电子档案的概念篇（1）

（一）档案学基础理论

档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。

（二）电子文件管理

本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。

（三）企业档案管理

本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。

（四）历史档案与史学研究

档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。

（五）档案保护技术

档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。

那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.

第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.

第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.

第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.

二,档案学热点问题举要

(一)与电子文件管理有关的基础理论问题

1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.

2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:

(1)档案管理的前端控制思想;

(2)档案鉴定中的前端控制;

(3)档案集中过程中的前端控制;

(4)档案保护的前端控制;

(5)档案编目的前端控制;

(6)档案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;

(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;

(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.

3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗

4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."

5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:

(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]

(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]

(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]

(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]

(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]

6.数字档案馆的建设与发展问题.

7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.

8.电子文件的运动周期的划分问题.

(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考

1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.

2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.

3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."

4."实物档案","口述档案"概念之争.

5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.

6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.

7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.

8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.

9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".

10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".

11.档案管理体制的变革问题.

12.档案工作原则与规则的关系问题.

13.档案种类划分问题.

14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.

15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.

16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.

17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.

18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义

(三)档案学自身的基础理论问题

1.档案学研究对象的表述问题.

2.档案学的学科性质问题.

3.档案学与文书学的关系问题.

4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.

5.现代管理理论对档案学研究的影响.

(四)档案管理信息化问题

1.档案网络建设中的信息管理问题.

2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.

3.文档信息化与文档有效管理问题.

4.文档核心信息资源的开发利用问题.

5.网上档案信息的法律地位问题.

6.档案信息网络安全问题.

7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.

8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.

9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.

(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点

1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.

2.关于保管期限的标时与否的争论.

3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗

4.电子文件的集中与捕获问题.

5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.

6.归档制度的建立与完善问题.

7.档案实体分类方案的编制与应用问题.

8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.

9.成套性与客体全宗问题.

10.实体分类与信息分类问题.

11.传统著录与电子文件著录的区别问题.

12.信息社会中档案编研工作的特点问题.

(六)档案信息管理应用理论研究热点

1.公民权利与现行文件公开,保密问题.

2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.

3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.

4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战

(七)档案史学研究方面热点问题

1.档案的起源问题.

2."档案"的辞源问题.

3."信息","文件","公文"的辞源问题.

4.甲骨档案中的"贞人"问题.

5.甲骨档案的内容结构问题.

6.文书档案连锁法的重新评价问题.

7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.

8.简牍档案的发现及其史料价值问题.

9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.

(八)专门档案管理领域的热点问题

1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."

2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."

3.人事档案管理问题.

(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.

(2)建立国家人事档案中心问题.

(3)擅自建档,造档问题.

(4)擅自扣档问题.

(5)擅自弃档问题.

(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.

1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题

2.《文书档案保管期限表》的讨论.

电子档案的概念篇（2）

1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况

档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。

2 档案数字化的概念

国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。

国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]

之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]

对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。

3 数字化档案的概念

国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。

国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]

对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。

4 数字档案的概念

国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。

国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]

何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]

对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。

5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考

5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。

所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。

档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。

档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。

档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。

5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。

数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。

而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。

对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。

那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。

5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。

数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。

参考文献：

[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002（3）.

[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012（14）

[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.

[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.

[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.

[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005（6）.

[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.

[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011（5）.

电子档案的概念篇（3）

[分类号]G252

领域本体是用于描述指定领域知识的一种专门本体。它给出了领域实体概念及相互关系领域活动以及该领域所具有的特性和规律的一种形式化描述。目前，本体模型的研究已经进入实际应用阶段，许多研究领域都建立了适用于本领域标准的本体。Web上有许多可利用的本体资源库，这使得诸多领域专家能够使用它们来共享领域中的信息。

目前，国内图书情报领域关于本体的研究尚处于起步阶段，领域本体的构建是一项需要投入巨大人力物力的科研活动，要构建某一领域内的本体，决非某个人或某几个人所能完成的。本文以电子政务领域数字档案为例，通过对构建本体具体过程的介绍，建立了一个有关数字档案知识本体，希望本文能对未来电子政务领域本体的进一步研究和构建提供有益的借鉴。

1　电子政务领域本体构建问题的题出

电子政务是指公共管理组织在中，全面应用现代化信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供各种公共服务的一种治理方式。在电子政务的初级阶段，需要完成政务数字化、信息化任务：包括电子政务公文数字化、公文流转自动化、数字档案归档、政务信息上网等政务信息化基础工作。

湖北省档局已将2000年以来的11662篇政务公文进行了数字化归档。这些公文涵盖社会经济政治生活的各个领域中的各种事项：有政府专项工作的部署、总结，也有职能部门对相关领域的工作汇报；有会议精神的传达，也有对社会突发事件的报道。内容包括省委、省人大、省政府、省政协以及省委各部委、省级国家机关各委办厅局、各人民团体、各事业单位等形成的法规性、政策性、服务性、公益性文件的目录。这些公文内容广泛，时间跨度长，信息量大，总共的文字统计近2000万。湖北省档案局不仅将这些政务公文进行扫描，数字化归档为Tif格式的图片，还提供这些电子政务公文网上查询服务。但是这种仅仅基于元数据或主题词的查询服务，很难满足知识共享、辅助决策等电子政务需求。

在这样的背景下，湖北省档案局和武汉大学信息资源研究中心联合申请了“知识管理技术方法在数字档案馆建设中的应用研究”项目。在这个项目中，采取本体作为数字档案馆知识管理的核心技术，并以湖北省档案局提供的政务公文作为原始资料，设计并实现基于本体的数字档案馆知识管理模型。基于本体的知识管理模型基础是领域本体库的构建。

2　构建领域本体的必备条件

本体构建是一项十分复杂的系统工程，需要选择合适的开发工具辅助并需要领域专家的参与。笔者认为构建电子政务领域数字档案本体至少需要以下3个方面的准备。

2.1本体形式化描述语言的选择

本体形式化描述语言直接影响本体模型的表达能力和可扩展能力。目前的形式化的本体描述语言非常多，经过比较，选用了OWL。OWL的优点是以Web资源为描述对象，而且是W3C的推荐标准，所以具有良好的应用前景。另外，OWL是基于描述逻辑的。这就意味着基于描述逻辑的OWL的类构造算子和公理都有相应的逻辑描述表示，这样利用OWL构建的本体库在具备良好的表现能力的同时还具有强大的推理能力。这对于Web资源的逻辑检测、本体集成、知识整合是非常重要的。

2.2本体开发工具的选择

目前，国内外已经有许多成熟的本体开发平台软件可供选择。经过我们对部分常见工具的试用与比较，最终选择的是Protégé3.3。Protégé是由斯坦福大学医学信息化研究小组开发的，一个基于Java环境的开放式架构的开源知识建模工具。其扩展的OWL插件是目前最为强大的OWL本体构建工具。Protégé不仅具有良好的可扩展性和简单灵活的用户定制界面，还具有如下一些特性：支持图形化本体编辑模式、支持数据库存储模式、基于OWL数据库的多人开发模式和支持逻辑检测功能等。

2.3领域专家的参与

领域本体构建是本体开发人员与领域专家共同努力的结果。开发人员虽然具有丰富的本体知识和较强的开发能力，但是对特定领域知识却知之甚少，很难建立起面向特定领域的本体模型。所以本体构建非常需要领域专家的参与。在电子政务领域数字档案本体构建过程中，湖北省档案局的3位专家参与了本体库构建。在整个过程中，他们细致而专业的理论支持协助了本体库的成功建立。

3　电子政务领域数字档案的特征

3.1电子政务档案的类型分布

现行《国家行政机关公文处理办法》规定国家行政公文有13类：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、指示、批复、意见、函、会议纪要等。可以按照上行文、下行文和平行文将公文分为三类。其分类情况见表1。其中议案兼有上行文和平行文的双重特征，通知同时属于平时文和下行文之列，会议纪要可以是下行文，也可以是平行文。

用上述13类公文的类型名在湖北省档案局数据库中进行检索，发现其文件类型分布见表2(数据来自检索结果，可能存在较小的偏差)，其中上先行文请示、报告和议案不出现在档案局的数据库中。

3.2电子政务档案的结构特点

档案局电子政务文件以扫描的图片方式进行存放。由于国家对红头文件的格式有着一定的显性限制，并且长期以来，红头文件的书写也存在一定的潜在规律。这些限制和规律为档案领域本体构建提供了一定的便利。电子政务档案一般由文件头，正文和文件尾组成，某些文件可能有附件。正文一般由以下几部分组成：标题、主送机关、原由和事项组成。原由有依据和目的两种。其具体结构见图1所示：

3.3电子政务档案内容的相对确定性

本体在人文社科领域的应用相对较少，其中一个重要原因是人文社科领域的不确实性，不同于数理公式推理演绎过程，人文社科领域的结论多带有主观性。人文社科领域的发展为人类社会带来了多样性，但同时也增加信息管理的难度。

档案公文不同于一般的人文社科文献，它具有一定的确实性。国家或某一部委在某一时间段的政策方针往往是明确的。档案文件的相对确定性有利于档案本体的构建。

3.4电子政务档案内容的相互关联性

政府公文虽然涉及到生活中的方方面面，但从系统学上讲，政府公文所联系的各个团体和个人组成了一个闭合的系统。在这样一个聚集里面，成员是相对稳定的，并且成员级别划分明确。各级职权明确，如公文的接收单位一般是政府、政府职能部门、企业、机关团体、学校和军区等，并且接收对象往往只能是一个团体，而不是团体的某个下属部门或机构。这样在档案

领域本体的构建中所确定的部门本体是有限的。在这样一个闭合的聚集里面，成员节点数量少，而相互联系较多，这决定了各个成员之间的关系是比较复杂的，某一个成员可能成为许多联系的成员节点。正如政府的某一项工作通常要求各个部门的合作，发挥各自的业务专长来完成。

并且在从时间线来看，也存在着多种联系。如一旦上级召开某些会议，作为会议成果，一般会产生一些新的思想和会议精神。一段时间后相关部门便会公文组织下属各级政府进行学习。政府会承办一些活动，政府会组织各方面的人力物力来完成这些任务，在活动结束之后，政府可能会有一些通报和表扬。

4　电子政务领域数字档案本体构建过程

电子政务中的档案领域本体构建用户需求明确而且相对稳定，根据本体构建常用方法：Skeletal Method―ology(骨架法)、TOVE、METHONTOLOGY、Cyclic Ac―quisition Process和IDEF-5等方法的特点及适用环境，结合电子政务中档案馆的业务特点和公文的结构和内容特性，提出了档案领域本体构建的方法。借鉴Skeletal Methodology设计，其流程见图2。

4.1识别系统功能需求

湖北省档案馆已经实现了相关公文的数字化，并提供按检索号、组织机构、关键词、人物、文件编号、责任者和时间等多种检索方式，可以说其功能是比较完备的。笔者利用本体对这些公文进行组织，其目的是提供给用户更高效地信息检索途径。相比于此前系统，基于本体的检索系统细化了用户群体，提供更具有专指性的检索服务。笔者将用户分为以下几类：

・公文书写者。政府机构或部门在书写公文时需要关心以下两方面问题：一方面是公文内容与部门已有的思想和政策是否相抵触，若抵触，如何协调和处理；另一方面是拟公文与上级机构的思想是否冲突，这种冲突是不被允许的。公文书写者需要查看上级政府的相关政令以及部门以往的思想和政策。本体通过建立部门已有公文之间的关联，并用可视化的方式将不同时间段的相关主题之间的关系展现给用户。

・事件关注和情报了解者。这类用户关注与事件相关的全部公文，本体分子所具有的专题功能可以将同主题的知识聚合起来，并消除冗余。这种呈现方式比以往基于关键字匹配的结果列表更为高效。也存在关注目标不明确的用户，本体分子提供的多粒度知识管理实现了知识组织方式与用户逻辑的统一。用户可以在不同层次的概念之间轻松的实现跳转。

・学习者。此类用户更关注公文中的指导思想，而不是具体的实施方案。这种新的思想是国务院组织相关专家进行多轮讨论，最终以公文的形式发放给各地方政府，并由地方政府结合自身情况来具体实施。

・寻求依据和了解责任者。有些公文是对个人或部门的约束。用户需要查询潜在的行为是否合乎规定。上级部门已有的领导方针和工作指导是部门开展工作的凭据和规范。

・人事、机构关注者。用户想要了解关于某个人的生平，最近的职务情况或者是他受到的所有奖惩。基于本体的政务数字档案馆系统将人物这一概念从源文件中抽取出来，并且赋予一定的语义。对人物的检索不再仅仅是表态字符的匹配，而是语义的筛选。职务作为一个概念与某个特定的人物实例关联起来，本体分子可以处理这种关联随时问的动态变化。

・政策变化探究者。新的政策出台、政策的改变多数是由于一些新现象、新事物的出现而引发的。只有了解政府的指导思想法和意图才可能对新政策有更深刻地理解。

现实事件概念的复杂性决定了本体系统应提供给用户更多的本体库观察视角，更具有针对性。总的来说，基于本体的电子政务数字档案馆系统功能就具有以下特征：语义性、专指性、强推理性和逻辑一致性。

4.2确定核心概念

根据T.R。Gruber的清晰、一致、可扩展性、编码偏好程度最小和本体约定最小的原则，笔者采用核心扩展(middle―out)方法建立领域知识概念模型。其表现形式为：由具有本体雏形的一组核心概念人手，不断扩展本体。

按照核心扩展法，首先需要确定核心概念集。在充分分析了档案公文的结构形式和内容特征之后，确定了“人物”、“组织机构”、“文件对象”、和“事件”4个核心概念。核心概念作为概念模型的顶级概念，须满足没有二义性、互不相交和并集覆盖电子政务数字档案知识的要求。

4.3建立概念层次结构图

确立核心概念后，对由这组具有本体雏形的核心概念进行扩展，建立整个本体概念模型。这是一个自顶向下的过程，即根据事先定义好的上一层父类，分别逐步细化说明其下一级子类。

在建立概念体系过程中，需要考虑和解决概念之间关系的选择和层次结构的组织。领域本体的概念间存在着许多关系，仅仅“部分一整体”关系就达6种之多。“部分一整体”关系是本体构建中常用的层次结构划分标准，其中“Kind of”和“Part of”是两个最常用的。一个结构良好的、可扩展的概念模型要求其层次结构中的概念关系必须是同质的、直接父子概念之间具有相同的泛化程度。“Kind of”关系能够很好的满足这些要求。

经过对概念模型中的概念进行消除二义性、同层次概念间互不相交以及并集覆盖整个父类概念范围的处理，最后得到了电子政务领域数字档案本体概念模型，如图3所示：

根据本体工程的要求，人物划分为公职人员、商界人物、公众人士和国际人士。这一划分符合本体无交叉，覆盖完全的原则。结合公文领域所涉及的组织机构特点和用户需求，对组织机构做如下细划：政府机构、职能部门、国有企业、私营企业、团体学校和军区六种。之所以将政府机构和政府职能部门划分开来，是因为虽然职能部门在自己相关领域表现了扮演的角色，但是其在公文领域所扮演的角色与政府机构的极大的差别，他们的决定与建议只能通过政府来进行转发。这里定义的职能部门包括省级的财政厅、教育厅、交通厅、人事厅、信息产业厅、农林厅、地矿厅和水利厅等。市级的有发展计划委员会、经济委员会、建设委员会、教育局、科学技术局、监察局、民政局和司法局等。国有企业和私营企业因出现在公文中的概率不一样而被划归为两种，其经济成份性质也让人有理由将其划分开来。

按照公文类型对公文进行划分，因为不同类型的公文一般具有不同的内容和结构。按照通知的适用范围将通知分为以下4种：①批转下级机关的公文；②转发上级机关和不相隶属机关的公文；③传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；④人事任免。通报分为：表彰先进、批评错误、传达重要指示精神或者情况。请示、批复、意见、函和会议纪要因其内容单一而不进行划分。其主要内容与字面意思保持一致。

4.4定义概念、术语和属性

概念层次结构还只是本体的骨架，其血肉就要通过概念间的关系，即属性来充实。根据项目的特点，概

念需要定义两种属性，一种用于描述概念的自身信息和结构；另一种用于描述概念之间的关系，即数值属性与对象属性。同时，还需要进行概念和关系明确定义的工作，即对属性自身的性质，如取值类型、允许取值以及属性的基数进行说明。

4.5本体编码

在这个阶段，笔者利用OWL描述语言显式地形式化上个阶段完成的概念模型，这部分工作主要是通过Protégé+OWL插件的本体开发工具来完成的。出于本体资源可重用性和开发协同性的考虑，没有像大多数本体构建项目一样，将4个核心概念和角色属性类本体定义在一个OWL文件里。而是将4个核心概念分开定义到4个OWL文件，角色属性类根据其语义增强的对象的不同定义到不同的本体文件中，这样就得到4个本体文件。

同时，通过OWL中的注释属性来对本体资源(类、属性、实例等)进行标注。利用这些属性可以标注本体资源的版本信息、领域信息、分类信息以及开发者、备注等。这有助于开发人员分享、交流以及其他Web服务和本体获取工具对该领域本体资源的识别和使用。Protégé中还提供了逻辑检测的功能。笔者利用Racer推理机对本体库概念和属性进行逻辑检测，保证了所建立的本体库结构的正确性。

4.6实例化

实例化工作包括实例声明、实例描述和关系关联三个部分。因为此本体构建项目的特点是侧重信息描述(实例表现)，所以实例化是整个开发工程过程中工作量最大，最为烦琐的部分。虽然Protégé可以帮助我们自动生成符合OWL语法的库文件，但是手工在Protégé中进行大量的实例声明、实例描述和关系关联仍然是非常烦琐的。所以为了减轻本体构建的工作量，项目组开发了一个基于XML模式匹配的中文半自动构建系统――OntoLTCn。OntoLTCn是在OntoLT基础上进行二次开发的成果。OntoLTCn总体上按照Protégé插件框架开发，运用了中文词法分析技术，将原本面向德语文本的OntoLT框架应用于中文本体建库。

4.7工作成果

电子档案的概念篇（4）

电子档案存在的现实是档案法规必须面对的事实。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中所称的档案应当对电子档案给以明确的表述。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。在档案法定定义中，对档案的形式列举了“文字、图表、声像”三种形式，虽然也提到了“……等不同形式”，好像也可以将电子档案包括在其中，但这似乎仅仅是出于立法技术的考虑，以便使法律具有必要的灵活性和稳定性，它并不表明不需要对电子档案给以明确的表述。因为电子档案的大量产生已经成为现实，取代纸质档案只是时间的问题。但是，电子档案是一种完全不同于以往任何载体形式的档案。“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号”，“人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以读出这些信息”，而电子档案的信息是非人工可以识读的，“电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，将输入计算机的任何种类信息都转换成二进制代码，即只用若干个0和1来表示。”“只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。”①电子档案实质上是一种以0和1的数字代码形式存储在磁盘和光盘等载体上的档案。它既不是文字形式，也不是图表和声像形式，而又可以将文字、图表、声像等形式全部包括在其内。电子档案应该是对国家和社会有保存价值的档案的组成部分，而且将成为主要组成部分。如果还将电子档案划入“……等不同形式”中，不在档案法定定义中给电子档案以明确的表述，那么将会使电子档案工作处于无法可依的被动地位，不利于国家对电子档案的管理和积累。

二、“直接形成的……历史记录”这一表述档案概念的术语还适不适合电子档案?

《档案法》在表述档案定义时，使用了“直接形成的……历史记录”这一指明档案最基本属性的术语。虽然这里并没有用“原始记录”和“原件”等概念，但谁都清楚“直接形成的……历史记录”指的就是档案是“原始记录”，是“原件”而非复制件。如在吴宝康教授主编的《档案学概论》中把档案定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”，简述为：“档案是原始的历史记录”，并认为：“原始记录性乃是档案的首要的根本的屑性”，“所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份。”②陈兆、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》把档案定义为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其各种方式和载体的历史记录”，简述为“档案是原始的历史记录”，他们也认为：“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③尽管学术著作的档案概念不能与《档案法》中的档案概念混为一谈，但是档案是原始记录、是原件的意思应该是相通的。而且，陈兆、和宝荣教授的档案定义与档案法定定义是基本相同的，并在简述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，电子档案的出现却冲击了这种观点。电子档案是不是“直接形成的”，不好回答，但有没有“原件”的问题，似乎已经有了清晰的答案。不管是物理归档还是逻辑归档，电子档案都很难再保持“原件”形式。先说物理归档，只要脱机保存，得到的必然是复制件，而不是计算机上原来形成的原件。逻辑归档虽然仍保留在原形成的计算机上，但因其可能被随时修改删除，而不得不进行数据备份，这数据备份就是复制。而且即便是不进行数据备份，随着时间的推移，计算机老化或更新换代，仍需要进行数据迁移，而所有的数据迁移，实质上都是复制，结果得到的还是复制件，仍不是“原件”。电子档案的这一特性，使保持其“原始记录性”成为悬而未决的难题。它不仅使《档案法》中的档案定义难以包容，而且也给其如何表述出了难题。

三、电子档案给档案的开放与公布出了难题

按照《档案法》的规定，档案的开放与公布是两个不同的概念。“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。“档案的公布是指由国家授权的档案馆或机关，依法将可以向社会开放利用的档案的全部或部分原文，或者档案记载的特定内容，通过报纸、刊物、图书、声像、电子出版物发表、电台和电视台播放、公众计算机信息网络传播以及公开出售、展览、公开陈列等形式，首次向社会公开，使社会知晓的行为。”④两者的区别就在于首次向社会公开。对档案的开放与公布的规定，很显然是针对档案馆保管的纸质档案而制定的。然而，随着电子档案的进馆和馆藏档案的数字化，情况则发生了变化，使档案的开放与公布出现了矛盾，电子档案的开放与公布变得不再好区分而合二为一了。电子档案信息主要是靠网络传播的。对于利用者来说，如果他不是非要到保存电子档案的所在地去利用档案，他利用电子档案的惟一途径就是计算机信息网络。而如果人们不是通过网络利用的话，那么电子档案的优越性就显不出来了。然而，这就带来一个问题，对于电子档案来说，它的开放与公布是同时发生的。因为《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十三条规定，档案公布可以“通过公众计算机信息网络传播”，这时，开放即公布，两者没有了区别。但是，由国有档案公布而引起的纠纷是要档案馆来承担的。在保管纸质档案为主的情况下，档案馆可以采取消极办法，不管能不能引起纠纷的档案一律不公布。但是对电子档案来说就会出现矛盾和问题：一是利用者不会再出现任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案的现象，但是却将原来利用者任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案可能造成侵害国家利益和公民合法利益的风险转嫁给了档案馆；二是档案馆要避免上述风险，即使采取身份认证、访问控制和声明开放的档案是未公布的档案等措施也无济于事。因为对利用者来说他利用的是档案法规规定的档案公布途径传播的档案信息，是已公布的档案信息。档案馆惟一有效的做法是不开放这些有可能引起纠纷的应开放的档案，但这样做又有违反档案开放法规之嫌；三是档案法规关于档案开放与公布条款的规定，使电子档案的开放与公布处在两难的矛盾境地，如果默许电子档案开放与公布是同时进行的做法，又会使档案法规关于开放和公布的规定陷入尴尬的境地。

四、电子档案同等效力的问题

《实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微晶代替原件。档案缩微晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。这条规定的出发点主要是为了保护档案原件的完整与安全，并对提供社会利用档案应以缩微品和其他复制件等代替原件及档案复制件的法律效力做出的规定。然而，电子档案的产生，却带来了问题，其一，正如上文所述，电子档案已难有“原件”的概念，而且不论是物理归档还是逻辑归档，最后都要脱机进馆，也就是说档案馆所保存的电子档案不可能有电子档案的“原件”，而都是复制件。即使按照《电子签名法》的规定被视为满足法律法规规定的原件形式要求的电子档案，本身也是复制件，只不过是赋予了与原件同等的效力，从理论上说并不是原件。没有了“原件”，“档案……其他复制形式”，“具有与档案原件同等的效力”的规定对电子档案就没有了意义；其二，接收进馆的电子档案和馆藏档案的数字化档案，实质上它们都是档案的复制件。而对这样的档案复制件，现有档案法规规定很难使其具有与原件“同等效力”。不论是从档案室脱机得到的上述电子档案，还是在档案馆计算机网络上得到的上述电子档案，它们都是档案复制件。对这些档案复制件，如果要在其上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，按照《电子签名法》的要求，必须对其进行加密处理，加密与解密都是一个比较复杂的技术问题。而对档案收藏单位来说，要在电子档案上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，不仅在技术操作上有比《电子签名法》的规定复杂得多的问题，还有《电子签名法》规定范围之外的电子档案“同等的效力”的问题，还有如何保证电子档案就是与原件相同和证明其没有被修改等等问题。如果不能针对电子档案的特性，在档案法规中做出相应的规定，就很难发挥电子档案“与档案原件同等的效力”。注释：

①冯惠玲：认识电子文件《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之一，档案学通讯，1998(1)

②吴宝康主编，档案学概论，北京：中国人民大学出版社，1988．1：32-41

电子档案的概念篇（5）

1994年MargaretHedstrom率先提出“电子档案馆（Electronic Archives）”的概念，1996年戴维・比尔曼在第13届国际档案大会上提出以虚拟档案管理的元数据体系为中心的“虚拟档案馆（Virtual Archives）”。此后，我国档案界逐渐开始关注并研究数字档案馆这一新生事物。

1997年，董健民首次提到“在数字档案馆中，电子技术已使档案的保存和利用更加科学有效”，1998年，冯惠玲进一步指出“电子档案馆亦可称为‘数字档案馆’、‘虚拟档案馆’或‘无墙档案馆’，它不是一个实体机构、一个存放处的概念。”有关电子档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆的概念也经常被比较，例如，刘春弟认为“电子档案馆（产生于20世纪80年代）与数字档案馆（产生于20世纪90年代中后期）是基本相同的概念和事物，数字（电子）档案馆与虚拟档案馆既有区别又有联系。”虽然在认识上存在差异，但随着数字档案馆的概念被广泛接受，数字档案馆这一提法已经渐趋统一。

二、从理论探索到实践应用

随着数字档案馆实践的展开，学术界的理论探讨逐渐深入。关于数字档案馆的界定、特征、功能、演变、数字档案馆与传统档案馆的比较等问题引发广泛的讨论，形成多种观点，以数字档案馆的界定为例，代表性的观点可以归纳为广义狭义论、实体虚体论、技术论、数字信息系统论、档案信息服务论、档案资源共享论、整合论。关于数字档案馆的技术如元数据与数据描述技术、检索技术、数据挖掘技术、数据可视化技术、存储技术、安全技术、备份技术等相关探索，也为数字档案馆的实践应用提供参考。

进入21世纪，数字档案馆随着档案信息化工作启动而发展。我国第一个数字档案馆的研究与开发项目“深圳数字档案馆系统工程的研究与开发”于2000年5月立项，青岛市于2001年启动“数字档案馆工程”。2002年以来，杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始数字档案馆的建设和规划，2003年上海交通大学《数字档案馆建设方案》纳入学校“985工程”数字化校园建设规划，2005年浙江大学开始探索数字档案馆建设，截止2007年底，山东省共建成8个市级数字档案馆、22个县区级数字档案馆和2160个数字档案室。我国数字档案馆发展为省市县级国家综合、企业、高校、专门行业等种类各具特色、覆盖地域广泛、建设类型多样的格局。

三、从模式推广到政策推动

经过积极的探索和实践，先后涌现出一批特色鲜明的数字档案馆典型，通过总结建设经验和特点，形成模式进行推广。大中型综合数字档案馆模式包括“深圳模式”、“青岛模式”、“杭州模式”，小型综合数字档案馆模式有“萧山模式”。企业数字档案馆的模式可以根据起点的不同分为“末端管理模式”和“前端控制模式”，结合二者的优缺点，应发展“全程管理模式”。

数字档案馆的发展离不开国家政策的推动，2002年国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》，2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》将启动数字档案馆建设作为重要内容。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》，全面指导数字档案馆建设。2011年《全国档案事业发展“十二五”规划》将加快数字档案馆建设作为主要目标之一。在政策的推动下，数字档案馆建设成为各级各类档案部门的重心工作。内蒙古伊金霍洛旗已实现馆藏所有档案和资料全部数字化并在全旗共享，江苏省太仓市率先实现档案馆和所有进馆单位档案室档案100%数字化，海关总署全面启动纸质档案数字化工作以完善海关档案信息数据库建设，中国第一历史档案馆3年累计投入8200万元，通过政府采购确定6家外包公司200余人从事具体历史档案数字化工作。

四、从经验总结到深入发展

关于发展阶段的总结，“根据信息管理的结构，将数字档案馆分为数据型、信息型、知识型三个发展阶段。”也可划分成“基于信息管理的数字档案馆建设和基于知识管理的数字档案馆建设两个发展阶段”。关于数字档案馆构建模式，研究集中在基于OAIS、IT集约化服务型、基于知识管理、面向服务架构等几种模式;关于数字档案馆的技术应用，研究涉及数字化、存储、检索、共享、信息安全等方面;关于数字档案馆服务模式，主要有集成服务、个性化服务、小众化服务、知识服务等几种模式。关于数字档案馆信息资源研究主要是从信息资源的建设、信息服务、信息安全这三个角度来谈”。关于数字档案馆的功能特征，在国家信息化发展的新阶段，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求。

电子档案的概念篇（6）

Abstract： The true good and pretty thought is open the get key of archives science truth, the spirit practice is archives science original found important route. Infinite of thought time and space is foothold of discussion about ether archives, dialectical materialism is theory foundation of discussion about ether archives.

Keywords：ether archives；thought morphology

笔者在《乙太档案论》（上、中）中对档案本源与管理规律的表述，只是提出了某些观点，而未能揭示乙太档案思维形态和该论点的依据性，容易使人产生乙太档案论的虚幻感觉。本文宗旨是解答乙太档案论思维原理、思维形态和思维依据等问题。

1关于档案学思维真善美的解析

1.1以档案学思维的纯真解悟档案之本源。档案学术思维运动是追求真理的过程，只有档案学术真理性的获得，才是档案学思维的最终目的。“无欲以观其妙。”[1]在人们对乙太档案等某些学术观点反复认识并求得真解的曲折的思维过程中，首先，需要自身思想的纯化，以高尚的学术道德，以献身于档案学术研究的纯洁目的，到达档案学真理认识的彼岸。但是，多元价值观使某些人的道德与理想迷失，回归纯洁的档案学术思想不是一件容易的事情。档案学术领域中的权贵优越或权威至上的治学理念，侵蚀了圣洁的档案学思想；泛滥于九州的学术腐败像毒瘤扩散一样，败坏了原本健康的档案学道德准则；深宅大院、高等学府内的学术壁垒森严禁锢了人们的思想活力。如同普遍的化学肥料、生长激素、强力农药，以及污水的浇灌，百姓们难寻真正的绿色果蔬一样，在学术腐败与道德迷失中，寻找一片学术净土是困难之举。实现档案学思维的纯真，的确比高山寺院、清灯冷屋里修行还要困难。但是，我们还是要追求档案学思维的纯真，不仅为了谋求理想思维境界，更在于档案学真理性获得的必要。对此，笔者具有深刻的体悟：当自己思想返璞归真的时刻，正是追索档案本源灵感突发的一刹那，茫茫脑海中出现了万物混沌，除了乙太档案，再无他物。笔者历经四十年的思维纯化解悟了档案本源，得乙太档案之成果，求真悟道果然是艰苦卓绝的经历！

1.2以档案学思维的本善心解档案之本源。中国道教崇尚“元真”。“元”为人之初的性善，“真”是性善之本质，是归于“真我”，即本质的“我”、纯真的“我”。非真而难以达善，善为纯真所致，“上善若水”。水明万物而暗自身，洁万物而污自己，润泽万物不求回报。善者如点燃的蜡烛，照亮别人前进的道路，把黑暗留给自己，并慢慢地燃尽自身。纯真与善良，本善与真理是不可分割的关系。笔者在多篇文章中，引用“清静天下正，天清地宁、天人合一”，“空物我，泯主客，齐生死，反认知，重解悟”， [2]是将乙太档案作为对象化的思维活动，实现了“内在的超越”，即列宁所解释的客观（清除了一切主观杂念，笔者注）的思维，是关于档案概念“趋向无穷小量的思维纯化运动，由此构成了自己的（思维）运动”。[3]列宁对此赞誉道：“纯粹思维的王国就是真理的王国。”[4]没有高尚本善的纯粹思维境界，便没有关于乙太档案认识的纯真境界。“性善者与人无争，与世无争；与人为善，相安为乐”。以人之初的元真性善，在“天人合一”中“神游悟道”，以毕生精力和纯善高尚心解乙太档案本源。

1.3以档案学思想的大美，感悟档案管理之规律。“淡泊明远，厚德载物”。是李白、谢灵运、陶渊明的诗情意境，是他们的风骨洒脱，恬淡飘逸。拂千年之尘埃，使我们在空明灵透的纯真中，感觉到档案学思维的酣畅，彻悟了档案之大美。从事档案学术思维，需要在时光隧道中跨越思维的长河，而达灵魂渊源的亘古，在天地大美的感受中，“寂然宁虑，思接千载；悄然动容，视通万里，神与物游”。[5]笔者在宇宙的苍茫与生命灵透中放飞思想，大化运作，“指向一个至高无上的精神自由境界”。[6] “天地有大美而不言，四时有明法而不议，万物有成理而不说”。档案学的真理性深深地隐藏于兰台大地深处。我们发掘档案本源、档案管理规律，本身就是真善美的思想修养过程，而真理只能献给那些思想道德高尚，在崎岖的山路上向着顶峰不断努力攀登的人。“天人合一，穷思竭虑，持之以恒，天道酬勤”。谋求档案本源与管理规律的认识，来不得一点点机巧、伪善与虚美。只有你的灵魂一尘不染，心如明镜，才能大彻大悟，在你的头脑中反映出档案事物的本质与本源，反映出兰台变迁规律。“心诚能使石头开花”。档案学术研究不仅是艰苦的思想劳作，也是长期的道德修炼，美丽的档案学术花朵只有经过几十年的心血浇灌，才能在灵魂深处生长出圣洁的学术成果。

2关于档案学思维的哲学表述

2.1乙太档案论是档案学思维原创成果。乙太档案论是档案学术一个全新概念，也是一种全新的档案学理论。档案学新概念是通过实践而产生的。迄今为止，人们依据实践，并在实践中赋予某一个概念，才产生了“实体档案”、“电子档案”等概念，但是，人们在赋予了某些档案的概念之后，并不能深刻地认识它，还要通过长期的反复的实践给予这个概念更真切准确、更完整系统的界定。比如，人们关于实体档案的概念，直至现在，还不是十分清晰明确；人们关于电子档案的概念，正处于深化实践与认识的过程当中。乙太档案的概念起源于档案学实践，它既是对档案概念的寻踪，又是关于档案概念的抽象和概括，是原创性质的学术成果。列宁说过：“黑格尔关于概念的运动，如果解释为唯物主义的，就是人的大脑细胞生物分子的运动，实际上，是一种高级的物质形态的运动。”[7]马克思极为重视对象化的精神实践活动，他认为，此种实践活动的意义远远大于物质的实践。“知识创新是以对象化的精神实践为主要内容的活动。”而知识创新的对象化的精神实践，就是无限想象力的思维活动。中国人民大学的张斌教授和徐拥军博士，正在深入研究以知识创新为主题的档案知识管理理论。推崇档案知识创新，是以先进思想引导实践的档案学术领域中的思想革新运动。“百度百科网络校园”开辟了“知识先锋”平台，聚集知识精英，谋求思维创新。档案学思想创新，就是冲破一切落后的片面的狭隘的传统观念，去建立全新的完美的科学的档案观念。乙太档案就是这些新观念的创造。以真善美的思维境界，以厚重的哲学底蕴而孕育的兰台大地上的这一点新绿，必将迎着二十一世纪的曙光，沐浴着朝阳和晨露茁壮成长！乙太档案论者大公无私，胸怀坦荡，他们没有任何私利和个人荣誉需要维护，甚至连同他们自己的生命，都早已完全贡献于档案学真理求索的过程中。

2.2关于乙太档案论研究的哲学借鉴。乙太档案论者关于档案本源和管理规律的解释，是在于求得档案（在宇宙中）基本形态及其变化规律的认识。如果人们对于档案概念、档案管理的视野仅仅局限于目前所能及的空域，我们就不能实现理论的超前认识和作出科学预见。世界上，宇宙中，对于人类而言，尚未被认识的事物，事物的变化形态，远远多于我们已经认识的事物范围。世界的无限，宇宙事物的无限，以及事物变化的无限，需要人类进行更多更深更广的认识。在认识这些事物过程中，人类的认识与想象力也是无限的，人类只有不断发掘认识的潜力，不断突破思维的局限性，才能不断获得新的认识。没有新的认识和新的管理方法，就没有新的实践和学术成果。即使在档案学思维领域，任何封闭保守的、停滞不前的和无所作为的观点都是错误的。我们必须借鉴哲学和相关科学，开放视野，敢于认识，敢于实践，发现档案事业中的新事物、新观点，成就新的理论成果。真理只能被勇敢与勤劳的人发现，“真理越辩越明”，真理必然为越来越多的人所掌握。乙太档案论如果是真理，不怕参与辩论，不怕被人批判，而且，是在批判和辩论中不断完善，不断丰富，最终战胜与之相对立的错误观点。

“不识庐山真面目，只缘身在此山中。”认识“档案”这一事物，应当使自己的思想（暂时）跳出该事物，也是哲学家经常讲到的“超越自我”，进入精神实践之中，在列宁倡导的“纯化思维”中漫游，达到思维时空的无限，才有可能发现真理。马克思、黑格尔等哲学巨匠，之所以一再强调对象化的精神实践活动，强调人们只有从思想上彻底摆脱了现存的一切概念，才能从中抽象出新概念，这其实是包括档案学思维在内的规律性。认识乙太档案，必须对现存的所有档案概念进行“屏蔽”和“扬弃”，才能“无中生有”，在头脑中产生一个全新的乙太档案概念来。列宁关于“认识是思维对客体的永远的、没有止境的接近”， [8]就是强调了档案学思维运动对于档案物质形态持续不断的认识。只有关于档案形态某一个循环过程（即实体档案―电子档案―生物档案―乙太档案）的认识，才有可能获得关于档案真实面貌的认识，只有对于档案真貌的认识，才能得到档案本质本源及其变化规律的认识。如果人们局限在对于眼前档案的认识或身边档案的认识，就无法认识到无限时空中乙太档案的概念及其运动周期的规律性。

2.3必须坚守唯物主义的理论底线。关于乙太档案认识方法论中的天人合一、物我为一、大化同游、求真悟道，和从有变无，经过中介思维桥梁，再无中生有这些极其复杂、极其曲折的思维运动，我们是无法通过宏观的物质实践加以演绎或加以证明的。如同爱因斯坦的“宇宙空间弯曲”、“时钟倒转”观点一样，人们在没有办法进行光速运动的物质实践验证之前，这些认识都属于科学幻想。乙太档案也是这样，笔者把它描述为弥漫在宇宙空间的、遍布我们周围的、永恒存在着的微观物质现象的客观存在，在当前，是根本无法进行物质实践检验的。即使对于电子档案运动微观物质形态的存在进行检验，都存在着一定的科学技术难题。这些无法通过人们肉眼进行检验的微观物质现象，都有可能被一些人当做荒谬予以否定。恩格斯说：“只要自然科学在思维着，它的发展形式就是假说。”[9]“进一步的观察材料会使这些假说纯化，取消一些，修正一些，直到最后构成定律。”[10]笔者关于乙太档案概念的表述，只是一种幻想或假说，是局限于精神实践的范畴，是理论层面上的表达。笔者在许多时候觉得，这些认识如履薄冰，如临深渊，稍不留意就会陷入唯心主义，误入一种神话。“思维总是物质的、肉体的感官，即人脑的产物。”[11]脑细胞的思维运动，实质上，是人的脑体微观生物细胞的物质运动。在这个思维运动中，人们必须构筑起坚固的“世界上的一切都是物质的”概念。乙太档案，以及关于认识乙太档案的脑细胞，都是物质世界中的一部分，都是物质概念对于物质载体的反映，世界上没有可以脱离物质载体而加以解释的正确理论概念。这就是彻底的唯物主义认识论。建立在辩证唯物主义认识论基础上的乙太档案论，是基于人类大脑物质（所派生）的思维性、物质的唯一性与精神对物质反映的能动性，和坚固的马克思主义唯物论观点的基础上，因此，乙太档案论是唯物主义的档案学观点。

3彻底的唯物主义观点是不可能被战胜的

档案的绝对物质性，或绝对的物质档案的概念，是不容许动摇的，它是人们认识乙太档案思维真理性的底线，是将乙太档案论建筑在唯物主义基石上的理论基础。

当数字化的虚拟形态的电子档案越来越普遍出现的时候，一些人对档案信息脱载体概念进行了研究。殊不知，任何信息对于物质的依附性才是客观的认识，而脱载体的认识已经滑入了唯心主义的泥坑。不管是人们再熟悉不过的纸质档案，还是胶片档案、光盘档案，人们对于这些档案信息所寄存的物质载体的认识是明确的。但是，寄存在微观物质（如电子、分子等微观物质颗粒）上的档案信息，由于这些载体处于微观的形态，人们肉眼无法发现，往往误认为档案信息可以脱离物质而存在。某些人对于微观物质载体上档案信息的存在、流动、传输、转换这些微观物质现象的变化，如游荡在互联网上的档案信息，正在试验的乙太网传送档案信息，通过星际航天器向外星人传达地球档案信息，等等，都可能因为无法看到而产生错觉，认为都是在没有物质介质作用下所发生的“脱载体”运动。这些认识，都是脱离了世界物质唯一性的观点而产生的错误的认识。事实上，不管档案信息是以一种什么样的方式而存在，或如何在不同物质载体间转换，它们一时一刻都无法脱离物质载体。档案信息本来就是物质的属性，是物质运动的特性反映，我们根本无法，也不可能将档案信息与其物质载体相分离。任何脱离物质的概念或定义的解释，都只能是唯心主义的观点。人们将纸质档案上的信息转换到计算机硬盘上，只是将档案信息由文字的宏观可见状态（通过物质载体）转换到数字的微观的不可见状态；同样，人们又可以将数字化的或人脑中（生物脑细胞上面）的档案信息转换成宏观可见的纸质档案。我们不能认为，微观的物质现象，因为我们看不见，感觉不到，这些档案信息载体的物质性就不存在，档案信息就是脱离了物质载体。随着社会信息化进程的加速，无纸化办公的推进，电子档案将得到普及；随着科学技术发展，以人脑为载体的生物档案将出现在社会活动当中；随着人类频繁进入宇宙空间，乙太档案将成为司空见惯的事情。随着社会进步和科技发展，人类产生的巨量档案信息将向太空传播，地球人类必将加入宇宙文明大家庭，乙太档案将是档案信息交流的主要形态。地球人类不仅始终生活在电子档案信息的世界里，也始终生活在乙太档案信息的世界当中。人类只要将自己的眼睛紧闭，将概念虚拟化，就会悟解到，随着你的指尖在计算机键盘上跳动，你大脑中的虚拟的信息不时流向计算机，或者，通过计算机国际互联网，流向遥远的国度；通过高智能乙太网，流向更加遥远的火星，或其他文明星球，参与着星际文明的交换。电子档案、生物档案和乙太档案，人们都可以去想象，通过虚拟思维，而认识到虚拟档案。某些人可以固执地不去虚拟思维，但是，你不能否定虚拟思维，也不可能否定客观存在着的虚拟物质档案；如同你看不到火星，但是，你不可能否定火星在宇宙中的存在一样。

在对乙太档案逐渐深入认识的过程中，有可能，我们必须一直与唯心主义或机械唯物主义进行不屈不挠的斗争，这是为真理而斗争！不管是虚拟形态的电子档案，还是人档合一的有机物质形态的生物档案，以及范围更加广大、更加普遍的乙太档案，它们都是虚拟的微观世界里存在着的档案；不管档案信息寄存在纸张上、计算机硬盘上，还是人的大脑中，或乙太颗粒上，我们对于档案信息与物质载体不可分割的认识是不容动摇的。我们生活在物质世界里，我们的自我就是物质的；宇宙只是物质的宇宙，宇宙中的一切都是由物质构成的，一切宇宙中变化的现象，只能是物质运动的结果。物质的存在是绝对的、永恒的、普遍的，无时无处不存在的。除此以外，对于档案、对于档案信息作出的其他解释，都因为不是真理而无法立足于世界。

爱因斯坦之所以成为科学预见的巨人，之所以成为人类看得最远最广的人，就是他有一颗智慧的大脑，他的大脑里装着整个宇宙！人类在征服宇宙的过程中，必须建立乙太档案的概念，它是开启人类智慧的一把金钥匙，是引领人类智慧成长的目标和方向。从事档案学理论研究，依靠理论和智慧两个支撑点。而智慧对于知识的运用至为关键。世界上只有人类尚未认识到的事物，没有人类认识不了的事物。精神实践的大脑工场，是科学幻想的无穷空间。但是，人们无限的想象力与无穷无尽的理论探索，必须始终坚持辩证唯物主义的正确观点，任何偏离了这个方向的人，都可能将自己毕生努力化为乌有。而在辩证唯物主义理论基础之上的档案学研究，必然结出丰硕成果。真理是不可能被战胜的，乙太档案论的真理性是不可能被战胜的，彻底的唯物主义是不可能被战胜的！

参考文献：

[1]王凯.自然的神韵.[M]北京.人民出版社2006年版：45.

[2]陈鼓应.老子的有无、动静及体用观 .[J]武汉.华中师范大学学报2003-6.

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[4]刘勰.文心雕龙.神思.

[5][6]徐克谦.庄子哲学新探. [M]北京.中华书局2005年版：49.

[9]马克思恩格斯全集. 20[M]北京.人民出版社1972年版：583.

电子档案的概念篇（7）

“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(public reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用

在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵

l从新公共管理角度来看

自20世纪8o年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：

1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织

所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类政务活动中形成的原始的信息记录。政务活动具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。

公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。

1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务

“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：

1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作

1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”

基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开

2从电子政务角度来看

在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。

由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动

2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展

公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。

2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持

公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。

2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子　档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。

2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务

在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务

在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。

在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。

3从知识管理角度来看

知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化

3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能

经济全球化的发展以及我国成功加入wto．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。

目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作

从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(knowledgebase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论

知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌

3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能

在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(expert system)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。

知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：

3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。

3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。

电子档案的概念篇（8）

（一）电子政务系统档案管理基本情况

电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。

上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：

一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。

二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。

三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。

（二）电子政务系统中档案管理存在的问题

如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：

一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。

二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。

二、解决电子政务系统档案管理问题的措施

针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：

一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。

二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。

电子档案的概念篇（9）

二.电子政务系统中档案管理的现状和存在的问题 

2.1电子政务系统档案管理基本情况 

电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。比如，关于电子政务档案的概念解释，《美国联邦文件管理术语手册》就将其称为机读文件，认为是利用计算机进行处理的文档材料。美国联邦管理法规将电子文件定义为涵盖了数字、图形和文本的信息资料，能够通过计算机这一手段进行记录，同时符合了文件的基本特征。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盤、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。 

上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征： 

一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。 

二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。 

三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。 

2.2电子政务系统中档案管理存在的问题 

如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在： 

一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。档案管理就是要求各项资料的原始性，但是电子政务档案不如纸质文件那样始终保持其原始结构，经常会随着载体的变化而发生明显的改变甚至丢失、破坏等，如果被人为地修改、删除或者被计算机病毒侵扰，就将无法恢复。 

二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，而且保管、存档过程中还能够被各种计算机病毒或者黑客侵袭，造成原有电子政务档案的损坏或者无法恢复利用，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。 

三.解决电子政务系统档案管理问题的措施 

针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决： 

一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。 

二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。 

三是健全电子政务档案管理相关法规。强化法律法规建设，在现行档案法中修改完善电子政务档案管理的有关内容条款，解决电子政务档案管理法治环境的保障问题，做到有法可依、有法必依，增强电子政务档案管理的法律效力。 

四.结束语 

综上所述，由于计算机普及程度的日益提高，电子政务系统中的档案材料将会越来越多，在方便工作的同时，也增加了一系列的管理问题，因此对于档案管理机构和工作人员来说，确保电子政务档案的真实、完整存在，便于日后参考利用便成为了一项重要任务。在日常管理中，应当科学地了解和把握档案管理中存在的各种问题，并且及时采取行之有效的措施加以解决，保证电子档案管理更加安全、科学，促进档案事业健康协调稳步发展。 

参考文献： 

电子档案的概念篇（10）

孙大东：徐欣云在其博士论文中对档案“泛化”现象做过专门研究。她将档案“泛化”现象界定为：“在档案概念上，表现为档案界和社会大众对‘档案’概念偏离传统的使用，是对传统档案概念的延伸、扩张或借用，并保持与传统‘档案’语义的关联度；在学术上既表现为学术外延的积极拓展，也是档案学术核心弱化或去档案化的表现；在档案工作上，‘泛化’则体现为，档案工作制度理想和档案工作现实的落差，从而使得档案工作边缘模糊不清，导致某些档案被疏忽而边缘化或‘泛化’。”相比其他学者的界定来看，这一定义较为全面和深入，可供大家参考。

李沅忆：我觉得“泛档案”现象是档案事业发展的一种必然现象。它的存在虽然充满矛盾性，然而对于档案事业的推动作用是毋庸置疑的。“泛档案”现象能够促进大众对档案的了解与关注，即便只是最普通的明星档案。然而在定义上，将具有使用价值的档案都划归为“泛档案”，却又存在一定的矛盾性。比如明星档案并不存在永久的使用价值，甚至随着明星本人的热度，只有一段时间的保质期。

陈家喜：从理论和实践上将档案的概念泛化是一个很大的命题，因为它是时展的需要。随着现代社会活动范围的拓展和信息技术的腾飞，档案与非档案之间的界限必将越来越模糊，“泛档案”就产生于这片模糊区域内。

档案“泛化”现象的原因

白一婷：胡鸿杰教授指出，档案“泛化”的动因比较复杂，既是我国社会主义现代化进程中的产物，也是受后现代思潮影响的结果，同时还交织着马克思主义和儒家文化的影响，但世俗化是其主要特征。

张一川：若将某些储存信息的文件归入档案系统，可谓“名不正”；而若不让其归入档案系统，又“言不顺”。我认为正是因为这“两难”造就了“泛档案”现象的产生。

刘影：档案具有机密性，古时被深藏于内阁大院，秘不示人，被认为是神秘不可侵犯的，由此而产生认识上的神秘性，甚至是恐惧性。正是因为这些不当的认识和理解，使人们产生了一种认知偏差，进而导致对档案概念的理解出现偏差。

张文彬：除此之外，我认为档案“泛化”现象的出现还有深刻的思想根源：1.解放思想、与时俱进的精神实质是内在动力。2.急功近利、急于求成的浮躁风气是催化剂。3.信息资源管理、知识管理思潮是外动力。

明星档案泛化问题探讨

苏亚云：我认为社会上会出现泛档案如“明星档案”无可厚非。毕竟有些明星凭借自身的高超技艺会对以后演艺圈的发展产生重大的影响，如梅兰芳，不管是他的个人生涯，还是演艺事业，均对后世产生了巨大的影响，他的个人资料就属于个人档案。所以说，明星档案在某种程度上就是名人档案。

张华阳：不敢苟同！对于中国社会产生重大影响的伟人，对其资料进行归档是无可厚非的。但如今娱乐圈的泛档案现象是明星等借助档案之名对自己进行宣传和包装，与档案学本身没有必要的联系。这在一定程度上来说是一种功利化、世俗化，这样的明星档案还无可厚非吗？

杨璐璐：赞同！明星档案充其量只能算个人档案，即使是明星也达不到需要档案界重视的程度，而且对于明星身高体重等带有娱乐性的信息我们还是应作出严格的规定，将这类信息剔除出档案的范围。

张一川：我觉得你们的观点有些以偏概全。明星档案并不是为了明星出名，而是正好相反。正是因为明星出了名，所以才会有相关的明星档案。虽说我不否认明星档案所代表的“泛档案”价值没有正规档案的价值大，但是如果将其贬得一文不值、毫无意义、毫无价值，可能就有些牵强了。

落拓寒儒：《香港档案》、《精神档案》、《学术档案》、《世纪档案》、《黑社会档案》、《刑事侦缉档案》等冠以“档案”名词，是耶非耶？

于朔：老师所提到的这些电视剧、文学作品、杂志等，只是穿上“档案”外衣以求吸引观众，无论其与档案有无密切的联系，这些作品在制作、播出过程中对档案知识少有涉及，也没有系统展示档案的全貌。公众对于档案的理解更多来源于电视、书报等的直观印象，而这些恰恰不是真实的“档案”。

李世斌：这些冠以“档案”名义的作品，有些确实是基于档案文献或档案信息而制作形成的，如电视节目《国宝档案》；有的与档案有一定的关系，如图书《明清宫廷档案》是基于一定的档案史料编著而成的；也有与档案毫无关系、只是为了吸引观众或增加神秘感而使用“档案”作为附带名称的，如某些影视作品等。在我看来它们并不是真正的档案，只能算是利用档案信息加工出来的文化产物。

“泛档案”利弊观

张晶晶：我觉得“泛档案”有利有弊，有人持赞成意见，有人持反对意见。大家意下如何？

张华阳：“泛档案”一般指具有档案价值，但是还未被列入归档范围的“编外”档案。与宏观档案相比，泛档案包含的微观信息更真实。同时“泛档案”又指不具备完整的档案价值或非完整意义上的档案，其中蕴藏着巨大的情报利用价值。

杨璐璐：同意。“泛档案”有利于将档案中的历史情报和现实情报相结合，拓展档案的作用范围；也有利于增强档案工作者的情报意识，将档案工作与社会、企业的发展更好地结合起来。

孙泽涵：不赞同。“泛档案”现象在某种程度上来说是新媒体吸引大众眼球的产物，对于新媒体来说，它是有用的，但是对于社会公众来说，它未必是有用的。它在某种程度上吸引了眼球，却也为我们带来了一定的困扰。

祁祺：我倒认为应该大力提倡“泛档案观”。第一，电子文件取代纸质文件已成为必然趋势，电子文件的特性要求实现全程管理和前端控制。第二，电子文件形式的多样性和内容的丰富性，要求将音频、视频、网页、多媒体等各种形式的信息记录都纳入档案的范畴。第三，人们对信息、知识需求的提高，要求档案部门提供更多的隐性知识、非正式文件和外部信息。因此，“泛档案观”可以极大地拓展和提升档案工作。

张文彬：的确！“泛档案”现象作为现今无法阻挡的必然趋势，它的普遍存在有着深厚的社会基础和思想根源，泛化后的“档案”也许已经不是学术意义上的档案，但我们应该正视它。只有正视才能解决实际问题，才能彰显我们实事求是的态度和广阔的视野。

如何应对档案“泛化”问题

落拓寒儒：面对档案“泛化”的问题，我们应该怎样做，档案馆又该如何应对呢？

郭俊婷：首先，对于档案行政部门和档案馆来说，要着重把握好法定档案的概念，即《档案法》中所指的档案，这是我们行政监管和接收征集进馆的重点对象。倘若对“纯档案”弃之不管，而热衷于“泛档案”，那岂不本末倒置？其次，对于相关政策的研究与制定不容忽视，档案人要有积极平和的心态，正确把握和分析档案“泛化”现象，因势利导，推进档案工作发展。

张华阳：实践“泛档案观”要求我们实现从传统档案收集向档案知识积累的创新和拓展，即在做好对传统意义上的收集和归档的基础上，按知识管理的要求，加强对电子文件的捕获和归档、加强对非正式文档的收集和归档、加强对外部信息的搜集和归档，加强对隐性知识的记录和收集。

张一川：我觉得最最重要的是思想观念上的革新。档案工作者不能固守传统的档案定义、内涵与外延，要紧跟时展步伐，树立新的档案思维观念。“泛档案观”要求档案人抛弃档案就是纸质文件、是正式文件、是归档文件的那种旧观念，而树立档案就是有保存有价值的文件，是信息资源，是知识资产的新观念。

张文彬：从某种意义上来看，是社会公众档案情结的激发给档案“泛化”提供了源源不断的动力，同时，公众对档案的这种朴素需求在档案“泛化”过程中也进一步得到了满足。