电子邮件写作论文篇（1）

中图分类号：G232 文献标识码：A

原标题：电子邮箱的应用与征文活动的开展

收录日期：2013年5月25日

电子邮箱的普通应用，使各行各业的工作取得了空前的进步和发展，更使各种杂志的征文活动踏上了一个新的平台。无论对于征文还是投稿方，都产生了前所未有的益处。

一、电子邮箱使征文工作变得快速化、安全化

电子邮箱消除了时间和空间的距离，提高了征文的速度，节省了费用，为投稿提供了公平竞争的机会。征文活动包括征文方和投稿方两个方面，征文方向投稿方发出征文函，投稿方在收到征文函后，就会按照征文方的要求投稿。在未采用电子邮件的传统的征文年代里，征文方只能通过邮局以发送普通平信的方式向每一个投稿者来分发征文函，投稿者散落在远近不同的地区，因而征文函送达到每个投稿者手里的时间因所在地区的远近也有所不同，所以因为空间差产生了时间差。不仅如此，如果邮局或者投递员发生意外事故，信件就会有丢失或者损毁的可能性，对于投稿方来说是件非常遗憾的事情。而投稿方在收到征文函后，就开始编写自己的论文。近地区收征文函较早的人，可以有更多的时间准备论文，而偏远地区收到征文函较晚的人，准备论文的时间就不那么充裕。当论文完毕后，投稿方向征文方寄出论文时，也要通过邮局以平信的方式进行发送。论文稿件因地区远近不同会导致到达征文方的时间不同，由于地区差又产生了时间差。如果有未预料到的事情发生，有些论文稿件可能就会未按征文期限准时到达征文方或者发生丢失或者损毁，这些对于双方均是损失。所以，在征稿活动中，使用传统的平信不仅有时间差问题，还涉及到安全性问题。

电子邮件的应用使各种征文活动取得了突破性进展，征文的双方皆得益。征文方通过电子邮箱的群发功能就可使征文函在瞬间同时送达到投稿方，无论投稿者处于何处，无论远近，都可同时获得征文函，而且皆可安全到达。所以，电子邮件的使用给予每一位投稿者准备论文的时间是相同的。而反过来，每个投稿者在备好论文后，也会用电子邮件把论文瞬间寄送给征稿方，双方无需担心论文稿件的意外丢损问题，因而增强了安全性，提供了公平的竞争机会。征稿的范围可以无限地扩大，不受地区限制，只要征文方拥有邮箱的地址，无论投稿方在国内还是在国外，征文方都可向他们发出瞬间即达的电子邮件征文函。这样，电子邮箱使征文活动跨越省界、国界和洲界，扩大了征文范围。电子邮件在征文中的普遍使用，还为双方节省了费用。征文方无需再大量印制征文和花费邮费来邮寄征文函，而投稿方也不必再花费邮费来邮寄自己的稿件，这样，征文的环节和费用都在减少。与传统的征文方式相比，利用电子邮件征文，消除了时间差异和空间差异，使征文和投稿的时空选为统一，提高了征文速度和效率，为投稿方提供了公平竞争的机会，保证了征文双方的稿件信件安全，具有安全性和可靠性。电子邮件用于征文活动，几乎使征文信件往来活动的费用降低到了零点，为双方节省了费用，简化了征文的环节。

二、电子邮箱增加了投稿方写作的灵活度和安全

电子邮箱演化成为了随身资料箱，使投稿方能够随时随地获取、储存和使用资料，令投稿方的写作不再受空间和时间限制。电子邮箱具有多种功能，其中的一种功能就是它的网络存储功能。电子邮箱的网络存储功能号称“网络移动硬盘”，这个硬盘无需随身携带，但可随时随地利用它的存储功能来为投稿方服务。传统的写作方式是投稿方把查找的书籍资料携带在身旁，边翻阅这些资料，边进行写作。投稿方的写作行为与办公桌和书籍资料牢牢地缚在一起，无论在何时何处进行写作，都要背负着沉重的资料，投稿方的写作行为受时间和地点的限制。电子邮箱强大的存储功能使投稿者能够压缩并上传其写作所需资料到网络存储箱中，容量巨大的网络存储箱演变成一款巨大的资料箱，且无需随身携带。投稿者无论身处何处，都可以进行稿件写怍。只要所在地可连接网络，投稿者就可“通过登录自己的个人邮箱进入网络存储箱来获取写作所需资料，轻松愉快地进行写作。写作完毕后，把所书写的内容存储于自己的电子邮箱的网络存储箱中，以备以后随时写作之用。利用电子邮箱还可以获取他人网络存储箱中的资料。投稿者可请求自己熟识的其他人打开其邮箱的网络存储的共享功能，就可以获得更多的资料完成自己的写作。电子邮箱的网络存储功能使投稿者的写作行为不再受地区和环境制约，也不再受时间和资料来源制约，投稿者可随时寻找时机来完成自己的稿件。

网络时代，电子邮箱给予那些工作繁忙的投稿者更多的写作机会和写作时间。无论投稿者是在单位、在家里还是在外出差，甚至在乘坐的交通工具上，都可以随时查阅自己存储于电子邮箱的资料进行写作。即使投稿者未携带笔记本电脑，也可以使用他人的计算机登录自己的个人邮箱来获取资料进行写作，投稿者甚至可在网吧登录自己的个人邮箱进行资料查询和写作工作。近年来，个人手机也具备了可连接互联网的功能，投稿者可利用手机连接网络登录自己的个人邮箱来接收邮件及利用网络存储功能进行资料获取、查询和稿件写作工作。网络存储使投稿者无需再随身背负着各种资料及草稿稿件进行写怍，也无需担忧其随身所带资料和写作的草稿稿件会发生意外丢失和损坏。这在相当大的程度上保障了投稿者的写作安全，增加了写作的安全度。电子邮箱的网络存储箱已成为投稿者的随身资料箱，它可以为投稿者排除时间和空间的障碍，使投稿者能随时随时地存储、获取和使用所有资料，不再受时空限制。电子邮箱的网络存储功能令投稿者的写作行为和写作环境呈现出了多元化、灵活化、轻松化、自由化和安全化的趋势。

三、电于邮箱使征文工作简单化、快速化、经济化、安全化和真实化

在传统的征文活动中，征文方在收到投稿方的信件后，要对这些平信稿件进行审稿批改、重新排序、文字录入、排版等工作，这是一个耗时、耗力又耗费用的过程，况且，在手写的平信稿件中，由于个人书写习惯和书写笔体的不同，存在文字模糊不清、难以猜测等情况，这些就会使征文方的工作人员对稿件的某些内容产生不解和歧义，征文方在审稿、改稿时会曲解稿件所表达的意思，很可能会偏离稿件原文的初衷。

电子邮箱的应用使投稿方能把稿件原文的电子版直接迅速地送达到征文方，征文方的工作人员可利用实用文字编辑软件来审阅、批改和编辑这些文字工整、插图清晰、表格完整的电子稿件。统一录入的电子版稿件不存在内容模糊不清、难以辨认的文字和图形。这样，在征文方工作人员对原文稿件进行审核、批改时，就排除了因原文稿件书写不清而令征文方工作人员对原文稿件产生歧义而导致误批、误改的情况。电子邮箱的采用使征文方在对稿件审阅、批改时，能最大限度地严格忠实于投稿方欲表达的意图、观点，确保稿件原文所表达的意义的现实性和安全性。在审阅编辑后，无需再请人代为文字录入等工作。这就减少了征稿方的工作环节，削减了工作费用。通过电子邮件所送达的工整清晰的电子文稿使征稿方的工作过程简单化、轻松化和速度化。编辑后的稿件更加忠实于原文，稿件的内容、观点、意图更加真实和安全。电子邮件所提供的电子版稿件压缩和减少了征文方的工作环节和程序，做到了省时、省力和省费用，使得征文工作更加经济化。

电子邮箱作为现代化的信息交流和沟通手段，在征文活动中发挥着超乎寻常的作用。它以焕然一新的通讯手段，改进了征文活动的方式和程序，使征文双方以现代新颖和安全便利的方式来完成征文话动，使征文活动方式和程序呈现合理化、速度化、简单化、灵活化、经济化和安全化的趋势。

主要参考文献：

电子邮件写作论文篇（2）

中图分类号:G632文献标识码:A文章编号:1003-2851(2010)05-0173-01

随着世界经济一体化进程的迅速推进,国际间商务活动交往日益频繁,对书面英语特别是商务文件质量的要求也越来越高,提高国际商务人员的英语文书写作水平已成当务之急。商务英语写作水平作为英语综合应用能力的一个重要指标,其作用日益突显。

一、利用电子邮件强化师生互动

(一)基于邮件实施个性化教学。写作是个性化活动,需要教师对学生进行因人而异的辅导。大学课堂班容量普遍较大,教师难以顾及到每个学生,师生间互动与交流的机会也较少。通过电子邮件的方式,可打破课堂时间受限这一瓶颈,师生随时都能保持联系,便于教师针对性地处理每个学生的问题,也利于下一步的因情施教。外贸英文函电课程中,信函单证任务就是以邮件的形式完成,其本身就会提高写作课的效率。教师可利用邮件对每个学生或每组学生从起草、修改、编辑到最后截稿的整个过程实行电子监控,既省时又省力。使用电子邮件来交作业,既节省空间,减少纸张和笔墨;教师还可通过电子邮箱系统对作业快捷地审查和进行管理,为更加准确地了解每个学生的情况提供了高效的保障,还可为尔后进一步分析留下素材提供参考。

(二)利用邮件组加强教学互动。邮件组就是专门用来扩充E-mail用途的,也有人称之为邮件清单或电子论坛。它可以就某一普遍感兴趣的问题借助电子邮件进行广泛的交互式的研讨,使具有共同兴趣爱好的人凭藉E-mail找到属于自己的网际家园。用户加入了某个邮件组之后,每一封参与讨论的信件都将由系统程序自动复制一份,以电子邮件的形式寄给邮件组的其他用户。这样便于学生之间沟通思想、互相帮助、共同提高。在外贸英文函电课上,通过邮件组功能,教师不仅可将一些优秀范文或有关写作参考资料等传递给学生;还可以把下次写作题目及写作要求传达给学生,以便学生做好课前准备。学生根据自身情况可独立完成写作,也可以小组形式先讨论问题,尔后集体完成作业。教师应规定学生提交作业的时间,并全程监控写作过程,以便及时获得学生的反馈,进而对出现的问题给予指导和帮助。学生通过邮件组可随时与教师或其他同学保持联系和交流。这一切都可以在课外进行,从而大大地扩展了课堂时间,加强了师生间的互动。

二、利用网上写作中心拓宽视野

(一)弥补教师自身不足。商务英语特有的课程性质决定了教师不仅要具备深厚的英语写作能力,而且应精通商务活动。然而,教英语老师不懂商务知识,教商贸的老师又不精通英语教学的现象,普遍存在于我国的高校中,这是一对短时期内不可调和的矛盾。若教师利用网上写作中心,就可与外籍教师加强联系,探讨教法,交流心得;同时还可以参考他们的材料备课。外教的写作讲义分很多专题,如提纲写法、编辑校对文章方法以及各类文体的写法等,还配有相应的练习及答案。学生借助网上写作中心可与国外大学进行联系,从而获得外籍教师的帮助,并通过邮件组把交流心得介绍给其他学生。互联网上有名的网上写作中心包括Purdue University's On-line Writing Lab(珀杜大学在线写作实验室)、Toronto University’s Writing Center(多伦多大学写作中心)等。它们还提供供教师备课和学生写作时随时查阅的电子词典和电子书籍。

(二)弥补教材容量不足。目前,许多高校使用的商务英语写作教材内容相对陈旧,沿袭普通英语写作教材的特点严重,大多存在着重英语而轻商务的现象,难以与时俱进。网上写作中心则可以实现信息资源共享,实时更新最优秀的教材和教法,教师在网上可以获取最新的知识,也为学生提供了一个良好的学习环境,以充分调动学生的首创精神。其作文载体通常都是商务英语写作中常见的描述、说明和议论,这些内容贴近学生生活与现代社会实际,很容易引起学生的兴趣。在这种条件下写作,学生能有更多的机会在不同情景下去运用他们的所学,并根据自身行动的反馈来形成对客观事物的认识和解决实际问题的方案,从而提高商务英语写作的自主创新能力。

三、利用相关软件提高写作效率

(一)利用模板软件降低商务英语写作门槛。模板及写作软件包括了各种类别的大量范文,并且还能提供相关的基础知识、语法、语义等多方面内容。对范文的赏析正是英语写作教学中最常用的方法,但在课上教师经常根据大多数学生的接受水平展开讲解,这种方式往往不能满足个性需要。模板及写作软件可有效解决这个问题。商务英语写作的内容通常对读者都具有较强的针对性,写作用语必须语言简洁,条理清楚。因此,利用模板书写商务文件时,除了词语选用正确、得体外,还要避免过分依赖,否则导致索赔与被索赔一个语气,讨价与还价一个模式。

(二)利用翻译软件提高专业术语的准确度。商务英语在长期的使用过程中为了表达方便,节约时间,形成了一系列的商业术语(如FOB 、CIF等)。专业术语是写好商务英语文章的必备条件之一,仅靠教师课上讲解容量有限且涉猎范围不宽泛。例如商务英语写作中常用到营销学、经济学、金融学、会计学甚至法律学等各种边缘学科的专业词汇,还会涉及到对外贸易、招商引资、商务谈判等多方面内容。词典虽然很好,但它的更新速度显然逊色于网络上每天都在更新的词典。网络上的各种在线翻译资源比起翻字典一个词一个词地查单词省时省力。当然,大多数翻译软件对中文或英文都是词对词的翻译,很少会顾及到整个句子的结构、语法等方面的问题。所以,教师在教学中应该加强学生的语言建构能力。

教无定法。任何教学方法都不能满足所有的学习者。同样,学也无定法,它因人因地而异。本文只是就利用网络辅助商务英语写作模式作了些粗略的探讨,还有很多没有论及,例如电子论坛,电子投稿等等。这些都将会有益于学习者商务英语写作水平的提高。

参考文献

电子邮件写作论文篇（3）

国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络数字技术运用中最普遍的网络交际手段之一。据美国idc公司统计,早在2000年全球电子邮件信箱数量已达9亿个左右,平均每天发送的邮件多达100亿封,预计到2005年平均每天发送电子邮件的数量将达到350亿封。其中,至少50%以上是用于某种形式的商务活动。据中国互联网权威机构cnnic调查报告,在用户最常用的网络功能中,电子邮件以74.9%的绝对优势高居首位。据统计,互联网上85%的网页是英语网页,英语电子邮件占80%。在国际商务中,电子邮件的渗透力更为显著,已经成为商务沟通基本的联络方式,并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体,成为主要的信息交流方式。可见英语是电子邮件通信中使用最广的通用语言。电子邮件英语的使用已经引起语言研究者的关注,但因为电子邮件尚属发展中的沟通渠道,目前对这种新型交际手段的研究仍十分有限,而且就这种新的电子传播媒介至今还没有统一的写作规范、固定的格式和明确的文体标准[1][2]。

一、网络交际的电子邮件

基于网络进行交际的手段和方法很多,但大体可分为两大类:实时交际(synchronous communication)和非实时交际(asynchronous communication)。www.133229.Com电子邮件则属后一种网络交际的主要方式,它在使用上有着当今任何通信工具无可比拟的优势,其特点和优点是显而易见的:速度之快,而且这是一种新奇的非同步交流方式;功能越来越强大的软件让你的邮件非常便于管理,同时也比传统书信更能保护自己的隐私;非常灵活,随时随地都可以发送、接收。对于从事国际商务的商人其便利和好处更是可想而知。有别于其它传统的通信工具,发送电子邮件是通过将文字打在键盘上读在电脑屏幕上,故具有说与写的双重特点[3]。电子邮件所具有的“快捷性”、“即时性”、“保密性”、“高效性”和“随意性”使得它成为对话装置:在电子对话(electronic discourse)中,人们用语言不仅仅是用来传递信息,而且用来交流思想。因此,这种基于网络的交际必然具有自身的语言文体特征。

二、商务电子邮件的文体结构

电子邮件作为互联网不可分割的一部分有其自身的语境,即通过电子信箱进行语言交流。作为电子商务的一部分,商务电子邮件既不同于传统的通讯方式,同时也有别于日常生活中一般亲朋好友之间的电子邮件交换。商务电子邮件的结构简洁明快,重点突出。传统书信中的信头、日期、收信人地址及其相关格式已被摒弃,取而代之的是发信人和收信人的电子信箱地址。电子邮件格式因软件的不同而有所差异。但无论使用何种软件,主要由收信人地址( to ),发信人地址( from ),日期( date ),和主题( subject )组成。计算机会自动产生前三条信息,无须人工填加。电子邮件的主题行则是必不可少的,其位置在收信人的电子信箱或是抄件人的电子信箱下面,突出醒目。原则上,商务电子邮件与商务书信和其它一般书信不同,必须有主题,并且要简洁明了,使人一望即知邮件的要旨。由于网络上的收件箱充斥着垃圾邮件,主题一定要与邮件内容有关,有助收信人理解,否则无主题或意义不明确的主题通常导致邮件未被打开就被删除或可能延误处理。试比较:

主题不明确:“expenses”

主题明确:“expenses for catrip - information needed”

主题不明确:“my info”

主题明确:“the 15th sales conference: information for your registration”

笔者最近收集了90封商务电子邮件,并将其分为两类。一类是英语本族语者(多为英国,美国和澳大利亚人)的电子邮件,共50封,另一类是为非英语本族语者,发信人大多是欧洲人,亚洲人和部分中东国家人,共40封,以下是调查结果比较:

根据对收集的电子邮件的统计,公司间商务往来的电子邮件90%以上都有主题,而本人以前收集的私人电子邮件仅有35%有主题,有些回信人回信时仍使用前一邮件主题,尽管邮件内容大相径庭。如同传统的商务邮件,电子邮件的正文部分通常由开首敬辞、主文、结尾敬辞及署名四部分构成。

在正文部分,大部分商务电子邮件采用当今比较流行的平头式(blocked style),正文可通篇使用大写或小写字母,这样打字时就可不必再反复按变换键,这也体现了网络时代人们追求方便、快捷的特点。一般而言,开首敬辞并非绝对必要,在电子邮件中经常被省略,而且并不失礼,但结尾敬辞还是必要的,省略之后的文章结尾会使人感到有些唐突。但从收集的英语本族语者的商务电子邮件中也有不使用结尾敬辞的。可见,正文内容完整、姓名签署完毕邮件即算大功告成,这种做法正逐渐被人接受。

收集的电子邮件结果表明:英语本族语者和非英语本族语者在正式程度上有较大差异。gains[2]研究中的92%的英语本族语者的电子邮件不用开首敬辞,笔者收集的样件中英语本族语者不写开首敬辞也占了较高的比例,而非英语本族语者不写开首敬辞的比例相对就少。英语本族语者在开首敬辞中使用“dear”称呼的比较少,而非英语本族语者使用该称呼的占了最高比例。同样,非英语本族语者使用结尾敬辞也比英语本族语者较正式。值得注意的是,笔者把一些出自同一发件人的商务电子邮件和传真加以比较,发现二者并无大的差异,所使用的称呼和结尾敬辞也几乎相似。这表明习惯了书写传真的商务人员在电子邮件中仍采用传真的格式和语言风格。实际上,这二者并无大的区别,格式相似,语体也大多为非正式。

在商务电子邮件中,称呼日渐趋向非正式。邮件开首敬辞中省略mr或mrs (或ms, miss)等敬辞, 直呼其名非常普遍,或不知道对方的名字但知其职务时,用其职务为开首敬辞。这在不清楚对方性别时,不失为方便可行的权宜之计,同时也是顺应了无性别歧视敬辞( non-sexist salutation)趋势。在不知道对方姓名时,有时可看到电子邮件开首敬辞写成dear abc1234@abc.com(或dear abc1234),这种沿用对方电子邮件的地址(或名号)的写法,正是电子邮件的特殊风格,虽然在商务电子邮件中很少见,但私人信件中却很常见[4]。

以上表明,电子邮件的文体结构,正如guffey[1]指出的,还是不固定的,使用者和权威人士对什么是适当的开首敬辞、结尾敬辞也没有一致的意见。

三、商务电子邮件文体特征

电子邮件是基于网络的“交谈”。“交谈者”通过计算机屏幕收看文字,使以文字为信息载体的笔语跨时空交流。这种“交谈”既不同于面对面的交谈,也有别于传统的书信交流。这种以计算机为媒体的交流活动具有如kiesler et al.[5]指出的两个有趣的特点:缺少社会语境信息;缺少被广泛接受的使用规则。其中第一个特点使“交谈者”不能依赖手势、体势语、面部表情等非语言信息解释文字,辅助交流。缺乏规则则使网络“交谈者”打破了传统交际中必须遵守的许多礼仪,并逐渐形成了一些网际交流中被认可的规范。

(一)口语体特征

电子邮件虽然采用书信的形式,但其用语却大都是口语,形成了一种文体风格上独树一帜的书面形式的口语[6]。gains[2]在对电子邮件文体特征的研究中发现,电子邮件的文字和语气都趋于口语化,写的时候犹如在和对方进行交谈(write as you talk)。他注意到四点:单方的会话;产生自对会话( self-pairconversation )的反响问题( echo question );无计划的谈话,频繁使用“and”;语篇中使用口语体的词和短语。virginia shea(/netiquette)在电子邮件介绍一章中提到:“电子邮件以非正式语体而著称,其部分原因是电子邮件出之黑客文化( hacker culture),另外是电子邮件便于发送。在某些方面,电子邮件比传统上语气较正式的备忘录更相似于电话交谈,但由于电子邮件交际是书面的,因此比电话交谈更详细。”写书信时,内容必须清楚明白,不能含混,因为读者可能没有机会和时间澄清问题。但是电子邮件则不同,收件者可立即发邮件询问。这一特点使电子邮件交换如同“交谈”,有时往往比较草率、含糊。说到电子邮件的语体,cielens and aquino[7]认为,非正式的口语体在大部分电子邮件中都是完全合适的。以下不妨看一封公司经理回复两位要求参加会议的下属的邮件:

sounds great, guys, and i really think you both should go and of course i support your application. so go ahead and get organised. on the other hand maybe i should run it past bruce first in case there’s a problem. i knowwe’ve had some flak lately aboutthe amountoftravel. so i’d betterraise itwith him. don’tmake anybookings until you get the final ok. on second thoughts maybe we need to consider if just one of you should go.

这封电子邮件反映出以上提到的电子邮件文体特征,可以看得出,发件人在发邮件时并未对邮件内容加以思考和组织,而是如同谈话,口气随意,语句松散自由,甚至大小写不分,文字、语气和结构都体现了口语体特征。同时,这些特点也验证了hale[8]话,即网络交际有其明显的语言特点:不守规则,不一致,不注重语法和词法以及随意性强。

(二)句法结构特征

电子邮件是基于网上交际的,因此,在电子语篇(electronic discourse)中,为了节省各自占用的时间和减少各自眼睛在电脑屏幕的负担,其句法结构力求简短、直截了当,较多地使用简单句,而非是复合句和长句,频繁使用口语中常见的缩写和省略形式。提倡的是用简单、易懂的英语(plain english)书写[9]。

以下样件中的几个例句便体现了商务电子邮件这一写作原则和特点:

pls let us knowwhether the relevant l/c has been opened. we’ll ship your order at the end of this month.pls quote cifnewyork for your printed shirting. also other products we mentioned at the fair.sorry for the delay and hope this won’t cause you too much inconvenience.

又如:

re your email of 10 august, pls informus ofthe quantityyou can supply and the time of shipment asap, asweneed to finalize the s/c by the end of sept. thx这封电子邮件以re设定主题(关于…),以pls明示要求事项(请…),以as陈述理由(由于…),排除不必要的信息,写得简洁明了,一目了然。

(三)词汇特征

使用缩略词是商务电子邮件的另一明显的网络交际特点。这些缩写原本是为了缩短“在线交谈”的打字时间而创造的,而且商务电子邮件中经常使用缩略语与商务本身性质有关,同时也反映出网络时代人际间轻松快捷沟通的特点。其中asap(as soon as possible)、fyi( for your information)、pls(please)、thx/tnk (thanks)等,在电子邮件普及前,常被用在办公室便条和非正式商务书信中。当然,在当今网络交际中,这些缩略词频繁使用,并且不断诞生大量新词。虽然电子邮件中使用的缩略词名目繁多,形式多样,但大部分还是采用商务英语缩略词的构成法,如,取每个单词词首(asap, btw);略去元音(rgds,pls);以音代词(f2f,b4 ),也有一些是自行编造,没有固定规则( bcnu )。这些缩略语已经构成常规的网络缩略语,因其创新性、简约性、易读性、传递快等特点而受到青睐。从收集的电子邮件看,英语本族语者使用缩略词较多。笔者在与国外大学交往的电子邮件中,却很少见到类似以上的缩略语,而大部分缩略语出现在商务电子邮件和年青人写的电子邮件中,这自然和他们的职业和背景有关,而且商务电子邮件中使用的许多缩略词是商务通用的专业缩略词,如a/s(at sight)、b/l(bill of lading)、fcl(full container load)等。

四、电子邮件的非言语交际特点

与传统书信相比,电子邮件的另一个令人叹为观止的特征是它的非言语交际功能。网上交际是通过书面文字进行的,缺乏f2f的真实性。仅靠文字传达意思的电子邮件常常无法表达自己的“心意”。早在1979年,一位名叫kevinmackenzie的美国人向msg group发件,建议在电子邮件里枯燥单调的文字中加入一些表情符号,比如:)表示微笑。他的建议多次引起争论,最后被广泛应用——你可以在电子邮件中像打电话时那样微笑或者痛哭了,多么有人情味。电子邮件的魅力就这样一步一步地深入人心。

因此,人们创造了计算机网上“速记法”(shorthand),这些速记表达语称之为emoticons或smileys,是网上表示情感的表情语。它是特殊的符号或称为“脸谱”的符号。电子邮件中经常采用这些表示语调、情感、体态的副语言符号或使用贴图,当言语不足以表达电子邮件书写者的情感时,便使用这一直观的表达方式,往往能够达到一种远远超过语言交际功能的非言语交际功能。例如::-)(表示笑);:-<(表示生气);:-d(表示非常高兴地张大嘴笑);{}或[](表示拥抱)等。

但是,这些符号语属于很强的幽默体语言,主要出现在“电脑族”和年青人的邮件以及私人邮件中。在商务电子邮件和较为正式的电子邮件中不多见,除非如此确实能够带来积极的效果。在本人收集的一封书信中,有一国外客户为感谢中国某公司提前给他发运一批季节货物,在邮件最后写道:thank youvery much for your help!:-d。可见,在轻松随意的氛围中适当地使用一些表情符号能够带来积极效果,促进双方的沟通和增进双方的感情。

语言文体是在一定情境下由一定的人出自一定的目的而形成的语言表达方式,任何一种语言表达形式都不能脱离语言文体特征而存在。电子邮件自然也一样,其语言文体的形成很大程度上是受到网络媒介等语境因素的作用,同时也是由交际的需要和使用所决定的。电子邮件的语言文体风格灵活多变,没有固定的规则,而是随着不同的交际对象、交际场合、交际目的等具体交际语境的变化而变化。

当然,商务电子邮件也同样存在着文体上的差异,有正式和非正式之分。诸多的因素,如邮件书写者本人的语言熟练程度、文化程度、交际对象、双方关系、个性、年龄也都可能影响到文体和正式程度。

特别是年青本族语者更具创新性,他们把电子邮件看作口头交流的媒介,而不是书面工具,而非本族语者相比之下则可能坚持较正式的书面语规则。总之,商务电子邮件比传统的通讯方式具有更口语化、个性化、效益化、随意性、灵活性等语言特征。

参考文献:

[1] guffey m e.商务沟通精要(第5版)[m].北京:中信出版社,2004.

[2] gains j. electronic mail——a new style of communication or just a newmedium: an investigation into the text features of email [j]. english forspecific purposes. 1999, (18): 81-101.

[3] davis b h, j p brewer. electronic discourse: linguistic individuals in virtual space [m]. albany, ny: state university of newyork press, 1997.

[4]染谷泰正. e-mail英文高手[m].北京:中国大百科全书出版社,2000.

[5] kiesler s, j siegel w. timothy. social psychological aspects of computer mediated communication [j]. american psychologist 1984, (39):1126-1134.

[6]张荣建.新媒体、新变化:电脑媒体与语言交际要素变化[j].外国语. 1997,(2):5-8.

电子邮件写作论文篇（4）

函电是专门用途英语(ESPi English for Specific Purpose )的一个分支，对它的研究也必然遵循专门用途英语的理论框架。任何一种课程都是根据某种需要而设立。Hutchinson和Waters(1989:53)认为ESP课程的教学内容应将学习者的需求放在首位。需求分析应是大纲、课程、材料设计及教和学的起点。Aobinson(1991:3)也提出ESP课程的设置应源于需求分析之上，并且这种分析应“aims to specify as closely aspossible what exactly it is that students have to do througlmhemedium of English" (以尽可能明确学生通过英语这一媒介要做什么为目的)。

一、函电社会需求调查及结果

基于Hutchin}。和Waters ( 1989 )的理论，我们针对外贸业务人员做了函电课程的社会需求问卷调查(共有42份有效问卷)，总结如下:

(一)对函电课程的态度

调查者在在校期间都能意识到这门课的重要性，其中有3$.1%的人认为这门课非常重要，33. 3%的人认为这门课很重要，28. 6%的人认为这门课一般重要。并且有近一半的人( 47.6%)的人在校期间都能非常认真的学习。

(二)函电在实际工作中的应用程度

在回答“在学校学习的函电知识在工作中能应用得到吗?”这一问题，28. 6%的调查者回答经常应用到，66. 7%为偶尔能应用得到，4. 5%为很少能应用得到;在回答“在学校学习的函电知识与实际应用的知识是否一致?”这一问题，14. 3%的调查者回答相差很多，71.4%为相差很少，14.3%为几乎一样;在回答“您在学校学习的函电知识能否满足您现在工作的需要?”这一问题，28. 6%的调查者回答完全能满足需要，38.i%为基本能满足需要，14. 3%为勉强能满足需要，19%为不能满足需要。

(三)对函电课程教学方法的看法

在回答“您学习这一课程时，教师教授时采用以下哪种教学方法?”这一问题，76. 2%的调查者回答教师教授为主，学生写作练习为辅，14.3%为教师教授为辅，学生写作练习为主，9. 5%为学生自主学习及练习为主，教师只是给予一些指导，0%为在教师设定的不同案例下，学生小组讨论学习并完成为主，教师只是给予一些指导;在回答“您希望教师在教学中采取什么样的教学方法?”这一问题，0%的调查者回答教师教授为主，学生写作练习为辅，19%为教师教授为辅，学生写作练习为主，28. 6%为学生自主学习及练习为主，教师只是给予一些指导，52. 4%为在教师设定的不同案例下，学生小组讨论学习并完成为主，教师只是给予一些指导;在回答“您觉得函电课用以下哪种语言形式授课比较好?”这一问题，4. 8%的调查者回答双语教学(一般用中文，偶尔用英文)，95. 2%为双语教学(一般用英文，除部分用英语不易理解的地方用中文解释)，无人选择全中文或全英文授课。

(四)对函电课程教学内容的看法

在回答“您觉得学习这门课程中英语语言和业务知识两者的比例应该是多少?”时，23. 8%的调查者认为比例应为50% ;50% ，52. 4%的调查者认为比例应为60%;40%，14.3%的调查者认为比例应为70% ; 30% ，4. 8%的调查者认为比例应为80% ，20%;在回答“函电作为英文写作课，您认为在提高写作能力的同时，是否还应辅以听、说、读等方面技能的训练?”这一问题，42. 9%的调查者认为没有必要，57.1 %的调查者认为有必要;在回答“您认为函电课上老师讲课的重点内容应该是什么?(多选)”这一问题，选择贸易信函常用词汇及其用法的调查者占85.7%，选择有关国际贸易的文化以及经济背景知识的调查者占42.9%，选择信函中出现的语法的调查者占71.4%，选择信函中句子的结构的调查者占52.4%，选择业务操作及专业知识的调查者占57.1 %，选择具体案例操作的调查者占57.1 % o

二、函电实证调查及结果

我们广泛收集外贸业务员业务邮件，并将收集到的电子邮件分为两大类，一类为辽宁省内外贸从业人员书写的电子邮件(247封)，另一类为以英语为母语国家的外贸业务员书写的电子邮件(154封)。并对以英语为母语国家的外贸业务员及辽宁外贸业务员书写的电子邮件分别进行了分析，初步总结出了外贸业务员用电子邮件进行沟通的特点。

(一)电子邮件的格式

电子邮件，无论使用何种软件，主要由收件人地址(To)，发件人地址(From )，日期( Date )和事由(Subject)组成。计算机会自动产生前三条信息，而事由则与所发邮件内容有关。从收集到的电子邮件中可看出，国外公司的邮件10(1%都有称呼和结尾敬语。而辽宁外贸从业人员的邮件中100%都含有称呼，结尾敬语的使用率也占到了91.5%0

(二)电子邮件的结构

传统的信件结构比较复杂，一般包括13个部分，其中有7个基础部分(信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语、签名)、两个常用部分(事由及附件)及3个偶尔使用的部分(参考号、经办人及附言)。而电子邮件的结构相对则比较简单，它一般包括4个部分，即称呼、正文、结尾敬语及签名。

1、称呼。称呼的表达方式有很多，一般根据买卖双方的关系来使用不同的称呼。刚认识的业务伙伴通常都很客气，使用的称呼也比较正式，常用“Dear Mr. /Miss. /Mrs.+姓，”或“Dear Sir or Madam，"，如“Dear Mr. Li，"。对于有很长时间业务往来的客户，他们通常使用有些非正式的称呼，常用“Dear+名，”或“Hi/Hello+名，”，如“Dear iVick "，"Hello Mandy，"，“Hi Justin，’。如果双方的私人关系也不错也可直呼对方的名字，如“Sophie，"， "Susan，"o

从收集到的数据来看，国外外贸业务人员最常用的称呼方式为“名，”( 40%).“Dear+名，”( 30%)或“Hi/HeIIo+名，"(20%);辽宁外贸业务人员最常用的称呼方式为“HilHello+名，”( 31.5%)，“Dear+名，”(30. 5%)，“DearSir，”(11.4%)或“名，”(10.5%).“Dear bir. /Miss/Mis.+姓，”(10.5%)。

2、正文。这一部分起沟通作用，用以提供信息或回复。传统的信件正文分为三部分:开头句、信件主体内容及结尾句。通过对收集的电子邮件进行分析，我们认为电子邮件正文的内容与传统信件大概一致，可以分为开头句、信件主体内容及结尾句三部分，但常省略开头句和结尾句。

从收集到的数据来看，国外外贸业务人员使用开头句的为20%，不使用开头句的人约为80% ;辽宁外贸业务人员使用开头句的为25.7%，不使用开头句的人约为74.3 %。国外外贸业务人员使用结尾句的为40%，不使用结尾句的人约为60%;辽宁外贸业务人员使用结尾句的为45.9%，不使用结尾句的人约为44. I %。

3、结尾敬语。电子邮件中结尾敬语也趋向于非正式。书信体正式的结尾敬语为Yours faithfully; truly/ sincerely，但在电子邮件中，由于业务繁忙及文体的非正式性，结尾敬语都比较简单并不是很正式，如“Thanks" "Best regards"o

从收集到的数据来看，国外外贸业务人员使用结尾敬语的比例约为100%，其中使用“regards”及其变形的结尾敬语的人约为80%，使用“Thanks”的人约为10%，使用较为正式的“sincerely”的人约为10%;辽宁外贸业务人员使用结尾敬语的比例约为91.5%，其中使用“ regards”及其变形的结尾敬语的人约为52.8%，使用“Thanks”的人约为32.1 %，使用较为正式的“faithfully" "truly”的人约为4.7% ，

4、签名。传统的信件签名包括代表公司的名称、手写签名、打印签名、职位四部分(职位经常省略)。而电子邮件的签名包含英文名、职位、部门、公司名、公司电话号、传真号、个人移动电话号‘电子邮件地址这8部分(职位、部门经常会省略)。

(三)电子邮件的语体

电子邮件以非正式语体而著称。在对外贸业务人员电子邮件的研究中我们发现，外贸电子邮件的文字和语气都趋于口语化，犹如双方在进行谈话。但由于电子邮件交际是书面的，因此比电话交谈更详细。

例1.A:Did you do testing on all the colors or just Sage.

B:I。晰test mist color

例2. A; Please inform me your DHL account No. I willsend you the sample.

B:I do not have a permanent account with DHL or any ath- er courser seance.

例3. A:What is the price for XXX? Thank you.

B: About$23.

(四)电子邮件的句法特征

1，句子用法趋向非正式。从收集到的电子邮件中，我们可以看到，传统的各种固定的套语大多都已淘汰。一些是直接淘汰，而另一些则是用更简单的、非正式的句子加以替代。

例1. We acknowledge receipt of your letter dated---

I got your sample this morning.

例2. Enclosed please find. .

Attached is/are…

例3. We shall be highly appreciated if.二

Please·…

2、语言的非计划性。前面已经提到外贸电子邮件的文字和语气都趋于口语化，犹如双方在进行口语谈话。由于书写者在写这些邮件时比较急且电子邮件本身的非正式性，使得书写者在书写时较放松，文字和语气都趋于口语化。由于口语本身就具有非计划性，进而形成贸易电子邮件语言的非计划性。电子邮件语言的非计划性主要体现在句子的断句上。

例1. When I saw you surprised for acrylic acid‘price， Ifound I made a mistake.

例2. I gived USD $ 17XX is not acrylic acid’s pricx，， it isethy acrylate’s price. I am sorry for that very.

例3. Adding all those cost to your price， we end up thatyour price is approx. 15X LJSD/mt Loo high.

国内外贸业务员想到哪写到哪，经常是不断句子，将众多的句子连在一起，一句话就是一段。如:

For the products under the P/0:

DKOOOOOOXXXX&DKOOOOOOXXXX， I would tike to order theUPCcYr carton sticker， but you know this is the initial orderforus ， I do not know if the order form is right ， so could you pleaseconfirm it for me， the attachment is the XXXXX XXX

整个一句话几乎就成了一封电子邮件，如果将句子合理的断句，将会显得更加简单明了。

例1 .I would like to order the UPCt}r carton sticker for theproducts under the P/O: DK OOOOOOXXXX&DK00()DOOXXXX.

例2: You know this is the initial order for us， so I do notknow if the order form is riglrt.

例3. Could you please confirm it for me?

例4. Tl-}e attachment is the XXXXX XXXXX HOME UPC&CARTON STICKER ORDER FOR14I.

3、大量使用短句。传统英文函电惯用结构复杂的长句，如复合句、并列句及被动句，且名词化的句子居多。这样可 以使得英文句子表达精炼、结构紧凑，可以增加信件的正式程度。而现在广泛使用的电子邮件，由于其非正式性及口语化的特点，则更为广泛的采用短句，而不是复杂且逻辑性极强的复杂句。

例如:

Hi XX，

Yes， they will only send you XXX. The喊file is。吻forour reference.for the whole program. Sorry for confusion.

Thanks，

XXX

(五)电子邮件词汇特征

外贸电子邮件与信函在词汇上使用有很多共同之处，如用词简洁、使用普通词汇的商务内涵、大量使用缩略语等。但它们也有不同之处，最主要体现在英文大小写的使用上。电子邮件的大小写使用特点主要有两个:

I、句子开头经常使用小写字母或全部使用小写。这样做，比较便捷，可以节省时间。

例I . sorry ， i made mistake ! I . 90 usd!

例2. as i heard from XXX.二

2、为了表示强调，整个句子都用大写字母或整封邮件都用大写。如:

TM:PLEASE DU NOT LOOK AT ANY STANDARDS UN-DER DAYLIGHT一CWF IS WHAT WE HAVE REQUIRED ASOUR LIGHTING STANDARD. I ALSO LOOKED AT THESEDAY AND I AM SUPPORT OF ALAINAS COMMENTS. HOW-EVER WE ARE GOING TO APPROVE OP’ITON B UNDERCWF一PLEASE SEND THREAD COLORS ASAP.

三、启示

(一)明确学习目的

大多数的在校学生都能意识到函电课程在他们今后工作中的重要性，但仍有很大一部分学生是由于考试的压力勉强学习。因此，教师通过引人实际的案例或邀请毕业学生现身说法等方法，让学生充分意识到课程的重要性，激发学生学习的积极性，以提高学生学习的效率。

(二)不断更新教学内容

函电课程是实践性比较强的课程。国际贸易的方式及操作在不断的变化，贸易沟通方式及语言也不断地产生变化。以电子邮件作为沟通方式的函电无论从内容上还是结构上，都与传统的以信件作为沟通方式的函电有着很大的区别。从结构上看，以电子邮件作为沟通方式的函电通常省略函电正文三大部分的两部分(开头句及结尾句)，只有其中的第二部分主体段。从内容上看，实际业务中的函电多以信息沟通、解决问题为主，与传统的询盘、报盘、还盘、订购、付款、运输、保险及索赔的流程不是很一致，传统的流程多用于首次进行业务沟通，而在与老客户的沟通中却很少使用。最后，从语体上看，电子邮件的文字和语气都趋于口语化，更像是买卖双方在面对面谈话，而传统的以信件作为沟通方式的函电，都是正规的书面语。这些都导致学生所学内容与实际业务操作相脱节。现有的教学内容不能满足学生的需求。Dudleg一Evans和St·John(1998:I85)指出"ESP is a roateri-a>$一led movement" ， ESP从业者的一部分角色即是“to writeteaching materials to meet the speck needs of learners·”因此，广大教师应不断将新的知识融人到教学及教材中，使教学与实际操作得到完美的融合。

(三)灵活多样的教学方法

函电课程不能再采用传统的以教师为中心的教学模式。在函电教学中应采用建构主义理论的教学模式，教师为学生设置一些真实的情境，让学生学习如何运用自身的知识解决实际问题。如建立业务一章，教材上只涉及与新客户建立业务关系这一种信件。在现实交易中，往往在收到第一封建立业务关系的邮件之后，客户通常都不会理睬。教师则应设定情境让学生在2个月和4个月后分别再发两个后续邮件，在不骚扰客户的情况下引起对方的注意。此外，还应教授学生如何维持业务关系。为学生设定情境，假设老客户长时间没订购或圣诞节、新年即将来临等等。同时，教师还应合理地将学生分组，通过分组活动激发学生的积极性。如在讲授建立业务关系一章时，可将学生分为若干组。每组8人，6个卖方和2个买方。教师为这8个公司准备好中文的公司简介，让6个卖方分别给2个买方写邮件建立业务关系，由2个买方从中各自选出一个想做贸易的公司并回复。各小组写完后组织讨论，2个买方给出选择的原因，最后由各小组总结如何写建立业务关系这类邮件。这样具有竞争的小组活动.能充分地调动学生的积极性、激发学生的潜能，从而有效地提高教学效果。

电子邮件写作论文篇（5）

随着因特网在世界范围内的广泛利用，电子邮件成为了人们进行交流的重要手段之一，它使得人们之间的联系更为便捷，与此同时，它也可以成为开放远程英语教学中一个很好的辅助教学手段。利用电子邮件辅助英语教学，已成为一种新兴的教学方式，备受英语教育界的青睐。电子邮件通过灵活快捷的网络通信方式，为教师和学生提供了一个在真实语言环境中进行交流讨论的机会，对教与学两方面都具有重要意义。

一、E-mail应用于英语教学的优势和理论依据

胡壮麟认为，电子邮件是种先进的信息传输手段进行交际的，可以提供给英语学习者一种真实的语言环境

进行交际和讨论，会极大地提高学习者的实际运用英语的兴趣和能力。顾佩娅指出E-mail具有以下几个特点：（1）E-mail是一种集文本的助思考功能和机辅通讯的交际功能为一体的计算机辅助交际工具。电子邮件在口语和文字这两种长期以来被认为对立起来的表达方式之间架起了一座桥梁( Chun,1994: 30)。（2）E-mail在机辅条件不仅给人们提供相互联络上的便利，而且给社会各团体间的交流会带来更多的机会。（3）E-mail可以跨时空地进行相互交流，并且为远距离学习者，特别是为远程开放教育的学生和教师的交流提供了一个平台，使师生可以摆脱距离的束缚，真正地感受到高科技带来的跨越时空的快捷和便利。（4）因特网和超媒体技术的发展为E-mail的信息传播可以提供声音、图形、和图像等多种媒体形式，使其内容更接近真实的生活，再由于电子邮件独特的非线性联系的管理特点使信息的查询和索取会变得更加简便而且神速(顾佩娅，1997: 1)。美国机辅语言教学专家Mark Warschauer根据从事机辅英语教学的经验，在他著作的E-mail For English Teaching( 1995)一书中阐述了E-mail运用于计算机辅助教学中的主要理由：（1）现代教育手段的应用，有利于培养远程教育学生的自主学习能力。学习使用E-mail的过程会涉及到其它知识的学习，涵盖计算机的操作、信息的探索和获取，而且涉及到正确恰当运用特殊的电子通讯语言文体等。（2）E-mail非常便捷地为学生提供一个用英语进行自然交流的极好的语言环境的机会。在很短时间之内，学生可与远距离的指导教师，包括世界各个角落的讲英语的本族人或其它英语学习者进行个人对个人、个人对群体、群体对群体等各种形式的联络。（3）E-mail将会为英语教师提供更丰富的教学经历，方便国内外的语言教师间的经验成果交流，信息资料共亨以及各种教学科研合作，使开放远程英语教学更加生动有趣，富有成效。从顾佩娅所指出的E-mail的通讯本质和Warschauer总结出的几点应用理由，不难看出，E-mail的最大优势在于它所提供的非一般课堂教学所能创造的开放互合作环境。在机辅语言学习环境中，E-mail式的书面交际明显比一般课堂口头交际提供了更多注意语言输入和计划输出的机会( Long，1991)。

二、E-mail应用于开放远程英语的教学实践

1.电子邮件的快捷、互动性在开放远程英语教学中可以进行写作训练，提高学生的英语写作能力

传统的写作教学有一定的局限性，学生习惯性地按照老师的提出的要求刻板地安排篇章，语言往往显得单调、呆板。网络可以将学生从传统写作的环境中解放出来，以E-mail作为交流媒介，学生可以把那种传统的被动写作操练变成一种探索和激励式的语言应用实践方式。教师可以利用E-mail来监控个别或群体学生的写作过程，会使学生作文批改更加科学、迅捷、合理。同时，利用E-mail教学将把学生习作中存在的缺点和优点发送给学生，会大大提高教学效率。此外，通过E-mail给学生写作任务与要求更会节省课堂教学的时间。如果拥有一个班级通讯录，教师就会很容易地把电子邮件发送给通讯录里的每位学员，而且快捷、准确。学生也可以把草稿或大纲发送给指导教师和班级其他同学，大家就可以在网络上进行自由交流、互相启发，各自提出自己的想法和意见，集思广益，可拓展思路，激发灵感。

学生初步完成自己的写作稿件后，利用电子邮件发送给学生小组，互相审阅，进行修改和补充。这种利用电子邮件的教学方式会增强学生学习的积极性和主动性，从而提高学习效率。教师通过检查邮件来抽查合作小组的学习进展情况，进行必要的督促、辅导，可以提醒学生修改英语作文的思路和方法。如检查学生的文章是否切题；要点是否突出；内容是否连贯，布局是否合理，条理是否清晰；检查有没有语法错误；有没有拼写及标点符号错误等。 教师把完成的文章可以收集起来，进行分析比较，总结写作的得失。教师可以及时根据本人掌握、收集学生作文中的一些普遍性的问题和典型错误在课堂上进行讲评，使学生从中得到启发或警示，经过反复训练，使学生的写作水平和写作技巧逐步提高。

2.在开放远程英语教学中，用电子邮件辅助课堂教学，加强与学生交流

首先，使用电子邮件可以作为一种布置和检查作业的重要督导措施。老师通过电子邮件把布置的作业或发放的通知以群发形式发给全班每位学生，可以节省宝贵的课堂时间，同时也有助于老师在课后的作一些补充说明。其次，学生通过电子邮件发送作业后，适当的电子邮件可以帮助老师进一步更好地分类管理学生作业，这就像是教师的小型数据库，老师可以按以科目、班级进行分类，按名字、日期等排序、检索，对将来作业的批改，学生学习进展的分析都更为有效。学生也可以按老师的方法管理自己的作业。第三，老师不仅用电子邮件与学生进行适当的联系，同时，学生们之间也可以通过电子邮件开讨论问题，交流信息。如果他们有问题，发邮件向全班同学咨询，这将会加强同学之间互相学习，互相促进。对老师来讲，与学生进行电子邮件的互相联系，更容易进行批阅作业，自己的反馈意见也通过邮件发送给学生。学生可以很短时间之内看到教师的批阅来改进自己的写作缺陷。世界上最着名远程教育的模范――英国开放大学教师对学生的作业布置与批改很多利用邮件进行，学生的作业老师随时通过英特网展现给来访者，教师与学生的交流就是通过电子邮件来进行的。

3.在开放远程英语教学中，用电子邮件进行课堂外的交流，提高学生英语阅读，辅助跨文化交际教学

在远程开放的英语教学中，E-mail的交流不仅仅局限于课堂，课外的邮件交流更有助于学生在真实的环境中学习英语、提高英语水平。电子邮件是实现课外交流的一个非常好的工具。首先，可以订阅一些英文免费电子刊物，由于互联网上的英文刊物枚不胜举，比较可行的办法是教师先选择适当的刊物订阅，然后转发给学生。就像选择《21世纪英文报》等一些通俗易懂的英文材料，这样做，既能提高学生的阅读能力，也能提高学生的写作水平。其次，利用新闻讨论组进行交流，新闻讨论组一般是网上的论坛，注册很容易、便捷，学生可以通过电子邮件来收阅网上的论坛帖子，阅读完后再发表自己的意见，与讨论组成员讨论共同感兴趣的话题。教师应该鼓励学生用英语参与讨论他们感兴趣的话题，积极参与这种真实的使用语言的机会。另一项利用电子邮件的活动是参加国际笔友活动，辅助跨文化交际教学。利用E-mail进行国际笔友活动，与外国学生利用E-mail交流时，学生不仅学到有关英语国家的许多的文化、社会、历史知识，同时也会把自己国家的文化介绍给外国朋友，进行双向交流，非常有利于学生提高英语跨文化交际能力。通过利用E-mail的交流学习，学生逐渐懂得许多不同文化背景或不同的风俗习惯，使他们能逐步学会如何处理不同文化背景的人群在交往时所产生的文化冲突，这是传统的课堂教学无法解决的问题。

三、结语

将电子邮件有效应用于开放远程英语教学中，学生的学习积极性和主动性会调动起来，能有效提高教学质量。电了邮件应用于开放远程英语教学，可以为学生创设真实的语言环境，进行写作教学、跨文化交际教学，实现合作式小组学习。为开放远程教学中所倡导的以学生为主体的先进教学理念展示了一个新的平台，是一种效果突出的计算机辅助语言教学的手段之一。因特网的发展和普及，为优化英语教学环境，提高英语教学质量提供了广阔的发展空间，同时也为广大开放远程教育的教师带来了机遇和挑战。

因此，不断发掘网络辅助教学的潜力，发挥电子邮件辅助开放远程英语教学的功能，并辅助其他方式的语言技能的培养相配合使用，起到较大的推动作用。

参考文献：

[1]Chun，D. Using Computer Networking to Facilitate the Acquisition of Interactive Competence.System，1994，22(1)：17-31.

电子邮件写作论文篇（6）

一、引言

E-mail现在是一个广为人知的名词,作为一种新的通讯手段,随着信息技术的迅速发展,在世界各地广为使用。只需利用联网的计算机,轻击鼠标,便可将预先撰写好的邮件通过英特网或其它地区性网络的传输电缆,在短短的几分钟的时间里将信息送往世界任何一个国家的收信人的计算机里。国内外的研究表明,学生通过E-mail形式利用计算机进行写作与阅读训练,可以大大提高书面交际能力和解决问题的能力。学生通过E-mail交换信件或资料文件,增强同其他同学、同龄人和教师的交流合作。电子化网络可以帮助学习者更为快捷地从事学习研究工作,分析资料,开拓和提出新的想法。通过上网,为广大的计算机使用者提供了一整套具启发性和吸引力、行之有效的工具,使他们能够不仅作简单的信息处理,更能够重构目标、构思、发表或表达自己的看法。与传统的一支笔、一张纸的写作方式相比,利用计算机写作可以随心所欲地对文字进行修改、编辑。在写作过程中,可以增进学生对问题的深入探讨,发现新的思想,得到成功的喜悦,从而增进学生的社会意识和成功的自信。本文将从理论与实践两方面介绍E-mail英语写作在英语教学中的作用及其具体的操作,以期对英语写作教学产生积极的影响。

二、E-mail英语写作的理论背景

1.过程式教学模式。

过程写作教学模式建立在始于20世纪70年代的过程教学法基础之上,它以交际理论为基础,把写作的过程看成是一种群体间的交际活动,而不是写作者的个人行为。过程教学模式认为,写作教学的重点是培养学生在写作过程中的认知能力和策略运用;它不仅重视结果,更重视过程,强调以学生为中心,强调学生的合作交流,倡导通过小组活动让学生交换意见,相互修改文稿;它还强调师生的互动,倡导师生之间的意见交流。

2.合作学习理论。

合作学习这一思想来源于杜威的集体活动和集体项目观点,以及他在“民主和教育”中提出的理论,即学生应当在一起学习,以学习公民和社会的责任。

合作学习具有四个基本要素:学生有机会共同学习、相互帮助和修正缺失;使学生勇于负责,扩大知识面和了解合作的重要性;建立并维护小组成员间的相互责任,以进行有效的沟通;能够培养学生的集体观念,进而培养竞争意识。在具体的教学实践中,学生在教师指导下,在由2-5人组成的小组里一起从事学习活动,共同完成学习任务。

3.内隐学习理论。

内隐学习是由内隐记忆衍生出的一个概念,是指无意过程中对事物关系属性的掌握,也叫无意学习。在E-mail辅助外语教学中,学生根据自己的兴趣选择交流对象,选择讨论题,选择阅读材料。学生在交流、讨论和阅读的过程中并没有刻意去分析和记忆词法、语法和用法,照样能够掌握这方面的知识,靠的是内隐学习和内隐记忆。

三、E-mail英语写作的优势

1.突破课堂局限,拓宽写作教学的时空。

电子邮件可以使学生运用英语与他人进行交流时,不再受到特定时间和具体教室的局限。学生可以选择自己喜欢的场所进入因特网络写发电子邮件。写作空间的拓展,增加了学生在交际中用英语进行写作的时间。

2.有利于师生、生生的交流和互动。

电子邮件促进教师和学生间写作交流的真实互动。在英语写作课中使用电子邮件,教师可以和参与同一方案的某个学生或一组学生更加方便地进行互动。因此,在完成英语写作教学任务的过程中,教师和学生间互动和反馈的时空得到了拓展,使英语写作教学不再受制于教室这一有限的空间。在英语写作课中使用电子邮件,教师可以对每个学生或学生组从集体讨论阶段到形成草稿的整个写作过程进行电子监控。教师只需点击鼠标,现代化的电子邮件软件就可以按照学生姓名、日期、方案名称等不同分类方法对信息进行编组归类,并对学生的作业进行电子管理,教师可以真实地观察到学生的写作过程。

3.利用电子邮件开展英语写作教学还可以节省课堂时间。

教师可以通过发送邮件向学生公告和布置作业。

4.减轻写作压力,增强写作信心。

利用邮件这一电子媒介,那些平时害羞的学生能够毫无畏惧、公开地表达自己的观点看法,增强了学生的自信心,从而达到最终提高学生的英语写作水平的目的。

5.熟悉计算机网络技术。

四、E-mail英语写作的实践方法

1.师生间的对话 (Dialogue)。

学生通过电子信件可向教师提出问题、汇报学习进度、提交作业等;教师可通过电子邮件对学生的问题进行回答、布置作业或者对学生的作业进行反馈。这可以加大教师与学生间交流的频率和机会。

2.段落写作 (Paragraph writing)。

教师把一两个有错误的段落通过电子邮件发送给学生, 要求学生在规定的时间内完成修改任务,并将修改后的段落发回教师的邮箱,由教师进行批改和回复。这一活动可以帮助学生练习、发现和校订段落中的语法、拼写、结构一致性错误。

3.故事接龙 (Chain stories)。

教师通过电子邮件将一故事开头发送给学生,故事传遍了全班,并且每一位学生都为故事增添了内容。这一活动在激发学生对论点进行集体讨论、开拓写作思路的同时,还可以增强学生对语法和句法结构的掌握和运用能力。

从宏观方面看,E-mail英语写作的实践方式可以体现在以下几个方面:

(1)国际键友(International key pals)。这种互动能满足学生渴望真实交际活动的愿望,同时,提供一种真实开放型的英语写作环境,还可以培养学生的跨文化意识和全球意识。

(2)群体电子邮件交流(Group E-mail exchanges)。学生可以创制自己的邮件目录或由教师建立起一个班级邮件列表,进行群体交流。这可以激发学生的写作兴趣,同时为学生提供用目的语与他人进行交流的实践机会。

(3)在线写作实验室(Online writing lab)。 起源于国外各大学校园的写作中心,除了写作中心介绍、相关链接、写作资料外,还有在线测验、档案、范文、常见问题和写作辅导等,写作辅导通过实时聊天、BBS和电子邮件实现,其中电子邮件是一个最常用的手段。学习者可以通过邮件提问和发送习作,教师亦通过邮件回答问题、提出意见,给出相关评论乃至修订等。

五、教师在E-mail英语写作中的角色

1.教师作为导航者。

面对浩如烟海的信息资料,学生往往容易迷失方向,由此,英语教师作为一个导航者的作用显得非常重要。

2.教师作为组织者。

利用互联网进行写作学习并不意味着对学生放任自流,在某种程度上,它对教师的组织作用提出了新的挑战。教师的主要作用不再是直接提供语言信息,而在于如何充分利用网络技术,组织语言信息、创设语言情景,激发学生的交际需求和学习兴趣,从而激发其积极地学习、探索。

3.教师作为参与者。

利用电子邮件学习英文写作更好地体现了平等的教育理念,教师是作为活动过程的一分子积极参与其中的,教师可通过多方式多渠道参与学习者的各种活动。

六、结语

电子邮件写作是英语教学领域内一种创新。我们应该充分运用计算机与网络知识辅助英语写作教学,发展师生互动、学生互动与人机互动的英语写作课堂教学模式,使英语写作课堂真正成为学生学习知识与培养能力的场所。

参考文献:

[1]陶菊倩.E-mail写作:一次跨文化交际的探索[J].无锡教育学院学报,2005.(3).

[2]胡开杰,吴安萍.E-MAILING在英语写作教学中的作用与尝试[J].南京理工大学学报(社会科学版),2001,(5).

电子邮件写作论文篇（7）

 

1．国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析

传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比，商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址，而发信日期则由系统自动生成，不需另外添加。主题栏的作用得到强化，其位置不再位于称呼的下面，而是被提到了收件人的电子邮箱下面，显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼, 如：“Dear

Ms. Johnson”, “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户，则可以省去“Dear”, 直呼对方的名字, 如：“Hello,Victor”, “Hi, Jenny”。若不能确定具体的收件人,仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分，传统的结尾敬语如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，现在人们多用bye, best regards，cheers等来作结束语，反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能，把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。

2.国际商务电子邮件的写作原则

为了使贸易双方达到预期的沟通目的，增强邮件的有效性，电子邮件的写作和信函的写作一样，要遵循七个C原则，即简洁（Conciseness）、清晰（Clearness）、礼貌（Courtesy）、完整（Completeness）、具体（Concreteness）、正确（Correctness）和体谅（Consideration）。

2.1简洁（Conciseness）

简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此，在书写电子邮件时，应长话短说，尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句，避免使用难词和陈词滥调，不用长句或从句。

2.2清晰（Clearness）

清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义，必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子，注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”这个词就要避免使用，因为它既有“两个月一次”的含义，又表示“一个月两次”。

2.3礼貌（Courtesy）

礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气，委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象，使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。

2.4完整（Completeness）

完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时，还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时，要详细说明接受条件并引述受盘的依据，如报价单，产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。

2.5具体（Concreteness）

每一封邮件都应有一个具体、明确的主题，尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间，以使收件人阅件后采取具体的行动，解决具体的问题。例如对某一商品报盘时，必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。

例如：

Hi,Johnson:

Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:

Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket

Size:66 x 78inches

Weight:6 lbs

Color:Red and Brown

Quantity:5000 pcs

Price:US $ 30 each piece CIF Montreal

Shipment:During August to September

Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C

Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.

Bestregards,

Linda

Director

2.6正确（Correctness）

由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系，因此，其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言，不仅电邮的内容要叙述准确，其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误，以免引起误会，造成纠纷。校对很关键，尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。

2.7体谅（Consideration）

起草邮件时，一定要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，给收件人留下好感和深刻的印象，从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度，从“对方角度”来进行表达。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极；“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。

3.商务电子邮件的写作注意事项

3.1设置电子邮箱时，最好包含发件人的具体姓名，方便收件人辨认信件的来源，把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。

3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩, 简明的标题可起到内容索引的作用, 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件，便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息，可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此, 为了确保收件人能及时阅读邮件, 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨，以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示，这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”, “Your Order No. 933”, “Complaints about PoorPacking” 等。

3.3邮件内容的主流书写格式是平头式（或叫齐头式）。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始, 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件，采用这种格式写作，便于提高打字速度和办公效率。

3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分, 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚，得体自然，尽量多用英语主动语态，少用被动语态。另外，可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如，S/C（销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O（原产地证）、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中，应避免使用表情符号。

3.5附件的应用。由于篇幅的原因，难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。

3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁，每天可能会处理数十封乃至上百封邮件，不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时，发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上，方便对方回忆相关邮件的内容，从而节省时间，提高效率。

4.结语

商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平，让学生写出高质量的商务电子邮件，在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件，有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系，对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。

参考文献

[1]廖瑛,莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京：机械工业出版社，2005：21-53.

[2]李波, 温建平.国际商务电子邮件的写作[J].国际商务研究, 2000,(3):59-61.

电子邮件写作论文篇（8）

【关键词】

电子商务;英语邮件;写作技巧

凭借自身的便捷性与方便性，商务英语电子邮件在现代的商务活动中扮演着越来越重要的角色。来往于商务交流中的英语电子邮件，不仅仅是公司整体形象的代表，它更将影响到客户对公司实力和水平的第一印象和评估。所以，在商务来往交流中，电子商务英语邮件占据着十分重要的地位。本文将从电子商务英语电子邮件的整体格式、内容以及发送前最后的核查三大板块入手，对商务英语常用写作技巧进行详尽介绍。

一、电子邮件格式

（一）邮箱地址

在商务来往过程中，务必用专业化的正式邮箱地址，应尽量避免用过于随易的电子邮箱地址与客户进行商务交流，如“coolboy、prettgirl、poisonflower”等，这些生活化的名称不仅会造成邮件收发上的误会，更容易让客户质疑工作的专业态度。

（二）统一格式

为了向客户展示公司的整体形象和专业水平，可以在邮件中运用带有公司的名称或者logo水印的邮件背景，这样专业化的商务邮件还可以让客户感受到对他的尊重，便于给客户留下良好的印象。

二、邮件结构

（一）邮件主题

作为整封电子邮件的内容概要，邮件标题直接决定了读者是否会第一时间注意到你的邮件并阅读该邮件。同时，简洁明了的电子邮件主体不仅仅可以起到吸引收件人关注的目的，还可以让收件人在大量的邮件中迅速查找出该邮件，所以，邮件标题的书写是否得当将对收件人处理该信件的效率带来直观影响。在标题书写过程中，应该做到用最少的字去最为精确的概括邮件主要内容，为了达到这个目的，最好的办法便是在标题中运用诸如“Your date in Beijing”、“A Meeting on company”、“From Mr.Brown”、“Friday Strategy Meeting”等动名词或者名词短语，让收件人能够大概知道邮件的交流内容及重要性。

（二）邮件正文

1.结构分布

电子商务中英语电子邮件一般是由两到四个的简短段落构成的，为了达到最有效的交流，将这封电子邮件的主要目的放在开篇第一段去说明是最好的选择，让收件人了解了邮件的来意后，接着在第二段中进一步阐述需要交代的事宜或者把对方希望你解决的问题进行罗列作答。最后，在落款之前，交代清楚你希望收件人看到这封邮件之后做什么，如果没有交代清楚，往往会使得收件人没能理并耽误及时的交流，所以在邮件最后务必简单明了地告诉对方，但语气一定不要显得强求或者过度催促。

2.沟通语气

网络虽然给人们带来了更为便捷快速的交流方式，但也因为交流过程中的不规范，使得许多人在使用网络进行沟通的过程中养成了“随易松散”的陋习。尽管在商务电子邮件交流过程中，人们也开始逐渐接受更为口语化的方式，但由于收件人并非是日常生活中可以自由交流的朋友与亲人，而是关系到商务业绩的合作伙伴，因此，在电子邮件书写过程中，应该把握好正式与非正式之间的平衡点，即不要因为过于正式而显得死板，也不要因为过于随易而让人觉得不专业。在书写邮件之前，应该根据以往与对方的交流经验，推断收件人对邮件风格的接受度，从而采用不会冒犯到对方的语气，有针对性地写出一封简洁邮件。

3.内容准确

无论别人如何使用非正式的电子邮件，这也不能成为可以在邮件书写过程中犯错误的借口。电子商务中，英语电子邮件的信息错误不仅仅会让客户觉得对方没有认真对待这封邮件，更会给客户造成对其不尊重的错觉，严重的甚至会带来重大的商业损失。所以在书写过程中应该注意标点符号、单词拼写以及邮件内容所包含的商务事实、数字以及信息的准确，务必对相关的信息进行反复检查。写完之后再次通读邮件，以保证所有的标点以及商务内容信息的错误都得到了正确的修订，同时对邮件进行进一步简洁化，去掉不必要的言辞以及冗余信息。这样一来，收件人尤其是那些专业商务人士在发现邮件没有任何错误之后，一定会对细致专业的工作态度刮目想看，并且会以更快的速度回复你。

（三）邮件附件

如果电子邮件中带有相关商业信息附件，为了避免因为软件版本或者格式的问题导致收件人无法正常查看附件的状况发生，应该用较低版本的EXCEL或者WORD等OFFICE软件将信息整合成一个完整的文件报表或者用将报价单、订单、发票用扫描仪进行清晰的扫描后，以附件的形式发送到对方邮箱中，同时为了便于对方确认，需要在邮件中交代清楚附件的名称、内容以及份数，如果附件数量较多，最好用压缩文件的形式一次性发送给对方，这样不仅便于对方快速的接收，更可以避免某些附件在下载过程中被遗漏。

三、总结

综上所述，得到不断拓展的全球国际商务活动使得电子商务英语电子邮件的重要性更为突出，然而，网络的随意性和便捷性会给人带来商务邮件写的不好也没什么关系的错误观念，从而不在意正式电子商务英语电子邮件书应该遵从的格式和规范。但是，在正式的商务业务往来中，规范正式的英语电子邮件在起到对外界展示着发件人的商业专业能力和英语水平之余，更彰显者一个人的工作风格和态度，它不仅仅能够帮助发件人与收件人建立起良好的商业伙伴关系，还可以对商业交易的达成起到促进作用。

参考文献：

电子邮件写作论文篇（9）

商务往来，最常用的沟通方式就是电子邮件。一封书写规范、措辞得体、目的明确的商务电子邮件不仅可以增强沟通的准确性和有效性，而且可以体现写作者的职业素养。使用有意义的主题行，可以让收件人对信件内容一目了然，不看信件内容即可判断邮件的重要性，此可谓为先声夺人，对邮件内容起着说明、指导作用。具体应该注意以下一些问题：

一、邮件主题明确简洁

1.避免标题空白，不填主题被认为是不礼貌的行为。

2.标题宜简短明了，不应过长，能正确表达内容即可。

3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

二、关于称呼与问候

中国素来就是礼仪之邦，尊重对方、恰当的称呼和问候，应该凸显中华民族传统美德，也体现个人的职业素质。一个友好的邮件开头、诚恳的结尾，甚至是必要的客套都能给对方留下好的印象，帮助大家顺利达到所希望的目的。在邮件来往中应注意以下几点：

1.恰当地称呼收件者，把握尺度，不要过分矫情，也不要没有礼貌。（1）邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“×先生”“×小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

2.E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个“Best Regards！”中文的写个“祝您顺利！”等等。俗话说得好：“礼多人不怪。”礼貌一些总是好的。

三、邮件的正文表达

1.E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。

2.注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请”“谢谢”之类的词语要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3.E-mail正文多用序号表明内容，以清晰明确。如果事情复杂，最好列几个段落进行说明，但每个段落都要简短。

4.一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

四、关于附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

7.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件；如果对方与自己的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明地发送英文邮件给对方；如果对方发英文邮件过来，也不宜用中文回复。

五、结尾签名

邮件在结尾都应签名，以方便对方在最短的时间内了解来信者的信息。

1.签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。发信者只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与自己联系。引用一个短语作为签名的一部分是可行的。比如，自己的座右铭或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远，可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

电子邮件写作论文篇（10）

在经济全球化的形势下，商业人士不仅要精通商务，而且要通晓英语。作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。据调查，88%的英特网用户使用电子邮件，而在商务场合中约有90%的员工是利用电子邮件来联系公务。提高商务电子邮件的质量，亦即意味着减少误解，成功沟通。但许多人并不知晓商务英语电子邮件的写作原则、格式及相关技巧，因此，笔者在此就如何写好一封商务英语电子邮件做一个详尽的介绍。一般写作原则在撰写商务电子邮件时应确保邮件信息明了(Clear)、内容完整(Complete)、准确无误(Correct)、简明扼要(Concise)、礼貌周到(Courteous)，简称5C原则。具体内容如下：1、信息明确：邮件要写得清清楚楚、明明白白、毫无晦涩难懂之处，使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到开门见山，直入正题。2、内容完整：邮件的内容应力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是邮件的回函，需回答来信中所提出的所有问题。3、准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority，ASAP等，以免引起不必要的纠纷。4、简明扼要：简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，甚至会看不懂。故撰写商业信件时要避免罗嗦，用尽可能简洁的文字完整、清楚地表达需要表达的意思。5、礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意、考虑周全，不要盛气凌人；避免使用冒犯、伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude，impatience，we deny your claim等；为了做到礼貌得体，应多使用诸如“please”，“your kind inquiry”，“I wouldappreciate it if you would...”等词语和句式。格式范例常见的商务英语电子邮件格式如下：From:写信人电子邮件地址To:收信人电子邮件地址Cc:抄送收信人电子邮件地址Bcc:密送收信人电子邮件地址Subject:主题摘要-URGENT-急件标示方法称呼Beginning:Body:(Reasonsforwriting)(Requestforaction)Ending:礼貌结束语（Complimentary Close）写信人全名（Writer's Full Name）写信人职务及所属部门（Writer's Title and Department）写信人所属公司（Writer's Company）……其他信息(Other information may include company's name，logo，address，phone number，fax number and website)各个构成部分的写作介绍1、邮件的写信人电子邮件地址、收信人电子邮件地址、抄送收信人电子邮件地址、密送收信人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填，若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发c)若知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可用“Dear First name Surname，”作为称呼，如：Dear ImranJawed，Dear Moira Gedding。d)若邮件是一份通函，同时群发给几个人收时，可用“Dear all，”作为邮件称呼。e)若双方关系较亲近，可用“Dear First name，”或“Hi First Name，”作为称呼，后者在美国英语中尤为盛行，如：Dear Jack，Hi Mike等。f)称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号（：），如：Dear Mr.Jones:。4、开头（Beginning）：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作不过如此。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：a)I am writing because/to...b)Iamwritinginconnectionwith...c)On Saturday，3rd March，I boughta BX Mountain bike from your shop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.d)The noise made by the work-men in your apartment is causing meconsiderable discomfort.若是回函或写信前与收信人已经联系过（如：通过电话等），开头应确认已收给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。2、主题摘要（Subject）：邮件的标题应当意思明确、信息具体化。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该意思明确，避免模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“A:訲hisisveryimportant!Read Immediately!?B:訫eeting?C:訯uestions about Meeting?D:訫onthlySales Meetings?”等四个标题中，A项既不是名词短语，也没有体现邮件的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确、一目了然。3、称呼（Salutation）：每封邮件开头称呼语表应礼貌得体，符合商务写作习惯。以下几点可供参考：a)下属写给上司或双方关系较为正式时一般用“Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. surname（姓）”作为称呼，如：“Dear Mr.Jackson，Dear Mrs.Anniston，Dear MissJones”。其中Mrs.用于已婚妇女，Miss用于未婚女子，Ms.作为未知婚否的女子礼节尊称，相当于中文里的“女士”。b)若不知道对方的姓名却知道对方的商务头衔，可用“Dear Title，”作为称呼，如：Dear Credit Manager，DearSales Manager，Dear Human ResourcesManager，这些称呼比“Dear Sir orMadam，”要更清楚、更可取。到对方的邮件或提及这一联系，常见开头句型如下：e)Thank you for your email of 12thMay in which you asked for informationabout holidays in Thailand.f)Further to our meeting lastTuesday，I am sending you the amend-ments to the contract as we agreed.5、正文（Body）：信的正文是信函的主体，是最重要的部分。这一部分的写作好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记“5C”原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参考：a)使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b)段落与段落之间空一行；c)提供段落的小标题；d)使用列举符号罗列具体信息；e)使用项目符号或下划线强调重点内容。Dear Mr.White，Further to our telephone conversa-tion yesterday，we would like to confirmyour additional requests and are pleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.Provide two rooms from March 15thto the 17th.Provide ten tables for each room.Provide a TV and DVD in one room.Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoyour excellent service.If you have anyother questions，please feel free to con-tactus.We are looking forward to meetingyou soon.Sincerely，Bush JacksonOfficerArrowhead Conference Center6、结尾（Ending）：邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分应避免画蛇添足，造成累赘感；同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给读者留下良好的印象。常见句型如下：a)I am looking forward to meetingyou soon.b)Thank you for your cooperation.We wish to take you as our regularcustomer.c)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirm the order by the end of thismonth.d)If you require further copies ofthe contract，please contact me and Iwill arrange for them to be sent to you.7、礼貌结束语（Complimentary Close）：一般信函礼貌结束语有几种，在英国“Yoursfaithfully，”是正规用法，在美国常用“Sincerely yours，”，两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说，正式的邮件可用“Sincerely，”，若双方比较熟悉、亲近时，可用“Regards，”。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，后面要逗号。8、写信人全名（Writer誷FullName）：在礼貌结束语空一行处写信人应该写上名和姓。若读者是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加“姓”。中国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名第一字母都要大写。若是双名，其汉语拼音应作为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：“He Dongling”属于正确的写法，而“Dongling He”、“He DongLing”则不妥。9、写信人职务及所属部门（Writer誷Title and Department）：增加这部分信息主要是为了便于读者了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。10、写信人所属公司和其他信息：这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、电话号码、传真号码、网址等。商务英语电子邮件写作的其他注意事项和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己的习惯格式以外，其最大的特点是它通过英特网这一媒介进行传送，其传送的速度比一般信函要快，正因为这一特点，才受到越来越多人的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据网络的特征注意以下几点：1、了解收信人和抄送收信人的区别。一般来说，写信人不会期望抄送收信人的回复或采取某种行动。2、选择一个职业化的邮箱地址。诸如“SexyGirl、CoolCat、Ladykiller”等过于随意，不利于正式商务沟通。3、不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮件），以免浪费对方的宝贵时间。4、邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；若附件容量较大，还应对其进行压缩，从而减少收件人的下载时间。5、写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而，电子邮件的传送速度惊人，一旦点击“Send”，一切不该说的话都已覆水难收。6、避免过度使用缩略语。诸如“Plz、Immed、IOW、RGDS、FYR、FTF、Thks”等属于网络聊天缩略语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为：“Please、Immediately、Inother words、Regards、For yourreference、Face to face、Thanks”。当然，类似于“Mr.、Mrs.”等缩略语早已成为正式的表达，其全拼写反而不妥。7、一般邮件中都自动生成写信日期。若要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要规范。如“10/12/2005”这一写法容易产生歧义，在英国指的是2005年12月10日；而在美国是指2005年10月12日。规范写法为：10th December2005（英国英语）、10 December 2005（英国英语）、October 12th，2005（美国英语）、Ootober 12，2005（美国英语）。8、在点击“Send（发送）”之前，应当仔细阅读邮件，以确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。最后要和大家说的一点是，电子邮件的普及往往会让人忽视其应有的规范和格式，以上对商务电子邮件的写作原则、格式以及注意事项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英语电子邮件不仅反映写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人为人处事的态度和风格。