电子合同归档管理篇（1）

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

二、电子文件归档方式和模式的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：

（一）开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度

（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

（二）建立电子文件全过程管理制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。 哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。

电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。

为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。

（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制

其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。

__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在FTP上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到FTP上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。

电子合同归档管理篇（2）

在设计经济飞速发展的大环境下，管理部门、文件档案室也需顺应电子政务管理，做好各项电子文件归档、文件管理工作。而且在电子政务背景下，城建档案管理部门应接受全新的管理理念，深入分析新问题，以进一步顺应电子政务管理发展，积极做好城建档案电子文件归档工作，应引起档案管理部门重视。因此，此次重点对城建档案电子文件归档的制约因素以及相应的解决对策展开如下分析。

一、关于城建档案电子文件归档的制约因素分析

（一）电子文件归档的真实性出现问题。整个城建档案电子文件归档管理工作开展期间，除受以上因素制约外，还会受到文件真实性、可读性的影响，主要表现为：部分城建工程的电子文件为掩盖工程项目，可能会在内容方面造假，或是单位内部的档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，从而影响到电子文件可读性，以上因素均会使城建档案电子文件提供的内容受影响。

（二）电子文件归档制度方面出现问题。城建档案的电子文件归档工作重点是把信息与实体区分开，且电子文件自身可读性和文件保存价值有直接联系，对于以往的纸质档案，很容易产生字迹模糊、老化、破损等方面的问题，从而影响保存价值。而针对电子文件，大部分经计算机储存，尽管储存起来较方便，但也会有病毒威胁，使所保存的数据信息失真、被盗等，这也会降低电子文档的阅读价值。就当前国内城建档案电子文档工作展开情况看，管理还未形成专门的法律法规，若文件在管理期间出现任何问题，很难利用法律法规做界定，最终影响电子文件归档工作的有序开展。

（三）电子文件归档工作人员出现问题。首先，工作人员对于电子文档规范范围认识并不是很清楚，未做出有效的评判，这就常常会使文件归档工作中，出现文件归档不够准时、文件遗漏等问题出现。其次，个别城建档案室内的管理人员的综合素质偏低，专业知识、专业技能相对较弱，在实际管理工作中会引发很多问题。最后，工作人员的工作责任意识偏低，且工作积极性较差，例如，出现员工调离或是调动时，未及时把电子文件移交或是上传，很多重要文件丢失等，最终对城建档案电子文件归档管理质量产生较大影响。

二、提升城建档案电子文件归档管理水平的核心策略

（一）构建完善的电子文件归档管理制度。企业与政府应该结合实际发展状况，进一步健全并完善已有的电子文件档案管理制度，这是因为当前的城建档案电子文件归档管理所涉及的内容很多，如电子文件数据信息管理、信息数据录入等，对此，应在内部构建完善的规章制度，充分明确各个部门、工作人员的工作职责，进而保持城建档案电子文件归档内容更加准确、真实，同时使电子文档真实反映公众日常活动。电子文件管理人员可由电子文件的形式，对相关操作做相应的管理登记，以确保电子文件处理、产生过程均与规范要求相符。例如，在城建档案电子文件的生成至归档全过程，要确保电子文件原始性，并做好文件的监管及保护工作，以免电子文件被随意删除或是改动。

（二）确保电子文件归档、整理符合标准。首先，文件档案管理人员需根据不同文件保管期限、组织机构、年代等作初步的归类整理；按照不同组织机构特点、年代、保管期限，把有关电子文件做分类、分盘管理，上述城建档案电子文件归档管理方法的实施，在大大提升电子文件整理、拷贝效率的基础上，还可长时间保管电子文件。而且把同一个部门的有关文件直接归档并保存在存盘内，便于之后管理。其次，为进一步实现城建档案电子文件的规范化归档管理，这就要求档案管理人员收到各种资料且对其做归档处理时，应尽量做到统一、规范，待档案整理结束之后，管理人员还针对不同电子文件做相对应的命题，同时为归档完整的电子文件作一个档案目录，这样便于之后运用计算机查找各种类型的存储文件。最后，做好外来文件的归档工作：城建档案室内的工作人员应做好对外来文件的各种处理和归档方面的工作，运用现代化的扫描技术，将一些外来纸质文件直接转换为电子或是影像类文件，把其直接连接到网络，最终实现公文互相传递、督办、批办工作网络化。而且经事业单位档案管理部门所负责并立即归档的有关电子文件，档案管理工作人员需仔细审查并填写档案信息，如仔细区分各种文件类型、档号，而后把归档整理好的电子文件直接录入数据库内，若需要哪一种电子文件，就可运用网络终端查询所需文件。

（三）保证电子文件信息真实、完整。档案管理工作者想要保证城建档案的电子文件归档工作顺利展开，就需要深入到当前的电子文件工作当中，对大量档案电子文件接收、处置、储存等方面的工作做相应的指导，确保电子文件内的原始信息完整、真实，并深入了解电子文件类型。即对电子文件做相应的技术处理，把已经归档的城建档案电子文件直接转为只读性的文件，也就是仅仅能读而不能将其写下的不可更改电子文件，以便保护、识别城建档案电子文件原始结构，确保文件可靠性，使文件和一般的纸质文件充分发挥相应的社会效用。而且，现阶段大多数城建档案电子文件归档保存的方法主要是脱机，因而，在实际的文件保存工作中，所保存下的文件存储方式涉及到磁盘、硬盘（或是光盘），软磁P最大的缺陷表现在，抗干扰能力相对较弱，且结构不够稳定，会影响到城建档案电子文件归档保存及管理，一旦出现此种情况，城建档案部门可把事先分类整理好、归档好的电子文件直接刻录在光盘内储存。

（四）积极落实电子文件归档管理工作。第一，城建档案电子文件归档工作人员应该在实际的文件管理中，不断创新并积极探索电子文件归档、管理工作的新措施，以便寻找一种高效、合理、科学的城建档案电子文件归档、管理手段。从某种程度来说，各个部门的负责人需充分重视档案电子文件归档工作，档案管理部门应该全程参与，并积极介入电子文件归档的信息化、现代化管理工作中，以进一步保证城建档案电子文件归档设计和所构建的电子信息系统设计相符，以便充分满足标准化、自动化的电子文件归档系统。其次，有关的城建档案电子文件管理部门应该互相加强合作，共同进步，也就是促进文件信息化管理、文书管理、档案管理等有关部门之间的合作，并在实际文件管理与基础业务的实践过程中，多关注各部门之间的联系，同步结合、共同发展。最后，城建档案部门也应该积极地参与到整个电子文件归档工作当中，积极介入相关电子公文管理、归档工作，以保证电子文件能够重复应用。而且在电子文件归档的信息管理背景下，构建相关的城建档案工作和电子文书工作间的界限较模糊，且电子文件档案的一体化、全面化、综合化管理也是档案信息化办公的一种必然趋势。除此之外，城建档案管理为保证归档以后的电子文件内容完整、真实且能够持续运用，将其当作出发点，全面、严格地控制整个城建档案电子文件的建设工作，以进一步保证电子文件内的原数据、数据信息资料真实、完整。而要想保证以上工作得以顺利开展，就需档案部门内部的工作人员更加积极开展，例如，若对电子文件归档工作不够重视，则会使电子文件在归档之后数据和信息存在偏差或是缺失，最终影响整个文件内容，这对各单位后续工作的开展也会产生很大影响。

三、结语

综上阐述，本文经分析城建档案电子文件归档的制约因素，主要包括：电子文件归档制度方面出现问题、电子文件归档的真实性出现问题、电子文件归档工作人员出现问题等方面，针对以上制约因素，制定有效的电子文件归档管理策略，以高效、科学、合理地做好各项电子文件归档与管理工作，如积极落实电子文件归档管理工作、确保电子文件归档、整理符合标准、构建完善的电子文件归档管理制度、保证电子文件信息真实、完整等，以确保电子文件归档工作得以顺利展开，这对之后进一步提升城建档案工作电子文件归档管理效率具有重要参考意义。

【参考文献】

电子合同归档管理篇（3）

（一）电子文件归档的真实性出现问题。整个城建档案电子文件归档管理工作开展期间，除受以上因素制约外，还会受到文件真实性、可读性的影响，主要表现为：部分城建工程的电子文件为掩盖工程项目，可能会在内容方面造假，或是单位内部的档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，从而影响到电子文件可读性，以上因素均会使城建档案电子文件提供的内容受影响。

（二）电子文件归档制度方面出现问题。城建档案的电子文件归档工作重点是把信息与实体区分开，且电子文件自身可读性和文件保存价值有直接联系，对于以往的纸质档案，很容易产生字迹模糊、老化、破损等方面的问题，从而影响保存价值。而针对电子文件，大部分经计算机储存，尽管储存起来较方便，但也会有病毒威胁，使所保存的数据信息失真、被盗等，这也会降低电子文档的阅读价值。就当前国内城建档案电子文档工作展开情况看，管理还未形成专门的法律法规，若文件在管理期间出现任何问题，很难利用法律法规做界定，最终影响电子文件归档工作的有序开展。

（三）电子文件归档工作人员出现问题。首先，工作人员对于电子文档规范范围认识并不是很清楚，未做出有效的评判，这就常常会使文件归档工作中，出现文件归档不够准时、文件遗漏等问题出现。其次，个别城建档案室内的管理人员的综合素质偏低，专业知识、专业技能相对较弱，在实际管理工作中会引发很多问题。最后，工作人员的工作责任意识偏低，且工作积极性较差，例如，出现员工调离或是调动时，未及时把电子文件移交或是上传，很多重要文件丢失等，最终对城建档案电子文件归档管理质量产生较大影响。

二、提升城建档案电子文件归档管理水平的核心策略

（一）构建完善的电子文件归档管理制度。企业与政府应该结合实际发展状况，进一步健全并完善已有的电子文件档案管理制度，这是因为当前的城建档案电子文件归档管理所涉及的内容很多，如电子文件数据信息管理、信息数据录入等，对此，应在内部构建完善的规章制度，充分明确各个部门、工作人员的工作职责，进而保持城建档案电子文件归档内容更加准确、真实，同时使电子文档真实反映公众日常活动。电子文件管理人员可由电子文件的形式，对相关操作做相应的管理登记，以确保电子文件处理、产生过程均与规范要求相符。例如，在城建档案电子文件的生成至归档全过程，要确保电子文件原始性，并做好文件的监管及保护工作，以免电子文件被随意删除或是改动。

（二）确保电子文件归档、整理符合标准。首先，文件档案管理人员需根据不同文件保管期限、组织机构、年代等作初步的归类整理；按照不同组织机构特点、年代、保管期限，把有关电子文件做分类、分盘管理，上述城建档案电子文件归档管理方法的实施，在大大提升电子文件整理、拷贝效率的基础上，还可长时间保管电子文件。而且把同一个部门的有关文件直接归档并保存在存盘内，便于之后管理。其次，为进一步实现城建档案电子文件的规范化归档管理，这就要求档案管理人员收到各种资料且对其做归档处理时，应尽量做到统一、规范，待档案整理结束之后，管理人员还针对不同电子文件做相对应的命题，同时为归档完整的电子文件作一个档案目录，这样便于之后运用计算机查找各种类型的存储文件。最后，做好外来文件的归档工作：城建档案室内的工作人员应做好对外来文件的各种处理和归档方面的工作，运用现代化的扫描技术，将一些外来纸质文件直接转换为电子或是影像类文件，把其直接连接到网络，最终实现公文互相传递、督办、批办工作网络化。而且经事业单位档案管理部门所负责并立即归档的有关电子文件，档案管理工作人员需仔细审查并填写档案信息，如仔细区分各种文件类型、档号，而后把归档整理好的电子文件直接录入数据库内，若需要哪一种电子文件，就可运用网络终端查询所需文件。

（三）保证电子文件信息真实、完整。档案管理工作者想要保证城建档案的电子文件归档工作顺利展开，就需要深入到当前的电子文件工作当中，对大量档案电子文件接收、处置、储存等方面的工作做相应的指导，确保电子文件内的原始信息完整、真实，并深入了解电子文件类型。即对电子文件做相应的技术处理，把已经归档的城建档案电子文件直接转为只读性的文件，也就是仅仅能读而不能将其写下的不可更改电子文件，以便保护、识别城建档案电子文件原始结构，确保文件可靠性，使文件和一般的纸质文件充分发挥相应的社会效用。而且，现阶段大多数城建档案电子文件归档保存的方法主要是脱机，因而，在实际的文件保存工作中，所保存下的文件存储方式涉及到磁盘、硬盘（或是光盘），软磁?P最大的缺陷表现在，抗干扰能力相对较弱，且结构不够稳定，会影响到城建档案电子文件归档保存及管理，一旦出现此种情况，城建档案部门可把事先分类整理好、归档好的电子文件直接刻录在光盘内储存。

电子合同归档管理篇（4）

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

电子合同归档管理篇（5）

[分类号]C931

2009年，课题组对珠江三角洲地区、湖南株洲以及天津开发区的250余个政府信息中心进行了问卷调查，并对南方电网下属的多个公司进行了实地调研与访谈，发现不少省市级政府部门、央企的电子办公系统基础设施建设已经基本完成，正在探索如何将机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统集成起来，在遵从法规的基础上协同工作。但更多的机构和组织尚未认识业务信息系统集成管理的重要性，仍然沿用传统的文档、文件分离的管理模式管理电子文档，使被保留的业务信息面临多种风险。

1　电子业务信息集成管理的必要性

电子业务信息集成管理是指采用IT手段将同一机构内的电子文档管理系统、电子文件管理系统整合为电子文档与文件管理系统，使其集电子文档创建、保存、流转、利用和归档于一体。这个问题的提出是基于以下几个原因：

1.1　文档与文件分离的管理模式不适于电子环境

长期以来，机构的业务信息是分由业务管理部门与档案管理部门分别管理的。业务部门仅对文档进行管理，档案部门则专门管理归档后的文档(即档案)，如图1所示：

同一机构内的文档与文件相离散的管理模式，在电子环境下是难以满足文件归档要求的。文档管理与文件管理的管理目标的差异，造成沿用传统管理思想设计的电子文档管理系统(EDMS)与电子文件管理系统(ERMS)的离散状况。

EDMS与ERMS尽管都要捕获元数据，但前者是为便于文档检索、版本与存取控制，并不考虑捕获文件管理元数据(如文件来源的详细信息、文档产生的技术环境描述信息、文档管理过程的痕迹等)，其后果是无效归档产生。所谓无效归档，即缺乏来源与过程信息的电子文件失去归档价值。只有在EDMS内置人文件管理需求，才能将电子文档管理与电子文件管理逻辑地关联起来，无效归档问题才可能解决。如图2所示：

20世纪初，随着办公自动化的普及，很多国家更新或扩充了原有的文件管理系统功能需求规范，使其顺应信息技术变化对文档管理的要求。如欧盟在2008年了电子文件管理功能需求更新扩展版(MoReq2)，在整个规范中都扩充了文档管理与文件管理相互关联的功能需求，“10.3文档管理与协同工作”对文档管理系统明确地提出了文件管理需求。此外，联合国与其他国家也都有整合文档管理与文件管理的系统功能需求规范的出台。

1.2　满足法规遵从要求

随着人们对数字信息认识的加深以及电子办公中问题的凸显，国家与一些行业组织要求机构在法律框架下管理电子数据，保证其真实、完整与可用，特别是一些关系民生的企业(如金融、财务、医药、食品等系统等)，其电子办公系统必须具有文件管理功能，保证生成的电子文档具备可说明其来源、管理过程、保存痕迹及生成环境的说明性数据，以便随时接受审计与调查，保障客户、合作伙伴和其他股东等的利益。

在电子办公环境下，必须依靠集成和可认证的业务信息管理系统才可能满足以上法规遵从要求，保障电子办公系统中生成的重要文档可防止变更、利于检索、便于审计与应对可能的诉讼，保障归档的文件可传承这些数据的信息价值、管理价值与历史价值。美国新墨西哥州EDMS／ERMS应用标准项目组指出，业务信息集成管理系统要求EDMS与ERMS有关联的部分必须覆盖，相关功能必须集成，使整个机构的工作流程、业务信息管理无缝连接与整合，全面、系统地控制业务信息的精确度、完整性以及可利用性；将重要的电子文档与电子文件都存储在处于日志管理严密监控与授权存取的档案环境中，以满足法规遵从要求并实现直接成本的节约。

1.3　优化存储环境与信息共享

长期以来，文档、文件与资料都由机构的不同部门分别管理，要使用这些信息，必须到不同部门去获取。若是按照传统的离散管理方式，很多正在业务流程内流转的文档，是无法在文件管理系统中获取的。整合后的业务信息集成管理系统，可通过机构内的同一检索平台，搜索引擎就可能全方位地提供所需的当前业务活动信息与累积的历史文件信息，以达到集腋成裘的最佳效果。如图3所示：

业务信息集成管理系统整合了存储环境，便于使用不同的存储管理工具，有效处理已存储信息，使信息存储及管理随信息价值的变化而改变。在电子办公环境中，管理与利用信息变得日益复杂，更多地依靠将现代管理理念融入IT技术，利用软件管理替代手动管理流程。业务信息集成管理系统的实质是将文档管理、文件管理和信息提供有机结合起来，构建一个高度智能化的人机交互系统，实现文档与文件管理的整合，提高机构和组织的工作效率与应对社会需求的能力。

2　机构业务信息集成管理框架设计

尽管我国从文档一体化的角度讨论业务信息集成管理系统架构的理论文章不多，但我国不少大型企事业机构与政府部门已经开始建造这类系统。图4是在对这类集成系统调研基础上，经过归纳、总结与提炼后勾画的业务信息集成管理系统框架。

可见，机构业务信息集成管理系统主要由电子办公系统、电子文件管理系统与电子文档交换平台及数据交换中心构成。与传统管理方式不同的是，以上4个部分尽管各司其责，但却以业务流程为主线，利用信息技术与管理制度相互关联为一整体，以保障业务数据的有效性、可用性和可理解性。为达到该目的，以上4个部分须具备的基本功能如下：

2.1　电子办公系统

电子办公系统主要是支持日常办公与事务管理，便于机构和组织的工作流管理与协同工作，并维护重要文档安全与将其传入电子文件管理系统。为满足业务信息集成管理需要，原电子办公系统的功能需要重构。除保留已有的控制、捕获、访问和安全、处置、查找与检索功能外，还必须补充的功能有：标记重要文档，文件管理元素据的添加与捕获，多版本管理，输出与脱机保存等。

・标记重要文档。重要文档是待归档的文档与遵从法规必须保留一段时期的文档。对重要文档标记的目的是便于电子文件管理系统对重要文档的识别与捕获以及分类保存与严格管理。

・文件管理元素据的添加与捕获。重要的电子文档必须携带与文档保持紧密联系的描述性数据(即文件管理元数据)，用以说明重要文档的内容、产生的背景、结构及其管理过程等，因此，系统必须具备保障文件管理元素据捕获的功能。

・多版本管理。对于同一文档的多个版本，系统必须进行标记并建立它们之间的联系，支持文档草稿

的使用，并维护各版本的电子文档的完整性。

・输出。电子办公系统的输出功能，应不仅能使电子文档与其相关的元数据一并完整输出并保持联系，还要求与电子文档及其所在文件夹相关的审计跟踪日志也能一并输出。

・可脱机保存完整的业务信息。利用移动存储设备可同时保存电子文档与其关联的元数据，并保持文档与元数据的原有联系。

2.2　电子文档交换平台

电子文档交换平台的主要作用是接受电子办公系统的重要文档并导人电子文件管理系统，它是电子办公系统与电子文件管理系统的接入平台或接口，是通过IT技术整合文件管理与文档管理的重要桥梁。为了实现电子文档管理系统与电子文件管理系统无缝连接与整合，电子文档交换平台必须具有以下基本功能。

・接受各类重要数据。由于电子办公系统的应用工具种类繁多，电子文档交换平台需具有强大数据接口，可在线或离线接收不同类型的重要电子文档。

・平稳地在电子文件管理系统与电子文档管理系统间移动数据。所谓平稳移动是指当数据在文档管理系统与文件管理系统流动时，可保持文档与其元数据原有的关联不变。

・数据比对。对电子办公系统传来或导入的重要文档的文件管理元数据是否齐全完备进行数据比对，对不合格者不予传人。如图5所示：

2.3　电子文件管理系统

电子文件管理系统的主要功能是捕获重要文档、登记文件，并对保存其中的文件和文档进行有效控制、维护与处置等，保证其完整与安全。为适应业务信息集成管理需要，电子文件管理系统需要增加以下功能：前端捕获文档，多版本文档的管理，标识文档与文件，安全控制，分层存储、统一管理功能。

・前端捕获是指电子文件管理系统在电子办公系统捕获文档，并在捕获后视情况给予其唯一标识符并宣布其成为文件的行为。

・多版本文档的管理是指电子文件管理系统应具有对电子文档多个版本的辨别与管理能力，可将同一内容的多个版本捕获并指定其中某一文档作为文件归档，将不同版本的所有文档分散存储并保持关联，版本编号清晰可见以供检索或搜索。

・系统应对捕获的重要文档进行分类与标识，以便文件与保留文档清晰可辨。

・安全控制功能要求系统通过权限控制与日志管理等功能，保护归档文件与保留文档的真实与完整。

・系统能够在统一存储空间内，将电子文件与重要电子文档分层存储、统一管理。

2.4　数据交换中心

数据交换中心应是机构对内提供利用的公共平台，也是向专业档案馆或公共档案馆提供移交的桥梁，其主要功能有数据移交、存储与检索等。在该公共平台上，应具有与电子文件管理系统内设资源库相分离的数据资源检索库，为机构内职工提供电子文档与电子文件的综合查询。

3　机构业务信息集成管理系统实例

在我国，政府与一些大型的企事业单位已经建立了本系统或本单位的业务信息集成管理系统，图6是这些集成系统文档形成、捕获与管理的示意图：

可见，电子文档的生成、流转过程基本一致，只是电子文档归档捕获方式不一致。以下通过实例说明集成后的新增功能。

3.1　电子文档的元数据捕获

为防止无效归档发生，电子办公系统均具有文件管理元数据捕获功能，图7是元数据捕获的解决方案的实例：

为保证电子文档管理系统对文件管理元数据捕获并建立与其文档的关联，该系统采用了两种措施：①文档的元数据信息表单前置；②系统嵌入必须捕获的元数据，以便选择性捕获。

图7显示了两份元数据信息表单。接到文档保存命令后，系统首先提出该文档的元数据信息表单并要求文档形成责任人填写，只有填写完毕才可添加拟保存的电子文档(见该图左下部)进行保存。一旦点击保存，电子文档与元数据表单就捆绑一体存入系统，持久保存元数据与文档的关系。

图7还显示，为了方便与准确捕获元数据，系统事先嵌入了必须捕获的元数据并以下拉框方式提供捕获选择。这要求电子办公系统支持常见电子文档元数据模板的定义，并可为不同类型的文档模板(如表格、报告、信函等)设定不同的文件管理元素据集。

接口平台上的数据比对功能为元数据录入质量把关，可降低归档前文档元数据捕获不全的风险，如图8所示：

图8左图是必要元数据填写不全退回文件形成者(见左图上方的不可归档字样)，右图是经过数据比对后被电子文件管理系统接收的文档元数据表单。

可见，IT管理在整个元数据的产生与捕获过程中起到强制、协调、监督与审查作用，不仅提高了工作效率，也减少了不同部门间的责任推诿带来的摩擦。

3.2　电子文档的归档捕获

由图6可见，集成管理系统可提供两种不同的捕获方案，分别适于不同类别的电子文档的在线归档捕获。图6的归档接口可提供行政公文的实时归档捕获，而预归档平台是为捕获形成周期长的文档准备的。

实时在线归档捕获较为简单。满足归档要求的电子文档通过系统接口传人或导人电子文件管理系统后，系统会在导人工作完成后传出归档日志以显示导入是否成功(见图9左)；系统也可自动生成某段时期内归档移交成功的统计表(见图9右)，以便定期比对移交纸质红头文件。

对于需要积累一段时期方可在线导入电子文件管理系统的重要文档，必须建立预归档平台，指定个人文档积累空问。预归档平台可以设置在电子办公系统内，也可设置在电子文件管理系统。无论位于业务信息集成管理系统的那个部位，其管理过程都是一样的。预归档平台的文档积累也必须配置相关的元数据，并与电子文档保持紧密联系。

图10是在预归档平台上积累电子文档的实例。当用户点击目录树的节点时，系统首先呈给用户的就是该文档的描述信息(元数据)，填写完毕点击“添加”，被积累的文档添加到系统的同时，该文档的描述信息也与文档联系在一起。待文档积累齐全完整，满足归档条件后，选择待归档的文档条目并点击“归档”，被积累的电子文档便传人电子文件管理系统。

4　结论与讨论

电子合同归档管理篇（6）

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档传递网线。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理员为主更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

我院档案室从2005年底开始抓电子文件归档工作，制定了《电子文件归档工作暂行规定》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《电子文件归档目录》样式。为了使各科室主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为2006年全院档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副院长和档案科科长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于2007年全院档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的院长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文件归档工作，成立了两办电子文件归档工作小组，由院办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、院办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

电子合同归档管理篇（7）

2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，大大扩充了档案的接收范围，尤其是对归档电子文件接收提出了明确的要求。在这种形势下，全国各地档案部门纷纷开展了归档文件及其电子文本接收的实践。苏仙区档案局为丰富馆藏、改善结构、同时便于管理，决定顺应潮流，率先在全市开展提前集中接收工作。

1.集体筹划。在2011年第一次苏仙区档案局局务会上，提出了开展归档文件及其电子文本提前集中接收的工作重点。苏仙区档案局按照《中华人民共和国档案法》及实施办法、《湖南省档案馆接收文书档案质量标准》、《湖南省档案管理条例》、《归档文件整理规则》、《电子文件管理暂行办法》等法律法规有关规定，同时参考《天津市档案馆归档电子文件接收办法（试行）》，制订了归档文件及其电子文本接收细则。细则经全体干部职工讨论通过并交由苏仙区区委办、区政府办领导审定后，以苏仙区区委办、区政府办的名义行文，下发到了全区各立档单位。

2.精心组织。接收细则下达以后，苏仙区迅即组织了全区各有关单位档案员业务培训班，严格按照接收细则的有关规定要求，开展档案移交知识培训。为了便于将2001年文书立卷改革以来形成的归档文件与国家档案局8号令颁布后形成的归档文件区分保管，苏仙区将接收工作目标定为2001年-2007年的全部归档文件及其电子文本。业务培训一结束，苏仙区马上组织人员制订归档文件及其电子文本接收工作实施方案。按照大单位配小单位、易接收单位配难接收单位的原则，苏仙区将接收细则上确定下来的接收单位，按月依次划分为12个组，有计划有组织的推进档案接收工作。2011年11月，国家档案局第9号令颁布实施，苏仙区及时调整接收细则，将区属企业、二级机构的档案也纳入了接收范畴。

3.稳步接收。我们的基本做法是：首先，电话告知各有关立档单位移交的时间及相关事宜。其次，档案局业务股骨干就接收工作上门开展技术指导。第三，立档单位档案员按照接收细则的规定做好移交前的各项准备工作，如撰写全宗说明、大事记、制作电子文本等。第四，立档单位档案员将与纸质档案及电子文本交至档案局，并与档案局业务股骨干一起，按照要求共同对电子文本数据及其技术环境进行检验。检验项目主要是：存储归档文件及其电子文本的载体外观是否完好清洁无损坏；核实归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全。检验不合格的，退回立档单位重新制作，并再次对其进行检验。第五，双方履行交接手续。检验合格率达100%后，移交、接收双方共同填写《归档文件及其电子文本移交、接收检验登记表》一式两份，由移交、接收方各执一份。对于接收工作中的每一个环节、每一个步骤，我们都严格要求、认真实施、稳步推进。

4.取得实效。经过苏仙区档案局干部职工的共同努力，我们完成了全区90%的归档文件及其电子文本接收任务，取得了以下效果。一是在全区形成了共识。在全区形成“所有有价值的档案必须由区综合档案馆保存”这样一种共识。提高国家综合档案馆的接收权威，是完成归档文件及其电子文本接收工作的关键。为此，苏仙区通过各种形式，广泛宣传归档文件及其电子文本接收工作的重要性，引起了区委、区政府和各立档单位领导的高度重视，得到了全区广大档案员的大力支持与配合。二是丰富了馆藏，改善了结构。这次我们共接收了归档文件8000多盒2万多件，增加了馆藏数量，改善了馆藏结构，顺应了档案信息化发展的趋势。三是提高了技能、锻炼了人才。归档文件及其电子文本接收工作涉及了档案资源建设、档案信息安全管理、归档电子文件管理、数字档案馆建设等知识，对信息技术的要求特别高。通过接收实践，所有参与这项工作的人员都提升了档案信息业务技能，锻炼了一批档案信息管理人才。

二、主要经验

1.制定细则要周全。各档案局在制订接收细则时，一定要从多方面因素加以考虑。尤其是归档电子文本接收，因无现成经验可循，只能在摸索中一步步改进。如苏仙区在制订细则时，首先没有考虑电子文本数据格式的统一问题，结果出现了字段类型各异、字段长度不一现象。有的档案员为了省事，将机读目录和电子文本脱机保存后从邮箱上发送，而档案局的管理软件系统接收不了，无法实现信息挂接。又如，对于接收电子目录的技术要求，我们最初也没有统一，结果各个单位生成的数据库结构五花八门，有DOC、DBF……等等，根本就无法转换到苏仙区的档案管理系统内。结果很多单位都只能重做，导致移交、接收双方都浪费了很多时间和精力。后来，苏仙区统一制作电子接收模板，下发全区各立档单位，并对档案员开展技术培训，接收速度马上大幅提升。

2.接收程序要到位。接收一个单位的档案，从制订细则、宣传发动、业务培训、移交前的准备到档案检验、完成接收的整个过程，往往要经过很多道程序。这些程序每一步都要执行到位不能省略，否则就会出现差错。如，电子文本的安全性（病毒）检验问题。最初，我们认为，如果移交单位事前已经开展了病毒检测没有问题的，可以省略安全检测这一步。结果，最后操作时，还是发现有少数中毒现象。其原因就是各单位的杀毒软件版本（有正版、有盗版）和功能不同，会导致病毒检测的结果各异。

3.工作态度要端正。档案接收工作非常繁琐，要求无论是档案接收单位工作人员还是档案移交单位工作人员，都要有一种吃苦耐劳、认真细致的工作态度，否则，接收工作很难开展。比如，我区有一个立档单位，领导不重视、档案人员不努力，因而到现在也没有完成移交任务。而另一个单位，档案员是新上岗的，业务也不熟悉，本单位又无档案管理软件。她为了做好电子文本，一趟趟地跑档案局或其它立档单位，请教业务、借用设备，前前后后经历了几十个来回，最后成功完成了移交任务。

4.必须建立馆室一体化信息平台。归档文件及其电子文本信息化程度高，对硬件、软件运行环境要求很高。如何保证归档文件及其电子文本的真实性、完整性、有效性在接收过程中不被破坏，是对档案部门的一种挑战。必须尽快建立馆室一体化信息平台，优化归档文件及其电子文本信息迁移的软、硬件运行环境（如管理软件、数据结构、各种元数据等），才能确保归档文件及其电子文本信息传递的准确性以及相对安全。

三、发现问题

由苏仙区开展归档文件及其电子文本接收工作的实践，我们发现，电子文档管理工作中暴露出来的一些问题，是严重的，也是带有普遍性的，值得我们深层思考。

1.归档“双轨制”并未有效实施。在实践中，我们发现，重纸质档案轻电子文本现象在全区普遍存在。在档案行政管理部门表现为：重视各立档单位对纸质档案的收集、归档，忽视对电子文件归档的指导；关注电子文件归档但并没有进行必要的监督检查，对其数据格式和运行环境也没有作出统一的规定；即使有极少数接收进馆的电子档案，也都未制定电子文件迁移规划，仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上，未采取任何措施以保证电子文件的可读性。在立档单位，重纸质档案轻电子文本的现象则表现得更为突出。一般而言，纸质档案在大部分单位都保存得较为完好，但对于电子文本的归档则难言乐观。由于无纸化办公还没完全普及，大部分档案员都已习惯于传统纸质档案归档，认为新增电子文件归档既麻烦又浪费时间，所以找出种种理由不归档或滞后归档，导致已归档的纸质文件并没有相对应的电子文件，从而出现收集的电子文件与纸质档案不一致、收集不齐全、归档不及时、制度执行不到位等状况。多数实行电子文件逻辑归档的单位，由于系统设计未充分考虑电子档案长期保存问题，应归档的电子文件不能脱离办公系统完整独立存储，电子档案资源存在丢失隐患。在全区所有的立档单位中，真正实行了归档“双轨制”的不到5%。由于多年累积工作量大，一旦想要完成需要花费大量时间，因而直接影响了接收进度。

2.数据转换集成困难。由于电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题的存在，使得电子文件面临着划分保管期限不正确、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。大量电子文件处于无序、无规的混乱状态，导致电子文件归档面临着严重的失控风险。同时，随着政务信息化推广应用快速发展，也快速形成了复杂的电子文本使用格局。目前各单位形成的主要电子文件格式有word、jpg、excel、xwps等，多达十几种。其它的网络会议电子记录、录音记录的格式则更为复杂。这些文件格式相互间至少需要交换10多次才能达到完全的数据共享。档案馆面对系统各自独立、数据格式各异的电子文件，很难开展数据格式转换，数据信息无法同步，难以将电子档案信息集成到档案管理系统，给档案馆的电子档案信息传输、接收和整编带来重重困难。

3.档案员信息技能水平偏低。档案部门是冷部门，档案员岗位是机关最不受欢迎的岗位。因此信息技术人才不愿到位，档案工作人员岗位更换频繁，专业知识更新缓慢，难以深入掌握电子文本管理技能，不能很好适应档案信息化发展趋势。

四、应对策略

1.强化归档“双轨制”监管。目前，各立档单位形成的电子文件存储载体有多种，如光盘、U盘、移动硬盘等。尽管它们能满足存储量大、利用方便的档案管理要求，但不能永久保存和不具凭证作用的特性让人感到美中不足。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素使上述介质遭到破损，就连一度宣称不可毁坏的CD-ROM也易受杂散磁场、氧化作用和潮湿物质的影响而产生衰变。谁也无法确定，10年、20年甚至更久一些时间以后，这些电子文件中有多少内容可以读出来。同时，软、硬件配置的不断消失，如操作系统、文件格式、加密解密技术、解压缩技术、硬件设备的升级换代，也同样会使盘片与磁带上信息的读取发生困难。所以，电子档案介质能否永久保存，现在还无法定论。另外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得到完全保证。因此，只有电子档案与纸质档案长期并存保管的“双轨制”，才是我国归档文件管理最安全的方法，必须加大对“双轨制”归档工作的监管力度。

2.规范电子文件归档管理。首先，要改善电子文件归档弊端。纸质文件归档的同时，必须同时归档相应完整的电子文件，改变电子文件归档拖期滞后的问题。电子文件归档前，要按要求填写“电子文件著录单”，归档验收合格后由电子档案接收人在归档单上签字盖章，作为归档凭证。第二，要规范电子文件的元数据体系。档案局（馆）要统一印发电子文件数据库结构与交换格式，对数据库结构的字段名称、类型、长度作出规定，规范软件和数据格式，做好各个单位各种格式的电子文件形成、交换、办理和归档的标准衔接工作，整合电子文本资源。第三，针对电子文件形成和电子文件归档系统存在异构性的现实问题，要从标准入手，借助新技术手段，以目前比较先进的计算机语言作为电子公文信息的描述工具，来解决电子文件归档和移交信息跨平台的传输。主要是围绕归档和移交数据的处理方式及描述方式的标准化展开研究，制定出一套较为详细科学的数据描述技术标准。第四，要建立统一的信息平台。通过推广运用统一的档案管理软件，规范软硬件平台，实现信息处理标准的完善和统一。第五，要改变电子文件归档滞后和电子文件“无效归档”的混乱局面。电子文件管理需要强调全程管理和前端控制，因此，有条件的单位可以试行电子档案每年移交。同时，做好电子档案管理工作需要建立新的管理平台，为此，应适时在档案馆建立电子文本管理中心。功能设计上虽然相对独立、完整，但实质上是“数字档案馆”系统框架的一部分，最终将与数字档案馆实现无缝连接。档案馆电子文本管理中心，应配备必要的设施设备，建立满足长期保管电子文本需要的电子文件接收、存储、数字化描述（整理）、提供各方面查询需要的电子档案管理系统，集中管理电子文本，有效解决分散管理状态下电子文件信息容易发生丢失、不能被直接读取、难以长期保存、“信息孤岛”和重复投入等问题。电子文本中心的工作内容主要是两个：一是实时做好机关日常工作中生成的定稿电子文件归档管理，实行集中采集、实时归档、统一管理。二是提供其他档案管理软件的数据导入接口，做好纸质档案扫描形成的电子档案规范移交，实现电子档案接收进馆及馆、室一体化建设。三是确保归档文件及其电子文本（档案）完整、真实、可靠、安全。

电子合同归档管理篇（8）

【关键词】

电子文件；电子档案；归档；管理

在现代商业中，计算机技术在企业生产经营中得到了广泛的使用，电子文件的数量也急剧增加，并且发挥出了其方便快捷、便于保存和查看的特点，这些特点是传统纸质文件所不能比拟的。然而，随着电子文件数量越来越多，其归档工作在企业管理中所占的分量越来越大，重要性也逐渐凸显出来。想要让电子文档在企业发展中起到积极的作用，科学合理的归档方案必不可少。

1 忽视电子文件归档工作，会对企业管理产生不良影响

很多企业的文件收集、归档工作还沿用着传统的档案工作方式，对纸质文件的整理和归档非常重视，对电子文件却不太重视，很多重要的文件资料都保存在各个车间、设计室和办公室的计算机中。这将造成企业重要档案的缺失，对企业的管理工作产生如下不良影响：

1.1 研发成果得不到妥善的收集和管理

很多企业的科研和设计成果都保存在电子文件中，而这些文件中的很大一部分，都没有得到完善的保管，而是随意放在各个设计室和研究室的计算机中。一旦这些计算机发生故障或感染病毒，或者计算机的主人在发生职务变动的时候进行没有很好的交接，就有可能造成电子文件的丢失和损坏。而这些珍贵资料的缺失，也会使企业的科研和产品设计效率降低，造成经济损失。

1.2 阻碍资源的共享

便于保存和查看是电子文件最突出的优点之一，也是传统纸质文件无法比拟的。但是，如果不能对电子文件进行很好的归档，就必然会阻碍员工对现有资源的查阅和利用，严重影响工作效率，延长科研周期，妨碍企业发展。

1.3 搅乱企业的工作流程和生产流程

每个员工或团体在企业中担任的职务不同，所需要负责的工作也不同，他们保留的文件自然也会有所差别，而同一项工作所产生的电子文件名却通常极为相似。如果忽略电子文件的归档工作，这些同一项工作中不同流程所产生的电子文件就极易混淆，一旦被用错，就可能在企业生产经营中造成严重的后果，带来经济损失。

1.4 企业商业安全得不到保障

想从一个管理不严格的公司电脑中拷贝走电子文件极为简单，一旦有重要的科研设计成果或是经营企划方案被盗走，将直接威胁到企业的生存。

从上面几点我们可以看出，忽视电子文件的归档工作，将对企业管理产生不可估量的负面影响。因此，加强企业电子文件归档工作刻不容缓。

2 应切实加强企业的电子文件归档工作管理

由于电子文件本身具有数量多、内容杂、保存分散、极易复制与丢失的特点，电子文件归档工作确实有一定难度，如果沿用传统的档案工作方式，就难以做到归档及时、资料齐全完整。因此，应从下面几点入手，切实加强企业的电子文件归档工作管理。

2.1 提高对电子文件归档工作的重视

在传统的档案工作中，对纸质文件的验收和归档比较重视，但是对电子文件却多有忽视，也有些企业会将重要的文件打印出来归档，然后就对电子文档不闻不问了。这样极易造成电子文件和对应的纸质文件不符，在继续工作时，需要花费大量的时间进行核对，稍一不小心，就可能在后续的工作中出现差错。

因此必须提高对电子文件归档工作的重视，档案管理单位必须有接收、管理电子文件的设施和相应平台，并且制定出电子文件归档的相应规章制度。只有提高了对此项工作的重视，才能真正对电子文件做到有效管理，高效利用。

2.2 及时归档，定期审核

电子文件便于修改、复制和查阅，这使它在现代企业生产经营工作中得到了广泛地使用，但同时也造成了大量的无用资料。有些不完整或被修改过的资料甚至还会对生产经营工作造成负面影响，带来经济损失。为了避免这种情况，各部门应在完成电子文件的最终审核时，及时将它传送到档案管理部门，同时将自己计算机上的无用资料删除。档案管理部门在收到文件后，也应对其进行及时的整理、检查、归类，在达到一定数量或某一方面工作告一段落时，应将电子文件集中保留到光盘上，并复制备份，避免因设备损坏而造成档案丢失。

同时，档案管理部门还应定期对归档的电子文件进行审核。如果发现疑似重复的文件，应及时与提供此档案的部门联系，鉴定出真实有效的文件加以保留，同时删除无效文件。如有文件损坏或缺失，也应及时检查备份文件，将其补全。如果备份文件同时被损坏，应及时与提供此档案的部门联系，争取将档案补全。

2.3 重视档案管理设备和平台的维护

电子档案是企业档案的重要组成部分，档案管理部门有义务保护它的完好。因此，应重视档案管理设备的保养，定期检查归档光盘，确保能顺利读出。保证归档光盘不被擦洗、划刻、折叠和污染，如果归档光盘出现损坏，应及时取备份复制保存。同时要注意档案管理部门所用计算机的杀毒工作，避免因感染病毒导致计算机崩溃，为档案管理工作带来损失，甚至对公司档案造成毁灭性的破坏。

另外，应定期对档案管理平台进行维护，避免因平台出现故障造成档案上传工作的中断，甚至造成档案丢失。

3 加强电子文件档案的使用

重视电子文件归档工作，加强对电子文件档案的管理，是为了充分发挥电子文件的作用，使它能在企业发展中起到推动作用。因此，管理电子文件档案不应只注重“收”，还应注重“发”。可结合企业的工作，在档案管理平台上存放一部分档案的复制文件，便于员工查阅参考。但要保证存放在档案管理平台上的文件必须有已刻盘的原件，同时，存放在平台上的文件不能再作为档案被归档刻盘，这是因为档案管理平台上的文件极易被修改，无法保证其正确性和完整性。

但由于电子文件有易复制易修改的特性，档案部门应特别注意在借出电子文件时，尽量不出借存档光盘，而是从档案管理平台发放档案。这是为了避免存档光盘在传递过程中被损坏或丢失，同时也可以保护电子文件不被擅自修改或删除。

在档案管理设备更新时，应及时对归档文件进行同步更新转换，保证归档文件可以顺利读出。

现代计算机技术的发展一日千里，电子文件的归档管理工作也应随着技术的进步进行调整。只要做到提高重视、定期检查、及时更新，电子文件就一定能在企业的管理和发展中起到积极作用。

【参考文献】

电子合同归档管理篇（9）

电子文件的归档及归档的基本实践

（一）根据电子文件的特点，制定科学、合理的电子文件的归档范围。在遵循各级领导机构所制定的归档规范的同时，要明确归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，同时不能忽略对以下三方面材料的收集.首先，归档文件的支持软件及软件的文档，表达电子文件内容的基本格式及有关数据。例如在教务管理系统中产生的学生成绩登记表在其归档时其相关的系统软件要一并归档。其次，在同一活动中，除电子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如纸质文件、缩微胶片等。再次对电子文件进行鉴定所形成的文件，前期管理所产生的文件以及电子文件归档时的各个环节所产生的文件都应一并归档。

电子合同归档管理篇（10）

档案信息化建设是时展的必然趋势，通过档案信息化建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。

第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。

第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

4 结束语

本文对电子档案归档问题及措施进行说明，并且对促进电子档案信息化建设提出建议：构建电子档案管理记录系统、对档案信息化技术水平进行提升以及对电子档案工作人员进行培训等措施，希望档案管理部门可以重视现存问题，并借鉴文中内容或者采取其他更加合理有效措施及时处理解决，从而保证电子档案归档工作的合理性，加快其信息化建设速度。

参考文献