期更换硬件设备，办公设备落后，已经无法满足新时期档案管理的客观要求，无法充分发挥档案信息自身的作用。同时，在日常工作中，不注重对信息资源的开发，也没有优化利用已有的档案信息资源。最后，事业单位不具备高素质的档案管理人才。已有的档案管理人员不具备基本的职业素质，不具备基本的理论知识，专业化的技能，档案管理不规范，经常出现各种问题。事业单位也没有定期对档案管理人员进行系统化的培训，档案管理水平极其低下。此外，档案信息保管存在安全隐患，安全性较低，无法充分展现档案信息的利用价值。

二、事业单位档案管理工作改革策略

1.优化事业单位档案管理体制。在新时代下，事业单位档案管理已成为电子政务建设的重中之重，需要统一领导与协调，使相关的政务信息价值取向、流动更加明确。为此，需要不断优化已有的档案管理体制，完善已有的业务流程，和电子政务建设相融合，不断促进事业单位办公的自动化、信息化。

2.不断拓展事业单位档案管理职能。在日常工作中，事业单位要对档案管理信息进行数字化设计，检查归档的电子文件，需要不断延伸监督指导工作，在监督管理电子档案文件的同时，还要提前对电子档案文件进行一系列的操作，比如，鉴别、筛选，为事业单位档案管理职能的拓展埋下伏笔。在此基础上，需要和对应的政务中心取得联系，全面了解文件中心的客观需求，及时提供相关文件，使档案文件在文件中心的地位日益突显。此外，需要不断拓展服务范围，充分利用电子政务优势，对事业单位、事业单位之间进行全方位的监督管理，提供优质的服务，向社会大众提供各方面的政务信息，满足社会不同领域在政务信息方面的客观需求。

3.逐渐实现档案信息资源的数字化。从某种意义上说，档案信息资源数字化的实现是事业单位档案信息化建设的首要前提，能够对档案原件起到一定的保护作用。在实现档案信息资源数字化的道路上，要充分利用各种先进的信息手段，把相关的物质载体转化为数字化信息，还构建全新的档案目录数据库、全文数据库，管理各种档案信息资源，提高它们的利用率。此外，以电子政务管理方法、流程为纽带，不断优化事业单位档案管理形式，需要统一规范事业单位档案数据管理库中不同类型文件格式等，并对不同类型的文件、档案内容等方面做出统一的规定。要以事业单位自身的运营情况为纽带，以信息化管理标准为基点，制定可行的档案管理标准体系，并在实践中不断优化完善，使档案信息更加规范、标准。

4.构建有效平台，实现资源有效整合。事业单位档案信息化管理平台的构建是建立事业单位已有平台基础上的，档案管理平台、整体平台之间属于对立、统一的关系，需要严格按照档案管理流程、业务内容等进行，并遵循相关的原则，比如，动态原则、拓展原则，对事业单位档案管理改革工作进行客观、科学的战略规划。就档案资源有效整合来说，离不开事业单位管理软件的应用。在优化改革的道路上，要充分发挥事业单位这个发展平台具有的作用，实现档案资源的优化重组，比如，档案信息数据的归类。

5.重组档案管理组织架构。在新时代下，信息化对档案管理工作有着较大的冲击，必须走上改革的道路。改革档案管理本身的同时，也需要对其背后的组织架构体系进行全方位的改革。最直接的方法是：把网络信息技术人才纳入到对应的组织架构中，使事业单位档案管理信息化更具安全性。同时，还要培养专门的信息化、现代化档案管理人才，不仅要具备专业化的管理技能，还要能够熟练操作档案管理信息平台，不断注入新鲜的血液，引入新时期事业单位人力资源管理机制。并以绩效激励制度为纽带，提高档案管理者的能动性、创造性。以此，使档案管理人员更好地履行自身职责，提供优质的服务。

结语

总而言之，在新时代下，改革事业单位档案管理，发展电子政务是非常必要的。它有利于对档案信息资源还是进行专门的管理，进行必要的加工、提取，提高档案信息资源利用率，减少档案管理工作人员的工作量，能够不断提高档案管理人员的综合素质，提高档案管理的效率与质量。同时，它能够减少档案管理的运营成本，提高经济效益，便于档案信息资源的修改、查阅、传递等，使档案资料能够更好的发挥自身的作用。以此，使事业单位不断向前发展，走上长远的发展道路。

参考文献：

[1]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务,2014,21:93.

电子政务档案管理篇（6）

在网络飞速发展的今天，各级政府部门利用计算机处理政务已相当普遍，这就出现了电子政务。电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。电子政务的功能不能仅仅停留在与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现办公自动化、管理信息化和决策科学化的新型管理模式。然而，从我国目前情况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题。另一方面，作为一种重要的原生性资源，档案信息资源的建设却长期不为社会所重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建我国高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。

一、电子政务与电子档案及之间的必然联系性

电子政务与电子档案管理之间存在着密切联系，同时决定了电子政务与电子档案相互依托的关系。

1.电子政务与电子档案的定义

电子政务是指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。

电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件。

2.两者之间的必然联系性

档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息按来源可以分为两大部分：第一部分是传统政府部门在政务管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，包括各级政府颁布的法律法规、政策、各种统计信息等；第二部分主要是在电子政务环境下政府部门在各种中形成的各种电子化、数字化政务信息。由此可见，政府部门是电子档案的重要形成者，政务电子信息是电子档案的重要来源，经过鉴定具有保存价值的电子政务信息就会转化为电子档案。因此，两者之间是密切联系的两个主体，两者的联系是必然选择。

二、电子政务下的电子档案管理

1.要进一步解放思想，与时俱进，营造电子档案管理与电子政务的同步发展的良好环境

各级政府机关档案管理部门要敢于参与，积极主动争取参加到本部门的电子政务建设中，为电子政务与电子档案合作献计献策。因此，1要树立创新意识，按电子政务建设的程序有规律地介入其中，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成运转、留存与开发设计原则；二树立市公众意识，坚持以政府信息公开位原则，以不公开位例外，满足社会需求的政府行为；三树立学习意识，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，今早实现电子政务更广范围内的使用。

2.对电子政务文件实行前段控制

电子文件有易改性、易逝性等特点，如果还按照过去的样子，展昭文件的存档顺序按部就班的管理电子档案，那电子档案的真实性就无法保证了，电子文件的流失也是不可避免的，不且还会造成部分重复工作。因为电子文件在归档之前就有可能已被改动，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时就已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，政务工作中的电子文档必须贯彻“前段控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。

三、关于电子政务与电子档案管理关系的思考

从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：

1.电子政务是电子档案管理的源头；电子档案管理是电子政务的效率所在。

电子政务档案管理篇（7）

一、电子档案管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

二、电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。

2.2身份识别技术

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。

2.3防写技术

将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。

三、电子公文的完整性保障

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的

各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的电子档案管理.cn的信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。

四、电子文件的可读性保障

电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：

4.1采用通用技术

目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以ml文档和rtf、tt为通用文件格式；图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式；影像数据以mpeg、avi为通用文件格式；音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式；多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

4.3拷贝法

拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案管理，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。

4.5迁移法

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。

以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。

五、电子文件的安全性保障

建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。

5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育

在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

电子政务档案管理篇（8）

引言

在当前网络环境下，电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合，政府电子政务得以实现。在这种情况下，政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制，为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上，政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化，各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下，政府档案的管理模式也在不断的发生变化，并在不断的进行创新。

一、服务手段

近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

二、档案载体

政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

三、档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

四、服务方式

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

五、管理理念

在电子政务环境下，有效的推动了档案管理自动化的进程，而且管理工作更具有科学化的特点，档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下，作为政府档案的管理人员，需要转变思路，强化对资源的重视，从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强，这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能，使其在管理中实现创新，有利于档案信息的开发利用工作主动进行。

结束语

档案是信息社会的宝贵资源，与电子政务信息数字化一样，档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势，在全力推行电子政务办公的环境下，政府各部门的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化，出现了新的特点。制定政府信息化建设发展规划，健全档案管理的标准与规范，构建技术先进、功能完善、安全可靠的信息化支撑平台，把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道，这是当前政府档案管理工作中极为重要的一项工作，需要政府档案管理者及相关部门给予充分的重视，从而确保政府档案功能作用的有效发挥。

参考文献

电子政务档案管理篇（9）

近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

二、档案载体

政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

三、档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接?⑹?据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

四、服务方式

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求[2]。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

五、管理理念

电子政务档案管理篇（10）

电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要树立五个意识：一要树立创新意识和前瞻意识，按电子政务建设的程序，有规律地介入，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成、运转、留存与开发设计原则；二要树立市场意识，根据现状，预测未来信息市场经济的需要，提出档案信息在“三网一库”建设中的作用，为市场经济服务；三要树立公众意识，坚持以政府信息公开为原则，以不公开为例外，不断满足社会、政府对信息资源的需求；四要树立效益意识，必须以能获得社会效益和经济效益为前提，实现社会效益和经济效益的双提高；五要树立国际接轨意识。“他山之石，可以攻玉”，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。

2创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一

要改变目前政府机关档案部门被排斥于电子政务建设之外的状况，将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。