电子档案电子化篇（1）

随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

电子档案电子化篇（2）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

3 文书档案电子化的发展趋势

（1）建立标准规范体系。文书档案电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于档案电子化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。目前电子档案工作尚无统一标准，这就需要国家档案行政部门制订一整套系统化、规范化的规则，以保证电子文件、档案信息的统一规范和资源共享。档案电子化标准规范作为一个规范化的系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理功能。它不是简单地模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现的，一个具有高效率、高质量、简捷及合理化的工作模式，能够把原有档案信息管理系统的数据库，平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

（2）完善安全使用制度。在电子档案使用过程中，应当：①应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全；②注意电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接对接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法。另外储存电子档案选用的载体不耐久等原因，也影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性；③注间电子档案的法律效力问题。通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定的，电子档案由于没有固定的载体，所以制订相应的法律认定条文有一定的困难，这也就是光盘、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。与纸质档案相比，电子签署等非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可，制约着电子文件的效力和归档保管的意义。

（3）加强人才队伍建设。档案电子建设最关键的是高素质创新人才的培养，这关系到档案工作数字化建设的成败。①档案管理者必须具有多元化的知识结构。档案电子化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动和文档一体化管理，这就要求档案工作人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能；②档案管理者要全面掌握档案专业知识。如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理，以及档案著录、标引、检索、编研等有关档案专业知识的基本技能；③从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。

4 结 语

文书档案电子化管理是适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务功能不可缺少的手段，但是文书档案电子化是一个艰苦的、长期的过程，建立一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

电子档案电子化篇（3）

随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。传统的档案管理办法已不能适应新技术发展的需要，怎样实现电子档案科学、高效的管理成为一个新的课题。

一、电子档案的产生和应用

电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。

二、电子档案的优越性

作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。

三、实现档案电子化管理的可能

随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。

四、档案电子化管理存在的问题

电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。

相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。

（刘文海单位为烟台海洋环境监测中心站；耿敏单位为烟台张裕集团）

[作者简介：刘文海，男，山东招远人，2004年毕业于中国海洋大学海洋管理专业，烟台海洋环境监测中心站工程师，主要研究方向：海洋观测、预报。]

参考文献

电子档案电子化篇（4）

电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。

二、电子档案的优越性

作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。

三、实现档案电子化管理的可能

随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。

四、档案电子化管理存在的问题

电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。

电子档案电子化篇（5）

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

电子档案电子化篇（6）

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

电子档案电子化篇（7）

中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、档案管理电子化

随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。

（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势

办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

（二）档案管理电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

（三）档案管理要适应新时期工作的需求

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。

现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

二、对电子文件的认识

信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。

计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两，三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。

国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作，目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。

三、电子文件归档管理上遇到的问题

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

电子档案电子化篇（8）

一、开展计算机应用工作的必要性

1.新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术普及各行各业,这也加快了各项工作信息化的进程,而新时期人事工作更应走在前面,运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作,更好地为现代化建设服务,这是新时期人事工作的迫切需要,也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作,才能使档案工作更好地为人事工作服务。

2.人事信息规范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,这部分信息绝大部分是用手工管理的,不仅耗费时间长,重复劳动多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞,使信息内容不规范,信息系统流程不科学。要改变这种状况,就需要用现代化工具管理干部信息,不断提高信息的规范程度与利用率。

3.提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化,人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子,建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式,采用现代化管理手段与方式来管理人事档案,更好地发挥计算机在档案管理方面的作用,实现规范化、网络化的管理方式。

二、当前计算机应用工作中存在的问题

1.重复操作,数据难以共享。随着计算机应用工作的开展,应用软件的开发和推广工作也得到了加强,各部门都逐步建立起相关的数据库,把人事工作中的主要信息管理起来,为人事工作提供了先进的技术处理手段,但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件,就造成了重复操作,数据却不能共享。

2.现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展,各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备,计算机应用和信息应用水平却相对较低,而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用,使现有的设备没有得到充分利用,信息资源没有得到充分共享,计算机效能没有得到充分发挥。

3.系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要,影响决策。目前,我们的数据库建设还不完善,可供使用的信息量相对较少,应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料,无法满足实际工作的需要,而且在操作上专业性增强,使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。

4.工作人员计算机操作水平相对较低,影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异,而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员,计算机专业水平相对较低,如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平,难以适应工作的需要,也势必影响计算机作用的发挥。

三、人事档案管理与人事信息管理同步化,是实现人事档案计算机管理的合理模式

人事档案工作和人事信息工作相辅相成,密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式,人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高,这两项工作虽然不能等同替代,但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中,无论是各级组织部门还是基层单位,人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的,分工也很明确,有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多,两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息,但侧重点各不相同,信息转换或共享又有困难。

各种人事信息系统应用面较广,利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨,或由本人直接提供有关内容,或使用一些未经校对的现成表格资料,随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式,学历变化等信息的管理往往相对滞后,以上因素都会造成人事信息失实,影响人事工作的正常开展。另一方面,档案管理系统中的主要数据来源于人事档案,而且一般采用随时维护的形式,在材料归档的同时就要更新信息,具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统,档案管理系统中的人事信息往往不被重视,利用率低。要推动人事档案的计算机管理,有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上,可将档案管理与人事信息这两类系统合二为一,开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统,实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动,提高工作效率,又可保证信息的准确、完整和新鲜,提高信息资源的利用率。

四、强化制度化建设使人事信息管理更加规范

因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作,在这一领域应用计算机技术,建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序,对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度,使档案工作人员有据可依,最大限度地减少管理上的漏洞。

五、提高档案管理人员技术水平

由于缺乏有力的约束机制,各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库,并在日常工作中及时信息维护,档案管理人员的工作量明显加大,在远程查档刚刚起步的今天,计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训,提高管理人员的计算机应用水平。

电子档案电子化篇（9）

广播电视系统当中的档案是一种全新的档案形式，在社会文化当中是一个不可或缺的部分；在现代社会，人们日益重视利用广播电视档案。因此，管理好此类档案不仅能够获得巨大的经济效益，同时也能够得到良好的社会效益[1]。然而，就目前的情况而言，我国管理此类档案的信息化水平不高；对此，为了完善管理档案的方式，本文研究了电子信息化的档案管理方法，希望能够为相关管理人员提供有价值的参考与借鉴。

1 对广播电视系统档案进行电子信息化管理所具有的重要意义

1.1 有助于实现管理工作的自动化以及现代化

在管理档案时，采用的传统方法为人工记录以及纸质文件保存，这样的方式不利于现代高效管理的要求。如果在记录档案、传递档案、交流档案以及存储档案的过程中，将计算机作为管理与检索的工具，有助于实现管理工作的现代化。另一方面，采用计算机对档案信息进行管理，可以自动实现共享；当档案出现错误时，还能够及时修改，并保证整个管理系统实现信息的同一性。

1.2 有助于提高管理档案的质量

在管理档案时，采用手工整理的方法，难以实现管理标准的一致性；这是因为不同的人员可能持有不同的立卷水平以及对管理期限有着不同的理解。这样的状况将会给案卷管理质量带来不良影响；但是应用电子信息的管理方式，将可以有效避免因人员因素所造成的管理问题。从而有助于提高管理档案的质量。

2 广播电视档案的电子信息化管理方法分析

2.1 对工程信息进行管理的方法

工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容，因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时，会累积下大量文件，在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等，因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值，要重视存档管理。具体方法如下：人工完成收集资料的工作，同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征；收集好之后，将电视广播系统的特征作为依据，对工程资料进行规范的、科学的整理；随后将档案目录，包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中，利用数据库的管理功能实现电子信息化管理[2]。对档案原件进行相应的转化，使之成为二次信息；同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息；根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中，从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。

2.2 对音像档案进行管理的方法

存储音像档案的载体通常为磁性材料，但磁性材料容易受到多种环境因素，如热源、光源等的影响，材料自身也存在着缺陷；因此，在保存音像档案时，需要严格控制温度以及湿度。此外，新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体，这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷，提高管理质量，则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中，应建立起专门管理音像档案的数据库，以方便于大量存储音像数据；还应保证数据库具有一定的安全防御机制，以免数据信息被外部人员窃取作非法用途；在数据库当中存储音像数据时，要做到格式统一，并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序，以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料，进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理，根据电视广播行业的特点，对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善，并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度；从而保证合理使用档案、科学规范管理档案，以免音像资源被浪费或无端流失。

2.3 检索以及借阅档案的方法分析

检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容，为了便于检索与借阅，采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等，将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中；随后采用计算机对以上资料进行整理，使之成为能够存储于移动数据库的格式，从而方便于高效检索。总而言之，采用计算机对档案进行检索，能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面，应确保管理系统能够有效控制借阅工作，只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件，而不允许将文件带走阅读，以便完善档案的保密工作。

3 完善广播电视档案的电子信息化管理策略

3.1 保证计算机设备处于可靠运行状态

在制作以及处理电子文件时，都需要用到计算机；因此计算机的软件以及硬件设备性能将会对档案管理造成影响。对此，要保证硬件设备实现正常运行；并安排专人对管理软件进行监控，在设置管理系统的密码时，应确保专人操作。此外，还要将杀毒软件安装于计算机当中，并定期对计算机以及数据库进行杀毒，从而预防病毒入侵，避免数据信息泄露，对档案安全造成威胁。

3.2 对重要文件进行备份

因为采用电子信息化的方式对文件进行管理，需要将文件变为电子档案；而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时，应制定出科学的备份方案，以便在部分文件遭到破坏时，能够迅速启用备份，尽快恢复数据信息。在制定备份方案时，应根据电视广播系统的实际情况，从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时，应按照保密类型文件保存的方式进行处理。

3.3 采用两种方法进行管理

因为电子档案存在着特殊性，当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时，则会危害到档案的完整性；再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现，将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存，且真实性较强；对此，可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现，目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时，多采用了两种方式。具体内容如下：同时对磁介质以及纸介质进行归档，且保证两套档案具有相同的内容；一旦电子档案出现异常，即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议，在管理好电子文件的同时，也应管理好纸质文件，从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。

4 结语

目前，网络技术以及计算机通信技术已经得到了高速发展，这不仅为档案管理效率的提高提供了较好的条件，同时也带来了许多数据安全隐患，因此要深入研究电子信息化条件下的管理方式，认真总结在实践当中所获得的管理经验，以便完善广播电视系统当中的档案服务。

电子档案电子化篇（10）

0引言

化工工程设计档案是记录工程设计及建设过程中的重要信息的文字、图表、照片、视频等形式的载体，同时也记录设计文件的质量控制及科研创新的全过程。随着办公自动化和信息化，化工工程设计档案电子化已被广泛运用，化工工程设计文件数字化交付，使得设计、审图、施工高效便捷[1,15]。作者通过对设计文件档案管理现状的研究分析，归纳总结常见电子文件管理难题及解决方法、思路。

1化工设计电子文件档案管理问题

目前，大多数化工设计院设计文件档案管理还是以纸质文件为主，工程文件手签图纸方式保存。随着科技发展、办公系统升级更新，现在，各院各级工作人员都已经逐渐意识到档案电子化管理方便快捷，以及后期利用方面发挥的重大作用[5]。档案电子化管理全面实行还有困难，急需解决以下几个问题。

1.1归档不完整、不及时

完整的电子文件除了包括记录工程设计真实面貌的相关电子文件，还有一些其他形式的相关文件。工程项目设计过程中产生的各类电子文件形成于计算机系统，并大量通过网络平台进行传输、修改，故广泛分布于不同设计人员的计算机硬盘上，导致归档的不完整和延迟。

1.2归档方式简单过时

光盘存储电子文件，目前虽然较为安全、保险，但在实际工作中却带来诸多的不便。首先，档案管理人员对光盘内归档电子文件的数量、原始性、完整性无法进行有效验证；其次，保存光盘的库房条件要求高，需花费大量时间、经费，定期对归档光盘进行转录、翻刻等工作；再次，利用方式极为不便，须先找到光盘读取信息，才能提供利用。如此电子文件便失去了在保管和利用上的优势。

1.3难以保证纸电一致

对于电子文件的原始性，目前学界将其理解为真实性，牵扯到其法律效用的问题。首先，合法化电子签名与确认电子文件原始性相矛盾。其次，文件产生的顺序是先电子后纸质，但归档顺序往往与之相反，且设计单位根据顾客需求，往往仍以提供纸质图纸和文件为主，电子文件本身的准确性显得无足轻重[2]。

1.4信息化档案建设标准滞后

传统的纸质、音像档案管理有统一的规定制度，但在档案信息化过程中，不同的管理软件形成档案数据库结构不统一，数据不规范等问题[9]，很难实现资源共享。

1.5缺少高层次档案管理人员

验收整理的归档资料不够全面；缺乏信息技术，不能充分做到档案电子化；而复杂的化工工程档案又必须真实、原始和完整。应加强系统的专业教育和专业技能培训，提高学习创新意识及处理复杂信息能力，同时，多引进有能力的年轻人[8,12]。

2加强化工设计电子文件管理的措施

2.1加强档案行政管理

适应信息化新形势，加强档案管理法制化建设，积极推进档案管理部门的思维、知识、技术及管理模式的创新，提高服务意识，扩大档案利用率。设计院应结合自身条件，建立健全档案管理制度及数据库系统，进一步规范档案管理工作。

2.2加强档案法制管理

严格遵循国家档案局《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，规范电子文件档案资料的收集、归档等工作[3,11]。在档案收集、归档中，创建流程管理模式，实施系统管理。力争档案管理工作与项目一并启动[6,10]。首先，CAD电子文件收集、存储应在网络环境中完成，替代传统刻盘归档存储。其次，对正式出图进行扫描，将扫描pdf文件与原始CAD电子文件一起置于归档系统内，在保证纸电一致性的同时，也可作为底图电子化的积累[14]。

2.3推行设计文件数字化交付

传统蓝图提交方式将逐渐被数字化审图取代“，便捷高效、即时审查”的数字化审图在提高施工图审查工作效率的同时，也保证了勘察、设计、审图质量。数字化审图中，各参与方主体对图纸进行的上传、批注等都会在系统中留下痕迹，使管理部门可以随时通过查看数据库了解审图情况，监督、督促设计、审查机构，从而提高设计院工作质量。2014年年底，在“勘察设计技术创新研讨会”上“，白代蓝”在上海试点，引起了各行各业广泛关注，这也为设计文件数字化做好了准备。

2.4提高档案人员综合素质

积极培养复合型人才，化工设计档案管理工作者不仅要掌握档案管理专业知识，还需要学习化工知识、掌握电子信息的维护和管理。在电子系统中，档案人员要积极参与文件的鉴定、保存、编目、提供利用和保管过程，积极提供利用是档案管理工作的目的[4,7,13]。

3结语

综上所述，化工设计档案电子化建设才刚刚起步，设计文件数字化交付“白代蓝”的计划还在试点中，而真正实施过程中肯定还会遇到其他未知的困难，但是势在必行。实现数字化报建、审图、施工、竣工验收、竣工图归档等一体化贯通的工作将有益于设计单位加强设计过程质量控制，提升设计效率，规范和精细设计过程，提供可靠完整的档案信息。

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