档案管理意义篇（1）

2电子档案在档案管理中的重要性

2.1电子档案可以快速的分类处理信息资料，它是依靠计算机来操作的，所及处理的速度很快

复制文件和管理文件中使用传统的钢笔字进行标准处理归类时，由于人为操作的不定性因素，会造成很多的披露出现。信息化处理可以将文件信息收取、存储、分类、统计和访问是非常便捷快速，同时不容易出现问题，提高准确性。

2.2通过电子文档进行存储的文件，可以方便共享交流各种文件

相对而言，传统的存储方法，不便于查询翻阅，更不会方便与共享文件信息，这样大大降低了更新文件信息的速度。这是很难找到的文件信息。利用信息技术，以及一些信息化的处理软件，对档案进行电子化管理，这样可以更加快速便捷查询了解资料。同时对于不同类型的资料进行有效的分类归档，进行排序，更加便于以后的搜索。

2.3相比较于传统的纸质存储方法，电子文档存储的方法更加的环保，更易储存

因为纸质的存储方法会受控于外加的环境的影响，会因为潮湿或者虫蛀等各种不利因素减低存储的时间，这样就会要求对于纸质的存储环境要求较高。同时大量的信息需要存储的情况下，会消耗很多的纸张，不利于生态环境保护。而电子文档不但存储的时间较长，易于保护，不受外界环境的影响。

2.4信息化的存储信息可以保证信息在交换过程中的安全和快速性

一般的阅读和写作在这个高速闪存的速率是远远超越传统笔记法；同时存储仪器较小，便于携带，信息化可以很容易，如果你传输文件五千万字的记录，这是无法想象的。同样电子档案在安全性方面具有重要的作用，例如：档案的长距离传输，丢失处理文件造成重要文件丢失，电子档案的丢失和延迟调用进程信息，所以，将信息化可以充分发挥其特殊的共享效用，同时有效的较强保护文件信息。当然，电子文档或万无一失。事实上，在贮存和使用过程中的电子档案有一定的风险。安全电子档案存储需要存储设备具有较高的识字率，如果被盗损坏的程度将远远大于传统媒体。此外，由于信息通过一个规范的字符标示存储信息，一旦丢失相关的文件信息，就会出现乱码等情况，也会泄露信息。同时网络化时代也存在风险，长途电话网络信息存在盗窃的风险。存储的档案都是很重要的，所以一定要加强其保护工作。完整的保存电子玟桑文档信息，不论是以往的手记存储加工误差影响的范围是有限的，而且在输入过程中很容易找到。批处理文件，文件处理量大，可能会出现失误使用，从而产生严重后果。同时，很多对外开放的文件信息，没有及时的查阅更新，会导致很多信息缺失。此外，不同电子文件的存储结构是复杂的，多种方式的缺乏可能会导致信息的转换。电子文档的信息都是保持着供参考性。同时信息可以通过不同的电子形式进行存储保存，在硬件和软件中都可以进行存储，。同时信息化的电子设备更新速度都是很快的，所以如果新老硬件或者软件没有良好的兼容，也会导致信息丢失，从而大大降低电子文档的寿命。

3关于电子档案管理的意见

首先，加强对网络存储设备和电子档案的安全。存储设备的安全性，特殊的保护时间平面，硬件和软件的更新，设备的日常管理和维护，确保处于良好状态的常规存储设备，文件的备份文件的更新，防止事故损失，此外还有加强网络防火墙、信息认证等方法来阻隔病毒的侵入，同时也要进行良好备份，加强读写权限严格，加强在贮藏过程中电子档案的安全，确保电子文件的存储，传输过程中的安全，对其他用户的电子文件的安全，防止非法访问和更改，应继续完善现代化的管理方法，加强档案的保护措施。通过统一的顺序错做，从而减少操作中的危险。督促从业人员的职业素养，规范安全培训，档案人员具有较高的职业道德，同时，通过规范运作，消除作业过程中的漏洞。其次，协调存储形式，在每个不同换件具有软件转换，这样可以减少因为兼容不了而出现文件损害等情况。可以通过多方面备份来存储文件，保护其的安全性和可读性。同步控制管理权力的运行和管理，防止通过其他信息的缺乏所造成的事故。

档案管理意义篇（2）

水资源作为一种清洁能源，在目前被广泛地使用，水利工程的建设也成为常见事项。而水利工程档案的管理也越发的受到关注和重视，水利工程档案的有效管理具有重要的现实意义，对水利工程的质量检测和建设有着严重的影响，成为了一项重要的工作。

一、有效管理水利档案的意义

1.有效管理

“有效管理”是经济学中一个理论，是现代企业普遍采用的管理方式，以及追求的目标。有效的管理是指企业通过分层管理，把管理融入日常的工作之中，并且，对企业实施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整体，利用优点，相互信任，正面思维这六个基本原则，并以此为指导方案，进行管理，实现管理的优化。

在水利档案管理的过程中，水利档案的有效管理则是指对水利档案进行全方位的管理，根据其特点和大体的分类进行整理，把管理细致化、全面化，以改变传统的对水利档案不重视的现象。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

2.意义

水利工程档案的有效管理，对于整个水利工程的建设和管理都具有重要的意义。

2.1水利工程档案的特点

第一，水利工程档案和其他档案相同，具有科学性、完整性、服务性等特点，并且，由于水利工程本身的复杂性和综合性，对其周边的生态环境、农业发展、工业发展都都有很广泛的影响，因此，水利工程档案也具有多元性和综合性的特点。

第二，水利工程档案是对水利工程从施工前期的准备，到施工过程中的细节，以及施工完成后的质量鉴定的一个完整的记录。而工程效益的不同、环境因素的变换等客观条件则影响着过程施工过程的整体进度，一般而言，普通的江河护坡工程、小型闸电站新建及改建、镇村组河道疏浚等小型工程，只需要几个月或者更短的时间，但是，假如遇到大型的河道工程、水库等的建设，就需要数年，甚至更长的时间才能完成，例如我国的三峡水电站的建设。而根据水利工程建设的周期的制约，使得水利工程档案形成的周期性差异较大。

2.2水利工程档案的作用

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的重要组成部分，他完整、真实的记录了水利工程的建设情况、工程质量，为工程后期的建设具有服务性和参考性。不仅对已建成的水利工程有着重要的影响，并且，对于后来的水利工程建设也有着指导意义。

第一，水利工程档案是全面鉴定水利工程质量，查明事故出现原因的依据。

水利工程档案对于整个水利工程的建设情况都有着详细的记录，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。在进行水利工程的质量鉴定过程中，通过这些档案就可以得到比较全面的、详细的资料，成为了全面鉴定水利工程质量的依据。

并且，当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的，便能够比较容易的查明事故出现的原因。

第二，水利工程档案为后人改建、扩建或者维修提供了完备的资料。

水利工程在使用的过程中，难免会出现一定的问题或者漏洞，或者由于周围客观环境的改变，而面临着改建或扩建的问题。这些问题的解决直接关系到水利工程的使用问题和效益问题。有了详细的、完备的水利工程档案，这些问题便可以得到很好的解决。

有了水利工程档案作为指导，过程后期的维修、改建或者扩建都可以在此基础上比较轻松的完成。

第三，水利工程档案对水利单位日常的工作考查中起着参考作用。

在水利单位内部的质量审核或者是外审中，便可以通过对水利工程档案的查看，清楚地了解到水利单位的工作程序和建设是否合格。并且，水利单位也可以以水利工程档案为参考资料和依据，拟定计划、总结工作、设计水利工程。

水利工程档案看似对水利工程建设没有多大的关系，但是实际上却对整个水利工程系统有着深刻的影响。过去人们对水利档案资料的管理不甚重视，甚至经常被忽略，导致很多原始的档案出现了破旧、泛黄等问题。如今，人们逐渐认识到水利工程档案的重要性，开始注重对水利工程档案的管理。

二、有效管理水利档案的方法

实现水利工程档案的有效管理，对水利工程的整体建设和管理都有着重要意义，因此，对水利工程档案应当有着一套详细具体的措施。

1.水利工程档案管理存在的问题

1.1目前很多水利单位的水利工程档案管理存在着很多弊端，首先就是水利工程档案的管理责任制不明确，没有确切的说明是由哪些人来具体的负责水利工程档案的管理。这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞，因为，员工不明确自己的具体职责，并且，即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以，水利工程档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

1.2.水利工程档案多以纸质档案为主，经过长时间的保存后，容易出现各种各样的问题。

现阶段的水利工程档案主要以纸质档案为主，但是这就存在一个很大的弊端。纸质档案以纸质为主，这样的话，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。

1.3.水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我国的水利工程档案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。

2.水利工程档案管理的方法

现阶段水利工程档案管理的各种弊端的存在，导致了水利工程档案的管理难以实现有效化，也导致了水利工程档案的作用和价值难以真正的发挥。因为，想要实现有效的水利工程档案的管理，首先就得解决目前水利工程档案管理过程中所存在的问题，在此基础上，才能实现水利工程档案的有效管理。

2.1明确水利工程档案管理的责任制，分工负责。

各个水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。并且，大型的，有条件的水利单位最好派遣专业的人员单独负责水利工程档案的管理，管理人员与其他人员各司其职，分工合作。

这样确定水利工程档案管理的责任制，不仅方便与档案的管理，并且，如果档案出现了问题，那么也可以直接找到相应的负责人承担责任。有了责任风险，负责档案管理的人员也会更加的尽心尽力做到有效管理，这样就减少了水利工程档案在管理过程中因为管理不善而出现的问题。

2.2进一步推动实现水利工程档案的电子化。

传统的纸质的档案最大的不便便是保存不易的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。所以，推动水利工程档案的电子化是一件很重要的事情。

实现水利工程档案的电子化不仅在整理档案时少了很多问题，而且，电子档案可以更长久的保存，不用担心会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。并且，电子档案保存更方便，查阅时也相对更简单容易点。

2.3提高管理水平，及时做好档案整理收集工作。

针对现阶段我国水利工程档案管理水平低下的问题，提高管理水平是实现有效管理水利工程档案的重要途径和方法。

由于水利工程档案的各种特点，导致了水利工程档案的收集难、归档难等问题，要实现水利工程档案的有效管理，就得解决目前档案管理所存在的问题。

针对水利工程档案收集难的问题，在对不同的工程建设时，采取不同的收集方式。对于过程周期短的，形成档案材料快的工程，采取追踪收集的方式，及时收集过程信息，这样才能保证档案资料的齐全。而对于过程建设周期长的则采用分阶段收集的方式，并且在此期间也要加强档案的催收，这样，才能避免原始材料的损失。

提高水利工程档案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改进。传统的，在保存电子档的水利工程档案的同时，还会存以纸质的档案作为备份，这样，就会造成一定程度上的资源的浪费。针对这一点，我们在进一步实现水利工程档案电子化的同时，可以减少对纸质档案的采用，备份的也采取电子档的形式。

在改进了传统水利工程档案管理的弊端和问题的基础上，便进一步实现了档案的有效管理。

实现水利工程档案的有效管理，对于今天的水利工程建设具有极其重要的现实意义，不仅能够帮助鉴定水利工程的质量，也对其后期的维修、改建、扩建有着指导意义，成为了现代水利工程建设中不可忽视的一部分。

参考文献：

档案管理意义篇（3）

档案管理是企业管理重要的组成部分，可以为企业指明方向，让企业沿着正确的道路不断前进。员工是企业最活跃的生产要素，员工档案记录了员工的重要信息，包括出生时间、政治面貌、学历履历等，加强员工的档案管理，不仅可以为企业甄选出最佳员工，确保企业长久发展具备充足动力，鼓励员工不断进步，在谋求自身发展的同时为企业发展多贡献自己的力量。

一、职工档案管理的意义以及一些存在的问题

（一）员工对档案管理的认识不到位，不能按时提供所需的档案信息

科技是第一生产力，而发展科技的主体就是人才，所以对员工档案的管理显得至关重要。员工档案是企业人才信息的记录册，记录着企业各个时期的人才的基本情况，对于企业发展有着重要的意义。第一，它记录人才的学历、能力等情况，可以为员工的升迁提供强有力的保障；第二，它记录员工的工作业绩和表现情况，便于及时发现员工在工作中出现的问题，让企业朝着更好的方向发展；第三，档案记录了企业发展过程的方方面面，为后续企业发展策略的制定提供有力的参考，让企业保持蓬勃的发展。

然而，现如今员工对于档案管理的重要性缺乏有效、全面的认识，这就导致了档案管理工作面临了很大的阻碍。从最新的档案整理工作来看，员工基本档案信息的缺失情况特别严重，虽然补交了很多次，但依有大量基本信息无法得到有效证实。尤其是工作履历的证明材料，很多员工都没有提供强有力的证明材料，这就带来了很多问题。工作材料记录的是员工的工作情况，可以体现员工的工作能力，从中发现企业在员工管理中的优势和不足，可以让企业管理得到更好的发展，缺少这些信息，则会对企业的发展造成一定的不良影响。此外，员工的学历证明资料缺乏也十分严重，很多员工都未能提供有效的学历证明，缺少强有力的说服力。尤其是中级干部，缺乏学历说明，对领导力有一定影响。长此以往，会成为企业员工管理工作中的极大的隐患。

（二）档案信息中存在前后不一致的情况，出现虚假信息

档案的作用相当于记录册，信息必须真实可靠，否则参考价值就会大打折扣，甚至会影响高层决策的正确性，导致在员工的奖惩方面判断失误，对企业发展造成不良的影响。加强员工档案管理，不仅可以提高企业内部的凝聚力，让员工在同一个目标的指引下共同努力，促进企业的繁荣，而且能促进员工内部的竞争，使员工能力得到进一步提升，并为企业带来更大的效益。而这些目标的实现都依赖于员工提供真实有效的信息。

从档案整理的情况来看，员工提供的档案信息部分不符，出现了前后不一致的情况，尤其是出生日期，这对于退休时间会造成极大的影响。一个有凝聚力的员工团队，需要全体成员坦诚相对，求同存异，相互信任，这样才能朝着共同的目标不断前进。相反，如果档案信息有误，A杂了虚假信息，会造成员工之间不信任，导致团队间凝聚力减弱，从而影响企业文化和氛围。所以，必须加强员工档案的信息管理，确保信息的准确性和真实性。

（三）员工档案管理的日常工作未能有效落实

员工的信息在不断更新，与此对应的档案信息也必须及时更新。对员工的档案进行及时、有效的管理，可以保证企业朝着正确的轨迹继续前进，也能够及时发现问题，防患于未然。档案的管理是一项对企业的发展有着重大意义的工作，需要指派专业人员进行定期整理，确保档案管理的有效性。然而，实际情况是档案管理的日常工作完成得很不到位，很多档案信息缺失了很久却未能及时补充，而且错误不当的信息没有得到及时更正，这些都说明了员工档案管理的日常工作没有得到有效的完成。所以，加强员工档案管理，保证企业人才队伍的质量是亟待解决的事情。

二、加强员工档案管理可采取的措施

（一）加强员工对于档案管理重要性的理解，让他们从心底接受档案管理

档案要想得到有效管理，员工就必须配合，及时提供真正有效的信息，确保档案信息的完整性和正确性。而目前最大的问题就是员工没有认识到档案管理的重要意义。对此，企业要加强对员工的宣传教育，让他们明白档案管理对于企业以及对于他们自身的重要意义，这样才能使他们从心底真正接受档案管理。

员工是企业创造价值的来源，管理员工是企业工作的重中之重。首先，在加强员工对于档案管理的认识上，企业可以在日常会议中讲解档案管理的意义，加深员工对档案管理重要性的理解；其次，领导阶层必须以身作则，树立良好的榜样，这样员工才会将档案信息补充得更完整；最后，可以利用宣传册以及展板等进行宣传，让企业内部员工真正接受员工档案的管理，从而让它成为企业文化不可或缺的一部分。这样，员工才会乐意提供档案信息，从而促进员工档案管理的正规化。

（二）建立健全相应的档案管理制度，奖惩并施

企业的员工档案管理要想得到有效的发展，就必须有相应的管理制度支撑。制度的制定和实施可以让更多人规范自己的行为，及时提供档案信息，让档案管理走上正轨。企业内部如果缺乏合理有效的档案管理制度，员工也就很难认识到档案管理的重要性，这样员工提供档案信息的积极性就会被严重挫伤。对此，建立健全相应的档案管理工作，奖惩并施，对促进档案管理具有重要的意义。

员工档案管理是对员工的信息进行有效登记和整理，管理对象是员工。因此，在实施档案管理制度时，对于服从档案管理并及时上交所需信息的员工，企业要给予物质和精神奖励；对于不及时提供档案信息的员工，企业要给予警告，必要的时候给他们一些惩罚，让他们明白档案管理的重要性。在档案管理制度的调节下规范自己的行为，及时上交自己的档案信息。

（三）结合信息技术和相关法律规定，科学有效地管理员工档案

当今时代讲究法制和科学，企业的档案管理也不例外。在信息技术和法制高速发展的现在，企业必须借助科学技术和法律手段，让档案管理科学、有效地进行下去。

在信息技术的帮助下，档案管理工作不再需要大量的人工，在程序和数据库的帮助下变得井然有序。对此，企业内部要在员工档案管理上运用信息技术，对每个员工的信息及时更新、归档，建立一个完整的员工档案数据库。

此外，根据中组部干部档案管理条例规定，干部的档案信息必须收集全面，并及时更新，要在安全、保密的情况下有效保存。所以，进行档案管理的员工也必须具有良好的专业知识和技能，这样才能更好地在法律规定和信息技术的帮助下完成员工档案管理工作。

三、结语

员工是企业生产活动中最活跃的因素，只有对员工进行有效的管理，企业管理才能真正走上正轨。员工档案提供了全面的档案信息，相当于员工工作的记录册，所以必须给予足够的重视。加强员工对档案管理重要性的理解，激励更多员工为档案管理作出贡献，这样企业才能拥有一支具有超强凝聚力的人才队伍。

（作者单位为江苏京沪高速公路有限公司徐宿管理处）

档案管理意义篇（4）

【关键词】档案管理；科学规范；浅析。

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

一、做好档案管理工作的重要意义

为什么要在做好档案管理工作呢？这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为：

做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

二、档案管理工作的边缘化危险

随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

三、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

3.1立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，项制度要管理，项制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

3.2实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，本文认为：只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

3.3档案管理的根本目的在于档案利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

【参考文献】

1、刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》，[J]，《科技咨询导报》，2006年第14期。

2、宋北星，《让档案工作插上翅膀》，[J]，《航天工业管理》，2006年第12期。

3、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

4、刘瑛，《质疑档案工作能否产业化管理》，[J]，《兰台世界》，2005年第7期。

5、白桂芝，《略论计算机技术在档案管理现代化中的运用》，[J]，《江苏水利》，2002年8月。

6、钱云祥，陈晓春，陈明，《关于档案管理现代化的思考》，[J]，《浙江档案》，2002年8月。

档案管理意义篇（5）

0.前言

档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

1.档案管理数字化的意义

档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

1.1促进现代管理技术应用，提高了工作效率

档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

1.2优化了管理者知识结构和队伍结构

人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不客忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状， 优化管理者知识结构， 改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。

1.3有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。

2.档案数字化改善档案的利用方式

纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。

综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。

档案管理意义篇（6）

1 加强档案管理工作的意义

档案管理工作是一项科学性很强的工作。一方面，从档案工作本身来看，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门或一定机关单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。其次，从档案工作同其他工作的关系来看，它属于一项服务性的工作。档案部门管理档案是为了满足经济社会部门利用档案的需要。档案管理部门尽管开展档案研究，但是档案部门研究档案、进行编著活动，其主要目的还是为了更好地适应社会各界的需要，加强档案管理工作有着十分重要的意义。

1.1 有利于提高管理水平，增强竞争力

做好档案管理工作是一个部门或企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一方面，为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面，有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1.2 有利于促进依法治档

法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过20多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。

1.3 有利于档案再利用

档案管理的根本目的在于档案利用，全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

2 加强档案管理工作的有效途径

2.1 公文制是推进档案工作规范化、标准化的前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二是，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是，公文字迹要牢固清晰。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.2 实施“以我为主”的立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

2.3 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

2.4 积极推进档案管理工作的创新

档案事业的发展离不开创新建设，只有通过档案工作的创新，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。开拓创新是引导社会前进的强大力量，是我们适应新形势，认识新事物的思想武器。根据时代和实践的要求，勇于和善于不断创新，才能使我们对客观世界的认识不断深化。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求，只有通过创新才能开创档案工作的新局面。

3 档案工作者在档案管理工作时注意事项（下转第267页）

（上接第255页）3.1 增强现代化意识、市场意识和法律意识

一是，档案职业道德意识。档案工作者必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。二是，档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。三是，档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。四是，档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。五是，档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。

3.2 始终坚持科学文化知识学习

语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要

3.3 坚持进行各项技能培训

网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是，软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是，网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案， 2006（03）.

档案管理意义篇（7）

这是公立档案管理机构进行档案资料收集、整理、保存的出发点和落脚点。通过对政府决策和行政管理文书的保存和研究，以此来为政府未来的决策提供参考，有利于维护政策的延续性，更为可行性调查提供重要的文献依据，避免行政手段的滥用和重复，有利于行政效率的提高。以本人供职的高邮建设档案馆为例。建设档案馆主要保存城市建设决策中的批复、各种报告、规划图纸等。这些档案具有较高的参考价值，城市建设是重大的政府行为，关乎民生。在项目实施之前需要慎重地调查研究，周密详尽地做好工程造价预算，在此基础上拟定施工计划。由于城市建设行为的结果往往是不可逆的。因此，在先期论证时，必须要查阅档案。这样一来，建设档案就具有了很高的实用性。在档案信息化实现以后，省去了繁琐的查阅、装订等环节，运用电子设备进行查阅，固然节约了成本。更重要的意义在于，增强了档案的共享性，提高了传播速度，运用效率也显著提升。多部门之间相互协调配合。对资料进行论证。彰显现代化办公理念。档案保存的时间长度、阅读清晰度和保存质量也有了根本保证。

二、为政府行政提供法制保障

依法治国的根本要义在于简政放权。在法制的框架下治国。档案在此过程中主要有以下两点作用。第一，提高行政行为的清晰度，为政府信息公开提供依据和保障。《中华人民共和国政府信息公开条例》为了保障公民依法获取行政信息，提高政府工作的透明度，促进依法行政，提高政府服务意识而制定的，2007年起执行。档案作为政府信息的重要载体，为公民监督政府、为政府建言献策提供了重要的参考依据。信息化无疑是实现这一公开的根本保证。2007年以后，各级各类政府的网站上都专门开辟了信息公开专栏，以电子信息的方式公开档案。第二，为监督完善政府决策提供保证。人民代表大会是立法监督机构，其职责中重要的一项是监督政府行使职能。党的十以来，提倡简政放权。一切政府的重大决策都要通过人大的批准。档案资料是政府行政行为的记录材料，需要提交人大进行审议，最终形成决议性文件。对政府行为的不良后果问责追责，对人大审议提供法律依据。信息化使得决策更加透明，易于传播，是大有必要的。

三、对档案管理历史价值的追问

档案资料的终极价值是什么呢？笔者认为是历史价值。一个国家、一个民族乃至一个家族、一个人都是存在于历史中的。档案资料是记录历史的材料。最终将成为子孙后代了解当今社会状况的参考。建设档案保存得是城市的记忆，诉说得是历史的变迁。因而，为城市报家底，保存城市的记忆图像，才是建设档案的终极作用。到高邮建设档案馆工作后，在高邮市政府文化高邮建设的号召下，我们恢复了一批有历史价值的建筑遗迹。如高邮州衙门遗址、老东门大街遗址、高邮二王纪念馆等。

档案管理意义篇（8）

改革开放以来，我们对档案、档案管理的认识有了不断拓展和深化， 但也必须看到， 我们的档案学是在不同的题域内展开的，由于不同题域的研究使用着不同的概念和话语， 因而使档案管理的知识体系呈现出“碎片化”的隐忧。笔者认为，现代化是解决现代化过程中有关问题的最佳方式，只有通过管理范式的研究，找出其间的共通和逻辑关系， 才能使档案学知识体系关联起来， 形成有机的整体。

1 档案管理现代化的内涵

信息化浪潮的涌现，深刻地影响了档案管理的转型，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们应该正视这种发展与变化，准确地把握新趋势和新要求，以档案资源信息化推动档案管理现代化。

首先，实现档案管理现代化是经济社会发展的需要。当前，要确定努力目标和方向，必须摸清国际国内动态，了解过去和现状，以及今后的发展趋势。要想做到这一点，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。而传统的管理方法则无法满足这种需要，只有采用现代化手段，才能在较短时间内，迅速查阅到所需的档案材料。实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。

其次，实现档案管理现代化是档案事业自身发展的需要。随着档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对档案工作提出了更高要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，改革和创新已成为十分紧迫的任务。

2 档案管理工作现代化的主要途径和内容

档案管理现代化是一个相对的、动态的概念，在不同时期被赋予不同的内容和形式。当前，以档案资源信息化为核心内容的档案管理现代化理论和工作体系正在日渐成熟。

结合城市管理工作的实践，笔者认为档案管理现代化主要包括三个方面：一是管理手段的现代化。具体是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。二是档案资源的信息化。在信息时代，信息化将成为档案工作的重要管理平台和技术支撑，是档案管理现代化的核心内容。档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。三是管理方式的标准化。在信息时代，信息的共享更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现。按照这个标准和尺度，审视城管档案工作，笔者认为主要存在以下问题：档案门类不齐全，结构单一，以纸质文书档案为主，声像档案、电子档案很少。执法业务档案不齐全，部分执法业务档案在经办人手中，未及时整理，特别是个别办案时间拖延较长的案件或经过复议、诉讼程序的案件，随着时间的推移，机构改革，经办人员的轮换， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及时整理归档至档案室，影响了执法档案的完整性。档案的数字化加工力度不足，以致在城管网上可供查询利用的档案数据很少，全文信息更少。编研材料少，受传统观念影响，缺乏主动参与意识，编研成果很少，质量也不高，就算是仅有的编研资料也只限于档案部门自身使用的专题目录和文件汇编，可以说只有编而没有研，未能充分提供工作决策参考作用，使城管档案的现实作用发挥不大。这些问题的存在，使档案管理现代化成为一个紧要的现实问题。

3 档案管理现代化的文化意义和现实可能

档案管理意义篇（9）

档案的收藏保护对于档案信息的安全性以及完整性都会有直接的影响，如果没有做好档案的保护工作，档案管理工作也不能正常开展，因此，档案的收藏保护对于档案馆的各项业务工作都具有极其重要的作用。当然仅仅做好档案的收藏保护工作，并不能充分发挥档案管理的价值，只有在保护好档案的基础上，充分开发利用档案信息，为社会提供相应的信息服务，才可以将档案的潜在价值真正的转变成现实利用价值，真正体现档案收藏保护的意义。因此档案的收藏保护以及开发利用是互为条件的，也是相互促进的。

1.档案收藏保护的重要作用

1.1有利于促进档案馆各项工作的顺利开展

对于档案馆各项工作而言，档案是最基本的条件，只有完整的收集并保存好档案，才可以顺利的开展各项业务，为社会提供档案信息服务。对于整个档案工作而言，保护档案的安全和完整是最基本的要求以及任务。其实档案保护工作的实质就是要消除一切可能会损毁档案的不利因素，包括自然的，也包括社会的。通过大量实践证明，档案馆的档案事业发展较好，而且社会服务效果良好的话，馆藏档案及里面的资料内容都比较完整、丰富，而且保存的完好程度较好。如果没有档案，想要开展各项档案管理活动只会是空话。

1.2档案真实的记录了人们的社会实践活动行为

档案并不是一般的情报资料，档案资料可以为各行各业以及各级机关机构的相关工作提供科学、有用的技术、经验等信息，而且还可作为法律凭证，也具有查考的作用。因此档案的保护、利用工作一直以来都备受党和国家的关注和重视。《档案法》中的第一条法则就明确指出制定《档案法》的基本出发点就是档案的有效保护及利用。因此，在档案管理工作中，一定要妥善保护好各种能够将真实的历史面貌反映出来的标记、字迹材料、纸张材料以及印章等，同时应该将这些资料的生存寿命尽可能延长，这样才可以在维护国家和党真实历史面貌的关键时刻提供重要的真凭实据。

1.3档案的生存时间并不是永久的

在档案收藏和保护的过程中会存在很多不利因素影响档案的永久保存。比如，就纸张字迹的档案材料来分析，我国古代以及近代的档案主要是采用传统的墨水以及手工纸写的，它们已经保存到今天已经超过几十年或者几百年，但是保存情况依然良好。根据事实研究表明，这不仅和手工纸有关，也和墨水有关，都具有良好的耐久性。然而近年来档案书写材料出现了很大改变，现在基本上都是采用酸性的机制纸，而且字迹也有很多样式，这些档案制成材料的质量并不是非常稳定，加上档案常常会需要调出查阅、复印、搬动等，这样会加剧档案的机械性破坏，不利于档案的永久保存。

2.档案收藏保护以及开发利用工作中存在的主要问题

收藏保护档案和开发利用档案是档案管理工作的主要内容和任务，也是不可分割的有机整体。因此，在档案管理工作中一定要同时抓好档案的收藏保护以及开发利用工作，但是实际的档案管理工作仍然存在诸多问题：

2.1过度强调档案的开发利用

有的档案馆在档案管理工作中，将档案的开发利用看的比其他一切都重要，忽略了档案保护工作的重要性，形成了“利用第一”的观念。存在这种工作观念的人员往往会将自己大部分的时间和精力都花费在向社会开放利用历史档案上，强调档案利用产生的实际效益，并未注重一些基础性工作，并未充分意识到档案管理工作的战略地位，也没有意识到收藏保护档案对于档案开发利用工作的重要性。

2.2并未建立健全的档案保护规章制度

目前很多档案馆并没有将收藏保护档案工作真正的落实到档案馆工作的各项业务环节中，错误的认为档案保护工作仅仅是档案库房管理人员的工作和职责，正是这种错误的认知导致在提调、整理、接收、搬动、复制、修复以及利用档案的各个环节中常常会出现档案被损坏的现象。尤其是利用档案的过程中，由于长期在不恰当的温湿度环境中堆放，霉菌、虫蚀、灰尘、光照，甚至是社会环境都会危害到档案。

3.做好档案收藏保护以及开发利用的建议

档案工作人员，尤其是档案保管人员应该时刻关注关于档案保护的最新要求，还要关注档案利用的最新发展动向。想要做到这一点，必须将档案保护工作真正落实到档案收集、储存、整理以及利用等各项档案工作中，而且应该积极研究关于档案保护的相关课题，进一步优化、加强库房管理。这就要求各级管理部门应该加强对档案保护的监督以及指导。

同时，档案管理工作人员应该掌握丰富的档案专业知识，熟练掌握档案工作的基本特点以及工作原则。比如，档案保护工作必须强调“以防为主，防治结合”，这样才可以真正有效的保障档案的安全以及完整。同时，为了延长档案的保存时间，在采用修复技术的过程中，不仅要考虑如何改善档案制成材料的质量，同时也要考虑改善材料的耐久性能。

档案管理意义篇（10）

企业档案记载着一个企业的发展历程，是企业各项活动的基础依据和展现，是企业管理中基础且重要的一环，同时也是企业文化建设的基石和积淀、企业文化的记载者和传递者。因此，有效的企业档案管理有利于塑造良好的企业文化。企业档案是以实物的形式存在的，而企业文化则是以精神形式存在的，两者相辅相成，在企业的发展建设中缺一不可。通过有效的档案管理，企业可以了解自身的形式和特点，进而形成符合自身形象的企业文化，推动企业的持续发展。

二、企业档案管理对企业文化塑造的意义

（一）提供决策参考。

每个企业都有自身的优势和特点，企业领导在确立了企业的发展方向和政策后，会组织和倡导企业文化的建设，这就需要企业领导对企业的各项投资经营数据，企业制度以及员工思想动态等都有一个直观的了解，而企业的档案管理就承担着这一任务——为企业领导提供有效的参考数据，为领导的决策提供有效的来源。通过这些数据、依据，企业领导可以引导形成富有企业特色的文化，得到企业员工的认同。

（二）使企业文化更具针对性。

企业档案犹如企业发展的足迹，详细记载了企业各阶段各时期的发展情况，是一部明确的企业发展史，通过翻阅企业档案，可以总结出企业自身的情况和特点，从而找到适合自身企业的文化类型，在企业文化建设过程中就会更加准确和具有针对性，也更容易引起员工的共鸣，促进企业的发展。

（三）对企业员工起教育作用。

优秀的企业文化可以激发员工的工作积极性和责任心，让员工有一种家的感觉，保证员工的稳定性，由此可见企业文化对员工起着一定的教育和引导作用。另外，通过查阅企业档案，企业员工可以了解和熟悉企业的发展历史以及重大事件，激发进取心和使命感，从而和领导上下一心，风雨同舟，共创企业新的辉煌。无论是企业的档案管理还是企业文化建设，都是为员工服务，以人为本，对企业员工起着重要的教育作用。

三、如何发挥企业档案管理在企业文化建设中的作用

（一）档案的积累与收集是基础。

企业档案的积累和收集是非常重要的，而且越详细越具体越好，只有这样，企业领导在倡导企业文化建设时才会具有企业自身的个性和特色，对企业文化的建设起到良好的促进作用。

（二）提高档案的开发与利用效率。

档案的管理不是简单的收集、储藏和记录，而是在档案的整理过程中，筛选出有价值的信息，并对这些信息进行分析和研究，摒弃不好的，总结有用的，不断总结经验，推陈出新，提高档案的有效利用率和价值性。还能通过这些档案信息对企业未来的发展以及企业文化的建设给出指导和参考，提高档案的延伸价值。由此可见，提高档案的开发和利用效率有利于企业文化的建设。

（三）强化档案管理人员的文化意识。

企业管理人员一方面要加大企业档案建设力度，拓宽档案部门的职能范畴，增加档案建设在文化建设中的比重。另一方面要强化档案工作人员的文化意识，明确档案管理在文化建设中的重要意义和作用，逐步形成档案管理服务于文化建设，而良好的文化建设又能在企业的档案管理中不断地得到升华。（四）引进专业档案人才。一方面可以从外面引进具有高素质和专业性的档案管理人才，另一方面也要注重企业内部员工的培养，从内部提拔，加强档案管理人员的业务培训和职业素质，开拓新思路，培养一批训练有素的专业档案管理人员。