社保档案管理论文篇（1）

二、奖罚分明，建立科学的考核体系

按照心理学的公平理论来说，要想激发职工的工作积极性和提高他们的工作效能，必须做好奖罚分明，构建科学合理的考核方法，争取做到公正、客观和公开。对于人才来说，他们渴望得到公平的对待，更渴望在自身默默奉献和做出一定的成绩之后，能及时得到社会保险档案管理部门的肯定。对于社会保险档案管理部门来说，对于人才必须奖罚分明，让人才能自由流动，不能出现官宦思想，一定要让人才明白，只要是金子就一定会发光，只要做出成绩就会得到上级的肯定。在社会保险档案管理部门的人力资源管理中，在绩效的考核上要做到公平公正公开，要做到一视同仁。针对目前的职工薪酬待遇，要具有一定的鼓励性、规范性和科学性，要对照岗位职责，好坏有个区分，判定有个标准，这样才能激发职工的工作积极性，进而提升社会保险档案管理部门的工作效率。

三、强化管理者素质，调整管理方法

对于社会保险档案管理部门来说，管理者的素质直接决定着各部门之间的工作效率和工作效能。作为管理者，必须顾全大局，运用已有的管理理念和管理技术，有洞察单位人才的活动和工作动向，能发现人力资源管理中的问题，并能及时给予解决。同时，作为领导者，还需要具备一些领导特质，如专业的管理素质、高尚的品德操行和公正客观的工作作风。作为社会保险档案管理部门的人力资源管理者要树立终身学习的观念，时时刻刻注意自身综合素质的提高。作为管理者，要依据社会保险档案管理部门的实际情况，采取适合本部门发展的管理方法。对于社会保险档案管理部门来说，实现人力资源的有效管理，需要做到以下内容，要依据岗位选择合适的人才，要让人才占据一定的职位，要让一定的职位发挥应有的作用，也就是说把合适的人放在合适的位置上，让合适的位置发挥合适的作用。最后，管理者还要关心和关注人才，要走进人才，了解人才，想方设法培养和留住人才，这样才能优化社会保险档案管理部门的人力资源配置，提高社会保险档案管理部门的核心竞争力。

四、学会引导人才，确立人本管理思想

对于社会保险档案管理部门来说，对人才的竞争不仅包括大型国有企业、非社会保险档案管理部门组织，也包括国际社会的竞争。对于社会保险档案管理部门来说，要想吸引到优秀的人才，必须引导人才，让社会保险档案管理部门所需要的人才都投身入社会保险档案管理工作中。作为高端的优秀人才来说，社会保险档案管理部门要想方设法的去引导他们，晓之以理，动之以情，采取有效的方法去打动人才为己用。依据相关的管理理论，在管理活动中，人是管理的核心，一切管理活动都要围绕着人的动机、要求和需求展开。坚持以人为本的管理理念正是现代管理理论和管理实践的必然要求。在以人为本的人才管理理念中，还需要重视人才的需求与培养，给职工创设已经的环境，让其发挥自身的才能和技术，在完成本职工作的同时，能一定程度上实现自我需要。

社保档案管理论文篇（2）

档案法律包括专门的档案法律和其他法律中关于档案和档案工作的法律规定两部分内容，目前我国没有专门的社保档案法律，其他单行法律中有个别涉及社保档案条款的。如《中华人民共和国社会保险法》第七十四条规定：“社会保险经办机构应当及时为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证”[2]。此外鲜有涉及社保档案的法律。

（二）行政法规

档案行政法规是由国家最高行政机关——国务院在法定职权范围内为实施宪法和法律的规定，制定和的有关档案行政管理的规范性文件的总称。由于我国现行法律缺乏对社保档案管理的规定，至今还没有针对社保档案管理的行政法规。

（三）部门规章

档案部门规章是依据法律和行政法规的规定，由国家档案局单独制定颁布或国家档案局与有关部委联合制定颁布的，以及国务院各部、委、直属机构制定颁布的有关档案工作的规范性文件的总称。针对社保档案管理的部门规章有两种：一种是规章中涉及社保档案形成及其管理条款的，如2001年民政部批准的《老年人社会福利机构基本规范》规定“建立入院老人档案，包括入院协议、申请书、健康检查资料、身份证、户口簿复印件、老人照片及记录后事处理联系人等与老人有关的资料并长期保存”[3]；2007年民政部颁布的《伤残抚恤管理办法》第十八条规定“县级人民政府部门应当建立伤残人员资料档案，一人一档，长期保存”[4]。另一种是专门规范某类社保档案的，例如，2009年人力资源社会保障部和国家档案局制定颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，明确规定办理养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的有关部门必须按照该规定管理社会保险业务档案，说明了社会保险档案管理工作的组织领导原则，规范了管理部门人员、设施、场所以及技术设备的要求，并详细列出了各类社会保险档案的分类原则、保管期限、提供利用、移交、鉴定、销毁的管理要求等[5]。2010年民政部和国家档案局的《伤残抚恤人员档案管理办法》，具体规定了伤残抚恤人员档案的归档范围、归档要求、保管期限以及鉴定、销毁要求等[6]。

（四）地方性法规和地方政府规章

地方性档案法规是由省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省府所在地的市以及较大的市的人民代表大会及其常务委员会根据档案法律和档案行政法规制定的规范性文件。由于社保档案法律和行政法规的欠缺，地方性档案法规的制定缺少依据，所以到目前为止没有地方性的社保档案法规颁布。地方档案政府规章是由省、自治区、直辖市人民政府和省府所在地的市人民政府以及较大的市人民政府依据宪法、法律、行政法规和地方性法规，制定的有关档案工作的规范性文件的总称。随着我国社保工作的不断落实，大部分地区都颁布了社保档案管理的政府规章。例如，《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》、《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》、《山东省医疗保险档案管理暂行办法》、《辽宁省社会保障档案管理办法》、《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法》、《浙江省社会保障档案管理办法》、《江苏省新型农村社会养老保险业务档案管理规定（试行）》等。这些地方档案政府规章中有些是地方政府根据社保档案部门规章进行具体化之后形成的，融入了地方特色，更加适应了当地社会保障制度的发展状况。比如，《北京市<社会保险业务档案管理规定（试行）>实施办法》就是对人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的地方特色化和具体化[7]。还有一部分是在没有上位法规规范的情况下，为了满足实际工作需要制定的地方档案政府规章。比如管理新型农村社会养老保险业务档案、新型农村合作医疗档案、城乡居民最低生活保障档案的政府规章，都是依照各地社保事业的发展需要制定的。

（五）规范性文件

档案管理规范性文件虽不具备规章的形式，但具有较强的指导性作用，在缺乏既定的社保档案法规的前提下，规范性文件能够暂时对档案管理工作起到规范作用。例如，国家民政部和档案局的《关于加强最低生活保障档案管理的通知》，规定了最低生活保障档案管理工作的原则、流程，要求各省、自治区、直辖市民政厅（局）、档案局等进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案的管理，促进基层低保规范化建设[8]。此外，地方政府部门的社保档案规范性文件在规范社会保障档案的工作中也起到了一定的作用。例如，宜春市人力资源和社会保障局与宜春市档案局的《关于开展医疗保险业务档案管理达标验收的通知》，成都市档案局与成都市卫生局共同颁布的《关于加强新型农村合作医疗档案工作的通知》等。

二、我国社保档案管理法制建设的不足

我国的社保事业建设已卓有成效，离人人都享有基本社保这一目标也越来越近了，但社保档案管理的法制建设却相对滞缓，除了上述社保档案法规外，2011年国家档案局印发了新的《国家档案法规体系方案》，其中拟制定的社保档案部门规章有《劳动保障档案管理办法》、《低保档案管理办法》、《医保档案管理办法》等三部，需调研论证的社保档案部门规章有《社会救助档案管理办法》、《慈善捐助档案管理办法》共两部[9]。到目前为止这些档案法规仍在立项制定过程中，还没有颁布施行。此外，我国社保档案管理的法制建设还存在以下一些不足之处。

（一）社保档案法规规范领域不全面

我国的社保体制包括社会保险、社会救济、社会优抚和社会福利四部分内容。从上述内容可以看出，社会保险、救济和优抚档案都已经有相关的规章和规范性文件，但是针对社会福利档案的法规迄今为止还没有制定。社会福利是社保制度的重要组成部分，专门为特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿提供救济和专门化的服务。福利档案是福利工作的真实面貌，从中可以探究社会福利活动的规律，总结经验、吸取教训，为完善社会福利制度提供信息依据。完善福利档案管理的法制建设不仅有利于福利档案的规范与管理，更有利于整个社保事业的统筹发展。

（二）社保档案法规体系有待健全

目前，我国社保档案法制建设中档案规章和规范性文件较多，缺少地方性档案法规和档案行政法规。管理社保档案仅靠档案规章和规范性文件是不够的，需要法律效力更高的档案行政法规的约束。目前，在依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案规章对社会保险档案进行管理的过程中，可能会出现一些单位伪造社会保险缴费记录的违规现象。由于档案规章的法律效力较低，发现之后也只是限期整改，违规现象屡禁不止，不能有效地保障参保人的权益，也有损国家利益。因此，要制定相关的社保档案法规，从法律层面切实保证社保档案的真实性和有效性，维护参保人员的权益和国家利益。

（三）社保档案法规内容有待完善

1.缺乏对社保档案提供利用的规定

档案事业的重要特征之一就是面向社会、面向公众提供服务，社保档案事业同样具有这一特征。以某市劳动和社会保障中心为例，为参保的企业和个人提供档案利用服务，在一年内共接待5000余人次查阅档案，查阅的社保档案资料约5000卷册，出具的参保证明约1200多份[10]。可见我国公民对社保档案的利用率还是较高的，然而社保档案法规普遍缺乏对公众查阅利用档案权利的规定。例如，《社会保险业务档案管理规定（试行）》中只有一项涉及社会保险档案开放利用的条款“，社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务”[11]。既没有对公民的档案利用权利作出明确的规定，也没有规范档案工作部门提供社保档案利用的义务，这样对社保档案管理部门缺乏有力的约束，也会给公众利用档案造成不便。提供社保档案利用是实现其档案价值的根本途径，也是前期所有档案管理工作的目的所在，因此要在社保档案法规中进一步明确公众查阅利用档案的权利，实现法规内容由“保管型”向“维权型”的转变，更便于公众查阅利用。

2.不能体现社保档案的个性特点

社保活动是围绕参保个体展开的，形成的社保档案应以档案主体作为区别，但是社保档案法规在规定档案的分类方法、整理原则、保管期限时，没有依照这一特点。如《社会保险业务档案管理规定（试行）》中采用的“年度—业务环节”和“年度—险种—业务环节”的分类方法显然是照搬了文书档案的“年度—组织机构”分类方法[12]。《中华人民共和国社会保险法》规定“社会保险经办机构应当及时、完整、准确地记录参加社会保险的个人缴费和用人单位为其缴费，以及享受社会保险待遇等个人权益记录，定期将个人权益记录单免费寄送本人”[13]。法律中提出的按单位和个人建立相应档案，将个人权益记录单免费寄送本人的要求，也只有在以账户作为分类方法的情况下才能实现。因此，在今后的社保档案法规建设中，应研究档案的形成特点，制定更科学的社保档案管理模式，以确保将来社保全员化的情况下，能高效地管理好大量的社保档案。

3.不适应社保档案数字化的趋势

随着互联网技术在办公领域的广泛应用，社保档案逐渐数字化。辽宁省在2013年实现社会保险档案“人手一卷”，数字化率达到100%。辽宁本溪市初步实现了社会保险档案资源信息化、信息资源数字化、数字资源社会化，每年数字档案的利用人数超过200万人次[14]。然而社保档案法规中对数字档案的管理却没有做出有效的规范。例如，《黑龙江省基本医疗、工伤、生育保险业务档案管理办法》第十八条规定“各类‘三险’保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”[15]。今后一段时间内，在我国纸质档案和数字档案将会长期共存，由于数字档案更便于查取，其利用率将会高于纸质档案。要保证社保数字档案的安全性以及长期可读性，为公众提供更加便捷有效的档案查询服务，都有赖于社保档案的规范管理。2011年国家档案局印发的新《国家档案法规体系方案》中，拟制定一部新的档案行政法规《电子档案管理条例》，但是仅根据这部档案行政法规对社保档案管理进行规范是明显不够的，社保部门应依据该法规，再结合本部门档案的实际情况制定出符合本部门社保档案特点的法规，这样才能使社保档案管理工作事半功倍。

三、完善我国社保档案管理法制建设的建议

（一）广泛调研，保证社保档案法规的质量

社保档案法规的制定和修改必须建立在广泛调研的基础上，只有充分了解现行法规的实施效果，分析出社保档案法规与具体档案管理工作不相协调的地方，才能修改或者制定出更科学、合理的社保档案法规。首先，调查社保档案管理部门的具体工作情况。调查社保档案法规在规范档案基础工作环节：档案的收集、整理、保管、提供利用等具体实践中，是否有不明确、不相协调的地方，其中有哪些内容需要修改，有哪些内容需要增加等，同时还应吸取实际操作中的成功经验。进行总结归纳后，作为社保档案法规制定或修改的依据。其次，广泛征求公众的意见。公众的调点是对社保档案的查阅和利用。比如：社保档案内容的呈现形式、查阅利用档案的地点以及必要的手续等。将公众的反馈信息作为依据来修改档案法规将更具针对性和实用性。最后，要充分利用档案法规专家的力量。要制定出严谨、科学的社保档案法规，除了要广泛调查，还要结合相关专家的研究分析结果。可以组织召开各种座谈会、专题研讨会等，仔细研究社保档案的形成规律，提出创新的社保档案管理模式并在档案法制建设中加以体现，从而使社保档案管理工作更规范、科学和高效。

（二）各部门协调合作，提高社保档案法规的系统性

档案立法的实践证明，会同相关专业主管部门共同研究，联合制定档案法规是档案行政立法的成功经验。社保档案管理涉及各级劳动和社会保障部门，各级卫生部门，各级民政部门等众多部门，此外企事业单位也担负着管理社保档案的责任，各个部门管理的档案虽然各有不同，但都以参保个体为中心。各部门间协作商讨，科学划分整个社保档案法规体系的内容，明确各类法规所调整的范围，这样各社保档案法规、规章和规范性文件之间和谐一致，相辅相成，社保档案法制建设将更加系统完善。

（三）坚持相对稳定与废、改、立相结合

档案法规的基本特点之一就是具有相对稳定性，保持其稳定性才使其权威性和严肃性不受影响。但是同时要看到稳定性是相对的，随着社保事业的不断发展，社保档案法规也必须相应的发生改变，特别是目前社保事业正实现社会全员化，社保档案又逐步数字化，部分档案法规已不能适应当前社保事业的发展进程。因此，完善社保档案管理法制建设要注意相对稳定与废、改、立相结合。废除“过时的”社保档案法规，及时修改其中不完善的地方，同时尽快制定高层次的档案法规，跟上社保事业的发展步伐，促进社保档案管理工作，为实现社保管理服务规范化、信息化、专业化建设的目标作出贡献。

社保档案管理论文篇（3）

二、人力资源和社会保障个人档案管理的发展策略

为促进我国人力资源和社会保障个人档案管理适应时展的要求，适应人民群众日益提高的生活标准，需要正式个人档案管理存在的不足和缺陷，细致分析，从中把握问题的实质并采取相应的发展策略，只有如此，才能促进人力资源管理水平的提高，保证社会保障的质量，让个人档案管理更好地服务于社会。

（一）提高档案人员的综合业务素质个人档案管理要求工作人员有着扎实的档案管理的理论知识，熟练掌握计算机技术，拥有高度的责任感、职业道德以及认真细致的工作态度。加强思想教育，充分认识到档案管理的重要性和实际意义，增强自身责任感荣誉感，提高工作效率，档案人员还要掌握并熟练运用数字化、信息化技术，努力使自己具备信息知识和网络文化知识，通过教育培训、学习交流等形式，不断提高工作人员的综合素质，建立一支业务素质过硬、工作作风优良的档案管理团队。

（二）加强个人档案管理制度建设建立一套系统全面、科学合理、操作性强的内部管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度等，明确具体的责任制度，责任到人，科学设置业务科室和职责岗位，坚持政务公开，进一步规范工作流程，形成严格高效、统一规范的业务程序，加大监督力度，全方位监督管理，定期对个人档案管理进行审查，严肃处理违法乱纪行为，切实增强档案管理监督的权威性和执行力。不断学习，吸取先进的管理经验和教训，及时调整不合时宜的规章制度，确保业务工作与时俱进，促进人力资源和社会保证个人档案真正服务于民。

（三）建立现代化档案管理模式加强人力资源和社会保障个人档案管理的信息化建设，发挥网络监督的作用，建立现代化的档案管理模式。树立档案现代化管理的意识，加深对先进档案管理知识和方法的学习，掌握先进的个人档案管理技能，实现档案管理的现代化。利用先进的现代化技术整理档案，注重对网络、对计算机的使用，使个人档案管理数据化、信息化，发挥信息化优势，方便管理和监督，提高工作效率，改变传统复杂繁琐、费时费力的工作状态，既避免了人员分配不准的现象，有降低了人为因素对档案管理带来的影响。

社保档案管理论文篇（4）

社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为社保部门的一项重要任务。笔者结合自己的实践，就如何做好社保档案工作谈一些粗浅的见解。

一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义

（一）加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。

随着社会保险改革的逐步深化，"单位人"势必要变成"社会人"。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。

（二）加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。

一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等，作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人帐户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。

（三）加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。

档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

二、目前社会保险档案管理的现状

（一）对社会保险档案重视不够。由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，在全国普遍存在，有些部门没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。

（二）社会保险档案多头管理。管理不统一。社会保险档案由于涉及的面比较广泛，在我国不一样的类别社会保险档案分别归属不一样的部门管理，形成了多头管理问题，造成不一样的档案分属不一样的部门，各部门之间资讯沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构，不少社保经办机构不遵循档案集中统一管理的原则，综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社会保障档案资讯。

（三）缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

（四）手段落后，管理水平低，跟不上社会社会保险制度改革的快节奏。近两年随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。

（五）社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者往往业务水平偏低，影响了档案管理工作。

三、加强社会保险档案管理的设想

（一）提高认识，加强领导。加大社会保险档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》，《保密法》等法规政策，制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。

（三）国家和省应尽快制定社会保险档案管理办法，将社会保险档案工作纳入规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系。

（四）"软"、"硬"一起上，实现社会保险档案的微机一体化管理。各级社会保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；并可以实现系统的网上互联。

（五）搞好人员培训，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，社保部门应与档案行政管理部门加强联系，积极组织社保档案员进行培训，开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

社保档案管理论文篇（5）

（二）社会保障档案数量大。社会保障档案主要包括：养老保障、医疗保障、就业保障、失业保障、生育保障、工伤保障等，社会保障的业务环节也比较复杂，主要包括：参保登记、缴费申报、待遇申请、税费结算、计划统筹、外部稽核、内部监督等。社会公民在参与社会保障的过程中需要提供大量的资料证明、相关部门需要进行复杂的凭证审核和归档保存，并且随着社会保障常保人员的不断增加，在社会保障发展和运行的过程中产生的档案越来越多，可以用“海量”来形容社会保障档案的数量之大。

二、社会保障档案管理工作中存在的问题

（一）对加强社会保障档案管理的重要性认识不足。部分社会保障档案管理人员没有充分认识到社会保障档管理工作的重要性。首先，政府社保部门把大量的精力都用在如何提高社会公民的参保数量上，在完成大量业务工作的同时没有把社会保障档案的管理放在工作日程上，认为档案管理是可有可无的。其次，有些社会保障档案工作人员的工作态度不认真，在社会保障档案管理岗位上疏忽大意，对社会保障档案管理质量不高。

（二）社会保障档案管理缺乏相应的规章制度。社会保障涉及到的人群比较多，社保部门的档案存档较多，虽然建立了档案管理制度，但是档案管理借阅、收集、保管、保密等制度不够健全，常出现文件整理不够及时、资料收集不全，借后不归还，缺失严重、重要原始数据或被涂改等问题，严重毁坏了社会保障档案的完整性、真实性，失去了社会保障档案原有的参考价值和利用价值。

（三）社会保障档案资源利用不够充分。现阶段，社会保障部门对社会保障档案的利用方式比较单一，主要包括：原件的借阅、原件的复制、相关资料的查询等，社会保障档案服务的范围比较小，供借阅的人也比较少，主要包括政府机构中的工作人员和社会保障的当事人以及相关的职能机构，从这些现象中可以看出，社会保障体系建立不够完善，社会保障档案资源利用效率比较低，社会保障档案信息交流比较少，针对性差，互动效率低，服务手段落后，不利于社会保障信息的公正和公开，不利于提高社会保障信息资料的服务效率，不利于社会保障档案的直接利用。

三、提高社会保障档案管理水平的策略

（一）提高档案管理意识。人力资源与社会保障机构的决策者，要充分认识到社会保障档案资料的重要性。同时，社会保障档案管理人员也要明确自己的责任、使命，认真对待自己的工作，做好社会保障部门的档案收集整理、分类汇总、保护保管、后期利用的工作，加大对社会保障部门档案管理与保护资金的投入，加强社会保障档案管理的基础设施建设，建立现代化的社会保障档案管理体系。

社保档案管理论文篇（6）

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

社保档案管理论文篇（7）

1 引言

2010年以?恚?从档案安全体系建设的提出到《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《关于进一步加强档案安全工作的意见》等文件的出台说明：档案安全体系建设已成为档案事业发展战略中不可或缺的一部分，得到了党和国家的充分肯定，一个全方位、多角度、深层次的档案安全体系建设“顶层设计”已经形成。反思我国档案安全体系建设快速推进的深层次原因，离不开学界多年来对档案安全问题的不断研究。从最初对档案安全保管、档案安全保护的研究到如今从档案安全体系的层面展开对各类档案安全问题的系统研究，档案界人士充分汲取相关学科的思想源流，并将其融入档案安全问题的研究当中，取得了重大进展。时至今日，我国档案安全领域已经积累了大量的研究成果。但值得注意的是，当前研究当中缺乏对档案安全体系理论的系统归纳和科学提炼。因此，厘清档案安全体系研究的理论源泉，对于促进档案安全体系的深入研究，以及具有中国特色的档案安全理论体系的形成意义重大。

2 档案安全体系研究的主要理论阐释

2.1 档案保护与档案管理理论。形成于20世纪60年代的档案保护技术学是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。档案安全的理论最初就体现在档案保护之中。几十年的发展历程中，档案保护研究逐渐从各个层面展开，尤其是在信息技术的推动下，学界不仅对档案保护技术学科赖以存在与发展的知识基础和理论框架进行了全面的总结和梳理，还将目光转移到新材料、新技术、新设备的研究当中。我国档案保护技术学所形成的核心思想和理论方法，是以纸质档案为核心构建起来的知识体系，例如档案修复技术方法、档案馆建筑与设备、档案害虫与微生物的防治等，它们在我国传统档案保护工作以及“国家重点档案抢救与保护”工作中扮演着重要的理论角色。然而，随着数字时代的到来，档案保护的范围逐渐拓展到电子文件（档案）的安全保护、备份与长期保存等领域，而这些领域同样也是档案安全体系建设中的核心内容之一。档案安全体系建设下，档案安全保护是档案安全体系建设的重要组成[1]。总之，在档案安全体系理论建构当中，档案保护领域的理论方法不可或缺。

档案管理理论是围绕档案收集、整理等工作流程形成的一整套理论、原则和方法。科学的档案管理对于维护档案的完整与安全意义重大。从这个角度看，档案安全体系理论的构建离不开档案管理理论的指导。首先，要确保电子文件的安全，除了探讨电子文件信息的安全保密技术与方法外，电子文件的归档、电子文件的长期保存同样是档案安全体系建设中需要关注的重大问题。一方面，电子邮件、政府网站、政务新媒体等新型“文件”的出现，如何确定归档范围，如何鉴定其价值、划定保管期限，如何完整捕获文件内容及其结构和元数据信息都是值得研究的问题。另一方面，电子文件的长期保存和维护，尤其是新型电子文件的长期保存策略方法也是需要涉足的重要问题。其次，从文件生命周期的角度来看，文件（电子文件）从形成到销毁或永久保存的整个周期都存在安全问题，因此，对文件整个生命周期进行安全管理，既要防止重要文件由于没有归档或归档信息不完整造成的丢失，也要防止保管当中的篡改、泄密，以及注意防火、防盗等，当然，还有利用过程的原件保护、信息保密、隐私保护甚至销毁阶段的安全等。

2.2 风险社会理论。德国著名的社会学家乌尔里希?贝克在1986年出版的《风险社会》一书中，首次提出了“风险社会”的理论命题。此后，英国学者斯科特?拉什、安东尼?吉登斯、沃特?阿赫特贝格等人对风险的概念、风险社会理论进行了进一步探讨。风险社会理论对风险、风险社会进行了完整描述，对如何规避和应对风险作了阐释，是开展风险管理的理论与思想源泉。风险社会理论提出之后，风险的经济学、心理学、政治学、文化学等多维度视角也为关注风险社会问题提供了多种理论分析路径。此外，风险社会背景下，风险社会理论已经对政府管理、企业管理、社会治理等领域产生显著影响，基于风险社会视角展开的安全问题研究层出不穷。

对于档案界而言，对档案安全问题的认识通常有两种视角：一是从档案的存在形态、固有特性以及档案保管的场所、方式、管理体制、运行机制等方面着手，力图从内部发现档案安全风险因素；二是从档案安全所面临的外在环境，包括各种自然灾害以及政治、经济和社会等方面着手，力图从外部分析档案安全风险因素。风险社会理论为理解和思考档案安全体系建设面临的诸多问题提供了一个重要的理论视角，为档案安全风险的防范、规避与管理提供重要思路。

总之，探索风险社会理论对档案安全问题研究的理论价值和现实意义，对认识现阶段我国面临的档案安全问题提供理论借鉴。从风险社会理论视角切入对档案安全体系建设进行透视和反思，剖析产生安全问题的深层原因，这对于档案界树立风险意识、培育风险文化有导向作用。此外，有利于档案机构明确风险社会中档案安全的责任担当，从宏观和微观的双重视角展开，树立“大安全观”，建立安全防范机制、制定安全应对策略与相应的政策引导和制度保障机制。

2.3 风险管理理论。风险具有不确定性与客观存在性，它由潜在的损失、损失的大小、潜在损失发生的不确定性三种因素构成。为了避免事件发生的不良后果，减少事件造成的各种损失，即降低风险成本，人们引用管理科学的原理和方法来规避风险，于是风险管理（risk management）便应运而生。

风险管理是一种有目的的管理活动，常被视为一种保险，一个缓解不确定性的缓冲区，最终目标是以最小的成本获取最大的安全保障。因此，在进行风险管理的时候，管理主体通常致力于通过风险的识别、评估等一系列流程?矸治瞿谕獠看嬖诘姆缦找蛩兀?并制定一系列方案、措施来应对风险，以达到风险管理的目标。目前，风险管理理论已经在企业管理、工程项目管理、医疗护理管理等领域得到了极其深入的应用与理论拓展，并逐步运用到政府管理、信息管理、IT项目管理、自然灾害管理等领域中。

2000年，王健等人翻译了戴维?比尔曼的著作《电子证据――当代机构文件管理战略》，比尔曼认为，在电子文件管理中应导入风险概念，进行风险管理。之后，电子文件的风险管理开始引起国内学者的关注，其中中国人民大学的“电子政务系统中文件管理风险防范与对策研究”课题组进行了系统研究，探索了电子文件管理风险及其产生原因[2][3]、电子文件风险管理的必要性和可行性[4]、电子文件的风险管理流程与方法等[5][6]，并于2008年出版了专著《电子文件风险管理》。

总的来说，在文件与档案管理当中引入风险管理理论是十分必要且可行的[7]，在数字时代，文件与档案管理活动中面临的风险越来越多，这些风险不仅出现在收集阶段，还出现在整理、利用等各个阶段，尤其是档案信息化（数字化）建设阶段[8]以及档案数字化项目外包当中[9]。在文件与档案管理中引入风险管理理论，已成为我国档案安全管理的重要思想。

2.4 灾害管理理论。灾害是由自然原因、人为原因或两者兼而有之的原因而形成的、发生于自然界的或突发或缓慢发生的能给人类造成各种损害的事件。灾害与防灾、减灾是人类生存与可持续发展所面临的永恒主题。因此，灾害管理（disaster management）逐渐成为应对灾害的重要活动，它通过对灾害的研究、预测、减灾措施实施和灾后恢复等活动，以预防灾害的发生或减少灾害造成的损失。现代灾害管理理论主要有危机管理理论、风险管理理论和GCSP 管理理论。危机管理理论侧重于灾害的防治，风险管理理论更侧重于灾害预防，GCSP管理理论则是综合危机管理和风险管理理论，侧重于灾害的管理方法。

我国自然灾害频繁，档案面临着各种潜在的威胁。国家档案局对自然灾害的防治非常重视，每年都要专门发文强调汛期档案安全，此外还出台了《档案馆防治灾害工作指南》，其目的就在于进一步强化档案工作者的灾难风险意识和防范意识，为各级档案馆和档案工作者在制定灾害管理政策和战略过程中提供必要指导，以便进一步增强档案馆抵御各种灾害的能力，确保档案的安全保管和妥善处置，把各种灾害对档案馆的影响减少到最低程度[10]。针对档案以及档案馆所面临的灾害威胁，灾害管理领域的理论方法（诸如灾害恢复、灾害风险评估、灾害损失预测与评估、灾害分类与等级划分、防灾减灾对策、灾害应急管理、灾害风险管理、灾害危机管理等）对档案安全管理有重要参考借鉴价值。因此，近些年来，有学者对档案灾害预警机制[11]、档案部门灾害事件应急准备能力[12]、档案灾害管理体系[13]、档案防灾减灾体系建设[14]、数字档案灾害[15]等问题进行了探索，还有学者对“档案灾害学”进行了深入研究[16][17]。

2.5 信息安全理论。信息安全是信息时代永恒的需求。可以说信息安全是信息的影子，哪里有信息哪里就存在信息安全问题。当前，信息科学技术空前繁荣，可危害信息安全的事件也不断发生，敌对势力的破坏、恶意软件的入侵、黑客攻击、利用计算机犯罪等，对信息安全构成了极大威胁，信息安全的形势是严峻的。信息安全已成为影响国家安全、社会稳定和经济发展的决定性因素之一。一般而言，信息安全主要包括设备安全、数据安全、内容安全和行为安全4个层面的内容，而信息安全学科就是研究信息获取、信息存储、信息传输和信息处理领域中如何保障这四个层面安全问题的一门新兴学科。在信息安全理论当中，技术被认为是信息安全保障最重要的手段，在发展过程中出现了数字水印技术、网络防火墙技术、入侵检测技术、访问控制技术、信息加密技术、可信计算技术、RFID技术等安全保护技术。

进入21世纪以来，档案信息安全受到了高度重视。学者们纷纷针对档案信息安全的因素以及档案信息安全管理存在的问题，从技术、管理以及保障体系等层面阐述应对策略。研究中不难发现，档案信息安全研究不能脱离信息安全领域的理论与技术方法的指导，信息安全领域的诸如网络安全机制、隐私保护、设备安全、信息系统安全、信息安全风险评估、信息安全技术、PKI安全认证体系、可信计算技术等理念、技术和方法对档案信息安全研究有重要参考价值。

社保档案管理论文篇（8）

0.引言

根据实践表明，一般来说档案价值的鉴定并不是与档案工作同时产生的，它的发展于档案工作发展的中间阶段。十四世纪开始，在造纸技术的发展下，欧洲一些国家的档案数量出现快速上升的趋势，给历史材料的保管工作造成了一定的压力，一些地方为了减轻档案保存压力采取一些淘汰公文的做法，将有用的档案进行保存处理。这种保存形式的产生及时最早的档案鉴定工作的雏形，但是由于受到当时社会发展形式的限制，并没有将此种鉴别进行理论性的传播，也只是出于简单的萌芽阶段。

1.外国档案鉴定理论的发展历程

二十世纪初期，德国方案学者迈斯奈尔首先提出了档案内容和来源作为档案管理的鉴定和标准，这一了理论的提出，在世界范围具有非常重要的开创性，成为世界第一个较为系统的鉴定原则理论性基础。并在很大程度上改变了传统档案鉴定过于简单的做法，进一步促进了档案鉴定的实践工作，对国家历史档案进行妥善保存工作，具有很重要的指导意义。1922年，对于档案的挑选和销毁方面的理论鉴定首先出现在英国学者西拉里·詹金逊所撰写《档案管理手册》中，提出文件证据的神圣性是行政官员决定鉴定的基础，是行政活动的有力证据，要做好原始证据的保存工作。这一理论的提出，为现代档案鉴定产生一定的理论指导，其较为科学的一面成为档案价值鉴定的重要依据。但是其销毁文件理论的提出在现代社会发展已经不适合现阶段的社会的发展状况，具有很大的局限性，在当今社会的应用中已经过时。以上发展阶段，可以称之为档案鉴定理论思想来源以及标准的萌芽阶段，是档案鉴定理论不断完善的基础性发展过程。

因此，自二十世纪中期，在完善前者档案鉴定思想来源与档案鉴定标准，波兰学者卡林斯基，以及美国学者菲利普在这两者上做出很大的贡献。在鉴定来源上提出了文件的形成在政府机构体系中的地位和职能的重要作用，通过此方式，进一步确定档案文件的价值和保管期限，这种理论在当时具有一定的科学性和普遍性，得到社会的认同；另外，在完善档案鉴定的标准上，提出了通过档案的方式反映机关的历史意义，职能意义，以及普遍的学术信息的要求，这种理论的提出既对迈斯奈尔的早期理论进行了完善，又对西拉里·詹金逊的理论进行了扩展，对档案鉴定理论的发展起到了重要的促进作用。

档案鉴定理论进一步发展成就主要有：20世纪50年代的“文件双重价值论”和60－70年代的“利用决定论”，这两种理论形成于二战时期的美国。受到战争的影响，产生的档案文件也逐渐增多，面临这种新形势，美国档案馆为了提高管理工作的效率，以及对档案贮存设施的有效利用，引发了文件双重价值论的形成，并细分两种价值的鉴定方式分别为行政管理人员来鉴定，以及鉴定标准要以文件内容性信息标准为主体，由档案工作人员完成鉴定工作。此种鉴定理论的形成在原有的基础之上具有明显的进步意义，为后来欧美的文件生命周期理论的提出奠定了基础。此外，美国的一些档案学者还提出了将利用标准作为档案鉴定的最重要的标准，以判断文件价值为首要标准，将为提供鉴定文件的新标准。并通过研究信息利用与提供利用的方式之间的关系，确定文件及其所含信息的价值和档案的实践意义。

现代档案鉴定的发展随着科学技术的进步而不断发展，因此而产生了电子文件背景下的档案鉴定理论的新发展。在电子环境的影响之下，档案的鉴定理论所面对的不再是纸质文件的形式，而是通过对分析机构活动的有机联系以及机构职能，活动和业务的重要性来决定文件的存留，通常鉴定理论中都强调了只能鉴定的标准性。因为管理电子文件的费用将大量用于为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，这会对留存文件的方式、方法、时限等一系列问题产生极大的影响。

2.外国档案鉴定理论对我国档案工作的启示

随着外国档案鉴定理论的不断进步和发展，对我国的整体档案鉴定工作产生了一定的借鉴作用。因此，我国要在本国国情的基础之下，在国外档案鉴定理论历史发展经验中找出适合本国发展的方式方法，做好本国的档案鉴定工作。

首先，要综合外国鉴定理论，根据国家档案管理状况，坚持鉴定的效益原则。在国外的理论发展中曾经提出将保存费用作为档案鉴定的要素之一的看法，指出一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件，同时还强调了档案鉴定中技术条件、场地限制等隐私，对每一个细节进行价值的权衡。因此，在我国的档案鉴定中就要结合我国的背景条件，在档案鉴定时严格拒绝不计成本的观点，认真做好每一份档案的保存价值分析，通过效益标准，将那些具有较高利用价值有可能为社会产生巨大效益的档案保存下来，避免那种浪费大量的人力、物力、财力去保管那些价值较小的档案，促进馆藏档案质量和数量的优化。

其次，要坚持档案鉴定的来源原则。外国档案鉴定来源理论的形成和发展对档案鉴定理论和鉴定方法有着重要的指导作用。20世纪比80年代以来，社会分析和职能鉴定轮更是充分体现了来源原则对传统鉴定理论和方法的改革。因此，在此基础之上，我国现阶段采用的来源标准引入了外国的很多鉴定思想，在机关档案文件鉴定的标准中占有重要地位，并且，坚持来源原则具有更加广泛的实践意义。

另外，要在国际的发展环境之下，坚持档案鉴定标准的多元化。在现代档案鉴定工作中，在传统纸质档案向电子文件的转化形势下，必须要采用多元化的鉴定标准，综合考虑，以便使鉴定工作更加科学合理，并进一步的将鉴定工作明确划分为阶段责任，更加有利于促进文件中心的发展壮大，使文件管理趋于先进合理。

社保档案管理论文篇（9）

［关键词］

信息技术；社保档案管理；应用

0引言

社保档案不仅关系着社会主义和谐社会建设的进程，而且也关系着社保体系的健康运行。同时作为民生档案的重要组成部分，也记录着参保人员及参保单位的真实权益，既是参保人员享受正当权益的重要依据，又是我国社会保险事业发展的历史见证。但随着新型农村和城镇居民社会保险的全面实施，参保人员数量的急速上升，对档案管理提出了新的要求。

1社保档案信息化管理的理论阐释

1．1信息技术在社保档案管理中应用的必然性

1．1．1是推进电子政务健康发展的必然要求

社保档案信息化建设实质上是电子政务建设的一部分，它是电子政务的后台应用系统。随着电子信息技术的不断发展，政府各级社保部门的电子政务工作也在不断推广，为适应电子政务的建设发展，社保档案管理就必须要加强对信息技术的运用，才能完成以下任务。（1）以各级档案部门的内部局域网和连接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。（2）以加快档案数字化进程为基础，以电子文件归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。（3）以档案管理软件优化和推广应用为基础，以数字化档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案应用系统建设。（4）以研制和推行电子文件归档管理标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和实施。

1．1．2是社会发展的必然要求

社保档案工作的根本目标是满足社会对档案的管理、利用需求。传统的管理模式是在原有工作手段的基础上发展起来的，其合理性基于使用已有手段最大限度地满足社会档案需求。随着计算机、网络等现代信息技术手段的引入，极大地改变了档案业务的程序和模式。数字环境下对社保档案的管理工作实现了最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，如数据挖掘技术的引用不仅拓宽了社保档案服务的广度和深度，而且提高了社保档案的使用效率。因此，利用信息技术提高社保档案的综合使用效能是社会发展的必然要求。

1．2信息技术在社保档案管理中的应用原则

1．2．1文档一体化原则

事实上，文档一体化管理是指文件管理工作与档案管理工作的一体化管理。所谓社保档案一体化，就是以系统理论为基础，将文件数据和归档档案这两个相对独立又互相作用的元素有机地结合起来，组织、协调各个环节的运行，实现档案管理规范一体化、使用一体化，以及业务与档案工作无缝衔接。为了实现对这个过程的有效管理，把文件数据管理工作和档案管理工作整合为一个系统，立足于文件数据、档案的形成规律，运用系统理论和计算机管理方法，将文件管理和档案管理数据化、信息化、网络化，形成一个完整的信息系统，对文件和档案进行统一控制和管理，充分发挥数据与档案管理的整体最佳效益，提高工作效率，实现信息共享。

1．2．2前瞻性原则

信息技术的引入提高了对社保档案的有效利用率，实现了社保档案信息的社会共享。但信息技术需要相应的硬件、大量经费、人力等资源的支持，因此各级社保部门需要立足自身实际分层次、分步骤地有序开展，并进行深入调查、多次论证，确保信息设备配置、软硬件接口的开发标准与网络权限结构保持一致。此外，为了适应今后信息社会的发展，还要确保软硬件设备具有可持续性，能够适应未来升级和应用的发展。

1．2．3归档双轨制原则

“归档双轨制”是社保档案管理工作中的一项重要原则。其基本要求是：对社保档案纸质文件的收集、整理、归档和信息化文件档案的移交应坚持同步进行。主要是由于一方面信息化文件的法律效力还不确定，还有待商榷；另一方面还无法确保档案信息化文件的真实性，无法对文件是否被修改做出有效的鉴定，因此纸质档案和信息化档案文件还将长期共存。

2信息技术在社保档案管理中的应用存在的问题分析

2．1信息孤岛现象

信息孤岛是各部门信息无法正常交流、积累到一定程度的产物，它使得各部门之间的各种系统难以兼容，信息资源难以共享，相互封闭，不仅浪费了大量的财力和时间，而且大量的信息资源不能充分发挥其应有的作用。从社保档案信息化管理的角度来看，“信息孤岛”的形成主要在于部门格局与管理体制上的条块分割。目前，各级社保部门纷纷建立本地区的社保系统，但这些社保信息系统在网络平台、应用软件等方面都存在不同程度的技术设施异构和数据结构异构问题，使得各级社保单位信息资源难以共享，信息资源难以互联互通，导致信息维护和应用的成本相对趋高。

2．2内热外冷现象

在信息化技术的浪潮下，各级社保部门都对社保档案信息化建设投入了极大的热情，并建立了与信息化政务、信息化商务相适应的管理系统。但从总体来说，我国社保档案信息化管理意识还未形成，对社保档案信息化的基石作用还不够重视，对信息技术在社保档案管理中应用的支持度比较有限。同时档案管理部门的人员编制和领导职数有着一定的限制，档案管理也缺乏专业性的人才，导致社保档案管理工作处于边缘化状态，难以实现档案资源服务的真正价值。

2．3基础沙滩现象

各级社保部门在加大信息技术的引用时，大多只关注网上业务办理，对档案信息化模块与其他办公模块的有效衔接并没有过多的关注。尽管这样做提高了社保业务的办理效率，但却增大了后台社保档案管理数据的实时存储和更新的难度，甚至会出现档案人员对数据的手工输入现象。并且个别地区社保系统还存在一定的瑕疵，社保档案信息化过程中在对象选择、组织管理上还存在一定的盲目性，这些既制约了信息技术在社保档案管理应用中优势的发挥，又增加了信息化运行的成本。

3推进信息技术在社保档案管理中应用的对策与建议

3．1确保社保档案信息化管理有法可依

信息技术在社保档案管理中的应用在我国仍不成熟，虽然国家档案局提出了档案信息化建设的目标，但还远未构成体系或标准，各地各部门仍存在着各自为政的现象，有些社保部门甚至认为将社保档案信息数字化加信息上网就是档案信息化，对档案信息化的认识存在着一定的误区。此外，信息技术的应用是一项艰巨的系统工程，国家需要投入巨大的人力、物力和财力，因此，我们必须考虑投入和产出的效益问题。为避免各级社保档案部门在档案信息化建设工作中出现盲目性，应尽快出台有关档案信息化的法规政策和标准，在方便社会大众对档案信息利用的同时，使档案信息化沿着统筹规划、统一规范的道路前进。

3．2加大对云计算、大数据等高科技手段的应用

3．2．1使用云计算技术进行存储

云计算作为一种技术手段和实现模式，使得计算资源成为向大众提供服务的社会基础设施，将对信息技术本身及其应用产生深刻影响。软件工程方法、网络和端设备的资源配置、获取信息和知识的方式等，无不因云计算而产生重要变化，改变着信息产业现有状态，催生新型的产业和服务。云计算在社保档案管理中的应用，极大地提高了社会计算资源利用率和档案资源获得的便利性，社保管理员可以从云端快速获得所需的数据，提高了档案数据的利用率。云盘是互联网“云”技术的产物，是一种基于“云端”的存储服务。具有以下三个优点：一是价格低。相比较同样容量的存储设备，云盘存储成本较低，数据传输速度较快；二是虚拟化。虚拟化管理是云计算机平台的最大特点，用户只需一部手机或一台计算机便可以通过网络了解到自己想要的信息；三是灵活性较好。能够根据用户的需求定制出相应的服务。

3．2．2对用户信息价值的深度挖掘

大数据包含了许多复杂的、类型繁多的数据，通过对这些数据的深度挖掘、对比分析，能够从中提炼出对使用者有价值的信息数据，再结合统计学、人工智能等高端技术进行分析，可以从中发现一些不为人知的规律和理论。在对社保档案管理的应用中，为给每一位利用者提供个性化的服务，可以利用挖掘技术，在保持用户处于自然状态的条件下，对这类人员的喜好、性格等数据进行深度分析，并记录到档案管理系统中，进而得出具有一定意义的规律，根据这些规律为利用者提供服务。

3．3加强社保档案信息化管理的队伍建设

在信息化形势下，社保档案人员不仅要精通档案专业知识，而且要掌握相关新知识新技能，特别是信息网络技术、数字化技术、数据库技术、信息挖掘技术等，只有这样，才能胜任新形势下的社保档案信息化与档案信息资源开发利用工作。这就要求档案人员必须加强学习，更新知识结构，努力成为符合档案信息化与档案信息资源开发利用需要的复合型人才，也只有这样，方能为公众提供更加优质的信息资源和信息服务。

4结语

在信息化社会中，网络改变了人类对信息资源的获取、传递、保管、存储、开发和利用的传统方式，网络不仅成为信息资源生存的基本环境，而且带来了自动化、流程化、规范化和高效率。面对这种改变，在社保档案管理过程中，也应当顺应时代的进步，运用网络及现代信息技术，更新管理理念，改变服务手段，进行管理创新，带动体制改革，开发档案资源，为社会提供更优质、更有效的信息服务。

作者：周秦 单位：福鼎市机关事业单位社会保险管理中心

主要参考文献

［1］狄爱玲．信息技术在档案管理应用中的问题对策［J］．天津化工，2005（5）：60－61．

［2］赵雪平．浅谈社保档案管理中的信息化建设［J］．经营管理，2007（5）：75－76．

［3］朱淑芳，陈秀红．社会保险档案工作存在的问题及对策［J］．黑龙江档案，2006（1）：31－32．

社保档案管理论文篇（10）

一、文件连续体理论源起和发展

文件连续体理论是关于文件运动的理论，其思想最初萌发于20世纪中叶澳大利亚档案学者LanMaclean的观点之中[1]，80年代在澳大利亚学界萌发理论概念，90年代中期逐渐受到国际档案界的学者关注。1996年澳大利亚档案学者Frank Upward发展并完成了文件连续体的模式构建[2][3][4]。Upward的文件连续体模型中用一个多维坐标系来描述文件的运动过程，从4个维度、4大主轴、16个焦点来理解文件的整个生命过程，如图1所示。

（1）文件保存轴涉及人类活动所产生的各项记录及保存，包括文档、文件、单一档案及档案群。（2）证据轴追溯、探究各项活动与措施、提供的证据、乃至于一个组织或个人的历史活动至社会群体的记忆。（3）事务活动轴标识文档、文件所透露的各项活动，包括行动措施、活动、功能与目的。（4）执行主体轴显示相关活动所联系的人或机构，包括执行者、执行部门、执行组织机构以及制度。同时，该图还揭示了文件的四维运动过程。第一维（形成）关注的是文件的形成，包括文件形成者、文件形成者所承办的事务、文档本身（不管是否具有档案的特点）以及在文档中体现出来的事务处理的轨迹。第二维（捕获）指的是文件的捕获，包括与文件形成者相关联的工作部门、导致一项事务发生的业务活动、文档与其背景信息、与其他文件之间的关系共同构成一个文件整体，该文件具有凭证性。第三维（组织）是文件组织，一个组织机构与其业务职能、构成这些职能的活动紧密联系，而且与档案以及机构本身的记忆紧密相连。第四维（聚合）是社会集体记忆的聚合，反映文件与档案在社会中的地位和价值。该模式明确提出了文件连续体理论涵盖的4个方面——文件的形成、文件的捕获、个体和法人机构记忆的组织、社会集体记忆的合成。

二、数字时代文件管理的挑战

数字时代，文件和档案的形成及利用的新兴技术快速发展。我们已经陷入一个不断膨胀且还在持续不断发展的信息记录世界。KateEichorn曾在其文章中提到，网络时代的社区群体到处都在学着热爱档案（learning tolovethearchive）[6]，但富有讽刺意味的是，为什么反而是专业类的档案职业，却有被社会边缘化了的趋势呢？在谈到档案学被边缘化的问题时，Upward认为，表面上看可能是我们过于关注仅仅是对档案物理层面上的保管，而对于整个文件记录和归档的过程的精力注入不够[7]。但更深层次的原因是，没有使用连续体的理念将记录保存和归档问题整体看成为一个不断变化和求新的过程，还是停留在将档案当作是保管的静态事务而并非文件运动的视角。他认为使用基于生命周期模式来对数字时代的文件和档案进行分离管理已不再适用，要使用信息生态观代替原有的将档案看作有限的最终产品的观念，要将档案群看成是一个变化和不断创新的过程，要使用综合集成概念和以过程为中心的连续体理论来指导实践。事实上，数字时代档案学边缘化的问题全球的学者都在深入分析，我国也有不少学者重视这个挑战。如目前普遍地对档案专业的课程设置进行修改以及部分高校对档案学院名称的变更，就可窥见一斑。我国学者王新才等在提及档案学发展前景时，指出目前档案学发展壮大的难点有二：其一是如何打破档案学社会需求不足的僵局；其二是在吸收其他技术学科长处的时候，档案学怎样保持自己的专业特色。[8]

数字时代，大量电子文件的出现给传统档案管理提出了挑战。首先，在数字环境中，许多具备文件性质的信息已不再具有物质实体，因此实体的保管不再是档案专业最根本的任务，取而代之的核心问题是如何在大量的数字信息中识辨出具有保存价值者予以捕获和保存，以便提供再利用。其次，在数字环境下，电子文件的出现暴露出文件生命周期理论在理论假设上的盲点与武断。电子文件是可变的，依时间与环境而改变，它没有明确的实体可供管理。最后，电子文件也质疑了现有档案管理思维的逻辑性和合理性。数字时代的电子文件存储对档案形成机构已然不构成压力，因此将文件定期转移给档案馆的需求大幅降低，加上电子信息可轻易复制并大规模传播，档案馆所存信息未必是独一无二的内容，技术的变化也可能造成档案馆所存信息无法读取，造成信息内容全部或者部分丧失等等。文件连续体就是在电子文件这种思潮中兴起的一套理论，旨在重新建立档案管理思维，以有效整合各种形态的文件保存活动。因此文件连续体理论自上世纪中期提出和形成后，一直被用于指导电子文件管理制度与规范的构建和优化模式的实现[5]。文件连续体理论的提出与电子文件兴起有关，但它并不是专为电子文件打造的理论。Upward和McKemmish均明确指出该理论的目的在有效整合各种形态文件的管理，不因文件是纸质、电子或其他可能形态而有管理思维上的落差与断裂。

三、数字时代运用文件连续体理论重构档案工作理念

值得一提的是澳大利亚为避免传统的档案管理跟不上科技和社会发展的脚步，于2011年提出了数字连续性计划，数字连续性的涵义是“需要的时候能找到，需要的时候能打开，提供的是需要的、可理解的和可信的，信息在其全寿命期内可以满足所有用途”。

Upward在最近的文件连续体理论的文章中也指出，可以利用文件连续体方法来追踪文件记录和归档。其次是档案人员视野的多元化。在数字时代，档案中立更要专注于确保文件记录本身和归档过程中的开放以及对多元化档案的捕获和接收。档案应该有确切的准入制度，其中涉及档案透明度和问责制。也许在不久的将来我们能够欣喜地看到，作为档案专业的人员核心职能之一就是颁发“入档许可”证书，并建立相应的评级体系和制度。同时还需要注重国际合作，目前有部分国际合作的先例如国际档案理事会（ICA）和国际标准化组织（ISO）委员会和工作组，电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究（InterPARES）等。最后是注重完善培训制度，档案从业人员在实践中需要形成连续体意识，并接受相关教育培训，了解如何更好地获取以及长远利用档案，学会捕获、形成、存储信息记录和信息传播等方面的知识和技能，在数字时代，结合网络社会中社群和集体的智慧，来真实、公正、清晰地记录和保存历史。

数字时代的社会对网络文件进行职业化归档等管理的需求其实显而易见：越是网络虚拟社会，人们越是希望能看到真实的、透明的、具有社会公平正义和负责任的网络数字文件和档案。档案界是选择迎接这个挑战，运用连续体视角和理论，积极投入档案的形成过程以保证这些纪录能交融、体现社会真实背景下的捕获、创造、鉴定和评价，并融合到真实的社会记忆之中？还是满足于将自身职能局限于那一小部分的已经完成的档案保管的角色？如果选择的是后者，那么只能说离被边缘化的一天不再遥远。但是如果选择前者，档案工作者运用文件连续体理论来投身工作实践，将自身也融入并成为记录这个扩张和多样化世界的一个组成部分，那么档案的社会需求不再会萎缩不足，而是将比任何时候都更加需要利用归档原则中的透明、权威、问责、公正和多样化来帮助管理网络信息记录。档案工作者应该也必须在数字时代的信息网络中发现并实现自己新的使命。

在实践中使用连续体方法来解决网络时代的记录保存和归档问题时（A Continuum Approach to Record？ keeping and Archiving in Online Cultures）[7]，Barbara Reed提供了一种灵活的文件连续体方式来看待网络的另类档案空间——维基解密。她提到了维基解密等新技术应用带来的对传统档案的挑战，迫使我们反思传统档案的不足和可改进之处。维基解密颠覆了传统上只开放年代较久远的档案观点，尤其是对档案的可及和可访问方面，BarbaraReed指出现有的访问框架显然不符合社会期望获取政府信息的步伐，要运用连续体方式有效应对社会对档案的需求。2011年美国总统奥巴马专门签署的政府管理电子文件的总统备忘录，高度重视新兴技术应用支持政府公共服务及社会管理创新背景下电子文件管理的重要性。奥巴马总统近年来提出建立国家解密中心：要做到“安全但常规、高效并且关注成本效益的解密”[11]。BarbaraReed认为，维基解密作为数字档案的一个案例，也教会我们创新性地使用数字技术和手段来应对网络档案的复杂管理：需要改变的还有原来认为档案是固定不能改变的观点，档案管理人员需要关心档案的形成以及档案的传播和利用。

四、文件连续体理论新发展的借鉴

KateCumming[12]认为，文件连续体模式提供了一个平台，使我们能够将文件和文件的形成结合起来认识，并有助于在形成全部文件过程中有效聚焦到文件形成时所需要的特定部分。在实践中，不要预先设定某些行为在文件中是处于“活跃阶段”或者“不活跃阶段”，而要考虑这些活动在形成文件时的含义、背景、可获得性和证据功能都能被捕获和长久保存，从而做到所有部分能够反映整体，整体亦能分解为各个组成部分的文件。总之，文件连续体理论从根本上是将文件和文件记录视为一体，并有其自身完整的时间跨度，是对螺旋上升的时空过程的整体把握，而不只局限于具体的某一段时间或者直线型的档案生命周期。文件连续体模式提供了新的视野来看待和理解文件本身和文件的形成、保存及使用的整体格局和框架。

《全国档案事业发展“十二五”规划》提出要“加强档案编研工作，挖掘档案信息资源，开发、提炼档案信息产品，出版档案史料汇编，使‘死档案’变成‘活资料’，努力把‘档案馆’建成具有特色的‘思想库’”。对目前我国的档案实践而言，本文中提到的国内外的专家学者阐述的理论观点和案例分析有不少值得在档案实践中参考和借鉴。首先，在档案实践中，文件形成与控制目前成为档案部门业务活动及其过程和管理系统的有机组成，需要用连续体理论去探索、思考，着眼于文件记录保存的信息对象的整个生命跨度，而不是将档案视作固定不变的最终产品。让无限、变化和多元的观点进入档案工作者的视野，在实践中不断挖掘档案信息资源，并确保其真实、可靠、完整和可用性，让“死档案”鲜活起来；提升信息资源管理效率、效用和效能，满足现在以及将来多样化趋势的社会需求。其次，以电子化方式提供文件服务，在日益复杂的法律环境中合法合规开展业务活动，档案机构以可信赖、可问责、过程透明和对社会公平正义负责的方式开展工作。第三，基于连续体模式的运用，档案机构、部门以及个人之间协调、协同采用枢纽和节点的形式进行，而不再是传统工作场所的单点之间的工作关系，这也有利于打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台。第四，目前档案界面向智力与决策支持的跨学科与跨部门数字保存研究与发展合作项目逐渐增多，以及云计算等新兴技术对数字文件信息管理提出了新挑战，档案学教育中需增设与档案学交叉的信息学科课程。在互联网为信息交流和提供了便捷的渠道和日益开放的环境，使用和处理与网络相关的档案业务，先进的信息技术手段已不可或缺。但要注意的是档案学在汲取其他技术学科的长处的同时，要确保形成有自己专业特色的交叉课程。

文件和档案作为社会记忆和文化传承的根本所在，是现代信息生态资源的重要组成部分，值得档案工作者尽最大努力去捕获、维护管理、保存以及将其作为证据提供长久利用，以便构建面向社会记忆可信和可再利用的数字仓储和数字保存工程，这是档案人员的责任所在，而基于连续体理论的国际化经验则为此提供了良好的视角。

注释：

[1]Sue McKemmish and Michael Piggott ，The records continuum ： Ian Maclean and Australian Archives first fifty years， AncoraPress，1994，pp.110-130.

[2]Frank Upward， Structuring the records continuum： Part One： Post-custodial principles and properties. Archives andManuscripts[J]，vol.24，no.2，1996， pp.268-285.

[3]Frank Upward， Structuring the records continuum， Part Two： Structuration theory and recordkeeping. Archives andManuscripts[J]，vol.25，no.1，1997， pp.10-35.

[4]Frank Upward， The records continuum and the con？ cept of an end product. Archives and Manuscripts[J]， vol.32， no.1，2004，pp.40-62.

[5]安小米.文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示[J].档案学通讯，2002（3）.

[6]Kate Eichhorn，Archival Genres： Gathering Texts and Reading Spaces，Invisible Culture [J] Issue 12， 2008. pp.1-10.

[7]Frank Upward， Sue McKemmish，.， Barbara Reed， Archivists and Changing Social and Information Spaces： A Continuum Approach to Recordkeeping and Archiving in OnlineCultures，？Archivaria[J]vol.72，2011，pp.197-237.

[8]王新才，王海佼.档案学发展的动力分析[J].档案学研究，2012.

[9]Sue Mckemmish，Yesterday， Today and Tomorrow： A Continuum of Responsibility，Proceedings of the Records Management Association of Australia 14th National Conven？ tion，1997，pp.15-17.

[10]Sue Mckemmish，Placing RecordsContinuumThe？ ory and Practice， ArchivalScience[J]，vol.4， no.1，2001， pp.333-359.

[11]Barbara Reed， Reading the Records Continuum： Interpretations and Explorations， Archives and Manuscripts[J]，vol.33，no.1，2005，pp.18-4311.